dewan bahasa dan pustaka - …eseminar.dbp.gov.my/dokumen/app2018.pdff) menjalinkan kerjasama...
TRANSCRIPT
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL
TAHUN 2018
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL
TAHUN 2018
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL
TAHUN 2018
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
KANDUNGAN M/S
PENDAHULUAN
BELANJA MENGURUS DBP
1. LATAR BELAKANG 1
2. SILING BELANJA MENGURUS DBP TAHUN 2018 2
3. KATEGORI PERUNTUKAN TAHUN 2018 4
4. TANGGUNGJAWAB KETUA PROGRAM DAN KETUA AKTIVITI 7
5. PERJANJIAN PROGRAM TAHUN 2018 10
6. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN 11
7. LAPORAN 14
8. PENUTUPAN AKAUN 15
9. PENYEMAKAN BELANJAWAN 15
10. PERBELANJAAN BERHEMAT 16
11. PERJALANAN KE LUAR NEGARA (URUSAN RASMI) 22
12. SUMBANGAN KEPADA PIHAK LUAR 23
13. YURAN KEAHLIAN KORPORAT 24
14. PEMBELIAN TIKET KAPAL TERBANG 24
15. IKLAN KORPORAT 24
16. KURSUS DAN LATIHAN 25
17. PEGAWAI PENYELARAS BELANJAWAN JABATAN/BAHAGIAN 26
18. STRATEGI MENJANA PENDAPATAN 27
PENUTUP 29
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
1
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018 DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA (DBP)
PENDAHULUAN
Arahan Pegawai Pengawal (APP) tahun 2018 DBP disediakan sebagai garis
panduan dan tatacara urus tadbir Belanja Mengurus DBP Tahun 2018 bagi
memastikan perbelanjaan dibuat secara berhemah dan optimum sejajar dengan
langkah-langkah penjimatan yang diamalkan oleh DBP dan mengikut peraturan
yang ditetapkan.
BELANJA MENGURUS DBP 2018
1. LATAR BELAKANG
1.1 Siling belanja mengurus atau dikenali sebagai batas perbelanjaan
ditetapkan berdasarkan jangkaan pendapatan DBP yang diperoleh
daripada dua sumber, iaitu:
a) Pemberian Kerajaan (emolumen dan pencen); dan
b) Hasil DBP (jualan produk penerbitan dan hasil-hasil lain).
1.2 Pemberian kerajaan ialah peruntukan yang diluluskan oleh
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) bagi menampung
perbelanjaan projek agensi di bawah kawalannya. Permohonan asal
DBP kepada KPM adalah berjumlah RM66,555,716.65 yang meliputi
perbelanjaan seperti yang berikut:
PERKARA JUMLAH
Emolumen dan Pencen 54,700,064.45
Elaun Lebih Masa 670,170.00
Bayaran Imbuhan Tahunan/Bantuan
Kerajaan 484,522.00
55,854,756.65
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
2
PERKARA JUMLAH
Bayaran Wajib
Penyenggaraan 6,066,160.00
Perubatan 1,020,000.00
Tambang Mengunjungi Wilayah 136,800.00
Pelbagai Bayaran Elaun 178,000.00
BBK 3,000,000.00
MBAM 300,000.00
10,700,960.00
ANGARAN KESELURUHAN ABM 2018 66,555,716.65
1.3 Bagaimanapun semasa acara Penyerahan Waran Peruntukan 2018
dalam Majlis Ucaptama Pegawai Pengawal KPM, Bajet 2018 pada
5 Januari 2018, DBP hanya menerima RM60 juta daripada
RM66,555,716.65 yang dimohon.
2. SILING BELANJA MENGURUS DBP TAHUN 2018
2.1 Siling belanja mengurus DBP tahun 2018 yang diluluskan oleh
Lembaga Pengelola adalah berjumlah RM167,324,608.00
Komponen utama perbelanjaan tahun 2018 adalah seperti yang
berikut:
Bil. Butiran RM’Juta
1. Emolumen dan Pencen 54,700,100.00
2. Belanja projek:
a) Belanja Wajib 43,957,209.00
b) Belanja Projek 67,667,299.00
c) Bulan Bahasa Kebangsaan 1,000,000.00
112,624,508.00
JUMLAH RM167,324,608.00
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
3
2.2 Agihan peruntukan tahun 2018 mengikut jabatan adalah seperti
yang berikut:
BIL. PEJABAT/JABATAN/
PROGRAM
EMOLUMEN
(RM)
PROJEK
(RM)
JUMLAH
(RM)
i. Pejabat Ketua Pengarah
a. Pentadbiran Pejabat KP/
Cawangan/Wilayah/
Bahagian Undang-
undang/Bahagian Audit
Dalam/Bahagian
Komunikasi Korporat
12,722,051.82 5,925,024.00 18,647,075.82
ii. Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Dasar)
a. Pentadbiran Pejabat TKP
(D) 3,548,426.71 4,457,135.00 8,005,561.71
b. Jabatan Dasar dan
Penyelidikan 6,398,815.04 1,715,000.00 8,113,815.04
c. Jabatan Pembinaan
Bahasa dan Sastera 4,805,834.41 584,269.00 5,390,103.41
d. Jabatan Pengembangan
Bahasa dan Sastera 4,322,420.62 1,127,135.00 5,449,555.62
e. Jabatan Penerbitan 13,277,288.31 59,310,801.00 72,588,089.31
iii. Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Operasi)
a. Pentadbiran Pejabat TKP
(O)/ Bahagian Kewangan/
Bahagian Pemasaran dan
Pengedaran/ Bahagian
Pengurusan Sumber
Manusia/ Bahagian
Pentadbiran Am/
Bahagian Keselamatan
9,625,263.09 38,505,144.00 48,130,407.09
iv. Bulan Bahasa Kebangsaan - 1,000,000.00 1,000,000.00
Jumlah Keseluruhan 54,700,100.00 112,624,508.00 167,324,608.00
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
4
3. KATEGORI PERUNTUKAN TAHUN 2018
3.1 Bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan belanjawan tahun
2018, peruntukan belanja mengurus dibahagikan kepada beberapa
kategori, antaranya:
a) Peruntukan emolumen dan caruman pencen
Peruntukan emolumen dan caruman pencen digunakan untuk
membayar gaji bulanan dan caruman pencen staf berjawatan
tetap. Jumlah peruntukan disyorkan oleh Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia (BPSM) dan diluluskan oleh Pengurusan
berdasarkan keperluan tahun 2018.
