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SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

PLANO DE ATIV IDADES

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça E-mai l: [email protected]

2 0 1 8

SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

PLANO DE ATIV IDADES

mailto:[email protected]

SECR ET AR I A -G ER AL

DO M I N I S TÉ R I O D A JUS T IÇ A

PLANO

DE ATIVIDADES 2018

i

Í N D I C E

1. Nota introdutória 3

2. Apresentação da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça 5

Missão, Visão e Valores 5

Principais atribuições 6

Estrutura Orgânica 7

Meio Envolvente 8

Principais clientes 8

3. Objetivos estratégicos e objetivos operacionais QUAR 9

4. Recursos 13

Recursos Financeiros 13

Recursos Humanos 14

Plano de Formação 15

5. Objetivos e atividades a desenvolver por unidades orgânicas 17

Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização 18

Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos 22

Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas 26

Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso 30

Unidade de Compras do Ministério da Justiça 33

Gestão de Fundos Comunitários – Equipa Multidisciplinar 36

6. Modernização Administrativa 39

7. ANEXO: QUAR 2018 41

8. Siglas utilizadas 43



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

3

1. NOTA INTRODUTÓRIA

O Plano de Atividades da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) para o ano de 2018 é

o documento onde se estabelecem as linhas orientadoras da sua atuação, bem como os

objetivos a alcançar e as atividades a desenvolver ao longo do ano, enquadrados pelos recursos

humanos, materiais e financeiros disponíveis para a sua concretização.

Constituindo um instrumento de gestão fundamental, o mesmo foi elaborado nos termos

previstos no Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de Setembro e teve subjacente as orientações

estabelecidas pela tutela, nomeadamente as Grandes Opções do Plano 2018 e o Plano Justiça +

Próxima e as atribuições e competências consagradas na Lei Orgânica da SGMJ.

Para uma melhor sistematização de matérias, o relatório está organizado em 6 capítulos, sendo

esta nota introdutória o primeiro. No 2º capítulo é efetuada a caraterização da SGMJ; no

capitulo 3 apresentam-se os objetivos estratégicos e operacionais que constam no QUAR da

SGMJ; no capitulo 4 identificam-se os objetivos operacionais traçados e as atividades previstas

para cada uma das unidades orgânicas; no 5º capítulo identificam-se os projetos de

modernização administrativa que a SGMJ se encontra a desenvolver e finalmente no capítulo 6

efetua-se uma caracterização dos recursos financeiros e humanos disponíveis para a

prossecução das atividades e objetivos propostos.

A definição dos objetivos e atividades inscritos neste plano decorreu de um processo

participado, com os contributos de todas as unidades orgânicas, de modo a envolver todos

quantos trabalham na SGMJ no compromisso da melhoria continua no serviço prestado, com

elevados padrões de desempenho. Para se alcançarem as metas e os resultados pretendidos,

contamos com o empenho, responsabilidade e profissionalismo que são timbre habitual de

todos os trabalhadores desta Secretaria-Geral.

Sendo o Plano de Atividades um importante instrumento para o desenvolvimento do ciclo anual

de gestão, ao longo do ano será assegurado o acompanhamento da sua execução, de modo a

permitir identificar eventuais desvios que possam surgir e adotar atempadamente medidas de

ajustamento que possibilitem a sua boa concretização.



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

5

2. APRESENTAÇÃO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

Missão, Visão e Valores

Missão

Assegurar o apoio técnico e administrativo:

• aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e

• aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo.

Assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ.

Assegurar o apoio aos demais serviços e organismos do Ministério:

• na gestão e administração de recursos humanos

• na contratação pública de bens e serviços

• no apoio técnico-jurídico e contencioso

• nas funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo.

Visão

Ser reconhecida como uma referência de qualidade e de profissionalismo no MJ, partilhar as suas boas práticas e privilegiar as pessoas como fatores de sucesso.

Valores

Integridade e Responsabilidade

Cooperação e Solidariedade

Orientação para as pessoas

Lealdade

Melhoria contínua

Comunicação aberta e honesta

Qualidade

Profissionalismo



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

6

Principais atribuições

Dar apoio aos gabinetes dos membros do Governo e aos organismos da Justiça:

Prestar assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo,

elaborando e executando os respetivos orçamentos.

Assegurar a coordenação das políticas de organização e de recursos humanos no

Ministério da Justiça (MJ) e a gestão e a administração centralizada dos recursos

humanos do MJ, nas áreas do recrutamento e seleção e da formação em áreas comuns.

Assegurar o serviço de consultadoria jurídica e o acompanhamento de outros assuntos

jurídicos relativos ao MJ.

Assegurar a contratação pública centralizada de bens e serviços, através da unidade

ministerial de compras.

Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ.

Coordenar assuntos relacionados com a gestão de fundos comunitários atribuídos ao MJ.

Organizar e preservar o património e arquivo histórico do MJ e gerir um centro de

documentação com relevância para a área da justiça.

Dar ainda apoio técnico e administrativo:

à Comissão da Liberdade Religiosa (CLR), órgão independente de consulta da

Assembleia da República e do Governo;

à Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes (CPVC);

à Comissão de Programas Especiais de Segurança;

à Comissão de Acompanhamento e Fiscalização dos Centros Educativos;

à Comissão para Avaliação dos Pedidos de Indeminização (CPAPI).

Aproximar o Cidadão e a Justiça

Informar o Cidadão sobre os serviços do Ministério da Justiça.

Dar acesso ao arquivo histórico e à biblioteca do MJ.



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

7

Estrutura Orgânica

O Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro, aprovou a atual Lei Orgânica do MJ. No

desenvolvimento desse diploma, o Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, definiu a missão,

atribuições e competências da SGMJ e a Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro, determinou

a sua estrutura nuclear, bem como as competências das respetivas unidades orgânicas.

A organização interna da SGMJ obedece a um modelo estrutural misto, com uma estrutura

hierarquizada nas áreas de atividade relativas a Recursos Humanos, Planeamento e

Organização; Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos; Jurídicos e de Contencioso e

Compras Públicas e uma estrutura matricial na área de Gestão de Fundos Comunitários.

