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DIRECCIÓN SUPERIOR
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN,
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE
COMBUSTIBLE
Índice
Pág.
Introducción -
1. Objetivos……………………………………………………………………………………………………. 1
1.1 Objetivo General……………………………………………………………………………………….. 1
1.2 Objetivos Específicos………………………………………………………………………………….. 1
2. Disposiciones Legales…………………………………………………………………………………… 1
3. Instrumentos de Control y Asignación de Combustible 2
3.1 Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas Generales -CGC- ………………………………………………………………………………... 2 3.2 Vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible………………………………………… 2
3.3 Bitácora de Control de Kilometraje por vehículo……………………………………………………. 2
3.4 Formulario de Requisición de Combustible…………………………………………………………. 2
4. Normativa Específica…………………………………………………………………………………….. 2
4.1 Administración y Control del Uso de Combustible…………………………………………………. 3
4.2 Entrega de Cupones…………………………………………………………………………………… 3
4.3 Del Registro de Combustible…………………………………………………………………………. 3
4.4 Informes de Administración y Control………………………………………………………………... 3
4.5 Control de Cupones de Combustible………………………………………………………………… 3
4.6 Cupones No Utilizados………………………………………………………………………………… 3
4.7 Distribución……………………………………………………………………………………………… 4
5. Prohibiciones………………………………………………………………………………………………. 7
6. Disposiciones Especiales………………………………………………………………………………… 7 7. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO NO 1, COMPRA DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE……………….......... 8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE…………………………………………………………………………………………………… 9 PROCESO NO. 2, ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE……………………………………...... 10 PROCEDIMIENTO NO. 1 ENTREGA DE COMBUSTIBLE SEMANAL A MENSAJEROS EN MOTO Y PILOTOS DE BUSES............................................................................................................................... 10 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 1 ENTREGA DE COMBUSTIBLE SEMANAL A MENSAJEROS EN MOTO Y PILOTOS DE BUSES…………………………………………………………. 11 PROCEDIMIENTO NO. 2 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PERSONAL NOMBRADO PARA COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS………………………………………………………………………. 12 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 2 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PERSONAL NOMBRADO PARA COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS………………………………. 13 PROCEDIMIENTO NO. 3 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PILOTO NOMBRADO PARA COMISIONES DE TIEMPO EXTRAORDINARIO…………………………………………………………….. 14 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 3 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PILOTO NOMBRADO PARA COMISIONES DE TIEMPO EXTRAORDINARIO……………………………………. 15
PROCEDIMIENTO NO. 4 ENTREGA DE CUOTA MENSUAL DE COMBUSTIBLE A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS…………………………………………………………….. 16 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 4 ENTREGA DE CUOTA MENSUAL DE COMBUSTIBLE A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS……………………. 17
PROCEDIMIENTO NO 5 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL………………………………………………………………………………………………………... 18 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 5 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL……………………………………………………. 19
PROCESO NO. 3, INFORME DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE……………………………………. 20 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO NO. 3 INFORME DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE…… 21
PROCESO NO. 4 DEVOLUCIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE………………………………… 22 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO NO. 4 DEVOLUCIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE 23
8. ANEXOS
ANEXO 1: BITÁCORA DE CONTROL DE KILOMETRAJE…………………………………………… 24 ANEXO 2: TARJETA DE CONTROL Y REGISTRO DE COMBUSTIBLE AUTORIZADA POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS -CGC-……………………………………………………. 26 ANEXO 3: VALE DE CONTROL DE ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE………………. 27 ANEXO 4: FORMULARIO DE REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE……………………………………. 28 ANEXO 5: DISTANCIAS POR DEPARTAMENTO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA………….. 29 ANEXO 6: PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR LA CANTIDAD DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL………………………………………………………………………………... 30 ÍNDICE DE CUADROS CUADRO NO. 1 CUOTAS SEMANALES DE COMBUSTIBLE……………………………………………. 4 CUADRO NO. 2 CUOTAS MENSUALES DE COMBUSTIBLE……………………………………………. 5 CUADRO NO. 3 RENDIMIENTO POR TIPO DE VEHÍCULO, KILOMETRAJE POR GALÓN………… 6
Introducción
El Manual de Normas y Procedimientos de Adquisición, Administración y Control
de Combustible, ha sido elaborado con la finalidad de crear los procesos
administrativos y operativos que facilitarán el uso, asignación, control y
administración de este recurso en la Dirección Superior del Ministerio de
Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda.
