Document management systémDocument management systémpro pro

nemocnicenemocnice

VUMS Legend s.r.o.VUMS Legend s.r.o.

Ve Struhách 27Ve Struhách 27

160 00 Praha 6 160 00 Praha 6

tel: 255725250, fax: 255725256, e-mail: vlegend@legend.cz, web: www.legend.cztel: 255725250, fax: 255725256, e-mail: vlegend@legend.cz, web: www.legend.cz

Téma prezentaceTéma prezentace

• Představení společnosti VUMS LegendPředstavení společnosti VUMS Legend• Představení platformy Lotus NotesPředstavení platformy Lotus Notes• Představení produktů společnosti VUMS Představení produktů společnosti VUMS

LegendLegend• Elektronická podatelnaElektronická podatelna• Spisová službaSpisová služba• PointsRD – podnikový integrovaný systém PointsRD – podnikový integrovaný systém

řízené dokumentaceřízené dokumentace

Představení VUMS LegendPředstavení VUMS Legend• VUMS LegendVUMS Legend

– Založena 1994, 40 zaměstnanců, certifikované produkty, Založena 1994, 40 zaměstnanců, certifikované produkty, certifikovaní pracovníci, prověření NBÚcertifikovaní pracovníci, prověření NBÚ

– IBM Premier Business PartnerIBM Premier Business Partner– SAP Technologický partnerSAP Technologický partner

• Zaměření společnostiZaměření společnosti– Komplexní řešení a služby na platformě Lotus NotesKomplexní řešení a služby na platformě Lotus Notes– Řešení na platformě WebSphereŘešení na platformě WebSphere– Řešení v oblasti RDB (Informix, Oracle, Sybase,…)Řešení v oblasti RDB (Informix, Oracle, Sybase,…)– Analýzy a procesní modelování – ArisAnalýzy a procesní modelování – Aris– Produkty pro mobilní službyProdukty pro mobilní služby– Integrace dokumentových a relačních systémůIntegrace dokumentových a relačních systémů

Významné projektyVýznamné projekty

• Komerční sektorKomerční sektor– Severočeská energetika, Chemopetrol, Rubena, Severočeská energetika, Chemopetrol, Rubena,

Východočeská energetika, BorsodChem, Olma, Východočeská energetika, BorsodChem, Olma, Motorpal, TNT Express, Buzuluk,…Motorpal, TNT Express, Buzuluk,…

• Státní sektorStátní sektor– Ministerstvo zahraničních věcí ČR, Ministerstvo vnitra Ministerstvo zahraničních věcí ČR, Ministerstvo vnitra

ČR, Ministerstvo spravedlnosti ČR, ČSNI, Český institut ČR, Ministerstvo spravedlnosti ČR, ČSNI, Český institut pro akreditaci....pro akreditaci....

Služby VUMS LegendSlužby VUMS Legend

• Vypracování úvodní studie, analýzy, procesní a datové modelování ARISVypracování úvodní studie, analýzy, procesní a datové modelování ARIS

• Návrh koncepce včetně integrace na ostatní podnikové systémyNávrh koncepce včetně integrace na ostatní podnikové systémy

• Implementace, instalace, zkušební provozImplementace, instalace, zkušební provoz

• Administrace a správa systému i vzdáleně, kontroly, nastavení replikačních Administrace a správa systému i vzdáleně, kontroly, nastavení replikačních

schémat, kontrola bezpečnostní architekturyschémat, kontrola bezpečnostní architektury

• Školení pro administrátory a správce systému (aplikací) (An)Školení pro administrátory a správce systému (aplikací) (An)

• Školení pro uživatele systému (Cz, An)Školení pro uživatele systému (Cz, An)

• KonzultaceKonzultace

• Poimplementační podpora, HelpDesk, Systémové poradenství, Emergency, SW Poimplementační podpora, HelpDesk, Systémové poradenství, Emergency, SW

podporapodpora

• Péče o zákazníka ve vztahu k IBMPéče o zákazníka ve vztahu k IBM

• Návrh, vývoj a dodávka aplikací nad Lotus Notes, modelová řešeníNávrh, vývoj a dodávka aplikací nad Lotus Notes, modelová řešení

