documento de planificación proyecto erp
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SCOPE STATEMENT
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Implementación de ERP ERP
Descripción del alcance del producto
Requerimientos Características
1. Lograr facilitar la planificación de los recursos de la empresa
1 contar con información en tiempo real referente al desempeño que este teniendo la empresa.
2. Lograr integrar la información de las distintas áreas estandarizando la información desde inventarios hasta personal
2 modelar y realizar de manera automática los procesos de la empresa de distintas áreas tales como finanzas, logística, producción, ventas, compras, etc.
3. Permitir evaluar, controlar y gestionar de una manera mas eficiente el negocio.
3 Gran capacidad de adaptación, modularidad e integración de la información
4. Proporcionará una visión completa de
las funciones tanto contables como financieras a manera de generar informes de tiempo real para la toma de decisiones.
5. Gestiona los cobros realizados tanto a
proveedores como a clientes.
Criterios de adaptación del producto
Conceptos Criterios de adaptación
1. Técnicos - visión completa de las funciones tanto contables como financieras a manera de generar informes de tiempo real para la toma de decisiones.
- Gestiona los cobros realizados tanto a proveedores como a clientes.
- Gestionar cadena de suministros de la organización desde la adquisición hasta la entrega al cliente
- Manejar procesos de compra y venta de manera automática
- Mantener al dia el valor neto de los activos fijos.
2. De calidad - Llevar un control en tiempo real de los inventarios tanto de materia prima, producto en proceso como producto terminado.
- Integrar información necesaria para cado uno de los procesos de fabricación
3. Administrativos - El sistema debe ser aprobado por la gerencia general de la empresa para su implementación.
Entregables del proyecto
Fases del proyecto Productos entregables
1. Gestión del proyecto Proyecto Gestionado
2. Requisitos y Diseño del sistema Todos aquellos elementos listos para formar parte de la instalación de del sistema
3. Post-Implementación Documentos referidos a los temas legales, económicos y de conclusión del sistema
Exclusiones del proyecto
1. Responsabilidad sobre el proceso de implementación
2. Responsabilidad sobre el perfil del sistema
3. Capacitaciones de acuerdo al conocimiento y potencial del personal para adaptarse al sistema
Restricciones del Proyecto
Internos a la Organización Ambientales o Externos a la Organización
Asimilar que un ERP es la solución y no prestar atención a las nuevas tecnologías
Cambios climáticos puede afectar la red
Contar con datos importantes y confidenciales
No generar una ventaja competitiva por su uso inadecuado
Planificación deficiente
Costo de la implementación, capacitaciones y actualizaciones del sistema
Supuestos del Proyecto
Internos a la Organización Ambientales o Externos a la Organización
Disponibilidad de recursos de la empresa para la implementación del sistema
Contratos con el proveedor se rigen a la política de Compras de la empresa
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por
Fecha Motivo
1.0 Equipo de implementación
PM PM 06.12.13 Versión original
DOCUMENTACION DE REQUERIMIENTOS
Nombre del Proyecto Implementación de un Sistema ERP en Litografía global S.A.
Necesidades del Negocio u Oportunidad a Aprovechar
Facilitar la administración de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, etc.
Incrementar la participación de mercado de empaques; creciendo a nivel regional.
Objetivos del Negocio y del Proyecto Implementación de cada uno de los módulos que componen el ERP. Proporcionar a la empresa una herramienta que permita incrementar su productividad y eficiencia Capacitar al personal en el uso de los módulos asignados Completar la implementación del ERP en su totalidad en 10 meses Percibir el retorno de la inversión a partir del primer semestre en funcionamiento No exceder el presupuesto del proyecto; con un costo de USD70,000
Requerimientos Funcionales
Stakeholder Prioridad Otorgada por
el Stakeholder Requerimientos
Sponsor
Muy Alta
Los módulos del sistema ERP deben llenar las expectativas técnicas de la empresa.
Muy Alta
La implementación de los módulos no debe exceder el presupuesto del proyecto de
USD70,000 con margen de error del 10%.
Gerente de proyecto cliente
Muy Alta Administre el equipo implantador cliente de manera eficiente y eficaz durante todas las
fases.
Gerente proyecto implementador
Muy Alta Contar con todas las especificaciones técnicas
necesarias en la implementación del ERP.
Muy Alta Mantenga a detalle la información respecto a
avances en tiempo y costos a lo largo del proyecto.
Comité Directivo Litografía
Muy Alta
Busque la constante capacitación en todos los niveles jerárquicos de la empresa a fin que todos puedan tener una apertura al nuevo
sistema.
Equipo Implantador cliente (key users)
Alta Facilite la integración del sistema con la atención a clientes internos y externos.
Equipo Investigación y
Análisis Alta
Identifique las oportunidades del negocio respecto a la utilización del sistema ERP y
determine análisis de desempeño para la toma de decisiones.
Equipo de IT Alta Adecue sus conocimientos del negocio en la
migración eficiente de data.
Consultores Implementadores
Alta Conozcan y participen desde la fase de previa
a la implementación hasta la fase post-implementación.
Usuarios Alta Usuario pueda identificarse y relacionarse con el nuevo software. Apertura a la tecnificación.
Proveedor Muy Alta
El software vendido cumpla con las especificaciones técnicas y tecnológicas
mostradas.
Muy Alta Exista un compromiso legal mediante un
contrato.
Requerimientos No Funcionales
Stakeholder Prioridad Otorgada por
el Stakeholder Requerimientos
Sponsor Muy Alta Buscar que la implementación tenga impacto a
nivel financiero, posterior a su implementación.
