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AUDITORÍA SUPERIOR DE LA FEDERACIÓN DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DE TRANSPORTACIÓN

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FECHA: MARZO DE 2013

Manual de Procedimientos

para el Departamento de

Logística de Transportación

de la

Auditoría Superior de la Federación

ELABORÓ:

JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO

REVISÓ: MTRA.

GABRIELA MONTERO MONTIEL

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MARZO DE 2013

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0

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PÁGINA: 002/109

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 004

1. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 006

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 007

3. DESCRIPCIÓN BREVE DE LOS PROCEDIMIENTOS 012

4. PROCEDIMIENTOS 014

4.1. Procedimiento 1. Compra de boletos de avión. 014

4.1.1. Normas de operación. 014

4.1.2. Descripción narrativa. 016

4.1.3. Análisis de la información. 022

4.1.4. Diagramación del procedimiento de flujo. 036

4.1.5. Glosario. 045

4.1.6. Anexos (formas). 046

4.2. Procedimiento 2. Modificación de boletos de avión. 050






4.3. Procedimiento 3. Cancelación de boletos de avión. 066





4.3.5. Glosario.

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AAA

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0

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AUDITORIA SUPERIOR DE LA FEDERACION

DEPARTANMENTO DE LOGISTICA DE TRANSPORTE

FECHA: MARZO DE2013 PAGINA: 003/109

ÍNDICE

4.4. Procedimiento 4. Adquisición de boletos beneficio de avión. 080






4.4.6. Anexos (formas). 096

4.5. Procedimiento 5. Control de pagos. 100





4.5.5. Glosario.

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INTRODUCCIÓN

Si bien es sabido que en las organizaciones se planea, organiza, dirige y controla

dentro de lo que llamamos proceso administrativo, también es sabido que se

necesitan personas para hacer a través de ellas, fin principal de la Administración.

Ahora bien, el administrador como profesionista conoce acerca de “administrar”,

sin embargo necesitará allegarse de personas capaces de ejecutar las actividades

mediante una rigurosa selección y capacitación en las labores a desempeñar.

Con este manual de procedimientos presentado, y siendo considerado como una

“técnica de la organización”, se pretende establecer la base con la cual los

empleados adscritos al Departamento de Logística de Transportación de la Auditoría

Superior de la Federación conozcan la forma en que han de desempeñar las tareas

y actividades asignados.

La importancia de contar con un documento de esta naturaleza en el

Departamento radica en que existe personal tanto de confianza, como de base y

temporal (servicio social y prácticas profesionales) que asume las actividades de

un empleado permanente durante una estancia que dura de 3 a 6 meses.

Es por ello que con un manual de procedimientos se tendrá una guía para conocer

los pasos a seguir para ejecutar el trabajo del personal temporal sin la necesidad

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de disponer de tiempo o de la atención de un compañero al surgir una duda

relacionada con las tareas asignadas y se podrá consultar directamente este

documento.

Considerando lo anterior, este manual de procedimientos tiene como finalidad el

apoyar en la definición de las actividades al interior del Departamento citado,

evitando la duplicidad de funciones, ayudando a establecer la secuencia lógica de

los pasos que han de seguir al desarrollar una tarea, sirviendo en la inducción de

nuevo personal, simplificando el trabajo, apoyando en la solución de dudas, etc.

Lo que en las páginas siguientes se presenta es el resultado del análisis

minucioso del trabajo y su diagramación respectiva. Se presentan los

procedimientos referentes a la compra, modificación, cancelación y adquisición de

boletos beneficio de avión, así como al control de pagos de los mismos.

Sin duda será necesario actualizar este manual, pero desde ahora se sienta la base

para que esto sea posible. Igualmente se establece un precedente que pueda

motivar a otros departamentos de la Auditoría Superior de la Federación a

implementar documentos de este tipo.

Los beneficios se espera que sean muchos; ahora no resta más que aprovechar

este manual de procedimientos para el fin con que ha sido elaborado.

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1. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El presente manual pretende ser de utilidad para:

Apoyar en la capacitación del personal de nuevo ingreso al Departamento

de Logística de Transportación; ya sea Personal de Confianza o de Base,

Servicio Social o Prácticas Profesionales.

Evitar la interrupción de las actividades del personal dentro del

Departamento, al existir dudas sobre qué se debe hacer, que normalmente

requerirían de una atención personalizada por parte de un compañero o del

jefe inmediato.

Brindar un panorama claro de las actividades y de la secuencia de pasos

con que se realizan las mismas, evitando la duplicidad de funciones y los

errores.

Mejorar la operación del Departamento al establecer qué, quiénes y de qué

manera se debe desarrollar cada tarea.

Evitar detener el flujo de trabajo cuando algún miembro del Departamento

falta o se va de vacaciones por un largo periodo de tiempo, existiendo

siempre la posibilidad de que la persona que cubra al miembro ausente,

consulte el presente manual.

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2. DESCRICIÓN DE FUNCIONES

Puesto: Enlace administrativo de la unidad administrativa (EA de la UA).

Actividades:

Servir como enlace directo entre la unidad administrativa (UA) a que

pertenece y el Departamento de Logística de Transportación (DLT) para la

solicitud de los trámites correspondientes a la compra, modificación y

cancelación de boletos de avión para el personal comisionado a auditoría.

Dar seguimiento a(los) trámite(s) solicitado(s).

Comunicar al DLT acerca de la modificación o cancelación de compra de

boletos de avión.

Gestionar la entrega de documentación e información que le solicite el DLT.

Puesto: Director de servicios (DS).

Actividades:

Coordinar la prestación de servicios básicos de apoyo para la ASF, como

telefonía, servicio vehicular, reproducción de documentos, compra de

pasajes aéreos, etcétera.

Mantener en adecuadas condiciones de funcionamiento los muebles

e inmuebles de la Institución.

Supervisar el gasto ejercido en los servicios de apoyo.

Revisar los gastos devengados por las áreas a su cargo.

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Puesto: Subdirector de servicios administrativos (SSA).

Actividades:

Coordinar la prestación de servicios de apoyo tales como telefonía fija y

móvil, servicio vehicular, almacén, compra de boletos de avión

y fotocopiado.

