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DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL CENTENARIO DE SEVILLA
Equipo de Archivo de Gestión Documental
Septiembre de 2015
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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Contenido
1. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL ...................................................................................................4
2. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS .................................................................................................5
3. PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ARCHIVO .....................................................................................7
4. INFRAESTRUCTURA DEL ARCHIVO ...............................................................................................8
5. MANTENIMIENTO Y PREVENCIÓN DE DESASTRES .................................................................... 11
6. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN ............................................................................ 12
7. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS ........................................................................................................ 15
8. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................. 17
9. DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN EN OTROS DEPÓSITOS ................................................. 19
10. AUTOEVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA .............................................................. 21
12. ORGANIZACIÓN Y METODOLOGÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................. 23
13. FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN.............................................................................................. 24
14. PRESUPUESTO Y FUENTES DE FINANCIACIÓN ...................................................................... 25
15. INSTANCIAS ARCHIVÍSTICAS .................................................................................................. 26
16. INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ....................................................... 26
17. ARCHIVOS HISTÓRICOS ......................................................................................................... 26
18. PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN ..................................................................................... 26
19. DIAGNÓSTICO GENERAL DE ARCHIVOS ................................................................................ 27
20. PUBLICACIONES EN LA WED ................................................................................................. 35
20.1 FALTA POR PUBLICAR ................................................................................................................ 37
21. CONSOLIDADO MATRIZ DOFA .............................................................................................. 38
21.1. REGISTRO DE OBSERVACIONES DEL ANÁLISIS DE LA MATRIZ DOFA QUE AFECTAN EL
DESARROLLO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL
CENTENARIO DE SEVILLA. ................................................................................................................. 40
22. CONSOLIDADO DE HERRAMIENTA APLICADA A FUNCIONARIOS (Encuesta) ....................... 41
22.1 REGISTRO DE OBSERVACIONES DE HERRAMIENTA APLICADA QUE AFECTAN EL DESARROLLO
DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................... 44
23. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 45
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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INTRODUCCIÓN
El presente diagnóstico se realizó con una revisión detallada de lo que la
Institución ha alcanzado en el proceso de Gestión Documental desde su inicio en
el año 2010 hasta el mes de septiembre del año 2015, trabajando instrumentos de
análisis como encuestas, además se recopilaron Resoluciones, manuales, guías y
políticas para el manejo de la información producida en la Institución y
documentos aprobados que regulan y controlan el Proceso de Gestión
Documental.
La agrupación de toda esta información ha permitido visualizar la realidad del
Hospital reconociendo e identificando los puntos difíciles de manejar y
problemáticas que se deben solucionar, así como también se han descubierto
flaquezas o debilidades que hay que entrar a fortalecer para lograr un buen
proceso y mejores posibilidades en el desarrollo de la normatividad.
Es importante reconocer que en el análisis del diagnóstico también se identificaron
fortalezas que permiten avanzar en el desarrollo del programa, generando
oportunidad de afianzar los diversos temas que componen el Proceso de Gestión
Documental.
En el avance del diagnóstico se identificaron amenazas significativas que el
equipo de Archivo de Gestión Documental entrará a fortalecer para permitir mayor
rendimiento y aceptación institucional del Proceso de Gestión Documental como
tácticas de mejoramiento que permitan fortalecer positivamente la concepción que
se tiene del proceso. Dichas estrategias están documentadas en el Programa de
Gestión Documental y hacen parte integral del mismo, como son:
Instrumento de Evaluación (Encuesta)
Instrumento Análisis DOFA
Mapa de Riesgos
Auditoría Interna
Plan de Mejoramiento
Registro Fotográfico
Diagnóstico general de archivos
Autoevaluación de transparencia
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1. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
NOMBRE DE LA EMPRESA: Hospital Departamental Centenario de Sevilla
TIPO DE EMPRESA: Departamental
NIVEL: Segundo Nivel
OBJETO DE LA EMPRESA Empresa Social del Estado Pública Prestadora de Servicios de Salud.
FECHA DE CREACIÓN DE LA EMPRESA
15/03/2001.
ACTO ADMINISTRATIVO DE CREACIÓN DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL CENTENARIO DE SEVILLA
Ordenanza 106 de 2001, por medio del cual se crea el Hospital Departamental Centenario de Sevilla como una Empresa Social del Estado.
NIT: 821.003.143-7
DIRECCIÓN: Calle 56 Carrera 43, Barrio Siracusa
MUNICIPIO: Sevilla
DEPARTAMENTO: Valle del Cauca
PÁGINA WED: www.hdcentenario.gov.co
TELÉFONOS 2196013 y 2191955
ORDEN: Departamental
CARÁCTER DE LA ENTIDAD Pública
SECTOR: Salud, Ministerio de la Protección Social
NÚMERO DE DEPENDENCIAS Dieciséis
MISIÓN: Somos una Empresa Social del Estado que brinda servicios Integrales de salud de mediana complejidad, con el compromiso de satisfacer y brindar bienestar a nuestros usuarios.
VISIÓN: En el año 2017 seremos un modelo de Empresa Social del Estado, prestadora de servicios de salud, reconocida en el Valle del Cauca y Colombia por su alto nivel de gestión administrativa, financiera y asistencial ajustada a la modernización tecnológica que genere bienestar, confianza y seguridad a nuestros usuarios.
SISTEMA DE ARCHIVO: Centralizado
FONDOS DOCUMENTALES: Uno
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2. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
UBICACIÓN JERÁRQUICA: Sub-Gerencia Administrativa
RESPONSABLE DEL PROCESO:
Sub-Gerencia Administrativa
NOMBRE: Dayana Alzate Dávila
TÍTULO PROFESIONAL: Administradora de Empresas
CARGO: Coordinadora Administrativa
EN LA EXTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN, EXISTE GESTIÓN DOCUMENTAL?
No
EN LA PLANTA DE CARGOS DEL HOSPITAL EXISTE EL DE COORDINADOR DE ARCHIVOS
No
EL LÍDER DEL PROCESO ES DE TIEMPO COMPLETO AL ARCHIVO
Si
CARGO EN EL HOSPITAL DEL LIDER DEL PROCESO
Auxiliar Administrativo
NOMBRE DEL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Luz Adriana Mejía Robayo
TIEMPO EN AÑOS DE VINCULACIÓN CON LA ISNTITUCIÓN
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JEFE INMEDIATO DEL LÍDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
Dayana Alzate Dávila
EL ARCHIVO HACE PARTE DE: Sub-Gerencia Administrativa
EL ARCHIVO INCIDE EN LA COMPRA DE MATERIALES Y MATERIALES PARA LA PRODUCCIÓN, TRÁMITE Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS:
NO
LAS FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO ESTÁN DETERMINADAS POR EL MANUAL DE FUNCIONES.
SI
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EXISTE MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
SI
EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTÁ APROBADO?
NO
EL ARCHIVO ESTÁ ORDENADO SEGÚN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS?
NO.
QUÉ ORDEN TIENE EL ARCHIVO CENTRAL?
Según estructura orgánica de la Institución
LA INSTITUCIÓN CUENTA CON TRD?
SI
EXISTE ACTO ADMINISTRATIVO DE APROBACIÓN?
SI FECHA: 11/08/2015
ACTO ADMINISTRATIVO: Resolución 337
EXISTEN TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD?
NO
EXISTE REGLAMENTO DE ARCHIVO?