Consultores Implementador
Muy Alta Maneje competencias eficientes que permitan
guiar la implementación de la manera más productiva.
Proveedor Alta Mantenga una apertura con el negocio
respecto a dudas o criterios específicos que puedan surgir a lo largo del proyecto.
Requerimientos de Calidad
Stakeholder Prioridad Otorgada por
el Stakeholder Requerimientos
Equipo de Desarrollo de
Calidad Muy Alta
Buscar un nivel óptimo respecto a calidad en cada etapa de la implementación; de manera que se lleve a cabo sin incidencias técnicas.
Criterios de Aceptación
Concepto Criterio de Aceptación
Técnicos El sistema ERP debe cumplir con las especificaciones tanto técnicas como
a nivel de virtualización requeridas.
De calidad Cada una de las etapas debe cumplir con los estándares de calidad
establecidos a manera de evitar las incidencias en el proceso.
Administrativos Todo entregable debe ser analizado por el Sponsor y aprobado por la
Presidencia de la Organización.
Financieros Cumplir con los presupuestos de cada etapa.
Reglas del Negocio
Documentar todo procedimiento realizado a manera de mantener respaldo de lo realizado.
Mantener una comunicación libre, con confianza y constante con cada uno de los involucrados en dicha implementación.
Impactos en otras áreas organizacionales
Regirse en base a la misión y visión de la empresa, compartiendo entre áreas las oportunidades de aprendizaje.
Impacto en otras entidades
N/A
Requerimientos de Soporte y Entrenamiento
Mantener una constante capacitación respecto al sistema y sus actualizaciones a manera que se convierta en amigable al usuario.
Supuestos Relativos a Requerimientos
Mantener una disponibilidad de tiempo y personal para la realización de cada entregable.
Restricciones relativas a requerimientos
N/A
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUERIMIENTOS
Código Descripción Sustento de
inclusión
Prio-ridad
Versión Estado Actual
Nivel de Estabilidad
Grado de comple-
jidad
Criterio de Aceptación
Necesidades, metas del negocio
Objetivo del proyecto
Entregable del WBS
Estrategia de
Prueba
ROO1
Los módulos del sistema ERP
deben llenar las expectativas técnicas de la
empresa.
Junta Directiva
de empresa
Muy Alta
1
Activo Alto Alto
El sistema ERP debe cumplir con las
especificaciones tanto técnicas como
a nivel de virtualización
requeridas
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times, disminuyendo re
procesos, etc.
Implementación de cada uno de los
módulos que componen el ERP.
1.1.1 Definición de requerimient
os preliminares
Aplica
ROO2
La implementación de los módulos
no debe exceder el presupuesto del proyecto de USD70,000 con margen de error
del 10%.
Junta Directiva
de empresa
Muy Alta
1 Activo Alto Alto
Cumplir con el presupuesto en
cada etapa
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times, disminuyendo re
procesos, etc.
No exceder el presupuesto del proyecto; con un costo de USD70K
1.2.1 Plan del proyecto
No aplica
ROO3
Administre el equipo
implantador cliente de
manera eficiente y eficaz durante todas las fases.
Junta Directiva
de empresa
Muy Alta
1 Activo Alto Alto
Todo entregable debe ser analizado
por el Sponsor y aprobado por la Presidencia de la
Organización.
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times, disminuyendo re
procesos, et
Capacitar al personal en el uso
de los módulos asignados
1.3.1 Etapa de
visualización No Aplica
ROO4
Contar con todas las
especificaciones técnicas
necesarias en la implementación
del ERP.
Equipo de IT
Muy Alta
1 Activo Alto Alto
Cada una de las etapas debe cumplir con los estándares
de calidad establecidos a
manera de evitar las incidencias en el
proceso.
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times,
Proporcionar a la empresa una
herramienta que permita
incrementar su productividad y
eficiencia
1.1.2 Acta de constitución
Aplica
disminuyendo re procesos, et
ROO5
Mantenga a detalle la
información respecto a avances en
tiempo y costos a lo largo del proyecto.
Junta Directiva
de empresa
Muy Alta
1 Activo Medio Medio Cumplir con el
presupuesto en cada etapa
Incrementar la participación de
mercado de empaques;
creciendo a nivel regional.
Completar la implementación en su totalidad de 10 meses. No exceder el presupuesto del proyect; USD70K
1.4.1 Informe de avances y
costos No aplica
ROO6
Busque la constante
capacitación en todos los niveles jerárquicos de la
empresa a fin que todos
puedan tener una apertura al nuevo
sistema.
Equipo de
Implementación
Muy Alta
1 Activo Medio Medio
Todo entregable debe ser analizado
por el Sponsor y aprobado por la Presidencia de la
Organización
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times, disminuyendo re
procesos, et
Capacitar al personal en el uso
de los módulos asignados
2.3.2 Plan de capacitación por niveles
jerárquicos y evaluaciones
No aplica
ROO7
Facilite la integración del sistema con la
atención a clientes internos
y externos.
Equipo de
implementación
Alta 1 Activo Alto Alto
Todo entregable debe ser analizado
por el Sponsor y aprobado por la Presidencia de la
Organización
Incrementar la participación de
mercado de empaques;
creciendo a nivel regional.
Implementación de cada uno de los
módulos que componen el ERP.
2.2.2 Aprovisionam
iento y acondicionam
iento de software,
hardware y otros
insumos
Aplica
ROO8
Identifique las oportunidades
del negocio respecto a la utilización del sistema ERP y
determine análisis de
desempeño para la toma de decisiones.
