DKMyBWS Courier & ParcelManualVersion 1 – 30.09.2020

Together we create solutions

Med næsten et halvt århundredes erfaring i transport-branchen ved vi hos Blue Water, hvad der skaber værdi for vores kunder. Derfor har vi etableret et nyt og innovativt bookingsystem, der lader vores kunder koncentrere sig om deres kerneopgaver, mens vi sørger for forsendelserne.

Vi ved, at tid er en væsentlig faktor for vores kunder. Derfor har vi med MyBWS valgt at fokusere på effektivi-tet. Systemet samler alt i én arbejdsgang. Efter en hurtig opsætning kan systemet beregne priser og leverings-tider, og I kan også printe labels direkte. Denne manuel giver dig en fuld introduktion til MyBWS og systemets mange muligheder, så du får mere tid til de opgaver, der er vigtige for jeres virksomhed.

Selvom vi har forbedret vores bookingsystem og gjort det mere intelligent, vil vi minde vores kunder om, at vi stadig sidder bag skærmen klar til at hjælpe. Du kan som altid ringe til os, hvis du har spørgsmål, for vi holder fortsat af den tætte kundekontakt. Vi glæder os til at byde dig vel-kommen i vores nye bookingunivers.

| Login................................................................. 1| Booking forside ............................................2| Freight Calculator ........................................3| Prisvisning i Freight Calculator .................4| Make Booking – del 1 .................................5| Make Booking – del 2 ................................6| Booking details, booking line details ..... 7| Upload documents ......................................8| Price and booking options ........................9| Upload booking ......................................... 10| End of day manifest, summary ................ 11| Booking templates .................................... 12| Address book ..............................................13| Profile .............................................................14

Palle KamstrupDirector - Sea & Air

MyBWS bookingsystem — skræddersyet til dine behov Indhold

Login1 Login1

a

b

c

Login1

Username Indtast dit brugernavn. Det er muligt at oprette flere brugere pr. kunde

Password Indtast dit password. Du modtager et password ved oprettelse, som du kan skifte til dig eget. Dit password skal opdateres hver sjette måned

Forgot password? Hvis du har glemt dit password, kan vi sende et nyt til din e-mail

a

b

c

Booking forside2

ab

c d e f g h i j

k l

m

Booking forside2 Hvordan kan MyBWS forbedre vores kunders hverdag? MyBWS er en fuldt integreret bookingplatform til kurer- og pakkeforsendelser.

Platformen har bl.a. følgende features:• Online beregner til priser og leveringstider på alle

Blue Water kurer- og pakkeservices• Dashboard, som giver dig overblik over alle dine

forsendelser, tracking-status, økonomi, online arkiv for fakturaer, pakkelister og lignende

• Mulighed for at skræddersy dashboardet efter dine personlige præferencer

• Bulk upload af forsendelser• Direkte labeludskrift• Advisering til slutkunde• Live leveringstider• Booking af EXW-forsendelser• Hurtig implementering

Valg af kunde Vælg de enheder du vil booke i

Default tjekboks Sætter du kryds i denne boks, vælger du pågældende kundenummer som standard ved næste login

Calculator Tilgå beregner

Make booking Foretag en booking

Upload bookings Upload flere bookinger på én gang (bulk)

Bookings Få overblik og alle bookinger og lav et manifest på udvalgte sendinger

Booking templates Se, rediger og slet templates

Address book Upload og download adressebøger

Profile Tilpas dine egne brugerindstillinger

Help Tilgå Blue Waters brugermanualer

Calculator Tilgå beregner

Book Foretag en booking

Learn more Bliv klogere på forsikring af dine forsendelser

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

m

Følg med i nyheder fra Blue Water. Vi holder dig opdat-eret på, hvad der rører sig indenfor transport- og logis-tikbranchen.

Et godt tip

Freight Calculator3

a b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

m

Freight Calculator3 Beregn din prisMed MyBWS Freight Calculator får du ikke kun beregnet en pris, men du får også mulighed for at sammenligne services på leveringstiden. Sammen med prisen oplyser vi om de gebyrer, der kan være forbundet til den pågæl-dende forsendelsesløsning. Det giver dig mulighed for at udarbejde f.eks. interne tilbud i projektsammenhænge eller lignende.