Contiene Objetivos, Disposiciones Legales, Instrumentos de Control y Asignación
de Combustible, Normativa Interna Específica, Prohibiciones, Disposiciones
Especiales, así como los procesos y procedimientos con sus respectivos
flujogramas.
1. Objetivos
1.1 General
Establecer normas y procedimientos para la adquisición, administración y control
de combustible en la Dirección Superior del Ministerio de Comunicaciones,
Infraestructura y Vivienda. Promover el uso adecuado de este recurso, deduciendo
responsabilidades y funciones de quienes intervienen en los procesos de
Adquisición, Administración y Control de Combustible.
1.2 Específicos
Optimizar la utilización de combustible a través de procedimientos que
regulen las actividades vinculadas con su administración.
Servir de apoyo a las Autoridades y colaboradores de la Dirección Superior
para la toma de decisiones concernientes a la asignación de presupuesto,
adquisición y distribución de este recurso.
Establecer a través de los procedimientos de registro y control la
adquisición del combustible con antelación oportuna.
Servir como material de consulta e inducción a los colaboradores que
forman parte de los procesos de Adquisición, Administración y Control de
Combustible.
2. Disposiciones Legales
1. Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 194, literales
f) e i).
2. Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto número 114-97 del Congreso de la
República de Guatemala, Artículos 22 y 27 literales d), f), g), i) y m).
3. Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.
4. Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus
Reformas.
5. Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos, Acuerdo Gubernativo
106-2016, Artículo 18.
6. Acuerdo Ministerial 422-2010.
1
3. Instrumentos de Control y Asignación de Combustible
3.1 Bitácora de Control de Kilometraje por vehículo
Es el documento por medio del cual se registra el control del kilometraje semanal
realizado por los vehículos de la Dirección Superior (Anexo 1).
3.2 Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la
Contraloría General de Cuentas-CGC-
Instrumento de control a través del cual se registra el movimiento del combustible
en el libro de registro autorizado por la CGC (Anexo 2).
3.3 Vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible
Es el documento formal, por medio del cual se hace entrega del combustible al
solicitante, el cual se formaliza con el registro a través de la Tarjeta de Control y
Registro de Combustible. (Anexo 3).
3.4 Formulario de Requisición de Combustible
Instrumento que firma el Jefe de Servicios Generales y Administrativos, previa
revisión en bitácora del kilometraje para asignar combustible (Anexo 4).
4. Normativa Interna Específica 4.1 Administración y Control del Uso de Combustible
La Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP- de la Unidad de
Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- de la Dirección Superior del
Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, es la instancia
encargada de la administración y control del uso de combustible para los vehículos
que sean utilizados para fines laborales por parte de las unidades administrativas
de la Dirección Superior.
2
4.2 Entrega de Cupones
La Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP- de la Unidad de
Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF- se hará cargo de la entrega de
los cupones, a través de los cuales se canjeará el combustible al momento de su
utilización.
4.3 Del Registro de Combustible
La Comisión de Recepción recibirá de la empresa proveedora los cupones y
faccionará acta en la cual quedará registrada la cantidad de cupones y el monto
total de la compra del recurso.
4.4 Informes de Administración y Control
La Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP- de la Unidad de
Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- deberá presentar a la
autoridad superior correspondiente, un informe cuatrimestral sobre la
administración y control del uso de combustible por las Unidades Administrativas
que conforman la Dirección Superior con la documentación de soporte.
4.5 Control de Cupones de Combustible
El Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP- de la
Coordinadora de Administración y Finanzas -UCAF- hará uso del Vale de Control
de Entrega de Cupones de Combustible que le permitirá consignar el registro
diario y mensual del consumo de combustible (Anexo 3).