Junta Directiva
de empresa
Alta 1 Activo Alto Alto Cumplir con el
presupuesto en cada etapa
Incrementar la participación de
mercado de empaques;
creciendo a nivel regional.
Percibir el retorno de la inversión a partir del primer
semestre en funcionamiento
3.2.1 Registros de
desarrollo del sistema
No Aplica
ROO9 Adecue sus
conocimientos del negocio en la
Equipo de
Implementación
Alta 1 Activo Alto Alto
El sistema ERP debe cumplir con las
especificaciones tanto técnicas como
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los
Implementación de cada uno de los
módulos que componen el ERP.
2.1.2 Plan de lanzamiento
No aplica
migración eficiente de data.
a nivel de virtualización
requeridas
recursos de la empresa.
Mejorando lead times,
disminuyendo re procesos, et
RO10
Conozcan y participen desde la fase de previa
a la implementación
hasta la fase post-
implementación.
Junta Directiva
de empresa
Alta 1 Activo Medio Medio
El sistema ERP debe cumplir con las
especificaciones tanto técnicas como
a nivel de virtualización
requeridas
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times, disminuyendo re
procesos, et
Completar la implementación del ERP en su totalidad
en 10 meses
1.2.1 Plan del proyecto
Aplica
RO11
Usuario pueda identificarse y
relacionarse con el nuevo software.
Apertura a la tecnificación.
Junta Directiva
de empresa
Alta 1 Activo Alto Alto
El sistema ERP debe cumplir con las
especificaciones tanto técnicas como
a nivel de virtualización
requeridas
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times, disminuyendo re
procesos, et
Capacitar al personal en el uso
de los módulos asignados
2.3.2 Plan de capacitación por niveles
jerárquicos y evaluaciones
No aplica
RO12
El software vendido cumpla
con las especificaciones
técnicas y tecnológicas mostradas.
Junta Directiva
de empresa
, Equipo
de Implementación
Muy Alta
1 Activo Alto Alto
Cada una de las etapas debe cumplir con los estándares
de calidad establecidos a
manera de evitar las incidencias en el
proceso.
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times, disminuyendo re
procesos, et
Implementación de cada uno de los
módulos que componen el ERP.
1.3.3 Acta de adquisiciones
Aplica
R013
Exista un compromiso legal
mediante un contrato.
Proveedor
Muy Alta
1 Activo Alto Medio
Todo entregable debe ser analizado
por el Sponsor y aprobado por la Presidencia de la
Organización
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times,
Implementación de cada uno de los
módulos que componen el ERP.
1.3.3 Acta de adquisiciones
No aplica
disminuyendo re procesos, et
R014
Buscar que la implementación tenga impacto a nivel financiero,
posterior a su implementación.
Junta Directiva
de empresa
Muy Alta
1 Activo Alto Alto Cumplir con el
presupuesto en cada etapa
Incrementar la participación de
mercado de empaques;
creciendo a nivel regional.
Percibir el retorno de la inversión a partir del primer
semestre en funcionamiento
3.2.1 Registros de
desarrollo del sistema
No Aplica
R015
Maneje competencias eficientes que
permitan guiar la implementación
de la manera más productiva.
Equipo de
Implementación
Muy Alta
1 Activo Alto Alto
El sistema ERP debe cumplir con las
especificaciones tanto técnicas como
a nivel de virtualización
requeridas
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times, disminuyendo re
procesos, et
Completar la implementación del ERP en su totalidad
en 10 meses
1.4.1 Informe de avances y
costos No aplica
R016
Mantenga una apertura con el
negocio respecto a dudas o criterios
específicos que puedan surgir a
lo largo del proyecto.
Proveedor
Alta 1 Activo Alto Medio
Todo entregable debe ser analizado
por el Sponsor y aprobado por la Presidencia de la
Organización
Facilitar la administración de manera eficiente y
eficaz de los recursos de la
empresa. Mejorando lead
times, disminuyendo re
procesos, et
Completar la implementación del ERP en su totalidad
en 10 meses
2.3.1 Plan de mitigación del sistema ERP por etapas
Aplica
R017
Buscar un nivel óptimo respecto a calidad en cada
etapa de la implementación; de manera que se
lleve a cabo sin incidencias
técnicas.
Equipo de
calidad
Muy Alta
1 Activo Alto Alto
Cada una de las etapas debe cumplir con los estándares
de calidad establecidos a
manera de evitar las incidencias en el
proceso.
Incrementar la participación de
mercado de empaques;
creciendo a nivel regional.
Proporcionar a la empresa una
herramienta que permita
incrementar su productividad y
eficiencia
1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad
No aplica
DICCIONARIO WBS
ESPECIFICACIONES DE PAQUETES DE TRABAJO DEL PROYECTO
Fase
1: G
esti
ón
del
pro
yect
o
1.1 Proceso de Iniciación
1.1.1 Definición de requerimientos preliminares
Descripción del proyecto, definición del producto del proyecto, definición de los requerimientos del proyecto; definición de amenazas y oportunidades del proyecto
1.1.2 Acta de constitución
Desarrollo del acta de constitución, Definición de los objetivos del proyecto a nivel de alcance, costos y tiempo; definición de la finalidad del proyecto; justificación del proyecto; definición de sponsor que autoriza, stakeholders
1.2 Proceso de Planificación 1.2.1 Plan del proyecto
Estructura de trabajo desglosada; responsables de tareas; red del proyecto; estimaciones de costos; plan se organización; definición de tiempos y programación en CPM y Gantt; Identificación de presupuesto del proyecto; descripción de la adquisición y asignación de recurso; plan de gestión de calidad, plan de comunicaciones; plan de gestión de riesgos, plan de gestión de recurso humano.
