doc-depot.com - ‘' mon essentiel à l'abri en toute confiance '' 29 mai 2014...
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‘' Mon essentiel à l'abri en toute confiance ''
29 mai 2014
Copies d’écrans Acteur SocialAvec commentaires
Fonctionnalités disponibles
• Finalisation de sa création de compte (Identifiant et mot de passe)• Création des comptes bénéficiaires• Modification de ses données pro (téléphone, mail)• Lister les bénéficiaires l’ayant désigné comme référent de confiance ou ayant désigné
son organisme comme référent de confiance• Filtrage de la liste des bénéficiaires• Sélectionner bénéficiaire l’ayant déclaré comme référent
• Voir ses papiers en miniature • Accès document avec code de lecture du bénéficiaire (non connu par Acteur
Social)• Possibilité de permettre dépôt par mail• Demande accès aux documents d’un bénéficiaire au responsable • Dépôt document direct dans dossier du bénéficiaire• Activer le dépôt par mail sur ce bénéficiaire• Fournir le code de déverrouillage sur la requête d’un bénéficiaire ayant perdu son
mot de passe• Déclarer des structure sociales (non conventionnées) pour
Acteur Social
Fonctionnalités Acteur Social
Slide commun
Fonctionnalités disponibles: Acteur social
• Le bénéficiaire est entièrement propriétaire de son compte. Il ne doit jamais communiquer son code d’accès même à ses référents de confiance.
• Il désigne seul un ou plusieurs référents de confiance de son choix.
• Il dépose sur son compte • Dans l’espace « administratifs », les documents scannés partagés avec les référents de confiance
protégé par un code de lecture qu’il peut communiquer à son référent de confiance.• Dans l’espace perso, des documents scannés, photos et informations que personne d’autre ne
peut voir.
• Il peut activer le dépôt de document dans son espace administratif par mail grâce à une adresse mail temporaire.
• Il peut à tout moment récupérer toutes ses documents, photos et informations et supprimer son compte
• Son compte personnel est créé ou supprimé par le responsable de la structure sociale à laquelle il appartient.
• L’acteur Social ayant un compte peut accéder aux documents administratifs des bénéficiaires l’ayant déclaré comme référent de confiance.
• Il doit scanner dans son compte un justificatif confirmant son appartenance à la structure sociale.
Fonctionnalités Acteur SocialLes grands principes
Acteur Social
Bénéficiaire
Connexion à son compteAdresse de connexion http://www.doc-depot.com
Saisie identifiant et mot de passe puis clic sur GO
1 clic ici permet de se déconnecter, sinon automatique au bout de 30 min
Permet la suppression définitive du compte après confirmation
Permet la consultation de
toutes les actions sur son compte
Permet la modification du mot de passe de connexion
Données personnelles : aussi visibles par bénéficiaires
Téléphone PRO sur 10 chiffres; non obligatoire
Adresse mail PRO ; non obligatoire
Référents de confiance : aussi visibles par tous les référents de confiance
Liste des personne vous ayant désignées comme référent de
confiance
Pour créer un nouveau compte pour un
bénéficiaire
Permet de filtrer la liste (doit contenir la chaine
saisie)
Création du compte d’un bénéficiaire
Saisir les informations de la part du bénéficiaire.
S’assurer de l’exactitude des informations car elles ne sont pas
modifiables et permettent de récupérer son identifiant en cas de
perte.
Cliquez ici quand toutes les informations
seront saisies
Le bénéficiaire devra se connecter avec son identifiant et son mot de passe provisoire
‘123456’ pour définir son nouveau mot de passe
Visualisation d’un compte d’un bénéficiaire
On ne peut que visualiser les informations personnelles ainsi que ses référents de
confiance
Le référent de confiance peut
déposer des document dans
l’espace « + Papier
administratif »
Le référent de confiance ne peut pas voir l’espace personnel ni les messages et notes
Papier administratif : Les documents sont visibles mais en cryptés
En cliquant dessus, cela ouvre le fichier …
… mais nécessite le code de lecture pour être visualisé :
Saisie du code puis Ok …
… sinon le fichier peut être enregistré en faisant « Annuler » puis « enregistrer
sous » Slide commun
Demande de code d’accès :
A détailler
Papier administratifs : dépôt de fichier unique
3 méthodes de dépôt sur le compte du bénéficiaire
1ère méthode : « dépôt de fichier unique »- Sélectionner le type de document- Lui donner un nom - Parcourir les fichiers sur l’ordinateur pour récupérer le document (pdf ou image)
Avant tout, il faut scanner le ou les documents (procédure selon scanner)
Recommandation : quelle que soit la taille du document le scanner en mode A4
Slide commun
Papier administratifs : dépôt par glisser/déposer
Dans une autre fenêtre, sélectionner les fichiers
et les faire glisser au milieu de la zone
2ème méthode : « dépôt par glisser/déposer (Drag&Drop) »
=> Cliquer simplement sur le lien
Slide commun
Papier administratif : dépôt par mail
3ème méthode : « dépôt par mail »
En cliquant sur ce lien, cela permet d’autoriser le dépôt de document
administratif par mail
L’autorisation se désactive automatiquement le soir mais il suffit de cliquer sur la croix
rouge pour annuler l’autorisation
Le dépôt se fait en envoyant un mail avec le fichier à déposer en pièce jointe à l’adresse « identifiant-du-béné[email protected] »
L’expéditeur reçoit un message de confirmation de dépôt avec le titre « DOC-DEPOT : Document xxxxx.jpg ajouté à identifiant-du-bénéficiaire ».
Slide commun
Justificatif: visible par l’administrateur du site doc-depot.com
Cliquer sur « + Justificatifs » pour déposer la justification de l’acteur social de l’appartenance à la structure
Même méthode de dépôt que pour le bénéficiaire sauf le dépôt par mail
Liste des structures sociales: les bénéficiaires pourront les déclarées comme référent de confiance Permet de filtrer la liste
(doit contenir la chaine saisie)
Pour créer une nouvelle structure, cliquer sur « +
Structure sociale » …… Saisir les informations de la structure sociales puis
validez