Supervisar la compra de boletos de avión y autorizarla cuando sea el caso.

Puesto: Jefe del Departamento de Logística de Transportación (JDLT).

Actividades:

Coordinar las actividades del personal adscrito al Departamento a su cargo.

Formular el programa anual de actividades.

Resolver situaciones especiales que requieran de su intervención

inmediata.

Verificar el trabajo desempeñado por sus subordinados.

Servir como el enlace autorizado por la Auditoría Superior de la Federación

(ASF) con la(s) agencia(s) de viaje que presta(n) el servicio de

correspondiente.

Autorizar la compra, modificación, cancelación, adquisición de boletos

beneficio de avión.

Solicitar informes al personal a su cargo, acerca de la planeación, del

avance y la conclusión de las tareas asignadas, así como del gasto

devengado acerca de las partidas presupuestales asignadas para la

compra de boletos de avión acorde al centro de costos de que se trate.

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Puesto: Auditor administrativo (AA).

Actividades:

Fungir como el enlace directo entre el DLT y la(s) agencia(s) de viaje así

como del EA de la UA que requiera un trámite acerca de boletos de avión

para viaje por comisión de auditoría.

Realizar las reservaciones correspondientes a compra de boletos de avión.

Tramitar la modificación o cancelación de vuelos de avión

reservados previamente.

Dar seguimiento al trámite solicitado por el EA de la UA y mantenerlo

informado acerca del estado que guarde cada trámite solicitado.

Verificar los montos asignados en el presupuesto anual para la compra de

boletos de avión, con la finalidad de distribuir el gasto derivado de dicha

actividad.

Dar seguimiento a las solicitudes hechas por el DLT para la modificación de

facturas, expedición de notas de crédito que la(s) agencia(s) de viaje deban

hacer.

Apoyar en labores administrativas como atender llamadas, apoyar en la

elaboración de oficios, acudir a las instalaciones de la agencia para casos

que requieran atención personalizada, etcétera.

Puesto: Especialista hacendario (EH).

Actividades:

Recibir la documentación relacionada a la compra, modificación,

cancelación de boletos de avión así como de la adquisición de boletos

beneficio de avión, que le turne el AA.

Recibir las facturas que la agencia entrega al DLT con motivo de una

erogación derivada de alguno de los conceptos del punto anterior.

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Revisar que los documentos que se le turnan y que las facturas que recibe

tengan los datos necesarios y éstos sean correctos, para proceder con el

trámite correspondiente.

Elaborar juegos para pago para cada tipo de documento recibido,

conforme a las especificaciones que cada concepto de pago requiere

tanto por el Departamento como por la Dirección General de Recursos

Financieros.

Tener un correcto registro de cada una de las erogaciones hechas

por compra, modificación y cancelación de boletos de avión así como

de la adquisición de boletos beneficio de avión.

Tener un correcto archivo de la documentación que soporte las erogaciones

realizadas por el departamento y que sirvan para comprobar gastos y el

pago de las obligaciones contraídas con la agencia, derivadas de la

prestación del servicio que ésta otorga.

Apoyar en actividades administrativas como atender llamadas, apoyar en la

elaboración y revisión de documentación oficial, elaborar reportes, manejar

el expediente individual del personal adscrito al Departamento, etcétera.

Puesto: Técnico medio contable (TMC).

Actividades:

Mantener actualizadas las listas de asistencia del personal de limpieza

que presta éste servicio a la ASF.

Informar al JDLT sobre el ausentismo y asistencia del personal de

limpieza.

Apoyar en la elaboración del control del presupuesto de boletos de

avión, así como del seguimiento al mismo.

Revisar los datos y documentos contenidos en cada juego para pago que

elabora el especialista hacendario.

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Apoyar en las labores de reservación de boletos de avión.

Participar en la encuesta de satisfacción al cliente interno de la ASF,

aplicando encuestas y capturando los datos necesarios para generar el

reporte correspondiente.

Dar seguimiento a las peticiones y observaciones hechas por los usuarios

a los servicios de apoyo que brinda la ASF.

Puesto: Servidor social (SS) y/o prestador de prácticas profesionales (PP).

Actividades:

Apoyar en diversas labores administrativas tales como sacar copias,

entregar documentación en las diversas áreas de la ASF, entregar

documentación a otras instituciones y empresas, atender el teléfono,

etcétera.

Apoyar en la atención de usuarios externos acerca de dudas

relacionadas con los trámites que realiza el Departamento.

Apoyar en la reservación de boletos de avión así como en su modificación y

cancelación.

Apoyar en la elaboración de juegos para pago derivadas de las erogaciones

hechas con motivo de los trámites que realiza el Departamento.

Apoyar en las actividades derivadas de la encuesta de satisfacción al

cliente.

Apoyar en la elaboración de oficios y generación de reportes diversos que

le solicite el Jefe del Departamento.

Apoyar en el manejo, control y seguimiento del archivo que guarda y

maneja el Departamento.

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3. DESCRIPCIÓN BREVE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Procedimiento 1. Compra de boletos de avión.

En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para reservar y comprar

boletos de avión necesarios para la realización de las actividades del personal

comisionado a auditoría foránea, que cada unidad administrativa (UA) de la ASF

requiera realizar, basándose en sus respectivos programas de auditoría y de

conformidad con el lineamiento correspondiente.

Procedimiento 2. Modificación de boletos de avión.

En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para la modificación

boletos de avión descritos en el “Procedimiento 1. Compra de boletos de avión”.

Procedimiento 3. Cancelación de boletos de avión. En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para la cancelación de

boletos de avión descritos en el “Procedimiento 1. Compra de boletos de avión”.

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Procedimiento 4. Adquisición de boletos beneficio de avión.

En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para adquirir boletos

beneficio de avión. La particularidad de éste es que se considerarán los kilómetros

acumulados a favor de la ASF derivados del programa de beneficios que se tenga

acordado con la aerolínea correspondiente, pagando únicamente los impuestos

generados por tal concepto. Este tipo de boletos de avión se adquirirán siempre

y cuando la UA los solicite con 10 días de antelación, sea un viaje por comisión

sin opción a cambio o cancelación y que los kilómetros acumulados sean los

suficientes para ser canjeados por un pasaje aéreo de este tipo.

