dgenam dg pg 005

Procedimiento: Gobernador para acciones correctivas y/o preventivas Cdigo: DGENAM-DG-PG-005

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN NORMAL Y ACTUALIZACIN DEL MAGISTERIO

Fecha de documentacin: 26 / Agosto / 09 Nmero de revisin: 4

Elabor

Norma Hernndez Vzquez Representante de la Direccin del SGC de la

DGENAM

Revis

Georgina Quintanilla Cerda Directora de la Escuela Nacional para

Maestras de Jardines de Nios

Aprob

Mara Luisa Gordillo Daz Encargada de la Direccin General de la

DGENAM


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Objetivo(s):

Establecer las acciones y controles necesarios para el manejo de acciones correctivas y/o preventivas para todos los procesos declarados en el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad de la DGENAM.

Glosario:

Accin correctiva: Accin para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Accin preventiva: Accin para eliminar las causas de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable

Correccin: Accin para eliminar una no conformidad detectada. Eficacia: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se

alcanzan los resultados planificados. No conformidad: Incumplimiento de los requisitos especificados en el Sistema de

Gestin de la Calidad y en los procesos. No conformidad potencial: Es toda aqulla situacin identificada que en el futuro

pueda provocar un impacto negativo para el Sistema de Gestin de la Calidad y procesos.

NC: No conformidad NCP: No conformidad potencial RAC Requerimiento de accin correctiva RAP Requerimiento de accin preventiva Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se

han cumplido los requisitos especificados. Marco Normativo:

Lineamientos para la elaboracin y actualizacin de manuales de procedimientos. Oficiala Mayor, Direccin General de Innovacin, Calidad y Organizacin (DGICO). Enero 2009

Norma ISO 9001:2008, Sistemas de gestin de la calidad- Requisitos. Norma ISO 9000:2005, Sistemas de gestin de la calidad- Fundamentos y

vocabulario.

Referencias: Manual de Gestin de la Calidad Procedimiento gobernador para el control de servicio no conforme Procedimiento gobernador para auditoria de servicio Procedimiento gobernador para auditoria interna.


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Alcance:

Este procedimiento es aplicable a todas las reas de la DGENAM y sus planteles siendo ellos los beneficiarios del proceso.

Este procedimiento es aplicable desde la recepcin de la no conformidad hasta la verificacin de la eficacia de la accin correctiva y/o preventiva implementada.

Responsabilidades:

Todas las acciones correctivas y/o preventivas debern emitirse a partir del anlisis de datos de las no conformidades identificadas por cada rea de la DGENAM y sus planteles, las cuales provengan de:

Auditoras internas. Auditoras externas (de certificacin, seguimiento, de clientes, de

proveedores, del OIC, SEFUPU y dems que sean aplicables.) Evaluacin de la satisfaccin del cliente. Control de procesos (indicadores). Seguimiento y medicin de los procesos y servicios. Seguimiento a la revisin del sistema de gestin de la calidad por parte de

la alta direccin. No conformidades identificadas por los usuarios Servicio no conforme.

La accin correctiva para eliminar la causa raz, no aplicar en los casos en que la

no conformidad detectada sea subsanada a travs de una correccin inmediata. Estas correcciones debern registrarse por la funcin responsable.

La correccin inmediata deber ser aplicada en aquellos casos en los que por la naturaleza de la no conformidad, sta pueda ser eliminada al momento de conocerse; sin embargo, la correccin inmediata podr ser aplicada junto con una accin correctiva y/o preventiva.

Las reas de la DGENAM y sus planteles, debern designar al encargado de gestionar la administracin y el control de las acciones correctivas y/o preventivas definidas e implementadas.

La emisin de acciones preventivas deber surgir a partir del anlisis de no conformidades potenciales que se puedan presentar en el proceso, ese anlisis deber ser realizado por el Comit de Calidad de la unidad responsable o de equipos de trabajo con el personal operativo.

Las acciones correctivas y/o preventivas sern cerradas una vez que haya sido implementada la solucin definida y haya sido verificada su eficacia.

El cierre de las acciones correctivas y/o preventivas deber estar a cargo del responsable del proceso que se trate.


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La verificacin de la eficacia de las acciones correctivas y/o preventivas derivadas de un proceso o por un servicio no conforme, deber estar a cargo del encargado de gestionar la administracin y el control de las acciones correctivas.

