descripcion de puesto

i

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y

Tecnología

Ministerio del Poder Popular para el Turismo

Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.

Propuesta para la Actualización de la Descripción de Cargo

del Gerente Administrativo y Financiero del Departamento de

Administración del Hotel VENETUR Margarita

MÉRIDA, NOVIEMBRE DE 2014

ii



Tecnología



Propuesta para la Actualización de la Descripción de Cargo

del Gerente Administrativo y Financiero del Departamento de

Administración del Hotel VENETUR Margarita

.

MÉRIDA, NOVIEMBRE DE 2014.

TUTOR ACADÉMICO:

PROF. VÍCTOR MONSALVE

TUTOR EMPRESARIAL:

DAYANA MUÑOZ

AUTORA:

VIVAS SANDRA

i

DEDICATORIA

Mi trabajo especial de grado lo dedico a:

A un amigo muy especial y fiel, que con su infinito amor y sabiduria,

guio mis pasos, fortalecio mi espiritud y me brindo toda su confianza, para

lograr alcanzar una de las metas mas significativas de mi vida. Para ti Padre

Celestial con todo mi amor.

A mi amor, por darme su apoyo y fortaleza para seguir adelante y

cumplir mi sueño, esperando que este triunfo, te sirva de motivación para

que sigas adelante y consigas la sastifacion que yo siento en este momento.

A tí hijo amado por permitir que me alejara de usted, para

desarrollarme profesionalmente, espero que esta lucha en el logro de mis

metas te sirvan como ejemplo y te ayuden a vizualizar que nada en la vida es

dificil de conseguir si tu con amor dedicasion y fortaleza te lo propones.

A todos mis amigos por su apoyo y concejos, muhas gracias, que Dios

melos bendiga, este éxito es para ustedes.

ii

AGRADECIMIENTO

En primer lugar, agradezco a mi padre celestial por darme la fortaleza,

voluntad y sabiduría para mantenerme en pie en los momentos más difíciles

de mi vida. Por poner en mí camino a personas extraordinarias que me

apoyaron en el logro de mis metas.

A mi hijo y a su padre, por el apoyo incondicional que me ofrecieron

desde el comienzo de mi carrera hasta el final de ella, por esas frases de

motivación y cariño que siempre estuvieron allí para mí en los momentos que

sentía desvanecer.

A mi Esposo amado, por darme su mano amiga y su ayuda en todo

momento, por la sabiduría que me brinda para que siga adelante, por el amor

la paciencia y la compresión que me ofreció en el transcurso de esta lucha

para alcanzar mis objetivos.

Al CHUELAV por abrirme sus puertas y permitirme desarrollarme

como profesional en la hotelería.

A mi hija y amiga Elvimar por estar conmigo en las alegrías, en las

tristezas, en los malos momentos, por abrirme las puertas de su casa y de su

corazón por tantos años.

A todos mis amigos, hijos adoptivos y profesores, por su apoyo

incondicional, concejos y palabras de aliento que fueron de gran ayuda en el

transcurso de la carrera. En especial, Rosa, Cesar, Christopher Haideli,

Karelis, Torres, Rafaela. Profesora María Dávila, Elisabett Dávila.

iii

República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y

Tecnología Ministerio del Poder Popular para el Turismo


Propuesta para la Actualización de la Descripción de Cargo del Gerente

Administrativo Y Financiero del Departamento de Administración del

Hotel Venetur Margarita

RESUMEN

El presente informe, tiene como objetivo principal la actualización de la

descripción de cargo del Gerente administrativo y Financiero del

Departamento de Administración del hotel VENETUR Margarita, para lograrlo

se propone el diseño de la descripción de cargo actualizada. El estudio es de

carácter factible apoyado en una investigación de campo porque los datos se

obtuvieron directamente del objeto de estudio, asimismo es documental

porque se apoyó en bibliografías y revisión del manual de procedimientos

del Hotel. La técnica aplicada fue una entrevista estructurada que permitió la

recopilación de la información de los conocimientos de los trabajadores con

relación a la importancia del cargo y las funciones del Gerente antes citado.

Seguidamente se tomó como población a 17 trabajadores del departamento

en estudio y como muestra a seis trabajadores escogidos por conveniencia.

Por medio de los resultados obtenidos se concluyó, la necesidad de tener

una herramienta como lo es la descripción de cargo que permita ser una guía

de orientación para el ocupante del cargo.

Palabras Claves: Descripción, Cargos, Funciones, Actualización.

iv

ÍNDICE GENERAL

Dedicatoria……………………………………………………………………… i

Agradecimiento………………………………………………………………… ii

Resumen……………………………………………………………………….. iii

Índice General…………………………………………………………………. iv

Lista de Figuras………….……………………………………………………. vi

Lista de Tablas…………..…………………………………………………….. vii

Lista de Anexos……………………………………………………………….. viii

Introducción……………………………………………………………………. 1

Fase I LA EMPRESA

1.1 Identificación de la empresa…………………………………………….. 3

1.2 Estructuras organizativas del hotel VENETUR Margarita……………. 7

1.3 Descripción de las Unidades Administrativas………………………….. 9

1.4 Descripción de las funciones del Departamento de Administración… 11

Fase II ELPROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema…………………………………………….. 21

2.2 Objetivos de la Investigación

2.2.1 Objetivo general………………………………………………………… 23

2.2.2 Objetivos específicos…………………………………………………… 24

2.3 Justificación……………………………………………………………….. 24

2.4 Alcances de la Investigación…………………………………………….. 25

Fase III MARCO TEORICO

3.1 Antecedentes……………………………………………………………… 26

3.2 Bases teóricas……………………………………………………………. 28

Fase IV MARCO METODOLÓGICO

4.1 Tipo de Investigación…………………………………………………….. 32

4.2 Diseño de la Investigación……………………………………………..… 33

4.3 Investigación de Campo y Documental………………………………… 33

v

4.4 Población y Muestra………………………………………………………. 34

4.5 Técnicas de instrumentos de Recolección de la Información………... 35

Fase V Análisis y resultados que sustentan la propuesta.

5.1 Análisis de los Resultados…….…………………………………………. 43

5.2 Discusión…………………………………………………………………… 44

Fase VI La Propuesta

6.1 Presentación de la Propuesta…………………….……………………. 46

6.2 Justificación de la Propuesta………………………………………….. 46

6.3 Objetivos de la Propuesta

6.3.1 Objetivo General………………………………………………………. 47

6.3.2 Objetivos Específicos………………………………………………… 47

6.4 Estructura de la Propuesta……………………………………………… 47

6.5 Descripción de la Propuesta…………………………………………… 48

6.6 Viabilidad…………………………………………………………………. 59

Conclusión……………………………………………………………………… 60

Recomendaciones……………………………………………………………. 61

Referencias Bibliográficas…………………………………………………… 62

Anexos…………………………………………………………………………. 65

vi

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Isotipo Venetur Margarita……………………………………….. 6

Figura 2. Logotipo Venetur Margarita……………………………………… 7

Figura 3. Organigrama del Hotel VENETUR Margarita………………….. 8

Figura 4. Organigrama del Departamento de Administración del Hotel

VENETUR Margarita…………………………………….……….

10

vii

LISTA DETABLAS

Tabla N°1 Entrevista dirigida a la Coordinadora de Cuentas por Pagar… 37

Tabla N°2 Entrevista dirigida al Jefe de Cuentas por Pagar……………… 38

Tabla N°3 Entrevista dirigida a la Caja General………………………….... 39

Tabla N°4 Entrevista dirigida a Auditoria Financiera………………………. 40

Tabla N°5 Entrevista a la Jefa de Tesorería……………………………….. 41

Tabla N°6 Entrevista dirigida al Subordinado del Gerente de

Administración……………………………………………………..

42

viii

Lista de Anexos

Anexo N° 1. Entrevista dirigida al personal seleccionado como muestra 67

Anexo N°2. Entrevista dirigida al ocupante del cargo de Gerente

Administración y Finanzas del hotel VENETUR Margarita………………..

69

Anexo N° 3. Cuestionario dirigido al ocupante del cargo (contador) del

hotel VENETUR Margarita…………………………………………………….

71

Anexo N° 4. Bitácoras y control de Asistencias……………………………. 76

1

INTRODUCCIÓN

Las empresas hoy en día deberían contar con un manual de

descripción de cargo actualizado, que permita mantener un orden en su

estructura organizativa ya que, según Salinas (2001), “la productividad y

competitividad de una empresa está directamente relacionada con la

descripción de cargos, debido a que esta es una herramienta que permite

dirigir el trabajo del personal de la empresa y hacerlo más eficiente.” Es decir

que esto se refiere a la importancia que posee cada cargo dentro de una

empresa u organización, por lo tanto es necesario implementar una

estructura organizativa definida, con la finalidad que la misma funcione de

manera eficiente y eficaz. El mismo debe mantenerse actualizado, para evitar

el mal funcionamiento de los procesos que allí se desarrollan, y a su vez

liberar de sobrecarga laboral al encargado del departamento.

Por lo antes expuesto se puede acotar que en el transcurso de las

pasantías, se observó que el Hotel VENETUR Margarita, posee debilidades

en su manual de procedimientos y descripción de cargo, en el departamento

de administración, el cual surge debido al cambio de directiva y a su vez por

la disminución de algunos cargos y la creación de otros, esto ocasionó su

desactualización. Por tal razón surge la idea de desarrollar este informe con

finalidad de proponer la actualización la descripción de cargo del Gerente

Administrativo y Financiero del Hotel antes mencionado, con el propósito de

aportar una herramienta que le ayude a reforzar los conocimiento, funciones

y responsabilidades que exige el cargo, con la intención de evitar el mal

funcionamiento de los procesos que allí se desarrollan, y a su vez liberar de

sobrecarga laboral al encargado del departamento.

2

La presente investigación se desarrolla de la siguiente manera:

FASE I: Describe la identificación de la empresa, la unidad administrativa,

las funciones del departamento y las actividades desarrollada por la pasante.

FASEII: En esta fase se desarrolla el problema, los objetivos de la

investigación, la justificación y el alcance de la investigación.

FASE III: Esta fase explica el marco teórico, que incluye los antecedentes

y las bases teóricas.

FASE IV: Desarrolla el marco metodológico, el tipo y diseño de

investigación, la población y muestra y las técnicas e instrumentos de

recolección de datos utilizados en la investigación.

