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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS
INFORME DE INSPECCIÓN N° 10-2016MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO, HEREDIA
REALIZADO POR: MELLANY OTÁROLA SÁENZ
OCTUBRE 2016
INFORME DE INSPECCIÓN N° 10-2016MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO, HEREDIA
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JUSTIFICACIÓN
El presente informe se elaboró en cumplimiento del artículo n° 156 del Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos que establece:
La Dirección General del Archivo Nacional inspeccionará regularmente los archivos centrales y de gestión, ya sea, a solicitud de ellos o de oficio. En este último caso, se inspeccionará atendiendo las siguientes circunstancias [...] b. Cuando la documentación permanezca en sitios inadecuados. c. Cuando la documentación esté desorganizada [...]
Circunstancias previas a la visita de inspección
El 6 de julio de 2016 se interpone una denuncia ante la Dirección General del Archivo Nacional por el inadecuado manejo administrativo del Departamento de Archivo Central de la Municipalidad de San Pablo.
Mediante oficio DGAN-DG-534 de 11 de julio de 2016, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional, se solicita a las señoras Ivannia Valverde Guevara, jefa del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) y Guiselle Mora Durán, coordinadora de la Unidad Asesoría Jurídica tramitar la denuncia interpuesta y se comuniquen los resultados.
A través del oficio DGAN-DG-AJ-248-2016 de 20 de julio de 2016, las señoras Jeannette Fernández González, abogada de la Unidad Asesoría Jurídica e Ivannia Valverde Guevara, jefa del Departamento Servicios Archivísticos Externos solicitan la autorización para ejecutar una inspección in situ para documentar lo que corresponda y posteriormente definir las acciones a tomar.
De este modo, con oficio DGAN-DG-588-2016 de 27 de julio de 2016, la señora Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional, comunica a la señora Ivannia Valverde Guevara, jefa del Departamento Servicios Archivísticos Externos, la autorización para realizar la inspección.
ALCANCE
Esta inspección tiene como objetivo evaluar la labor del Archivo Central de la Municipalidad de San Pablo, ubicado en la provincia de Heredia, tanto en su
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papel de custodio de documentos así como de órgano rector del Sistema Archivístico Institucional. Por esta razón se visitaron las instalaciones del Archivo Central, así como los archivos de gestión del Concejo Municipal, Alcaldía, Dirección de Hacienda Municipal, Asesoría Legal y Dirección de Recursos Humanos.
METODOLOGÍA
Se analizaron las fuentes antes mencionadas. Se revisaron los expedientes de la Municipalidad de San Pablo, que se
encuentran en el archivo de gestión del Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional (DSAE) y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), para determinar los antecedentes de la relación entre ambas instituciones en materia archivística.
Se realizó una visita de inspección a la Municipalidad de San Pablo el día 30 de agosto de 2016. Durante la visita se entrevistó a los señores Bernardo Porras López, vicealcalde; Luis Fernando Vargas Mora, asesor legal y Arnoldo Muller, director de Tecnologías de la Información, a las señoras Marjorie Montoya Gamboa, directora de la Hacienda Municipal (dirección administrativa financiera); Marcela Espinoza Alvarado, auditora interna y Pamela Cruz Valerio, directora de Recursos Humanos.
Se tomaron fotografías del estado actual de los documentos de la institución.
FUENTES UTILIZADAS
Ley del Sistema Nacional de Archivos nº. 7202 y su Reglamento n°. 24023-C.
Ley General de Control Interno nº 8292. Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites
Administrativos nº. 8220. Expedientes de asesoría y correspondencia referentes a la Municipalidad de
San Pablo, custodiados en el DSAE. Expediente de selección documental custodiado en el archivo de gestión de
la CNSED. Código MunicipalI) IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
1.1. Breve reseña histórica de la Municipalidad de San Pablo1
1 Tomado de la Municipalidad de San Pablo [en línea] https://sanpablo.go.cr/?sermons=resena-historica Consultado el día 11 de agosto de 2016.
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El nombre original del cantón San Pablo fue Sabanilla de Villalobos que desde 1782 se cita en los protocolos, no obstante, a partir de setiembre de 1819 se señala con la denominación actual. El origen del nombre del cantón según el señor Marco Tulio Campos, en su documento Apuntes para la historia de mi pueblo, publicado en 1930, se debe a que las denominaciones de algunos cantones y distritos de Heredia, se asignaron en forma simultánea en 1818, mediante una rifa organizada por las autoridades tanto eclesiásticas como civiles y militares de la época, quienes previamente prepararon una lista de nombres de santos, y a la suerte los adjudicaron, entregando al cura una estampa con la imagen de su santo patrono.
El 18 de julio de 1961 San Pablo se convirtió en el cantón número nueve de la provincia de Heredia, con un distrito único y designándose como cabecera a la población del mismo nombre.
El 1 de julio de 1962 se llevó a cabo la primera sesión del Concejo de San Pablo, integrado por los regidores propietarios, señores Edwin León Villalobos, presidente; Gonzalo León Gómez, vicepresidente y Francisco Badilla González. El secretario municipal fue el señor Julio Cordero Rojas, posteriormente se nombró al señor Gonzalo León Gómez, pasando a ocupar el cargo de regidor propietario el señor Neftalí Villalobos Gutiérrez.