La verificacin de la eficacia de las acciones correctivas y/o preventivas derivadas de la medicin de satisfaccin del cliente, del seguimiento a la revisin del sistema de gestin de la calidad por parte de la Alta Direccin y de las quejas de los usuarios, deber estar a cargo del Representante de la Direccin.

La verificacin de la eficacia de las acciones correctivas y/o preventivas derivadas de una auditora interna, deber estar a cargo del grupo auditor o del Responsable del Proceso. Las de una auditora externa por el Representante de la Direccin.

El Comit de Calidad y/o Representante de la Direccin establecer sus propios criterios para emisin de RACs y RAPs en los formatos correspondientes.


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Diagrama de bloques:

Representante de la Direccin Responsable del proceso Equipo Auditor

INICIO

1. Recibe la notificacin de una no conformidad

real o potencial.

Accin Correctiva?

3. Determina las causas de la no

conformidad.

4. Corrige la no conformidad.

5. Analiza las causas raz de la no

conformidad detectada y se define la solucin.

No

Si

8. Verifica la eficacia de la accin correctiva y/o

preventiva implementada.

Si No

FIN

9. Registra el cierre en la bitcora de RAC /

RAP.

2. Requisita el registro de acciones correctivas

y/o preventivas as como la bitcora de

control de RAC / RAP.

6. Implementa la solucin a la no

conformidad.

Se elimino la causa

raz?

La accin es eficaz?

Si No

7. Revisa la implementacin de la accin correctiva y/o

preventiva.


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Descripcin de actividades:

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. 0 Recibe de la notificacin de una no conformidad real o potencial.

1.1 Recibe la notificacin de una no conformidad real o potencial por parte de los responsables de los procesos auditores internos/externos.

Representante de la Direccin.

2.0 Requisita el registro de acciones correctivas y/o preventivas, as como la bitcora de control de RAC/RAP.

2.1 Requisita la parte I: EMISIN del registro de acciones correctivas y/o preventivas DGENAM-DG-PG-005-01).

2.2 Requisita la Bitcora de control de RAC/RAP (DGENAM-DFI-PG-005-02).

2.3 Remite el registro de acciones correctivas y/o preventivas a la Direccin General de la DGENAM para su firma de emisin.

2.4 Remite el registro de acciones correctivas y/o preventivas al Responsable del Proceso para su firma de recepcin y guarda copia del mismo.

Representante de la Direccin

3.0 Determina de las causas de la no conformidad.

3.1 Recibe el registro de acciones correctivas y/o preventivas correspondiente.

3.2 Determina causas de la no conformidad Requiere accin correctiva? Si procede, pasa al punto 5.0 No procede, pasa al punto 4.0

Responsable del proceso

4.0 Corrige la no conformidad.

4.1 Corrige la no conformidad a travs de una accin inmediata ya que no se requiere una accin correctiva y/o preventiva.

4.2 Informa al Representante de la Direccin el status de las correcciones realizadas. Y pasa al 8.0


5.0 Analiza las causas raz de la no conformidad detectada y se define la solucin.

5.1 Conforma un equipo de trabajo integrado por personal involucrado en el RAC / RAP a ser analizado; y registra los nombres en el formato (DGENAM-DG-PG-005-03).

5.2 Analiza las causas por las que se gener la no conformidad y se define la solucin a implementarse (DGENAM-DFI-PG-005-03).


6.0 Implementa de la solucin a la no conformidad.

6.1 Implementa las acciones programadas que darn solucin a la no conformidad.

6.2 Remite al Representante de la Direccin la evidencia documental de la implementacin de las acciones definidas.



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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 7.0 Revisa la implementacin de la accin correctiva y/o preventiva.

7.1 Revisa el cumplimiento de las acciones para solucin de las causas raz de la no conformidad. Se elimin la causa raz? Si procede. Pasa al punto 7.2 No procede. Pasa al punto 5.2

7.2 Requisita en el registro de acciones correctivas y/o preventivas la parte III: CIERRE DE LA NO CONFORMIDAD. (DGENAM-DG-PG-005-01)

7.3 Remite el registro de acciones correctivas y/o preventivas al Representante de la Direccin.


8.0 Verifica de la eficacia de la accin correctiva y/o preventiva implementada.

8.1 Recibe los Registros de Accin Correctiva y/o Preventiva y apoyada por el equipo auditor se determinan las revisiones de la eficacia de las acciones.

