Børn- og Ungeforvaltningen

Januar 2017

Digitaliseringsstrategi for Børn- og Ungeforvaltningen 2017 - 2020

1 | S i d e

IndholdForord..................................................................................................................................................2

Digitaliseringsstrategi..........................................................................................................................3

Barnet og den unge i centrum ............................................................................................................4

Nationale digitaliseringsinitiativer ......................................................................................................6

Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 ..................................................................6

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016-2020 .......................................................................6

Den fælleskommunale digitale handlingsplan 2016-2020 ..............................................................7

Odense Kommunes digitaliseringsgrundlag ........................................................................................8

Digitale fokusområder i Børn- og Ungeforvaltningen .........................................................................9

På tværs af forvaltningen ................................................................................................................9

Digital dannelse og læring .............................................................................................................10

Administration, projektstyring og effektopfølgning ......................................................................12

Styringsprincipper og -værktøjer ......................................................................................................15

Handleplan ........................................................................................................................................18

Bilag 1 – Eks. på udfyldt vurderingskort – Computere 0.-6. klasse ...................................................19

Bilag 2 – Udfyldt gevinstkort til implementering af læringsplatform................................................20

Bilag 3 – Handleplan..........................................................................................................................21

2 | S i d e

Forord

Med digitaliseringsstrategien tager vi et nødvendigt skridt for at sikre, at børn og unge i Odense kommer med på det tog, der buldrer af sted mod fremtiden.

Der er ingen tvivl om, at arbejdsmarkedet kommer til at se helt anderledes ud i fremtiden. Mange af de job, vi kender i dag, vil forsvinde, fordi teknologien tager over. Automatisering vil f.eks. betyde, at store dele af tømrerens manuelle arbejde bliver overtaget af robotter. Derfor bliver der brug for, at vores børn og unge kan noget andet og ikke mindst, at de kan mestre og udvikle den teknologi, vi i stigende grad ser, vinder frem.

Odense er på vej til at blive byen, som er førende på fremtidens teknologi – særligt droner og robotter. Skal vi fastholde og udbygge den førerposition, er det afgørende, at vores børn og unge bliver dygtige til problemløsning, kommunikation, kreativitet og innovation. It og digitalisering er i den forbindelse løftestangen til, at børn og unge kan blive rigtig dygtige.

Ligesom børnene bliver dygtige i dansk og matematik, skal de som det naturligste tage teknologien i anvendelse og lære at kode og programmere. Det vil berige Odense og bane vejen for, at børnene kan erobre verden.

Med digitaliseringsstrategien sætter vi derfor fokus på digital dannelse og læring for alle børn og unge. Kompetenceudvikling blandt ledelse og medarbejdere er et naturligt og nødvendigt element for at sikre, at anvendelse af it bliver en integreret del af læringen i dagtilbud og på skoler. Også forældrene skal i deres dialog med Børn- og Ungeforvaltningen mødes af tidssvarende og brugervenlige kommunikations- og it-kanaler.

Med denne digitaliseringsstrategi er det ambitionen, at vi frem mod 2020 får løftet den samlede indsats og sikret, at alle børn og unge bliver kompetente og aktive medskabere af den fremtid, vi kun kan ane konturerne af.

Susanne Crawley LarsenRådmand for børn og unge

3 | S i d e

Digitaliseringsstrategi

Denne strategi sætter rammerne for Børn- og Ungeforvaltningens arbejde med digitalisering i de kommende år.

Det er ambitionen, at den digitale indsats kommer til at indgå i en helhedstænkning, så det digitale element bliver tænkt ind i alle opgaver i Børn- og Ungeforvaltningen.

Digitalisering er et vigtigt værktøj, som i Børn- og Ungeforvaltningen har især to funktioner:

Digitale løsninger er med til at understøtte Børn- og Ungeforvaltningens strategiske ambitioner og sikrer, at vi når både vores pædagogiske og vores administrative mål.

Samtidig er digitalisering et moderne læringsredskab, som bruges af byens børn og unge i børnehaven og i skolen, hvor det er Børn- og Ungeforvaltningens opgave at tilbyde de bedste rammer i skikkelse af it-kompetente medarbejdere, velfungerende infrastruktur og udfordrende undervisning

Børn- og Ungeforvaltningens digitaliseringsstrategi følger de strategier, som er bestemt af både Odense Kommune, KL og på nationalt plan.

Og den sætter de strategiske rammer for, hvordan Børn- og Ungeforvaltningen definerer, prioriterer og styrer de enkelte digitaliserings- og velfærdsteknologiprojekter samt beskriver de principper og værktøjer, der skal anvendes.

Udbredelse af strategien sikres ved, at de enkelte afdelinger sætter projekter i gang, som knytter an til fokusområderne i strategien. Den samlede handleplan for digitalisering opdateres løbende med disse projekter, og vil derfor altid vise, hvilke initiativer, der er sat i gang i afdelingerne.

