dematerializzazione stato dellarte e possibili scenari
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Dematerializzazione
stato dell’artee
possibili scenari
Dematerializzazione
Definizione- Sabatini Coletti on-line: parola non trovata
- Gabrielli on-line: parola non trovata
- Garzanti on-line: parola non trovata
Dematerializzazione
Definizione- Treccani on-line: s. f. [der. di dematerializzare]. –
Nel linguaggio economico-finanziario,
trasformazione di un titolo di credito (obbligazioni,
azioni, ecc.), precedentemente rappresentato da
documenti su carta, in una pura scrittura
contabile: si è proceduto alla d. dei titoli di stato.
Dematerializzazione
Quali sinonimi
- Risparmio economico (stampare quando strettamente necessario,
eliminare fotocopie, ridurre i costi di trasmissione, ecc.)?
- Informatizzazione di fasi del processo (approvazioni, integrazioni,
ecc.)?
- Riduzione del numero di documenti?
- Passaggio da documento analogico a documento informatico?
- Semplificazione/reingegnerizzazione del processo
Di cosa parliamo
- Gestione documentale (documenti amministrativi)
- Strumenti di firma
Firma digitale- Dispositivo locale
- Smart card
- Token USB
- Dispositivo remoto (HSM)
- Firma remota (con strumenti OTP)
- Firma automatica
Strumenti di firma (1/3)
Strumenti di firma (2/3)
Firma elettronica avanzata- CNS/CIE e futuro Documento unificato
- Firma grafometrica
- Username + password + PIN dispositivo
(*) D:L. 13 maggio 2011 n. 70 e successive modificazioni Art. 10 comma 3bis
“Per la realizzazione e il rilascio gratuito del documento unificato […] è autorizzata la spesa di 60 mln
di € per l’anno 2013 e di 82 mln di € a decorrere dal 2014.”
Documento unificato
(*)
Più di una semplice firma su tavoletta. Registra:Ritmo, Velocità, Pressione, Accelerazione, Movimento
Due semplici concetti
Strumenti di firma (3/3)
- Ad ogni attore lo strumento di firma più idoneo
- Ad ogni documento la firma di 'peso specifico' più adeguato
Ma attenzione!
Dematerializzazione
Tecnologie abilitanti
- Sistemi gestionali di Ateneo (U-GOV)
- Sistema di gestione documentale (Titulus)
- Strumenti di firma (ConFirma)
- Strumenti di trasmissione (form on-line, PEC, mail)
- Sistema di conservazione (Conserva)
- Sistemi di voto elettronico (uVote)
Dematerializzazione
Divisione documentale
- Team composto da competenze (*) sui domini:
- Gestione documentale
- Firma digitale/elettronica
- Conservazione
- Voto elettronico
(*) Una via di mezzo fra Chales Atano ([email protected]),
e Gianni Uru ([email protected])
Dematerializzazione
Attività propedeutiche:
- Analisi del processo (attori, sistemi, tipologie
documentali)
Obiettivi
- Descrizione del processo
- Semplificazione
- Definizione dei metadati
- Individuazione del formato del/dei file
- Definizione delle modalità di archiviazione e
conservazione
Dematerializzazione
Dematerializzazione
1. Fascicolo di personale (PTA, personale docente, personale a contratto)
1.1 Rendicontazione attività docente: registro, diario
1.2 Rendicontazione attività docente/ricercatore: timesheet
2. Fascicolo di studente3. Elezioni studentesche4. Verbalizzazione on line esami di
profitto e di laurea5. Foglio di congedo elettronico6. ESSE3-PA (decertificazione nei
confronti di altre PA)7. Questionari on line per la
valutazione della didattica8. Pagamenti on line con carta di
credito9. Mav on line10. Conferma titoli integrato con ANS
11. Rendicontazione azioni mediche da parte degli specializzandi
12. Tesi on line13. Uso della PEC (tecnologia validante nel
proporre soluzioni di dematerializzazione da e verso l’ateneo)
13.1 Ricezione attestati di malattia13.2 Ricezione DURC
14. Albo Ufficiale di Ateneo15. Certificazioni che lo studente può
richiedere a favore di privati o estero16. Ciclo attivo17. Ciclo passivo18. Gare19. Concorsi20. Strumenti di consultazione ai membri
