diapositivas del manual de normas y procedimientos
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UPTAEB
(Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola“Manuela Sáenz”)
Autores:Oscaida Vargas
Moisés LealHelbis Nunes
Daniel RodríguezHerver castillo
Carlos GonzálezBarquisimeto, Mayo 2012
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la EmpresaSocialista “PedroCamejo” crea el
CentroLatinoamericanode Formación en
MecanizaciónAgrícola “Manuela
Sáenz”
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El CentroLatinoamericano
de Formación enMecanizaciónAgrícola “Manuela
Sáenz” estáadscrito a la
EmpresaSocialista “Pedro
Camejo”.
Surgen en vista dela necesidad decapacitar al
personal quelabora en dicha
organización
Está ubicado enUrachiche, EstadoYaracuy, Municipio
Urachiche, en elCorredor
Agroindustrial“PrudencioVásquez”,
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DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Consejoscomunales y
demásorganizacione
s sociales,además de
FundosZamoranos
CentroLatinoamerica
no deFormación enMecanización
Agrícola“ManuelaSáenz”:
CorredorAgroindustrialdel Estado
Yaracuy“Prudencio
Vásquez
EmpresaSocialista“Pedro
Camejo”:
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DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
“Formar altrabajador y latrabajadora desdeel punto de vista
técnico - productivo ysociopolítico
Tiene elrecibimiento de
participantes paraser formados en
el área demecanización
agrícola
La organización yprogramación de
compras deinsumos para larealización y
soporte de dichastareas
Instalaciones
(comedor, áreas dedormitorio, oficinas,jardines, bancos de
pruebas…otros) quehay que mantener en
buen estado
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DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Fallas endiversos
aspectos delManual deCompras.
Falta de Control en laaplicación de los
manuales de normas yprocedimientos para el
correcto cumplimiento delos mismos.
Lograr un óptimodesenvolvimientode un área quegarantiza los
insumosnecesarios
La comunidaddemostró
interés en la
búsqueda desoluciones paraesta necesidad
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DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
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Razones queConllevan aRealizar el
Proyecto
Teórico-Conocimiento
Técnico – ámbito de
acción
LegalParticipante-Comunidad
Vinculación delproyecto con el
Plan dedesarrollo
Económico ysocial de la
Nación 2007-2013
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
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DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso deGestión de Compras de la coordinación de Administración del CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela
Sáenz” en Urachiche, estado Yaracuy.
Sugerir las estrategias para desarrollar y mejorar laaplicación del Manual de Normas y Procedimientosdel Proceso de compras.
Analizar las mejoras al Manual de Normas yProcedimientos del Proceso de compras delCentro Latinoamericano de Formación enmecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.
Diagnosticar la situación actual del Manual deNormas y Procedimientos del Proceso de Comprasdel Centro Latinoamericano de Formación enmecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.
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RESULTADOS Y LOGROS
La portada no tiene identificada el Centro Latinoamericano
de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,por lo que se desconoce a quien pertenece, pudiendo estogenerar dudas entre el personal que debe aplicar sus
normas y procedimientos.
Los flujogramas de procesos están mal ubicados dentro
del manual.
Incluir la información correspondiente de cargos yfunciones en el manual existente correspondiente.
Se recomienda ubicar al pie de página de todo el manual lainformación de la unidad responsable del Manual, así como
las firmas y sellos en señal de aprobación.
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RESULTADOS Y LOGROS
Tener un modelo unificado para todo el Centro.
Tener un formato que permita su constante revisión yactualización, ya que debe revisarse periódicamente.
Capacitar y divulgar a todo el personal, la importanciadel uso del manual de normas y procedimientos de laempresa.