Procedimiento 5. Control de pagos.

En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para mantener el control

de los cobros facturados que se carguen a la ASF por parte de la(s) empresa(s)

que brinde(n) el servicio de venta de boletos de avión. La finalidad del

procedimiento es preventiva al mantener enterada a la agencia correspondiente,

acerca del control de los pagos realizados por el servicio prestado, evitando

cobros no justificados de facturas o servicios que no se recibieron o solicitaron.

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4. PROCEDIMIENTOS

4.1. Procedimiento 1. Compra de boletos de avión.

En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para reservar y comprar

boletos de avión necesarios para la realización de las actividades del personal

comisionado a auditoría foránea, que cada unidad administrativa (UA) de la ASF

requiera realizar, basándose en sus respectivos programas de auditoría y de

conformidad con el lineamiento correspondiente.

Objetivo:

Reservar y adquirir los boletos de avión necesarios para el desarrollo de los

trabajos de auditoría del personal auditor de la ASF, cumpliendo con la

normatividad interna y con los requisitos de tiempo y costo.

4.1.1. Normas de operación.

Los enlaces administrativos designados por cada unidad administrativa

(UA) son los responsables de coordinar los trámites administrativos

necesarios para la adquisición de boletos de avión ante la Dirección de

Servicios (DS).

La compra de boletos de avión se realiza por medio de la agencia de viajes,

según convenio y/o contrato celebrado con la ASF.

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El enlace administrativo coordina la adquisición, modificación o

cancelación de los boletos de avión, así como las aclaraciones y trámites

necesarios de su área.

La DS es la responsable y la única facultada para reservar y adquirir los

boletos de avión que derivado de las funciones de la ASF se requieran,

así como de efectuar el trámite para su pago ante la Dirección General

de Recursos Financieros (DGRF).

La DS sólo puede adquirir boletos de avión de clase denominada turista,

queda prohibida la adquisición de boletos de primera clase, salvo que

no exista lugar disponible en el vuelo de clase turista y que la comisión

sea inamovible.

Únicamente pueden adquirirse pasajes aéreos con categoría de negocios

o su equivalente (business class) para viajes al extranjero, cuyo vuelo

tenga una duración superior a cuatro horas.

En caso de que no sea posible conseguir los boletos para la fecha y hora

solicitados, la DS debe informar al enlace administrativo del área

solicitante las opciones de vuelo que existen a fin de que éste determine

si la comisión permite modificar el vuelo.

La DS debe enviar semanalmente a la DGRF la relación de facturas de

boletos de avión tramitados para que ésta efectúe del pago

correspondiente

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Alcance:

Unidad administrativa (UA) solicitante.

Dirección de Servicios (DS).

Subdirección de Servicios Administrativos (SSA).

Departamento de Logística de Transportación (DLT).

Proveedor (agencia).

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios (DGRMS).

Dirección General de Recursos Financieros (DGRF).

Referencia:

Este procedimiento se basa para su ejecución en el Lineamiento para la Solicitud,

Autorización, Pago y Comprobación de Viáticos y Pasajes de la ASF.

4.1.2. Descripción narrativa

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

El enlace administrativo de la UA.

1

La unidad administrativa (UA) requiere compra de boleto de

avión.


2 Se genera formato múltiple de solicitud de viáticos y pasajes

(FMSV) y se entrega a la Dirección de Servicios (DS).

La secretaria de la DS. 3 Se recibe el FMSV y acusa de recibido.

La secretaria de la DS.

4 Se registra FMSV en control de DS; turna al Departamento de

Logística de Transportación (DLT).

El auditor administrativo.

5 Se recibe el FMSV y se acusa de recibido en el control de la

DS.

El auditor administrativo. 6 Se revisa el tipo de trámite que solicita el FMSV: si solicita

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD

compra prosigue con el punto 7; si no, inicia el procedimiento correspondiente a modificación o cancelación (se detallan en los apartados 4.2 y 4.3 de este manual, respectivamente).


7

Se revisan los datos del FMSV: si cumple requisitos prosigue

con el punto 8, si no, notifica al enlace administrativo de

la UA solicitante para su corrección.


8 Se verifica a qué agencia comprar los boletos (Turissste o “Privada”)


9 Se verifican las rutas disponibles para seleccionar Agencia.

Se elige agencia.

El auditor administrativo. 10 Se solicita la reservación de vuelo (RV) a la agencia.

La agencia. 11 Se realiza la RV solicitada.

La agencia. 12 Se envía la RV al DLT.

El auditor administrativo. 13 Se verifica recepción de la RV y se imprime la misma.


14

Se verifica que los datos de la RV coincidan con

los solicitados: si coinciden se prosigue con el punto 15; si

no, se repiten pasos desde punto 10.


15 Se informa al enlace administrativo de la UA sobre los

datos de la RV.


16

Se verifica que la RV se ajuste a lo solicitado con el FMSV: si

confirma se prosigue con el punto 17; si no, solicita

modificación o cancelación y continúa procedimiento

correspondiente.

El enlace administrativo de la UA. 17 Se confirma la compra del (los) boleto (s) de avión.


18

Se elabora el oficio que formaliza la compra de boletos de

avión (OFCBA) y se turna al Jefe de Departamento para

su revisión.

El Jefe de Departamento ó el

Subdirector de Servicios

Administrativos.

19

Se revisa que el OFCBA esté elaborado correctamente y

los datos coincidan con el FMSV respectivo: si los datos

coinciden se prosigue con el punto 20; si no, se repite desde

punto 18. ELABORÓ:


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RESPONSABLE

ACTIVIDAD

El Jefe de Departamento ó el


Administrativos.

20

Se autoriza la compra de los boletos mediante firma del OFCBA.

El auditor administrativo. 21 Se envía el OFCBA a la agencia y se archiva el oficio original.

La agencia.

