diana jackelyn vega polo
TRANSCRIPT
i
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR
LA GESTION OPERATIVA DEL AREA DE CAJA Y BANCOS DE LA EMPRESA
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO S.A.C
TESIS
PARA OPTAR EL TITULO DE:
CONTADOR PÚBLICO
ASESOR:
Dr. CPC. Juan Carlos Miranda Robles
DIANA JACKELYN VEGA POLO
BACHILLER EN CIENCIAS ECONOMICAS
TRUJILLO - PERU
2015
i
Dedicatoria
Dedico este trabajo a mi familia por ser mi
apoyo y fortaleza incondicional.
ii
Agradecimiento
Con cariño y gratitud eterna:
A Dios, por ser nuestro creador y dar paciencia y fortaleza cuando más lo necesitamos.
Al profesor asesor Dr. CPC Juan Carlos Miranda Robles por su dedicación y orientación
para elaborar el presente informe.
A Transportes Joselito SAC, que me dio la oportunidad de trabajar dentro de sus oficinas,
adquirir conocimientos, experiencia laboral y así poder elaborar este noble trabajo.
iii
Presentación
Señores miembros del Jurado:
En cumplimiento con las disposiciones reglamentarias vigentes de la escuela de
Contabilidad y Finanzas de la Universidad Nacional de Trujillo, dejo a vuestra consideración
la presente tesis titulada: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA MEJORAR LA GESTION OPERATIVA DEL AREA DE CAJA Y BANCOS DE LA
EMPRESA TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO S.A.C.
El presente trabajo de investigación lo he desarrollado teniendo en cuenta los conocimientos
adquiridos en la Universidad Nacional de Trujillo, agradeciendo en especial a los señores
docentes que en estos cinco años impartieron conocimientos y experiencias para contribuir
a mi formación profesional.
Esperando que vuestro criterio sea de comprensión me someto a vuestro dictamen y del
mismo modo agradezco las sugerencias que me hagan llegar, ya que esto permitirá
enriquecer mi investigación.
El Autor
iv
Resolución de Tesis
v
Resolución de Tesis – 2
vi
Resumen
La Empresa de Transportes y Servicios Generales Joselito SAC, se dedica al transporte de
materiales oleaginosos y combustible a nivel nacional, brinda este servicio a empresas
líderes en sus rubros y ha experimentado un crecimiento formidable. A la fecha, se han
detectado severos problemas de gestión operativa, específicamente en el área de caja y
bancos, donde el grupo de trabajo no había sido capacitado adecuadamente y se ejecutaban
las tareas y actividades inherentes al área de manera empírica, sin seguir instrucciones
detalladas ni documentando las operaciones correctamente.
Es en este contexto, que se planteó la implementación de un sistema de control interno en
el área de caja y bancos que permita mejorar la gestión operativa y que garantice eficiencia
y eficacia en las operaciones, confiabilidad en la información generada y que cumpla con las
normas y leyes.
Para cumplir con esto, se recurrió a la observación y análisis de la situación previa del área,
diagnosticar y corregir las deficiencias encontradas, elaborar documentos que sustenten las
operaciones y diseñar los flujogramas para estandarizar los procedimientos y actividades
aplicables a la gestión de los recursos de la empresa.
Luego de aplicados los cambios necesarios y tras un breve tiempo de transición, se lograron
mejoras palpables que nos permitieron concluir que, efectivamente, la implementación de un
sistema de control interno en el área de Caja y Bancos de la Empresa de Transportes y
Servicios Generales Joselito SAC mejoró su gestión y en consecuencia, los resultados
económicos y financieros de la empresa.
vii
Abstract
The Transport and General Services Joselito Company SAC, is engaged in the nationwide
transportation of oil and combustible materials, offering this service to leaders companies in
their areas and have experienced tremendous growth. To date, they have identified severe
problems of operational management, specifically in the area of cash and banks, where the
working group had not been adequately trained and the tasks and inherent activities are
executed empirically, without following detailed instructions or properly documenting
operations.
It is in this context that the implementation of an internal control system is proposed in the
area of cash and banks that will improve the operational management and to ensure
efficiency and effectiveness in operations, reliability of the information generated and that
meets the standards raised and laws.
To accomplish this, we turned to the observation and analysis of the situation before the area
to diagnose and correct the deficiencies, design documents that support the operations and
designing flowcharts to standardize procedures and activities applicable to the management
of resources the company.
After applying the necessary changes and after a brief transition of time, tangible
improvements were achieved allowing us to conclude that indeed, the implementation of an
internal control system in the area of Cash and Banks for Transport and General Services
Joselito Company SAC improves its operational management and accordingly, the economic
and financial results of the company.
viii
Introducción
La economía peruana ha presentado un alto desarrollo y crecimiento económico en los
últimos años y con ello también las empresas que desempeñan sus actividades en el país.
Esto conlleva a las organizaciones a tomar decisiones importantes que les ayudaran a seguir
creciendo o en su defecto a perder oportunidades.
Teniendo en cuenta que las decisiones se toman en base a información clara, precisa y
oportuna, es necesario que la forma en la cual se procesa dicha información tenga los
lineamientos y este regulada adecuadamente para contribuir a una decisión acertada.
En base a esto y teniendo en cuenta que el manejo del dinero es de suma importancia, se
requiere que el área de caja y bancos de una entidad cuente con la capacidad de entregar
información de calidad, es por eso que el presente trabajo de investigación busca
implementar un sistema de control interno en el área de caja y bancos de la Empresa de
Transportes y Servicios Generales Joselito SAC, de manera que se mejore la gestión de
dicha área sobre el manejo del dinero y los documentos que los sustentan.
ix
Índice
DEDICATORIA ……………………………………...…………………………..i
AGRADECIMIENTO …………………………………..……………………………..ii
PRESENTACION ……………………….………………………………………..iii
RESOLUCION DE TESIS ………………………………….……………………………..iv
RESUMEN …………………………………..……………………………..v
ABSTRACT ………………………………….……………………………..vi
INTRODUCCION ………………………………………………………………..vii
INDICE …………………………………...…………………………..viii
CAPÍTULO I
I. GENERALIDADES
……………………………………………………………….01
1.1 Antecedentes ……………………………………………………………….01
1.2 El Problema ……………………………………………………………….03
1.3 Justificación ……………………………………………………………….04
1.4 Determinación del Problema………...………………………………………….05
1.5 Formulación de la Hipótesis…………………………………………………….05
1.6 Identificación de Variables………...……...…………………………………….05
1.7 Objetivos ………………………..……………………………………...05
CAPÍTULO II
II. MARCO REFERENCIAL
………………………………………………….……………07
2.1 Marco Teórico ……………………………………………………………….07
2.2 Marco Conceptual …….………………………………………………..............16
2.3 Marco Legal …………………………………………………………...….18
CAPÍTULO III
III. MARCO METODOLOGICO
…….………...………………………………….………….20
3.1 Material De Estudio .……….………………………………………….…………20
3.2 Métodos Y Técnicas …………………………………………………..………….20
3.3 Diseño De Investigación ……...…………………………………………..………21
x
CAPÍTULO IV
IV. RESULTADOS ………………………………………….…….……………23
4.1 Datos de la Empresa …….………………………………………….……………23
4.2 Identificación de Deficiencias …………………………………………….……..26
4.3 Presentación de La Situación del Área ……….…………………..……….…..27
4.4 Implementación del Sistema de Control Interno ………………..…………… 37
4.5 Resultados de la Implementación …………………………….………………..56
CAPÍTULO V
V. DISCUSION Y ANALISIS
.……………………………………………………………..69
CAPÍTULO VI
VI. CONCLUSIONES
.……………………………………………………………..73
CAPÍTULO VII
VII. RECOMENDACIONES .……………………………………………………………..74
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.………………...……………....……………....75
ANEXOS .……………………...………………………………………76
1
CAPITULO I
I. GENERALIDADES
1.1 ANTECEDENTES
Referente al problema materia de investigación, después de haber investigado
a nivel local, regional, nacional e internacional las investigaciones realizadas
sobre Implementación de una Sistema de Control Interno se ha encontrado
algunas referidas o similares que involucran una de las variables; como se
detalla a continuación:
VALLEJOS, J. (2011) en su tesis: “ Propuesta de un sistema de control
interno administrativo, financiero y contable para la empresa
importado Representaciones RIANTEX” llegó a la siguiente conclusión:
- La carencia de un Sistema de Control Interno, ha generado problemas
en el funcionamiento de la empresa importadora
“REPRESENTACIONES RIANTEX”, a partir de un análisis FODA se
determina las principales características y se establece las actividades
que se realizan en la empresa; selección y reclutamiento, contratación,
capacitación, supervisión, control de asistencia, permisos, vacaciones,
nómina, caja chica, bancos, inventarios, compras, importaciones,
activos fijos, ventas, cobranza, registro de la información, elaboración y
presentación de Estados Financieros y análisis financiero.
GOMEZ, H. (2007) en su tesis: “Propuesta de implementación de un
sistema de control interno administrativo, aplicado a la empresa
COTEASA S.A., dedicada a la confección y diseño de prendas de
vestir” llegó a la siguiente conclusión:
- En la unidad de compras locales se determinó que en la selección de
proveedores no existe una base de datos extensa de los mismos, por lo
que la empresa podría estar perdiendo la oportunidad de estrechar
vínculos comerciales con otros proveedores que brinden mejores
condiciones. Además, es importante mencionar la evidencia de un
control deficiente en la recepción de la mercadería, debido al
2
incumplimiento de entrega de la misma por parte del proveedor, lo que
genera retrasos en la producción y malestar entre los empleados.
A nivel nacional se pudieron observar los siguientes antecedentes:
MORALES, A. (2011) en su tesis: “Diseño e Implementación del Control
Interno en el área de inventarios de la empresa Importaciones A.G.”,
llegó a la siguiente conclusión:
- La falta de control interno de la empresa trae como consecuencia, la
ausencia de políticas y procedimientos del área de inventarios de la
empresa que perjudica en el crecimiento económico de la misma.
BACA, C. (2009) en su tesis: “Diagnóstico Situacional y Propuestas de
Mejora para el área de Almacén y Compras de una empresa de
servicios”, llegó a la siguiente conclusión:
- Realizar un eficiente control de inventario, significa contar con
información precisa para realizar análisis de datos, garantizar un
excelente flujo tanto de productos como de información y gestionar
eficazmente las existencias evitando causar considerables impactos en
el balance.
BARROSO, J. (2008) en su tesis: “El deficiente control interno del área
de compras y su influencia en la rentabilidad de la empresa INTURSA
de la ciudad de Trujillo en el año 2008”, llegó a una de las siguientes
conclusiones:
- El Control Interno es importante porque permite evaluar el grado de
efectividad, eficiencia y economía por la cual la gestión de la empresa
ha logrado alcanzar sus objetivos y metas programadas. Se permite
minimizar riesgos y errores en forma oportuna.
Localmente se revisaron las siguientes investigaciones relativas a
nuestras variables:
JULCA, E. (2008) en su tesis: “Desarrollo e implementación de un
control de inventarios para lograr el control y la minimización de
mermas en la empresa Estación de Servicios Juancjumer S.A.C. en la
ciudad de Trujillo”, llegó a la siguiente conclusión:
3
- La recepción y verificación de la descarga de combustible se realiza en
base a la experiencia puesto que no existe un procedimiento
formalmente establecido. Además todos los controles que la empresa
realiza en este proceso no tienen un alto grado de confiabilidad puesto
que se han encontrado faltantes significativos en cada descarga,
originando así que el stock físico de los productos no coincida con el
stock en libros.
TINCOPA, L. (2008) en su tesis: “El desarrollo de un control de
inventarios para mejorar la rentabilidad de la empresa Book Center
SAC de la ciudad de Trujillo”, llegó a la siguiente conclusión:
- La implementación del Sistema de Control de Inventarios propuesto,
mejoró la rentabilidad de la empresa Book Center SAC de la ciudad de
Trujillo, ya que según los ratios de rentabilidad aplicados al primer
trimestre de los años 2007 y 2008, estos reflejan dicha mejora.
AQUIJE, L. (2003) en su tesis: “ Sistema de control interno en el
almacén de la empresa conservera ESLOY S.A.A. llegó a la siguiente
conclusión:
- El almacén ocupa un lugar importante en el ámbito de la empresa, dado
que el almacén está relacionado con la inversión de capital que han
aportado los socios en la empresa, conociendo este hecho, la empresa
no cuenta con un sistema de control de sus existencias e insumos.
1.2 EL PROBLEMA
En la empresa de Transportes y Servicios Generales Joselito SAC, cuyo giro
es el transporte de carga pesada a nivel nacional se puede advertir la ausencia
de un adecuado sistema de control interno en el área de caja y bancos lo cual
no permite realizar una adecuada gestión ni alcanzar los objetivos esperados
por parte de dueños, directivos y empleados.
Se puede observar desorden al momento de realizar sus operaciones diarias
tanto por parte de los trabajadores como del gerente a cargo ya que no cuentan
4
con documentos apropiados como formatos, flujogramas y manuales para la
gestión de dicha área.
Así mismo no existen los controles diarios necesarios del efectivo como de las
chequeras encontrándose en el área faltantes no ubicados, entregas a rendir
no sustentadas y extravió de cheques en blanco esto ocasiona un pago
impuntual a proveedores o pago con intereses.
Además de no proporcionar información correcta y oportuna a las demás áreas
de la empresa pues no se realizan conciliaciones bancarias mensuales.