NO
EXISTE COMITÉ DE ARCHIVO? SI PERSONAL DE PLANTA: 4
POR CONTRATACIÓN: 5
ACTO ADMINISTRATIVO DE CREACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO
Resolución N° 450 del 26/12/2009
EL COMITÉ DE ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL HA RECIBIDO CAPACITACIÓN
NO
PERSONAS QUE LABORAN EN ARCHIVO
3 Profesionales en archivística: NO
Radicador:1
Tiempo: 4 años
Auxiliar archivo: 1
2½ años
Tiempo Completo: 3
Profesionales en otras áreas: 1
Tiempo de Vinculación: 12 años
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3. PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ARCHIVO
INTERNAMENTE PRESTA SERVICIOS DE:
Consulta
SI
Asesoría
SI
Fotocopia
SI
Otro
PROMEDIOS DE CONSULTA MESUAL
9 EN EL AÑO 2014 PERO SOLO FUERON 4 MESES. REVISAR EL PROMEDIO CUANDO TERMINE EL LA PRESENTE VIGENCIA 2015
EXTERNAMENTE PRESTA SERVICIOS DE:
Consulta
NO
Asesoría
NO
Fotocopia
NO
Otro
EL ARCHIVO DA CAPACITACIONES
SI TEMAS: Legislación, TRD, Normas ICONTEC
LA INSTITUCIÓN CUENTA CON SOTFWARE PARA EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
NO
MANEJA INSTRUMENTOS DE CONTROL
SI:
Cuales:
Control de comunicaciones recibida
Control comunicaciones recibidas externas
Control de comunicaciones enviadas
Control de comunicaciones Internas
Control de entrega de facturas, extractos y cotizaciones
Control de revistas, folletos y otros
Control de devoluciones internas y externas
Correspondencia enviada por correo certificado Servientrega
Prueba de entrega de documentos
Notificación a Control Interno de Incumplimiento a respuesta oportuna a solicitudes, derechos de petición y tutelas
Correspondencia enviada con personal de la Institución
Formato préstamo de documentos archivo central
Formato préstamo de documentos archivos de gestión
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4. INFRAESTRUCTURA DEL ARCHIVO
NOTA: Se parte de los supuestos del diseño del archivo central proyectado a construirse antes de finalizar la vigencia 2015 Fecha de diligenciamiento: 15/10/2015
FECHA DE CONSTRUCCIÓN:
Noviembre de 2015
FUNCIÓN ORIGINAL: Archivo Central
TEMPERATURA ATMOSFÉRICA EN GRADOS CENTÍGRADOS:
20 °C
UBICACIÓN EN EL MUNICIPIO: Oriente:
Occidente:
Norte:
Sur:
Coordenadas: 4°16´07.257”N – 75°55´42.264”W
ÁREA CONSTRUÍDA EN MTS2: 113.46 MT2
NIVELES DE LA CONSTRUCCIÓN:
1
NIVEL QUE OCUPA EL ARCHIVO DENTRO DE LA CONSTRUCCIÓN:
Sótano: Primer Piso: X
Otro:
TIPO DE CONSTRUCCIÓN: Estructura: X Cerramiento: X
Acabados: X
ESTADO DEL BIEN INMUEBLE: Bueno: X Regular: Inadecuado:
PLANOS ARQUITECTÓNICOS: SI: X NO Ubicados en: Oficina Jurídica, Subgerencia Administrativa y Planeación
PLANOS TÉCNICOS: SI: X NO Ubicados en: Oficina Jurídica, Subgerencia Administrativa y Planeación
ÁREA TOTAL DEL ARCHIVO: En Metros Cuadrados: 113.46 MT2
NÚMERO DE DEPÓSITOS OCUPADOS CON ARCHIVOS.
Adecuados:
Asignados: X
Tomados:
Son Suficientes: no
ÁREAS CON QUE CUENTA EL Administrativa: X
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ARCHIVO: Para clasificación: X
Reproducción:
Limpieza:
Consulta: X
Baño: X
Conservación: X
TODAS LAS ÁREAS DEL ARCHIVO SE ENCUENTRAN EN EL MISMO ESPACIO?
SI: X NO
LAS ÁREAS DE ARCHIVO SE ENCUENTRAN SEPARADAS?
SI: X NO
EL ÁREA DE DEPÓSITO ESTÁ SEPARADA DE LAS DEMÁS?
SI: X NO
TIENE LLAVE? SI: X NO
QUIEN LA MANEJA: Auxiliar Administrativo, Sub-Gerencia Administrativa
EL ARCHIVO DA A LA CALLE? SI: NO: X
LOS DEPÓSITOS TIENEN ILUMINACIÓN NATURAL?
SI: X NO Puertas N° Puertas: 1
Material de las Puertas: Metálico
Estado de las Puertas: Bueno
Protegidas por rejillas:
SI: NO: x
Ventana: N° Ventanas: 4
Protegidas con: Vidrio
Sellada:
SI: X NO
Estado de las ventanas: Bueno
Persinas: SI: NO: X
N° de horas al día abiertas: 8
Material de las ventanas: Metal
Cortinas:
SI: X NO:
Deterioradas:
SI: NO: X
Protegidas por rejillas: SI: NO: X
Claraboya: SI: X NO
El polvo entra por:
Tapetes: X Cortinas:
ILUMINACIÓN ARTIFICIAL DEL ARCHIVO
N° de Bombillos: 7
Diferenciada: SI: X NO
Encendida: 24 horas:
SI: NO: X
Horas Laborales: 8
LOS DEPÓSITOS TIENEN VENTILACIÓN NATURAL?
Puertas: SI: X NO: N° Puertas: 1
Ventanas con rejillas:
SI: NO:X
N° Ventanas: 4
EL ARCHIVO TIENE Aire Acondicionado: SI: X NO:
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VENTILACIÓN POR: Ventiladores: SI: NO: X
EL ARCHIVO CUENTA CON SISTEMA DE REGULACIÓN DE:
Filtrado de Aire: SI: NO: X
Temperatura: SI: NO: X
Iluminación: SI: NO : X
Ventilación: SI: NO: X
MEDICIÓN DE CONDICIONES AMBIENTALES
Humedad Relativa: SI NO: X
Iluminación: SI: NO:X
Temperatura: SI: NO: X
Información entregada por el Ingeniero Mauricio Gutiérrez Buriticá, Asesor de
Planeación del Hospital Departamental Centenario de Sevilla.
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5. MANTENIMIENTO Y PREVENCIÓN DE DESASTRES
EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL CENTENARIO TIENE UN PLAN PREVENTIVO DE DESASTRES
PARA LA ENTIDAD SI X NO
PARA EL ARCHIVO: SI NO X
LA INFRAESTRUCTURA HOSPITALARIA POSEE DETECTOR DE INCENDIOS
SI NO X
LA INSTITUCIÓN POSEE EXTINTORES
SI X NO
N° Extintores en áreas de Archivo: 5
Estado de extintores Bueno: X Dañado
EL HOSPITAL TIENE COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ?
SI X NO
EL HOSPITAL CUENTA CON BRIGADAS DE EMERGENCIAS?
SI X NO
EL HOSPITAL CUENTA CON MAPA DE RIESGOS?
SI X NO
EL HOSPITAL CUENTA CON SEÑALIZACIÓN?
SI X NO
EL HOSPITAL CUENTA CON VIGILANCIA?
SI X NO
LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO TIENEN DOTACIÓN ESPECIAL
SI X NO
Explique: bata de tela, guantes, tapa bocas
EN CASO DE INUNDACIÓN SABEN QUE HACER CON LOS DOCUMENTOS?
SI NO X
EN CASO DE INCENDIO SABE QUE HACER CON LA INFORMACIÓN
SI NO X
LIMPIEZA A Instalaciones: Todos los días
A cortinas y ventanas: una vez al mes
A Equipos: 1 vez al año
MANTENIMIENTO A las Instalaciones: Pintura: 1 vez en 12 años
A Ventanas: 1 vez en 12 años
A equipos: 1 vez al año
A Estanterías: Pintura: NO Mantenimiento: 3 veces en 12 años
EXISTE HUMEDAD SI X NO
Ubicación de la Humedad: Archivo de gestión de Historias Clínicas
HAY CONTROL MICROBIOLÓGICO A INSTALACIONES?
SI X NO
Método: Fumigación por aspersión con aplicación de gel, erratización y abatización
Producto manejado: Gomin Cola, roilon, cleract o racumin
Frecuencia: Cada cuatro meses
HAY CONTROL MICROBIOLÓGICO A DOCUMENTOS?
