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Présentation

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A propos de Digitech SA

●  1993 Création de Digitech à Lausanne;

●  Présence en Suisse, en France, en Roumanie et en Afrique;

●  80 collaborateurs sur l’ensemble des sites;

●  15 collaborateurs en Suisse Romande;

●  Expertise dans le conseil, la réalisation et la conduite de projets d’envergure;

●  Expertise:

●  Gestion électronique de documents et optimisation des processus documentaires;

●  Numérisation, dématérialisation des documents;

●  Gestion de projets, analyse métier, développements sur-mesure;

●  Agilité permettant de traiter des projets de toutes tailles.

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Gestion électronique des documents

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Afin d’éviter

GED = Gestion électronique des documents

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Pourquoi la gestion électronique de documents et AIRS

●  Temps perdu à la recherche;

●  Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents);

●  Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de traitements);

●  Uniformisation des processus;

●  Difficulté de partage de documents;

●  Classement non structuré (mails, courriers, rapports, documents bureautiques);

●  Problème de sécurité;

●  Pérennité du document;

●  Compliance, risk Management;

●  Problème de pertes de documents;

●  Manque de place (croissance de documents);

●  Duplication de documents.

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Principe complet de AIRS

Documents papier

Documents électroniques

Diffusion des documents

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Processus AIRS

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Processus - Acquisition

●  Les opérations d’acquisition regroupent les actions d’insertion de documents.

§  Documents papier:

§  Numérisation;

§  Documents électroniques:

§  AIRS Office avec transformation de format;

§  AIRS Desktop avec transformation de format;

§  Traitements:

§  OCR;

§  LAD/RAD;

§  Analyse sémantique;

§  Traitement des factures fournisseurs;

§  Importation dans AIRS

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Processus - Gestion

§  Sécurité et droits d’accès:

§  Gestion des permissions en fonction de l’utilisateur;

§  Identification par OTP;

§  Plan de classement:

§  Définition de plans de classement sur-mesure;

§  Gestion des alertes:

§  Mettre des rappels et des durées de vie à des documents;

§  Versions:

§  Conserver toutes les versions;

§  Traçabilité:

§  Tracer toutes les actions dans le système;

§  Statistiques

§  Définir les rapports de la base documentaire.

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Processus - Diffusion

●  Les opérations de diffusion englobent toutes les actions de consultation et de traitement utilisateur.

§  Recherche et consultation:

§  Consulter en temps réel l’information;

§  Recherche par mot clé;

§  Recherche Fulltext;

§  Gestion des favoris et suivi de dossier;

§  Workflows (ou flux de travail):

§  Déclencher automatiquement ou manuellement un processus de validation du document;

§  Distribution et réponse à des documents;

§  Gestion de ces boîtes aux lettres.

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Processus - Archivage

●  Valeur probante (Archivage légal) – Loi Suisse – Directives Européennes

§  L’organisation peut se libérer de ses archives physiques sur papier en mettant en place un processus et un système d’archivage conforme;

§  Les livres et pièces comptables - Art. 957 al. 4 CO;

§  Tous les documents de l’entreprise, sauf le bilan et le compte d’exploitation, peuvent être archivés sous forme électronique (Ordonnance - OLICO);

§  Procédé garantissant l’intégrité (signature électronique conforme);

§  Respect de la durée de conservation;

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Les gains économiques

●  Coûts de classement, dans la plupart des cas, 50% de gain;

●  Coûts de recherche divisés par trois, voire cinq;

●  Coûts de diffusion réduits de 80 à 90%;

●  Gain en efficacité de travail de 20 à 30%;

●  Suppression du papier et des espaces de stockage;

Sources : groupe ooPartners solutions

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Les autres gains

●  Amélioration de l’image – Outils modernes;

●  Un temps de réponse immédiat – réponses aux clients;

●  Un accès en déplacement sur tous les terminaux existants;

●  Possibilité d’ouvrir la plateforme à des partenaires et des clients;

●  Diminution du papier;

●  Diminution du transport;

Sources : groupe ooPartners solutions

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Les différentes offres

●  AIRS Capture;

●  AIRS Capture Facture;

●  Doc.Capture;

●  AIRS Express, AIRS Small Business, AIRS Enterprise Edition, AIRS Cloud;

●  AIRS ArcLeg, Clx.Box;

●  AIRS Office, AIRS Desktop, AIRS Convert;

●  AIRS Connect;

●  AIRS OTP;

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Quelques éléments de AIRS Cloud

●  Pas besoin d’un serveur en interne, pas besoin de maintenance matériel;

●  Restez concentrés sur votre cœur de métier;

●  Déléguez vos problèmes et vos besoins informatiques;

●  Passez d’une logique produits à la garantie de services délivrés;

●  Bénéficiez d’une performance accrue grâce à des infrastructures de pointes;

●  Gagnez en sécurité;

●  Assurez une automatisation complète de vos sauvegardes;

●  Bénéficiez de la garantie d’un budget contrôlé, sans aucune surprise possible.

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Nos Références

●  Cantons et Etats;

●  Villes et communes;

●  Hospitalier et médical;

●  Banques, finances et conseils;

●  Immobilier et construction;

●  Horlogerie et industrie;

●  Distribution et agroalimentaire;

●  Télécommunications;

●  Fédérations et organismes nationaux et internationaux.

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Les retours d’expériences

●  La solution AIRS Cloud a été mise en place deux jours après la commande;

●  Avec AIRS Cloud, nous n’avons pas du investir de l’argent;

●  L’approche mise en place et l’affinage permettent une utilisation immédiate;

●  La solution est riche fonctionnellement mais reste simple et efficace;

●  J’ai créé des comptes clients sécurisés afin de ne plus devoir leur envoyer de courriers papier et je trace les échanges tout en les archivant de manière conforme à la loi;

●  J’ai diminué l’utilisation du papier dans mon entreprise depuis que j’utilise AIRS Cloud;

●  Notre entreprise peut se concentrer sur son métier depuis que nous utilisons AIRS, plus de temps perdu à diffuser, classer et rechercher les documents;

●  L’offre modulaire nous permet d’évoluer en fonction des besoins;

●  La solution permet une utilisation depuis mon ordinateur, mais aussi depuis ma tablette et mon Smartphone;

●  La solution AIRS Cloud nous permet de plus nous soucier de l’infrastructure;

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Questions ?

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Démonstration

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Digitech SA Frédéric Matthey Chemin du Rionzi 54 1052 Le Mont-sur-Lausanne info@digitech-sa.ch http://www.digitech-sa.ch 0041 21 635 12 51