Platforma Lotus NotesPlatforma Lotus Notes

Lotus Notes je SW systém, který umožňuje Lotus Notes je SW systém, který umožňuje organizacím a firmám sdílet znalosti organizacím a firmám sdílet znalosti

a zkušenosti uvnitř i mimo její a zkušenosti uvnitř i mimo její organizační strukturuorganizační strukturu

GroupWareGroupWare

Komunikace, Kooperace, KoordinaceKomunikace, Kooperace, Koordinace

APLIKACEAPLIKACE

K čemu Lotus Notes použítK čemu Lotus Notes použít• Šíření informacíŠíření informací

– Směrnice, pracovní postupy, produktové info., výrobní Směrnice, pracovní postupy, produktové info., výrobní info., marketingové materiály, info. o konkurenciinfo., marketingové materiály, info. o konkurenci

• Získávání informacíZískávání informací– Znalostní databáze, řízení projektů, vývoj a výzkum, Znalostní databáze, řízení projektů, vývoj a výzkum,

sledování vztahů se zákazníky, sledování sledování vztahů se zákazníky, sledování zakázek,marketingové plánovánízakázek,marketingové plánování

• Workflow procesyWorkflow procesy– Schvalovací procesy, připomínkové řízení, formuláře, Schvalovací procesy, připomínkové řízení, formuláře,

oběžníky, objednávky, požadavkyoběžníky, objednávky, požadavky

• Sdílení nápadů, zkušeností, dovednostíSdílení nápadů, zkušeností, dovedností– Diskusní databáze, znalostní systémy, vývoj a výzkum, Diskusní databáze, znalostní systémy, vývoj a výzkum,

HelpDeskHelpDesk

Základní charakteristiky Lotus NotesZákladní charakteristiky Lotus Notes

• Lotus NotesLotus Notes– Client/serverClient/server

– Replikace, podpora práce on-line i off-lineReplikace, podpora práce on-line i off-line

– Mobilita klientůMobilita klientů

– Vysoký stupeň zabezpečení – certifikáty, šifrování asymetrické Vysoký stupeň zabezpečení – certifikáty, šifrování asymetrické a symetrické, elektronický podpisa symetrické, elektronický podpis

– Řízení přístupu ACL – Access Control ListŘízení přístupu ACL – Access Control List

– Podpora internet standardů, nativní podpora SMTP, MIME, Podpora internet standardů, nativní podpora SMTP, MIME, S/MIME, POP3, IMAP4S/MIME, POP3, IMAP4

– Databáze přístupné z internetu – dynamický překlad do HTMLDatabáze přístupné z internetu – dynamický překlad do HTML

– Clustering, virtuální servery, škálování, DECS – napojení na Clustering, virtuální servery, škálování, DECS – napojení na DB2, Oracle, Sybase, ODBCDB2, Oracle, Sybase, ODBC

– Otevřené vývojové prostředí, podpora programátorských Otevřené vývojové prostředí, podpora programátorských standardů – Lotus Script, LSX, CGI, Java, JavaScript, XML – standardů – Lotus Script, LSX, CGI, Java, JavaScript, XML – jazyk DXL…jazyk DXL…

Přehled aplikací na platformě Lotus NotesPřehled aplikací na platformě Lotus Notes

• DMSDMS– Evidence písemnostíEvidence písemností– Spisová službaSpisová služba– Elektronická podatelnaElektronická podatelna– PointsRDPointsRD

• Interní auditInterní audit• Evidence měřidelEvidence měřidel• ReferátníkReferátník• Registr smluvRegistr smluv• Správa majetkuSpráva majetku• Územní generelÚzemní generel• Workflow smluvWorkflow smluv

• IntegraceIntegrace– Požadavky na objednávkuPožadavky na objednávku– Peněžní deníkPeněžní deník– Sklady, řízení pracovníkůSklady, řízení pracovníků– Integrace na smlouvy IxosIntegrace na smlouvy Ixos– Zakázky údržbyZakázky údržby

