Gua de Aprendizaje No. 3Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y laspolticas institucionales.Mauricio Enrique Martinez Moraervicio Nacional de Aprendizaje ! ENA"entro de Gesti#n Administrativa$ecn#logo en Gesti#n %ocumental&ogot'( %.".2015Contenido1. Para la organizacin de fondos acumulados se debe conocer la estructura orgnico-funcional de la entidad sea pblica y/o privada con el fin de Aplicar ablas de !aloracin "ocumental# $nvestigar%.....................................................3a. "irectrices para la disposicin final de los documentos................................3b. Conservacin total% Concepto# procedimiento# normas# pol&ticas institucionales y aplicacin de tecnolog&a de conservacin.................................4c. 'liminacin% Concepto# procedimiento# actas# normas# pol&ticas institucionales y aplicacin de tecnolog&a para eliminacin...............................21d. (eleccin% Concepto# metodolog&a# procedimiento# normas# pol&ticas institucionales y aplicacin de tecnolog&a.........................................................25e. )icrofilmacin% Concepto y procedimiento.................................................33f. "igitalizacin% Concepto y procedimiento..................................................35*. Para organizar los fondos acumulados se deben tener en cuenta normas de seguridad y normas de salud ocupacional# investigue%..............................3)a. +ormas de seguridad y salud ocupacional en la organizacin documental para los fondos acumulados............................................................................ 39b. +ormas y principios de gestin de la calidad en la organizacin de fondos acumulados.................................................................................................... 50c. Conformacin de e,pedientes dar e-emplos y e,plicarlos...........................661. Para la organizacin de fondos acumulados se debe conocer la estructuraorgnico-funcional de la entidad sea pblica y/o privada con el fin de Aplicarablas de !aloracin "ocumental# $nvestigar%a. "irectrices para la disposicin final de los documentos.e conservan en el Arc*ivo +ist#rico( los documentos originales queposean valores de car'cter *ist#rico( seg,n lo registre la correspondienteta-la de retenci#n documental( no podr'n ser destruidos aun cuando *ayansido reproducidos y.o almacenados mediante cualquier medio t/cnicoelectr#nico( #ptico( inform'tico o telem'tico.0na vez transferido el arc*ivo de %ocumentos( se microfilman paraprotegerlos del deterioro y p/rdida durante las consultas.%e acuerdo con la ta-la de retenci#n documental( se selecciona unamuestra representativa del total de la serie( para ser transferida al arc*ivocentral. "onel restodelaserie( sesigueel mismoprocedimientodeeliminaci#n.Marco normativo del proceso1 "onstituci#n 2oltica de 3))3( Artculo 43( Artculo 56 2'rrafo 7( Artculo53( Artculo 57.1 8ey 95 de 3)76.1 8ey 39 de 3)34.1 8ey 343 de 3):).1 8ey 3) de 3);3 Artculos 3(7( 3 y 9.1 8ey ;6 de 3))3 Artculo 3).1 %ecreto 7:75 de 3):6.1 %ecreto 33:9 de 3):9.1 %ecreto 749 de 3)43.1 %ecreto )46 de 3)56.1 %ecreto 7476 de 3))3.1 %ecreto 749) de 3))3 Artculo 339.1 %ecreto )); de 3))5.1 %ecreto 339: de 7669.1 Acuerdo AGN 665 de 3))9 Artculo 3;( Artculo 73( Artculo 7:.1 Acuerdo AGN 6; de 3)):.1 "ircular AGN 63 de 7663.1 "ircular AGN 63 de 7669.1 N$" 3573.1 N$" 96;6.1 N$" :359.1 N$" :73;.b. Conservacin total% Concepto# procedimiento# normas# pol&ticasinstitucionales y aplicacin de tecnolog&a de conservacin.8a conservaci#n de arc*ivos se define como el conjunto de medidasadoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos queal-ergaunarc*ivo. 2uedeser preventivaodeintervenci#ndirecta. 