dia nummer 1 toelichting questionnaire: gain 2012 organisatie gain deelnemers gain 2011 tijdpad gain...

Dia nummer 1

Toelichting Questionnaire:

GAIN 2012

• Organisatie GAIN

• Deelnemers GAIN 2011

• Tijdpad GAIN

• Invulinstructie

Dia nummer 2

Organisatie GAIN - Doelstellingen

Doelstelling Commissie GAIN:Leveren van een bijdrage aan de professionalisering van de Internal Audit Functie door het onderling uitwisselen van trends en signalen die uit de GAIN benchmark naar voren komen en het uitwisselen van best practices en praktische ervaringen door auditdiensten.

Dia nummer 3

Organisatie GAIN – Commissie GAIN

Bert Ide (ABN, voorzitter commissie GAIN) Arie Beunis (DELA, algemeen secretaris) Jan Grooten (DSM) Jantien Heimel (NUON) Korstiaan Kegel (Allianz)

Dia nummer 4Dia nummer 4

Deelnemers 2011

ABN AMRO

Achmea NV

AEGON

AerCap Holdings NV

Akzo Nobel NV

Alliander

Allianz Netherlands

Citco Bank

Credit Europe Bank N.V.

CZ Groep

De Nederlandsche Bank

DELA

Delta Lloyd Group

Eneco Energie

Enexis

Friesland Bank

F. van Lanschot Bankiers

Heineken

ING Group

KLM Royal Dutch Airlines

LeasePlan Corporation

LM Wind Power

NIKON

N.V. Bank Nederlandse

Gemeenten

Nederlandse

Waterschapsbank

NS

Nuon / Vattenfall

Rabo Real Estate Group

Rabobank Nederland

Robeco Group

Royal Ahold NV

Royal DSM N.V.

Royal Vopak NV

SNS REAAL

Sociale Verzekerings Bank

TNT

Uvit

UWV

Zorg en Zekerheid

Dia nummer 5

Tijdpad GAIN 2012

02 april 2012: Start invullen questionnaires 25 mei 2012: Deadline submitten ingevulde questionnaires 25 mei tot 31 mei 2012: Ontvangst rapportages en (zelf)analyse

13 juni 2012: Evaluatie Resultaten GAIN2012Uitwisseling ervaringen, onderling bespreking resultaten

Round Tables: zie ook website IIA (GAIN)13-06-2012: Evaluatie Benchmarkresultaten GAIN 201219-09-2012: Performance Metrix binnen Internal Audit / Meer met minder14-11-2012: Internal Audit en SustainabilityDEADLINE SUBMISSIONS: 20 mei 2012

Dia nummer 6

Invulinstructie - ALGEMEEN

1. Eerst Profiel aanmaken Bedrijfsinformatie ingeven: http://iia-survey.theiia.org/GAIN Industriegroep en Subindustriegroep (meer dan 100)

L1. First specialty group = NetherlandsL2. Second specialty group = Dutch Financials

Dutch Trade&Industry L3. Third specialty group = Dutch Small Financials

Dutch Insurance + ………….

2. Print ‘General instructions for the use of the GAIN Annual Benchmarking System’

3. Print ‘Preparation Guide for the GAIN Annual Benchmarking Questionnaire’

Dia nummer 7


Algemeen: Nederlandse gegevens Invullen in US Dollars; koers 31/12/11:

1 EUR = 1.294 USD Geen duizendtekens ! Geen spaties, geen komma’s ! Geen percentages, geen valutatekens ! Overal antwoord geven!

Sluit pas af na complete input. ALLE NULLEN vermelden !


Dia nummer 8

Sectieindeling 2012A. Organization InformationB. Internal Audit ResourcesC. Internal Audit OversightD. Risk Assessment and Audit PlanningE. Audit Implementation / Life Cycles / ReportingF. Information Technology (IT) auditingG. Performance ManagementH. Professional DevelopmentI. Emerging Trends and Leading Practices


Sla de questionnaire steeds op na een onderdeel Na een periode van inactiviteit gooit het systeem je

eruit, dus ook tussendoor opslaan ! Altijd wijzigingen afzonderlijk opslaan Met ‘save & continue’ wordt het scherm

opgeslagen en ga je naar een volgend scherm Summary screen geeft ‘true’ and ‘false’ statements Per scherm “Mark as completed’ kan pas nadat

gesaved is Als alles is marked completed, kun je pas submitten

Zie verder ‘General instructions’

A. Organization Information

A1. Annual Revenues: Totale opbrengstengegevens die tot het audit domein behoren: bruto premie-inkomsten, bruto rente- en beleggingsopbrengsten.