4 | S i d e

Barnet og den unge i centrum

Arbejdet med digitalisering i Børn- og Ungeforvaltningen sætter barnet i centrum og tager afsæt i byrådets effektmål for børn og unge:

Børn og unges læring Progression i børn- og ungegruppens udvikling, læring og trivsel Børn er sunde og trives Børn og unge oplever sig som betydningsfulde deltagere i fællesskaber Flere gennemfører en ungdomsuddannelse

samt børn- og ungepolitikken ”Sammen på spring”1, der fokuserer på tre kerneområder i arbejdet med børn og unge:

Børn og unge skal udfordres i deres udvikling og læring Sunde børn og unge trives bedst Fællesskaber – sammen kan vi mere

Det betyder at digitaliserings- og velfærdsprojekter, der ikke vurderes at løfte kerneopgaven effektivt, vælges fra. Forvaltningens digitale løsninger og projekter skal altid skabe værdi for børn og unge og deres familier og/eller samtidig effektivisere den forvaltningsmæssige opgavevaretagelse.

Når det er sagt, skal der altid være plads til at rumme uforudsigeligheden, udviklingen og de nye teknologier og trends, der præger digitaliseringsområdet. Børn- og Ungeforvaltningen skal derfor være agile og kunne navigere i nye teknologiske trends og strategiske dagsordener inden for digitalisering, men aldrig på bekostning af kvaliteten i løsningen af kerneopgaven.

Kerneopgave:

1 Download ”Sammen på spring”: Sammen på spring - Odense Kommune

5 | S i d e

Det samlede billede:

6 | S i d e

Nationale digitaliseringsinitiativer

Nationale digitaliseringsinitiativer er med til at sætte rammerne for arbejdet med digitalisering i Odense Kommune og dermed Børn- og Ungeforvaltningen. Odense Kommune er forpligtiget til at udmønte de nationale strategier, dog skal ambitionsniveauet afstemmes i forhold til byrådets effektmål og øvrige strategier, så det udvikler og understøtter kommunens fælles opgaver.

Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 2

Regeringen, kommunerne og regionerne har tilsluttet sig den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi med henblik på at have et fælles mål for moderniseringen af danskernes velfærd og effektivisering af den offentlige sektor. Strategien for 2016-20 sætter med overskriften 'Et stærkere og mere trygt digitalt samfund' tre overordnede mål for udviklingen mod en mere digital offentlig sektor de kommende år og omfatter i alt 34 initiativer fordelt på 9 fokusområder:

Det digitale skal være let, hurtigt og sikre god kvalitet

1. En mere overskuelig offentlig sektor2. Bedre brug af data og effektiv sagsbehandling3. Bedre og mere sammenhængende velfærd

Offentlig digitalisering skal give gode vilkår for vækst

1. Bedre rammer for erhvervslivet2. Offentlige data som vækstdriver3. En effektiv forsyningssektor

Tryghed og tillid skal i centrum

1. Den offentlige sektor passer godt på data2. En robust digital infrastruktur3. Digitalisering for alle

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016-2020 3

KL har i samarbejde med kommunerne udarbejdet den fælleskommunale digitaliseringsstrategi for 2016–2020 'Lokal og digital - Et sammenhængende Danmark'.

Den fælleskommunale strategi beskriver kommunernes overordnede vision for hvordan digitalisering skal bidrage til en nær, tilgængelig, sammenhængende og effektiv service. Strategien indeholder 61

2 Download den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi: http://www.digst.dk/~/media/Files/Ny-digitaliseringsstrategi-2016-2020/Strategien/Strategi-2016-2020-enkelt-tilgaengelig.pdf?la=da3 Download den fælleskommunale digitaliseringsstrategi: http://www.kl.dk/ImageVaultFiles/id_72295/cf_202/F-lleskommunal_Digitaliseringstrategi_2016-2020.PDF

7 | S i d e

indsatsområder, som sætter retningen for kommunernes fælles digitaliseringsarbejde frem mod 2020.

Den fælleskommunale digitale handlingsplan 2016-20204

Den fælleskommunale digitale handlingsplan, skal realisere visionen og de 61 indsatsområder, som indgår i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Handlingsplanen består af i alt syv fokusområder, der hvert indeholder en række konkrete initiativer, der skal bidrage til, at visionen realiseres:

1. Digitalisering skal understøtte, at mødet med den kommunale service er sammenhængende, nær og personlig.

2. Deling af data og automatisering af processer skal skabe sammenhæng og ny viden.

3. Fokus på it- og datasikkerhed skal sikre, at borgere føler sig trygge og har tillid til myndighederne.

4. Øget anvendelse af den fælleskommunale rammearkitektur skaber sammenhæng og styrker konkurrencen på leverandørmarkedet.