Secretário-Geral

Carlos de Sousa Mendes

Secretário-Geral Adjunto

Rui Pinho Bandeira

Direção de Serviços de Recursos Humanos,

Planeamento e Organização

Mª do Rosário Pereira

Divisão de Recursos Humanos

Eunice Martins

Divisão de Planeamento de

Organização Inês Serrano

Direção de Serviços de Recursos Financeiros,

Patrimoniais e Tecnológicos

Álvaro Pires

Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial Graça Silva

Direção de Serviços de Apoio

Especializado, Recursos

Documentais e Relações Públicas

Vitor Salgueiro

Divisão de Apoio Especializado

Alexandra Louro

Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso

Mª da Trindade Raposo

Unidade de Compras do MJ

Luís Pardal

Gestão de Fundos Comunitários

Luís Evangelista



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

8

Meio Envolvente

Para um adequado planeamento das atividades é importante realizar uma avaliação do meio

envolvente com que a SGMJ se depara, na medida em que possibilita a identificação de formas

de ultrapassar ou minimizar os problemas e de potenciar as vantagens. Assim, importa destacar

os fatores externos e internos que influenciam a atividade da SGMJ, evidenciados na matriz

SWOT:

Principais clientes

PONTOS FORTES

-Proximidade da Direção Superior com a equipa governamental

-Competências da SGMJ em áreas transversais

-Boas condições de trabalho

-Recursos humanos com elevado conhecimento das áreas de atuação da Justiça

- Reconhecida qualidade do serviço prestado pela SGMJ

PONTOS FRACOS

- Elevado volume de trabalho que condiciona o planeamento e monitorização da atividade

- Saída de funcionários experientes

-Pouco ou nenhum rejuvenescimento dos RH

-Comunicação Interna fraca (insuficiente articulação entre dirigentes e trabalhadores e entre unidades orgânicas)

AMEAÇAS

-Solicitações urgentes e não programadas

-Cativação de recursos financeiros

-Mobilidade de RH para serviços e organismos da AP que detêm estatutos remuneratórios mais atrativos

-Dificuldade de recrutamento de pessoal qualificado em algumas áreas

-Dependência de terceiros para a área das tecnologias de informação.

OPORTUNIDADES

-Opção governamental de modernização do Estado e na partilha de recursos na AP

- Financiamento europeu

- Fundo de Modernização da Justiça

-Nova Plataforma Digital da Justiça

Matriz SWOT

Trabalhadores da SGMJ Internos

Unidades orgânicas da

SGMJ

Gabinetes dos

Membros do Governo

integrados no MJ

Externos

Cidadãos

Outros Serviços e Organismos da AP

Empresas /

fornecedores



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

9

3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS E OBJETIVOS OPERACIONAIS QUAR

Considerando as orientações politicas e as atribuições e competências da SGMJ estabeleceram-

se os seguintes cinco objetivos estratégicos para 2018:

Consolidar e melhorar o desempenho organizacional da

SGMJ, alinhando-o com as atribuições legalmente previstas

Contribuir para a modernização administrativa da SGMJ e dos serviços e organismos do MJ

Reforçar a profissionalização da gestão a todos os níveis de

direção

Assegurar a gestão e coordenação dos fundos

europeus afetos ao setor da Justiça

Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos

humanos



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

10

Para concretização destes objetivos estratégicos foram definidos dez objetivos operacionais,

sendo que a articulação entre os objetivos estratégicos e operacionais está evidenciada na

matriz seguinte.

Objetivos Operacionais

Objetivos Estratégicos

Consolidar e melhorar o

desempenho organizacional da SGMJ, alinhando-

o com as atribuições legalmente previstas

Contribuir para a modernização

administrativa da SGMJ e dos serviços e

organismos do MJ

Reforçar a profissionalização da gestão a todos

os níveis de direção

Assegurar a gestão e

coordenação dos fundos europeus afetos ao setor da Justiça

Maximizar o potencial e

o desempenho dos recursos

humanos

Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos

Humanos X

Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do

governo X

Desenvolvimento do projeto “Biblioteca Online da Justiça”

X X

Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital do Ministério da

Justiça" X X

Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a

Organização de Núcleos Museológicos da Justiça"

X X

Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial

na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade

Delegada)

X

Garantir o acompanhamento da execução dos projetos financiados pelo

Fundo de Modernização da Justiça X X X

Promover uma maior uniformização das atividades do gestor dos contratos

resultantes de procedimentos centralizados.

X

Assegurar formação aos trabalhadores do MJ

X X X

Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ

X



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

11

Os objetivos operacionais da SGMJ para 2018, inscritos no QUAR, abrangem as dimensões

eficácia, eficiência e qualidade.

Efi

cácia

Objetivo Operacional Indicadores Meta Tolerância

Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ

na área dos Recursos Humanos

Tempo médio de elaboração de respostas a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis)

11 3

Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços)

90% 5%

Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos

gabinetes dos membros do governo

Tempo médio de elaboração das peças jurídicas (nº de dias)

11 3

Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça"

% de dados bibliográficos da SGMJ sujeitos a melhoria de qualidade

60% 5%

Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital

do Ministério da Justiça"

% de processos de negócio da SGMJ identificados

80% 5%

Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio

para a Organização de Núcleos Museológicos da

Justiça"

% de objetos culturais do espólio da SGMJ sujeitos a melhoria de qualidade

80% 5%

Efi

ciê

ncia


Garantir a execução do Fundo para a Segurança

Interna - Cooperação Policial na componente financeira

afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada)

N.º de projetos com certificação de despesas validadas

9 1

Garantir o acompanhamento da execução dos projetos financiados pelo Fundo de Modernização da Justiça

Taxa de execução dos projetos de simplificação e modernização aprovados no âmbito do Fundo de Modernização da Justiça

90%



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

12

Efi ci

ên ci a


Promover uma maior uniformização das atividades

do gestor dos contratos resultantes de procedimentos

centralizados.

Prazo de elaboração de uma orientação técnica (nº de semanas)

12 1

Qualidade


Assegurar formação aos trabalhadores do MJ

Taxa de execução das ações de formação sobre o Regulamento Geral de Proteção de Dados planeadas

85% 5%

Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ

Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5)

4 0,5

Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ (escala de 1 a 5)

4 0,5



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

13

4. RECURSOS

Recursos Financeiros

O orçamento da SGMJ para o ano de 2018 é de 5.399.773 euros, sendo 4.849.773 euros relativos

ao orçamento de funcionamento e 550.000 euros do orçamento de investimento.

O orçamento de funcionamento da SGMJ encontra-se desagregado por tipos de despesa da

seguinte forma:

Assim, do orçamento de funcionamento da SGMJ 64% das verbas destinam-se ao pagamento de

encargos com o pessoal, 28% a despesas correntes e 8% a outras despesas.

Agrupamentos económicos 2018

Pessoal 3.086.210

Remunerações certas e variáveis2.509.750

Segurança social576.460

Correntes 1.353.479

Aquisição de bens71.000

Aquisição de serviços1.282.479

Outros 410.084

Transferências e outras despesas correntes365.084

Aquisição de bens de capital45.000

Total 4.849.773



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

14

Recursos Humanos

Trabalhadores em efetividade de funções na SGMJ, segundo as unidades orgânicas nucleares, por cargo e por carreira

(1 de janeiro de 2018)

Despesas com pessoal

64%

Despesas correntes

28%

Outras 8%

Dirigente

superior

Dirigente

intermédio

Chefe de

E.M.

