dewey.petra.ac.id · 13 universitas kristen petra 4. pembahasan 4.1 proses kerja transaksi...

13 Universitas Kristen Petra

4. PEMBAHASAN

4.1 Proses Kerja Transaksi Kepersonaliaan

Pekerjaan tim Specialist dibedakan menjadi periodical job dan incidental

job. Periodical job adalah pekerjaan utama dan rutin yang dilakukan Specialist

yaitu mengurus transaksi kepersonaliaan yang diajukan oleh karyawan atau

manager. Incidental job yang dilakukan Specialist adalah pekerjaan tambahan yang

tidak rutin dilakukan misalnya meeting dan projek. Permasalahan yang ada

berkaitan dengan proses kerja transaksi kepersonaliaan yang bersifat periodical job.

Microsoft Access digunakan sebagai guideline langkah-langkah yang harus

dilakukan di tiap transaksi.

Proses kerja transaksi kepersonaliaan secara umum dimulai dengan

karyawan atau manager mengajukan permintaan transaksi melalui aplikasi iTicket

di HR Portal. Ticket yang dihasilkan dari aplikasi iTicket adalah media yang

digunakan oleh Specialist untuk berkoordinasi dengan HR SSC, karyawan, atau

Manager yang terlibat dalam transaksi. HR SSC kemudian menerima ticket dan

memasukkan data ke dalam database global. Ticket kemudian dikirimkan ke tim

Specialist di HR Services Indonesia untuk diverifikasi. Specialist akan menutup

ticket dan melakukan proses lokal jika data yang diverifikasi sudah sesuai,

sebaliknya tim Specialist akan mencari tahu penyebab dari data yang tidak sesuai

dan akan ditindaklanjuti. Proses kerja transaksi kepersonaliaan secara umum dapat

dilihat pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Proses Transaksi Kepersonaliaan secara Umum

Karyawan / manager

mengajukan permintaan transaksi melalui aplikasi iTicket

HR SSC menerima ticket dan

input data ke dalam

databaseglobal

Ticketdikirimkan

ke tim Specialist di HR Services

untuk diverifikasi

Tim Specialistmenutup ticket dan

melakukan proses lokal

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html


67 jenis transaksi yang ada saat ini dibedakan menjadi empat kategori

yaitu lima transaksi Profile, 42 transaksi Personnel Action, tujuh transaksi

Organization Management, dan 13 transaksi Others. Kategori transaksi Profile,

Personnel Action, dan Others terdiri dari langkah-langkah online saja atau

kombinasi dari langkah Online dan Offline. Kategori transaksi Organization

Management hanya terdiri dari langkah Online. Peran tim Specialist Surabaya

dibagi berdasarkan kategori transaksi dan jenis langkah-langkahnya. Pembagian

peran tim Specialist yaitu empat orang Specialist Online, satu orang Specialist

Offline, dan satu orang Specialist Profile.

Langkah Online adalah langkah dimana Specialist membutuhkan internet

untuk menjalankan proses, misalnya ketika melakukan update data pada database

lokal dan global, mengirim email, atau mengirimkan e-letter. Langkah Offline

berhubungan dengan dokumen-dokumen hard copy seperti membuat surat,

mencetak dokumen, meminta tanda tangan manager, dan penyimpanan dokumen.

Transaksi yang membutuhkan langkah Online dan Offline akan diselesaikan oleh

masing-masing Specialist sesuai dengan perannya. Langkah Online yang

dilanjutkan dengan langkah Offline dalam satu transaksi ditandai dengan perubahan

Processor ID. Processor ID merupakan ID dari masing-masing Specialist. Langkah

online secara umum yang dilakukan oleh tim Specialist dapat dilihat pada Gambar

4.2.


Gambar 4.2 Langkah Online secara Umum

Langkah Online secara umum dapat dilihat pada Gambar 4.2. Langkah

Online dimulai dengan Specialist menerima ticket dari HR SSC melalui aplikasi

iTicket. Ticket ini berisi informasi tentang jenis permintaan transaksi yang diajukan

dan siapa saja yang terlibat dalam transaksi ini. Specialist kemudian melakukan

update awal di Microsoft Access untuk membuat checklist langkah-langkah yang

harus dilakukan. Specialist selanjutnya melakukan verifikasi data pada database

global (SAP). Verifikasi dilakukan dengan mencocokkan perubahan data, apakah

data yang diubah sudah sesuai dengan permintaan yang diajukan atau belum.

Specialist akan menutup ticket jika data sudah benar. Specialist akan melakukan

reopen ticket jika ticket salah dan terlanjur ditutup. Ticket revisi akan dibuat jika

Mulai

Menerima ticket dari HR SSC

melalui aplikasi Iticket

Verifikasi data pada database

global (SAP)

Verifikasi data pada database

lokal / check job data

Menutup ticket

Melakukan audit secara

menyeluruh menggunakan

audit tools

Memberi notifikasi pada

manager atau karyawan yang

terlibat dalam transaksi

Memerlukan proses

offline?

Specialist offline mengerjakan

proses offline

A

Akhir

Ya

Tidak

Data sesuai?

Membuat ticket revisi &

mengirimkan kembali ke HR

SSC

Data sesuai?

A

Menghubungi HR Information

Management untuk dilakukan

perbaikan

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Tim Specialist melakukan

update awal di Microsoft

Access


ada yang perlu ditambahkan atau diubah dan belum dilakukan saat membuat ticket

sebelumnya. Ticket yang sudah direvisi kemudian dikirimkan kembali ke HR SSC

untuk dilakukan perubahan data pada database global. Proses berikutnya adalah

melakukan verifikasi pada sistem database lokal Oracle apabila data sudah masuk

atau ter-interface di database lokal. Database lokal berisi semua data informasi

karyawan di Indonesia. Proses interface terjadi karena sistem lokal menggunakan

database Oracle sedangkan sistem global menggunakan database SAP, sehingga

terdapat proses masuknya data dari sistem global ke sistem lokal. Proses interface

terjadi pada pukul 11.00 dan pukul 23.00. Penyebab terjadinya data yang tidak

sesuai antara SAP dan Oracle adalah adanya sistem yang error (gagal interface)

yang disebabkan adanya input data yang kurang untuk memenuhi kebutuhan

minimum data interface. Tim Specialist akan menghubungi HR Information

Management untuk dilakukan perbaikan apabila terdapat data yang tidak sesuai

pada database lokal karena proses interface yang error. Tim Specialist dan HR

Information Management akan mencari penyebabnya dan melakukan perbaikan

dari segi database global jika penyebab bukan karena proses interface yang error

di sistem lokal. Proses berikutnya adalah melakukan audit secara keseluruhan

menggunakan audit tools. Tools ini melekat pada sistem database global (SAP).

Kondisi ideal menurut prosedur yang ada, seharusnya Specialist melakukan audit

keseluruhan satu hari setelah data ter-interface. Kenyataannya terdapat Specialist

yang melakukan proses ini setelah transaksi terkumpul. Alasan mengapa Specialist

melakukan audit keseluruhan tidak sesuai prosedur adalah karena saat ini KPI

timeliness hanya diukur sampai Specialist menutup ticket. Proses dan audit lainnya

setelah penutupan ticket tidak terhitung di dalam KPI timeliness. Hal berikutnya

yang dilakukan Specialist adalah memberikan notifikasi pada karyawan atau

manager yang terlibat dalam transaksi bahwa permintaan yang diajukan sudah

selesai dilakukan. Transaksi yang membutuhkan proses offline akan dikerjakan oleh

Specialist offline, tetapi jika tidak membutuhkan proses offline maka transaksi

berakhir. Gambar 4.3 menunjukkan proses kerja Specialist offline secara umum.


Gambar 4.3 Langkah Offline secara Umum

Gambar 4.3 menunjukkan langkah Offline secara umum. Specialist offline

menerima dokumen tentang transaksi kepersonaliaan atau menerima permintaan

dari Specialist online untuk menyediakan dokumen pendukung yang dibutuhkan.

Dokumen-dokumen tersebut kemudian diperiksa kelengkapannya. Specialist

offline akan memberitahu Specialist online yang menerima klien karyawan yang

dokumennya belum lengkap. Dokumen juga dipisah-pisahkan dan dicetak ulang

apabila dibutuhkan. Specialist membuat surat referensi, surat perjanjian, atau surat

pernyataan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Surat ini akan mendapatkan

tanda tangan dari manager sebelum dikirim. Surat akan dikirim melalui kurir atau

dengan menggunakan jasa pengiriman pihak luar (JPPL) untuk surat yang

alamatnya jauh. Langkah berikutnya, Specialist akan memberikan dokumen ke

bagian yang mengurus lebih lanjut (PIC). Dokumen-dokumen yang masih terdapat

di Specialist offline kemudian akan disimpan sebagai arsip perusahaan.

Mulai

Menerima dokumen

Melakukan pemeriksaan

dokumen

Membuat surat (jika

diperlukan)

Memberikan dokumen

kepada PIC

Melakukan penyimpanan

dokumen

Akhir

A

A

Dokumen belum

lengkap?

Memberitahu specialist

online dokumen yang

belum lengkap

Ya

Tidak


4.1.1 Profile (PRF)

Profile merupakan kategori transaksi yang berkaitan dengan perubahan

data pribadi karyawan seperti penambahan jumlah anggota keluarga, perubahan

alamat, perubahan akun bank, perubahan personal data, dan lain-lain. Alur kerja

transaksi Profile secara umum dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut ini.

Gambar 4.4 Alur Transaksi Profile secara Umum

Mulai

Karyawan mengajukan

permintaan perubahan data

profile melalui Your HR Portal


verifikasi dokumen pendukung

Dokumen pendukung

sesuai?

Tim Specialist membuat dan

mengirimkan ticket ke HR SSC

HR SSC memasukkan data ke

database global

HR SSC mengirimkan ticket

kembali ke tim Specialist


verifikasi pada database global

Data sesuai?

Tim Specialist memberitahu

& meminta kepada karyawan

dokumen yang kurang

Dokumen pendukung

diberikan ≤ 3 hari?


pembatalan ticket

Membuat ticket revisi &

mengirim kembali ke HR SSC

Tidak

Ya

Tidak

Ya

1

Tim Specialist menerima ticket

dan melakukan update awal di

Microsoft Access


Gambar 4.4 Alur Transaksi Profile secara Umum (sambungan)

Kondisi ideal alur kerja transaksi Profile dapat dilihat pada Gambar 4.4.

Proses dimulai dengan karyawan mengajukan permintaan perubahan data Profile

melalui HR Portal. Tim Specialist kemudian melakukan update awal di Microsoft

Access untuk membuat checklist langkah-langkah yang harus dilakukan. Specialist

Profile kemudian melakukan verifikasi dokumen pendukung. Specialist Profile

akan memberitahu dan meminta kepada karyawan dokumen pendukung yang

belum lengkap. Dokumen pendukung yang belum lengkap harus dilengkapi dalam

waktu maksimal tiga hari. Specialist Profile akan melakukan pembatalan ticket jika

dokumen belum diberikan oleh karyawan dalam waktu lebih dari tiga hari. Ticket

akan secara otomatis terbentuk dan dikirimkan ke HR SSC jika semua dokumen

pendukung sudah lengkap dan sesuai. HR SSC kemudian memasukkan data ke

dalam database global. HR SSC selanjutnya akan mengirimkan ticket ke tim

Tim Specialist menutup ticket

Tim Specialist mengirimkan

email notifikasi kepada

karyawan bersangkutan


menyeluruh menggunakan audit

tools

Verifikasi pada database lokal

Data sesuai?

Memberi tanda pada data

medical eligibility (apabila

diperlukan) terkait penambahan

jumlah anak & pasangan

Menghubungi HR Information

Management untuk dilakukan

perbaikan

Akhir

Ya

Tidak

1


Specialist melalui aplikasi iTicket. Specialist kemudian menerima ticket dan

melakukan verifikasi data pada database global. Specialist membuat ticket revisi

dan mengirimkan kembali ke HR SSC apabila terdapat data yang tidak sesuai.

Penutupan ticket dilakukan oleh Specialist jika data yang diverifikasi pada database

global sudah sesuai. Specialist mengirimkan email notifikasi kepada karyawan

yang bersangkutan untuk memberitahu permintaan transaksi yang diajukan sudah

dilakukan. Langkah berikutnya adalah melakukan audit secara menyeluruh

menggunakan audit tools. Specialist berikutnya akan melakukan verifikasi pada

database lokal. Perubahan data yang berkaitan dengan penambahan jumlah anak

dan pasangan akan memiliki proses tambahan yaitu Specialist harus mencentang

data medical eligibility berkaitan dengan hal ini. Medical eligibility adalah

penambahan jumlah tanggungan perusahaan terhadap keluarga karyawan.

Specialist akan menghubungi HR Information Management berkaitan dengan data

yang tidak sesuai dengan database lokal karena disebabkan oleh proses interface

yang error. Transaksi dalam kategori Profile dapat dilihat pada Tabel 4.1.

Tabel 4.1 Transaksi Kategori Profile

No. Action_ID Nama

Transaksi Keterangan

1 PRF-ADDRESS-CELL

Address

Details/Cell

Number

Perubahan biodata karyawan

berkaitan dengan alamat / cell

number

2 PRF-BANK_DETAIL Bank

Details


berkaitan dengan bank account

3 PRF-EDUCATION Education


berkaitan dengan pendidikan

karyawan

4 PRF-

FAMILY_MEMBER

Family

Members


berkaitan dengan keluarga

karyawan

5 PRF-

PERSONAL_DATA

Personal

Data


berkaitan dengan data pribadi

karyawan


4.1.2 Personnel Action (PA)

Personnel action adalah kategori transaksi yang berkaitan dengan

karyawan secara langsung misalnya pengajuan cuti, karyawan mangkir,

pelanggaran kerja, dll. Gambar 4.5 menunjukkan alur transaksi Personnel Action.

Gambar 4.5 Alur Transaksi Personnel Action secara Umum

Mulai

Line Manager mengajukan

permintaan kepada 2nd

Line Manager

2nd Line Manager

menyetujui permintaan

Line Manager

BP memeriksa permintaan

yang diajukan Manager

Permintaan dikirimkan ke

HR SSC

HR SSC membuat ticket

HR SSC memasukkan data

ke dalam database global

HR SSC mengirimkan

ticket kepada Tim

Specialist di HR Services

Tim Specialist menerima

ticket dan melakukan


Access

A

A

Data benar?

Mengajukan penutupan

ticket dan mengirimkan

kembali ke HR SSC

Mengirimkan kembali ke

HR SSC untuk dilakukan

perbaikan input data

1

Tidak

Ya


verifikasi pada database

global dan lokal


Gambar 4.5 Alur Transaksi Personnel Action secara Umum (sambungan)

Alur transaksi Personnel Action secara umum dapat dilihat pada Gambar

4.5. Proses dimulai dengan Line Manager mengajukan permintaan transaksi kepada

sending manager melalui aplikasi HR Portal untuk perpindahan karyawan yang

melibatkan lebih dari satu manager. Line Manager akan langsung mengajukan

permintaan kepada 2nd Line Manager apabila karyawan yang diajukan berasal dari

satu tim yang sama. Sending manager merupakan atasan langsung dari karyawan

bersangkutan yang berasal dari tim yang berbeda. Line manager adalah manager

yang mengajukan permintaan perubahan posisi karyawan. 2nd Line Manager adalah

atasan langsung dari Line Manager yang mengajukan permintaan transaksi.

Transaksi yang tidak berkaitan dengan perpindahan karyawan seperti pengajuan

cuti karyawan, karyawan mangkir, pelanggaran kerja tidak membutuhkan proses

approval dari sending manager. 2nd Line Manager akan melakukan review terkait

dengan permintaan yang diajukan. Review dilakukan untuk mengetahui apakah

permintaan sesuai dengan persyaratan dan prosedur yang ada di perusahaan.

Permintaan yang sudah disetujui oleh 2nd Line Manager akan dikirimkan ke

Bussiness Partner (BP). BP adalah bagian dari HRD yang ada di masing-masing

departemen. BP bertugas untuk melihat dan memberikan pertimbangan kepada

1

Membutuhkan proses

offline?

