Néstor Gabriel Zamudio Bermùdez | 

Descripción brevePor la cual se establece la funcionalidad y la implementación de las tablas de retención documental para aumentar la eficacia y productividad de la gestión

administrativa en Otrans Help Logistic S. A. S.

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Otrans Help Logistic S. A. S.

COMITÉ DE ARCHIVO

Secretario GeneralNelson Poveda Cárdenas

Asesor de planeación y/o informaciónIngrid Baquero

Asesor JurídicoClaudia Duque

Responsable del área de archivoIsabel Castellanos

Bogotá, 24 de enero de 2012

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Tabla de contenidoIntroducción 1

Tabla de retención documental (T. R. D.) 3

Proceso de elaboración de las tablas de retención documental 5

Codificación 6

Codificación Estructural de Otrans Help Logistic 6

Cuadro de Clasificación Documental 7

Cuadro de Valorización Documental 12

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IntroducciónLa necesidad de mejorar las labores administrativas y operativas en Otrans Help Logistic S. A. S., estableció el requerimiento de emprender acciones que encaminen a elaborar y presentar las tablas de retención documental, situación que ha ocasionado innumerables dificultades, debido al poco conocimiento que se tiene sobre dicha temática.

Consiente de esta necesidad, el comité de archivo de la empresa, preparo el presente documento, como parte de la organización del archivo de la misma, como una herramienta que describe paso a paso cada una de las actividades que se elaboraron al interior de esta entidad, explicando de forma sencilla, con un lenguaje claro y a partir de ilustraciones, la metodología que se usara a partir de la fecha, para garantizar la conservación de los documentos gestionados por las dependencia y que se adapta a las políticas establecidas por el órgano rector de la gestión archivística en el país.

Este documento, pretende convertirse en una fuente de consulta para todos los funcionarios en el momento que regulen el almacenaje de los documentos que dentro de sus dependencias gestionen.*

* Este texto ha sido preparado por Néstor Gabriel Zamudio Bermùdez, Director Archivístico mediante el contrato de prestación de servicios celebrado en la entidad.

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Tabla de retención documental (T. R. D.)La tabla de retención documental, es el listado de series y subseries con sus, correspondientes tipos documentales, a las cueles se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo de gestión y en el archivo central y se establece su disposición final, bien sea con el propósito de conservarlas totalmente, seleccionarlas o eliminarlas.

A continuación se presenta un formato de tabla de retención documental, el cual ha sido descargado desde la página del Archivo General de la Nación (Ver Anexo 1).

Archivo General de la NaciónFORMATO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Entidad Productora: ____________________________________ Hoja ___ de ___

Oficina Productora: ____________________________________

CódigoSERIES

y tipos documentales

Retención Disposición finalProcedimientosArchivo

GestiónArchivo Central

CT E M S

Convenciones:CT – Conservación Total Firma del Responsable: ______________________________________

E – Eliminación Jefe de Archivo

M - Microfilmación

S – Selección Fecha: _______________________

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Proceso de elaboración de las tablas de retención documental

La elaboración de las tablas de retención documental, se siguió basándose en los pasos que a continuación se relacionan.

1. Compilación de la información empresarial de Otrans Help Logistic S. A. S.Para la recopilación de esta información se hizo referente en la información contenida en los documentos administrativos de la Empresa, para tal motivo se realizó el estudio específico de cada uno de los documentos que se relacionan a continuación.

Actos administrativos sobre la creación y funciones de las dependencias que conforman como tal a la entidad.

Normas vigentes a la fecha que inciden en la producción, trámite y conservación de los documentos.

Manuales de funciones de las dependencias. Manuales de Procedimientos (Pendientes por actualizar) Organigrama que refleja la estructura actual de cada una de las

dependencias y que están en plena concordancia con los actos administrativos que fijen la organización de la Entidad (Pendiente por analizar al detalle)

Resoluciones y actas que permitieron la creación, composición y funciones de los comités de la Entidad.