Técnico

superior

Coordenador

técnico

Especialista e

Técnico de

informática

Assistente

técnico

Assistente

operacional

Hom

ens

Mu

lhere

s

2 2 2 0

1 1 2 4 0 4

3 7 1 4 15 3 12

2 3 2 2 9 2 20 6 14

2 6 8 3 19 4 15

1 8 1 1 1 12 3 9

1 5 1 7 2 5

1 3 1 5 1 4

2 9 1 33 3 3 25 8 84 21 63

dos quais: Homens 2 3 1 5 1 2 6 1 21

Mulheres 6 0 28 2 1 19 7 63

Total

DSRHPO

DSRFPT

DSAE

DSJC

UCMJ

Gestão de Fundos

Comunitários

(E. Multidisciplinar)

Unidades

orgânicas

Cargos e carreiras

Total

dos quais:

Direcção superior

Apoio/Secretariado



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

15

Recursos Humanos da SGMJ por cargos e carreiras

Recursos Humanos da SGMJ por idades

Plano de Formação

A formação é um importante instrumento de valorização do desempenho profissional dos

recursos humanos, apresentando um impacto significativo na melhoria da qualidade e da

produtividade das organizações.

Considerando a cativação de verbas previstas para formação profissional da SGMJ em 2018 e

que se aguarda a abertura de candidaturas a projeto financiado por fundos europeus, o plano

de formação que se apresenta engloba apenas ações de formação consideradas essenciais, bem

A idade média dos recursos humanos

da SGMJ é de 53,5 anos.

O índice de tecnicidade

da SGMJ é de 44%.



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

16

como as obrigatórias por lei, tendo presente o levantamento de necessidade formativas

efetuado junto de todos os trabalhadores e dirigentes.

A abertura de candidaturas a projeto de formação financiado possibilitará concretizar

formação mais alargada em termos de áreas de formação e para todos os serviços e organismos

do MJ.

Sem prejuízo, a formação agora planeada é essencialmente constituída por ações de formação

internas, nas áreas em que se identificou maior procura e naquelas em que foram

diagnosticadas maiores necessidades, o que permite uma maior racionalização de custos, uma

preparação de conteúdos programáticos mais adaptados às necessidades do serviço e evita a

deslocação dos formandos a espaços externos ao edifício sede. A formação externa planeada

refere-se à formação para dirigentes, obrigatória por lei.

FORMAÇÃO INTERNA

FORMAÇÃO EXTERNA

Nº de ações

de formação

Nº de

formandos

por ação

Ação de formação Número de

horas Custo

1 12 Excel avançado 21 800

1 12 Word avançado 21 800

2 12 O Novo Código de Contratação Pública 21 1600

1 12 O Sistema de Normalização Contabilística (SNC) 14 533

2 12 Novo Regulamento Geral de Proteção de Dados 14 1067

Número de

formandos Categoria Ação de formação

Número de

horas Custo

Entidade

Formadora

1 Secretário-

Geral CAGEP 50+25 600 INA

1 Diretora de

Serviços FORGEP 120+60 1300 INA

2

Diretores de

Serviços e

Chefe de

Divisão

Gestão da informação em ambientes competitivos 20 400 INA

2Chefe de

Divisão

Melhoria da eficiencia operacional nos Serviços

Públicos 20 400 INA

2

Diretores de

Serviços e

Chefe de

Divisão

Controlo da Gestão Financeira e Contratação Pública 40 800 INA

1Chefe de

Divisão Vantagens e armadilhas das medidas de desempenho 20 200 INA



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

17

5. OBJETIVOS E ATIVIDADES A DESENVOLVER POR UNIDADES ORGÂNICAS

Para além dos objetivos estratégicos e operacionais inscritos no QUAR 2018 da SGMJ, e uma vez

que estes não agregam a totalidade das atribuições da SGMJ, apresentam-se de seguida os

projetos da SGMJ e os objetivos operacionais e as principais atividades correntes a desenvolver

na SGMJ e por cada unidade orgânica.

Projetos tranversais da SGMJ

Objetivo: Edição do livro “Cadeia de Tires – mãos de esperança”

Indicador Meta

Prazo para lançamento do livro 8/03/2018

Ações a desenvolver RH envolvidos

Colaboração com a INCM.

Elaboração de maquete gráfica;

Edição do livro

Lançamento do livro

Secretário-Geral

1 Chefe de Divisão

4 Técnicos superiores

Objetivo: Preparação da exposição comemorativa dos 100 anos do Tribunal da Relação de Coimbra

Indicador Meta

Prazo para inauguração da exposição 20/03/2018


Seleção de conteúdos informacionais;

Elaboração de maquete expositiva.

Montagem e divulgação.

1 Diretor de Serviços

1 Chefe de Divisão




PLANO

DE ATIVIDADES 2018

18

Objetivo: Organização do 1º Encontro de Segurança e Saúde no Trabalho do MJ

Indicador Meta

Prazo para realização do Encontro 27/4/2018


Preparação e divulgação do Encontro 1 Chefe de Divisão


Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização

Objetivos operacionais

Objetivo QUAR:

Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos

Indicador 1 Meta

Tempo médio de elaboração de respostas a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis)

11

Indicador 2 Meta

Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente" e “muito pertinente”/nº total de respostas dos serviços) 90%


Responder às questões colocadas pelos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos

Divulgar orientações técnicas aos serviços e organismos do MJ relacionadas com recursos humanos.


1 Chefe Divisão

1 Técnico Superior1

Objetivo QUAR:

Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ

Indicador Meta

Taxa de execução das ações planeadas sobre regulamento de proteção de dados aos trabalhadores do MJ

85%


Levantamento de necessidades de formação.

Inscrições nas ações de formação externas.

Planeamento e execução das ações de formação internas.


1 Chefe Divisão


1 Técnico de informática

1 Duas Técnicas Superiores da DSRHPO encontram-se afetas ao PREVPAP.



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

19

Objetivo: Promover a partilha de boas práticas na área da formação pelos serviços e organismos do MJ

Indicador 1 Meta

Número de reuniões organizadas pela SGMJ com os interlocutores para a formação dos serviços e organismos do MJ

2

Indicador 2 Meta

Nível médio de satisfação dos serviços e organismos do MJ com os resultados obtidos nas reuniões (escala de 1 a 5)

3,5


Levantamento de boas práticas na área da formação profissional

nos serviços e organismos do MJ.

Partilha de práticas e instrumentos de gestão da formação profissional nos serviços e organismos do MJ.

1 Chefe de Divisão


Atividades correntes

Apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros

Atividades a desenvolver Indicadores

Elaboração de informações e pareceres

relativos às matérias de gestão e administração

de recursos humanos.

Tempo médio de elaboração das

informações e pareceres

Nº de informações e pareceres

elaborados

Efetuar o processamento de abonos e descontos


Assegurar o processamento de vencimentos e

outros abonos do pessoal da SGMJ e do pessoal

afeto aos gabinetes dos membros do Governo

na área da Justiça e a órgãos, serviços,

organismos e outras estruturas do MJ que

devam ser apoiados pela SGMJ.

Proceder à liquidação dos respetivos descontos.

Emitir guias de reposição e correspondentes

notas discriminativas dos valores a repor.

Emitir guias de vencimento, em razão da saída

de trabalhadores para outros serviços ou

organismos da Administração Pública.

Dar cumprimento a penhoras judiciais e fiscais.

Nº de atos associados a processamento

de abonos e descontos



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

20

Elaborar os instrumentos de gestão de Recursos Humanos


Elaboração do Balanço Social da SGMJ.