4.6 Cupones No Utilizados
El funcionario o colaborador que no hiciere uso de los cupones de combustible
que se le hayan proporcionado deberá devolverlos al Jefe de la Oficina de
Registro y Trámite Presupuestal, -ORTP- de la Unidad de Coordinación de
Administración y Finanzas -UCAF- en un período no mayor de 30 días posterior a
la recepción de los mismos.
3
4.7 Distribución
Con el objetivo de normar y regular el uso del combustible en la Dirección Superior
del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda y con base en los
artículos 194 literales f) e i) de la Constitución Política de la República de
Guatemala, Artículos 22 y 27 literales d), f), g), i) y m) de la Ley del Organismo
Ejecutivo, Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, la
distribución de combustible se realizará a través de las cuotas de combustible
asignadas, las cuales se presentan en los siguientes cuadros:
CUADRO NO. 1
CUOTAS SEMANALES DE COMBUSTIBLE
CARGO CUOTA SEMANAL
Mensajeros en motos Q. 100.00
Pilotos de Bus Q.700.00
Las cuotas semanales que se presentan en el cuadro No. 1 pueden ser
modificadas solamente por la Autoridad Superior del Ministerio de
Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda con base a las necesidades y fines
laborales y de acuerdo a la variación de precio de los combustibles en el mercado.
A continuación se presenta el cuadro de cuotas mensuales de combustible
asignado a los Coordinadores, Directores, Jefes y Encargados de Unidades
Administrativas con vehículos asignados de la Dirección Superior del Ministerio de
Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda.
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CUADRO NO. 2
CUOTAS MENSUALES DE COMBUSTIBLE
DIRECTORES, COORDINADORES , JEFES Y
ENCARGADOS CON VEHÍCULO ASIGNADO
CUOTA MENSUAL
Unidad de Recursos Humanos -RRHH- Q 1,560.00
Secretaría Administrativa Q 1,560.00
Unidad Sectorial de Planificación -USEPLAN- Q 1,560.00
Unidad de Auditoría Interna -UDAI- Q 1,560.00
Unidad de Administración Financiera -UDAF- Q 1,560.00
Asesoría Jurídica Q 1,560.00
Unidad de Concesiones y Desincorporaciones -UCD- Q 1,560.00
Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- Q 1,560.00
Unidad de Tecnologías de la Información –UTI- Q 1,560.00
Registro de Precalificados de Obras Q 1,560.00
Jefes y Encargados con vehículos Asignados Q 1,400.00
En el cuadro anterior se puede observar que los Directores, Coordinadores, Jefes
y Encargados con vehículos asignados ya tienen establecidas cuotas mensuales
de combustible para cada una de las Unidades Administrativas de la Dirección
Superior.
Las cuotas anteriores pueden ser modificadas solamente por la Autoridad Superior
del Ministerio con base a las necesidades y fines laborales y de acuerdo a la
variación de precio de los combustibles.
Para las comisiones en general del pull de vehículos de la Dirección Superior, el
Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de
Transportes llevará el control del kilometraje, para lo cual revisará los datos
registrados en la bitácora de los vehículos, y llevará un registro de los kilómetros
recorridos. Así mismo será quien autorice las requisiciones de cupones canjeables
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por combustible de acuerdo a las necesidades y fines laborales. El cuadro
siguiente detalla los rendimientos de combustible por tipo de vehículo.