8asentidades productoras o las que custodian documentos oficiales dentro del'm-ito municipal(ser'nresponsa-lesdel manejo directo y conservaci#n1preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad( autenticidad(veracidadyfidelidaddelainformaci#ncontenidaenellos( teniendoencuentaloscriteriosdel Arc*ivoGeneral delaNaci#neo y funci#n."omo sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores osistemas de em-alaje para al-ergar folios sueltos( legajos( li-ros o tomosencuadernados con el prop#sito de prolongar de una manera considera-lela conservaci#n de los mismos.8os contenedores de-en ser ela-orados en cart#n neutro y si no se disponede /stos( se aplicar' al cart#n un recu-rimiento que impida la acidificaci#npor contacto.El material y el dise>o de la ela-oraci#n de las unidades dealmacenamiento de-enestar dimensionadodeacuerdoconel peso ytama>o de la documentaci#n a conservar. 2ara el ensam-le no se utilizar'ad*esivo o materiales met'licos.8adistanciali-reentrelaunidaddeconservaci#nyla-andejasuperiorde-e ser mnimo de 9 cm.2ara documentos en formato an'logo como microfilm( cintas fonogr'ficas(cintas de video( rollos cinematogr'ficos o fotografa entre otros y digitalescomo disquetes y "%.( se tendr' en cuenta lo siguiente@8as fotografas y negativos de-er'n almacenarse en so-re individuales y encajas de p+ neutro B5C y nunca emplear materiales pl'sticos.8os rollos de microfilmaci#n de-er'n mantenerse en su carrete ycontenedor ela-oradosenmaterial esta-leyqumicamenteinerteH cadarollo estar' en una unidad independiente de-idamente identificada ydispuesto en las respectivas estanteras dise>adas acordes con el formatoy con las especificaciones requeridas para garantizar su preservaci#n.8os disEettes y "%. 2odr'n contar con una unidad de conservaci#n pl'sticaen polipropileno u otro polmero qumicamente esta-le y que no desprendavapores 'cidos o contener mol/culas 'cidos retenidas en su estructura. "ada unidad de conservaci#n contendr' solo un disquete o "%."ondiciones am-ientalesMaterial %ocumental@ oporte en papel.1 $emperatura de 3: a 76J " con una fluctuaci#n diaria de 9 ".1 +umedad relativa entre 9:K y 46K con fluctuaci#n diaria del :K.Material documental@ Fotografa.&lanco y Negro@ $emperatura 3: a 76 ".+umedad relativa de 96K a :6K"olor@ $emperatura menor a 36 ".+umedad relativa de 7:K a 3:KGra-aciones@ $emperatura 36 a 3; "+umedad relativa de 96K a :6KMedios magn/ticos@ $emperatura 39 a 36 c+umedad relativa de 96K a :6K%iscos Lpticos@ $emperatura 34 a 76 ".+umedad relativa de 3:K a 9:KMicrofilm@ $emperatura 35 a 76 ".+umedad relativa de 36K a 96KMentilaci#n.El caudal de-e garantizar la renovaci#n continua y permanente del aire deunaadosvecespor*ora. Estosede-eesta-lecerdeacuerdoconlascondiciones am-ientales internas que se quieren mantener y al espacio.8adisposici#ndelasunidadesdeconservaci#nenlosestantesde-er'permitir una adecuada ventilaci#n a trav/s de ellos.Filtrado de aire.%e-er' contar con medios de filtraci#n del aire de ingreso tanto departculass#lidascomodecontaminantesatmosf/ricos. 