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INFORME No. SE-01-2017

10 DE FEBRERO, 2017

SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

AUDITORÍA INTERNA

INFORME No SE-01-2017

INFORME DEL ESTUDIO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA O AUDITORIAS EXTERNAS Y COMUNICACIÓN DEL SEGUIMIENTO DE DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

2017

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CONTENIDO

No. de página

1. INTRODUCCIÓN. ..................................................................................................... 2

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO. .............................................................................. 2

1.2. OBJETIVOS DEL ESTUDIO. ....................................................................... 2

1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO. ........................................................................... 2

1.4. GENERALIDADES. ........................................................................................ 3

1.5. METODOLOGÍA APLICADA. ...................................................................... 3

1.6. COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO 3

1.7. LIMITACIONES. .............................................................................................. 4

2. RESULTADOS. .......................................................................................................... 7

2.1. ESTADO DE RECOMENDACIONES, ASESORÍAS Y ADVERTENCIAS EMITIDAS POR

LA AUDITORÍA INTERNA DEL SINAC: .............................................................. 7

2.2 SEGUIMIENTO A RECOMENDACIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN: .. 16

2.3 SEGUIMIENTO A LA ADQUISICIÓN DE TERRENOS Y EDIFICACIONES A LA

ASOCIACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE BIODIVERSIDAD ............................. 18

2.4 INFORME DE AUDITORES EXTERNOS: ............................................................ 18

2.5. SEGUIMIENTO A LAS DISPOSICIONES DE LA CGR ....................................... 18

3. CONCLUSIONES. .................................................................................................. 19

4. RECOMENDACIONES ......................................................................................... 20

5. ANEXOS. ................................................................................................................... 22

2

INFORME No. SE-01-2017 10 DE FEBRERO, 2017

SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

AUDITORÍA INTERNA

INFORME DEL ESTUDIO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA O AUDITORIAS EXTERNAS Y COMUNICACIÓN DEL SEGUIMIENTO DE DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA AL 31 DE DICIEMBRE

DEL 2016

1. INTRODUCCIÓN.

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO.

El presente estudio se origina en atención de lo establecido en el artículo 22, inciso g) de la Ley General de Control Interno (LGCI) (Ley No 8292), que dicta:

“Elaborar un informe anual del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten”

1.2. OBJETIVOS DEL ESTUDIO.

a. Evaluar el grado de cumplimiento de recomendaciones de las auditorías internas, auditorías externas u otros órganos de fiscalización, estas últimas si son del conocimiento de la Auditoría Interna al 31 de diciembre de 20161.

b. Informar al Jerarca el estado del seguimiento de las disposiciones giradas por la Contraloría General de la República (CGR) al 31 de diciembre del 2016, en cumplimiento a la normativa aplicable.

1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO.

El estudio comprenderá la evaluación sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones de la Auditoría Interna del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) y las recomendaciones de las Auditorías Externas emitidas al 31 de diciembre del 2016.

En el caso de las recomendaciones de los auditores externos, se evaluarán los dictámenes y otros documentos relacionados con convenios de cooperación u otros mecanismos de financiamiento mediante los cuales se han desarrollado proyectos en beneficio del SINAC, siempre y cuando fueran del conocimiento de la auditoría interna. No obstante; no debe considerarse que el presente estudio tenga un alcance sobre la evaluación de los proyectos desarrollados bajo convenios de cooperación, ni sobre el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia y economía.

En cumplimiento al artículo 22 inciso g) de la LGCI y en atención a lo establecido en el punto 7) de las “Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República” (resolución

1 Para el seguimiento se consideraron las acciones realizadas por la Administración Activa y que fueran comunicadas a la Auditoría Interna hasta el 10 de febrero del 2017. En los casos que se consideró relevante se comunicaron el seguimiento al 15 de febrero del 2017, por eventos subsecuentes.

3

del Órgano Contralor No R-SC-1-20072), se debe remitir al Consejo Nacional de Áreas de Conservación (CONAC) el estado de seguimiento de las disposiciones giradas por la CGR al 31 de diciembre del 2016, que fuese remitido por el Área de Seguimiento de Disposiciones.

1.4. GENERALIDADES.

La Auditoría Interna debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. Ese proceso también debe contemplar los resultados conocidos por la auditoría interna, de estudios de auditores externos, la CGR y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. En el caso de las disposiciones de la CGR, únicamente se debe someter a conocimiento del CONAC el informe enviado a la Auditoría Interna por parte del Área de Seguimiento de Disposiciones, del ente Contralor.

1.5. METODOLOGÍA APLICADA.

Para llevar a cabo el presente estudio se solicitó formalmente la información correspondiente al CONAC, al Director Ejecutivo y al resto de titulares subordinados. A su vez, se aplicaron entrevistas a los titulares subordinados que fueron instruidos para el cumplimiento de las recomendaciones.

Para la ejecución del estudio y la emisión del informe se cumplió con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE).

1.6. COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO

El 17 de febrero con el oficio SINAC-AI-088-2017 se le remitió informe y la herramienta con 23 anexos (en formato digital) en calidad de borrador se le remitió al Secretario Ejecutivo del CONAC, al Director Ejecutivo (quien preside el Comité Asesor de Tecnología de Información (CGTI), a los Directores Regionales a.i (miembros del CGTI), a la Directora Técnica de la Secretaría Ejecutiva, al Director Administrativo Financiero de la Secretaría Ejecutiva (miembro del CGTI), a la Jefatura de Control Interno, a la Jefatura de Gestión Institucional de Desarrollo del Recurso Humano, a la Jefatura de Tecnología de Información de la Secretaria Ejecutiva (miembro del CGTI), a la Jefatura de Servicios Generales y a la Jefatura de Asesoría Jurídica de la Secretaría Ejecutiva. El Director Ejecutivo debió remitir las observaciones al informe y sus anexos con fecha límite el 7 de marzo del 2017.

En reunión efectuada el 17 de febrero del 2017, la Auditoría Interna comunicó los resultados del presente estudio a los siguientes funcionarios del SINAC: Máster. Mario Coto, en calidad de Secretario Ejecutivo del CONAC y Director Ejecutivo representado por Sr. Rosny Barquero de la Unidad de Control Interno; Máster. Mario Coto en su calidad de quien preside el CGTI, representado por el Ing. Esteban Soto Barrantes; Máster Marco Tulio Castro Chinchilla, en calidad de Director Administrativo-Financiero; la Licda. Sirleny Vega Herrera en representación del Director a.i del Área de Conservación Arenal Tempisque y miembro del CGTI; Lic. Mauricio Alfaro Chávez, en representación de la Directora a.i del Área de Conservación Tortuguero y miembro del CGTI, Máster. Marco Vinicio Araya, Director a.i de las Áreas de Conservación Pacífico Central y Marina Cocos y miembro del CGT; Licda. Iveth Morales en representación del Director a.i del Área de Conservación La Amistad Pacífico y miembro del CGTI; Máster. Ligia Rodríguez en representación del Director a.i del Área de Conservación Arenal Huetar Norte; Máster. Alejandro Mora Díaz, en representación del Director a.i del Área de Conservación Guanacaste y miembro del CGTI; Ing. Oscar Zúñiga Guzmán, Departamento de Conservación y Uso Sostenible de la Biodiversidad y los Servicios Eco sistémicos; Ing. Mauricio Castillo, Departamento de Información y Regularización Territorial; Máster. Magally Castro, Departamento de Participación Ciudadana y Gobernanza; Licda. Gina Torres en representación de la Jefatura de Planificación y Evaluación, Máster. Miriam Valerio