CUADRO NO. 3
RENDIMIENTO POR TIPO DE VEHÍCULO, KILOMETRAJE POR GALÓN
UNIDADES ACCIONADAS CON GASOLINA
Vehículos Km/galón
Transporte pesado
Camiones-tanque y otros vehículos similares 6
Camiones y autobuses 10
Automóviles, pick-ups, jeeps, paneles, camionetillas y otros similares
De 4 cilindros 35
De 6 cilindros 25
De 8 cilindros 15
De 8 cilindros de lujo 10
UNIDADES ACCIONADAS CON DIESEL
Camionetas-tanques y otros vehículos similares 14
Camiones y autobuses 16
Automóviles, pick-ups, jeeps, paneles, camionetillas y otros similares
De 4 cilindros 32
De 6 cilindros 28
De 8 cilindros 16
De 8 cilindros de lujo 12
Motocicletas
De más de 30 HP 60
De 10 a 30 HP 75
Menores de 10 HP 100
Fuente: Artículo 18, Reglamento de Viáticos, Acuerdo Gubernativo No. 106-2016, de fecha 30 de mayo de 2016. Para las comisiones al interior del país, se deberá observar lo regulado en el
Artículo 18, Reglamento de Viáticos, Acuerdo Gubernativo No. 106-2016, de fecha
30 de mayo de 2016. En el anexo 6 se muestra la forma en que se realizará el
cálculo de combustible para las comisiones en general.
Asimismo para determinar la cantidad de combustible a entregar, se deberá
realizar el cálculo de la distancia en kilómetros con base a cuadro “Distancias por
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Departamento de la República de Guatemala” del anexo 5, en el cual se
cuantifican las distancias de los Municipios a su Cabecera Departamental y de los
Municipios de la República a la Ciudad Capital, diseñado por la Dirección General
de Caminos -DGC-.
5. Prohibiciones
1. Queda prohibida la venta, préstamo o cesión de cupones de combustible
entregados por cuota o comisión asignada.
2. Es prohibido utilizar el combustible de la Dirección Superior del Ministerio
de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda para fines distintos de su
propósito
6. Disposiciones Especiales
Queda a discreción de la Autoridad Superior del Ministerio de Comunicaciones,
Infraestructura y Vivienda las decisiones en todos los casos especiales no
previstos en el presente Manual de Adquisición, Administración y Control de
Combustible.
Previo a la entrada en vigencia del presente Manual es necesario que los
odómetros de los vehículos de la Dirección Superior estén en buenas condiciones.
En el presente Manual intervienen la Sección de Servicios Generales y
Administrativos y la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP- de la
Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- de la Dirección
Superior como responsables de la supervisión y efectividad de los procesos
descritos en el Manual.
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PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN, ADMINISTRACIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE
MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR
UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS -UCAF- PROCESO No. 1 COMPRA DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE
Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF-
INICIO: Solicitud de compra a través de formulario Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP-
Página 1 de 1 FINAL: Resguardo de cupones de combustible
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO
ESTIMADO
1 ORTP (Jefe)
Con base a la existencia de cupones, solicita a la Sección de Compras Formulario de Pedido para la adquisición de cupones canjeables por combustible.
15 minutos
2 ORTP (Jefe)
Procede a llenar formulario y solicita firma al Encargado de la Sección de Compras. 10 minutos
3 ORTP (Jefe)
Instruye a Encargado de Presupuesto para que emita Constancia de Disponibilidad Presupuestaria-CDP-.
20 minutos
4 ORTP
(Encargado de Presupuesto)
Emite Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y entrega a Jefe de Oficina de Registro y Trámite Presupuestal.
5 minutos
5 ORTP (Jefe)
Recibe Constancia de Disponibilidad Presupuestaria e integra expediente, adjuntando Formulario de Pedido, Cuadro de Denominación de Cupones, Proyecto de bases y Minuta de Contrato, remite expediente a la Coordinación de Administración y Finanzas para revisión.
1 día
6 UCAF
(Coordinador) Recibe y revisa. Solicita mediante oficio autorización para la compra de cupones canjeables por combustible al Despacho Viceministerial.
2 horas
7 Viceministro Recibe, revisa y da visto bueno a la solicitud. Devuelve expediente a la Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas para que continúe con el proceso.
Tiempo estimado por Viceministro
8 UCAF
(Coordinador)
Recibe y remite expediente a la Sección de Compras para que inicie el evento para la adquisición de cupones canjeables por combustible en la modalidad de compra correspondiente.
10 minutos
9 Compras
(Encargado) Recibe expediente y procede con el proceso de compra correspondiente. 12 días
10 Compras
(Encargado) Notifica al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que realice el pago al proveedor seleccionado.