Por lo anteriormente expuesto es necesario la implementación de un sistema
de control interno que permita mejorar la gestión del área de caja y bancos
mediante la implementación de procesos y procedimientos (controles) para
salvaguardar los recursos del negocio.
1.3 JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION
Teniendo en cuenta la importancia del área de caja y bancos en la Empresa
Transportes y Servicios Generales Joselito SAC, y la necesidad de contar con
una adecuada gestión para cumplir con los objetivos del área en el uso de
recursos y de la información, el presente trabajo de investigación se justifica
porque servirá como documento de gestión y de control interno para el Área de
Caja y Bancos de la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito
S.A.C. Así mismo el presente trabajo de investigación se justifica porque la
Gerencia General y el Área de Contabilidad y Finanzas podrán:
Formarse una opinión acerca del proceso que ha seguido los documentos
que sustentan el movimiento de efectivo.
Comprobar que los Recursos Financieros, existen y se encuentran
disponibles para su utilización en las actividades y proyectos de la
empresa.
Verificar que las transacciones financieras y los saldos bancarios
coinciden con los registros en los libros auxiliares (Caja y Bancos) de la
empresa (Conciliación).
5
Analizar el grado de Liquidez alcanzado por la empresa.
1.4 DETERMINACION DEL PROBLEMA
¿Mejorará la gestión operativa del área de caja y bancos de la Empresa
Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C con la implementación de un
Sistema de Control Interno?
1.5 FORMULACION DE HIPOTESIS
La implementación de un Sistema de Control Interno mejorará la gestión
operativa del área de caja y bancos de la Empresa Transportes y Servicios
Generales Joselito S.A.C.
1.6 IDENTIFICACION DE VARIABLES
Variable Independiente : Implementación del Sistema de Control Interno
Variable Dependiente : Gestión operativa del área de caja y bancos de la
Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C.
1.7 OBJETIVOS
Objetivo General
Implementar un Sistema de Control Interno para mejorar la gestión del Área de
Caja y Bancos de la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
dedicada al transporte de carga pesada.
Objetivos Específicos
Establecer procedimientos que rijan el comportamiento de los encargados
del área de caja y bancos así como el proceso específico que han de seguir
en el manejo de los recursos y de la información.
Documentar el proceso del manejo de Caja y Bancos para que la
organización minimice los riesgos inherentes al Área.
6
Identificar los puntos débiles y analizar los procesos que se realizan en el
Área de Caja y Bancos.
7
CAPITULO II
II. MARCO REFERENCIAL
2.1 MARCO TEORICO
2.1.1 Control Interno
Es el conjunto de fundamentos, principios, acciones, instrumentos,
sistemas, normas y procedimientos creados por la entidad para asegurar
la eficiencia de la gestión, el logro de los objetivos y la protección del
patrimonio con un grado razonable de seguridad. A través del control
interno se facilitan los procesos, funciones y decisiones, se minimiza los
riesgos y evita las pérdidas.
La definición es amplia, abarca todos los aspectos vinculados al control
de un negocio y más aún, facilita la focalización sobre objetivos
específicos.
8
Además, Ladino, indica que “el Control Interno es un proceso integrado
a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos
añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración,
la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto
de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos1”,
estos están incluidos en las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
·Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
2.1.2 Componentes del Control Interno
Según Coopers, “el control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí que son inherentes al estilo de gestión de la
empresa. Estos componentes están vinculados entre sí y sirven como
criterios para determinar si el sistema es eficaz”2. Es así que tenemos:
Entorno de Control
Evaluación del riesgo
Actividades de Control
Información y Comunicación
Seguimiento
El entorno de control es la base para el sistema de control interno en
su conjunto. Tiene una influencia general en la manera en que las
actividades de control son diseñadas.
Habiendo establecido objetivos claros y un entorno de control efectivo,
una evaluación de riesgos que enfrenta la entidad en la búsqueda de
1 Ladino, E. (2009). Control interno: informe Coso. Argentina: El Cid Editor. Pág. (93)
2 (Coopers & Lybrand. Los nuevos conceptos del control interno (Informe COSO). España: Ediciones Díaz de Santos, 2007.)
9
lograr su misión y sus objetivos determina una base para desarrollar una
apropiada respuesta al riesgo.
La mejor manera de mitigar el riesgo es a través de actividades de
control interno. Las actividades de control pueden ser preventivas y/o
detectivas. Las acciones correctivas son necesarias para complementar
las actividades de control interno con la necesidad de lograr objetivos.
Su costo no debe exceder el beneficio que de ellas resulte.
Información y Comunicación efectivas son vitales para que una
entidad conduzca y controle sus operaciones. La gerencia de una
entidad requiere comunicación relevante, confiable, correcta y oportuna
relacionada con los eventos internos así como los externos.
Finalmente, dado que el control interno es una actividad dinámica que
tiene que ser adaptada continuamente según los cambios y riesgos que
la entidad tenga que enfrentar, el seguimiento del sistema de control
interno es necesario para asegurar el logro de los objetivos.
2.1.3 Características del Sistema de Control Interno
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes
características:
El Sistema de Control Interno no busca índices de desviaciones sino
la identificación de estos para su respectiva mejora.
El Sistema de Control Interno no se concentra en una sola área de
la empresa; busca descentralizarse.
El Sistema de Control Interno no es algo físico ni estático; es un
proceso continuo.
No proporciona veracidad absoluta ni garantiza el éxito total de una
empresa.
2.1.4 Implementación de un Sistema de control interno
La Implementación de Sistemas de Control Interno brinda, basándose
en el estudio y evaluación de la empresa, el cumplimiento de los
objetivos de control interno, como son la salvaguarda de activos de la
entidad, el apego a las políticas establecidas por la administración de la
compañía, y la obtención de información financiera oportuna, veraz y
10
confiable. Básicamente, el servicio de Implementación de Sistemas de
Control Interno se enfoca a las principales áreas del ciclo operativo de
la empresa y consta en implementar el control interno, establecerlo en
un manual de políticas y procedimientos.
Se deben cumplir las tres fases siguientes:
Planificación
En este primer estadio es requisito imprescindible la involucración de
los altos niveles directivos y ejecutivos de la organización, así como
la designación de un líder del sistema. Este líder puede no ser
finalmente el responsable del Sistema de Control Interno, pero debe
ser quien asuma el desafío en la fase de definición e implantación del
mismo.
Ejecución
Definir, diseñar e implantar un Sistema de Control Interno requiere un
cambio cultural. Para su establecimiento, se deberán superar
distintas resistencias y dificultades. Entre ellas, hay que prestar
especial atención a las siguientes:
- Cultura de control.
- Gestión de compromisos
- Estandarización metodológica.
- Gestión de alcance (mapa de procesos de la compañía,
incluyendo procesos de negocio y de soporte).
- Definición de la política de Control Interno de la organización:
Definición de responsabilidades, valoración homogénea de la
criticidad de riesgos, elaboración del guía metodológica de
Control Interno (tipos de riesgos, criterios de evaluación y
cuantificación, etcétera) y realización del Procedimiento de
Control Interno.
11
Consecución de resultados
Finalmente, existen algunos factores clave para asegurar el éxito en
la implantación de un sistema de Control Interno. Entre ellos pueden
ser destacados los siguientes:
- Acometer la implantación de un sistema de Control Interno de
manera gradual.
- Disponer de un patrocinio por parte de la alta dirección y con
apoyo del Consejo de Administración.
- Impulsar la cultura de Control Interno dentro de la compañía.
- Definir el modelo de responsabilidades (roles, funciones,
etcétera).
2.1.5 Limitaciones inherentes al control interno
Ningún sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de
sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto el control interno brinda
una seguridad razonable en función de:
El costo de un control interno no exceda los beneficios que se espera
sean derivados.
La mayoría de controles internos tienden a ser dirigidos a
transacciones de rutina más que a transacciones que no son de
rutina.
El potencial para error humano debido a descuido, distracción,
errores de juicio y la falta de comprensión de las instrucciones.
La posibilidad de burlar los controles internos a través de la colusión
de un miembro de la administración o de un empleado por parte
externa o interna de la entidad.
La posibilidad de que una persona responsable de ejercer un control
interno pudiera abusar de esa responsabilidad.
La posibilidad de que los procedimientos puedan volverse
inadecuados debido a cambios en condiciones, y de que el
cumplimiento de los procedimientos pueda deteriorarse.
12
2.1.6 Principios del Control Interno
Los principios del control interno son3:
Responsabilidad: cumplir con compromisos asumidos.
Transparencia: se materializa en la entrega de información
adecuada.
Moralidad: cumplimientos de normas, leyes y principios éticos.
Imparcialidad: falta de designio anticipado contra alguien.
Eficiencia: obtener la máxima productividad de los recursos.
Eficacia: grado de consecución e impacto de los resultados den una
entidad en relación a sus metas y objetivos.
2.1.7 Documentación de gestión funcional y estructural
Es importante la documentación que materialice siempre lo que se
quiere, en manuales o en distintos medios impresos. Está bien, las
personas son las que llevan a cabo el control interno, pero no pueden
solas, esta herramienta (la documentación) se hace indispensable en
todo momento en el que la mente humana se hace frágil.
Como paso previo a revisar la documentación interna de control,
aclaremos que gestión funcional, se refiere básicamente, y como su
propio nombre lo indica, a las funciones a desarrollarse. Dependiendo
de la gestión que se aplique, las funciones especificadas abarcarán más
vacíos, evitando así situaciones en las que la duda puede matar. En lo
que a gestión estructural se refiere, y también como su propio nombre
lo indica, nos hablará de la estructura de la empresa. Ambas gestiones
van de la mano, y si son buenas, la empresa navegaría con viento a
favor.
3 Estupiñán G, Rodrigo. Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de informe COSO I y II (2a. ed.). Colombia: Ecoe Ediciones, 2006. ProQuest ebrary. Pg.(21)
13
Entonces la diferente documentación a aplicarse debe ser para obtener
la mejor gestión funcional y estructural, consolidándose esto en un buen
sistema de control interno, y consiguiendo así el logro de los objetivos
mencionados en un principio.
Puede manejarse infinidad de documentos, depende ya de la gerencia.
Pero en esta oportunidad nos referiremos en especial a los más
principales.
Manual de procedimientos
Es un documento que establece en forma definitiva cuales deben ser
los pasos que han de seguir los principales procedimientos en una
organización, así mismo permite detallar los métodos que el
trabajador debe tener en cuenta. Para desarrollar su función o
actividad. En este manual podemos incluir gráficos y diagramas para
que procure una explicación gráfica del sistema. Su objetivo principal
es compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones que se efectúen, los órganos que atraviesan y los
formatos que se van a utilizar para la realización de las actividades
agrupadas en procedimientos. Tiene como finalidad:
- Reducir retrasos y pérdidas de tiempo ya que se conoce lo que
debe hacer.
- Uniformidad de acción.
- Aumenta la eficacia del personal reduciéndose trabajos inútiles.
- Atribuir responsabilidades bien definidas en relación con cada
trabajo.
- Proporciona elementos de juicio para posteriores estudios de
trabajo pendientes al mejoramiento de los sistemas.
- Coordinar funciones para evitar entrar en duplicidad u omisión de
acciones.
Organigrama
Por medio del organigrama puede ser posible juzgar el tamaño de la
empresa, no obstante, lo más probable es que se representen en
14
otros documentos los detalles de responsabilidad de cada trabajo.
Los organigramas revelan:
- División de las funciones.
- Los medios jerárquicos.
- Las líneas de autoridad y responsabilidad.
- Los canales formales de la comunicación.
- La naturaleza lineal del departamento.
- Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
- Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la
empresa y en cada departamento o sección.
Reglamento de organización y funciones
Instrumento normativo de gestión institucional en el cual se precisan
la naturaleza, finalidad, funciones generales y atribuciones.
Manual de organización y funciones4
Es un documento que describe con detalle y en forma ordenada y
sistemática las instrucciones, funcionamiento y procedimiento que le
toca desempeñar a los funcionarios que ejercen en la empresa. El
manual debe indicar concretamente la naturaleza y la amplitud de la
autoridad asignada a los distintos cargos, para que cada funcionario
pueda conocer sus deberes, las relaciones que debe mantener con
los que están por encima y por debajo de él, y la conexión que su
trabajo tiene con él, con relación a otros funcionarios y sectores de la
empresa.
Diagrama de flujo
Es un método particularmente efectivo que reflejan las relaciones en
diversas funciones de las operaciones de la empresa. Es una
representación simbólica y diagramática de los documentos y su flujo
secuencial de la empresa, es efectivo por cuanto muestra los pasos
4 AENOR. Guía rápida de correspondencia para la integración de sistemas de gestión. España: AENOR - Asociación Española de Normalización y Certificación, 2013. Pg.(31)
15
que se llevan a cabo, distribución de formas y controles establecidos
en las distintas operaciones.
Registros y formas
Un buen sistema de control interno deberá contar con procedimientos
adecuados para el registro completo y correcto de activos y pasivos,
siendo el empleo de los formularios impresos el elemento más común
en las oficinas de cada entidad, por lo que puede definirse como una
“hoja de formato” establecida en la que aparecen informaciones
constantes y se prevé los espacios para la inserción de informaciones
variadas. No es aconsejable que el personal tenga acceso a estos
documentos o formularios, por ello debe destinarse un almacén para
los mismos, y un encargado responsable.
