INFORMÁTICA I B12

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Departament d’Enginyeria i Ciència dels Computadors

Práctica 8: Formato de sección y Documento

B12. Informática I. Curso 2001/2002

Profesores: Julio Pacheco

Juanjo Murgui

Raul Montoliu

Mª Carmen Ortiz

Diciembre 2001

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8.1 Conceptos básicosEn Word se usan cuatro bloques que se organizan según la siguiente jerarquía:

v Documento, que se compone de una o más secciones.v Sección, que se compone de uno o más párrafos.v Párrafo, que se compone de uno o más caracteres.v Carácter.

DOCUMENTO:

El documento es la entidad mayor a la que Word permite dar formato. Losatributos que se pueden dar al documento están relacionados con:

Ø Tamaño del papel.Ø Orientación del papel.Ø Formato físico de la página.

SECCIÓN:

Una sección es cualquier parte de un documento que presenta unascaracterísticas de formato diferenciadas del resto del documento, por lo que sela considera diferenciada del resto.

8.2 Creación y eliminación de documentos.Los documentos en Word pueden crearse desde:

Ø La opción “Nuevo” del menú “Archivo”.Ø Desde el icono “Nuevo documento en blanco” de la Barra de Herramientas

“Estándar”.

Para borrar un documento en Word, puede hacerse desde fuera de Word, tal ycomo se especificó en la práctica de Windows, o desde la opción “Abrir” delmenú “Archivo”, para lo que se deberán seguir los siguientes pasos:

Ø Hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción “Abrir” delmenú “Archivo”.

Ø Buscar el documento que se quiere borrar.Ø Hacer un Clic con el botón secundario del ratón sobre el nombre del

documento.Ø Hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción “Eliminar” el

Menú Contextual.Ø Cerrar el Cuadro de Diálogo “Abrir” haciendo un Clic con el botón primario

del ratón sobre el botón de comando “Cancelar”.

8.3 Creación y eliminación de secciones.Las secciones vienen delimitadas por una marca de principio de sección y otrade final de sección. Estas marcas pueden ponerse manual y automáticamente.

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MANUALMENTE:

v Se situará el punto de inserción donde quiere insertarse la nueva sección.v Se hará un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción “Salto” del

menú “Insertar”.v Se seleccionarán las opciones de la parte de “Saltos de sección” en el

Cuadro de Diálogo “Salto”:

Ø “Página siguiente”: si se quiere que la nueva sección comience en lapágina siguiente.

Ø “Continuo”: si se quiere que la nueva sección comience en lasiguiente línea de la misma página.

Ø “Página par”: si se quiere que la nueva sección comience en lasiguiente página par.

Ø “Página impar”: si se quiere que la nueva sección comience en lasiguiente página impar.

Para ver las marcas de principio y fin de sección, se activará el icono “Mostrar uocultar todo”.

AUTOMÁTICAMENTE: Word crea automáticamente saltos de sección cuandose aplican determinados formatos de sección a una parte del documento, talescomo:

Ø Márgenes, tamaño del papel, orientación, etc, que se aplican desdela opción “Configurar página” del menú “Archivo”.

Ø Distribución del texto en columnas desde la opción “Columnas” delmenú “Formato”.

Ø Inserción de números de página desde la opción “Números depágina” del menú “Insertar”.

Ø Inserción de números de línea desde la opción “Configurar página”del menú “Archivo”.

Ø Inserción de notas al pie de página o al final del documento desde laopción “Notas” del menú “Insertar”.

Ø Inserción de encabezados y pies de página desde la opción“Encabezados y pie de página” del menú “Insertar”.

Los Cuadros de Diálogo de estas órdenes tienen las opciones:

v “De aquí en adelante” si se quiere crear una nueva sección a partir dedonde se encuentra el punto de inserción en la que se aplicarán loscambios de formato.

v “Todo el documento”: si se quieren aplicar los cambios de formato a todaslas secciones del documento.

v “Esta sección”: si se quieren aplicar los cambios de formato en la sección enla que se encuentra el punto de inserción.

Para eliminar una sección, se colocará el punto de inserción sobre la línea queidentifica el cambio de sección y se pulsará la tecla “Supr”.

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8.4 Formato de sección.Al crear un documento nuevo, éste estará formado por una sola sección, deforma que antes de dividir el documento en secciones, es recomendableestablecer las opciones de formato que se quieren aplicar a la mayoría de lassecciones.

CONFIGURAR PÁGINA:

v Márgenes: Son las zonas que existen entre el borde físico de la página yel límite de la zona en la que se escribirá el texto. Se configurarán desdela ficha “Márgenes” del Cuadro de Diálogo “Configurar página”.