FASE V: En la presente fase se desarrolla el análisis de los resultados

obtenidos de la investigación.

FASE VI: Corresponde a la presentación de la propuesta con su

respectiva, justificación, objetivos, estructura y viabilidad de la propuesta.

3

1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Hotel VENETUR Margarita S.A, ubicado en la Calle Los Uveros con

Urape, Urbanización Costa Azul, Sector playa Moreno, municipio Mariño,

Porlamar, Apartado Postal 480, Estado Nueva Esparta, Venezuela.

Esta empresa hotelera está clasificada como un hotel de categoría

cinco estrellas con perfil de negocios y vacacional.

El hotel cuenta con una moderna infraestructura conformada por dos

torres: La torre Margarita de 10 pisos de 245 habitaciones y la torre suites

que posee 15 pisos en los que se encuentran 165 suites y 56 habitaciones

hoteleras.

El establecimiento posee 487 cómodas habitaciones y suites hoteleras

distribuidas de la siguiente manera:

166 sencillas.

156 dobles.

10 suites.

75 suites juniors.

apartamentos tipo estudio.

9 presidenciales.

para discapacitados.

Las habitaciones gozan de placenteras camas, cerradura magnética,

Aire acondicionado, TV por cable, Caja de seguridad, Baño privado,

Teléfono con discado directo, Servicio de habitación entre otros.

4

También, el Hotel VENETUR Margarita cuenta con espaciosas salas

de reuniones, restaurantes, áreas comunes, y todo lo que requiere el

visitante para vivir unas vacaciones colmadas de recreación y esparcimiento

en la consentida Perla del Caribe, un destino turístico por excelencia.

Los restaurantes del hotel son:

Los Uveros: Ambiente climatizado, servicio estilo buffet o a la carta

con menú internacional. Capacidad para 140 personas.

Las Marinas: Conjunto de churuatas adyacentes a la piscina de la

torre este, ofrece servicio de almuerzo estilo buffet o a la carta, con

menú internacional. Capacidad para 70 personas.

La Scala: restaurante Gourmet, abierto para eventos especiales.

(Bodas, cenas institucionales, desayunos corporativos, grupos).

Capacidad para 120 personas.

Los bares:

La Pérgola: Snack Bar ubicado en el área de la piscina de la torre

Oeste. Capacidad indefinida.

Lobby Bar: Coctelería y snacks en ambiente climatizado. Capacidad

para 60 personas.

Salones de usos múltiples para capacitación charlas y conferencias

Salón Bicentenario Capacidad para 600 personas, 1200 máximo

Se Dividen en:

Salón Bicentenario A. Capacidad para 190 personas.

Salón Bicentenario B. Capacidad para 190 personas.

Salón Bicentenario C. Capacidad para 190 personas.

Salón Santiago Mariño. Capacidad máxima para 1800 personas

paradas / 900 sentadas. Utilizado comúnmente para bodas y eventos

corporativos. 1 tarima, 2 bares, área para Buffet.

5

Salón Nueva Cádiz completo. Capacidad para 300 personas.

Se divide en:

Salón Nueva Cádiz Occidente. Capacidad para 30 personas.

Salón Nueva Cádiz Oriente. Capacidad para 240 personas.

Meeting 2000

Manzanillo. Capacidad para 48 personas.

El Tirano. Capacidad para 30 personas.

La Restinga. Capacidad para 20 personas.

Macanao. Capacidad para 20 personas.

Guayamurí. Capacidad para 20 personas.

Paraguachí. Capacidad para 20 personas.

Guaiquerí. Capacidad para 30 personas.

El Yaqué Capacidad para 15 personas.

1.1.2 LOGO DE LA EMPRESA HOTELERA

1.1.3 Isótopo: Petroglifo indígena que simboliza la fusión de las razas que

conforman el mestizaje de nuestro pueblo, como lo son: la indígena, la

europea y la africana. Esto como rescate de nuestro patrimonio ancestral

reflejado en los códigos y símbolos de comunicación que utilizaban nuestros

antepasados para expresar su cultura, ideales y modos de vida. (Ver figura

N° 1)

6

Figura N° 1 Isótopo Venetur Margarita

Fuente: Hotel VENETUR Margarita

1.1.4 Logotipo: Está constituido por la palabra VENETUR, siglas de

la empresa estatal Venezolana de Turismo S.A., el Logotipo reposa sobre

una línea de base que denota una mejora visual al nombre que va

acompañado de las 5 estrellas que definen la categoría de nuestro hotel.

Figura N° 2 Logotipo VENETUR Margarita

Fuente: VENETUR Margarita

7

1.2. Estructuras organizativas del hotel VENETUR Margarita

A continuación se presenta la Estructura organizacional del Hotel

VENETUR Margarita la cual es de vital importancia ya que identifica los

niveles jerárquicos así como, las líneas de mando de cada departamento.

(Ver Figura N°3)

8

GERENCIA DE

OPERACIONES

AUDITORÍA

GERENCIA DE TALENTO

HUMANO

GERENCIA DE CONSULTORÍA

JURÍDICA

JEFATURA DE

COMPUTACIÓN

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

JEFATURA DE PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO

GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE SEGURIDAD GERENCIA DE A Y B

JEFATURA DE AMA DE

LLAVES

JEFATURA DE

RECEPCIÓN

JEFATURA DE

ACTIVIDADES

RESERVACIONES

JEFATURA DE

RELACIONES

PÚBLICAS

JEFATURA DE VENTAS JEFATURA DE

TRANSPORTE

SUPERVISORES COCINA

BANQUETES

BARES

RESTAURANTES

UTILERÍA

ROOM SERVICES

CAMARERAS

ASEADORES

LENCERÍA

LAVANDERÍA

RECEPCIÓN

ATENCIÓN AL

HUESPED

CENTRAL TELEFÓNICA

BOTONES

DISEÑO GRÁFICO

COMUNICACIÓN

SOCIAL

GERENCIA

NOCTURNA

GERENCIA DE

INGENIERÍA

JEFES DE INGENIERÍA

SUPERVISOR DE

INGENIERÍA

COORD. PERS. ESPEC.

Y OPERADORES

COORD. TELF Y

ELECTRÓNICA

COORD.

ELECTROMECÁNICO Y

REFRIG.

SUPERVISOR DE

JARDINES

COORD. DE JARDINES

HERRERÍA,

CARPINTERÍA,

PLOMEROS

OPERADORES,

PINTORES

DRYWOLLERO

TÉCNICO TLF ELECTROMECÁNICO,

ELECTRICISTA Y TECN

REFRIG.

JARDINEROS

SECRETARIA

COORDINADORES

OFICIALES

COBRANZAS

ATENCIÓN AL CLIENTE

SECRETARIA

JEFE DE TIEMPO

COMPARTIDO

ANALISTAS

COORDINADOR

JUNTA DIRECTIVA HOTEL VENETURMARGARITA

Fuente: VENETUR MARGARITA (2014)

Figura N° 3. Organigrama del Hotel

VENETUR Margarita

9

1.3. Descripción de las Unidades Admistratrativas

El desarrollo de las pasantías administrativas se ejecutó en el

departamento de administración, dichas prácticas profesionales son de vital

importancia en el ámbito hotelero ya que estas funciones permiten tener

conocimientos en la parte financiera de la empresa útil para llevar el control

financiero de la misma.

Las prácticas administrativas se distribuyeron en las áreas de tesorería y

auditoría financiera en un periodo comprendido de 18 semanas, dividido en

9 en el primer departamento y las restantes en el segundo. Cabe señalar que

dichas áreas pertenecen al departamento de administración.

El departamento de administración se divide en varias áreas y estas a su

vez se subdividen en otras como, se puede observar en el organigrama de

la figura número 4. Dicho departamento se encuentra ubicado en la parte

posterior del lobby, y está dotado de 15 escritorios con sus respectivas

computadoras, 12 teléfonos, 01 impresora, entre otros equipos utilizados en

las horas laborales.

10

Figura N°4 Organigrama del departamento de administración del Hotel VENETUR Margarita.

Fuente: VENETUR Margarita (2014)

GERENTE DE ADMINISTRACION

JEFE DE COSTOS

SECRETARIA

9 CAJEROS

CONTADOR

COORD. DE COSTOS

2 ANALISTAS

JEFE DE COMPRAS JEFE DE ALMACEN JEFE DE TESORERIA JEFE DE CTAS. POR

COBRAR

COORD. DE

ALMACEN

AUDITOR DE INGRESO

DIURNO Y NOCTURNO

1 ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

2 ANALISTAS

1 Coordinador 2 COORDINADORES

2 AYUDANTES 1 ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

JEFE DE BIENES NACIONALES

COORD. DE INGRESOS COORD. FINANCIERO COORD.

CONTABLE

CAJERO DPTAL. COORD. CTAS POR

PAGAR

1 ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

2 ANALISTAS

ALMACENISTA

AUDITOR

FINANCIERO CAJERO GENERAL

RECIBIDOR DE

MERCANCIA

11

1.4 Descripción de las Funciones del Departamento de

Administración del HOTEL VENETUR Margarita

Es de vital importancia mencionar que este departamento es el

encargado de planear coordinar, organizar, controlar, todo lo relacionado con

los recursos financieros de la empresa y a su vez trabaja en conjunto con

otras aéreas especializadas para llevar con efectividad todos los procesos

esenciales para la entidad.

Cabe señalar, que en dicha estructura organizativa se observan

discrepancias ya que se encuentra desactualizada por modificaciones de

cargo, por esta razón se nombraran algunas de las funciones que fueron

facilitadas por el departamento de administración.

1.4.1 Cargo Gerencia administrativa

Su principal responsabilidad y objetivo es supervisar y dirigir las

actividades financieras del hotel, salvaguardar los activos y preparar

todos los reportes financieros de de acuerdo a los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

1.4.2 Funciones

Monitorea y aprueba todas las ventas, compras, salarios y gastos del

hotel

Analiza los datos financieros de las operaciones para así educar y

aconsejar a los miembros de equipos y gerentes en el valor y los

beneficios del control interno y el mantenimiento de una operación

eficiente.

Prepara las revisiones y presenta el reporte mensual de operaciones.

12

Prepara las proyecciones y presupuestos mensuales, trimestrales y

semestrales a lo largo del año.

Seleccionar y adiestrar el personal del departamento.

