“diseÑo de indicadores para el monitoreo y evaluaciÓn de la gestiÓn publica"

“DISEÑO DE INDICADORES PARA EL MONITOREO Y EVALUACIÓN EN LA GESTIÓN

PÚBLICA”

Huaráz, 13 y 14 de Mayo del 2010Mg. Percy Bobadilla Díaz

Objetivo General del TallerBrindar a los servidores públicos

conocimientos teóricos y habilidades metodológicas para el diseño de sistemas de monitoreo y evaluación articulados a Planes Estratégicos, Planes Operativos o Proyectos,

así como las herramientas para formular matrices e identificación de actores claves.

Objetivos Específicos del TallerConstruir indicadores de impacto, efecto y producto en correspondencia al nivel de objetivos estratégicos y acciones (tácticas) respectivamente que monitoreen y evalúen el desempeño de la gestión institucional.

Contar con conocimientos teóricos y habilidades metodológicas para el diseño de sistemas de monitoreo y evaluación articulados al Plan Estratégico, Plan Operativo o Proyectos que la institución implementa.

Formular las matrices de organización del sistema de Monitoreo y Evaluación articulado al Plan Estratégico.

Identificar los actores involucrados y sus respectivos roles en la gestión del Sistema de Monitoreo y Evaluación.

1er• La importancia de los Sistemas de Información en la gestión por resultados del

sector público y su vinculación con el Sistema de Planificación Institucional.

• La Gestión Pública y el enfoque de Gestión por Resultados

• El Monitoreo y la Evaluación: niveles y definiciones

Contenido Temático

1er • Proceso Metodológico para el Diseño de Sistemas de Información: Monitoreo y Evaluación: Etapas o Pasos

• Los Indicadores: definición, tipos y formulación. Indicadores de Impacto, Efecto o Producto.

2do • Conceptualización del Nivel de Evaluación (Matriz) para el Sistema M&E

• Conceptualización del Nivel de Monitoreo (Matriz) para el Sistema M&E

2do • Roles y funciones de los actores directamente relacionados con el funcionamiento del sistema de monitoreo y evaluación

Mañana

Tarde

Tarde

Mañana

METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL TALLER

Presentación de lo trabajado por los grupos a través del relator de cada grupo

Expositor

• Brinda orientación conceptual y metodológica.

• Presente propuestas de productos.• Plantea Preguntas orientados.

•Elegir un coordinador y/o secretario en cada grupo.

•Cada grupo elabora un producto de acuerdo al cronograma del taller.

Grupo 1 Grupo 2Trabajo de Grupos

Plenaria

Grupo 3…

Mg. Percy Bobadilla [email protected]

La Gestión por Resultados y su vinculación con los Sistemas de Información para el Monitoreo y

Evaluación

Los Sistemas de InformaciónLa información es el recurso principal en todagestión, vinculada directamente con la toma dedecisiones programática, administrativa yfinanciera.Los sistemas de Información están conformados por ladata empírica histórica y actual y el conocimiento sobredeterminadas realidades debidamente sistematizada.

Estos sistemas nacen y están directamente vinculadoscon los objetivos y metas propuestos. A partir dedichos sistemas de información se podrán conocer loslogros o resultados que se van obteniendo en la de lagestión institucional, así como con la ejecución deplanes o proyectos.

Mg. Percy Bobadilla D.email: [email protected]

Mapeo de un Sistemas de InformaciónÁmbito Organizacional Ámbito Social-Mercado

- Diagnóstico Organizacional

- Sistemas Contables y Financieros.

- Cultura Organizacional

- Sistemas de Evaluación de Desempeño del Personal

- Evaluación de Competencias

- Diagnósticos Situacionales.- Líneas de Base- Posicionamiento en los

usuarios (ciudadanos) / Benchmarking

- Monitoreo del Plan Operativo Anual o de las actividades (Desempeño y calidad)

- Evaluación de Ex ante - Evaluación de Proceso- Evaluación Final o Ex Post- Evaluación de Impacto

Organización que aprende “inteligente”

Contribuye a la toma de decisiones oportunas y eficaces

Ges

tión

del C

onoc

imie

nto

Función de Control =

Monitoreo, Seguimiento y

Evaluación


Definición del Monitoreo y Evaluación

El monitoreo es una herramienta gerencial aplicada en lagestión de los proyectos de desarrollo. Esta está dirigida averificar la ejecución de las actividades y el uso de losrecursos que se plantearon en el momento del diseño delplan operativo del proyecto.