Elaboração dos Reportes trimestrais do Sistema

de Informação e Organização do Estado (SIOE).

Elaboração dos reportes da RCM 22/2012.

Elaboração dos reportes das Medidas de Politica

– rescisão, qualificação e aposentação.

Elaboração do Mapa de Pessoal da SGMJ e da

CPVC.

Elaboração dos mapas para a apresentação das

contas de gerência da SGMJ, dos Gabinetes

Ministeriais na área da Justiça e da CPVC.

Previsão de encargos com despesas de pessoal

(Gabinetes dos membros do Governo na área da

Justiça, SGMJ e CPVC).

Prazos de elaboração dos

documentos/reportes

Nº de trabalhadores geridos pela

DSRHPO

Assegurar o Controlo de assiduidade e/ou pontualidade


Conferência de registos e regularizações na

plataforma de assiduidade.

Elaboração de boletins de assiduidade.

Preparação dos mapas de férias do pessoal da

SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Comissões sem

estrutura de apoio técnico-administrativo.

Nº de registos verificados na

plataforma

Nº de boletins de assiduidade

elaborados

Mapas de férias e procedimentos de

atualização

Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos pelos Serviços e Organismos do MJ junto de Entidades Coordenadoras da AP


Garantir o reporte de:

o Balanços Sociais

o SIADAP

o Relatórios de Formação

Taxa de resposta dos Serviços e

Organismos do MJ

Cumprimentos de prazos

Gerir a formação profissional do pessoal afeto à SGMJ


Identificação das necessidades formativas.

Preparação do Plano de Formação.

Prazo de elaboração do Plano de

Formação e do relatório de formação



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

21

Execução do Plano de Formação.

Avaliação da eficácia da formação.

Elaboração de Relatório de Formação.

Taxa de execução do Plano de

formação de 2018

Percentagem de trabalhadores que

frequentaram ações de formação

Nº de horas de formação

Garantir a elaboração e monitorização dos instrumentos de Planeamento e Gestão da SGMJ e de outros documentos


Elaboração dos seguintes documentos:

o Relatório de Atividades de 2017

o Relatórios de monitorização

quadrimestral do QUAR 2018

o Proposta de QUAR 2019

o Plano de Atividades para 2019

o Monitorização do Plano de Prevenção de

Riscos de Corrupção e Infrações Conexas

Prazo de elaboração dos documentos

Garantir a divulgação interna e externa de informação


Disponibilizar conteúdos na Internet e na

Intranet da SGMJ.

Assegurar a sua atualização.

Nº de novos conteúdos publicados na

internet

Nº de novos conteúdos publicados na

internet

Instruir processos de acidentes de serviço


Instrução do processo de qualificação.

Receção e conferência de faturas.

Comunicação à ADSE, ao Gabinete de

Estratégia e Planeamento do MTSSS e Centro de

Saúde da área de residência.

Submissão dos formulários e faturas na

plataforma da SGMF.

Nº de processos instruídos



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

22

Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos


Objetivo QUAR:

Garantir o acompanhamento da execução dos projetos financiados pelo Fundo de Modernização da Justiça

Indicador Meta

Taxa de execução dos projetos de simplificação e modernização aprovados no âmbito do Fundo de Modernização da Justiça

90%


Desenvolvimento das medidas e atividades necessárias ao célere e completo desenvolvimento dos projetos, de acordo com os seus objetivos e as condições contratualizadas com o Fundo de Modernização da Justiça.

1 Dirigentes

1 Técnico superior

Objetivo: Desenvolvimento do projeto piloto "Serviços Comuns" na SGMJ

Indicador Meta

Prazo de conclusão do projeto-piloto com um serviço do MJ (nº de semanas)

52

Ações a desenvolver Serviço do MJ

Identificação do serviço do MJ que marcará o inicio do projeto "Serviços Comuns";

Definição das áreas de intervenção consideradas prioritárias

Serviço piloto a identificar

Objetivo: Aumentar a captação de receitas

Indicador Meta

Valor de receitas próprias, comunitárias e outras obtidas em 2018, comparativamente a igual período de 2017.

10%


Aumentar a captação de novas receitas próprias, comunitárias e outras, que permitam a realização de novos investimentos pela SGMJ.

2 Dirigentes


Objetivo: Implementação das novas normas do Código dos Contratos Públicos

Indicador Meta

Prazo para adaptação das normas internas de cumprimento das regras do Código dos Contratos Públicos

31/12/2018


Desenvolvimento de manuais e mapas de apoio na aplicação das diversas regras alteradas no Código dos Contratos Públicos e formação interna dos utilizadores

2 Dirigentes 1 Técnicos superiores



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

23

Objetivo: Implementação do novo sistema contabilístico SNC-AP

Indicador Meta

Prazo de plena implementação do SNC-AP. 31/12/2018


Conceber e implementar processos de controlo de prestação de informação às respetivas entidades, verificação de fiabilidade dos dados financeiros e estatísticos.

2 Dirigentes 2 Técnicos superiores

Objetivo: Melhorar a recolha de dados com pagamento de indeminizações da CPVC

Indicador Meta

Prazo para desenvolvimento de sistema interno de apuramento de dados com pagamento de indeminizações da CPVC.

31/12/2018


Desenvolvimento de sistema interno de apuramento dos dados relativos às indeminizações pagas, de forma apurar a sua caracterização, nomeadamente a idade, sexo, valor, motivo e localização territorial.

1 Dirigente 2 Assistentes técnicos

Objetivo: Adaptação à área dos pagamentos das medidas constantes no projeto SGMJ sem papel

Indicador Meta

Prazo para implementação de medidas de modernização e simplificação na área das pagamentos.

31/12/2018


Implementar o novo sistema de fatura eletrónica aos pagamentos a efetuar pela SGMJ, sempre que tal seja possível nos termos das regras da DGO e ESPAP.

1 Dirigente 2 Técnico superior 5 Assistentes técnicos

Objetivo Apoio informático aos utilizadores

Indicador Meta

Taxa de resolução das ocorrências reportadas. 95%


Gerir os equipamentos informáticos, de comunicações e outras infraestruturas tecnologias.

1 Especialista de Informática

1 Técnico de Informática

1 Assistente Técnico



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

24


Assegurar a elaboração de orçamentos


Elaborar, no âmbito da preparação do

Orçamento de Estado, as propostas de

orçamentos dos Gabinetes Ministeriais, SGMJ e

CPVC.

Nº de orçamentos preparados

Efetuar a Gestão orçamental


Efetuar a gestão orçamental, através da

respetiva contabilidade, da verificação,

processamento, liquidação e pagamento das

despesas autorizadas, bem como através da

proposta e instrução das alterações

orçamentais consideradas necessárias.

Elaborar mensalmente os reportes orçamentais,

propondo, sempre que se justifique, medidas

de racionalização e procedimentos a adotar.

Cumprir as obrigações legais fiscais e

orçamentais determinadas pela legislação

vigente.