2. Entrevista con los jefes de dependencia.La entrevista consistió en aplicar a cada uno de los jefes de dependencias y titulares de los cargos, el formato de Encuesta de Estudio de Unidad Documental” (Ver Anexo 2).

Este formato consta de dos partes: La primera, va hasta la pregunta 8, e identifica los principales aspectos de la oficina y solo se diligencio una hoja por cada dependencia constituida en la empresa. La segunda parte, se diligencio una por cada unidad documental producida, tramitada o conservada en cumplimiento de las funciones propias de las dependencias encuestadas.

3. Análisis e interpretación de la información recolectada.Una vez compilada toda la información, se procedió a:

Establecer la codificación de la estructura orgánica, teniendo en cuenta los niveles de dependencia jerárquica y la asignación de un código a las dependencias y grupos de trabajo que están debidamente creadas mediante acto administrativo.

Elaborar el cuadro de Clasificación Documental, en el que se definió para todas las dependencias, de acuerdo con el análisis de la información recolectada, y las funciones específicas, las SERIES y SUBSERIES documentales.

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Adelantar la Valorización documental, teniendo en cuenta las respuestas obtenidas de los ítems 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13 y 14 de la Encuesta de Estudio Unidad Documental (parte II) y el análisis de la legislación vigente que aplica al cumplimiento de las funciones específicas de la Entidad y dependencias Administrativas de la misma.

CodificaciónLa codificación que se presenta a continuación se plantea ante el comité de archivo de Otrans Help Logistic S. A. S. y fue estudiada por parte del mismo para su aprobación e implementación en la empresa.

Codificación Estructural de Otrans Help Logistic

Junta Directiva0100

Presidencia2000

Gerencia Administrativa y

Financiera2100

Contaduria2110

Tesoreria2111

Asistencia Contable2112

Coodinacion Administrativa

2120

Asistencia Administrativa y de

Archivo2121

Secretariado y recepcion

2122

Mensajeria2123

Servicios Generales2124

Coordinacion de Proyectos

2130

Gerencia Comercial y Operativa

2200

Asesoria Comercial2210

Jefatura de Seguridad y Operaciones

2220

Administracion de Oficina Cartagena

2221

Administracion de Oficina

Buenaventura2222

Administracion Oficina Barranquilla

2223

Despachos2224

Treafico2225

Jefatura de Patio2240

Comite de Archivo1000

Revisor Fiscal3000

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Cuadro de Clasificación DocumentalA continuación se presenta el cuadro en donde según la Encuesta realizada a la totalidad de funcionarios, se clasifica según la procedencia y las dependencias que gestionan los procesos, toda la documentación que se maneja en la Empresa.

Cód.

Dependencia Código Serie Subseries

0100

Junta Directiva 100.01100.01.01

ActasDe junta Directiva

2000

Presidencia

2100

Gerencia Administrativa y Financiera

2110

Contaduría 2110.01

2110.02

2110.032110.03.012110.03,02

Estados FinancierosCertificaciones contablesRenta anual

ReciboSoporte

2111

Tesorería 2111.01

2111.01.012111.01.022111.02

2111.02.012111.02.022111.03

2111.03.012111.03.022111.04

2111.04.012111.04.02

Documentos Bancarios

Comprobantes de egreso

Recibos de caja

Notas contables

Cartas bancariasCertificaciones Bancarias

Comprobante de egresoSoportes

Recibo de cajaConsignación

CausaciónSoportes

2112

Asistencia Contable 2112.01

2112.01.012112.01.022112.02

Cuentas por pagar

Impuestos

CausaciónSoportes

CausaciónFormulario

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7

2112.02.012112.02.022112.03

2112.03.012112.03.022112.04

2112.04.012112.04.022112.04.032112.05

2112.05.012112.05.022112.062112.06.012112.06.022112.06.03

Causaciones de nómina

Conciliaciones bancarias

Cámaras de comercio

Provisión ICA

Nota contable de nominaSoportes

Conciliación BancariaExtracto bancarioExtracto de libro contable

FormulariosRecibo de pago

CausaciónFormularioSoportes

2120

Coordinación Administrativa 2120.012120.01.022120.01.032120.01.042120.01.052120.01.062120.01.072120.01.082120.01.092120.01.102120.01.11