1.3 Proceso de Ejecución
1.3.1 Etapa de visualización
Conformación de equipos de trabajo; reuniones de arranque; ajuste del cronograma; Implementación de entregables; Implementación de requerimientos; implementación de capacitaciones; preparación y ejecución de escenarios prueba.
1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad Línea base de calidad, registro de discusiones y políticas respecto al tema de calidad del proyecto.
1.3.3 Acta de adquisiciones Registro de requisiciones, órdenes de compra y facturas de compra.
1.4 Proceso de Seguimiento y Control
1.4.1 Informe de avances y costos Informe del avance de los entregables, planes y objetivos de cada etapa y el proyecto global.
1.4.2 Informe de control de riesgos Informe de políticas del manejo de control de riesgos y sus respectivos desempeños.
1.5 Proceso de Cierre
1.5.1 Informe de revisión y evaluación de fases
Evaluación de cada fase finalizada según criterios de aceptación; certificación de los entregables del proyecto.
1.5.2 Informe de revisión y evaluación del proyecto
Evaluación del proyecto según criterios de aceptación; certificación de los entregables del proyecto.
1.5.3 Cierre contractual
Verificación del cumplimiento de planes y aseguramiento que los procesos se llevaron adecuadamente. Documentación y archivo de resultados, garantías, manuales, comunicados, etc.
1.5.4 Cierre administrativo
Documentación de las actividades del equipo del proyecto y las partes interesadas. Aprobación y confirmación de resultados. Documentación del presupuesto real, lecciones aprendidas, reportes de cambios, etc.
Fase
2: R
equ
isit
os
y D
iseñ
o d
el
Sist
em
a 2.1 Construcción del sistema
2.1.1 Plan de instalación de infraestructura tecnológica
Diseño de modelos, identificación de opciones tecnológicas, Instalación de la plataforma tecnológica a nivel de: dispositivos de acceso, sistema operativo, dispositivos de visualización, conectividad externa e interna, infraestructura energética, gestión y administración de datos, aspectos arquitectónicos.
2.1.2 Plan de lanzamiento Descripción detallada de las etapas y procesos de lanzamiento en la empresa del sistema ERP.
2.2 Implementación 2.2.1 Presupuesto de costo de implementación
Conceptualización de flujos de efectivo específicos y detallados de la implementación.
2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software, hardware y otros insumos
Instalación de infraestructura y paquetes del EPR, configurar y modificar paquetes, parametrización y migración de datos, construir interfaces.
2.3 Pruebas y soporte
2.3.1 Plan de mitigación del sistema ERP por etapas
Descripción del flujo del proceso de mitigación de errores o fallas.
2.3.2 Plan de capacitación por niveles jerárquicos y evaluaciones
Entrenamiento a usuarios finales y personal administrativo y directivos.
Fase
3: P
ost
Im
ple
men
taci
ón
3.1 Estabilización
3.1.1 Bitácoras de soporte Análisis de las fallas ocurridas con sus respectivas soluciones.
3.1.2 Sistemas desempeño Determinación de los beneficios estratégicos; medición de eficiencias, benchmarking
3.2 Mejoramiento continuo
3.2.1 Registros de desarrollo del sistema Registro de indicadores de desempeño y retroalimentaciones realizadas.
3.2.1 Plan de actualizaciones futuras Etapas propuestas para integración futura, evaluación de posibles alternativas de crecimiento.
CONTROL DE VERSIONES VERSION HECHA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO
1.0 Equipo de implementación
PM PM 11/30/2013 Versión original
IDENTIFICACION Y SECUENCIAMIENTO DE TRABAJO
Código WBS
Nombre Código Nombre
Alcance de trabajo de la
actividad
Actividad Predecesora
Tipo de relación adelanto /atraso
Persona Responsable
Zona Geográfica
Tipo de actividad
(Time Driven,
Resource Driven)
Secuenciamiento de actividades dentro del paquete de trabajo
1.1.1 Definición de
requerimientos preliminares
1.1.1.A01 Definir y describir
proyecto y sistema ERP
Redactar la definición del
proyecto y sistema
P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
1.1.1.A02 Definir
requerimientos Redactar los
requerimientos 1.1.1.A01 P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
1.1.1.A03 Definir amenazas y oportunidades
Redactar amenazas y
oportunidades 1.1.1.A02 P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
1.1.2 Acta de constitución
1.1.2.A01
Reunión para definición del
Acta de Constitución
Reunión con el área
responsable P. Gonzáles Guatemala
Time Driven
1.1.2.A02 Definición final
del Acta de Constitución
Redactar el Acta de Constitución
1.1.2.A02 P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
1.1.2.A03
Revisión y aprobación del
Acta de Constitución
Aprobación Acta de
Constitución 1.1.2.A03 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
1.2.1 Plan del proyecto
1.2.1.A01 Elaborar Plan del
proyecto Redactar el plan
de proyecto P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
1.2.1.A02 Aprobar plan del
Proyecto
Aprobación Plan del Proyecto
1.2.1.A01 J. Castañeda Guatemala Time
Driven
1.3.1 Etapa de visualización
1.3.1.A01
Conformación de equipos para reunión de arranque
Conformar equipos previos
al arranque P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
1.3.1.A02 Implementación de entregables y requerimientos
Implementar entregables y
requerimientos 1.3.1.A01 P. Gonzáles
Resource Driven
1.3.1.A03 Ejecución de
escenarios prueba
Realizar escenarios
prueba 1.3.1.A02 P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
1.1.1.A0
1
1.1.1.A0
2
1.1.1.A0
3
1.1.2.A0
1
1.1.2.A0
2
1.1.2.A0
3
1.3.1.A0
1
1.3.1.A0
2
1.3.1.A0
3
1.2.1.A0
1 1.2.1.A0
2
1.3.2 Acta de
aseguramiento de calidad
1.3.2.A01
Reunión para definición del
Acta De aseguramiento de
Calidad
Reunión con el área
responsable P. Gonzáles Guatemala
Time Driven
1.3.2.A02
Definición final del Acta de
Aseguramiento de Calidad