30 minutos
11 ORTP (Jefe)
Solicita mediante oficio a la Coordinación de Administración y Finanzas que nombre al Encargado de Almacén y dos personas más para que integren la Comisión de Recepción de los cupones canjeables por combustible.
1 día
12 UCAF
(Coordinador) Nombra mediante oficio al Encargado de Almacén y dos personas más para que integren la Comisión de Recepción.
1 día
13 Comisión de Recepción
Recibe cupones y procede a la contabilización de los mismos, facciona Acta de Recepción y entrega al Encargado de Almacén para su ingreso.
1 día
14 Almacén
(Encargado) Ingresa los cupones canjeables por combustible y notifica al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que realice la requisición de los mismos para su resguardo.
1 día
15 ORTP (Jefe)
Elabora la requisición de cupones canjeables por combustible al Encargado de Almacén. 1 día
16 Almacén
(Encargado) Entrega cupones de combustible a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal. 1 día
17 ORTP (Jefe)
Recibe y resguarda los cupones canjeables por combustible recibidos por el Encargado de Almacén.
½ día
8
Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por:
F: F: F: F:
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MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
DIRECCIÓN SUPERIOR UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS -UCAF-
PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE
PROCEDIMIENTO NO. 1 CUOTA DE COMBUSTIBLE SEMANAL A MENSAJEROS EN MOTO Y PILOTOS DE BUSES
Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF-
INICIO: Registro de Kilometraje diario en Bitácora Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP-
FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva
Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos -SSGA-
Página: 1 de 1
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO
ESTIMADO
1 Piloto con Cuota
Asignada Al iniciar y finalizar el día registra la cantidad de kilómetros recorridos en Bitácora de Kilometraje diaria.
15 minutos
2
SSGA (Jefe y/o
Encargado de Transportes)
Revisa kilometraje de vehículos y bitácora cada semana y firma de revisado. 30 minutos
3 Piloto con Cuota
Asignada
Una vez que ha consumido el combustible, solicita cuota semanal presentando, bitácora de Control de Kilometraje al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos, y/o Encargado de Transportes, quien coteja la información con el registro llevado por él y firma requisición de cuota asignada de cupones canjeables por combustible.
10 minutos
4 SSGA (Jefe
Recibe, coteja registro, y firma requisición de cuota semanal de combustible. 20 minutos
5 Piloto con Cuota
Asignada
Solicita a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal la cuota semanal de cupones de combustible presentado requisición firmada por Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de Transportes.
10 minutos
6 ORTP (Jefe)
Atiende solicitud, entrega cupones al Auxiliar de Contabilidad para que registre la entrega con base a la cuota semanal asignada.
15 minutos
7 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Procede a registrar en el Vale de Control de Asignación de Cupones de Combustible, consignando correlativos de los cupones, fecha, nominación, vehículo y nombre de la persona. Firma vale y entrega los cupones solicitando firma de quien recibe.
15 minutos
8 Piloto con Cuota
Asignada Recibe cupones de combustible y firma Vale de Control de Entrega de Combustible.
5 minutos
9 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. 5 minutos
10
ORTP (Encargado de
Control y Registro de
Combustible)
Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva.
30 minutos
Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por:
F: F: F: F:
10
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MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
DIRECCIÓN SUPERIOR
UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF-
PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE
PROCEDIMIENTO NO. 2 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PERSONAL NOMBRADO PARA COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS
Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF-
INICIO: Solicitud de vehículo y piloto para realizar comisión Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP-
FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva
Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos-SSGA-
Página: 1 de 1
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO
ESTIMADO
1 Persona Nombrada
para Comisión
Solicita a través de oficio al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos vehículo y piloto para realizar la comisión, indicando lugar y duración de la misma.
10 minutos
2 SSGA
(Jefe y/o Encargado de Transportes)
Informa al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que proporcione el combustible necesario, indicando lugar, duración, piloto, vehículo y distancia en kilómetros.
10 minutos
3 ORTP (Jefe)
Recibe, revisa y procede a determinar la cantidad de cupones de combustible para la comisión con base a Ley de Viáticos, kilómetros por recorrer y precio de los combustibles. Entrega cupones al Auxiliar de Contabilidad para que los registre y entregue al piloto designado.