5. Fokus på digitale kompetencer så alle er parate til at bruge de digitale muligheder. 6. Gevinster skal være i centrum i digitale projekter. 7. Samarbejder skaber handlekraft og bæredygtighed.

Specifikt for børn- og ungeområdet nævnes følgende initiativer:

1. Bedre sammenhæng for børn og unge2. Digitale redskaber i dagtilbud3. Robust it-infrastruktur i folkeskolen4. Anskaffelse og implementering af brugerportalsinitiativet5. Bedre deling og effektivt indkøb af digitale læremidler i folkeskolen6. Det sammenhængende digitale bibliotek

4 Download den fælleskommunale digitale handlingsplan: http://www.kl.dk/ImageVaultFiles/id_78144/cf_202/Handlingsplan.PDF

8 | S i d e

Odense Kommunes digitaliseringsgrundlag

Digitaliseringsgrundlaget5 er det fælles grundlag, som Odense Kommune har besluttet at gennemføre digitalisering på.

Overordnet skal digitalisering i Odense Kommune bidrage til realisering af NY-NY, og under de rette omstændigheder være med til at understøtte samarbejde, forebyggelse, fællesskaber og byens vækst og udvikling.

Digitalisering i Odense Kommune skal følge disse seks principper:

1. Vi inddrager altid brugerne, når vi digitaliserer2. Tænk stort - start småt3. Sæt det rigtige hold fra starten4. Alle løsninger er brugervenlige og sikre5. I al digitalisering er der styr på drift og support6. Digitalisering skal kunne betale sig

5 Læs mere her: https://intranet.odense.dk/Vaerktoejer/Rolleportaler/OK-til-digitalisering/Strategier-og-principper/Odense-Kommune.aspx

9 | S i d e

Digitale fokusområder i Børn- og Ungeforvaltningen

Ud over digitaliseringsindsatser, der er sat i gang udefra, har Børn- og Ungeforvaltningen strategiske fokusområder, som går på tværs af forvaltningen eller knytter sig specifikt til et af områderne Digital dannelse og læring eller Administration, projektstyring og effektopfølgning.

På tværs af forvaltningen

Digital ledelse og kompetenceløft Digital didaktisk ledelse Data

Digital dannelse og læring

Sammen om børnenes læring Digital leg og læring Kompetencer i det 21. århundrede Programmering – det nye fremmedsprog Digital dannelse Fælles bibliotekssystem Velfungerende infrastruktur

Administration, projektstyring og effektopfølgning

Behovsafdækning af digitale potentialer Digital understøttelse af den evidensbaserede metode Digital understøttelse af tidlige og forebyggende indsatser i hjemmet og nærmiljøet Velfærdsteknologi Digital understøttelse af samarbejdet med almenområdet Udnyttelse af de eksisterende administrative systemer Digitalisering af administrative processer og arbejdsgange

På tværs af forvaltningenBørn- og Ungeforvaltningen er opmærksom på gabet imellem vision og mål på den ene side og kompetencer og ressourcer på den anden side. De er hinandens forudsætninger for at lykkes med digitalisering og derfor et overordnet tema i denne strategi. Med andre ord er det bydende nødvendigt, at der konstant foregår en vurdering og en prioritering af, hvor mange ressourcer, der anvendes på kompetenceudvikling, konsulentydelser og indkøb.

Digital ledelse og kompetenceløft

Børn- og Ungeforvaltningens digitaliseringsstrategi sætter fokus på digital ledelse for at sikre, at digitalisering bliver en integreret del af opgaveløsningen i hele forvaltningen. Digitaliseringskompetencen er en del af lederrollen, og digitalisering skal tænkes ind i budgetter, processer og arbejdsgange.

10 | S i d e

Udvikling af ledernes og medarbejdernes digitale kundskaber er derfor en central indsats, der skal tages med i kompetenceudviklingen i Børn og Ungeforvaltningen. Ledere på alle niveauer skal lære, hvordan man udvikler og implementerer it i samarbejde med medarbejderne. Lederne skal sikre, at medarbejderne anser anvendelsen af nye systemer og digitale værktøjer som et nødvendigt og vigtigt element i det daglige arbejde med at løse kerneopgaven mere effektivt og med højeste kvalitet.

Digital didaktisk ledelse

Pædagogiske ledere skal ud over ovenstående også kunne lede udviklingen af den digitale didaktik. Ledelse af digital didaktik er en forandringsproces, der kræver, at ledere, pædagogiske medarbejdere og forvaltning har en fælles forståelse af arbejdet med it i undervisning, leg og læring. Der er brug for, at lederne klædes på til at lede denne forandringsproces, og får en forståelse af, hvordan it ændrer rammerne for børnenes læring.