Specialist offline melakukan

proses offline yang dibutuhkan

Melakukan audit terkait

perubahan pada database

global dan lokal

Mengirim notifikasi pada

karyawan dan manager terkait

transaksi yang dilakukan

Akhir

Ya Tidak


manager apakah permintaan yang diajukan sudah memenuhi persyaratan yang ada

di perusahaan. Permintaan yang disetujui oleh BP kemudian dikirimkan ke HR SSC

dan ticket akan terbentuk melalui aplikasi iTicket. HR SSC memasukkan data ke

dalam database global dan kemudian mengirimkan ticket kepada Specialist.

Specialist menerima ticket dari HR SSC melalui aplikasi iTicket. Specialist

kemudian melakukan update awal di Microsoft Access untuk membuat checklist

langkah-langkah yang harus dilakukan. Specialist kemudian melakukan verifikasi

data pada database global. Specialist akan menutup ticket jika data sudah sesuai,

sebaliknya ticket revisi akan dibuat dan dikirimkan kembali ke HR SSC apabila

terdapat data yang tidak sesuai. Langkah berikutnya, Specialist melakukan

verifikasi data pada database lokal. Specialist akan menghubungi tim HR

Information Management apabila terdapat data yang tidak sesuai karena proses

interface yang error. Specialist melakukan pemeriksaan secara keseluruhan

menggunakan audit tools satu hari setelahnya. Audit yang dilakukan adalah

melakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan lagi bagian-bagian yang sudah

diperiksa pada database lokal dan global sudah benar. Specialist kemudian

mengirimkan notifikasi kepada manager atau karyawan yang terkait dalam

transaksi. Transaksi yang membutuhkan proses offline, berikutnya akan dikerjakan

oleh Specialist offline. Jenis permintaan yang dikerjakan oleh tim Specialist

berkaitan dengan Personnel Action dapat dilihat pada Tabel 4.2.


Tabel 4.2 Transaksi Kategori Personnel Action

No. Action_ID Nama Transaksi Keterangan

1 PA-ABSENCE Termination – Absence Karyawan mangkir

2 PA-BREACH_OF_WORK Termination - Breach of Standard

Working Procedure Pelanggaran kerja yang dilakukan karyawan

3 PA-CHANGE_WD Change Working Days Pergantian hari kerja dari 6 hari menjadi 5 hari, dan

sebaliknya

4 PA-COMPLIANCE Termination Compliance & Integrity Pelanggaran kerja (golongan berat) yang dilakukan karyawan

5 PA-CONT_PERMANENT Contract to Permanent Karyawan kontrak menjadi karyawan permanen

6 PA-CONTR-EXTENSION Contract Extension Perpanjangan kontrak karyawan

7 PA-CRIME Termination – Crime Karyawan dipecat karena melakukan tindak kriminal

8 PA-DAILY_TO_MONTHLY Daily to Monthly Karyawan harian menjadi karyawan bulanan

9 PA-DEATH Termination – Death Kematian karyawan

10 PA-DEMOTE Demotion Karyawan diajukan turun jabatan

11 PA-DEMOTION_RNC Demotion, Relocation no

Compensation

Karyawan diajukan turun jabatan dan berpindah wilayah

tetapi tidak mendapat kompensasi

12 PA-DEMOTION_RWC Demotion, Relocation with

Compensation

Karyawan diajukan turun jabatan dan berpindah wilayah

tetapi tidak mendapat kompensasi

13 PA-DISCIPLINARY_ACT Disciplinary Action Karyawan mendapat teguran dari perusahaan

14 PA-END_OF_CONTRACT End of Contract Karyawan mengakhiri masa kontrak

15 PA-END_OF_PROBATION End of Probation Karyawan selesai masa percobaan selama 3 bulan

16 PA-END_OF_TA End Of Temporary Assignment Karyawan yang telah menyelesaikan penugasan sementara di

suatu lokasi


Tabel 4.2 Transaksi Kategori Personnel Action (sambungan)


17 PA-EXT_MAT-PAT_LEAV Extended Maternity/Paternity Leave Pengajuan cuti karyawan karena karyawan atau istrinya

melahirkan

18 PA-FAILED_IN_PROB Termination - Failed in Probation Karyawan gagal masa percobaan dan dikeluarkan dari

perusahaan

19 PA-LATERAL Lateral Movement Karyawan pindah posisi kerja / departemen

20 PA-LATERAL RNC Lateral Movement, Relocation no

Compensation

Karyawan pindah posisi kerja / departemen dan tidak

mendapat kompensasi

21 PA-LATERAL_RWC Lateral Movement, Relocation with

Compensation

Karyawan pindah posisi kerja / departemen dan mendapat

kompensasi

22 PA-LTA OUT LTA Out Karyawan lokal yang ditugaskan di luar Indonesia dalam

jangka waktu yang panjang

23 PA-MUTUAL Termination - Mutual Consent Karyawan keluar dari perusahaan karena keputusan bersama

antara karyawan dan perusahaan

24 PA-NEW_HIRE New Hire Karyawan baru direkrut perusahaan

25 PA-PERFORMANCE Termination – Performance Terminasi karyawan karena performa kerjanya

26 PA-PROLONG_SICKNESS Prolong Sickness Karyawan cuti karena sakit berkepanjangan

27 PA-PROMOTION Promotion Karyawan diajukan naik jabatan

28 PA-PROMOTION_RNC Promotion, Relocation no

Compensation

Karyawan diajukan naik jabatan dan berpindah wilayah tetapi

tidak mendapat kompensasi

29 PA-PROMOTION_RWC Promotion, Relocation with

Compensation

Karyawan diajukan naik jabatan dengan mendapatkan

kompensasi

30 PA-RELIGIOUS_ACT Unpaid Religious Act Karyawan yang melakukan perjalanan rohani


Tabel 4.2 Transaksi Kategori Personnel Action (sambungan)


31 PA-REPATRIATION Repatriation Karyawan kembali setelah STA out atau LTA out

32 PA-RESIGN Termination – Resignation Karyawan keluar dari perusahaan karena mengundurkan diri

33 PA-RETIREMENT Retirement Karyawan pensiun

34 PA-RNC Relocation no compensation Karyawan direlokasi tanpa mendapat kompensasi

35 PA-RWC Relocation with compensation Karyawan direlokasi dengan mendapat kompensasi

36 PA-SALARY

ADJUSTMENT Salary Adjustment Penyesuaian gaji karyawan

37 PA-STA_EXTEND in STA Extension Karyawan yang diperpanjang masa STA nya

38 PA-STA_OUT STA Out Karyawan yang ditugaskan di luar Indonesia dalam jangka waktu

pendek

39 PA-TA Temporary Assignment Karyawan yang ditugaskan sementara di lokasi lain

40 PA-TA-EXTEND Temporary Assignment –

Extended Karyawan yang diperpanjang masa TA

41 PA-TERMINATE_EOC Termination - End of Contract Karyawan yang masa kontraknya selesai

42 PA-UPGRADE Upgrade Karyawan yang mendapatkan kenaikan grade


4.1.3 Organization Management (OM)

Organization Management adalah kategori transaksi yang berkaitan

dengan perubahan organisasi misalnya penambahan posisi baru, perpindahan lokasi

suatu posisi, dan lain-lain. Kondisi ideal alur proses transaksi Organization

Management dapat dilihat pada Gambar 4.6.

Gambar 4.6 Alur Transaksi Organization Management secara Umum

Line Manager

mengajukan permintaan

ke 2nd Line Manager

2nd Line Manager

menyetujui permintaan

yang diajukan

Line Manager

mengajukan permintaan

melalui Your HR Portal

HR SSC membuat ticket

HR SSC memasukkan

data ke dalam database

global

HR SSC mengirim ticket

ke tim Specialist di HR

Services

Tim Specialist menerima

ticket dari HR SSC

melalui aplikasi Iticket

Data sesuai?

Membuat ticket revisi dan

mengirimkan kembali ke

HR SSC

Tidak

Ya

Mulai

Verifikasi data pada

database global (SAP)

Team specialist menutup

ticket


database lokal / check job

data

Data sesuai?

Menghubungi HR

Information Management

untuk dilakukan perbaikan



audit tools

Membutuhkan

pengiriman e-letter?


pengiriman e-letter pada

karyawan atau Line

Manager



audit tools

Akhir

A

A

Ya

Tidak

Ya

Tidak


Gambar 4.6 Alur Transaksi Organization Management secara Umum

(sambungan)

Alur kerja ideal untuk transaksi Organization Management dapat dilihat

pada Gambar 4.6. Line manager akan mengajukan permintaan transaksi kepada

sending manager apabila karyawan yang diajukan berasal dari tim yang berbeda.

Line Manager langsung mengajukan permintaan kepada 2nd Line Manager, jika

karyawan berasal dari satu tim yang sama. 2nd Line Manager akan melakukan

review terkait dengan permintaan yang diajukan. Review dilakukan untuk

mengetahui apakah permintaan sesuai dengan persyaratan dan prosedur yang ada

di perusahaan. Line Manager akan mengajukan permintaan melalui aplikasi HR

Portal apabila permintaan sudah mendapat persetujuan dari 2nd Line Manager.

Ticket secara otomatis akan terbentuk di aplikasi iTicket dan kemudian HR SSC

memasukkan data ke dalam database global. HR SSC kemudian akan membuat

ticket berkaitan dengan transaksi yang diajukan dan memasukkan data ke dalam

1

Interface data

berhasil?

Tim Specialist

melakukan pemeriksaan

data pada database lokal

Data sesuai?

Mengajukan penutupan

ticket dan mengirimkan

kembali ke HR SSC


menyeluruh

menggunakan audit tools

Akhir

Membutuhkan

pengiriman e-letter?

Tim Specialist

melakukan pengiriman

e-letter

2Tidak

Ya

2Tidak

Ya

TidakYa


database global. Ticket selanjutnya dikirimkan kepada Specialist melalui aplikasi

iTicket. Specialist selanjutnya melakukan update awal di Microsoft Access untuk

membuat checklist langkah-langkah yang harus dilakukan. Specialist kemudian

melakukan verifikasi data pada database global. Specialist akan menutup ticket jika

data sudah sesuai, sebaliknya ticket revisi akan dibuat dan dikirimkan kembali ke

HR SSC apabila terdapat data yang tidak sesuai. Langkah berikutnya, Specialist

melakukan verifikasi data pada database lokal. Specialist akan menghubungi tim

HR Information Management apabila terdapat data yang tidak sesuai karena proses

interface yang error. Transaksi tertentu membutuhkan pengiriman surat

menggunakan e-letter yaitu pengiriman surat secara otomatis dengan format yang

sudah distandarkan. Pengiriman e-letter bertujuan untuk konfirmasi kepada

karyawan atau line manager bahwa permintaan yang diajukan telah dijalankan.

Specialist melakukan pemeriksaan secara keseluruhan untuk memastikan lagi

bagian-bagian yang sudah diperiksa pada database lokal dan global sudah benar

menggunakan audit tools satu hari setelahnya. Specialist kemudian mengirimkan

notifikasi kepada manager atau karyawan yang terlibat dalam transaksi. Transaksi

Organization Management tidak membutuhkan proses offline. Transaksi dalam

kategori Organization Management dapat dilihat pada Tabel 4.3.

Tabel 4.3 Transaksi Kategori Organization Management

No. Action_ID Jenis Transaksi Keterangan

1 OM-

CANCEL_POSITION Cancel Position

Karyawan yang batal

dipindahkan posisi

2 OM-CHANGE_CC Change Cost

Center

Karyawan berubah cost

center (kode

penanggungan biaya)

3 OM-

CHANGE_REPORTS

Change Reports

To Karyawan pindah atasan

4 OM-

CREATE_POSITION Create Position

Terdapat posisi kerja yang

baru dibuat

5 OM-JD_JE TO

POSITION

Job

Description/Eva

luation

Evaluasi Job Description

karyawan

6 OM-

JOB_EVALUATION

Request Job

Evaluation

Menentukan besar

tanggung jawab dari suatu

posisi


Tabel 4.3 Transaksi Kategori Organization Management (sambungan)

No. Action_ID Jenis Transaksi Keterangan

7 OM-

MASS_CHANGES

Mass Changes

(with Position

Changes)

Tindak kepersonaliaan

karyawan secara massal

4.1.4 Others (OTH)

Others adalah kategori transaksi selain Personnel Action, Organization

Management, atau Profile. Perubahan yang dilakukan pada kategori transaksi OTH

hanya akan mempengaruhi perubahan database saja. Alur kerja transaksi OTH

berbeda-beda untuk masing-masing transaksi. Alur kerja transaksi OTH-ABCD

AWRD pada kondisi ideal dapat dilihat pada Gambar 4.7 berikut ini.


Gambar 4.7 Alur Kerja Transaksi OTH-ABCD AWARDS

Alur kerja transaksi OTH-ABCD AWARDS dapat dilihat pada Gambar

4.7. Langkah pertama yang dilakukan adalah Line Manager mengajukan pemberian

penghargaan untuk karyawan kepada 2nd Line Manager. 2nd Line Manager

menyetujui pemberian penghargaan kepada karyawan dan kemudian Line Manager

akan mengajukan permintaan kepada Specialist. Specialist selanjutnya melakukan

Mulai


pemberian penghargaan

untuk karyawan pada 2nd

Line Manager

2nd Line Manager

menyetujui pemberian

penghargaan


request kepada tim

Specialist


pemeriksaan dokumen

pendukung

Tim Specialist membuat

ticket dan dikirimkan ke

HR SSC

Tim Specialist menutup

ticket



audit tools

Verifikasi rencana

pembayaran pada database

lokal

Akhir

A


database global

Data sesuai?

Membuat ticket revisi dan

dikirimkan kembali ke HR

SSC

HR SSC memasukkan data

ke dalam database global

HR SSC mengirimkan

ticket kembali ke tim

Specialist

A

Tidak

Ya



Access


update awal di Microsoft Access untuk membuat checklist langkah-langkah yang

harus dilakukan. Specialist selanjutnya melakukan input data berkaitan dengan

pemberian award untuk karyawan dan melakukan verifikasi dokumen pendukung.

Specialist membuat ticket pengajuan award dan dikirimkan ke HR SSC. HR SSC

memasukkan data ke dalam database global dan mengirimkan ticket kembali ke

Specialist. Langkah selanjutnya Specialist melakukan verifikasi data pada database

global. Ticket revisi akan dibuat oleh Specialist dan dikirimkan kembali ke HR SSC

jika terdapat data yang tidak sesuai dengan database global. Verifikasi data pada

database lokal merupakan langkah berikutnya yang dilakukan oleh Specialist. Data

yang diverifikasi pada database lokal adalah rencana pembayaran untuk karyawan.

Specialist akan melakukan audit secara keseluruhan menggunakan audit tools.

Transaksi OTH-CHANGE HOMETOWN adalah transaksi yang

dilakukan pada karyawan yang semula bekerja di suatu lokasi dan kemudian

dipindahkan ke lokasi di kota lain selama jangka waktu tertentu. Hometown

merupakan lokasi atau kota awal dimana karyawan bekerja. Langkah yang

dilakukan tim Specialist untuk transaksi ini adalah melakukan pemeriksaan dan

perubahan lokasi kerja pada database global. Alur kerja transaksi OTH-

HOUSING_ALW dapat dilihat pada Gambar 4.8 berikut ini.

Gambar 4.8 Alur Kerja Transaksi OTH-HOUSING ALW

Mulai

Tim Specialist mengirim email ke

Line Manager atau Bussiness

Partner

Line Manager mengirimkan daftar

karyawan ke tim Specialist

Tim Specialist memasukkan

pembayaran housing allowance ke

database lokal

Tim Specialist mengirimkan surat

pernyataan pembayaran housing

allowance kedua atau ketiga pada

karyawan

Karyawan mengirimkan surat

konfirmasi kepada tim Specialist

Specialist offline melakukan

penyimpanan dokumen

A

A

Akhir

Tim Specialist melakukan update

awal di Microsoft Access


Gambar 4.8 menunjukkan alur kerja transaksi OTH-HOUSING ALW.