Asegurarse que todas las licencias, permisos y pólizas de seguros están vigentes y en orden con las leyes del país, estado y municipio.

Proveer reportes de expansión de capital a los dueños y gerentes, entre otras funciones.

1.4.3 Funciones: Secretaria del Gerente administrativo

Redactar memos internos y externos.

Realizar reservaciones de pasajes.

Requisiciones

Revisar la pre nómina y viáticos

Formalizar citas con los promovedores

Llevar el control de la agenda y llamadas telefónicas entre otras funciones

1.4.4 Funciones: Contador

Revisar que se cumplan los principios de contabilidad de aceptación

general.

Proveer todos los elementos necesarios y facilitar el trabajo a la

Gerencia de Administración.

Asistir y resolver inquietudes y problemas diarios del equipo de Trabajo

Velar que se lleven todos los movimientos o registros contables al

Programa que es el software utilizado por el Hotel.

Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la

información suministrada por la organización y por el cliente.

13

Administrar las cuentas, Claves y designación de los niveles de Acceso

del sistema Administrativo-Contable.

Crear las cuentas y conceptos contables de acuerdo a las necesidades

de la operación, entre otras funciones

1.4.5 Funciones: Coordinador Contable

Facturar anticipos de reservaciones.

Recibir soportes de pago (depósito y/o transferencia) junto con la

reservación por parte del área de reservación y verificar que el soporte

coincida con dicha reservación.

Remitir a tesorería soportes de pago para su verificación.

Contabilizar la nómina de empleados y obreros.

Contabilizar los aportes de Paro Forzoso, IVSS y LPH.

Contabilizar las provisiones de prestaciones sociales, intereses sobre

prestaciones sociales y utilidades en el sistema.

1.5. Coordinador de Cuentas por Pagar

1.5.1 Funciones:

Supervisar el pago de las facturas que cumplan con los estándares

establecidos y debidamente autorizadas.

Inspeccionar que todas las órdenes de pago estén autorizadas y que

contengan adjunto toda la documentación que respalda dicha

transacción que integran el legado de pago.

Coordinar que se emitan los cheques para todos los pagos vencidos

según la cartera de proveedores, ya sean estos inmediatos o

regulares, y enviarlos al contralor (junto con documentación de

soporte) para su revisión y aprobación.

14

1.6. Auxiliar de Cuentas por Pagar

Las principales responsabilidades y objetivos del cargo son: mantener

un registro y control de todas las cuentas de los proveedores y pagos en

general.

1.6.1 Funciones:

Contabilizar todas las facturas recibidas tanto de inventario y gastos.

Emitir diarios contables para todas las facturas de proveedores.

Preparar semanalmente cheques para los pagos, sean estos

inmediatos o regulares y enviar los cheques, copias de depósitos y los

documentos de soporte al contralor Financiero para su respectiva

revisión y aprobación.

Realizar un reporte de los informes de proveedores mensualmente

para los registros de cuentas por pagar.

Elaborar reportes para pagos de impuesto, entre otras funciones

1.7. Funciones Auditor Financiero

Mantener actualizada toda la información necesaria para realizar la

conciliación de todas las cuentas bancarias

Reporta alguna anomalía en los pagos realizados de los proveedores

Enviar información necesaria a tesorería para realizar reclamos de

tarjetas no abonadas por los bancos Venezuela, Bicentenario y Bod.

Hacer seguimiento a todos los reclamos de tarjetas de crédito.

Archivar las conciliaciones bancarias y la documentación que respalda

los saldos.

15

Revisar que los movimientos estén cargados en sistema a la fecha y

de forma correcta, e informar al área de Tesorería y Caja General

sobre los registros faltante, si fuera el caso.

Revisar diariamente el reporte diario de caja y comparar el físico con

lo que está cargado en Excel.

Registrar en sistema los depósitos por reintegro de: viáticos y

proveedores

Registrar en el sistema los pagos realizados a empleados y obreros

de:

Vacaciones, Nominas, Anticipo de prestaciones, Anticipo de utilidades

y Bonos

1.8. Funciones del Cajero General

Apertura y registro contable de las cajas a diario.

Preparar la remesa a diario del efectivo y entregar a empresa de

valores para ser depositado.

Pago de propinas a cajeros departamentales y pago de restituciones

a recepcionistas.

Proporcionar a todos los cajeros con cambios requeridos, incluyendo

cambios extras para fines de semana largos y ocasiones especiales.

Custodiar fondo de la caja chica

Registró contable de facturas de servicios de la caja chica, entre otras

funciones.

16

1.9. Funciones de Costos

Revisión del registro en el sistema computarizado de las requisiciones

(salidas) de todos los Almacenes (Alimentos, Bebidas, Suministros e

Ingeniería) del día anterior.

Controlar las salidas de carnes del almacén a través de la conciliación

de los meat tag (tarjetas de carnes).

Elaborar los registros de comensales del Restaurant de Empleados en

los diferentes turnos (desayunos, almuerzos, cenas y sobrecenas).

Realizar control de las ventas de bebidas de Banquetes en los Shows,

entre otras funciones.

1.10 Funciones: Jefe de Tesorería

Realizar transferencias de pagos en sistema on line del Banco de

Venezuela.

Descargar e imprimir estados de cuentas bancarios.

Confirmar cheques emitidos a los bancos.

Interacción continúa con las entidades bancarias y consulta de los

movimientos realizados como notas de debito y crédito por medio de

Usuarios regulares a través de portales y medios electrónicos.

Verificar que los expedientes de pagos estén completos según el

concepto de pago a efectuarse.

Solicitar certificaciones y referencias bancarias a cada una de las

entidades bancarias con quien se mantiene relación.

Desembolsar los pagos que efectúe Hotel Venetur margarita, S.A.

1.11. Analista de Tesorería

Elaborar órdenes de pago.

17

Resguardar la documentación de todos y cada uno de los registros

emitidos mediante orden de pago así como los soportes que acompañan

a cada expediente.

Realizar la búsqueda de firmas para los cheques efectuados y fotocopiar

los mismos.

Realizar comprobantes de retención de ISLR y timbre fiscal, e imprimir en

triplicado para entregar al cliente, nuestro soporte y el tercero para

proporcionarlo al coordinador de impuestos con los cuatros a fin de mes.

Contabilizar los gastos bancarios, transferencias, ingresos por interés,

cheques devueltos.

1.12. Funciones: Auditoría de Ingresos

Elaborar Reporte del porcentaje de Servicio de A y B, Banquetes,

Lavandería y Mini Bares. “Semanal” la información debe ser procesada

en un máximo de 2 días para no afectar la operación de las otras áreas

que reciben la información para el proceso del pago de la nomina.

Realizar Reporte de caja para verificar y conciliar el efectivo remitido

por los cajeros y elaborar relación de los sobrantes y faltantes. “Diario”

Revisión diaria de la Auditoría Nocturna ( adicional Notas -Comentarios

del Auditor Nocturno)

Relacionar ajustes que afecten los ingresos del Hotel, clasificado por área

de venta.

Relacionar las notas de consumos de los funcionarios autorizados.

Relacionar los saldos a favor identificados por el número de Folio

señalado en cada reserva del huésped, se debe indicar nombre, apellido,

monto a favor, fecha del registro del mismo y numero de la reserva de

donde proviene, adicional se deberá ubicar los soportes del registro del

pago y realizar nota de cobro a la factura emitida, entre otras funciones.

18

1.13. Principales responsabilidades del Jefe de Cuentas por Cobrar

Gestionar, controlar, evaluar y registrar todos los consumos causados a

crédito por los procedimientos y actividades prestadas del Hotel.

1.14. Principales responsabilidades de la Analista de Cuentas por

Cobrar: Revisar la facturación emitida por el departamento de recepción y

Gestionar la cobranza de todos los clientes.

1.14.1 Funciones Generales

Crear perfiles de clientes en el sistema Administrativo-Contable con sus

respectivos datos fiscales, para las futuras facturaciones.

Recibir carpetas de grupos que envían Ventas-Banquetes verificando

que cumplan con la documentación.

Verificar información de las carpetas de grupos para luego proceder a

emitir la facturación. Comparar lo establecido en el contrato de servicios,

con los servicios materializados por el cliente.

Verificar información de las carpetas de grupos para luego proceder a

emitir la facturación. Comparar lo establecido en el contrato de servicios,

con los servicios materializados por el cliente.

Emitir facturación dentro de los primeros 5 días de cada mes, a los

arrendatarios.

Emitir facturación mensual del PM de Venetur Comercializadora y PM de

PDVSA y sus filiales, este es con frecuencia, exigir folios a recepción de

ambos PM.

Realizar constantes gestiones de cobranzas y programar visitas a

clientes que se encuentre fuera y dentro de la Isla, caso especifico las

filiales de PDVSA encontradas en refinería Oriente-Puerto La Cruz. Entre

otras funciones.

19

1.15. Descripción de las Actividades Desempeñadas por él

Pasante

1.15.1. Área de Tesorería

ordenar y archivar documentos por fecha y código de banco.

Registro en sistema de las retenciones de impuesto sobre la renta y

del timbre fiscal con sus respectivos soportes, los mismos fueron

impresos y archivados con sus concernientes facturas.

cotejó los expedientes con su orden de pago, los mismos fueron

archivados y resguardados.

Verificar, archivar y resguardar los soportes con sus respectivas notas

de pago de los avances de nómina de diversos meses 2014, así como

también se imprimieron registros de formularios ya registrados.

Verificar, archivar y resguardar los soportes con su respectiva nota de

pago, de diversos proveedores del año 2012, 2013 y 2014.

Registrar en el sistema (CQR) los avances de diversas semanas y

cotejo de los mismos.

Verificación y registro de los pagos a proveedores, por factura

cancelada, o por orden de pago o servicio prestado a la empresa,

Organización del depósito de archivos.

Registro de las liquidaciones realizadas al concluir el contrato

establecido por la empresa.

Realización de comprobantes de cancelación de sueldos y salarios de

empleados fijos

Verificar, archivar y resguardar los soportes con su respectiva nota de

pago, de diversos proveedores.

Certificación de pagos por transferencia y depósitos, los mismos se

buscan en el estado de cuentas, una vez verificados se registran en el

sistema.

20

1.15.2. Área de Auditoría Financiera

Cargo en el sistema de la nómina de obreros y empleados, aunado a

esto las vacaciones ya pagadas a cada beneficiario

Conciliación bancaria con movimientos de libro mayor.

