die eakte in der öffentlichen verwaltung
DESCRIPTION
Ab 2020 sehen sich Bundesbehörden verpflichtet, auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Grund hierfür ist das E-Government-Gesetz von August 2013. Im Rahmen dieses Vortrags werden wir Ihnen nahe bringen, was die Gesetzeslage für Auswirkungen hat und wie Behörden, und dadurch die Bürger, von den Ergebnissen profitieren. Sie lernen die Vorzüge digitaler Akten in Verbindung mit einem Postkorbsystem kennen und erfahren, wie automatisch auch Inputkanäle, Prozesse und Kundenzufriedenheit optimiert werden. Referent: Ralf C. Scheuchl, Geschäftsführer, Macros Reply GmbH Weitere Information finden Sie unter http://ecm-navigator.de/termine/die-eakte-der-oeffentlichen-verwaltungTRANSCRIPT
2014
Die eAkte in der öffentlichen Verwaltung:
Digitalisierung in Bundesbehörden
Vortrag auf dem ECM-Forum des BITKOM
auf der DMS Expo 2014
am 8.10.2014 um 13:30
Ralf Scheuchl, Macros Reply GmbH
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Rahmenbedingungen im öffentlichen Bereich
Herausforderung Herausforderung
• Schriftform, Originalunterlagen
• Aktenführung in Papier
• Medienbrüche
• Technische Insellösungen
• geringe Interoperabilität
• wenig Kooperationen
• Schriftform, Originalunterlagen
• Aktenführung in Papier
• Medienbrüche
• Technische Insellösungen
• geringe Interoperabilität
• wenig Kooperationen
Aufgabenstellung Aufgabenstellung
• Nutzen für Bürger, Unternehmen, Verwaltung
• Verbesserung digitaler Dienste
• Ermöglichung von Interoperabilität
• Schaffung von Transparenz
• Gesellschaftliche Teilhabe
• Leistungsfähige IT-Unterstützung
• Nutzen für Bürger, Unternehmen, Verwaltung
• Verbesserung digitaler Dienste
• Ermöglichung von Interoperabilität
• Schaffung von Transparenz
• Gesellschaftliche Teilhabe
• Leistungsfähige IT-Unterstützung
Ziel Ziel
• nutzerfreundliche, effiziente, medienbruchfreie elektronische Verwaltungs-verfahren
Digitale Verwaltung (eGovernment) für mehr Bürger-freundlichkeit und Transparenz
• nutzerfreundliche, effiziente, medienbruchfreie elektronische Verwaltungs-verfahren
Digitale Verwaltung (eGovernment) für mehr Bürger-freundlichkeit und Transparenz
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Das Ergebnis:
Ab 2020 sehen sich Bundesbehörden verpflichtet,
auf eine elektronische Aktenführung umzustellen.
Grund hierfür ist das
E-Government-Gesetz von August 2013.
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Status quo: Digitalisierung bei Bund, Länder und
Kommunen
23 Projekte insgesamt 23 Projekte insgesamt
10 Projekte des Landes 10 Projekte des Landes
9 Projekte des Landes,
2 kommunale Projekte
9 Projekte des Landes,
2 kommunale Projekte
11 Projekte des Landes,
2 kommunale Projekte
11 Projekte des Landes,
2 kommunale Projekte
9 Projekte des Landes,
2 kommunale Projekte
9 Projekte des Landes,
2 kommunale Projekte
9 Projekte des Landes,
2 kommunale Projekte
9 Projekte des Landes,
2 kommunale Projekte
45 Projekte des Landes,
24 kommunale Projekte
45 Projekte des Landes,
24 kommunale Projekte 10 Projekte insgesamt 10 Projekte insgesamt
10 Projekte des Landes 10 Projekte des Landes
26 Projekte des Landes,
7 kommunale Projekte
26 Projekte des Landes,
7 kommunale Projekte
10 Projekte des Landes,
22 kommunale Projekte
10 Projekte des Landes,
22 kommunale Projekte
24 Projekte des Landes,
4 kommunale Projekte
24 Projekte des Landes,
4 kommunale Projekte
4 Projekte des Landes
1 kommunales Projekt
4 Projekte des Landes
1 kommunales Projekt
12 Projekte insgesamt 12 Projekte insgesamt
14 Projekte des Landes,
9 kommunale Projekte
14 Projekte des Landes,
9 kommunale Projekte
12 Projekte des Landes,
9 kommunale Projekte
12 Projekte des Landes,
9 kommunale Projekte
Quelle: https://www.e-government-landkarte.de/
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Projekte
des
Bundes
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Macros Reply, die eAkte und das eGovernment-Gesetz
• Was macht Macros Reply allgemein?
ECM-Produkte, die die Sach-, Dokument- und Prozessbearbeitung ganzheitlich
von Posteingang bis zum Postausgang optimieren.
• Wie hilft Macros Reply bei der Umsetzung des eGoverment-Gesetzes?
Gefordert wird die ganzheitliche Umsetzung des Gesetzes zur Förderung der
elektronischen Verwaltung vom 25.7.2013.