Alur dimulai dengan Specialist mengirim email ke Line Manager untuk

mendapatkan informasi karyawan yang mendapatkan biaya tunjangan rumah. Line

Manager memberikan konfirmasi apakah karyawan yang bersangkutan bisa

dibayarkan tunjangannya atau tidak karena ada rencana relokasi lain. Specialist

kemudian mengirimkan surat pernyataan pembayaran housing allowance kedua

atau ketiga pada karyawan. Karyawan mengirimkan kembali surat konfirmasi

kepada Specialist dan kemudian Specialist akan memasukkan pembayaran housing

allowance ke database lokal. Langkah terakhir yang dilakukan adalah Specialist

Offline menyimpan dokumen.

Transaksi OTH-MOBILE_PHONE_ALW dan OTH-WINTER_ALW,

dan OTH-PER_DIEM_ALW mempunyai langkah-langkah yang hampir sama.

Karyawan akan mengajukan hak allowance mobile phone ataupun perlengkapan

musim dingin sesuai dengan prosedur dari perusahaan. Permintaan diajukan

melalui HR Portal atau mengirimkan email kepada Specialist disertai dengan

dokumen pendukung yang dibutuhkan. Dokumen yang diterima oleh Specialist

kemudian diverifikasi. Specialist akan menghubungi karyawan dan meminta

kelengkapan dokumen yang dibutuhkan jika terdapat dokumen yang masih belum

lengkap. Langkah selanjutnya, Specialist memasukkan biaya tunjangan properti

perusahaan dan memasukkan periode pembayaran untuk karyawan pada database

lokal. Specialist kemudian menutup ticket jika semua langkah sudah dilakukan.

Langkah berikutnya adalah mengirimkan email permintaan allowance yang

diajukan kepada tim yang menyediakan dan mengirim email notifikasi pada

karyawan jika transaksi sudah dilakukan. Specialist Offline selanjutnya menyimpan

dokumen-dokumen pendukung sebagai arsip perusahaan.

Transaksi OTH-MEDICAL_DEDUCT adalah transaksi yang dilakukan

karyawan untuk kondisi jika terdapat kelebihan biaya rawat inap yang perlu

ditanggung karyawan. Claim yang diajukan akan dipotongkan dari gaji yang

diterima karyawan. Proses ini dimulai dengan PIC medical mengajukan dokumen

surat kuasa pemotongan gaji karyawan pada Specialist. Langkah berikutnya,

Specialist akan memasukkan rencana pembayaran ke dalam database lokal.

Rencana pembayaran yang dilakukan dibedakan menjadi dua yaitu, OTPI dan


recurring. OTPI adalah singkatan dari One Time Positif Input yaitu jenis

pembayaran yang hanya dijadwalkan sekali, sedangkan recurring adalah jenis

pembayaran secara berkala.

Transaksi OTH-MEDICAL_ELIGIBLE dilakukan oleh Specialist Profile.

Transaksi ini adalah transaksi yang diajukan karyawan apabila menambahkan

anggota keluarga sebagai tanggungan perusahaan. Perusahaan akan menanggung

anak dari karyawan sampai dengan usia 21 tahun, dan apabila anak masih

bersekolah, belum menikah, dan belum bekerja. Tanggungan yang diterima oleh

perusahaan berkaitan dengan tunjangan biaya kesehatan ataupun claim medical dari

anggota keluarga karyawan. Langkah yang dilakukan untuk jenis transaksi ini yaitu

karyawan mengajukan permintaan transaksi melalui HR Portal. Specialist Profile

akan menerima ticket dan dokumen pendukung dari karyawan yang mengajukan

serta melakukan verifikasi dokumen. Verifikasi yang dilakukan berkaitan dengan

memastikan anggota keluarga yang akan ditanggungkan memenuhi syarat dan

prosedur dari perusahaan. Specialist akan memasukkan penambahan hak

tanggungan medical pada database lokal jika dokumen sudah sesuai dan kemudian

mengirimkan email notifikasi pada karyawan. Specialist Offline berikutnya

melakukan penyimpanan dokumen pendukung sebagai arsip perusahaan.

Jenis transaksi OTH-ERP adalah transaksi untuk pemberian reward

kepada karyawan yang mereferensikan seseorang menjadi karyawan PT. X.

Langkah yang dilakukan yaitu tim Specialist menerima laporan per bulan dari PIC

ERP terkait siapa saja karyawan yang mendapatkan reward. Langkah berikutnya,

Specialist akan mengajukan ticket ke HR SSC terkait pemberian reward untuk

karyawan. Specialist juga melakukan pemeriksaan tambahan pembayaran pada

database global dan kemudian menutup ticket jika data sudah sesuai. Langkah

setelah ticket ditutup adalah tim Specialist melakukan audit secara keseluruhan

menggunakan audit tools dan melakukan pemeriksaan rencana pembayaran bonus

pada database lokal.

OTH-MATERNITY_UNIFRM adalah transaksi yang dilakukan

karyawan untuk pengajuan seragam hamil. Langkah yang dilakukan yaitu

karyawan mengajukan permintaan melalui HR Portal. Specialist akan menerima

ticket dan memasukkan tunjangan seragam hamil pada database lokal. Ticket


ditutup oleh Specialist apabila langkah-langkah tersebut sudah selesai dilakukan

dan selanjutnya mengirimkan email notifikasi pada karyawan yang bersangkutan.

OTH-FUNERAL_ALW adalah transaksi tunjangan pemakaman keluarga

karyawan yang meninggal. Langkah-langkah yang dilakukan hanya langkah Offline

saja karena berkaitan dengan pengurusan dokumen-dokumen kematian. Specialist

Offline akan menerima dokumen-dokumen kematian karyawan dan formulir

pembayaran allowance, melakukan verifikasi, dan mengirimkan dokumen ke

bagian accounting. Transaksi dalam kategori Others dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Transaksi Kategori Others

No. Action_ID Jenis


1 OTH-ABCD_AWARD ABCD Award Pemberian award untuk

karyawan terpilih

2 OTH-

CHANGE_HOMETOWN

Change

Hometown

Pemindahan lokasi kerja

karyawan pada waktu

tertentu

3 OTH-

COMPLETION_BNS

STA

Completion

Bonus

Pemberian bonus kepada

karyawan yang sudah

menyelesaikan penugasan

internasional

4 OTH-ERP

Employee

Referral

Program

Pemberian reward kepada

karyawan yang

mereferensikan seseorang

menjadi karyawan

5 OTH-FUNERAL_ALW Funeral

Allowance

Tunjangan pemakaman

keluarga karyawan yang

meninggal

6 OTH-HOUSING_ALW

2nd/3rd

Housing

Allowance

Karyawan mendapatkan

biaya tunjangan rumah

7 OTH-

MATERNITY_UNIFRM

Maternity

Uniform Pengajuan seragam hamil

8 OTH-

MEDICAL_DEDUCT

Medical

Deduction

Tambahan biaya rawat

inap yang perlu

ditanggung karyawan

9 OTH-

MEDICAL_ELIGIBLE

Medical

Eligibility

Karyawan menambahkan

anggota keluarga sebagai

tanggungan perusahaan

10 OTH-

MOBILE_PHONE_ALW

Mobile

Phone

Allowance

Pengajuan hak allowance

mobile phone


Tabel 4.4 Transaksi Kategori Others (sambungan)

No. Action_ID Jenis


11 OTH-PER_DIEM_ALW Per Diem

Allowance

Tunjangan harian yang

diberikan untuk karyawan

yang sedang menjalani

relokasi

12 OTH-SIGN ON BONUS

Sign on /

Appreciation

Bonus

Tambahan bonus yang

diberikan kepada

karyawan yang baru

direkrut sesuai

kesepakatan awal

13 OTH-WINTER_ALW

Winter

Clothes

Allowance

Pengajuan hak

perlengkapan musim

dingin

4.2 Evaluasi Transaksi Kepersonaliaan

Evaluasi transaksi kepersonaliaan pada tiap kategori dilakukan dengan

cara menganalisa langkah mana yang value added, non value added, supportive,

dan outside the job. Value added berarti langkah yang dilakukan memberi nilai

tambah dan harus dilakukan. Non value added adalah langkah yang tidak memberi

nilai tambah dan tidak diperlukan. Langkah non value added dibedakan lagi

menjadi dua yaitu necessary dan non necessary. Langkah non value added

necessary tetap perlu dilakukan untuk mengetahui berapa persen transaksi yang

sudah diselesaikan. Jenis langkah ini harus sedapat mungkin diminimalisir.

Langkah non value added non necessary merupakan jenis langkah yang tidak

menghasilkan nilai tambah. Langkah supportive adalah langkah sampingan yang

mendukung langkah utama yang dilakukan. Outside the job adalah jenis langkah

yang tidak termasuk dalam job description dan memungkinkan terjadinya

redundant karena telah dilakukan oleh Departemen lain. Penentuan langkah value

added, non value added, supportive, dan outside the job dilakukan melalui diskusi

dengan Specialist dan manager. Penentuan langkah-langkah untuk tiap transaksi

dapat dilihat pada Lampiran 1.

Contoh penentuan langkah yang dibahas adalah transaksi PA-

RETIREMENT pada kategori Personnel Action. Specialist harus melakukan

langkah awal update data di Microsoft Access. Langkah awal ini terdiri dari

memasukkan processor ID Specialist yang mengerjakan, membuat checklist


guideline untuk masing-masing transaksi, dan memasukkan nomor ID, nama, posisi

karyawan yang terlibat dalam transaksi. Langkah awal juga termasuk update done

setiap langkah yang sudah selesai dilakukan. Semua langkah awal dilakukan secara

manual sehingga menambah waktu pengerjaan. Langkah awal ini termasuk langkah

non value added necessary. Langkah ini tidak memberi nilai tambah karena tujuan

dari update ini tidak berpengaruh terhadap output yang dihasilkan, akan tetapi

langkah ini perlu dilakukan agar specialist mengetahui transaksi mana yang belum

dan sudah selesai. Langkah PSFT-Check Job Data termasuk langkah outside the

job karena tim HR Information Management sudah melakukan proactive checking

untuk memastikan data ter-interface ke dalam database lokal. Langkah ini tidak

perlu dilakukan oleh tim Specialist karena akan terjadi double checking yang

sifatnya redundant. Langkah email - Check MBA Excess (3 days before) termasuk

langkah non value added non necessary karena langkah ini sudah dilakukan 3 bulan

sebelumnya sehingga pengecekan 3 hari sebelumnya tidak diperlukan lagi. Detail

penentuan langkah yang dibahas pada transaksi PA-RETIREMENT dapat dilihat

pada Tabel 4.5 berikut ini.


Tabel 4.5 Contoh Penentuan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT

Action_

ID

Order

_ID

Jenis

Langkah Langkah Deskripsi

Primary

Supportive Outside

the Job Alasan

V. Added

NV. Added

Necessary Non

Necessary

PA-

RETIRE

MENT

Online AWAL √

Tidak

berpengaruh

terhadap

output yang

dihasilkan,

hanya untuk

mengetahui

transaksi

mana yang

belum dan

sudah selesai

PA-

RETIRE

MENT

1 Offline

Document

-

Reference

Letter

Membuat

surat

referensi

√


Tabel 4.5 Contoh Penentuan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)

Action_

ID

Order

_ID

Jenis


Primary

Supportive Outside

the Job Alasan

V. Added

NV. Added

Necessary Non

Necessary

PA-

RETIRE

MENT

2 Offline

Document

-

Pemberita

huan

Pensiun

Normal

Menerima

dokumen

pemberitahua

n pensiun

normal

√

PA-

RETIRE

MENT

3 Offline

Document

- Tanda

Terima

surat

pensiun

Menerima

dokumen

tanda terima

surat pensiun

√

PA-

RETIRE

MENT

4 Offline

Document

- Receive

Tanda

Terima

surat

pensiun

Menerima

dokumen

receive tanda

terima surat

pensiun

√

PA-

RETIRE

MENT

5 Offline

email -

Send

notificatio

n to

employee

Mengirimkan

email

notifikasi

pada

karyawan

√



Action_

ID

Order

_ID

Jenis


Primary

Supportive Outside

the Job Alasan

V. Added

NV. Added

Necessary Non

Necessary

PA-

RETIRE

MENT

6 Online

iTicket -

Raise

ticket to

Manila

Mengajukan

ticket pada

HR SSC Asia

√

PA-

RETIRE

MENT

7 Online

PSFT -

HR

Allowance

Package

Mendaftarka

n paket

tunjangan

untuk

karyawan

pada database

lokal

√

PA-

RETIRE

MENT

8 Online email -

Dana AIA

Menanyakan

dana asuransi

karyawan

pada team

yang

mengerjakan

√

PA-

RETIRE

MENT

9 Online

email -

Send

notificatio

n to

manager

Mengirimkan

email

notifikasi

pada line

manager

√



Action_

ID

Order

_ID

Jenis


Primary

Supportive Outside

the Job Alasan

V.Added

NV.Added

Necessary Non

Necessary

PA-

RETIRE

MENT

10 Online

email -

Check

MBA

Excess (3

weeks

before)

Melakukan

pemeriksaan

apakah

karyawan

memiliki

klaim

medical pada

perusahaan

(tiga minggu

sebelumnya

keluar dari

perusahaan)

√

PA-

RETIRE

MENT

11 Online

email -

Car

Benefit

Mengirimkan

email

konfirmasi

pada team

yang

menyediakan

fasilitas

mobil untuk

karyawan

√



Action_

ID

Order

_ID

Jenis


Primary

Supportive Outside

the Job Alasan

V.Added

NV.Added

Necessary Non

Necessary

PA-

RETIRE

MENT

12 Online

HR2U -

PA20 -

Check

IT0000

Actions

Melakukan

pemeriksaan

tindakan

yang akan

dilakukan

pada database

global

√

PA-

RETIRE

MENT

13 Online

HR2U -

PA20 -

Check

IT0001

Organizati

onal

Assignme

nt

Melakukan

pemeriksaan

penempatan

organisasi

pada database

global

√



Action_

ID

Order

_ID

Jenis


Primary

Supportive Outside

the Job Alasan

V.Added

NV.Added

Necessary Non

Necessary

PA-

RETIRE

MENT

14 Online

HR2U -

PA20 -

Check

IT0041

Date

Specificati

ons

Melakukan

pemeriksaan

tanggal

efektif

permintaan

yang

diajukan pada

database

global

√

PA-

RETIRE

MENT

15 Online iTicket -

Close

Team

specialist

menutup

ticket

√

PA-

RETIRE

MENT

16 Online

HR2U -

/PEC/AU

DIT_PY_

WB -

Audit

Melakukan

audit pada

database

global

√



Action_

ID

Order

_ID

Jenis


Primary

Supportive Outside

the Job Alasan

V.Added

NV.Added

Necessary Non

Necessary

PA-

RETIRE

MENT

17 Online

PSFT -

Check Job

Data

Melakukan

pemeriksaan

histori

karyawan di

perusahaan

pada database

lokal

√

HR

Information

Management

telah

melakukan

proactive

checking

PA-

RETIRE

MENT

18 Online

PSFT -

Check

OTPI

Melakukan

pemeriksaan

rencana

pembayaran

untuk

karyawan

pada database

lokal

√

PA-

RETIRE

MENT

19 Online

PSFT -

Input

OTPI

(Full

Salary)

Melakukan

input rencana

pembayaran

karyawan

(full salary)

pada databse

lokal

√



Action_

ID

Order

_ID

Jenis


Primary

Supportive Outside

the Job Alasan

V.Added

NV.Added

Necessary Non

Necessary

PA-

RETIRE

MENT

20 Online

email -

Check

MBA

Excess (3

days

before)

Melakukan

pemeriksaan

apakah

karyawan

memiliki

klaim

medical pada

perusahaan

(tiga hari

sebelumnya)

√

Pengecekan

MBA excess

sudah

dilakukan 3

minggu

sebelumnya

PA-

RETIRE

MENT

21 Offline

Document

- Exit

checklist

Menerima

dokumen exit

checklist

√

PA-

RETIRE

MENT

22 Offline Document

- Archieve

Melakukan

penyimpanan

dokumen

√


Secara keseluruhan terdapat 67 transaksi dengan total 847 langkah. 709

langkah merupakan langkah value added, 68 langkah merupakan langkah non value

added necessary, 31 langkah merupakan langkah non value added non necessary,

dan 39 langkah termasuk langkah redundant yang digolongkan sebagai outside the

job. Total langkah value added, non value added, supportive, dan outside the job di

masing-masing kategori dapat dilihat pada Tabel 4.6 berikut ini.

