direccion general de servicios publicos municipales · 2017-10-10 · encargado del mantenimiento...

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DEL PARQUE VEHICULAR

Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS PUBLICOS

MUNICIPALES

Manual de Políticas y Procedimientos

Del Departamento de Parque Vehicular.

H.H. Cuautla, Mor., a 13 de Julio del 2017.



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

II.- CONTENIDO

Apartado Consecutivo del Apartado

Portada I

Contenido II

Autorización III

Introducción IV

Políticas V

Lista de Procedimientos

Procedimientos

VI

VII

Diagramas de Procedimientos

VIII

Directorio IX

Hoja de Participación X



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

III.- AUTORIZACIÓN

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 112 de la Constitución del Estado Libre y soberano de Morelos, 19 del Reglamento interno de la Administración pública del municipio de Cuautla, Morelos; 1,2,3, fracción XVIII y 27 del Bando de Policita y Gobierno del Municipio de Cuautla, Morelos y demás normativas Federal, Estatal y Municipal aplicables, se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos del Departamento de Parque Vehicular que se establece las políticas y procedimientos en las prestaciones del servicio y mantenimiento de las unidades que conforman el gobierno municipal.

C. Rogelio Castro García Encargado del mantenimiento del

parque vehicular

C. Ing. Oscar Rancho Torres Encargado de la Dirección de

Planeación

Elaboró Revisó

Visto Bueno Visto Bueno

Ing. Argimiro Lama Ovies. Contraloría Municipal

M.V.Z José Manuel Sampedro López de Nava Oficial mayor

Ing. Raúl Tadeo Nava. Presidente Municipal

Autoriza



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

IV.- INTRODUCCIÓN

El presente manual constituye una fuente formal de información y herramientas acerca de la

forma correcta de dar mantenimiento preventivo y correctivo al parque vehicular de todas las

áreas del ayuntamiento realizado por el personal adscrito a este departamento.

El objetivo principal del Departamento de Parque Vehicular es otorgar el mantenimiento

preventivo y/o correctivo de los vehículos oficiales para que se encuentren en buen estado para

dar un mejor servicio a la ciudadanía cuautlense.

El Manual de Políticas y Procedimientos del Departamento de Parque Vehicular, es el marco de

referencia que guía la toma de decisiones de su personal, delimitando hasta dónde se debe o

puede actuar para ejecutar las actividades descritas en cada procedimiento, detallando éstos de

forma ordenada y cronológica.

A su vez este manual establece los fundamentos, lineamientos, funciones, alcances y

procedimientos de dicho Departamento durante la administración municipal.



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

V. POLÍTICAS

1. La documentación recibida en este depto., Fecha, Hora y firma de quien recibe.

2. Transparecia en el manejo de información.

3. Turnar la correspondencia a las áreas de manera inmediata.

4. Seguimiento de refacciones requeridas a cada departamento para la reparacion de los vehiculos

5. Control de las hojas de trabajo de las actividades que realizan y generan los mecanicos.

6. Que el Director General tenga conocimiento generalizado de todas las reparaciones y de refacciones solicitadas para cada vehículo.

7. Control del Archivo del taller mecanico

8. Organización y trabajo en equipo del personal para eficientar el mantenimeinto que se le otorga a

los vehiculos oficiales.

9. Ley Estatal de Responsabilidades de Los Servidores Públicos, Artículo 27 fracciones V.

10. Bando de Policía y Gobierno del Municipio de Cuautla, Morelos, Artículo 187.

.



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

VI.- LISTA DE PROCEDIMIENTOS

1.-ATENCION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA 2.- MANTENER EN BUEN ESTADO EL PARQUE VEHICULAR 3.- INFORMES MENSUALES Y ANUAL DE ACUERDO A LOS INDICADORES DE GESTION 4.- INFORMACION MENSUAL PARA ACTUALIZAR LA PÁGINA DE TRANSPARENCIA. 5.- RESPONDER TODAS LAS SOLICITUDES DE INFORMACION PUBLICA. 6.- RESGUARDO DE INFORMACION DIGITAL E IMPRESA PARA EL ARCHIVO GENERAL DEL GOBIERNO MUNICIPAL. 7.- ELABORACIÓN DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8.- ELABORACION DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

VI. PROCEDIMIENTOS

1.- ATENCION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO

DEL PROCESO

INICIO

1 La secretaria recibe, revisa el documento o solicitud de servicio y lo entrega al Jefe de

Departamento

DEPTO.PARQUE VEHICULAR

5 minutos

2

El Jefe de Departamento o responsable

analiza el documento para su inmediata atención y/o respuesta.