La evaluación es el proceso que busca determinar losefectos y los impactos (esperados e inesperados) delproyecto, en relación a las metas definidas a nivel dePropósito y Resultados, tomando en consideración losSupuestos señalados en el marco lógico.


MONITOREO EVALUACIÓNDar información sobre el cumplimiento de la planificación operativa, para hacer correcciones.

Determinar los logros del proyecto y compararlos con los que éste se había propuesto

Cumplimiento de actividades y tareas. Logros de las metas que éstas se propusieron.Uso de recursos.

Cumplimiento de toda la jerarquía de objetivos en términos de pertinencia, eficacia, eficiencia, impacto y sostenibilidad.

Mensual Trimestral, semestral, anual, final.

Informes producidos por el equipo del proyecto.

Informes de monitoreo, seguimiento de los indicadores, información externa.

Equipo de proyecto Equipo de proyecto y/o especialistas, a veces, destinatarios.

OBJETIVOS QUE PERSIGUEN

ASPECTOS QUE CONSIDERAN

FRECUENCIA SUGERIDA

FUENTES

RESPONSABLES

UN PARALELO ENTRE...



Finalidad : GESTIONAR es lograr resultados

mediante la acción de otras personas

a las que se les proporciona

el ambiente propicio paraToma de

DECISIONES

Medio :

Tarea :

DEFINICION DE GESTION

Las funciones del Gestor, según, H. Fayol, se concentran en 4 áreas

Planeación : Los gestores usan la lógica y los métodos

para analizar metas y acciones.

Organización: Los gestores ordenan y asignan el trabajo,

la autoridad y los recursos para alcanzar las metas

organizacionales.

Dirección: Los gestores dirigen, influyen y motivan a

los empleados para que realicen las tareas esenciales.

Control: Los gestores se aseguran de que la

organización se dirige hacia los objetivos organizacionales.


• Planificación: proceso para establecer metas y cursos de acción adecuados para alcanzarlas.

• Organización: proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización para conseguir las metas.


• Dirección: proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo, con respecto a una tarea.

• Control: proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas.


Es una estrategia de gestión centrada en el desempeño y en las mejorassostenibles en los resultados del país. Proporciona un marcocoherente para la eficacia del desarrollo en la cual la información deldesempeño, se usa para mejorar la toma de decisiones, e incluyeherramientas prácticas para la planificación estratégica, la gestión deriesgos, el monitoreo y la evaluación de los resultados(*).

(*) La definición se basa en el convenio de la Mesa Redonda deResultados de Marrakech, 2004.

Gestión por Resultados

La Gestión para Resultados es un marco conceptual cuya función esla de facilitar a las organizaciones públicas la dirección efectiva eintegrada de su proceso de creación de valor público a fin deoptimizarlo asegurando la máxima eficacia, eficiencia y efectividad desu desempeño, la consecución de los objetivos de gobierno y lamejora continua de sus instituciones.

(BID/CLAD, 2007).

Elaborado por: Percy Bobadilla Díaz

Gestión por Resultados

Producto Resultado inmediato

Resultado intermedio

Resultado finalActividadesInsumos

Actividades Metas de Producto

Metas de Efecto

Metas de Impacto

Cambio Social

VisiónPlanificación Operativa EstratégicaProgramática

Adaptado de MEF - 2008


¿Cómo se articula la Gestión por Resultados con los Sistemas de Información Institucional?

Una Gestión por Resultados se evidencia en el Sistema de Planificación Institucional

Objetivos de largo

plazo

Metas de Impacto o

EfectoIndicadoresEstrategias

Acciones Metas de Producto

Proyectos

Se planifican bajo un

Marco Lógico

Marco LógicoJerarquía

de Objetivos

Metas Indicadores Fuentes de Verificación Supuestos

Fin

Propósito

Resultados

Acciones

Monitoreo y

Evaluación

¿Qué se evalúa y qué se

monitorea?


¿Qué se evalúa y qué se monitorea?

Objetivos de largo plazo Metas

Indicadores de Impacto

Indicadores de Efecto

Estrategias

Acciones Metas Indicadores de Producto

Proyectos

Marco LógicoJerarquía

de Objetivos

MetasIndica-dores

Fuentes de Verificación Supuestos

Fin

Propósito Impacto

Resultados Efecto

Acciones Producto

Mg. Percy Bobadilla email: [email protected].

