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Descifre El Desastre

*

12 Tácticas para

analizar en Primavera

P6 el cronograma que

acaba de heredar

Descifre el Desastre

1

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Tabla de Contenidos ¿Es esta guía adecuada para mí? 2

Una herencia cruel… 6

Hace mucho, mucho tiempo… 7

El Plan 9

Alcance: Mecánica del cronograma 10

Preparación 11

Descargar e importar Vistas 12

Táctica 1: Revisar toda Documentación 13

Táctica 2: Ver la vista de conjunto; 14

Fechas, Duraciones y Plazos 14

Táctica 3: Haga un recorrido 16

Táctica 4: Evaluar el tamaño de su proyecto 17

Táctica 5: Devele la EDT de su cronograma 18

Táctica 6: Recuento de tipos de Actividades 21

Táctica 7: Revisar Calendarios de Proyecto 22

Táctica 8: Mida sus Hitos 23

Táctica 9: Reparar finales abiertos 24

Táctica 10: Buscar Adelantos/Retrasos 25

Táctica 11: Revisar Restricciones 26

Táctica 12: Actividades fuera de secuencia 27

Próximos pasos 28


2


¿Es esta guía adecuada para mí? ¿No está seguro si esta guía es para usted? Revise los niveles de usuario de Primavera

indicados abajo para comprobar si su nivel coincide con el del libro que se dispone a leer:

Principiante Los principiantes son nuevos en el uso de Primavera P6 y todavía están

aprendiendo los conceptos básicos. Es posible que hayan completado un

entrenamiento formal en Primavera P6 pero tienen poca experiencia usando la

herramienta para planificar y gestionar los proyectos en el mundo real.

Intermedio Los usuarios intermedios han estado utilizando Primavera P6 durante algún

tiempo y pueden haber completado un curso en el aula o un entrenamiento

formal. Ellos tienen experiencia planificando y actualizando proyectos en

Primavera P6 y también se sienten cómodos con algunas de sus características

avanzadas.

Avanzado Los usuarios avanzados son competentes y con experiencia en la mayoría de

los aspectos relativos a Primavera P6. Probablemente hayan completado algún

entrenamiento formal en Primavera P6 y tienen bastante experiencia con la

herramienta en proyectos del mundo real. Ellos también están familiarizados

con muchas características avanzadas de Primavera P6.

Esta guía es apropiada para los siguientes roles de la gerencia de proyectos:

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Decifre el Desastre

Coordinado por: Michael Lepage

Michael Lepage es un entrenador de

Primavera y consultor. También es editor

y autor en el website Planners Tutorials

Hub. Ha liderado implementaciones de

Primavera para empresas grandes y

pequeñas. Él realmente disfruta de la

escritura, la enseñanza y volar

helicópteros de control remoto.

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4


Decifre el Desastre

Traducido por Hugo Cardozo

Hugo Cardozo es un consultor certificado en

Primavera P6 EPPM por Oracle con

implementaciones hechas en Venezuela,

Puerto Rico y Emiratos Árabes Unidos. Ha

realizado también varios trabajos de

planificación y soporte a oficinas de

proyecto.


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Aprender PRIMAVERA P6 nunca ha sido tan fácil


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Una herencia cruel… Suele ocurrir. Usted se convierte en el nuevo propietario de un cronograma del proyecto que

es monstruoso, complejo e indescifrable. ¿Quién juntó todo esto así y qué estaba pensando?

Actividades: 8,200 según la última cuenta… y creciendo

WBS: 10 niveles de profundidad

Resources: ninguna convención en cuanto a nombres (por así decirlo)

Costos: Millones adjudicados en la curva de costos

Relaciones: graves discrepancias

… ¡Y ni siquiera hemos mirado ninguna fecha todavía!.

¡Su jefe quiere discutir los hitos clave del proyecto con usted esta tarde! ¡De prisa!

Esta situación ocurre todos los días en nuestra economía orientada a proyectos. Los

planificadores van y vienen por muchas razones y lo que queda atrás es el fruto de su trabajo:

un cronograma del proyecto. Ya sea que ese cronograma sea bueno o malo es la decisión de

su nuevo propietario: Usted.