5 minutos

3

La secretaria firma acuse de recibido del

documento y agenda de acuerdo a la

instrucción del Jefe de departamento, para darle seguimiento.


2 minutos

4 Se atiende solicitud. DEPTO.PARQUE

VEHICULAR 1 hora a 15 días

5

Registra el documento en el Libro de

Correspondencia y procede a archivarlo en la carpeta que corresponde al asunto.


5 minutos

FIN DEL PROCESO.



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

1. ATENCION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

PARQUE VEHICULAR TIEMPO ÁREA CORRESPONDIENTE

SE

RV

ICIO

S P

ÚB

LIC

OS

DOCUMENTO

DOCUMENTO

INICIO

La secretaria recibe, revisa

el documento o solicitud de

servicio y lo entrega al Jefe

de Departamento

11

5 minutos

2

5 minutos

3

2 minutos

4

1 hora a 15

días

5

5 minutos

El Jefe de Departamento o

responsable analiza el

documento para su

inmediata atención y/o

respuesta.

2

La secretaria firma acuse

de recibido del documento

y agenda de acuerdo a la

instrucción del Jefe de

departamento, para darle

seguimiento.

3

Se atiende solicitud

4

DOCUMENTO

Registra el documento en el

Libro de Correspondencia y

procede a archivarlo en la

carpeta que corresponde al

asunto

DOCUMENTO

5

fin

DOCUMENTO



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

2.-MANTENER EN BUEN ESTADO EL PARQUE VEHICULAR


DEL PROCESO

INICIO

1 Recepción de un vehículo oficial en mal estado, con fallas mecánicas o eléctricas


5 minutos

2

Se turna al especialista correspondiente

(mecánico en gasolina o diesel, eléctrico, hojalatero)


5 minutos

3

El especialista responsable realiza el diagnóstico técnico conforme a la revisión del

vehículo y elabora la lista de las refacciones

para su inmediata reparación.


30 minutos a 3 horas

4

El Jefe de Departamento informa al área

interesada las refacciones que se necesitan

para la reparación del vehículo.


30 minutos

5 El área interesa gestiona la adquisición de refacciones.

AREA INTERESADA 1 día a tiempo indeterminado

6 Se entregan las refacciones para la reparación del vehículo


30 minutos

7

Se repara el vehículo en coordinación del

encargado y los mecánicos DEPTO.PARQUE

VEHICULAR 2 horas a tiempo indeterminado

8

La secretaria realiza hoja de trabajo o de

salida del vehículo lo firma el mecánico, el

chofer responsable y el Director del área.


15 minutos

9

Registra el documento en el Libro de

Correspondencia y procede a archivarlo en la

carpeta que corresponde al asunto.


5 minutos

FIN DEL PROCESO.



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

2. MANTENER EN BUEN ESTADO EL PARQUE VEHICULAR

PARQUE VEHICULARTIEMPO ÁREA CORRESPONDIENTE

SE

RV

ICIO

S P

ÚB

LIC

OS

DOCUMENTO

DOCUMENTO

INICIO

Recepción de un vehículo oficial

en mal estado, con fallas

mecánicas o eléctricas

1

1

5 minutos

2

5 minutos

3

30 minutos a 3

horas

4

30 minutos

5

1 día a tiempo

indeterminado

Se turna al especialista

correspondiente (mecánico en

gasolina o diésel, eléctrico,

hojalatero)

2

El especialista responsable realiza

el diagnóstico técnico conforme a

la revisión del vehículo y elabora la

lista de las refacciones para su

inmediata reparación.

