DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

Distribución de oficinas

La distribución de oficinas requiere el agrupamiento de trabajadores, equipos y espacios para proporcionar comodidad, seguridad y movimiento de la información.

La distinción principal de las distribuciones de oficina es la importancia que se le da al flujo de información. Estas distribuciones están en flujo constante a medida que el cambio tecnológico altera la manera en que funcionan las oficinas.

Aunque el movimiento de la información es cada vez más electrónico, el análisis de la distribución de oficinas todavía requiere un enfoque basado en las tareas (la correspondencia impresa, los contratos, documentos legales, expedientes confidenciales de pacientes, copias físicas de texto, ilustraciones y diseños)

Estas siguen teniendo una gran importancia en muchas oficinas.

Los administradores examinan los patrones de comunicación electrónica y convencional, las necesidades de separación, y otras condiciones que afectan la efectividad de los empleados.

Una herramienta útil para este tipo de análisis es la gráfica de relaciones.

EJEMPLO Esta gráfica, preparada para una oficina de

diseñadores de producto, indica que el jefe de marketing debe estar:

Grafica de relación

El jefe de marketing debe estar: (1) Cerca del área de los diseñadores

Grafica de relación

(2) Menos cerca de las áreas secretarial y de archivo central

Grafica de relación

(3) Lejos del centro de fotocopiado o el departamento de contabilidad.

EJEMPLOS Cuando Deloitte & Touche encontró que entre el 30% y el 40%

de sus escritorios estaban desocupados en un momento dado, la compañía desarrolló sus “programas de hospedaje”. Los consultores perdieron sus oficinas permanentes; cualquiera que planee estar en el edificio (en vez de estar fuera con los clientes) solicita una oficina a través de un “conserje”, quien cuelga el nombre del consultor en la puerta durante el día y llena el espacio con los materiales solicitados.

2. Cisco Systems redujo en un 37% sus costos por renta y servicios del sitio de trabajo y obtuvo beneficios por 2,400 millones de dólares al reducir el área, reconfigurar el espacio, crear oficinas móviles con todo sobre ruedas, y diseñar áreas de innovación del tipo “deshazte de todo”.

consideraciones universales sobre la distribución

¿Las oficinas deben ser privadas o cubículos abiertos?

¿Debe haber gabinetes bajos para estimular la comunicación informal o gabinetes altos para reducir el ruido y contribuir a la privacidad?

. ¿Todos los empleados deben usar la misma entrada, baños, casilleros y cafetería?

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