b) Peruntukan perbelanjaan wajib dan kontraktual pentadbiran
Peruntukan perbelanjaan wajib dan kontraktual pentadbiran
bermaksud perbelanjaan bulanan atau perbelanjaan tahunan
yang tetap jumlahnya atau bayarannya berasaskan
kontrak/perjanjian/undang-undang dan perbelanjaan
penyelenggaraan (bangunan, kereta, sistem komputer,
peralatan dan kelengkapan pejabat serta peralatan TMK)
berdasarkan keperluan semasa. Contoh perbelanjaan wajib
dan kontraktual pentadbiran ialah:
i. Bayaran utiliti (elektrik, air, telefon, faksimile, dll.);
ii. Bayaran cukai tanah, cukai pintu dan duti setem;
iii. Bayaran insurans bangunan dan kereta;
iv. Sewa mesin fotostat, bayaran penggunaan mesin fotostat
berdasarkan bacaan meter, dll;
v. Sewa talian internet/jaring, astro;
vi. Bayaran minyak, cukai jalan, penyelenggaraan kereta
berjadual, dll;
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
5
vii. Bayaran upahan staf kontrak dan pekerja sambilan
harian;
viii. Penyelenggaraan bangunan (bangunan lama DBP,
bangunan cawangan dan wilayah, bangunan DBP Hulu
Kelang, rumah institusi serta rumah rehat); dan
ix. Sewa dan penyelenggaraan bangunan baharu DBP.
Penetapan peruntukan perbelanjaan wajib pentadbiran tahun
2018 adalah berdasarkan arah aliran perbelanjaan tahun-tahun
sebelumnya dan dengan mengambil kira keperluan semasa.
Oleh itu, bahagian hendaklah menyediakan anggaran dan
memastikan peruntukan yang telah diperuntukkan mencukupi
untuk menampung perbelanjaan bagi sepanjang tahun
belanjawan semasa.
Peruntukan perbelanjaan wajib dan kontraktual pentadbiran
tidak boleh dipindahkan ke mana-mana PTJ dan vot projek
bagi menampung keperluan perbelanjaan projek. Hal ini kerana
perbelanjaan wajib dan kontraktual pentadbiran telah
mempunyai komitmen bayaran kepada pembekal
perkhidmatan. Namun, sekiranya peruntukan terdapat lebihan
kerana terdapat penjimatan, pengurangan kos, pertukaran
pembekal perkhidmatan dan sebagainya, ia boleh dibenarkan,
bagaimanapun permohonan pindah peruntukan berkaitan
perlulah dikemukakan terlebih dahulu kepada Bahagian Dasar
dan Perancangan Strategik (BDPS) untuk pertimbangan dan
tindakan yang seterusnya.
Permohonan peruntukan tambahan bagi peruntukan
perbelanjaan wajib yang tidak mencukupi perlu dikemukakan
kepada BDPS untuk kelulusan Mesyuarat Penyemakan
Belanjawan atau Mesyuarat Pengurusan dengan menyatakan
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
6
justifikasi yang lengkap dan kukuh. Contohnya, kenaikan kadar
bayaran utiliti, perubahan nilai kontrak yang tamat pada
pertengahan tahun, perubahan dasar-dasar kerajaan dan
sebagainya.
c) Peruntukan perbelanjaan projek.
Peruntukan projek digunakan untuk perbelanjaan seperti yang
berikut:
i. Bayaran kepakaran;
ii. Bayaran royalti kepada penulis;
iii. Bayaran sagu hati;
iv. Bayaran kerja luar dan bayaran lebih masa;
v. Bayaran sewa tempat dan kelengkapan majlis;
vi. Bayaran perolehan barangan/ peralatan/ kelengkapan
pejabat/kenderaan, dll.;
vii. Bayaran komisen pengedaran;
viii. Bayaran perjalanan dan penginapan pegawai projek; dan
ix. Bayaran lain yang berkaitan.
Jumlah projek atau skop projek mesti disesuaikan dengan
peruntukan yang ada berdasarkan konsep pensaizan wajar
(right sizing). Keutamaan hendaklah diberikan kepada projek
kritikal dan berimpak tinggi yang telah dirancang dalam
Pelan Strategik DBP 2016-2020 dan Perjanjian Program Tahun
2018.
d) Peruntukan Tambang Mengunjungi Wilayah Asal, Tambang
Percuma dan Tambang Ehsan
Ketiga-tiga jenis tambang ini dikategorikan sebagai
perbelanjaan wajib pentadbiran yang dipusatkan di BPSM. Staf
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
7
atau waris yang terlibat hendaklah mengemukakan
permohonan terus kepada BPSM mengikut peraturan yang
berkuat kuasa dan berdasarkan kelayakan yang sepatutnya
bagi tujuan pengawalan.
e) Upahan Staf Contract Of Service (COS) dan Contract For Service
(CFS) serta Pekerja Sambilan Harian (PSH)
Upahan Staf COS, CFS dan PSH diperuntukkan pada awal
tahun dan diperuntukkan berdasarkan perkiraan dan anggaran
yang dibuat oleh BPSM. Sekiranya Jabatan/Bahagian berhasrat
untuk memohon pewujudan jawatan COS/CFS/PSH yang
baharu, Jabatan/Bahagian mestilah menyediakan
peruntukan upahan semasa memohon kelulusan tersebut.
BPSM hendaklah memastikan setiap permohonan pewujudan
jawatan baharu dikemukakan untuk kelulusan Mesyuarat
Pengurusan disertai dengan perakuan bahawa peruntukan
upahan telah disediakan dalam peruntukan semasa
Jabatan/Bahagian.