Data

Børn- og Ungeforvaltningen indsamler hele tiden data fra de forskellige fagsystemer, der anvendes i afdelingerne. Sammen med data fra fx Danmarks Statistik udgør de en kæmpe ressource, som forvaltningen vil være nysgerrige på at udnytte bedre.

Børn- og Ungeforvaltningen vil have fokus på at omsætte tilgængelige data til viden i forvaltningen og dermed kvalificere politiske, faglige og administrative beslutninger.

Der vil være fokus på områder med store potentialer fx indenfor sundhed- og forebyggelsesområdet. Derudover vil der være fokus på at bidrage til arbejdet med effektanalyser.

Forvaltningen vil desuden orientere sig mod de nyeste tendenser indenfor dataområdet. Herunder fx det ofte benyttede begreb Big Data, der dækker over store datamængder, som kan indeholde vigtige mønstre og tendenser.

Åbne data er den del af forvaltningens data, der umiddelbart kan stilles til rådighed for alle. Børn- og Ungeforvaltningen ønsker aktivt at arbejde henimod at dele så mange data som muligt for at støtte udvikling af nye ideer til løsninger, der skaber menneskelig og økonomisk vækst i kommunen.

Digital dannelse og læring

Sammen om børnenes læring

Digitale platforme som for eksempel ForældreIntra, MitBarn og Læringsplatformen gør det muligt at understøtte de voksne omkring barnet i barnets læring og udvikling. Forskningen har fastslået, at et stærkt hjemmelæringsmiljø og forældre, der aktivt involverer sig i deres børns liv, har en stærk og positiv betydning for børnenes udvikling, læring og trivsel – uanset forældrenes baggrund. Derfor skal forældre og medarbejdere omkring barnet til enhver tid have adgang til

11 | S i d e

opdaterede informationer om barnets læring, trivsel og sundhed. Denne viden om barnet skal følge barnet i overgangene mellem dagtilbud, skole, fritidstilbud og videre på ungdomsuddannelserne.

Digital leg og læring

Leg og læring er tæt knyttet sammen, da barnet tilegner sig ny viden, færdigheder og kompetencer gennem legen. Barnets leg har derfor en central rolle i barnets kognitive og sociale udvikling. Legen farves af den tid og de rammer, den finder sted i. Efterhånden som de digitale medier udgør en større og større del af barnets hverdag, bør det også afspejles i de lege, der leges i institutionerne.

Kompetencer i det 21. århundrede

Meget af det børnene lærer i dag, er ikke det, de skal kunne i morgen. Når børnene starter i skolen i dag, er mange af de jobs, som de skal ud at varetage, endnu ikke definerede. Derfor er der brug for, at børnene tilegner sig kompetencer som kritisk tænkning, problemløsning, kommunikation, kreativitet, innovation og samarbejde – det 21. århundredes kompetencer. For at understøtte dette er det vigtigt, at eleverne har nem adgang til computere og bruger it på kreative måder til løsning af faglige problemstillinger i skole og ungdomsskole.

Programmering – det nye fremmedsprog

Børn- og Ungeforvaltningen vil i strategiperioden opmuntre skolerne til at arbejde med programmering på alle klassetrin. Programmering indgår i målene for natur/teknologi og fysik/kemi, men vil også kunne indgå i forløb i håndværk og design og de tværgående temaer innovation og entreprenørskab og it og medier. Børnene skal ikke uddannes til programmører, men lære at designe og afprøve idéer og forstå den programmerede og programmérbare verden, som omgiver os. En sådan forståelse giver mulighed for dels en kritisk stillingtagen til nye teknologier og dels at kunne udvikle reelle it-skabende kompetencer og ikke blot kompetencer på brugerniveau. Kompetencer, der handler om at eksperimentere og lege sig frem, designe og skabe egne produkter, fejlfinding/-retning, udholdenhed og sidst, men ikke mindst, samarbejde.

Digital dannelse

Når børnene anvender it og internettet er det vigtigt, der hele tiden fokuseres på, hvordan vi omgås hinanden og varetager vores egen sikkerhed. Børnene skal lære, hvordan almindelige normer for en høflig og respektfuld omgangstone overføres til online kommunikation.

Digital dannelse handler også om digitalt medborgerskab. Børnene skal bibringes en forståelse af, hvordan globalisering og digitalisering påvirker vores politiske og kulturelle processer.

12 | S i d e

Børn- og Ungeforvaltningen vil arbejde for, at børns digitale dannelse og læring påbegyndes tidligt ved at udbrede anvendelsen af digitale redskaber allerede i dagtilbuddet.

Politisk er det besluttet, at Borgmesterforvaltningen afsætter ressourcer til at understøtte det forebyggende arbejde med børnenes digitale dannelse i Børn- og Ungeforvaltningen.

