deportivo apoyo administrativo en los procesos de...
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INFORME FINAL DE PASANTÍA PARA OPTAR TITULO DE ADMINISTRADOR
DEPORTIVO
APOYO ADMINISTRATIVO EN LOS PROCESOS DE CAPACITACIÓN, PRÁCTICAS
EDUCATIVAS, SERVICIO SOCIAL Y VOLUNTARIADO EN EL PROGRAMA DE
CAPACITACIÓN Y PRÁCTICAS EDUCATIVAS DEL INSTITUTO DISTRITAL DE
RECREACIÓN Y DEPORTE.
Autor:
FERNANDO ALONSO TORRES GIL
CÓDIGO: 20081001020
Director Interno:
NAPOLEON ROLDAN
Docente
Director Externo:
EDNA LILIANA GAMBA ELÍAS
Profesional Contratista IDRD
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA
BOGOTÁ, D.C. 2019
2
AGRADECIMIENTOS
A mis padres y a mis hermanos porque siempre han estado presentes en mis decisiones y de una
u otra manera siempre desea lo mejor para mí, especialmente a mi hermano quien fue el que me
influencio a estudiar administración deportiva.
A la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, por permitirme hacer parte de ella, por
tener privilegio de estudiar allí, porque puedo decir con orgullo que soy de universidad pública,
porque me permitió representarla en lo más alto del deporte universitario con la selección de
futbol de la universidad.
Al IDRD y al Área de Capacitaciones y Prácticas Educativas por permitir la realización de esta
pasantía y brindarme la confianza de aplicar mis conocimientos en cada uno de los procesos en
los que pude participar.
A mis directores de tesis Edna Gamba y Napoleón Roldan, por guiarme en la ejecución de este
proceso, por brindarme las mejores herramientas para poder culminar este paso importante en
mi vida.
Por FIN….
3
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................... 6
CAPITULO I .................................................................................................................................. 8
1. Planteamiento Del Problema ................................................................................................... 8
2. Objetivos ................................................................................................................................ 10
2.1 General ........................................................................................................................... 10
2.2 Objetivos Específicos ..................................................................................................... 10
3. Justificación ........................................................................................................................... 11
CAPITULO II
4. Marco De Referencia ............................................................................................................. 12
4.1 Marco Teórico ................................................................................................................ 12
4.2 Marco Normativo ........................................................................................................... 15
CAPITULO III
5. Metodología ........................................................................................................................... 17
5.1 Funciones ....................................................................................................................... 17
5.1.1 Servicio Social Estudiantil Obligatorio. (Validación Tiempo De Entrenamiento-
VTE, Exoneración-Apoyo Administrativo-AA) y prácticas educativas. .............................. 17
5.1.2 Organización Cursos de Fundamentos en Entrenamiento Deportivo. .................... 17
5.2 Etapas de la pasantía. ..................................................................................................... 18
5.3 Cronograma De Actividades. ......................................................................................... 20
CAPITULO IV
6. Diagnostico estratégico .......................................................................................................... 21
6.1 Diagnóstico Inicial Matriz DOFA .................................................................................. 21
6.2 Análisis Diagnóstico inicial ........................................................................................... 22
7. Informe De Funciones Realizadas. ........................................................................................ 23
7.1 Servicio Social Estudiantil Obligatorio. (Validación Tiempo De Entrenamiento-VTE,
Exoneración-Apoyo Administrativo-AA) y prácticas educativas. ............................................ 23
7.2 Organización Curso Entrenamiento Deportivo .............................................................. 24
8. Informe de propuestas ........................................................................................................... 27
8.1 Verificar los certificados pendientes de entregar, con la base de datos de los certificados
entregados para eliminar inconsistencias .................................................................................. 27
4
8.2 Estandarización de plantillas para realización de certificados. ...................................... 30
8.3 Propuesta de mapa de procesos del programa. ............................................................... 31
8.3.1 Mapa De Procesos SSEO ........................................................................................ 32
8.3.2 Mapa De Procesos Capacitaciones ......................................................................... 38
8.3.3 Mapa Procesos Prácticas Educativas ...................................................................... 42
8.3.4 Mapa Procesos Convenio Beca Descuento ............................................................. 47
8.4 Documento Detallado Procesos Para Página Web IDRD .............................................. 49
8.5 Modificación Formatos Sin Versión de Calidad ................................................................. 60
CAPITULO V
9. Resultados .............................................................................................................................. 62
10. Conclusiones .......................................................................................................................... 64
11. Recomendaciones .................................................................................................................. 65
12. Fuentes Bibliográficas ........................................................................................................... 66
Índice De Imágenes
Imagen 1: Banner Inscripción Curso Fundamentos Entrenamiento Deportivo. ........................... 24
Imagen 2: Cronograma Curso Fundamentos De Entrenamiento Deportivo. ................................ 25
Imagen 3: Estadísticas Tipo Certificado – Certificados Por Entregar. ......................................... 27
Imagen 4: Estadísticas Año De Radicado – Certificados Por Entregar. ...................................... 28
Imagen 5: Estadísticas Inconsistencia Base De Datos Certificados Generados - Entregados –
Certificados Por Entregar. ..................................................................................................... 28
Imagen 6: Estadísticas Suministra Correo Electrónico – Certificados Por Entregar. ................... 28
Imagen 7: Estadísticas Cuenta Con Algún Error – Certificados Por Entregar. ........................... 29
Imagen 8: Estadísticas Tipo De Error – Certificados Por Entregar. ............................................ 29
Imagen 9: Flujo Grama Mapa Procesos SSEO. ............................................................................ 37
Imagen 10: Flujo Grama Mapa Procesos Capacitaciones. ............................................................ 41
Imagen 11: Flujo Grama Mapa Procesos Practicas Educativas.. .................................................. 46
Imagen 12: Flujo Grama Mapa Procesos Convenio Beca Descuento.. ........................................ 48
5
Índice De Cuadros
Cuadro 1 : Cronograma De Actividades. ................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
Cuadro 2: Mapa De Procesos Sseo ............................................................................................... 36
Cuadro 3: Mapa De Procesos Capacitaciones .............................................................................. 40
Cuadro 4: Mapa De Procesos Practicas Educativas ...................................................................... 45
Cuadro 5: Mapa De Procesos Convenio Beca Descuento ............................................................ 47
Cuadro 6: Promedio Asistencia Curso Fundamentos Entrenamiento Deportivo.......................... 25
Índice De Anexos
Anexo 1: Certificado Con Error De Información.. ....................................................................... 67
Anexo 2: Certificado Organización Curso Fundamentos Entrenamiento Deportivo. .................. 67
Anexo 3: Plantilla Certificado Sseo - Aa. ..................................................................................... 67
Anexo 4: Plantilla Certificado Sseo - Vte.. .................................................................................. 67
Anexo 5:: Plantilla Certificado Practica Educativa ...................................................................... 67
Anexo 6: Exoneración Sseo. Fuente ............................................................................................. 67
Anexo 7: Consentimiento Y Asentimiento Informado.. ............................................................... 67
Anexo 8: Consentimiento Y Asentimiento Informado Sseo V1. .................................................. 67
Anexo 9: Solicitud De Practica V2. .............................................................................................. 67
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Introducción
Con el propósito de aplicar los diferentes conocimientos adquiridos en el programa curricular de
administración deportiva de la Universidad Distrital Francisco José De Caldas y de contribuir al
mejoramiento del programa de Capacitación y Prácticas Educativas del Instituto Distrital de
Recreación y Deporte y obtener el título profesional como Administrador Deportivo, se realizó la
presente pasantía con el fin de aplicar diferentes herramientas administrativas en los procesos
llevados a cabo en el programa, con el fin de optimizar recursos para la implementación de los
mismos y conjuntamente obtener un posicionamiento administrativo tanto del programa y del
profesional de administración deportiva dentro del Instituto Distrital De Recreación Y Deporte.
Durante el desarrollo de la pasantía, se realizó la intervención en los diferentes procesos
llevados a cabo por parte del programa de Capacitación y Prácticas Educativas del IDRD, donde
se brindó apoyo en la realización de los diferentes certificados expedidos, en cuanto al servicio
social estudiantil obligatorio y prácticas educativas, así mismo se realizó un análisis de la
generación de los certificados para reducir el porcentaje de certificados con errores.
Además se brindó apoyo en la organización del curso Fundamentos del Entrenamiento
Deportivo, el cual se llevó a cabo los días 13, 14 y 15 de noviembre de 2019, realizando labores
como elaboración de cartas de invitación a ponentes, elaboración de programación, recopilación
de presentaciones de ponentes, diligenciamiento de listas de asistencia del curso,
acompañamiento durante la realización del curso y elaboración de certificados de asistentes al
curso, entre otros.