En algunas situaciones, usted puede discutir el cronograma con el que lo desarrolló.

Entonces, con optimismo, usted tendrá una transición adecuada y se pone al día rápidamente

con su ayuda. En otras situaciones, la persona que creó el cronograma se ha ido y no volverá.

Esta guía es para cuando no haya traspaso del plan del proyecto.

Entender ciertamente el trabajo de alguien y las razones para planificar y desarrollar de una

cierta manera es una ardua tarea. No hay una solución mágica para este dilema heredado

pero hay algunas tácticas comprobadas que usted puede usar. Manténgase leyendo.


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Hace mucho, mucho tiempo…

Hace mucho, mucho tiempo: Los cronogramas de proyectos eran más simples. No quiero decir que eran más fáciles o

simples de hacer pero no teníamos las herramientas sofisticadas que almacenan terabytes de

datos del proyecto en un cronograma. Los cronogramas solían incorporar menos datos, eran

más fáciles de crear, gestionar, actualizar y entender.

Hoy en día: No hay límites en los datos. Un cronograma del proyecto con 5000 líneas se ha convertido en

la norma. Los cronogramas están obligados a acoger un amplio alcance, cientos de recursos,

múltiples estimaciones, almacenar escenarios clave y programar paquetes de trabajo a

intervalos de 15 minutos. Hoy en día, los proyectos a menudo tienen un seguimiento con

numerosas líneas de base y se obtienen actualizaciones procedentes de una docena de

contratistas. Los clientes exigen que se estima cada detalle, documentado, revisado,

aprobado, actualizado, monitoreado y reportado su estado .... semanalmente.

Los planificadores y programadores necesitan conocer sus programas de proyectos

íntimamente; un planificador debe dominar todos ese volumen de datos. Sus equipos

dependen de ellos para marcar el ritmo y monitorear el rendimiento, los problemas de

pronóstico, resaltar los riesgos y gestionar la montaña de datos del proyecto.

Todos lo sabemos…

Si usted no tiene un control sobre su cronograma, usted está en problemas.


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En el popular libro y película "El Código Da Vinci", Robert Langdon se

enfrenta a la resolución de un asesinato en el Louvre. La víctima se

encuentra en la Gran Galería, desnuda y posando como el famoso dibujo de

Da Vinci, el Hombre de Vitruvio, con un mensaje críptico escrito al lado de su

cuerpo y un pentáculo dibujado en el pecho con su propia sangre.

Cuando un funcionario policial le preguntó porqué el cuerpo yacía de esa

manera tan misteriosa, Langdon replicó…

“Capitán Fache, obviamente no puedo decirle porqué. “

Cuando abrimos un cronograma en el que nunca hemos fijado nuestra mirada en y tratamos de comprender el significado detrás de los datos, se puede sentir como que estuvieramos tratando de descifrar el código de DaVinci.

Irónicamente, lo que necesitamos para orientarnos es un PLAN.


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El Plan Si usted recientemente ha heredado o se ha convertido en el dueño de un cronograma Oracle

Primavera P6 que necesitan descifrar, entonces esta guía es para usted.

Primavera P6 es una gran herramienta para la creación de programas de proyectos

complejos. También es una gran herramienta para el análisis de cronogramas de proyectos

complejos. Muchas características de Primavera se pueden utilizar para ayudar a descifrar la

programación del proyecto. Así, usted puede determinar si su programa es un desastre o no.

Esta guía le guiará a través de un proceso que le ayudará a revelar cómo se construyó el

plan. Durante este proceso, también vamos a responder a la pregunta clave:

“¿Este cronograma estaba bien construido?”

La imagen de conjunto primero Para obtener el control de su nuevo cronograma usted tiene que

enfocarse en la imagen de conjunto primero. Entender el contexto del

proyecto es tan importante como entender los detalles. Comencemos

con nuestra táctica de la imagen de conjunto.