22

Se verifica la recepción del OFCBA: si lo recibe emite boleto

y factura correspondiente y se prosigue con el punto 23; si

no, se repite desde el punto anterior.


23 Se elabora una relación de documentos donde coloca a cada FMSV con su(s) respectiva(s) RV.


24 Se turnan las relaciones del punto anterior al

especialista hacendario para proceder al pago de boletos

de avión. El especialista hacendario y/o

prestador de servicio social y/o

prestador de prácticas

profesionales.

25

Se verifican las relaciones de documentos recibidas: si son

correctas prosigue con el punto 26; si no, informa a auditor

administrativo y se repite procedimiento desde punto 23.

El especialista hacendario y/o



profesionales.

26

Se recibe la factura correspondiente a cada RV y se acusa

de recibido.




profesionales.

27

Se relaciona cada FMSV con su(s) respectiva(s) RV

y factura(s), a estas relaciones se les llama “juego para

captura” (JPC).




profesionales.

28

Se revisa que los datos de cada factura coincidan con su

respectivo FMSV y RV: si los datos son correctos prosigue

con el punto 29; si no, se solicita modificación de facturas a

la agencia, y el FMSV y RV quedan pendientes de pago hasta

recibir la factura corregida.




profesionales.

29

Se clasifican los JPC bajo los criterios de mes de la factura

y centro de costos (CC) a que corresponde cada FMSV.



30 Se fotocopia cada JPC y se arman “juegos para archivo”

(JPA), archivando estos últimos.

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD


profesionales.




profesionales.

31

Se capturan los datos de cada JPC y se genera un

“reporte para pago” (RPP) por cada JPC.




profesionales.

32

Se solicita a la secretaria de la DS un número de solicitud

de pago (NSP). Este NSP es para cada JPC previo.

La secretaria de la DS. 33 Se asigna un NSP y se registra en el control correspondiente.




profesionales.

34

Se registra el NSP correspondiente en cada RPP, se

imprime cada RPP generado, se revisa la suma del importe

y se anexa a cada JPC.




profesionales.

35

Se realiza la suma con sumadora para confirmar el

importe del RPP.




profesionales.

36

Se verifica la suma del importe: si es correcta prosigue con

el paso 37; si no, repite el paso anterior o repite desde el

punto 31 en caso de ser erróneos los datos del RPP.




profesionales.

37

Se relacionan cada JPC con su respectivo RPP y la suma

del punto 35.




profesionales.

38

Se genera un formato de solicitud de pago múltiple (FSPM)

para cada relación elaborada en el punto anterior.,

posteriormente lo anexa y a este conjunto de documentos

y se le denomina “juego para pago” (JPP).




profesionales.

39

Se turna el JPP al Técnico medio contable para su revisión.

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ACTIVIDAD

El técnico medio contable.

40

Se recibe el (los) JPP y se revisa que los datos sean correctos:

si lo son se prosigue con el punto 41; si no, se turna al

especialista hacendario y/o prestador de servicio social y/o

prestador de prácticas profesionales para su corrección

desde el punto 31.

El técnico medio contable.

41 Se turna cada JPP al jefe de departamento para su

segunda revisión.

El jefe de departamento.

42

Se recibe el (los) JPP y revisa que los datos sean correctos:

si lo son, se prosigue con el punto 43; si no, se turna al

especialista hacendario y/o prestador de servicio social y/o

prestador de prácticas profesionales para su corrección

desde el punto 31.

El jefe de departamento.

43 Se rubrica y se turna cada JPP al Subdirector de Servicios Administrativos (Subdirector).

El Subdirector.

44

Se recibe y se rubrica cada JPP y se turna a la secretaria de la DS.

La secretaria de la DS.

45

Se recibe cada JPP y se entrega a la Directora de Servicios.

El Director de Servicios.

46

Se solicita firma del FSPM al Director General de Recursos

Materiales y Servicios (Director General) para cada uno de

los JPP elaborados.

A secretaria de la DGRMS.

47 Se recibe tarjeta y con cada JPP y se turnan al Director General.

El Director General. 48 Se recibe y se firma cada FSPM, se turna cada JPP a la DS.

La secretaria de la DS y el

especialista hacendario.

49

Se recibe cada JPP con firma de su respectivo FSPM y se

turna a la Dirección General de Recursos Financieros (DGRF)

para el trámite correspondiente.

El personal de la DGRF. 50 Se recibe cada JPP y se acusa de recibido.

El personal de la DGRF.

51

Se revisan los datos de cada JPP: si son correctos prosigue

con el punto 52; si son incorrectos turna cada JPP a la DS

y se repite procedimiento desde el punto 31.

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD

El personal de la DGRF. 52 Se autoriza el pago y se emite cheque a nombre de la agencia.

El jefe de departamento. 53 Se recoge cheque para pago y se acusa de recibido.

El jefe de departamento ó el

especialista hacendario o el

prestador de servicio social o el


profesionales.

54

Se entrega cheque a la agencia en cuanto ésta lo recoja y

se le solicita le acuse de recibo.

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4.1.3. Análisis de la información

Procedimiento 1: Compra de boletos de avión

ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

1

La unidad administrativa (UA)

requiere compra de boleto de

avión.

El enlace

administrativo de

la UA.

El personal auditor o

coordinador de

auditoría solicita

realizar el trámite

correspondiente al

enlace administrativo

de la UA.

Previamente a realizar

auditoría foránea al

interior del país.

En las instalaciones

de la UA

correspondiente.

2

Se genera formato múltiple de

solicitud de viáticos y pasajes

(FMSV) y se entrega a la

Dirección de Servicios (DS).

El enlace

administrativo de

la UA.

Se requisita el FMSV en

computadora.

Cuando la UA necesita

tramitar vuelo por

comisión.


de la UA solicitante.

El FMSV se

descarga de la

intranet de la ASF

3

Se recibe el FMSV y acusa de

recibido.

La secretaria de la

DS.

Manualmente y acusa

con sello de la DS.

Cada que el enlace

administrativo de la UA

entregue FMSV.


de la DS.

4

Se registra FMSV en control de

DS; turna al Departamento de

Logística de Transportación (DLT).

La secretaria de la

DS.