La estructura del informe final de la presente pasantía, está planteada en V Capítulos,
inicialmente en el Capítulo I, se encuentra el planteamiento del problema, se dan a conocer los
7
objetivos y la justificación, en el Capítulo II, contiene los diferentes marcos de referencia como
los son el marco teórico y el marco normativo, en el Capítulo III, se encuentra la metodología
utilizada para la realización de la pasantía, posteriormente en el Capítulo IV, se detalla el
diagnostico estratégico, el informe de las funciones realizadas y el informe de propuestas, en el
Capítulo V, se encuentran los resultados las conclusiones y recomendaciones consecuentes de la
realización de la pasantía y finalmente se encuentran los anexos pertinentes de la pasantía.
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CAPITULO I
1. Planteamiento Del Problema
El programa de capacitación y prácticas educativas del IDRD, es el encargado de realizar
diferentes labores enfocadas a las prácticas y capacitaciones, dentro de ellas se encuentran las
capacitaciones a personas externas al IDRD y a los contratistas del IDRD, para las personas
externas al IDRD las capacitaciones ofrecidas son: fundamentos de administración deportiva y
fundamentos del entrenamiento deportivo, estas capacitaciones reguladas por la resolución 547
de 12 de julio de 2010y para los contratistas del IDRD se brinda la capacitación de atención
primaria al deportista: prevención y atención en primeros auxilios.
Además de las capacitaciones es el programa encargado de manejar las Prácticas
Educativas y el Servicio Social Estudiantil Obligatorio en el Instituto Distrital de Recreación y
Deporte lDRD": Coadyuvar con la formación integral de los estudiantes de grados décimo y
once, que optan por el título de bachiller en el ciclo de educación media básica vocacional,
teniendo en cuenta los proyectos educativos institucionales, brindando herramientas, para su
desarrollo proactivo en la sociedad. Contribuir con los procesos de formación, para acercar a la
realidad profesional, técnica o tecnológica en el ejercicio de la profundización en las diferentes
áreas y conocimientos de conformidad con el nivel académico que se encuentren cursando, los
diferentes estudiantes, que realizan prácticas al interior del lDRD y que no constituyen Contratos
de Aprendizaje, regulado por la resolución 334 del 16 de junio de 2012.
Este programa a pesar de tener gran importancia en el IDRD, solo cuenta con dos
profesionales a cargo del programa, en efecto, se observa la necesidad de contar con una persona
9
más dentro del programa como apoyo administrativo para la ejecución de los diferentes procesos
llevados cabo en el programa de capacitación y prácticas educativas.
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2. Objetivos
2.1 General
Apoyar administrativamente a las diferentes labores realizadas por el programa
capacitación y prácticas educativas del instituto distrital de recreación y deporte, a fin de
contribuir a la mejora y efectividad de todos los procesos.
2.2 Objetivos Específicos
A. Generar los diferentes certificados solicitados por el programa.
B. Apoyar la organización del curso Fundamentos de Entrenamiento Deportivo.
C. Generar un diagnóstico del estado de los procesos llevados a cabo por el programa de
capacitación y prácticas educativas del IDRD.
D. Analizar los procesos desarrollados en el área para proponer mejoras que mejoren la
eficiencia.
E. Elaborar un informe donde se evidencie las acciones y propuestas a desarrollar de
acuerdo con el estudio y análisis de las condiciones actuales del programa de
capacitación y prácticas educativas del IDRD.
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3. Justificación
La presente pasantía se realizó para obtener el título profesional de Administrador
Deportivo, además este porque es enlazado con el suplir la necesidad que presenta el programa
de capacitación y prácticas educativas del DIRD, por solo contar con dos personas en el
programa.
El área de capacitación y prácticas educativas del IDRD contribuye al desarrollo integral
de los deportistas al facilitar a los estudiantes, a los docentes y al personal administrativo, en
cuanto a la posibilidad de capacitaciones y prácticas educativas a que mejoren su forma de vida
Por esto este campo laboral es ideal para que los estudiantes y profesionales de
Administración Deportiva puedan demostrar que con el conocimiento adquirido en las aulas de
clases, son capaces de apoderarse en cuanto a los temas deportivos con el propósito de brindar
acciones que demuestren mejoras administrativas tanto en el programa como en su vida
profesional.
Además influenciar en la importancia de relacionar al Administrador Deportivo con su
verdadero perfil profesional y así posicionar la profesión en la principal entidad del deporte
Bogotano.
La labor a desarrollar es la de brindar apoyo administrativo a las diferentes labores
ejecutadas por el programa de capacitación y prácticas educativas, para poder cumplir con los
objetivos trazados para cada uno de los procesos establecidos por el programa y así al realizar
dichos procesos poder identificar las falencias que se puedan presentar durante el desarrollo de
dichos procesos y poder buscar posibles soluciones en pro de una mejora continua.
12
CAPITULO II
4. Marco De Referencia
4.1 Marco Teórico
Este marco tiene como objetivo presentar los conceptos teóricos necesarios para realizar
el apoyo administrativo al programa de capacitación y prácticas educativas del IDRD. Por lo
anterior, se presentan teorías, metodologías y técnicas, que brindan herramientas para ayudar a
los procesos organizacionales y por lo tanto agregan valor al programa.
Ciclo PHVA: es una herramienta que pretende obtener la mejora continua en los diversos
procesos productivos, presentada por Edwards Deming. Dicha teoría obtiene su base en 4 ciclos
a saber: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act). (Deming, 1989).
Comúnmente esta metodología es usada en la implementación de un sistema de gestión de la
calidad.
Los resultados obtenidos posteriormente a la implementación de este ciclo permiten a las
empresas una mejora integral en cuanto a competitividad, de los productos y servicios,
incentivando la mejora continua en cuanto a calidad, reduciendo los costos operacionales y
optimizando la productividad e incrementando la rentabilidad de la empresa u organización.
A continuación se exponen de forma detallada cada uno de los ciclos intervinientes en el
proceso:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados de
acuerdo con el resultado esperado. Al tomar como foco el resultado esperado, difiere de otras
técnicas en las que el logro o la precisión de la especificación es también parte de la mejora.
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Hacer: Si es viable implementar los nuevos procesos. En una pequeña escala
Verificar: Pasado un periodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de
control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones iníciales, para evaluar
si se ha producido la mejora esperada. Documentar las conclusiones
Actuar: En base a las conclusiones del paso anterior elegir una opción, si se han detectado
errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo con nuevas mejoras y si no se han
detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones de los procesos y si se han
detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los procesos. (Deming, 1989)
Apoyo administrativo: Ejecutar y controlar los procesos administrativos de acuerdo a las
normas y políticas establecidas por una organización (el acto de organizar o disponer los recursos
para alcanzar una meta).
Deporte: El deporte hasta la actualidad nadie ha podido definir con aceptación general,
debido que el deporte cambia sin cesar y amplía su significado, tanto al referirse a una actitud y
actividad humana, como al englobar una realidad social, adquiriendo así un concepto polisémico
de acuerdo al contexto.
A continuación presentamos distintas concepciones del término deporte propuestas por
diferentes autores:
Cagigal (1959), citado por Hernández Moreno (1994:14), nos dice que el deporte es
―diversión liberal, espontáneo, desinteresado, en y por el ejercicio físico entendido como una
superación propia o ajena, y más o menos sometido a reglas‖.
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Para Cobertin (1960), citado por Hernández Moreno (1994:14) restaurador de las
Olimpiadas modernas en 1896 el deporte es ―culto voluntario y habitual del intenso ejercicio
muscular, apoyado en el deseo de progresar y que puede llegar hasta el riesgo‖.
Práctica educativa: La práctica se concibe como el cúmulo de acciones intencionales que
desarrollan los sujetos en un ámbito particular y las cuales no se inscriben de manera
inconsciente en su hacer cotidiano. Matthew Lipman (1998) considera que se entiende por
―práctica‖ cualquier actividad metódica. La práctica es lo que hacemos metódicamente y con
convicción, pero sin grado intencional de investigación o de reflexión. La práctica además, se
sitúa en un contexto socio-histórico específico donde los sujetos hacen un despliegue de sus
conocimientos, habilidades y valores. La práctica educativa se constituye entonces como la
unidad funcional del campo educativo, con una lógica de producción y construcción específica
cuyo centro se ubica en la intención de transformar. Desde esta perspectiva, la práctica educativa
de acuerdo con Sacristán (1998) ―es una acción orientada, con sentido, donde el sujeto tiene un
papel fundamental como agente, aunque insertado en la estructura social‖. En el mismo sentido,
es educativa porque su intención propicia que los sujetos se formen.
Capacitación: La capacitación es un proceso a través del cual se adquieren, actualizan y
desarrollan conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño de una función
laboral o conjunto de ellas.
La capacitación para su análisis, se ha conceptualizado tradicionalmente en dos aspectos
fundamentales: primero, referido a la tarea del sector educativo para preparar y formar a las
personas con el objeto de incorporarlas al mercado laboral, lo que representa la capacitación para
el trabajo. El segundo aspecto, corresponde a las actividades que realizan las empresas para la
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formación integral del personal que desempeña un trabajo en la organización, por lo que se le
denomina capacitación en el trabajo.
Procesos: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la
participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un
objetivo previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y
mejora sus procesos (acciones) para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente a
sus clientes y otros grupos de interés.