Redactar Acta de
Aseguramiento de Calidad
1.3.2.A01 P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
1.3.2.A03
Revisión y aprobación de
Acta de Aseguramiento de
Calidad
Aprobación Acta de
Aseguramiento de calidad
1.3.2.A02 J. Castañeda Guatemala Time
Driven
1.3.3 Acta de adquisiciones
1.3.3.A01 Desarrollo del
acta de adquisiciones
Redactar acta de
adquisiciones P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
1.3.3.A02
Reunión revisión y validación del
acta de adquisiciones
Reunión con el área
responsable 1.3.3.A01 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
1.4.1 Informe de avances y
costos
1.4.1.A01 Elaboración del
informe de avances y costos
Redactar informe de avances y
costos
P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
1.4.1.A02 Revisión del informe de
avances y costos
Revisión informe de avances y
costos
1.4.1.A01 J. Castañeda Guatemala Time
Driven
1.4.2 Informe de control de
riesgos
1.4.2.A01 Elaboración del
informe de control de riesgos
Redactar informe de control de
riesgos
P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
1.4.2.A02 Revisión del informe de
control de riesgos
Revisión informe de control de
riesgos
1.4.2.A01 J. Castañeda Guatemala Time
Driven
1.5.1 Informe de revisión y evaluación de fases
1.5.1.A01 Evaluación de las etapas finalizadas
Evaluar la finalización de
cada etapa P. Gonzáles Guatemala
Time Driven
1.5.1.A02 Certificación de
etapas finalizadas
Certificar la finalización de
cada etapa 1.5.1.A01 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
1.3.2.A0
1
1.3.2.A0
2
1.3.2.A0
3
1.3.2.A0
1 1.3.2.A0
2
1.3.3.A0
1 1.3.3.A0
2
1.4.1.A0
1 1.4.1.A0
2
1.4.2.A0
1 1.4.2.A0
2
1.5.1.A0
1 1.5.1.A0
2
1.5.2 Informe de revisión y
evaluación del proyecto
1.5.2.A01 Evaluación del
proyecto finalizado
Evaluar la finalización del proyecto global
P. Gonzáles Guatemala Time
Driven
1.5.2.A02 Certificación del
proyecto finalizado
Certificar la finalización del
proyecto 1.5.2.A01 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
1.5.3 Cierre contractual
1.5.3.A01
Verificación de la documentación
de planes y procesos
Verificar documentación
P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
1.5.3.A02 Certificación y
cierre contractual
Certificar el cierre
contractual
1.5.3.A01
J. Castañeda Guatemala Time
Driven
1.5.4 Cierre administrativo
1.5.4.A01
Verificación de la documentación
de actividades de interesados y
equipo del proyecto
Verificar documentación
P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
1.5.4.A02 Certificación y
cierre administrativo
Certificar el cierre
administrativo 1.5.4.A01 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
2.1.1 Plan de instalación de
infraestructura tecnológica
2.1.1.A01
Reunión para definición de Instalación de
Infraestructura tecnológica
Reunión con el área
responsable P. Gonzáles Guatemala
Time Driven
2.1.1.A02
Definición final de Instalación de
Infraestructura tecnológica
Redactar plan de instalación
de infraestructura
2.1.1.A01 P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
2.1.1.A03
Revisión y aprobación de Instalación de
Infraestructura tecnológica
Aprobación de Instalación de
Infraestructura tecnológica
2.1.1.A02 J. Castañeda Guatemala Time
Driven
2.1.2 Plan de lanzamiento
2.1.2.A01 Reunión para
definición del Plan de Lanzamiento
Reunión con el área
responsable P. Gonzáles Guatemala
Time Driven
2.1.2.A02 Definición final
del Plan de Lanzamiento
Redactar plan
de lanzamiento
2.1.2.A01 P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
1.5.2.A0
1 1.5.2.A0
2
1.5.3.A0
1 1.5.3.A0
2
2.1.1.A0
1
2.1.1.A0
2
2.1.1.A0
3
2.1.2.A0
1
2.1.2.A0
2
2.1.2.A0
3
1.5.4.A0
1 1.5.4.A0
2
2.1.2.A03
Revisión y aprobación del
Plan de lanzamiento
Aprobación del plan de
lanzamiento 2.1.2.A02 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
2.2.1 Presupuesto de Costo
de Implementación
2.2.1.A01 Detalle del
Presupuesto de Implementación
Realizar Presupuesto de
Implementar P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
2.2.1.A02 Aprobación del presupuesto de Implementación
Aprobar el presupuesto de
Implementar 2.2.1.A01 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
2.2.2
Aprovisionamiento y acondicionamiento de software, hardware y
otros insumos
2.2.2.A01 Instalación de
Infraestructura Instalar
Infraestructura P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
2.2.2.A02 Parametrización y
Migración de datos
Migrar datos parametrizados
2.2.2.A01 P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
2.2.2.A03 Construcción de
Interfaces
Construir interfaces del
sistema 2.2.2.A02 P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
2.3.1 Plan de mitigación del
sistema ERP por etapas
2.3.1.A01
Reunión para definición del Plan de mitigación por
etapas
Reunión con el área
responsable P. Gonzáles Guatemala
Time Driven
2.3.1.A02
Definición final del Plan de
mitigación por etapas
Redactar plan de mitigación
por etapas 2.3.1.A01 P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
2.3.1.A03
Revisión y aprobación del
Plan de mitigación por etapas
Aprobar el plan de mitigación
por etapas 2.3.1.A02 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
2.3.2 Plan de capacitación
por niveles jerárquicos y evaluaciones
2.3.2.A01
Definición de plan de capacitación
por niveles jerárquicos
Redactar plan de capacitación
P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
2.3.2.A02
Capacitación por niveles
jerárquicos de la empresa
Capacitar a los involucrados
2.3.2.A01 P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
2.3.2.A03 Revisión,
evaluación y retroalimentación
Evaluar y retroalimentar
las capacitaciones
2.3.2.A02 J. Castañeda Guatemala Time
Driven
2.2.2.A0
1
2.2.2.A0
2
2.2.2.A0
3
2.3.1.A0
1
2.3.1.A0
2
2.3.1.A0
3
2.3.2.A0
1
2.3.2.A0
2
2.3.2.A0
3
2.2.1.A0
1 2.2.1.A0
2
de capacitaciones impartidas.