Tabel 4.6 Evaluasi Transaksi Kepersonaliaan Keseluruhan

Kategori

Transaksi

Jenis

Transak

si

Langkah Total

Langkah

Tiap

Kategori

V. Added

NV. Added Outside

the Job Nec Non Nec

Profile 5 33 5 4 5 47

Personnel

Action 42 587 43 15 31 676

Organization

Management 7 25 7 3 3 38

Others 13 64 13 9 0 86

Total 67

jenis

709

langkah

68

langkah

31

langkah

39

langkah

847

langkah

4.3 Perhitungan Waktu dan Data Quantity Tiap Langkah Transaksi

Data waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi dibedakan

menjadi data waktu update awal di Microsoft Access dan data waktu pengerjaan

tiap langkah. Data waktu update awal di Microsoft Access terdiri dari waktu yang

dibutuhkan untuk memasukkan processor ID Specialist yang mengerjakan,

membuat checklist guideline untuk masing-masing transaksi, dan memasukkan

nomor ID, nama, posisi karyawan yang terlibat dalam transaksi. Specialist juga

harus memberi tanda done untuk setiap langkah yang sudah selesai dilakukan.

Pembuatan checklist langkah-langkah yang dilakukan saat update awal di Microsoft

Access dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu rata-rata 32.32


detik. Waktu untuk memberi tanda done di satu langkah yang sudah selesai

dilakukan membutuhkan waktu 2.72 detik.

Rata-rata waktu pengerjaan setiap langkah online yang terdapat pada

empat kategori transaksi didapatkan dengan cara simulasi. Simulasi dilakukan

karena untuk mendapatkan data sebenarnya diperlukan waktu yang cukup lama.

Hal ini dikarenakan masing-masing transaksi membutuhkan waktu lebih dari satu

hari untuk diselesaikan. Waktu tunggu diperlukan untuk beberapa hal. Tim

Specialist harus menunggu ticket yang dikirimkan kembali ke tim Specialist setelah

HR SSC di Manila, Filipina memasukkan data ke dalam database global, dimana

terdapat perbedaan waktu kerja yang harus diperhitungkan. Waktu tunggu satu hari

diperlukan untuk proses interface, yaitu proses masuknya data dari database global

ke database lokal. Kategori transaksi Profile membutuhkan waktu tunggu apabila

dokumen pendukung yang dibutuhkan dari karyawan belum lengkap. Batas waktu

untuk melengkapi dokumen adalah tiga hari. Jenis transaksi yang membutuhkan

langkah offline membutuhkan waktu tunggu untuk mendapatkan tanda tangan dari

manager dan kelengkapan dokumen karyawan sama halnya dengan transaksi

Profile. Idealnya, untuk langkah offline manager harus tanda tangan dokumen di

hari dokumen tersebut diberikan. Kenyataannya, terdapat uncontrollable factor

yang menyebabkan manager terkadang tidak bisa memberi tanda tangan untuk

dokumen yang diberikan pada hari tersebut. Uncontrollable factor tersebut

misalnya jika manager sedang meeting, training, atau sedang melakukan tugas di

luar kantor. Rata-rata secara kasar diperlukan waktu empat hari untuk

menyelesaikan satu transaksi yang terdiri dari langkah online dan offline. Waktu

tunggu ini menyebabkan adanya kesulitan dalam pengambilan data mengikuti

kenyataan sebenarnya. Hambatan lainnya dalam pengambilan data sesuai

kenyataan sebenarnya adalah pengamatan tidak dapat dilakukan secara bersamaan

untuk semua Specialist karena mereka mengerjakan transaksi yang berbeda-beda.

Kesulitan lainnya disebabkan karena 67 jenis transaksi yang terdapat di departemen

HRD tidak semuanya dilakukan setiap hari, misalnya untuk transaksi PA-

DEMOTE atau PA-CRIME. Hal ini menyebabkan diperlukan waktu yang lama

untuk menunggu sampai ada permintaan transaksi semacam ini.


Simulasi dilakukan pada tiga orang Specialist yaitu satu orang Specialist

online, satu orang Specialist offline, dan satu orang Specialist profile. Langkah

online dilakukan pada satu orang Specialist yang stabil dalam melakukan

pekerjaannya, waktu dari satu orang Specialist ini dijadikan acuan pengerjaan

langkah online. Stabil berarti Specialist dapat bekerja dengan kecepatan konstan

dalam kondisi normal (tidak terlalu cepat atau terlalu lambat). Penilaian stabil atau

tidak didasarkan pada penilaian manager, sehingga sebelum melakukan

pengambilan waktu terlebih dahulu menanyakan pada manager, Specialist mana

yang bekerja dengan stabil. Pengambilan data waktu juga dilakukan pada Specialist

Profile yang mengerjakan kategori transaksi Profile dan Specialist Offline yang

menangani langkah offline.

Pengambilan waktu untuk langkah yang sama dalam transaksi yang

berbeda hanya diwakili oleh satu transaksi saja tetapi diulang sebanyak tiga kali dan

kemudian dihitung rata-rata. Langkah HR2U - PA20 - Check IT0000 Action pada

transaksi PA-ABSENCE, PA-BREACH_OF_WORK, PA-CONT_PERMANENT

hanya diwakilkan oleh transaksi PA-ABSENCE tetapi diulang sebanyak tiga kali.

Total pengambilan data untuk langkah online adalah 252 data. Proses pengambilan

data langkah-langkah dalam kategori transaksi Profile masing-masing dilakukan

sebanyak tiga kali, sehingga total pengambilan data sebanyak 138 data.

Pengambilan data waktu pengerjaan langkah offline tidak dilakukan

dengan simulasi tetapi mengikuti proses kerja sebenarnya dari Specialist offline.

Pengambilan data kenyataan dilakukan karena data yang didapatkan dari hasil

simulasi dan kenyataan berbeda jauh. Secara umum, langkah offline dapat

digolongkan menjadi menerima dokumen, verifikasi dokumen, membuat surat,

memberikan dokumen kepada PIC, dan melakukan penyimpanan dokumen.

Pengambilan data dilakukan untuk proses-proses ini dengan pengulangan sebanyak

tujuh kali dan kemudian rata-rata digunakan untuk langkah offline yang ada di

transaksi lainnya. Data waktu untuk langkah offline dipastikan lagi dengan

melakukan wawancara kepada Specialist offline. Pengambilan data juga dilakukan

untuk transaksi PA-NEW_HIRE karena transaksi ini memiliki langkah tambahan

yaitu menyiapkan paket new hire yang akan dikirimkan kepada karyawan baru.

Data waktu yang sudah terkumpul kemudian didiskusikan dengan specialist, team


leader, dan manager untuk memastikan data waktu yang diambil sudah sesuai

dengan kenyataan sesungguhnya. Data waktu yang kurang menggambarkan kondisi

nyata kemudian diubah sesuai dengan estimasi dari Specialist, team leader, dan

manager dimana mereka sudah pernah melakukan pekerjaan tersebut. Rata-rata

data waktu pengerjaan yang diubah adalah:

Tabel 4.7 Verifikasi Data Waktu

Langkah Rata-

Rata

Waktu

Awal

(Detik)

Waktu

Revisi

(Detik)

Penam

bahan

Waktu

(Detik)

Alasan Perubahan

Pengecekan

Item Name di

database

global (IT000,

IT0001,

IT0041, dll)

18.73 323 304.27 Pengecekan kondisi nyata

dilakukan lebih detail

daripada saat simulasi

dilakukan.

Simulasi yang dilakukan

belum memperhitungkan

waktu distraction.

Check OTPI 19.67 139.67 120 Pengecekan kondisi nyata

lebih detail daripada saat

simulasi dilakukan.

Waktu simulasi belum

memperhitungkan waktu

distraction.

Input OTPI 42 282.67 240.67 Terdapat pengecekan

kalender untuk OTPI yang

tidak dilakukan saat simulasi



distraction.

Input

Company

Property

33.67 282.67 249 Tambahan waktu untuk

pengecekan apakah terdapat

rekaman data yang

menyebabkan karyawan

tidak berhak menerima

mobile phone dan

perlengkapan musim dingin.



distraction


Penambahan waktu untuk pengecekan Item Name (IT000, IT0001,

IT0041, IT0007, IT0008, IT0016, IT0019, IT0009, IT0014, IT0710) dan Check

OTPI karena pengecekan kondisi nyata lebih detail daripada saat simulasi.

Penambahan waktu untuk langkah input OTPI karena untuk input OTPI terdapat

pengecekan kalender untuk OTPI yang tidak dilakukan saat simulasi. Penambahan

waktu untuk input company property karena dibutuhkan waktu untuk pengecekan

apakah terdapat rekaman data yang menyebabkan karyawan tidak berhak menerima

mobile phone atau perlengkapan musim dingin. Penambahan waktu juga

dikarenakan oleh adanya distraction yang tidak terhitung saat simulasi dilakukan.

Simulasi dilakukan tanpa hambatan, sedangkan pada kondisi nyata terdapat

distraction seperti Specialist menerima telepon, error pada jaringan, dan proses

loading data. Rata-rata data waktu yang sudah diverifikasi kemudian diolah untuk

mendapatkan total waktu pengerjaan tiap langkah. Total waktu yang ada di tiap

langkah didapatkan dari penjumlahan rata-rata pengambilan waktu tiga kali

simulasi dan waktu follow up. Waktu follow up didapatkan dari data perusahaan

dimana waktunya berbeda-beda untuk tiap langkah yang dikerjakan. Data total

waktu tiap transaksi masing-masing kategori dapat dilihat pada Lampiran 2. Contoh

pengambilan data waktu transaksi PA-RETIREMENT dapat dilihat pada Tabel 4.8.

Tabel 4.8 Contoh Pengambilan Data Waktu Transaksi PA-RETIREMENT

Action_Id Order_

Id

Jenis

Langkah Langkah

Total

Waktu

(Detik)

PA-

RETIREMENT Online Awal 92.16

PA-

RETIREMENT 1 Offline

Document - Reference

Letter 925.70

PA-


Document -

Pemberitahuan Pensiun

Normal 925.70

PA-


Document - Tanda

Terima surat pensiun 0.00

PA-


Document - Receive

Tanda Terima surat

pensiun 3.00

PA-


email - Send notification

to employee 70.60


Tabel 4.8 Contoh Pengambilan Data Waktu Transaksi PA-RETIREMENT

(sambungan)

Action_Id Order_

Id

Jenis

Langkah Langkah

Total

Waktu

(Detik)

PA-

RETIREMENT 6 Online

iTicket - Raise ticket to

Manila 264.67

PA-

RETIREMENT 7 Online

PSFT - HR Allowance

Package 310.00

PA-

RETIREMENT 8 Online email - Dana AIA

60.33

PA-

RETIREMENT 9 Online

email - Send notification

to manager 75.67

PA-

RETIREMENT 10 Online

email - Check MBA

Excess (3 weeks before) 69.33

PA-

RETIREMENT 11 Online email - Car Benefit

84.67

PA-


HR2U - PA20 - Check

IT0000 Actions 323.00

PA-


HR2U - PA20 - Check

IT0001 Organizational

Assignment 323.00

PA-


HR2U - PA20 - Check

IT0041 Date

Specifications 323.00

PA-

RETIREMENT 15 Online iTicket - Close

34.00

PA-


HR2U -

/PEC/AUDIT_PY_WB -

Audit 969.00

PA-

RETIREMENT 17 Online PSFT - Check Job Data

11.67

PA-

RETIREMENT 18 Online PSFT - Check OTPI

139.66

PA-


PSFT - Input OTPI (Full

Salary) 282.67

PA-


email - Check MBA

Excess (3 days before) 69.33

PA-


Document - Exit

checklist 3.00

PA-

RETIREMENT 22 Offline Document - Archieve

559.50


Rata-rata waktu pengerjaan transaksi tiap kategori transaksi dapat dilihat

pada Tabel 4.9 berikut ini. Kategori transaksi Personnel action memiliki jenis

transaksi dan total langkah yang paling banyak daripada lainnya. Rata-rata waktu

pengerjaan per kategori transaksi yang paling lama adalah pada kategori Personnel

Action. Rata-rata waktu pengerjaan dari seluruh transaksi di seluruh kategori adalah

4716.31 detik.

Tabel 4.9 Rata-Rata Waktu Pengerjaan Tiap Kategori Transaksi

Kategori Transaksi Transaksi Total

Langkah

Rata-Rata Waktu

Pengerjaan (Detik)

Profile 5 47 3010.31

Personnel Action 42 676 5647.99

Organization

Management 7 38 3197.28

Others 13 86 3180.32

Rata-rata waktu keseluruhan 4716.31

Data quantity didapatkan dari data perusahaan bulan Juni, Juli, dan

Agustus. Alasan pengambilan data pada tiga bulan tersebut adalah karena

pembagian peran tim Specialist Surabaya sudah berjalan dengan stabil mulai bulan

Juni. Data quantity berbeda-beda untuk masing-masing Specialist sesuai dengan

jenis transaksi yang diterima tiap Specialist bulan Juni sampai Agustus 2015. Data

quantity tiga bulan kemudian diambil nilai rata-rata sebagai quantity permintaan

transaksi tiap bulan. Contoh data quantity untuk Specialist Profile ED dapat dilihat


Tabel 4.10 Data Quantity Transaksi Specialist Online ED

Action_ID Quantity

Juni

Quantity

Juli

Quantity

Agustus

Rata-Rata

Quantity per

Bulan

OM-

CANCEL_POSITION 0 10 73 27.67

OM-

CHANGE_REPORTS 8 0 0 2.67


Tabel 4.10 Data Quantity Transaksi Specialist Online ED (sambungan)

Action_ID Quantity

Juni

Quantity

Juli

Quantity

Agustus

Rata-Rata

Quantity per

Bulan

OM-CREATE_POSITION 5 0 0 1.67

OM-JOB_EVALUATION 2 0 0 0.67

OM-MASS_CHANGES 3 0 0 1.00

OTH-

CHANGE_HOMETOWN 0 19 0 6.33

OTH-ERP 2 0 0 0.67

OTH-HOUSING_ALW 7 0 0 2.33

OTH-INQUIRY 3 0 0 1.00

OTH-

MEDICAL_DEDUCT 0 10 0 3.33

OTH-

MOBILE_PHONE_ALW 2 0 0 0.67

OTH-PER_DIEM_ALW 5 0 0 1.67

PA-ABSENCE 0 0 0 0.00

PA-CHANGE_WD 0 0 0 0.00

PA-CONT_PERMANENT 0 0 0 0.00

PA-

DAILY_TO_MONTHLY 0 0 0 0.00

PA-DEATH 0 0 0 0.00

PA-DISCIPLINARY_ACT 7 0 0 2.33

PA-

END_OF_PROBATION 10 0 0 3.33

PA-END_OF_TA 3 0 0 1.00

PA-LATERAL 2 10 0 4.00

PA-LATERAL RNC 2 0 0 0.67

PA-LATERAL_RWC 0 0 0 0.00


Tabel 4.10 Data Quantity Transaksi Specialist Online ED (sambungan)

Action_ID Quantity

Juni

Quantity

Juli

Quantity

Agustus

Rata-Rata

Quantity per

Bulan

PA-

PROLONG_SICKNESS 0 0 0 0.00

PA-PROMOTION 3 0 0 1.00

PA-PROMOTION_RWC 0 0 0 0.00

PA-RESIGN 0 0 0 0.00

PA-RETIREMENT 0 0 0 0.00

PA-SALARY

ADJUSTMENT 0 0 0 0.00

PA-TA 8 0 0 2.67

PA-UPGRADE 3 0 0 1.00

PRF-FAMILY_MEMBER 0 0 0 0.00

Total 75 49 73 65.67

4.4 Perhitungan Beban Kerja Awal

Tahap awal yang harus dilakukan sebelum menghitung beban kerja adalah

pengukuran waktu tiap langkah transaksi kepersonaliaan dan data quantity tiap

transaksi yang sudah dijelaskan pada Bab sebelumnya. Perhitungan beban kerja

dilakukan untuk mengetahui persentase beban kerja empat Specialist Online, satu

Specialist Offline, dan satu Specialist Profile saat ini. Beban kerja dibedakan

menjadi beban kerja periodical job dan incidental job yang dilakukan tim

Specialist. Beban kerja periodical job terdiri dari pekerjaan value added, non value

added (necessary dan non necessary), supportive, dan outside the job. Perhitungan

beban kerja menggunakan rumus 2.1 yang ada di dasar teori.