Escudriñar los detalles Una vez que tenemos una base firme, podremos utilizar las funciones

de Primavera para ayudarnos a concentrarnos en los detalles

específicos de programación. Ahora, le mostramos tácticas específicas

para usar y los pasos a seguir para descifrar su cronograma.


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Alcance: Mecánica del cronograma Esta guía está dirigida a ayudarle a entender su proyecto

con un enfoque en los mecanismos de programación del

mismo. No vamos a cubrir los temas de recursos,

asignación de recursos, la nivelación, costos o carga de

costos. Nos centraremos más en el verdadero fundamento

de la programación la cual se ocupa de la forma en que

fue construido y organizado, cómo se ha vinculado todo y

cómo fué programado.

La gestión de recursos y de costos de un programa también son importantes y pueden ser

tratadas de una futura publicación.

Así que si usted está listo ¡Vamos a empezar!

Programación

Recursos Costos

No tengas miedo de renunciar a lo bueno para perseguir lo grandioso.

John D. Rockefeller


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Preparación

Crear una copia de trabajo de su cronograma Before you begin deciphering your schedule, you’ll want to preserve the original – in case you

ever have to go back.

Paso 1: Crear una copia Le recomendamos crear una copia de su cronograma y renombrar la

copia con un títuloapropiado: tal vez añadiendo la fecha actual al nombre.

Esto conservará el original que fué entregado. Con una copia de trabajo y

el original aún en la base de datos, usted estará preparado para cualquier

cosa

Paso 2: ¡Programe! Abra la copia de trabajo de su cronograma y reprográmela. Con esto se

asegurará de que ha sido actualizado y reprogramado en caso de que no

se hubiere hecho en mucho tiempo. La reprogramación también

actualizará muchos campos calculados y el registro de programación que

vamos a utilizar luego. No se preocupes, es sólo una copia. Siempre se le

puede restaurar a la programación original.


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Descargar e importar Vistas Con el fin de que al descifrar su cronograma sea un proceso más fácil, hemos creado algunas vistas de actividad o Activity Layouts de Primavera P6, muy útiles para su uso junto con esta guía. Vamos a hacer referencia a cada uno por cada táctica que presenemos. Hasta tenemos un tutorial sobre cómo importarlos e instalarlos.

Le recomendamos que descargue e instale las vistas en su cuenta de usuario de Primavera P6 antes de adentrarse en el análisis de su proyecto. He aquí cómo:

Instalar los Activity Layouts 1) Ir a http://www.plannertuts.com/decipher-activity-layouts para descargar los Activity

Layouts de Primavera

2) Lea el siguiente tutorial para las instrucciones sobre cómo importar e instalar Activity Layouts en P6 (en inglés): http://www.plannertuts.com/tutorials/importing-exporting-emailing-layouts-in-oracle-primavera-p5-p6-134/

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Táctica 1: Revisar toda Documentación ¿Consigue todo lo que necesita? Solicite TODA la documentación de soporte antes de tratar

de desentrañar este cronograma. He aquí una lista:

¢ Solicitar el Documento de Constitución del Proyecto

¢ Solicitar el Estimado de Trabajo aprobado

¢ Solicitar cualquier documentación sobre el Alcance

¢ Solicitar cualquier Plano pertinente

¢ Solicitar todos los documentos sobre Especificaciones

¢ Conseguir y leer todos los documentos Contractuales pertinentes.

¢ ¿Hay algún Repositorio de Documentos en una carpeta compartida donde estos y

otros documentos puedan localizarse? Averigüe y comienze a actualizarse.

Lectura Veloz 101 Una vez que están armados con toda la documentación que

sea relevante para la tarea y el proyecto, es el momento de

acelerar la lectura. Haga lo siguiente:

1. Consiga un bloque de notas tipo Post-it-Notes.

2. Inspeccionar e Identificar: Vaya a través de cada

documento, rápidamente inspeccionando cada sección.

Pegue una nota Post-it en cualquier página que pudiera ser una entrada para la

programación del proyecto.