3.1.1 Bitácoras de soporte
3.1.1.A01
Desarrollo periódico de bitácora de
soporte
Desarrollar la bitácora de
soporte P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
3.1.1.A02 Reunión revisión
de bitácora de soporte
Reunión con el área
responsable 3.1.1.A01 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
3.1.2 Sistemas desempeño
3.2.1.A01
Desarrollo periódico de
indicadores de desempeño
Desarrollar indicadores de
desempeño P. Gonzáles Guatemala
Resource Driven
3.2.1.A02 Reunión revisión de indicadores de
desempeño
Reunión con el área
responsable 3.2.1.A01 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
3.2.1 Registros de
desarrollo del sistema
3.2.1.A01
Desarrollo periódico de registros del progreso del
sistema
Desarrollar registros de progreso del
sistema
P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
3.2.1.A02 Reunión revisión de registros de
progreso
Reunión con el área
responsable 3.2.1.A01 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
3.2.2 Plan de
actualizaciones futuras
3.2.2.A01
Desarrollo del Plan de
actualizaciones futuras
Redactar plan de
actualizaciones futuras
P. Gonzáles Guatemala Resource
Driven
3.2.2.A02 Aprobación del plan para futras actualizaciones
Aprobar el plan de
actualizaciones 3.2.2.A01 J. Castañeda Guatemala
Time Driven
CONTROL DE VERSIONES VERSION HECHA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO
1.0 Equipo de implementación
PM PM 11/30/2013 Versión original
3.1.1.A0
1 3.1.1.A0
2
3.1.2.A0
1 3.1.2.A0
2
1.2.1.A0
1 1.2.1.A0
2
3.2.2.A0
1 3.2.2.A0
2
RED DE TRABAJO
ESTIMACION DE RECURSOS Y DURACION
Entregable
Actividad TIPO DE RECURSO: PERSONAL TIPO DE RECURSO: MATERIAL NO CONSUMIBLE
Nombre de Recurso
Trabajo (h-h)
Cantidad Costo Unitario
Costo total
Nombre de Recursos
Cantidad Costo
unitario Costo total
1.1.1 Definición de requerimientos
preliminares
1.1.1.A01 Definir y describir
proyecto y sistema ERP
P. Gonzáles 3
1 Q30 Q90
1.1.1.A02 Definir
requerimientos P. Gonzáles
2 1 Q30 Q60
1.1.1.A03 Definir amenazas y oportunidades
P. Gonzáles 2 1 Q30 Q60
1.1.2 Acta de constitución
1.1.2.A01
Reunión para definición del
Acta de Constitución
P. Gonzáles
3 1 Q30 Q90
1.1.2.A02 Definición final
del Acta de Constitución
P. Gonzáles 3 1 Q30 Q30
1.1.2.A03
Revisión y aprobación del
Acta de Constitución
J. Castañeda
2 1 Q30 Q60
1.2.1 Plan del proyecto
1.2.1.A01 Elaborar Plan del
proyecto P. Gonzáles
15 2 Q30 Q900
1.2.1.A02 Aprobar plan del
Proyecto J.
Castañeda 2 1 Q30 Q60
1.3.1 Etapa de visualización
1.3.1.A01
Conformación de equipos para reunión de arranque
P. Gonzáles
8 3 Q30 Q720
1.3.1.A02 Implementación de entregables y requerimientos
P. Gonzáles 24 2 Q30 Q2440
1.3.1.A03 Ejecución de
escenarios prueba P. Gonzáles
48 2 Q30 Q2880 Pruebas de conexión
8 50,000 400,000
1.3.2 Acta de aseguramiento de
calidad 1.3.2.A01
Reunión para definición del
Acta De aseguramiento de
Calidad
P. Gonzáles
3 1 Q30 Q90
1.3.2.A02
Definición final del Acta de
Aseguramiento de Calidad
P. Gonzáles
12 1 Q30 Q360
1.3.2.A03
Revisión y aprobación de
Acta de Aseguramiento de
Calidad
J. Castañeda
3 1 Q30 Q90
1.3.3 Acta de adquisiciones
1.3.3.A01 Desarrollo del
acta de adquisiciones
P. Gonzáles 10 1 Q30 Q300
1.3.3.A02
Reunión revisión y validación del
acta de adquisiciones
J. Castañeda
3 1 Q30 Q90
1.4.1 Informe de avances y costos
1.4.1.A01 Elaboración del
informe de avances y costos
P. Gonzáles 16 1 Q30 Q480
1.4.1.A02 Revisión del informe de
avances y costos
J. Castañeda
4 1 Q30 Q120
1.4.2 Informe de control de riesgos
1.4.2.A01 Elaboración del
informe de control de riesgos
P. Gonzáles 15 1 Q30 Q450
1.4.2.A02 Revisión del informe de
control de riesgos
J. Castañeda
4 1 Q30 Q120
1.5.1 Informe de revisión y
evaluación de fases
1.5.1.A01 Evaluación de las etapas finalizadas
P. Gonzáles 12 1 Q30 Q360
1.5.1.A02 Certificación de
etapas finalizadas J.
