Det umulige ble mulig

Felles IT-løsning for HiST og NTNU i Bibliotek for medisin og helse (BMH)

Karen J. Buset, BMH NTNUAstrid Kilvik, BMH HiSTBrynjulf Mauring, NTNU IT

NTNU IT-konferansen 2014

Prosjekt BMH

I 2009 ga Kunnskapsdepartementet HiST og NTNU i oppdrag å etablere et felles integrert bibliotek for forskning, læring og formidling.

Bibliotek for medisin og helse (BMH) åpnet i desember 2013 og gir studenter og ansatte ved HiST, NTNU og St. Olavs Hospital et tilbud som omfatter hele medisin- og helsefeltet.

En unik samarbeidsmodell

• Samarbeidet reguleres gjennom en avtale på overordnet nivå mellom HiST og NTNU

• Egne samarbeidsavtaler for HMS, IT, drift og leie av lokaler

• Samdrift, ikke en organisatorisk sammenslåing av institusjonene

• Samarbeid om ledelse med én leder fra hver institusjon

Fakta om BMH

• 1500 kvm netto over 2 etasjer • 55 timer åpent pr uke• 17 fast ansatte i BMH, 8 studentvakter• 3000 studenter og 11000 ansatte fra HiST, NTNU og

St Olavs hospital• IT-støtte for studenter i biblioteket• separate avtaler for tilgang til lisensierte e-ressurser• spesialutviklet BIBSYS-løsning for felles utlån på

automater

Felles bibliotekdrift

• Felles skrankedrift • Felles arrangementer og

utstillinger• Felles visjon og

kommunikasjonsstrategi• Felles nettside på nøytralt domene• Felles kontorer og arbeidsverktøy • Felles utviklingsprosjekter

IT-prosjektet - samarbeid

• Oppstart i 2011 – avklaringer og diskusjoner

• Oppdrag fra Helsebygg til NTNU IT

• Fart på prosjektet fra 2013• Parter i samarbeidet: HiST IT,

NTNU IT, DMF AV/IT, HiST-biblioteket, NTNU UB + Hemit, Evry, Caverion, BIBSYS, Biblioteksentralen, Helsebygg

Krav til IT-løsning

• Tilgang til både HiST og NTNU sine dataressurser fra alle PC´er

• Tilgang til trådløsnett• Felles utskriftsløsning for

begge institusjoner• Lik tilgang til lisensierte e-

ressurser

Felles, fleksibelt og sømløst

Løsning / design

Krav til IT-løsning for bibliotekbrukerne

• Tilgang til dataressurser ved HiST og NTNU fra stasjonære og bærbare PC´er

• Tilgang til programvare og hjemmekatalog• Gjeste-PC ´er uten pålogging for walk in-users• AV-utstyr på alle grupperom• Felles utlånsautomater for begge institusjoner - alle

brukere kan låne og returnere uavhengig av tilhørighet

Løsning - bibliotekbrukere

Krav til IT-løsning for bibliotekansatte

• Tilgang til egne institusjon sine ressurser som kontorstøtte, kalender, adressebok, fellesområder osv.

• Tilgang til samhandlingsverktøy, felles filområder, felles kalender og epostmapper

• Stasjonære PC´er med tilgang til både HiST- og NTNU-ressurser i skranken

• Felles bruk av RFID-teknologi for utlån i skranken

• Felles skrivere i skranken• Felles skriver i kontorarealet

Løsning - ansatte

Krav til IT-løsning for bibliotekets kursrom

• Det bør være både stasjonære PC´er og mulighet for bruk av bærbar PC for kursholder

• Det bør være en løsning for kursing av ansatte ved St. Olavs Hospital

• Det bør være veggfast AV-utstyr• Kursdeltakerne skal bruke bærbare PC´er

Løsning - kursrom

• 30 bærbare datamaskiner

I drift

• Løsningen fungerer i det store og hele!• Startproblemer:

- utskrift - Eduroam - Cookies

• Terminaltjenerløsning :- bidrar til opplevelse av likhet for brukerne- mangler alternativ nettleser på farm- tidvis problemer med kjøring av programvare på Citrix

• Felles brukerstøtte ved NTNU IT

Orakel på plass fra 24. mars

John Hanssen Kolstad Pernille Wangsholm

Oppsummering – læring BMH

• Behov for tydelig og ryddig prosjektorganisering med overordnet myndighet, milepæler og oppfølging

• Jevn progresjon og dedikasjon• Gode grep for å komme i mål:

- felles mål- riktige personer- å sitte sammen og jobbe i lag inkl. hyppig påfyll av kaffe og mat

Oppsummering – læring IT

• Jobb sammen med brukerne (fysisk)• Jobb sammenhengende (f.eks. hele uker i

strekk)• Ser behov for felles AD for UH-sektoren• Tettere integrasjon i prosjektet, felles verktøy

Takk for oss!