A2. Total Assets:Balanstotaal assets die tot het audit domein behoren (dus inclusief Assets under Management).

A3. Annual Expenses: Totale kostengegevens die tot het audit domein behoren, inclusief rente- en schadelasten en (eventueel) resultaat op herverzekeringen.

Dia nummer 10


A4. Total employees in organization (full-time equivalents):FTE’s gerelateerd aan bij A1 en A2 vermelde revenues & costs. NB: 1 FTE = 40 uur !!!

A6. Is your organization:• Public / Private / Government or Non-Profit

Vul ”Public” in als je eigen organisatie of je moedermaatschappij beursgenoteerd is.

A7. Is your organization subject to the US SOx 2002 ?• Yes / No

Je bent ook ‘subject to’ als je organisatie vrijwillig aan SOx voldoet, maar dan wel ‘echt’.

Dia nummer 11


A8. If your organization is subject to SOX, what is the level of responsibility handled by the internal audit activity?

• full responsibility over all aspects of SOX (e.g., process documentation and testing)

• The internal audit activity is responsible for the testing of controls only

• The internal audit activity acts in a consultative manner assisting organization management to ensure all components of SOX are completed

• The internal audit activity remains independent regarding SOX and audits the process in place that is owned outside of the internal audit activity

Dia nummer 12

A9. Organizational Reach:

• Keuze uit: Regional, National, International A10. Organizational Structure:

• Keuze uit: Centralized of Decentralized


B. Internal Audit Resources

Dia nummer 14

Internal Audit CostsB1. Please allocate the total cost of your internal audit activity:

• Salary (gross pay and bonuses) - Geen Sociale Lasten / Pensioenen

• Employee benefits (if not tracked separately, averages 30% of salaries)Hier Sociale lasten en pensioen

• Travel – ‘Echte’ reiskosten + lease-auto’s -/- reisk opleiding

• Training - Kosten opleiding/PE + reiskosten opleiding

• Costs of purchased services (consultants, co-source providers, outsource providers, etc.) - Non salary earners die hebben meegewerkt aan je audit plan

• Other - Overige DIRECTE KOSTEN, dus geen doorberekeningen voor overhead als huisvesting, pc’s e.a.

• Total internal audit costs: Automatic sum


Dia nummer 15

In-House Staff Sourced Staff

Chief Audit Executive

Directors / Managers

Seniors / Supervisors

Staff

Total Audit Positions Automatic Calculation Automatic Calculation

Total Professional Audit Positions

Automatic Calculation (in-house + sourced)

Secretarial / Clerical

Total Positions Automatic Calculation Automatic Calculation

Total Staff Automatic Calculation (in-house + sourced)

StaffingB2. Please enter the following FTE staff information. (Sourced staff must be entered/calculated as a full-time equivalent staff)

B3. Including sourced staff, by what percent did your staff size increase or decrease over the last year (please insert ‘0’ for no change and a negative number for a decrease)? _________


r 16

B2. Chief Audit Executive = Directeur

Interne AccountantsdienstDirectors & Managers = Audit

Managers, tweede echelon bij “grotere” IAD

Seniors / supervisors = Leidinggevenden / teamleiders / senior medewerkers, met 5 jr ervaring en/of

titelStaff = Medewerkers (de “handjes”)Secretarial/Clerical =

Ondersteuning/Secretariaat/Administratie

- Staffunctionarissen: vaktechniek onder ‘Seniors’,

- Control/HR onder ‘Secr’- B2 en B3: ‘Sourced staff’ alleen INDIEN EN

VOORZOVER meegewerkt aan het uitvoeren van het internal

audit plan !


r 17

B3. Audit Staff ChangeLet op:•increase invullen met een positief getal;•decrease met een negatief getal.

B3. Met gezond verstand afronden, 1 feb of 1 mrt mag 1 jaar zijn (en omgekeerd)


Dia nummer 18

B7. Please identify the following staff information by level (FTE in-house staff only): Level of

education sought for position

KIES EEN CERTIFICAT

E UIT DE LIJST VAN

B6 + TOELICHTIN

G

Average years in

internal audit profession

ALLEEN INTERNAL

AUDIT-ERVARING !

