documentación de los procesos en un sistema de gestión de calidad
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Gestión de calidadTRANSCRIPT
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7/18/2019 Documentacin de Los Procesos en Un Sistema de Gestin de Calidad
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ASESTRA Asesoras estratgicas
DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS
EN UN SISTEMA DE GESTION DECALIDAD
POR: JOSE ANTONIO RIASCOS GONZALEZ
ALAS2000
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DOCUMENTACIN EN UN SISTEMADE GESTIN DE CALIDAD
Necesidad de evidenciar la planifcacindel SGC
Complejidad de los procesos y actividadesde la organizacin
Necesidad de defnir y comunicar lasInteracciones de los procesos
Garantizar una adecuada comunicacin de
las disposiciones del SGC Cambios y rotacin del personal
Falencias en la competencia del personal
Herramienta de entrenamiento
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DOCUMENTACIN EN UN SISTEMADE GESTIN DE CALIDAD
Apoya el cumplimiento y la evidencia dereuisitos obligatorios
Necesidad de defnir los criterios de laauditor!a interna
"reservacin del saber y #acer de laorganizacin
$nifcacin en el en%oue y la ejecucin de
las actividades y procesos No lo #ago porue no sab!a&&&&&&&&&&&&&&&&
Si con documentos se presentan
problemas de dispersin' como ser( sinellos)
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LA EMPRESA
ENTRADAS SALIDA
S
Etapa1 nEtapa 2
e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e
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C
L
I
EN
T
E
S
C
L
I
E
N
T
ES
Re
quisitos
Satisfa
ccin
Sistema de Administracin de la CalidadMejoramiento Continuo
! Res"onsa#ilidadgerencial
$! Administracinde recursos
%! Mediciones&an'lisis&
mejoramiento
(! Ela#oracindel "roducto)*o ser+icio
Sistema de Administracinde la
Calidad
Entradas Salidas ,roductosser+icios
-igura./ Modelo de "roceso de Administracin de la CalidadIS0*C12 344.52444
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LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS ENISO 9001-2000
*&+&, Control de documentos
*&+&* Control de registros
-&+&+ Auditor!a de calidad
-&, Control pdto no con%orme
-&.&+ Acciones correctivas
-&.&, Acciones preventivas
*&+ /anual de calidad
*&+ "ol!tica de calidad y 0bjetivosde calidad
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MANUAL DE CALIDAD
Alcance del sistema de gestin de lacalidad
Detalles y justificacin de exclusiones
Referencia o rocedimientos del sistema de
gestin de la calidad Descricin de la interaccin entre los
rocesos
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POSIBLES ACTIVIDADES PARA LA ACTUALIZACIN
Alguna !POSIBILIDADES" #a$a la a%&'(')a)*)* a)*%ua%'+n #u*)* *$,
Integracin del comit1 gerencial&
2alidar las metas organizacionales 2alidar la identifcacin de reuisitos ye3pectativas de los clientes
2alidar la identifcacin de reuisitos legalesasociados al producto
2alidacin de la pol!tica de calidad 2alidar o defnir objetivos de calidad 4ntrenamiento en IS0 56667+666 en laorganizacin
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POSIBLES ACTIVIDADES PARA LA ACTUALIZACIN
4valuacin del SGC respecto a la norma IS056687+66-
2alidar la identifcacin de los procesosnecesarios para suministrar el producto a susclientes Actualizar la documentacin del SGC
Implementar las nuevas disposiciones para elSGC
Auditor!a interna con los reuisitos de la normaIS0 5668
9efnicin e implementacin de accionescorrectivas en el SGC
:evisin gerencia del SGC con los reuisitosIS0 56687+66-&
Solicitar la actualizacin de la Certifcacin
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4.2.3 Control de do!"ento#
4.2.4 Control de re$%#tro#
&.2.2 A!d%tor%' de 'l%d'd
&.3 Control de (rod!to
no on)or"e&.*.2 A%one# orret%+'#
&.*.3 A%one# (re+ent%+'#
4.2 M'n!'l de 'l%d'd
4.2 Pol,t%' - o/et%+o#
de '%d'd
DOCUMENTOS REUERIDOS EN ISO 1002000
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TITULO DEL MANUAL
ASESTRA
A#e#or,'# E#tr't$%'#
Control
DOCUMENTOS REUERIDOS EN ISO 1002000
Al'ne
E5l!#%one#
D%#e6o
Pro(%ed'd dell%ente
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MAPA DE LOS PROCESOS
DESCRIPCI7N DE LOS PROCESOS
CARACTERIZACI7N DE LOS PROCESOS
DOCUMENTOS REUERIDOS EN ISO 1002000
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MERCA1E0
67ENTAS
IN7ESTI8ACI0N6 1ESARR0LL0
A1MINISTRACI0N
-INANCIER0
L08ISTICA
PROCESOS EN LA EMPRESA
C0M,RAS
PRO8EEDOR
CLIENTES
1ESARR0LL09:MAN0
CALI1A1
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E;T
ERNAL
C:ST0
M ER
E;T
ERNAL
C:ST0
M ER
MANA8EMENT,R0CESS AS:,,0RT
MANA8EMENT,R0CESS sumos del "roceso& losde"artamentos in+olucrados etc!