Aperfeiçoar a execução dos orçamentos,

melhorando a taxa de execução orçamental,

diminuindo as despesas correntes face a 2015 e

não se verificando transição de dívidas da

responsabilidade do serviço para o ano

seguinte.

Assegurar o processamento e pagamento de

abono de ajudas de custo.

Efetuar penhoras e reposições de dinheiros

públicos nos orçamentos.

Elaborar as contas de gerência.

Nº de orçamentos geridos

Taxa de execução orçamental

Nº de alterações orçamentais

efetuadas

Gestão dos fundos de maneio


Constituição

Reconstituição

Liquidação

Pagamento dos fundos de maneio

Nº de fundos de maneio geridos



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

25

Aquisição de bens e serviços


Gerir os contratos de fornecimento e serviços

externos (locação, assistência técnica e de

manutenção de equipamentos, limpeza,

segurança, etc).

Assegurar os procedimentos aquisitivos de bens

e serviços não abrangidos pelo sistema de

compras centralizadas, de modo a suprir as

necessidades verificadas.

Propor ações de racionalização da despesa no

âmbito das compras.

Nº de contratos geridos

Nº de novos contratos celebrados

Nº de procedimentos aquisitivos de

bens e serviços efetuados

Prazo médio de pagamento aos

fornecedores

Gestão Patrimonial


Gerir os bens de consumo necessários ao

regular funcionamento dos serviços.

Gerir o parque automóvel afeto.

Organizar e manter atualizados o cadastro e

inventário dos bens móveis e viaturas afetas.

Instruir os processos administrativos resultantes

de acidentes de viação com viaturas afetas.

Assegurar a gestão, manutenção e conservação

dos espaços afetos e dos equipamentos.

Nº de viaturas afetas à SGMJ

Nº de atualizações efetuadas ao

cadastro e inventário

Apoio informático aos utilizadores


Garantir o adequado funcionamento das

aplicações informáticas e o apoio aos

utilizadores.

Prestar apoio aos utilizadores na ferramenta de

Gestão Documental Edoclink.

Assegurar a adequação e manutenção do

parque informático e garantir a atualização do

respetivo inventário.

Taxa de resolução das ocorrências

reportadas.



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

26

Apoio técnico aos serviços de comunicação e voz


Assegurar a manutenção, suporte e apoio ao

funcionamento das componentes de infra-

estruturas de comunicação (rede informática e

rede de voz).

Taxa de resolução das ocorrências

reportadas.

Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas


Objetivo QUAR:

Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça"

Indicador Meta

% de dados bibliográficos da SGMJ sujeitos a melhoria de qualidade

60%


- Avaliação dos dados bibliográficos;

- Correção de não conformidades;

- Disponibilização dos dados corrigidos.



1 Assistente técnico

Objetivo QUAR:

Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça"

Indicador Meta

% de processos de negócio da SGMJ identificados 80%


- Levantamento dos processos de negócio da SGMJ através de folhas de recolha de dados previamente definidas;

- Sistematização dos levantamentos realizados).


1 Técnico superior de arquivo

1 Técnico por unidade orgânica da SGMJ



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

27

Objetivo QUAR:

Desenvolvimento do projeto " Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça"

Indicador Meta

% de objetos culturais do espólio da SGMJ sujeitos a melhoria de qualidade

80%


- Identificação de metadados para uma melhor descrição de objetos de forma a atribuir eficácia e eficiência à sua recuperação;

- Avaliação dos dados em estação piloto;

- Correção de não conformidades;

- Disponibilização dos dados corrigidos.


1 Técnico superior

Objetivo: Aplicar o PCA (Plano de Classificação e Avaliação Documental) MJ na SGMJ

Indicador Meta

Prazo de aplicação do PCA MJ na SGMJ (nº de semanas). 53


- Adequação do PCA MJ à nova versão da MEF/ASIA.

- Adaptação do sistema de gestão documental da SGMJ ao PCA MJ;

- Testes de implementação sectoriais.


3 Técnicos superiores.

Pressupostos

- Aprovação formal do PCA pelo órgão coordenador da política arquivística nacional.

- Compatibilidade do sistema de gestão documental com a nova estrutura de classificação.

- Recrutamento de 1 técnico(a) superior de arquivo

- Participação ativa do GTAMJ – Grupo de Trabalho de Arquivos do Ministério da Justiça na execução da ação 1.

Objetivo: Divulgar ao cidadão documentos históricos sobre custódia do MJ, em nome da salvaguarda da memória coletiva e individual

Indicador Meta

Número de mostras 1


Seleção de conteúdos informacionais;

Elaboração de maquete expositiva.

Montagem e divulgação.


1 Chefe de Divisão



2 Assistentes operacionais



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

28


Gestão da correspondência


Assegurar a gestão de correspondência da SGMJ Nº de registos de entrada

Nº de registos de saída

Gestão dos arquivos


Prestar apoio técnico na organização e gestão

dos arquivos dos gabinetes dos membros do

Governo da área da Justiça

Prestar apoio técnico na organização e gestão

dos arquivos dos serviços e organismos do MJ

e/ou de órgãos, serviços ou organismos que,

por força da lei ou determinação do membro do

Governo competente, devam ser apoiados pela

SGMJ

Nº de ocorrências

Organização e preservação do património e arquivo histórico


Satisfazer as necessidades de informação dos

utilizadores do Arquivo Histórico do MJ.

Nº de respostas a pedidos de

informação ao arquivo histórico

Tratamento documental do fundo bibliográfico


Atualizar o fundo bibliográfico da SGMJ

Efetuar o tratamento documental de todo o

fundo bibliográfico adquirido.

Nº de pareceres emitidos sobre

aquisição de publicações

Nº de títulos de monografias

adquiridos

Nº de periódicos adquiridos

Nº de títulos de monografias

registados

Nº de periódicos registados



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

29

Centro de Documentação


Satisfazer as necessidades de informação dos

utilizadores do Centro de Documentação da

SGMJ.

Nº de atendimentos presenciais

Nº de atendimentos telefónicos

Nº de atendimentos por correio

eletrónico

Nº de publicações requisitadas

Nº de publicações consultadas

Difusão seletiva de conteúdos


Proceder à difusão seletiva de conteúdos

pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de

acordo com perfis de utilizadores previamente

definidos.

Nº de publicações SGMJ difundidas

Nº de publicações MJ difundidas

Nº de dossiers de informação

difundidos

Organização e o protocolo de cerimónias, reuniões e outros eventos


Assegurar a organização e o protocolo de

cerimónias, reuniões e outros eventos

promovidos pelos gabinetes dos membros do

Governo da área da Justiça, pela SGMJ ou por

outros serviços do MJ:

o Elaboração das listas de convidados e

convites;

o Verificação das regras protocolares;

o Preparação dos espaços;

o Receção de convidados e/ou outros

participantes.

Nº de eventos organizados

Atendimento telefónico e presencial


Assegurar o funcionamento dos serviços de

receção e atendimento ao cidadão:

o Atendimento presencial, telefónico e por

escrito – via postal ou correio eletrónico;

o Tratamento dos pedidos de informação;

o Tratamento das reclamações exaradas no

Livro Amarelo.