En el año 2007 se crea el segundo distrito denominado Rincón de Sabanilla, cuya cabecera es la ciudadela de Miraflores.
1.2 Misión 2
Fortalecer el desarrollo humano integral, alcanzando niveles óptimos de validez y eficacia en sus servicios y proyectos para mejorar la calidad de vida de sus habitantes.
1.3 Visión3
La Municipalidad de San Pablo, está comprometida con el desarrollo integral, promoviendo acciones participativas en el ámbito: cultural, económico, social,
2 Municipalidad de San Pablo [en línea] https://sanpablo.go.cr/marco-institucional/mision-y-vision/ Consultado el día 11 de agosto de 2016.3 Municipalidad de San Pablo [en línea] https://sanpablo.go.cr/marco-institucional/mision-y-vision/ Consultado el día 11 de agosto de 2016.
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deportivo, ambiental y del ordenamiento territorial para mejorar la calidad de vida de sus habitantes.
1.4 Funciones 4
Dictar los reglamentos autónomos de organización y de servicio, así como cualquier otra disposición que autorice el ordenamiento jurídico.
Acordar sus presupuestos y ejecutarlos. Administrar y prestar los servicios públicos municipales. Aprobar las tasas, los precios y las contribuciones municipales, y proponer
los proyectos de tarifas de impuestos municipales. Percibir y administrar, en su carácter de administración tributaria, los
tributos y demás ingresos municipales. Concertar, con personas o entidades nacionales o extranjeras, pactos,
convenios o contratos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. Convocar al municipio a consultas populares, para los fines establecidos en
el Código Municipal y su reglamento.
1.5 Marco Jurídico5
El fundamento jurídico que regula el quehacer institucional se encuentra establecido en la Constitución Política de 1949, en los artículos 168 al 175 y la Ley nº. 4574 del 4 de mayo de 1970, que decretó el Código Municipal, reformado mediante la Ley nº. 7794 del 30 de abril de 1998, publicada en la Gaceta nº. 94 del 18 de mayo de 1998.
II) SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO DE HEREDIA
2.1. Antecedentes de la relación archivística entre la Municipalidad de San Pablo de Heredia y la Dirección General del Archivo Nacional.
De acuerdo con la revisión de los expedientes correspondientes a la Municipalidad de San Pablo, custodiados en el Departamento Servicios
4 Código Municipal n° 7794, art 45 Constitución Política 1949
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Archivísticos Externos (DSAE), se evidencia que a partir del año 1994 existe relación entre ambas instituciones, desglosada de la siguiente manera.
2.1.1. Transferencia de documentos al Archivo Nacional
La Municipalidad ha remitido la siguiente documentación:
- Transferencia T-61-2004: El día 03 de setiembre de 2004, la Municipalidad de San Pablo de Heredia, transfirió al Archivo Nacional 12 libros de actas del período comprendido entre el 8 de julio de 1962 y el 3 de octubre de 1984; autorizado su ingreso según oficio DG-548-2004 del 15 de junio de 2004.
2.1.2. Asesoría
-Mediante acuerdo nº. 7139-95 del 17 de julio de 1995, el Concejo Municipal solicitó una asesoría a la Dirección General del Archivo Nacional para la implementación y organización del archivo central. Con oficio DSAE-187 de 12 de setiembre de 1996, se comunicó que no procedía la asesoría debido a que no se contaba con los requisitos mínimos establecidos por la Ley nº. 7202.
-Informe de asesoría nº. IA-08-2005, remitido mediante oficio DSAE-270-2005 de 30 de junio de 2005, elaborado por el señor Jorge Chacón Córdoba, en ese momento funcionario de la Dirección General del Archivo Nacional. En este informe se remiten lineamientos para la implementación y organización del Archivo Central de la municipalidad.
2.1.3. Selección documental
La Municipalidad de San Pablo ha presentado un trámite de valoración documental, tal y como se muestra a continuación:
- Informe de selección 18-2003 (tablas de plazos). Conocido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en la sesión CNSED 8-2003 de fecha 29 de setiembre de 2003, con base en la Tabla de Plazos Modelo de Documentos Municipales, aprobada por ese órgano colegiado en la sesión CNSED-03-2000 de fecha 3 de mayo del año 2000. En esa oportunidad fueron declarados con valor científico cultural las siguientes series documentales.
CUADRO. 1Series y tipos documentales declarados con valor científico cultural por la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos (CNSED)
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No. Serie documental y/o Tipo Documental
Fechas extremas
Observaciones
1 Actas de Concejo de Distrito
2002-2003
2 Actas de Concejo Municipal
1962-2003 1962-1984 se encuentran en el Archivo Histórico de la Dirección General del Archivo Nacional.
3 Actas de la Junta Vial Cantonal o Junta de Caminos
2003
4 Actas de remate de patentes de licor
1968-2003
5 Contratos directos 1998-20036 Contratos por servicios
profesionales1998-2003
7 Convenios 2000-20038 Correspondencia (Concejo,
Alcalde)1995-2003
9 Escrituras 1970-200310 Estados financieros 1998-200311 Expedientes
administrativos2001-2003
12 Expedientes de auditoría 1991-200313 Expedientes de
declaraciones de bienes inmuebles, incluye datos catastrales
1995-2003
14 Expedientes de festejos -15 Expedientes de
licitaciones1998-2003
16 Expedientes de partidas especificas
1993-2003
17 Expedientes de patentes 1993-2003 Conservar una muestra geográfica del 10%18 Expedientes de patentes
de licor1968-2000
19 Expedientes de permiso de construcción
1972-2003 Conservar una muestra de los expedientes de los años terminados en 0 y 5 y la totalidad de los expedientes de la casa modelo de las urbanizaciones y de los planos de obras civiles representativas de la comunidad independientemente el año.