Se registra la recepción

de cada FMSV en una

libreta específica.

Cada que se reciba un

FMSV.


de la DS.

5

Se recibe el FMSV y se acusa

de recibido en el control de la DS.

El auditor

administrativo.

Manualmente.

Cada que la secretaria de la DS le turna el FMSV.

En instalaciones del

DLT.

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REVISÓ: MTRA.


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ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

6

Se revisa el tipo de trámite que

solicita el FMSV: si solicita

compra prosigue con el punto 7;

si no, inicia el procedimiento

correspondiente a modificación o

cancelación (se detallan en los

apartados 4.2 y 4.3 de este

manual, respectivamente).

El auditor

administrativo.

Verifica el tipo de

trámite solicitado en el

FMSV, marcado con

una “X” y revisando el

apartado

“Observaciones” del

mismo.

Cada que reciba un

FMSV para darle

trámite.


DLT.

7

Se revisan los datos del FMSV: si

cumple requisitos prosigue con el

punto 8, si no, notifica al enlace

administrativo de la UA

solicitante para su corrección.

El auditor

administrativo.

Revisa datos

manualmente y

notifica vía telefónica.

Previamente a

continuar con el

trámite

correspondiente.


DLT.

8

Se verifica a qué agencia comprar

los boletos (Turissste o “Privada”)

El auditor

administrativo.

Consultado el

presupuesto asignado

para compra de

boletos de avión.

Cada que se requiera

comprar boletos de

avión.


DLT.

9

Se verifican las rutas disponibles

para seleccionar Agencia. Se elige

agencia.

El auditor

administrativo.

Vía telefónica con las

dos agencias con que

se tiene contrato y/

convenio.

Cuando se ha

verificado el control el

control de presupuesto.


DLT.

10 Se solicita la reservación de vuelo

(RV) a la agencia.

El auditor

administrativo.

Vía telefónica. Cada que sea necesario

reservar un vuelo


DLT.

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ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

11

Se realiza la RV solicitada.

La agencia.

Vía telefónica. Cada que el DLT

solicite una RV.


de la agencia.

12

Se envía la RV al DLT.

La agencia. Por computadora,

enviándolo por e-mail.

Cada que se realice

una RV.


de la agencia.

13

Se verifica recepción de la RV y se

imprime la misma.

El auditor

administrativo.

Por computadora a

través del e-mail.

Cada vez que la

agencia dice haber

enviado la RV.


DLT.

14

Se verifica que los datos de la RV

coincidan con los solicitados: si

coinciden se prosigue con el

punto 15; si no, se repiten pasos

desde punto 10.

El auditor

administrativo.

Comparando el FMSV

con la RV

correspondiente.

Cada vez que recibe

una RV por e-mail.


DLT.

15

Se informa al enlace

administrativo de la UA sobre los

datos de la RV.

El auditor

administrativo.

Vía telefónica.

Cada vez que se ha

realizado una RV.


DLT.

16

Se verifica que la RV se ajuste a lo

solicitado con el FMSV: si

confirma se prosigue con el

punto 17; si no, solicita

modificación o cancelación y

continúa procedimiento

correspondiente.

El enlace

administrativo de

la UA.

Verifica manualmente,

además consulta al

coordinador de la

comisión o al auditor

comisionado.

Cada vez que se le

informan los datos de

una RV.



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PÁGINA: 025/109

ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

17

Se confirma la compra del (los)

boleto (s) de avión.

El enlace

administrativo de

la UA.

Vía telefónica.

Cada vez que se han

verificado los datos de

la RV.



18

Se elabora el oficio que formaliza

la compra de boletos de avión

(OFCBA) y se turna al Jefe de

Departamento para su revisión.

El auditor

administrativo.

Se elabora el

documento en Word,

no hay forma

específica para

elaborarlo.

Previo a confirmar la

compra de boletos de

avión a la agencia.


del DLT.

Puede firmarlo el

Jefe de

Departamento o

el Subdirector de

Servicios

Administrativos.

19

Se revisa que el OFCBA esté

elaborado correctamente y los

datos coincidan con el FMSV

respectivo: si los datos coinciden

se prosigue con el punto 20; si

no, se repite desde punto 18.

El Jefe de

Departamento ó

el Subdirector de

Servicios

Administrativos.

Comparando cada

FMSV con su

respectiva RV y el

oficio que se ha

elaborado.

Cada que el auditor

administrativo le turna

el OFCBA para su

revisión.


del DLT y/o de la

Subdirección de

Servicios

Administrativos

(SSA).

20

Se autoriza la compra de los

boletos mediante firma del

OFCBA.

El Jefe de

Departamento ó

el Subdirector de

Servicios

Administrativos.

Manualmente.

Cada que se ha

revisado el OFCBA.


del DLT y/o de la

SSA.

21

Se envía el OFCBA a la agencia

y se archiva el oficio original.

El auditor

administrativo.

Se envía el oficio vía

fax o e-mail y se

confirma su recepción

vía telefónica.

Cada que se envía el

OFCBA a la agencia.


del DLT.

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ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

22

Se verifica la recepción del

OFCBA: si lo recibe emite boleto y

factura correspondiente y se

prosigue con el punto 23; si no,

se repite desde el punto anterior.

La agencia.

Se verifica la recepción

vía telefónica.

Cada vez que se envía

el OFCBA a la agencia.


de la agencia.

La agencia emite

boleto al

confirmar la

recepción del

OFCBA.

23

Se elabora una relación de

documentos donde coloca a cada

FMSV con su(s) respectiva(s) RV.

El auditor

administrativo.

Relacionando cada

FMSV con su

respectiva RV.

Cada que se ha

confirmado la compra

de boletos de avión.


del DLT.

Se relaciona

tomando en

cuenta los

centros de costos

y mes de la RV.

24

Se turnan las relaciones del punto

anterior al especialista

hacendario para proceder al pago

de boletos de avión.

El auditor

administrativo.

Manualmente.

Cada vez que concluye

la reservación y

confirmación de

compra de boletos de

avión.


del DLT.

No se requiere

solicitar acuse a

quien recibe las

relaciones

entregadas.