Castañeda
3 1 Q30 Q90
1.5.2 Informe de revisión y
evaluación del proyecto
1.5.2.A01 Evaluación del
proyecto finalizado
P. Gonzáles 12 1 Q30 Q360
1.5.2.A02 Certificación del
proyecto finalizado
J. Castañeda
3 1 Q30 Q90
1.5.3 Cierre contractual
1.5.3.A01
Verificación de la documentación
de planes y procesos
P. Gonzáles
8 1 Q30 Q240
1.5.3.A02 Certificación y
cierre contractual J.
Castañeda 3 1 Q30 Q90
1.5.4 Cierre administrativo
1.5.4.A01
Verificación de la documentación
de actividades de interesados y
equipo del proyecto
P. Gonzáles
8 1 Q30 Q240
1.5.4.A02 Certificación y
cierre administrativo
J. Castañeda
2 1 Q30 Q60
2.1.1 Plan de instalación de
infraestructura tecnológica
2.1.1.A01
Reunión para definición de Instalación de
Infraestructura tecnológica
P. Gonzáles
3 1 Q30 Q90
2.1.1.A02
Definición final de Instalación de
Infraestructura tecnológica
P. Gonzáles
12 3 Q30 Q1080
2.1.1.A03
Revisión y aprobación de Instalación de
Infraestructura tecnológica
J. Castañeda
3 1 Q30 Q90
2.1.2 Plan de lanzamiento
2.1.2.A01 Reunión para
definición del Plan de Lanzamiento
P. Gonzáles 3 1 Q30 Q90
2.1.2.A02 Definición final
del Plan de Lanzamiento
P. Gonzáles 12 1 Q30 Q360
2.1.2.A03
Revisión y aprobación del
Plan de lanzamiento
J. Castañeda
3 1 Q30 Q90
2.2.1 Presupuesto de Costo de
Implementación
2.2.1.A01 Detalle del
Presupuesto de Implementación
P. Gonzáles 6 1 Q30 Q180
2.2.1.A02 Aprobación del presupuesto de Implementación
J. Castañeda
3 1 Q30 Q90
2.2.2 Aprovisionamiento
2.2.2.A01 Instalación de
Infraestructura P. Gonzáles
40 3 Q30 Q3600 Software, Hardware
1 software 30 hardware
2,250,000 20,000
Q2,850,000
y acondicionamiento
de software, hardware y otros
insumos
2.2.2.A02 Parametrización y
Migración de datos
P. Gonzáles 40 3 Q30 Q3600
Migración de datos
1 1,200,000 1,200,000
2.2.2.A03 Construcción de
Interfaces P. Gonzáles
48 3 Q30 Q3600
2.3.1 Plan de mitigación del
sistema ERP por etapas
2.3.1.A01
Reunión para definición del Plan de mitigación por
etapas
P. Gonzáles
3 1 Q30 Q90
2.3.1.A02
Definición final del Plan de
mitigación por etapas
P. Gonzáles
12 1 Q30 Q360
2.3.1.A03
Revisión y aprobación del
Plan de mitigación por etapas
J. Castañeda
3 1 Q30 Q90
2.3.2 Plan de capacitación por
niveles jerárquicos y evaluaciones
2.3.2.A01
Definición de plan de capacitación
por niveles jerárquicos
P. Gonzáles
3 1 Q30 Q90
2.3.2.A02
Capacitación por niveles
jerárquicos de la empresa
P. Gonzáles
24 3 Q30 Q2160 Capacita-
ciones 10 50,000 500,000
2.3.2.A03
Revisión, evaluación y
retroalimentación de capacitaciones
impartidas.
J. Castañeda
24 1 Q30 Q720
3.1.1 Bitácoras de soporte
3.1.1.A01
Desarrollo periódico de bitácora de
soporte
P. Gonzáles
8 1 Q30 Q240
3.1.1.A02 Reunión revisión
de bitácora de soporte
J. Castañeda
4 1 Q30 Q120
3.1.2 Sistemas desempeño
3.2.1.A01
Desarrollo periódico de
indicadores de desempeño
P. Gonzáles
8 1 Q30 Q240
3.2.1.A02 Reunión revisión de indicadores de
desempeño
J. Castañeda
4 1 Q30 Q120
3.2.1 Registros de desarrollo del
sistema
3.2.1.A01
Desarrollo periódico de registros del progreso del
sistema
P. Gonzáles
8 1 Q30 Q240
3.2.1.A02 Reunión revisión de registros de
progreso
J. Castañeda
4 1 Q30 Q120
3.2.2 Plan de actualizaciones
futuras
3.2.2.A01
Desarrollo del Plan de
actualizaciones futuras
P. Gonzáles
15 1 Q30 Q450
3.2.2.A02 Aprobación del plan para futras actualizaciones
J. Castañeda
3 1 Q30 Q90
CONTROL DE VERSIONES VERSION HECHA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO
1.0 Equipo de implementación
PM PM 11/30/2013 Versión original
PLANTILLA DE METRICA DE CALIDAD
Métrica de:
Producto ERP Proyecto Implementación de ERP
Factor de calidad relevante
Nivel de éxito en la implementación del software
Definición del factor de calidad
El nivel al cual se considera en cada etapa que la implementación del ERP se está llevando a cabo sin incidencias técnicas en los puntos de control seleccionados.