20 Expedientes de personal 1981-2003- Conservar una muestra de los funcionarios que destacaron por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los puestos
21 Expedientes de proyectos 1972-200322 Expedientes judiciales 2002-200323 Fotografías -24 Informes de comisiones 1980-200325 Informes de liquidación
presupuestaria1999-2003
26 Libro de diario de caja 1994-200327 Libro mayor de ingresos y
egresos1994-2003
28 Plan regulador del cantón 200329 Planos de construcción 1972-2003 Conservar una muestra de los planos de los años
terminados en 0 y 5 y la totalidad de los expedientes de la casa modelo de las urbanizaciones y de los planos de obras civiles representativas de la comunidad independientemente el año.
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No. Serie documental y/o Tipo Documental
Fechas extremas
Observaciones
30 Planos de localizaciones de urbanizaciones.
1972-2003
31 Planos de proyectos municipales
1986-1990
32 Presupuestos 1997-200333 Reglamentos internos 1989-2003
III. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ACTUAL
3.1. Fondo documental
El Archivo Central de la Municipalidad de San Pablo de Heredia se encuentra ubicado en el edificio principal de esta institución. Durante algunos años esta unidad no contó con un encargado de Archivo Central, sin embargo, según explicó el señor Bernardo Porras López, vicealcalde, desde el 22 de agosto del año en curso se contrató al señor José Roberto Silva, como encargado del Archivo Central, con el objetivo de que organizara esta unidad administrativa.
Es importante destacar que el señor Bernardo Porras López, vicealcalde, fue quien atendió y acompaño a la suscrita durante la visita de inspección. El señor José Roberto Silva no participó de la entrevista ni acompaño al señor Porras López ni a la suscrita en el recorrido a la municipalidad.
Actualmente, el Archivo Central de la Municipalidad de San Pablo de Heredia se conforma de los siguientes tipos documentales: correspondencia, actas, acuerdos, planos, expedientes de personal, estados contables, informes de gastos de ingresos, entre otros. Las fechas extremas de los documentos oscilan entre 1962 al 2011. En este caso, los documentos de los años 2012 a la actualidad se encuentran en los archivos de gestión.
Además, el Archivo Central de la Municipalidad de San Pablo de Heredia cuenta con las siguientes características:
Cantidad de documentos: 80 metros aproximadamente. Clase: textual, audiovisual y gráfica (planos) Unidad de conservación: Carpetas, cajas de archivo, cajas comerciales y
volúmenes empastados (libros). Forma: Original y copia. No se tiene regulado el uso del documento electrónico firmado
digitalmente.
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De acuerdo con el señor Bernardo Porras López y la señora Marjorie Montoya Gamboa, directora de Hacienda Municipal, a pesar de que el Archivo Central no contaba con un encargado, los archivos de gestión transferían documentos en cajas o en bolsas, sin embargo no existía un control o registro de las transferencias. De este modo, solo se trasladaban las cajas y se colocaban en los estantes.
Asimismo, el local de custodia de documentos no contempla las medidas básicas para su seguridad y conservación.
A continuación se detallan los hallazgos encontrados en la visita de inspección efectuada el día martes 30 de agosto de 2016.
IV. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
4.1 Clasificación y ordenación
El señor Porras López, indicó que la Municipalidad de San Pablo de Heredia no cuenta con un cuadro de clasificación normalizado para el Archivo Central, ni para los archivos de gestión.
Respecto a la ordenación, tanto en el Archivo Central como en los archivos de gestión, utilizan los métodos alfabético, numérico, geográfico y cronológico, dependiendo del tipo documental. Por ejemplo, los expedientes de permisos de construcción están ordenados numéricamente y las actas del Concejo Municipal están ordenadas cronológicamente.
Las señoras Marjorie Montoya Gamboa y Pamela Cruz Valerio comentaron que la correspondencia se divide en cartas internas y cartas externas. Asimismo, indicaron que cada funcionario organiza sus documentos de acuerdo con su criterio personal.
4.2 Descripción
El Archivo Central no cuenta con ningún instrumento de descripción o localización de documentos. En su lugar existen rótulos en las cajas con información de los documentos que contienen en su interior. Por lo cual, para localizar un documento, se depende de la rotulación de las cajas, bolsas y de las carpetas, además de la información que pueda suministrar el usuario sobre el documento solicitado. Es importante señalar que, la información es escueta
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y puede no ser exacta, debido a que ningún funcionario controlaba las transferencias mediante listas de remisión.
En este sentido, el Archivo Central de la Municipalidad de San Pablo de Heredia no implementa ninguna Norma de Descripción Archivística.
