Om kundenHARDECK er en familieejet møbelforhandlervirksomhed, som blev grundlagt i Bochum i Tyskland i 1937 og nu ledes af fjerde generation af familien. Virksomhedskulturen er baseret på tradition og erfaring med fokus på en innovativ, dynamisk og bæredygtig tilgang til forretningen. F.eks. er HARDECKs butik i Bochum Europas første energineutrale møbelforretning nogensinde. Virksomheden beskæftiger ca. 1400 medarbejdere i seks møbelforretninger fire forskellige steder i Tyskland. Butikkerne er beliggende i Nordrhein-Westfalen og Niedersachsen og omfatter i alt 160.000 kvadratmeter butiksareal.

OKI leverer Managed Print Services til møbelforhandleren HARDECK

PRINTERFLÅDE IMPLEMENTERET MED MERE END

500enheder

UdfordringenIgennem mange år var HARDECK kendt som en konventionel møbelforhandler med udløberforretningen HARDI i Bochum, som er rettet mod unge kunder. Oprindeligt håndterede virksomhedens it-team, ledet af Joachim Barthel, alle sine it-opgaver og -tjenester internt i virksomheden, herunder udskiftning af enheder, nye indkøb og support. Firmaet blev udvidet i 2014 med åbningen af to nye filialer i Senden tæt på Münster og Bramsche (Niedersachsen) sammen med en ekstra filial i Hilden, tæt på Düsseldorf, der officielt åbnede i sommeren 2015.

Denne pludselige vækst medførte en række nye udfordringer for it-afdelingen. De nye butikker fortsatte med at anvende deres egne it-systemer og eget it-udstyr, mens antallet af medarbejdere, der var afhængige af HARDECKs interne it-tjenester, steg markant.

OKI-kundeeksempel

Branche: Detail Løsning: Managed Print Services Sted: Tyskland

HARDECK, Hilden-filial

Det betød, at it-teamet måtte bruge stadig mere tid på at løse problemer på tværs af den nye kæde.

"Det var tydeligt for mig, at vi havde brug for et godt koncept, der ville give os mulighed for hurtigt at standardisere de meget forskelligartede it-landskaber," forklarer Barthel. "Vi måtte fokusere på at finde den rigtige fremgangsmåde ved udskiftning af gammelt udstyr i de butikker, der var blevet erhvervet. Mit team havde også akut behov for ekstern support for at sikre, at implementeringen lykkedes. I sidste ende ønskede vi at skabe en omkostningseffektiv, gennemskuelig og brugervenlig udskrivningsinfrastruktur."

Én særlig udfordring for HARDECK var, at det krævede en softwareløsning. Virksomheden bruger tynde klienter, der kan administreres eksternt, som et pålideligt, omkostningseffektivt og energibesparende alternativ til pc'er. De printere, der anvendes ved kundeservicearbejdsstationer i HARDECK-butikker, styres via disse tynde klienter og er derfor forbundet via USB og er ikke på netværket. Dette betød, at printernes IP-adresser ikke kunne vælges, selvom dette skulle vise sig at blive afgørende for den kontraktmæssige implementering af en udskrivningspakke med faste udgifter.

LøsningenSinell EDV Zubehör GmbH, en it-systemvirksomhed med hovedsæde i Monheim am Rhein, har samarbejdet med HARDECK som it-servicepartner i mange år. I samarbejde med Sinell udførte møbelforhandleren en omfattende gennemgang for at analysere virksomhedens forskelligartede udskrivningsinfrastruktur. Efter denne proces blev et indledende koncept udformet, som omfattede de samme systemer, servicelinjer, forbrugsstoffer og programmer på tværs af alle lokationer. Barthel forhørte sig hos flere udbydere og besluttede til sidst at indgå partnerskab med OKI.

Løsningen bestod i en total udskiftning af alle virksomhedens tidligere systemer, som stammede fra forskellige leverandører, med OKI Executive Series-printere samt implementering af OKIs Managed Print Services (MPS).

HARDECK og ledelsesgruppen var lige fra starten imponerede over OKI Executive Series' stærke forhold mellem pris og ydeevne. Det spillede også ind, at HARDECK-medarbejderne allerede var bekendt med varemærket OKI, da virksomheden allerede brugte et antal OKI-produkter, f.eks. LED- og matrixprintere, som Barthel beskrev som "højkvalitetsenheder med en meget lang levetid".

" De positive forudgående erfaringer, den grundige rådgivning og det imponerende forhold mellem pris og ydeevne tippede i sidste ende balancen til fordel for OKI."

Joachim Barthel, it-chef, HARDECK

Overblik over fordele: • Større driftssikkerhed med

høj kvalitet og robuste OKI-produkter

• Forbedret effektivitet med nem betjening af enheder

• Bedre overblik over udskrivningsomkostninger og -forbrug

"Vores positive forudgående erfaringer med OKI, den grundige rådgivning og det imponerende forhold mellem pris og ydeevne tippede i sidste ende balancen til fordel for OKI," siger Barthel.