2 Publicada en el Diario Oficial “La Gaceta” Nº 126 del 2 de julio de 2007.

4

Bolaños, Oficina de Gestión Institucional del Desarrollo de Recurso Humano; Ing. Esteban Soto Barrantes Jefatura de Tecnología de Información y miembro del CGTI; Lic. Emilio Arguedas Jefatura del Departamento de Servicios Generales; Máster. María de los Ángeles Gómez Zúñiga, Asesora Jurídica; Licda. Ana Lucía Ovares Jaén, Jefatura del Departamento Financiero-Contable; Máster. Marietta Tencio Olivas, Proveedora Institucional; Máster. Lesbia Sevilla Jefatura Cooperación Técnica y Financiera; Lic. Rosny Barquero Jefatura de Control Interno; e Ing. Silvia Moreira Barahona, Unidad de Control Interno.

No asistieron, sin justificación alguna los siguientes funcionarios convocados: Máster. Rafael Gutierrez Rojas, Director a.i del Área Conservación Central y miembro del CGTI, Máster. Edwin Cyrus Cyrus, Director a.i Área de Conservación La Amistad Caribe; Ing. Nelson Marín, Director a.i del Área de Conservación Tempisque y Ing. Juan Villegas, Departamento de Prevención Protección y Control

No asistieron, con justificación los siguientes funcionarios convocados: Máster. Paula Mena, Directora a.i Área de Conservación Osa; Máster. Guisselle Méndez, Directora Técnica; y el Arq. Juan Diego Jiménez, Departamento de Infraestructura Física.

Con el oficio SINAC-SE-CI-025 del 28 del de febrero del 2017, la Jefatura de Control Interno de la Dirección realizó observaciones a la recomendación a su cargo. No se recibieron observaciones adicionales.

1.7. LIMITACIONES.

El Sistema Nacional de Áreas de Conservación no cuenta con un sistemático seguimiento de las recomendaciones de la auditoría interna ni de los informes de auditoría externa de los proyectos o cualquier informe de control interno.

A pesar que la auditoría interna para el seguimiento de recomendaciones solicitó información con la suficiente antelación, no se recibió la información en forma oportuna, lo que obligó a la auditoría interna solicitar nuevamente la información. Al 10 de febrero del 2017 la auditoría interna no recibió la respuesta o la respuesta era incompleta para los siguientes oficios (en algunos casos no se remitió los cuadros con el avance o fotocopia del plan de acción debidamente autorizado por el Director Ejecutivo), a pesar que tenía un plazo considerable para remitir la información y se indicó claramente las instrucciones:

Núm. oficio Fecha

SINAC-AI-004 06.01.2017

SINAC-AI-007 06.01.2017

SINAC-AI-008 06.01.2017

SINAC-AI-009 06.01.2017

SINAC-AI-010 08.01.2017

SINAC-AI-011 06.01.2017

SINAC-AI-013 (parcial)

09.01.2017

SINAC-AI-021 09.01.2017

SINAC-AI-023 11.01.2017

SINAC-AI-024 11.01.2017

SINAC-AI-025 11.01.2017

SINAC-AI-026 11.01.2017

SINAC-AI-028 11.01.2017

5

Núm. oficio Fecha

SINAC-AI-029 11.01.2017

SINAC-AI-032 11.01.2017

SINAC-AI-034 11.01.2017

SINAC-AI-038 11.01.2017

SINAC-AI-039 11.01.2017

SINAC-AI-040 12.01.2017

SINAC-AI-042 12.01.2017

SINAC-AI-041 12.01.2017

SINAC-AI-044 12.01.2017

SINAC-AI-047 12.01.2017

SINAC-AI-053 12.01.2017

SINAC-AI-063 13.01.2017

SINAC-AI-064 13.01.2017

SINAC-AI-065 13.01.2017

SINAC-AI-071 13.01.2017

SINAC-AI-084 06.02.2017

Considerando la importancia que tiene el informe de seguimiento de recomendaciones y comunicación del estado del cumplimiento de disposiciones emitido por la Auditoría Interna del SINAC, para el componente de monitoreo del Sistema de Control Interno, con el oficio SINAC-AI-195-2013, del 24 de julio del 2013, se le recomendó al jerarca del SINAC:

“4.1.1 Instruir al Director Ejecutivo y a los titulares subordinados para que cumplan con la remisión de información en forma íntegra y oportuna a solicitud de la Auditoría Interna del SINAC, en cumplimiento al bloque de legalidad, cuando se realiza la apertura del estudio de seguimiento de recomendaciones y comunicación del seguimiento de disposiciones del órgano contralor, con la finalidad de fortalecer el componente de seguimiento del Sistema de Control Interno del SINAC”.

En la Sesión Ordinaria No 10-2013, celebrada el 28.10.2013; el CONAC conoce y aprueba el Informe de Control Interno No ICI-03-2013 del Estudio Especial ES-03-2013, denominado “Informe del Estudio Especial Seguimiento Advertencia por Presunta Contratación de Personal para el Sistema Nacional de Áreas de Conservación por entidades de derecho privado y análisis de los servicios de alimentación que brinda el Sistema”, emitido por la Auditoría Interna del SINAC. El CONAC conoce y aprueba las recomendaciones del informe e instruye al Director Ejecutivo para que se cumplan las mismas en los plazos indicados.

En cumplimiento a la recomendaciones 4.1, 4.2 y 4.3, del informe SE-01-2016; el CONAC, con el oficio SINAC-CONAC-SA-120 del 20.06.2016 comunica:

“… se les recuerda que el jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”.

La Ley General de Control Interno norma en su artículo 39, lo siguiente:

6

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. (…) El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”. (los destacados no son del original)

No se conoció al 17 de febrero del 2017, si para los proyectos que a continuación se indican se llevaron o no a cabo auditorías externas e independientes y consecuentemente; si existen o no informes de los estados financieros para el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2015 e informes de control interno, que ameriten revelar ante el CONAC, situaciones sustantivas relacionadas con la ejecución de proyectos:

a) Proyecto Mejoramiento de la Gestión Técnica y Jurídica del Refugio Nacional de Vida Silvestre Corredor Fronterizo Norte (RNCFN) y del Proyecto Manejo Integrado de los recursos marino costeros de la Provincia de Puntarenas

b) Proyecto Consolidación de las Áreas Marinas Protegidas de Costa Rica (BARRERITAS).

c) Proyecto Manejo Integrado de los recursos marino costeros de la Provincia de Puntarenas.

d) Proyecto Conservación uso sostenible de la biodiversidad y mantenimiento de los servicios eco sistémicos de los humedales de importancia internacional protegidos

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2. RESULTADOS.

