dématérialisation du contrôle de légalité présentation 06 octobre 2006
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Dématérialisation du Contrôle de légalité
Présentation06 Octobre 2006
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Vous avez dit « Dématérialisation du Contrôle de légalité » ?
La dématérialisation du contrôle de légalité vise à améliorer les conditions du contrôle de légalité en recourant à des supports matériels modernes et performants.
Il s'agit de mettre à la disposition des préfectures et des collectivités locales un cadre technique sécurisé permettant l'échange et la certification des documents transmis.
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Le projet du Conseil Général
Mettre en œuvre un système permettant de traiter ses flux propres vers le contrôle de légalité.
Partager son outil au profit des collectivités du département souhaitant également dématérialiser leurs échanges vers le contrôle de légalité.
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Et plus concrètement ?
Quelques Exemples d’actes concernés:
Les Délibérations Les Arrêtés réglementaires Les Arrêtés individuels Les Contrats et Conventions Les documents budgétaires et financiers …
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Et plus concrètement ?
Comment ça se passe actuellement ?
Comment ça va se passer ensuite ?
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Actuellement
Le secrétariat de la collectivité utilise un logiciel bureautique classiqueou un applicatif métier pour rédiger la délibération ou un arrêté de personnel.
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Actuellement
Une fois le document réalisé, le document est soumis à approbation auprèsdu maire ou du président.
Le document est alors signé
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Actuellement Le document signé est ensuite envoyé par courrier postal…
• Pour les Arrêtés de personnel :• A la personne concernée• A la préfecture ou sous-préfecture (dans certains cas selon liste)• Au Centre de Gestion (ampliation)• A la trésorerie (joint au prochain mandat pour justification)
• Pour les délibérations :• A la préfecture ou sous-préfecture
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Actuellement Le document est tamponné par le service de la préfecture
Il est renvoyé à la collectivité …
La durée légale de 2 mois intervient alors …
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Actuellement Dans le cas d’un arrêté :
• Un exemplaire du document tamponné est transmis à l’intéressé
• Un exemplaire est mis au dossier de l’agent
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Actuellement Dans le cas d’une délibération :
• Elle est affichée au « Panneau d’affichage »
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Demain …
Retour sur chaque Etape
Description du processus « Informatisé »
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Demain … Mise en place d’un contrôle d’accès sur les postes susceptibles de réaliser des transmissions électroniques d’actes.
• Certificat Machine CERTINOMIS
• Un certificat unique pour l’ensemble des postes
• Certificat révocable – durée de validité : 1 an
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Demain …
Le secrétariat de la collectivité utilise un logiciel bureautique classiqueou un applicatif métier pour rédiger la délibération ou un arrêté de personnel.
2 Possibilités :
• Rien ne change !!
• Mise à disposition d’un Modèle WORD permettant de conserver immédiatement les informations (n° d’arrêté, type d’acte, …), débuter le document …
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Demain …Le logiciel WORD est complété par un Menu « Création d’un ACTE » qui Proposera alors ce formulaire de saisie :
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Demain …Le document WORD est immédiatement complété par les renseignements saisis précédemment.
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Demain …
Une fois le document réalisé, le document est soumis à approbation auprèsdu maire ou du président.
Le document est alors signé
2 Possibilités :
• Rien ne change !! Le document est imprimé et transmis à la signature
• Mise en place d’un système ‘Parapheur Electronique’ permettant de transmettre à la personne responsable pour signature électronique (Scénario non envisagé dans un premier temps)
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Demain … Le document signé est ensuite envoyé par courrier postal…électroniquement
• Comment ?
• Connexion au portail EXTRANET (le certificat installé permet de vérifier l’habilitation)
• Dépôt du document via un formulaire
XXXXXXXXXXXXX
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Demain …
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Demain …
Différents scénarios possibles :
• Le document WORD a été réalisé à partir de la Macro : On demandera juste à l’opérateur de transmettre le fichier (les caractéristiques étant « collés » dans le fichier WORD)
• Le document est issu d’un traitement de texte (sans avoir utilisé la Macro) : Les renseignements (n° d’acte, date, classifications, ..) sont demandés en complément du fichier
Dans ces 2 scénarios : l’application se chargera de convertir le document DOC en PDF et d’en assurer la transmission
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Demain …
D’autres scénarios sont prévus :
• Transmission d’un acte sous forme d’un fichier au format PDF , JPG ou PNG avec demande des renseignements complémentaires
• Traitement par LOT et AUTOMATIQUE des actes ou délibérations pour des collectivités disposant d’applicatifs métiers ( Qualigraph,Délib, …)
En utilisant néanmoins la plateforme du Conseil Général
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Demain …
Le document est transmis de façon électronique
La collectivité émettrice de l’acte reçoit un accusé de réception électronique dans sa boîte aux lettres
Au travers de sa plateforme de TDT, le Conseil Général assure ce service : Transparent pour les collectivités.
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Demain …
Pour le cas particulier des ARRETES :
L’ ENVOI d’un acte sera complété d’un automatisme permettant de :
• Transmettre une copie au Centre de gestion pour les collectivités adhérentes
• Mettre à disposition des trésoreries concernées un accès à l’arrêté ( au travers du portail Extranet des collectivités)
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Demain …
Il sera possible de télécharger et d’imprimer le document ACTE qui a été émisinitialement
Avec une indication de Réception au Contrôle de légalité
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Demain … Dans le cas d’un arrêté :
• Un exemplaire du document tamponné est transmis à l’intéressé
• Un exemplaire est mis au dossier de l’agent
Le document re-matérialisé permet de conserver ce circuit
![Page 26: Dématérialisation du Contrôle de légalité Présentation 06 Octobre 2006](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062621/551d9d7f497959293b8b7711/html5/thumbnails/26.jpg)
Demain … Dans le cas d’une délibération :
• Elle est affichée au « Panneau d’affichage »
Le document re-matérialisé permet de conserver ce circuit
![Page 27: Dématérialisation du Contrôle de légalité Présentation 06 Octobre 2006](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062621/551d9d7f497959293b8b7711/html5/thumbnails/27.jpg)
Le projet de transmission électronique au Contrôle de Légalité s’arrête ici :• Transmission d’un acte Transaction 1
• Annulation de transmission d’un acte Transaction 6
• Demande de la classification Transaction 7
Périmètre du projet
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Les documents à joindre
Seuls les fichiers de type :• PDF
• JPG
• PNG sont autorisés
Il est possible de joindre plusieurs fichiers
La taille totale des fichiers ne doit pas dépasser 20 Mo
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Les Volumes
Préfecture de l’AUBE 15 000 actes hors budget 6 000 actes budget
S/Préfecture Bar/aube 5 200 actes
S/Préfecture Nogent/Seine ? actes
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Organisation du projet
Les sites pilotes
• Conseil Général : DRH
• Commune de Nogent/Seine : Mr THEVENIN
• Commune de Romilly/Seine : Mr LORAIN
• Communauté de Communes de Bar/Aube : Mme GUTTON
• Commune de Ville/Laferté : Mr BREVOT
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Défis techniques OFFICE et OPEN-OFFICE Macro : Alimentation des propriétés
du document
Transformer du PDF à la volée issu de OFFICE ou OPEN OFFICE sur le serveur WEB
WEB développement en AJAX et SOAP
ORACLE sous LINUX
Stockage sur le NAS
Homologation Réseau Sécurité
Load-balancing des Serveurs
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Architecture Technique
Serveur XBUS 1
Serveur XBUS 2
LOA
D B
ALA
NC
ING
ORACLE STOCKAGEFrontal W
EB
WEB
TR
F vers M
IAT