2120.01.12

Hojas de vida Fotocopia de cedula

CertificacionesFotocopia de libreta militarFotocopia de DiplomaPruebas psicotécnicasPruebas de conocimientoInforme de entrevistaRegistro de inducciónExamen medicoApertura de cuenta bancariaAutorización de consulta en información judicialConsulta de antecedentes judicialesConsulta de OFACConsulta de RUAFRegistro de huellasAcuerdo de confidencialidadContratoRegistro de visita

8

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2120.01.13

2120.01.142120.01.152120.01.162120.01.17

2120.01.182120.01.19

2120.01.202120.01.212120.02

2120.02.012120.02.022120.02.032120.02.042120.02.052120.02.062120.02.072120.02.082120.02.092120.02.102120.032120.04

2120.05

2120.05.012120.05.02

Contrataciones para independientes

ParafiscalesLiquidación nominaRetiro de personal

Salud Ocupacional

IndicadoresControl

domiciliariaIncapacidadesSolicitud de permiso

AprobaciónEntrevistaFotocopia de cedulaHoja de vidaCertificaciones laboralesCertificaciones personalesVisita domiciliariaContratoPropuestaPólizas

LiquidaciónDevolución de implementosActa de entrega

Programa de gestión de salud en el trabajoActas de apertura del comitéConvivenciaMatrizEvaluación de riesgos

De llaves

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9

2120.05.032120.06

2120.06.01

2120.06.02

2120.06.032120.06.042120.06.052120.07

2120.07.01

2121

Asistencia Administrativa y de Archivo

2121.012121.01.012121.01.022120.012120.01.222120.01.232120.01.242120.01.25

2120.01.262120.01.272120.01.282120.01.292120.02

2120.02.112120.02.122120.02.132120.02.1

Activos Fijos

Hojas de vida

Contrataciones para independientes

Proveedores

FacturaSoporte

Verificación de datosAsignación de carnetMemorandosAfiliación a caja de compensaciónAfiliación a EPSAfiliación a AFPAfiliación a ARLAfiliación a póliza fúnebre

CotizacionesAfiliación a EPSAfiliación a ARLAfiliación a AFP

Hoja de vidaAcuerdo con proveedoresEvaluación de proveedorVisita domiciliariaRegistro de visitaCopia de la cámara de comercioCopia de la cedula de ciudadaníaCopia del RUTSoporte de consulta en OFAC

10

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42121.022121.02.012121.02.022121.02.032121.02.042121.02.052121.02.06

2121.02.07

2121.02.082121.02.09

2121.02.10

2121.02.11

2121.03

Oficios

Soporte de consulta en ProcuraduríaSoporte de consulta del RUE

2122

Secretariado y recepción 2122.012122.01.012122.01.022122.01.03

2122,01.042122.01.05

ControlDe mensajería enviadaDe mensajería entranteDe ingreso y salida de visitantesDe inventario de papeleríaDe Documentación Radicada

2123

Mensajería

2124

Servicios Generales

2130

Coordinación de Proyectos

2200

Gerencia Comercial y Operativa

2210

Asesor Comercial 2210.012210.01.012210.02

Cotización

ControlA clientes

Visita de clientes | 

11

2210.02.012210.032210.03.012210.04

2210.052210.05.01

Hoja de Vida

Indicadores de GestiónOrden

De clientesMedidas de Satisfacción de Clientes

De Servicio

2220

Jefatura de Seguridad y Operaciones

2220.01

2220.01.01

2220.01.022220.01.03

2220.01.04

2220.01.05

2220.01.062220.01.07

2220.01.082220.01.092220.01.102220.01.11

2220.01.122220.01.13

2220.01.14

2220.02

2220.02.012220.02.02

Hojas de vida conductores

Control Interno

Formato de revisión de vehículosFotografías del conductorFormato hoja de vida del vehículoRegistro de huellas de conductorAutorización de validación de datosAcuerdo de compromisoCopia de cedula de ciudadaníaCopia de paseCopia de carnet de EPSCopia de carnet de ARPCopia de licencia de transitoCopia del SOATCopia del carnet de afiliaciónCopia del certificado de revisión tecno- mecánicaCopia del R