Ø Superior: en este Cuadro Combinado se especifica la distancia quese dejará entre el borde superior de la página y la primera línea deltexto.

Ø Inferior: en este Cuadro Combinado se especifica la distancia que sedejará entre el borde inferior de la página y la última línea del texto.

Ø Izquierdo: en este Cuadro Combinado se especifica la distancia quese dejará entre el borde izquierdo de la página y el comienzo deltexto.

Ø Derecho: en este Cuadro Combinado se especifica la distancia quese dejará entre el borde derecho de la página y el final del texto.

Ø Encuadernación: esta opción se usa cuando se quiere añadir unespacio adicional al margen ya fijado para poder encuadernar lashojas. El espacio se añade en el margen izquierdo, a no ser que estéseleccionada la Casilla de Verificación “Márgenes simétricos”, encuyo caso, el espacio se añadirá en los márgenes internos.

Ø Encabezado: en este Cuadro Combinado se especifica la distanciaque se dejará entre el borde superior de la página y el área donde secolocarán los encabezados de las páginas.

Ø Pie de página: en este Cuadro Combinado se especifica la distanciaque se dejará entre el borde inferior de la página y el área donde secolocarán los pies de las páginas.

Ø Aplicar a: en esta Caja de Lista se especificará si los formatosseleccionados se aplicarán a todo el documento o sólo a la secciónen la que se encuentre el punto de inserción.

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v Tamaño del papel: El tamaño del papel en el que se imprimirá eldocumento se configurará desde la ficha “Tamaño del papel” del Cuadrode Diálogo “Configurar página”.

Ø Tamaño del papel: en esta Caja de Lista se encuentran una serie detamaños predeterminados de Word. Para elegir uno de la lista, sehará un Clic con el botón primario del ratón sobre él.

Ø Ancho: este Cuadro Combinado nos permite personalizar el anchodel papel en el que se imprimirá el documento.

Ø Alto: este Cuadro Combinado nos permite personalizar el alto delpapel en el que se imprimirá el documento.

Ø Orientación: en esta sección se especificará la orientación que sequiere dar al documento.

Ø Aplicar a: en esta Caja de Lista se especificará si los formatosseleccionados se aplicarán a todo el documento o sólo a la secciónen la que se encuentre el punto de inserción.

v Fuente de papel: desde esta ficha del Cuadro de Diálogo “Configurarpágina”, se especificarán las bandejas de donde la impresora cogerá elpapel para imprimir.

Ø Primera página: en esta Caja de Lista se especificará la bandeja dela impresora donde se encuentra el papel en el que se deberánimprimir las primeras páginas de cada sección.

Ø Otras páginas: en esta Caja de Lista se especificará la bandeja de laimpresora donde se encuentra el papel en el que se deberán imprimirlas páginas de cada sección a excepción de la primera.

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Ø Aplicar a: en esta Caja de Lista se especificará si los formatosseleccionados se aplicarán a todo el documento o sólo a la secciónen la que se encuentre el punto de inserción.

v Diseño: desde esta ficha del Cuadro de Diálogo “Configurar página”, seespecificará el diseño del documento y las secciones.

Ø Empezar sección: en esta Caja de lista se especificará dondecomenzará la nueva sección.

Ø Encabezados y pies de página:

ü Pares e impares diferentes: si se marca esta Casilla deVerificación los encabezados y pies de página de las páginaspares e impares serán diferentes.

ü Primera página diferente: si se marca esta Casilla de Verificaciónlos encabezados y pies de página de la primera página serándiferentes a los de las páginas restantes.

Ø Alineación vertical: en esta Caja de Lista se puede configurar laalineación vertical que Word dará al texto respecto a los márgenessuperior e inferior.

Ø Números de línea: al hacer un Clic con el botón primario del ratónsobre este Botón de Comando, aparecerá el Cuadro de Diálogo“Números de Línea” que permite añadir y configurar los números delínea.

Ø Bordes: al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre elBotón de Comando “Borde”, aparecerá el Cuadro de Diálogo “Bordesy sombreado”, que nos permite poner y configurar un borde alrededorde las páginas.

Ø Aplicar a: en esta Caja de Lista se especificará si los formatosseleccionados se aplicarán a todo el documento o sólo a la secciónen la que se encuentre el punto de inserción.

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ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA:

Un Encabezado de página es cualquier información que aparece en la partesuperior de la página de un documento. Un Pie de Página es cualquierinformación que aparece en la parte inferior de la página de un documento.Para configurarlos, se seguirán los siguientes pasos:

1. Hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción “Encabezado ypie de página” del menú “Ver”.

2. Aparecerá el cursor en el Encabezado del documento. El resto deldocumento aparecerá en color gris, lo que nos indicará que no se puedemodificar en ese momento.