Cruces de Cuentas en Excel, se realiza una serie de pasos para

determinar que la información bajada del mayor concuerde con las

transacciones efectuadas por los bancos.

Rectificar y Revisar los Soportes Físico de las Tarjetas y Trasferencias

suministrados por los Cajeros del Hotel a la Caja Departamental y

Auditoria.

Cargo de nómina en el sistema de prestaciones sociales, utilidades,

paro forzoso, entre otros, de empleados y obreros.

Cargar en sistema las diferencias de impuesto sobre la renta y

comisiones de los lotes del mes agosto del banco Bicentenario y

Realización de los ajustes de depósitos por identificar mes septiembre

Banco Venezuela.

Cargo en sistema las diferencias de impuesto sobre la renta y

comisiones de los lotes de diverso meses del banco Venezuela y Bod.

Verificación de las diferencias que existen entre el Banco Venezuela y

caja general de los diversos pagos realizados a través de depósitos.

21

FASE II

2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad, la mayoría de las empresas hoteleras tanto públicas

como privadas, se trazan metas y objetivos enmarcados en lograr sus

propósitos; sin embargo hoy en día las mismas han sufrido dificultades

producto de los cambios continuos de la sociedad. Dichos cambios han

provocado que muchas organizaciones, se vean obligadas a actualizar y

optimizar los procesos con la intención de mantener su liderazgo y

competitividad en el mercado.

Los dirigentes en conjunto con la administración de personal se rigen

por mantener una estructura organizativa, que le permita identificar cada uno

de los cargos que posé la organización, delegando funciones y

responsabilidades en cada uno de los profesionales. Para ello buscan

reclutar y seleccionar personal idóneo que cumplan con sus expectativas,

para tener los más altos estándares que le permita ofrecer a la entidad un

servicio de calidad.

El constante crecimiento y expansión de las empresas provocan

modificaciones en su estructura organizativa y por ende en las funciones, y

exigencias de los cargos. Por tal razón, es imprescindible que la entidad

hotelera cuente con un manual de descripción de cargo actualizado ya que

según Castillo (2006),

Los cargos se modifican frecuentemente, ya sea por aparición de nuevas tareas, promociones o exigencias del medio externo (mercado, proveedores, gobierno, comunidad, etc.). Cada vez que ocurren cambios

importantes se deben analizar los cargos y modificar sus descripciones para mantener actualizado el manual; de no ser así, este instrumento organizativo dejaría de ser fuente de información válida para la fundamentación de la gestión de personal. (p. 100)

22

Siguiendo la definición de Castillo (2006) “la revisión del manual de

cargo constituye una buena oportunidad para que los integrantes de la

empresa refresquen mentalmente los objetivos y funciones por los cuales

son responsables”. (p.101). Este le servirá de guía a los trabajadores para

conocer a cabalidad cuáles son las labores que le corresponde cumplir

dentro de la organización, evitando así que se realice un trabajo deforma

empírica.

Sin embargo, el Hotel VENETUR Margarita, anteriormente conocido

como Hotel Hilton Margarita & Suites. Posee debilidades en su manual de

procedimientos y descripción de cargo, en el departamento de

administración, el cual surge debido al cambio de directiva y a su vez por la

disminución de algunos cargos y la creación de otros, esto ocasionó su

desactualización por completo. Aunado a ello, dicho manual aún no se

encuentra aprobado por la máxima autoridad. Lo cual, trae como

consecuencia que el personal que allí labora, no cuente con un instrumento

que le brinde ayuda en cuanto al conocimiento de las funciones que debe

realizar en su cargo o cuando por algún motivo algún subordinado tenga que

cumplir con las labores de su jefe inmediato.

Por tal razón surge la idea de desarrollar este informe con finalidad de

proponer la actualización la descripción de cargo del Gerente Administrativo

y Financiero del Hotel antes mencionado, con el propósito de aportar una

herramienta que le ayude a reforzar los conocimiento, funciones y

responsabilidades que exige el cargo, con la intención de evitar el mal

funcionamiento de los procesos que allí se desarrollan, y a su vez liberar de

sobrecarga laboral al encargado del departamento.

Cabe destacar que, la investigación se delimito solo a la antes

nombrada propuesta por diversos factores, como el tiempo, espacio y área

de trabajo que restringieron el nuevo caso de estudio.

23

La presente investigación permite formular las siguientes interrogantes:

¿Cuál es la situación actual del cargo del Gerente de

Administración y Finanzas del Hotel VENETUR Margarita?

¿Qué factores inciden en el óptimo desempeño de sus labores?

¿A través de que instrumento la Gerencia de Talento Humano y

Gerencia General contribuyen a optimizar el cumplimiento de

las funciones del Gerente de Administración?

2.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.2.1Objetivo General

Proponer la actualización de la descripción de cargo del gerente

Administrativo y Financiero del Departamento de Administración del

Hotel VENETUR Margarita.

24

2.2.2Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual de la gerencia de administración en

materia del cumplimiento de funciones.

Determinar qué factores inciden en el óptimo desempeño de la

gerencia de Administración.

Describir el perfil de cargo del Gerente de Administración y Finanzas

del Departamento de Administración del Hotel VENETUR Margarita.

2.3 JUSTIFICACIÓN

Toda empresa hotelera hoy en día debe asumir la responsabilidad de

tener un manual de descripción de cargo actualizado, que le permita el buen

desenvolvimiento de los trabajadores, como de la organización. Según

Salinas (2001), “la productividad y competitividad de una empresa está

directamente relacionada con la descripción de cargos, debido a que esta es

una herramienta que permite dirigir el trabajo del personal de la empresa y

hacerlo más eficiente”. La descripción de cargo viene siendo una guía

descriptiva imprescindible, para todo trabajador, por esta razón, la presente

investigación tiene como propósito, estudiar la importancia de mantener

actualizada la descripción de cargos que, le permita a los ocupantes del

cargo conocer todo lo relacionado con las labores que se debe cumplir

dentro de la organización.

En este sentido, esta investigación tiene el objetivo de actualizar la

descripción de cargo del Gerente de Administración y Finanzas del Hotel

VENETUR Margarita, a través de un diseño que le permita visualizar el

correcto manejo de sus labores, para lograr así la efectividad en el

desarrollo de los procesos que allí se realizan y a su vez aportar una guía

25

para el desarrollo de las demás actualizaciones de la descripción de cargos

de su departamento y así poder agilizar las actividades o funciones que se

ejecutan en el mismo con el fin de brindar la información necesaria que

permita optimizar su estructura laboral.

2.4. ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN

Con la presente investigación se pretende solventar la problemática ya

antes planteada en el departamento de Administración del Hotel VENETUR

Margarita. El mismo presenta las descripción de los cargo desactualizado,

pero debido a los factores que delimitan la investigación, como el tiempo,

espacio y área de trabajo, se limita solo en proponer la actualización de la

descripción del cargo del Gerente de Administración y Finanzas. Con la

finalidad dar un aporte al ocupante del cargo y a su vez a la organización

para que a través de la misma mejorar su gestión laboral.

26

FASE III

MARCO TEÓRICO

3.1. Antecedentes.

Los antecedentes son todos aquellos trabajos que se escudriñan para

esclarecer, estudios o investigaciones posteriores, donde se logra tener una

idea clara del nuevo caso de estudio. Según Arias (2012) “los antecedentes

reflejan los avances y el Estado actual del cocimiento en un área

determinada y sirven de modelo o ejemplo para futuras investigaciones”.

(p.106).

A continuación se muestran algunas investigaciones que tienen referencia

directa e indirecta con el tema:

Banderela (2013) en su trabajo final de grado del Colegio Universitario

Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos (CUHELAV) titulado, “Propuesta

para la creación del perfil de cargo de jefe de ama de llaves en el Hotel el

Serrano C.A.” Se plantea evaluar la estructura de funcionamiento del

departamento de ama de llaves en el Hotel el Serrano C.A. Esto surge de la

problemática existente que el autor observó y analizó a través de un

diagnostico que mostró las fallas y discrepancias presentadas en la gerencia

de alojamiento debido a la falta del cargo de la gobernanta, figura

fundamental en dicha estructura organizativa. Por esta razón, Concluye que

el perfil de cargo es una herramienta vital para reclutar el personal idóneo

indispensable que realice las funciones del departamento de una manera

óptima. Por tal motivo el autor propone la creación y diseño del cargo antes

mencionado, con la finalidad de brindar a la empresa excelencia en la calidad

de los servicios ofrecidos. Dicho estudio se sustenta en una investigación de

proyecto factible, apoyado en una investigación de campo.

27

El trabajo de Banderela, contribuye en la presente investigación ya

que hace mención al perfil de cargo como una herramienta vital, es decir,

que cada área debe contar con el personal capacitado que conozca bien sus

funciones, para que toda la organización cumpla con los procesos precisos

que garanticen su buen funcionamiento. Así mismo aportó información

relevante que permitió sustentar el nuevo caso de estudio como proyecto

factible, apoyado en una investigación de campo.

Por otra parte Guevara (2011) en su informe especial de grado,

titulado: “Diseño de la estructura de cargos y definición de funciones

dirigidas al área de alimentos y bebidas del nuevo Hotel Coromoto”, tuvo

como objetivo analizar la estructura organizativa actual y las funciones del

área antes mencionada, con el propósito de establecer mecanismos para

agilizar y optimizar los procesos operativos y administrativos de la

organización, para ello se fundamentó en teorías de diversos autores; para

describir la estructura de cargos y sus funciones. Su investigación se basó en

primer lugar en una investigación de tipo proyectiva, luego se enmarco en un

diseño de campo, de nivel descriptivo lo que generó como resultado la

propuesta de una estructura básica que permita mejorar el desempeño del

área en estudio.

Se toma en consideración este autor por presentar relación con el nuevo

caso de investigación, porque hace mención con el análisis de la estructura

organizativa y funcionamientos de una empresa, como proceso fundamental

de gran importancia que permite la integración del personal adecuado para

la ejecución de cada cargo, así como también las líneas de mando y

comunicación, para optimizar la ejecución de las operaciones para el logro

de los objetivos de la misma.