SI NO X
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6. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
FECHAS EXTREMAS DE LA DOCUMENTACIÓN
Fecha Inicial: 28/10/1976 Fecha Final: 14/04/2014
TOTAL UNIDADES DE CONSERVACIÓN ARCHIVO ADMINISTRATIVO EN ARCHIVO CENTRAL
1710
TOTAL UNIDADES DE CONSERVACIÓN ARCHIVO HISTORIAS CLÍNICAS EN ARCHIVO CENTRAL
22782
TOTAL UNIDADES DE CONSERVACIÓN ARCHIVO HISTORIAS CLÍNICAS EN ARCHIVO DE GESTIÓN
En promedio hay 48352
TECNOLOGÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
Papel: Afiches, Pendones, volantes, folletos,
Analógico: VHS, Fotografía
Digital: Fotografías, Videos, Diapositivas
LA INSTITUCIÓN POSEE PLANOS
Impresos: X Fotografías: Digitales: X
COMO SE ALMACENAN Y SE CONSULTAN LOS PLANOS?
Se encuentran en cajas sin orden ni clasificación
Número de Planos: No se ha realizado inventario
CÓMO SE ALMACENEN Y SE CONSULTAN LAS FOTOGRAFÍAS?
Físicas: En sobres y AZ, foliadas, y con protección
N° fotos físicas: 21 del año 2008, actividades extramural
Electrónicas: En Carpetas según actividad: X
N° fotos digitales: 4924
COMO SE ENCUENTRAN ALMACENADAS LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN PARA DOCUMENTACIÓN CON SOPORTE PAPEL?
Cajas: X N° de Cajas 509
Carpetas en archivo central: X N° 2711 Carpetas de Archivos Administrativos; y 22782 historias clínicas aproximadamente
Libros: X. Total libros 3, que corresponde al área de Tesorería
OTROS. CUAL:
HAY DOCUMENTACIÓN EN: Soporte Microfilm: SI NO X Cuántos:
Soporte Diapositivas: SI X NO Cuántos: 22 Presentaciones en Power Point ubicadas en el área de Comunicaciones
Soporte Cinta Magnética: SI X NO Cuántos: 7 en VHS
Soporte Disketes: SI NO X Cuántos:
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Soporte Disco Óptico: SI NO X
METROS LINEALES DE LA DOCUMENTACIÓN:
En archivo Central: 210.96
En Archivos de Gestión: De Historias Clínicas del Hospital: 332.42 De Historias Clínicas del Centro de Salud el Lago: 52.7
PROMEDIO DE FOLIOS EN UNIDAD DOCUMENTAL UNIDADES DE CONSERVACIÓN
200 en Archivos Administrativos Las Unidades de Conservación del Archivo de Gestión y central de historias clínicas no están foliadas, ni ordenadas
COMO ES LA SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS?
Existen responsables de la información Las oficinas tienen archivadores con seguridad Está establecido el formato préstamo de documentos para el préstamo de los documentos de Archivos de Gestión, de Archivo Central y préstamo de historias clínicas. El acceso al archivo de historias clínicas y al archivo central es restringido
LA DOCUMENTACIÓN SE ENCUENTRA UBICADA EN:
Estanterías: X Cuántas: 23
Archivadores: X Cuántos: 35
Planotecas: No hay
Otros:
Metálicas 7 Metálicos: 35
Madera: 16 Madera: 20
TIPO DE ESTANTERÍA Cerradas: Abiertas: X
DISPOSICIÓN DE LA ESTANTERÍA EN EL DEPÓSITO:
Paralela a los muros: Hay 4 estantería del archivo de gestión Documental, y 3 en el Central, 2 pegados a la pared en archivo Central
DISPOSICIÓN DE LA ESTANTERÍA EN LOS ARCHIVOS
Perpendicular a los muros: Hay seis estanterías del Archivo de Gestión de Historias Clínicas,
Distancia promedio entre estantes: 85 centímetros En Archivo de historias clínicas: 70 centímetros En archivo central: 1 metro
DISPOSICIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LA ESTANTERÍA
Vertical: Se encuentran verticalmente la información que se conserva en estantería de madera en algunas oficinas Horizontal: Se conservan horizontalmente la información que se encuentra guarda en estanterías metálicas y en los archivadores
ALMACENAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN:
Especifique: Las oficinas que cuentan con archivadores suficientes lo guardan en carpetas de forma horizontal. Aquellas oficinas que cuentan con estanterías lo guardan de forma vertical
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Cómo se almacenan los documentos contables:
Se almacenan en carpetas dentro de folder colgantes en un archivador con un promedio de doscientos folios por unidad documental. En estanterías en las oficinas que no cuentan con archivadores, en carpetas con un promedio de doscientos folios, ubicando el mes anterior debajo del actual y así sucesivamente hasta llenar la celda que ocupan, siguiendo en la celda inferior a la que se ha copado.
CÓMO SE ALMACENAN LAS HISTORIAS LABORALES?
Se almacenan en archivadores en carpetas y en folder colgantes con un promedio de doscientos folios y bajo custodia, en orden cronológico y con hoja de control cada expediente
CÓMO SE ALMACENAN LAS ACTAS?
Se almacenan en carpetas y dentro de folder colgantes en archivadores con un promedio de doscientos, ordenadas cronológicamente y cada año se inicia en uno.
CÓMO SE ALMACENAN LAS RESOLUCIONES?
Se almacenan en carpetas y dentro de folder colgantes en archivadores con un promedio de doscientos folios, de forma consecutiva y cada año se inicia en uno. Al realizar índice se ha encontrado que se saltan consecutivos en la numeración de las resoluciones. No manejan hoja de control
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7. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS
CLASIFICIACIÓN: ESTA ORGANIZADA LA DOCUMENTACIÓN?
Orgánico funcional: X Procedencia: X Asunto: X Otro:
ORDENACIÓN: LA ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ES:
Alfabética: X Numérica: X Cronológica: X Alfanumérica:
CUENTA CON ISTRUMENTOS DE CONSULTA/RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN?
Guía: X Catálogo Índice: Con el de Gerencia parcialmente Inventarios: X
CUENTA CON INSTRUMENTOS DE CONTROL?
Guía: SI: X NO: Tarjeta de reemplazo de las historias clínicas Índice: SI: X NO: Con el de Gerencia parcialmente Inventarios: SI: X NO: Libros de Registro: SI: X NO: de Préstamo de documentos en el Archivo Central y en el archivo de gestión de historias clínicas de aquellas que se envían al Centro de Salud el Lago Cuadros de Clasificación: SI: X NO:
EL ARCHIVO FUNCIONA COMO ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD?
El hospital cuenta con un depósito de conservación de documentos guardados en cajas de archivo, en folder colgantes y carpetas de conservación, foliadas.
ESTÁN REGULADOS LOS PROCEDIMIENTOS DE PRODUCCIÓN?
SI: NO: X
ES HACE SEGUIMIENTO AL TRÁMITE?
SI: X NO:
EL ARCHIVO TIENE CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS
SI: NO: X
EL HOSPITAL HA ELABORADO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?
SI: X NO: Acto Administrativo de Aprobación Número 337 del 11 de Agosto de 2015
EL HOSPITAL SE REESTRUCTURO DESPUES DE LAS TRD?
SI: NO: X
SE HA HECHO DEPURACIÓN PREVIA A LA TRANSFERENCIA?
SI: X NO:
SE HA HECHO ELIMINACIÓN SI: NO: X
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NATURAL PREVIA A LA TRANSFERENCIA?
HA HABIDO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS?
SI: NO: X
SE HAN ELABORADO TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL?
SI: NO: X
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8. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
EN EL ARCHIVO HAY PRESENCIA DE:
Roedores: SI NO: X Insectos: SI NO: X Otros:
SE HACE TRATAMIENTO DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVO?