4. TANGGUNGJAWAB KETUA PROGRAM DAN KETUA AKTIVITI
4.1 Pengarah Jabatan selaku Ketua Program bertanggungjawab
mengagihkan peruntukan untuk bahagian/unit di bawah kawalannya.
Projek tahun 2018 hendaklah dilaksanakan berdasarkan peruntukan
yang diluluskan.
4.2 Pengarah Cawangan/Pengarah Wilayah/Ketua Bahagian/Ketua
Editor/Ketua Unit selaku Ketua Aktiviti bertanggungjawab membuat
agihan dan memastikan peruntukan yang mencukupi disediakan untuk
setiap projek. Agihan peruntukan mengikut projek dan vot hendaklah
ditentukan oleh Ketua Aktiviti bersama-sama Pegawai Projek dan
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
8
Pegawai Penyelaras Belanjawan bahagian masing-masing. Tugas
penting ini tidak boleh diserahkan kepada Pembantu Tadbir
Bahagian.
4.3 Dengan keterbatasan peruntukan, Ketua Program/Ketua Aktiviti
seharusnya mengambil langkah dalam usaha mengawal dan
mengoptimumkan perbelanjaan DBP 2018 melalui kaedah sinergi,
kreativiti, inovasi, penandaarasan dan amalan terbaik.
4.4 Perbelanjaan yang telah dilaksanakan perlu dinilai keberkesanan
dan keberhasilan berdasarkan Pelan Strategik DBP 2016-2020.
4.5 Antara tanggungjawab lain Ketua Program/Ketua Aktiviti adalah
seperti yang berikut:
a) Memastikan projek yang hendak dilaksanakan telah dirancang
dalam Pelan Strategik DBP 2016-2020, dan Perjanjian Program
Tahun 2018;
b) Memperhebatkan lagi sistem penyampaian untuk tahun 2018
supaya pelaksanaan program/projek dilaksanakan seawal Januari
2018.
c) Menerapkan falsafah perbelanjaan berhemat dan prinsip belanja
berdasarkan peruntukan yang diluluskan dalam pengurusan
belanjawan dan kewangan bahagian masing-masing selaras
dengan seruan kerajaan supaya semua jabatan kerajaan
mengamalkan perbelanjaan berhemat;
d) Tumpuan kepada pembudayaan keberhasilan dan
mengoptimumkan perbelanjaan perlu dijadikan asas dalam
melaksanakan projek yang dirancang supaya ia memberikan
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
9
impak yang tinggi dan nilai kepada kewangan terhadap peruntukan
yang diberikan;
e) Pelaksanaan projek yang melebihi peruntukan atau
melaksanakan projek tanpa kelulusan tidak dibenarkan.
Sekiranya perkara ini berlaku, tindakan yang sewajarnya akan
dikenakan;
f) Menjalinkan kerjasama strategik dengan pihak luar dalam
pelaksanaan projek dan memastikan kepentingan DBP sentiasa
terpelihara berasaskan keuntungan bersama;
g) Memastikan tiada komitmen baharu di luar perancangan selepas
31 Oktober 2018 bagi memastikan peruntukan perbelanjaan yang
telah dirancang mencukupi sehingga 31 Disember 2018 dan/atau
ianya menjejaskan peruntukan tahun 2019;
h) Menggunakan peruntukan sedia ada atau lebihan peruntukan
untuk melaksanakan projek di luar perjanjian program Tahun
2018 adalah tidak dibenarkan kecuali yang telah diluluskan oleh
Mesyuarat Pengurusan DBP, Mesyuarat Lembaga Pengelola dan
arahan Kementerian Pendidikan Malaysia tanpa menjejaskan
pelaksanaan dan perbelanjaan projek yang telah dirancang dalam
Perjanjian Program Tahun 2018;
i) Sentiasa memantau kedudukan peruntukan terkini, perbelanjaan
dan baki peruntukan;
j) Perbelanjaan yang melibatkan kehadiran Pengerusi Lembaga
Pengelola/Ahli Lembaga Pengelola/Pengurusan DBP dalam
sesuatu projek hendaklah menggunakan peruntukan projek
Jabatan/Bahagian yang berkenaan;
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
10
k) Memastikan pengurusan peruntukan Bulan Bahasa Kebangsaan
(BBK) dibuat mengikut Garis Panduan Pengurusan Peruntukan
BBK 2018 yang akan dikeluarkan setelah program BBK 2018
diluluskan;
l) Mengkaji mengenai keperluan berkaitan peruntukan antaranya
termasuklah tambahan peruntukan, pindah peruntukan dan
pemulangan peruntukan;
m) Memastikan varian perbelanjaan tahun 2018 tidak melebihi ±2.5%
dipatuhi dalam pengurusan belanjawan Jabatan/Bahagian; dan
n) Memastikan perbelanjaan yang dilakukan telah mengambil kira
perkara-perkara yang digariskan dalam Garis Panduan Mengawal
dan Mengoptimumkan Perbelanjaan DBP dan mematuhi Tatacara
Kewangan dan Perakaunan DBP, prosedur yang digariskan dalam
MS ISO DBP 9001: 2008 dan peraturan-peraturan yang
dikeluarkan dari semasa ke semasa.
5. PERJANJIAN PROGRAM TAHUN 2018
5.1 Perjanjian Program Tahun 2018 hendaklah disediakan oleh semua
bahagian. Format Perjanjian Program Tahun 2018 boleh dimuat turun
melalui Pejabat Maya. Perjanjian Program Tahun 2018 hendaklah
dikemukakan ke BDPS sebelum 20 Januari 2018 untuk urusan
penyediaan Perjanjian Program Tahun 2018 DBP dan
Penandatanganan Perjanjian.
5.2 Jabatan/Bahagian boleh menyediakan Buku Perancangan Program
Tahun 2018 bagi tujuan pemantauan dalaman secara lebih terperinci
melalui sistem yang sedia ada.
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
11
6. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN
6.1 Penyelarasan semula peruntukan bermaksud pemindahan peruntukan
daripada satu projek kepada projek yang lain yang memerlukan
peruntukan tambahan sama ada di peringkat dalam bahagian, antara
bahagian atau antara jabatan.
