document management system - recodata · 2020-01-10 · document management system optimieren sie...
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Document Management SystemOptimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse
● Kontrollieren Sie laufende Prozesse und ausstehende Aufgaben
● Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch
● Erstellen Sie Statistikberichte, die Ihre Geschäftsprozesse widerspiegeln
● Verwenden Sie die automatische Versionierung von Dokumenten
● Erhöhen Sie Ihre Datensicherheit
recodata setzt bei DMS (Document Management System) auf das Produkt ThereforeTM. Schaffen Sie sich einen Vorteil, indem Sie Daten sofort in Ihr System speichern und dann ganz leicht wiederfinden. Damit vermeiden Sie einen möglichen Datenverlust und steigern Ihre Effizienz und Reaktivität!
Das Therefore Document Management System ist für alle Firmen geeignet, die elektronische Dokumente, Papierdokumente, E-Mails, CAD-Dateien, Spoolfiles, Bilder, und Videos speichern möchten. Es ist möglich, diese sicher und einfach zu archivieren, zu bearbeiten und mit anderen zu teilen.
Therefore kann leicht und unkompliziert mit Ihrem bereits existierenden IT-System integriert werden. Benutzer und Administratoren werden die intuitive Benutzeroberfläche schätzen, aber ebenso die flexiblen Workflow-Anmerkungen, die rasche Datenerfassung, die einfache Integration und intelligente Suchfunktionen.
Dokumente importieren
Ganz egal, ob Ihre Informationen in elektronischer oder physischer Form zu Ihnen kommen, das System bietet verschiedene Lösungen, um diese zu speichern und zu indexieren. So können zum Beispiel Papierdokumente, wie Rechnungen und Berichte mit dem Capture Client importiert und automatisch indexiert werden.
Das System unterstützt auch Barcode- und OCR-Erkennung und kann intelligente Scanlösungen, wie Easy-Separate und ABBYY FlexiCapture integrieren, um den Prozess noch weiter zu automatisieren. Elektronische Dokumente werden einfach importiert und weitere Informationen extrahiert. Sobald Dokumente in Therefore gespeichert sind, ist es möglich, diese in Workflows, und Akten miteinzubinden, sowie deren Aufbewahrungs-richtlinien zu konfigurieren.
DMS für mehr Produktivität
Notizen, Kommentare, Unterschriften und Stempel können leicht auf Dokumente angebracht werden. There-fore informiert auch Benutzer über den Status von Dokumenten und Prozessen per E-Mail. Mit Therefore ist es sogar möglich, Dokumente zu erstellen und automatisch per E-Mail zu versenden. Korrespondenzen können ebenfalls automatisch gespeichert werden. Das erleichtert die Kommunikation!
Elektronische Signatur
Dokumente werden in Therefore
in ihrem ursprünglichen Format
gespeichert und digital von Therefore
signiert. Aus Therefore exportierte
Dokumente können zusätzlich mit ei-
ner elektronischen Signatur versehen
werden.
E-Mails archivieren und automa-tisch speichernTherefore speichert E-Mails von
Microsoft Outlook, Exchange und
IBM Lotus Notes automatisch oder
manuell. E-Mails werden mittels Drag
& Drop in Therefore verschoben oder
schon bestehenden Dokumenten
hinzugefügt. Therefore extrahiert
Informationen automatisch und
verwendet diese zur Indexierung und
anschließenden Speicherung.
Rechtskonformität
Therefore archiviert Dokumente
sicher und löscht diese, nachdem die
Aufbewahrungspflicht abgelaufen
ist. Mit der Therefore Export-Funktion
können die Dokumente auch auf
ein anderes Medium gespeichert
werden.
Informationen speichern
Therefore ist mit einem Konnektor für
Microsoft Office ausgerüstet. So werden
Dokumente von Word, Excel und
PowerPoint direkt in Therefore ge-
speichert.
Dokumenttypen wie CAD-Zeichnun-
gen und Videos werden per Drag &
Drop verschoben.