Preventivos. SI: NO: X Correctivos: SI: NO: X
SE HA PRESENTANDO ALGÚN TIPO DE ENFERMEDAD LABORAL RELACIONADA CON LA CONDICIONES EN LAS CUALES SE TRABAJA EN EL ÁREA DE ARCHIVOS
SI: NO: X
PARA ADELANTAR PROCESOS ARCHIVÍSTICOS, SE EMPLEA ALGÚN TIPO DE DOTACIÓN DE SEGURIDAD
SI: X NO: Los funcionarios no les gusta usarla por la incomodidad y el calor que produce
ESTAN ESTABLECIDAS PRÁCTICAS DE ASEO PERSONAL Y AUTOCUIDADO PARA LOS FUNCIONARIOS QUE TRABAJAN EN EL ARCHIVO
SI: X NO: Lavado de manos para toda la institución
SE HACE LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN ANTES O CONJUNTA CON LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN?
SI: X NO: Se limpian las carpetas y los tipos documentales si lo requieren con un retazo de tela seco, se revisan que no estén dobladas las puntas, que no tengan ganchos ni elementos que puedan alterar su conservación
SE PREPARA FÍSICAMENTE LA DOCUMENTACIÓN PARA LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS?
SI: X NO:
SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS?
SI: NO: X
SE HAN HECHO PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN?
SI: NO: X
CUENTA CON ASESORÍA PARA ADELANTAR ACCIONES DE CONSERVACIÓN
SI: NO: X
SE REALIZA ALGÚN TIPO DE INTERVENCIONES DIRECTA EN LOS DOCUMENTOS. ESPECIFIQUE LOS MATERIALES
SI: X NO: Se archivan legajados con ganchos plásticos en carpetas de cartulina blanca desasificadas.
SE CONOCE Y APLICA LA SI: NO: X
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NORMATIVIDAD SOBRE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
EL ARCHIVO HA NORMALIZADO LOS MATERIALES EMPLEADOS PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
SI: X NO: Los ha normalizado pero no están documentados
EL ARCHIVO INCIDE EN SU COMPRA DE MATERIALES COMO:
Papel: SI: NO: X Carpetas: SI: X NO: Desasificadas Cajas: SI: X NO: Cajas de archivo número 12 Ganchos Legajadores: SI: X NO: Plásticos Clips: SI: NO: X Bolígrafos: SI: NO: X Archivadores : SI: NO: X Estanterías SI: NO: X Otros
CON QUÉ Y CÓMO SE HACE LA FOLIACIÓN DOCUMENTAL
Se hace con a lápiz Mirado número dos, en el borde superior derecho del tipo documental conservando la dirección del texto
SE HACE EMPASTE O ENCUADERNACIÓN:
Hay algunos documentos contables que se conservan empastados que corresponden a los primeros años de la Institución, el material es cartón y el proceso es de cocido
EL ARCHIVO HA NORMALIZADO LAS MÁRGENES
SI: X NO:
EL ARCHIVO HA NORMALIZADO LA PRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CUANTO A
Formatos: Algunos formatos han sido presentados al Comité de Archivo para su revisión, aprobación o adopción con el respectivo instructivo. Los cuales se aprueban o adoptan a través de Acto Administrativo
SE LEGAJAN LOS EXPEDIENTES PERFORÁNDOLOS
SI: X NO:
SE UTILIZAN CLIPS Plásticos: NO Metálicos: SI
SE UTILIZA CINTA PEGANTE SI: NO: X
EL ARCHIVO CUENTA CON EQUIPOS PARA REALIZAR PROCESOS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA
SI: NO: X
SE REALIZAN MONITOREOS DE CONDICIONES AMBIENTALES
SI: NO: X
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9. DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN EN OTROS DEPÓSITOS
El Hospital Departamental Centenario de Sevilla posee Un Archivo Central, ubicado en el Hospital Departamental Centenario de Sevilla y tiene dos archivos de gestión de historias clínicas, uno en el Corregimiento de San Antonio, en este momento se están unificando las historias clínicas de allá con las del archivo de gestión ubicado en el hospital, el otro archivo de gestión de historias clínicas está ubicado en el mismo municipio en el barrio El Brasil, las historias están unificadas con las del archivo de gestión de historias clínicas del Hospital Departamental Centenario.
EN QUÉ LUGAR SE ENCUENTRA UBICADO EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE SAN ANTONIO
El archivo de Gestión se encuentra en el corregimiento del mismo nombre y ubicado en el Puesto de Salud de San Antonio en un Archivador de cuatro gavetas y en una estantería metálica.
MOTIVO POR EL CUAL SE HALLA DIVIDIDO EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS.
Por el número de población flotante y para mayor acceso de los pacientes a la prestación del servicio
QUIEN ES EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE SAN ANTONIO:
Sub-Gerencia Administrativa, Auxiliar Administrativo y Auxiliar del Área de la Salud
QUIEN ES EL RESPONSABLE POR PARTE DE ARCHIVO
Sub Gerencia Administrativa y Auxiliar Administrativo
QUIEN ES EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE SAN ANTONIO:
Auxiliar del Área de la Salud
LAS HISTORIAS CLÍNICAS SE ENCUENTRAN ORGANIZADAS?
SI: X NO: Por número de identificación y en orden ascendente
SE HA REALIZADO SELECCIÓN O DESCARTE DE LA DOCUMENTACIÓN?
SI: NO: X
DE ESTAS HISTORIAS SE PRESTA SERVICIO DE:
Consulta: SI: X NO: Reprografía: SI: X NO: Otros: SI: NO: X Cual:
CANTIDAD DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Centro de Salud el Lago: 6992 Centro de Salud de San Antonio: 3039
LA DOCUMENTACIÓN SE ENCUENTRA EN:
Cajas: Carpetas: X Libros: Legajos: AZ Otros: Cual:
LA DOCUMENTACIÓN SE ENCUENTRA UBICADA EN:
Estantería: SI: X NO: Archivadores: SI: X NO: Piso:
METROS CUADRADO DEL Centro de Salud el Lago: 20 Mt2
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DEPÓSITO Centro de Salud de San Antonio: 10 Mt2
SE HACE MANTENIMIENTO A: Las Unidades Documentales: SI: NO: X Al Depósito: SI: NO: X Cada Cuanto:
DESCRIBA LAS CONDICIONES DEL DEPÓSITO:
El del Centro de Salud el Lago: se encuentra ubicado en un espacio solo para el archivo de las historias clínicas, se evidencia una humedad, tiene buena iluminación natural, con lámparas luminarias, con buena aireación, el piso es en baldosa El Centro de Salud de San Antonio: Es un cuarto cerrado, sin aireación, se comparten otros espacios como son: camilla, escritorio, el piso es en baldosa, sin luz natural, tiene luminarias, no están organizadas en un solo bloque, están distribuidas en dos estancias diferentes.
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10. AUTOEVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
LISTADO DE DEPENDENCIAS1
DEPENDENCIA RESPONSABLES ESTRATÉGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
Gerencia César Tulio Rodríguez Delgado
Oficina de Control Interno
Julieta Ruíz
Oficina de Asesoría Jurídica
Nelsón Jiménez
Sub Gerencia Científica
Leonardo Revelo Otoya
Servicio de Urgencias
Leonardo Revelo Otoya
Servicios Ambulatorios y Extramurales
Leonardo Revelo Otoya
Servicio de Hospitalización
Leonardo Revelo Otoya
Servicio de Cirugía y Partos
Leonardo Revelo Otoya
Ayudas Diagnósticas y Soporte Terapéutico
Leonardo Revelo Otoya
Información y Atención al Usuario
María Nayibe Angarita Tafur
Sub Gerencia Administrativa
Dayana Alzate Dávila
Recursos Financieros
Dayana Alzate Dávila
Recursos Humanos
Claudia María Riaño
Recursos Físicos Leidy Cecilia López
Mantenimiento Cristian Osorio
Estadística y Sistemas de Información
Dora Quiceno, Maurico Ospina
Anexo: Organigrama Institucional
1 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL, del Hospital Departamental Centenario de Sevilla
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12. ORGANIZACIÓN Y METODOLOGÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
INFORMACIÓN DEL ÁREA ENCARGADA DE GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DE LA DEPENDENCIA No hay dependencia, hay una oficina de archivo
compartida con Epidemiología y PIC
LA DEPENDENCIA EXISTE EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?