2.1. Estado de recomendaciones, asesorías y advertencias emitidas por la Auditoría Interna del SINAC:

Desde el 16 de marzo del 2010, la Auditoría Interna ha emitido diferentes informes respecto a las evaluaciones efectuadas, respecto a la efectividad en los procesos del SINAC de valoración del riesgo, control y dirección, por medio de la prestación de sus servicios a saber: servicios de auditoría y servicios preventivos. De los servicios prestados se emitieron informes de control interno, asesorías, advertencias y servicios de legalización de libros, con recomendaciones para promover oportunidades de mejora del Sistema de Control Interno (SCI) del SINAC, todo ello en aras del estricto cumplimiento del bloque de legalidad aplicable al SINAC, y de la consecución de los objetivos establecidos por la institución. A continuación se detalla la cantidad de recomendaciones emitidas por los servicios prestados:

Cuadro Nº1

Estadísticas de recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y que fueron aceptadas por la Administración Activa

Del 16 de marzo del 2010 al 31 de diciembre del 2016

TIPO DE SERVICIO 2010 2011 2012

2013

2014

2015

2016 Total

SERVICIO DE AUDITORÍA 85 63 118 42 54 22 30 414

SEGUIMIENTO 0 0 0 0 0 12 12 24

AUDITORÍA OPERATIVA 35 16 59 4 9 0 0 123

ESTUDIO ESPECIAL 50 47 59 38 22 10 8 234

TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN 0 0 0 0 23 0 10 33

SERVICIO PREVENTIVO 33 32 26 24 35 25 52 227

ASESORÍA 2 2 3 3 0 0 0 10

LEGALIZACIÓN3 27 27 17 19 29 22 50 191

ADVERTENCIA 4 3 6 2 6 3 2 26

Para las estadísticas del año 2016, no se consideran las recomendaciones emitidas para el

estudio de carácter especial para evaluar el cumplimiento de la Ley de Biodiversidad y su reglamento en cuanto a la organización y funcionamiento de los órganos colegiados, bajo la responsabilidad del CONAC y de los Consejos Regionales, en el tanto los informes ICI-04-2016, ICI-05-2015 y ICI-06-2016 serían conocidos hasta el 2017; tanto por el Jerarca y por los Consejos Regionales (el ICI-05-2016). En el caso de las recomendaciones de los informes ICI-05-2016 y ICI-06-2016; al resto de titulares subordinados, no se consideraron en el presente informa, al estar dentro de los diez días hábiles, conforme el artículo 36 de la Ley General de Control Interno.

3 Cantidad de servicios de legalización. En términos generales en los oficios de comunicación de la apertura y cierre,

generalmente se emite un oficio con algunas observaciones y recomendaciones.

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Cuadro Nº2 Estadísticas de recomendaciones a finales del 2016, no conocidas por los órganos

colegiados en el 2017

INFORME Oficio Fecha Total

A titulares4 Al Jerarca5

Titulares CORAC CONAC

ICI-04-2016 SINAC-AI-273-2016 01.11.2016 6

2

0

4

ICI-05-2016 SINAC-AI-305-2016 23.12.2016 27

16

7

4

ICI-06-2016 SINAC-AI-306-2016 23.12.2016 13

5

0

8

Los servicios prestados por la auditoría interna conforme a sus competencias, como órgano

que ejerce una actividad independiente, objetiva y asesora a fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales, han generado un aporte positivo en el sistema de control interno institucional, en sus procesos de control, riesgo y dirección conforme al bloque de legalidad. Con la implementación de las recomendaciones formuladas por la auditoría interna y las acciones adoptadas por la Administración Activa con motivo de sus advertencias y asesorías, para subsanar las debilidades detectadas y sus causas o bien prevenir situaciones no deseadas, se evidencia el valor agregado de los informes de auditoría.

Del estudio de seguimiento de recomendaciones con fecha de corte 31 de diciembre 2016, se

determina que existe un avance en el cumplimiento de las recomendaciones, advertencias y asesorías, y por tanto presenta el estado como “CUMPLIDAS” (C). No obstante, algunas recomendaciones se mantienen en estado de “NO INICIADAS” (NI) o “EN PROCESO” (P). Respecto a las recomendaciones que están “EN PROCESO”, ameritan mayor atención las que superaron los plazos establecidos por acuerdo del CONAC y las aceptadas por la Administración Activa para su implementación, en especial las emitidas en los años 2010, 2011, 2012, 2013 y 2014. Los plazos de las recomendaciones siempre han sido analizados, en la conferencia final con la Administración Activa, para asegurar que estos plazos sean razonables y factibles de cumplir.

Por el incumplimiento a las recomendaciones, la Auditoría Interna a partir del año 2011, se vio

obligada a retirar una serie de recomendaciones por los riesgos a los que podría exponerse la institución. En el tanto la Administración Activa, en la mayoría de los casos cumplió con la normativa interna para contar con planes de acción (los cuales establecen responsables de su cumplimiento), se procede a crear un nuevo estado “CERRADO POR REINTERADO” (CR). En este caso puede ser que la recomendación original, si bien es cierto está en “PROCESO”, al contar con plan de acción y avance, se procede al cierre de las recomendaciones reiteradas en años posteriores.

El CONAC aprobó con el acuerdo No 12 de la Sesión Ordinaria No 10-2014 celebrada el 27 de

octubre del 2014 los "Lineamientos para la Asociación de Informes con Disposiciones y Recomendaciones Competencia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación Emitidos por la Contraloría General de la República y la Auditoría Interna". Con el oficio SINAC-DE-166-2015 del 02 de febrero del 2015, se realiza la comunicación de dichos lineamientos. No obstante, el SINAC no realiza un control sistemático de las recomendaciones de la auditoría interna, de las disposiciones del órgano contralor, de los informes de control interno de las auditorías externas y cualquier otra recomendación.

4 Debe considerarse el plazo dado por la Ley General de Control Interno en su artículo 36 (diez días). En el caso de las

recomendaciones a los CORAC, el plazo sería a partir de que es conocido en sesión del órgano colegiado. 5 Debe considerarse el plazo dado por la Ley General de Control Interno en su artículo 37 (treinta días). En el caso de las

recomendaciones al CONAC, el plazo sería a partir de que es conocido en sesión del órgano colegiado.

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En los informes de seguimiento para los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 y 2016, se recomendó al CONAC, que la Dirección Ejecutiva presentara un informe que detallara las acciones que tomaría la Administración Activa, para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones que se detallaban en los anexos (dando énfasis a algunas recomendaciones de mayor importancia para el fortalecimiento del SCI del SINAC). No obstante, no llegó a conocimiento de la Auditoría Interna, que se entregaran esos informes al órgano colegiado, como parte del seguimiento de acuerdos, para los años 2011, 2012, 20136 y 2014.