Indtast vægt og dimensioner for at få angivet den helt korrekte pris og leveringstid.

Shipment details Beregn pris og transittid

Contacts Find kontaktoplysninger på din Blue Water kontaktperson

Ready date Indtast hvornår godset skal afsted

Origin Indtast bogstavskode/land hvorfra godset skal sendes

Origin Zip/UN-code Indtast postnummer/by hvorfra godset skal sendes

Destination Indtast bogstavskode/land hvortil godset skal sendes

Destination Zip/UN-code

Indtast postnummer/by hvortil godset skal sendes

Caculate Beregn forsendelsens dimensioner. Du kan bade indtaste enheder og totaler

Number of units in shipment

Benyt denne hvis du bruger totaler i vægt/mål/cbm

Result currency Vælg hvilken valuta resultatet skal vises i

Cargo Insurance Tilvælg om du ønsker dit gods forsikret

Surcharges Angiv hvis dit gods kræver særlig opmærksomhed

Calculate Få et overblik over dine muligheder

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

mEt godt tip

Prisvisning i Freight Calculator4

a

b c d e

Prisvisning i Freight Calculator4

Details/Book Tryk for at få vist udregning af pris, mulighed for at printe tilbuddet og booke sendingen. Booker du sendingen herfra, overføres indtastede information automatisk til bookingbilledet, hvorfra du kan færdiggøre bookingen

Transport Mode Se hvilken type Blue Water service, tilbuddet er baseret på

Incoterm Se hvilken Incoterm, tilbuddet er baseret på

Est. Transit Time Her fremgår den estimerede ankomstdato

Est. Total Her fremgår prisen for transporten. Hvis forsendelsen forudsætter gebyrer, inkluderes dette i den viste pris

a

b

c

d

e

5 Make booking – del 1

a

b

c

d

e

f

Make booking – del 15

Transport modes Her vises tilgængelige servicemuligheder for Courier, som også dækker Blue Parcel produktet

Direction Vælg om forsendelsen er Import / Export. Domestic forsendelser bookes under Export

Incoterm Vælg mellem tilgængelig Incoterms. Sætter du flueben ved Default, gemmes dit valg til næste gang. Du kan altid ændre Default-indstillingen

Ready Angiv hvornår (dato og tidspunkt) godset er klar. Sætter du flueben ved Default, gemmes dit valg til næste gang. Du kan altid ændre Default-indstillingen

Close Angiv hvornår (tidspunkt) godset senest skal afhentes. Sætter du flueben ved Default, gemmes dit valg til næste gang. Du kan altid ændre Default-indstillingen

Template Benyt en template til at booke forsendelsen

a

b

c

d

e

f

Gør hverdagen nemmere Via MyBWS har du mulighed for at benytte templates, så du kun skal udfylde få felter, når du foretager nye bookinger. Vælg f.eks:

Ready: Her kan du indsætte et fast klartidspunkt for at sikre, at godset kommer afsted samme dag.

Skabelon: Har du faste leverancer til samme modtager, kan du lave en skabelon. Herfra er det kun vægt og mål, som skal rettes fra booking til booking.

Make booking – del 26

a

o

b

b

c

c

d

d

e k

ke

f l

lf

g m

mg

h n

nh

i

i

j

j

Make booking – del 26

a

k

b

l

c

m

d

n

e

o

f

g

h

i

j

Shipper / Pickup Under denne fane angives shipper / pickup / afsender. Skriv kun pickup, hvis denne adskiller sig fra shipper

Different address Notér her hvis pickup adskiller sig fra shipper. Når du sætter flueben, får du mulighed for at angive nærmere information

Keep in address book Gem adressen til din adressebog

Select address from address book

Søg i adresser gemt i din adressebog

Company Angiv firmanavn

Address line 1 Firmaadresse, der kommer til at stå på fragtbrevet første linje

Address line 2 Firmaadresse, der kommer til at stå på fragtbrevet anden linje

Country Indsat navnet/tocifret bogstavkode

Zip Indtast postnummer eller by. Indtaster du by, leverer systemet selv postnummer

City Indtast postnummer eller by. Indtaster du postnummer, leverer systemet selv by

Attention Angiv navnet på den person, som er tilknyttet forsendelsens att. 