3. Deshagase de los documentos que no obtuvieron relevancia; esto debe dejarlo con una

lista corta de 10 a 15 páginas de importancia.

4. Tómese algún tiempo revisando tales páginas en detalle.

Los pasos descritos arriba son una manera fácil de eliminar esa sensación de agobio que aparece

cuando se enfrentan a ..... bueno; a revisar una pila monstruosa de documentos. El objetivo es

encontrar lo que es importante y finalizar. Usted puede pasar muchos días revisando y tratando de

entender la documentación del proyecto. Acabe de obtener lo que es importante y siga adelante.

Inspeccionar y Etiquetar

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Táctica 2: Ver la vista de conjunto; Fechas, Duraciones y Plazos Para ver el conjunto, tendrá que reunir información de alto

nivel acerca de su proyecto. Esto significa entender que

donde se encuentra el proyecto en términos de ejecución

y el progreso. He aquí cómo:

Cuatro Fechas Clave Para comenzar, hay cuatro fechas clave de las que usted

debería preocuparse:

• Planned Finish Date

• Planned Start Date

• Data Date

• La fecha Must Finish By (El plazo de entrega del proyecto)

Encuéntralos y anotarlas en un pedazo de papel. Ahora vaya a través del siguiente análisis de

estas fechas.

Qué buscar

Esencialmente, usted desea asegurarse de que estas fechas estén alineadas correctamente

entre sí. Por ejemplo: garantizar la fecha de la fecha es dentro de los límites de las fechas de

inicio y fin planificadas (Planned Start, Planned Finish). Estos son algunos puntos

específicos de comprobación:

Fecha de inicio del proyecto Haga una verificación rápida para asegurarse de que el cronograma refleja la fecha de

comienzo según la especificación del proyecto . Verifique esto en el área de trabajo

Projects, usando la pestaña Dates.

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La fecha Must Finish By / Planned Finish Si hay una fecha Must Finish By impuesta, entonces alguien tiene en mente una fecha

límite del proyecto. Si no hay un plazo establecido, entonces puede que tenga que

preguntar ¿Por qué o por qué no?" ¿Es un error o es intencional? Mejor averiguarlo.

¿El cronograma está propuesto terminar antes de la fecha límite? Este es el primer

indicador para ver que tan profundas están las aguas. Si la fecha Planned Finish es

posterior a la fecha Must Finish By, entonces, una de sus primeras tareas al

posesionarse del cronograma será ayudar a planificar el trabajo para terminar antes de

la fecha límite.

Si la fecha Planned Finish cae antes del plazo Must Finish By, entonces la situación

está mejor, pero ¿Por cuánto tiempo? Es importante saber la cantidad de tiempo que

hay hasta que un proyecto se hace tarde.

La fecha Data Date Observe la fecha de corte Data Date del cronograma. Debe ser un indicador de cuando

el proyecto fue actualizado por última vez con la información de estado real.

Si la fecha Data Date coincide con la fecha planificada de inicio Planned Start, esto es

un indicador de que el proyecto se encuentra todavía en la etapa de planificación o de

aceptación. No debe haber datos reales en el cronograma.

Si la fecha Data Date es superior a la fecha Plannned Start Date, luego, su

cronograma debería haber progresado también.

La fecha Data Date por lo general no debe exceder la fecha de hoy.


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Táctica 3: Haga un recorrido La mejor manera de entender su cronograma es hacer un

recorrido por él. Solicite algún tiempo con el gerente de su

gerente de proyectos de su proyecto o de alguien que

entienda el cronograma para hacer esto. Revise línea a línea

la programación para entender la mecánica del cronograma.

Este no es el momento de arreglar las cosas, sino más bien

para tomar notas y para ayudarle a obtener una buena

entendimiento del proyecto, sus objetivos, fechas clave,

impactos, progreso, etcétera. Lleve un cuaderno.

Estas son algunas de las posibles preguntas o áreas de enfoque:

Qué preguntar y qué buscar - ¿Qué estaba funcionando bién con el anterior planificador? ¿Qué no estaba bién?