3. Aparecerá la Barra de Herramientas de “Encabezado y pie de página”, quees la que nos permite configurar los encabezados y pies de página.

v Icono “Insertar número de página”: Al hacer un Clic con el botón primariodel ratón sobre él, se insertará en el punto de inserción el número depágina del documento en la que se esté trabajando.

v Icono “Insertar números de páginas”: Al hacer un Clic con el botónprimario del ratón sobre él, se insertará en el punto de inserción elnúmero total de páginas del documento.

v Icono “Formato del número de página”: Al hacer un Clic con el botónprimario del ratón sobre este icono, aparecerá el Cuadro de Diálogo“Formato de los números de página”, que nos permite establecer elformato que deberá seguir Word para numerar las páginas deldocumento.

Ø Formato de número: En esta Caja de Lista se especificará el formatoen el que se presentarán los números de página.

Ø Incluir número de capítulo: Si se activa esta Casilla de Verificación,se añadirá al número de la página el número del capítulo en que seencuentre. Para numerar los capítulos:

ü Se situará el punto de inserción donde se quiera poner el título delcapítulo.

ü Se activará la pestaña “Esquema numerado” del Cuadro deDiálogo “Numeración y viñetas”, que se visualizará desde laopción “Numeración y viñetas” del menú “Formato” o desde laopción “Numeración y viñetas del Menú Contextual.

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v Icono “Insertar fecha”: Al hacer un Clic con el botón primario del ratónsobre él, Word insertará la fecha de creación del documento en el puntode inserción. La fecha que inserte, dependerá de la que tenga elSistema, por lo que si no apareciese la fecha correcta, se deberá revisarla fecha que tiene el Sistema.

v Icono “Insertar hora”: Al hacer un Clic con el botón primario del ratónsobre él, Word insertará en el punto de inserción la hora de creación deldocumento. La hora que inserte, dependerá de la que tenga el Sistema,por lo que si no apareciese la hora correcta, se deberá revisar la horaque tiene el Sistema.

v Icono “Configurar página”: Al hacer un Clic con el botón primario delratón sobre él, aparecerá el Cuadro de Diálogo “Configurar página”, quese vio anteriormente.

v Icono “Igual que el anterior”: Este icono se utiliza cuando el documentoque se está creando tiene varias secciones. Si este icono aparecepulsado, se le está indicando a Word que se quiere establecer unencabezado y pie de página con las mismas características de lasección anterior.

v Icono “Cambiar entre encabezado y pie”: Al hacer un Clic con el botónprimario del ratón sobre él, Word cambiará entre los paneles deEncabezado y Pie de página.

v Icono “Mostrar el anterior”: Este icono se utiliza cuando el documentotiene varias secciones. Al hacer un Clic con el botón primario del ratónsobre él, Word mostrará el encabezado que se haya definido en lasección anterior.

v Icono “Mostrar el siguiente”: Este icono se utiliza cuando el documentotiene varias secciones. Al hacer un Clic con el botón primario del ratónsobre él, Word mostrará el encabezado que se haya definido en lasiguiente sección.

v Botón “Cerrar”: Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre élse cerrará la Barra de Herramientas “Encabezado y pie de página”, sedejará de trabajar en la sección “Encabezado y pie de página” y sepodrá trabajar sobre el documento. Esta acción es equivalente a hacerun doble Clic con el botón primario del ratón en cualquier zona del textodel documento.

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v Para insertar un texto en el encabezado o en el pie de página, seescribirá el texto tal y como se quiera que aparezca.

v Para eliminar un encabezado o pie de página, se activará la Barra deHerramientas “Encabezado y pie de página”, o bien se hará un dobleClic con el botón primario del ratón sobre él y se eliminará como si fueraun texto normal.

NÚMEROS DE PÁGINA:

Los números de página pueden insertarse tal y como se vio en el apartadoanterior desde la Barra de Herramientas “Encabezado y pie de página” o desdela opción “Números de página” del menú “Insertar”. Si se utiliza esta opción,aparecerá el Cuadro de Diálogo “Números de página”, que nos permite darformato a los números de página.

v Posición: en esta Caja de Lista se configurará la posición en la queaparecerán los números de las páginas.

v Alineación: en esta Caja de Lista se configurará la alineación de losnúmeros de página.

v Número en la primera página: si esta Casilla de Verificación estádesactivada, no se pondrá el número de página en la primera página deldocumento ni de las secciones.

v Formato: al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre esteBotón de Comando aparecerá el Cuadro de Diálogo “Formato de losnúmeros de página” para poder dar el formato a los números de páginaque se van a insertar.