Sistema de Planifi-

cación

Planes

Programas o

Proyectos

EVALUACIÓN

MONITOREO

EVALUACIÓN

MONITOREO

Niveles de Planificación Niveles de Cambio Herramientas de Trabajo

FIN(Objetivo de desarrollo) CAMBIO SOCIAL

No se elaboran indicadores

PROPÓSITOObjetivo General

Objetivo Estratégico

RESULTADOSObjetivo Específicos

ACCIÓN(Actividades Principales)

IMPACTOS

EFECTOS

PRODUCTOS

Indicadores de impacto(Sistemas de evaluación

del plan, programa o proyecto)

Indicadores de efecto(Sistema de evaluación


Indicadores de cumplimiento(Sistemas de monitoreo


EVALUACIONSe evalúa el impacto y efecto producidos por las acciones teniendo en cuenta las metas

del proyecto

MONITOREOSeguimiento de los productos

conseguidos con las actividades de acuerdo al Plan Operativo y al

Presupuesto

Competencias del Monitoreo y de la Evaluación en relación al Sistema de Planificación


Criterios Definición Preguntas

PertinenciaLa correspondencia entre los objetivos definidos y los problemas que se evidencian en una realidad o población determinada.

•¿En qué medida cumplir estos objetivos contribuyen a resolver los problemas identificados?

Eficacia

El grado o nivel en que se cumplen los objetivos. Es importante constatar si los cambios se llevaron a cabo gracias a las acciones del proyecto o la institución.

•¿Se están alcanzando las metas propuestas?•¿Es posible atribuir el logro de las metas a la intervención del proyecto?

EficienciaLa manera en que se han usado y organizado los recursos humanos y materiales.

•¿Cuánto costó lograr las metas? (análisis de costo-beneficio)•¿Los recursos fueron provistos y usados de la manera más adecuada?

SostenibilidadLa vigencia de los cambios obtenidos en la población o determinada realidad institucional.

•¿La población objetivo cuenta con las capacidades, conocimientos y habilidades para mantener los cambios logrados?•¿La institución cuenta con laos recursos y mecanismos (procedimientos) que garanticen su funcionamiento en el tiempo?

Criterios de la Evaluación


21

Fuentes de Verificación e Instrumentos


Mg. Percy Bobadilla Díaz

Fuentes de Información e Instrumentos para el Monitoreo y Evaluación

FUENTES DE INFORMACIÓN INSTRUMENTOS

Primarias(personas): agricultores, familias campesinas, jóvenes, mujeres, niños y niñas vulnerables, etc.

Dependiendo del tamaño de la población objetivo y de los recursos con los que cuenten se podrá establecer un diseño muestralrepresentativo y generalizable por principios estadísticos.

- Encuesta- Entrevistas en

profundidad- Entrevistas semi-

estructuradas- Guías de observación

participante.- Grupos focales- Talleres

participativos.

Es importante la combinación de técnicas e instrumentos cuantitativos y cualitativos en fuentes primarias para el levantamiento de línea de base.

La información cualitativa que se recoja a través de grupos focales, talleres participativos, entrevistas en profundidad permitirá complementar el análisis interpretativo de los datos cuantitativos encontrados.

Secundarias (documentos, espacios): censos, encuestas anteriores, estadísticas oficiales, estudios o diagnósticos situacionales previos.

No se necesita un tamaño muestral. Sin embargo, es de vital importancia identificar claramente cuáles serán los documentos o espacios donde deberán analizar la información requerida por la línea de base.

- Ficha de registro de información secundaria.

- Guías de observación.- Revisión de

bibliografía.- Revisión y análisis de

bases de datos.

El trabajo con fuentes secundarias permitirá contar con una sistematización de información cuantitativa y cualitativa.

Esta servirá para establecer puntos de partida, así como contar con información histórica para aquellos indicadores que así lo requieran.

23

Proceso Metodológico para el Diseño del Sistema de Monitoreo

y Evaluación (Conceptualización)


Proceso Metodológico para el Diseño de SISTEMAS DE INFORMACIÓN: M&E - Nueve Pasos…

1. Identificación de los objetivos y metas del plan o proyecto.

2. Identificación de los aspectos o variables (ideas fuerza de cambio) a analizar a partir de los objetivos y/o metas. No es necesario definir variables para el nivel de monitoreo (nivel de las acciones).

3. Identificación de los indicadores por cada variable priorizada, los cuales dependen directamente de las metas u objetivos para el caso de Evaluación.

4. Identificación de las fuentes de información (primarias y secundarias) por cada indicador señalado.


Proceso Metodológico para el Diseño de SISTEMAS DE INFORMACIÓN: M&E - Nueve Pasos…

5. Definición de los instrumentos de recojo de información (cuantitativos y/o cualitativos) y determinación de la muestra representativa.

6. Diseño de los instrumentos (cuestionarios, fichas de observación, fichas de registro, etc.) y elaboración del plan de trabajo para el levantamiento de información.