Nº de atendimentos presenciais no

Espaço Justiça

Nº de atendimentos telefónicos da

linha Justiça

Nº de reclamações tratadas


informação



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

30

Serviço de Receção aos gabinetes dos membros do governo


Assegurar a receção e acolhimento das

entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos

membros do Governo da área da Justiça.

Assegurar a receção de documentos dirigidas

aos gabinetes dos membros do Governo da área

da Justiça.

Nº de entidades e visitas

encaminhadas

Nº de documentos recebidos

Divulgação de informação


Garantir a divulgação de informação de

interesse geral para os públicos interno e

externo.

Atualização da informação de cidadania

disponível no sítio internet da SGMJ.

Nº de divulgações efetuadas

Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso


Objetivo QUAR:

Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo

Indicador Meta

Tempo médio de elaboração das peças jurídicas (nº de dias) 11


Elaboração de informações, pareceres e peças processuais em processos de contencioso.



2 Assistentes técnicos

1 Assistente operacional

Objetivo: Garantir a eficácia na elaboração de informações e emissão de pareceres

Indicador 1 Meta

Tempo médio de elaboração de informações e emissão de pareceres (nº de dias)

12

Indicador 2 Meta

Tempo médio de elaboração de informações de apreciação de impugnações administrativas (nº de dias)

12



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

31

Indicador 3 Meta

Tempo médio de elaboração de informações que apreciem os pedidos de pagamento de indeminizações fixadas pelo Tribunal Europeu dos Direitos do Homem (nº de dias)

8


Elaboração de informações e emissão de pareceres





Objetivo: Garantir a eficácia na elaboração das peças processuais nos processos contenciosos

Indicador 1 Meta

Tempo médio de elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos urgentes (nº de dias)

8

Indicador 2 Meta

Tempo médio de elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos não urgentes (nº de dias)

16


Elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos.






Serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça


Emissão de estudos, pareceres e informações

Elaboração de minutas de Despachos

Nº de documentos elaborados

Instrução de processos visando a execução das decisões condenatórias proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais


Instrução de processos visando a execução das

decisões condenatórias proferidas por tribunais

nacionais, comunitários ou internacionais, em

articulação com os restantes organismos do MJ

e com a Secretaria-Geral do Ministério das

Finanças.

Nº de documentos elaborados



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

32

Representação do MJ em processos de natureza jurisdicional


Representar o MJ em processos de natureza

jurisdicional que não sejam da competência de

outro serviço ou organismo e outros que lhe

sejam determinados.

Nº de processos de natureza

jurisdicional

Nº de movimentos/tramitações

processuais

Nº de sentenças/acórdão na jurisdição

administrativa

% de ganhos de causa

Apoiar o Ministério Público nas ações interpostas contra o Estado Português, quando esteja envolvido o MJ


Reposta a pedidos para efeitos de:

o Elaboração de contestações

o Recursos

o Pagamentos de taxas de justiça

o outros

Nº de processos

Assegurar o Secretariado a Grupos de Trabalho


Secretariado a Grupos de Trabalho

o Grupo de Trabalho para Acesso ao

Direito e aos Tribunais, para revisão da

Lei de Acesso ao Direito e aos Tribunais.

o Reuniões negociais sobre o projeto de

decreto-lei para a revisão das carreiras

de conservador, de notário, de

ajudante e de escriturário dos registos

e do notariado.

o Grupo de Trabalho para a revisão do

Estatuto do pessoal da Polícia

Judiciária.

o Grupo de trabalho-Plano estratégico

plurianual de requalificação e

modernização da rede de tribunais

(2018)

o Comissão para Avaliação dos Pedidos de

Indemnização - CPAPI

Nº de colaborações



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

33

Unidade de Compras do Ministério da Justiça


Objetivo QUAR:

Promover uma maior uniformização das atividades do gestor dos contratos resultantes de procedimentos centralizados.

Indicador Meta

Prazo de elaboração de uma orientação técnica (nº de semanas) 12


Elaboração de informação, a divulgar junto das entidades participantes nos procedimentos centralizados, com orientações comuns para a função de gestor dos contratos resultantes dos procedimentos centralizados.

1 Chefe de Divisão


Objetivo: Assegurar a boa execução das políticas de gestão e apurar o grau de satisfação dos organismos do MJ

Indicador 1 Meta

Nível médio de satisfação dos organismos do MJ, com os bens e serviços adquiridos no âmbito da Unidade de Compras (numa escala de 1 a 5)

3

Indicador 2 Meta

Nível médio de satisfação dos fornecedores, do grau de cumprimento dos contratos celebrados com os organismos do MJ (numa escala de 1 a 5)

3


Elaboração do questionário;

Aplicação do questionário aos serviços e organismos do MJ e aos fornecedores do MJ;

Recolha e análise dos resultados.

1 Chefe de Divisão


Objetivo: Assegurar em permanência a disponibilização e atualização da informação em matéria de Compras Públicas aos organismos do MJ

Indicador 1 Meta

Prazo de comunicação, aos vários organismos, sobre mudanças de fase em cada procedimento (n.º dias)

3

Indicador 2 Meta

Atualização de conteúdos no Portal da SGMJ (n.º atualizações) 1

Indicador 3 Meta

Prazo de resposta às questões colocadas pelos organismos

(n.º de dias) 3



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

34


Envio de emails notificando alteração de cada fase de cada procedimento, com registo no respetivo cronograma;

Disponibilização mensal na internet do estado dos procedimentos em curso;

Registo em ficheiro das datas de resposta às questões colocadas pelos organismos.

1 Chefe de Divisão


Objetivo: Promover a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ

Indicador Meta

Taxa de poupança gerada anualmente resultante dos procedimentos centralizados (%)

4%


Aferir em cada procedimento centralizado concluído a taxa de poupança tendo como referências o valor estimado do procedimento e o valor da respetiva adjudicação.

1 Chefe de Divisão



Realizar procedimentos resultantes da agregação das necessidades dos serviços e organismos do MJ


Estudar e fazer constar nos processos a

informação fornecida pelos organismos relativa

a anteriores contratos da mesma categoria.

Desenvolver, em articulação com os organismos

do MJ, os trabalhos de normalização e

padronização dos consumos de modo a

assegurar a progressiva convergência na

utilização dos bens e serviços constantes nos

Acordos Quadro da Entidade de Serviços

Partilhados da Administração Pública, I.P.

(ESPAP, I.P.).

Nº de categorias de bens e serviços

objetos de aquisição centralizada

Nº procedimentos de aquisição de

bens e serviços realizados

Processo de levantamento de necessidade


Manter o apoio e o acompanhamento do

processo de levantamento de necessidades de

forma a garantir que os serviços e os

organismos do MJ cumpram os prazos

Nº de categorias de bens e serviços

tratadas



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

35

estabelecidos e, assim tornar mais céleres os

procedimentos de contratação e

disponibilização de bens e serviços.