!

Average years of industry

experience (primary

industry of organization)

BINNEN DE BETREFFENDE SPECIALTY

GROUP, BIJV.

FINANCIALS,OOK IN ANDERE

FUNCTIES !!

Number of staff with one or more

professional certification

designation(s)

AANTAL PERSONEN,

DUS: Mr XXX RA CIA =

1

Chief Audit Executive

Directors / Managers

Seniors / Supervisors

Staff

•Zie B2•Alleen in house !


Dia nummer 19

B8. Please provide the total number of audit staff with the following audit-related professional certifications (FTE in-house professional audit staff only):

NEDERLANDSE EQUIVALENTEN CIA / MIIA / PIIA RO CISA / QiCA RE CIPFA / CGAP / CGFM MGA CCSA CA / CPA / ACCA / ACA RA/ CAA CMA / CIMA / CGA CAT / AAT CFE CFSA / CIDA / CBA FCA / FCCA / FCMA) CFA Other

• Alleen in-house

• Welke titels komen hoe vaak voor, dus Mr X RA CIA = 2


Dia nummer 20

SourcingB14. What percentage of your audit engagements are (must add

to 100%):• Staffed internally: ______ eigen internal auditors• Co-sourced: _______ joint audits met

combinatie eigen/externe auditor(s)

• Outsourced: _______ audits volledig uitgeveoerd door externe auditor(s)

B15. What areas do you source (choose all that apply)?• General internal auditing m.n. operational /

financial auditing• Information Technology (IT) auditing• Subject matter expertise• Fraud auditing• Other• None


Dia nummer 21

SourcingB16. What percentage of the following general areas are

sourced?• General internal auditing: ____%• Information Technology (IT) auditing: _____%• Subject matter expertise: ____%• Fraud auditing: ____%

% van totale urenbesteding in die categorie door Internal Audit !

B17. In the last fiscal year, how many total hours did you receive in sourced internal audit services? _______

Totaal co-sourced + outsourced (alleen externe uren/kosten)


Dia nummer 22

Relationship with External AuditorsFor the following questions, do not include any statutory

audits.

B19. What were the total internal audit hours worked on the most recently completed external audit: ________Bijv. SAS 70, Sox testing, subsidieverklaring

B20. Estimate the total external audit hours (both internal

audit and external audit combined) worked on the most recently completed external audit: _______

B21. What were the total external audit fees associated with the most recently completed external audit: ________NB: Houdt de relatie tussen uren en kosten reëel.

C. Internal Audit Oversight

Dia nummer 23

Chief Audit Executive= Directeur IAD of vergelijkbare functie (hoogste functie binnen IAD nemen)

C2. The CAE reports administratively to: Administratively = Puur hiërarchisch, voor “de declaraties en de

potloden”

C3. The CAE reports functionally to: Functionally = Functioneel, inhoudelijk, CAE beoordelaar, beloning

bepalend

Audit Committee, or equivalent AC sec of voorzitter AC General / Legal Counsel Hoofd Juridische Zaken (?) Chief Executive Officer (CEO) Voorzitter Raad van Bestuur President or Government Agency Head Chief Financial Officer(CFO) op hoogste niveau in organisatie Chief Operating Officer (COO) op hoogste niveau in organisatie Chief Risk Officer (CRO) op hoogste niveau in organisatie Controller groepscontroller Other


Dia nummer 24

Audit Committee C5. Do you have an audit committee, or its equivalent?

• Yes / No

Voor concerns is de NL-situatie relevant voor een positief antwoord.

Indien er alleen een ‘concern-AC’ bestaat dat nadrukkelijk ook de NL audit-activiteiten meeneemt in haar toezicht, is het antwoord toch ‘Ja’.

Indien in NL een platform/commissie bestaat dat in de geest acteert als een ‘echt’ AC, dan kan vraag C6 met ‘Ja’ beantwoord worden. De overige vragen onder C dienen analoog hieraan te worden beantwoord.


Dia nummer 25

Audit Committee C6. How many people sit on your audit committee, or equivalent?

Alleen RvC-leden (= ‘non executives’ van Board of Directors), dus geen gasten als de RvB-leden, interne accountant en/of externe accountant.