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CLASI!ICACI2N DE L%S
$R%CES%S.! Seg=n su jerarqua
2! Seg=n su funcin?! ,or la com#inacin de am#os
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SE,3N SU )ERAR.U4A
Tercer Nivel:Proed%"%ento# At%+%d'de#; T're'#=
Segundo Nivel:Proe#o# - S!(roe#o#.
Primer Nivel:
M'ro(roe#o
Cuarto Nivel:Re$%#tro#
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SE,3N SU )ERAR.U4AN86 $rocedimiento5 -orma es"ecifica de lle+ar a
ca#o una acti+idad! En muc@os casos los"rocedimientos se e>"resan en documentos!
N86 Acti9idad1Es la suma de tareas o acciones quese de#en desarrollar "ara lograr los "roductos!normalmente se agru"an en un "rocedimiento "ara
facilitar su gestin! La secuencia ordenada deacti+idades da como resultado un su#"roceso o un"roceso! Normalmente se desarrolla en unde"artamento o funcin!
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SE,3N SU !UNCI2N
CONTROLOPERACIN
APOYO/SOPORTE CONTINGENCIA
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%eracin1,rocesos in+olucrados directamente en latransformacin "ara la realiacin del "roducto o ser+icioque el cliente desea! Ej5
,rocesos relacionados con el cliente! 1iseDo ) desarrollo de "roductos! Com"ras ,roduccin ) "restacin del ser+icio
,reser+acin del "roducto
Control5 ,roceso cu)o o#jeti+o es +erificar los resultadosde los "rocesos o"erati+os ) de so"orte! Ej5
Medicin ) Seguimiento del "roducto Auditora Re+isin "or la 1ireccin E+aluacin del ser+icio
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CARAC&ER4S&ICAS DE L%S$R%CES%S1
Se "ueden descri#ir las entradas ) las salidas! El ,roceso crua uno o +arios limites organiati+os
funcionales!
Se requiere @a#lar de metas ) fines en +e deacciones ) medios! :n "roceso res"onde a la"regunta F:E& no al C0M0!
El "roceso tiene que ser f'cilmente com"rendido "or
cualquier "ersona de la organiacin!
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CARAC&ER4S&ICAS DE L%S
$R%CES%S1 El nom#re asignado a cada "roceso de#e ser
sugerente de los conce"tos ) acti+idades incluidos
en el mismo! Tienen un res"onsa#le Tienen limites #ien definidos Tienen interacciones ) res"onsa#ilidades internas
#ien definidas Tienen "rocedimientos documentados ) requisitos
de entrenamiento!
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2. ELABORACIN DE LA
RED DE PROCESOS
GERENCIA DE PROCESOS
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JERARUIA DE LOS PROCESOS
SISTEMA
MACROPROCESO
TAREA
ACTI8IDAD
PROCESO
G.P
T.C
D.E
GERENCIA DE PROCESOS
CADENA DE VALOR
CICLO PHVA
ANLISIS YEVALUACINDE PROCESOS
MTODO Y ANLISISDE SOLUCIN DE
PROBLEMASESTANDARIZACIN
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9erramienta "ara el reconocimientode los "rocesos de la em"resa
La Cadena de *alor
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Cadena de 7alor 8enrica
Infraestructura
Administracin de Recursos 9umanos
1esarrollo Tecnolgico
A#astecimiento
LogsticaInterna
0"eracio/nes
LogsticaE>terna
Mercado/tecnia )7entas
Actividades de Apoyo
Actividades Primarias
Marg
en
Ser+icioMargen
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Identificar los "rocesos a tra+s de la
Cadena de 7alor cont!B
,rocesos
Su#"rocesos
Acti+idades
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CLASIFICACIN !E LS PRCESS
!IRECCI"N
A#RE#AR $ALRA#RE#AR $ALR
AP% AP%AP% AP%
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Procesos #enerales o de conducci&n
Procesos y actividades de apoyo
Planeaci&n estrat'gicay del Sistema de #esti&n
de la calidad
Control de la gesti&ny revisi&n gerencial
Cliente Cliente
#esti&nComercial
Mercadeoy ventas
Plani(ica)ci&n y*odise+o
deproducto
Compras,Recepci&n
t'cnica
inspecci&ny Almac'n
Reali-aci&nproducto
o servicio
Entregadel
productoo servicio
#esti&n.umana
Mantenimiento/ metrolog0a
Control dedocumentos
Auditor0asinternas
#esti&n dela me1ora
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ASESTRA Asesoras estratgicas
Identificar los "rocesos a tra+s de la
Cadena de 7alor cont!BMacro"roceso1ocencia
8! Insc!Asignaturas 8!Matrcula 8!1ocencia 8!E+aluacin
8!Inscri"cin
8!Seleccin
8!Curricular
8!Titulacin
8!,rofesionales,rocesos
Su#"rocesos
8eneracin TurnosEntrega de Turnos
!!!