28

Finalmente Morlés, (2013) en su investigación titulada “Propuesta de

actualización de la descripción de los cargos adscriptos al departamento de

recepción y reservas”. El cual tiene como objetivo analizar la descripción de

los cargos existentes en el manual y reservas del Hotel VENETUR Mérida y

las bases legales correspondientes a la descripción de los cargos en el

sector público. Dicha investigación surgió de la necesidad que tiene toda

empresa de actualizar sus documentos, motivo que surge al efectuarse

nuevos cargos que no se encontraban dentro de la unidad, lo que motivó al

autor a desarrollar dicha propuesta. El presente informe se soporta en un

estudio documental Por consiguiente estas últimas investigaciones guardan

estrecha relación con el objeto de estudio, las mismas coinciden con la

importancia de actualizar los documentos, base para la organización de una

empresa, sin embargo algunas de ellas toman dichos documentos a la ligera

es decir no les dan la importancia que estos ameritan para el buen

funcionamiento de su estructura organizativa.

Argumentativo, descriptivo, que busca descubrir la situación

observada en el presente estudio. Llegando a la conclusión que es

importante tener definidas y actualizadas cada una de las funciones, de los

departamentos ya que esto evitara confusiones dentro del área de trabajo.

3.2. BASES TEÓRICAS.

Las bases teóricas son esos conceptos básicos que permiten

fundamentar la investigación, con el propósito de respaldar el tema de

estudio. Según Arias (2012) “las bases teóricas implican un desarrollo amplio

de los conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque

adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado”. (P.107), por tal

razón se presentan los conceptos que guardan relación con el estudio.

29

3.2.1 Descripción de cargo.

La descripción de cargo es un documento descriptivo donde se

consignan de manera detallada totas las características que debe

poseer un ocupante de un cargo. Según Chiavenato (1999)

La descripción de cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos

aplicados para la ejecución de funciones o tareas (como lo hace), los objetivos del cargo (porque lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y los deberes y responsabilidades que comprende. (p.331)

Por lo antes expuesto se puede decir que la descripción de cargo

es un proceso que se elabora antes de hacer un análisis de cargo, ya

que este trata de enumerar, definir y diseñar cada una de las

características que el individuo debe conocer para realizar su labor

como por ejemplo sus tareas funciones, responsabilidades, métodos

que emplea, tiempo, objetivos, en resumen son todos los aspectos que

identifican el cargo.

3.2.2. Diseño del cargo.

En el diseño se reflejan las actividades específicas de un cargo como

por ejemplo: el contenido del cargo, los métodos, procedimientos,

responsabilidades y autoridad, del ocupante del cargo, Chiavenato (1999)

define “El diseño de cargos es la especificación del contenido, de los

métodos y de las relaciones de cargo, en el sentido de cumplir requisitos

tecnológicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo.”

(p.28). Básicamente el diseño de cargo es un proceso de organización, cuyo

30

objetivo es estructurar las tareas o atribuciones que se deben cumplir, las

responsabilidades, es decir a quien le reportar y da información, y a su vez la

autoridad que ejerce en los subordinados que supervisa.

3.2.3. Perfil de Cargo.

El perfil de cargo es la descripción que debe poseer cada trabajador

cumpliendo con los estándares requeridos por la empresa. Siguiendo la

definición Guzmán (1994) dice que un “perfil de trabajo o cargo formado por

una relación pormenorizada del cargo y las funciones y actividades

requeridas en términos de habilidades, destrezas y conocimientos necesarios

para el normal desempeño de dicho cargo” (p. 37).

En relación a lo citado se entiende que es un documento que contiene

la característica y rasgos de competencia, personalidad, tareas, experiencias,

entre otros, aspectos que debe poseer el ocupante del cargo para cumplir

con las metas del mismo.

3.2.4. Análisis de cargo.

Son los procedimientos para determinar las tareas y requisitos de

aptitudes de un cargo se le denominan análisis de cargo, método

fundamental para la evaluación y clasificación de los cargos; su objetivo

radica en definir de forma clara y sencilla, los aspectos de especificación,

que facilite a la empresa el reclutamiento y selección del personal idóneo

determinado cargo. Según, Chiavenato (1998)

El análisis de cargo es el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos, estas informaciones son registradas, inicialmente en las descripciones de cargo. Para hacer el análisis, cada cargo es dividido y estudiado con base en las partes o

31

elementos componentes, que son los llamados factores

de especificaciones”. Esto tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir con los requisitos que el cargo requiere de su ocupante; siendo el mismo la base para la evaluación y la clasificación de los cargos. (p.276)

En conclusión son todas aquellas vías que se recorren para lograr

obtener una visión clara y muy bien determinada en cuanto al perfil que debe

cumplir un individuo. Cabe destacar que, este perfil cambiará de acuerdo a

las políticas de cada empresa, debido a que el mismo será calificado de

acuerdo a las necesidades de la misma. Por otra parte, es importante decir

que la utilidad de este proceso se ve reflejada al momento de adquirir capital

humano en la misma, ya que como se dijo anteriormente el perfil se califica

de acuerdo a las necesidades de la empresa y si se adquiere un personal

que no cumpla este perfil, obviamente no se cubrirán las necesidades de la

empresa.

32

FASE IV

MARCO METODOLÓGICO

La metodología de la investigación indica el tipo de estudio al que está

referida dicha investigación, Según Arias (1999) “El marco metodológico “es

el cómo” se realiza el estudio para responder el problema planteado”. (p.19).

Es decir que son los procedimientos, técnicas, y pasos que se emplean para

seleccionar la información precisa y puntual para argumentar el estudio.

Por consiguiente, para cumplir los objetivos planteados se hizo

indispensable basarlos en hechos y datos que provengan de la realidad, el

cual nos permitirá esclarecer la investigación. En tal sentido los mismos se

describen a continuación.

4.1 Tipo de investigación

La propuesta planteada se considera un proyecto factible o

investigación proyectiva, partiendo del desarrollo de la investigación se

ajusta a este tipo de estudio debido a que se ubica en brindar una posible

solución a través de la actualización del cargo del Gerente de

administración y finanzas del departamento de administración del Hotel

VENETUR MARGARITA. Según UPEL, (1998):

El proyecto factible consiste en la investigación,

elaboración y desarrollo de una propuesta de modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales que pueden referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener a apoyo de una investigación de tipo documental, y de campo, o un diseño que incluya ambas modalidades. (p.16).

33

De acuerdo a lo antes expuesto, se busca solucionar una realidad que

afecta de manera global tanto al departamento de administración, como a los

demás cargos que le presiden, ocasionando un descontrol en la organización

que puede afectar el los recursos económicos de la empresa hotelera.

4.2 Diseño de la investigación.

El diseño de investigación son las estrategias que maneja el autor

para responder al problema planteado en el estudio. Álvarez (2005)

argumenta que “El diseño contiene las estrategias que guían todo el proceso

desde el momento de la recolección de los datos hasta la obtención de los

resultados definitivos, todo ello de acuerdo con los objetivos fijados para la

investigación”. (p.50). Es decir, que en él se determina el tipo de

investigación que se requiere efectuar para la indagación del tema,

enfocando a su vez el tipo de instrumento y la manera de analizar los datos

recaudados.

4.3 Investigación de Campo y Documental

El diseño planteado es de campo y documental por ser un proyecto

factible. De campo porque, según Arias (1993) dice que una investigación de

campo es aquella en la cual “los datos se recolectan directamente de la

realidad donde ocurre los hechos, sin manipular o controlar variable

alguna.”(p.34). El autor se basó en hechos reales donde se recopiló y

seleccionaron datos directamente del objeto de estudio, es decir donde se

formuló el problema, en este caso en el departamento de Administración del

Hotel VENETUR Margarita.

34

4.3.1 Investigación Documental.

En cuanto al diseño de tipo documental es de vital importancia para

entender y desarrollar el nuevo caso de estudio, utilizar material como

referencia siguiendo la definición de Arias (1999) es “aquella que se basa

en la obtención y análisis de los datos provenientes de materiales

impresos u otros tipos de documentos”. (p.34).Por ello se tomó como

ejemplo el manual de procedimientos y descripción de cargo del Hotel

VENETUR, para describir y desarrollar la actualización de la descripción

del cargo antes expuesto.

4.4 Población y muestra.

4.4.1 Población

La población en una investigación es importante, ya que la misma

es la selección de los individuos que se toman para un estudio. Tomando

en cuenta la definición de población de Arias (1999) el cual describe que la

población “es el conjunto de elementos con características comunes que

son objeto de análisis y para los cuales serán válidas las conclusiones de

la investigación” (p.98). De acuerdo a esto la población son los elementos

de los que se pretende conocer algo especificó, por lo tanto se tomada

para el objeto de estudio a 17 personas del departamento de

Administración del Hotel VENETUR Margarita.

4.4.2 Muestra

La muestra que se seleccionó para este estudio se tomó por

conveniencia, ya que según la definición de Arias (2006) “Cuando por

diversas razones resulta imposible abarcar la totalidad de los elementos

que conforman la población accesible, se recurre a la selección de una

muestra”. ( En este caso la muestra está compuesta por un número de 6

35

personas, debido a que por observación previa se llegó a la conclusión

que estos elementos, eran los que poseían el criterio necesario para

calificar idóneamente la posición actual del Gerente Administrativo y

Financiero, puesto que trabajan directamente con él. Por tal razón el

personal que se tomó para la entrevista fueron los siguientes:

Un (01) Contador

Un (01) Jefe de Tesorería

Un (01) Coordinador de Cuentas por Cobrar

Un (01) Auditor Financiero

Un(01) Jefe de Cuentas por pagar

Un (01) Caja General.

4.5 Técnicas de instrumentos de recolección de la información.

Toda investigación amerita el uso del instrumento y recolección de

datos, o cualquier otro recurso que le permita al investigador aproximarse

al fenómeno en estudio, con el objetivo de recopilar información valiosa al

tema. Según Arias (1999), menciona que “que las técnicas de recolección

de datos son las distintas formas de obtener información”. (p.53).

Las técnicas utilizadas en la presente investigación para recoger la

información del departamento de administración, consistieron en la

observación directa, entrevista y cuestionarios, el autor aplica estas técnicas

con el propósito de obtener a través de la misma información valiosa al tema

de estudio.

4.5.1 Observación Directa.

Para formular una propuesta es necesario aplicar técnicas que

permitan recabar información, por lo que en primer lugar fue necesario

36

aplicar la observación directa como técnica a través de la cual se obtuvo la

información que se planteó en el tema antes mencionado.

