dématérialisez vos factures par qweeby 15 mars 2011

Dématérialisez vos factures clients avec Qweeby

CCI Bordeaux – 15 mars 2011

Hanane Benali,Relation client [email protected]

www.qweeby.com

© QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée

La dématérialisation de factures

Dématérialisation non fiscale

Dématérialisation fiscale

Emission Réception

Envoi d’un PDF par e-

mail

Numérisation

EDI (art. 289 bis du CGI) ou

Fichier signé (art. 289-V du CGI)

Accord du Accord du client client

nécessairenécessaire

Suppression Suppression du papierdu papier

Qweeby


Accord du Accord du client client

nécessairenécessaire

Suppression Suppression du papierdu papier

PDF par e-mail n’est pas PDF signé

Dématérialisation non fiscale

Dématérialisation fiscale

Emission Réception

Envoi d’un PDF par e-

mail

Numérisation

EDI (art. 289 bis du CGI) ou

Fichier signé (art. 289-V du CGI)

Avantage : l’émetteur gagne l’impression et le

timbreInconvénient :

contestable par le fisc en cas de contrôle (risque de requalification de TVA et

IS) + risques sur la transmission

Avantage : l’émetteur gagne l’impression et le

timbreInconvénient : aucun

La facture au format PDF est authentifiée par une signature électronique qui garantit également

son intégrité


Générer une facture PDF signé

Produire la Produire la facture à partir facture à partir des outils de des outils de facturationfacturation

Signer Signer électroniquemeélectroniqueme

nt la facturent la facture

Déposer la Déposer la facture au coffre facture au coffre fort électronique fort électronique

(pas obligatoire mais (pas obligatoire mais fortement recommandé)fortement recommandé)

Transmettre la Transmettre la facture au facture au

destinatairedestinataire

Réaliser manuellement une facture PDF signé est complexe !Et totalement inapplicable lorsqu’il faut en générer un nombre importantLe temps passé dépasse le gain en papier et coûts d’affranchissement

Un outil qui s’insère dans le processus de facturation est nécessaire !

Prendre en charge les manipulations, aussi simplement que l’impression Pour prendre en charge la transmission de manière tracée et sécurisée


Et pour le destinataire…?

« Je reçois un e-mail avec ma facture en PDF signé… Qu’est-ce que j’en fais ?

Je l’imprime… Je ressaisis les données… Je la met au coffre…

… Où est le gain ?… Comme avant !… Si j’en ai un !

Il faut proposer au destinataire un avantage réel, concret, autre que le sauvetage d’arbres !

L’utilisation du PDF signé par son destinataire est d’un intérêt limitéQuel est son gain réel au changement ?


La réponse Qweeby

Prise en charge de la facture au format PDF en sortie de l’outil de Facturation

Déclenchement de la signature puis transmission automatique à la plateforme

Qweeby

Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération d’un fichier d’intégration

technique XML

Transmission au destinataire par un protocole sécurisé ou via la plateforme

QweebyNET


La réponse Qweeby

Prise en charge de la facture au format PDF en sortie de l’outil de Facturation

Déclenchement de la signature puis transmission automatique à la plateforme

Qweeby

Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération d’un fichier d’intégration

technique XML

Transmission au destinataire par un protocole sécurisé ou via la plateforme

QweebyNET

Le destinataire Le destinataire peut insérer la peut insérer la facture dans facture dans

ses outils sans ses outils sans devoir la devoir la ressaisirressaisir

Vous disposez Vous disposez d’une traçabilité d’une traçabilité

complète et complète et pouvez relancer pouvez relancer sans envoyer de sans envoyer de

courriercourrier


Vous profitez ainsi des gains de la dématérialisation fiscale de factures

VosVos avantages et bénéficesavantages et bénéfices Les avantages pour Les avantages pour vos clientsvos clients

Réduction de vos frais généraux :• Moins de papier et d’impressions (encre,

énergie, usure…)• Moins d’affranchissement• Moins d’archives à stocker

Réduction de vos coûts opérationnels• Moins de manipulations d’envoi• Moins de manipulations de classement