Manifiesto de cargaRemesaRemesas de clientesOrden de cargueDocumentación de puertoNotas de inspecciónComodatoRegistro de SalidaPlan de ruta

12

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2220.02.032220.02.042220.02.05

2220.02.062220.02.072220.02.082220.02.09

2221

Administración de Oficina Cartagena

2221.012221.01.012221.022221.042221.052221.06

Ordenes

RemesasManifiestosPlan de RutasComprobante de recibo de Planilla

De Carga

2222

Administración de Oficina Buenaventura

2222.012222.01.012222.022222.042222.052222.06

Ordenes

RemesasManifiestosPlan de RutasComprobante de recibo de Planilla

De Carga

2223

Administración de Oficina Barranquilla

2223.012223.01.012223.022223.042223.052223.06

Ordenes

RemesasManifiestosPlan de RutasComprobante de recibo de Planilla

De Carga

2224

Despachos 2224.012224.01.012224.022224.042224.052224.06

Ordenes

RemesasManifiestosPlan de RutasComprobante de recibo de Planilla

De Carga

2225

Trafico 2224.01

2224.022224.02.0

Estudio de SeguridadReporte

De Vehículos en Transito | 

13

12224.03

Control Interno

2240

Jefatura de Patio

Cuadro de Valorización DocumentalEste proceso de valorización documental permitió asignar el tiempo que se deben conservar las series y subseries documentales tanto en los Archivos de Gestión y Archivo Central, para así establecer, cuáles de ellas van a conservarse totalmente, a seleccionarse o a eliminarse.

Serie

Archivo

Gestión

Archivo

Central

Disposiciones finales

CT E M S

Actas 3 30 X XImpuestos 2 30 X XDocumentos Bancarios 2 20 X XCausaciones de nómina 2 20 X XConciliaciones bancarias 3 20 X XComprobantes de egreso 2 20 X XRecibos de caja 2 20 X XNotas contables 2 20 X XRenta anual 2 30 X XCámaras de comercio 2 20 X XProvisión ICA 2 20 X XHojas de vida 2 12 X XProveedores 2 12 X XOficios 2 20 X XParafiscales 2 30 X XLiquidación nomina 2 12 X XRetiro de personal 2 15 X XSalud Ocupacional 3 20 X XIndicadores 2 20 X XControl 1 7 XCotización 2 12 X XOrden 2 12 X XControl Interno 2 15 X X

Como consecuencia del estudio realizado, se han planteado los cuadros anteriores, en donde se reúne la información necesaria para diligenciar las Tablas de Retención Documental, aunque estas como tal se diligenciaran únicamente hasta el final del proceso Archivístico, pues puede producirse que durante el proceso se recopile información que no ha sido obtenida por ninguno de los medios anteriores, para que así se proceda a aplicarlas a partir de la fecha en que el proceso finalice como tal.

De igual forma, el presente documento está expuesto a cualquier tipo de replantación, modificación o mejora que el Comité de Archivo de Otrans Help Logistic S. A. S. considere necesario, en cualquier parte del proceso archivístico, teniendo en cuenta estudios posteriores que se realicen en la empresa. El presente documento se autoriza para la publicación entre los funcionario de la empresa, y empieza a regir a partir de los treinta días del mes de enero. Firman

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Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez.Director de Gestión Documental

Asesor de planeación y/o información

Ingrid Baquero

Secretario GeneralNelson Poveda Cárdenas

Asesor JurídicoClaudia Duque

Responsable del área de archivoIsabel Castellanos

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