8osnivelesde/stos guardan relaci#n con el sitio de emplazamiento de la edificaci#n?luminaci#n en dep#sitos.2ara radiaci#n visi-le lumnica( menor o igual a 366 luos de AAAA a AAAA. As mismo( es una documentaci#nque se encuentra ocupando espacio( el cual se requiere para elalmacenamiento de los documentos de Arc*ivo de Gesti#n.2roceso@e comienza con la selecci#n de los %ocumentos( el cual ya fueinventariado( este inventario es para dar inicio a los procesos de valoraci#ny eliminaci#n de los documentos que *an perdido los valores primarios y nodesarrollan valores secundarios B+ist#ricosC. Este mismo estudio determin#que eadir yeliminar fic*erosmuyf'cilmente( perosepuedecontrolar atrav/sdecontrase>as.Eselsoporteideal decualquiertipodefic*eroodocumento."%1=om@ Gran fia-ilidad para la conservaci#n de la documentaci#n en elcasode "% no modifica-les."apacidad dealmacenamiento muy grande*asta 4:6 M- 6 337(376.:p. Es ,til para conservar documentos con teo inadecuado del puesto de tra-ajo =etorno venoso inadecuado en miem-ros inferiores@"ompresi#n de tejidos illa inadecuadaAltura inadecuada de la silla Espacio insuficiente para miem-ros inferiores o-re esfuerzo visual &rillo y.o resplandor por la u-icaci#n inadecuada delmonitor con respecto a la entrada de luz natural."arga %in'mica con esfuerzo en regi#n dorso lum-ar. o-recarga yesfuerzosal realizar desplazamientosconcargas( al levantar cargas( aldejar cargas. Manejo inadecuado de mec'nica corporal.Mec'nico Atrapamiento Ben( por( entreCGolpe Bcontra( porC 0so de *erramientasManipulaci#n de cargasO-jetos en movimiento ?nstalaciones inadecuadas2artculas proyectadas@ Falta de orden y aseo"ada Ba un nivel inferior o a un mismo nivelC $ra-ajo en altura?nstalaciones inadecuadas uperficies deslizantesFalta de orden y aseo"ontacto con %eslizamientos ?nesta-ilidad de -ancos."*oque o volcamiento Operaci#n inadecuada"ondiciones am-ientales su est'ndar Atropellamiento%esplazamientoen'reasdeconcirculaci#ndeequipopesado El/ctrico "ontacto con corriente el/ctrica2sicosocial =utina y monotona $ra-ajo repetitivo o en cadena( am-ig]edad del rol o-recarga de tra-ajo Organizaci#n inadecuada del tiempo$ra-ajo en tiempo eadoscontri-uyenaunamenor eficiencia y producci#n( la p/rdida de ingresos( un mayor n,mero dereclamos m/dicos( e incapacidades permanentes. Afortunadamente(profesionales como los miem-ros de la American ?ndustrial +igieneAsociaci#n utilizan la ^ergonoma_ para ayudar a remediar las condicionesque causan trastornos y lesiones ocupacionales.Enfermedades asociadas al 'rea de arc*ivo ntomas m's comunes en los arc*ivistas@%isminuci#n de la atenci#n %istracci#n frecuente%eterioro de la memoriaAumento num/rico de errores.%ificultad para aprender cosas nuevasAumento de enfermedades respiratoriasAnsiedad( depresi#n y nerviosismo?rrita-ilidad( agresividad%isminuci#n de la autoestimaEa de ampollas( enrojecimiento( inflamaci#n(supuraci#n( costras( descamaci#n y( frecuentemente( picores. El rascado y el frotado continuo de la piel pueden provocar unengrosamiento y endurecimiento de la misma. Algunos tipos de dermatitiss#loafectana partesespecficas delcuerpo.El polvo y elpapelpuedenllegar aser fuentesdedermatitisenalgunosarc*ivistasquepresentanreacci#n a estos componentes estas se denominan dermatitis por contacto.$`$ANOEl t/tanos es una enfermedad -acteriana que causa espasmos muscularesintensos y dolorosos( dolor de ca-eza( y dificultad para tragar. Alrededor del36Kdeloscasosdet/tanosesfatal. El t/tanosest'causadoporunato