Según Arias (2006) “la observación directa es una técnica que

consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática,

cualquier hecho, fenómeno o situación que produzca en la naturaleza o

en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación

preestablecidos (p.69).

4.5.2 Cuestionario

El cuestionario es otro método que se utilizó con el objeto de

obtener información necesaria para la realización del nuevo caso de

investigación.Hurtado (1998) señala que el “cuestionario es un instrumento

que agrupa una serie de preguntas relativas a un evento o temática

particular, sobre el cual el investigador desea obtener información”.

(p.449).El instrumento será aplicado al Gerente Administrativo y financiero.

Para confirmar si él está en pleno conocimiento de las tareas y funciones

que le competen en su cargo.

4.5.3 Entrevista

La entrevista es una conversación entre dos o más personas, con la

finalidad de indagar sobre una problemática, o sencillamente para conocer

algún tipo de información. El propósito de utilizar este método es porque

arroja información detallada sobre el tema. Para este estudio se planteó la

entrevista estructurada, en ella el investigador establece las preguntas

antes de aplicarlas, estableciendo la definición de Arias (2006) el cual

argumenta que la entrevista “puede ser estructurada cuando previamente

se ha determinado de manera sistemática y organizativa el orden de las

preguntas, o no estructurada cuando a través del dialogo el encuestador

obtiene la información deseada”. (p.198).

37

Fase V

Análisis de resultados que sustentan la información.

En esta fase se analizaron los resultados obtenidos de las

entrevistas que se les aplicó a los individuos tomados como objeto de

estudio para la presente investigación, los mismos fueron evaluados a

través de una serie de preguntas estructuradas, con la intención de

indagar los conocimientos que estos posean acerca de la problemática

existente en el departamento, a su vez, se realiza una entrevista

personalizada al ocupante del cargo de Gerente Administrativo y

Financiero, así como un cuestionario con una serie de ítems con la

intención de recaudar toda la información posible acerca del tema en

estudio..

A continuación se presentan unas tablas descriptivas donde se

encuentran las preguntas y respuestas que permitirán realizar el análisis,

para dar solución a la presente investigación:

38

Tabla N°1 Entrevista dirigida a la Coordinadora de cuentas por pagar

Preguntas Respuestas

¿Por qué es necesario que el

departamento de Administración del

hotel VENETUR Margarita, cuente

con un gerente de Administración y

Finanzas?

“Porque esta figura permite mantener

una determinada organización en las

áreas”

“Es la base de todo”

¿Conoce usted algunas de las

funciones del Gerente de

Administración y Finanzas del hotel

VENETUR Margarita?

“Controla y gestiona las finanzas del

hotel”

“Es el vigilante de los fondos del hotel”

¿Qué tipo de recarga en

cumplimiento de sus funciones ha

considerado usted que puede tener

el contador como subordinado de

gerente de Administración y

Finanzas?

“Asume las responsabilidades del

gerente, por la ausencia de esta figura”

¿Considera usted que las funciones

que realiza son utilidad para el

departamento de administración y

Finanzas?

“Si, puesto que él representa la guía de

los procedimientos que se deben hacer

en cada área”

Fuente: Elaboración propia. (2014)

39

Tabla N° 2

Entrevista dirigida al Jefe de cuentas por cobrar

Pregunta Respuesta


departamento de Administración

del hotel VENETUR Margarita,

cuente con un gerente de

Administración y Finanzas?

“Porque es necesario tener una

figura que represente liderazgo en el

departamento”


funciones del gerente de

administración y finanzas del

hotel VENETUR Margarita?

“Aprobación de nóminas”

“Aprobación de pagos de tesorería”

“Aprobar créditos”



considerado usted que puede

tener el contador como

subordinado de gerente de


“Aprobación de nóminas”

“Aprobación de pagos”

“Firmar requisiciones”

¿Considera usted que las

funciones que realiza son utilidad

para el departamento de

administración y Finanzas?

“Por supuesto, porque al momento

de incumplir sus funciones las

demás áreas se paralizan”.

Fuente: Elaboración Propia. (2014)

40

Tabla N°3

Entrevista dirigida a Caja General

Pregunta Respuesta




cuente con un Gerente de


“Para que no exista sobrecarga de

trabajo en el contador”



Administración y Finanzas del

Hotel VENETUR Margarita?

“Toma de decisiones”

“Aprobación de órdenes de compra”

“Dar respuesta a solicitudes

externas (ejemplo: casa matriz)”

“Evaluación de la información

administrativa para la toma de

decisiones”







“El hecho de asumir todas las


Administración y Finanzas”





“Por supuesto, ya que es el punto

final de todas las operaciones

administrativas. Es aquel que

ejecuta todas las actividades antes

mencionadas”


41

Tabla N° 4

Entrevista dirigida a Auditoría Financiera

Pregunta Respuesta






“Porque gestiona la parte financiera

y con ello toma decisiones

imprescindibles para el

funcionamiento del departamento”





“Chequear órdenes de compra”

“Examinar prioridades”

“Evaluar expediente”

“Relación de pagos”







“Asumir las actividades extras que

no le corresponden, las cuales

producen un atraso a nivel

financiero”



para el Departamento de


“Sí, porque si este no elabora los

análisis de los estados financieros a

tiempo el gerente no podrá saber el

estado actual del hotel”


42

Tabla N° 5

Dirigida a la Jefa de Tesorería

Pregunta Respuesta






“Porque gestiona, apoya y asesora

en actividades financieras a la

gerencia general”





“Supervisar el control de la gestión

de las áreas”.

“Optimiza y supervisa las políticas

fiscales de la empresa”.

“Gestiona actividades financieras”.







“El asumir actividades extras como

operaciones del hotel y gestiones

administrativas”.





“Sí, porque es quien lleva todo el

control de toda la parte contable y

elabora los estado financieros que son

la guía para la toma de decisiones”.


43

Tabla N° 6

Entrevista dirigida al subordinado de Gerente de Administración y

Finanzas.

Preguntas Respuestas

¿Conoce usted actualmente su

descripción y perfil de cargo?

“No está diseñado literalmente”.

¿Cómo considera usted su

desempeño actualmente?

Optimo(x) Deficiente( )

Regular( ) Inapropiado ( )

¿Qué factores pudieran estar

influyendo en el desempeño de

sus funciones?

“Organización”.

“El retraso en la nómina

(llegada)”.

“El asumir la responsabilidad de

que el personal obtenga su

remuneración a tiempo”.

¿Considera usted que tiene

recarga de funciones?

“Sí, debido a que el personal que

está bajo mi cargo le falta

capacidad de análisis y

conocimiento para resolver

diferentes situaciones, a pesar de

tener mucho interés en hacerlo”.

¿Sabe usted si el manual de

descripción de cargo está

aprobado por la junta directiva?

“No se encuentra aprobado”.

Fuente: Elaboración Propia (2014)

44

5.1. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Dentro de este marco de investigación se percibió a través de las

entrevistas que el departamento de administración del Hotel VENETUR

Margarita, existe la necesidad de la presencia del Gerente de Administración

y Finanzas, ya que realizado el análisis de las tablas descriptivas, se puede

observar claramente que en la interrogante N° 1, por la variedad de motivos

que van desde firmar requisiciones, hasta mantener una buena toma de

decisiones. Se considera indispensable la presencia de esta figura ya que es

de gran importancia en el departamento.

En la interrogante N° 2 se hace un análisis del conocimiento que el

personal posee acerca de las funciones del Gerente de Administración y

Finanzas, observando que si conocen alguna de las sus funciones del

Gerente y al mismo tiempo manifestando la importancia de dichas funciones

en el mismo.

En la pregunta N° 3, se manifiesta que de una o de otra manera

existe una sobrecarga en la persona que está desempañando el cargo de

contador y a su vez el de Gerente de Administración y Finanzas, por el alto

grado de responsabilidad que le corresponde asumir actualmente.

En la pregunta N° 4 manifiesta que, es importante la labor que está

asumiendo el Contador como Gerente, sin embargo, se hace imprescindible

que el departamento cuente con una persona capacitada, que asuma éste

cargo, ya que sus funciones son de gran relevancia en el manejo de los

recursos financieros del departamento, entre otras labores vitales para la

organización. Es decir, por encima de todo en el departamento se necesita

de la presencia del Gerente de Administración y Finanzas, como figura líder

que pueda mantener una determinada organización dentro del mismo.

45

Por otra parte, analizando la entrevista hecha al contador se logró

determinar que el mismo posee conocimientos muy básicos con respecto a

las funciones específicas del cargo como Gerente, es decir, esto indica que

existe la necesidad de implementar la descripción del cargo del Gerente de

Administración y Finanzas para que al momento de éste ausentarse, su

subordinado haga su trabajo de la mejor manera posible.

5.2 Discusión.

De acuerdo a los resultados obtenidos en las entrevistas y después de

haber realizado los análisis, se pudo evidenciar que el cargo de Gerente de

Administración y Finanzas es de suma importancia en el departamento, por

lo que se hace evidente la actualización de la descripción de cargo como una

herramienta fundamental para el ocupante del cargo y para el posible

aspirante al puesto, dado que esta le permitirá estar al tanto de las

exigencias que amerita dicho cargo, evitando así, que realice sus labores de

forma improvisada, ya que esto podría ocasionar fallas que repercutirían de

forma negativa tanto en el departamento como en la empresa hotelera.

Aunado a ello, las interrogantes realizadas al subordinado del cargo

donde se pretende saber si hay una descripción de cargo o un manual de

descripciones, fueron confusas, ya que el mismo responde que su

descripción de cargo no está diseñada literalmente y al mismo tiempo opina

que existe un manual pero no está aprobado por la gerencia, por

consiguiente se toma como interés proponer la actualización de la

descripción del cargo del gerente de administración y finanzas como una

solución a la problemática arrojada por los análisis.

46



Tecnología



Diseño de la Actualización y Descripción del Cargo del Gerente

Administrativo y Financiero para Hotel VENETUR Margarita.