Email Indtast afsenders mailadresse

Phone / Fax Angiv telefonnummer inkl. landekode samt evt. fax

Key Angiv egen adressereference

Consignee / Delivery Angiv consignee

7 Booking details, booking line details

a b c

d

e

f

g

h

i

j k l m n o p q r s t u

v

?????

Booking details, booking line details7

a

k

b

l

c

m

d

n

e

o

p

q

r

s

t

f

g

h

i

j

Booking details Her udfyldes detaljer om bookingen

Default Når du sætter flueben, gemmes de indtastede informationer til næste gang, du logger ind og booker

Select booking de-tails from template

Her kan brugeren vælge en template

Select a previous description

Vælg en tidligere beskrivelse fra dropdown-menuen

Description of cargo content

Beskriv godset

Comments for the operator

Angiv hvis du har en særlig besked vedr. godset

Enter references separated by commas

Indskriv reference. Denne vil fremgå af fakturaen

Possible options Tilvælg ekstra services

Booking line details Indtast godsets detaljer

Number Antallet af colli

Type Denne funktion kan tilpasses under Edit Customer

N-S Kryds af hvis din forsendelser ikke er stabelbar

Length Længde i centimeter

Width Bredde i centimeter

Height Højde i centimer

CBM (man) Indtast CBM manuelt

CBM (aut) Beregnes automatisk baseret på de indtastede mål

Weight Vægt i kilo

Currency Udfyld valuta ved evt. forsikring samt forsendelser udenfor EU

Commercial value Indtast vareværdien ved evt. forsikring samt forsendelser uden-for EU

8 Upload documents

a

b

Upload documents8

Upload files Upload din fil

Document type Vælg hvilken type dokument du vil uploade fra eget drev

a

b

9 Price and booking options

a

b c d

e

f g

h i j k

l

Price and booking options9

Save as template Navngiv din booking, så du kan gemme den som template

Save template Vil du gemme din booking som template, skal du først navngive den

Save draft Gem din booking som udkast. Udkastet kan åbnes og færdiggøres fra Bookings på et senere tid-spunkt

Booking Options Når du har indtastet alle detaljer om godset, får du vist pris og bookingmuligheder

Price and booking options

Få et overblik over tilgængelige løsninger og priser

Prisudregning Se hvordan prisen er udregnet

Book Book din sending hos Blue Water

Service Se hvilke services, der er mulige på den enkelte booking

Est. Transit Time Her fremgår den estimerede ankomstdato

Book Before Deadline for den pågældende booking

Est. Total Her fremgår prisen for transporten

Expand all rows Ønsker du at få udspecificeret dine priser, kan du sætte flueben for at få detaljer om serviceniveauer

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

Blue Solution - den skræddersyede løsning til dig Hvis din forsendelse ikke matcher et af vores forslag, kan du booke via Blue Solution. Når du vælger dette produkt, kontakter vores kundeservice dig for at finde en tilpasset løsning til netop din forsendelse. Gennem platformen kan du printe labelen med det samme, og du får mulighed for at informere slutmodtageren med e-mail indeholdende tracking-detaljer. Dermed kan alle manu-elle processer klares via MyBWS, og du sparer tid, mens vi sørger for fragten.