Mejora continua: El proceso de gestión de cualquier actividad de la organización debe
estar estructurado en cuatro tipos de actuaciones que se representan habitualmente mediante el
ciclo P.D.C.A. (Plan - Do - Check - Act) o en español PHVA (Planificar, Hacer, Verificar,
Actuar), La mejora continua es la parte de la gestión encargada de ajustar las actividades que
desarrolla la organización para proporcionarles una mayor eficacia y/o eficiencia.
4.2 Marco Normativo
4.2.1 Resolución N° 334 del 16 de Junio de 2014 del Instituto Distrital de
Recreación y Deporte. ―Por medio de la cual se reglamentan las Prácticas
Educativas y el Servicio Social Estudiantil Obligatorio en el Instituto Distrital
de Recre2ación y Deporte IDRD.‖
4.2.2 La Ley 181 DE 1995. ―Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del
deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la Educación
Física y se crea el Sistema Nacional del Deporte.‖
4.2.3 Decreto Ley 1228 de Julio 18 de 1995. ―Por el cual se revisa la legislación
deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado.
16
―Acuerdo N° 4 de 1978 del Consejo de Bogotá. ―Por el cual se crea el
Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte.‖
4.2.4 Resolución N° 4210 del 12 de Septiembre de 1996 del Ministerio de
Educación Nacional. ―Por el cual se establecen reglas generales para la
organización y el funcionamiento del Servicio Social Estudiantil Obligatorio.‖
4.2.5 Resolución 547de 12 de julio de 2010, ART. 1º Que previamente a la solicitud
de inscripción ante la autoridad competente, de los miembros del órgano de
administración o juntas directivas de organismos deportivos, cada miembro
deberá acreditar uno de los siguientes requisitos: Haber tomado como mínimo
un curso, taller o seminario de administración deportiva dictado por la Escuela
Nacional del Deporte, por el Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes,
por instituciones de educación superior nacionales o extranjeras, el Comité
Olímpico Colombiano, el Comité Paralímpico Colombiano, los entes
deportivos departamentales o el Instituto Distrital para la Recreación y el
Deporte de Bogotá, por un término mínimo de cuarenta (40) horas.
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CAPITULO III
5. Metodología
5.1 Funciones
Para la ejecución de la presente pasantía se establecieron una serie de funciones
enfocadas a las necesidades del programa en cuanto a sus dos principales procesos,
las cuales fueron:
5.1.1 Servicio Social Estudiantil Obligatorio. (Validación Tiempo De
Entrenamiento-VTE, Exoneración-Apoyo Administrativo-AA) y
prácticas educativas.
Atención al cliente, orientación en cuanto al procedimiento y tiempos.
Entrega de formatos y explicación del proceso al cliente.
Recepción de solicitudes radicadas en la entidad.
Resolver las respectivas solicitudes, dando respuesta en los tiempos estipulados.
Control y verificación de la información recibida.
Generación y entrega de certificados.
Analizar los procesos relacionados con esta tarea y proponer mejoras que optimicen los tiempos.
5.1.2 Organización Cursos de Fundamentos en Entrenamiento Deportivo.
Enviar cartas de invitación a ponentes.
Establecer programación de ponencias.
Recibir las inscripciones al curso y crear una base de datos.
Apoyar la logística durante la ejecución de los cursos, así como controlar la asistencia al evento.
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Verificar la información y generar los certificados de asistencia.
Subir los certificados a la plataforma del instituto.
Proponer mejoras que permitan ofrecer cursos de mejor calidad.
5.2 Etapas de la pasantía.
5.2.1 Etapa I: inducción a la pasantía y a los diferentes apoyos administrativos a
ejecutar.
Se realizó una reunión informativa con los dos profesionales encargados del
programa de capacitación y prácticas educativas del IDRD – Edna Gamba y
Mario Casadiego, donde me brindan un pequeña contextualización de la
entidad, explicando los diferentes procesos que se ejecutan en el programa de
capacitación y prácticas.
Se realiza una presentación y empalme con la practicante actual del programa
– Yeimy Corredor (practicante SENA), en donde se me explican las diferentes
funciones a desempeñar, socialización de los formatos y de los archivos a
utilizar durante la práctica.
Tiempo: semana 1 – 2.
5.2.2 Etapa II: se realiza un diagnostico estratégico de la condiciones
administrativas actuales del programa de capacitación y prácticas educativas
del IDRD.
Se realizara un trabajo de campo y observación sobre las necesidades del
programa, con base a la información encontrada se identificara el por qué y
cuáles son las insuficiencias frecuentes en el programa. Esto se realiza por
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medio de una investigación primaria sobre las diferentes actividades
realizadas en el programa.
Tiempo: semana 3.
5.2.3 Etapa III: elaboración del anteproyecto de grado
Se realiza el anteproyecto de grado con la colaboración del director interno el
profesor Napoleón Roldan, el cual es presentado al revisor profesor Carlos
Flores, asignado por el consejo académico del proyecto curricular de
administración deportiva.
Tiempo: semana 4.
5.2.4 Etapa IV: intervención y ejecución de la pasantía por medio de las diferentes
herramientas administrativas a los diferentes procesos llevados a cabo por el
programa de capacitación y prácticas del IDRD.
Tiempo: semana 5 – 13.
5.2.5 Etapa V: Entrega resultados e informe final pasantía.
Como etapa final en esta se realizara el control y análisis de los resultados
obtenidos, se realizara una retroalimentación para así conocer los avances y
realizar una comparación de la visualización inicial del programa con la final,
todo esto reflejado en el informe final.
Tiempo: semana 14 - 15.
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5.3 Cronograma De Actividades.
Cuadro 1: Cronograma de actividades. Fuente: Elaboración propia.
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CAPITULO IV
6. Diagnostico estratégico
6.1 Diagnóstico Inicial Matriz DOFA
Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas): Estos datos se
constataron en la exploración preliminar del programa, y a continuación mostramos su diagnóstico:
Debilidades
D.1 los procesos no son visibles al cliente externo.
D.2 Contrariedad en información verbal.
D.3 Errores de digitación, ortografía y orden en certificados.
D.4 Inconsistencias en certificados generados duplicados, entregados sin archivar, entre otras.
Fortalezas
F1. Buenas relaciones interpersonales
F2. Claridad y orden en los procesos
F3. Entrega de certificados a tiempo
Oportunidades
O.1 Tener mínimo un practicante por semestre, en el área de capacitación
O.2 Good will del área ante entidades educativas
Amenazas
A.1 Información errónea por parte de las instituciones educativas
A.2 Mal diligenciamiento de formatos
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A.3 Formatos sin versión de calidad.
6.2 Análisis Diagnóstico inicial
Después de la realización de la matriz DOFA nos encontramos con las siguientes
estrategias a realizar para poder suplir las diferentes problemáticas.
Acción: Verificar los certificados pendientes de entregar, con la base de datos de los
certificados entregados para eliminar inconsistencias.
Acción: Generar plantillas con macros en documento de Word, en donde solo se
digiten los datos necesarios y no se pueda modificar su diseño y contenido base.
Acción: Creación de documento detallado de los diferentes procesos llevados a cabo
en el programa para que pueda ser visualizado por la página del IDRD.
Acción: Modificar formatos que no se encuentran dentro del control de calidad con
versión. En el programa de capacitación y prácticas educativas, se observó que existían dos
formatos los cuales no contaban con versión de calidad y eran un poco confusos a la hora de su
diligenciamiento. Así que se tomó la decisión de modificar dichos formatos y enviarlos al área de
control de calidad para su revisión y aprobación.
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7. Informe De Funciones Realizadas.
7.1 Servicio Social Estudiantil Obligatorio. (Validación Tiempo De
Entrenamiento-VTE, Exoneración-Apoyo Administrativo-AA) y prácticas
educativas.
Dentro de las funciones realizadas durante la pasantía, una de los procesos con mayor cantidad
de solicitudes en el programa de capacitación y prácticas educativas, fue la generación de
certificados tanto de servicio estudiantil obligatorio SSEO, como de prácticas educativas, este
proceso fue muy frecuente ya que por estar en temporada de fin de año, los estudiantes estaban
culminando el proceso de validación de tiempo de entrenamiento – VTE, siendo este el grupo
poblacional con más frecuencia en la realización de certificados.
Durante la pasantía se recibieron 59 solicitudes para generación de certificados, de las 59
solicitudes se realizaron 59 certificados, de esta manera se da un cumplimiento del 100% en esta
función asignada.
Para esta función asignada se presenta una propuesta de mejoramiento en cuanto a los
formatos para la realización de los certificados. (Ver 8. Informe de propuestas).
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7.2 Organización Curso Entrenamiento Deportivo
Dando continuidad al cronograma de programación de los cursos a cargo del Programa de
Capacitación y Prácticas, se dio gestión a la organización de la realización del tercer curso de
―Fundamentos de Entrenamiento Deportivo‖ del año 2018, en el cual se dispuso de la plataforma
de la página web del IDRD para la realización de la convocatoria:
A través de dicho banner, se dispuso un enlace para realizar la respectiva inscripción de
los asistentes, el cual estuvo disponible hasta el día 12 de noviembre de 2018 registrando una
preinscripción de 236 personas.