4.3 Normalización
Según el señor Porras López, no se han divulgado las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y por ende se incumplen. A continuación se detallan estas directrices:
Directriz general para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente (anteriormente conocida como “Directriz sobre el uso de papel y tinta”), publicada en el diario oficial La Gaceta n°. 39 del 25 de febrero de 2015. La Municipalidad de San Pablo de Heredia no se han emitido políticas para garantizar la permanencia y durabilidad de los documentos, principalmente los declarados con valor científico cultural.
Directriz para la elaboración del tipo documental "Carta", publicada en el diario oficial La Gaceta nº. 247 del 21 de diciembre de 2015. La institución desconocen esta normativa.
Directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales, publicada en el diario oficial La Gaceta n°. 5 del 8 de enero de 2015. Según explicó el señor Porras López conocen esta directriz, sin embargo, no se implementa.
Directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en el diario oficial La Gaceta nº 61 del 28 de marzo de 2008. La institución desconocen esta normativa.
Tampoco, existen políticas y procedimientos institucionales para la creación, organización, utilización y conservación de los documentos en soporte papel ni digital. Por tanto, en la Municipalidad de San Pablo de Heredia no existe ningún proceso enfocado en la gestión documental.
4.4 Préstamo de documentos
De acuerdo con lo indicado por el señor Porras López, el Archivo Central, no cuenta con un procedimiento para el préstamo de los documentos, de esta
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manera la documentación que se custodia en el Archivo Central no se consulta con frecuencia.
Lo anterior dio como resultado la denuncia interpuesta ante la Dirección General del Archivo Nacional por un ciudadano de la comunidad, debido a que no se le facilitó un acuerdo municipal del año 2005. Mediante oficio SCM-EXT-16-2016 de 12 de mayo de 2016, suscrito por la señora Lineth Artavia González, secretaria del Concejo Municipal, se le indicó que la información solicitada no se encuentra en el archivo de gestión del Concejo, ni en el Archivo Central.
En este sentido, el señor Porras López señaló que ese Concejo custodia las actas municipales a partir del 2010 a la actualidad y que las actas de las fechas del año 1984 al 2009 se encuentran en el Archivo Central, ya que las comprendidas entre el periodo 1962 al octubre de 1984 se transfirieron al Archivo Histórico de la Dirección General del Archivo Nacional.
Además, la señora Pamela Cruz Valerio, directora de Recursos Humanos, agregó que cuando se verificó en el Archivo Central, la existencia de las actas municipales del año 2005, este tomo se encontraba atrás de otro, por lo tanto, no se facilitó en su momento, no obstante, aseguró que la información se había facilitado al ciudadano.(ver anexo nº. 2)
En este caso, es evidente que la falta de procedimientos o controles para el préstamo de documentos no permitieron disponer de la documentación en el tiempo requerido, incumpliendo no solo la normativa archivística vigente sino también la Ley de control interno nº. 8292 y la Ley de Simplificación de Trámites nº. 8220 y ley de regulación del derecho de petición nº 9097.
También se carece de una boleta de préstamo para el control de la entrega y la devolución de documentos.
4.5. Transferencias documentales
4.5.1. De los archivos de gestión al Archivo Central
Según manifestó el señor Porras López, actualmente las transferencias de los archivos de gestión al Archivo Central no se realizan, mientras tanto, el señor José Roberto Silva (encargado del Archivo Central recién contratado) emita las disposiciones al respecto.
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En su momento, las remisiones se efectuaban sin ningún control, como se indicó en párrafos anteriores, los documentos se transferían en cajas o bolsas rotuladas con una pequeña descripción de su contenido.
Además, según el señor Porras López, los archivos de gestión que presentan mayor saturación de documentos son la Alcaldía, Dirección de Infraestructura Privada, Proveeduría, Asesoría Legal y Recursos Humanos.
4.6. Valoración, selección y eliminación
La Municipalidad de San Pablo no cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
La institución contó con tablas de plazos, basadas en la Tabla de Plazos Modelo de Documentos Municipales, en esa oportunidad fueron declarados con valor científico cultural treinta y tres (33) tipos documentales (la lista se encuentra en el apartado 1.3. Selección documental de este informe)
Según comentó el señor Porras López, cuando las tablas de plazos estaban vigentes y aunque los documentos cumplían con su vigencia administrativa-legal, no se realizaron eliminaciones.
En cuanto a las actas de sesiones del Concejo Municipal, una parte de éstas se custodian en la oficina de la Secretaria del Concejo. Durante la visita del día 30 de agosto de 2016 la suscrita cotejó cada una de las actas y detectó el faltante de los tomos del año 2010. Sin embargo, la señora Lineth Artavia González, secretaria del Concejo Municipal informó que estas actas estaban secuestradas por el Organismo de Investigación Judicial (OIJ). (Ver anexo n°. 4)
Debido a la falta de instrumentos de acceso y control de la información, fue imposible determinar la custodia de todas las 33 series declaradas con valor científico cultural por la CNSED en el año 2003. Sin embargo, se logró observar y cotejar algunas de ellas, como por ejemplo: actas del Concejo, planos. No obstante, el señor Porras López aseguró la existencia de las series documentales.