Berechtigungen und Sicherheit
Therefore macht es möglich, Benut-
zer von Active Directory oder LDAP
zu importieren und Berechtigungen
basierend auf Gruppen, Indexdaten
oder einzelne Dokumente zu konfi-
gurieren.
Unterstützt werden Haupt- und Back-
up- Speicherung auf sichere Medien.
Darunter befinden sich auch NAS,
RAID und NetAPP SnapLock.
Administration
Das System ist zentral verwaltbar. Sie
können Benutzer hinzufügen, Work-
flows mit dem grafischen Workflow-
Modul bauen, Berechtigungen erstel-
len und Server hinzufügen. Mit dem
Therefore Portal möglich, externen
Benutzern einen sicheren Zugang zu
Dokumenten zu gewähren.
Informationen suchen und finden
Das System ermöglicht es, Informati-
onen mittels Stichwort-, Volltext- oder
Kategoriensuche in nur wenigen
Sekunden zu finden. Die Suchma-
schinen durchkämmen sämtliche
Dokumenttypen und liefern rasch die
gewünschten Treffer
Dokumente sichten
Mit dem Viewer können Dokumente
und sogar Videos angesehen werden,
auch wenn keine passende Anwen-
dersoftware auf dem Computer
des Benutzers installiert ist. Videos
können ebenfalls wiedergegeben
werden.
Verwaltung von Aufzeichnungen, Akten und Projekten
Das System ermöglicht die einfache
Verwaltung von ganzen Projekten.
Sie haben jederzeit den Überblick
über alle Informationen der elektroni-
schen Akte. Dabei ist die Archivstruk-
tur übersichtlich gestaltet und intuitiv
zu bedienen.
Jedes Dokument kann transparent
und in Echtzeit kontrolliert werden.
Therefore Anywhere
Kein Internetzugang vorhanden? Kein Problem! Therefore Anywhere erlaubt es, Dokumente offline zu bear-beiten und diese mit dem Server zu synchronisieren, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind.
Therefore Mobile App
Die Therefore Mobile App macht es möglich, Ihre Workflows, Akten und Dokumente unterwegs zu bearbei-ten. Mit der Mobile App können Sie Fotos machen, Workflows genehmigen, Dokumente und Akten ansehen, und Dateien an Therefore senden. Die Mobile App wird für Android-Telefone und -Tablets, Windows Phone, Windows 8, Windows RT, sowie iPhone- und iPad- Geräte unterstützt.
Therefore Workflows
Therefore Workflows können so konfiguriert werden, dass sie Geschäftsprozesse vereinfachen, Verspätungen abwenden, und Prozesse besser überblicken. Es ist ebenfalls möglich, Verträge oder Rechnungen zu genehmi-gen, oder benachrichtigt zu werden, wenn eine Aufgabe erledigt ist. Neue Workflows können von Administra-toren ganz leicht mittels Drag & Drop erstellt werden.
Therefore Online
Firmen, die nach einer alternativen IT-Infrastruktur suchen, werden sich für Cloud Computing interessieren, um von einem verwaltungs- und wartungsfreien Service zu profitieren. Bei Bedarf können die Benutzerlizen-zen, sowie der Speicherplatz erhöht werden..
Geringe Anlaufkosten und monatliche Zahlungen machen Therefore Online für Firmen aller Größen interes-sant. Mit Therefore Online ist es einfach, in die Cloud zu scannen und von der Cloud zu drucken. Die Therefore Online-Technologie wird mit Datenerfassungs-, Indexierungs-, Such- und Archivierungsfunktionen geliefert und kann mit dem installierten Client, Web Access oder der Mobile App verwendet werden.
Automatisches Indexieren
Indexierungsprofile ermöglichen, dass Informationen vom Inhalt eines Dokuments (Office, Email, PDF) automatisch entnommen und in Therefore gespeichert werden. Sie können diese auch in Workflows, Akten, Therefore Online und die Mobile App integrieren. Gleichzeitig ist es möglich, Indexdaten von Therefore- Dokumenten zu entnehmen und in Felder von Office-Dokumenten zu importieren.