HARDECK havde bestilt en ekstern undersøgelse, som blev udført af OKI og Sinell, med henblik på at fastlægge de specifikke behov i hele virksomheden. Den første gruppe, der skulle tages i betragtning, var de enkelte sælgere i detailbutikkerne. Virksomheden besluttede at give hver enkelt rådgiver en printer i stedet for at levere nogle få centrale printere, så rådgiverne aldrig blev nødt til at forlade en kunde, før kontrakten var blevet underskrevet. Den anden analyse omhandlede marketingafdelingen i hovedkvarteret i Bochum, der producerer en række dokumenter, herunder grafiske udskriftsformater til salgsstederne. Der blev valgt betydeligt mere kraftfulde OKI-enheder til marketingafdelingen, da disse enheder ville være bedre egnet til store udskriftsmængder og den professionelle kvalitet, som kræves ved produktion af marketingmateriale.

Ved projektets afslutning havde møbelforretningerne ikke bare nyt, standardiseret udstyr, men Bochum-hovedkvarteret fik også fordel af en betydelig investering i bedre it-udstyr.

I dag anvender HARDECK mere end 500 OKI-enheder som en del af deres MPS-program. OKI kan reagere fleksibelt på skiftende kundebehov. Yderligere enheder følger en enkel proces, der gør det muligt at integrere dem i den eksisterende kontrakt.

Der blev også designet en løsning til de tynde klienter. Sammen med OKI-softwareeksperter programmerede producenten af tynde klienter i Japan skræddersyede drivere til HARDECKs løsning. Gennem hele processen var det internationale samarbejde en meget positiv oplevelse. "Tingene gik lidt langsommere, end jeg kunne have ønsket," husker Barthel, "men det var nødvendigt, for at forskellige lande og hierarkiske strukturer kunne bidrage, og samlet set gik det rigtig godt. Vi var meget imponerede over, hvor villige OKI var til at imødekomme vores specifikke behov." Efter fire måneders programmering, herunder en testfase, var en fungerende driver klar, og Sinell påbegyndte udrulningen.

"Gennem hele forløbet har samarbejdet med OKI været rigtig godt, især den rådgivning, de gav os," siger Dirk Fischer, projektleder hos Sinell. "Implementeringen af projektet, herunder softwareudviklingen, testfasen og den trinvise udrulning af enhederne i de enkelte møbelforretninger, tog et år at færdiggøre, og hvert trin forløb problemfrit."

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

www.oki.com/eu

"Vores it-ressourcer er igen blevet frigjort til mere krævende arbejde, der skal gøres færdigt. Selv vores økonomiafdeling har anerkendt den øgede gennemsigtighed i udskrivningstid og -omkostninger som et klart tegn på fremskridt," siger Barthel.

FremtidenUdskiftningen af enheder og den løbende optimering af den nuværende løsning er nu en del af kontorets almindelige, daglige administration. Der afholdes regelmæssige møder mellem HARDECK, Sinell og OKI med kontakt mellem møderne for at sikre, at alting altid kører problemfrit. "Vores samarbejde er meget vellykket og rigtig sjovt," siger Fischer, når han beskriver situationen. De tre partnere har alle et optimistisk syn på deres samarbejde, især da HARDECK har planer om fortsat udvidelse i fremtiden.

FordeleneSlutresultatet var en løsning, der var skræddersyet til virksomhedens meget specifikke og skiftende behov og havde et standardiseret servicekoncept og et højt serviceniveau.

Arbejdsprocesserne er blevet optimeret, de interne processer er blevet forenklet, og omkostningerne er blevet kraftigt reduceret.

HARDECK-medarbejdernes reaktion på det nye it-udstyr har også været meget positiv. Da teknologien er pålidelig, kan personalet koncentrere sig om deres arbejde, hvilket medfører en betydelig produktivitetsfremgang. Printerne er intuitive og ensartede i alle afdelinger, hvilket sikrer brugervenlighed.

Standardisering af enhederne har desuden medført en markant forenkling af opgaverne hos den interne helpdesk og support på første niveau, som leveres af Barthels team.

HARDECK-butiksbro i Bochum

OKIs Smart Managed Print Services-program omfatter en række afprøvede og testede metoder og værktøjer til at fastlægge den aktuelle tilstand for en organisations udskrivningsrelaterede omkostninger og processer, før OKI opretter et professionelt, skræddersyet forslag, der passer til den enkelte kundes specifikke behov. Vores salgsmedarbejdere og teknikere arbejder tæt sammen med vores nøglepartnere om at tilbyde

Managed Print Services med maksimal værdi for kunden.

" Vi var meget imponerede over, hvor villige OKI var til at imødekomme vores specifikke kundebehov."

Joachim Barthel, it-chef, HARDECK