25 minutos
4 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible, consignando correlativos de los cupones, fecha, nominación, comisión, vehículo y nombre del piloto. Firma vale, y solicita firma de piloto a quien entrega los cupones.
10 minutos
5 Piloto Designado Recibe cupones de combustible y firma vale. 5 minutos
6 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible.
5 minutos
7
ORTP (Encargado de
Control y Registro de Combustible)
Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva.
30 minutos
Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por:
F: F: F: F:
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MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
DIRECCIÓN SUPERIOR
UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF-
PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE
PROCEDIMIENTO NO. 3 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PILOTO NOMBRADO PARA COMISIONES DE TIEMPO EXTRAORDINARIO
Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF-
INICIO: Solicitud de vehículo y piloto para realizar comisión Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-ORTP-
FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva
Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos-SSGA-
Página: 1 de 1
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO
1 Jefe de Unidad Administrativa
Informa con anticipación y solicita al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o al Encargado de Transportes del tiempo extraordinario que realizará un colaborador de su área, solicitando transporte para el mismo.
10 minutos
2
SSGA (Jefe y/o
Encargado de Transportes)
Asigna vehículo, piloto y solicita cupones de combustible al Jefe de -ORTP- indicando lugar de residencia del colaborador a quien se dará el servicio.
10 minutos
3 ORTP (Jefe)
Recibe, y determina la cantidad de cupones con base al Reglamento General de Viáticos. Entrega cupones al Auxiliar de Contabilidad para que los registre y entregue al piloto designado.
25 minutos
4 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Combustible, consignando correlativos, fecha, denominación de cupones, comisión, vehículo y nombre del piloto. Firma vale y solicita firma al piloto a quien entrega los cupones.
10 minutos
5 Piloto Designado Recibe cupones de combustible y firma vale de entrega. 5 minutos
6 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible.
5 minutos
7
ORTP (Encargado de
Control y Registro de
Combustible)
Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva.
30 minutos
Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por:
F: F: F: F:
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MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
DIRECCIÓN SUPERIOR
UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF-
PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE
PROCEDIMIENTO 4. ENTREGA DE CUOTA MENSUAL DE COMBUSTIBLE A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF-
INICIO: Solicitud de cuota mensual de combustible Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-ORTP-
FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva
Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos-SSGA-
Página: 1 de 1
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO
ESTIMADO
1 Jefe de Unidad Administrativa
Solicita a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal cupones de combustible con base a la cuota mensual asignada y autorizada por la Autoridad Superior.
10 minutos
2 ORTP (Jefe)
Atiende solicitud, y entrega al Auxiliar de Contabilidad los cupones para su registro en el vale de Control de Entrega de Combustible.
10 minutos
3 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Combustible consignando denominación de los cupones, fecha, vehículo y nombre de la persona. Firma vale y entrega los cupones solicitando firma de quien recibe.
10 minutos
4 Jefe de Unidad Administrativa
Recibe cupones de combustible y firma vale de entrega. 5 minutos
5 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. 5 minutos
6
ORTP (Encargado de
Control y Registro de
Combustible)
Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas –CGC- y archiva.
30 minutos
Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por:
F: F: F: F:
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MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
DIRECCIÓN SUPERIOR
UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF-
PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE
PROCEDIMIENTO 5. ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL
Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF-
INICIO: Solicitud de cupones de combustible Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-ORTP-
FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva
Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos-SSGA-
Página: 1 de 1
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO
ESTIMADO
1 Piloto de Vehículo Es designado para realizar comisión, solicita a Jefe de Servicios Generales y Administrativos autorizar requisición de cupones de combustible para su realización.
10 minutos
2
SSGA (Jefe y/o
Encargado de Transportes)
Revisa y firma requisición. 20 minutos
3 Piloto de Vehículo Recibe requisición y la dirige al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para la entrega de cupones canjeables por combustible.