5. Local
La Municipalidad de San Pablo de Heredia tiene un local para el Archivo Central, el cual dispone de un área de 25 m2 ubicado en el edifico principal de la municipalidad, distribuido de la siguiente manera
Área administrativa: 5 m2
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Área de depósito: 20 m2
El Archivo Central no cuenta con un área de consulta, además, es importante mencionar, que esta unidad comparte el local con la oficina de Asesoría Legal, por lo que constantemente ingresan personas, de este modo los documentos están expuestos a manos de terceros. Sumado a lo anterior, el depósito documental se encuentra en un espacio abierto (ver anexo nº. 1).
En el área de depósito se ubican los documentos en cajas de archivo, cajas comerciales y bolsas, algunas de ellas se encuentran en el suelo. También hay documentos en cartapacios marca ampo. Una parte considerable de los documentos almacenados en este local, se encuentran desorganizados.
De la inspección ocular se hizo evidente la falta de limpieza de la estantería, así como de una planoteca para la custodia de los planos, los cuales se encuentran enrollados en la estantería o en el piso en bolsas.
Aunado a estos problemas de infraestructura, también carece de extintores recargados, deshumidificadores, equipos de aire acondicionado, entre otros elementos importantes para conservar el acervo documental.
Por tanto, se debe enfatizar que este local no cumple con los requerimientos básicos para la conservación y resguardo de documentos, los cuales están estipulados en el artículo nº. 71 del reglamento a la Ley nº. 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
CUADRO. 2ENTORNO EN QUE SE ENCUENTRAN LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA
MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO DE HEREDIA
Estado de limpieza
Iluminación natural
Iluminación artificial
Sistema Eléctrico Ventilación, contaminación ambiental y aguas
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Local: Bueno
Frecuencia Limpieza: No se limpia
Estantería: Regular
Frecuencia de la limpieza
No se limpia
Cajas: Regular
¿Entra luz natural al depósito?Si
¿Cómo afecta a los documentos?Directa
¿Hay cortinas o persianas?No
Tipo de bombillas fluorescente
Estado: Muy bueno
Estado General: Muy bueno
Forma de instalación: Oculta
Ubicación de cables:Adecuada
Construcción del cableado: Entubado.
Fumigación:Si
Frecuencia: Anual
Plagas: NoVentilación: NaturalHumedad: NoHay deshumificadorNoFiltraciones de agua:No.
CUADRO. 3CONDICIONES DE SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS CONSERVADOS EN EL ARCHIVO CENTRAL
DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO
Acceso a los documentos Prevención contra incendios y robos
Salidas de emergencias de los depósitos
El acceso a los depósitos es libre, no hay paredes, ni una puerta que lo separe del área administrativa del Archivo Central.
Cualquier persona tiene acceso al Archivo Central.
No existe un plan de emergencias para el Archivo Central.
Materiales:
Piso: CerámicaTecho: Zinc. Paredes: Cemento
Extintores: Si, pero no estaban el día de la visita debido a que estaban recargando.
Alarmas contra incendios: No.
Alarmas contra robos: No.
Detectores de humo: No.
No
CUADRO. 4MOBILIARIO Y EQUIPO CON QUE CUENTA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA
MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO
Mobiliario Equipo
5 cuerpos de estantería de metálica No se cuenta con un equipo de cómputo
1 extintor (no se encontraba debido a que estaba recargándose ) 1 escritorio1 archivador 1 silla, 1 ventilador
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Por último, en este aspecto, el señor Porras López manifestó que el palacio municipal es una edificación muy antigua y cuenta con muchas deficiencias de infraestructura e incluso se han incumplido otras leyes como la Ley nº 7600, debido a su diseño. Por lo tanto, la municipalidad tiene proyectada la construcción de un nuevo edificio con un área de destinada al Archivo Central con las condiciones adecuadas como se especifica en la Ley nº. 7202.
6. Recurso humano
La Municipalidad de San Pablo de Heredia cuenta con una plaza de encargado de Archivo Central, el día de la visita de inspección el señor Porras López comentó que hace una semana se había contratado al señor José Roberto Silva Castillo.
Es importante señalar que el señor Silva Castillo cuenta con cursos de la carrera de archivística de la Universidad de Costa Rica. Además, la unidad de Archivo Central pertenece jerárquicamente a la Dirección de Servicios Públicos. (Ver anexo nº. 3)
7. Sistemas de información
De acuerdo con el señor Porras López, el Archivo Central no cuenta propiamente con un sistema automatizado que facilite el acceso a los documentos custodiados en el depósito.
La Municipalidad de San Pablo de Heredia cuenta con acceso a internet y correo electrónico. Además, cuentan con una página web, donde los usuarios pueden descargar y posteriormente cumplimentar formularios como por ejemplo la actualización de datos de los contribuyentes, formulario de permisos de construcción, formulario de visado de planos, formulario de declaración de bienes inmuebles, entre otros. Estos formularios deben ser impresos y posteriormente firmados. Si el usuario cuenta con firma digital validada puede hacer efectiva su firma, guardar el formulario en un dispositivo de almacenamiento (USB) y entregarlo en la plataforma de servicios de la municipalidad, donde se resguarda en la computadora del funcionario.
Con respecto a la producción de documentos electrónicos con firma digital validable, se utiliza cuando sistemas de información externos los obliga a utilizarlos, como por ejemplo el sistema llamado “Administración de Proyectos de Construcción” –APC- del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, el Sistema de Información de Presupuestos Públicos –SIPP- de la Contraloría General de la República y el sistema –GIS- de catastro de Finca proveído por el
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Instituto de Fomento y Asesoría Municipal, todos estos sistemas son almacenados en los servidores de cada una de esas instituciones.