Therefore bietet auch eine komplette Lösung für eingehende und ausgehende E-Mails an: Vom Generieren einer Vorlage, Speichern und Indexieren in Therefore, bis hin zum Erstellen von Antworten. Therefore hat für alles eine Lösung!
Therefore schafft Mobilität● Die Software ermöglicht einen sicheren Zugang zu Geschäfts-
dokumenten außerhalb des Büros.
● Mitarbeiter, die Mobilgeräte verwenden, oder von externen
Standorten aus arbeiten, können sicher auf alle Informationen
zugreifen.
recodata GmbH - Industriestrasse 53 - CH-6034 Inwil - Fon +41 44 511 90 90 - Fax +41 44 511 90 91
[email protected] - www.recodata.ch
Therefore™
* Um mehr zu erfahren, nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem nächst gelegenem Canon-Anbieter auf.
Es kann sein, dass es gewisse Limitierungen gibt. Bitte lesen Sie das Therefore™ 2015-Handbuch, um über weitere Details informiert zu werden.
Regionen: Afrika, Asien, Europa, Naher und Mittlerer Osten
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Personal Edition Workgroup Edition Business Edition Therefore™ Online1 Benutzer 5 - 50 Benutzer 2 - ∞ Benutzer 1 - ∞ Benutzer*
Server / Datenbank / Speicherung
Windows® Server 32/64-bit* • • • Server-Infrastruktur wird als TeilMulti-Server an verschiedenen Orten • des Service angeboten
Microsoft® SQL Server 2005+* • •Oracle 10.2+ •
IBM® DB2® 9.5+* •DAS, NAS, San und local RAID • •
Netapp® • •Therefore™ Clients
Navigator, Viewer, Capture Client und Case Manager* • • • •Web Access (Web Navigator & Viewer)* • • •
Gadget (Web und installierter Client)* • • • •Mobile App (Mobilgeräte)*
Therefore™ Portal (Unlimited Read Only)• •
optional•
optional
Productivity ToolsTherefore™ Document Workflow • •
GUI Drag & Drop Dorkflow DesignerBusiness Analytics* • •
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Sicherheit & ZugangsberechtigungenWindows® Integrated Security • •
Active Directory® • •Therefore™ Internal Users • • • •
Unterzeichnete PDFs, digitale Signaturen • • • •LDAP/ SAMBA Support • •
Dokumenten-FeaturesOffenes Dateiformat
Multi-format Content Viewer••
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Anmerkungen (PDF- & TIFF-Dokumente)Versionierung (mit Kommentaren)
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Generate Documents*
Case ManagementVorlagen und Indexierungsprofile*
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DokumentenverwaltungInformation Lifecycle Management • • • •
Audit-Trail • • • •Capture Integration
Therefore™ Capture Client (Barcode/OCR) • • optional optionalTherefore™ MFP Applikation optional optional optional optional
Kofax® Capture® optional optional optionaleCopy® ShareScan® optional optional
Support für ISIS, TWAIN & Kofax® Drivers • • • •Scanformate: TIFF, PDF, PDF/A • • • •
E-Mail-ArchivierungMicrosoft® Outlook® • • • •Mailbox Monitoring optional optional
Microsoft® Exchange Server optionalIBM® Lotus Notes® optional
Elektronisches Importieren von DokumentenTherefore™ PDF Printer
Batch Document LoadingAutomatisches Importieren mit Content Extraction
eCopy® PDF Pro Office
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Zusätzliche Integration mit DrittanbieternIntegration mit externen Datenbanken
Microsoft® OfficeDrittanbieterintegration mit dem Universal Connector*
Windows® ExplorerMicrosoft Dynamics® NAV*
Microsoft® SharePoint® *
SAP Netweaver®
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Plug -Ins von DrittanbieternObjectif Lune® PlanetPress®
Alle Scanlösungen für Dokumente von I.R.I.S.optionaloptional
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Speicherung aller Dokumente und VideosBenutzeroberfläche in vielen Sprachen
Benutzerdefinierte Integration (Therefore™ API)
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BenutzerlizenzenNamed
ConcurrentRead Only
Therefore™ Portal (Unlimited Read Only)
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© Therefore Corporation 2015