5 minutos
4 ORTP (Jefe)
Atiende solicitud, y determina la cantidad de cupones y nominación necesarios con base a las necesidades y fines laborales y a lo estipulado en la Ley de Viáticos para la realización de la diligencia. Entrega al Auxiliar de Contabilidad para que registre la entrega de cupones de combustible.
10 minutos
5 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible, consignando correlativos de los cupones, fecha, nominación, vehículo y nombre de la persona que solicita. Firma vale y entrega los cupones solicitando firma de quien recibe.
10 minutos
6 Piloto de Vehículo Recibe cupones de combustible y firma vale de entrega. 5 minutos
7 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Entrega cupones elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. 5 minutos
8
ORTP (Encargado de
Control y Registro de Combustible)
Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva.
30 minutos
Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por:
F: F: F: F:
18
19
MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
DIRECCIÓN SUPERIOR
UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF-
PROCESO No. 3 INFORME DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE
Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF-
INICIO: Elaboración de reportes de consumo de combustible Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-ORTP-
FINAL: Recibe y analiza informe, si lo requiere solicita ampliar la información, de lo contrario archiva informe.
Página: 1 de 1
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO
1
ORTP (Encargado de Control
y Registro de Combustible)
Elabora un reporte mensual y cuatrimestral del consumo de combustible, el cual traslada al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal.
2 días cada uno
2 ORTP (Jefe)
Recibe y revisa los reportes de acuerdo a la periodicidad de entrega, procede a realizar los descargos de cupones en su nivel de existencias.
2 horas
3 ORTP (Jefe)
Con base al reporte cuatrimestral, prepara un informe detallado del consumo de combustible, el cual remite a la Coordinación de Administración y Finanzas.
2 días
4 UCAF
(Coordinador) Recibe, el informe del Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal.
1 día
5 UCAF
(Coordinador) Revisa la información y remite reporte al Despacho Viceministerial. 1 día
6 Viceministro Recibe, analiza y si lo requiere solicita mayor información a la Coordinación de Administración y Finanzas, de lo contrario archiva informe.
Tiempo estimado por el Señor Viceministro
20
Elaborado por: Revisado por: Supervisado por:
F: F: F:
21
MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR
UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF- PROCESO No. 4 DEVOLUCIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE
Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF-
INICIO: Solicitud de vehículo y piloto para realizar comisión Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-ORTP-
FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva
Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos-SSGA-
Página: 1 de 1
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO
1 Persona Nombrada
para Comisión
Solicita a través de oficio al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de de Transportes vehículo y piloto para realizar la comisión, indicando lugar y duración de la misma.
10 minutos
2 SSGA
(Jefe y/o Encargado de Transportes)
Recibe, revisa y nombra a piloto para comisión. Informa a través de oficio al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que proporcione el combustible necesario, indicando lugar, duración, piloto, vehículo y distancia en kilómetros. Entrega oficio al Piloto designado para que lo entregue.
10 minutos
3 Piloto Designado Entrega oficio a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal. 15 minutos
4 ORTP (Jefe)
Recibe, y entrega los cupones de combustible al Auxiliar de Contabilidad para que los registre y entregue al piloto designado.
25 minutos
5 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible, anotando correlativos de los cupones, fecha, nominación, comisión, vehículo y nombre del piloto. Firma vale y solicita firma de piloto.
10 minutos
6 Piloto Designado Recibe cupones de combustible y firma vale. 5 minutos
7 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. 5 minutos
8
ORTP (Encargado de Control
y Registro de Combustible)
Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva.
30 minutos
9 Persona Nombrada
para Comisión Notifica a piloto designado la cancelación de la comisión. 5 minutos
10
Piloto Designado
Notifica al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de Transportes sobre la cancelación y se presenta a la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal con el Auxiliar de Contabilidad para devolución de cupones de combustible.
5 minutos
11 Entrega cupones y oficio elaborado por el Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de Transportes.
5 minutos
12 ORTP
(Auxiliar de Contabilidad)
Recibe cupones y los entrega al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal, anula el vale de Control de Entrega de Combustible y pone sello de Anulado al oficio de nombramiento de la comisión. Notifica obre anulación de vale anulado al Encargado de Control y Registro de Combustible.