4.4.1 Perhitungan Beban Kerja Specialist Online

Specialist online Surabaya terdiri dari empat orang, dan masing-masing

menangani ticket berdasarkan departemen yang berbeda. Specialist ED melayani

permintaan transaksi dari Departemen Sales. Specialist EL melayani permintaan


transaksi dari Departemen Operation (non manufacture). Specialist MA melayani

permintaan transaksi Departemen Marketing dan G&A. Specialist SO melayani

permintaan transaksi Departemen Operation (manufacture). Beban kerja dihitung

per kuartal yaitu setiap tiga bulan sekali.

4.4.1.1 Perhitungan Beban Kerja Specialist Online ED

Perhitungan beban kerja Specialist Online ED terdiri dari beban kerja

periodical job dan incidental job. Perhitungan beban kerja periodical job Specialist

Online ED dapat dilihat pada pada Lampiran 3. Total beban kerja periodical job

value added sebesar 153.25 manhours/kuartal. Total beban kerja periodical job non

value added necessary sebesar 6.99 manhours/kuartal, non value added non

necessary sebesar 3.73 manhours/kuartal. Pekerjaan supportive sebesar 0

manhours/kuartal, dan pekerjaan outside the job sebesar 0.13 manhours/kuartal.

Proporsi beban kerja periodical job Specialist Online ED dapat dilihat pada Gambar

4.9 berikut ini.

Gambar 4.9 Proporsi Beban Kerja Periodical Job Specialist Online ED

Proporsi pekerjaan yang dilakukan paling besar pada pekerjaan value

added yaitu 93.39%, sedangkan proporsi pekerjaan sisanya sebesar 4.26% untuk

pekerjaan non value added necessary, 2.27% untuk pekerjaan non value added non

94%

4%2%0%

Proporsi Periodical Job Specialist Online ED

Value Added Non Value Added Necessary

Non Value Added Non Necessary Outside the job


necessary, dan 0.08% untuk pekerjaan outside the job. Pekerjaan non value added

necessary disebabkan karena adanya langkah update di Microsoft Access.

Pekerjaan non value added non necessary terdapat pada:

Langkah PSFT - Send e-Letter (Transfer) pada transaksi OM-

CHANGE_REPORTS. Langkah ini diusulkan untuk dihilangkan karena hanya

merupakan perubahan data saja, bukan transfer data sehingga tidak

membutuhkan e-letter.

Langkah JETID & JE Result pada transaksi OM-JOB_EVALUATION.

Langkah ini termasuk non value added non necessary karena record untuk

JETID & JE result sudah diarsipkan di iTicket.

Langkah PSFT - eLetter (Transfer) pada transaksi OM-MASS_CHANGES.

Langkah ini tidak diperlukan karena yang dilakukan hanya perubahan data saja

bukan transfer data sehingga tidak membutuhkan e-letter.

PSFT - Reminder Tools – Input & PSFT - Reminder Tools – Close pada

transaksi OTH-ERP. Reminder tools sudah tidak dibutuhkan karena saat ini tiap

bulan sudah terdapat PIC yg akan menarik data dan mengingatkan masing-

masing Specialist untuk proses reward.

HR ACTS – Continue to Failed in Probation pada transaksi PA-

END_OF_PROBATION. Langkah ini tidak diperlukan karena hanya berupa

pemberitahuan saja jika hasilnya gagal probation (masa percobaan) maka lanjut

ke transaksi PA- FAILED_IN_PROBATION.

0.08% pekerjaan outside the job terdapat pada langkah check job data yang terdapat

pada transaksi OM-CHANGE_REPORTS, OM-MASS_CHANGES, PA-

LATERAL, PA-LATERAL RNC, PA-PROMOTION, PA-TA, PA-UPGRADE.

Check job data dapat dihilangkan karena HR Informstion Management telah

melakukan proactive checking dan apabila ada gagal interface akan memberikan

informasi kepada Specialist.

Perhitungan beban kerja incidental job yang dilakukan oleh Specialist

online ED dapat dilihat pada Lampiran 4. Incidental job yang dilakukan semuanya

tergolong dalam pekerjaan utama, antara lain membuat laporan BOD BOC, e-

Leave, PTKP, membuat laporan bulanan dan kuartal, perhitungan IC bonus, bonus

tahunan dan kuartalan, meeting. Incidental job lainnya yaitu local process, request


handling, others, dan others project. Laporan BOD BOC adalah laporan yang

diberikan tiap kuartal kepada tim FPMR untuk dilaporkan ke Badan Penanaman

Modal Nasional karena PT. X merupakan perusahaan terbuka. E-Leave merupakan

tindakan untuk melakukan approve terhadap pengajuan cuti karyawan yang

berkaitan dengan gaji seperti transaksi prolong sickness dan cuti melahirkan. PTKP

merupakan pencatatan perubahan status pernikahan untuk kepentingan pajak. IC

bonus merupakan tindakan untuk melakukan sensus populasi karyawan yang

berhak menerima IC atau stock bonus. Incidental job local process berkaitan

dengan Portal form, dokumentasi harian e-PAF, dan proses lokal lainnya yang

disesuaikan dengan regulasi yang ada di Indonesia. Specialist ED juga menerima

permintaan-permintaan yang bersifat ad hoc baik dari internal maupun dari klien

di luar Departemen HRD, misalnya permintaan menyiapkan data, presentasi, dan

membantu untuk follow up kasus-kasus tertentu. Permintaan juga dapat berasal dari

Bussiness Partner, tim generalist, MOD, tim talent acquisition, ataupun dari pihak

internal medical. Incidental job others yang dikerjakan oleh Specialist ED antara

lain projek HR Pro dan talent review. Talent review merupakan pekerjaan untuk

melakukan review karyawan mana yang memiliki potensi untuk menggantikan

atasannya. Specialist ED juga mendapatkan incidental job berkaitan dengan

perhitungan bonus tahunan dan kuartalan yang diterima oleh karyawan. Durasi

untuk mengerjakan incidental job didapatkan dari data perusahaan dalam dimensi

yang berbeda-beda. Incidental job untuk meeting didapatkan dari kalender meeting

masing-masing Specialist selama bulan Juni sampai Agustus. Perhitungan beban

kerja keseluruhan Specialist Online ED dapat dilihat pada Tabel 4.11 berikut ini.

Tabel 4.11 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Online ED

Keterangan Perhitungan Persentase

Total beban kerja periodical job 164.10 manhours/kuartal 37%

Total beban kerja incidental job 277.70 manhours/kuartal 63%

Total beban kerja keseluruhan 441.80 manhours/kuartal 92%

Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal

Kebutuhan SDM 0.92

Pembulatan kebutuhan SDM 1 orang


Perhitungan beban kerja keseluruhan Specialist Online ED dapat dilihat

pada Tabel 4.10. Total beban kerja periodical job keseluruhan adalah 164.10

manhours/kuartal. Total beban kerja incidental job keseluruhan adalah 277.70

manhours/kuartal. Persentase beban kerja periodical job sebesar 37%. Persentase

beban kerja incidental job sebesar 63%. Beban kerja Specialist Online ED lebih

banyak dikarenakan oleh incidental job.

Total beban kerja keseluruhan Specialist Online ED adalah 441.80

manhours/kuartal. Hari kerja efektif satu bulan adalah 20 hari dengan masing-

masing 8 jam sehari, sehingga jam kerja efektif per kurtal adalah 480 jam.

Persentase beban kerja keseluruhan Specialist Online ED adalah 92%. Kebutuhan

SDM untuk melakukan pekerjaan Specialist Online ED melayani Departemen Sales

adalah 0.92 dan dibulatkan menjadi 1 orang, sehingga tidak membutuhkan

tambahan SDM lagi.

4.4.1.2 Perhitungan Beban Kerja Specialist Online EL

Data quantity transaksi yang diterima Specialist Online EL dapat dilihat

pada Lampiran 5. Perhitungan beban kerja Specialist Online EL terdiri dari beban

kerja periodical job dan incidental job. Perhitungan beban kerja periodical job

Specialist Online EL dapat dilihat pada Lampiran 6. Total beban kerja periodical

job value added sebesar 172.23 manhours/kuartal. Total beban kerja periodical job

non value added necessary sebesar 10.29 manhours/kuartal, non value added non

necessary sebesar 8.81 manhours/kuartal. Pekerjaan supportive sebesar 0

manhours/kuartal, dan pekerjaan outside the job sebesar 8.51 manhours/kuartal.

Proporsi beban kerja periodical job Specialist Online EL dapat dilihat pada Gambar

4.10 berikut ini.


Gambar 4.10 Proporsi Beban Kerja Periodical Job Specialist Online EL


added yaitu 86.18%. Proporsi pekerjaan sisanya sebesar 5.15% untuk pekerjaan non

value added necessary, 5% untuk pekerjaan non value added non necessary, dan

4.26% untuk pekerjaan outside the job. Pekerjaan non value added necessary

disebabkan karena adanya langkah update di Microsoft Access. Pekerjaan non

value added non necessary terdapat pada:






Langkah ini termasuk non value added non necessary karena record untuk JETID

& JE result sudah diarsipkan di iTicket.






86%

5%

5%4%

Proporsi Periodical Job Specialist Online EL

Value Added

Non Value Added Necessary

Non Value Added Non Necessary

Outside the Job


bulan sudah terdapat PIC yang akan menarik data dan mengingatkan masing-

masing Specialist untuk proses reward.

PSFT - Check OTPI Severance pada transaksi PA-DEATH. Langkah ini dapat

dihilangkan karena OTPI Severance sudah dilakukan saat melakukan input HR

Allowance Package dan sudah terdapat verificator.

HR ACTS - Continue to Failed in Probation pada transaksi PA-

END_OF_PROBATION. Langkah ini dapat dihilangkan karena hanya berupa

pemberitahuan saja jika hasilnya gagal masa percobaan maka lanjut ke transaksi

PA-END_OF_PROBATION. Langkah dihilangkan dan diganti dengan

tambahan penjelasan guideline pada langkah sebelumnya.

PSFT - Unpaid Leave & Prolong Sickness pada transaksi PA-

PROLONG_SICKNESS. Langkah ini tidak diperlukan karena langkah ini hanya

untuk memastikan apakah unpaid leave sudah ter-update dan ter-interface di

database lokal.

Email - Check MBA Excess (3 days before) pda transaksi PA-RESIGN dan PA-

RETIREMENT. Langkah ini dapat dihilangkan karena pengecekan MBA excess

sudah dilakukan 3 minggu sebelumnya.

4.26% pekerjaan outside the job terdapat pada langkah check job data. Check job

data dapat dihilangkan karena HR Info telah melakukan proactive checking dan

apabila ada gagal interface akan memberikan informasi kepada Specialist. Langkah

check job data terdapat pada transaksi:

OM-CHANGE_CC

OM-CHANGE_REPORT

OM-MASS_CHANGES

PA-CHANGE_WD

PA-DEATH

PA-LATERAL

PA-LATERAL_RNC

PA-LATERAL_RWC

PA-PROMOTION

PA-PROMOTION_RWC

PA-RESIGN


PA-RWC

PA-SALARY ADJUSTMENT

PA-STA_OUT

PA-TA

PA-UPGRADE

Perhitungan beban kerja incidental job Specialist Online EL dapat dilihat

pada Lampiran 7. Incidental job yang dilakukan oleh Specialist online EL

semuanya tergolong dalam pekerjaan utama, antara lain e-Leave, PTKP, merit

increase, dan meeting. E-Leave merupakan tindakan untuk melakukan approve

terhadap pengajuan cuti karyawan yang berkaitan dengan gaji seperti transaksi

prolong sickness dan cuti melahirkan. PTKP merupakan pencatatan perubahan

status pernikahan untuk kepentingan pajak. Merit increase adalah proses untuk

menghitung kenaikan gaji karyawan tahunan. Incidental job local process berkaitan

dengan Portal form, dokumentasi harian e-PAF, dan proses lokal lainnya yang

disesuaikan dengan regulasi yang ada di Indonesia. Specialist EL juga menerima

permintaan-permintaan yang bersifat ad hoc baik dari internal maupun dari klien di

luar Departemen HRD, misalnya permintaan menyiapkan data, presentasi, dan

membantu untuk follow up kasus-kasus tertentu. Permintaan juga dapat berasal dari

Bussiness Partner, tim generalist, MOD, tim talent acquisition, ataupun dari pihak

internal medical. Incidental job others yang dikerjakan oleh Specialist EL antara

lain perhitungan THR, talent review, dan penyesuaian UMK/SK. Talent review

merupakan pekerjaan untuk melakukan review karyawan mana yang memiliki

potensi untuk menggantikan atasannya. Durasi untuk mengerjakan incidental job

didapatkan dari data perusahaan dalam dimensi yang berbeda-beda. Incidental job

untuk meeting didapatkan dari kalender meeting Specialist Online EL selama bulan

Juni sampai Agustus. Perhitungan beban kerja keseluruhan Specialist Online EL

dapat dilihat pada Tabel 4.12 berikut ini.

Tabel 4.12 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Online EL


Total beban kerja periodical job 199.42 manhours/kuartal 53%

Total beban kerja incidental job 180.52 manhours/kuartal 47%


Tabel 4.12 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Online EL

(sambungan)




Kebutuhan SDM 0.79


Total beban kerja keseluruhan Specialist Online EL dapat dilihat pada

Tabel 4.11. Total beban kerja periodical job keseluruhan adalah 199.84


manhours/kuartal. Persentase beban kerja periodical job sebesar 53%. Persentase

beban kerja incidental job sebesar 47%. Beban kerja Specialist Online EL lebih

banyak dikarenakan oleh periodical job.

Total beban kerja keseluruhan Specialist Online EL adalah 379.94


masing 8 jam sehari, sehingga jam kerja efektif per kurtal adalah 480

manhours/kuartal. Persentase beban kerja keseluruhan Specialist Online EL adalah

79%. Kebutuhan SDM untuk melakukan pekerjaan Specialist EL melayani

permintaan transaksi dari Departemen Operation (non manufacture) adalah 0.79

dan dibulatkan menjadi satu orang, sehingga tidak membutuhkan tambahan SDM

lagi.

4.4.1.3 Perhitungan Beban Kerja Specialist Online MA

Data quantity transaksi yang diterima Specialist Online MA dapat dilihat

pada Lampiran 8. Perhitungan beban kerja periodical job Specialist Online MA

dapat dilihat pada Lampiran 9. Total beban kerja periodical job value added sebesar

188.87 manhours/kuartal. Total beban kerja periodical job non value added

necessary sebesar 5.34 manhours/kuartal, non value added non necessary sebesar

4.91 manhours/kuartal. Pekerjaan supportive sebesar 0 manhours/kuartal, dan

pekerjaan outside the job sebesar 6.52 manhours/kuartal. Proporsi beban kerja

periodical job Specialist Online MA dapat dilihat pada Gambar 4.11 berikut ini.