2.1.8 Fases del control5
Control Previo
Es aplicado antes que se realice cualquier acto administrativo, con la
finalidad de evitar problemas con anticipación.
Control Recurrente
Es aplicado durante el proceso de realización de cualquier acto
administrativo, con la finalidad de adoptar acciones correctivas para
el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Control Posterior
Es aplicado después de todo acto administrativo, con la finalidad de
evaluar el cumplimiento de los logros de los objetivos y metas que la
empresa se propuso y brindar recomendaciones para corregir
deficiencias que impidieron la facilitación de los cumplimientos de
estos.
5 Granda, E. R. D. (2011). Manual de control interno: sectores público, privado y solidario (3a. ed.). Colombia: Nueva Legislación Ltda.Pg(57)
16
2.2 MARCO CONCEPTUAL
2.2.1 Cuentas Corrientes
La cuenta corriente bancaria es un contrato entre una empresa y un
Banco; mediante la cual, el primero deposita dinero. El dinero de la
cuenta corriente puede disponerse posteriormente a través de giro de
cheques o de un cajero automático; también, hacer pagos mediante una
tarjeta de débito, pagos automáticos de cuentas de servicios o girar
dinero hacia otras cuentas a través del sitio web del banco. El Banco
deberá entregar una chequera, tarjeta de cajero automático que al
mismo tiempo puede ser una tarjeta de débito, dar acceso seguro a un
sitio web (si es que cuenta con él), e incluso otorgar una línea de crédito,
cuyo monto dependerá de las características del cliente.
2.2.2 Cheque
Es un título valor que constituye una orden de pago del girador a una
empresa del sistema financiero girada, a fin de que pague con fondos
de su cuenta corriente una cantidad de dinero a favor de un tercero
denominado tenedor. Un cheque se debe pagar a la vista el día de su
presentación (excepción cheque de pago diferido). El cheque debe ser
pagado por su valor nominal y en la misma unidad monetaria que
expresa su importe. El plazo de presentación de un cheque para su pago
es de 30 días.
2.2.3 Bancarización
Es la denominación con la cual se conoce al hecho de que todas las
personas y empresas que realizan operaciones económicas, las
canalicen a través de empresas del sistema financiero, a fin de evitar la
evasión tributaria y procurar la formalización de la economía. Las
normas de Bancarización exigen que todo pago de sumas de dinero a
partir de S/. 3,500 ó USD 1,000 deba ser realizado utilizando
determinados medios de pago formales con intervención de alguna
empresa del sistema financiero (Bancos, Financieras, Cajas
17
Municipales, etc.), para tener derecho a deducir gastos, costos o
créditos para fines tributarios.
2.2.4 Arqueo de Caja6
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del
efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si
se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que
arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en
Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los
controles internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Dicho de otra
manera, Arqueo de Caja es una operación por medio de la cual se
comprueba si el saldo que arroja el libro, es conforme o no.
2.2.5 Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los
bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los
bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten
dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes
necesarios en los libros de la Empresa. Esto se realiza ya que es común
que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan
con los de nuestros libros contables. Abonos hechos a la Empresa por
el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o
cualquier otro concepto.
2.2.6 Empresa
Conjunto de actividades humanas organizadas con el fin de producir
bienes o servicios. Requiere de una razón de ser, una misión, una
estrategia, objetivos, tácticas y políticas de actuación. Se necesita de
una visión previa, y de una formulación y desarrollo estratégico de la
empresa.
6 Hernández, B. F. J. (2011). Análisis y gestión de los instrumentos de cobro y pago (UF0339). España: IC Editorial. | apuntes. Pg. (101)
18
2.2.7 Control Interno del efectivo 7
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el
propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que
puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por
objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y
confiabilidad de los registros mediante:
División del trabajo
Delegación de autoridad
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
2.3 MARCO LEGAL
- LEY Nº 28708- LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE
CONTABILIDAD
Tiene como objeto de ley establecer el marco legal para dictar y aprobar
normas y procedimientos que permitan armonizar la información contable de
las entidades del sector público y privado, tiene los siguientes objetivos:
a) Armonizar y homogeneizar la contabilidad en los sectores público y privado
mediante la aprobación de la normatividad contable.
b) Elaborar la Cuenta General de la República a partir de las rendiciones de
cuentas de las entidades del sector público.
c) Elaborar y proporcionar a las entidades responsables, la información
necesaria para la formulación de las cuentas nacionales, cuentas fiscales y al
planeamiento.
d) Proporcionar información contable oportuna para la toma de decisiones en
las entidades del sector público y del sector privado.
7 http://www.gestiopolis.com/tipos-de-sociedades-y-teoria-basica-de-la-contabilidad/
19
- NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA.
NIA 400 – Evaluación de Riesgo y Control Interno
El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) es establecer
normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los
sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y
sus componentes
- NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS (NAGAS)
El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir
con la norma de ejecución del trabajo que requiere que el Auditor debe
efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente.
- LEY GENERAL DE SOCIEDADES
Indica que el Gerente es el responsable del establecimiento y mantenimiento
de una estructura de control interno diseñada para proveer una seguridad
razonable de que los activos de la sociedad estén protegidos contra el uso no
autorizado y que todas las operaciones son efectuadas de acuerdo con
autorizaciones establecidas y son registradas apropiadamente.
20
CAPITULO III
III. MARCO METODOLOGICO
3.1 MATERIAL DE ESTUDIO
3.1.1 Población
Está representada por la Empresa Transportes y Servicios Generales
Joselito S.A.C.
3.1.2 Muestra
Está representada por el área de caja y bancos de la Empresa
Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C
3.2 MÉTODOS Y TÉCNICAS
3.2.1 Método aplicable a la investigación
El presente trabajo emplea el método Descriptivo ya que los datos
investigados son obtenidos por observación directa para determinar las
características del diagnóstico de la empresa en cuanto al control interno
y la gestión en el área de caja y bancos de la Empresa Transportes y
Servicios Generales Joselito SAC.
3.2.2 Técnicas
Se aplicará la Técnica de la Observación para analizar el ambiente donde
se realizan las operaciones del área de caja y bancos de la empresa, se
aplicará la Técnica de Análisis documental sobre la documentación que
la empresa posee y utiliza, se realizara encuestas a través de una lista de
21
preguntas donde los resultados obtenidos serán necesarios para
elaborar el presente trabajo de investigación.
Técnicas de tratamiento y análisis de Información
El tratamiento de datos obtenidos en el desarrollo de nuestra
investigación se analizó y se presentan en cuadros y gráficos para
mayor detalle e interpretación.
Técnicas de Procedimiento de datos
Según la naturaleza de las variables, tanto dependiente como
independiente, se utilizarán las técnicas e instrumentos que se
indican a continuación:
TÉCNICAS INSTRUMENTOS
- Entrevista
- Observación
- Revisión Documentaria
- Guía de Entrevista
- Guía de observación.
- Guía de revisión documentaria
3.3 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
La presente investigación presenta un diseño no experimental, porque no se
realizará ningún experimento; solo se procederá a describir y explicar los
acontecimientos relacionados a la Implementación del Sistema de Control Interno
al Área de Caja y Bancos de la Empresa Transportes y Servicios Generales
Joselito S.A.C.
Para cumplir con el objetivo de nuestra investigación se aplicará el siguiente
diseño:
22
Diagrama:
T
X -------> O -------> P
Dónde:
X = Realidad
O = Observación
P = Propuesta
T = Marco Teórico
23
CAPITULO IV
IV. RESULTADOS
4.1 DATOS DE LA EMPRESA
Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C, con RUC N° 20132120821,
inscrita en registros públicos Partida N° 11007014 es una persona jurídica de
administración familiar ubicada en Av. Túpac Amaru N° 1586 Urb. Mochica La
Libertad- Trujillo – Trujillo.
Inicia sus actividades el 01 de enero del año 1988, hasta la actualidad ha
facilitado el desarrollo comercial de organizaciones a nivel nacional, siendo de
esta manera participe del crecimiento económico y social de nuestro país.
De conformidad con el estatuto y según el objeto social, la actividad económica
y ámbito de aplicación principal de la compañía es: Brindar el servicio de
transporte de carga por carretera.
Las operaciones que realizan Transportes y Servicios Generales Joselito
S.A.C. comprenden desde la ciudad de Lima hacia todo el norte del país.
La Empresa Transportes Y Servicios Generales Joselito SAC brinda un
eficiente servicio y asesoría para el traslado de carga pesada como
combustible, harina de pescado, aceite de semillas entre otros, permitiendo
que llegue en menor tiempo posible a su destino.
4.1.1 Misión
“Proveer servicios de transporte especializado, oportuno, eficiente y
seguro, para cubrir las necesidades y expectativas de calidad de
nuestros clientes”.
24
4.1.2 Visión
“Ser líder en el Perú en el transporte especializado de Líquidos No
Hidrocarburos y Carga Seca No Peligrosa, generando valor para
nuestros clientes, trabajadores y accionistas”.
4.1.3 Presentación Del Organigrama
La estructura organizativa se puede definir como la distribución de
cargos o responsabilidades, estableciendo relaciones de autoridad
mediante la respectiva división de funciones, creándose así las distintas
unidades estructurales que integran la organización.
Como menciona DAmbrossio, “la estructura organizativa de la empresa
se crea para realizar las funciones, las actividades y para cumplir los
deberes y las responsabilidades de los componentes sociales de la
organización8”. Transportes y Servicios Generales Joselito SAC no
cuenta con un organigrama bien establecido según las técnicas
aplicadas en la investigación se puede diseñar el siguiente
organigrama.
8 DAmbrosio, S. E. (2009). Organigrama. Argentina: El Cid Editor. Pág (71)
25
Junta General de Accionistas
Directorio
Jose Teófilo Paredes Castro
Gerencia General
Esther Risco Esquen
Asesoría Contable y Tributaria
Carlos Eduardo Paredes Rodríguez
Gerencia Comercial y de Operaciones
Jose Octavio Paredes Rodriguez
Gerencia de Finanzas, Logística y Mantenimiento
Luis Alberto Paredes Rodríguez Gerencia de
Administración, Contabilidad y Recursos
Humanos
Francisco
Rodriguez
Rodriguez
Jefe de Trafico
Cisternas
Hedber Aguirre
Vacalla
Jefe de Trafico
Plataformas
Angie Lloclla
Noblecilla Jefe
de Control GPS
Laura
Rodriguez
Sifuentes
Jefe de
Facturacion y
Cobranza
David Emilio
Chavez Valeriano
Coordinador de
Mantenimiento
Gim Sarmiento
Sánchez Jefe de
Almacén
Yulissa Tarrillo
Lujan
Asistente de
Control
Financiero
Luz Guevara
Administración
Lima
Grace Viloche
Recursos
Humanos
Guillermo
Pesantes Luna
Jefe de
Contabilidad
Miguel García
Seguridad e
Informática
Jose Ñaupari Gil
Asistente de
Operaciones
David Mantilla
Asistente de
Liquidaciones
Choferes
Operadores de
GPS
Llanina Vera
Caruajulca
Asistente de
Facturacion
Beder Alfaro
Medina
Asistente de
Facturación
Lima
Lavadores
Mecánicos
Eder Valeriano
Asistente de
Almacen
Practicantes
Anahis Pretell
Asistente de
Finanzas
Sugey Tirado
Cajera
Practicantes
Erika Sanchez
Asistente
Milagros
Mamani
Asistente
Practicantes
Scot Horna
Activos e
Inventarios
Marilyn Casas
Provisiones
Verónica
García
Clientes
Jorge Luis
Carbajal
Vigilante
Pedro Castillo
Vigilante
Julio
Cristian
Sánchez
Planillas
Jean Carranza
Caja y Bancos
Figura 4.1 Organigrama General
26
4.2 IDENTIFICACION DE LAS PRINCIPALES DEFICIENCIAS
En las evaluaciones y análisis que se realizaron al área de caja y bancos
de la Empresa de Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
mediante la observación, encuestas, cuestionarios y entrevistas a
trabajadores y directivos; se pudo establecer que las principales
deficiencias que se encuentran en el área de caja y bancos son:
Existe una caja fuerte para el manejo del efectivo, sin embargo la
clave la manejan, el gerente financiero, la cajera y la asistente
administrativa, además no está ubicada en un lugar seguro
exponiéndose así a robos o perdidas.
No se realizan arqueos sorpresivos, sino que estos están
programados, y su ejecución está prevista por el responsable del
manejo del efectivo, por otro lado, no se cuenta con formatos
apropiados para ello.
Los depósitos en cuenta los realiza la persona encargada del manejo
del efectivo, sin que para ello se le asigne un custodio que salvaguarde
el traslado del dinero desde la sede de la empresa hasta las entidades
financieras.
No se documentan apropiadamente los egresos de caja, se utiliza un
simple papel que en la gran mayoría de casos no cuenta ni con la firma
o sello de la persona que entrega el efectivo ni con la rúbrica de quien
recibe el dinero.
Las chequeras en blanco no son custodiadas en la caja fuerte ni
tampoco se encuentran restringidos los sellos para los cheques,
corriendo el riesgo que alguna persona no autorizada los manipule.
No se realizan conciliaciones bancarias de manera regular lo que
deviene en una posible discrepancia entre los saldos reales de las
cuentas bancarias y el saldo contable que se refleja en libros, lo que
propicia una toma de decisiones errada pues la información contable no
resulta confiable.