SI: NO: X
A QUÉ DEPENDENCIA ESTÁ ADSCRITA EL ÁREA ENCARGADA DE LA GESTIÓN?
Sub-Gerencia Administrativa
CUÁL FUE EL ACTO ADMINISTRATIVO QUE CREÓ EL ÁREA ENCARGADA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
No hay Acto Administrativo de creación del área encargada de Gestión Documental
NOMBRE Y APELLIDO RESPONSABLE Dayana Alzate Dávila
CARGO Coordinadora Administrativa
PROFESIÓN Administradora de Empresas
ANTIGÜEDAD EN EL CARGO 3 Meses
EXPERIENCIA EN ARCHIVOS Ninguna
TIPO DE VINCULACIÓN Por Prestación de Servicios
DEDIDACIÓN AL CARGO Depende de necesidad y disposición de tiempo
TELÉFONO Y EXTENCIÓN 2196013 EXT. 113
CORREO ELECTRÓNICO [email protected]
OTRAS PERSONAS QUE LABORAN EN LA UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Diferentes al responsable)
Tipo de Vinculación: Nombramiento Provisionalidad
Número Personas: 1
Rol que Desempeña: Líder de Proceso
Tipo de Vinculación por: Contratación
Número Personas: 2
Rol que desempeñan: Radicación y entrega de correspondencia, Auxiliar de Archivo
El área encargada de gestión documental cuenta con un espacio disponible en infraestructura suficiente para el almacenamiento de la información?
SI: NO: X
El área encargada de gestión documental participa en la definición de políticas de la Institución para el manejo de la documentación?
SI: X NO:
El área encargada de gestión documental realiza seguimiento a la clasificación de las unidades documentales que se producen en las áreas?
SI: X NO:
El área encargada de gestión documental participa en actividades de
SI: X NO:
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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seguridad y manejo preventivo de la información? El área encargada de gestión documental participa en la formulación de las necesidades de depósito de Archivo? SI: X NO:
Depósitos con los que cuenta: 3 (Depósito central, depósito de gestión de Jurídico y depósito de gestión de facturación
ARCHIVOS DE GESTIÓN: SI: X NO: Cuántos: 12
DEPÓSITO CENTRAL: SI: X NO: Cuántos: 1
OFICINA DE CORRESPONDENCIA SI: X NO: Cuántos: 1
BIBLIOTECA SI: NO: X
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: SI: NO: X
13. FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
EL PERSONAL DE ARCHIVO TIENE FORMACIÓN O CAPACITACIÓN EN ARCHIVÍSTICA?
SI: X NO:
EXISTE UN PROGRAMA NORMALIZADO DE CAPACTIACIÓN, SENSIBILIZACIÓN O DE FORMACIÓN DEL PERSONAL PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN
SI: X NO:
EL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN TEMAS DE ARCHIVO SE ADELANTA:
Según el cronograma de capacitación definido por el área encargada de gestión documental? SI: X NO:
Por solicitud de las dependencias de la entidad: SI: X NO:
Por pertinencia del área de Recursos Humanos: SI: X NO:
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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14. PRESUPUESTO Y FUENTES DE FINANCIACIÓN
EL ÁREA CUENTA CON PRESUPUESTO ORDINARIO ANUAL
SI: X NO:
CUAL FUE EL MONTO DEL PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EL AÑO VIGENTE?
78.000.000
Desglose la destinación del Presupuesto a Gestión Documental:
Compras: $353.689
Capacitaciones, elaboración de TRD y Gastos generales: $19.852.396
Recurso Humano: $33.640.637
LA INSTITUCIÓN CUENTA CON PROYECTOS DE INVERSIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL?
SI: X NO:
Cuales: De Construcción del Archivo Central
Desglose la destinación del Presupuesto a Gestión Documental:
Compras:
Capacitaciones:
Gastos generales:
Recurso Humano:
Implementación de las TRD:
EN LA ACTUALIDAD EL HOSPITAL TIENE CONTRATO DE SERVICIOS TERCERIZADOS DE ARCHIVO?
SI: X NO:
De ser así, para:
Gestión de Correspondencia
Manejo de Archivo de Historias Clínicas
EL HOSPITAL HA CONTRATADO SERVICIOS DE ASESORÍAS DE ARCHIVO?
SI: X NO:
De ser así, para:
Elaboración de TRD
Capacitaciones
CUAL ES LA PROYECCIÓN DE PRESUPUESTO PARA EL AÑO SIGUIENTE?
76´000.000
EL ÁREA ENCARGADA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CUENTA CON OTRAS FUENTES DE FINANCIACIÓN?
SI: NO: X
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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15. INSTANCIAS ARCHIVÍSTICAS
SE ENCUENTRA CONFORMADO EL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO?
SI: X NO:
CUAL FUE EL ACTO ADMINISTRATIVO DE CREACIÓN DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO?
Resolución 450 de Diciembre 26 de 2009 “Por medio del cual se reglamenta el Comité de Archivo del Hospital”
¿EXISTE UN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE ARCHIVO?
SI: X NO:
16. INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EL HOSPITAL TIENE CERTIFICADO DE CALIDAD VIGENTE?
SI: NO: X
¿SE ENCUENTRA EN PROCESO DE APROBACIÓN?
SI: NO: X
17. ARCHIVOS HISTÓRICOS CUENTAN CON ARCHIVO HISTÓRICO?: SI: NO: X
¿HISTÓRICAMENTE HA HABIDO ALGUNA PÉRDIDA DE DOCUMENTACIÓN POR SINIESTROS?
SI: NO: X
¿LA ENTIDAD TIENE FONDOS DOCUMENTALES DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS?
SI: NO: X
¿LA ENTIDAD HA REALIZADO TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS A OTRA ENTIDAD?
SI: NO: X
18. PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
¿LA NORMATIVIAD INTERNA SE ENCUENTRA DISPONIBLE PARA CONSULTA A TRAVÉS DE LA INTRANED DE LA ENTIDAD?
SI: NO: X
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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19. DIAGNÓSTICO GENERAL DE ARCHIVOS
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PLANEACIÓN
RESPONSABILIDAD Y CONTROL DE FIRMAS
El Hospital ha establecido en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios para firmar la documentación?
SI: X NO:
Tiene Procedimiento descrito para llevar el control de las firmas autorizadas
SI: X NO:
PROGRAMAS ESPECÍFICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
El área encargada de gestión documental tiene identificados los documentos vitales del Hospital
SI: NO: X
Existe una política documentada para salvaguardar la información electrónica de la Institución?
SI: X NO: Pero falta complementar
Dentro del programa de gestión documental se consideró la gestión de documentos electrónicos?
SI: X NO: No se ha hecho
Existe reglamentación interna para la aplicación del decreto 1747 de 2000 por el cual se reglamenta la Ley 527 de 1999 en lo relacionado con certificados y firmas digitales?
SI: NO: X
¿Ha identificado la entidad
documentos especiales
(gráficos, sonoros,
audiovisuales, orales, de
comunidades indígenas o
afro descendientes?
SI: X NO:
La entidad ha identificado
medidas de control para uso de
reprografía? (incluye sistema de
fotocopiado, impresión,
digitalización y microfilmación)
SI: NO: X
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
El Hospital cuenta con un Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia?
SI: NO: X
El Hospital tiene Cuadros de Clasificación Documental?
SI: X NO:
Las TRD están aprobadas mediante acto administrativo?
SI: X NO:
Las TRD se encuentran adoptadas? SI: NO: X
Las TRD se encuentran adoptadas SI: NO: X
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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mediante acto administrativo?