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EVALUACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO
Objetivos dela Propuesta
Proporcionar uninstrumento de apoyo
que contenga de forma
escrita y grafica, lasdiferentes normas yprocedimientos
necesarios, para permitiruna mejor comprensión ydesenvolvimiento en el
manejo de lasactividades del procesode Gestión de Compras
Proporcionarorientación einformación relativa a
las actividades delproceso de Gestión de
Compras,funcionamiento,
normas y políticas
Proveer conocimientosy propiciar habilidadesque cubran la totalidadde requerimientos para
el desempeño de lasactividades
Registrar las normas,tanto generales como
específicasconcernientes a lasdiferentes actividades
del proceso de Gestiónde Compras
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EVALUACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO
METODOLOGÍAUTILIZADA
•Se identificaron primeramente los elementos básicos y lainformación necesaria para definir los procedimientos que serequerían diseñar.
•Los Elementos básicos Definen la naturaleza del proceso yprocedimientos de la unidad administrativa.
•El diagnóstico permitió determinar en forma objetiva la dinámica ycaracterísticas actuales del proceso de ejecución de lasfunciones.
MEMORIADESCRIPTIVA
•Descripción del producto: Este Manual describe las tareas detrabajo en el proceso de Gestión de compras, a través dela descripción de los procedimientos que se emplean, y lasecuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar ycontrolar las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
•Presentación del Producto: El presente Manual de Normas yProcedimientos ha sido elaborado como una herramienta dedocumentación y consulta de los procesos relacionados con elRegistro, Control, Administración y Seguimiento del proceso deGestión
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PRODUCTO O SERVICIO
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UNIDAD SOLICITANTE
INICIO
Llena formulario “Solicitudde Materiales,
suministros, bienes oservicios” forma Solicitud,y envía a la Sección de
Almacén
1 Recibe formulario deSolicitud y verifica la
información registradaen la misma
Recibe y verifica laexistencia del o los
materiales, suministros,bienes o servicios
Material enexistencia?
Rebaja en elsistema de
inventarios losmaterialesexistentes
Marca en la formade Solicitud como
faltante losmateriales que no
están en existencia
NO SI
DatosCorrectos?
NO SI
Registra solicitud enel libro de Control
de solicitudes
Devuelve a launidad solicitante
con nota dedevolución
Recibedocumentos, revisa,verifica y remite a lasección de Almacén
Asigna númerocorrelativo a la
solicitud deacuerdo al orden de
llegada
Remite forma desolicitud al
operador delsistema
1
SECCIÓN DE ALMACÉN (RECEPCIÓN) SECCIÓN DE ALMACÉN (OPERADOR DE SISTEMA)
2
Elabora solicitud deMaterial
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2
Envía Análisisde LMS ofertas
Recibe Análisis yemite control dedisponibilidad
presupuestariafirmada y sellada
Emite orden decompra oservicios
firmada por el ypor el
administrador
Recibe controlde disponibilidadpresupuestaria
para firmar ysellar, para suautorización
Recibe solicitudde Material
Recibe lasofertas para
verificar monto
Pide cotizacióna los
proveedores
Realiza elanálisis de LMS
ofertas
ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE PRESUPUESTOS
3
Remite forma desolicitud de
Material
PROVEEDOR
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Disponibilidad
Presupuestario?
Informa que nohay
disponibilidadpresupuestaria
para que sesolicite traslado
Envía fotocopiade la orden de
compra
NO SI
3
ALMACÉN
UNIDADSOLICITANTE
4
FLUJOGRAMA COMPRAS
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PROVEEDOR
Envía factura yacta de entrega
Surte Material
SECCIÓN DE ALMACÉN (RECEPCIÓN)
Recibe
mercancía yelabora acta derecepción o
aceptación deservicio
SECCIÓN DE ALMACÉN (OPERADOR DE SISTEMA)
Ingresa al
inventario losproductosrecibidos
Elabora nota deentrega a launidad que
solicitó el bien oservicio
Surte de Materialrequerido
UNIDADSOLICITANTE
¿MaterialRequerido
?
Comunica
Deficiencia
Utilizar Material
NO SI
FIN
4
FLUJOGRAMA COMPRAS
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