Una vez definidos los temas del curso de ―Fundamentos de Entrenamiento Deportivo‖, se
realizó la gestión de confirmación e invitación a los ponentes. Luego de que cada ponente confirmara
su participación, este debería de enviar su presentación para poder
Imagen 1: Banner inscripción curso fundamentos entrenamiento deportivo. Fuente. Página web IDRD www.idrd.gov.co
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El Programa del Curso fue el siguiente y el cual fue entregado de manera física a cada
uno de los asistentes:
Las personas inscritas a través de la página web del IDRD fue de 236, y de los cuales
hubo un registro de asistencia de 79 personas en total, de las cuales asistieron al primer día 60
personas. En promedio hubo una asistencia a las jornadas de 56 personas:
NOVIEMBRE 06 DE 2018
SESION 1
(08:00 A 9:30 AM)
SESION 2
(9:30 A 11:30 AM)
SESION 3
(02:00 A 04:00 PM) PROMEDIO ASISTENCIA DIA
60 60 52 57
NOVIEMBRE 07 DE 2018
SESION 1
(08:00 A 10:30 AM)
SESION 2
(10:30 A 12:30 AM)
SESION 3
(02:00 A 04:00 PM) PROMEDIO ASISTENCIA DIA
63 59 55 59
NOVIEMBRE 09 DE 2018
SESION 1
(08:00 A 10:00 AM)
SESION 2
(10:00 A 12:00 AM)
SESION 3
(02:00 A 04:00 PM) PROMEDIO ASISTENCIA DIA
51 58 45 51
Cuadro 2: Promedio asistencia curso fundamentos entrenamiento deportivo. Fuente: Elaboración propia.
Imagen 2: Cronograma curso fundamentos de entrenamiento deportivo. Fuente. Elaboración propia
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De las 79 personas, que fueron las personas registradas en las planillas de asistencia, el
64,55% (51) cumplió con la asistencia requerida y son las personas que son acreedoras del
respectivo certificado de asistencia al curso de Fundamentos de Entrenamiento.
Posteriormente se realizaron los certificados de las personas que cumplió con la asistencia
requerida, estos certificados fueron subidos a la página del IDRD, en donde cada participante del
curso puede descargarlo, además se le fue enviado un correo a cada asistente certificado, con las
memorias del curso y su respectivo certificado. La realización de este curso tuvo un gran impacto
positivo ya que se cumplió con lo establecido con los profesionales a cargo del programa, el
curso se realizó de la mejor manera sin contratiempos.
Se anexa el certificado como organizador del curso fundamentos de entrenamiento
deportivo.(ver Anexo 2)
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8. Informe de propuestas
A partir del análisis del diagnóstico realizado se presenta el siguiente informe de propuestas:
8.1 Verificar los certificados pendientes de entregar, con la base de datos de los
certificados entregados para eliminar inconsistencias
Acción: Verificar los certificados pendientes de entregar, con la base de datos de los
certificados entregados para eliminar inconsistencias
Dentro de las tareas asignadas, se encuentra la entrega de certificados a las personas
interesadas, al momento de realizar esta entrega se evidencia que los certificados por entregar no
tienen un orden claro en la A-Z de archivo asignada. Además de este inconveniente se evidencia
algunas inconsistencias en estos certificados generados, por tal motivo se ve la necesidad de
realizar una reestructuración en su organización en la A-Z y un análisis de los certificados, dicho
análisis se realizó a los certificados por entregar hasta la fecha de inicio de la pasantía (03 de
septiembre de 2018), arrojándonos los siguientes datos. Total de certificados por entregar 170.
Imagen 3: Estadísticas tipo certificado – certificados por entregar. Fuente: elaboración propia
28
Imagen 4: Estadísticas año de radicado – certificados por entregar. Fuente: elaboración propia
Imagen 6: Estadísticas suministra correo electrónico – certificados por entregar. Fuente: elaboración propia
Imagen 5: Estadísticas inconsistencia base de datos certificados generados - entregados – certificados por entregar. Fuente: elaboración propia
29
Después de realizar el análisis de los certificados, los certificados por entregar se
ordenaron por nombre en orden alfabético, para facilitar su búsqueda a la hora de ser entregado,
además se realizó la respectiva notificación, por correo electrónico a quienes suministraron este
dato. A demás se pudo evidenciar que el 2% de los certificados ya había sido entregado y se
Imagen 7: Estadísticas cuenta con algún error – certificados por entregar. Fuente: elaboración propia
Imagen 8: Estadísticas tipo de error – certificados por entregar. Fuente: elaboración propia
30
procese a archivarlos en la A-Z de certificados entregados y por último se evidencia un alto
porcentaje (39% )de certificados con algún error en su generación, esto indica que hay que
prestar atención a la hora de realización de los certificados ya que el 72% de los certificados que
presentan errores, a la hora de la realización de estos, se está utilizando una información
inadecuada o que no corresponde al certificado realizado (ver Anexo 1), donde claramente se
observa un certificado de tipo práctica educativa (universitaria) y tiene como título ―programa
servicio social‖, el cual no corresponde al formato del certificado de la práctica educativa.
8.2 Estandarización de plantillas para realización de certificados.
Acción: Generar plantillas con macros en documento de Word, en donde solo se
digiten los datos necesarios y no se pueda modificar su diseño y contenido base, estas plantillas
fueron aprobadas por el sistema de calidad del IDRD, ya que no modifican texto ni diseño al que
se encontraba anteriormente.
Dentro de los procesos del área de capacitación y prácticas educativas del IDRD, la
generación de certificados es el principal proceso del programa, debido a que es el proceso que
más solicitudes recibe. Este proceso es la principal función de los practicantes del programa,
dichos practicantes se basan en un archivo de Word con una plantilla general para la elaboración
de los certificados, teniendo así que modificarla dependiendo el tipo de certificado a realizar y
cada vez que vallan a realizar un certificado. Partiendo del análisis a los certificados por entregar
(ver figura 6 y figura 7), se vio la necesidad de la creación de plantillas individuales para la
generación de cada certificado, dependiendo el tipo de este.
Al analizar los certificados por entregar encontramos que de los 170 certificados por
entregar, el 39 % (67 certificados) de estos presentan algún error. Dentro de los certificados que
31
presentan algún error se encontró que: 12 certificados presentan error de digitación,
correspondiendo al 7%, 7 certificados presentan error por ortografía, correspondiendo al 4% , 48
certificados presentan error por información no correspondiente, correspondiendo al 28% y 103
certificados no presentan un error en su elaboración, correspondiendo al 61%. Además de estos
errores encontrados, se observó que el diseño y/o formato de los certificados presentaba
alteraciones tales como fuente de la letra, tamaño de la letra, ubicación de logos, redacción entre
otros.
Por tal motivo se decidió elaborar plantillas independientes para cada tipo de certificado,
estas plantillas fueron diseñadas en archivo Word con macros con restricción de edición en
algunos campos, para que así permanezca la información correspondiente, el mismo formato
y/o diseño para cada tipo de certificado y así el practicante solo deba diligenciar los datos de
información suministrados para la realización del certificado. (Anexo 3 -6 plantillas certificados)
8.3 Propuesta de mapa de procesos del programa.
Acción: Creación de mapa de procesos de cada uno de los procesos llevados a cabo en
el programa de capacitación y prácticas educativas, ajustados y basados en el sistema que maneja
la entidad.
Los mapas de procesos son de vital importancia en una entidad tanto interna como
eternamente ya que es el principal cuadro de información para la realización de los diferentes
tramites a realizar por la comunidad. En el programa de capacitación y prácticas educativas se
vio la necesidad de elaboración de estos mapas de procesos, ya que solo se cuenta con un mapa
de procesos, en donde se encuentra la información mezclada de todos los procesos a realizar por
el programa. El fin de la realización de estos mapas es de poder estandarizar la documentación
32
de los procesos y poder publicas estos mapas en la página web de la entidad para generar
facilidad en los trámites por la comunidad.
A continuación se presentan cada uno de los mapas de procesos con su flujo grama, de los
procesos que se realizan en el programa.
8.3.1 Mapa De Procesos SSEO
No. Actividad Registro
Responsable
(Cargo)
OBSERVACIONES
INICIO
1
Recibir solicitud
SSEO
Solicitud de
practica
Técnico Operativo
(Contratistas
profesionales)
El trámite de Servicio Social Estudiantil
Obligatorio, inicia de acuerdo a las
necesidades internas o externas, se genera
la solicitud ya sea para inicio de práctica,
servicio social o solicitud de practicantes.
2
Consolidar las
necesidades
recibidas
Drive
(Nombre del
archivo)
Técnico Operativo
(Contratistas
profesionales)
Se lleva el control y trazabilidad a las
solicitudes realizadas internas y externas.