COLUMNAS:

Word nos permite incluir columnas de tipo periodístico en un documento. Si seconfigura un texto con el formato Columnas, cuando el cursor llegue al final dela columna, subirá para situarse al principio de la siguiente columna. Puedeaplicarse el formato Columnas a todo el documento o sólo a una parte delmismo.

Para aplicar el formato Columnas a un texto, puede hacerse:

v Escribiendo primero el texto y después de seleccionarlo darle el formatoColumnas. En este caso, Word creará automáticamente una sección queincluirá el texto seleccionado.

v Creando primero las columnas y escribiendo luego el texto. En este caso,habrá que especificarle el fin de las columnas mediante un salto de sección.

Las columnas pueden crearse:

Ø Haciendo un Clic con el botón primario del ratón sobre el icono “Columnas”,y arrastrando a continuación el puntero del ratón para seleccionar el númerode columnas en que se quiere distribuir el texto. Si se elige esta opción, no

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se podrá configurar ni el ancho de las columnas ni el espacio que se quieredejar entre ellas.

Ø Desde el Cuadro de Diálogo “Columnas”, que se activará haciendo un Cliccon el botón primario del ratón sobre la opción “Columnas” del Menú“Formato”.

ü En la sección “Preestablecidas”:

§ Una: es la opción predeterminada. Si se selecciona estaopción, Word distribuirá el texto en una única columna, esdecir como un texto normal.

§ Dos: si se selecciona esta opción, se crearán dos columnascon el mismo ancho.

§ Tres: si se selecciona esta opción, se crearán trescolumnas con el mismo ancho.

§ Izquierda: si se selecciona esta opción se crearán doscolumnas, pero el ancho de la columna de la izquierda serála mitad del de la derecha.

§ Derecha: si se selecciona esta opción se crearán doscolumnas, pero el ancho de la columna de la derecha serála mitad del de la izquierda.

ü Si se quieren poner más de tres columnas, habrá que indicárseloen el Cuadro Combinado “Número de columnas”.

ü En la sección “Ancho y espacio” se puede personalizar el anchode cada columna, así como el espacio que se debe dejar entreellas.

ü En la Caja de Lista “Aplicar a” se especificará si el formatoColumnas deberá aplicarse a todo el documento o a partir delpunto de inserción.

ü Si se activa la Casilla de Verificación “Empezar columna”, el textosituado a continuación del punto de inserción se desplazará alprincipio de la columna siguiente.

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Si se quiere forzar un salto de columna en una posición determinada, semarcará la Casilla de Verificación “Salto de columna” en el Cuadro deDiálogo “Salto”.

NOTAS AL PIE Y AL FINAL DEL DOCUMENTO:

Este tipo de notas se usan para explicar, comentar o aportar referencias en undocumento.

Para insertar una nota, se activará el Cuadro de Diálogo “Notas al pie y notas alfinal” haciendo un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción “Insertarnota al pie” del menú “Insertar”.

v Marcaremos la Casilla de Verificación “Nota al pie” para añadir una nota alfinal de la página.

v Marcaremos la Casilla de Verificación “Nota al final” para añadir una nota alfinal del documento.

v Marcaremos la Casilla de Verificación “Autonumeración” si queremos queWord vaya asignando automáticamente números sucesivos a las notas.

v Marcaremos la Casilla de Verificación “Marca personal” si queremospersonalizar la numeración de las notas, en cuyo caso, deberemos escribirla marca personal en el Cuadro de Texto adyacente o seleccionaremos unsímbolo haciendo un Clic con el botón primario del ratón sobre el Botón deComando “Símbolo”.

v Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre el botón “Opciones”,aparecerá el cuadro de Diálogo “Opciones de notas”, que nos permitirápersonalizar las notas.

Ø En la Caja de Lista “Colocar en” le indicaremos si las notas debenaparecer en el margen inferior izquierdo o justo debajo de la últimalínea del texto.

Ø En la Caja de Lista “Formato de número” nos permite personalizar laautonumeración de las notas.

Ø Si se marca la Casilla de Verificación “Continua”, Word iránumerando las notas desde el principio del documento hasta el final.

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Ø Si se marca la Casilla de Verificación “Reiniciar en cada sección”,Word reiniciará la numeración de las notas cada vez que empieceuna nueva sección.

Ø Si se marca la Casilla de Verificación “Reiniciar en cada página”,Word reiniciará la numeración de las notas cada vez que empieceuna nueva página.