Diagnóstico de la situación Diagnóstico de la situación actual sobre la dependencia actual sobre la dependencia jerárquica y funciones en los jerárquica y funciones en los

Órganos Internos de Control de Órganos Internos de Control de las IESlas IES

M.C. MIGUEL ARROYO MARTINEZM.C. MIGUEL ARROYO MARTINEZ

EL MARCO CONCEPTUALEL MARCO CONCEPTUAL

- Contraloría en el sector privado- Contraloría en el sector privado

- Contraloría en el sector público- Contraloría en el sector público- Auditoría Interna.Auditoría Interna.

- Auditoría Gubernamental- Auditoría Gubernamental

EL DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES

-Grupo Uno.- Funciones totales de Contraloría Pública y nombrados por órgano distinto al Rector.

-Grupo Dos.- Funciones totales de Contraloría Pública y nombrados por Rector

-- Grupo Tres.- Funciones parciales de Contraloría Pública.

CONTRALORÍA EN EL SECTOR PRIVADO.CONTRALORÍA EN EL SECTOR PRIVADO.

FUNCIÓN:FUNCIÓN:

Corresponde al Contralor la instauración, Corresponde al Contralor la instauración, seguimiento, respeto y vigilancia de que seguimiento, respeto y vigilancia de que el sistema de control interno sea el el sistema de control interno sea el necesario y eficaz.necesario y eficaz.

La estructura de ideal de las Contralorías La estructura de ideal de las Contralorías en el sector privado es:en el sector privado es:

- - Área de Organización y MétodosÁrea de Organización y Métodos.-.- Se le Se le encarga la elaboración de Manuales de encarga la elaboración de Manuales de organización, de sistemas y organización, de sistemas y procedimientos en los que procedimientos en los que invariablemente se incluyan temas invariablemente se incluyan temas relativos al control interno a observar en relativos al control interno a observar en las funciones y actividades que regulan y las funciones y actividades que regulan y norman tales manuales.norman tales manuales.

- - Área de Contabilidad GeneralÁrea de Contabilidad General.- Capta, .- Capta,

compendia, registra e informa todos los compendia, registra e informa todos los resultados de operación de una entidad resultados de operación de una entidad por un período dado; dice cual es la por un período dado; dice cual es la situación financiera a una fecha dada.situación financiera a una fecha dada.

- - Área Contabilidad de Costos.-Área Contabilidad de Costos.- Captación, Captación, compendio, derrama, registro e informe compendio, derrama, registro e informe de los costos de producción. Informa del de los costos de producción. Informa del costo unitario de fabricación, las costo unitario de fabricación, las desviaciones o variaciones a los costos desviaciones o variaciones a los costos estimados o previstosestimados o previstos

CONTRALORÍA EN EL SECTOR PÚBLICOCONTRALORÍA EN EL SECTOR PÚBLICO..

- - ““Es la consecución del control Es la consecución del control interno de la contabilidad interno de la contabilidad gubernamental y la verificación de la gubernamental y la verificación de la cifras de la información financiera, cifras de la información financiera, presupuestal, programática y presupuestal, programática y económica de las dependencias y económica de las dependencias y entidades de la administración entidades de la administración pública.”pública.”

- - “La contraloría pública es el “La contraloría pública es el conjunto de funciones que se conjunto de funciones que se desempeñan para vigilar, evaluar y desempeñan para vigilar, evaluar y coordinar el control interno de las coordinar el control interno de las operaciones de presupuestos, operaciones de presupuestos, financieras y de programas”.financieras y de programas”.

Conceptos fundamentales que debe Conceptos fundamentales que debe cubrir la Contraloría Pública:cubrir la Contraloría Pública:

Cumplimiento de aspectos financierosCumplimiento de aspectos financieros..

Que comprende:Que comprende:A)A) Si las operaciones financieras se Si las operaciones financieras se

conducen y realizan adecuadamente.conducen y realizan adecuadamente.

B) Si los informes financieros que se B) Si los informes financieros que se generan se presentan razonablemente.generan se presentan razonablemente.

C) Si los funcionarios responsables de los C) Si los funcionarios responsables de los programas hacen uso adecuado de los programas hacen uso adecuado de los recursos.recursos.

D) Si la entidad ha cumplido con la D) Si la entidad ha cumplido con la legislación y reglamentación vigentelegislación y reglamentación vigente

Atención a la economía y la eficiencia.Atención a la economía y la eficiencia.

Considera si la entidad administra y Considera si la entidad administra y utiliza sus recursos (humanos, financieros, utiliza sus recursos (humanos, financieros, técnicos y materiales) de manera técnicos y materiales) de manera económica y eficiente.económica y eficiente.

Vigilancia de los resultados de Vigilancia de los resultados de programaprograma..

Determina si se están logrando los Determina si se están logrando los resultados o beneficios deseados, que resultados o beneficios deseados, que fueron establecidos al momento de ser fueron establecidos al momento de ser fijados los objetivos, así como considerar fijados los objetivos, así como considerar las opciones que pueden lograr los las opciones que pueden lograr los resultados a menor costo.resultados a menor costo.