Las TRD han sido actualizadas? SI: NO: X
Se ha elaborado algún instructivo para la aplicación de las TRD?
SI: X NO:
El Hospital ha documentado el Programa de Gestión Documental PGD?
SI: NO: X
El Programa de Gestión Documental se encuentra aprobado por el Comité Competente?
SI: NO: X
El Hospital tiene publicado el PGD en la página WEB
SI: NO: X
El Hospital ha elaborado Tablas de Valoración Documental?
SI: NO: X
Las Tablas de Valoración Documental fueron presentadas ante la respectiva instancia evaluadora?
SI: NO: X
Las Tablas de Valoración Documental fueron aprobadas mediante acto administrativo?
SI: NO: X
HOJA DE RUTA La entidad tiene elaborado y aprobado el cronograma del PGD
SI: NO: X
APLICACIÓN INSTRUMENTOS DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Se encuentran los formatos estandarizados disponibles para su uso?
SI: X NO:
Se elaboran los documentos en las planillas o formularios definidos?
SI: X NO:
CONFORMACIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
La Unidad de Correspondencia está creada?
SI: X NO:
El Hospital tiene en funcionamiento la Ventanilla Única?
SI: X NO:
Tiene publicado en lugar visible el horario de atención de la ventanilla de correspondencia?
SI: X NO:
MEDIDAS DE CONTROL PARA LA NUMERACIÓN DE LAS COMUNICACIONES ENVIADAS O RECIBIDAS
El Hospital lleva consecutivo de las comunicaciones oficiales?
SI: X NO:
Al numerar los actos administrativos, los documentos ya están firmados por el funcionario competente?
SIN: NO: X La Ventanilla Única no lleva el control en su numeración lo hace Gerencia
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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PRODUCCIÓN
IDENTIFICACIÓN DE MEDIOS DE RECEPCIÓN: FAX, Correo tradicional, Correo electrónico
Están definidos los flujos de recepción de documentos?
SI: X NO: Si son físicos, los electrónicos no
La impresión de la recepción del fax se realiza en papel bond entre 75 y 90 gr?
SI: NO: X Se imprime en papel químico, luego se saca copia en papel bond
Medidas de control para recibido de documentos (verificación de folios, anexos, copias, etc)
Se está centralizando las comunicaciones recibidas por fax?
SI: X NO:
Al ingreso de las comunicaciones se controla la cantidad de anexos y folios de la misma
SI: X NO:
Para la radicación de comunicaciones enviadas se valida el responsable de firmar estas?
SI: X NO:
El Hospital cuenta con un servidor para el almacenamiento de los documentos electrónicos?
SI: NO: X
Existe un sistema control (seguimiento) sobre el trámite de los documentos electrónicos?
SI: NO: X
Registro y radicación de comunicaciones
Utiliza un mecanismo tecnológico para el manejo de las comunicaciones oficiales?
SI: X NO:
El hospital Cuenta con controles (Planillas, formatos) que permitan certificar la recepción de documentos
SI: X NO:
Medidas de control para verificar el cumplimiento de los principios de eficiencia y economía?
Imprimen las comunicaciones por doble cara?
SI: NO: X
Tiene Procedimientos para la aplicación de la política Cero papel
SI: NO: X
Identificación de tipos de trámite
Ha identificado la entidad los tipos de trámites de las comunicaciones oficiales
SI: X NO
Medidas de control para respuesta o trámite de documentos recibidos?
Existe un control de entrega de los documentos a las dependencias?
SI: X NO
Se hace seguimiento a las solicitudes pendientes?
SI: X NO
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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Definición de los períodos de vigencia y tiempos de respuesta
El Hospital Dispone de servicios de alerta para hacer el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas?
SI: X NO
Sistema de clasificación para distribución de comunicaciones
El Hospital cuenta con controles (planillas o formatos) que permita certificar la distribución de los documentos
SI: X NO
Medidas de control para entrega de comunicaciones
Se tienen establecidos horarios para la distribución de las comunicaciones recibidas?
SI: X NO
GESTIÓN Y TRÁMITE
Definición de los medios de distribución (personal, fax, correo tradicional, electrónico, trámite en línea, página web)
La Entidad cuenta con lineamientos establecidos y documentados para la distribución de documentos
SI: NO: X
Registro de Control de envío de documentos y organización de mensajería externa
El Hospital cuenta con planillas para registro de los documentos enviados?
SI: X NO
Se dispone de casilleros para la organización de la mensajería externa?
SI: X NO
Medidas de Control y condiciones de acceso
El mobiliario se encuentra debidamente identificado?
SI: X NO
Disponibilidad del inventario documental
El inventario documental está disponible para consulta en la Intranet de la entidad?
SI: NO: X
Medidas de control y disponibilidad de expediente
Cuenta con sistemas de seguridad en los espacios donde se custodia la serie de Historias Laborales.
SI: X NO
Existe algún sistema de control de préstamo de documentos
SI: X NO
Ha elaborado un documento para el préstamo de documentos de archivo?
SI: X NO
Existe alguna restricción para el préstamo de documentos?
SI: X NO
Medidas de control para registro y control de consultas
El Hospital cuenta con un reglamento de servicio y consulta en el archivo central?
SI: NO: X
Se tiene un formato de registro de SI: X NO
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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usuarios externos e internos en el archivo central
El Jefe de Archivo está autorizado para autenticar copia de documentos que custodia?
SI: NO: X
Gestión de PQRS El Hospital cuenta con un funcionario responsable de gestionar el PQRS?
SI: X NO:
Conformación e Identificación de Expedientes
Las series documentales físicas corresponden a la TRD
SI: NO: X
Los expedientes guardan el principio de orden original?
SI: X NO:
Las series documentales se encuentran organizadas en la estantería o el archivador de acuerdo las TRD
SI: NO: X
La foliación se realiza de acuerdo al instructivo del AGN?
SI: X NO:
Se evidencia uso de material metálico en los expedientes?
SI: X NO:
ORGANIZACIÓN
Elaboración de inventarios documentales
Están rotuladas las unidades de almacenamiento de acuerdo con las TRD
SI: NO: X
Los expedientes tienen hoja de Control?
SI: X NO:
Se diligencia el formato único de inventario documental?
SI: X NO:
Utiliza el formato único de inventario documental propuesto por el AGN Según acuerdo 038 de 2002?
SI: X NO:
El inventario se encuentra en base de datos?
SI: NO: X
Definición del sistema de clasificación documental (CCD, TRD, TVD)
Se han clasificado, ordenado, depurado, almacenado los fondos acumulados?
SI: X NO:
El Hospital ha elaborado Tablas de Valoración Documental?
SI: NO: X
Identificación de requisitos para ejecución de transferencias
El hospital ha elaborado el plan de transferencias primarias en la presente vigencia?
SI: NO: X
El hospital ha elaborado el plan de transferencias primarias de la vigencia anterior?
SI: NO: X
Definición calendario de transferencias
Se cuenta con cronograma para la realización de las transferencias?
SI: NO: X
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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Alistamiento de transferencias primarias?
Las dependencias entregan soportes de los inventarios al archivo central?
SI: X NO:
Los inventarios documentales son devueltos a las dependencias con la ubicación topográfica de los expedientes?
SI: NO: X
Las dependencias hacen entrega del archivo electrónico de los inventarios documentales
SI: NO: X
Ejecución de transferencias
Se han realizado transferencias primarias de conformidad con lo estipulado en la TRD?
SI: NO: X
Se ejecutó durante la vigencia anterior?
SI: NO: X
Se han realizado transferencias secundarias?
SI: NO: X
TRANSFERENCIA
Aplicación TRD
Se han realizado eliminación de series documentales de acuerdo a TRD?
SI: NO: X
Se encuentran aprobadas por el Comité Interno de Archivo?
SI: X NO:
Mobiliario donde se almacena la información
Existe mobiliario y espacios de almacenamiento documental adecuados?