8.2 Verifica la eficacia de la Accin Correctiva y/o Preventiva implementada. La accin es eficaz? Si procede. Pasa al punto 8.3 No procede. Pasa al punto 7.0

8.3 Requisita en la parte IV: VERIFICACIN DE EFECTIVIDAD, del registro de acciones correctivas y/o preventivas.

Equipo auditor.

9. Registra el cierre en la bitcora de RAC/RAP

9.1 Registra el cierre del RAC/RAP en la bitcora de control de RAC/RAP. (DGENAM-DG-PG-005-002)

9.2 Informa al Comit de Calidad el status de los RAC/RAP generados.

9.3 Da seguimiento a las acciones correctivas y/o preventivas

Termina el procedimiento

Representante de la direccin.

TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIN:

No aplica


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Anexos:

Nombre del Documento Propsito Cdigo del documento Registro de acciones correctivas y/o preventivas.

Identificar las desviaciones actuales o potenciales existentes en los procesos.

DGENAM-DG-PG-005-01

Bitcora de control de RAC/RAP.

Mantener un registro del estado de las acciones correctivas y preventivas existentes en la DGENAM

DGENAM-DG-PG-005-02

Anlisis de causas para solucin de RACs / RAP.

Analizar las causas raz de las desviaciones en los procesos.

DGENAM-DG-PG-005-03

Registros:

Documentos de trabajo Tiempo de conservacin Responsable de

conservar Cdigo de registro o identificacin nica

Registro de acciones correctivas y/o preventivas

3 aos (siempre y cuando estn cerradas)

Representante de la Direccin

DGENAM-DG-PG-005-01

Bitcora de control de RAC/RAP

3 aos Representante de la Direccin

DGENAM-DG-PG-005-02

Historial de cambios:

Revisin Nm. Fecha de aprobacin Descripcin del cambio Motivo(s) 1 Agosto / 2007 Se actualizan codificacin

de los anexos.

2 20 / Octubre / 2008 Se actualiza la codificacin del

procedimiento y de los anexos del mismo, as como la referencia a la

documentacin de otros procedimientos.

3 26 / Agosto / 09 Ajuste del formato y modificaciones de los

anexos.

Se modifica el formato del procedimiento para dar

cumplimento a los lineamientos de la DGICO.

ANEXOS

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DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN NORMAL Y ACTUALIZACIN DEL MAGISTERIO REGISTRO RAC / RAP

DGENAM-DG-PG-005-01 Rev. 4

Parte I: EMISIN

Tipo de Accin Folio Nombre Emisor Firma

RAC RAP Cargo del emisor

Fecha de Emisin

RECEPTOR Nombre Receptor Firma

Cargo Receptor

Fecha de Emisin

Proceso en que se detecta

Nombre

Deteccin de la No Conformidad

Auditora Interna Fecha Durante el desarrollo de los procesos Auditoria Externa Fecha

Tipo de no conformidad detectada o que se quiere prevenir

Quejas cliente Prod/serv no atendidos Prod/serv fuera de especificaciones

Desviaciones SGC

Descripcin de la No Conformidad detectada o que se quiere prevenir (debe ser clara y concisa) Impacto de la No Conformidad detectada o que se quiere prevenir (cmo afecta a clientes y/o proveedores internos o a otro proceso?)

Parte III Cierre de la No Conformidad

Nombre Receptor de la No Conformidad

Firma

Fecha de cierre

Parte IV Verificacin de efectividad

Revisa Aprueba

Nombre Firma Fecha Nombre Firma Fecha

Auditor Representante del SGC

1

DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN NORMAL Y ACTUALIZACIN DEL MAGISTERIO Bitcora de RACs / RAPs


Re

FOLIO DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD FECHA EMISION FECHA CIERRE

CERRADA / ABIERTA OBSERVACIONES

Nombre Firma Fecha Elabor:

1

DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN NORMAL Y ACTUALIZACIN DEL MAGISTERIO


Anlisis de causas para solucin de RACs / RAP

Tipo de requerimiento Numero de rac / rap RAC RAP

Integrantes del Grupo de Trabajo para la definicin de la solucin

Nombre Firma Cargo

Atencin inmediata a la no conformidad

2

DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN NORMAL Y ACTUALIZACIN DEL MAGISTERIO


Anlisis de causas No conformidad a resolver

Solucin a la no conformidad

Responsable del anlisis Nombre Firma Fecha

Plan de trabajo para atender la no conformidad No. Actividad Responsable Fecha Evidencia

dgenam dg pg 005

Documents