Fiabilisation de votre facturation• Réduction des temps de transmission• Sécurisation et traçabilité complète des

flux Impact positif sur votre image

• Développement durable et réduction de votre empreinte carbone

• Moderne et progressiste Création d’un avantage concurrentiel

• Facteur différentiant• Généralisation des demandes des

donneurs d’ordres (distribution, automobile…)

Réduction de leurs coûts opérationnels :• Moins de manipulations en réception• Pas de ressaisies• Automatisation des processus de

traitement• Moins de manipulations de classement• Moins d’archives à conserver

Fiabilisation de leur gestion des paiements • Fiabilisation de leur circuit de validation

des factures (et réduction du cycle de traitement)

• Fiabilité des données de facturation


Les 5 partis pris de Qweeby

⃞ Dans les petites structures, c’est l’utilisateur qui met en œuvre sans équipe projet interne (ou externe)⃞ L’environnement technique des petites entreprises est peu mature et contraint (coût)⃞ Les entreprises ont (heureusement) de nombreux clients différents à facturer⃞ L’avenir de la récupération des données en réception est limité⃞ La dématérialisation requiert de l’interopérabilité (formats, certificats, protocoles, archivages…)

Permettre à l’utilisateur de mettre en œuvre seul directement à partir de son outil

Limiter les interventions techniques au minimum en centralisant la complexité

Rendre évidente et fluide la cohabitation des différents modes de facturation

Préparer les données selon les destinataires ou les standards

Se focaliser sur le processus et garantir l’interopérabilité avec les outils des utilisateurs


Qweeby, un dispositif complet de dématérialisation, simple et évident

Vous…

QweebyQweeby

Vos clients…

Protocole Protocole automatiséautomatisé

TransmissioTransmission de n de

l’archivel’archive

Transmission Transmission automatique automatique

(SSL)(SSL)

Vous déposez vos factures PDF issues de votre outil usuel dans la boite d’envoi installée sur votre poste de travail

Qweeby vous présente les factures pour les signer (avec votre certificat)

Qweeby identifie le destinataire de la facture, la prépare au format attendu

par lui et lui transmet, soit directement par un protocole

automatisé, soit via la plateforme QweebyNET (avec notifications et

suivi)

Vos factures signées sont automatiquement

transmises au dispositif Qweeby qui les prend en

charge et les dépose dans votre coffre*

* Si vous disposez d’un coffre ou si vous avez opté pour la mise à disposition d’un coffre par un opérateur d’archivage légal partenaire de Qweeby

Plateforme Plateforme QweebyNETQweebyNET


Qui répond à tous les cas de figure…

Archivage Archivage électroniqueélectronique

Prise en charge Prise en charge des pièces jointesdes pièces jointes

Découpage de Découpage de PDFPDF

Traitement en lotTraitement en lot

Traitement Traitement intégralintégral

Application de l’IF Application de l’IF 11/01/200711/01/2007

Format Format d’intégration d’intégration

supplémentairesupplémentaire

SynthèseSynthèsecomptablecomptable

Vous n’avez pas de coffre fort électronique…?

Vous joignez des pièces jointes à vos factures…?

Votre outil génère des PDF regroupant toute votre facturation… ?

Vous générez beaucoup de factures et la signature unitaire vous rebute… ?

Faire le tri entre les factures à dématérialiser et les factures à imprimer vous gêne… ?

Vous souhaitez dématérialiser l’intégralité de votre archive de facturation… même pour les envois

papier ?Vous souhaitez proposer à vos clients un format

spécifique ?

Vous souhaitez obtenir une synthèse de la facturation pour votre comptable… ?


Présentation de la facture via

QweebyNET :

-Notification au client-Relances automatiques

-Relances manuelles-Suivi de consultation

Transmission par protocole hautement

sécurisé et tracé

… et pour tous vos clients*

* L’acceptation de la dématérialisation par le client est nécessaire ; la validation de CGV stipulant la dématérialisation fiscale selon l’article 289-C du CGI vaut accord

Identification automatique du

destinataire et du mode de transmission

GS1 XML

Vos clients donneurs d’ordres

Tous vos autres clients


Retour d’expérience…

Mise en œuvre Mise en œuvre

• Accompagnement : la dématérialisation est un sujet spécifique qui requiert un accompagnement par des spécialistes