6.2 Agihan peruntukan mengikut projek hendaklah dirancang dengan
tepat bagi mengelakkan pindah peruntukan yang kerap sehingga
mengundang teguran daripada Jabatan Audit Negara.
6.3 Ketua Jabatan/Ketua Aktiviti hendaklah memastikan unjuran anggaran
perbelanjaan jabatan/bahagian/unit masing-masing tepat dan
dikemaskini mengikut suku tahun dan memastikan permohonan
peruntukan tambahan dibelanja mengikut permohonan dan bagi
peruntukan yang dipulangkan tidak mempunyai sebarang
komitmen dan mencukupi perbelanjaannya sehingga akhir tahun.
6.4 Bagi meningkatkan kawalan pindah peruntukan, sistem pindah
peruntukan akan ditutup. BDPS akan membuka Sistem Belanjawan
Diubahsuai (MBS) bagi tujuan pelarasan peruntukan sekurang-
kurangnya dua kali setahun selepas Mesyuarat Penyemakan
Belanjawan DBP atau mengikut keperluan berdasarkan arahan-
arahan yang dikeluarkan/diterima dari semasa ke semasa atau
mengikut kes berdasarkan permohonan yang dikemukakan oleh
bahagian/jabatan setelah dipertimbangkan dan diluluskan oleh KB
(DPS).
6.5 Jabatan/Bahagian/Cawangan/Wilayah/Unit yang ingin membuat
pelarasan peruntukan di luar tempoh pembukaan MBS, perlulah
mengemukakan permohonan pindah peruntukan kepada BDPS
melalui surat/memo dengan menyertakan perkara-perkara yang
berikut:
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
12
a) Borang permohonan pindah peruntukan dengan justifikasi yang
lengkap serta kukuh (rujuk borang BDPS dalam Pejabat Maya);
dan
b) Borang permohonan berkaitan perlulah lengkap ditandatangani
oleh pegawai seperti yang berikut:
PERINGKAT/PERKARA DISEDIAKAN DISAHKAN DILULUSKAN
Dalam Bahagian Pegawai
Penyelaras
Belanjawan/
Pentadbir
- Ketua
Bahagian/
Ketua Unit
Antara
Bahagian/Jabatan
Pegawai
Penyelaras
Belanjawan/
Pentadbir
Ketua
Bahagian/
Ketua Unit
Pengarah
Jabatan
6.6 BDPS hanya akan membuka sistem MBS bagi urusan pindah
peruntukan setelah menerima borang permohonan dan mendapat
kelulusan seperti yang ditetapkan.
6.7 Jabatan/Bahagian/Cawangan/Wilayah/Unit tidak dibenarkan
membuat pindah peruntukan yang berbeza dengan perincian dan
maklumat sepertimana yang dimohon dan surat peringatan akan
dikeluarkan bagi yang melanggar arahan tersebut dan sesalinan surat
akan diberi kepada Bahagian Audit Dalam.
6.8 Pindah peruntukan daripada peruntukan perbelanjaan wajib dan
kontraktual pentadbiran ke PTJ lain tidak dibenarkan. Walau
bagaimanapun, sekiranya lebihan adalah disebabkan penjimatan atau
pengguguran projek, pindahan peruntukan tersebut perlulah
mendapat kelulusan Pegawai Pengawal dan memastikan perkiraan
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
13
yang tepat serta peruntukan belanja wajib yang dipulangkan tidak
mempunyai sebarang komitmen dan mencukupi sehingga
31 Disember 2018.
6.9 Sebarang pertambahan atau pengurangan jumlah peruntukan
emolumen dan caruman pencen adalah berdasarkan arahan
daripada BPSM dan urusan pindahan peruntukan akan dibuat oleh
BDPS.
6.10 Setelah urusan pindah peruntukan selesai, Jabatan/ Bahagian/
Cawangan/ Wilayah hendaklah mencetak laporan pindah peruntukan
untuk semakan dan perekodan. Borang yang telah dicetak hendaklah
ditandatangani mengikut tatacara yang berikut:
Peringkat Pindah
Peruntukan Kelulusan
Contoh
Situasi Kelulusan
Dalam Bahagian Ketua Bahagian Unit Khidmat Korporat → Unit
Urus Setia Lembaga KB (DPS)
Antara Bahagian Pengarah Jabatan
Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia → Bahagian
Pentadbiran Am
Timbalan Ketua
Pengarah Operasi
Antara Jabatan
Pengarah Jabatan
yang ingin
memindahkan
peruntukan
Bahagian Buku Umum →
Bahagian Pemasaran dan
Pengedaran
Pengarah Jabatan
Penerbitan
Emolumen KB (DPS)
Arahan Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia dan pindah
peruntukan diuruskan BDPS
KB (DPS)
Penjajaran,
penjimatan dan
yang
seumpamanya
KB (DPS)
Pindah peruntukan yang
diuruskan oleh BDPS
berdasarkan keputusan
mesyuarat
KB (DPS)
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
14
6.11 Pemulangan lebihan peruntukan disebabkan penjajaran atau
pengguguran projek Jabatan/ Bahagian/ Cawangan/ Wilayah ke
BDPS hanya akan diterima selewat-lewatnya pada 30 November
2018 kecuali dengan kelulusan Pegawai Pengawal dan dengan sebab
yang kukuh dan tidak dapat dielakkan.
6.12 Mulai tahun 2018, statistik kekerapan pindah peruntukan antara
jabatan dan bahagian sahaja yang akan dilaporkan oleh BDPS.
7. LAPORAN
7.1 Laporan Prestasi Projek dan Perbelanjaan Serta Unjuran
Setiap Jabatan/Bahagian/Cawangan/Wilayah/Unit dimestikan untuk
mengemukakan Laporan Prestasi Projek dan Perbelanjaan serta
Unjuran kepada BDPS mengikut suku tahun iaitu, Januari - Mac, April
- Jun, Julai - September dan Oktober - Disember. Tarikh tutup untuk
mengemukakan laporan ini akan dimaklumkan oleh BDPS dari
semasa ke semasa. Format laporan boleh dimuat turun melalui
Pejabat Maya. Laporan ini akan dibentangkan oleh BDPS dalam
mesyuarat yang berkaitan.