La sucursal de Lima no envía los reportes y documentación de
egresos diariamente, causando vacíos e incertidumbre a la hora de
27
verificar que los egresos realizados o entregas a rendir cumplan con los
requisitos mínimos de control establecidos por el área.
El personal del área desconoce la existencia de un manual de
organización y funciones, por lo que obviamente no se aplica.
Se realizan anticipos de sueldos y salarios con dinero de caja chica,
tanto a trabajadores como a algunos de los gerentes sin dejar ninguna
nota de salida de efectivo.
Así también, los gerentes tienen libre disposición del dinero de caja
chica, tanto para uso personal como para actividades de la empresa y
no sustentan los gastos debidamente.
La información contable no se procesa por completo al cierre de cada
mes.
4.3 PRESENTACION DE LA SITUACION DEL AREA
Desarrollo de cuadros con resultados de cuestionarios y encuestas
aplicadas a los trabajadores y directivos de la empresa Transportes y
Servicios Generales Joselito SAC.
GRAFICO N° 1
¿Conoce usted la estructura organizacional de la empresa?9
NUMERO %
SI 10 32%
NO 21 68%
TOTAL 31 100%
9 Hace referencia al documento o esquema que representa gráficamente la distribución organizativa de la empresa, no a los cargos que tiene cada trabajador.
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
28
DESCRIPCION
El gráfico muestra que el 32% del personal conoce la estructura organizacional de
la empresa, lo que nos deja con un alarmante 68% que manifestó desconocer este
aspecto, deduciendo de esto una carencia comunicativa, aspecto principal de los
componentes del control interno.
GRAFICO N° 2
¿Tiene usted conocimiento acerca de los manuales y procedimientos
establecidos para sus tareas?
NUMERO %
SI 8 26%
NO 23 74%
TOTAL 31 100%
32%
68%
SI NO
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
29
DESCRIPCION
Como podemos ver, tan solo ocho trabajadores conocen los manuales y
procedimientos que rigen sus labores, el 76% restante no ha sido puesto al corriente
de dichos manuales.
GRAFICO N° 3
¿A lo largo de su estadía en la empresa, ha realizado usted diferentes funciones
en la misma o diferente área?
NUMERO %
SI 3 10%
NO 28 90%
TOTAL 31 100%
26%
74%
SI NO
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
30
DESCRIPCION
A través del gráfico observamos que apenas el 10% de trabajadores han rotado en
lo que a funciones respecta, los demás, han permanecido en el mismo puesto desde
su arribo al centro de labores.
GRAFICO N° 4
¿Considera usted que la capacitación que ha recibido para desempeñar sus
labores lo han dejado expedito para cumplirlas con eficacia?
NUMERO %
SI 5 16%
NO 26 84%
TOTAL 31 100%
10%
90%
SI NO
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
31
DESCRIPCION
Podemos decir con certeza casi absoluta, que el personal de la empresa no siente
que ha sido capacitada adecuadamente para realizar sus tareas, pues el 84% del
personal así lo cree, el 16% restante manifiesta haber recibido la capacitación
necesaria para cumplir sus labores.
GRAFICO N° 5
¿Según su criterio, crees usted que se lleva un control10 adecuado en el área de
caja y bancos?
NUMERO %
SI 11 35%
NO 20 65%
TOTAL 31 100%
10 Entiéndase por control, las medidas adoptadas para verificar el cumplimiento de las labores respecto de un plan prestablecido (Martínez Calderin, 2009, pág. 4)
16%
84%
SI NO
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
32
DESCRIPCION
Podemos apreciar que el 35% de los trabajadores de la empresa consideran que se
lleva un buen control del área de caja y bancos, sin embargo, el 65%, opina que el
control es deficiente.
GRAFICO N° 6
¿Sabe usted si se realizan arqueos sorpresivos en caja chica?
NUMERO %
SI 4 13%
NO 27 87%
TOTAL 31 100%
35%
65%
SI NO
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
33
DESCRIPCION
El gráfico indica que tan solo el 13% de los trabajadores creen que los arqueos de
caja que se realizan son sorpresivos, dejándonos con un 87% que dan opinión en
contrario.
GRAFICO N° 7
¿Se realiza una conciliación bancaria de manera periódica?
NUMERO %
SI 26 84%
NO SABE 5 16%
TOTAL 31 100%
13%
87%
SI NO
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
34
DESCRIPCION
El 84% de los trabajadores señala que se realizan las conciliaciones bancarias de
manera periódica, dejándonos con un 16% que desconocen si estas se llevan a
cabo o no.
GRAFICO N° 8
¿Se realizan a tiempo los pagos a proveedores?
NUMERO %
SI 12 39%
NO 19 61%
TOTAL 31 100%
84%
16%
SI NO
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
35
DESCRIPCION
La gráfica indica que el 39% de los trabajadores opinan que los pagos si se realizan
a tiempo mientras que un 61% discrepa, dejando entrever criterios muy
diferenciados para evaluar este aspecto.
GRAFICO N° 9
¿Según los conocimientos que tiene sobre la empresa, considera que esta
cuenta con los recursos necesarios para implementar un sistema de control
interno11?
NUMERO %
SI 27 87%
NO SABE 4 13%
TOTAL 31 100%
11 Tómese como la capacidad para afrontar los gastos y costos de la implementación sin que estos degeneren la liquidez a mediano plazo de la empresa.
39%
61%
SI NO
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
36
DESCRIPCION
En cuanto a la factibilidad económica, vemos que el 83% de los empleados
considera que es viable la implementación de un sistema de control interno, sin
embargo el 13% de ellos manifiestan su desconocimiento al respecto.
GRAFICO N° 10
¿Cree usted que sus compañeros estén dispuestos a modificar sus funciones, o
la forma en la que realizan sus tareas con la finalidad de mejorar su gestión o
función?
NUMERO %
SI 16 52%
NO 15 48%
TOTAL 31 100%
87%
13%
SI NO
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
37
DESCRIPCION
Esta pregunta nos permite evaluar la disposición de los colaboradores para afrontar
cambios en su modus operandi, siendo que el 52% opina que sus compañeros
tienen una actitud positiva frente al cambio, mientras que un cercano 42% asevera
que no.
4.4 IMPLENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Para la implementación de un sistema de Control Interno en el Área de
Caja y Bancos de la Empresa de Transportes y Servicios Generales
Joselito SAC es necesario considerar:
4.4.1 Formatos para el Área de Caja y Bancos
Durante la evaluación al área de caja y bancos de la Empresa
Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C se encontró que
no se utilizaban formatos estandarizados para la ejecución y registro
de las herramientas de control. Con la finalidad de documentar el
proceso aplicativo del sistema de control interno y las operaciones
del área de caja y bancos se diseñaron y elaboraron los siguientes
formatos para cada punto de control:
Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
52%48%
SI NO
38
Arqueo de Caja
Conciliación Bancaria
Liquidación de Caja Chica
Constancias de egreso e ingreso de caja
Orden de Pago
Veamos a detalle cada uno de ellos.
FORMATO PARA EL ARQUEO DE CAJA
Este formato se realizó de manera que se especifiquen en él todos y cada uno de
los datos que son indispensables para tener una noción clara del resultado de la
medida de control. El responsable de realizar el arqueo deberá pedir a la cajera
que detenga todas las actividades, a continuación contará todo el dinero hallado
en caja delante de ella, de manera que ésta pueda dar conformidad de que el
arqueo se realizó de manera transparente, estampará su firma y huella digital como
prueba de ello y realizará sus descargos en caso se encuentren observaciones.
39
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO S.A.C.
ARQUEO DE CAJA CHICA
FECHA: HORA DE INICIO:
LOCAL: RESPONSABLE:
FONDO TOTAL DE CAJA CHICA: S/. 15,000.00
FONDO DE GASTOS: S/. 15,000.00
BILLETES:
200.00
CANTIDAD
S/.
IMPORTE
-
100.00 S/. -
50.00 S/. -
20.00
10.00
MONEDAS:
5.00
CANTIDAD
S/.
S/.
-
IMPORTE
-
2.00 S/. -
1.00 S/. -
0.50 S/. -
0.20 S/. -
0.10 S/. -
0.05 S/. -
TOTAL S/. -
SON:
OBSERVACIONES:
RESPONSABLE ARQUEO CAJERA
40
FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
Este formato para las conciliaciones, nos permite conocer los pendientes que
tengamos, ya sean operaciones reales que no se han contabilizado o por
operaciones contabilizadas que no se pueden acreditar en las cuentas
bancarias, sea cual sea el caso, podremos ver las diferencias de nuestros saldos
reales contra los saldos contables y podremos controlar la confiabilidad de la
información contable que entrega el área de Caja y Bancos.
41
FORMATO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA
Haciendo uso de este formato tendremos un control específico de todos y cada uno
de los egresos de caja, debidamente sustentados con su comprobante de pagos o de
egresos.
42
FORMATOS DE INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA
Para temer control preciso acerca de a quien se le entrega dinero y quién nos lo
alcanza, se diseñaron estos formatos específicos, que se adaptaron perfectamente a
su fin, documentar el proceso de caja y bancos, especialmente aquellas operaciones
que implican la entrega o recepción de dinero en efectivo.
43
FORMATO ESTÁNDAR PARA PAGO A PROVEEDORES
Fue absolutamente necesario estandarizar las órdenes de pago a utilizar, pues
estos se realizaban sin ningún documento físico que quede como constancia del
pago (a excepción de las facturas u otro documentos de carácter tributario), de
esta manera no era posible identificar con facilidad el origen del gasto, tanto para
control interno, como para la distribución del gasto para la elaboración de los
EE.FF. veamos ahora, el documento en cuestión:
44
4.4.2 Flujogramas para el Área de Caja y bancos
Con la finalidad de especificar los procedimientos exactos y
detallados que ha de seguir el personal del área de Caja y Bancos
de la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C
para ejecutar las operaciones de manejo y control de dinero, se ha
diseñado flujogramas para las operaciones consideradas críticas
con la finalidad de minimizar el riesgo y así alcanzar los objetivos
propuestos.
Los flujogramas que se han diseñado, son los siguientes:
FLUJOGRAMA PARA EL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
Considerando que en la empresa no se estaba realizando de manera paulatina
las conciliaciones bancarias, fue absolutamente necesario indicar las pautas
específicas para su correcta elaboración, proveyendo al ejecutor de un formato
y un diagrama de procedimientos a manera de guía para que el resultado de
esta conciliación muestre la contrastación entre la información contable que
otorga el área de Caja y Bancos y la realidad, de tal manera que el área de
caja y bancos pueda asegurar el envío de información verás a quien lo
requiera.
45
cuenta
Documento: Procedimiento
para la conciliación bancaria
Área: Gestión de Caja y Bancos
Responsable: Asistente de tesorería
Control
G.F.
FLUJOGRAMA 1
Procedimiento Conciliaciones Bancarias
Inicio
Extraer
Información de
movimientos
bancarios
Estado de
bancarios
Reporte de
Conciliación
bancaria
¿Existen
diferencias?
SI
Tesorería
¿Se encuentra
identificado el
documento?
O
SI
contable
Fin
ELABORADO POR:
Diana Vega Polo
REVISIÓN No:0
FECHA DE APROBACIÓN:
FECHA DE MODIFICACIÓN:
Realizar el registro
Asistente de
Tesorería
Verificar
Documentos no
contabilizados
Asistente de
Nota
Depósitos no
contabilizados,
Cheques no
cobrados, entre
otros
NO
Gestionar con el
N
banco para
identificar el
documento y
regularizarlo
Asistente de
Tesorería
Comprobante
contable
Cotejar movimientos
de la empresa vs
movimientos
bancarios
Asistente de
Tesorería
Extraer
Información de
auxiliar de bancos
Mayor de
bancos
Extraer
información de
estados de cuenta
bancarios
Asistente de
Tesorería
Asistente de
Tesorería
46
FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DEL FLUJO DE CAJA
PROYECTADO
Para el caso de la proyección de flujos de efectivo, no se ha establecido un
formato específico, debido a la variabilidad de los ítems a considerar mes a
mes, tratando de no encasillar la visión del responsable de su elaboración, sin
embargo, enmarcar el procedimiento que hay que seguir para su elaboración
es imperante, por lo que se diagramó el procedimiento para su completo
entendimiento:
Este procedimiento abarca desde la obtención de información del flujo anterior,
hasta las posibles acciones después de su elaboración, lo cual implica un
adelanto de pagos a los proveedores en caso haya un superávit de ingresos
en el periodo considerado o la búsqueda de financiamiento externo en caso de
déficit de liquidez para cumplir las obligaciones de la empresa, de esta manera
se garantiza los pagos a tiempo a nuestros proveedores, tanto internos como
externos.
A pesar de que su elaboración corresponde al área de Caja y Bancos, lo que
es realmente la base de su fiabilidad, es la información obtenida de otras áreas,
y considerando que se trata de una estimación, hay que aplicar el principio de
prudencia para que el flujo proyectado guarde un margen de error mínimo.
47
Documento: Procedimiento para la elaboración de la proyección de flujo de caja
Área: Gestión de Caja y Bancos
Responsable: A. Finanzas
Control
G.F.