7. Elaboración del Plan de Campo para el levantamiento de información.

8. Procesamiento de la información: digitación, consistencia, sistematización (base de datos cuantitativa o cualitativa).

9. Emisión de reportes o informes del sistema de información.

OBJETIVOS y

ACCIONES

METAS por cada NIVEL de la Planifi-

cación INSTRUMENTOS

INDICADORES DE IMPACTO,

EFECTO O PRODUCTO

PREGUNTAS O ITEMS DE REGISTRO

RECOJO DE INFORMACION

BASE DE DATOS

ANALISIS DE INFORMACION

ELABORACION DE INFORMES O REPORTES (Toma de Decisiones)

REPORTES

FLUJOGRAMA DEL PROCESO METODOLÓGICO PARA EL DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: M&E

ASPECTOS o VARIABLES(Idea fuerza del Cambio

enunciado en el Objetivo)SOLO PARA EL NIVEL DE

EVALUACIÓNNiveles de

Planificación

Para el diseño o conceptualización del Sistema M&E el insumo

fundamental son los INDICADORES


Requisitos para la Formulación de INDICADORES1. Se debe definir metas u objetivos que sirvan de marco

orientador para el diseño de los INDICADORES.

2. Se debe tener claro a que nivel corresponden la formulación de los INDICADORES. Es decir si son de evaluación (para medir objetivos y sus metas) o si son de monitoreo (para medir metas de actividad).

3. Luego de contar con metas definidas se formulan INDICADORES a partir de la idea fuerza que estructura una meta.

4. La formulación de Indicadores debe ser como Unidades de Medida y no confundirlos con logros o puntos de llegada (metas).


Mg. Percy Bobadilla Dí[email protected]

Definición:

Son los logros cuantificables al final de un proceso usando los criterios de cantidad, calidad y tiempo

La exigencia de considerar METAS para cada nivel de la Jerarquía de Objetivosfundamenta en la necesidad de explicar qué cosas queremos lograr específicamentecon los procesos de cambio enunciados en ellos.

Proceso para su elaboración: CUANTIFICAR: definir en qué cantidad porcentual o nominal vamos a cambiar o

modificar determinada realidad.

CALIDAD: establece específicamente el parámetro o marco de referencia para indicar lo que se mejorará de la realidad en la que vamos a intervenir teniendo en cuenta los objetivos propuestos.

TIEMPO: especifica el horizonte temporal en el cual se alcanzarán los resultados. Se pueden expresar en años y meses.

Las Metas

Formulación de Metas

OBJETIVO

COHERENCIA

Y

PERTINENCIA

Identificar en esos niveles las ideas fuerza

o variables que aluden al cambio y que servirán para la elaboración de

las metas

Conceptualizar la idea fuerza o variable que señala el cambio para

poder elaborar las metas.

Objetivo 1 del PENX Idea Fuerza o Variable

Conceptualización sobre la cual se construyen las metas

Lograr una ofertaestratégicamente diversificada, con significativo valor agregado,de calidad y volúmenes que permitan tener una presencia competitiva en losmercados internacionales.

Oferta con valor agregado de calidad y volúmenes.

Una oferta con valor agregado de calidad cuenta con certificaciones internacionales referidas al proceso de producción y atributos del producto, así como a la comercialización. La capacidad productiva nacional está en condiciones de cubrir la demanda de acuerdo a estándares de volúmenes de mercados internacionales.

Presencia competitiva

Es contar con una participación alta dentro del mercado internacional a partir de la comercialización de productos no tradicionales y el incremento del empresas en el sector exportación, así como la inserción de empresas internacionales en el Perú.


Continuación….


Objetivo Idea fuerza del cambio Conceptualización Metas (con criterios de cantidad, calidad y tiempo)

Lograr una ofertaestratégicamente diversificada, con significativo valor agregado,de calidad y volúmenes que permitan tener una presencia competitiva en losmercados internacionales

¿Cuál es la idea fuerza

del cambio en el objetivo?

Oferta con valor

agregado de calidad y

volúmenes.

Una oferta con valor agregado de calidad cuenta con certificaciones internacionales referidas al proceso de producción y atributos del producto, así como a la comercialización. La capacidad productiva nacional está en condiciones de cubrir la demanda de acuerdo a estándares de volúmenes de mercados internacionales.

¿Cómo sabemos que se tienen una oferta exportable con valor agregado de calidad?

Oferta con valor

agregado de calidad

El 80% de la oferta exportable del Perú cuenta con certificaciones o ISOs de calidad internacionales referidos a los procesos de producción y atributos de los productos al final del 2015.