7.2 Laporan Pengecualian Tahun 2018
Jabatan/Bahagian yang baki perbelanjaannya melebihi daripada
varian yang telah ditetapkan pada tahun 2018 iaitu ±2.5% diwajibkan
mengemukakan laporan pengecualian kepada BDPS. Tarikh
penyerahan laporan pengecualian akan dimaklumkan oleh BDPS.
Format laporan boleh dimuat turun melalui Pejabat Maya. Cara
pengiraan varian adalah seperti yang berikut:
V a r i a n
1 0 0 X Peruntukan
2 . 5
1 0 0 X Peruntukan contoh
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
15
7.3 Laporan PTJ Bahagian
Pentadbir atau Pegawai Penyelaras Belanjawan Jabatan/Bahagian
hendaklah mencetak laporan PTJ bahagian setiap hujung bulan bagi
tujuan semakan, pemantauan perbelanjaan dan rekod.
Ketidakselarasan dalam laporan PTJ seperti vot negatif, perbelanjaan
tidak ditolak pada vot, peruntukan terapung pada bahagian
tanggungan walaupun bayaran telah dijelaskan dan sebagainya,
hendaklah dimaklumkan kepada BDPS dengan segera.
8. PENUTUPAN AKAUN
Jabatan/Bahagian hendaklah memastikan tidak berlaku sebarang
perbelanjaan tanpa peruntukan atau perbelanjaan melebihi peruntukan atau
perbelanjaan menggunakan vot yang salah. Bayaran mestilah diselesaikan
sebelum tarikh penutupan akaun tahunan berdasarkan Surat Pekeliling
Kewangan tentang penutupan akaun tahunan yang dikeluarkan oleh
Bahagian Kewangan dan Bekalan.
9. PENYEMAKAN BELANJAWAN
9.1 Mesyuarat Penyemakan Belanjawan akan diadakan dua kali untuk
tahun 2018 seperti jadual di bawah:
TARIKH TEMPOH LAPORAN PRESTASI
PERBELANJAAN PROJEK
Julai 2018 2 Januari 2018 hingga 29 Jun 2018
Oktober 2018 2 Januari 2018 hingga 28 September 2018
* Tarikh mesyuarat bergantung pada tarikh Mesyuarat Pengurusan yang akan diadakan pada bulan berkaitan
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
16
10. PERBELANJAAN BERHEMAT
10.1 Ketua Program dan Ketua Aktiviti hendaklah mengamalkan
perbelanjaan berhemat dan mengelakkan pembaziran. Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2008 “Langkah Untuk Mengurangkan
Perbelanjaan Awam”, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2014
“Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat Bagi Mengurangkan
Perbelanjaan Awam” dan Garis Panduan Mengawal dan
Mengoptimumkan Perbelanjaan DBP 2017 serta pekeliling-pekeliling
yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa perlulah dipatuhi.
10.2 Penggunaan Utiliti dan Bahan
a) Penggunaan lampu dan penyaman udara hendaklah
diminimumkan terutamanya semasa waktu rehat. Lampu bilik air
dan bilik pantri hendaklah dipadamkan apabila tiada pengguna.
Pemasangan lampu pada waktu malam di sekitar premis
hendaklah diminimumkan tanpa menjejaskan keselamatan;
b) Komputer dan peralatan elektronik pejabat hendaklah ditutup dan
dicabut suis utama pada hari cuti dan ketika staf bercuti rehat.
c) Penggunaan kertas dan alat tulis hendaklah diminimumkan.
i. Pemakluman mesyuarat/majlis/acara kepada staf DBP
hendaklah menggunakan e-mel. Surat/memo sama ada
kepada staf DBP atau pihak luar hendaklah dicetak pada
kedua-dua belah muka surat.
ii. Draf kertas kerja/surat/laporan hendaklah dicetak
menggunakan kertas terpakai.
iii. Bahan mesyuarat serta minit hendaklah diedarkan melalui e-
mel kepada ahli mesyuarat dan edaran secara bercetak
adalah tidak dibenarkan. Hanya urus setia mesyuarat
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
17
sahaja yang akan menyimpan salinan keras bahan
mesyuarat bagi tujuan dokumentasi. Draf kertas
kerja/surat/laporan hendaklah dicetak menggunakan kertas
terpakai. Staf digalakkan menggunakan alat elektronik seperti
tab, iPad atau telefon pintar bagi tujuan membaca dan
merujuk dokumen mesyuarat/minit mesyuarat.
iv. Dokumen dan bahan untuk projek sama ada bagi tujuan
rujukan atau promosi hendaklah disediakan dalam kadar dan
kos yang minimum. Cetakan dokumen atau bahan promosi
hendaklah menggunakan kertas kitar semula atau kertas
simili yang lebih murah harganya berbanding kertas Matt atau
yang mana lebih murah.
v. Bahagian Pentadbiran Am diminta mengawal bekalan
kertas dan menyimpan rekod penggunaan kertas setiap
bahagian serta mengehadkan perolehan alat tulis dengan
mempraktikkan kawalan penggunaan yang lebih ketat.
d) Membekukan perolehan buku, makalah, jurnal dan bahan lain
kecuali untuk tujuan repositori dan dokumentasi di Pusat
Dokumentasi Melayu.
e) Mengurangkan pengedaran akhbar harian kepada satu akhbar
sahaja kepada bahagian yang berkaitan kecuali Bahagian
Komunikasi Korporat dan Pusat Dokumentasi Melayu.
10.3 Penganjuran Majlis atau Acara Rasmi dan Korporat
a) Jabatan/ Bahagian/ Cawangan/ Wilayah digalakkan menganjurkan
majlis bersekali dengan acara dari Jabatan/ Bahagian/Cawangan/
Wilayah lain bagi mengurangkan kos. Sebagai contoh,
penyampaian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang dan Anugerah
Perkhidmatan boleh diadakan dalam Majlis Hari Inovasi.