degli organi accademici21. Missioni22. Esami (Computer Based Testing)23.Contratti della PA
Integrazione con ESSE3
- Apertura e chiusura automatica del fascicolo
- Archiviazione ed eventuale conservazione di:• Domanda di immatricolazione• Verbali di esame• Foglio di congedo• Diploma supplement• Verbale di laurea• Tesi di laurea/dottorato
- Consultabilità del fascicolo da parte dello studente e del personale di segreteria
Fascicolo di studente
Camicia del fascicolo
Domanda di immatricolazione
Verbale di esame
Documento firmato
Dematerializzazione
1. Fascicolo di personale (PTA, personale docente, personale a contratto)
1.1 Rendicontazione attività docente: registro, diario
1.2 Rendicontazione attività docente/ricercatore: timesheet
2. Fascicolo di studente3. Elezioni studentesche4. Verbalizzazione on line esami di
profitto e di laurea5. Foglio di congedo elettronico6. ESSE3-PA (decertificazione nei
confronti di altre PA)7. Questionari on line per la
valutazione della didattica8. Pagamenti on line con carta di
credito9. Mav on line10. Conferma titoli integrato con ANS
11. Rendicontazione azioni mediche da parte degli specializzandi
12. Tesi on line13. Uso della PEC (tecnologia validante nel
proporre soluzioni di dematerializzazione da e verso l’ateneo)
13.1 Ricezione attestati di malattia13.2 Ricezione DURC
14. Albo Ufficiale di Ateneo15. Certificazioni che lo studente può
richiedere a favore di privati o estero16. Ciclo attivo17. Ciclo passivo18. Gare19. Concorsi20. Strumenti di consultazione ai membri
degli organi accademici21. Missioni22. Esami (Computer Based Testing)23.Contratti della PA
- Analisi del processo- Attori
- studente- docente relatore / tutor- segreteria studenti
- Sistemi- gestionale di segreteria studenti- sistemi antiplagio- documentale (fascicolo di studente)- conservazione sostitutiva- catalogo della ricerca (per le tesi di dottorato)- divulgazione (depositi istituzionali)- Deposito legale presso BNCF, BNCR, banca dati MIUR (*)
- Documenti- Decreto nomina commissione- Domanda di conseguimento titolo- Tesi- Autorizzazione alla pubblicazione ed eventuale dichiarazione
di embargo- Verbale di laurea/conseguimento titolo- Pergamena di laurea/conseguimento titolo
Tesi di laurea/dottorato
(*) DM 8 febbraio 2013 n. 94 – art. 14 comma 3
- Descrizione del processo- Assegnazione tesi- Presentazione e accettazione domanda di laurea/dottorato- Consegna di semilavorati e consolidamento della tesi- Verifiche antiplagio- Convocazione seduta di laurea- Verbalizzazione- Archiviazione, conservazione sostitutiva e divulgazione- Consegna diploma
- Semplificazione- Ridurre i ping-pong inutili fra gli attori- Sburocratizzare (meno documenti)- Evitare il proliferare di versioni differenti della stessa tesi- Integrare i diversi sistemi coinvolti- Guidare ed organizzare il data entry- Individuare i tipi di firma più idonei
- Definizione dei metadati- Utilizzo di standard archivistici
Tesi di laurea/dottorato
- Definizione formato dei file- PDF/A o altri formati aperti ritenuti idonei alla
conservazione
- Definizione modalità di archiviazione, conservazione e diffusione
- Individuare momento idoneo per l’archiviazione- Definizione accordo di versamento
Tesi di laurea/dottorato
- Integrazione: gruppo di lavoro CINECA 2.0 (coinvolti referenti di ESSE3, Confirma, Titulus, Conserva, U-GOV Ricerca, SURplus, SDL).
- Metadati: gruppo di lavoro di definizione dei metadati- Firma: evoluzione di ConFirma verso nuove soluzioni di
firma.- Conservazione sostitutiva: definizione accordo di
versamento.
Stato dell’arte
Grazie per l’attenzione!
Paolo [email protected]
Charles Atano - [email protected] Uru - [email protected]
Tamara de Lempicka – “Donna che dorme” 1935