3
Realizar
clasificación según
el tipo de SSEO
Técnico Operativo
(Contratistas
profesionales)
De acuerdo a las solicitudes, se realiza la
siguiente clasificación:
1. Apoyo administrativo: Es el ejecutado
en los programas y/o proyectos del lDRD,
acorde con el PEI educativo y los
procedimientos establecidos en el Instituto.
2. Validación Tiempo Entrenamiento:
Esta práctica beneficia a los estudiantes y/o
atletas de grado decimo y once, que
33
cumplen con los requisitos para acceder a
este tipo de servicio social.
3.Exoneración: Esta práctica beneficia a
estudiante y/o atletas de grado once, quien
opta por el título de bachiller en el ciclo de
educación media básica vocacional, es
deportista, quien representa a Bogotá .C
4. Ciclovia: Aplica para los alumnos de
grados noveno, decimo y once, solicitud
realizada por la Institución Educativa.
5. Muévete Bogotá: Aplica a Instituciones
educativas vinculadas a Muévete Bogotá.
4
Socializar los
lineamientos y
parámetros de
acuerdo a la
clasificación SSEO
Pendiente
relacionar
formatos
Solicitud de
practica /
Solicitud de
inscripción
Servicio Social
Estudiantil
Obligatorio /
Consentimiento y
asentimiento
Informado SSEO
Control de horas
Técnico Operativo
(Contratistas
profesionales)
1. Apoyo administrativo: Se deben
diligenciar los siguientes formatos:
Solicitud de práctica, solicitud de
inscripción servicio social estudiantil
obligatorio y consentimiento y asentimiento
Informado SSEO, adicional se debe anexar
copia del documento de identidad y carnet
de la EPS.
2. Validación Tiempo Entrenamiento:
Traer carta de presentación del estudiante
por parte del club deportivo debidamente
reconocido y afiliado a la liga respectiva,
adicional que se encuentren vinculados
como mínimo un (1) año y que su tiempo
de entrenamiento sea mínimo cuatro (4)
34
y control apoyo a
evento en la liga
- validación
tiempo
entrenamiento
(VTE)
días en la semana y/o que sea selección
Bogotá, conforme a los procedimientos
establecidos al interior del lDRD. Adicional
se entrega los formatos Control de horas y
control apoyo a evento en la liga -
validación tiempo entrenamiento (VTE).
3. Exoneración: Se debe traer el palmarés
deportivo (relación de la participación y
logros obtenidos por el deportista a nivel
nacional e internacional), adicional
presentar certificación de la institución
educativa que acredite que cursa grado once
y copia del documento de identidad.
4. Ciclovia:
5. Muévete Bogotá: Se deben diligenciar
los siguientes formatos: Solicitud de
práctica, solicitud de inscripción Servicio
Social Estudiantil Obligatorio y
consentimiento y asentimiento Informado
SSEO, adicional se debe anexar copia del
documento de identidad y carnet de la EPS.
5
Recibir
documentación
Pendiente
relacionar
formaros
Comunicación
Oficial
Técnico Operativo
(Contratistas
profesionales)
De acuerdo al tipo de SSEO, se debe
relacionar los formatos socializados y
establecidos, para dar continuidad con el
trámite.
35
6
Verificar
documentación
Comunicación
Oficial
Desde el área de capacitación y prácticas
educativas, se realiza una verificación a la
documentación entregada.
7
Informar al
solicitante
Correo
electrónico
Técnico
Operativo(Contratist
as profesionales)
En caso de presentarse alguna novedad o
corrección de la documentación, se informa
al solicitante y se establecen tres (3) días
hábiles para los ajustes a que haya lugar.
8
Diligenciar base de
datos
Drive - Base de
datos
Técnico Operativo
(Contratistas
profesionales)
La base de datos de control de radicados,
almacena toda la información de las
solicitudes al área de capacitación y
prácticas educativas.
9
Revisión de
documentos para dar
cumplimiento al
SSEO
Pendiente
relacionar
formaros
Comunicación
Oficial
Técnico Operativo
(Contratistas
profesionales)
De acuerdo a los lineamientos establecidos
en cada tipo de SSEO, se revisa: El
formato horas asistencia diligenciado en su
totalidad con cumplimiento de horas,
formato apoyo diligenciado en su totalidad
con firma y sello de la liga donde realizo el
evento, fotocopia de documento de
identidad y fotocopia carné estudiantil)
10 Emitir certificado Certificado
Técnico Operativo
(Contratistas
profesionales)
Una vez radicado y revisado la
documentación que acredite el
cumplimiento de SSEO, se procede a la
proyección del certificado correspondiente
11
Generar cierre del
trámite de SSEO
Comunicación
Oficial
Correo
Técnico Operativo
(Contratistas
profesionales)
Una vez expedido y firmado el certificado,
se realiza el cierre por el sistema
documental ORFEO, con la notación del
código generado, fecha de expedición y
36
electrónico fecha de envió de correo electrónico al
solicitante.
A través del correo electrónico se informa
al solicitante que ya se encuentra expedido
el certificado.
12 FIN
Cuadro 3: Mapa de procesos SSEO. Fuente: Elaboración propia.
37
8.3.1.1 Flujo Grama Procesos SSEO
Imagen 9: Flujo grama mapa procesos SSEO. Fuente: Elaboración propia.
38
8.3.2 Mapa De Procesos Capacitaciones
No ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE OBSERVACIONES
INICIO
1
Establecer que
capacitación va a
ser ofrecida y a
quien va dirigida.
Archivo
magnético.
Profesional encargado área
capacitación y prácticas
educativas
Identificar la población a quien va
dirigida la capacitación, ya sean
funcionarios y/o contratistas del IDRD a
al cliente externo.
2
Generar
cronograma y
programación de
capacitación.
Archivo
magnético.
Profesional encargado área
capacitación y prácticas
educativas
3
Generar solicitud
de salones, según
cronograma.
Solicitud
préstamo interno
salón presidente
V.5
Profesional encargado área
capacitación y prácticas
educativas
4
Contactar y
coordinar la
temática a
abordar en las
capacitaciones
con los ponentes
y orden de
temáticas.
correo
electrónico y/o
vía telefónica
Profesional encargado área
capacitación y prácticas
educativas
5
Divulgación de
información
general de la
Página web
institucional
IDRD y/o correo
Comunicaciones
39
capacitación
(fecha, horario,
lugar) al grupo
interesado y/o
programado.
electrónico
6
Si la capacitación
es a cliente
externo se realiza
inscripción
(cupos
limitados).
formulario
virtual google
Comunicaciones
7
Desarrollo de
capacitación con
control de
asistencia por
sesiones.
Control
asistencia
capacitación.
Fomento al
deporte V4.
Profesional encargado área
capacitación y prácticas
educativas
La asistencia debe de ser firmada al
inicio de cada una de las sesiones.
8
Encuesta de
satisfacción de
servicio.
Encuesta de
satisfacción de
servicio.
Fomento al
deporte V.2
Profesional encargado área
capacitación y prácticas
educativas
9
Generar y firmar
certificado de
cumplimiento de
Certificado.
Profesional encargado área
capacitación y prácticas
educativas
Verificar que la asistencia individual a la
capacitación supere el 80%, para generar
certificado.
40
capacitación.
10
Elaboración
informe de
gestión.
Informe de
gestión.
Profesional encargado área
capacitación y prácticas
educativas
Elaboración de informe de gestión
basado en encuesta de satisfacción,
generando estadísticas, análisis de
resultados y conclusiones.
11
Subir certificados
a plataforma
virtual para que
el interesado lo
pueda descargar.
link:
https://www.idrd
.gov.co/Certifica
doscapacitacion/
User/download.
php
Profesional encargado área
capacitación y prácticas
educativas
12
Informar a los
capacitados la
generación del
certificado y
envió de
memorias.
Correo
electrónico.
Profesional encargado área
capacitación y prácticas
educativas
FIN
Cuadro 4: Mapa de procesos CAPACITACIONES. Fuente: Elaboración propia.
41
8.3.2.1 Flujo Grama Procesos Capacitaciones
Imagen 10: Flujo grama mapa procesos CAPACITACIONES. Fuente: Elaboración propia.
42
8.3.3 Mapa Procesos Prácticas Educativas
No ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE OBSERVACIONES
Inicio
1
Recibir solicitudes de
práctica educativa
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
2
Radicación solicitud
practicas
Radicado Cliente externo
3
Diligenciamiento de base
de datos control de
radicados
base de datos control
certificados
magnético
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
La base de datos de control de
radicados, almacena toda la
información de las solicitudes al
área de capacitación y prácticas
educativas
4
Identificar el tipo de
solicitud
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
5
si es por parte de
instituciones educativas,
personas y/o estudiantes
Carta presentación
estudiante.
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
6
Se identifican las
necesidades de cada
dependencia de acuerdo a
los apoyos requeridos
Archivo magnético.
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
43
7
Solicitud de apoyo por
parte de las dependencias
del IDRD.
Solicitud de apoyo –
Práctica educativa o
servicio social
obligatorio –
Fomento al deporte
– Promoción de la
recreación V.1
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
8
Se identifican los perfiles
de practicantes brindados
por las entidades
Archivo magnético.