Volumen de la oferta

La oferta exportable con valor agregado de calidad se ha incrementado en un 50% al final del 2015.

Definición:

Son medidas específicas (unidad de medida) que señalan la información que se necesita recoger para conocer el

progreso alcanzado en el cumplimiento de las metas propuestas para cada nivel de la Jerarquía de Objetivos

del marco lógico.De acuerdo a la jerarquía de objetivos y acciones podemos elaborar tres tipos de

indicadores :

Indicadores de Impacto: miden los cambios que se esperan lograr al final de un período y se ubican a nivel del propósito u objetivo general del proyecto.

Indicadores de Efecto: miden los cambios que se van a producir en el proceso, ya sea a seis meses, un año o más. En ese sentido, a estos indicadores también se les conoce con el nombre de indicadores de proceso. Estos se ubican a nivel de los resultados u objetivos específicos del proyecto.

Indicadores de Cumplimiento o Producto: indican si las metas planteadas a nivel de las acciones se han cumplido en el tiempo y con los recursos previstos.

Los Indicadores


Tipos de Indicadores de Acuerdo a la Jerarquía de Objetivos y Acciones

Niveles de Planificación

FINObjetivo de desarrollo

OBJETIVO ESTRATÉGICOPROPOSITO

OBJETIVO ESPECÍFICO RESULTADOS

ACCIONActividades principales PRODUCTOS

EFECTOS

IMPACTOS

CAMBIO SOCIAL

No se elaborarán indicadores

Indicadores de Impacto:(Sistemas de evaluación)

Indicadores de Efecto:(Sistemas de evaluación)

Indicadores de Producto o Cumplimiento

(Sistemas de monitoreo)

Niveles de Cambio Tipos de Indicadores


Los Indicadores (producto, efecto e impacto y su relación con el Monitoreo y la Evaluación

Situación Final

Línea de Base

Productos Efectos Impactos• Número de artesanos

capacitados en organización, comercialización y mercados X X

• Número de artesanos que están organizados en asociaciones productivas.

X X• Número de artesanos organizados que cuentan con una cartera de clientes activos.

• Porcentaje de asociaciones de artesanos que venden de manera periódica sus productos en el mercado nacional e internacional.

X XImplementación de los Planes Operativos

Monitoreo Evaluación

INDICADORES

Proceso = ejecución del proyectoSituación Inicial

Monitoreo Evaluación

Acciones Objetivos


Formulación de Indicadores


Proceso para Formulación de los Indicadores por cada META – Nivel Evaluación

METAS y OBJETIVOS

Identificar en esos niveles las ideas fuerza o variables que

aluden al cambio en las metas y que servirán para la

elaboración de los indicadores

Conceptualizar la idea fuerza o variable que

señala el cambioSolo cuando existe una diferenciación

entre medios y fines


Meta Idea Fuerza o Variable

Conceptualización sobre la cual se construyen las metas


Certificaciones o ISOs de calidaden procesos de producción y atributos de los productos

La certificación o ISOs de calidad de productos de exportación aseguran que se cumplan con estándares internacionales aceptados para llevar adelante procesos justos, ecológicamente limpios que permitan la creación de productos con características que respondan competitivamente a la demanda de mercados en términos de atributos de calidad y seguridad.

Continuación…


Meta Idea fuerza del cambio Conceptualización Indicadores


¿Cuál es la idea fuerza del cambio en el

objetivo?

Certificaciones o ISOs de calidad en

procesos de producción y atributos de

los productos

La certificación o ISOs de calidad de productos (tradicionales y no tradicionales) de exportación aseguran que se cumplan con estándares internacionales aceptados para llevar adelante procesos justos, ecológicamente limpios que permitan la creación de productoscon características que respondan competitivamente a la demanda de mercados en términos de sus atributos de calidadreferido a la oportunidad en la entrega, a la duración del producto y el costo del mismo.

¿Cómo sabemos que tienen certificaciones….?

Estándares Internaciona-

les de procesos justos y

ecológicamente limpios

% de productos tradicionales y no tradicionales de exportación que cumplen con los estándares internacionales definidos para procesos productivos justos y ecológicamente limpios.

Productos competitivos con atributos

de calidad

% de productos tradicionales y no tradicionales de exportación que cubren la demanda por su calidad referida a oportunidad en la entrega, duración o vida útil y costo del producto.

Para recordar...

Es importante no confundir los conceptos de objetivos, metas e indicadores, es por ello que debemos considerar que:

Los Objetivos aluden al cambio que se espera lograr.

Las Metas son los productos deseados en términos de cantidad, calidad y tiempo.