25

Se verifican las relaciones de

documentos recibidas: si son

correctas prosigue con el punto

26; si no, informa a auditor

administrativo y se repite

procedimiento desde punto 23.

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Comparando cada RV

con su respectivo

FMSV recibidos.

Cada vez que recibe las

relaciones de

documentos turnadas

para trámite de pago.


del DLT.

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ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

26

Se recibe la factura

correspondiente a cada RV y se

acusa de recibido.

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Se recibe y acusa de

recibido. Se debe

verificar que el boleto

a pagar no se

encuentre en trámite

de de modificación o

cancelación ya que

pueden haber facturas

por el cargo normal de

boletos, así como

facturas por “cargo por

cambio”, “cargo por

cambio de tarifa” y

“notas de crédito”.

Cada que la agencia

entrega las facturas

correspondientes a los

servicios prestados.


del DLT.

Agencia entrega

facturas sin fecha

específica, pero es

en este punto del

procedimiento

donde se destaca

la recepción y uso

de este

documento.

27

Se relaciona cada FMSV con su(s)

respectiva(s) RV y factura(s), a

estas relaciones se les llama

“juego para captura” (JPC).

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Manualmente.

Cada que se tienen las

RV y las facturas

correspondientes a

cada FMSV.


del DLT.

28

Se revisa que los datos de cada

factura coincidan con su

respectivo FMSV y RV: si los datos

son correctos prosigue con el

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

Revisando los datos

fiscales de la ASF en

cada factura así como

los datos requeridos

Después de la

recepción de las

facturas y antes de

capturar los datos de


del DLT.

La modificación de

facturas la solicita

el Auditor

administrativo a la

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PÁGINA: 028/109

ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

punto 29; si no, se solicita

modificación de facturas a la

agencia, y el FMSV y RV quedan

pendientes de pago hasta recibir

la factura corregida.

prestador de

prácticas

profesionales.

como nombre del

comisionado, el centro

de costos

correspondiente, el

mes de emisión,

persona que solicitó el

vuelo y el itinerario.

los documentos en el

respectivo reporte.

agencia y es él

quien se encarga

de dar el

seguimiento

correspondiente a

tal solicitud.

29

Se clasifican los JPC bajo los

criterios de mes de la factura y

centro de costos (CC) a que

corresponde cada FMSV.

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Se clasifican primero

por mes de Factura y

después por el CC de

cada FMSV. En el caso

del CC, los que sean

10000 a 70000 se

colocan en un mismo

JPC llamado

“Ordinarios”; y del CC

80000 en adelante, se

clasifican

diferenciando el CC de

cada JPC y se les llama

“PROFIS”.

Una vez que se han

verificado los datos de

cada factura recibida.


del DLT.

30

Se fotocopia cada JPC y se arman

“juegos para archivo” (JPA),

archivando estos últimos.

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

Los JPA se archivan por

mes, para lo cual se

colocan en carpetas. Al

archivar se clasifica

Cuando se completa el

“armado” de cada JPC.


del DLT.

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PÁGINA: 029/109

ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

prestador de

prácticas

profesionales.

cada JPA por su CC

respectivo.

31

Se capturan los datos de cada JPC

y se genera un “reporte para pago”

(RPP) por cada JPC.

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Se capturan en un

archivo de Excel para

cada agencia con la

que se adquieren los

boletos de avión.

Cuando se ha

verificado cada JPC.


del DLT.

32

Se solicita a la secretaria de la DS

un número de solicitud de pago

(NSP). Este NSP es para cada JPC

previo.

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Personalmente.

Una vez que se captura

el JPC y se sabe el

importe a pagar de

cada RPP.

En el lugar de trabajo

de la secretaria de la

DS.

33

Se asigna un NSP y se registra en

el control correspondiente.

La secretaria de la

DS.

Se registra

manualmente cada

NSP en una libreta

perteneciente a la DS.

Cuando se tiene

conocimiento del

importe a pagar por

cada RPP.

En el lugar de

trabajo de la

secretaria de la DS.

Se puede registrar

en el control y

después

modificarlo si llega

a haber cambio en

el importe a

pagar.

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PÁGINA: 030/109

ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

34

Se registra el NSP

correspondiente en cada RPP, se

imprime cada RPP generado, se

revisa la suma del importe y se

anexa a cada JPC.

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Se registra en el

archivo de Excel

correspondiente y

se revisa la suma del

importe

comparando

impresión y facturas

físicamente.

Cuando ya se tiene un

NSP para cada JPC y su

RPP.


del DLT.

35

Se realiza la suma con sumadora

para confirmar el importe del

RPP.

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Se hace uso de la

sumadora asignada

para tal fin.

Cuando se tiene

impreso el RPP y se

puede comparar con la

suma generada.


del DLT.

La sumadora

genera una suma

impresa que se

debe conservar

para la

comparación

mencionada.

36

Se verifica la suma del importe: si

es correcta prosigue con el paso

37; si no, repite el paso anterior o

repite desde el punto 31 en caso

de ser erróneos los datos del RPP.

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Comparando la

suma de la

sumadora con la del

RPP y con el

importe individual

de cada factura.

Una vez hecha la suma

y hecho el RPP,

detectando si existe

error en alguno de

éstos.


del DLT.

Se pueden

detectar errores

tanto en el RPP

como en la suma,

por lo que puede

repetir desde

punto 35 o 31,

según sea el caso.

37

Se relacionan cada JPC con su

respectivo RPP y la suma del

El especialista

hacendario y/o

prestador de

Manualmente.

Cuando la suma ha

sido verificada.


del DLT.

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ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

punto 35. servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

38

Se genera un formato de solicitud

de pago múltiple (FSPM) para

cada relación elaborada en el

punto anterior., posteriormente

lo anexa y a este conjunto de

documentos y se le denomina

“juego para pago” (JPP).

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Se requisita el FSPM

por computadora y se

conserva cada formato

generado en archivo

electrónico dentro de

la computadora.

Antes de mandar a

revisión el trabajo

realizado.


del DLT.

El FSPM se obtiene

de la intranet de la

ASF.

39

Se turna el JPP al Técnico medio

contable para su revisión.