Convenio (si aplica)
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
9
Carta de confirmación y
aceptación de practicante o
apoyo solicitado.
(Indicando área y lugar de
práctica)
Correo electrónico
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
10
Se realiza Inducción a
estudiantes y presentación
oficial al responsable del
área donde desarrolla la
práctica (entrega de
formatos y carné)
Control asistencia
capacitación.
Fomento al deporte
V4.
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
11
(Desarrollo prácticas,
diligenciamiento de
control de horas)
Control de horas
prácticas educativas-
fomento al deporte-
promoción de la
recreación V.2
Cliente externo
44
12 Seguimiento a la práctica
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
13 Evaluación practicante
Evaluación de
práctica educativa o
servicio social
obligatorio –
Fomento al deporte
– Promoción de la
recreación V.1
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
14
Revisión de documentos
para radicación
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
formato horas asistencia
diligenciado en su totalidad con la
cantidad de horas solicitadas por la
institución educativa
15
Radicación del control de
horas de la práctica
Radicado Cliente externo
16 Generación certificado Certificado
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
17
Diligenciamiento de base
de datos control de
certificados
base de datos control
certificados
magnético
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
18
Firma certificado
subdirector recreación y
deportes
Certificado
Subdirector Técnico de
Recreación y Deporte
19
Respuesta interna al
radicado de control de
ORFEO
Profesional encargado
área capacitación y
45
horas de practica prácticas educativas
20
Informar la generación del
certificado
Correo electrónico
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
se envía correo electrónico al
practicante informando que el
certificado está listo y puede pasar
a recogerlo
21
diligenciamiento de base
de datos de certificados
base de datos de
certificados
diligenciamiento de
base de datos de
certificados
Se diligencia esta base de datos
una vez se haya generado el
certificado, para llevar control de
fecha, quien digita el certificado.
22
Archivo en certificados
por entregar
Archivo
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
23 Entrega de certificados Certificado
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
la entrega de certificado se realiza
con copia del mismo, está siendo
firmada por la persona que retira el
certificado
24
Archivo en certificados
entregados
Archivo
Profesional encargado
área capacitación y
prácticas educativas
25
diligenciamiento de base
de datos de certificados
base de datos de
certificados
diligenciamiento de
base de datos de
certificados
Se registra la entrega del
certificado en la base de datos,
para tener control de cuales han
sido entregados, la fecha y quien lo
entrega.
Fin
Cuadro 5: Mapa de procesos PRACTICAS EDUCATIVAS. Fuente: Elaboración propia.
46
8.3.3.1 Flujo Grama Prácticas Educativas
Imagen 11: Flujo grama mapa procesos PRACTICAS EDUCATIVAS. Fuente: Elaboración propia.
47
8.3.4 Mapa Procesos Convenio Beca Descuento
No ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE OBSERVACIONES
INICIO
1
radicación de
solicitud
Radicado Cliente externo
teniendo en cuenta los diferentes
convenios el interesado debe radicar
oficio para aplicar a los descuentos
2
verificación del
postulado
Profesional
encargado área
capacitación y
prácticas educativas
El postulado debe tener un vínculo
actual con el IDRD (Atletas del registro
de Bogotá, personas y/o servidores
públicos)
3
Notificación
dirigida a la
institución con la
respectiva
información del
postulado
correo
electrónico -
oficio
subdirección de
Recreación y
Deportes
4
confirmación del
proceso con la
institución
correo
electrónico -
oficio
Cliente externo
el postulado deberá información el
estado del procesos ante la institución
educativa
5
verificación
proceso
Profesional
encargado área
capacitación y
prácticas educativas
FIN
Cuadro 6: Mapa de procesos CONVENIO BECA DESCUENTO. Fuente: Elaboración propia.
48
8.3.4.1 Flujo Grama Convenio Beca Descuento
Imagen 12: Flujo grama mapa procesos CONVENIO BECA DESCUENTO. Fuente: Elaboración propia.
49
8.4 Documento Detallado Procesos Para Página Web IDRD
Acción: Creación de documento detallado de los diferentes procesos llevados a cabo en el
programa para que pueda ser visualizado por la página del IDRD. Este documento se realiza con
el fin de dar a conocer a la comunidad como y cuál es el trámite de cada uno de los procesos que
realiza el programa, ya que esta información se encuentra incompleta en la página web del
IDRD. La información suministrada en el documento fue enviada al área de comunicación y se
está a la espera de su aprobación o desaprobación.
ÁREA DE CAPACITACIÓN Y PRÁCTICAS EDUCATIVAS
El área de Capacitación y Prácticas Educativas del IDRD, brinda alternativas de
formación, capacitación, actualización y desarrollo a quienes se interesen en el área deportiva y/o
recreativa en el Distrito Capital, desde los ámbitos técnicos, administrativos, metodológicos y
pedagógicos. Adicionalmente, establece los procedimientos y estrategias que permitan
desarrollar los diferentes procesos enmarcados en las Prácticas Educativas, tales como el servicio
social estudiantil obligatorio (SSEO), prácticas educativas, practicas universitarias, capacitación
y voluntariado, como apoyo en pro del desarrollo misional del Instituto y, la gestión y servicio a
los Ciudadanos del Distrito Capital.
El Programa de Capacitación y Prácticas Educativas se compone de:
CAPACITACIÓN
Objetivo General Capacitaciones
Brindar herramientas administrativas técnicas y metodológicas del deporte la recreación y
la actividad física, por medio de capacitación y cursos de profundización, están dirigidos a
50
entrenadores, atletas, comisiones de juzgamiento, estudiantes, profesores de educación física,
dirigentes deportivos y líderes comunitarios, para desarrollar procesos eficientes y eficaces en el
ámbito de nuestro sector.
Curso Fundamentos Administración Deportiva
Normatividad: Resolución 1541 DE 16 DE JULIO DE 2018
ART. 1º—Adoptar el Plan Nacional de Capacitación; dirigido a los miembros de dirección y
administración de los organismos deportivos, personal técnico y de juzgamiento, como requisito
para el desempeño de sus funciones conforme lo dispone el artículo 25 del Decreto-Ley 1228 de
1995.
ART. 5º—Contenido programático. El plan nacional de capacitación tendrá como mínimo el
siguiente contenido programático:
1. Ordenamiento jurídico del deporte:
2. Generalidades de la estructura del Estado y del sistema nacional del deporte
3. Plan Nacional de Desarrollo
4. Legislación deportiva
5. Aspectos contables y financieros
6. Orientaciones generales de administración deportiva
7. El papel del dirigente deportivo, personal técnico y de juzgamiento
ART. 7º—Duración de la capacitación. La capacitación en administración deportiva tendrá
como mínimo una duración de cuarenta y ocho (48) horas académicas.
51
ART. 8º—Certificados de participación. Finalizada la jornada, se entregará constancia de
participación a aquellas personas que hayan asistido como mínimo al ochenta por ciento (80%)
de las horas de capacitación en administración deportiva.
ART. 12. — Entidades y organismos autorizados. La capacitación en administración
deportiva podrá ser impartida por las siguientes instituciones, siempre que cuenten con expertos
en los contenidos programáticos a desarrollar: Coldeportes; la Escuela Nacional del Deporte;
instituciones de educación superior nacionales o extranjeras; el Comité Olímpico Colombiano; el
Comité Paralímpico Colombiano; los entes deportivos departamentales; el Instituto Distrital para
la Recreación y el Deporte de Bogotá (IDRD) y todos los municipios del país.
Curso De Fundamentos Del Entrenamiento Deportivo
El área de capacitación y prácticas educativas del Instituto Distrital de Recreación y Deporte,
a partir de las diferentes alternativas de formación, capacitación, actualización y desarrollo a
quienes interesen en el área deportiva y/o recreativa en el Distrito Capital brinda el presente
curso con fin de profundizar y aportar mayores conocimientos en las bases fundamentales del
deporte y tiene el siguiente contenido programático:
1. Control biomédico.
2. Nutrición deportiva.
3. Bases fisiológicas del entrenamiento deportivo.
4. Psicología deportiva.
5. Fisioterapia.
6. Métodos del entrenamiento deportivo.
7. Servicio al cliente en el deporte.
52
8. Entrenamiento deportivo en edades infantiles.
DURACIÓN: 24 horas teórico-práctica
PRÁCTICAS EDUCATIVAS
Normatividad: Resolución 334 de 16 de junio de 2014, ―Por medio de la cual se reglamentan
las Prácticas Educativas y el Servicio Social Estudiantil Obligatorio en el Instituto Distrital de
Recreación y Deporte IDRD".
Es aquella que pretende acercar a los estudiantes a la realidad profesional, técnica o
tecnológica en el ejercicio de la profundización en las diferentes áreas de conocimiento, de
acuerdo a nivel académico que se encuentre cursando. Para realizar este tipo de práctica la
Institución Educativa y el IDRD deben haber celebrado y/o formalizado una carta acuerdo o
convenio de cooperación o interadministrativo.