Se reconoce por parte de la Administración Activa los esfuerzos por mejorar el Componente

de Monitoreo o Seguimiento del SCI: Entre las acciones que se destacan se encuentran: a. Se otorgó dos plazas nuevas a la Unidad de Control Interno de la Dirección Ejecutiva,

como responsable de realizar el seguimiento de disposiciones y recomendaciones y en el caso de áreas de conservación, se cuenta con funcionarios que tienen asignada dicha función7

b. A su vez, se reconoce el esfuerzo de la Unidad de Control Interno de la Dirección Ejecutivo de realizar la apertura de los expedientes para cada uno de los informes emitidos por la Auditoría Interna del SINAC y mantenerlos con foliatura

c. Formulación y comunicación del Procedimiento para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones

d. A partir de una herramienta que construyó la Auditoría Interna en una hoja electrónica, la Unidad de Control interno, formalizó una Herramienta de seguimiento institucional para las recomendaciones emitidas por la auditoría interna. A su vez, según lo indicado por la Jefatura de Tecnología de Información y la Jefatura de la Unidad de Control Interno se implementará una herramienta que le permitirá el seguimiento a Control Interno No obstante, esta herramienta presenta limitaciones como el hecho que pueda ser utilizada por varios usuarios y el tipo de reportes que genera (informes)

Sin embargo, a continuación se detallan una serie de oportunidades de mejora: a. Al 31 de diciembre el jerarca no había aprobado las estrategias del componente de

monitoreo o de seguimiento. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir las estrategias y los mecanismos necesarios para el efectivo funcionamiento del componente de seguimiento del SCI. Las Normas de Control Interno del Sector Público, norman que dichas orientaciones deben ser congruentes y estar integradas a las gestiones relacionadas con la operación, mantenimiento y perfeccionamiento del SCI, ser de conocimiento de todos los funcionarios, estar disponibles para su consulta y ser revisadas y actualizadas periódicamente. Inclusive la norma explica que como parte de tales orientaciones, entre otros, se deben establecer formalmente, mecanismos y canales de comunicación que permitan la detección oportuna de deficiencias y desviaciones del SCI, y que quienes las detecten informen con prontitud a la autoridad competente para emprender las acciones preventivas o correctivas que procedan, de acuerdo con la importancia y riesgos asociados.

b. El SINAC no cuenta con un sistema de información institucional que permita el seguimiento de disposiciones, recomendaciones, acciones correctivas, acciones preventivas, planes de mejora por parte de todos los usuarios involucrados.

c. No fueron formalizados para todas las recomendaciones que quedaron en estado NI o P, al 31 de diciembre del 2015, los planes de acción, según el siguiente detalle: 2010 (3), 2011 (4), 2012 (12), 2013 (1), 2014 (1), 2015 (3) y 2016 (6).

6 Se emitió un informe parcial en el año 2014, por la recomendación del seguimiento del 2013. 7 Con el oficio SINAC-AI-068-2016 del 23.02.2016, se le solicitó a los Directores Regionales información respecto a los

Enlaces de Control. De las diez Áreas de Conservación que remitieron la información, se destaca el esfuerzo de la Administración Activa, de asignar una plaza o al menos con recargo de funciones para Enlaces de Control Interno. A pesar de que de la información suministrada, no se puede afirmar que las funciones son uniformes, pero en su mayoría se dedicarán a colaborar con los procesos de autoevaluación, la mejora en procesos, el Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional y el seguimiento de recomendaciones

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d. Si bien es cierto, en los expedientes constan correos electrónicos o recordatorios de cumplimiento a los responsables del cumplimiento de las recomendaciones, el expediente carece de informes de avance, con cierta periodicidad que permita conocer a una fecha dada el cumplimiento o avance en la ejecución del plan de acción aprobado o limitaciones que han presentado para el cumplimiento de lo recomendado. Algunos expedientes solamente cuentan con el informe emitido por la auditoria interna y el plan de acción.

e. Algunos planes de acción no cuentan con la firma del titular subordinado quien lo elaboró ni con el autorizado.

f. Algunos planes de acción no indican la recomendación, se transcribe en forma incorrecta o incompleta o se indican varias recomendaciones en un mismo plan de acción.

g. Algunos planes de acción presentan correcciones manuscritas o tachones h. En el caso de las recomendaciones aplicables a todas las áreas de conservación debe

mejorarse el número de plan de acción, para que sea alfanumérico pero que contenga las siglas que institucionalmente se reconocen para cada área de conservación, de tal forma que permita la identificación del plan de acción

i. En el caso de las certificaciones deberá asegurarse que se incorpore junto a la misma los documentos que permitan validar lo actuado por la Administración y no solo la recomendación. A su vez, de que Control Interno asegure la redacción de la misma, para que asegure la eliminación del hallazgo y sus causas.

Al respecto, debe considerar lo que establece la LGCI y las Normas de Control Interno del Sector Público, en cuanto al componente de seguimiento o monitoreo del SCI.

Ley General de Control Interno:

“Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:

a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.

b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.

c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.

d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de esta Ley.

e) Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa”.

“Artículo 17.—Seguimiento del sistema de control interno…

En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes:

d) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.”

11

Normas de Control Interno del Sector Público (norma 6.4):

“Cuando el funcionario competente detecte alguna deficiencia o desviación en la gestión o en el control interno, o sea informado de ella, debe emprender oportunamente las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el SCI, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales. Así también, debe verificar de manera sistemática los avances y logros en la implementación de las acciones adoptadas como producto del seguimiento del SCI.

En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los órganos de control y fiscalización, la instancia a la cual éstas son dirigidas debe emprender de manera efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos”. (los destacados no son del original)

El 1° de enero del 2015 entran en vigencia las Normas Generales de Auditoría Interna del Sector Público, emitidas por la CGR con el resolución n° R-DC-64-20148 del 11de agosto de 2014, en la norma de Seguimiento:

“02. La Administración es responsable tanto de la acción correctiva como de implementar y dar seguimiento a las disposiciones y recomendaciones de manera oportuna y efectiva, por lo que deberá establecer políticas, procedimientos y sistemas para comprobar las acciones llevadas a cabo para asegurar el correcto y oportuno cumplimiento. Las auditorías internas deberán verificar el cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que otras organizaciones de auditoría hayan dirigido a la entidad u órgano de su competencia institucional”.

El CONAC aprobó con el acuerdo No 12 de la Sesión Ordinaria No 10-2014 celebrada el 27 de octubre del 2014 los "Lineamientos para la Asociación de Informes con Disposiciones y Recomendaciones Competencia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación Emitidos por la Contraloría General de la República y la Auditoría Interna". Con el oficio SINAC-DE-166-2015 del 02 de febrero del 2015, se realiza la comunicación de dichos lineamientos. En dichos lineamientos se norma:

“XXIX. Seguimiento al Cumplimiento de Disposiciones y Recomendaciones: La Oficina de Control Interno es la Unidad Funcional de la Administración Activa, responsable de dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones contenidas en los informes. En razón de ello, el oficio de instrucción de cumplimiento de disposiciones y recomendaciones, los planes de acción y cronogramas, los informes de avance y cierre, así como los oficios de la Contraloría General de la República o la Auditoría Interna relacionados con autorización de prórrogas y cierres de disposiciones, recomendaciones e informes, deberán remitirse con copia a la Oficina de Control Interno, para efectos del seguimiento. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad de la Dirección Ejecutiva por dar seguimiento a las instrucciones emitidas para el cumplimiento de disposiciones y recomendaciones contenidas en los informes de Órganos de Fiscalización Superior.”

En cuanto al cumplimiento de disposiciones, debe recordarse que en la resolución R-DC-144-2015, “LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN SUS INFORMES DE AUDITORIA”.

Según lo establecido en la resolución R-CO-061, del 24 de junio del 20059: “Directrices que

deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno” dos aspectos que el titular subordinado o miembro del CONAC, debe informar en su informe de gestión son los siguientes:

8 Publicado en La Gaceta No. 184 del 25 de setiembre de 2014. 9 Publicada en La Gaceta No. 131 del 07.07.2005

12

“Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia de cada administración.

Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna”

La Administración Activa presenta el siguiente estado de avance en el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, para lo cual deberá analizarse los anexos de la “Herramienta de seguimiento” (formato digital adjunta a este informe), con los estados:

En los Anexos n°1, n°2, y n°3 se adjunta el seguimiento realizado a las recomendaciones y

asesorías de la auditoría al 10 de febrero de 2017, que fueron emitidas en el período comprendido entre el 16 de marzo y el 31 de diciembre del 2010.

En los Anexos n°4 y n°5 se adjunta el seguimiento realizado al 10 de febrero de 2017, de las

recomendaciones y asesorías que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2011.

En los Anexos n°6, n°7 y n°8 se adjunta el seguimiento realizado al 10 de febrero de 2017,

de las recomendaciones y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2012.

En los Anexos n°9, n°10, n°11 y n°12 se adjunta el seguimiento realizado al 10 de febrero de

2017, de las recomendaciones, asesorías y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31de diciembre del 2013.

En los Anexos n°13, n°14, n°15, y n°16 se adjunta el seguimiento realizado al 9 de febrero de

2017, de las recomendaciones y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2014.

En los Anexos n°17 y n°18 se adjunta el seguimiento realizado al 10 de febrero de 2017, de

las recomendaciones y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2015.

En el Anexo Anexos n°19 se adjunta el seguimiento realizado al 10 de febrero de 2017, de

dos advertencias fueron emitidas en el año 2014. En el Anexo n°20 se adjunta el seguimiento realizado al 10 de febrero de 2017, de las

advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2015.

En los Anexos n°21 y n°22 se adjunta el seguimiento realizado al 10 de febrero de 2017, de las recomendaciones que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2016.

Para identificar el estado de cada recomendación se estableció la siguiente codificación:

“CUMPLIDA” (C), “EN PROCESO” (P), “CERRADA POR REINTERADA” (CR) y “NO INICIADA” (NI). Respecto a la gestión de la Auditoría Interna y el aporte en la mejora al sistema de control

interno del SINAC, a continuación se detallan los resultados de la gestión en el año 2014, por parte del equipo de la Auditoría Interna:

100% de las recomendaciones formuladas por la AI fueron aceptadas por la Administración Activa.

100% de las advertencias y asesorías formuladas por la AI fueron aceptadas por la Administración Activa.

13

2.1.a Recomendaciones año 2010: En el Cuadro No 3 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría

Interna entre el 16 de marzo del 2010 al 31 de diciembre del 2010 con el seguimiento realizado hasta al 10 de febrero del 2017. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 y 2016.

Cuadro Nº3

Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna Servicio de Auditoría

del 16 de marzo al 31 de diciembre del 2010

2.1.b Recomendaciones año 2011: En el Cuadro No 4 se resumen el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría

Interna entre el 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2011 con el seguimiento realizado hasta el 10 de febrero del 2017. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 y 2016.

Cuadro Nº4 Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna

Servicio de Auditoría Al 31 de diciembre del 2011

2.1.c Recomendaciones año 2012: En el Cuadro No 5 se resumen el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría

Interna entre el 1 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2012, con el seguimiento realizado hasta el 10 de febrero del 2017.

10 De las recomendaciones que pasan del estado (P) al estado (C), la Auditoría Interna cerró en el año 2012, un total de 9

recomendaciones, porque tuvieron que ser reiteradas en el año 2012. 11 Dos recomendaciones se cerraron en el 2014 por información no correcta dada por la Administración Activa.

TIPO

Auditoría Operativa Estudio Especiales

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2011 2012 2013 2014 2015 2016

No iniciadas 3 1 1 0 0 0 2 1 1 0 0 0

En proceso 21 14 14 7 6 5 29 8 5 4 4 3

Cumplidas10 11 20 20 28 29 30 19 41 44 46 46 47

TOTAL 35 35 35 35 35 35 50 50 50 50 50 50

TIPO

Auditoría Operativa Estudio Especiales

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2011 2012 2013 2014 2015 2016

No iniciadas 3 1 1 0 0 0 8 0 0 0 0 0

En proceso11 10 8 7 4 4 2 21 16 14 10 12 7

Cumplidas 3 7 8 12 12 13 18 31 33 37 35 39

Cerrada por reiteración 0 0 0 0 0

1 0 0 0 0 0

1

TOTAL 16 16 16 16 16 16 47 47 47 47 47 47

14

Cuadro Nº5 Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna

Servicio de Auditoría Al 31 de diciembre del 2012

TIPO Auditoría Operativa Estudio Especiales

2012 2013 2014 2015 2016 2012 2013 2014 2015 2016

No iniciadas 8 0 0 0 0 1 0 0 0 0

En proceso 35 34 19 17 13 42 31 24 24 15

Cumplidas 16 25 40 42 44 16 28 35 35 44

Cerrada por reiteración

0 0 0 0 2 0 0 0 0 0

TOTAL 59 59 59 59 59 59 59 59 59 59

2.1.d Recomendaciones año 2013: En el Cuadro No 6 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría


Cuadro Nº6


Al 31 de diciembre del 2013


2013 2014 2015 2016 2013 2014 2015 2016

No iniciadas

0 0 0 0 0 0 0 0

En proceso 3 2 2 1 20 11 9 4

Cumplidas 1 2 2 2 18 27 29 34


0 0 0 1 0 0 0 0

TOTAL 4 4 4 4 38 38 38 38

2.1.e Recomendaciones año 2014: En los cuadros No 7 y No 8 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la

Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2014, con el seguimiento realizado hasta el 10 de febrero del 2017.

Cuadro Nº7




2014 2015 2016 2014 2015 2016

No iniciadas 0 0 0 0 0 0

En proceso 6 2 0 9 9 6

Cumplidas 3 7 9 13 13 16


0 0 0 0 0 0

TOTAL 9 9 9 22 22 22

15

Cuadro Nº8 Cuadro resumen

Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna Al 31 de diciembre del 2014

AÑO Tecnología de Información (TI)

No iniciadas

Proceso Concluida

2014 4 17 2

2015 0 21 2

2016 0 21 2

2.1.f Recomendaciones año 2015: En el Cuadro No 9 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría


Cuadro Nº9



TIPO

Seguimiento Estudios Especiales

2015 2016 2015 2016

Proceso 12 3 8 7

Cumplidas 0 3 2 3

Cerrada por reiteración 0

6 0

0

TOTAL 12 12 10 10

2.1.g Recomendaciones año 2016: En el Cuadro No 10 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría


Cuadro Nº10



TIPO Seguimiento Estudios Especiales12 TI

Proceso 8 6 10

Cumplidas 4 2 0

TOTAL 12 8 10

12 Incluye dos recomendaciones a titulares subordinados del informe de control interno ICI-04-2016 a titulares subordinados

(Presidencia Consejo Regional del Área de Conservación Pacífico Central y al Director Administrativo Financiero de la Dirección Ejecutiva)

16

Cuadro Nº11 Cuadro resumen

Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna Al 31 de diciembre del 2016