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
18
b) Penggunaan kain rentang atau gegantung sesuatu majlis
hendaklah dikurangkan dan pembelian beg serta cenderamata
untuk seminar, kursus (kecuali kursus berbayar), bengkel dan lain-
lain tidak dibenarkan. Penggunaan latar pentas bercetak dalam
sesuatu majlis adalah tidak dibenarkan dan digantikan dengan
latar pentas yang dipancarkan bergantung pada kemudahan yang
disediakan.
c) Kad jemputan bagi semua acara DBP digunakan untuk jemputan
kepada pihak luar sahaja. Bagi menjimatkan penggunaan kertas,
atur cara majlis/acara boleh disertakan dalam kad jemputan
tanpa perlu dibuat berasingan. Untuk pegawai DBP termasuk
pegawai di cawangan dan wilayah, jemputan termasuk atur cara
hendaklah diedarkan melalui e-mel dan pengumuman melalui
siar raya.
10.4 Penganjuran Projek Bahasa, Sastera, Penerbitan, Latihan dan Lain-
lain.
a) Penganjuran projek hendaklah diadakan di premis DBP sebagai
langkah penjimatan perbelanjaan selain bagi tujuan
mempromosikan DBP sebagai pusat kegiatan bahasa, sastera dan
persuratan. Sekiranya ada keperluan mendesak atau justifikasi
yang kukuh untuk diadakan di luar premis DBP, Ketua Program
atau Ketua Aktiviti hendaklah memilih tempat penganjuran dengan
membuat perbandingan kos yang paling minimum seperti
menggunakan kemudahan di pusat-pusat latihan yang lebih
rendah kosnya berbanding hotel.
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
19
10.5 Penglibatan Staf Dalam Projek
a) Penglibatan staf dalam apa jua projek di dalam negeri atau di luar
negara hendaklah dihadkan mengikut keperluan dan keupayaan
peruntukan yang diluluskan. Bagi projek pengembangan,
pembinaan, penyelidikan, penerbitan atau operasi yang diadakan
di negeri yang mempunyai pejabat cawangan atau wilayah, pihak
penganjur hendaklah melantik pegawai-pegawai cawangan dan
wilayah sebagai urus setia.
b) Projek pengembangan yang bersifat antarabangsa seperti MABM,
MABBIM, MASTERA dan yang seumpamanya perlu dikaji semula
daripada segi keupayaan peruntukan yang diluluskan, bilangan
penglibatan staf dan impak kepada citra DBP.
c) Memastikan penglibatan staf Cawangan/Wilayah dalam mesyuarat
hanya menerusi sidang video secara langsung.
10.6 Penyediaan makan/minum
a) Penyediaan makan/minum hanya dibenarkan untuk mesyuarat
pada sebelah pagi sahaja. Penyediaan makan/minum untuk
mesyuarat pada sebelah petang tidak dibenarkan.
b) Kadar penyediaan makan/minum adalah seperti yang dinyatakan
dalam Surat Pekeliling Kewangan Bil.1/2010 berkaitan Perubahan
Kadar Perkhidmatan Pembekalan Makanan dan Minuman untuk
Kegiatan Rasmi iaitu RM2.50 bagi kadar minum pagi. Mesyuarat
Pengurusan atau Mesyuarat Ketua Bahagian yang dijangka
selesai sehingga lewat petang boleh menggunakan kadar RM5.50
seperti yang dinyatakan.
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
20
10.7 Penyemakan Semula Projek/Program 2018
Jabatan/Bahagian/Cawangan/Wilayah diminta menyemak semula
projek/program yang telah dirancang pelaksanaannya pada tahun
2018 untuk ditangguhkan atau dikurangkan kos projek melalui kaedah
usaha sama dengan pihak luar, mendapatkan tajaan dan sebagainya.
10.8 Bulan Bahasa Kebangsaan
a) Mengecilkan skala program Bulan Bahasa Kebangsaan dengan
menggabungkan program dan aktiviti Jabatan/ Bahagian/
Cawangan/ Wilayah untuk dijadikan sebagai aktiviti Bulan Bahasa
Kebangsaan.
10.9 Pengurusan Perbelanjaan Penerbitan/Percetakan
a) Dokumen dan bahan untuk projek sama ada bagi tujuan rujukan
atau promosi hendaklah disediakan dalam kadar dan kos yang
minimum. Cetakan dokumen atau bahan promosi hendaklah
menggunakan kertas kitar semula atau kertas simili yang
lebih murah harganya berbanding kertas Matt atau mana-mana
kertas yang lebih murah harganya.
b) Penerbitan Buku Teks Skim Pinjaman (BTSP) dan Buku Teks
Pasaran Terbuka (BTPT) hendaklah diutamakan.
c) Penerbitan judul am komersial hendaklah dicetak dalam jumlah
yang bersesuaian atau berdasarkan pesanan dan permintaan
(POD).
d) Penerbitan judul am sosial hendaklah diterbitkan secara
e-buku dan penerbitan CD/DVD perlu ditangguhkan.
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
21
e) Mengurangkan penerbitan bercetak bagi buku Puisi, Syair, Drama,
Cerpen dan buku-buku yang kurang mendapat permintaan dan
menerbitkannya secara digital.
10.10 Mengoptimumkan Sumber Manusia
a) Mengkaji dan menempatkan semula sumber manusia yang
melibatkan projek/program yang ditangguhkan ke bahagian-
bahagian mengikut keutamaan dan keperluan.
10.11 Pengurusan Projek Pentadbiran dan Operasi
a) Kerja-kerja penyelenggaraan dan pengubahsuaian bangunan/
pejabat hanya dibenarkan bagi keperluan yang benar-benar
mendesak dan kewajaran keperluan.
b) Mengehadkan perolehan alat tulis dengan mengamalkan kawalan
penggunaan yang lebih ketat.
c) Perolehan aset seperti alat kelengkapan pejabat, perhiasan
pejabat dan yang berkaitan hendaklah dibekukan. Perolehan aset
hanya dibenarkan bagi alat kelengkapan pejabat yang rosak dan
kewajaran keperluan.
d) Menggalakkan pesara dan staf mendapatkan rawatan dan ubat-
ubatan di hospital kerajaan atau farmasi.