SI: NO: X
Se cuentan con espacios suficientes para albergar la documentación?
SI: NO: X
Existe mobiliario y espacio de almacenamiento especial para documentos en soportes de audiovisuales análogos, magnéticos?
SI: NO: X
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Unidades de almacenamiento (Generales, específicas, sistema de agrupación)
Las Unidades de almacenamientos son las adecuadas para archivos de gestión (cajas, carpetas)?
SI: NO: X
La disposición de las unidades de almacenamiento en el mobiliario genera riesgos para su conservación?
SI: NO: X
Tienen diferentes tipos de unidades de almacenamiento teniendo en cuenta los tiempos de retención y disposición
final de las series documentales?
SI: X NO:
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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PREVENCIÓN A LARGO PLAZO
Seguridad y Salud en el Trabajo y Prevención de Desastres
El Hospital cuenta con un Plan de Emergencia y atención de desastres para material documental?
SI: NO: X
Se cuenta con sistemas de seguridad en los espacios donde se custodian las series documentales de la dependencia?
SI: X NO:
El depósito cuenta con equipos para atención de desastres? Cuales:
SI: X NO:
Extintores de agente limpio (CO2, Solkaflam 123, HCFL)
SI: NO: X
Extintores de agua. Polvo seco SI: X NO:
Extractores de agua SI: X NO:
Papel o toallas secantes SI: NO: X
Cuenta con sistemas de alarma contra incendio?
SI: NO: X
El depósito cuenta con sistema de seguridad contra intrusiones o robos?
SI: NO: X
Se evidencia señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación
SI: X NO:
Se evidencia el mantenimiento a las instalaciones eléctricas e hidráulicas?
SI: NO: X
Se realizan limpiezas de áreas y documentos
SI: NO: X
El Hospital cuenta con un programa de control de plagas?
SI: X NO:
Se realiza fumigación para el control de ácaros en los archivos de gestión y central?
SI: NO: X
Se han realizado primeros auxilios a los documentos?
SI: NO: X
Condiciones Ambientales
El depósito cuenta con iluminación natural?
SI: NO: X
Las ventanas tienen filtro UV SI: NO: X
Las lámparas fluorescentes cuentan con filtro UV
SI: NO: X
La estantería se encuentra alejada al menos 20 cm de los muros?
SI: NO: X
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
34
Las baldas inferiores de la estantería se encuentran a 10 cm de altura del piso?
SI: X NO:
Han identificado deterioros físicos, químicos o biológicos en la documentación
SI: X NO:
La Entidad cuenta con política de preservación de información a largo plazo?
SI: NO: X
El Hospital cuenta con políticas para garantizar la conservación y migración a nuevos soportes tecnológicos?
SI: NO: X
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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20. PUBLICACIONES EN LA WED
PUBLICACIONES
EN LA PÁGINA
WED
PLANES
Plan de Acción 2015 Plan Anual de Adquisiciones
Plan de Compras 2012
Proyección Gastos e Ingresos 2012
Presupuesto Proyectos 2012
Plan de Mantenimiento 2012
Seguimiento al Plan de Acción, anticorrupción y atención al ciudadano
Plan Anticorrupción 2015
Seguimiento Estrategias Plan Anticorrupción
Plan de Desarrollo 2012 - 2016
MANUALES
Manual de Comunicaciones
Código de Ética y Buen Gobierno
Manual de Identidad Corporativa
Manual de Funciones
Manual de Contratación
Manual de Convivencia Laboral
INFORMES
Undécimo informe pormenorizado del estado del Control Interno Ley 1474 de 2011
Avance PDI 2014
Matriz de seguimiento al Plan de Acción, Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano
Informe pormenorizado del estado de Control Interno Ley 1474 de 2011
Informe pormenorizado del estado de Control Interno Ley 1474 de 2011 – Período: Noviembre 2014 – Febrero 2015
Informe de rendición de cuentas 2014
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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COMUNICADOS
Convocatoria Miembro de Junta HDCS
Proyecto de Pliego Convocatoria 005 de 2015
Estudios Previos Convocatoria N° 005 de 2015
Aviso de Convocatoria N° 005 de 2015
Pliego Definitivo de Condiciones Convocatoria 004 de 2015
Resolución de Apertura Convocatoria N° 004 de 2015
Pliego de Condiciones Convocatoria N° 004 de 2015
Estudios Previos Convocatoria N° 004
Aviso de Convocatoria N° 004 de 2015
Pliego de Condiciones Convocatoria N° 003 - 2015
Aviso de Convocatoria N° 003 de 2015
Estudios Previos Convocatoria 003
ESTADOS
FINANCIEROS
Estados Financieros Comparativos 2007 -2006
Estados Financieros Comparativos 2008 -2009
Estados Financieros Comparativos 2009 -2008
Estados Financieros Comparativos 2010 -2009
Estados Financieros Comparativos 2011 -2010
Estados Financieros Comparativos 2012 -2011
Notas Financieros 2012 -2011
Estados Financieros Comparativos 2013 -2012
Estados Financieros Comparativos 2014 -2013
INFORMACIÓN
PRESUPUESTAL
Ejecución Presupuestal Ingresos 2014 Ejecución Presupuestal de Gastos 2014
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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PÁGINA
PRINCIPAL
Reseña Histórica
Portafolio de Servicio
Atención al Usuario
Deberes y Derechos
PQRSF
Noticias
Dirección, Teléfonos, Correo
YouTube
ENLACES CON
OTRAS PÁGINAS
Contraloría Departamental
Departamento del Valle del Cauca
Ministerio de la Protección Social
Súper Salud
Colombia Compra Eficiente
Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP
20.1 FALTA POR PUBLICAR
Mecanismos para la participación en la formulación de políticas
Políticas en materia de adquisiciones y compras
Auditoría al ejercicio presupuestal
Indicadores de desempeño
Estados financieros
Revisado por: Cristhian Mauricio Arroyabe, Coordinador Comunicaciones
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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21. CONSOLIDADO MATRIZ DOFA
DEBILIDADES TOTAL
Desconocimiento y falta de implementación de las TRD 14
Falta de Capacitación en el Proceso de Gestión Documental 12
No contar con la infraestructura necesaria para archivos de gestión y Central 9
Falta de Archivadores, ocasionando deterioro en la información almacenada en
cajas 7
Cambios permanentes de las directrices para el Sistema de Gestión Documental 5
Desactualización del Organigrama Institucional 3
Reconocimiento de la Importancia del Proceso de GD 2
Falsas implementaciones en gestión documental, generando pérdida de tiempo y
dinero 2
Necesidad de realizar transferencias al Archivo Central 2
Falta de Control en la información 2
Incumplimiento a la Ley 594 de 2000 2
Definir que áreas deben tener los documentos producidos por diferentes áreas 1
No se cuenta con un sistema para manejar la información en medio magnético 1
Falta de Organización de los Archivos de Gestión 1
En Archivo de Historias Clínicas fácil acceso a la información y entrega de la
misma en áreas diferentes al Archivo de HC 1
En Archivo de Historias clínicas falta de seguridad en las ventanas 1
Falta de apoyo a las áreas en el Proceso de GD 1
Duplicidad de documentos 1
No contar con profesional en archivística 1
No toda la información pasa por ventanilla única 1
Solo una persona tiene el manejo y conocimiento de la ventanilla única 1
Interrupciones del Proceso 1
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
39
Seguridad del Área 1
Falta de Comunicación al grupo 1
Mal manejo del uso de la información 1
Ataque informático a la información que se maneja en la Institución 1
Sistema de Almacenamiento vulnerable y perecedero 1
Historias clínicas en puestos de salud 1
Mal manejo de los documentos 1
No tener digitalizados los archivos 1
Poco Apoyo de la Alta Dirección 1
Recursos económicos insuficientes 1
AMENAZAS
Sanciones por entes de control 8
Pérdida de la Información 7
Incendio, Inundación y fenómenos naturales 5
El hecho de no contar con el Hospital por parte del Departamento para
capacitaciones en GD 5
Hallazgos de la Procuraduría que aún no se han ejecutado 3
Pérdida de documentos 3
Falta de asistencia técnica por parte del ente Departamental 3
Retrocesos en los Procesos 1
Mal Manejo de la Información 1
Complejidad de la normatividad 1
Información errada sobre el tema 1
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
40
21.1. REGISTRO DE OBSERVACIONES DEL ANÁLISIS DE LA MATRIZ DOFA
QUE AFECTAN EL DESARROLLO DEL PROCESO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL EN EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL CENTENARIO DE
SEVILLA.
