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Défi de la production et du travail
collaboratif :
Les solutions numériques du cabinet
Retour d’expérience
Intervenant
Nicolas BolléExpert-comptable
Commissaire aux comptes
Etat des lieux
Etats des lieux
- Diplômé en 2008
- Intégration d’un cabinet de 10 collaborateurs En septembre 2008
- Reprise du cabinet en 2010 suite au départ en retraite du confrère
- « 100 % papier »
Etats des lieux
- Origine du changement :
- Participation à une conférence sur le numérique en janvier 2015 : Action !
- Objectifs :
- Acquérir les données de manière dématérialisée
- Restituer des informations aux clients
- Moyen :
- Choix d’un référent sur la transition numérique
- Opérationnel depuis le 01/01/2016 (définit la stratégie sur l’année 2015)
La transition numérique : aspects pratiques
- Recrutement d’un référent transition numérique : profil recruté
- Etapes (acquisition de données – Anciens clients) :
1. Choix des outils d’acquisition des données : achats, ventes, banques, notes de frais
(février à juillet 2015)
2. Définir les clients-cibles (juillet 2015)
3. Contact pour les convaincre de modifier l’organisation (septembre 2015)
La transition numérique : aspects pratiques
- Etapes (acquisition de données – Anciens clients) :
4. Mise en place de la nouvelle organisation au cours d’un rendez-vous chez le client (sept.
/ Novembre 2015)
5. Disponibilité à toutes épreuves du référent numérique pour les collaborateurs et les
clients
6. Généralisation de la nouvelle organisation auprès des anciens clients au fur et à mesure
La transition numérique : aspects pratiques
- Avec le référent transition numérique (mi-temps)
- Etapes (acquisition de données – Nouveaux clients) :
1. Tous les nouveaux clients « saisi » entrent obligatoirement dans le process numérique
d’acquisition des donnés (janvier 2016)
La transition numérique : aspects pratiques
La transition numérique : aspects pratiques
1. Intégration d’un nouveau client :
a. Proposition/devis orientée relation-client
b. Préparation des éléments pour la mission :
a. Acceptation de la mission
b. Identification de la relation d’affaire
c. Mandats (SEPA, edi, codes d’accès, impôts, prélèvements…)
d. Lettres de missions
c. Rendez-vous mise en place de l’organisation (responsable transition
numérique)
d. Transmission du dossier au collaborateur comptable
e. Contact téléphonique dans les 48 heures
La transition numérique : aspects pratiques
- Maintenir la relation humaine :
- Expert-comptable à l’écoute des collaborateurs tous les lundis
- Expert-comptable RDV/téléphone
- Journée entrepreneur serein
- Soirée de la réussite
- RDV Bilan
La transition numérique : aspects pratiques
- Mise en place d’un système de prime pour les collaborateurs :
- Pas de retard sur les saisies comptables : missions additionnelles
- Réalisation des bilans dans les meilleurs délais
- Invitation Soirée de la réussite
- Satisfaction client (enquête)
La transition numérique : aspects pratiques
- RH du cabinet :
- Craintes, doutes et freins des collaborateurs traditionnels sur la mise en place
- Quelques mois plus tard, la mise en place n’ayant pas entraîné de difficultés particulières :
demande d’accélération du processus par les collaborateurs
- A permis de développer le télétravail : 35 % de l’effectif
- Confort de travail
- Difficulté de déplacement temporaire solutionné
La transition numérique : aspects pratiques
- Etapes (restitution de données) :
1. Proposition d’un tableau de bord commenté et facturé :
- Systématique pour les nouveaux clients (Janvier 2016)
- Proposé au fur et à mesure pour les anciens clients (RDV
Bilans 31/12/2015)
- Point de relation important : rdv…
2. Présentation bilan sous format powerpoint systématique
(rendez-vous présentiel ou visioconférence)
3. Mails automatiques sur échéances fiscales et sociales et montants
prélevés
La transition numérique : aspects pratiques
- Gain pour le cabinet :
- Image moderne et dynamique tant pour les clients que les
collaborateurs
- Temps passé sur la manipulation du « papier » (immédiat)
- Temps passé sur l’acquisition des données (à 6 mois)
- Etapes à passer :
- Affectation d’une ressource sans contrepartie financière
immédiate (comment couvrir le coût du responsable transition
numérique ?)
- Améliorer dans le temps : temps d’implantation sur 2 ans
La transition numérique : aspects pratiques
- Outils :
- Mise en place d’un logiciel de facturation
- Récupération automatique des flux bancaires
- Scanner pour les factures de dépenses (et ventes si absence de logiciel de facturation)
- Passerelle pour l’assemblée générale annuelle : récupération du fichier EDI
- Paie : saisie des variables en ligne
Des outils… pas uniquement pour la production
La relation : c’est d’abord une affaire de disponibilité
- Développer la prise de rendez-vous en ligne (usage de plus en plus répandue)
- Pour un rendez-vous « physique » ou en visioconférence- RDV à la demande du client- RDV bilan
La relation : c’est aussi la connaissance du client
- Usage d’un CRM- Informations légales- Informations générales- Solliciter les clients par des questions
- En cours de mise en place : signature électronique
- Organisation de la production : TRELLO
- Production non récurrente pour avoir un meilleur suivi
- Suivi du devis à la facturation
- « Par équipes » : Juridique / rh / comptabilité
L’organisation du cabinet : suivi de la production
Conclusion
- Le plus important est de définir la stratégie d’organisation afin de pouvoir la dupliquer sur un nombreimportant de clients
- Réaliser la révolution numérique : par les outils…
- En s’orientant vers la transformation digitale du cabinet : relation, connaissance des clients et des besoins…
- Investissement / retour sur investissement ensuite