- ¿Qué procesos de actualización y reportes debería estar enterado? ¿Otros procesos?

- ¿El cronograma tiene fallas conocidas? ¿Es por trabajo no incluido?

- ¿En cuáles áreas del cronograma debería primeramente usted enfocarse y abordar?

- ¿El cronograma representa el progreso con precisión en el campo? ¿Está actualizado?

- ¿Qué impactos usted prevé que afectarán al cronograma?

Estamos seguros de que usted se va a plantear más preguntas, pero las mencionadas

anteriormente debe darle algunas ideas para estar preparado para el recorrido a través de su

nuevo cronograma.

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Táctica 4: Evaluar el tamaño de su proyecto Entender qué tan grande es un plan de ejecución del proyecto puede ser útil para comprender

el alcance y la estructura del mismo. Primavera tiene algunos campos nativos que le muestran

exactamente cuántas actividades se encuentran en dicho plan.

Nos enfocaremos en dos componentes relativos al tamaño del proyecto:

1) ¿Cuál es la duración total del cronograma?

2) ¿Cuántas actividades consta el cronograma?

En Primavera 1. Abrir el layout “Project Sizing”

2. Observe la duración del

proyecto

3. Observe el número total de

actividades para el proyecto,

por cada fase y WBS.

Qué buscar a) ¿Cuán largo es el cronograma en días?

b) ¿Estaría mejor si se dividiese en múltiples cronogramas?

c) ¿Cuántas actividades conforman el cronograma?

d) ¿Hay suficientes actividades como para representar la duración del proyecto? Es decir

¿Hay suficiente detalle?

e) ¿Hay muchas actividades? Esto es ¿Hay demasiado detalle? Los cronogramas

demasiados grandes son difíciles de actualizar, cambiar y gestionar. Puede usted

combinar o fusionar actividades o usar Activity Steps actividades no necesarias?

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Táctica 5: Devele la EDT de su cronograma La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT o WBS) es la estructura organizativa fundamental

del cronograma del proyecto. Si su proyecto no tiene una, entonces, debe ser fallida desde el

inicio.

“Una EDT proporciona un marco común para el desarrollo natural de la

planificación y control de un proyecto global y es la base para dividir el

trabajo en incrementos definidos desde el cual, se puede desarrollar la

declaración de trabajo y técnicas, el calendario, los costes y el trabajo de

informes horas puede ser establecido. Wikipedia (en inglés).

Esencialmente, usted desea saber la respuesta a: ¿Está este cronograma bien organizado?

Un cronograma bien organizado es el producto de un planificador bien organizado. Si está

bien organizado, va a ser mucho más fácil de descifrar y fácil de entender.

En Primavera 1. Abrir el layout WBS – Summarized.

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Qué buscar Muchas empresas imponen una estructura específica EDT que asegure la coherencia entre

los proyectos. A menudo, esta EDT estándar se asignará a una CBS (Estructura de Desglose

de Costos) para garantizar los costos del proyecto se están acumulando en los centros

adecuados. En algunos casos, esta es la EDT en su proyecto en que usted está involucrado;

consulte con sus ingenieros de costos del proyecto para ver si ese es el caso.

En caso de que la EDT del proyecto ha sido establecida por el planificador, entonces es una

buena idea comprobar lo siguiente:

Niveles EDT Estructura común: Muchas EDT siguen una estructura que forma incremental conforma un

proyecto. La idea es organizar el trabajo de manera significativa y progresiva. Una estructura

común se muestra aquí:

Level 0: Sumario del proyecto Level 1: Fase / Sistema Level 2: Sub-Sistema o Disciplina Level 3: Paquete de trabajo

0 Sistema Aéreo

1 Vehículo Aéreo

1.1 Airframe

1.1.1 Integración del fuselaje

1.1.2 Fuselaje 1.1.3 Ala

1.2 Propulsión

1.3 Subsistemas del vehículo

1.4 Aviónica

2 Ingeniería de Sistema

3 Gerencia del Programa


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Profundidad: Queremos incluir suficiente profundidad en la EDT para capturar todas las actividades del proyecto a un nivel manejable. Sin embargo, ir demasiado profundo creará un sistema que es difícil de seguir.

