Distribusi Informasi dan Laporan Kemajuan

Secara periodik project manager melaksanakan tugas pemantuan dan evaluasi terhadap kegiatan yang dilaksanakanoleh unit pelaksana kegiatan.

Pemantauan adalah kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi sertamengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin sebagaidasar untuk melakukan tindakan-tindakan guna menjamin pencapaian tujuan. Selain itu  hasil pemantauan juga dapatdigunakan sebagai bahan penyesuaian rencana sesuai dengan kondisi dan keterbatasan di lapangan.

Sedangkan yang dimaksud dengan evaluasi adalah suatu usaha untuk mengukur dan memberikan nilai secara objektifatas pencapaian hasil-hasil pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Evaluasi selalu berupaya untukmempertanyakan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan dari suatu rencana yang sekaligus juga mengukur seobjektifmungkin hasil-hasil pelaksanaan dengan ukuran-ukuran yang dapat diterima pihak-pihak yang mendukung atau yangtidak mendukung suatu rencana.

Karena itulah masing-masing unit pelaksana memiliki kewajiban untuk membuat laporan periodik terkait dengankemajuan pelaksanaan kegiatan. Berikut kewajiban-kewajiban unit pelaksana terkait dengan pelaporan kemajuankegiatan adalah :

Project Management Unit 

Project Management Unit mengadakan pertemuan secara reguler dengan konsultan serta mendiskusikannya denganmereka masalah yang muncul dan menganalisa laporan mereka dan mengawasi kemajuan pekerjaan mereka sertamemberikan saran perbaikan kepada mereka.  Executing agency (Menterin Agama) dan Project Management Unitdibantu oleh PMSC dalam menyiapkan laporan kemajuan fisik proyek berdasarkan pelaksanaan proyek, laporantersebut adalah sebagai berikut:

1). Laporan 4 bulanan (action program)

Laporan ini dibuat oleh manajer proyek dalam jangka waktu 12 hari dari bulan yang bersangkutan, dan disahkan olehmenteri agama. Laporan ini akan digunakan sebagai data base departemen agama dalam membuat laporan kestakeholders, sebagai berikut:a. Menteri Keuangan c.q Direktorat Jenderal Anggaran  b. Kepala Bappenas c.q Deputi Sumber Daya Alam dan Deputi Pendanaan.

2). Laporan 6 bulananUIN Sunan Kalijaga akan mengeluarkan Laporan 6 bulanan (semi annually report) kepada IDB melalui menteri keuanganuntuk dianalisa dan didiskusikan dan mempertimbangkan efisiensi proyek untuk tahapan proyek yang selanjutnya untukmeningkatkan target yang akan dicapai.

3). Laporan tahunan

Laporan tahunan berisi kemajuan pekerjaan proyek seelama 1 tahun, laporan ini disaipakan oleh UIN Sunan Kalijagauntuk diserahkan kepada stakeholders dan IDB. Laporan ini paling lambat harus diserahkan enam bulan setelah tahunyang bersangkutan berakhir. laporan ini  berisi informasi sebagai berikut:

- Perencanaan Proyek dan Realisasi Pelaksanaan Proyek  - Dana yang digunakan berdasarkan tipe dari pengeluaran yang disyaratkan dalam sumber dana proyek (DIPA) - Perencanaan secara rinci untuk setiap komponen berdasarkan sumber dana proyek - Laporan pekerjaan kontraktor secara rinci berdasarkan sumber dana proyek - Laporan implementasi proyek dibandingkan dengan skedul 

4). Laporan akhir proyek

UIN Sunan Kalijaga akan membuat laporan penyelesaian proyek (project completion report (PCR)) setelah proyekselesai dan diserahkan kepada: - a. IDB          - b. Bappenas        - c. Menteri Keuangan      - d. Menteri Perumahan Rakyat     

Laporan akhir proyek harus memuat hal-hal sebagai berikut:

Portal Proyek Pengembangan IAIN Sunan Kalijaga

http://www.uin-suka.info/projectportal Powered by Joomla! Generated: 29 April, 2010, 16:13

- a. Sejarah proyek        - b. Penjabaran umum atas wilayah konsentrasi proyek  - c. Kebijakan yang digunakan      - d. Mekanisme program      - e. Dampak dari proyek      - f. Biaya Proyek        - g. Perencanaan Keuangan      - h. Pengadaan dan daftar dari pelaksanaan proyek  - i. Kebijakan ekonomi      - j. Kesimpulan       