C7. Who chairs your audit committee, or equivalent?• Chairman of the Board of Directors (or equivalent) Vz RvC • Other independent Board of Directors member Ander RvC-lid• Chief Executive Officer (CEO) or Government Agency Head Vz

RvB• Other individual outside of the organization• Chief Financial Officer (CFO)• Chief Audit Executive (CAE)• Other• Not applicable

Nederland: Raad van Bestuur / Raad van Commissarissen

Angelsaksische landen: Board of Directors met Executives en Non Executives

D. Risk Assessment and Audit Planning

Dia nummer 26

D1. How many audits did you plan in the last fiscal year? ________

D2. How many audits did you actually perform in the last fiscal year (exclude management requests not in original audit plan)? ________

Schatting of, indien mogelijk, een berekening maken van de dekkingsgraad

D3. How many unplanned audits did you perform in the last

fiscal year?


Dia nummer 27

D4. What percentage of your audit plan is the following (must sum to 100%): Assurance engagements Financial en operational audits Consulting engagements Specifieke opdrachten voor beoordeling

van design van processen & procedures & risk

management;meedraaien in stuur- en werkgroepen

Management requests Verzoeken van het management die aan het oprisico-analyse gebaseerde audit plan worden

toegevoegd Fraud investigations Follow-up audits Specifiek gericht op implementatie van

verbeteracties n.a.v. een eerdere audit

TOTAL Automatic calculation

D5. What percentage of total hours built into your audit plan is categorized as unallocated time for future, unplanned, or ad-hoc audit requests?


Dia nummer 28

Audit Engagement Risk Assessments

D12. Does your audit activity complete engagement-level risk assessments?• Always / Sometimes / Never

Hier gaat het om een risico-analyse per onderzoek.

E. Audit Implementation/Life cycles/Reporting

Dia nummer 29

INVULLEN OP BASIS VAN URENREGISTRATIE, ANDERS ZO GOED MOGELIJK SCHATTEN

E1. What percentage of your audit staff time (including sourced staff) was devoted to (should add to 100%):

• Assurance engagements _________ ZIE EERDER VOOR ONDERSCHEID• Consulting engagements _________• Fraud investigations _________• Management requests _________• Follow-up audits _________• External audit assistance _________• Non-chargeable time – training _________• Non-chargeable time – other _________• Absences _________• TOTAL _________ (automatic sum)

E2. What was the distribution of total time (as a percentage) on typical audits (should add to 100%)?

• Planning _________ = VOORBEREIDING TOT AAN BEGINGESPREK• Fieldwork _________ = VELDWERK TOT EN MET SLOTGESPREK EN

AFSTEMMING BEVINDINGEN/CONCLUSIES

• Reporting _________ = RAPPORTAGEFASE INCLUSIEF AFSTEMMING RAPPORTAGE

• TOTAL _________ (automatic sum)


Dia nummer 30

E3. On average, how many calendar days does it take to complete the following tasks (should be measured in working/business days):• Planning _________ ZIE EERDER

• Fieldwork _________

• Reporting _________

• Follow-up_________ ALLEEN ALS DAT KORT NA AUDITPLAATSVINDT, GEEN

KWARTAAL-GEWIJZE FOLLOW-UP

MONITORING

• TOTAL _________ (automatic sum)

E4. On average, how many calendar days lapse between the end of

fieldwork and the issuance of (should be measured in working/business days):• Draft Reports: ________

• Final Reports: ________


Dia nummer 31

E9. What are the average days outstanding for open items (should be measured in working / business days!!)

E10. Does internal audit provide senior management and the board/audit committee with a periodic written report expressing an opinion on the organization’s internal control environment?

E11. Does internal audit provide senior management and the board/audit committee with a periodic written report expressing an opinion on the organization’s risk management environment?

F. Performance management

Dia nummer 32

Zie ook de IIA professional practices standards

Standard 1300 – Quality Assurance and Improvement Programs F1. Do you have a formal quality assurance and improvement program?

• Yes / No

Hier wordt gedoeld op een QA en improvement program voor de Internal Audit-functie

Standard 1311 – Internal Assessments F2. What is your internal audit activity’s status with regard to internal

assessments (choose all that apply):• Our internal audit activity performs ongoing reviews of the performance of the

internal audit activity • Our internal audit activity performs periodic reviews performed through self-

assessment or by other persons within the organization, with knowledge of internal audit practices and The IIA’s Standards

• Our internal audit activity does not have a formal internal assessment process

dia nummer 1 toelichting questionnaire: gain 2012 organisatie gain deelnemers gain 2011 tijdpad gain...

Documents