Tres (3) a seis (6) niveles de profundidad es por lo general suficiente. Diez (10) niveles es demasiado profundo.

Totalidad La EDT debe captar el 100% del alcance del proyecto a todos los niveles. En la descomposición del trabajo de un nivel a otro, la suma de los trabajos a nivel "hijo" debe ser igual al 100% de la obra representada por el nivel "padre". Esencialmente, esto significa en realidad:

a) No agregar trabajo extra que no está en el alcance bajo ningún nivel b) No dejar fuera ningún trabajo que está en el alcance en ningún nivel

Verifique la EDT de su proyecto para los ítems indicados arriba.

El reto no es gerenciar el tiempo, sino gerenciarnos a nosotros mismos. Stephen Covey


21


Táctica 6: Recuento de tipos de Actividades Comprobar para ver qué tipos de actividad se utilizaron en el cronograma es otra verificación

necesaroa para asegurarse de que se implementaron buenas prácticas de programación.

Dependiendo del tamaño y el tipo de su cronograma, espere ver hitos Start Milestone, Finish Milestone y sobre todo las actividades Task Dependent. Algunas actividades tipo resumen

WBS Summary están bien, así como actividades tipo Nivel de Esfuerzo (Level of Effort). Las

actividades tipo Resource Dependent tienden a ser poco usadas a menos que exista una

circunstancia específica o particular.

En Primavera 1) Abrir el layout “Activity Types”

2) Analizar sus actividades

Qué buscar 1) ¿La mayoría de las actividades del proyecto usan el tipoTask Dependent?

2) ¿Hay hitos de inicio y finalización? (Start Milestone, Finish Milestone)

3) ¿Cómo se usaron las actividades Level Of Effort? ¿Se usaron de manera apropiada?

4) ¿Cómo se usaron las actividades WBS Summary?

5) ¿Cómo se usaron las actividades Resource Dependent?

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Táctica 7: Revisar Calendarios de Proyecto Los calendarios de actividades que utiliza su cronograma afectará como se programan las

actividades y que fechas el trabajo conseguirá (o no). Usted querrá asegurarse de que a cada

actividad se le ha asignado un calendario adecuado y que cada calendario está configurado

correctamente.

En Primavera 1) Abrir el layout “Project Calendars”

2) Observe los calendarios que el cronograma usa.

3) Abra cada calendario para asegurarse de cada uno está

configurado correctamente.

Qué buscar 1) ¿Está cada calendario configurado correctamente?

¿Cada calendario refleja exactamente períodos laborables y no laborabes?

2) ¿Cada calendario incluye feriados corporativos o nacionales como no laborables? ¿Es

ese un requerimiento de su proyecto?

3) ¿Están los Time Periods configurados exactamente para sus calendarios? (Edite su

Calendario y haga clic en el botón Time Periods)

4) ¿Están las actividades de su cronograma asignadas al calendario adecuado?

7

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Táctica 8: Mida sus Hitos Según el estándar del PMI Practice Standard for Scheduling, un hito “representará el inicio o

final de una parte o entregable del proyecto y también puede estar asociado a plazos

externos, como el suministro de equipos o permisería específica. Cada proyecto debe tener

un hito de inicio y un hito de finalización.”

He aquí como verificar los hitos de su proyecto.

En Primavera 1) Abrir el layout “Project Milestones”

2) Desde la pantalla de Actividades, ir a View -> Filters

3) Marque la casilla adyacente al filtro “Milestone” asegurándose que no hayan otros filtros

marcados

4) Analize los hitos del proyecto y sus fechas.

Qué buscar 1) ¿Existen ambos hitos start y finish?

2) ¿Están ambos hitos de inicio y final del proyecto?

3) ¿Hay hitos para marcar el comienzo y la

culminación de cada fase del proyecto?

4) ¿Hay demasiados hitos? ¿No hay suficientes?