El señor Arnoldo Muller, director de Tecnologías de Información comentó que actualmente los funcionarios que cuentan con firma digital validada son: alcaldesa, vicealcalde, directora de Hacienda Municipal, contador, proveedor y encargado de cobros.
La Municipalidad de San Pablo de Heredia, según indicó el señor Muller, cuenta con un cuarto de servidores, sin embargo las medidas de seguridad son escasas, por lo que se tiene previsto la compra de dispositivos para mejorar la seguridad.
Finalmente, es relevante mencionar que no existen políticas o lineamientos sobre sistemas de información y documentos electrónicos dictados en coordinación entre el Archivo Central y la Dirección de Tecnologías de la Información de la municipalidad. Además se carece de un sistema de respaldo de la información almacenada en las computadoras de los funcionarios.
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V. CONCLUSIONES
1. La Municipalidad de San Pablo de Heredia careció por mucho tiempo de un encargado de Archivo Central, lo cual generó la desorganización del fondo documental y la saturación en los archivos de gestión.
2. Es evidente la ausencia de políticas institucionales para clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar de manera adecuada la documentación de la institución. Por tal motivo, cada funcionario organiza sus documentos de acuerdo con su criterio personal, por ende, no se cuenta con un cuadro de clasificación normalizado.
3. El Archivo Central de la Municipalidad de San Pablo de Heredia no implementa ninguna Norma de Descripción Archivística.
4. Según la información suministrada por los funcionarios entrevistados, no se han divulgado las directrices emanadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y en consecuencia estas son incumplidas.
5. El Archivo Central no ha implementado políticas ni procedimientos institucionales para la creación, organización, utilización y conservación de los documentos (en soporte papel y digital).
6. Se carece de instrumentos de descripción, acceso y control para la documentación custodiada en el local del Archivo Central, razón por la cual se desconoce con exactitud la información allí almacenada. Esta situación podría producir la perdida de documentos importantes para la toma de decisiones de la Municipalidad, así como el posible patrimonio documental de la Nación.
7. La institución no posee un procedimiento de préstamo de documentos, ni controles al respecto.
8. No se han emitido disposiciones para la transferencias de documentos, por lo que, actualmente el Archivo Central no recibe documentos provenientes de los archivos de gestión.
9. La Municipalidad de San Pablo de Heredia no cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, Cised.
10.Las tablas de plazos de conservación de documentos se encuentran vencidas desde el año 2003, incumpliendo el artículo nº. 33 de la Ley nº. 7202.
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11.La Municipalidad de San Pablo de Heredia tiene un local de Archivo Central, carente de las condiciones básicas para custodiar documentos y bajos niveles de seguridad para las personas y los documentos. A su vez el área asignada se hace insuficiente para cubrir las necesidades de custodia actuales, incumpliendo el artículo nº. 71 del reglamento de la Ley nº. 7202.
12.El Archivo Central no cuenta con suficiente estantería y planotecas para realizar las labores archivísticas y conservar los documentos adecuadamente, tal es el caso de los planos de construcción que actualmente se custodian doblados, por lo cual están propensos a daños y con ello a la pérdida de información contenida en esta serie documental.
13.El Archivo Central comparte las instalaciones con otra oficina, lo que provoca un mayor tránsito de personas por el sitio, de este modo los documentos están expuestos, sin ninguna medida de seguridad
14.No existen políticas o lineamientos sobre sistemas de información y documentos electrónicos dictados en coordinación entre el Archivo Central y la Dirección de Tecnologías de la Información de la municipalidad.
15.La municipalidad carece de una política para la gestión y resguardo de los documentos firmados digitalmente
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VI. DISPOSICIONES DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO
La Municipalidad de San Pablo de Heredia debe ponerse a derecho inmediatamente con lo siguiente (se debe prestar especial atención a los aspectos subrayados, ya que son los que actualmente se incumplen total o parcialmente)
1. La Municipalidad de San Pablo de Heredia debe cumplir con lo estipulado en la Ley General de Control Interno nº. 8292, específicamente el artículo nº. 16:
Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada. En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:
a. Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.
b. Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
c. Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.
En cuanto a este artículo, es necesario que la municipalidad inicie con el trabajo de elaboración de procedimientos para la gestión documental y que éstos sean aprobados por el Concejo Municipal. Igualmente, es necesario que la administración garantice los recursos necesarios para que tanto el Archivo Central como los archivos de gestión, desempeñen sus funciones correctamente.
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2. En relación con las funciones del Archivo Central, es importante que el encargado se dedique a las funciones señaladas en la Ley nº. 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Específicamente el artículo nº. 42 señala:
a. Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
b. Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.
c. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.
d. Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.
e. Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.
f. Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.
g. Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.
h. Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.
i. Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley. j. Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.
k. Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
l. Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.
m. Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. (El subrayado no es del original)
La Municipalidad de San Pablo de Heredia debe evitar y corregir la desorganización y acumulación de documentos en los archivos de gestión, su disposición en cajas o bolsas no destinadas para su almacenamiento y mantener los documentos en las mejores condiciones de conservación y seguridad. Por lo que, los jerarcas instituciones deben apoyar la labor que realizará el encargado del Archivo Central con los recursos materiales, económicos y humanos necesarios para iniciar el proceso de organización archivística de esta documentación.