Gambar 4.11 Proporsi Beban Kerja Periodical Job Specialist Online MA


added yaitu 92%. Proporsi pekerjaan sisanya sebesar 3% untuk pekerjaan non value

added necessary, 2% untuk pekerjaan non value added non necessary, dan 3%

untuk pekerjaan outside the job. Pekerjaan non value added necessary disebabkan

karena adanya langkah update di Microsoft Access. Pekerjaan non value added non

necessary terdapat pada:






Langkah ini termasuk non value added non necessary karena record untuk

JETID & JE result sudah diarsipkan di iTicket.






92%

3%2% 3%

Proporsi Periodical Job Specialist Online MA

Value Added



Outside the Job


bulan sudah terdapat PIC yg akan menarik data dan mengingatkan masing-

masing specialist untuk proses reward.






PSFT - Unpaid Leave & Prolong Sickness pada transaksi PA-

PROLONG_SICKNESS. Langkah ini tidak diperlukan karena langkah ini hanya

untuk memastikan apakah unpaid leave sudah ter-update dan ter-interface di

database lokal.

Email - Check MBA Excess (3 days before) pda transaksi PA-RESIGN. Langkah

ini dapat dihilangkan karena pengecekan sudah dilakukan 3 minggu sebelumnya.

3% pekerjaan outside the job terdapat pada langkah check job data. Check job data

dapat dihilangkan karena HR Info telah melakukan proactive checking dan apabila

ada gagal interface akan memberikan informasi kepada Specialist. Langkah check

job data terdapat pada transaksi:

OM-CHANGE_CC

OM-CHANGE_REPORT

OM-MASS_CHANGES

PA-CHANGE_WD

PA-LATERAL

PA-LATERAL_RNC

PA-LATERAL_RWC

PA-MUTUAL

PA-PROMOTION

PA-PROMOTION_RWC

PA-RESIGN

PA-RNC.

PA-SALARY ADJUSTMENT

PA-STA_EXTEND

PA-TA


PA-UPGRADE

Perhitungan beban kerja incidental job Specialist MA dapat dilihat pada

Lampiran 10. Incidental job yang dilakukan oleh Specialist MA semuanya

tergolong dalam pekerjaan utama, yaitu membuat laporan, melakukan audit, e-PAF

non tobacco, bonus process, dan meeting. Jenis laporan yang dibuat antara lain

laporan FPMR dan laporan transaksi yang perlu ditindaklanjuti. Audit yang

dilakukan antara lain audit IC dan PWC, audit legal, corporate audit. Laporan

FPMR adalah laporan yang dibutuhkan oleh tim FPMR untuk mengetahui

perpindahan karyawan terkait relokasi. Audit yang dilakukan bertujuan untuk

memastikan apakah prosedur sudah dijalankan dengan benar. Audit dapat

dilakukan oleh bagian IC, PWC, atau audit yang dilakukan oleh perusahaan atau

corporate. E-PAF non tobacco adalah transaksi yang dilakukan untuk perpindahan

karyawan non tobacco yaitu karyawan yang bekerja di anak perusahaan PT. X

lainnya. Incidental job local process berkaitan dengan Portal form, dokumentasi

harian e-PAF, dan proses lokal lainnya yang disesuaikan dengan regulasi yang ada

di Indonesia. Specialist MA juga menerima permintaan-permintaan yang bersifat

ad hoc baik dari internal maupun dari klien di luar Departemen HRD, misalnya

permintaan menyiapkan data, presentasi, dan membantu untuk follow up kasus-

kasus tertentu. Permintaan juga dapat berasal dari Bussiness Partner, tim generalist,

MOD, tim talent acquisition, ataupun dari pihak internal medical. Durasi untuk

mengerjakan incidental job didapatkan dari data perusahaan dalam dimensi yang

berbeda-beda. Incidental job untuk meeting didapatkan dari kalender meeting

Specialist Online MA selama bulan Juni sampai Agustus. Perhitungan beban kerja

keseluruhan Specialist Online MA dapat dilihat pada Tabel 4.13 berikut ini.

Tabel 4.13 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Online MA


Total beban kerja periodical job 205.65 manhours/kuartal 49.42%

Total beban kerja incidental job 210.5 manhours/kuartal 50.58%



Kebutuhan SDM 0.87



Total beban kerja periodical job keseluruhan adalah 205.65


manhours/kuartal. Persentase beban kerja periodical job sebesar 49.42%.

Persentase beban kerja incidental job sebesar 50.58%. Beban kerja Specialist

Online MA lebih banyak dikarenakan oleh incidental job.

Total beban kerja keseluruhan Specialist Online MA adalah 416.15


masing 8 jam sehari, sehingga jam kerja efektif per kuartal adalah 480 manhours.

Persentase beban kerja keseluruhan Specialist MA adalah 87%. Kebutuhan SDM

untuk melakukan pekerjaan Specialist MA melayani permintaan transaksi

Departemen Marketing dan G&A adalah 0.87 dan dibulatkan menjadi satu orang,

sehingga tidak membutuhkan tambahan SDM lagi.

4.4.1.4 Perhitungan Beban Kerja Specialist Online SO

Data quantity transaksi yang diterima Specialist Online SO dapat dilihat

pada Lampiran 11. Perhitungan beban kerja Specialist online SO terdiri dari beban

kerja periodical job dan incidental job. Periodical job merupakan pekerjaan rutin

yang dilakukan Specialist. Incidental job merupakan pekerjaan tambahan dan tidak

rutin dilakukan. Perhitungan beban kerja periodical job Specialist SO dapat dilihat

pada Lampiran 12. Total beban kerja periodical job value added sebesar 210.08

manhours/kuartal. Total beban kerja periodical job non value added necessary

sebesar 2.62 manhours/kuartal, non value added non necessary sebesar 1.98

manhours/kuartal. Pekerjaan supportive sebesar 0 manhours/kuartal, dan pekerjaan

outside the job sebesar 10.16 manhours/kuartal. Proporsi beban kerja periodical job

Specialist Online SO dapat dilihat pada Gambar 4.12 berikut ini.


Gambar 4.12 Proporsi Beban Kerja Periodical Job Specialist Online SO


added yaitu 93.4%, sedangkan proporsi pekerjaan sisanya sebesar 1.2% untuk

pekerjaan non value added necessary, 0.9% untuk pekerjaan non value added non

necessary, dan 4.5% untuk pekerjaan outside the job. Pekerjaan non value added

necessary disebabkan karena adanya langkah update di Microsoft Access.

Pekerjaan non value added non necessary terdapat pada:










Email - Check MBA Excess (3 days before) pda transaksi PA-RESIGN dan PA-

RETIREMENT. Langkah ini dapat dihilangkan karena pengecekan MBA excess

sudah dilakukan 3 minggu sebelumnya.

93%

1%1%5%

Proporsi Periodical Job Specialist Online SO

Value Added



Outside the Job


4.5% pekerjaan outside the job terdapat pada langkah check job data. Check job

data dapat dihilangkan karena HR Information Management telah melakukan

proactive checking dan apabila ada gagal interface akan memberikan informasi

kepada Specialist. Langkah check job data terdapat pada transaksi:

OM-CHANGE_CC

OM-CHANGE_REPORT

PA-CHANGE_WD

PA-CONT_PERMANENT

PA-CONT_EXTENSION

PA-LATERAL

PA-LATERAL_RNC

PA-PROMOTION

PA-PROMOTION_RWC

PA-RESIGN

PA-RETIREMENT

PA-RNC

PA-UPGRADE

Perhitungan beban kerja incidental job Specialist SO dapat dilihat pada

Lampiran 13. Incidental job yang dilakukan oleh Specialist SO semuanya tergolong

dalam pekerjaan utama, yaitu e-Leave, PTKP, penghitungan quarterly bonus dan

meeting. Incidental job lainnya yaitu local process, request handling, others, dan

others project. E-Leave merupakan tindakan untuk melakukan approve terhadap

pengajuan cuti karyawan yang berkaitan dengan gaji seperti transaksi prolong

sickness dan cuti melahirkan. PTKP merupakan pencatatan perubahan status

pernikahan untuk kepentingan pajak. Specialist SO juga mendapatkan incidental

job berkaitan dengan penghitungan bonus kuartalan yang diterima oleh karyawan.

Specialist SO juga menerima permintaan-permintaan yang bersifat ad hoc baik dari

internal maupun dari klien di luar Departemen HRD, misalnya permintaan

menyiapkan data, presentasi, dan membantu untuk follow up kasus-kasus tertentu.

Permintaan juga dapat berasal dari Bussiness Partner, tim generalist, MOD, tim

talent acquisition, ataupun dari pihak internal medical. Incidental job others yang

dikerjakan oleh Specialist SO antara lain perhitungan tunjangan puasa khusus


karyawan muslim. Durasi untuk mengerjakan incidental job didapatkan dari data

perusahaan dalam dimensi yang berbeda-beda. Incidental job untuk meeting

didapatkan dari kalender meeting Specialist Online SO selama bulan Juni sampai

Agustus. Perhitungan beban kerja keseluruhan Specialist Online SO dapat dilihat


Tabel 4.14 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Online SO






Kebutuhan SDM 0.86





Persentase beban kerja incidental job sebesar 45.57%. Beban kerja Specialist

Online SO lebih banyak dikarenakan oleh periodical job.

Total beban kerja keseluruhan Specialist SO adalah 413.07


masing 8 jam sehari, sehingga jam kerja efektif per kurtal adalah 480 manhours.

Persentase beban kerja keseluruhan Specialist Online SO adalah 86%. Kebutuhan

SDM untuk melakukan pekerjaan Specialist Online SO melayani permintaan

transaksi Departemen Operation (Manufacture) adalah 0.86 dan dibulatkan

menjadi satu orang, sehingga tidak membutuhkan tambahan SDM lagi.

4.4.2 Perhitungan Beban Kerja Specialist Profile

Data quantity transaksi yang diterima Specialist Profile AN dapat dilihat

pada Lampiran 14. Specialist Profile hanya terdiri dari satu orang Specialist saja

yaitu Specialist AN. Pekerjaan dari Specialist Profile adalah melayani jenis

transaksi yang berkaitan dengan perubahan data pribadi karyawan seperti

penambahan jumlah anggota keluarga, perubahan alamat, perubahan akun bank,


data pribadi, dan pendidikan karyawan. Perhitungan beban kerja Specialist Profile

AN terdiri dari beban kerja periodical job dan incidental job. Perhitungan beban

kerja periodical job Specialist Profile AN dapat dilihat pada Lampiran 15.

Total beban kerja periodical job value added sebesar 464.63

manhours/kuartal. Total beban kerja periodical job non value added necessary

sebesar 9.01 manhours/kuartal, non value added non necessary sebesar 36.83

manhours/kuartal. Pekerjaan pendukung sebesar 0 manhours/kuartal, dan pekerjaan

outside the job sebesar 40.83 manhours/kuartal. Proporsi beban kerja periodical job

Specialist Profile AN dapat dilihat pada Gambar 4.13 berikut ini.

Gambar 4.13 Proporsi Beban Kerja Periodical Job Specialist Profile AN


added yaitu 84%,. Proporsi pekerjaan sisanya sebesar 2% untuk pekerjaan non

value added necessary, 7% untuk pekerjaan non value added non necessary, dan

7% untuk pekerjaan outside the job. Pekerjaan non value added necessary

disebabkan karena adanya langkah update di Microsoft Access. Pekerjaan non

value added non necessary terdapat pada:

84%

2%

7%

7%

Proporsi Periodical Job Specialist Profile AN

Value Added



Outside the Job


iTicket – Close pada transaksi OTH-MEDICAL_ELIGIBLE. Langkah ini dapat

dihilangkan karena proses penutupan ticket sudah dilakukan oleh bagian

generalist.

iTicket – Send to HR SSC for Cancellation pada transaksi PRF-

ADDRESS_CELL dan PRF-BANK_DETAIL, PRF-FAMILY_MEMBER,

PRF-PERSONAL_DATA. Langkah ini dapat dihilangkan karena saat ini

Specialist profile sudah dapat melakukan pembatalan ticket tanpa meminta ke

HR SSC untuk membatalkan ticket.

7% pekerjaan outside the job dapat dihilangkan karena pekerjaan tersebut

merupakan bagian dari pekerjaan HR Information Management. Pekerjaan outside

the job terdapat pada langkah:

PSFT - Personal Information pada transaksi PRF-ADDRESS-CELL

PSFT - Bank Accounts pada transaksi PRF-BANK_DETAIL

PSFT - Education pada transaksi PRF-EDUCATION

PSFT - Dependent Information pada transaksi PRF-FAMILY_MEMBER

PSFT - Personal Information pada transaksi PRF-PERSONAL_DATA

Incidental job yang dilakukan oleh Specialist Profile AN semuanya

tergolong dalam pekerjaan utama. HKN HKS adalah perhitungan THR karyawan

harian dan borongan. Tabel upah dan kenaikan upah adalah projek untuk mengatur

kenaikan upah di sistem. E-Leave merupakan tindakan untuk melakukan approve

terhadap pengajuan cuti karyawan yang berkaitan dengan gaji seperti transaksi

prolong sickness dan cuti melahirkan. PTKP merupakan pencatatan perubahan

status pernikahan untuk kepentingan pajak. Incidental job Specialist AN lainnya

dapat dilihat pada Lampiran 16. Durasi untuk mengerjakan incidental job

didapatkan dari data perusahaan dalam dimensi yang berbeda-beda. Incidental job

untuk meeting didapatkan dari kalender meeting Specialist AN selama bulan Juni

sampai Agustus. Perhitungan beban kerja keseluruhan Specialist Profile AN dapat

dilihat pada Tabel 4.15 berikut ini.


Tabel 4.15 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Profile AN






Kebutuhan SDM 1.55





Persentase beban kerja incidental job sebesar 26.34%. Beban kerja Specialist AN

lebih banyak dikarenakan oleh periodical job.

Total beban kerja keseluruhan Specialist AN adalah 748.53



Persentase beban kerja keseluruhan Specialist AN adalah 155%. Kebutuhan SDM

untuk melakukan pekerjaan Specialist AN melayani permintaan transaksi Profile

adalah 1.55 dan dibulatkan menjadi 2 orang, sehingga seharusnya membutuhkan

tambahan SDM lagi. Kebutuhan SDM diatur dengan cara mengalokasikan

Specialist offline untuk membantu pekerjaan Profile.

4.4.3 Perhitungan Beban Kerja Specialist Offline

Specialist Offline hanya terdiri dari satu orang Specialist saja. Pekerjaan

dari Specialist Offline lebih ditujukan untuk mengurus dokumen-dokumen hard

copy seperti membuat surat, mencetak dokumen, meminta tanda tangan manager

HR. Proses akhir yang dilakukan oleh Specialist Offline adalah archieve atau

penyimpanan dokumen. Perhitungan beban kerja Specialist Offline didapatkan dari

total transaksi yang membutuhkan langkah Offline dari seluruh Specialist.

Perhitungan beban kerja Specialist AD terdiri dari beban kerja periodical job dan

incidental job. Perhitungan beban kerja periodical job Specialist AD dapat dilihat

pada Lampiran 17.