FLUJOGRAMA 2
Ingresos por
ventas (contado o
crédito) Anticipo
de clientes y
aportes de
accionistas
Valores por pagar de
sueldos, liquidaciones,
letras, impuestos, pago a
proveedores, gastos
operativos
REVISIÓN No: 0
FECHA DE APROBACIÓN:
FECHA DE
MODIFICACIÓN:
ELABORADO POR:
Diana Vega Polo
48
FLUJOGRAMA PARA EL PROCEDIMIENTO DE VENTAS, COBRANZA Y
FACTURACIÓN
Esta es una fase crítica, pues representa el manejo, control y custodia de lo
que mantiene vivo el negocio, el dinero. Este esquema, representa como es
que se va a controlar el dinero que ingresa a la empresa y la forma en que se
va a proceder en este punto debe ser determinada con minuciosidad y el
Flujograma elaborado, pretende cubrir las actividades que se han de realizar
desde que llega la proforma del servicio, pasando por la evaluación crediticia
y el pago en caso éste se realice en efectivo, hasta el momento en el que se
emiten los comprobantes de pago correspondientes y las letras en el caso de
las ventas al crédito.
Cabe mencionar que si bien no es común en la empresa, hay servicios, que
debido a la urgencia o naturaleza espontánea, no requieren de la elaboración
de un contrato propiamente dicho, y como no exceden los importes mínimos
estimados por SUNAT para la bancarización, se pagan en efectivo en la caja
de la empresa.
Una vez hecho el pago en efectivo o confirmado el abono por otros medios de
pago, ya se procede a la facturación y se programa la ejecución del servicio.
49
Emisión
de
facturas
y/o letras
Se envía para
aprobación
Se estipula
medio de pago
Recibe
proforma de
de servicio
Archiva expediente
Se cobra en efectivo o se confirma
abono (cheque, transferencia,
depósito)
Tipo
de venta
CONTADO CREDITO
SI
NO
G.
Financiero
¿Aprueba?
Cajera
Se envía
expediente A
NO
FIN
A SI
Nota Implica que
cliente ahora
tiene línea de
crédito
Cajera
Ingreso de
caja
Cajera
Cajera
A
FIN
INICIO
¿Tiene
línea de crédito?
Facturas
Letras
Documento: Procedimiento para las ventas
Área: Gestión de Caja y Bancos
Responsable: Cajera
Control
G.F.
FLUJOGRAMA 3
ELABORADO POR:
Diana Vega Polo
REVISIÓN No: 0
FECHA DE APROBACIÓN:
FECHA DE
MODIFICACIÓN:
Cajera
50
FLUJOGRAMA PARA EL PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES Y
OTROS
Para el caso particular de pagos a proveedores, se ha elaborado un formato
especial (Orden de Pago) que junto al Flujograma que se presenta a
continuación, documentan el proceso completo de pagos a proveedores.
Si bien este procedimiento se ejecutaba diariamente, al no tener lineamientos
que homogenicen su ejecución, se presentaban errores constantes como
pagos errados, pagos sin considerar la detracción u omisiones que significaban
gastos por intereses. Además de esto, al no estar debidamente documentado
el proceso, no se podía designar a un responsable específico que asuma las
consecuencias de las faltas incurridas.
Es así que el presente Flujograma representa a detalle las actividades que se
deben realizar para ejecutar de manera satisfactoria el pago a los proveedores
y otros acreedores, dichas actividades abarcan desde la aprobación por parte
del Gerente Financiero, la recepción de la orden de pago, y validación de
documentos, hasta el pago propiamente dicho y la comunicación a nuestros
proveedores del abono a sus cuentas.
51
Gestionar Pagos
INICIO
¿Pagos
NO B autorizados?
A
SI
Recibir Órdenes
de Pago
con
facturas u
otros doc.
Auxiliar de
Caja y Bancos
Validar datos de
factura de acuerdo
a la Órden de
Pago
Auxiliar de Caja y Bancos
Registrar
documentación en
el sistema
contable
Auxiliar de Caja y Bancos
Cheques
Realizar
pagos
Efectivo
Calcular retención
y/o detracción
Auxiliar de
Caja y Bancos
Registrar los
pagos,
retenciones y
datos de personas
autorizadas para
retirar el pago y
enviar el detalle al
banco
Asistente de
Caja y bancos
Llenar cheques
Cajera
Comprobante
de egreso de
cheques
Transferencias
Ingresar
información en el
formulario o
elaborar carta de
autorización o
cargar en el
sistema del banco
Cajera
Comprobante
de egreso,
comprobante
de
transferencia
Autorizar pago
con fondo fijo
Gerente Financiero
Comprobante
de egreso
Imprimir voucher
contable y pago
de impuestos
Asistente de Caja y Bancos
Retenciones,
Detracciones y
Percepciones
Aprobar los
documentos
Gerente Financiero
¿Es correcto?
SI
Enviar
NO documentos para A
corrección
Asistente de Caja y Bancos
Firmar cheques o
aprobar
transferencias Gerente General
Emitir y firmar
reporte de pagos
enviados Cajera
Separar cheques
por agencia
y
para el caso de
transferencias se
comunica al
proveedor Cajera
B
FIN
REVISIÓN No: 0
FECHA DE APROBACIÓN:
FECHA DE
MODIFICACIÓN:
ELABORADO POR:
Diana Vega Polo
Documento:
Procedimiento de
pagos a
proveedores y
Otros
Área: Caja y Bancos
Responsables Control G.F.
A. Finanzas FLUJOGRAMA 4
FIN
52
4.4.3 Aplicación del Sistema de Control Interno en el Área de Caja y
Bancos.
El cuadro que se presenta a continuación nos muestra la aplicación
del sistema de Control Interno en el área de Caja y Bancos de la
empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC, así como
su mejora en las mismas.
AREA DE CAJA Y BANCOS EMPRESA DE TRANSPORTES Y SERVICIOS
GENERALES JOSELITO SAC
ANTES DE APLICAR EL
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
DESPUES DE LA
APLICACIÓN DEL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO
MEJORAS EN LA GESTION
OPERATIVA DEL AREA.
La caja fuerte estaba
ubicada a la vista del
público y la clave era de
dominio de personal
ajeno al área de caja y
bancos.
Se reprogramó la clave
de caja fuerte y ésta se
entregó únicamente a la
cajera y al gerente
financiero. Asimismo, la
caja fuerte fue instalada
en la parte trasera de la
oficina, oculta por el
escritorio de la cajera.
Se limita a dos los
responsables de la
custodia y disposición del
dinero de la caja fuerte.
Al estar fuera de la vista
del público, disminuye el
riesgo de robos.
No se realizaban arqueos
sorpresivos a caja.
Se consideró que el
contador general
designaría a un asistente
del área de contabilidad
realizar arqueos
sorpresivos.
Esto ayudará tener un
mejor control del efectivo
así como el uso del
mismo.
El depósito de lo
recaudado se hace sin
tomar medidas de
Se dispuso que el
personal de seguridad
acompañe a la
Disminuye
significativamente el
riesgo de asalto o robo
53
precaución ante robos o
asaltos.
encargada de caja a
realizar los depósitos en
las entidades financieras
indicadas.
Se estableció un horario
exacto para esta tarea,
así como rutas aleatorias
y medios de transporte
variados.
durante el traslado del
dinero.
Se entrega dinero de caja
chica sin un documento
apropiado, este no deja
constancia fehaciente de
quien entregó el dinero,
quien lo recibió ni que
destino se le dará.
Se encargaron formatos
de entregas a rendir
cuenta y comprobantes
de egreso de caja, los
cuáles deben contener
como mínimo el nombre,
DNI y firma del
beneficiario, así como la
fecha y el destino que se
le dará a los fondos. Por
último, el dinero no se
entregará si el
documento no lleva el
visto bueno del jefe
inmediato o gerente
financiero.
La cajera sabrá que
personas tienen entregas
por rendir, los importes,
fecha y el uso que se le
dio al dinero.
Se determina quién es la
persona que autoriza la
salida del dinero y el uso
que se le dará al mismo.
Las chequeras en blanco
y los sellos se encuentran
en un lugar poco seguro y
a la vista, además
algunos cheques se
dejan firmados,
propiciando un uso
indebido de los recursos.
Los cheques en blanco
se mantienen en la caja
fuerte, su uso es
autorizado únicamente
por el gerente financiero
quien lleva el control de
los correlativos, una vez
llenado, lo deriva a
gerencia para que sean
firmados, luego se sellan
y se giran.
Se garantiza que los
cheques sean girados
por importes y a
beneficiaros autorizados.
Se evita el mal uso de los
recursos por hurto y
falsificación de cheques
firmados.
54
No se realizan
conciliaciones bancarias,
solo se revisa cuando
hay alguna discrepancia
detectada por
contabilidad.
Se estableció un
procedimiento específico
para la conciliación
bancaria.
Esta se realiza cada mes
comparando operaciones
registradas contra
operaciones reales.
Los saldos contables de
las cuentas de bancos
coinciden con los de los
estados de cuenta
bancaria al final de cada
mes.
Las proyecciones de flujo
de efectivo se realizan en
base a información
confiable y real.
La sucursal de lima, no
envía la documentación
contable ni de control a
tiempo, lo que deviene en
reposiciones de fondos
fijos sin sustento
adecuado y la falta de
control de los egresos de
caja chica y entregas a
rendir cuenta.
Se estableció que el
envío de la
documentación de caja
lima se hará como
máximo al día siguiente
de la fecha en que se
realizaron los egresos.
Como medio de envío se
utilizarán los servicios de
un Courier.
Las reposiciones se
hacen con la certeza de
que los egresos tienen
sustento físico en
tránsito.
Se puede ingresar la
información contable
diariamente.
Se entregan adelantos de
sueldo a gerentes y
trabajadores sin dejar
registro formal de la
obligación que
adquirieron con la
empresa.
Estos se realizan con el
dinero del fondo fijo sin
emitirse un documento
sustentatorio apropiado.
Los adelantos de sueldo
se realizan con depósito
en la cuenta de haberes.
Los trabajadores firman
una carta de descuento a
tres o seis meses, la cual
queda sin efecto en caso
el trabajador pague
anticipadamente.
La rendición de fondos
fijos ya no presenta
faltantes sin justificación
física, pues los adelantos
se hacen a través del
banco.
Se tiene control de
cuánto debe cada uno de
los trabajadores a la
empresa.
Se tiene certeza de la
devolución del dinero con
la autorización de
descuento firmada.
Los gerentes tienen libre
disposición del dinero de
caja chica, tanto para uso
personal como para
Los gerentes ahora
firman un formato de
entrega a rendir cuenta.
Se tiene una noción clara
de los importes que
salieron de caja por
55
actividades de la
empresa, los cuales no
son sustentados
satisfactoriamente.
disposición de los
gerentes.
No hay un control
adecuado de las cuentas
por pagar, por lo que
suele pagarse intereses
debido a los pagos fuera
de tiempo.
Se aplican
procedimientos clave
para el pago de
obligaciones, ya sea con
proveedores o
trabajadores.
Se elabora una
proyección de flujo de
efectivo para prever los
pagos.
Los pagos se realizan a
tiempo y se evitan gastos
por intereses.
La proyección de flujo de
efectivo garantiza el
cumplimiento de las
obligaciones adquiridas y
permite programar pagos
anticipados en algunos
casos.
Mejora la imagen
crediticia de la empresa
con entidades financieras
y con proveedores,
obteniendo mejores
tasas y disminuyendo
costos de financiamiento
aumentando nuestra
liquidez en el corto plazo.
4.4.4 Costo de la implementación de un Sistema de Control Interno
en el Área de Caja y Bancos
La implementación de un sistema de control interno no se debe
considerar como un gasto sino como una inversión necesaria pues
los beneficios que se obtienen superan considerablemente los
costos en los que la empresa haya incurrido para su
implementación. Muy aparte de beneficios monetarios para la
empresa también se mejora las relaciones laborales entre todos los
trabajadores de la empresa y la calidad de la información brindada
56
a las áreas correspondientes. La empresa Transportes y Servicios
Generales Joselito cuenta con el presupuesto necesario para
implementar un sistema de control interno, entre los principales
costos está la impresión de nuevos formatos para el área de caja y
bancos, capacitaciones para los trabajadores del área de caja y
bancos, contratación de un profesional adecuado para evaluar cuán
ceñidos están los perfiles del personal actual con los nuevos MOF
que se han elaborado para los puestos críticos del área de Caja y
Bancos, así como la correcta difusión a los trabajadores de estos
manuales y del Organigrama. Así mismo se utilizan recursos propios
de empresa como computadoras, hojas, tinta entre otros.
4.5 RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN EL ÁREA DE CAJA Y BANCOS.
4.5.1 Presentación de resultados de la situación actual del área de
caja y bancos
GRAFICO N° 11
Respecto a los nuevos procedimientos implementados en el área ¿Cree usted que son?
% Número
Excelentes 52% 17
Buenos 27% 9
Regulares 21% 7
Malos 0% 0
TOTAL 100% 33 Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
57
Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
DESCRIPCION
En el gráfico podemos notar que el 52% de los trabajadores piensan que los nuevos
procedimientos son excelentes, un 27% opinan que son Buenos y los 21%
restantes manifiestan que son regulares. Además vemos que ninguno de los
encuestados piensa que los procedimientos son malos.
GRAFICO N° 12 Considerando los nuevos formatos introducidos a los procesos ¿Cuán útiles cree usted que
son?
% Número
Muy útiles 73% 24
Medianamente útiles 24% 8
Mediocres 3% 1
Inútiles 0% 0
TOTAL 100% 33 Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
52%
27%21%
0%0%
10%20%30%40%50%60%
Excelentes Buenos Regulares Malos
RESPECTO A LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS IMPLEMENTADOS EN EL ÁREA ¿CREE USTED QUE SON?