3

El Jefe de Departamento informa al

área interesada las refacciones que se

necesitan para la reparación del

vehículo.

4

DOCUMENTO

El área interesa

gestiona la

adquisición de

refacciones

Se entregan las

refacciones para

la reparación del

vehículo

Se repara el vehículo en

coordinación del encargado

y los mecánicos

5

6

La secretaria realiza hoja de

trabajo o de salida del vehículo

lo firma el mecánico, el chofer

responsable y el Director del

área.

7

8

Registra el documento en el

Libro de Correspondencia y

procede a archivarlo en la

carpeta que corresponde al

asunto.

9

FIN

6

30 minutos

7

2 horas a tiempo

indeterminado

8

15 minutos

9

5 minutos

DOCUMENTO

DOCUMENTO

DOCUMENTO

DOCUMENTO



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

3.-TRANSVERSALES INFORMES MENSUALES Y ANUAL DE ACUERDO A LOS INDICADORES DE

GESTION.


DEL PROCESO

INICIO

1 Se recibe la solicitud de la Dirección de Planeación para rendir la información correspondiente

Dir. Gral. De Servicios Pub.

Mpales. 5 min.

2 El Director Gral. De Servicios Públicos turna la solicitud de informe al Jefe de Departamento


Mpales. 5 min.

3 El Jefe de Departamento recaba y clasifica la información en base a las líneas de acción e indicadores

Departamento de parque vehicular

1 hora

4 La secretaria elabora el informe y se envía a la Dirección General.

Departamento de parque vehicular

3 horas

5 La Dirección General de Servicios Públicos Municipales recaba el informe y lo envía a la Dirección de Planeación


Mpales. 15 min.

6 La secretaria archiva el informe en la carpeta correspondiente.

Departamento de parque vehicular 5 min.

FIN DEL PROCESO.



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

3. INFORMES MENSUALES Y ANUAL DE ACUERDO A LOS INDICADORES DE GESTION.

DEPARTAMENTO DE PARQUE VEHICULARTIEMPO DIR. DE PLANEACION

DIR

EC

CIO

N D

E P

LA

NE

AC

ION

25 MINS

15 MINS.

43 HORAS

515 MINS.

INICIO

Se elabora oficio solicitándole a las áreas

para que nos envíe su información

correspondiente.

El Director General de

Servicios Pùblicos turna la

solictud de informe al Jefe

de Departamento

Les El Jefe de Departamento recaba y

clasifica la informaciòn en base a las

lìneas de acciòn e indicadores..

La secretaria elabora el informe y se envía

a la Dirección General.

La Dirección General de

Servicios Públicos

Municipales recaba el

informe y lo envía a la

Dirección de Planeación.

FIN

1

3

4

5

35 MINS

La secretaria archiva el informe en

la carpeta correspondiente

2

65 MINS.



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

4.-INFORMACION MENSUAL PARA ACTUALIZAR LA PÁGINA DE

TRANSPARENCIA.

PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE

DESARROLLO DEL PROCESO

INICIO

1

Se recibe el oficio de solicitud de información pública de oficio de acuerdo a lo que establece la ley de transparencia y acceso a la información pública del estado de Morelos.

Dir. Gral. De Servicios Pub. Mpales.

5 min.

2 Se analiza y se determina al Departamento que se enviara

Dir. Gral. De Servicios Pub. Mpales.

10 min.

3 El Jefe de departamento analiza y clasifica la información.

Departamento de Parque vehicular

30 min. A 1 hora

4

El jefe de departamento elabora el documento que contiene la información pública de oficio de acuerdo a lo que establece la ley de transparencia y acceso a la información pública del estado de Morelos y lo presenta a la Dir. Gral. Para su firma.


40 min.

5 Se envía la información a la Dirección de Planeación.


30 min.

6 La secretaria archiva el informe en la carpeta correspondiente.


5 min.

FIN



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

4. INFORMACION MENSUAL PARA ACTUALIZARLA PAGINA DE TRANSPARENCIA.

DEPARTAMENTO DE PARQUE

VEHICULARTIEMPO UNIDAD DE TRANSPARENCIA

DIR

ECCI

ON

DE

PLAN

EACI

ON

210 min.