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También, el archivista debe elaborar los instrumentos, procedimientos y políticas que le permitan dar un correcto tratamiento archivístico a los documentos custodiados, y así asesorar técnicamente a los archivos de gestión en la utilización de estas herramientas. Entre los principales instrumentos están la elaboración del cuadro de clasificación y las tablas de plazos de conservación de documentos.
Además, debe prestar especial énfasis en elaborar instrumentos de descripción que le permitan acceder a los documentos eficazmente y así evitar obstáculos para acceder a la información por parte de los ciudadanos, la rendición de cuentas del municipio y una posible pérdida del patrimonio documental de la institución y de la Nación.
3. En cuanto a la conservación y preservación de los documentos, tanto el Archivo Central como en los archivos de gestión, deberán cumplir con las disposiciones establecidas en los artículos nº. 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley nº. 7202:
Artículo 69. Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos. (El subrayado no es del original)
En este sentido, es necesario garantizar el mobiliario y espacio físico suficiente para que los archivos de gestión puedan almacenar y resguardar correctamente todos los documentos producidos y recibidos por sus oficinas.
Artículo 70. La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.
Artículo 71. La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:
a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.
b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.
c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza
periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial. f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de
depósito.g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los
45% y un 55%.
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h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.
i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.
j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.
k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro. l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar
focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar
anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada
directa de luz solar.o. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30
metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.
p. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.
q. p. Debe velarse porque a los documentos se les de el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general. (El subrayado no es del original)
Debe darse énfasis a los incisos subrayados, debido a que el depósito no cuenta con una puerta de acceso, ni paredes, que lo separen del área administrativa del Archivo Central. Además, deberá reubicarse la oficina que comparte espacio con esta unidad para evitar el ingreso de personal ajeno al Archivo Central.
Los depósitos documentales, por custodiar principalmente documentos en soporte papel, los convierte en un posible foco de incendios, por lo cual la existencia de alarmas y sistemas contra incendios, se vuelven una necesidad imprescindible. Así como de extintores recargados cada año.
Por último, se debe garantizar la buena conservación de todos los documentos, sin importar su clase, vigencia administrativa o soporte, por lo tanto, no se deben colocar documentos en el suelo o en áreas de tránsito de personas, como actualmente se realiza.
4. La Municipalidad de San Pablo de Heredia debe conformar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised), y cumplir con las siguientes funciones, según el artículo nº. 33 de la Ley nº. 7202.
Artículo 33. Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el
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superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo. (El subrayado no es del original)
La Municipalidad de San Pablo de Heredia en este momento tiene todas las tablas de plazos vencidas y éstas deben actualizarse conforme lo estipula el artículo nº. 132 del reglamento de la Ley nº. 7202:
Artículo 132. Una vez aprobadas las tablas de plazos, las instituciones pueden eliminar los tipos documentales autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión. Sin embargo, las tablas de plazos aprobadas deben someterse a una revisión, tanto del Comité Institucional, como de la Comisión Nacional, cada cinco años, para determinar si los criterios originales son aun válidos.(El subrayado no es del original)
Además, debe acatarse lo dictado en el artículo nº. 35 de la supracitada Ley:
Artículo 35. Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional.
Así como, lo estipulado en los artículos n°. 131, 138 y 139 de su reglamento:
Artículo 131. Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:a. La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan
todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.
b. Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinara cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural
Artículo 138. Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la Ley que se reglamenta integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el asesor legal, el superior administrativo y el Jefe o Encargado del Archivo de la entidad productora de la documentación, o por quienes estos deleguen, siempre y
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cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre esos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la Administración Pública, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.Artículo 139. Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores.
Por último, el artículo nº. 36 de la ley 7202 especifica lo siguiente:
Artículo 36. Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor.
Como se mencionó anteriormente, aunque existen tablas de plazos de conservación de documentos, éstas se encuentran desactualizadas, ya que fueron aprobadas en el año 2003. Por ende, deben someterse a una revisión para determinar si los criterios originales aún son válidos y cualquier eliminación realizada con las tablas vencidas se efectuaría al margen de la ley.
Por tanto, es necesario que en la institución se inicie el proceso de actualización de las tablas de plazos de conservación de documentos. Asimismo, el Cised debe reunirse para aprobar estos instrumentos de valoración. De estas sesiones se debe levantar un acta y comunicar sus acuerdos formalmente. En el momento que elaboren tablas de plazos, deben seguir los lineamientos del instructivo respectivo6, así como las resoluciones7
emanadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) disponibles en la página web del Archivo Nacional.
Aquellos documentos declarados con valor científico cultural y que cuenten con más de veinte años de haberse producido deben trasladarse al Archivo Nacional, en este punto es importante que se inicie el proceso de transferencia al Archivo Nacional de los documentos descritos en el Cuadro n°1 “Documentos declarados con valor científico cultural” de este informe.