58
Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
DESCRIPCION
Este cuadro nos muestra la opinión de los trabajadores respecto a la utilidad de los nuevos
formatos introducidos a los procesos, es así que el 73% de ellos opina que son de gran
utilidad, 24% que son medianamente útiles y los 3% restantes, piensan que son mediocres.
GRAFICO N° 13 En cuanto al detalle, los flujogramas diseñados para los procesos del área de caja y bancos
son:
% Número
Muy detallados 64% 21
Detallados 30% 10
Poco detallados 3% 1
Ambiguo 3% 1
TOTAL 100% 33 Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
73%
24%3% 0%
0%20%40%60%80%
Muy útiles Medianamenteútiles
Mediocres Inútiles
LOS NUEVOS FORMATOS INTRODUCIDOS A LOS PROCESOS ¿CUÁN ÚTILES CREE USTED QUE
SON?
59
Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
DESCRIPCION
En cuanto al detalle de los flujogramas diseñados, el 64% de los trabajadores opina
que son muy detallados, 3% manifiestan que son poco detallados y otros 3% que
son ambiguos.
GRAFICO N° 14 En su opinión, el riesgo actual respecto al manejo del efectivo se ha reducido de
manera:
% Número
Drástica 58% 19
Notable 24% 8
Parcial 12% 4
Imperceptible 6% 2
TOTAL 100% 33 Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
64%
30%
3% 3%
0%15%30%45%60%75%
Muy detallados Detallados Poco detallados Ambigüo
LOS FLUJOGRAMAS DISEÑADOS PARA LOS PROCESOS DEL AREA DE
CA JA Y BANCOS SON:
60
Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
DESCRIPCION
El grafico muestra a un 58% de trabajadores quienes consideran que el riesgo del
manejo de efectivo ha disminuido de manera drástica, 24% que lo hico de manera
notable y un 6% afirma que la disminución es imperceptible.
GRAFICO N° 15
Teniendo en cuenta la relación Costo-Beneficio, diría usted que la implementación fue:
% Número
Muy Costosa 6% 2
Costosa 9% 3
Poco Costosa 73% 24
Barata 12% 4
TOTAL 100% 33
Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
58%
24%12%
6%
0%
15%
30%
45%
60%
Drástica Notable Parcial Inperceptible
EN SU OPINIÓN, EL R IESGO AC TUAL RESPECTO AL MANEJO DEL EFEC TIVO
SE HA REDUCIDO DE MANERA:
61
Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
DESCRIPCION
En cuanto al Costo, el 73% de los trabajadores encontraron la implementación, en
relación al beneficio obtenido, como poco costosa, 12% como barata y un 6%
opinan que fue muy costosa.
GRAFICO N° 16 ¿De qué manera cree usted que influenciaron los cambios implementados en la Gestión
Operativa del área?
% Número
Positiva 79% 26
Apreciable 21% 7
Ninguna 0% 0
Negativa 0% 0
TOTAL 100% 33 Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
6% 9%
73%
12%
0%15%30%45%60%75%
Muy Costosa Costosa Poco Costosa Barata
TENIENDO EN CUENTA LA RELACIÓN COSTO -BENEFICIO, D IR ÍA USTED QUE LA IMPLEMENTACIÓN FUE:
62
Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
DESCRIPCION
El gráfico 16 muestra la opinión de los trabajadores considerando la influencia de
la implementación del sistema de control interno respecto a la gestión operativa,
manifestándola como “muy útil” un 73% de ellos, como mediocres un 3% sin
embargo, ninguno la halló inútil.
GRAFICO N° 17
De manera general ¿Piensa usted que los cambios implementados al área son?
% Número
Muy beneficiosos 61% 20
Beneficiosos 36% 12
Irrelevantes 3% 1
Perjudiciales 0% 0
TOTAL 100% 33 Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
79%
21%
0% 0%0%
20%
40%
60%
80%
Positiva Apreciable Ninguna Negativa
¿ D E Q U E M A N E R A C R E E U S T E D Q U E I N F L U E N C I A R O N L O S C A M B I O S E N L A
G E S T I Ó N O P E R A T I V A D E L Á R E A ?
63
Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC
Elaboración: Propia
DESCRIPCION
En cuanto a los cambios en general, un 61% de los trabajadores creen que los
cambios son muy beneficiosos para el área de caja y bancos, 3% de ellos opinan
que son irrelevantes, pero ninguno los halló perjudiciales.
4.5.2 Análisis Estados Financieros
Considerando que los cambios experimentados con la
implementación del sistema de control interno en la empresa deben
poder medirse y expresarse en términos cuantitativos para que
podamos evaluar cuán significativos han sido estos, tenemos a
continuación un análisis comparativo entre los Estados de Situación
Económica y Financiera de los años 2012 (periodo durante el cual
aún no se aplicaba un sistema de control interno) y 2013 que abarca
dentro de su alcance, los cambios aplicados en la gestión operativa
del área de Caja y Bancos, de manera tal que podamos ver el impacto
de estos cambios de manera tangible y explicar a grandes rasgos las
causas de estas variaciones
61%
36%
3% 0%0%
10%20%30%40%50%60%70%
Muy beneficiosos Beneficiosos Irrelevantes Perjudiciales
RESPECTO A LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS IMPLEMENTADOS EN EL ÁREA ¿CREE USTED QUE SON?
64
Descripción de la cuenta Contable
S/. S/. S/. S/. S/. %2012 2013 2012 2013
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 929,301 1,068,696 3.85% 4.22% 139,395 15%
VALORES NEGOCIABLES - - 0.00% 0.00% -
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES - TERCEROS 2,567,983 3,107,259 10.63% 12.28% 539,276 21%
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES - RELACIONADAS 219,628 228,413 0.91% 0.90% 8,785 4%
CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS Y A LOS
DIRECTORES 485,198 621,053 2.01% 2.45% 135,855 28%
CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS - TERCEROS 77,710 83,150 0.32% 0.33% 5,440 7%
CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS - RELACIONADAS - - 0.00% 0.00% -
SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO 453,185 530,226 1.88% 2.10% 77,041 17%
EXISTENCIAS 1,792,115 1,935,484 7.42% 7.65% 143,369 8%
TRIBUTOS POR RECUPERAR 514,591 602,071 2.13% 2.38% 87,480 17%
OTROS ( ANTICIPOS A PROVEEDORES ) 0.00% 0.00% -
Total Activo Corriente 7,039,711 8,176,354 29.14% 32.31% 1,136,643 16%
INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO NETO 17,034,824 17,034,824 70.50% 67.32% - 0%
INTANGIBLES 71,876 79,064 0.30% 0.31% 7,188 10%
ACTIVO DIFERIDO 14,970 15,719 0.06% 0.06% 749 5%
Total Activo No Corriente 17,121,670 17,129,606 70.86% 67.69% 7,936 0%
TOTAL ACTIVO 24,161,381 25,305,960 100.00% 100.00% 1,144,579 5%
Descripción de la cuenta Contable
ACTIVO CORRIENTE
ACTIVO NO CORRIENTE
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO S.A.C.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERAAl 31 de Diciembre del 2013
Expresado en Nuevos Soles
2013 - 2012
ACTIVO A. HorizontalA. Vertical
65
S/. S/. S/. S/. S/. %
2012 2013 2012 2013
SOBREGIROS BANCARIOS 161,284 138,704 0.67% 0.55% -22,580 -14%
TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA
TRIBUTARIO 198,280 235,953 0.82% 0.93% 37,673 19%
REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR COMERCIALES -
TERCEROS 160,832 167,265 0.67% 0.66% 6,433 4%
CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 1,063,335 978,268 4.40% 3.87% -85,067 -8%
CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - RELACIONADAS 276,689 154,787 1.15% 0.61% -121,902 -44%
CUENTAS POR PAGAR A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS) DIRECTORES Y
GERENTES 26,732 29,138 0.11% 0.12% 2,406 9%
OBLIGACIONES FINANCIERAS 4,404,419 4,610,404 18.23% 18.22% 205,985 5%
CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 393,256 339,631 1.63% 1.34% -53,625 -14%
CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - RELACIONADAS 192 186 0.00% 0.00% -6 -3%
PROVISIONES 339 322 0.00% 0.00% -17 -5%
PASIVO TRIBUTARIO DIFERIDO (CP) 64,327 61,111 0.27% 0.24% -3,216 -5%
Total Pasivo corriente 6,749,685 6,715,769 27.94% 26.54% -33,916 -1%
OBLIGAIONES FINANCIERAS 6,421,971 5,651,334 26.58% 22.33% -770,637 -12%
Total Pasivo No Corriente 6,421,971 5,651,334 26.58% 22.33% -770,637 -12%
TOTAL PASIVO 13,171,656 12,367,104 54.52% 48.87% -804,552 -6%
CAPITAL 7,478,250 7,680,392 30.95% 30.35% 202,142 3%
CAPITAL ADICIONAL 292,076 330,046 1.21% 1.30% 37,970 13%
RESERVAS 657,454 794,056 2.72% 3.14% 136,602 21%
RESULTADOS ACUMULADOS 1,195,926 2,425,343 4.95% 9.58% 1,229,417 103%
RESULTADO DEL EJERCICIO 1,366,019 1,709,019 5.65% 6.75% 343,000 25%
TOTAL PATRIMONIO 10,989,725 12,938,856 45.48% 51.13% 1,949,131 18%
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 24,161,381 25,305,960 100.00% 100.00% 1,144,579 5%
PATRIMONIO A. Horizontal
A. Vertical
A. Vertical
2013 - 2012
A. Horizontal
PASIVO CORRIENTE
PASIVO NO CORRIENTE
PASIVO
66
Como podemos ver, la empresa Transportes y Servicios Generales Joselito
S.A.C. ha tenido una mejora significativa en sus resultados para el periodo 2013,
siendo que se han incrementado en más de un 25% respecto del año anterior,
esto como consecuencia de las mejoras aplicadas en general a todo el conjunto
empresarial y propulsada evidentemente por la bonanza económica del periodo,
sin embargo, para los intereses propios de esta investigación, debemos
enfocarnos netamente en la forma en la que ha participado de estas mejoras en
los resultados económicos los cambios que hemos aplicado con la
implementación del sistema de control interno.
El dinero en efectivo, según podemos apreciar, para el periodo 2012, conformaba
el 3.85% del Activo, importe significativo sin dudas, sin embargo vemos un
aumento de S/. 139,395.00 Nuevos soles para el año 2014 con lo que aumentó
un 15% y ahora participa del 4.22% del activo, esto es reflejo claro de los nuevos
controles instaurados en el área de caja y bancos, manteniendo el efectivo a
salvo, controlando los egresos y los giros de cheques sin sustento.
Es importante considerar que al igual que el efectivo, todas nuestras cuentas por
cobrar han aumentado, esto debido a lo primeramente expuesto, sin embargo,
se acentúa debido a la mayor libertad de crédito que la empresa puede otorgar,
puesto que tiene mejor control sobre en qué y cómo se gasta el dinero y de esta
manera se evita egresos injustificados.
Otro factor que evidencia los efectos positivos del sistema de control interno al
área de caja y bancos, es la reducción considerable en pasivos por sobregiros
bancarios, el nuevo Flujograma para las conciliaciones bancarias con su
respectivo formato ha permitido reflejar de manera veraz los saldos bancarios
para poder tomar decisiones con la finalidad de evitar sobregirar nuestras
cuentas, es así que vemos una reducción del 14% respecto del periodo anterior.
Análisis de los cambios en la liquidez en base a las razones de liquidez:
67
La empresa experimento cambios significativos en liquidez, aumentando
prácticamente dos décimas respecto del año anterior, es así que podemos cubrir
deudas a corto plazo sin tener problemas al respecto.
Veamos cómo se comporta la capacidad de pago con la prueba ácida:
Una vez fuera de la ecuación las existencias y los anticipos otorgados, la
capacidad de pago disminuye significativamente, sin embargo los recursos con
mayor índice de convertibilidad quedan a disposición casi inmediata para cubrir
más del 80% de las obligaciones a corto plazo.
Aunque es poco probable que los acreedores apliquen en conjunto y por la
totalidad del monto adeudado los derechos adquiridos con la empresa, a manera
68
de comparación y capacidad de respuesta, este el comportamiento de la razón
de liquidez efectiva:
Es cierto que esta es una prueba que ninguna empresa, dentro de lo cotidiano,
sería capaz de pasar, sin embargo, lo relevante de esta información, es el
incremento de la capacidad para cubrir los pasivos que tenemos vigentes a corto
plazo respecto del año anterior.
Es preciso señalar que se incrementó los índices de liquidez, lo cual se puso en
manifiesto aplicando los distintos ratios para evaluarla, esto es muestra
fehaciente de que los nuevos procedimientos, formatos y controles aplicados a
la gestión operativa del área de caja y bancos, pueden, si es que se aplican con
rigor y disciplina, evidenciar cambios significativos en los resultados económicos
y financieros que buscan mejorar el desempeño y el uso del efectivo de la
empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC en un mediano plazo.
69
CAPITULO V
DISCUSION Y ANALISIS
El sistema de control interno es un conjunto de acciones desarrollado por toda la
empresa para proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los
objetivos planteados, un adecuado uso de recursos, elaboración confiable de
información contable, cumplimiento de normas, procedimientos y regulaciones.