Mérida, Noviembre de2014

47

FASE VI

6.1 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La propuesta que se presenta a continuación, tiene como objetivo la

actualización de la descripción de cargo del Gerente Administrativo y

Financiero del departamento de administración del hotel VENETUR

Margarita, la misma está enfocada en ofrecer a través de dicha actualización,

el diseño de un formato que servirá de guía para la actualización de los

demás cargos en el manual y descripción de cargo que contenga toda las

especificaciones del cargo del antes referido gerente con la finalidad de

brindarle a este, un documento que le sirva de apoyo en la coordinación y

realización de sus labores.

De igual forma servirá como aporte para la empresa o el departamento

de recursos humanos para el reclutamiento y selección de nuevos

candidatos al cargo, a su vez es una guía significativa para el subordinado

que le toque asumir por diversas razones, el antes mencionado cargo, ya

que este le proporcionará el conocimiento de cuáles son las actividades y

responsabilidades y exigencias que se ameritan para cumplir dicha labor.

Contribuyendo así a la gestión de la empresa.

6.2 JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

La finalidad de diseñar la descripción de cargo del Gerente

Administrativo y Financiero del antes mencionado hotel, surge del análisis

que arrojaron las entrevistas donde se pudo certificar que era de vital

importancia la realización de dicha propuesta, debido a que el departamento

en la actualidad no cuenta con un Gerente Administrativo, el contador es

quien está asumiendo dicho cargo, por ende el mismo refleja un

48

conocimiento muy básico con respecto a las funciones del cargo, esto indica

que hay una necesidad, de un instrumento que le sirva de apoyo al mismo

para que cumpla su labor de la mejor manera posible.

6.3 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

6.3.1 Objetivo General.

Diseñar la descripción de cargo del gerente Administrativo y

Financiero del departamento de administración del Hotel VENETUR

Margarita

6.3.2 Objetivo Específicos.

Determinar los requisitos necesarios para la actualización del cargo

del Gerente Administrativo y Financiero.

Especificar las funciones correspondientes al cargo.

Diseñar el formato que especificará todos los aspectos de la

descripción del cargo.

6.4 Estructura de la Propuesta.

El diseño de esta propuesta se basó en el estudio de las fases

anteriores, que permitieron el desarrollo de la descripción del cargo, el cual

se estructurará en una serie de paso representado en un formato donde se

especificará: contenido, introducción, propósito, estructura del cargo,

posición del cargo en el organigrama, descripción de cargo y referencias

consultadas.

49

Modelo de descripción de cargo

Actualización de la

Descripción de cargo del

Gerente Administrativo y

financiero de Hotel

VENETUR Margarita, S A

FECHA:

Noviembre 2014.

Propuesta para la Actualización de la Descripción de

Cargo del Gerente Administrativo y Financiero del

Departamento de Administración del Hotel VENETUR

Margarita

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:

Fuente: Elaboración propia (2014)

50

Actualización de la

Descripción de cargo del

Gerente Administrativo y

financiero de Hotel

VENETUR Margarita, S A

FECHA: Noviembre

2014.

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………..3

PROPOSITO……………………………………………………………………….4

POSICIÓN DEL CARGO EN EL ORGANIGRAMA……………………............5

ESTRUCTURA DEL CARGO……………………………………………………6

GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ……………………………..7

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:


51

Actualización de la Descripción

de cargo del Gerente

Administrativo y financiero de

Hotel VENETUR Margarita, S A

Pág. 03

FECHA: Noviembre

2014.

INTRODUCCIÓN

La descripción de cargo es un documento donde se especifican diversos

aspectos como las funciones, responsabilidades, requisitos

indispensables, entre otros, que son fundamentales en los procesos

laborales de los trabajadores dentro de una organización, con la finalidad

de optimizar las funciones y facilitar información a los ocupantes del cargo

así como permitirá que la empresa sea más competente en su

organización, porque tendrá al personal idóneo para cada puesto de

trabajo.

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:


52





Pág. 04

FECHA: Noviembre

2014.

PROPOSITO: Brindar un aporte al departamento de Administración a

través de este diseño que le sirva de guía para la actualización de los

demás cargos, para que la empresa sea competitiva en su organización.

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:


53





Pág. 05

FECHA:

Noviembre 2014.

Estructura del cargo

La estructura del cargo está conformada por distintos aspectos

como lo son:

*Posición del cargo en el organigrama.

*Identificación y nombre del cargo

*Supervisor inmediato

*Objetivo general y responsabilidades.

*Funciones

*Perfil de ocupación del cargo.

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:


54





Pág. 06

FECHA:

Noviembre 2014.

POSICIÓN DEL CARGO EN EL ORGANIGRAMA

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:


55





Pág. 07

FECHA: Noviembre

2014.

*Identificación del cargo: Gerente de Administración y Finanzas

* Nombre del cargo: Departamento de de Administración y Finanzas

* Supervisor inmediato: Gerente General.

PERSONAL QUE SUPERVISA: Contador, Jefe de Costos., Jefe de Almacén,

Jefe de Tesorería Coordinador de Auditoría de Ingreso, Coordinador de Caja

Departamental, Cajero General Coordinador de Cuentas por Pagar, Jefe de

Cuentas por Cobrar.

Objetivo general del cargo y responsabilidades: planificar, ejecutar,

supervisar y controlar el proceso de ingreso y egreso de los recursos

financieros del hotel. Gestionar de forma eficiente el departamento de

administración y finanzas, responsabilizándose de su organización, dirección

y control, así como del reporte y asesoría entregada a la dirección en materia

administrativa; proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las

operaciones de la organización y maximizar el valor de la misma.

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:


56





Pág. 08

FECHA: Noviembre

2014.

FUNCIONES

*Negociación con proveedores para términos de compras, descuentos

especiales, formas de pago, créditos. Encargado de los aspectos financieros

de todos los campos que se realizan en la empresa.

*Aprobación de diversos pagos de nómina, proveedores, y otros egresos.

*Optimización y supervisión de las políticas fiscales de la empresa.

*Selección y adiestramiento del personal del departamento.

*Supervisar y responsabilizarse por el buen funcionamiento de las unidades

que se encuentran bajo su mando.

*Preparar las revisiones y presentar el reporte, mensual de operaciones.

Preparar las proyecciones y presupuestos mensuales, trimestrales y

semanales a lo largo del año.

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:


57





Pág. 09

FECHA: Noviembre

2014.

FUNCIONES

Asegurarse que todas las licencias, permisos y pólizas de seguro están vigentes y en orden con las leyes del país, estado y municipio.

Proveer reportes de expansión a los dueños y gerentes.

Negociar con los clientes, en temas relacionados con créditos y pagos de proyectos.

Emitir a gerencia los reportes e informes sobre la situación financiera del hotel para la toma de decisiones

Coordina sus acciones con los distintos departamentos de la organización

Conoce y cumple con los reglamentos internos del hotel y del departamento

Conoce y cumple con las disposiciones de seguridad industrial relacionada

con su cargo, así como también las disposiciones de conservación

ambientales de la empresa.

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:


58





Pág. 10

FECHA: Noviembre

2014.

PERFIL DE OCUPACIÓN

EDUCACION: Licenciado en administración o contaduría

Experiencia : Tres (3) años en experiencias similares

Conocimientos: Del idioma inglés, dominio de los programas de Word o

Excel, experiencia en hotelería.

Requisitos físicos: Buena presencia, gozar de buena salud, agudeza

visual

Habilidades en:

*Capacidad de dirección *Trabajo en equipo

*Iniciativa y actitud positiva *Relaciones interpersonales

*Capacidad de comprensión *Habilidad numérica

*Capacidad de síntesis *Expresión escrita y verbal.

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:


59

Actualización de la Descripción de

cargo del Gerente Administrativo y

Financiero de Hotel VENETUR

Margarita, S A

Pág. 11

FECHA: Noviembre

2014.

Referencias Consultadas

Manual de procedimientos y descripción de cargos del hotel VENETUR

Margarita.

Gobierno de Chile (2007) ORIENTACIÓN METODOLÓGICA PARA LA

ELABORACIÓN DEPERFILES DE TERCEROS NIVELES JERARQUICOS EN

LOS SERVICIOS PÚBLICOS. Disponible en:

http://www.serviciocivil.gob.cl/sites/default/files/Orientaciones%20Elaborac

ion%20Perfiles.pdf

Torres (2014) manual de descripción de cargos y funciones para el

departamento de Almacén del LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA.

Trabajo de grado. Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes

Venezolanos

Elaborado por:

Vivas Sandra.

Revisado por:

Víctor Monsalve

Aprobado por:


http://www.serviciocivil.gob.cl/sites/default/files/Orientaciones%20Elaboracion%20Perfiles.pdf

http://www.serviciocivil.gob.cl/sites/default/files/Orientaciones%20Elaboracion%20Perfiles.pdf

60

6.6. Viabilidad

La viabilidad de una propuesta toma en consideración tres (3)

aspectos importantes, los recursos financieros, materiales y humanos que se

ameritan para la realización de la misma. Por tal motivo se puede decir, que

esta propuesta se considera factible, porque no requiere muchos recursos

para su elaboración, ya que lo que se pretende hacer son algunos cambios

pertinentes en la descripción de cargo del gerente administrativo y financiero

del Hotel VENETUR MARGARITA, que se encuentra en el manual de

procedimientos y descripción de cargos del antes nombrado hotel, con la

finalidad de actualizarlo y adecuarlo a la realidad.

El Hotel VENETUR cuenta con el talento humano dispuesto y

capacitado para desarrollar la descripción de cargo correspondiente al

departamento en estudio, asimismo cuenta con el espacio designado a la

oficina de administración, que está conformada con diferentes áreas donde

se desarrollan diversas labore que permiten delegar funciones y lograr

distribuir el trabajo.

De esta manera, se puede destacar que existen las condiciones

adecuadas y pertinentes para desarrollar la propuesta anteriormente

mencionada, y así lograr optimizar y establecer las funciones específicas

para cada cargo dentro de la estructura organizativa del departamento de

administración del Hotel VENETUR Margarita.

61

CONCLUSIÓN

De acuerdo a lo investigado en este informe, se concluye que toda

organización de la índole que sea necesita de un manual de descripción de

cargo que le permita optimizar las funciones y facilitar información a los

ocupantes del cargo, para que estos tengan claros cuales son las exigencias

del cargo que ocupan.

Por esta razón, la propuesta de la actualización de la descripción del

cargo del Gerente administrativo y financiero del hotel VENETUR Margarita,

surge de la necesidad de dar una dirección a los procesos y funciones que

realizan en el departamento, donde de observó que es imprescindible tener

definidas las funciones del cargo, no solo del antes mencionado Gerente así

como también de todo el departamento, ya que esto evitara confusiones en

los ocupantes del cargo.