• Rigueur : la mise en œuvre de la dématérialisation impose quelques manœuvres dans l’outil de facturation pour normaliser les comptes clients et le format des factures (et avoirs)

• Disponibilité : les opérations requises par la mise en œuvre de la dématérialisation peuvent être réalisées rapidement si on s’en donne les moyens

Utilisation Utilisation

• Accompagner les utilisateurs : pour éviter les fausse manœuvres et les erreurs impactant le processus de dématérialisation

• Déployer : pour tirer pleinement parti de la dématérialisation il faut le faire avec un maximum de clients

• Mettre en avant : la dématérialisation peut être un atout concurrentiel qu’il ne faut pas négliger


Repères pour réussir votre projet

Se doter d’un certificat à multiples usages (incluant les téléprocédures), par exemple un certificat ChamberSign

Se doter d’un dispositif d’archivage légal à valeur probatoire

Se renseigner sur les attentes de vos grands clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté

Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)

Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer

Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils impriment autant (si pas plus) qu’avant

Mettre dans vos CGV le fait que vous dématérialisez fiscalement vos factures

Démonstration


Déroulé de mise en œuvre

Fourniture de factures (et avoirs) en PDF pour pré-paramétrer

Validation par des clients donneurs d’ordres destinataires

Mise en œuvre et activation

Période de « test »

GO


Qweeby, une approche tarifaire souple et modulaire

1- Choisissez 1- Choisissez votre votre

configurationconfiguration

2- Choisissez 2- Choisissez votre formulevotre formule

3- Economisez 3- Economisez chaque moischaque mois

Payez selon votre utilisationPayez selon votre utilisationConstruisez le Qweeby qui vous Construisez le Qweeby qui vous convientconvient

Choisissez la formule qui correspond à votre besoin

Chaque formule se décline : • Avec report d’un mois sur l’autre

de la non-consommation : pour les activités stables

• Avec lissage annuel : pour les activités saisonnières ou pour monter en puissance progressivement

La version de base de Qweeby, sans frais de mise en œuvre, vous offre toutes les fonctionnalités utiles et nécessaires pour démarrer la dématérialisation de vos factures

Des options vous permettent d’adapter Qweeby à votre utilisation et de vous simplifier la dématérialisation


Fonctionnalités de base de Qweeby

Pour toutes les formules…Pour toutes les formules…- Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF)- Signature au fil de l’eau (par facture) avec le

certificat de l’utilisateur- Prise en charge des factures directement sur votre

poste de travail (pas de connexion à un site Internet)- Transmission automatisée à vos clients distributeurs

(Auchan, Carrefour ; autres en préparation)- Dépôt automatisé dans votre coffre fort électronique

ou envoi de l’archive légale par voie mail (si pas de coffre fort électronique)

- Nombre d’utilisateurs illimité- Accompagnement à la mise en œuvre et support

technique à distance- Conversion automatique des PDF en un flux

d’intégration technique (format standard XImport)- Transmission tracée via la plateforme Qweeby NET - Nombre de clients sur Qweeby NET illimité

Aucun coûts de mise en œuvre

Enregistrez vos factures sous

forme PDF

Déposez les dans la boite

d’envoi Qweeby

Signez les et… c’est tout


Fonctionnalités en options

SANS COÛTS DE MISE EN OEUVRE

Options Packs Optionnels

Standard Opale Onyx Ophite Organdi Nombre d’utilisateurs illimité X Transmission automatisée à vos clients distributeurs

(Auchan, Carrefour ; autres en préparation) X

Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF) X Signature au fil de l’eau (par facture) avec le certificat de

l’utilisateur X

Dépôt automatisé dans le coffre fort électronique de l’émetteur (souscrit chez un partenaire de Qweeby) ou envoi de l’archive légale par voie mail

X

Traçabilité complète des flux X Accompagnement à la mise en œuvre et support technique à

distance X

Transmission tracée des factures via la plateforme QweebyNET X

Nombre de clients destinataires illimité X Conversion automatique des PDF en un flux d’intégration

technique (format standard XImport) X

Découpage de PDF pour constituer des PDF unitaires à partir d’un run de facturation X X

Traitement en lot de factures X X X X Traitement intégral du flux de factures X X X X Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 X X X Mise à disposition d’un coffre fort électronique X Synthèse comptable mensuelle X Prise en charge des pièces jointes X Format d’intégration supplémentaire X


Questions / Réponses…

Q Est-il nécessaire de se connecter à un site Internet pour dématérialiser mes factures avec Qweeby ?