RELACIÓN DE FUNCIONES DE LA RELACIÓN DE FUNCIONES DE LA CONTRALORÍA PÚBLICA.CONTRALORÍA PÚBLICA.

- Practicar auditorías a obras y adquisiciones - Practicar auditorías a obras y adquisiciones derivadas de los programas de inversión.derivadas de los programas de inversión.

- Ejecutar auditorías especiales o las - Ejecutar auditorías especiales o las originadas por cualquier indicio del que originadas por cualquier indicio del que pudieran derivarse irregularidades en pudieran derivarse irregularidades en perjuicio de los bienes del sector.perjuicio de los bienes del sector.

- Levantar actas e iniciar cuando proceda la - Levantar actas e iniciar cuando proceda la formalización de pliegos de formalización de pliegos de responsabilidadesresponsabilidades

- Internvenir en los cambios de Internvenir en los cambios de funcionarios de las diversas dependencias funcionarios de las diversas dependencias de la entidad pública, con el fin de de la entidad pública, con el fin de supervisar el control de los bienes y supervisar el control de los bienes y valores.valores.

- Sugerir medidas y programas para - Sugerir medidas y programas para mejorar la eficiencia en las operaciones mejorar la eficiencia en las operaciones administrativas de la dependencia, como administrativas de la dependencia, como resultado de su actividad de auditoría resultado de su actividad de auditoría operacional.operacional.

- Supervisar concursos que se realizan para - Supervisar concursos que se realizan para la adjudicación de contratos de obra dentro la adjudicación de contratos de obra dentro de la entidad. Efectuar visitas a las obras de la entidad. Efectuar visitas a las obras en proceso para auditar las operaciones en proceso para auditar las operaciones respectivas, supervisando los aspectos respectivas, supervisando los aspectos financieros de los contratos de obra.financieros de los contratos de obra.

- Elaborar conjuntamente con la dependencia - Elaborar conjuntamente con la dependencia correspondiente, las actas de las correspondiente, las actas de las construcciones y adquisiciones relativas.construcciones y adquisiciones relativas.

- Revisar total o selectivamente las - Revisar total o selectivamente las operaciones de la entidad, para estar en operaciones de la entidad, para estar en condiciones de emitir un dictamen sobre la condiciones de emitir un dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros.razonabilidad de los estados financieros.

- Verificar que el ejercicio del presupuesto - Verificar que el ejercicio del presupuesto asignado a cada dependencia se realice asignado a cada dependencia se realice conforme a las disposiciones legales en conforme a las disposiciones legales en vigor.vigor.

-Verificar el estado que guardan los -Verificar el estado que guardan los diversos fondos especiales, tales como diversos fondos especiales, tales como revolventes, subsidios, ingresos y otros.revolventes, subsidios, ingresos y otros.

- Verificar el estado que guardan los - Verificar el estado que guardan los registros contables y estados financieros registros contables y estados financieros de la dependencia.de la dependencia.

AUDITORÍA.- Es la revisión y la supervisión AUDITORÍA.- Es la revisión y la supervisión sistemática de una actividad o grupo de sistemática de una actividad o grupo de actividades.actividades.

AUDITORÍA INTERNA.- Según el (IAI) la AUDITORÍA INTERNA.- Según el (IAI) la Auditoría Interna Auditoría Interna “es un servicio a la “es un servicio a la organización, consistente en una organización, consistente en una valoración independiente de la valoración independiente de la actividad establecida dentro de la actividad establecida dentro de la misma. Es el control que funciona por misma. Es el control que funciona por medio del examen y valoración de lo medio del examen y valoración de lo adecuado y efectivo de otros adecuado y efectivo de otros controles”.controles”.

-- “Es aquella que se realiza dentro del “Es aquella que se realiza dentro del ámbito de una organización o ámbito de una organización o entidad, para dar un servicio a la entidad, para dar un servicio a la misma y es realizada por personal misma y es realizada por personal que depende económicamente de que depende económicamente de dicha entidad.”dicha entidad.”

El alcance de la Auditoría Interna incluye:El alcance de la Auditoría Interna incluye:

- La revisión de la fiabilidad de la - La revisión de la fiabilidad de la información financiera.información financiera.

- Revisar los sistemas establecidos para - Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con aquellas asegurar el cumplimiento con aquellas políticas, planes, procedimientos, leyes y políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que puedan tener un impacto regulaciones, que puedan tener un impacto significativo en las operaciones e informes.significativo en las operaciones e informes.

- Revisar las medidas de salvaguardar activos - Revisar las medidas de salvaguardar activos y verificar la existencia de los mismos.y verificar la existencia de los mismos.

- Valorar la economía y la eficacia con que se - Valorar la economía y la eficacia con que se emplean los recursos.emplean los recursos.