5. Asimismo, el encargado del Archivo Central debe velar por el cumplimiento de las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por medios automatizados, publicada en La Gaceta nº. 61 de 28 de marzo 2008 y
6 http://www.archivonacional.go.cr/pdf/cnsed_instructivo_tablas_plazos.pdf7 http://www.archivonacional.go.cr/index.php/menu-archivo-intermedio/202-marco-juridico
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su fe de erratas publicada en La Gaceta nº. 83 del 30 de abril de 2008, así como la directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015. Estos documentos están disponibles en la página web del Archivo Nacional: www.archivonacional.go.cr
Específicamente con respecto a los documentos en soporte electrónico, es necesario establecer una política de respaldos periódicos de los documentos que se encuentran en los sistemas de cómputo, tanto en los archivos de gestión como en el Archivo Central. Esto se debe realizar en coordinación con el Departamento de Tecnologías de Información
6. En el momento que la Municipalidad de San Pablo de Heredia, emprenda un programa de gestión de documentos electrónicos, debe hacerlo de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno nº 8292 y la Ley nº. 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, ya que la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto permitirá disponer de la documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrolle. La implementación de este tipo de programas debe efectuarlo un grupo interdisciplinario compuesto por lo menos por los informáticos de la institución, funcionarios de la administración superior, el futuro encargado del Archivo Central y un miembro de la asesoría legal.
Además, se recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta nº. 119 de 21 de junio de 2007”.
Así como cumplir con lo establecido en la “Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados y Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), publicada en el diario oficial La Gaceta n°. 95 del 20 de mayo de 2013.
También, debe ejecutar lo dispuesto en la “Directriz de masificación de la implementación y el uso de la firma digital en el sector publico costarricense”, emitida por los Ministerios de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT) y el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC), publica en el diario oficial La Gaceta n° 79 de 25 de abril de 2014.
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VII. RECOMENDACIONES TÉCNICAS
1. Los jerarcas de la municipalidad deben dotar al Archivo Central del mobiliario, equipo y otros implementos necesarios para llevar a cabo las funciones que le corresponden, tales como: muebles adecuados para guardar las distintas clases documentales que allí se custodian (estantería metálica, planotecas), mesas de trabajo, uniformar las cajas especiales para el archivo de documentos.
2. Los jerarcas de la municipalidad y el encargado del Archivo Central deben implementar un plan de emergencias que en caso de un siniestro, permita identificar y rescatar fácilmente los documentos esenciales de la institución.
3. Cuando se inicie con el proceso de descripción documental se recomienda utilizar la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G, en el Archivo Central. Para agilizar el control y localización de documentos se puede utilizar una base de datos referencial, siempre tomando en cuenta los elementos de la norma citada.
4. Con respecto a la distribución del espacio físico, se recomienda que el Archivo Central contemple las siguientes áreas:
Un área de atención al público, equipada con: - Mesa y sillas para los usuarios- La ventilación e iluminación deben estar adecuadas a las necesidades
de los usuarios
Un área administrativa equipada con:- Materiales, muebles y equipo para el buen funcionamiento del
archivo: escritorios, sillas, computadora, teléfono, etc.- Para trabajar con la documentación: respiradores, mascarillas,
carpetas tamaño carta y tamaño oficio, lápices, borradores, etc.
Un área de depósito que debe estar expresamente separada del resto del local con una puerta y una entrada restringida. Esta área debe estar equipada con: Estanterías metálicas distribuidas y cajas de archivo en buen estado con un tamaño estándar.
5. Es necesario que los documentos de clase gráfica como por ejemplo los planos de construcción, custodiados en el depósito documental, reciban el tratamiento archivístico adecuado y que se conserven con las medidas mínimas necesarias, como por ejemplo utilizando planotecas y no en bolsas.
6. Es conveniente que la Auditoria Interna de la Municipalidad de San Pablo de Heredia incluya dentro de su plan de trabajo la supervisión de la ley del
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Sistema Nacional de Archivos n°. 7202 y la Ley General de Control Interno n°. 8292, en relación con la debida organización y conservación de los documentos y los sistemas de información (manuales o automatizados).
7. Es importante, comunicar el resultado de esta inspección a los siguientes funcionarios de la Municipalidad de San Pablo: al señor José Fernando Méndez Vindas, presidente del Concejo Municipal; la señora Aracelly Salas Eduarte, alcaldesa municipal, la señora Marcela Espinoza Alvarado, auditora interna, al señor Luis Fernando Vargas Mora; asesor legal y al señor José Roberto Silva Castillo, encargado del Archivo Central.
Finalmente, se comunica que el Departamento Servicios Archivísticos Externos continuará verificando el cumplimiento de las recomendaciones realizadas a la Municipalidad de San Pablo de Heredia, a partir del sexto mes de la fecha de emisión de este informe.
DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS
Mellany Otárola Sáenz Profesional
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Anexo nº 1Fotografías
Estantería metálica del Archivo Central
Cajas de documentos con una descripción del contenido
Actas del Concejo Municipal en el Archivo Central
Mesa de trabajo del encargado del Archivo Central
Un pasillo del Archivo Central
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Libro contable del año 1962, uno de los documentos más antiguos que custodia la municipalidad
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Cajas comerciales con documentos y una pequeña
descripción Cajas con mucho polvo
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Anexo nº 2
Fotografías de libro de actas del año 2005
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Anexo nº 3
Organigrama institucional
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Anexo nº 4
Acta de secuestro de documentos