Fælles bibliotekssystem

I de kommende år skal Børn- og Ungeforvaltningen sammen med Odense Bibliotekerne implementere et fælles bibliotekssystem på skolerne og folkebibliotekerne. Det fælles bibliotekssystem giver nye pædagogiske muligheder, og i den forbindelse opfordres skolerne til at samarbejde med Odense Bibliotekerne om udvikling af det fælles bibliotekstilbud i Odense Kommune.

Velfungerende infrastruktur

En forudsætning for at anvendelsen af it i dagtilbud, skole og ungdomsskole er en velfungerende infrastruktur. Det betyder blandt andet, at der skal være trådløst netværk overalt i institutionerne, skolerne og ungdomsskolerne og at alle elever har adgang til en digital enhed – fx computer eller tablet.

En velfungerende infrastruktur indebærer også en velfungerende support, og især på skolerne er der brug for, at den er hurtig og effektiv, og tæt på brugerne.

Administration, projektstyring og effektopfølgning

Behovsafdækning af digitale potentialer

Det er Børn- og Ungeforvaltningens ambition at fokusere på, hvordan vi bedre kan understøtte vores børn og unge digitalt på det specialiserede socialområde. Børn- og Ungeforvaltningen vil i strategiperioden derfor sætte øget fokus på behovsafdækning af digitale potentialer på området.

Digital understøttelse af en evidensbaseret metode

De seneste år er der på nationalt niveau kommet større opmærksomhed på effektmålinger af vores metoder og indsatser.

I strategiperioden vil der derfor være et øget fokus på, hvorledes digitalisering kan understøtte evalueringer og effektmåling af vores indsatser, foranstaltninger og metoder.

Resultater af sådanne undersøgelser kan fx understøtte:

Optimering af matchningen af rette indsats til det enkelte barn, den enkelte unge eller familie

En tydelig koordineret og målrettet indsats med fokus på effekt og progression i indsatsen Overblik over hvilken løsning, der er den ”rigtige” indsats

13 | S i d e

Evidensbaseret tilgang i ledelsesprocesser hos både sagsbehandlere og fagpersonale

Med andre ord er hensigten, at brugen af digitale værktøjer skal understøtte en kvalitativ sammenhæng mellem indsats, effekt og drift.

Digital understøttelse af tidlige og forebyggende indsatser i hjemmet og nærmiljøet

Det er Børn- og Ungeforvaltningens strategi, at støtten ydes tidligt, så begyndende problemer hos barnet eller den unge så vidt muligt afhjælpes i hjemmet eller i det nære miljø. Barnet eller den unge og familien skal føle sig inddraget i sagsbehandlingen, og deres netværk skal inddrages som ressource i den enkelte sag

Den udvikling skal digitalisering hjælpe til med at understøtte, så det overordnede mål bliver at understøtte barnet/den unge, familien og dens netværk digitalt, så alle oplever at være inddraget. Digitale værktøjer og hjælpemidler kan muligvis styrke en tidligere inddragelse og forebyggelse yderligere ved bl.a. at understøtte følgende inddragende metoder:

Netværksmøder Familierådslagninger Børnesamtalen Dialogbaserede underretninger

Velfærdsteknologi

Det er ambitionen, at velfærdsteknologi skal hjælpe til med at understøtte borgerne i Odense til en mere selvhjulpen hverdag, og opretholdelse af et meningsfyldt liv.

I strategiperioden vil Børn- og Ungeforvaltningen derfor afsøge de muligheder og potentialer, der ligger i brugen af velfærdsteknologiske løsninger til det specialiserede børneområde og til børn og unge med funktionsnedsættelse. Visionen med velfærdsteknologi skal understøtte kerneopgaven ift. at skabe rammerne for det gode hverdagsliv sammen med familierne.

Velfærdsteknologier skal afprøves og udvikles i fællesskab med medarbejdere og borgere, der bruger teknologierne, da det er dem og deres behov, der skal imødekommes.

Digital understøttelse af samarbejdet med almenområdet

Børn og unge i udsatte positioner skal i højere grad være en del af det almene område. Digitalisering skal derfor hjælpe til med at understøtte det specialiserede socialområde i at tænke børn og unge som en del af mange kontekster, og barnet/den unges trivsel og udvikling skal dermed ses afspejlet i flere forskellige kontekster. Helt konkret betyder det, at digitaliseringsindsatserne skal knytte sig til indsatserne i almenområdet, herunder særligt skoler og dagtilbud, men også børn, unges og familiernes fritidsliv. Det overordnede mål er en fælles digital understøttelse af udfordringerne. Digitale indsatser og projekter skal baseres på et bredt

14 | S i d e

samarbejde med relevante aktører og det tilstræbes at barnet/den unge og familien, oplever en fælles koordineret indsats.