AÑO Auditoría Operativa/ Seguimiento Estudio Especiales

Cerrada por reiterada

Proceso Cumplida Cerrada por reiterada

Proceso Cumplida

2010 0 5 30 0 3 47

2011 1 2 13 1 7 39

2012 2 13 44 0 15 44

2013 1 1 2 0 4 34

2014 0 0 9 0 6 16

2015 6 3 3 0 7 3

2016 0 8 4 0 6 2

Estado al 31.12.2016

10 32 105 1 48 185

Cuadro Nº12

Cuadro resumen Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna


Tipo Cerrada por

reiterada

Proceso Cumplida Total

Auditoría Operativa/ Seguimiento

10 32 105 147

Estudio Especiales

1 48 185 234

TI 0 31 2 33

Total 11 111 292 414

% 2.66% 26.81% 70.53% 100%

En cuanto al seguimiento de las recomendaciones de la Auditoría Interna, correspondientes a

los informes por servicios de auditoría y servicios preventivos, no existe sobre las mismas, un control sistemático por parte de la Administración Activa, del cumplimiento de las recomendaciones, de las advertencias, relaciones de hechos e informes de advertencia o asesoría. Según lo indicado por la Unidad de Control Interno, se está en espera de implementar una herramienta que permitirá el seguimiento tanto de las disposiciones del órgano contralor como de las recomendaciones por auditorías, asesorías y advertencias.

2.2 Seguimiento a recomendación de Tecnología de Información:

Desde el año 2010, la auditoría interna ha emitido una serie de recomendaciones en materia de tecnología de información, considerando lo normado en la Ley General de Control Interno, el Manual de Normas de Control Interno del Sector Público y las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información y los modelos de sanas prácticas.

Desde el 2015, se le ha informado a la auditoría interna la intención de reformar el Comité

Asesor en materia de Tecnología de Información, creado por el CONAC con el acuerdo No 713 de la

13 Con el acuerdo No 7 se conforma el Comité y sus funciones:

“ACUERDO Nº 7 El CONAC, oficializa la conformación y funciones del Comité Gerencial Informático del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC), en los términos establecidos en el oficio SINAC-DE-356, del 23 de marzo del 2011; de manera que el

17

Sesión Ordinaria No 05-2011, celebrada el 30 de mayo del 2011. Sería por esta razón que algunas recomendaciones permanecen en estado en proceso.

Es fundamental, que el jerarca resuelva respecto a la conformación de dicho comité y al mismo

tiempo, establezca no solo acciones para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones (para mejorar y perfeccionar el Sistema de Control Interno del SINAC, en cuanto al componente de información y comunicación), sino asegurar la implementación del Plan Estratégico de Tecnología de Información, el cual debería ser evaluado por el jerarca, al igual que el avance en el cumplimiento de las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información.

El Plan Estratégico de Tecnología de Información, presenta en el análisis FODA, las siguientes

debilidades y amenazas:

Figura No 1 Plan Estratégico TI

Análisis FODA

Es claro, que la institución en su análisis refleja una carencia o rezago en sistemas de

información, que indudablemente vendrían a mejorar los procesos sustantivos y de gestión y apoyo del SINAC.

Es fundamental que el jerarca solicite avance en el Plan Estratégico y el mismo sea mejorado

considerando las necesidades y el entorno cambiante, y que para la priorización de proyectos en materia de tecnología de información, existan criterios de priorización relevantes.

foro permanente de Reunión de Directores, ampliado con el Coordinador de Tecnologías de Información y el Coordinador Administrativo de la Secretaría Ejecutiva, asesoren en la toma de decisiones de carácter estratégico sobre Tecnologías de Información”.

18

2.3 Seguimiento a la adquisición de terrenos y edificaciones a la Asociación Instituto Nacional de Biodiversidad

Con el oficio SINAC-AI-174-2014 del 21 de mayo del 2015, la auditoría interna realizó una advertencia al CONAC, respecto a los terrenos y edificios adquiridos a la Asociación Instituto Nacional de Biodiversidad, que a la fecha se conoce como Parque Ecológico. Con el oficio SINAC-AI-237-2016 del 22 de setiembre, se le solicitó al Director Ejecutivo a.i, con copia al CONAC, una serie de información, considerando las acciones que indicó la Administración Activa, que realizaría conforme la advertencia realizada a esta unidad de control.

De la información suministrada por la Administración Activa es importante que el CONAC, le

dé seguimiento al menos: a. Al permiso de uso o alianzas estratégicas que según lo indicado por el mismo Órgano

Contralor en su oficio de autorización, la Administración Activa manifestó “expresamente que para efectos del mantenimiento de las actividades… la institución no cuenta con recursos presupuestarios suficientes”. Por lo que también es fundamental dar seguimiento a la Matriz de riesgos y responsabilidades respecto a las alianzas estratégicas

b. Gestiones realizadas (copia de la documentación) ante el Ministerio de Hacienda, por los

¢500 000 000, dados como aporte inicial para los supuestos procesos de remodelación y/o construcción. En este caso se requiere conocer por parte del jerarca si estos recursos (no utilizados) se solicitarán o no, dado que de lo contario SINAC deberá asumirlos.

c. Estado actual de la laguna y mantenimientos realizados (con sus costos), el estado actual

del anfiteatro y mantenimientos realizados (con sus costos) y conocer el costo aproximado que debe asumir anualmente el SINAC, para ejecutar el Plan de Mantenimiento de las actuales instalaciones

d. Es fundamental que el jerarca conozca los avances que se tienen (en la construcción del nuevo edificio y la remodelación de las edificaciones adquiridas con fondos públicos) y los costos que está asumiendo en el mantenimiento; considerando que fue el SINAC, el que solicitó a la Contraloría General de la República14, la autorización15 de la compra directa;

y dio una fecha para pasarse a las instalaciones, y lo más importante dejar de ejecutar presupuestos públicos en arrendamientos.

2.4 Informe de auditores externos:

No han llegado a conocimiento de esta Auditoría Interna, informes de auditoría externa sobre la gestión y estados financieros del SINAC

Se solicitó a la unidad de Cooperación y Proyectos el detalle de los Proyectos y el envío de

los informes de auditores externos provenientes de convenios de cooperación u otros mecanismos de financiamiento mediante los cuales el SINAC se vio beneficiado con el desarrollo y ejecución de proyectos, para el período terminado el 31 de diciembre del 2016.

A la auditoría interna no le fueron suministrados informes de auditoría externa de los proyectos

para el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2016, al 17 de febrero del 2017.

2.5. Seguimiento a las disposiciones de la CGR

Con el oficio N°00492 del 30 de enero del 2017, el Área de Seguimiento de Disposiciones remitió el “Estado de cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República al 31 de diciembre del 2016” (DFOE-SD-0189). Se adjunta a este informe, el oficio N°00492 en digital en el anexo no.23

14 Mediante los oficio SINAC-SE-DE-2565-2013, SINAC-SE-DE-2688-20136, SINAC-SE-DE-2739-2013 y SINAC-SE-DE-

29923-2013 del 25 de octubre, 8 y 13 de noviembre y 5 de diciembre del 2013. 15 Realizada con el oficio No 14328 del 19.12.2013 (DCA-3291).