R NON Avec Qweeby tout se fait sur votre poste de travail. Vous faites vos factures et, au lieu de les imprimer, vous les glissez au format PDF dans la boite d’envoi, vous les signez et c’est tout ! Avec le traitement en lot (option), cela prend quelques secondes même pour une grande quantité de factures.

Q Pourquoi dois-je signer mes factures ?

R La signature électronique des factures est une obligation légale pour leur donner valeur fiscale et juridique. Qweeby applique les dispositions légales et ne signe pas vos factures pour votre compte*.

** L’autorité d’émission de ce certificat doit être agréée par le Ministère des Finances et le certificat doit être au minimum de classe 2 ; consultez nous pour vérifier que votre certificat est compatible

Q Est-il possible de grouper plusieurs factures (pour un même client) dans un PDF ?

R NON Chaque PDF ne peut contenir qu’une facture, même pour un même client (art. 289-V du CGI). C’est pour cela que Qweeby vous propose (option) de gérer le découpage de vos PDF contenant plusieurs factures.

Q Dois-je obligatoirement utiliser le certificat de signature Qweeby ?

R NON Qweeby ne propose pas de certificat en particulier. Vous pouvez donc utiliser celui que vous souhaitez**, par exemple le certificat fourni par votre banque. Si vous n’avez pas de certificat, Qweeby vous aide à vous en procurer un auprès de son partenaire ChamberSign France.

* Sauf dans le cadre du GS1 XML car la signature est apposée après traitement du PDF pour sa conversion au format GS1 XML

Q L’archivage électronique à valeur probatoire est-il obligatoire ?

R NON Dans le cadre du fichier électronique signé (art. 289-V du CGI) il n’est pas explicitement obligatoire. Il est cependant fortement recommandé car vous devez conserver vos fichiers signés de manière à en garantir durablement l’intégrité et l’authenticité.


Qweeby en quelques points clés

Une offre modulaire conçue pour les petites et moyennes entreprises

Une expertise de la dématérialisation à valeur légale de

documents

Un service client habitué à accompagner les petites entreprises

Le respect des standards d’interopérabilité

Des partenariats avec des acteurs de

référence

Des connexions avec les grands donneurs

d’ordres prescripteurs

Un modèle économique adapté aux petites structures

La maîtrise des protocoles techniques (EDI, PKCS, XAdES,

AS2…)


Nos partenaires

?Merci de votre attention

www.qweeby.com

SAS au capital de 121 400 €16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne

Tarifs Qweeby


Fonctionnalités en option* V

ers

ion

sta

nd

ard

Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ; supplément mensuel en sus


Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de consommation…) ; supplément mensuel en sus

Prise en charge des Prise en charge des pièces jointespièces jointes

Découpage d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en n PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le

numéro de la factureDécoupage de PDFDécoupage de PDF

Traitement d’un coup d’un lot de factures (une seule opération de signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de

l’eau par défaut)Traitement en lotTraitement en lot

Identification automatique des factures à dématérialiser et déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie

postale sur votre imprimanteTraitement intégralTraitement intégral

Dématérialisation totale de votre archive de facturation (y compris pour les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort

électronique et le traitement intégral


Mise en place d’un format de conversion des données de facturation (à destination du client destinataire de la facture) autre que le format

proposé par défaut XImport


supplémentairesupplémentaireFourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage

selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus

SynthèseSynthèsecomptablecomptable

300 €300 €

300 €300 €

800 €800 €

500 €500 €

250 €250 €

250 €250 €

300 € 300 €

Caution 50 €Caution 50 €

Les options peuvent être mises en œuvre à tout moment pour accompagner la montée en puissance de la dématérialisation de vos factures

* Paiement à la mise en œuvre


V

ers

ion

sta

nd

ard

Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ; supplément mensuel en sus


Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de consommation…) ; supplément mensuel en sus