• Další aplikaceDalší aplikace– Evidence faktur, fakturyEvidence faktur, faktury

– Knihovna dokumentůKnihovna dokumentů

– Hromadná korespondenceHromadná korespondence

– Akce a nepřítomnostAkce a nepřítomnost

– Databáze přístrojůDatabáze přístrojů

– Správa pohledávekSpráva pohledávek

– Porady vedeníPorady vedení

– Evidence majetkuEvidence majetku

– ÚkolovníkÚkolovník

Elektronická podatelnaElektronická podatelna

• CharakteristikaCharakteristika– Pracoviště pro příjem a odesílání Pracoviště pro příjem a odesílání

datových zprávdatových zpráv

– Kontrolování čitelnosti zprávyKontrolování čitelnosti zprávy– Předávání ověřeného podání k Předávání ověřeného podání k

dalšímu řízenídalšímu řízení

– Možnost integrace na Spisovou Možnost integrace na Spisovou službuslužbu

Úloha Elektronické podatelnyÚloha Elektronické podatelny

• Pro občana:Pro občana:– Nabízet tradiční formuláře v el. podoběNabízet tradiční formuláře v el. podobě– Realizace elektronického podáníRealizace elektronického podání– Elektronické podepsáníElektronické podepsání– Získání informací o aktuálním stavu podáníZískání informací o aktuálním stavu podání

• Pro organizaciPro organizaci– Ověření el. podpisu občanaOvěření el. podpisu občana– Import podání od IS úřaduImport podání od IS úřadu– Odeslání elektronicky podepsaného potvrzení o Odeslání elektronicky podepsaného potvrzení o

přijetí podánípřijetí podání– Odeslání identifikátoru pro sledování aktuálního Odeslání identifikátoru pro sledování aktuálního

stavu podánístavu podání– Poskytovat informace o aktuálním stavu podáníPoskytovat informace o aktuálním stavu podání– Možnost archivace podáníMožnost archivace podání

Atestace Elektronické podatelnyAtestace Elektronické podatelny

• Atestace udělena 20.1.2003Atestace udělena 20.1.2003• Shoda se standardy:Shoda se standardy:

– Standard ISVS pro náležitosti životního cyklu Standard ISVS pro náležitosti životního cyklu informačního systémuinformačního systému

– Standard ISVS pro náležitosti procesu a metodiky Standard ISVS pro náležitosti procesu a metodiky atestace jakosti produktuatestace jakosti produktu

– Standard ISVS pro provoz elektronických podatelen Standard ISVS pro provoz elektronických podatelen ve vztahu k používání zaručeného elektronického ve vztahu k používání zaručeného elektronického podpisupodpisu

Spisová službaSpisová služba

• Úloha spisové službyÚloha spisové služby– Evidence a přidělení došlé poštyEvidence a přidělení došlé pošty– Vyřízení došlé pošty, kontrola vyřízení došlé poštyVyřízení došlé pošty, kontrola vyřízení došlé pošty– Zařazení do spisuZařazení do spisu– Tvorba a odesílání došlé poštyTvorba a odesílání došlé pošty– Zadávání a příjem úkolů – úkolový lístekZadávání a příjem úkolů – úkolový lístek– Výkazy práceVýkazy práce– Neevidovaná interní komunikace - konceptyNeevidovaná interní komunikace - koncepty

PointsRDPointsRD

• PointsRD podporuje následující procesyPointsRD podporuje následující procesy

– Tvorba a evidováníTvorba a evidování– Zpracování a připomínkováníZpracování a připomínkování– Přezkoumání a ověřeníPřezkoumání a ověření– Schvalování Schvalování – Vydání a zveřejňováníVydání a zveřejňování– Seznamování Seznamování – Prověřování Prověřování – Archivace Archivace

Databáze systémuDatabáze systému

• HlavníHlavní– Řízená dokumentaceŘízená dokumentace– Archiv řízené dokumentaceArchiv řízené dokumentace