Una vez tabulada la información de la matriz DOFA, e identificados los puntos
críticos se toman los cinco primeros, identificados por los funcionarios como los
más relevantes que afectan el buen desarrollo en el proceso de gestión
documental, tanto en las DEBILIDADES como en las AMENAZAS.
DEBILIDADES AMENAZAS Desconocimiento y falta de implementación de las TRD
Sanciones por entes de control
Falta de Capacitación en el Proceso de Gestión Documental
Pérdida de la Información
No contar con la infraestructura necesaria para archivos de gestión y Central
Incendio, Inundación y fenómenos naturales
Falta de Archivadores, ocasionando deterioro en la información almacenada en cajas
El hecho de no contar con el Departamento para capacitaciones en GD
Cambios permanentes de las directrices para el Sistema de Gestión Documental
Hallazgos de la Contraloría que aún no se han ejecutado
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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22. CONSOLIDADO DE HERRAMIENTA APLICADA A FUNCIONARIOS
(Encuesta)
ORDEN INTERROGANTE SI NO NO SABE, NO RESPONDE
TOTAL ENCUESTAS
1 La oficina posee el espacio suficiente para el almacenamiento de los documentos producidos?
15 19 1 35
2 La oficina cuenta con los archivadores suficientes para el archivo de la información?
16 18 1 35
3 Qué clase de archivadores tiene la oficina metálicos?
14 5
35
3.1 Qué clase de archivadores tiene la oficina de madera?
10 en 6 oficinas hay de ambos
4 Tiene estantería para el almacenamiento de los documentos, metálicas?
2
35
4,1 Tiene estantería para el almacenamiento de los documentos, madera?
13 18 En 2 oficinas hay
de ambas
5 Ha recibido capacitaciones suficientes en manejo de archivos por personal calificado?
8 26 1 35
6 El área donde trabaja presta documentos a otros servicios?
20 15
35
7 El área aplica los instrumentos de control de préstamo de documentos?
15 20
35
8 En caso de inundación sabe qué hacer con los documentos?
6 29
35
9 La información que tiene en las oficinas está clasificada?
27 7 1
35
10 La información que tiene en las oficinas está ordenada?
31 4
35
10.1 Cómo: Alfabéticamente? 7 5 alfabético-
cronológicamente
22 10.2 Cómo: Numéricamente? 4
3 numérico-cronológicamente
10.3 Cómo: Cronológicamente? 11 5
11 La oficina cuenta con instrumentos de consulta/para la recuperación de la información?
16 16 3 35
11.1 Guía 5
Algunos en la pregunta 11 señalan NO, pero en los incisos del número 11 escogen opción; por eso si eligen inciso se toma la pregunta como positiva
16
11.2 Catálogo
11.3 Índice 2
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
42
11.4 Inventarios 9
12 Con qué hace la foliación, lápiz? 25 5 35
12.1 Con qué hace la foliación lapicero? 3
12.2 Con qué hace la foliación otra, cuál? 2 Sistemas
13 Se utilizan clips metálicos? 17 13 2 35
13.1 Se utilizan clips Plásticos? 3
14 Su oficina tiene intranet? 34 1 35
15 Da respuesta a través de correo electrónico Institucional?
27 5 1 35
15.1 Da respuesta a través de correo electrónico Personal?
2
16 Envía copia de las respuestas dadas a través de los correos electrónicos a la Unidad de Correspondencia?
4 28 3 35
17 Le realiza índice del contenido a las unidades documental que se encuentran en el archivo de Gestión?
9 23 3 35
18
El archivo de Gestión se encuentra organizado de acuerdo con las series y/o subseries documentales registradas en la TRD?
13 21 1 35
18.1 No se han aplicado las TRD 15 1
21 18.2 No tiene espacios físicos adecuados
18.3 No tiene muebles adecuados
18.4 Capacitaciones insuficientes 5
19 Las Series y/o sub series están conformadas de acuerdo con lo registrado en la TRD?
14 18 3 35
19.1 Porque han modificado procedimientos 6
18 19.2
La TRD no registra todos los tipos documentales
2
19.3 Otro, cuál?
10 Desconocimiento, no se han implementado
las TRD
20
Si en la oficina se han modificado algunos procedimientos, han variado los tipos documentales que conformas las series?
9 20 6 35
21
Corresponde la ordenación de la documentación en los expedientes de las series y/o subseries al orden secuencial de los trámites?
25 5 5 35
21.1 Porque hacen agrupaciones de tipos documentales
3
5 21.2
Porque los trámites se comparten con otras oficinas
2
21.3 Otro, cuál?
22 Los expedientes se encuentran foliados? 22 12 1 35
23 Realiza inventario documental? 11 22 2 35
24 La unidad administrativa cuenta con extintores?
17 17 1 35
25 Sabe cómo manejar un extintor en caso de ser necesario?
23 11 1 35
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
43
26 En qué temas específicos de Gestión Documental le gustaría recibir capacitaciones, escríbalos?
8
En Todos
8 Implementación y Manejo de las Tablas de Retención
5 Manejo de Archivos Electrónicos 3 Archivos de Gestión Físicos 1 Hoja de vida de Equipos 1 Foliación 1 Conservación 1 Indice 1 Administración de la Información
1 Manejo de la Hoja de vida en los expedientes contractuales
1 Inventarios documentales 1 Preservación de documentos 1 Importancia y eficacia de la GD 1 Transferencias Primarias
1 Cómo actuar en caso de emergencias (Incendios)
1 En elaboración de documentos 1 Clasificación de Archivos 1 Manejo Archivo de Historias Clínicas
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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22.1 REGISTRO DE OBSERVACIONES DE HERRAMIENTA APLICADA QUE
AFECTAN EL DESARROLLO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PRIORIZACIÓN DE RESPUESTAS NEGATIVAS IDENTIFICADAS EN LA ENCUESTA
En qué temas específicos de Gestión Documental le gustaría recibir capacitaciones, escríbalos?
38
En caso de inundación sabe qué hacer con los documentos? 29
Envía copia de las respuestas dadas a través de los correos electrónicos a la Unidad de Correspondencia?
28
Ha recibido capacitaciones suficientes en manejo de archivos por personal calificado? 26
Le realiza índice del contenido a las unidades documentales que se encuentran en el archivo de Gestión?
23
Realiza inventario documental? 22
El archivo de Gestión se encuentra organizado de acuerdo con las series y/o subseries documentales registradas en la TRD?
21
El área aplica los instrumentos de control de préstamo de documentos? 20
Si en la oficina se han modificado algunos procedimientos, han variado los tipos documentales que conformas las series?
20
La oficina posee el espacio suficiente para el almacenamiento de los documentos producidos? 19
La oficina cuenta con los archivadores suficientes para el archivo de la información? 18
Las Series y/o sub series están conformadas de acuerdo con lo registrado en la TRD? 18
La oficina cuenta con instrumentos de consulta/para la recuperación de la información? 16
El área donde trabaja presta documentos a otros servicios? 15
Los expedientes se encuentran foliados? 12
La información que tiene en las oficinas está clasificada? 7
Corresponde la ordenación de la documentación en los expedientes de las series y/o subseries al orden secuencial de los trámites?.
5
La información que tiene en las oficinas está ordenada? 4
CAPACITACIONES
TECNOLOGÍAS
IMPLEMENTACIÓN TRD
RECURSOS FÍSICOS