Acti+idades
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GERARF:IA 1E L0S ,R0CES0S
!
MACR0,R0CES0
,R0CES0
S:
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Bases para Documentarlos Procesos
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Ca$a%&*$'a%'+n )* l. #$.%*.
"roceso7;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
;0bjetivo7;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
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D%CUMEN&ACI2N DE$R%CES%S6
Es lle+ar a formas gr'ficas ) escritas elmodo de @acer el tra#ajo!
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CARAC&ERIS&ICAS DE LA
D%CUMEN&ACI2N6 Actualidad de la informacin6 Integridad de la informacin! ,rinci"io a fin del
"roceso Claridad y simlicidad! -'cilmente
com"rendidos "or todos en la organiacin !lexi"ilidad5 Ada"ta#les a cam#ios! Res"onsa#les!
Cumlir el ciclo $+*A
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CARAC&ERI;ACI2N DE
$R%CES% 1escri#e en forma
resumida las
acti+idades& entradas )salidas& clientes )"ro+eedores de un"roceso!
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Caracteriacin del ,rocesoNom#re del ,rocesoHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
Res"onsa#leHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
0#jeti+o ) alcanceHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
$ro9eedorEntradas Acti9idades $ro9eedorEntradas
Controles al
$roceso
RECURS%
Maquinaria Informacin,ersonas
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!%RMA&%S
Son documentosdonde se consignan
los datos o#tenidos enel desarrollo de unaacti+idad&con+irtindose en
registros que dane+idencia de unaacti+idad ejecutada!
6 6 6 6 8
6 6 6 6 +
6 6 6 6 ,
6 6 6 6 *
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ASESTRA Asesoras estratgicas
Solicitud de -acturacin
Solicitante CargoTelfono E/mail
>ECBA
Em"resa
Contacto
1ireccin
Conce"to
7alor
0#ser+aciones
-ec@a Rece"cin
-ec@a Realiacin
-actura
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$R%CEDIMIEN&%S
Conjunto de "asos quee>"lican la forma de
lle+ar a ca#o unaacti+idad! 1e#e es"ecificar el
F:E se @ace& el
C0M0 se @ace )quien es elRES,0NSA
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,R0CE1IMIENT0-ec@a HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
Macro"roceso HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH,roceso HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHSu#"roceso HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH0#jeti+o HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHAlcance HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
1efinicionesHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
No! .u< +ace .uien lo =ace Como lo=ace
.u< Registrodeja
.
2
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ASESTRA Asesoras estratgicas
INS&RUC&I*%S
Son documentos que
am"lan ) detallan la
informacin de unaacti+idad!
A " : 0 B A 9 0
PROCESO COMPRAS
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PROCESO COMPRAS
O9JETI8O: Suministrar a los procesos internos la materia prima e insumos re2ueridos con lasespeci(icaciones solicitadas, de3 manera oportuna, en la cantidad pedida ymanteniendo los niveles de inventario estipulados4
Pro+eedor Entr'd' Proe#o S'l%d' Cl%ente
#erenciaPol0tica, o51etivos
y metas "rdenes decompra ProveedoresAlmac'nIngenier0a deproducto
Proveedores
Fic.as t'cnicas demateriales
6ase de datos deproveedores, Preciosy coti-aciones,
Especi(icaci&n deproducto4
Log0stica Niveles deinventario ypuntos de reorden
Manu(actura4
Mantenimientoy serviciosgenerales
DUEO:
Re2uisiciones
Facturas ProveedoresAlmac'n
Productocomprado
Almac'n
In(ormes dedesempe+o
#erencia
CMPRAS
Re(erencia alos documentos2ue descri5enm'todos deoperaci&n ycontrol delproceso
7e(e de compras SEGUIMIENTO MEDICI7N:Ind%'dore#=
)Cumplimiento en re2uisiciones)8ndice de rotaci&n de
inventarios )!evoluciones a
proveedores )"rdenes decompra completas
$R%CES%1 1IRECCI0NAMIENT0 ESTRAT8IC0
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RES$%NSA(LE1
%()E&I*% ' ALCANCE1
EN&RADAS $R%*EED%R SALIDAS CLIEN&E
Informacin del medio! ,roceso del sistema ,lanes de accin ,rocesos que
Necesidades de recursos! de 8estin de calidad definidos en la re+isin! @acen "arte del
Informacin "ara la re+isin! ) clientes Recursos asignados! Sistema de 8estin,oltica ) o#jeti+os de de Calidad!
calidad!