Udnyttelse af de eksisterende administrative systemer

Børn- og Ungeforvaltningen vil i strategiperioden have et fokus på effektiv håndtering af forvaltningens interne administrative opgaver og sagsbehandling på fagområderne. Dette skal sikres ved, at sagsbehandlerne får effektive og sammenhængende fagsystemer, der understøtter korrekt udførelse af myndighedsopgaverne.

Eksisterende administrative it-fagsystemer skal udnyttes fuldt ud for at høste gevinster ved systemerne og dermed understøtte arbejdsgange bedst muligt.

Digitalisering af administrative processer og arbejdsgange

Børn- og Ungeforvaltningen vil fortsat have fokus på at styrke digitaliseringen af den administrative praksis, så de administrative processer og arbejdsgange sikkert og effektivt understøtter arbejdet med kerneopgaven.

Dette kan ske ved udvikling af digitale selvbetjeningsløsninger, der effektiviserer interne arbejdsgange og giver borgerne nem og hurtig kontakt til forvaltningen. Der skal ligeledes arbejdes på at skabe sammenhæng mellem de enkelte administrative systemer, således der let kan skabes overblik over den enkelte families kontakt med forvaltningen.

15 | S i d e

Styringsprincipper og -værktøjer

Beslutningsproces for digitaliseringsprojekter

Børn- og Ungeforvaltningens strategiske digitaliseringsprojekter godkendes af chefgruppen, som herefter sammensætter styregruppen for projekterne. Ligeledes skal projektejeren findes i chefgruppen.

Digitaliseringspaneler - involvering og kvalitetssikring af projekter

Det er vigtigt, at Børn- og Ungeforvaltningen sikrer høj faglighed og fokus på kerneopgaven i udvælgelse og implementering af digitaliseringsprojekter. Der skal derfor nedsættes digitaliseringspaneler afhængig af opgaven med repræsentanter fra fagområderne, ledelsen, medarbejderne og eventuelt borgere. Digitaliseringspanelerne skal vurdere værdien og kvalificere eventuelle digitaliseringsprojekter, inden de forelægges chefgruppen.

Digitaliseringspanelerne kan også fungere som følgegruppe, når projekter skal implementeres. Alle projekter skal i implementeringsfasen have en følgegruppe, der kan opfange de gode historier og eventuelle knaster under implementeringen samt sikre, at de ønskede gevinster høstes.

Styring af kritiske processer

I strategiperioden skal Børn- og Ungeforvaltningen beskrive og standardisere kritiske processer i relation til digitaliseringsprojekterne. De skal blandt andet ske ved i implementeringsfasen at udpege projektejer og projektleder, og i driftsfasen udpege systemansvarlige og systemkontaktpersoner.

I tæt samarbejde med Borgmesterforvaltningen skal Børn- og Ungeforvaltningen sikre, at kommende leverandører lever op til de standarder, der er beskrevet i den kommende

16 | S i d e

fælleskommunale rammearkitektur for på den måde at sikre større gennemsigtighed og frihed til at konkurrenceudsætte de digitale løsninger.

Gevinstrealisering

Børn- og Ungeforvaltningen betragter gevinster som fleresidet. Derfor skelnes der mellem økonomiske (kvantitative), ikke-økonomiske (kvalitative) og negative gevinster.

Økonomiske gevinster fokuserer på at sikre en reel effektivisering på børne- og ungeområdet i forvaltningen gennem f.eks. hurtigere arbejdsgange, færre klager, mindre forbrug, flere behandlede sager, mindre forbrugt tid på konkrete opgaver etc.

Ikke-økonomiske (kvalitative) gevinster er vigtige, da det er her, vi blandt andet påvirker kvaliteten af kerneopgaven - at børn lærer mere og bliver mere kompetente. Derfor arbejdes der med at identificere og sikre kvalitative gevinster på samme niveau som økonomiske gevinster.

En negativ gevinst er den eller de konsekvenser, som der måtte være ved at gennemføre og implementere et nyt projekt. Det kan eksempelvis være fald i produktiviteten, mens it-systemet og de nye arbejdsgange implementeres. Det kan også være en stigning i antallet af henvendelser, når der fx. lanceres et nyt pladsanvisningssystem. En negativ gevinst er noget, man med sikkerhed ved sker - og skal ikke forveksles med projektets risici, der beskrives i projektets risikovurdering, og som ikke nødvendigvis vil indtræffe.

Samlet giver arbejdet med et nuanceret gevinstbegreb et mere kvalificeret grundlag for vurdering af nye projekter.

Metode til vurdering af nye projekter

Ud over de udefrakommende nationale og fælleskommunale digitaliseringsprojekter, opstår der hvert år mange ideer til nye digitaliseringsprojekter i Børn- og Ungeforvaltningen. For at kunne give en tidlig vurdering af et projekt, arbejdes der med vurderingskort, som er et dialogværktøj, der visuelt giver et overblik over et projekts potentiale. Et eksempel på vurderingskort kan ses i bilag 1.