PMSC  - Laporan Perencanaan Pekerjaan Tahunan;    

- Laporan Anggaran dan Pengeluaran Proyek;      

- Laporan Proses Pengadaan      

- Laporan Mingguan Kemajuan Pekerjaan Konstruksi  

- Laporan Bulanan Kemajuan Pekerjaan Konstruksi   

- Laporan 4 bulanan        

- Laporan 6 bulanan        

- Laporan tahunan        

- Laporan Akhir Penyelesaian Proyek      

EQC - Laporan Empat Bulanan      

- Laporan Keuangan Empat Bulanan      

- Laporan Penyelesaian      

Kontraktor Pekerjaan Sipil

Kontraktor Pekerjaan Sipil mengadakan pertemuan secara rutin dengan Project Management Unit, Detailed DesignEngineering Consultant, Project Management dan Supervision Consultant dan Auditing Consultant untuk mendiskusikanmasalah yang ditemukan di dalam pekerjaan proyek dan menerima masukan dari mereka untuk meningkatkan pekerjaankonstruksi. Kontraktor Pekerjaan Sipil mengeluarkan laporan kegiatan sebagai berikut:

1). Laporan Persiapan Proyek

Kontraktor Pekerjaan Sipil menyiapkan suatu owner estimate dan rencana anggaran kontraktor berdasarkan formC.1239 yang disiapkan oleh Detailed Engineering Design Consultant, dan juga menyiapkan skedul pelaksanaanpekerjaan, structure of work execution/project organization, execution program / execution procedure,  work instructionprocedure dan peralatan serta mobilisasi personil.

2). Laporan Pelaksanaan Proyek

Kontraktor Pekerjaan Sipil menyiapkan laporan harian, mingguan dan bulanan, shop drawing, addendum dan perhitungan rincian atas addendum, dan monthly certificate (penyelesaian pekerjaan bulanan)

3). Tahap Penyelesaian Pekerjaan     

Kontraktor Pekerjaan Sipil menyerahkan sertifikat serah terima certificate of hand over, as-built drawing dan skedulpemeliharaan berdasarkan klaim dari pemilik proyek, IDB, PMU, PMSC, EQC,  dan Konsultan Auditing.

Auditing 

Portal Proyek Pengembangan IAIN Sunan Kalijaga

http://www.uin-suka.info/projectportal Powered by Joomla! Generated: 29 April, 2010, 16:13

- Preliminary Report  (laporan pendahuluan) adalah laporan mengenai survey pendahuluan atas seluruh kegitan proyek,tugas dan tanggung jawab dari masing-masing komponen proyek beserta kelemahan atau resiko yang mungkin munculdari penugasan tersebut

- Monthly Repot adalah laporan bulanan yang menjelaskan progress proyek selama satu bulan, kelemahan yang terjadipada bulan tersebut beserta rekomendasi dari konsultan audit

- Quarterly adalah laporan tiga bulanan yang menjelaskan progress proyek selama tiga bulan, kelemahan yang terjadiselama 3 bulan tersebut beserta rekomendasi dari konsultan audit beserta tindak lanjut yang telah dilakukan olehkomponen proyek selama 3 bulan tersebut

- Semi-Annually adalah laporan enam bulanan yang menjelaskan progress proyek selama enam bulan, kelemahan yangterjadi selama 6 bulan tersebut beserta rekomendasi dari konsultan audit beserta tindak lanjut yang telah dilakukan olehkomponen proyek selama 6 bulan tersebut

- Annually Auditing Progress Report adalah laporan auditor atas pertanggung jawabab keuangan proyek yang dikelolaoleh Project Management Unit selama satu tahun beserta opini atas laporan keuangan proyek tersebut, laporanprogress tahunan ini juga disertasi management letter yang berisi temuan, rekomendasi dan tindak lanjut yang telahterjadi selama tahun 2006.

- Documentation of Repot berisi kertas kerja audit yang telah dilakukan untuk mendukung laporan yang telahdikeluarkan oleh auditor

 

Portal Proyek Pengembangan IAIN Sunan Kalijaga

http://www.uin-suka.info/projectportal Powered by Joomla! Generated: 29 April, 2010, 16:13