En la empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC una de las áreas
más críticas es la de Caja y Bancos por presentar en sus operaciones diarias un
considerable número de irregularidades generados por la carencia de controles.
Con este marco de análisis se efectuó la revisión de cada una de las operaciones
del área de caja y bancos de la empresa Transportes Joselito determinándose
que estas se efectúan solo por experiencia sin tener en cuenta normas internas,
parámetros o manuales.
Este diagnóstico se obtuvo gracias a cuestionarios de control interno, entrevistas,
encuestas a trabajadores y observaciones visuales respecto al personal
relacionado con el área de caja y bancos.
En cuanto a la organización, la Empresa Transportes y Servicios Generales
Joselito SAC no ha dado a conocer a sus trabajadores el esquema
organizacional de la empresa, tanto así, que el 68% de ellos, niega conocer dicha
estructura, además, el 74% de estos trabajadores afirma no conocer el manual
de Organización y Funciones, delegando el gerente o Jefe de área de manera
verbal las funciones de sus trabajadores según las necesidades diarias de la
empresa, así mismo los trabajadores del área desconocen la existencia de
formatos y procedimientos establecidos para cada tarea que realizan dificultando
la rotación de área del personal, la cual es inferior al 10%, así como una correcta
segregación de funciones. Como vemos, el aspecto organizacional del área es
pobre y esto es evidente para sus propios trabajadores.
De igual manera un alarmante 84% del personal, manifiesta que no está
correctamente capacitado, pues desconocen las últimas normas y directrices
70
necesarias para poder realizar sus operaciones en el área según los objetivos
de la empresa. Esta falta de conocimiento conlleva a poner en riesgo el efectivo
del área, ya que los trabajadores desconocen procedimientos básicos como
arqueo de caja chica, pues el 87% del personal indicaron que estos no son
sorpresivos, siendo este procedimiento necesario y fundamental en el área de
caja y bancos, tampoco se realiza una conciliación bancaria adecuada, tal es así
que el 84% de empleados reconoce que no se hacen de manera periódica, sino
esporádica.
En términos de pago a proveedores 61% de los empleados opinan que no hay
un correcto orden para ello ni un control necesario para su pago a tiempo,
causando que la empresa incumpla con sus obligaciones.
Por otro lado, según el 87% de los trabajadores, la empresa si cuenta con los
recursos necesarios para implementar un sistema de control interno, sin
embargo la posición respecto al cambio está dividida, pues un 52% opinan que
hay buena disposición para afrontar los cambios y un 48% piensa que no.
Luego de haber establecido un punto de partida considerando las deficiencias y
omisiones en el control del efectivo en el área de caja y bancos, se han
implementado cambios como; la elaboración de formatos que documenten las
labores específicas del área, creando parámetros precisos de lo que hay que
registrar y como y cuando hacerlo, quedando este material de consulta para
corroborar la forma en la que se ejecutaron los procedimientos establecidos,
minimizando las fallas, tanto así, que el 73% de los trabajadores, en una
encuesta posterior, los calificaron como “muy útiles” y que incrementa la
eficiencia y eficacia en cada proceso operativo del área de caja y bancos.
Para reforzar, se elaboraron cuatro flujogramas que guíen paso a paso cada uno
de los procedimientos más relevantes para el control del dinero en el área, que
son los flujogramas para los procedimientos de conciliación bancaria, flujo de
efectivo, pago a proveedores, y ventas, cobranza y facturación. Estos
flujogramas, tienen la misión de señalar una tras otra, cada tarea o actividad que
hay que desempeñar para llevar a cabo las operaciones del área con éxito,
siendo imprescindible el mínimo detalle al describirlas, dejando un sustento físico
que respalda la operación. Remitiéndonos al gráfico N° 13, vemos que un 64%
71
de trabajadores los perciben como “muy detallados” mientras que un 3% como
ambiguos.
Respecto a los efectos después de la implementación del sistema de control
interno, podemos decir que se han obtenido los resultados esperados.
Es así que, aunque no se puede cuantificar el nivel de seguridad, cambios como
la ubicación de la caja fuerte, alejándola del campo de visión de personas ajenas
a la empresa y el elaborar rutas alternas y horarios específicos para hacer los
abonos en cuenta del dinero recaudado, son previsiblemente medidas que
disminuyen el riesgo por pérdida o robo del dinero y así lo corroboran los
trabajadores, de los cuales un 58% opinan que el riesgo respecto al manejo del
efectivo, ha disminuido drásticamente, un 24% creen que la disminución fue
notable y un 6% indican que fue imperceptible.
Respecto a las entregas de dinero, ya sean a trabajadores o gerentes, vemos el
efecto del uso de los formatos inmediatamente, las entregas quedan sustentadas
y avalada la recepción del dinero mediante la firma y huella digital del
beneficiario, así también, los gerentes son conscientes de la necesidad de llevar
un control del dinero que entra y sale de caja, por lo que dejan firmado un
documento cada vez que toman dinero de caja, estas medidas, son una mejora
tangible en contraste con la total informalidad a la que estaban sometidas las
operaciones de entrega a rendir cuenta antes de la implementación del sistema
de control interno. Otro defecto que ha mejorado notablemente luego de la
implementación del sistema de control interno, ha sido la forma en la que se
utilizan y manejan las chequeras de la empresa, ahora, se guardan en la caja
fuerte y el gerente financiero lleva un control de los correlativos que salen a
emisión, previamente firmados y aprobados por el gerente, esta es una situación
totalmente opuesta a la que se vivía cuando las chequeras llevaban cheques
llenados y firmados y guardados en lugares de libre accesibilidad para
cualquiera.
Por otro lado y considerando que toda información entregada por el área debe
ser confiable y para serlo ha de tener un sustento adecuado, es así que los
cambios implementados para el envío de la información de la sucursal en Lima,
han generado que los sustentos físicos que respaldan las operaciones de ese
72
establecimiento anexo, lleguen a Trujillo para su revisión, análisis y registro con
un retraso máximo de dos días (esto solo los fines de semana), permitiéndonos
tener información real y oportuna.
Parte importante de la implementación de un sistema de control interno, es
conocer y disminuir los riesgos, es así, que para el caso de los adelantos de
sueldo, los trabajadores o gerentes, se ven obligados a firmar una carta de
autorización de descuento que se ejecutaría al final del periodo de préstamo
otorgado, siendo el descuento aplicable a sus remuneraciones o a su liquidación
de beneficios sociales, de manera tal que se garantiza la devolución del dinero
entregado y se disminuye el riesgo por pérdidas en este sentido.
En cuanto al costo de la implementación, sabemos que la relación costo-
beneficio es proporcional, esto se evidencia en el cuadro N° 15, donde vemos
que el 73% de trabajadores hallaron la implementación “poco costosa” en
comparación a los beneficios obtenidos.
Por lo tanto, con los cambios implementados con el sistema de control interno,
hemos mejorado los procedimientos del área de caja y bancos; catalogados
como excelentes por el 57% de los trabajadores y como buenos por otro 27%.
Respecto a los cambios en la gestión operativa del área, un 79% de trabajadores
afirmaron que los cambios la influenciaron de manera positiva.
Entonces, hemos visto como han influenciado cada uno de los cambios
implementados en el área en los diversos aspectos evaluados, lo que nos deja
con una apreciación general de mejora por parte de los empleados, pues un 61%
de ellos, afirmaron que los cambios fueron “muy beneficiosos” para la empresa,
mientras que un 3%, representados por una sola persona, manifestaron que los
cambios fueron irrelevantes.
73
CAPITULO VI
CONCLUSIONES
1.- La implementación de un sistema de control interno en el área de caja y bancos
de la empresa Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C. , mejora la
gestión, mediante la parametrización de las tareas y actividades necesarias para
llevar a cabo sus procesos, haciendo uso de los flujogramas elaborados para
cumplir con ellos, habiéndose estos elaborado para las operaciones críticas que
ejecuta el área y significando cada uno de estos un punto de control al cual se le
atribuye también un responsable, quien supervisa la correcta aplicación de lo
establecido por el sistema.
2.- Los procedimientos específicos que han de seguir los encargados del área de caja
y bancos se ven normados en los manuales de organización y funciones así como
con los flujogramas de operaciones, toda vez que estos obtengan carácter como
tales en los lineamientos corporativos de la Empresa Transportes y Servicios
Generales Joselito S.A.C. y se hagan llegar a los trabajadores con regularidad y
se verifique su cumplimiento más allá de la implementación reciente.
3.- Toda operación realizada en el área debe tener un sustento físico que deje certeza
de que tal operación ha sido realizada siguiendo los procedimientos establecidos,
esto se consigue, cuando las personas encargadas, haciendo uso de sus
facultades como trabajadores y según lo indicado en sus MOF, llenen los formatos
elaborados para cada tarea correctamente y sin mediar la influencia o coacción
de terceros. La objetividad de la documentación será pieza clave para su utilidad,
siendo que todos los documentos que respalden operaciones monetarias, deben
estar aprobados por un superior y contar con las credenciales del beneficiario.
4.- La implementación del sistema de control interno, permitió identificar los puntos
débiles del área de caja y bancos, analizar los procesos que los generan y realizar
los cambios necesarios en estos para minimizar los riesgos derivados de las
falencias halladas.
74
CAPITULO VII
RECOMENDACIONES
1.- Se recomienda a la empresa, mantener y continuar desarrollando los cambios
implementados por el sistema de control interno. Es importante tener en claro que
la mejora debe ser continua y no estacionaria, cada error es una puerta a una
mejora y esto depende de la idiosincrasia de los directivos y gerentes.
2.- Cuando se tratan cambios tan significativos en los métodos operativos a los que
estaban acostumbrados los trabajadores, es normal observar alguna resistencia
o desagrado ante el cambio, sin embargo es necesario que la empresa invierta
en planes de capacitación y evalúe constantemente al personal, específicamente
a los que intervienen en las labores que representan un riesgo económico para la
empresa.
3.- Respecto al uso de los formatos elaborados para documentar los procesos, es
necesario que sean llenados correctamente, se recomienda elaborar instructivos
metódicos y didácticos, los cuáles estén siempre a la mano para consultarlos ante
cualquier duda antes de cometer errores que puedan perjudicar al infractor o a la
empresa.
4.- Es recomendable, imprimir los flujogramas de procedimientos en un formato que
sea totalmente visible y colocarlos en el área de labores. Además, analizar
constantemente los procesos para evitar que se generen puntos débiles y
retroalimentar con la experiencia de los usuarios para corregirlos y mantener un
riesgo controlado.
75
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Aenor F. Dorites. Guía rápida de correspondencia para la integración de sistemas de gestión.
España: AENOR - Asociación Española de Normalización y Certificación, 2013.
Coopers, &. L. (2007). Los nuevos conceptos del control interno (Informe COSO). España:
Ediciones Díaz de Santos.
DAmbrosio, S. E. (2009). Organigrama. Argentina: El Cid Editor
Estupiñán G, Rodrigo. Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales:
análisis de informe COSO I y II (2a. ed.). Colombia: Ecoe Ediciones, 2006.
Estupiñán G, Rodrigo. (2009). Estado de flujos de efectivo y de otros flujos de fondo (2a.
ed.). Colombia: Ecoe Ediciones.
Granda, E. R. D. (2011). Manual de control interno: sectores público, privado y solidario (3a.
ed.). Colombia: Nueva Legislación Ltda.
Hernández, Francisco. (2011) Análisis y gestión de los instrumentos de cobro y pago.
España: IC Editorial.
Ladino, Enrique. (2009) Control interno: informe Coso. Argentina: El Cid Editor | apuntes.
Martínez, C. L. (2009). El control interno: un medio eficaz para la toma de decisiones en el
control de la gestión. Argentina: El Cid Editor | apuntes.
Oliver, E. (2012) “El proyecto de investigación y Tesis”. Escuela de Contabilidad - UNT.
76
77
ANEXO 01
GUIA DE ENTREVISTA PARA EVALUAR LA GESTIÓN EN LOS PROCESOS DEL ÁREA DE CAJA Y BANCOS DE LA EMPRESA TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO S.A.C.
¿Cómo considera que se encuentra el área de Caja y Bancos respecto a la gestión operativa de sus procedimientos?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿En qué medida a estos procesos se les establecen normas y lineamientos que estandaricen las tareas necesarias para
concretarlos?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Cuán veraz y oportuna considera usted que es la información contable generada y procesada por el área de Caja y
Bancos?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Cómo se obtiene la información para la elaboración de la proyección de flujos de efectivo?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Cómo se manejan los fondos fijos que utiliza la empresa y cuantos hay?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Cuáles son los requerimientos para los depósitos de la recaudación de caja por ventas?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Cree usted que son eficaces los controles aplicados a la fecha en el área de caja y bancos?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Qué nivel de información contable recibe la gerencia y/o administración de la empresa proveniente del área de caja y
bancos?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Cómo se evalúa a los trabajadores del parea de caja y bancos de la empresa?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Es esta la primera vez que se intenta implementar un sistema de control interno en la empresa? ¿En qué otras áreas se
hicieron o en cuáles planea hacerlo?
........................................................................................................................................................................
78
........................................................................................................................................................................