AUDITORÍA GUBERNAMENTALAUDITORÍA GUBERNAMENTAL.- .- Comprende el examen de las operaciones Comprende el examen de las operaciones

cualquiera que sea la naturaleza de las cualquiera que sea la naturaleza de las dependencias de la administración dependencias de la administración pública, con el objeto de determinar si los pública, con el objeto de determinar si los estados financieros representan la estados financieros representan la situación financiera, si los objetivos y situación financiera, si los objetivos y metas han sido alcanzados, si los recursos metas han sido alcanzados, si los recursos han sido administrados eficientemente, y han sido administrados eficientemente, y si se han cumplido las disposiciones si se han cumplido las disposiciones legales que están en vigor.legales que están en vigor.

CONCLUSIONES DEL ASPECTO CONCEPTUALCONCLUSIONES DEL ASPECTO CONCEPTUAL

- - Existe una Existe una Contraloría en el sector privadoContraloría en el sector privado, , cuya función principal es la cuya función principal es la implementación y implementación y ejecuciónejecución de los controles que requiere la de los controles que requiere la empresa. La Auditoría Interna puede ser una de empresa. La Auditoría Interna puede ser una de sus áreas. sus áreas.

- - Existe una Existe una Contraloría del sector Contraloría del sector gubernamentalgubernamental, cuya función principal es la , cuya función principal es la valoraciónvaloración del control interno aplicado y la del control interno aplicado y la fiscalizaciónfiscalización en términos de la aplicación de la en términos de la aplicación de la normatividad y el cumplimiento de los objetivos.normatividad y el cumplimiento de los objetivos.

- - La auditoría interna, externa o gubernamental La auditoría interna, externa o gubernamental como actividad, es una herramienta de apoyo. como actividad, es una herramienta de apoyo.

SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ÓRGANOS DE SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL EN LAS IES.CONTROL EN LAS IES.Con relación a las Funciones que realizan y su designación Con relación a las Funciones que realizan y su designación

11.- Órganos de Control que realizan funciones .- Órganos de Control que realizan funciones de de contraloría públicacontraloría pública y su designación es por y su designación es por una instancia distinta al Rector.una instancia distinta al Rector.

66

2.- Órganos de Control que realizan funciones 2.- Órganos de Control que realizan funciones de contraloría pública y su designación es por de contraloría pública y su designación es por el Rector.el Rector.

77

3.- Órganos de Control que realizan 3.- Órganos de Control que realizan parcialmenteparcialmente funciones de contraloría funciones de contraloría pública. Su designación puede ser o no del pública. Su designación puede ser o no del Rector.Rector.

55

Estadística General de la encuestaEstadística General de la encuesta

No.No. FuncionesFunciones SiSi NoNo

11 Realiza auditorías financierasRealiza auditorías financieras 1414 44

22 Realiza auditorías administrativasRealiza auditorías administrativas 1212 66

33 Realiza auditorías de desempeñoRealiza auditorías de desempeño 33 1515

44 Realiza auditorías operacionalesRealiza auditorías operacionales 1212 66

55 Aplica procedimientos de Aplica procedimientos de responsabilidadesresponsabilidades

99 99

66 Participa en el comité de adquisiciones y Participa en el comité de adquisiciones y obra públicaobra pública

1616 22

No.No. FuncionesFunciones SiSi NoNo

77 Participa en licitaciones de adquisiciones Participa en licitaciones de adquisiciones y obra públicay obra pública

1616 22

88 Recepciona y resuelve quejas y denunciasRecepciona y resuelve quejas y denuncias 1313 55

99 Controla declaraciones patrimonialesControla declaraciones patrimoniales 88 1010

1010 Participa en procesos de entrega - Participa en procesos de entrega - recepciónrecepción

1717 11

1111 Evalúa cualitativa y cuantitativamente los Evalúa cualitativa y cuantitativamente los programas de la Universidadprogramas de la Universidad

88 1010

1212 Promueve programas de modernización Promueve programas de modernización administrativaadministrativa

1313 55

No.No. FuncionesFunciones SiSi NoNo

1313 Tiene a su cargo el Control presupuestal Tiene a su cargo el Control presupuestal de la Universidadde la Universidad

44 1414

1414 Tiene a su cargo el registro contable de la Tiene a su cargo el registro contable de la UniversidadUniversidad

44 1414

1515 Tiene a su cargo el Control PatrimonialTiene a su cargo el Control Patrimonial 11 1717

ReflexionesReflexiones

- Es un primer ejercicio de diagnóstico. - Es un primer ejercicio de diagnóstico.

- Se pretende perfeccionar el instrumento y - Se pretende perfeccionar el instrumento y determinar con mayor alcance y precisión la determinar con mayor alcance y precisión la situación de las funciones que realizan las situación de las funciones que realizan las contralorías de las Universidades.contralorías de las Universidades.

- Se requiere de la participación de todos los - Se requiere de la participación de todos los miembros de la asociación para que en los miembros de la asociación para que en los diagnósticos que se realicen se cuente la diagnósticos que se realicen se cuente la información suficiente.información suficiente.

Gracias.Gracias.