• PodpůrnéPodpůrné– Interní adresářInterní adresář– Datový slovníkDatový slovník– Číselné řadyČíselné řady– RozdělovníkRozdělovník

Hierarchická strukturaHierarchická struktura

Úroveň Identifikace

Příručka jakosti (PJ) 0

Zásady zabezpečení jakosti (PJn) 1 (2,…,n)

Organizační směrnice (OSQ) 1.1 (1.2,…,n.n)

Pokyny (PQ) 1.1.1 (…)

Pracovní instrukce (PI) 1.1.1.1 (…)

Pracovní postupy (PP) 1.1.1.1.1 (…)

Záznamy jakosti (ZJ) 1.1.1.1.1.1 (…)

Procesní funkceProcesní funkce

• SprávceSprávce• GestorGestor• ZpracovatelZpracovatel• OvěřovatelOvěřovatel• SchvalovatelSchvalovatel• PrověřovatelPrověřovatel

• Viditelnost a přístupy k dokumentůmViditelnost a přístupy k dokumentům

– Přístupová právaPřístupová práva– ViditelnostViditelnost– AvízaAvíza– Historie workflowHistorie workflow

Související dokumentySouvisející dokumenty

• PřipomínkaPřipomínka– UživatelůmUživatelům– Vedoucím útvarůmVedoucím útvarům

• PrověrkaPrověrka– Potvrdit platnostPotvrdit platnost– PřepracovatPřepracovat– NahraditNahradit– Ukončit platnostUkončit platnost

• PodnětPodnět– PřepracovatPřepracovat– Ukončit platnostUkončit platnost– ZamítnoutZamítnout

Náhled a tisk řízených dokumentůNáhled a tisk řízených dokumentů

• Typy tiskovinTypy tiskovin– Originál k podpisuOriginál k podpisu– Evidovaný výtiskEvidovaný výtisk– Neevidovaný výtisk Neevidovaný výtisk

• Jak zobrazit nebo vytisknout řízený dokument?Jak zobrazit nebo vytisknout řízený dokument?– Interní v LNInterní v LN– Externí – v MS Word, MS ExcelExterní – v MS Word, MS Excel

Řízená dokumentace v praxiŘízená dokumentace v praxi

• Systém jakostiSystém jakosti– Požadavky na systém jakosti podle ISO 9000:2000Požadavky na systém jakosti podle ISO 9000:2000

• Služební předpisySlužební předpisy– Příkazy, rozhodnutí, směrnice, pokyny,…Příkazy, rozhodnutí, směrnice, pokyny,…

• Vnitřní řídící aktaVnitřní řídící akta– Předpisy, zápisy, rozbory, studie,…Předpisy, zápisy, rozbory, studie,…

• Záznamová dokumentaceZáznamová dokumentace• Řídící akty vnějšíŘídící akty vnější

– Sbírka zákonů, externí předpisy,…Sbírka zákonů, externí předpisy,…

Databáze na platformě PointsRDDatabáze na platformě PointsRD

• Interní audity (Olma)Interní audity (Olma)

• Evidence měřidel (Olma)Evidence měřidel (Olma)

• Referátník (ZPMV ČR)Referátník (ZPMV ČR)

• Registr smluv (ZPMV ČR)Registr smluv (ZPMV ČR)

• Workflow smluv (Chemopetrol)Workflow smluv (Chemopetrol)

Document Management systém v praxiDocument Management systém v praxi

• Český institut pro akreditaci,Český institut pro akreditaci,

obecně prospěšná společnostobecně prospěšná společnost

– posuzování DMS v organizacích žádající o akreditaci nebo v posuzování DMS v organizacích žádající o akreditaci nebo v

organizacích, které osvědčení o akreditaci již vlastníorganizacích, které osvědčení o akreditaci již vlastní

• V ČIA nasazen Document management systém od VUMS

Legend

• systém posouzen a schválen auditory Evropské akreditace

– orgán sdružující evropské akreditační orgány

WWW.CIA.CZWWW.CIA.CZ

Ve Struhách 27Ve Struhách 27Praha 6Praha 6

www.legend.czwww.legend.cz