Macros Reply deckt mit nur einem Produkt, Macros eWorkplace, folgende
Bereiche des eGovernment-Gesetzes integriert ab:
– Elektronischer Inputkanal
– Elektronische Verwaltung digitaler Nachweise
– Elektronische Akten
– Elektronische Dokumentverwaltung
– Selfservice für Bürger
– Prozessoptimierung
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Macros eWorkplace: Ganzheitliche Prozessoptimierung
Posteingang
& Scanning
Posteingang
& Scanning
Archivierung Archivierung
Text- &
Output-
management
Text- &
Output-
management
Sachbearbeitung Sachbearbeitung
Verteilung Verteilung
OCR/ICR
erkennen,
klassifizieren,
indizieren
OCR/ICR
erkennen,
klassifizieren,
indizieren
Macros eScan
Macros
eSmartmail
Macros eIndex
Macros
eDistribute
Macros eRules
Macros eConnect
Macros eNform
Macros ePrint
Macros eClient
Macros eWorkflow
Macros eChecklist
Macros eMax
Macros eBridge
Beratung
Macros
Insurance
Consulting
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Macros eWorkplace für Behörden
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Output
Management
(Macros ePrint)
Output
Management
(Macros ePrint)
Cockpit
(Macros eClient)
Cockpit
(Macros eClient)
ePostkorb ePostkorb Verteilung Verteilung eAkte eAkte
Kern-/Fach-
system
Kern-/Fach-
system
Viewer Viewer
Bearbeitungsstände,
Akten, Nachweise etc.
Input
Management
(Macros eInput)
Input
Management
(Macros eInput)
2014
Macros eWorkplace mit eAkten
beim
LfF - Landesamt für Finanzen Bayern
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Scannen &
Erkennen
Scannen &
Erkennen
Regelwerk
Verteilung Postkörbe
Automaten
Regelwerk
Verteilung Postkörbe
Automaten
Terminsystem
Termine, Eskalation,
Vorgaben
Terminsystem
Termine, Eskalation,
Vorgaben
eReport
Auswertungen
eReport
Auswertungen
Post-
eingang
Post-
eingang Verifikation Verifikation
Bewerten
und
verteilen
Bewerten
und
verteilen
Postkorb
Massen-
geschäft
Postkorb
Massen-
geschäft
Postkorb
Spezial-
Bearbeitung
Postkorb
Spezial-
Bearbeitung
Dunkel-
verarbeitung
Dunkel-
verarbeitung
Akte
Dokumente,
Notizen, Infos
Akte
Dokumente,
Notizen, Infos
Kernsystem(e)
z.B. für
Beauskunftung
Kernsystem(e)
z.B. für
Beauskunftung
Kern-/Regu-
lierungs-
system(e)
Kern-/Regu-
lierungs-
system(e) Output Output
Exkasso Exkasso
Prozessoptimierung dank Workflows
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Macros Postkorb: Startpunkt für die Sachbearbeitung
• Zentrale Stelle für die
verteilten und aufbereiteten
Vorgänge
(„Cockpit“)
• Mit einem Klick auf ein
Dokument öffnen sich
– Dokument-Viewer
– Akte
– Fach-/Kernsystem
• Stellvertreter-Postkörbe
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Macros eAkte: Alle Informationen auf einen Blick
• Alle Informationen über
einen Kunden / Vertrag /
Antrag etc. auf einen
Blick
• Historie
• Integriert in Backend-
und Output-Systeme
• Aufbau ähnlich einer
Papierakte
• 360°Sicht
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Auf einen Klick Akte, Dokument und Host-System
öffnen
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Sets: Alle Informationen einer Sendung gebündelt
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GeVo: Geschäftsvorfälle flexibel definieren und bündeln
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Einige Vorteile im Überblick
Vorteile für Behörden Vorteile für Behörden
• Zeitersparnisse:
• Kürzere Suchzeiten nach Akten und Informationen
• Standortunabhängigkeit und gleichzeitiger Zugriff
• Weniger persönliche Beratung notwendig
• Unterstützung in der Sachbearbeitung durch spezielle Funktionalitäten, etwa den integrierten Fax und E-Mail Client Macros eMax
• 360°-Kundensicht:
• Hohe Informationsqualität
• Schnelle Beauskunftung mit den relevanten Informationen
• Prozessoptimierung
• Optimierte Prozesse durch z.B. Workflows (Macros eWorkflow und Macros eChecklist)
• Keine Medienbrüche – Prozess vom Posteingang, über die Indizierung, Verteilung, Bearbeitung bis hin zum Postausgang integriert
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Einige Vorteile im Überblick
Vorteile für Bürger/Unternehmen Vorteile für Bürger/Unternehmen
• Zeitersparnisse:
Weniger Anwesenheitspflichten und Wartezeiten durch elektronische Formulare, E-Mail-Korrespondenzen etc.
Schnellere Bearbeitung der Anträge und Anfragen
• Informationen
Einsicht in den Bearbeitungsstatus
Hochwertige Auskünfte durch die Sachbearbeiter
Schnelle Auskünfte
• Nutzung der gewohnten Medien (E-Mail, Internet etc.)
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Wie Sie uns erreichen
Macros Reply GmbH
Arnulfstraße 27
80335 München
T: +49 (89) 41 11 42 – 400
F: +49 (89) 41 11 42 – 499
www.macrosreply.de