SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONTENIDOS EN LA GESTIÓN DEL

CONOCIMIENTO

ANTONIO TRUJILLO ARMANDO

CRUZ ARCOS MÓNICA

LÓPEZ NICOLAS FRANCISCO

INTRODUCCIÓN.

Desde un principio las empresas han venido tomando en cuenta sólo los elementos tangibles y materiales que le ayuden a sacar adelante sus proyectos y lograr así sus objetivos, sin embargo desde finales del siglo XX una serie de procesos de trascendencia histórica han revolucionado ese modo de trabajar y lo ha cambiado totalmente debido a que las empresas como tal han sabido aprovechar estas nuevas formas de trabajo y, aunque no sean tangibles como lo han sido tradicionalmente tienden a producir igual o mucho mejor productividad para la organización que de la que se lograba alcanzar anteriormente.

Cabe recalcar que en este contexto el conocimiento juega un papel muy importante ya que hoy en día es base primordial de cualquier empresa e incluso más importante que el propio capital o el trabajo. Ya que se le ha calificado como una fortaleza para las empresas que les permite en el actual mundo cambiante y con diversos competidores con los que se tiene que enfrentar. agregando también los diferentes avances tecnológicos que permiten que el conocimiento llegue a todos lados.

A continuación se analizará cómo es que estos cambios han traído beneficios para diferentes empresas. Primeramente se hará un esquema de la lectura como tal para proseguir después con tres ejemplos de empresas que han mejorado su producción gracias a estos cambios y por último señalaremos que cambios trajo para las empresas y como han sido beneficiadas.

 Sistemas de gestión de contenidosCMS son más un nuevo concepto que una nueva tecnología.

El conocimiento se ha perfilado como un recurso clave para las

empresas, a veces más importante que el propio capital o el trabajo.

Como uno de los activos que pueden convertirse en la principal fuente de ventajas competitivas que permita la

supervivencia de una compañía en el actual escenario de globalización de mercados y

de feroz competencia

Gestión del conocimiento.

Importante dimensión tecnológica.

De la mano del desarrollo de una serie de tecnologías

de la información y de la comunicación.

Sistemas de gestión de contenidos (Content

Management Systems, CMS)

El origen de los sistemas de gestión de contenidos

Aparecen para dar respuesta a unas necesidades que

surgen como fruto de una evolución

tecnológica y del aprovechamiento de

la misma.

Aunque ya existían desarrollos plenamente funcionales en la segunda mitad de la década de los noventa, es sobretodo a partir del año 2000 cuando

los CMS comienzan a consolidarse dentro del panorama tecnológico. Sirva esto para ofrecer una fecha aproximada a partir de la opinión de diversos autores (Tramullas, 2005; Wilkoff, Walter y Dalton,

2001; o Cuerda y Minguillón, 2005)

Para afrontar esos nuevos retos con garantías, las páginas webs estáticas y poco articuladas comenzaban a presentarse como insuficientes y se requería, cada vez más, la utilización de otros tipos de páginas web más dinámicas y capaces de admitir cambios continuos —

páginas web más escalables.

La década de los noventas es el auge del uso del internet en las empresas, tanto para ventas

como para la estructura de su

organización.

El reto no era sólo tecnológico, también debía responder a las restricciones de tipo económico:

era necesario encontrar una herramienta que facilitase la realización de todo eso, pero además,

que permitiese hacerlo con un bajo coste.

Que una persona con unos conocimientos informáticos mínimos fuera capaz de utilizarla y de desarrollar, de una manera rápida y sencilla, las soluciones requeridas. Los

sistemas de gestión de contenidos nacen como respuesta a esta doble necesidad tecnológica y económica.

(Browning y Lowndes, 2001) los sistemas de gestión de contenidos son herramientas tecnológicas creadas para cubrir el objetivo prioritario de incrementar y automatizar los procesos que

sostienen de una manera eficaz y eficiente la comunicación por Internet.

En este sentido, los CMS son conjuntos articulados de

aplicaciones informáticas.

Documentos generados por un procesador de texto, hojas de cálculo, páginas web, emails o ficheros multimedia, por citar sólo unos pocos

ejemplos.

Funciones de los sistemas de gestión de contenidos

FUNCIONES DE EDICIÓN DE CONTENIDOS

FUNCIONES DE EXPLOTACIÓN DE LA WEB

Creación de contenidosGestión de contenidosPublicación de contenidosPresentación de contenidos

Entornos colaborativosPerfiles de usuariosSindicación de contenidosArticulación de funcionalidadesIntegración de aplicaciones

EDICIÓN DE CONTENIDOS En esta línea, vamos a distinguir las funciones involucradas

en la creación, gestión, publicación y presentación de esos contenidos.

Acostumbran a suministrar un editor de texto WYSIWYG (what you see is what you get: ‘lo que ves es lo que obtendrás’, literalmente).