15 MINS.

330 min. A 1 hora

440 mins.

530 Mins.

65 Mins.

INICIO

Se recibe el oficio de solicitud de

información pública de oficio de

acuerdo a lo que se establece la

ley de transparencia y acceso a la

información pública del Estado de

Morelos.

Se analiza y se determina al

Departamento que se enviará

El jefe del departamento analiza y

clasifica la información.

El jefe de departamento elabora el

documento que contiene la

información pública de oficio de

acuerdo a lo que establece la ley de

transparencia y acceso a la

información pública del estado de

Morelos y lo presenta al Dir. Gral.

Para su firma.

Se envía la información

a la Dirección de

Planeación.

La secretaria archiva el informe en

la carpeta correspondiente

FIN

1

2

3

4

5

6



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

5.-RESPONDER TODAS LAS SOLICITUDES DE INFORMACION PUBLICA.


DEL PROCESO

INICIO

1 Se recibe la solicitud de la Unidad de Información Pública.


Mpales. 5 minutos

2 Se analiza y se determina al área que se enviará.


Mpales. 10 minutos

3 El Jefe de departamento analiza y clasifica la información.


30 min. A 1 día

4

El Jefe de departamento elabora el documento que contiene la información y lo presenta al Dir. Gral. para su firma


40 min.

5 Se envía de manera digital e impresa a la Unidad de Información Pública


30 minutos

6

La secretaria recibe el informe con el acuse de recibo y lo archiva en la carpeta correspondiente


5 min.

FIN



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

5. RESPONDER TODAS LAS SOLICITUDES DE INFORMACION PÚBLICA.

DEPARTAMENTO DE PARQUE VEHICULARTIEMPO UDIP

DIR

ECC

ION

DE

PLA

NEA

CIO

N

INICIO

Se recibe el oficio de solicitud de información,

de la Unidad de Información Pública.

Se analiza y se determina al Departamento

que se enviará.

El Jefe de departamento analiza y clasifica la

información.

FIN

Se envía de

manera digital e

impresa a la

Unidad de

Información

Pública

1

2

3

4

15 MINS.

210 MIN.

330 MIN. A 1DIA

440 MINS.

El Jefe de departamento elabora el documento

que contiene la información y lo presenta al Dir.

Gral. para su firma

La secretaria recibe el informe con el acuse

de recibo y lo archiva en la carpeta

correspondiente

5

6

530 MINS.

65 MINS.



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

6.- RESGUARDO DE INFORMACION DIGITAL E IMPRESA PARA EL ARCHIVO GENERAL DEL GOBIERNO MUNICIPAL.


REALIZACION

INICIO

1 Se clasifica el tipo de información en digital o impresa. Departamento de Parque vehicular

5 minutos

2 Si es digital se organiza por carpetas en los equipos de cómputo.


5 minutos

3 En caso de ser impresa se organiza por Direcciones y se resguarda en estantes metálicos debidamente detallada.


15 minutos

FIN



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

6. RESGUARDO DE INFORMACION DIGITAL E IMPRESA PARA EL ARCHIVO

DEPARTAMENTO DE PARQUE VEHICULARTIEMPO

DIR

EC

CIO

N D

E P

LAN

EA

CIO

N

1

5 MIN.

2

5 MIN.

3

15 MIN.

INICIO

Se clasifica el tipo de información en digital o

impresa.

Si es digital se organiza por carpetas en el

equipo de cómputo

En caso de ser impresa se organiza por

actividades y se resguarda en cajas de

archivos debidamente detalladas.

FIN



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

7.- ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS


REALIZACION

INICIO

1 Se clasifica el tipo de información en digital o impresa. Departamento de Parque vehicular

5 minutos

2 Se plasma la información e cada apartado de los manuales de organización y procedimientos.


5 minutos

3 Se realiza de manera digital e impresa. Departamento de Parque vehicular

15 minutos

4 Se envía a la dirección de planeación para su revisión Departamento de Parque vehicular

1 hora

5 La Dirección de planeación analiza la información Dirección de planeación

15 días

6 Una vez aprobados se recaban las firmas de los funcionarios correspondientes

Dirección de planeación

15 días

FIN



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

7. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

DIRECCION DE PLANEACION

DEPARTAMENTO DE PARQUE VEHICULAR

TIEMPO

Fase

INICIO

Se clasifica el tipo de información en digital o

impresa

Se plasma la información en cada apartado de los

Manuales de Organización y procedimientos.