19

3. CONCLUSIONES.

La Auditoría Interna, desde el inicio de sus operaciones, ha emitido una serie de recomendaciones, mediante informes que tienen su origen en los servicios de auditoría y servicios preventivos que ofrece esta Unidad, para coadyuvar en el logro de los objetivos institucionales del SINAC. La totalidad de las recomendaciones han sido aceptadas por quienes representan, y han representado a la Administración Activa, y puede afirmarse que las mismas han agregado valor al SINAC, como oportunidades de mejora que al ser implementadas por los titulares subordinados y hasta por el máximo jerarca han contribuido con el mejoramiento y perfeccionamiento de su Sistema de Control Interno. Se puede afirmar que al 10 de febrero del 2017, del total de recomendaciones emitidas por la auditoría interna y a las cuales se dio seguimiento en el presente informe (414), 2.66% fueron cerradas por reiteradas, 26.81% quedan en proceso y un 70.53% están cerradas.

Conforme a los objetivos fijados para el presente estudio de seguimiento a disposiciones de la

CGR y recomendaciones de la Auditoría Interna, Auditoría Externa y otros órganos de fiscalización, se concluye:

a. Con la incorporación de dos funcionarios a la unidad de Control Interno el SINAC inició el proceso

de seguimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas como parte del componente

de seguimiento o monitoreo del Sistema de Control Interno. No obstante, este seguimiento deber

ser sistemático

b. La Unidad de Control Interno realizó la apertura de expedientes para todos los informes emitidos

por la Auditoría Interna, desde el año 2010

c. No todos las recomendaciones cuentan con plan de acción

d. Debe mejorarse en la formulación de los planes de acción, la identificación con un número y

asegurar que el plan de acción que conste en el expediente tenga todas las firmas.

e. Es fundamental que la Unidad de Control Interno efectué un seguimiento por medio de un

formulario de avance, que permita conocer a una fecha dada (fecha de corte), el avance en el

cumplimiento del plan de acción.

f. El SINAC debe contar con una herramienta o sistema de información que permita que los

diferentes involucrados en el proceso puedan tener la información en forma oportuna y confiable.

g. Si bien es cierto a nivel integral del SINAC, existe un avance en el cumplimiento de las

recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, existe una importante cantidad de éstas en

estado: en proceso; a pesar de que se venció el plazo establecido por el CONAC

(recomendaciones 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 y 2016) o el recomendado y aceptado

por la Administración Activa, como razonable para su ejecución. Entre las recomendaciones

pendientes se encuentra lo concerniente a Tecnología de Información, por lo que es fundamental

que antes de la conformación de un nuevo Comité Asesor de Tecnología de Información, el

actual le informe al CONAC, las acciones o gestión realizada desde su conformación.

h. Respecto a la adquisición de terrenos e edificaciones a la Asociación Instituto Nacional de

Biodiversidad, el Jerarca debería dar seguimiento considerando que fue el SINAC, quien solicitó

a la Contraloría General de la República, una autorización para realizar una compra directa y no

proceso de licitación pública), bajo el argumento que la “Dirección Ejecutiva y las Oficinas

Regionales de las Áreas de Conservación Cordillera Volcánica Central y Marina Isla del Coco,

no cuentan con instalaciones propias y el pago por alquiler se convierte en cada día en un costo

difícil de financiar”, y por ende, el consecuente ahorro de recursos públicos en arrendamiento;

que a la fecha no se ha cumplido.

20

4. RECOMENDACIONES

De conformidad con el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, nro. 8292, se emiten las siguientes recomendaciones a cumplir dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado podría ser causal de responsabilidad.

La Auditoría Interna se reserva la posibilidad de verificar la efectiva implementación de las

recomendaciones, y valorar si podría existir responsabilidad, en caso de incumplimiento injustificado de estas, según lo normado en el artículo 39 de la Ley General de Control Interno, nro. 8292.

Al Consejo Nacional de Áreas de Conservación:

4.1 Instruir al Director Ejecutivo para que presente con la periodicidad que considere el jerarca, un informe de avance (con copia a la auditoría interna) por la remodelación de las edificaciones y la construcción del nuevo edificio en el Parque Ecológico, así como un informe respecto al avance en la formalización de la alianza estratégica. Como parte de la información que debería presentarse sería el avance en la ejecución del Plan de mantenimiento de las instalaciones actuales. Remitir a la Auditoría Interna copia de los informes y de los acuerdos de conocimiento del jerarca, a más tardar 30 de junio del 2017, 30 de setiembre del 2017, 31 de diciembre del 2017 y 31 de marzo del 2018.

4.2 Instruir al Director Ejecutivo para que presente al CONAC el Plan de Mantenimiento del

Parque Ecológico, con la finalidad de dimensionar los costos correspondientes. Remitir copia del acuerdo con el que el jerarca conoce y analiza el Plan de Mantenimiento de las actuales edificaciones del Parque Ecológico con fecha límite 30 de junio del 2017.

4.3 Instruir al actual Comité Asesor en materia de Tecnología de Información, creado por

acuerdo No 7 de la Sesión Ordinaria No 05-2011, celebrada el 30 de mayo del 2011; para que presente un informe al cierre de su gestión y un informe con el avance en la ejecución el Plan Estratégico de Tecnología de Información que fuese aprobado por el CONAC. Remitir copia del acuerdo con el que el jerarca conoce y analiza el informe de gestión y de avance en el Plan Estratégico de Tecnología de Información, con fecha límite 30 de marzo del 2017.

Al Máster Mario Coto Hidalgo, en su calidad de Director Ejecutivo del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, o a quien en su lugar ocupe el cargo.

4.4 Instruir a los titulares subordinados responsables del cumplimiento de recomendaciones que a la fecha no hubiesen presentado plan de acción, para que a más tardar el 31 de marzo del 2017, se presente el plan de acción para su debida aprobación y se incluya una vez aprobado dicho plan, en el expediente bajo la custodia de Control Interno. Remitir copia de los planes de acción a la auditoría interna con fecha límite 30 de junio del 2017.

4.5 Instruir a los titulares subordinados responsables del cumplimiento de recomendaciones

que tuvieran recomendaciones en PROCESO al 31 de diciembre del 2016 y cuyos planes de acción tenía fecha de cumplimiento antes del 31 de diciembre; para que presenten un nuevo plan de acción para su debida aprobación (específicamente en el caso de las acciones pendientes de ejecución) y se incluya una vez aprobado dicho plan, en el expediente bajo la custodia de Control Interno. Remitir copia de los planes de acción a la auditoría interna con fecha límite 30 de junio del 2017.

4.6 Instruir a la Jefatura de Control Interno, para que coordine con la Auditoria Interna y el

resto de involucrados para remitir al Comité Gerencial de Tecnología de Información, los requerimientos para un sistema de información institucional para el seguimiento de recomendaciones, disposiciones, acciones correctivas y preventivas y los planes de mejora. . Remitir a la auditoría interna copia de la instrucción en el plazo de quince días y copia del oficio con los requerimientos del sistema de información a la auditoría interna, con fecha límite 30 de junio del 2017.

4.7 Formalizar y comunicar las modificaciones al procedimiento denominado “Atención de Informes con Disposiciones y/o Recomendaciones para el DE”, para que se incluya un informe de avance en la ejecución de los planes de acción autorizados para cumplir las recomendaciones con

21

una adecuada periodicidad. El procedimiento deberá incluir el formato del informe de avance. Remitir copia del oficio con el que comunica la formalización del procedimiento, con fecha límite 31 de mayo del 2017.