El especialista

hacendario y/o

prestador de

servicio social y/o

prestador de

prácticas

profesionales.

Manualmente, sin

solicitar acuse de

recibo.

Cuando se tiene listo

cada JPP para su

revisión.


del DLT.

40

Se recibe el (los) JPP y se revisa que

los datos sean correctos: si lo son

se prosigue con el punto 41; si no,

se turna al especialista hacendario

y/o prestador de servicio social

y/o prestador de

El técnico medio

contable.

Comparando los datos

de cada FMSV, RV,

factura, RPP, FSPM y la

suma de la sumadora.

Cuando ha recibido

cada JPP para su

revisión.


del DLT.

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ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

prácticas profesionales para su

corrección desde el punto 31.

41

Se turna cada JPP al jefe de

departamento para su segunda

revisión.

El técnico medio

contable.

Manualmente, sin

requerir acuse de

recibo.

Cuando ha revisado

cada JPP y considera

correctos los datos.


del DLT.

42

Se recibe el (los) JPP y revisa que

los datos sean correctos: si lo

son, se prosigue con el punto 43;

si no, se turna al especialista

hacendario y/o prestador de

servicio social y/o prestador de

prácticas profesionales para su

corrección desde el punto 31.

El jefe de

departamento.

Verificando los datos

de cada FMSV, RV,

factura, RPP, FSPM y

suma de la sumadora.

Cuando cada JPP ha

sido revisado

anteriormente por el

técnico medio

contable.


del DLT.

43

Se rubrica y se turna cada JPP al


Administrativos (Subdirector).

El jefe de

departamento.

Manualmente, sin

requerir acuse de

recibo.

Cuando considera

correcto cada JPP que

ha revisado.

En la oficina de la

SSA.

44

Se recibe y se rubrica cada JPP y

se turna a la secretaria de la DS.

El Subdirector.

Turna a la secretaria de

la DS a través de la

secretaria de la SSA.

Cuando ha rubricado

cada JPP.

En la oficina de la

SSA.

45

Se recibe cada JPP y se entrega a

la Directora de Servicios.

La secretaria de la

DS.

Manualmente.

Cuando recibe cada

JPP procedente de la

SSA y éste ha sido

rubricado.

En el lugar de

trabajo de la

secretaria de la DS.

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ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

46

Se solicita firma del FSPM al Director

General de Recursos Materiales y

Servicios (Director General) para cada

uno de los JPP elaborados.

El Director de

Servicios.

Se elabora tarjeta para

solicitar la firma de los

FSPM de cada JPP.

Antes de solicitar la firma

del DGRMS para autorizar

pago de cada JPP.

En la oficina de la

DS.

Se turna la

documentación a la

secretaria de la

Dirección General de

Recursos Materiales y

Servicios (DGRMS) a

través de la secretaria

de la DS

47

Se recibe tarjeta y con cada JPP y se

turnan al Director General.

A secretaria de la

DGRMS.

Recibe y acusa de recibo

en el acuse de la tarjeta.

Cada que recibe una

tarjeta solicitando firma

del FSPM por parte del

Director General.


de la secretaria de la

DGRMS.

48

Se recibe y se firma cada FSPM, se

turna cada JPP a la DS.

El Director

General.

Se turna la

documentación a través

de la secretaria de cada

dirección.

Cada que recibe una

tarjeta solicitando firma

del FSPM.

En la oficina del

DGRMS.

49

Se recibe cada JPP con firma de su

respectivo FSPM y se turna a la

Dirección General de Recursos

Financieros (DGRF) para el trámite

correspondiente.

La secretaria de la

DS y el

especialista

hacendario.

Recibe los JPP la

secretaria de la DS quien

inmediatamente turna al

especialista hacendario

para que sea éste quien

entregue los JPP en la

ventanilla de la DGRF.

Cada que se recibe cada

JPP con la firma del

Director General.


de la Secretaria de la

DS y el lugar de trabajo

del especialista

hacendario.

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ACTIVI

-DAD

¿QUÉ SE HACE?

¿QUIÉN LO

HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿CUÁNDO SE HACE?

¿DÓNDE SE HACE?

OBSERVACIONES

50

Se recibe cada JPP y se acusa de

recibido.

El personal de la

DGRF.

Manualmente aunque

puede o no acusar de

recibido.

Cada que se recibe un

JPP para trámite de

pago.

En la ventanilla de

la DGRF.

El acuse de recibo

se puede recibir al

momento de

entregar cada JPP

o una vez que la

DGRF validó todo

el JPP y autorizó el

pago, por lo que

se podría recoger

posteriormente.

51

Se revisan los datos de cada JPP:

si son correctos prosigue con el

punto 52; si son incorrectos turna

cada JPP a la DS y se repite

procedimiento desde el punto 31.

El personal de la

DGRF.

Conforme al

lineamiento

correspondiente.

Cada que se recibe un

JPP para trámite de

pago.


de la DGRF.

52

Se autoriza el pago y se emite

cheque a nombre de la agencia.

El personal de la

DGRF.

Conforme al

lineamiento

correspondiente.

Si cada JPP cumple los

requisitos del lineamiento

correspondiente.


de la DGRF.

53

Se recoge cheque para pago y se

acusa de recibido.

El jefe de

departamento.

Se recibe en la

ventanilla de la DGRF y

se fotocopia para el

posterior acuse por

parte de la agencia.

Cada que se libera

cheque para pago.

En la ventanilla de

la DGRF.

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4.1.5. Glosario.

Abreviatura Significado

ASF Auditoría Superior de la Federación.

UA Unidad administrativa.

Tarjeta Es el documento mediante el cual se da la comunicación interna de la ASF entre las diferentes UA’s.

FMSV Formato múltiple de solicitud de viáticos y pasajes.

DS Dirección de Servicios.

DLT Departamento de Logística de Transportación.

RV Reservación de vuelo.

OFCBA Oficio que formaliza la compra de boletos de avión (de elaboración libre, se elabora después de solicitar cada RV).

JPC Juego para captura (es el conjunto de FMSV, RV y factura).