Los Indicadores son medidas específicas a través de lascuales nos permite conocer el avance o progresoalcanzado en el cumplimiento de las metas definidos porcada objetivo.


La cadena de comprobación debe ir operacionalizandose…


Objetivo Meta Indicadores

Lograr una ofertaestratégicamente diversificada, con significativo valor agregado,de calidad y volúmenes que permitan tener una presencia competitivaen los mercados internacionales.


% de productos tradicionales y no tradicionales de exportación que cumplen con los estándares internacionales definidos para procesos productivos justos y ecológicamente limpios.

% de productos tradicionales y no tradicionales de exportación que cubren la demanda por su calidad referida a oportunidad en la entrega, duración o vida útil y costo del producto.

Trabajo Grupal:


• Formular Indicadores a partir de los objetivos y actividades propuestos en el PENTUR, PENX o en determinado Plan al cual tienen acceso.

• Elegir al menos un objetivo del Plan, así como al menos dos actividades del mismo.

• Identificar si el Plan cuenta con metas para medir sus objetivos y acciones. En caso que no tengan proponer al menos una por cada objetivo y una por cada actividad.

• Para formular Indicadores deben seguir los pasos que han sido presentados anteriormente.

Construcción de las Matrices de Organización del Sistema de

Monitoreo y Evaluación (Conceptualización)


OBJETIVOS METASINDICADORES DE IMPACTO O

EFECTO

DEFINICIÓN DEL

INDICADOR (SIGNIFICADO

O FORMULA DE MEDICIÓN)

FUENTE DE VERIFICACIÓN PARA CADA

INDICADOR

INSTRUMEN-TO PARA EL RECOJO DE

INFORMACIÓN

FRE-CUEN-

CIA

PREGUNTA(S) O ITEM DE REGISTRO

QUE SE ORIGINA DE

CADA INDICADOR

Matriz de Organización del Nivel de Evaluación

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

FORMULACIÓN A PARTIR DE LOS INDICADORES


PROPÓSITORESULTADOS DEL MARCO

LÓGICO

ACCIONES DE CADA

RESULTADO

METAS POR CADA ACTIVIDAD

INDICADORES DE

PRODUCTO O MONITOREO

DEFINICIÓN DEL

INDICADOR

FUENTE DE VERIFICACIÓN

PARA CADA INDICADOR

INSTRUMEN-TO PARA EL RECOJO DE

INFORMACIÓN

FRE-CUEN-

CIA

PREGUNTA(S) o ITEM DE

REGISTRO QUE SE ORIGINA DE

CADA INDICADOR

Matriz de Organización del Nivel de Monitoreo

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN FORMULACIÓN A

PARTIR DE LOS INDICADORES



44

Procesamiento de Información recogida para el Sistema de

Monitoreo y Evaluación


Procesamiento de la Información

• Con la aplicación de los instrumentos durante el trabajode campo se obtendrá determinada información(cuantitativa y/o cualitativa) que deberá ser procesaday analizada para establecer los logros en relación a lasmetas del nivel de evaluación y monitoreo.

• Uno de los aspectos más importantes en la etapa deprocesamiento es la revisión y ajuste de la fórmula decálculo de los indicadores.


Etapas en el Procesamiento de la Información

A. Revisión de la fórmula de cálculo que permitirá medir las metas que tengan más de un indicador, así como los indicadores en si mismos.

B. Revisión y codificación de los instrumentos aplicados.

C.Digitación y consistencia de las bases de datos con la información ingresada.

D.Emisión de reportes de evaluación y monitoreo.

E. Elaboración del Documento de Evaluación o Informe de Monitoreo.


Información Recogida

Codificación y Digitación en

Base de Datos

Reportes

1

34

De acuerdo a instrumentos

diseñados

• Estructurada en base a la tabla de indicadores y la formula de cálculo de las metas.

• Uso de softwares, paquete estadístico u hojas de cálculo para la información cuantitativa.

• Uso de procesadores cualitativos

Procesamiento de la Información Recogida y Emisión de Reportes o Informes

Fórmula de Cálculo de los

Metas

2

Utilizando los

indicadoresObjetivo

Línea de BaseAÑO 0

Sistema de Información EVALUACION

Resultado de Impacto Indicador Año 1 Año 2

Estrategia

Acciones Sistema de Información MONITOREO

Meta Indicador Trimestre 1 Trimestre 2


48

Tipos de Reporte de Monitoreo y Evaluación


TIPOS DE REPORTES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1) REPORTES BÁSICOS que se elaboran en el caso de:

- Evaluación y Línea de Base desde los niveles de los objetivos estratégicos del un Plan o desde el Propósito y Resultados del Marco Lógico.