10.12 Elaun Lebih Masa
a) Ketua Program dan Ketua Aktiviti hendaklah mengawal kerja lebih
masa dengan mengehadkan kepada perkara yang penting sahaja.
Ketua atau pegawai yang mengarahkan kerja lebih masa
hendaklah memastikan bahawa kerja lebih masa itu benar-benar
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
22
mustahak untuk disiapkan serta dilaksanakan dalam tempoh yang
ditetapkan.
b) Semua arahan kerja lebih masa hendaklah dikeluarkan secara
bertulis sebelum kerja lebih masa dimulakan. Pemberian cuti
gantian adalah digalakkan bagi menggantikan bayaran elaun
lebih masa. Pekeliling Pentadbiran Bilangan 3 Tahun 2014
berkaitan Bayaran Kerja Lebih Masa dan Cuti Gantian hendaklah
dipatuhi.
11. PERJALANAN KE LUAR NEGARA (URUSAN RASMI)
11.1 Menangguhkan perjalanan ke luar negara kecuali program kerjasama
antara negara di mana program berkaitan dibiayai sepenuhnya atau
sebahagiannya oleh penganjur dengan penglibatan bilangan pegawai
yang minimum dan kaedah perjalanan dan penginapan yang
menjimatkan.
11.2 Perjalanan ke luar negara atas urusan latihan tidak dibenarkan;
11.3 Peruntukan perjalanan ke luar negara ialah peruntukan Dasar Skala,
iaitu perbelanjaan yang tidak berulang setiap tahun. Permohonan
perjalanan ke luar negara hendaklah dibentangkan untuk kelulusan
Mesyuarat Pengurusan dua bulan sebelum tarikh perjalanan. Ini
kerana permohonan tersebut perlu dikemukakan pula untuk kelulusan
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dan dalam sesetengah kes
memerlukan kelulusan Kementerian Kewangan Malaysia;
11.4 Sehubungan dengan itu, permohonan untuk perjalanan ke luar
negara hendaklah dikemukakan kepada BPSM, DBP selewat-
lewatnya dua puluh satu hari bekerja sebelum tarikh perjalanan
dengan menyertakan cabutan minit mesyuarat kelulusan
perjalanan;
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
23
11.5 Pegawai yang dicadangkan membuat perjalanan ke luar negara
hendaklah pegawai yang terlibat secara langsung dalam projek
berkenaan dan perbelanjaan yang terlibat hendaklah pada kadar
yang minimum; dan
11.6 Pegawai yang bertugas rasmi di luar negara hendaklah
mengemukakan laporan projek tersebut kepada Pengurusan melalui
Ketua Bahagian dalam tempoh dua minggu selepas balik bertugas.
12. SUMBANGAN KEPADA PIHAK LUAR
12.1 Sumbangan tahunan kepada pihak luar seperti Gabungan Penulis
Nasional (GAPENA), Persatuan Linguistik Melayu (PLM), Persatuan
Penterjemah Malaysia (PPM) dan Persatuan Editor Malaysia (PEM).
Peruntukan sumbangan dipusatkan di BDPS.
12.2 Sumbangan kepada persatuan dan badan bukan kerajaan perlu
mendapat kelulusan Mesyuarat Pengurusan bagi memastikan
sumbangan hanya dibuat kepada persatuan atau badan berdaftar
yang melaksanakan kegiatan dalam bidang yang menyokong atau
berkaitan dengan fungsi teras DBP. Peruntukan bagi sumbangan ini
dipusatkan di Bahagian Promosi Dan Pengiktirafan. Bahagian
hendaklah memastikan persatuan atau badan berdaftar yang
memohon sumbangan tidak menerima sumbangan tahunan
daripada DBP seperti dalam Perkara 12.1. Laporan tentang jumlah
sumbangan yang diberikan dan kegiatan yang dijalankan oleh pihak
yang menerima sumbangan hendaklah dikemukakan secara berkala
kepada Pengurusan. Bahagian berkenaan juga perlu memastikan nilai
sumbangan yang diberikan tidak mengganggu peruntukan projek-
projek bahagian. Sumbangan kepada pihak luar hendaklah dianggap
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
24
sebagai kos perhubungan awam DBP. Setiap sumbangan yang
diberikan mestilah boleh meningkatkan citra DBP.
13. YURAN KEAHLIAN KORPORAT
13.1 Keahlian korporat DBP dalam persatuan/pertubuhan perlu diluluskan
oleh Mesyuarat Pengurusan dan yuran keahlian korporat DBP
dipusatkan di BDPS. Bayaran dibuat berdasarkan permohonan
bayaran yang diterima daripada persatuan/pertubuhan yang
berkenaan.
14. PEMBELIAN TIKET KAPAL TERBANG
14.1 Pegawai digalakkan membeli sendiri tiket penerbangan daripada
syarikat penerbangan atau agensi pelancongan yang menawarkan
harga yang lebih rendah dan memberikan penjimatan berbanding
menggunakan Waran Perjalanan Udara Awam. Pembelian tiket
penerbangan hendaklah menggunakan kad kredit korporat DBP atau
sumber kewangan sendiri yang kemudiannya boleh dituntut semula
daripada Bahagian Kewangan dan Bekalan.
15. IKLAN KORPORAT
15.1 Iklan korporat bagi mempromosi sesuatu majlis atau kegiatan atau
menjawab sesuatu isu atau menyebarkan maklumat mengenai DBP
diuruskan oleh Bahagian Komunikasi Korporat. Bagi tujuan promosi,
permohonan hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Komunikasi
Korporat satu bulan sebelum majlis atau sebelum kegiatan
berlangsung. Kos iklan ditanggung oleh bahagian penganjur dengan
kos yang minimum.
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
25
15.2 Bahagian-bahagian juga diminta menggunakan Laman Sesawang
DBP, Laman Intranet dan TV Plasma untuk hebahan majlis atau
kegiatan.
