DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL PLAN ADMINISTRATIVO

RICARDO CORREA

RICARDO LOPEZ

YILMER MORENO

DIOVER CASTRILLON

SANDRA PEREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO, DISEÑO E INSTALACIÓN DE CABLEADO ESTRUCTURADO

FEBRERO 3 DEL 2014

Contenido1. INTRODUCCIÓN...............................................................................................3

2. ¿QUE ES DOCUMENTAR?..............................................................................4

2.1. ¿Quién necesita documentarse?................................................................4

2.2. ¿Cuáles son las técnicas más empleadas para hallar datos?....................4

3. MAPA CONCEPTUAL.......................................................................................5

4. DOCUMENTACIÓN TECNICA..........................................................................6

4.1. Ficha inventario...........................................................................................6

4.2. Fichas técnicas para equipos activos..........................................................7

4.3. Formato orden de compra...........................................................................9

4.4. Formato dar de baja un equipo.................................................................10

4.5. Formato encuesta satisfacción al usuario.................................................11

4.6. Póliza de cumplimiento y garantía por reparación....................................12

4.7. Control de flujo y órdenes de trabajo........................................................14

4.8. Parámetros para registro de unidades......................................................15

4.9. Formato de plan de requerimientos de mantenimiento por unidad...........16

4.10. Calendario general del mantenimiento programado..............................17

4.11. Redactar las reglas para la creación de la biblioteca técnica................19

1. INTRODUCCIÓN

Para las diferentes actividades a realizar en una empresa es necesario

implementar la documentación requerida dependiendo del trabajo que se va a

ejecutar, al tener la documentación necesaria se obtendrá un beneficio tanto para

el cliente como para la empresa que está ejecutando el trabajo.

La documentación técnica juega un papel primordial, porque muestra el gran

compromiso, la estructura, la metodología y el desarrollo de la empresa hacia sus

clientes, hay que recordar que un cliente satisfecho es de gran importancia a la

hora de obtener ingresos ya que es una puerta que nos llevara hacia otros

clientes.

2. ¿QUE ES DOCUMENTAR?

La documentación es tener el registro de todo lo que hay en un lugar determinado

desde las personas hasta los equipos. La documentación consiste en hacer un

rastreo de qué ha sucedido, cómo ha sucedido y por qué ha sucedido pero sobre

todo con qué y cómo se dará solución a dicho problemas, La documentación es

una manera Sistemática de reflexionar, analizar y descubrir los Patrones que

favorecen o dificultan el cambio, es decir que nos ayudar a analizar cada una de

los factores que causan esta falla y como lo podremos solucionar de una manera

rápida y eficiente.

El buen diseño de la documentación favorece en gran parte a la empresa,

agilizando todo proceso de ejecución se obtendrá gran rendimiento y así poder

sobresalir de las demás empresas.

2.1. ¿Quién necesita documentarse?

Toda persona, equipo y maquinaria se deberá registrar y así poder obtener un

mayor conocimiento de todos los recursos que hay en una empresa ya sean que

estén o no disponibles.

2.2. ¿Cuáles son las técnicas más empleadas para hallar datos?

Consideramos que son el censo, la entrevista, la revisión de inventarios, y el

levantamiento físico.

3. MAPA CONCEPTUAL

4. DOCUMENTACIÓN TECNICA

4.1. Ficha inventario

FICHA INVENTARIO Inventario genera de equipo

FECHA: N°INSTITUTO: HORA:RESPONSABLE: TEL:Cód. Equipo Cantidad N° Ficha Tecnica Cod. PEM Fecha de compra Plan de mant.

OBERVACIONES:

EXPERTOS EN LO QUE HACEMOSTEL: 2541850

____________________ _______________________

Responsable Administrador

4.2. Fichas técnicas para equipos activos.

SOFTWARE

SISTEM OPERATIVO________________________________ VERSION____________________ LICENCIA__________________________________

HERRAMIENTAS OFIMATICAS__________________________ VERSION___________________ LICENCIA__________________________________

ANTIVIRUS_________________________VERSION___________________ LICENCIA__________________________________

COMPRESOR________________________VERSION___________________ LICENCIA__________________________________

ADOBE________________ VERSION _________________ LICENCIA _____________________

ADOBE________________ VERSION__________________ LICENCIA_____________________

QUEMADOR_____________VERSION_________________ LICENCIA_____________________

LENGUAJE P.____________ VERSION_________________ LICENCIA_____________________

OBSERVACIONES:

__________________________ ________________________________

FIRMA CLIENTE FIRMA ADMINISTRADOR

4.3. Formato orden de compra.

CONSECUTIVO PROVEEDOR:FECHA:COMPRADOR:DIRECCIÓN:EMPRESA:

ORDEN DE COMPRANºCORREO:CELULARTEL:FAX:

Proveedor:Identificación:Dirección:Teléfono :Contacto de ventas:

Tipo: NITCorreo:Celular:Tel:Fax:

CÓDIGO PRODUCTOS CANTIDAD SOLICITADA

UNIDAD PRECIO UNIDAD

IVA ?%

VALOR C/U

VALOR TOTAL

SUBTOTALIVA

VALOR TOTAL

FACTURA A NOMBRE DE

AUTORIZACION

JEFE DE LA EMPRESA JEFE DE COMPRAS

EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS TEL: 2541850

4.4. Formato dar de baja un equipo.

EMPRESA:CORREO:FECHA:FAX:DIRECCIÓN: TEL:RESPONSABLE:

Reporte nºMarca del

equipoDescripción de completa de la pieza

dada de baja o el equipo Completo

ModeloSerie

Motivo de baja

Como se detecto

Observaciones

Firma del responsable______________________________________

FIRMA DEL ADMINISTRADOR

EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS TEL: 2541850

4.5. Formato encuesta satisfacción al usuario.

ENCUESTA DE SATISFACCIÓNFAVOR DIGILENCIAR TODOS LOS CAMPOS

Datos Del Encuestado Fecha: Hora:Nombre: FAVOR SEÑALE CON UNA X el servicio en el que fue atendido: Mantt correctivo Compra De Un Equipo Mantt preventivo Compra De Una PiezaMantt predictivo ¿cual? __________________________El objetivo de esta encuesta es conocer su opinión y así poder mejorar nuestro servicio con el fin de ser la preferencia número uno de todos los clientes.4: Excelente. 2: Regular.3: Buena. 1: Malo.

FAVOR MARQUE CON UNA X EN CUANTO A LA ATENCIÓN RECIBIDADESCRIPCION 4 3 2 1

La Atención Recibida Al Ingresar A La Empresa:La Atención Brindada Por El Profesional Es:La Satisfacciones General Con Los servicios Recibidos Es:Las Instalaciones Físicas De COMPUSALAS Son:La Puntualidad En La Hora De Su Pedido Fue:La Ubicación Geográfica De COMPUSALAS Con Respecto A Su Lugar De Vivienda Es:Como Le Parecen Acerca De Los Costos, Precios, Diseños De Los Productos Y Servicios Que Ofrece COMPUSALAS

RECOMENDERIALOS SERVICIOS DE COMPUSALA A UN AMIGO O FAMILIAR: SI NO

Por favor escriba aquí sus SUGERENCIAS, estas serán tenidas en cuenta para mejorar nuestros servicios.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Muchas gracias por su valioso aporte

____________________________ _________________________ CLIENTE ADMINISTRADOR

EXPERTOS EN LO QUE

HACEMOSTEL: 2541850

4.6. Póliza de cumplimiento y garantía por reparación.

PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO Y GARANTÍA POR REPARACIÓN

FECHA: HORA: N°EMPRESA: TEL: NIT:DIRECCION: FAX: EMAIL:

Para una mejor atención y evitar incidentes tener en cuenta los siguientes parámetros a la hora de acudir a la póliza de garantía, es importante tanto para usted como cliente como para nosotros como empresa brindarle los mejores servicios:

POLIZA DE CUMPLIMIENTO: Nuestros productos tienen una garantía de 1 año lo cual indica que usted tiene derecho a:

Reemplazamiento de piezas por defectos de fábrica. Asistencia técnica por fallas de fábrica sin ningún costo.

La póliza de cumplimiento y garantía no será aplicada en situaciones como:

Virus informáticos, mal manejo de las piezas. Daños causados por altibajos de energía. Cortocircuito por malas instalaciones eléctricas. Manipulación interna de los equipos sin la autorización de la empresa. Derrame por fluidos.

Al momento de hacer efectivo la garantía debe tener en cuenta los siguientes requisitos:

Factura original sin alteración de fechas. Entrega de los empaques, CD, manuales originales. Presentar la póliza de cumplimiento y garantía de reparación.

EXPERTOS EN LO QUE

HACEMOS TEL: 2541850

DATOS DEL CLIENTE:

NOMBRE: DIRECCION:

C.C. EMAIL:

TELEFONO:

Recomendaciones:

Leer cuidadosamente los manuales en caso de alguna duda sobre el dispositivo.

Desconectar los dispositivos de los tomacorrientes durante descargas eléctricas, o apagones constantes.

Tener en cuenta el uso máximo de los componentes tales como impresoras, quemadores, monitores entre otros.

Tener conexiones a polo tierra No violar los sellos de seguridad durante la etapa de garantía. No manipular los diferentes formatos entregados por la empresa.

__________________________ __________________________

Firma cliente firma del administrador

4.7. Control de flujo y órdenes de trabajo.

ORDEN DE TRABAJOEMPRESA: FECHA:HORA:

TELEFONO:CORREO:LUGAR:

DATOS DEL EQUIPO

CODIGO: MARCA: ANTECEDENTES:

UBICACIÓN: DESCRIPCIÓN:

DESCRIPCION DEL PROBLEMA PROCESO A EJECUTAR

HERRAMIENTAS EMPLEADAS REPUESTOS UTILIZADOS

TIEMPO MUERTO COSTOS ADICIONALES

OBSERVACIONES:

FIRMA SOLICITANTE FIRMA RESPONSABLE

N°

EXPERTOS EN LO QUE

HACEMOSTEL: 2541850

4.8. Parámetros para registro de unidades.

PARAMETROS PARA REGISTRO DE UNIDADES.