5) ¿Están los hitos debidamente relacionados?

8


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Táctica 9: Reparar finales abiertos Vincular bien es parte esencial de un buen cronograma. Un cronograma mal vinculado se

puede robar una cantidad infinita de tiempo arreglando relaciones y el órden entre actividades.

En cuanto a la red lógica de su proyecto, una preocupación fundamental es las actividades con finales abiertos. Las actividades con finales abiertos no encajan en la red lógica y

pueden afectar la ruta crítica del proyecto. Idealmente, usted tiene sólo dos actividades con

final abierto: los hitos de finalización y el inicio del proyecto. Por supuesto, eso es idealmente.

En Primavera 1) Abrir el layout “Open Ends” Los filtros del layout “Open Ends” ocultan cualquier

actividad tipo WBS Summary y muestra solamente las que no tienen sucesoras o

predecesoras o ambas.

2) Examine la lista de actividades con finales abiertos en su proyecto.

Qué buscar 1) Actividades con final abierto distintas a los hitos de inicio o finalización del proyecto que

deberían tener sucesoras y predecesoras asignadas.

2) Las actividad con final abierto no puede estar en su ruta crítica. Analize los finales

abiertos y determine las relaciones adecuadas para esas actividades.

3) Trate de eliminar los open-ends en su cronograma. (las sumarias WBS no deberían

contar como Open-Ends)

4) Trate de usar principalmente relaciones Finish-to-Start en el proyecto. La simplicidad

es la clave de una buena red lógica de actividades.

9

“La semana que viene no

tengo tiempo para crisis:

mi agenda ya está llena”

Henry Kissinger


25


Táctica 10: Buscar Adelantos/Retrasos De acuerdo con el tema de la táctica 8 del buen vinculamiento y lógica de la red, es necesario

comprender si el plan del proyecto usa lapsos entre relaciones positivos (retrasos) or

negativos (adelantos). Los adelantos o retrasos en relaciones deben ser minimizados o no ser

utilizados en absoluto. Las demoras causadas por adelantos o retrasos entre relaciones tienen

poca visibilidad en las planificaciones, son difíciles de encontrar y difícil de documentar. Es

muy recomendable eliminar cualquiera de estas en su cronograma. Los retrasos pueden ser

fácilmente reemplazados por una actividad que describa y documente el retraso, ofreciendo

una buena visibilidad.

Recursos útiles 1) Lea nuestro tutorial (en inglés) building a P6 report to find lead or lag delays in your

Primavera schedule. Genere un informe rápido y reutilizable en P6 para descubrir

lapsos positivos (retrasos) y negativos (adelantos).

En Primavera 1) Construya el reporte de lapsos como se indica en el tutorial anterior.

2) Abra su proyecto y corra el reporte.

Qué buscar 1) Si hay adelantos o retrasos, verifique las notas de la actividad para ver si hay alguna

documentación del porqué se estaban usando.

2) Trate de eliminar los lapsos positivos (retraso) y reemplazarlos con actividades reales

que representan y describen el retraso.

3) Trate de eliminar los lapsos negativos (adelantos) revisando las relaciones de cada

actividad y los tipos de relaciones.

10


26


Táctica 11: Revisar Restricciones Las restricciones de fecha en actividades pueden traer problemas ¿Cómo? Bueno,

básicamente las restricciones anulan lógica de la red y retrasan las actividades para iniciar o

terminar en una fecha especificada por alguien. Por supuesto, a veces una restricción "inicio

en o después de" es necesaria para retrasar una actividad. Sin embargo, muchos

programadores inexpertos utilizan restricciones demasiado a menudo o algunas veces en

lugar de utilizar las relaciones; y sin añadir documentación a dicha actividad. Esto se convierte

en un lío importante para alguien como usted, que tiene que averiguar por qué las fechas de

la actividad se modificaron con una restricción.

Por lo tanto, ¡Usted tendrá que comprobar las limitaciones y descifrarlas rápidamente de su

proyecto!

En Primavera 1) Abrir el layout “Activity Constraints”

2) Examine la lista de actividades que tiene restricciones en su proyecto.