Funciona de una manera similar a los editores de texto tradicionales, permite que un contenido pueda ser creado por una persona que no posea conocimientos técnicos sobre la creación de páginas web, sobre lenguajes HTML o XML.

Esta funcionalidad se refuerza, además, con el hecho de que los CMS tratan el contenido separadamente de la apariencia final que pueda adquirir el mismo. Esto permite que la persona que lo está creando pueda despreocuparse de los temas relacionados con esa apariencia formal y pueda centrarse, casi de forma exclusiva, en la calidad semántica del mismo.

Las consecuencias de estas dos soluciones (editor de texto y separación contenido-presentación), son claras y directas.

Los sistemas de gestión de contenidos suministran también soluciones de workflow (soluciones para ciclos de trabajo) que permiten que los contenidos puedan ser creados por distintas personas, descentralizando la autoría de los mismos y ofreciendo las ventajas que esto supone.

Pasemos ahora a la gestión de los contenidos. La responsabilidad principal de esta tarea recae sobre un sistema de gestión de bases de datos que se encuentra incorporado en los sistemas de gestión de contenidos. La base de datos creada permite la posibilidad de dar de alta o baja un contenido en el dipósito y la explotación (búsqueda y recuperación) de todos los contenidos que se han ido creando y añadiendo a ese dispósito.

La inclusión de estos dos tipos de datos aporta beneficios muy importantes. Por un lado, permiten un control de versiones y un control de autoría en cada uno de los contenidos. El control de versiones y autoría habilita la posibilidad de que dos o más autores puedan crear y modificar simultáneamente contenidos sin confusiones.

Pero también permite introducir perfiles entre los autores otorgándoles, de forma planificada, ciertos privilegios de autoría y transformación.

Además, el sistema que gestiona la base de datos está diseñado también para realizar otras operaciones. Entre éstas, se podrían destacar, por ejemplo, la posibilidad de integrar tesauros, taxonomías y ontologías para mejorar la gestión, la importación y explotación de bases de datos previamente ya existentes y la incorporación al depósito de documentos en distintos formatos.

Los sistemas de gestión de contenidos suministran también soluciones tecnológicas que permiten realizar la publicación de las páginas web (de los contenidos) de una forma muy cómoda.

Explotación de la web La primera de estas funciones hace referencia a la

posibilidad de crear entornos colaborativos utilizando las soluciones tecnológicas que ofrece un CMS. Aprovechando las herramientas de workflow suministradas para la creación de los contenidos, se pueden solucionar, simplificar y mejorar aquellos procesos de la organización donde se puedan automatizar circuitos y flujos documentales.

La segunda de las funciones se centra en la creación y el control de perfiles de usuarios gestionando de forma segura los privilegios de los mismos. Con los CMS es posible introducir y controlar los perfiles de los usuarios de la web otorgándoles, de forma planificada, ciertos privilegios de acceso, autoría y transformación. Este control también permite obtener informes sobre el comportamiento de explotación de los usuarios (qué miran, qué recuperan, qué imprimen, etc.) que habilitan la posibilidad de realizar estudios de usabilidad de la web e introducir mejoras a partir de los mismos. Estos sistemas permiten también que los usuarios autorizados puedan dar de alta (respecto a la autoría) a nuevos usuarios y éstos a unos terceros.

La tercera de las funciones se centra en la posibilidad de crear un sistema de sindicación de contenidos. Aprovechando la gestión de usuarios y perfiles, el sistema permite la creación automática, en función de esos perfiles, de nuevos contenidos a partir de los ya existentes en el depósito.

La última de las funciones que queremos señalar es la de la integración de otras aplicaciones. Los CMS, utilizando un recurso del tipo API (Applications Programming Interface), son capaces de integrar dentro del mismo otras soluciones informáticas (aplicaciones de marketing o de comercio electrónico, por ejemplo) externas al sistema.

En la misma línea, los últimos productos de sistemas de gestión de contenidos permiten extender esta funcionalidad a las plataformas móviles (PDA o telefonía móvil, por ejemplo) y ofrecen la posibilidad, también, de realizar periódicamente imágenes (espejos) del sistema como medida de seguridad.

Gestión del conocimiento

Objetivo

Diseñar sistemas que permitan que el

conocimiento pueda convertirse en valor

para una organización

Tipologías del conocimiento

Según su formato

Conocimiento como capital

humano.

Residente como estado mental.

Conocimiento como

información.

Representados o materializados

en forma de documentos.

Según sus propiedades intrínsecas.

Conocimiento explícito

directamente codificable en un sistema de

representación.

Conocimiento tácito.

(Basado en la experiencia personal)

No explicitable

Explicitable.

Operaciones críticas en la gestión del

conociminento

Creación del conocimient

o

Proceso mediante el cula se genera nuevo conocimiento en la

mente de un miembro de la organización

Captura

Conjunto de operaciones

encaminadas a la identificación y extracción del conocimiento

residente en la mente de una persona, para ponerlo al alcance de la comunidad que lo

necesite.