¿Tienen parámetros de control para comparar y ejercer algún tipo de evaluación?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Qué indicadores emplea la gerencia o administración para valorar la eficiencia de la gestión operativa?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Tienen parámetros para medir los procedimientos del área y su eficacia?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Respecto a los costos de la implementación, es la empresa capaz de asumirlos? ¿En qué medida?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Cuán importante considera usted que es la función del área de caja y bancos de la empresa considerando una visión
general de la empresa?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Qué evaluación tienen registrada en la empresa sobre la liquidez de la empresa?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
¿Qué indicadores de rentabilidad emplean para valorar el crecimiento, evolución y desarrollo de la empresa? ¿Considera
que las operaciones de caja y bancos influyen significativamente en ellos?
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
79
ANEXO 02
GUIA DE OBSERVACIÓN N° 01 PROCESOS DEL ÁREA DE CAJA Y BANCOS
Nombre del Observador/a: Diana Vega Polo Área Observada: Caja y Bancos
Nombre de la Empresa: Empresa de transportes y servicios generales Joselito SAC Día de Inicio de Observación: 21-ene-13
Día de Término de Observación:
GESTION DEL AREA
NIVELES DE DESEMPEÑO
EXCELENTE BUENO SUFICIENTE INSUFICIENTE
1.- La caja fuerte está ubicada fuera del alcance de la vista y en una zona
estratégica
2.- Los depósitos de la recaudación se hacen diariamente y con el apoyo de un
custodio
3.-El dinero de caja está a cargo de un responsable, siendo este el único
autorizado a desembolsarlo
4.-Los cheques son llenados en su momento y están resguardados hasta su uso
5.-Se procesa toda la información correspondiente a periodo.
6.-Los documentos necesarios para procesar información contable, llegan a
tiempo y se procesan diariamente
7.-Se utilizan documentos para sustentar las operaciones de caja, y estos están
debidamente firmados por los intervinientes
8.- Los fondos fijos son repuestos cuando se ha liquidado y sustentado cada uno
de los desembolsos.
80
ANEXO 03
GUIA DE REVISIÓN DOCUMENTAL
EMPRESA: Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C.
PROPÓSITO; Recopilar información sobre el funcionamiento del área de caja y
bancos de la Empresa de transportes y servicios generales Joselito SAC, con base
en documentos y archivos que evidencien su gestión operativa.
I DATOS GENERALES:
N° DE DOCUMENTO:
FECHA DE LA REVISIÓN:
REALIZADO POR:
DOCUMENTOS A REVISAR:
Documentos internos
Manuales
Lineamientos
Políticas
Todos los documentos propios del área que se
consideren relevantes
II APORTE A LA INVESTIGACIÓN:
Revisar fecha de pago y recepción
Comprobar firmas y autorizaciones
Identificar las funciones inherentes al área
Confirmar si abordan todos los posibles escenarios que se puedan
presentar
Incidencia en la gestión del área de caja y bancos.
81
ANEXO 04
ENCUESTA AL PERSONAL Encuesta antes de la aplicación del sistema de control interno al área de caja y bancos de la empresa Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C.
Instrucciones: Responda a las siguientes preguntas de manera honesta y precisa.
1. ¿Conoce usted la estructura organizacional de la empresa?
SI
NO
2. ¿Tiene usted conocimiento acerca de los manuales y procedimientos establecidos para sus tareas?
SI
NO
NO SABE
3. ¿A lo largo de su estadía en la empresa, ha realizado usted diferentes funciones en la misma o diferente área?
SI
NO
4. ¿Considera usted que la capacitación que ha recibido para desempeñar sus labores lo han dejado expedito para cumplirlas con eficacia?
SI
NO
NO SABE
5. ¿Según su criterio, crees usted que se lleva un control adecuado en el área de caja y bancos?
SI
NO
NO SABE
6. ¿Se realizan arqueos sorpresivos en caja chica?
SI
NO
NO SABE
7. ¿Se realiza una conciliación bancaria de manera periódica?
SI
NO
NO SABE
8. ¿Se realizan a tiempo los pagos a proveedores?
SI
NO
NO SABE
82
9. ¿Según los conocimientos que tiene sobre la empresa, considera que cuenta con los recursos
necesarios para implementar un sistema de control interno?
SI
NO
NO SABE
10. ¿Cree usted que sus compañeros estén dispuestos a modificar sus funciones, o la forma en la que
realizan sus tareas con la finalidad de mejorar su gestión o función?
SI
NO
NO SABE
11. ¿A grandes rasgos, qué opinión tiene acerca de la gestión operativa del área de caja y bancos de la empresa?
83
ANEXO 05
ENCUESTA AL PERSONAL Encuesta después de la aplicación del sistema de control interno al área de caja y bancos de la empresa Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C.
Instrucciones: Responda a las siguientes preguntas de manera honesta y precisa.
1. Respecto a los nuevos procedimientos implementados en el área ¿Cree usted que son?
Excelentes
Buenos
Regulares
Malos
2. Considerando los nuevos formatos introducidos a los procesos ¿Cuán útiles cree usted que son?
Muy útiles
Medianamente útiles
Mediocres
Inútiles
3. En cuanto al detalle, los flujogramas diseñados para los procesos del área de caja y bancos son:
Muy detallados
Detallados
Poco detallados
Ambiguo
4. En su opinión ¿De qué manera se ha reducido el riesgo actual respecto al manejo del efectivo?
Drástica
Notable
Parcial
Imperceptible
5. Teniendo en cuenta la relación Costo-Beneficio, diría usted que la implementación fue:
Muy Costosa
Costosa
Poco Costosa
Barata
84
6. ¿De qué manera cree usted que influenciaron los cambios implementados en la Gestión Operativa del área?
Positiva
Apreciable
Ninguna
Negativa
7. De manera general ¿Piensa usted que los cambios implementados al área son?
Muy beneficiosos
Beneficiosos
Irrelevantes
Perjudiciales
85
ANEXO 06
CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
AREA CAJA Y BANCOS.
EMPRESA: TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO SAC
PREGUNTAS N/A SI NO OBSERVACIONES
RESGUARDO
1. ¿Es conocida la clave de caja fuerte por algún trabajador u administrador de diferente área?
2. ¿Se observa en algún medio de seguridad para trámites bancarios de cantidades fuertes?
3. ¿Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las chequeras?
RECAUDO 1. Existe una separación definida
entre: a. Las labores de los empleados
que llevan las cuentas corrientes y
b. Las labores de cajero, almacenero, facturador y asistente de ventas.
2. ¿Cuenta con la existencia de manuales de funciones y procedimientos actualizados?
3. ¿Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos?
DOCUMENTACION 1. ¿Es oportuno él envió de la
documentación para pagos u conciliaciones?
2. Los recibos anulados son
conservados en forma ordenada por fecha?
3. ¿Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte?
4. ¿EL área de caja cuenta con políticas propias Cuentan con un fail personal con un plan de horas para capacitaciones del área de caja?
86
CAJA CHICA
1. ¿Existe un fondo de dinero para
caja chica? 2. ¿Los fondos de caja chica son
usados solamente para pagos de la empresa?
3. ¿Están separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables?
4. ¿Los pagos de caja chica se hacen mediante recibos de egresos enumerados correlativamente?
5. ¿Los gastos respectivos son autorizados por el personal encargado para tal fin?
6. ¿Existen formatos específicos para relacionar los gastos de caja chica?
ARQUEOS
1. ¿Se realizan arqueos sorpresivos?
2. ¿Existen formatos apropiados para realizar arqueos?
3. ¿Existen medidas correctivas para cuando se presentan inconsistencias?
4. ¿Los encargados de realizar los arqueos de caja tienen funciones independientes del área?
PLANILLAS DIARIAS
1. ¿Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorización?
87
ANEXO 07
Se presentan a manera de anexos, los Manuales de Organización y Funciones que se
elaboraron para los puestos del área, a saber; Gerente Financiero, Asistente de Caja y
Bancos y Cajera, estos se han sido modificados para abarcar las nuevas funciones que
se les ha otorgado a cada uno de los que ocupan estos puestos, con la finalidad de llevar
un mejor control del dinero y de la información que genera el área.
Se ha considerado dentro de los perfiles, las habilidades, requisitos formales y
experiencia necesaria para poner en práctica los nuevos procedimientos establecidos
para la gestión operativa del área de Caja y Bancos, pues el factor humano es primordial
para ejecutar un sistema de Control Interno de manera eficiente, eficaz y exitosa.
Veamos entonces los MOF elaborados.
88
Documento: Manual de Organización y Funciones
Área: Gestión de Caja y Bancos
Puesto: Cajero(a)
Supervisor
G.F.
Página 1 de 1
ELABORADO POR:
Diana Vega Polo
REVISIÓN No: 0
FECHA DE APROBACIÓN:
FECHA DE MODIFICACIÓN:
OBJETIVO DE LA POSICIÓN:
El principal objetivo del ocupante del puesto de auxiliar de caja es el de manejar el dinero que tiene la
empresa, cobrar los servicios en efectivo y manejar la caja chica, asegurando el adecuado pago de las
facturas y viáticos.
1. FUNCIONES PRINCIPALES:
Pago de facturas a proveedores y al personal de la empresa.
Control de los gastos de los gerentes, según sus sueldos.
Pago de viajes a los choferes de la empresa (entregas a rendir cuenta).
Cobrar los servicios que se cancelen en efectivo.
Otras funciones que se le puedan asignar.
Realizar el depósito diario del efectivo recaudado.
2. FORMACIÓN
Técnico en Contabilidad (Tercio superior).
Idioma: Dominio del inglés.
Informática: Dominio de Office, Excel.
3. EXPERIENCIA LABORAL
Experiencia en cargos similares no menor a 1 año.
89
Documento: Manual de Organización y Funciones
Área: Gestión de Caja y Bancos
Puesto: Asistente de Caja y Bancos
Supervisor
G.F.
Página 1 de 1
ELABORADO POR:
Diana Vega Polo
REVISIÓN No: 0
FECHA DE APROBACIÓN:
FECHA DE MODIFICACIÓN:
OBJETIVO DE LA POSICIÓN:
El objetivo principal del puesto es realizar la proyección de flujo de caja, las conciliaciones bancarias y
programar los pagos de los proveedores, responsabilizándose directamente del movimiento de dinero
de la empresa.
1. FUNCIONES PRINCIPALES:
Realizar las conciliaciones bancarias.
Elaborar la proyección de flujos de caja.
Programar los pagos de las facturas.
Realizar las distintas solicitudes a los Bancos
Todas las tareas que se le designen según le competan
2. FORMACIÓN
Titulado en Contabilidad
Idioma: Dominio del inglés
Informática: Dominio de Office, Excel
3. EXPERIENCIA LABORAL
Experiencia en cargos similares no menor a 1 año.
90
Documento:
Manual de Organización y Funciones
Área: Gestión de Caja y Bancos
Puesto: Gerente Financiero
Supervisor
G.G.
Página 1 de 1
ELABORADO POR:
Diana Vega Polo
REVISIÓN No: 0
FECHA DE APROBACIÓN:
FECHA DE MODIFICACIÓN:
OBJETIVO DE LA POSICIÓN:
Contribuir al óptimo desarrollo e implementación de las políticas de finanzas, velando por la
correcta aplicación de los procesos inherentes a las distintas etapas del ciclo del dinero en la
empresa.
1. FUNCIONES PRINCIPALES:
Vela por el correcto uso de los recursos y la ejecución del presupuesto.
Controla el flujo de ingresos y egresos, así como la evolución de pagos de clientes.
Autoriza el pago a proveedores con depósito en cuenta o cheque.
Aprueba el endeudamiento.
Controla el pago de obligaciones, créditos, leasings, etc.
Controla la caja diaria, y el flujo de caja semanal.
Supervisa la facturación y cobranzas.
Negocia tasas y tarifas bancarias, de seguros que maneja la empresa.
Evalúa y aprueba contratos bancarios y de prestación de servicios a clientes.
Analiza el endeudamiento futuro a corto, mediano y largo plazo.
Aprueba el presupuesto semanal (proyección de flujo de efectivo).
2. FORMACIÓN
Titulado en Contabilidad
Idioma: Dominio del inglés
Informática: Dominio de Office, Excel
3. EXPERIENCIA LABORAL
Experiencia en cargos similares de 3 años.
91
ANEXO 8:
Matriz de Consistencia
Titulo:
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTION
OPERATIVA DEL AREA DE CAJA Y BANCOS DE LA EMPRESA TRANSPORTES Y SERVICIOS
GENERALES JOSELITO S.A.C
El Problema:
¿Mejorará la gestión operativa
del área de caja y bancos de la
Empresa Transportes y
Servicios Generales Joselito
S.A.C con la implementación
de un Sistema de Control
Interno?
Objetivo General
Implementar un Sistema de
Control Interno para mejorar la
gestión del Área de Caja y
Bancos de la Empresa
Transportes y Servicios
Generales Joselito SAC
dedicada al transporte de
carga pesada.
Objetivos Específicos:
que rijan el comportamiento de
los encargados del área de
caja y bancos así como el
proceso específico que han de
seguir en el manejo de los
recursos y de la información.
manejo de Caja y Bancos para
que la organización minimice
los riesgos inherentes al Área.
y analizar los procesos que se
realizan en el Área de Caja y
Bancos.
La Hipótesis:
La implementación de un
Sistema de Control Interno
mejorará la gestión operativa
del área de caja y bancos de la
Empresa Transportes y
Servicios Generales Joselito
S.A.C.
Variables:
Variable Independiente:
Implementación del Sistema
de Control Interno
Variable Dependiente:
Gestión operativa del área de
caja y bancos de la Empresa
Transportes y Servicios
Generales Joselito S.A.C.