Qué Buscar 1) Busque documentación en las notas (Notebook) de cada actividad restringida. Si tiene

suerte, pronto sabrá por qué se le añadió una restricción a una actividad específica.

2) Compruebe la documentación del proyecto restricciones justificadas que se utilicen en

actividades clave.

3) Comprobar restricciones obligatorias. Las restricciones obligatorias no se recomiendan

y se deben evitar ya que prevalecen sobre las relaciones y destruyen la fluidez de un

proyecto. Quite las restricciones obligatorias o reemplazarlas por una restricción suave.

4) Quite las restricciones que crea que no son necesarias. A menor número de

restricciones en su cronograma, más fácil será la de actualizar, modificar y gestionar.

Mantenga la lista de actividades restringidas a una docena o menos.

11


27


Táctica 12: Actividades fuera de secuencia

Si el proyecto ya ha avanzado, es posible que tenga algunas

actividades fuera de secuencia como resultado. Esta situación

surge cuando se adelantan actividades, pero no en el orden en

que se han previsto. Por ejemplo, el trabajo comienza en una

actividad previa a la realización de sus actividades

predecesoras. A pesar de que puede ser legítimo ejecutar

actividades fuera de órden (según lo determinado en la obra), el

hacerlo puede causar problemas en su cronograma, afecta la

ruta crítica y las actividades subsiguientes. Un planificador tendrá que tener en cuenta cuando

las actividades se ejecutan fuera de secuencia y debería ajustar su cronograma por igual.

En Primavera 1) Re-programe su proyecto (a menos que ya lo ha hecho). Abra el registro.

2) Compruebe los errores y advertencias listadas para las actividades fuera de la

secuencia.

Qué buscar 1) Encuentre y analize las actividades fuera de secuencia usando el registro y el diagrama

de Gantt

2) Entender los detalles contractuales acerca de la ejecución de actividades. Hay

estipulaciones que limitan o permiten la ejecución fuera de secuencia en su proyecto?

3) Ajustar las opciones “Advanced Scheduling” (F9 -> Options button). Configurar

Primavera para programar las actividades como “Retained Logic” (si las actividades

deben estar programadas en secuencia) o como “Progress Override” (si pueden

progresar fuera de órden).

4) Ajustar las relaciones entre actividades para secuenciar de nuevo las actividades si es

necesario. Actualizar cualquier línea de base para ajustarse a estos cambios también.

12

1. Diseñar 3. Construir 2. Planificar


28


Próximos pasosLa planificación y programación del proyecto es como pintar un cuadro. Yo creo que es

ciencia realmente un 80% y 20% de arte. Las tácticas de esta guía le ayudará con la parte de

la ciencia. Pero le toca a usted llenar los vacíos y usar su experiencia en diseño para crear (o

re-crear) un cronograma del proyecto altamente organizado e intuitivo.

Dado que el objetivo de esta guía fue la mecánica de programación, es posible que, dado el

caso, tenga que ahondar en los siguientes aspectos de su programa:

¢ Ruta crítica y Holgura Total

¢ Asignaciones de recursos

¢ Encontrar recursos sobreasignados

¢ Distribución de Costos

¢ Gestión del Valor Ganado

Si aún no lo ha hecho, asegúrese de que ha descargado los Activity Layouts que acompañan

esta guía, tal como se señaló en la página 10.

Tutoriales útiles (en inglés) ¢ Use A Level Of Effort To Add Work Stoppage Info To A Project and Still Track To Your

Primavera Baseline

¢ Use Reflections in Primavera P6 to merge scenarios back into your project

¢ [Video] Building a Stacked Histogram in Primavera P6

¢ Quick Tip: Zoom! P6 Activities to Excel in 8 clicks!

¢ Schedule % Complete in Oracle Primavera – The Missing Guide (Part 1)

¢ Units Percent Complete in Primavera P6 – the Missing Guide

¢ Using Primavera’s .Xer File Parser – Import WBS From Excel Without The SDK


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