Total beban kerja periodical job value added sebesar 100.89

manhours/kuartal, beban kerja non value added non necessary sebesar 0.054

manhours/kuartal.Perhitungan beban kerja incidental job Specialist Offline AD

dapat dilihat pada Lampiran 18. Incidental job yang dilakukan oleh Specialist

Offline AD semuanya tergolong dalam pekerjaan utama, yaitu e-Leave, PTKP,

employee photo, wajib lapor, penghitungan bonus kuartalan. Incidental job lainnya

yaitu request handling dan others. E-Leave merupakan tindakan untuk melakukan

approve terhadap pengajuan cuti karyawan yang berkaitan dengan gaji seperti

transaksi prolong sickness dan cuti melahirkan. PTKP merupakan pencatatan

perubahan status pernikahan untuk kepentingan pajak. Specialist AD juga

mendapatkan incidental job berkaitan dengan penghitungan bonus kuartalan yang

diterima oleh karyawan. Pekerjaan incidental lainnya adalah upload foto karyawan

di sistem dan wajib lapor yaitu tiap tahun kantor area wajib melaporkan jumlah

karyawan dan rata-rata gaji karyawan pada kantor tersebut. Specialist offline AD

juga menerima permintaan-permintaan yang bersifat ad hoc baik dari internal

maupun dari klien di luar Departemen HRD, misalnya permintaan menyiapkan

data, presentasi, dan membantu untuk follow up kasus-kasus tertentu. Permintaan

juga dapat berasal dari Bussiness Partner, tim generalist, MOD, tim talent

acquisition, ataupun dari pihak internal medical. Incidental job others yang

dikerjakan oleh Specialist offline AD antara lain talent review-emerging talent.

Talent review merupakan pekerjaan untuk melakukan review karyawan mana yang

memiliki potensi untuk menggantikan posisi atasannya. Durasi untuk mengerjakan

incidental job didapatkan dari data perusahaan dalam dimensi yang berbeda-beda.

Incidental job untuk meeting didapatkan dari kalender meeting Specialist Offline

AD selama bulan Juni sampai Agustus. Perhitungan beban kerja keseluruhan

Specialist Offline AD dapat dilihat pada Tabel 4.16 berikut ini.


Tabel 4.16 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Offline AD




Total beban kerja keseluruhan 312.85 manhours/kuartal 65.18%


Kebutuhan SDM 0.65





Persentase beban kerja incidental job sebesar 67.73%. Beban kerja Specialist AD

lebih banyak dikarenakan oleh incidental job.

Total beban kerja keseluruhan Specialist Offline AD adalah 312.85



Persentase beban kerja keseluruhan Specialist Offline AD adalah 65.18%.

Kebutuhan SDM untuk melakukan pekerjaan Specialist Offline AD melayani

permintaan transaksi Offline adalah 0.65 dan dibulatkan menjadi 1 orang. Pekerjaan

Offline tidak dapat dihilangkan meskipun beban kerjanya lebih kecil daripada

Specialist lainnya, karena terdapat jenis transaksi yang membutuhkan langkah

Offline. Solusi yang saat ini dilakukan oleh perusahaan adalah saat beban kerja

Specialist Offline kecil maka Specialist Offline dialokasikan untuk membantu

Specialist Profile.

Keenam Specialist memiliki beban kerja yang berbeda-beda tergantung

dari transaksi yang dikerjakan. Beban kerja kelima Specialist lebih dari 85%,

kecuali untuk Specialist offline dimana beban kerjanya hanya 64%. Hal ini

membuktikan bahwa Specialist memiliki beban kerja yang cukup berat. Beban

Kerja awal tiap Specialist dapat dilihat pada Tabel 4.17 berikut ini.


Tabel 4.17 Beban Kerja Awal Tiap Specialist

Specialist Beban kerja

Online ED 92%

Online EL 79%

Online MA 87%

Online SO 86%

Profile AN 155%

Offline AD 65%

Tabel 4.17 menunjukkan beban kerja awal tiap Specialist. Specialist

dengan beban kerja paling tinggi adalah Specialist Profile AN. Beban kerja

Specialist Profile paling tinggi karena banyaknya quantity ticket yang diterima dan

hanya dikerjakan oleh satu orang Specialist. Specialist Online juga memiliki beban

kerja yang lebih rendah dibandingkan Specialist Profile karena langkah Online

dikerjakan oleh empat Specialist. Pertimbangan perusahaan untuk membagi

Specialist Online menjadi empat orang adalah karena langkah Online

membutuhkan waktu follow up lebih banyak daripada Profile. Follow up yang

dilakukan misalnya menanyakan informasi ke Manager, menerima pertanyaan dari

Manager, dan follow up ke tim lain berkaitan dengan transaksi yang belum selesai.

Specialist Offline memiliki beban kerja yang paling rendah karena sifat dari langkah

Offline hanya sebagai pendukung dari langkah Online yang sudah dilakukan oleh

Specialist Online dan Profile. Pekerjaan Specialist offline tidak dapat dihilangkan

karena terdapat transaksi yang membutuhkan langkah Offline. Beban kerja

Specialist yang cukup tinggi, selain dikarenakan oleh incidental job juga

disebabkan oleh masih adanya langkah-langkah non value added dan outside the

job pada periodical job yang dilakukan oleh Specialist.

Perbaikan proses transaksi kepersonaliaan yang dilakukan oleh tim

Specialist harus dilakukan untuk meminimalkan langkah-langkah yang non value

added. Perusahaan juga memiliki ide untuk mengganti tool database Microsoft

Access dengan database Oracle untuk mengurangi waktu pengerjaan dari tim

Specialist. Tujuan akhir dari perbaikan yang dilakukan adalah penurunan waktu


total masing-masing kategori transaksi minimal sebesar 10% dan penurunan beban

kerja Specialist

4.5 Usulan Perbaikan

Usulan perbaikan yang dilakukan bertujuan untuk menyelesaikan

permasalahan proses transaksi panjang yang berdampak pada tingginya waktu

pengerjaan dan beban kerja tim Specialist. Perbaikan yang diusulkan adalah

meminimalkan langkah non value added necessary maupun non necessary dan

menghilangkan langkah-langkah outside the job. Penyederhanaan langkah-langkah

di usulan perbaikan ini diharapkan dapat mengurangi waktu pengerjaan untuk

setiap kategori transaksi minimal sebesar 10% dan mengurangi beban kerja

periodical job tim Specialist.

Penyederhanaan dan modifikasi dilakukan untuk mempersingkat langkah-

langkah yang saat ini dilakukan. Langkah-langkah digabungkan apabila terjadi

redundant atau merupakan suatu pilihan, sedangkan langkah yang dihilangkan

adalah non value added ataupun outside the job. Contoh penyederhanaan langkah

transaksi PA-RETIREMENT dapat dilihat pada Tabel 4.18 berikut ini.


Tabel 4.18 Contoh Penyederhanaan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT

Action_Id Order

_Id

Jenis

Langkah Langkah

Primary

Supportive Outside

the Job Action Value

Added

Non Value Added

Necessary Non

necessary

PA-

RETIREMENT Online AWAL √

PA-


Document -

Reference Letter √

Digabung

karena

Specialist

Offline

membuat &

mengirim

dokumen

dalam 1

bendel

PA-


Document -

Pemberitahuan

Pensiun Normal

√

PA-


Document -

Tanda Terima

surat pensiun

√


Tabel 4.18 Contoh Penyederhanaan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)

Action_Id Order

_Id

Jenis

Langkah Langkah

Primary

Supportive Outside

the Job ACTION

Value

Added

Non Value Added

Necessary Non

necessary

PA-


Document -

Receive Tanda

Terima surat

pensiun

√

PA-


email - Send

notification to

employee

√

PA-

RETIREMENT 6 Online

iTicket - Raise

ticket to Manila √

Diletakkan

setelah

langkah 1



Action_Id Order

_Id

Jenis

Langkah Langkah

Primary

Supportive Outside

the Job ACTION

Value

Added

Non Value Added

Necessary Non

necessary

PA-

RETIREMENT 7 Online

PSFT - HR

Allowance

Package

√

PA-

RETIREMENT 8 Online email - Dana AIA √

PA-

RETIREMENT 9 Online

email - Send

notification to

manager

√



Action_Id Order

_Id

Jenis

Langkah Langkah

Primary

Supportive Outside

the Job ACTION

Value

Added

Non Value Added

Necessary Non

necessary

PA-


email - Check

MBA Excess (3

weeks before)

√

Digabungkan

karena

pengiriman

email dapat

dilakukan

langsung

untuk PIC

Medical dan

PIC Car

PA-


email - Car

Benefit √



Action_Id Order

_Id

Jenis

Langkah Langkah

Primary

Supportive Outside

the Job ACTION Value

Added

Non Value Added

Necessary Non

necessary

PA-


HR2U - PA20 -

Check IT0000

Actions

√

PA-


HR2U - PA20 -

Check IT0001

Organizational

Assignment

√

PA-


HR2U - PA20 -

Check IT0041

Date

Specifications

√

PA-

RETIREMENT 15 Online iTicket - Close √



Action_Id Order

_Id

Jenis

Langkah Langkah

Primary

Supportive Outside


Added

Non Value Added

Necessary Non

necessary

PA-


HR2U -

/PEC/AUDIT_PY

_WB - Audit

√

PA-


PSFT - Check Job

Data √

Dihapus

karena HR

Information

Management

telah

melakukan

proactive

checking

PA-


PSFT - Check

OTPI √



Action_Id

Order

_Id Jenis

Langkah Langkah

Primary

Supportive Outside


Added

Non Value Added

Necessary Non

necessary

PA-


PSFT - Input OTPI

(Full Salary) √

PA-


email - Check

MBA Excess (3

days before)

√

Dihapus karena

pengecekan

MBA excess

sudah dilakukan

3 minggu

sebelumnya

PA-


Document - Exit

checklist √

PA-


Document -

Archieve √


Contoh penyederhanaan transaksi PA-RETIREMENT dapat dilihat pada

Tabel 4.18. Langkah Offline-Document-Reference Letter, Document-

Pemberitahuan Pensiun Normal, Document-Tanda Terima surat pensiun

digabungkan karena Specialist offline membuat dokumen dan dikirimkan ke

karyawan sekaligus dalam satu bendel. Langkah Online-PSFT-Check Job Data

dihapus karena tim HR Information Management telah melakukan proactive

checking dan apabila terjadi gagal interface akan diberitahukan ke Specialist.

langkah online-email-Check MBA Excess (3 days before) juga dihapus karena

langkah ini sudah dilakukan tiga bulan sebelumnya. Langkah Online-Send Email

Communication to Line Manager (1 month before effective date) ditambahkan

karena manager harus mengetahui karyawan yang akan pensiun. Perbandingan

transaksi PA-RETIREMENT sebelum dan setelah penyederhanaan dapat dilihat

pada Tabel 4.19 berikut ini. Langkah yang diberi warna kuning adalah langkah

tambahan.

Tabel 4.19 Perbandingan Transaksi PA-RETIREMENT Awal dan Usulan

(sambungan)

Langkah PA-RETIREMENT Awal PA-RETIREMENT Usulan

AWAL AWAL

1 Offline-Document - Reference

Letter

Send email communication to

line manager (1 month before

effective date)

2 Offline-Document -

Pemberitahuan Pensiun Normal iTicket - Raise ticket to Manila

3 Offline-Document - Tanda

Terima surat pensiun

Offline-Document - Reference

Letter, - Pemberitahuan Pensiun

Normal, Tanda Terima surat

pensiun

4 Offline-Document - Receive

Tanda Terima surat pensiun

Offline-Document - Receive

Tanda Terima surat pensiun

5 Online-email - Send notification

to employee

Online-email - Send notification

to employee

6 Online-iTicket - Raise ticket to

Manila

Online-PSFT - HR Allowance

Package

7 Online-PSFT - HR Allowance

Package

Online-email - Send notification

to manager

8 Online-email - Dana AIA

Online-email - Check MBA

Excess (3 weeks before) & Car

Benefit


Tabel 4.19 Perbandingan Transaksi PA-RETIREMENT Awal dan Usulan

(sambungan)

Langkah PA-RETIREMENT Awal PA-RETIREMENT Usulan

9 Online-email - Send notification

to manager

Online-HR2U - PA20 - Check

IT0000 Actions

10 Online-email - Check MBA

Excess (3 weeks before)



Assignment

11 Online-email - Car Benefit Online-HR2U - PA20 - Check

IT0041 Date Specifications

12 Online-HR2U - PA20 - Check

IT0000 Actions Online-iTicket - Close

13



Assignment

Online-HR2U -

/PEC/AUDIT_PY_WB - Audit

14 HR2U - PA20 - Check IT0041

Date Specifications Online-PSFT - Check OTPI

15 Online-iTicket - Close Online-Document - Exit

checklist

16 Online-HR2U -

/PEC/AUDIT_PY_WB - Audit Online-Document - Archieve

17 Online-PSFT - Check Job Data Online-PSFT - Input OTPI (Full

Salary)

18 Online-PSFT - Check OTPI Online-email - Dana AIA

19 Online-PSFT - Input OTPI (Full

Salary)

20 Online-email - Check MBA

Excess (3 days before)

21 Online-Document - Exit

checklist

22 Online-Document - Archieve

Contoh perbandingan Transaksi PA-RETIREMENT sebelum dan setelah

Penyederhanaan dapat dilihat pada Tabel 4.17. Jumlah langkah awal transaksi PA-

RETIREMENT adalah 23 langkah, setelah disedehanakan menjadi 15 langkah.

Terdapat empat langkah yang ditambahkan karena langkah-langkah ini diperlukan

dan sudah dilakukan oleh tim Specialist tetapi tidak tertulis di dalam guideline

sehingga total langkah usulan sebanyak 19 langkah.

Detail penyederhanaan langkah-langkah untuk tiap transaksi berbeda-

beda. Detail penyederhanaan transaksi kategori Profile dapat dilihat pada Lampiran

19. Ringkasan penyederhanaan langkah-langkah pada kategori transaksi Profile

dapat dilihat pada Tabel 4.20.


Tabel 4.20 Ringkasan Penyederhanaan Langkah-Langkah Kategori Transaksi

Profile

Action_ID Nama Transaksi Jumlah Langkah

Awal

Jumlah

Langkah

Usulan

PRF-ADDRESS-

CELL

Address

Details/Cell

Number

9 7

PRF-BANK_DETAIL Bank Details 9 7

PRF-EDUCATION Education 8 7

PRF-

FAMILY_MEMBER Family Members 11 9

PRF-

PERSONAL_DATA Personal Data 10 8

Total 47 38

Jumlah langkah awal pada kategori transaksi Profile adalah 47 langkah.