Al Lic. Rosny Barquero, en su calidad de Jefatura de la unidad de Control Interno de la Dirección Ejecutiva, del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, o a quien en su lugar ocupe el cargo.

4.8 Formalizar las siguientes oportunidades de mejora en la herramienta de seguimiento y en los expedientes:

a. Asegurar que todos las recomendaciones en proceso al 31.12.2016, cuentan con un plan

de acción debidamente firmado por el o responsables de su ejecución y por quien lo autorice, en el tanto los mismos sean incorporados en tiempo y forma al expediente por parte de los instruidos o destinatarios. Este plan de acción debe estar completo, sin tachones y borrones, identificar el número de informe y oficio con el que fue comunicado, debidamente suscrito (responsables y autorizados) y archivarse en el expediente

b. Mejorar la asignación de la numeración de los planes de acción, para en el caso de las recomendaciones para todas las áreas de conservación, se utilice un índice alfanumérico con referencia clara de las siglas de cada área de conservación. Evitar duplicidad en número de planes de acción

c. Asegurar que existe un plan de acción para cada recomendación emitida, en el tanto el mismo sean incorporado en tiempo y forma al expediente por parte de los instruidos o destinatarios, y que se cuiden aspectos de forma en cuando a: la recomendación que se dará cumplimiento, la cronología de las actividades, la inclusión de todos los involucrados, firma del responsable y firma de autorización, sellos, referencia clara del oficio e informe, no realizar correcciones manuscritas, ni tachones en los planes de acción autorizados

d. Validar la razonabilidad de la redacción de las certificaciones para cierre de las recomendaciones para asegurar que las mismas indiquen clara y explícitamente que se eliminó el hallazgo y/o sus causas y se cumpla en forma íntegra la recomendación. Control Interno, deberá asegurar que adjunto a la certificación se incluyan la documentación que a criterio de los instruidos y destinatarios, permita a las unidades fiscalizadoras valorar las acciones realizadas por la Administración Activa para cumplir con la recomendación

e. Mantener en la Herramienta de seguimiento como responsable el nombre de la unidad (como originalmente estaba), o la comisión. Puede habilitarse en los espacios de control interno el nombre del funcionario, pero como otra columna

f. Mantener en la Herramienta de seguimiento el número de acuerdo del jerarca y el número de oficio de instrucción, como originalmente se presentaba

g. En los casos de las recomendaciones que Control Interno cerró y que para efectos de la auditoría interna continúan en proceso, realizar el cambio correspondiente en la Herramienta

h. Analizar el procedimiento denominado “Atención de Informes con Disposiciones y/o Recomendaciones para el DE”, respecto al seguimiento de las advertencias y asesorías, para que se informen de las acciones realizadas por la Administración Activa

Remitir una declaración jurada a la auditoría interna, que se han cumplido con todas las

recomendaciones con fecha límite 30 de junio del 2017. 4.9 Con la finalidad de realizar un adecuado, oportuno y sistemático seguimiento de las

recomendaciones, y que el mismo quede debidamente documentado en los expedientes, modificar el procedimiento denominado “Atención de Informes con Disposiciones y/o Recomendaciones para el DE”, para que se incluye un informe de avance en la ejecución de los planes de acción autorizados para cumplir las recomendaciones con una adecuada periodicidad. El procedimiento deberá incluir el formato del informe de avance. Remitir copia del oficio con el que Control Interno solicita a la Dirección Ejecutiva la formalización y comunicación de las modificaciones al procedimiento, con fecha límite 31 de abril del 2017.

22

5. ANEXOS.

Anexo No Detalle

1 Seguimiento de informes de asesoría emitidos en el 2010

2 Seguimiento de las recomendaciones de los informes de servicios de auditoría (planificados) emitidos en el 2010

3 Seguimiento de las recomendaciones de los informes de control interno de estudios especiales emitidos en el 2010



6 Seguimiento de informes de advertencia emitidos en el 2012



9 Seguimiento de informes de asesoría emitidos en el 2013







16 Seguimiento de las recomendaciones de los informes de control interno de auditoría de tecnología de información emitidos en el 2014

17 Seguimiento de las recomendaciones del informe de seguimiento emitido en el 2015


19 Seguimiento de advertencias emitidas en el año 2014

20 Seguimiento de las advertencias emitidos en el 2016

21 Seguimiento de las recomendaciones del informe de seguimiento en el 2016


23 Seguimiento disposiciones de la Contraloría General de la República al 31 de diciembre del 2015

23

Anexo Nro. 24 VALORACIÓN DE OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DEL ESTUDIO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA O AUDITORIAS EXTERNAS Y COMUNICACIÓN DEL SEGUIMIENTO DE DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Nro. de párrafo (Nro. Página)

Acápite del informe de la auditoría interna del SINAC.

Párrafo Nro.3 y (Página Nro. 21)

4.9 Recomendaciones

4.1.9 Con el oficio SINAC-SE-CI-025 el Coordinador de Control Interno remite las siguientes observaciones a la recomendación 4.9: “4.1.9 Formalizar las siguientes oportunidades de mejora en la herramienta de seguimiento y en los expedientes: a. Asegurar que todos las recomendaciones en proceso al 31.12.2016, cuentan con un plan de acción debidamente firmado por el o responsables de su ejecución y por quien lo autorice, en el tanto los mismos sean incorporados en tiempo y forma al expediente por parte de los instruidos o destinatarios. Este plan de acción debe estar completo, sin tachones y borrones, identificar el número de informe y oficio con el que fue comunicado, debidamente suscrito (responsables y autorizados) y archivarse en el expediente c. Asegurar que existe un plan de acción para cada recomendación emitida, en el tanto el mismo sean incorporado en tiempo y forma al expediente por parte de los instruidos o destinatarios, y que se cuiden aspectos de forma en cuando a: la recomendación que se dará cumplimiento, la cronología de las actividades, la inclusión de todos los involucrados, firma del responsable y firma de autorización, sellos, referencia clara del oficio e informe, no realizar correcciones manuscritas, ni tachones en los planes de acción autorizados. d. Validar la razonabilidad de la redacción de las certificaciones para cierre de las recomendaciones para asegurar que las mismas indiquen clara y explícitamente que se eliminó el hallazgo y/o sus causas y se cumpla en forma íntegra la recomendación. Control Interno, deberá asegurar que adjunto a la certificación se incluyan la documentación que a criterio de los instruidos y destinatarios, permita a las unidades fiscalizadoras valorar las acciones realizadas por la Administración Activa para cumplir con la recomendación. En relación con esta última, se entenderá que para certificar su cumplimiento se informará que a la fecha del mismo se habrá verificado la razonabilidad de las certificaciones presentadas a dicha fecha, tomando en cuenta que en realidad la recomendación refiere a un proceso continuo y permanente que no tendrá plazo para su cumplimiento”.

¿Se modifica el informe?

Sí No Parcial

Argumentos de la Auditoría

Interna

Se acepta cambio de redacción

direcciÓn general de auditorÍa de... · de los proyectos o cualquier informe de control interno....

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