Et digitaliseringspanel udfylder på en workshop felterne:

1. Situationen i dag 2. Hvordan den ønskede fremtidige situation ser ud (Overordnede målsætninger) 3. Gevinsterne (både de positive og negative) ved at flytte sig fra 1) til 2) 4. Krav, ønsker og forudsætninger til projektet, hvis det startes

På baggrund af det udfyldte vurderingskort vurderes det, om projektet har potentiale, og hvis det er tilfældet, skrives der projektbeskrivelse, som godkendes af de sædvanlige kanaler.

17 | S i d e

Gevinstkort

Når et digitaliseringsprojekt er vedtaget, køres der et gevinstforløb, som en integreret del af digitaliseringsprojektet. Projektgruppen udarbejder på en workshop et gevinstkort, der sikrer, at projektet leverer alt, hvad der er nødvendigt, for at kunne realisere de forventede gevinster samt, at de modtagende dele af organisationen får mulighed for at planlægge de nødvendige forandringer i så god tid som muligt. Et eksempel på gevinstkort kan ses i bilag 2

18 | S i d e

HandleplanInitiativerne i Digitaliseringsstrategien skal udmøntes i en handleplan, som beskriver de konkrete digitaliseringsprojekter, Børn- og Ungeforvaltningen på kort og længere sigt har planlagt at gennemføre.

Handleplanen består af en central del, der beskriver de projekter, der initieres nationalt, fælleskommunalt og på tværs af Odense Kommune, og en decentral del, der beskriver de projekter, der initieres internt i forvaltningen.

Det forventes, at de enkelte afdelinger i Børn- og Ungeforvaltningen sætter projekter i gang, som knytter an til fokusområderne i strategien. Den samlede handleplan for digitalisering opdateres løbende med disse projekter, og vil derfor altid vise, hvilke initiativer, der er sat i gang i afdelingerne. Se den seneste handleplan i Bilag 3.

19 | S i d e

Bilag 1 – Eks. på udfyldt vurderingskort – Computere 0.-6. klasseOverordnede målsætninger

Gevinster

Situationen i dag

Negative gevinster

Krav til løsning/Forudsætninger

Ikke alle ledere og medarbejdere har de nødvendige kompetencer.

Skabe ensartede forudsætninger på skolerne for at leve op til folkeskolelovens krav om anvendelse af IT og Medier på alle klassetrin og i alle fag.

Sikre ensartet brug af læringsplatformen, så forældrene oplever samme kvalitet i elevplanerne på tværs af skolerne.

Skolerne er forskellige. De fleste skoler har ikke computere til alle elever.

Bedre udnyttelse af læringsplatformen MinUddannelse.

Bring Your Own Device fungere kun på få skoler. BYOD gør det svært for medarbejderne at hjælpe eleverne med teknisk spørgsmål, da elevernes maskiner kan være meget forskellige.

Understøtter bevægelsen fra analoge til digitale læremidler, og dermed bedre og opdaterede læremidler.

Understøtter udvikling af elevernes digitale kompetencer.

Lettere for medarbejderne at hjælpe eleverne med deres udstyr.

Anlægsbevilling på 28 mil. til ca. 12000 enheder, så skolerne starter på samme niveau.Derudover skal der tages hånd om drifts- og supportudgifter samt udgifter til genanskaffelser.

Det er vigtigt, der vælges det samme udstyr til alle elever.

Herfra foreslås chrome-books.

Lærerne er nødt til at planlægge analogt og digitalt, da de ikke kan være sikker på, at alle elever har adgang til en computer.

Fald i skolernes kopieringsudgifter.

Fald i skolernes udgifter til engangsmateriale og taskebøger.

Byrådets effektmål:

Børn og unges læringProgression i børn- og ungegruppens udvikling, læring og trivsel

KL: Et fagligt løft af folkeskolen

2.9. Styrket forældresamarbejde og elevinddragelse

20 | S i d e

Bilag 2 – Udfyldt gevinstkort til implementering af læringsplatform

21 | S i d e

Bilag 3 – HandleplanNationalt Odense Kommune Børn- og Ungeforvaltningen

Handleplan pr. 1.11.16, Børn- og Ungeforvaltningen

Projekt Projektbeskrivelse Forvaltning

Kontakt-person

Projekt-ejer

Fælles bibliotekssystem - SKOLE

Implementering af fælles nationalt bibliotekssystem for folkebiblioteker og skolebiblioteker BUF/BKF aps KS

Brugerportalinitiativ - Samarbejdsplatform

Kravsspecifikationer og udbud i KOMBIT-regi. Senere implementering i SKOLE og DAGTILBUD SKOLE/DAGTILBUD aps pola