10 Upload booking

a

b c

Upload booking10

Upload bookings Upload bulk-forsendelser på én gang

Download template Download en template, der giver dig mulighed for at indtaste detaljer på forsendelserne

Upload template Upload dine forsendelser og få vist en liste og dine bookinger med referencer. Oplever du, at din booking ikke kan gennemføres, f.eks. fordi der mangler detaljer om forsendelsen, gem-mes den som Draft, og du kan tilgå den via Bookings

a

b

c

11 End of day manifest, summary

a

b c

d e

f

g h i

End of day manifest, summary11

Filter options Filtrer bookinger på Properties (f.eks. DG, Lithium)

Dropdown Vælg hvilke Properties, du ønsker at filtrerere efter

Filter Aktivér filtreret på oversigten over Bookings

Bookings Få overblik over alle dine bookinger

Showing Vælg hvor mange bookinger, der skal vises ad gangen

Options Tilpas dit overblik. Flyt rundt på bjælkerne og højreklik for at få flere muligheder. Du kan bl.a. tilføje:

» AWB » Booking date » Colli » Created by » Price

Export booking list Eksporter en eller flere bookings til Excel med den opsætning, der er valgt

Download selected labels

Udskriv en eller flere labels ved at markere dem til venstre

Reset default layout Vil du nulstille overblikket og starte forfra, kan du trykke her

a

b

c

d

e

f

g

h

i

12 Booking templates

a b

c

d ef

Booking templates12

Booking templates Få overblik over alle dine templates

Showing Definer hvor mange bookinger du vil se ad gangen for at skabe overblik

Options Tilpas dit overblik. Flyt rundt på bjælkerne og højreklik for at få flere muligheder

Delete Slet en template

Edit Rediger din template

View Se din template

a

b

c

d

e

f

13 Address book

a b

c d e

f

g

Address book13

Address book Opdater din adressebog

Showing Definer hvor mange bookinger du vil se ad gangen for at skabe overblik

Download template Download en template til dit upload af adresser til systemet

Upload template Upload din template med indtastede adresse for at opdatere adressebogen

Download addresses Download hele din adressebog som Excel-fil

Options Tilpas dit overblik ved at flytte og gruppere de enkelte felter

Remove/Clone Slet eller kopier adresser

a

b

c

d

e

f

g

Sådan udfylder du templatenFørst downloader du templaten.

Den downloadede excel-fil indeholder to faner. Doku-mentet vil altid åbne på fanen med INTRODUCTION. Når dette er læst er forstået gå til fane to: Adresses.

Company Name*: Indtast firmanavn på under 35 tegn. Address 1*: Adresselinje 1. Indtast både vej/gade og nummerAddress 2: Adresselinje 2Land*: ISO to-cifret landekode Zip*: Alle postnumre indtastes uden landekode, mellem-rum eller bindestreg. Max. 10 tegnUncode: Udfyld ikkeCity*: Indtast bynavn på under 35 tegnAttention*: Navn på kontaktperson i firmaet Email: Kontaktpersonens email Phone*: Kontaktpersonens telefonnummer Fax: Udfyld kun denne hvis relevantKey: Udfyld ikke Airport: Udfyld IATA-kode på den foretrukne lufthavn hvis relevantPort: Udfyld Port-kode på den foretrukne havn hvis rel-evant Pickup Cost: Udfyld ikkeDelivery Cost: Udfyld ikkeTransport mode: Udfyld ikke

*Skal udfyldes

Når alle påkrævede felter er udfyldt, kan du uploade dit dokument via Upload addresses-knappen.

14 Profile

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

Profile14

Profile settings Tilpas dine personlige indstillinger

Number format Vælg om raterne skal vises med eller uden decimaler

Default number units for calculation

Indstil et fast antal enheder til nye bookinger

Interface language Skift sprogindstillinger

Default calculation currency

Vælg hvilken valuta du ønsker prisforespørgsler og bookinger vist i

Default receive copy of bookings

Vælg om du ønsker at modtage en kopi af dine bookinger til den emailadresse, din bruger er oprettet med

Show accept booking dialog

Tilvælg om du ønsker en godkendelsesnotifikation, når du har foretaget en booking

Redirect completed booking to new booking

Påbegynd ny booking, når du har afsluttet en booking

Set default ready date

Indtast en standard dato

Default send notifica-tion on file upload

Vælg om du ønsker en notifikation, når der skal uploades en fil på booking

Change Password Skift dit password

Save Profile Setting Husk altid at gemme dine ændringer

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

Login1

www.bws.net