1. P.E. Práctica Educativa: Es aquella que pretende acercar a los estudiantes a la realidad
profesional, técnica o tecnológica en el ejercicio de la profundización en las diferentes
áreas de conocimiento, de acuerdo al nivel académico que se encuentre cursando.
2. Práctica Universitaria (PU): se realiza en los niveles de pregrado y posgrado de las
diversas áreas de conocimiento en cumplimiento de un requisito curricular y académico.
3. Práctica Técnica y Tecnológica (PT): se realiza en los niveles técnico y tecnológico en
cumplimiento de un requisito curricular.
4. Práctica Comercial (PC): es aquel que se realiza como un componente articulador entre la
educación superior y la media vocacional de las instituciones educativas; con medio de
53
profundización curricular de acuerdo a las exigencias académicas establecidas por el
colegio.
Proceso de vinculación a la práctica educativa
A continuación se describen el proceso para realizar la inscripción a la práctica educativa
Paso 1.
La Institución Educativa debe radicar en la ventanilla externa de radicación del IDRD, una
carta de solicitud y/o presentación para la vinculación a la práctica educativa, en donde conste
la siguiente información:
La carta debe ir dirigida a la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte
Tipo de práctica a realizar: práctica Técnica o Tecnológica, práctica universitaria,
práctica comercial y/o articulación.
Término de la práctica: duración de la práctica, ya sean en horas, semestre académico o
aquel que considere el currículo académico.
Nombre claro y datos de contacto del responsable de la práctica: dirección, teléfono fijo,
correo electrónico.
Paso 2.
El Instituto Distrital de Recreación y Deporte, dará oportuna respuesta, atendiendo a la
solicitud y necesidades de los programas y proyectos de la institución.
54
Paso 3.
Vinculación y proceso de práctica, una vez la solicitud cumpla con los requisitos, este cursará
el trámite administrativo pertinente y según el tipo de práctica educativa, así mismo se dará
entrega de los formatos necesarios para la realización de la práctica:
Formato control de horas prácticas educativas: este formato debe ser diligenciado cada
sesión de la práctica y firmado por el responsable, hasta completar las horas exigidas por
la institución educativa.
Formato evaluación práctica: este formato evidencia la evaluación de la práctica
educativa, debe ser diligenciado por el responsable de la práctica y el estudiante dando la
calificación y observaciones de la práctica, este debe venir firmado por el responsable de
la práctica y por el estudiante.
Paso 4.
Culminado el proceso de práctica educativa y cumplidos los lineamientos de la misma, el
estudiante deberá radicar en la ventanilla externa los documentos pertinentes para la elaboración
del certificado (copia documento de identidad, copia de carnet estudiantil, formato control horas,
formato evaluación práctica y formato de radicación de horas prácticas educativas), el certificado
se entregara a la Institución Educativa o a quien corresponda siempre y cuando se encuentre a
paz y salvo.
55
SERVICIO SOCIAL
Normatividad: Resolución 334 de 16 de junio de 2014, ―Por medio de la cual se reglamentan
las Prácticas Educativas y el Servicio Social Estudiantil Obligatorio en el Instituto Distrital de
Recreación y Deporte IDRD".
Servicio Social Estudiantil Obligatorio (S.S.E.O.): Componente curricular exigido por el
Ministerio de Educación Nacional y la Secretaria de Educación Distrital para obtener el título de
bachiller, que coadyuva en la formación integral del estudiante en el ciclo de educación media
básica vocacional, teniendo en cuenta los lineamientos de los proyectos educativos
institucionales con el fin de brindarle herramientas al estudiante para su desarrollo proactivo en
la sociedad.
El lDRD ofrece procesos de formación y práctica a los jóvenes de los grados décimo y
once de Educación Media Académica o Técnica, a la vida comunitaria, haciendo del S.S.E.O.
una experiencia positiva y de crecimiento personal, promoviendo la práctica de actividades
deportivas y recreativas, el aprovechamiento del tiempo libre y el buen uso de parques, zonas
verdes y espacios públicos. El SSEO, se presta en el lDRD, de las siguientes formas:
1. Servicio Social Estudiantil Obligatorio Ejecutado (S.S.E.O.): Es el ejecutado en los
programas y/o proyectos del lDRD, acorde con el PEI educativo y los procedimientos
establecidos en el Instituto.
2. Validación de Tiempo de Entrenamiento (VTE): Esta práctica beneficia a los
estudiantes-atletas de grado décimo y once, que cumplen con los requisitos para acceder a
este tipo de Servicio Social. Aplica para hombres y mujeres que se encuentren vinculados
como mínimo un año a un Club Deportivo debidamente reconocido y afiliado a la liga
56
respectiva y que su tiempo de entrenamiento sea mínimo 3 días en la semana y/o que sea
selección Bogotá, conforme a los procedimientos establecidos al interior del lDRD.
3. Exoneración: Si un estudiante-atleta de grado once, quien opta por el título de bachiller
en el ciclo de educación media básica vocacional, es deportista, quien representa a
Bogotá D.C., en eventos deportivos competitivos a nivel nacional o internacional, podrá
ser eximido del Servicio Social Estudiantil Obligatorio, para lo cual deberá acreditar los
requisitos exigidos en el Programa de Capacitación y Prácticas Educativas del lDRD.
Proceso de Servicio Social Estudiantil Obligatorio Ejecutado SSEO
Disponibilidad de tiempo completo.
Estar cursando grado 10° u 11°.
Paso 1.
Presentarse en la oficina de Capacitación y Prácticas Educativas, para realizar la respectiva
solicitud, el profesional del área de Capacitación y Prácticas Educativas entregara los siguientes
formatos:
Ficha de inscripción, asignación: este formato es diligenciado con los datos de la
institución educativa y además debe ser firmado por el representante legal de la misma.
Formato consentimiento y asentimiento informado aprobado: este formato debe de ser
diligenciado por el acudiente o padre de familia del estudiante, donde autoriza la
realización de la practicas en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD y
certifica que el estudiante tiene afiliación vigente a una EPS
57
Terminado el tiempo total de horas requeridas por la institución el estudiante debe anexar
copia de carne estudiantil y copia de documento de identidad para ser radicados y poder generar
el certificado.
Proceso de Servicio Social Estudiantil Obligatorio SSEO - VTE
Requisitos:
Estar inscrito a un Club con Reconocimiento Deportivo otorgado por el IDRD y afiliado a
la liga respectiva.
Con un tiempo mayo de 12 meses, en un Club Deportivo.
Los entrenamientos mínimo 3 días a la semana y/o que sea selección Bogotá.
Estar cursando grado 10° u 11°.
Paso 1.
Presentar la certificación del club, donde se encuentra afiliado el estudiante con los requisitos
exigidos por el área de Capacitación y Prácticas Educativas de la Subdirección Técnica de
Recreación y Deporte del IDRD, esta debe ser entregada en la oficina de Capacitación y
Prácticas Educativas. Este documento debe ser radicado con el formato de solicitud entregado
por el profesional del área.
Paso 2.
Entrega de formatos, al momento de radicar la carta de presentación el profesional del área
entregara los siguientes formatos:
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Formato control de horas VTE: este formato debe ser diligenciado cada sesión de
entrenamiento y/o torneo donde participa el deportista y firmada por el entrenador
responsable, hasta completar 120 horas de entrenamiento.
Formato Control Apoyo a Eventos en la Liga: El estudiante debe solicitar tres (3) eventos
diferentes a la liga del deporte correspondiente; el apoyo que se realiza en la liga puede
ser logístico y/o administrativo.
Los anteriores formatos deben ser diligenciados simultáneamente, y si la liga no tiene
eventos en su cronograma beben solicitar los eventos en la Oficina de Capacitación y Prácticas
Educativas.
NOTA: A PARTIR DE LA FECHA DE ENTREGA DE LOS FORMATOS, EL
ESTUDIANTE TIENE UN TIEMPO MÁXIMO DE 4 MESES PARA REALIZAR SU
SERVICIO SOCIAL ESTUDIANTIL OBLIGATORIO VTE, CASO CONTRARIO TENDRÁ
QUE INICIAR EL PROCESO NUEVAMENTE
Paso 3.
Entrega de formatos para certificación, estos formatos deben ser entregados en la Oficina de
Capacitación y Prácticas Educativas, para realizar la verificación de cumplimiento del Servicio
Social Estudiantil Obligatorio – VTE, a estos formatos debe anexar:
Copia del documento de identidad del estudiante-atleta.
Copia del carné estudiantil o en su defecto certificación de la institución educativa
donde conste el año que se encuentra cursando el estudiante –atleta.
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Luego de la verificación de los formatos y documentos, estos se deben radicar en la
ventanilla externa con el formato de radicación de horas entregado por el profesional del área de
Capacitación y Prácticas Educativas.
La generación del certificado tendrá un tiempo máximo de 8 días hábiles a partir de la
radicación de los documentos.
Paso 4.
El profesional de área de Capacitación y Prácticas Educativas, enviara un correo de
notificación de la generación del certificado, para que el certificado sea recogido en la oficina del
Área de Capacitación y Prácticas Educativas, en el horario establecido.