Se realiza de manera digital e impresa

Se envía a la Dirección de Planeación para su

revisión.

La Dirección de Planeación analiza la

información

Una vez aprobados se recaban las firmas de

los funcionarios correspondientes.

FIN

5 MIN.

5 MIN.

15 MIN.

1 HR.

15 DIAS

15 DIAS



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

8.-ELABORACION DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

(POA)


REALIZACION

INICIO

1 Se presupuesta los gastos del departamento. Departamento de Parque vehicular

30 minutos

2 Se realiza la hoja de cálculo para elaboración del POA y obtener el presupuesto.


30 minutos

3 Se llenan los formatos de manera digital. Departamento de Parque vehicular

15 minutos

4 Se envía a la dirección de planeación para su revisión

Departamento de Parque vehicular 1 hora

5 La Dirección de planeación analiza la información

Dirección de planeación 15 días

6 Ana vez aprobados se recaban las firmas de los funcionarios correspondientes.

Dirección de planeación 15 días

7 Se resguarda la información de manera digital e impresa

Departamento de Parque vehicular 5 minutos

FIN



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

8. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL (POA).

DIRECCION DE PLANEACION

DEPARTAMENTO DE PARQUE VEHICULAR

TIEMPO

Fase

INICIO

Se presupuestan los gastos del departamento.

Se realiza la hoja de cálculo para la elaboración del POA

y obtener el presupuesto

Se llenan los formatos de manera digital.

Se envía a Dirección de Planeación para su revisión.

La Dirección de Planeación analiza la

información.

Una vez aprobados se recaban las firmas de los

funcionarios correspondientes.

Se resguarda la información de manera

digital e impresa.

FIN

30 MIN.

30 MIN.

15 MIN.

1 HR.

15 DIAS

15 DIAS

5 MIN.

1

2

3

4

5

6

7



Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

VIII. DIRECTORIO

Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

C. JESUS CORONA DAMIAN DIRECTOR GENERAL

1171386 Carr. México-Oaxaca Km. 3.5 Recinto Ferial (antes cuenca lechera), Col. Plan de Ayala

ROGELIO CASTRO GARCIA MANTENIMIENTO DE VEHICULOS


C.GEORGINA RAMIREZ ESTRADA Secretaria Capturista


C.ANTONIO CUENCA PATRON ENCARGADO DEL PARQUE VEHICULAR


C.JORGE ESTEBAN LOPEZ MECANICO


C.JULIO C.VILLANUEVA RAMIREZ MECANICO


C.JOSE AMBROCIO BONFIL BOMFIL MECANICO


C.FELIPE SANCHEZ OLIVERA HOJALATERO

1171386

Carr. México-Oaxaca Km. 3.5 Recinto Ferial (antes cuenca lechera), Col. Plan de Ayala

C.MARCO A.VARGAS PEREZ MECANICO


C.BARTOLO ESPINOZA MONDRAGON VELADOR


C. OSCAR CARRILLO ESPEJEL VELADOR


SANCHEZ LIRA SOTERO VELADOR 1171386


JOAQUIN MORENO LUNA VELADOR




Clave: SPM- DPV

Emisión: 1

IX.- HOJA DE PARTICIPACIÓN

NOMBRE DEL PARTICIPANTE PUESTO

C. JESUS CORONA DAMIAN

DIRECTOR GENERAL

C. LIC. ANGÉLICA HERRERA RODRIGUEZ ENC. DEL DEPTO. DE RECOLECCIÓN DE BASURA

C. GEORGINA RAMIREZ ESTRADA

SECRETARIA CAPTURISTA DE DATOS

direccion general de servicios publicos municipales · 2017-10-10 · encargado del mantenimiento...

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