15 minutos
13
ORTP (Encargado de Control
y Registro de Combustible)
Procede a realizar el registro de la anulación en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible y archiva.
20 minutos
Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por:
F: F: F: F:
22
23
ANEXOS
ANEXO 1 BITACORA DE CONTROL DE KILOMETRAJE
VEHICULO PLACAS:
CILINDROS:
Del Al INICIAL FINAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
FIRMA PILOTOFIRMA ENCARGADO
DE TRANSPORTES
MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
SECCION DE SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS
CONTROL DE KILOMETRAJE
NOMBRE PILOTOSEMANA KILOMETRAJE
No. De Semana TOTAL RECORRIDO
24
ANEXO 1 BITACORA DE CONTROL DE KILOMETRAJE
25
VEHICULO PLACAS:
CILINDROS:
Del Al INICIAL FINAL
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
FIRMA ENCARGADO
DE TRANSPORTES
TOTAL GENERAL
MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
SECCION DE SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS
CONTROL DE KILOMETRAJE
No. De SemanaSEMANA KILOMETRAJE
TOTAL RECORRIDO NOMBRE PILOTO FIRMA PILOTO
ANEXO 2
TARJETA DE CONTROL Y REGISTRO DE COMBUSTIBLE AUTORIZADA POR
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
26
ANEXO 3
VALE DE CONTROL DE ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE
27
ANEXO 4 FORMULARIO DE REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE
MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR
SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS
REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE No.
Persona que solicita: Unidad Administrativa:
Fecha de Pedido: kilometraje inicial: kilometraje final:
Datos del Vehículo Placas Motor Chasis
Cantidad de combustible (gal).
Autorizado Por:
Autorizado Por: Recibido Por:
Jefe de SSGA
Jefe de ORTP
Persona que solicita
Observaciones:
28
ANEXO 5
DISTANCIAS POR DEPARTAMENTO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
29
ANEXO 6
PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR LA CANTIDAD DE
COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL
Para el cálculo de combustible el Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos o el
Encargado de Transportes procederá de la siguiente manera.
1. Revisará la cantidad de combustible inicial del vehículo asignado
2. Cuantificará la distancia total en kilómetros del trayecto de la Comisión
3. Determinará el rendimiento del vehículo con base a su cilindraje y su rendimiento conforme
al Artículo 8 del Reglamento General de Viáticos (Ver cuadro No. 3, página 7).
4. Investigará el precio de combustible en la página del Ministerio de Energía y Minas (MEM).
5. Si existe residuo de combustible en el vehículo, realizará la diferencia y con base a ello
procederá a realizar el cálculo correspondiente utilizando la formula siguiente.
Cc= (K (gal/k)-Rc) Pg
Las variables de la función representan:
Cc =Cantidad de combustible en términos monetarios
K= Kilometraje total del trayecto de la comisión
gal/k=unidad de medida de galonaje por kilómetro, basado en el Reglamento General de Viáticos
Pg=Precio del galón de gasolina y/o diesel de la página del Ministerio de Energía y Minas
Rc=Residuo de combustible previa asignación
Ejemplo:
Se realizará una comisión en lugar determinado, se asigna vehículo y se procede a realizar la verificación de combustible con base a bitácora y odómetro, se determina que éste contiene un aproximado de 2 galones en su tanque. La distancia ha sido cuantificada en 740 kilómetro, el vehículo es de 4 cilindros, acorde al Reglamento General de Viáticos, su rendimiento es de 32 kilómetros por galón. El Precio de la gasolina según el MEM para ese día es de Q.22.50 por galón. Sustituyendo estos valores en la función. La cantidad de combustible para la comisión seria de:
Cc = (740(1/32)-2) (22.5)
Cc = Q. 475.31
Acorde a las nominaciones de los cupones (Q. 20, Q. 50 y Q. 100), por aproximación la cantidad de
combustible quedaría en Q.480.00. Es decir las cantidades deberán redondearse al múltiplo
inmediato superior de 20, 50 y 100 según lo calculado. Esta función quedaría registrada en una
página electrónica para su uso y registro.
30