15.3 Selaras dengan Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2014 “Peraturan
Penganjuran Majlis-majlis Kerajaan”, amalan menyiarkan ucapan
tahniah dan penghargaan kepada para pemimpin melalui iklan dalam
akhbar hendaklah dihentikan kerana melibatkan perbelanjaan yang
tinggi.
16. KURSUS DAN LATIHAN
16.1 Peruntukan perbelanjaan untuk kursus dan latihan
dipertanggungjawabkan di Akademi DBP. Akademi DBP perlu
menyediakan jadual latihan yang merangkumi pelbagai program
antaranya seperti bahasa, sastera, penerbitan dan pengurusan bagi
memastikan staf DBP mempunyai pengetahuan, kemahiran dan
kebolehan yang selari dengan perkembangan semasa dan keperluan
tugas.
16.2 Kursus dan latihan yang dimohon oleh pegawai DBP selari dengan
bidang tugas pegawai merupakan tanggungjawab Akademi DBP.
Kos bagi kursus dan latihan tersebut perlu menggunakan peruntukan
Akademi DBP kecuali baki peruntukan pada masa tersebut tidak
mencukupi dan Jabatan/Bahagian dibenarkan untuk memindahkan
peruntukan ke Akademi DBP dengan kelulusan daripada Pegawai
Pengawal.
16.3 Melaksanakan program pembangunan sumber manusia untuk staf
dalaman dengan kerjasama pihak INTAN bagi modul-modul yang
disediakan oleh INTAN atau agensi kerajaan lain.
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
26
16.4 Penganjuran kursus atau latihan untuk staf DBP hendaklah diadakan
di premis DBP sebagai langkah penjimatan. Sekiranya ada
keperluan mendesak atau justifikasi yang kukuh untuk diadakan
di luar premis DBP, Ketua Program atau Ketua Aktiviti hendaklah
memilih tempat penganjuran dengan membuat perbandingan kos
yang paling minimum seperti menggunakan kemudahan di pusat-
pusat latihan yang lebih rendah kosnya berbanding hotel.
16.5 Unsur-unsur latihan atau bengkel latihan di hotel-hotel atau luar
negara tidak dibenarkan dimasukkan dalam sebut harga
perolehan sistem bagi tujuan mengurangkan sebut harga
perolehan.
17. PEGAWAI PENYELARAS BELANJAWAN JABATAN/BAHAGIAN
17.1 Bagi memastikan urusan perbelanjaan Jabatan/Bahagian diuruskan
dengan cekap dan berkesan, Pengarah Jabatan dan Ketua Bahagian
hendaklah melantik seorang Pegawai Penyelaras Belanjawan
Jabatan/Bahagian yang akan bertanggungjawab menyelaras semua
urusan belanja Jabatan/Bahagian. Pegawai Penyelaras Belanjawan
Jabatan/Bahagian akan berurusan terus dengan Pegawai Belanjawan
DBP di BDPS berkaitan hal-hal belanja. Antara tanggungjawab
pegawai penyelaras belanjawan ialah:
a) Membantu memastikan senarai fungsi dalam MBS selaras
dengan Perjanjian Program dan senarai Program/Projek yang
diperturunkan dalam Pelan Strategik 2016-2020.
b) Membantu menyediakan pecahan Anggaran Belanja Mengurus
tahunan Jabatan/Bahagian/Cawangan/Wilayah yang tepat
mengikut program/projek bagi mengurangkan bilangan pindah
peruntukan.
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
27
c) Membantu menyelaraskan projek berdasarkan peruntukan yang
diluluskan dan memastikan peruntukan projek bahagian
mencukupi bersama-sama pegawai projek bahagian;
d) Menerapkan falsafah perbelanjaan berhemat dalam urusan
belanja agar selaras dengan peruntukan yang diluluskan;
e) Membantu memantau peruntukan terkini, perbelanjaan projek dan
keperluan tambahan ataupun pindahan peruntukan; dan
f) Menyedia atau menyelaras laporan prestasi projek dan
perbelanjaan suku tahunan.
18. STRATEGI MENJANA PENDAPATAN
18.1 Bagi memastikan kelangsungan DBP dalam mengharungi cabaran
ekonomi negara dan amalan ketidakbergantungan kepada Kerajaan
dari segi peruntukan, DBP telah mengenal pasti beberapa strategi
terbaik untuk dilaksanakan seperti yang berikut:
a) Mempergiatkan usaha penjanaan pendapatan menerusi penjualan
kandungan dan bahan terbitan DBP.
b) Menerbitkan buku ulang kaji atau buku latihan atau buku kerja;
c) Memperhebat promosi buku bercetak dan buku elektronik
(Contoh: Minggu Bersama Penulis, Galakan Membaca Bersama
Perpustakaan Negara dan lain-lain);
d) Melaksanakan strategi pesanan awal (pre-order) menerusi
promosi yang hebat bagi buku-buku yang bakal terbit atau cetak
semula;
e) Memperhebat kursus berbayar menerusi promosi yang mantap;
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
28
f) Mengenakan bayaran bagi perkhidmatan Pengesahan Iklan dan
Pengesahan Dokumen Rasmi/Umum;
g) Mengenakan caj sewaan kepada semua penggunaan kemudahan
DBP kecuali bagi projek yang melibatkan kerjasama;
h) Melakukan analisis terhadap nilai keuntungan. Dengan cara ini
DBP boleh mengenal pasti aktiviti/produk yang memberi
keuntungan yang rendah atau merugikan atau yang lebih
menguntungkan. Oleh itu, DBP boleh menghentikan aktiviti/jualan
produk yang kurang atau tidak menguntungkan dan memberi fokus
kepada yang lebih menguntungkan; dan
i) Menggunakan sistem inventori. Dengan menggunakan sistem
inventori, Bahagian Pemasaran dan Pengedaran dapat
menentukan bahawa inventori sentiasa berada pada aras yang
mencukupi dan dapat memenuhi permintaan pasaran. Ia dapat
mengelakkan pembaziran seperti lebihan stok dan produk yang
tidak laku. Yang paling penting, Bahagian Pemasaran dan
Pengedaran dapat mengekalkan aras inventori mengikut
keperluan.