Dar continuidade ao processo de racionalização

dos catálogos, adequando o número de itens às

efetivas necessidades dos serviços e

organismos.

Gestão dos contratos celebrados


Avaliar a execução de contratos;

Diligenciar pela resolução de situações

irregulares detetadas no acompanhamento dos

contratos.

Executar relatórios de progresso de avaliação

dos contratos.

Supervisionar a aplicação das condições

negociadas.

Controlo de contratos por

procedimento

Contribuir para a divulgação e utilização preferencial das tecnologias nos processos de trabalho associados às compras públicas


Divulgar a utilização da Plataforma

Transacional como instrumento preferencial

para efeitos de requisição de bens e gestão de

contratos.

Fornecer o apoio ao uso da plataforma de

contratação eletrónica disponibilizada pela

ESPAP, I.P. para execução de procedimentos ao

abrigo dos Acordos Quadro.

Análise da informação sobre as aquisições

efetuadas na Plataforma Transacional.

Análise estatística dos resultados da

plataforma

Agregação de informação de compras no âmbito do Ministério da Justiça


Efetuar a agregação de informação de compras

no âmbito do Ministério da Justiça, de acordo

com os parâmetros estabelecidos pela ESPAP,

I.P..


informação da ESPAP, I.P.



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

36

Gestão de Fundos Comunitários – Equipa Multidisciplinar


Objetivo QUAR:

Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada)

Indicador QUAR Meta

N.º de projetos com certificação de despesas validadas 9


Definição e abertura de concursos (Avisos), avaliação, seleção e aprovação de candidaturas, celebração de convenções de subvenção, acompanhamento de projetos e validação de pagamentos intercalares e finais.

1 Chefe de equipa multidisciplinar



Objetivo

Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada)

Indicador Meta

N.º de Avisos para financiamento de projetos publicados 4


Definição e abertura de concursos (Avisos), avaliação, seleção e aprovação de candidaturas, celebração de convenções de subvenção, acompanhamento de projetos e validação de pagamentos intercalares e finais.




Objetivo: Promover a utilização dos Fundos Comunitários geridos diretamente pela Comissão Europeia nos serviços e organismos do Ministério da Justiça

Indicador 1 Meta

Prazo de divulgação junto dos serviços e organismos do MJ pertinentes após data de publicação do aviso no sítio da Comissão. (n.º dias)

4

Indicador 2 Meta

Nº de processos de candidatura apoiados/número de solicitações 100%


- Monitorização da informação disponibilizada nos sítios da CE com interesse específico para o MJ;

- Elaboração e envio aos serviços e organismos pertinentes de ficha técnica específica de cada aviso/oportunidade de financiamento;

- Seguimento do processo de candidatura efetuado/não efetuado pelos serviços e organismos do MJ;

-Elaborar relatório semestral relativo à atividade, evidenciando os resultados as dificuldades/impedimentos e as áreas/sugestões de melhoria.


1 Técnico superior



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

37

Objetivo: Efetuar a divulgação e apoio à apresentação de candidaturas, no âmbito do Portugal 2020, pelos serviços e organismos do Ministério da Justiça

Indicador 1 Meta

Prazo de divulgação junto dos organismos do MJ pertinentes após data de publicação do aviso no sítio do Portugal 2020. (n.º dias)

3

Indicador 2 Meta

Nº de processos de candidatura apoiados/número de solicitações 100%


- Monitorização da informação disponibilizada no sítio do Portugal 2020 com interesse específico para o MJ;

- Elaboração e envio aos serviços e organismos pertinentes de ficha técnica de cada aviso/oportunidade de financiamento;

- Apoiar os serviços e organismos na preparação e apresentação de candidaturas;

- Seguimento do processo de candidatura efetuado/não efetuado pelos serviços e organismos.

- Elaborar relatório semestral relativo à atividade, evidenciando os resultados as dificuldades/impedimentos e as áreas/sugestões de melhoria.


1 Técnico superior


Apoiar os Gabinetes Governamentais na área dos Fundos Comunitários


Apoiar tecnicamente os Gabinetes

Governamentais do Ministério da Justiça nos

aspetos relacionados com a gestão de fundos

comunitários;

Apoiar os Gabinetes Governamentais no

processo de definição, priorização e/ou

alteração dos Projetos de Investimento com

Fundos Comunitários;

Representar o Ministério da Justiça nas

estruturas de apoio técnico nacionais

relacionadas com a gestão de fundos

comunitários.

Nº de documentos elaborados;

Número de participações em reuniões

de coordenação/gestão.



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

38

Apoiar os serviços e organismos do Ministério da Justiça na área dos Fundos Comunitários


Apoio na preparação dos Projetos de

Candidatura a Financiamento Comunitário e na

submissão dos processos de candidatura;

Apresentar às entidades gestoras dos programas

de financiamento comunitário propostas de

alteração à programação, em conjugação e

articulação com os serviços e organismos

executores dos projetos;

Elaborar e apresentar, em conjunto com as

entidades executoras, os relatórios intermédios

e finais dos projetos de financiamento

comunitário aprovados;

Representar o Ministério da Justiça nas

estruturas europeias técnicas e consultivas

relacionadas com a gestão de fundos

comunitários.

Nº de processos de candidatura

apoiados/número de solicitações.

N.º de participações em reuniões

técnicas, consultivas ou de

coordenação.



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

39

6. MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

No âmbito da modernização administrativa, e alinhado com os objetivos governamentais nesta

área, nomeadamente pelo programa “Justiça Mais Próxima”, a SGMJ encontra-se a desenvolver

diversos projetos, conforme já referido neste Plano de Atividades:

Biblioteca Online da Justiça

Desenvolvimento de uma base de dados digital onde se disponibiliza, de forma gratuita e

universal, o património bibliográfico de todos os serviços e organismos do Ministério da Justiça,

dos Tribunais e da Procuradoria-Geral da República.

Nesta fase, são disponibilizados os registos bibliográficos da Secretaria-Geral do Ministério da

Justiça, da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça, da Direção-Geral da Política de Justiça e do

Conselho Superior da Magistratura.

Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça

Plano que estabelece a definição dos prazos de retenção administrativa e destino final dos

documentos digitais do MJ.

Arquivo Histórico do Ministério da Justiça

Divulgação do património arquivístico histórico do MJ ao cidadão, de forma gratuita e

universal, com vista a dar a conhecer e a preservar a vasta, diversificada e valiosa

documentação acumulada ao longo dos séculos.

Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça

Projeto de inventariação do património cultural da Justiça, com vista a organizar núcleos

museológicos, cobrindo as várias valências e melhorando a perceção do cidadão, em particular

dos jovens, sobre a evolução ocorrida ao longo dos séculos. Será igualmente considerada a

digitalização do acervo para efeitos de preservação e disponibilização online.



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

40

Serviços comuns na SGMJ

Desenvolvimento de um projeto piloto de prestação de serviços comuns pela SGMJ a serviços

e/ou organismos do MJ.

Adicionalmente, no decorrer de 2018 deverá reforçar-se a aposta na desmaterialização de

processos na SGMJ, que decorre da implementação em 2017 do projeto SGMJ sem papel.