Red de "rocesos )
organigrama!
Informacin requerida actualiada ) com"leta! Fue se tenga unas directrices claras!
Fue se generen "lanes de accin "ara mejorar ) se
suministren los recursos!
8erente 8eneral& 1irectores de Mercadeo ) 7entas& 1ocumentacin referencia ,rocedimiento Re+isin "or la direccin
,roduccin ) los Gefes de La#oratorio& Com"ras ) "ara la re+isin & com"utador& AC,.4!
,rogramacin ) el re"resentante de la direccin )
Coordinador del sistema de gestin de calidad!
Fue se realice la re+isin seg=n la frecuencia! Re"resentante de la direccin! Teniendo en cuenta la frecuencia es"ecificada
en el "rocedimiento de re+isin "or la direccin!
Fue se cum"la la "oltica ) o#jeti+os de calidad! Re"resentante de la direccin! 1efiniendo acti+idades a realiar& res"onsa#les
) "laos ) registrando en el acta de re+isin!
Fue la estructura organiacional se mantenga Re"resentante de la direccin! Analiando la estructura organiacional frente
a la realidad!
Fue se ajuste el sistema de gestin de calidad a Re"resentante de la direccin! Analiando los cam#ios en el momento en que
los cam#ios& se tengan los recursos "ara mejorarlo se "resentan "ara definir los "lanes de accinnecesarios!
+igente!
) se mejoren los "rocesos!
F: F:IN CJM0
C%N&R%LES AL $R%CES%
,ERS0NAS IN-RAESTR:CT:RA IN-0RMACIJN
RECURS%S
8erente 8eneral
1efinir los lineamientos de la organiacin
RE.UISI&%S DE LAS EN&RADAS E>$EC&A&I*AS DEL CLIEN&E
DIRECCIONAMIENTOESTRATEGICO
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INDICE CONTENIDO DEL
MANUAL DE PROCESOSIntrod!%n
O/et%+oCone(to# 9@#%o#
U#o; Ut%l%F'%n - Lo'l%F'%ndel M'n!'l
ASPECTOSGENERALES
DEL MANUAL
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INDICE CONTENIDO DELMANUAL DE PROCESOS
E#tr't$%o#
Cl'+e# o >!nd'"ent'le#
So(orte o A(o-o
IN8ENTARIODE PROCESOS
No"re
O/et%+o
D%'$r'"' de9lo
>ronter'#
In#!"o# -
E5#!"o#In+ol!r'do#
Cl%ente#
Proe#o#
9'#e Le$'l
>or"!l'r%o#
8ISION GENERALDELMACROPROCESO
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INDICE CONTENIDO DELMANUAL DE PROCESOS
8ISION GENERAL
DEL PROCESO
No"re
O/et%+o
D%'$r'"' de9lo
>ronter'#
In#!"o# -E5#!"o#
In+ol!r'do#Cl%ente#
S!(roe#o#
9'#e Le$'l
>or"!l'r%o#
8ISION GENERALDEL
SU9PROCESO
No"re
O/et%+o
D%'$r'"' de9lo
>ronter'#
In#!"o# -
E5#!"o#In+ol!r'do#
Cl%ente#
At%+%d'de#T're'#
9'#e Le$'l
>or"!l'r%o#Proed%"%ento#
D%'$r'"' de>l!/o
Documentacin del
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Manual de,rocedimientos
Documentacin del
Sistema de Calidad
,olticas )
0#jeti+os de laCalidad
Manual de
Calidad
1ocumentos5M,& 1-,& 1,&
Instrucc!Tra#!&!!!etc
Registros deCalidad "orIS0 3444
-
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Manual de0rganiacin,olticas )
0#jeti+os de laCalidad
Manual deCalidad
Manual de,rocesos
Manual de
,rocedimientos
1ocumentos5M,& 1-,& 1,&
strucc!Tra#!&!!!!etc
-
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ASESTRA Asesoras estratgicas
Manual de0rganiacin,olticas )
0#jeti+os de laCalidad
Manual deCalidad
Manual de,rocedimientos
1ocumentos5M,& 1-,& 1,&
strucc!Tra#!&!!!!etc
ManualesAdministrati+os
Manual de0rganiacin
-
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E7EMPL !EL MAN9AL
"
-
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i
HGRACIAS POR SUATENCIN
FIN !E LA EPSICI"N