- Monitoreo: desde el nivel de las acciones o tácticas del plan estratégico o desde los planes operativos de los proyectos.

Estos reportes se basan en los indicadores de evaluación y monitoreo de acuerdo a los resultados de impacto y las metas definidas que tenga un plan o proyecto y sirven para realizar una comparación entre lo planificado y lo ejecutado.

2) REPORTES ESPECIALES o MODULOS DE CONSULTA ADICIONAL que se elaboran tomando en cuenta:

- Las necesidades de información (combinación de variables o indicadores)

- Parámetro de medida (indicadores)

- Definir la muestra.

- Identificar la fuente de información, el valor del indicador y filtros o categorías que permiten segmentar o categorizar la información de determinado indicador (por ejemplo diferenciando rangos de edades, sexo, urbano o rural, etc.)


RESULTADO DE IMPACTO INDICADOR DEFINICIÓN DEL

INDICADOR

LÍNEA DE BASE LOGROS SEGÚN LA EJECUCIÓN

AÑO VALOR (% o Nominal) 2008 2009 2010

El 80% de las organizaciones turísticas gestionan eficiente y eficazmente los recursos y servicios que ofrecen al final 2012.

% de organizaciones turísticas formalizadas que manejan planes de trabajo de acuerdo a un presupuesto anual.

Solo se considerará como un caso a la organización turística que tiene estatutos vigentes y RUC o RUS y además cuentan con planes y presupuestos anuales articulados/100 y segmentada por tipo de servicios y productos que ofrece.

Ver su vinculación con los números de las preguntas en el instrumento de recojo de información respectivo

2007 10% 30% 40% 70%

Objetivo Estratégico: Organizaciones vinculadas con la actividad turística fortalecidas y consolidadas

Reporte del Sistema de Información: Nivel Evaluación con información de línea de base


NIVEL EVALUACIÓN: LINEA DE BASE Sistema de Información EVALUACIÓNRESULTADO DE

IMPACTO

Fórmula de Cálculo del Resultado de Impacto a partir de la vinculación de

varios indicadoresAÑO 0 Línea Base

2008 2009 2010

.

VALOR DE LOS INDICADORES QUE MIDEN EL RESULTADO DE IMPACTO

Fórmula de cálculo de cada

indicadorAño 0 Línea Base 2008 2009 2010

OBJETIVO ESTRATÉGICO.............................................................................

Reporte Modelo A


Reporte de Modelo B (Línea de Base)INDICADOR: señalar el enunciado del indicador

Metodología•Nivel de reporte: Área u oficina donde se deben enviar los informes de línea de base respecto alindicador señalado.

•Fuente: Señalar la fuente de información (primara o secundaria) en donde fue aplicado determinadoinstrumento.

•Base: Señalar el tamaño muestral relacionado al indicador, es decir el número total de instrumentosaplicados y que han sido considerados válidos.

•Preguntas que respondieron las fuentes de Información:Señalar el nombre del instrumento, el número y la pregunta correspondiente al indicador.

•Cálculo del indicador: Presentar el significado o definición que explica las características específicas delindicador.

•Información Adicional: Preguntas adicionales relacionadas directamente al indicador que cuentan coninformación procesada.

VALOR DE LA LÍNEA DE BASE DEL INDICADOR:

INTERPRETACIÓN DE LOS HALLAZGOS:………………………….

Operadores que realizan algún Tipo de Control Financiero en sus actividades turísticas

SI NO26.9% 73.1%


Emisión de Informes del Nivel de Evaluación

Modelo de Informe de Evaluación (semestral o anual)

Informe de EvaluaciónÁrea de la Unidad: (Número o código) Nombre de la Unidad:

Objetivo: (Número o código) Nombre del objetivo:

Componente:

Área Responsable:

Resultados alcanzados(Indicar el nivel de logro de cada uno de los resultados alcanzados para el componente y/uobjetivo referido. Asimismo, se debe presentar la interpretación de los datos, haciendo ladiferencia entre lo programa y lo ejecutado).

Detalle logros cualitativos(Señalar el detalle cualitativo de los resultados alcanzados, de manera complementaria a lainformación cuantitativa presentada).

Problemas presentados y Causas(Señalar los problemas que se evidenciaron en la etapa evaluada y a qué factores sedebieron).

Medidas correctivas(Indicar las medidas correctivas sugeridas y las implementadas parasuperar los problemas presentados, poniendo énfasis en la capacidad delos agentes de resolver las dificultades).