Estructuración y

procesamiento

Se concentra en el conocimiento representado en

forma documental.

Diseminación

conjunto de operacion es

encaminadas a que el conocimiento

involucrado en la organización llegue a los miembros de

la comunidad.

Adquisición

La aprehensión, por parte de los

miembros de la comunidad, del

conocimiento que circula por la misma

como fruto de la disemincación

Aplicación del conocimiento

La persona que ha adquirido el

conocimineto lo aplica y lo reutiliza en su praxis diaria

dentro de la organización.

EJEMPLOS:

El grupo EPM ha venido aprovechando los diferentes avances tecnológicos ya que gracias al uso del internet, redes sociales, telefonía, radio, televisión, etc. Ha logrado posicionarse como una empresa con mayor desarrollo. Dicha empresa brinda asesorías, solucionar inquietudes de sus clientes a través de internet, facilitar los pagos, hace emite programas de radio y televisión, así mismo dichos programas son transmitidos a través de internet“Cada vez hay más clientes satisfechos gracias a las posibilidades tecnológicas y comunicativas que brinda esta empresa, que van desde la pagina de internet, el correo electrónico, facebook, blogs, twitter,  hasta programas de televisión y radio como “alò epm” donde los oyentes pueden llamar y exponer sus dudas, comentarios y sugerencias, gracias a las TIC emp crece cada día mas y empieza a ser reconocida en diferentes lugares del mundo por su gestión, su compromiso con la tecnología, la agilidad y atención en sus servicios.

Al interior de la empresa, la inclusión de las TIC es todo un éxito, ya que los empleados están constantemente al tanto de las actividades, eventos, campañas y proyectos que se planean al interior de la empresa, esto a su vez crea un excelente clima organizacional pues realmente los empleados se sienten parte importante de la organización”. (epm, 2012)

BANCOLOMBIA:

Bancolombia es una de las empresas mas solidas en la actualidad al interior de nuestro país cuenta con gran prestigio y reconocimiento por parte de diversos especialistas y sus clientes como tal.

Revisando la historia de esta empresa hablar de Bancolombia causaba cierto malestar,  ya que sus clientes lo asociaban como un banco con un pésimo servicio en cuanto atención, largas filas sin fin, horas perdidas esperando solucionar una inquietud o ser atendidos, sin embargo nunca se puso en duda fue la calidad y el conocimiento de su personal, sin embargo el servicio al cliente en la mayoría de las ocasiones no coincidía con lo esperado.

Actualmente dicho banco goza de un gran prestigio con lo que refiere a su servicio ya que con la ayuda de las nuevas tecnologías de la información las filas cada vez son menos frecuentes, la gente cada día está más satisfecha, ya que puede realizar sus pagos en línea, estar al tanto de sus cuentas y transacciones, solucionar sus inquietudes a través de su página y recibir respuestas rápidas sin necesidad de moverse de sus hogares ya que cuentan con los suficientes recursos tecnológicos como la pagina web, facebook,  el correo electrónico, entre otros.

GRUPO IBERIA

Es un grupo de transporte aéreo en España dedicado al transporte de pasajeros y carga, mantenimiento de aviones y asistencia en aeropuerto. Anteriormente dicha empresa no contaba con los medios suficientes para poder atender a sus clientes, lo cual tenía como resultado la pérdida de clientes y por ende bajas ganancias en cuestiones económicas.

Para solucionar esto el grupo implementó la integración de los productos de comercio electrónico de Broadvision y de Amadeus se convirtieron en líderes del comercio electrónico en España incorporando tecnología para facilitar la venta de boletos, mejorar comunicación entre sus clientes y ofrecer más servicios en el programa de idealización .iv.

Lo cual trajo como beneficios una mayor cantidad de clientes, un ejemplo claro de ello es el posicionamiento con el que goza actualmente en España que es el de 4º lugar entre todas las aerolíneas existentes en este país.

CONCLUSIÓN El desarrollo de herramientas que puedan hacer más eficaz

desarrollo de una empresa, así también el buen uso y aprovechamiento de las mismas puede traducirse en ventajas y fortalezas tanto para los usuarios como para las empresas ya que esto no sólo generará bienes para ambos, sino también generará la preparación para los nuevos retos que tengan que enfrentar en futuros no muy lejanos puesto que el constante cambio tanto de la tecnología como del conocimiento puede traducirse como la inminente actualización de todos los individuos.

Algo que se tiene que destacar con los sistemas de gestión es que aparte de generar conocimiento como tal, pueden generar un mejor desarrollo y con esto obtener mejores ganancias, como también generar un buen servicio para todos sin excluir a nadie (salvo a los que están entre brechas digitales y demás) y aprovechar al máximo los espacios virtuales donde se genera el conocimiento como tal.