Proceso de Exoneración de Servicio social estudiantil obligatorio SSEO-EX
Requisitos:
Haber representado a Bogotá en un torneo a nivel nacional o internacional (selección
Bogotá).
Estar cursando grado 11°.
Paso 1.
Presentar la certificación solicitud con una certificación de la Liga deportiva de Bogotá
donde conste el palmarés deportivo de participación como selección Bogotá de los últimos 18
meses del estudiante con los requisitos exigidos por el área de Capacitación y Prácticas
Educativas de la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte del IDRD, esta debe ser
entregada en la oficina de Capacitación y Prácticas Educativas. Este documento debe ser
60
radicado con el formato de solicitud entregado por el profesional del área. , a estos formatos debe
anexar:
Copia del documento de identidad del estudiante-atleta.
Copia del carné estudiantil o en su defecto certificación de la institución educativa
donde conste el año que se encuentra cursando el estudiante –atleta.
Paso 2.
El profesional de área de Capacitación y Prácticas Educativas, enviara un correo de
notificación de la generación del certificado, para que el certificado sea recogido en la oficina del
Área de Capacitación y Prácticas Educativas, en el horario establecido.
8.5 Modificación Formatos Sin Versión de Calidad
Acción: Modificar formatos que no se encuentran dentro del control de calidad con
versión. En el programa de capacitación y prácticas educativas, se observó que existían dos
formatos los cuales no contaban con versión de calidad y eran un poco confusos a la hora de su
diligenciamiento. Así que se tomó la decisión de modificar dichos formatos y enviarlos al área de
control de calidad para su revisión y aprobación.
En el programa de capacitación y prácticas educativas, se observó que existían dos
formatos los cuales no contaban con versión de calidad y eran un poco confusos a la hora de su
diligenciamiento. Así que se tomó la decisión de modificar dichos formatos y enviarlos al área de
control de calidad para su revisión y aprobación.
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Los formatos a aprobar por versión de calidad fueron los siguientes:
Consentimiento Y Asentimiento Informado SSEO V1. Ver anexos
Solicitud de practica V2. Ver anexos
62
CAPITULO V
9. Resultados
Teniendo en cuenta las diferentes labores realizadas durante la pasantía en el programa de
capacitación y prácticas educativas del IDRD, se pudieron observar los siguientes resultados:
En cuanto a la generación de los certificados la elaboración e implementación de las
plantillas fue todo un éxito ya que esto redujo en un 100% los errores en los certificados y se
estandarizo los formatos para cada uno de los certificados, además se evidencio una optimización
del tiempo ya que sin las plantillas el tiempo de elaboración de un certificado oscilaba entre los 7
a 10 minutos, con las plantillas los certificados se generan en menos de 5 minutos.
En la organización del curso de fundamentos de entrenamiento deportivo se observó un
mejor orden en cuanto a la planeación del curso, la ejecución y labores después del curso, ya que
se construyó en el drive del programa, una carpeta detallada con cada uno de los archivos,
documentos, presentación etc. necesarias para la ejecución del curso, además se generaron 51
certificados de los asistentes que aprobaron dicho curso.
Se logró dar respuesta a las diferentes solicitudes de certificados ya que se generaron 59
certificados con relación a las prácticas educativas y al servicio social, además de esto se
entregaron 55 certificados firmados a las personas que solicitaron dicho certificado.
De acuerdo a los formatos que se encontraban sin versión de calidad, estos se pudieron
modificar y hacer seguimiento con control de calidad para que les asignara versión y entraran al
control de calidad.
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Respecto al archivo de los certificados, se estableció el orden alfabético por nombre para
organizar los certificados por entregar, para así facilitar la búsqueda y poder optimizar el proceso
de entrega, con relación al archivo de certificados entregados se estableció el orden de archivo
por fecha de entrega, además se logró suprimir el 4% de certificados por entregar ya que estos ya
se habían entregado.
Los tiempos de ejecución de las solicitudes fueron más bajos gracias a la participación de una
persona más (pasante) en el programa.
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10. Conclusiones
A nivel personal y profesional, deja muchos frutos la realización de esta pasantía en una de las
entidades más importantes para el deporte bogotano, ya que además de conformar un ambiente
de trabajo optimo, se logró ganar la confianza de los profesionales a cargo del programa, quienes
apoyaron cada una de las labores realizadas y los aportes brindados para la mejora del programa.
También se demostró que el perfil del estudiante de administración deportiva es idóneo para
realizar dichas labores como pasante del programa de capacitación y prácticas educativas.
El curso fundamento de entrenamiento deportivo presenta una baja demanda en asistencia ya
que la inscripción total inicial fue de 236 personas y solo se certificaron 59.
El desarrollo de esta pasantía en el programa de capacitación y prácticas educativas del IDRD,
me permitió entrar en el mundo profesional y conocer más del sector deportivo. Al mismo
tiempo, se aplicaron conocimientos adquiridos durante la carrera de Administración Deportiva y
se realizó un aporte para que este programa del IDRD continúe operando y pueda cumplir con
los objetivos propuestos.
El programa de capacitación y prácticas educativas es uno de los programas con mayor
cantidad de solicitudes ya que
Además se puede concluir que el perfil del estudiante de administración deportiva es uno de
los más tenidos en cuenta para suplir las labores de pasante en el programa.
Las plantillas para la generación de los certificados se han tenido en cuenta por parte de los
dos profesionales encargados del programa, logrando mejorar la eficiencia en el desarrollo de
actividades del programa.
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11. Recomendaciones
Se recomienda el inicio de cada pasantía inicie una semana antes de terminación del pasante
que se encuentra presente en el programa, con el fin de poder hacer un empalme y el nuevo
pasante encaje en las funciones mucho más rápido.
Se recomienda mejorar la comunicación del programa de Administración Deportiva con los
encargados del área de capacitación y prácticas educativas del IDRD, para poder agilizar los
debidos procesos para la realización de la pasantía.
Al profesional de administración deportiva a tener en cuenta las diferentes herramientas
administrativas ya que estas son el diario vivir del administrador en el mundo laboral.
Desarrollar perfiles enfocados con las carreras profesionales a fines del deporte y así poderlos
asociar a las diferentes necesidades laborales en las diferentes áreas del IDRD.
Al proyecto curricular de Administración Deportiva, para que realice jornadas de
convocatorias para que los estudiantes tengan conocimientos de los tiempos, requisitos y
posibilidades para aplicar en las diferentes pasantías en entidades como el IDRD.
66
12. Fuentes Bibliográficas
PROGRAMA CAPACITACIÓN Y PRACTICAS EDUCATIVAS tomado
dehttps://www.idrd.gov.co/programa-capacitacion-y-practicas-educativas
RESOLUCIÓN 334 DE 16 DE JULIO DE 2014 tomado de
http://www.idrd.gov.co/sitio/idrd/sites/default/files/imagenes/resolucion%20334%20de%202014
RESOLUCIÓN 1541 DE 16 DE JULIO DE 2018 tomado de
http://legal.legis.com.co/document?obra=legcol&document=legcol_c2928676cb3b4f97bfc1042d
c6ff46ec
RESOLUCIÓN 547 DE 12 DE JULIO DE 2010 tomado de
http://www.coldeportes.gov.co/testing_new/normatividad/normatividad_deportiva_i_v_c/resoluc
iones/resolucion_000547_12_julio_2010
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION tomado de
https://isolucion.idrd.gov.co/Isolucion4IDRD/frmHome.aspx
GARCÍA, Manuel; QUISPE, Carlos; PÁEZ Luis. 2003. Mejora Continua de la Calidad en los
Procesos. Revista Web Universidad Nacional Mayor de San Marcos, pp. 89-94. Perú.
CARRO PAZ, Roberto; GONZÁLEZ GÓMEZ, Daniel. Administración de la Calidad Total.
Universidad Nacional de Mar del Plata. Argentina.
MARÍN, Diego; CANO, Carlos; ZEVALLOS, Manuel; MORA, Ricardo. 2009. Determinantes
del Análisis y Diseño Organizacional Universidad Jorge Tadeo Lozano. Colombia.
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ANEXOS
Anexo 1: Certificado con error de información. Fuente: elaboración propia.
68
Anexo 2: Certificado organización curso Fundamentos Entrenamiento Deportivo. Fuente: programa capacitacion y practicas educativas- certificados.
69
Anexo 3: Plantilla certificado SSEO - AA. Fuente: Elaboración propia.
70
Anexo 4: Plantilla certificado SSEO - VTE. Fuente: Elaboración propia.
71
Anexo 5:: Plantilla certificado Practica educativa. Fuente: Elaboración propia.
72
Anexo 6: Exoneración SSEO. Fuente: Elaboración propia.
73
Anexo 7: Consentimiento Y Asentimiento Informado. Fuente: Elaboración propia.
74
Anexo 8: Consentimiento Y Asentimiento Informado SSEO V1. Fuente: Elaboración propia.
75
Anexo 9: Solicitud de practica V2. Fuente: Elaboración propia.