Brugerportalinitiativ - Læringsplatform

Implementering af læringsplatformen på skolerne SKOLE aps pola

Brugerportalsinitiativ - Læringsplatform Specialskoler

Udvikling og implementering af læringsplatform til specialskolerne. SKOLE aps njj

Ny supportstruktur - SKOLE

I samarbejde med BMF skal der udarbejdes en ny supportstruktur for skolerne på baggrund af skolernes input. BUF/BMF aps mt

KOMHEN Handleplan + tælleuger forår 17

Opfølgning på resultater fra 2015 tælleuger. Handleplan godkendt i BUU. Klargøring til tælleugerne i efteråret 2016 BUF / BMF raff bihp

Implementering af ny governancemodel i BUF

En ny governancemodel skal implementers i OK. Gennemgang og oprydning af IT systemdatabasedatabase. Indgåelse af ansvarsaftaler med niv. 3 chefer i BUF BUF raff mt

Borgersagsportalen

Udbredelse/videndeling samt opfølgning på brugen af borgersagsportalen i BUF BUF raff fej

Monopolbrud med KMDSag

OK skal ud af KMD Sag, og BUF har haft et par integrationer fra TMTand systemet. BUF raff ssik

Udfasning af Notes databaser

BUF har forskellige kørende databaser i Notes, som skal nedlukke og/eller konverteres til Office 365/Sharepoint platformen BMF / BUF raff hejo

22 | S i d e

Nyt pladsanvisningssystem på dagtilbudsområdet

Teknisk- og forretningsafdækningsprojekt ift. nyanskaffelse af IT-systemer på Pladsanvisningen, forældrebetalingen og dagplejen BUF raff fe

Selvbetjeningsløsning til SSP-sekretariatet

SSP-sekretariatet ønsker en selvbetjeningsløsning til underretninger på børn og unge med redigeringsmuligheder og udtræk BUF / SSP raff tomho

Behovsafdækning sammen med Familie- og Velfærd samt Sundhed- og Forebyggelse

Digitalisering agter at gennemføre en behovsafdækning af eventuelle digitaliseringspotentialer/gevinster i samarbejde med FoV og FoB BUF raff mojm

Novax

Opfølgning på kontraktgrundlag samt behovsafækdning ift. digital understøttelse af sundhedsplejen BUF raff sonh

Digitaliseringsstrategi i BUF

Udarbejdelse af ny Digitaliseringsstrategi for BUF, som godkendes i BUU BUF raff/aps pola

KMD Educa Elev

Teknisk afdækningsprojekt ift. nyanskaffelse af IT-systemer på Elevadministrationsområdet. BUF raff njj

Sammenhængende Borgerforløb

Understøttelse af projektet omkring Sammenhængende Borgerforløb BUF raff

Implementering af nyt skoleadm. system - IST Tabulex Trio

Implementering af nyt skoleadm. system - IST Tabulex Trio - Erstatning for Educa (elev/personale) BUF raff njj

Projektidéer - 'boblere'

MitBarn og Dataware House

Analyse af data fra MitBarn i dwh til brug for ledelsesinformation og sundhedstiltag. BUF aps

Selvbetjening og mobilbrugere

Lige nu er en del af forvaltningens selvbetjeningsløsninger ikke kompatible med mobiladgang til odense.dk. Det skal der ryddes op i, da flere og flere tilgår odense.dk via mobiltelefon eller iPad. BUF aps

Effektmåling af CIBUs indsatser Måling af forskellige indikatorer på BUF raff/gtp

23 | S i d e

hver enkelt barn og forældre samt koble svar mellem børn og forældre i samme familie. Desuden skal systemet kunne måle progression i en indsats undervejs, koble før- og eftermålinger og håndtere, at nogle familiemedlemmer bliver udskrevet før andre.

Programmering - det nye fremmedsprog

Det handler om børns digitale dannelse. Hvordan får vi det på alle skolers dagsorden? Der er forbindelse til håndværk/design, entreprenørskab og innovation. BUF aps

Læringsforløb fra eksterne partnere i MinUddannelse

I MinUddannelse er det muligt for kommunen at lægge læringsforløb ind fælles for alle skolerne. Denne mulighed skal udnyttes i forhold til virksomheder, kulturinstitutioner og andre, der tilbyder samarbejde med skolerne. BUF aps

System til familiebehandlere i B&U

Familiebehandlerne i Familie og Velfærd ønsker et system som kan understøtte deres arbejdsgang med familiesager. Der har været kig på et system - "Sofus Match" og der har været snak om udvikling af en intern løsning i OK BUF raff

Elektroniske elevmapper

Skolerne bruger stadig fysiske hængemapper til opbevaring af al information vedrørende den enkelte elev. Det skal undersøges om det juridisk er tilladt at opbevare sådanne data elektronisk. Hvis det er tilfældet, skal det undersøges, hvilke løsninger, der findes på markedet. BUF aps