A su vez el diseño de la actualización servirá como guía para que el

antes citado Gerente conozca cuales son las exigencias indispensables de

su labor, aunado a ello le ayudara como base para que realice las demás

descripciones del cargo ya que esto es algo que le compete a él como

máxima autoridad en su departamento. También permitirá que la empresa

seleccione y reclute el personal idóneo para el puesto de trabajo permitiendo

que la misma sea más competente en su organización.

62

RECOMENDACIONES

AL HOTEL VENETUR MARGARITA

Actualizar el manual de descripción de cargos de todo el

departamento para un mayor funcionamiento de la organización.

Ajustar la descripción de los cargos de la empresa a las normas y

reglamentos de las funciones públicas.

Cubrir la vacante del cargo del Gerente de Administración y finanzas,

para evitar la sobre carga de funciones en el subordinado del gerente

Reestructurar el organigrama del departamento según las líneas de

mando

Anexar la descripción de cargo de la Jefa de Tesorería

63

REFERNCIAS CONSULTADAS

Álvarez, I. (2005) CÓMO HACER UNA TESIS EN BACHILLERATO. Editorial:

CES, SA. Caracas – Venezuela.

Arias, F. (1999) EL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN: Guía para su

elaboración. Tercera edición, Editorial: Episteme. Caracas – Venezuela

Arias, F. (2006) El proyecto de investigación Introducción a la Metodología

Científica. (6ta ed.)Editorial: Episteme. Caracas – Venezuela.

Arias, F (2012) El proyecto de investigación Introducción a la Metodología

Científica. (6ta ed.)Editorial: Episteme. Caracas – Venezuela

Banderela, A (2013) Propuesta para la creación del perfil de cargo de jefe de

ama de llaves en el Hotel el Serrano C.A. Trabajo de grado, Colegio

Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos. Mérida - Venezuela.

Castillo, A (2006) ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL: UN ENFOQUE

HACIA LA CALIDAD. [Libro en Línea] Consultado el 20 de octubre de 2014

en

http://books.google.es/books?id=1aXmDqJpEc8C&printsec=frontcover&dq=a

dministracion+de+personal&hl=es&sa=X&ei=7FZvVNzOIcWegwSb5YGYCg&

ved=0CCsQ6AEwAA#v=onepage&q=administracion%20de%20personal&f=f

alse

Chiavenato, l. (1998) Adiestramiento de recursos Humanos, Tercera edición,

Editorial: MC GRANW HILL. México.

Chiavenato, I. (1999) Administración de Recursos Humanos. México.

Editorial Mc Graw-Hill Hispanoamericana

Guevara. (2011) Diseño de una estructura de cargos y funciones en el área

de Alimentos y Bebidas del Nuevo Hotel Coromoto. Trabajo de grado,

http://books.google.es/books?id=1aXmDqJpEc8C&printsec=frontcover&dq=administracion+de+personal&hl=es&sa=X&ei=7FZvVNzOIcWegwSb5YGYCg&ved=0CCsQ6AEwAA#v=onepage&q=administracion%20de%20personal&f=false




64

Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos. . Mérida –

Venezuela.

Guzmán, G. (1994) FIGURAS SOBRESALIENTES DE LA COMUNICACIÓN

SOCIAL UN PERFIL DE EJEMPLARIDA DE LOS COMUNICADORES. [Libro

en Línea] Consultado el 22 de octubre de 2014 en

http://books.google.es/books?id=uwQbv349huUC&pg=PA37&dq=PERFIL+D

E+CARGO&hl=es&sa=X&ei=5HFvVLSsKcakgwSNxoCoAw&ved=0CDkQ6w

EwBDgK#v=onepage&q=PERFIL%20DE%20CARGO&f=false

Hurtado, J. (1998) Metodología de la INVESTIGACIÓN HOLÍSTIA. (2da

edición). Editado por Fundación SYPAL. CA. Caracas- Venezuela.

Morlés, E. (2013) Propuesta de actualización de la descripción de los cargos

adscriptos al departamento de recepción y reservas. Trabajo de grado,

Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos. . Mérida –

Venezuela.

Salinas, (2001) La descripción y el análisis de cargo. Consultado

el 23 de octubre de 2014 en

http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no5/descripcio

nanalisiscargos.htm

Torres (2014) manual de descripción de cargos y funciones para el

departamento de Almacén del LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA.

Trabajo de grado. Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes

Venezolanos.

http://books.google.es/books?id=uwQbv349huUC&pg=PA37&dq=PERFIL+DE+CARGO&hl=es&sa=X&ei=5HFvVLSsKcakgwSNxoCoAw&ved=0CDkQ6wEwBDgK#v=onepage&q=PERFIL%20DE%20CARGO&f=false



http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no5/descripcionanalisiscargos.htm

http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no5/descripcionanalisiscargos.htm

65

UPEL (Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Vicerrectorado de

Investigación y Posgrado (2005). Manual de Trabaos de Grado de

Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. Edición FEDUPEL.

66

ANEXOS

67

República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y



Entrevista

Descripción del cargo del Gerente de Administración y Finanzas

Dirigida al Jefe de Tesorería, Coordinadora de Cuentas por Pagar, Jefe de Cuentas por Cobrar, Auditoría Financiera, Caja General.

El presente cuestionario, tiene como objeto obtener información necesaria

para la realización del nuevo caso de investigación titulado proponer la

actualización de la descripción de cargo del Gerente de Administración y

Finanzas del Hotel VENETUR Margarita. Dicho instrumento será aplicado al

Gerente Antes mencionado. Por tal motivo se le pide que:

Instrucciones: a continuación se le presentaran una serie de preguntas

estructuradas abiertas que deberá responder según sea su criterio y

experiencia, recuerde que su opinión es importante.

1- ¿Porque es necesario que el departamento de administración del

hotel VENETUR MARGARITA, cuente con un gerente de


________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

68

2- ¿Conoce usted algunas de las funciones del gerente de

administración y finanzas del departamento de administración del

Hotel VENETUR Margarita?

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

3- ¿Qué tipo de recarga en el cumplimiento de sus funciones a

considerado usted que puede tener el contador como subordinado del

departamento de administración?

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

4- ¿Considera usted que las funciones que realiza son de utilidad para la

gerencia de administración y Finanzas?

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________


69

República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y



Entrevista

Dirigida al subordinado del Gerente de administración y finanzas del

HOTEL VENETUR MARGARITA

Instrucciones: a continuación se le presentaran una serie de preguntas

estructuradas abiertas y mixtas, que deberá responder según sea su criterio

y experiencia, recuerde que su opinión es importante.

1- ¿Conoce usted actualmente su descripción y perfil de cargo?

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

2- ¿Cómo considera su desempeño actualmente?

a)Optimo b)Deficiente

c)Regular d)Inapropiado

____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

70

3- ¿Qué factores pudieran estar influyendo en el desempeño de sus

funciones?

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

4- ¿Considera usted que tiene recarga de funciones?

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

5- ¿Sabe usted si el manual de descripción de cargo está aprobado por

la junta directiva?

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________


71

República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología

Ministerio del Poder Popular para el Turismo Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.

CUESTIONARIO

Descripción del cargo del Gerente de Administración y Finanzas Dirigida al ocupante del cargo.

El presente cuestionario, tiene como objeto obtener información necesaria para la

realización del nuevo caso de investigación titulado proponer la actualización de la

descripción de cargo del Gerente de Administración y Finanzas del Hotel Venetur

Margarita. Dicho instrumento será aplicado al Gerente Antes mencionado. Por tal

motivo se le pide que:

1- Lea cuidadosamente el cuestionario

2- Responda según sus conocimientos, sin tomar en cuenta la opinión de

otros.

3- Tenga presente todos los requisitos necesarios para el desempeño del

cargo.

72

1- Identificación del cargo.

__________________________________________________________________

2- Nombre del departamento __________________________________________________________________

3- ¿Cuál es su supervisor inmediato? __________________________________________________________________

4- ¿cargos que supervisa directamente?

__________________________________________________________________

5- ¿Objetivo del cargo?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6- ¿Cuáles son las funciones del cargo?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

73

______________________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________

7- Marque con una “X” las responsabilidades implícitas del cargo. Materiales, herramientas y/o equipos ____ Dinero, títulos, valores o documentos____ Información confidencial ____ Supervisión de áreas de trabajo_____ Otras especifique___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8- De acuerdo al cargo que ocupa en la organización y a los requerimientos

intelectuales exigidos; marque con una “X” el nivel de instrucción adecuado

para el cargo

Grado de Instrucción Completo Incompleto

Nivel Universitario x

Nivel Técnico Medio

Nivel Diversificado

Nivel Básico

Otros Niveles

¿Cuál es su grado de instrucción?

74

9- Para desempeñar el cargo se requiere conocimientos en:

a. Procedimientos _____

b. Idiomas _____

c. Leyes _____

d. Alguna tecnología _____

e. Reglamentos______

f. Otras _____

Especifique ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10- ¿Cuál es la experiencia que necesita para desempeñar el cargo?

a. 1 Año ________

b. 4 Años______

c. Años _______

d. 5 Años o mas_____

e. Años ________

f. Ninguno_____

11-Marque con una “X” los requisitos físicos esenciales del ocupante del cargo.

a. Agudeza visual _________

b. Cultura general ______

c. Capacidad de comprensión _____

d. Habilidades numéricas _____

e. Capacidad de análisis ______ f. Capacidad de síntesis ______

g. Expresión escrita _______

h. Expresión verbal _______

i. Relaciones interpersonales _____

j. Capacidad organizativa _____

75

12- ¿Cómo son las condiciones en el ambiente de trabajo?

a. Poco espacio ______

b. Deficiencia de limpieza ____

c. Iluminación inapropiada____

d. Temperatura agradable _____

e. Trabajo en equipo_____ f. Trabajo individual ______

g. Otros ____ Especifique

____________________________________________________________

____________________________________________________________

13-¿Cómo es el ruido en su lugar de trabajo?

a. Excesivos ____

b. Alto ____

c. poco _____

14- ¿Cuáles son los riesgos en su lugar de trabajo?

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!


76

BITÁCORAS Y ASISTENCIAS

descripcion de puesto

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