Prise en charge des Prise en charge des pièces jointespièces jointes

Découpe d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en n PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le

numéro de la factureDécoupage de PDFDécoupage de PDF

Traitement d’un coup d’un lot de facture (une seule opération de signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de

l’eau par défaut)Traitement en lotTraitement en lot

Identification automatique des factures à dématérialiser et déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie

postaleTraitement intégralTraitement intégral

Dématérialisation totale votre archive de facturation (y compris pour les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort

électronique et le traitement intégral


Mise en place d’un format de conversion des données de facturation (à destination du client destinataire de la facture) autre que le format

proposé par défaut XImport


supplémentairesupplémentaireFourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage

selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus

Synthèse Synthèse comptablecomptable

Offres packagées

Les pack correspondent à la mise en œuvre conjointe des options concernées. Les packs peuvent être mis en œuvre à tout moment

Pack Opale

500 € HTPack

Ophite

950 € HTPack Onyx1100 € HT

Pack Organdi

1 250 € HT

300 €300 €

300 €300 €

800 €800 €

500 €500 €

250 €250 €

250 €250 €

300 € 300 €

Caution 50 €Caution 50 €


Détail des packages Onyx, Opale et Ophite

Pack Opale Pack Ophite Pack Onyx

Bénéfices :Gain de tempsSimplicitéFacilité

Bénéfices :EconomieGain de tempsFacilitéConfort

Bénéfices :EconomieGain de tempsSimplicitéFacilité

Coffre fort électronique

requis

Coffre fort électronique

requis


Pack Organdi

Confiez toutes vos factures à Qweeby et réduisez sensiblement votre coût de facturation :

- Traitement de l’intégralité de votre facturation en quelques secondes- Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 : toute votre archive

de facturation est dématérialisée et déposée automatiquement dans votre coffre fort électronique (y compris la part envoyée par courrier)

- Les factures de vos clients acceptant la dématérialisation sont automatiquement prises en charge pour être transmise par une voie électronique tracée et sécurisée

- Les factures pour vos clients n’ayant pas encore accepté la dématérialisation sont imprimées sur votre imprimante en un seul exemplaire… pour partir par courrier

- L’intégralité de votre archive de facturation est dans votre coffre fort électronique : vous la consultez en quelques clics, à tout moment et où que vous soyez… sans poussière ou manipulations fastidieuses

Une seule manœuvre et tout votre flux est traité !

Aussi simple que l’impression et l’envoi papier… …mais tellement plus rapide et économique à l’usage !


Détails des tarifs des formules

Tarifs mensuels HT en EurosOxymel

+Oxygèn

e+Ozone+ Orgon+ Olium+

Mode ReportVolume mensuel compris dans la

formule20 50 100 400 1000

Coût mensuel de la formule 20 € 35 € 60 € 200 € 450 €Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 €

Mode LisséVolume annuel compris dans la

formule240 600 1 200 4 800 12 000

Coût mensuel de la formule 25 € 40 € 70 € 225 € 500 € Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 €

Option Pièces jointes 5 € 10 € 15 € 50 € 100 €

Option Archivage - 20 € 40 € 80 € 200 €

Option Synthèse Comptable 2 € 5 € 10 € 30 € 50 €* Coût mensuel (HT en Euros) pour un engagement 12 mois ; Seuls les flux transmis par voie électronique sont comptés ; Unité de compte : la facture (quel que soit son nombre de pages) ; Paiement mensuel par prélèvement automatique le 20 du mois ; Facture électronique selon l’art. 289-V du CGI ; Changement de formule autorisé à la hausse (illimité) et à la baisse (limité à un changement par période de 12 mois) ; Pour des volumes supérieurs à 15 000 factures dématérialisées émises / an, nous consulter ; Le solde non consommé en fin de période ne donne pas lieu à remboursement** Les options « Pièces Jointes » et « Synthèse Comptable » sont soumises à des frais de mise en œuvre indiqués dans les tarifs des options

?Merci de votre attention

www.qweeby.com

SAS au capital de 121 400 €16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne

dématérialisez vos factures par qweeby 15 mars 2011

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