JPA Juego para archivo (es el juego en fotocopias del JPC, para el archivo interno del DLT).

RPP Reporte para pago (es la impresión de la captura de los datos de todas las facturas para pago).

NSP Número de solicitud de pago (es el número que asigna la DS para tener control de todos los pagos de la Dirección).

FSPM Formato de solicitud de pago múltiple (se obtiene de la intranet y con él se solicitan los pagos que realiza la ASF).

JPP Juego para pago (es el conjunto de FMSV, RV, factura, RPP y el FSPM).

SSA Subdirección de Servicios Administrativos.

DGRMS Dirección General de Recursos Materiales y Servicios.

DGRF Dirección General de Recursos Financieros.

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4.1.6. Anexos (formas).

Anexo 1. Formato múltiple de solicitud de viáticos y pasajes.*

(FMSV).

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ELABORÓ:


REVISÓ: MTRA.


APROBÓ:

FECHA:

MARZO DE 2013

No. DE REVISIÓN:

0

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PÁGINA: 047/109

Instrucciones de llenado.

Anexo 1.

Formato múltiple de solicitud de viáticos y pasajes.

(FMSV).

1. Tipo de destino. Se indica el destino del vuelo: menor a 24 horas, nacional o extranjero, marcando la opción deseada con una “X”.

2. Datos de la Unidad Administrativa.

Se indican datos precisos sobre: clave del centro de costos, Dirección General que realiza viaje por comisión, número de oficio que sustenta la comisión y fecha.

3. Trabajo a desarrollar. Se justifica el viaje por comisión conforme al programa de auditorías del área que solicita dicho viaje.

4. Tipo de trámite. Marca con una “X” si la solicitud requiere: viáticos y pasajes (pasaje aéreo o terrestre), modificación o cancelación (de fechas o ruta de vuelo).

5. Datos de comisionado y vuelo.

Especifica datos como: número de empleado, nombre empezando por nombre de pila seguido de apellidos, puesto o nivel que ocupa, destino (itinerario), zona, fecha de salida, fecha de regreso, días que transcurren desde que parte de ida hasta que arriba de regreso, cuota diaria de viáticos, importe de viáticos, pasaje vía terrestre, vuelo de salida y vuelo de regreso (si necesita un vuelo en específico).

6. Observaciones. Se menciona algún comentario o aclaración que sea importante.

7. Firmas. Corresponde a los campos: “solicita” (firma encargado de comisión), y “autoriza” (firma Director General o Director de Área conforme al lineamiento correspondiente).

8. Con copia para (c.c.p.).

Indica el envío de copias del FMSV tanto a la Dirección de Servicios como a la Dirección General de Recursos Humanos, respectivamente, para el trámite correspondiente.

* El FMSV es el mismo para los procedimientos 1, 2, 3 y 4, respectivamente.

ELABORÓ:


REVISÓ: MTRA.


APROBÓ:

FECHA:

MARZO DE 2013

No. DE REVISIÓN:

0

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Anexo 2.

Formato de solicitud de pago múltiple.* (FSPM).

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ELABORÓ:


REVISÓ: MTRA.


APROBÓ:

FECHA:

MARZO DE 2013

No. DE REVISIÓN:

0

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PÁGINA: 049/109

Instrucciones de llenado.

Anexo 2.

Formato de solicitud de pago múltiple.

(FSPM).

1. Fecha. Se anotan los datos de la fecha en que se requisita esta forma, usando guiones medios (“-“) como separación y anotando el año completo, por ejemplo: 27-02-2013.

2. Número interno de control.

Se anota el número interno de control, que es igual al número de solicitud de pago (NSP), el cual proporciona la secretaria de la Dirección de Servicios.

3. Datos del pago.

Se anotan los nombres completos de: beneficiario; se marca con una “X” la forma de pago, si es una factura o recibo; el total a pagar en número indicando centavos y marcando con una “X” si el pago es en pesos o dólares; y el concepto del pago, que indica el motivo de la erogación de forma breve y el contrato o convenio del que se deriva.

4. Unidad Administrativa que libera.

Se anotan únicamente: nombre de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios así como de su titular, centro de costos correspondiente al Departamento de Logística de Transportación y la partida presupuestal, misma que depende del destino del (los) vuelos efectuados (nacional e internacional).

5. Pago de bienes y servicios.

Se marca con una “X” la casilla del tipo de documento del cual deriva el pago a efectuarse.

6. Especificaciones.

Se anotan el total de facturas o notas de crédito que se remiten, así como si se utilizó una partida presupuestal “ordinaria” o “PROFIS” y especificando el centro de costos del segundo caso.

* El FSPM es el mismo para los procedimientos 1, 2, 3 y 4, respectivamente.

ELABORÓ:


REVISÓ: MTRA.


APROBÓ:

FECHA:

MARZO DE 2013

No. DE REVISIÓN:

0

113

2013

Diseño de un sistema o proyecto para una organización.| José Israel Valencia Castillo



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4.2. Procedimiento 2. Modificación de boletos de avión.

En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para la modificación boletos de avión descritos en el “Procedimiento 1. Compra de boletos de avión”.

Objetivo:

Modificar las rutas y periodos de tiempo de los boletos de avión adquiridos

previamente para el desarrollo de los trabajos de auditoría del personal de la ASF,

cumpliendo con la normatividad interna y con los requisitos de tiempo y costo.

4.2.1. Normas de operación:

En caso de que la Unidad Administrativa (UA) requiera alguna modificación

en el horario de vuelo, deberá solicitar dichas modificaciones mediante escrito

dirigido al Director de Servicios (DS) firmado al menos por el Director

de Área o el enlace responsable; si los cambios son en las fechas

previamente solicitadas es necesario enviar nuevamente del Formato Múltiple

de Solicitud de Viáticos (FMSV).

Alcance:

Unidad Administrativa (UA)

solicitante. Dirección de Servicios (DS).

Subdirección de Servicios Administrativos (SSA).

ELABORÓ:


REVISÓ: MTRA.


APROBÓ:

FECHA:

MARZO DE 2013

No. DE REVISIÓN:

0

departamento de logística de transportación -...

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