Emisión de Reportes del Nivel de Monitoreo

Reporte de MonitoreoÁrea: (Número o código) Nombre del área:

Actividad: (Número o código) Nombre de la actividad:

CalendarioFecha de Inicio estimada: dd/mm/aaDuración Estimada: dd/mm/aa

Responsable:

Descripción de las Actividades y Tareas(Indicar en que constó la actividad y las respectivas tareas que se ejecutaron en el periodo relacionándolas con lasmetas, plazos y recursos destinados para cada una de ellas).

Avance o Cumplimiento de Metas en relación al Plan Operativo Anual (POA)(Señalar en términos cuantitativos el logro o avance de las metas correspondientes de acuerdo al POA).

Observaciones/Dificultades encontradas(Señalar las dificultades encontradas o situaciones imprevistas indicando en qué manera afectaron a lasactividades planificadas del período y qué cambios podrían originar en el siguiente).

Acciones planificadas para el siguiente periodo.(Indicar las acciones correspondientes al siguiente período teniendo enconsideración el POA. En caso de posibles modificaciones estasdeberán ser fundamentadas).

Modelo de Reporte de Monitoreo (mensual o trimestral)


55

GESTION DEL SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN

Actores y Roles

DEFINICION DE LOS ACTORES Y ROLES PARA LA GESTION DEL

SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN


OBJETIVOS• Explicitar qué actores participan,

actualmente, en acciones de seguimiento y/o evaluación de los proyectos.

• Identificar los roles de estos actores.

• Establecer las actividades que ejecutan de acuerdo a los roles definidos.


Se señalan a los actores y sus roles de acuerdo a cuatro funciones básicas: recolección, procesamiento, análisis y reporte.

Se identifican las acciones principales que deberán desarrollar para la gestión del sistema de monitoreo y evaluación de acuerdo al rol definido.

Se identifican el nivel de decisión que tiene en la gestión del sistema.

Sobre la Matriz de Actores y Roles:


METODO DE CONSTRUCCIÓN DE LA MATRIZ DE ACTORES y ROLES

Para construir la matriz se propone el siguiente esquema:

ACTORES ROLES EN EL SISTEMA DE MONITOREO Y EVALAUCION

ACCIONES A EJECUTAR EN LA GESTION

DEL SISTEMA

FRECUENCIA NIVEL DE DECISION

(ALTO,MEDIO,BAJO)

Nombre de profesionales, técnicos o áreas involucradas en la gestión del sistema de monitoreo y evaluación

Recolec-ción

Procesa-miento

Análi-sis

Repor-tes

Listar las principales acciones de acuerdo al rol o funciones que desempeña cada actor

Cantidad de veces o el período de tiempo en el que deberá realizar las acciones que le competen a cada actor

Capacidad que tiene cada actor para tomar decisiones en relación al funcionamiento del sistema

Funciones que desempeña cada actor


Los ActoresSe debe identificar como actor a cada uno de losgrupos que intervienen, siempre y cuando tenganinjerencia actual o potencial en el seguimiento yevaluación.

Los Roles y las Acciones a ejecutarUna vez identificado los actores involucrado en lagestión del sistema deberán señalar el rol que lecompete a cada uno. Estos roles deberán estarreferidos a la recolección, procesamiento, análisis oreportes de información del sistema de monitoreo yevaluación. Asimismo, se deberán precisar lasprincipales acciones que deben llevar a cabo paracumplir con el rol establecido dentro del sistema.


Nivel de DecisiónEs posible que no todos los actores tengan la misma injerencia enla toma de decisiones referida a la gestión del sistema demonitoreo y evaluación; ya sea por el poder o influencia quedetentan o por los recursos que manejen.

Es por ello que se necesita identificar el nivel o la jerarquía quetienen los actores en la toma de decisiones dentro del sistema.Esta jerarquización puede realizarse identificando el nivel dedecisión a través de una escala de corto rango: 1 a 3 donde:

1 = BAJO

2 = MEDIO

3 = ALTO

Finalmente se debe JUSTIFICAR brevemente el puntaje asignado acada actor.


Institucionalización de la Gestión del Sistema de Monitoreo y Evaluación

Una vez construida de manera participativa la matriz de Actores yRoles para la gestión del sistema de monitoreo y evaluación, serecomienda diseñar un plan de acción, en el cual se establece laplanificación de las actividades que se deberán llevar a cabo paraimplementar el sistema.

Actividades y Tareas

Periodo de Ejecución Recursos Requeridos

Responsable Observaciones

Fecha de Inicio

Fecha de Término

“diseÑo de indicadores para el monitoreo y evaluaciÓn de la gestiÓn publica"

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