Jumlah langkah usulan adalah 38 langkah. Langkah send to HR SSC for

cancellation sudah tidak dilakukan karena saat ini Specialist profile sudah dapat

melakukan pembatalan ticket sendiri tanpa harus mengajukan permintaan

pembatalan ke HR SSC. Langkah lainnya yang dihapus merupakan langkah outside

the job karena tim HR Info yang melakukan pengecekan dan memberitahu

Specialist apabila terdapat error interface. Detail penyederhanaan langkah-langkah

kategori transaksi Personnel Action dapat dilihat pada Lampiran 20. Ringkasan

penyederhanaan langkah-langkah kategori transaksi Personal Action dapat dilihat




Personnel Action (sambungan)

Action_ID Nama Transaksi Jumlah

Langkah

Awal

Jumlah

Langkah

Usulan

PA-ABSENCE Termination - Absence 22 14

PA-BREACH OF WORK Termination - Breach of

Standard Working Pro 27 16

PA-CHANGE WD Change working days 6 5

PA-COMPLIANCE Termination Compliance

& Integrity 26 16

PA-CONTR-PERMANENT Contract to Permanent 14 12

PA-CONTR-EXTENSION Contract Extension 18 13

PA-CRIME Termination - Crime 28 17

PA-DAILY_TO_MONTHLY Daily to Monthly 6 5

PA-DEATH Termination - Death 27 19

PA-DEMOTE Demotion 16 14

PA-DEMOTION_RNC Demotion, Relocation

no Compensation 20 18

PA-DEMOTION_RWC Demotion, Relocation

with Compensation 22 19

PA-DISCIPLINARY_ACT Disciplinary Action 4 4

PA-DOWNGRADE Downgrade 0 6

PA-END_OF_CONTRACT End of Contract 5 0

PA-END_OF_PROBATION End of Probation 8 7

PA-END_OF_TA End Of Temporary

Assignment 5 5

PA-EXT_MAT-PAT_LEAV

Extended

Maternity/Paternity

Leave

11 10





Langkah

Awal

Jumlah

Langkah

Usulan

PA-FAILED_IN_PROB Termination - Failed in

Probation 20 15

PA-LATERAL Lateral Movement 14 12

PA-LATERAL RNC

Lateral Movement,

Relocation no

Compensation

20 17

PA-LATERAL_RWC

Lateral Movement,

Relocation with

Compensation

22 18

PA-LTA IN LTA In 0 3

PA-LTA OUT LTA Out 11 9

PA-MUTUAL Termination - Mutual

Consent 28 22

PA-NEW_HIRE New Hire 20 21

PA-PERFORMANCE Termination -

Performance 27 20

PA-PROLONG_SICKNESS Prolong Sickness 11 9

PA-PROMOTION Promotion 17 14

PA-PROMOTION_RNC Promotion, Relocation

no Compensation 21 17

PA-PROMOTION_RWC Promotion, Relocation

with Compensation 23 20

PA-RELIGIOUS_ACT Unpaid Religious

Action 7 5

PA-REPATRIATION Repatriation 9 8

PA-RESIGN Termination -

Resignation 25 18

PA-RETIREMENT Retirement 23 19





Langkah

Awal

Jumlah

Langkah

Usulan

PA-RETURN_PROL_SICK Return from Prolong

Sickness 0 8

PA-RNC Relocation no

compensation 17 15

PA-RWC Relocation with

compensation 19 16

PA-SALARY

ADJUSTMENT Salary Adjustment 7 6

PA-STA_EXTEND in STA Extension 5 4

PA-STA_EXTEND out STA Extension 0 3

PA-STA_OUT STA Out 11 9

PA-TA Temporary Assignment 14 14

PA-TA-EXTEND Temporary Assignment

- Extended 9 9

PA-TERMINATE_EOC Termination - End of

Contract 17 15

PA-UPGRADE Upgrade 11 10

Total 676 551

Jumlah langkah awal pada jenis transaksi Personnel Action adalah 676

langkah. Jumlah langkah usulan adalah 551 langkah. Dua transaksi yang

dihilangkan karena sudah tidak digunakan adalah PA-END_OF_CONTRACT dan

PA-MASS_UPLOAD. Empat transaksi baru yang ditambahkan adalah PA-

DOWNGRADE, PA-LTA IN, PA-RETURN_PROL_SICK, dan PA-


STA_EXTEND out. Penambahan transaksi dilakukan untuk transaksi yang

dikerjakan oleh Specialist tetapi tidak tertulis di guideline. Detail penyederhanaan

langkah-langkah kategori transaksi Organization Management dapat dilihat pada

Lampiran 21. Ringkasan penyederhanaan langkah-langkah kategori transaksi

Organization Management dapat dilihat pada Tabel 4.22 berikut ini.

Tabel 4.22 Ringkasan Penyederhanaan Langkah-Langkah Jenis Transaksi

Organization Management


Langkah

Awal

Jumlah

Langkah

Usulan

OM-

CANCEL_POSITION Cancel Position 4 4

OM-CHANGE_CC Change Cost Center 5 4

OM-

CHANGE_REPORTS Change Reports To 6 4

OM-

CREATE_POSITION Create Position 6 6

OM-JD_JE TO

POSITION Job Description/Evaluation 6 6

OM-

JOB_EVALUATION Request Job Evaluation 4 3

OM-

MASS_CHANGES

Mass Changes (With

Position Changes) 7 6

Total 38 33

Jumlah langkah awal pada jenis transaksi Organization Management

adalah 38 langkah. Jumlah langkah usulan adalah 33 langkah. Penambahan satu

langkah yaitu verify mass changes data terdapat pada transaksi OM-

MASS_CHANGES. Tim Specialist harus melakukan pengecekan validitas data

dari user. Detail penyederhanaan langkah-langkah kategori transaksi Others dapat


dilihat pada Lampiran 22. Ringkasan penyederhanaan langkah-langkah kategori

transaksi Others dapat dilihat pada Tabel 4.23 berikut ini.


Others

Action_ID Jenis Transaksi

Jumlah

Langkah

Awal

Jumlah

Langkah

Usulan

OTH-ABCD_AWARD ABCD Award 8 8

OTH-

CHANGE_HOMETOWN Change Hometown 2 2

OTH-

COMPLETION_BNS

STA Completion Bonus

LTA Repatriaton

Allowance

9 4

OTH-ERP Employee Referral

Program 9 8

OTH-FUNERAL_ALW Funeral Allowance 7 5

OTH-HOUSING_ALW 2nd/3rd Housing

Allowance 7 7

OTH-

MATERNITY_UNIFRM Maternity Uniform 5 3

OTH-

MEDICAL_DEDUCT Medical Deduction 5 4

OTH-

MEDICAL_ELIGIBLE Medical Eligibility 6 5

OTH-

MOBILE_PHONE_ALW

Mobile Phone

Allowance 9 7

OTH-PER_DIEM_ALW Per Diem Allowance 5 5

OTH-SIGN ON BONUS Sign on / Appreciation

Bonus 9 8

OTH-WINTER_ALW Winter Clothes

Allowance 5 6

TOTAL 86 72


Jumlah langkah awal pada jenis transaksi Organization Management

adalah 86 langkah. Jumlah langkah usulan adalah 72 langkah dengan menghapus.

Transaksi OTH-INQUIRY dihapus karena saat ini sudah tidak digunakan lagi.

Transaksi yang tidak mengalami perubahan adalah OTH-ABCD_AWARD, OTH-

CHANGE_HOMETOWN, OTH-WINTER_ALW.

Perbaikan juga dilakukan dari segi tool yang digunakan oleh tim

Specialist. Perusahaan melakukan perubahan pada tool database Microsoft Access

menjadi tool database Oracle. Perubahan tool ini telah mencakup penyederhanaan

langkah-langkah yang sudah dilakukan. Perubahan terjadi pada langkah awal yang

dilakukan tim Specialist saat melakukan update transaksi yang sudah selesai

dilakukan.

4.6 Analisa Hasil Implementasi Usulan Perbaikan

Hasil usulan perbaikan dianalisa dengan membandingkan kondisi awal

dan kondisi usulan. Penurunan jumlah langkah transaksi dan rata-rata waktu

pengerjaan keseluruhan dihitung untuk mengetahui apakah target perusahaan

tercapai. Penurunan jumlah langkah dan rata-rata waktu berdampak juga pada

penurunan beban kerja periodical job tiap Specialist.

4.6.1 Perbandingan Jumlah Langkah Awal dan Usulan Tiap Kategori

Transaksi dan Rata-Rata Waktu Awal dan Usulan

Penyederhaan langkah-langkah pada masing-masing kategori transaksi

menyebabkan langkah yang ada lebih singkat. Langkah yang ada tidak hanya

dihilangkan atau digabungkan tetapi juga menambahkan beberapa langkah yang

diperlukan dan belum ada sebelumnya. Diagram batang perbandingan jumlah

langkah awal dan usulan pada masing-masing jenis transaksi dapat dilihat pada

Gambar 4.14 berikut ini.


Gambar 4.14 Diagram Batang Perbandingan Jumlah Langkah Awal dan Usulan

Tiap Kategori Transaksi

Diagram batang perbandingan jumlah langkah awal dan usulan pada

masing-masing kategori transaksi kepersonaliaan dapat dilihat pada Gambar 4.14.

Penurunan jumlah langkah kategori transaksi Profile sebesar 19.15%, Personnel

Action sebesar 18.49%, Organization Management sebesar 13.16%, dan Others

sebesar 16.28%. Jumlah langkah awal keseluruhan sebanyak 847 turun menjadi 694

langkah atau sebanyak 18.06%. Kategori transaksi yang paling banyak mengalami

penurunan jumlah langkah adalah Profile. Kategori transaksi yang mengalami

penurunan jumlah langkah paling sedikit adalah Organization Management.

Implementasi yang dilakukan mencakup langkah-langkah yang sudah

diserhanakan dan penggunaan tool Oracle sebagai pengganti Microsoft Access

yang menyebabkan penurunan waktu pengerjaan di masing-masing transaksi.

Implementasi usulan dilakukan dengan simulasi menggunakan server testing

Oracle. Hal ini dikarenakan adanya halangan yang menyebabkan implementasi

yang seharusnya dilakukan tanggal 1 November 2015 baru dilakukan mulai 1

Desember 2015. Pengambilan waktu pengerjaan usulan dengan menggunakan

13.16%

18.49%


server testing Oracle dilakukan satu minggu setelah Specialist beradaptasi. Data

pengambilan waktu pengerjaan usulan dapat dilihat pada Lampiran 24.

Perbandingan total waktu awal dan total waktu usulan tiap kategori transaksi dapat

dilihat pada Tabel 4.24.

Tabel 4.24 Perbandingan Waktu Awal dan Usulan Tiap Kategori Transaksi

Kategori Transaksi

Rata-Rata

Waktu Awal

(Detik)

Rata-Rata

Waktu Usulan

(Detik)

Persentase

Penurunan

Waktu (%)

Profile 3010.31 2694.5 10.5%

Personnel Action 5647.99 4324.69 23.43%

Organization Management 3197.28 2555.58 20%

Others 3180.32 2572.64 19.11%

Rata-Rata Penurunan

Waktu Seluruh

Transaksi

4716.31 3735.63 20.79%

Diagram batang perbandingan rata-rata waktu awal dan usulan pada

masing-masing kategori transaksi kepersonaliaan dapat dilihat pada Gambar 4.15.

Kategori transaksi yang paling banyak mengalami penurunan rata-rata waktu

adalah kategori Personnel Action. Kategori transaksi yang mengalami penurunan

rata-rata waktu paling sedikit adalah Profile. Rata-rata penurunan waktu

keseluruhan transaksi memenuhi target perusahaan yaitu sebesar 20.79% dengan

variasi penurunan waktu dari 10% hingga 23%.


Gambar 4.15 Diagram Batang Perbandingan Rata-Rata Waktu Awal dan Usulan

Tiap Kategori Transaksi

4.6.2 Analisa Beban Kerja Specialist Online Usulan

Analisa hasil implementasi juga dilakukan dengan menghitung beban

kerja masing-masing Specialist setelah dilakukan penyederhanaan langkah-langkah

dan perubahan tool. Penyederhanaan langkah-langkah menyebabkan seluruh

langkah merupakan langkah value added dan non value added necessary. Langkah

non value added necessary disebabkan karena adanya proses awal sebelum

melakukan update di Oracle. Proses awal ini membutuhkan waktu yang lebih cepat

karena sebagian besar sudah otomatis sehingga hanya membutuhkan waktu rata-

rata 16.82 detik. Incidental job masing-masing Specialist sama seperti kondisi awal

dan tidak mengalami perubahan.

4.6.2.1 Analisa Beban Kerja Specialist Online ED Usulan

Perhitungan beban kerja periodical job Specialist online ED usulan dapat

dilihat pada pada Lampiran 25. Total beban kerja periodical job value added

sebesar 143.12 manhours/kuartal dan non value added necessary sebesar 0.91

manhours/kuartal. Proporsi periodical job Specialist online ED value added sebesar


99% dan non value added necessary sebesar 1%. Perbandingan beban kerja

keseluruhan Specialist Online ED dapat dilihat pada Tabel 4.25 berikut ini.

Tabel 4.25 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Online ED

Keterangan Awal Usulan Persentase Penurunan

Total beban kerja periodical

job (manhours/kuartal)

164.10 144.03 12%

Total beban kerja

keseluruhan

(manhours/kuartal)

441.80 421.72 4.5%


Persentase beban kerja

keseluruhan

92% 88% 4%

4.6.2.2 Analisa Beban Kerja Specialist Online EL Usulan

Perhitungan beban kerja periodical job Specialist online EL usulan dapat



manhours/kuartal. Proporsi periodical job Specialist online EL value added sebesar

99% dan non value added necessary sebesar 1%. Perhitungan beban kerja

keseluruhan Specialist Online EL usulan dapat dilihat pada Tabel 4.26 berikut ini.

Tabel 4.26 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Online EL




199.42 165.79 16.86%

Total beban kerja

keseluruhan

(manhours/kuartal)

379.94 346.32 8.85%



keseluruhan

79.15% 72.15% 7%

4.6.2.3 Analisa Beban Kerja Specialist Online MA Usulan

Perhitungan beban kerja periodical job Specialist online MA usulan dapat



manhours/kuartal. Proporsi periodical job Specialist online MA value added


sebesar 99.5% dan non value added necessary sebesar 0.5%. Perhitungan beban

kerja keseluruhan Specialist Online MA usulan dapat dilihat pada Tabel 4.27

berikut ini.

Tabel 4.27 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Online MA




205.65 171.08 63.5%

Total beban kerja

keseluruhan

(manhours/kuartal)

416.15 381.58 31.38%



keseluruhan

87% 79% 8%

4.6.2.4 Analisa Beban Kerja Specialist Online SO Usulan

Perhitungan beban kerja periodical job Specialist online SO usulan dapat



manhours/kuartal. Proporsi periodical job Specialist online SO value added sebesar

99% dan non value added necessary sebesar 1%. Perhitungan beban kerja

keseluruhan Specialist Online SO usulan dapat dilihat pada Tabel 4.28 berikut ini.

Tabel 4.28 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Online SO




224.86 188.84 16%

Total beban kerja

keseluruhan

(manhours/kuartal)

413.07 377.06 8.7%



keseluruhan

86% 78.6% 7.4%

4.6.3 Analisa Beban Kerja Specialist Profile AN Usulan

Perhitungan beban kerja periodical job Specialist profile AN usulan dapat




manhours/kuartal. Proporsi periodical job Specialist profile AN value added

sebesar 99% dan non value added necessary sebesar 1%. Perhitungan beban kerja

keseluruhan Specialist profile AN usulan dapat dilihat pada Tabel 4.29 berikut ini.

Tabel 4.29 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Profile AN




551.30 466.87 15.31%

Total beban kerja

keseluruhan

(manhours/kuartal)

748.53 664.11 11.28%



keseluruhan

155% 138% 17%

4.6.4 Analisa Beban Kerja Specialist Offline AD

Perhitungan beban kerja periodical job Specialist offline AD usulan dapat

dilihat pada pada Lampiran 30. Seluruh proses offline merupakan proses value

added dengan total beban kerja periodical job value added sebesar 98.06

manhours/kuartal. Penurunan beban kerja Specialist offline AD hanya sedikit

karena langkah offline hampir tidak mengalami perubahan dan sebagian besar

langkah offline yang ada hanya digabungkan saja. Perhitungan beban kerja

keseluruhan Specialist offline AD usulan dapat dilihat pada Tabel 4.30.

Tabel 4.30 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Offline AD




100.94 98.06 2.8%

Total beban kerja

keseluruhan

(manhours/kuartal)

312.85 309.96 0.92%



keseluruhan

65.18% 64.58% 0.6%

Berdasarkan analisa beban kerja tiap Specialist, terdapat pengurangan

jumlah kebutuhan SDM keseluruhan dari 6 orang menjadi 5 orang. Pengurangan

SDM dapat dilakukan kepada Specialist offline karena memiliki beban kerja yang


lebih kecil dibandingkan Specialist lainnya. Perbandingan kebutuhan SDM tiap

Specialist dapat dilihat pada Tabel 4.31 berikut ini.

Tabel 4.31 Perbandingan Kebutuhan SDM Awal dan Usulan

Specialist Beban Kerja

Awal

Kebutuhan

SDM Awal

(orang)

Beban

Kerja

Usulan

Kebutuhan

SDM Usulan

(orang)

Online ED 92% 0.92 ≈ 1 88% 0.88 ≈ 1

Online EL 79% 0.79 ≈ 1 72% 0.72 ≈ 1

Online MA 87% 0.87 ≈ 1 79% 0.79 ≈ 1

Online SO 86% 0.86 ≈ 1 79% 0.79 ≈ 1

Profile AN 155% 1.55 ≈ 2 138% 1.38 ≈ 2

Offline AD 65.18% 0.6518 ≈ 1 64.58% 0.6458 ≈ 1

Total 5.64 ≈ 6 5.2 ≈ 5

dewey.petra.ac.id · 13 universitas kristen petra 4. pembahasan 4.1 proses kerja transaksi...

Documents