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

41

7. ANEXO: QUAR 2018

40,0

20,0

2016 2017META

2018Tolerância

Valor

críticoPESO RESULTADO

TAXA

REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO

Ind.1

Tempo médio de elaboração de resposta

a solicitações (urgentes e não urgentes)

dos serviços e organismos do MJ em

matérias relacionadas com recursos

humanos (nº de dias úteis)

11 11 11 3 5 50,00

Ind.2

Taxa de pertinência das orientações

técnicas divulgada aos serviços e

organismos 90% 90% 90% 5% 100% 50,00

20,0

INDICADORES 2016 2017META

2018Tolerância

Valor


TAXA


Ind.3Tempo médio de elaboração das peças

jurídicas (nº de dias) 11 11 11 3 5 100,00

20,0

2016 2017META

2018Tolerância

Valor


TAXA


Ind.4% de dados bibliográficos da SGMJ

sujeitos a melhoria de qualidade - - 60% 5% 100% 100,00

20,0

2016 2017META

2018Tolerância

Valor


TAXA


Ind.5% de processos de negócio da SGMJ

identificados- - 80% 5% 100% 50,00

20,0

2016 2017META

2018Tolerância

Valor


TAXA


Ind.6 % de objetos culturais do espólio da SGMJ

sujeitos a melhoria de qualidade - - 80% 5% 100% 100,00

Objetivos Estratégicos

OE 1. Consolidar e melhorar o desempenho organizacional da SGMJ, alinhando-o com as atribuições legalmente previstas

OE 2. Contribuir para a modernização administrativa da SGMJ e dos serviços e organismos do MJ.

Objetivos Operacionais

Eficácia

O.1. Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos

OE 3. Reforçar a profissionalização da gestão a todos os níveis de direção.

OE 4. Assegurar a gestão e coordenação dos fundos europeus afetos ao setor da Justiça

OE 5. Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos humanos.

INDICADORES

INDICADORES

O.2. Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo

O.3. Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça"

QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO 2018

MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça

MISSÃO: A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem

estrutura de apoio administrativo, bem como assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do

MJ nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico -jurídico e contencioso e as funções de

documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo.

O.4. Desenvolvimento do projeto "Plano de preservação Digital do MJ"

INDICADORES

O.5. Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça"

INDICADORES



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

42

30,035,0

2016 2017META

2018Tolerância

Valor


TAXA


Ind.7N.º de projetos com certificação de

despesas validadas 1 2 9 1 12 100,00

35,0

2016 2017META

2018Tolerância

Valor


TAXA


Ind.8

Taxa de execução dos projetos de

simplificação e modernização aprovados

no âmbito do Fundo de Modernização da

Justiça

- - 90% 100% 100,00

30,0


2018Tolerância

Valor


TAXA


Ind.9Prazo de elaboração de uma orientação

técnica (nº de semanas) - - 12 1 10 50,00

30,0

50,0


2018Tolerância

Valor


TAXA

REALIZAÇÃO

Ind.10

Taxa de execução das ações de formação

sobre o Regulamento Geral de Proteção

de Dados

- - 85% 5% 100% 50,00

50,0

2016 2017META

2018Tolerância

Valor


TAXA


Ind.11

Nível médio de satisfação pelos serviços

prestados aos membros dos gabinetes do

Governo

(escala de 1 a 5)

4 4 4 0,5 5 50,00

Ind.12

Nível médio de satisfação pelos serviços

prestados aos outros organismos do MJ

(escala de 1 a 5)

4 4 4 0,5 5 50,00

PLANEADOS REALIZADOS DESVIO

8,4 16,8

5,3 58,3

4,0 172,0

2,5 7,5

1,9 60,8

1,3 29,9

345,3

PLANEADOS EXECUTADOS DESVIO

Orçamento Total 5.399.773

Orçamento de funcionamento 4.849.773

Despesas c/Pessoal 3.086.210

Aquisições de Bens e Serviços 1.353.479

365.084

Aquisição de bens de capital 45.000

Orçamento de Investimento 550.000

Qualidade

O.10. Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ

INDICADORES

O.9. Assegurar formação aos trabalhadores do MJ

Eficiência

O.8 Promover uma maior uniformização das atividades do gestor dos contratos resultantes de procedimentos centralizados.

O.6. Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da

Justiça (Autoridade Delegada)

INDICADORES

O.7. Garantir o acompanhamento da execução dos projetos financiados pelo Fundo de Modernização da Justiça

INDICADORES

Total

Recursos Financeiros

DESIGNAÇÃO

Transferências e outras despesas correntes

Assistente operacional

Recursos Humanos

DESIGNAÇÃO PONTUAÇÃO

Técnico Superior - (inclui especialistas de informática)

Coordenador Técnico

Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática)

Dirigentes - Direção Superior

Dirigentes - Direção intermédia e chefes de equipa



PLANO

DE ATIVIDADES 2018

43

8. SIGLAS UTILIZADAS

ADSE - DIREÇÃO GERAL DE PROTEÇÃO SOCIAL AOS TRABALHADORES EM FUNÇÕES PÚBLICAS

AP - ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

BAD - ASSOCIAÇÃO PORTUGUESA DE BIBLIOTECÁRIOS, ARQUIVISTAS E DOCUMENTISTAS

CEJ - CENTRO DE ESTUDOS JUDICIÁRIOS

CPVC - COMISSÃO DE PROTECÇÃO ÀS VITIMAS DE CRIME

DGAEP - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO E EMPREGO PÚBLICO

DGAJ - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA

DGPJ - DIREÇÃO-GERAL DA POLÍTICA DE JUSTIÇA

DGRSP - DIREÇÃO-GERAL DE REINSERÇÃO E SERVIÇOS PRISIONAIS

DSJC - DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO

DSRFPT - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS, PATRIMONIAIS E TECNOLÓGICOS

DSRHPO - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO

ESPAP - ENTIDADE DE SERVIÇOS PARTILHADOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, I. P

IGFEJ - INSTITUTO DE GESTÃO FINANCEIRA E EQUIPAMENTOS DA JUSTIÇA

IGF - INSPECÇÃO-GERAL DAS FINANÇAS

IGSJ - INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DA JUSTIÇA

INA - DIREÇÃO-GERAL DA QUALIFICAÇÃO DOS TRABALHADORES EM FUNÇÕES PÚBLICAS

INCM - IMPRENSA NACIONAL CASA DA MOEDA

INMLCF - INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL E CIÊNCIAS FORENSES

IRN - INSTITUTO DOS REGISTOS E DO NOTARIADO

MJ - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

MTSSS - MINISTÉRIO DO TRABALHO, SOLIDARIEDADE E SEGURANÇA SOCIAL

PCA - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

QUAR - QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO

SIADAP - SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

SIOE - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DO ESTADO

SGMF - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DAS FINANÇAS

SGMJ - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

SST - SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO

UCMJ - UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

do ministÉrio da justiÇa plano de atividades · o plano de atividades da secretaria ... à...

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