Diferenciar qué es un componente que sea mantenible y qué es un repuesto.

La codificación debe de ser inteligente, práctica, y entendible por cualquierPersona.

No pueden existir dos códigos iguales.

Mantener la codificación lo más corta y simple posible.

REGISTRO DE UNIDADES

NOMBRE DE EMPRESA: _________________ FECHA: _______________

LUGAR A REGISTRAR: __________________ HORA: _______________

CODIGO COMPLETO

TIPO DE EQUIPO

NOMBRENUMERO

CORRELATIVO

____________________ ________________________ Firma del responsable Firma del administrador

N°

EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS TEL: 2541850

4.9. Formato de plan de requerimientos de mantenimiento por unidad.

PLAN DE REQURIMIENTO DE MANTENIMIENTO POR UNIDAD

Instituto: Fecha:Aprobado por el Director: Si No Aprobación CDE:Personal Encargado:

Infraestructura: Equipo:Computador: Pc Pórtatil: Impresora: Servidor:

Código equipo:Código PEM:Código recurso:

Mant. Preventivo: Mant. Correctivo Planificado: Mant. Correctivo Emergencia:

Fecha de instalación: Módelo: # Serie:Condición general:

Mant prev basado en

Mant prev basado Mant prev basado en

tiempos fijos cuentas fijas condiciones de operación

Mant prev basado en Mant prev hasta Mant innovativo

inspecciones que se deteriora planificado

Frecuencia: Tiempo muerto:Recurso disponible: Si No Costo del recurso:Costo total del mantenimiento:Observaciones:

N°

EXPERTOS EN LO QUE

HACEMOSTEL: 2541850

4.10. Calendario general del mantenimiento programado.

CALENDARIO GENERAL MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMADO

Equipo: Infraestructura:Instituto:Equipo: Cód. Equipo:Fecha instalación:

Año:

Actividades aEnero Feb Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept Oct Nov Dic

RealizarInventario recursos

Inventario repuestosMant Programados

Mant Prev Mant Prev BTFMant Prev BCFMant Prev BCOMant CorectivoControl cardex

Compra recursosCompra repuestos

Costos Mantt. Preventivo por año:

Costos Mantt. Correctivo por año:

Costo Mantt. por recursos

Costo Mantt total anual por Equipo:

N° De fallas por año:

CALENDARIO AUXILIAR

EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS

TEL: 2541850

ActividadesEnero Feb Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept Oct Nov Dic

Realizadas

Mant planificado

Mant. preventivo

Mant. Prev directo

Mant Prev Indirecto

Mant. Correctivo

4.11. Redactar las reglas para la creación de la biblioteca técnica

Para cada unidad registrada en el Sistema de Mantenimiento, se debe dehacer un esfuerzo por conseguir sus manuales técnicos.

Debe de existir un área segura y custodiada para la colocación de losmanuales.

Los manuales deben de seguir el mismo mecanismo de administraciones formales en biblioteca.

Cada vez que viene un equipo nuevo se deben de codificar los manuales eingresarlos a la biblioteca técnica.

Los manuales NO SON PROPIEDAD DE UNA PERSONA EN PARTICULAR, son propiedad del Instituto.

La información de los manuales debe de ser difundida y compartida ampliamente. NO SON RECOMENDABLES LOS SUPER TARZANES QUE SOLO ELLOS PUEDEN HACER LAS COSAS. El buen mantenimientoconsiste en que entre más personas puedan hacer los mantenimientos mejor.

No engavetar los manuales originales como tesoros técnicos. Que a la largase pierden sin que nadie los haya usado.

Ser cautelosos en no violar la propiedad intelectual duplicando manuales.

Acostumbrarse a consultar los manuales para brindar la mejor calidad en los trabajos de mantenimiento.

5. CONCLUSIONES.

- Al momento de redactar documentos técnicos, se debe tener muy en cuenta en no omitir ningún detalle, ya que un error corre por cuenta del personal encargado; es por esto que debemos de tener una muy buena base de conocimientos.

- Un sistema de mantenimiento preventivo programado ayuda a reducir los tiempos muertos, costos tanto mensuales como anuales con respecto a reparación, además de esto nos beneficia para un mejor proceso de ejecución.

- El tener la documentación técnica adecuada nos abre nuevas puertas de empleo y progreso ya que demostramos nuestro compromiso y empeño con nuestro trabajo y nuestros clientes.

- Un sistema de mantenimiento preventivo programado nos permite documentar todos los procedimientos realizados en un equipo y a planificar otros procedimientos orientados a la prevención de fallas.

- Al implantar un sistema de mantenimiento preventivo programado planificamos todo el presupuesto anual por equipo, en mantenimientos y repuestos.

- Al tener todo debidamente documentado facilitamos un diagnostico general de cada uno de los equipos.