Propósito de la métrica:
Proporcionar una idea clara de la dificultad que está presentando la instalación, pruebas
y puesta en funcionamiento del software en una fase previa a su uso y sin tomar en
cuenta su funcionalidad en operaciones.
Definición operacional:
Al final de cada fase de iniciación IT realiza reportes de todas las fallas (momentos los cuales el sistema dejo de funcionar con normalidad) su gravedad, tiempo necesario para volver el sistema aun estado estable y si la falla hubiese afectados uno o varios usuarios.
Métodos de medición
En base a la experiencia y análisis se determinara la gravedad de las fallas agrupadas por categorías en severas, de consideración y leves. Se espera que al final de cada etapa el número de fallas severas se convierta en fallas de consideración posteriormente fallas leves hasta quedar completamente resueltas y considerar que el sistema funciona sin fallas y las que se lleguen a presentar quedan completamente fuera de control (fallas en la red eléctrica, hardware defectuoso, etc.)
Resultado deseado
Tiempo de resolución de incidencias: 1 día o menos: leve 2 a 5 días: de consideración 5 días en adelante: severos Se busca que las incidencias sean sobre todo leves y que pasen el menor tiempo posible en cada estado.
Responsable del factor de calidad
Departamento de IT junto con la empresa que vende el software.
Métrica de:
Producto ERP Proyecto Implementación de ERP
Factor de calidad relevante
Cumplimiento con el presupuesto establecido para el proyecto
Definición del factor de calidad
En qué medida se cumple con el presupuesto establecido para una etapa del proyecto y para la totalidad del mismo.
Propósito de la métrica:
Proveer un indicador exacto de cómo se ejecuta el presupuesto establecido, si es
suficiente o demasiado y si se están teniendo que hacer demasiados recortes para cubrir
todos los gastos.
Definición operacional:
Para cada uno de los paquetes de trabajo en la EDT se analizara su costo en materiales, horas de trabajo, insumos consumidos y otros gastos en un formato preestablecido y se comparara con el presupuesto asignado a la tarea.
Métodos de medición
Para cada paquete de trabajo se analiza si el presupuesto está dentro del 10% de tolerancia analizando si se realizó algún ahorro en o algún gasto adicional y de esta forma re acomodar el presupuesto general de cada sub proyecto.
Resultado deseado
Se tomara como exitoso un paquete de trabajo que no exceda el presupuesto, Bueno si lo excede por 3% como máximo y malo si llega o sobrepasa el límite de 10%
Responsable del factor de calidad
Equipo de finanzas asignado por el PM realiza el análisis y reporta al PM quien es el tomador de decisiones principal.
Métrica de:
Producto ERP Proyecto Implementación de ERP
Factor de calidad relevante
Capacidad del personal para operar con el nuevo sistema.
Definición del factor de calidad
En qué medida los empleados son capaces de emplear adecuadamente el sistema ERP en las tareas propias de su puesto y área.
Propósito de la métrica:
Proporcionar un indicador del grado de conocimiento técnico y habilidad para utilizar el
sistema a causa de las capacitaciones y sesiones de simulación.
Definición operacional:
Una vez realizado el plan de capacitaciones para cada área en específico se realizara una prueba diagnóstica al final de cada módulo la cual estará diseñada por el equipo de investigación y desarrollo. De aquí se puede desprender un análisis FODA que permita mejorar de forma continua esta parte del proyecto.
Métodos de medición
Se realizara un diagnóstico teórico y práctico tanto para cada colaborador como para los equipos.
Resultado deseado
Para cualquier tipo de evaluación se tomara como satisfactoria una calificación a partir de 85%. Se busca no obtener dentro del equipo o para empleados individuales calificaciones debajo del 60%.
Responsable del factor de calidad
Departamento de Investigación y desarrollo, Equipo de la empresa proveedora encargado de capacitar.
Métrica de:
Producto ERP Proyecto Implementación de ERP
Factor de calidad relevante
Capacidad del personal para operar con el nuevo sistema.
Definición del factor de calidad
En qué medida los empleados son capaces de emplear adecuadamente el sistema ERP en las tareas propias de su puesto y área.
Propósito de la métrica:
Proporcionar un indicador del grado de conocimiento técnico y habilidad para utilizar el sistema a
causa de las capacitaciones y sesiones de simulación.
Definición operacional:
Una vez realizado el plan de capacitaciones para cada área en específico se realizara una prueba diagnóstica al final de cada módulo la cual estará diseñada por el equipo de investigación y desarrollo. De aquí se puede desprender un análisis FODA que permita mejorar de forma continua esta parte del proyecto.
Métodos de medición
Se realizara un diagnóstico teórico y práctico tanto para cada colaborador como para los equipos.
Resultado deseado
Para cualquier tipo de evaluación se tomara como satisfactoria una calificación a partir de 85%. Se busca no obtener dentro del equipo o para empleados individuales calificaciones debajo del 60%.
Responsable del factor de calidad
Departamento de Investigación y desarrollo, Equipo de la empresa proveedora encargado de capacitar.
CONTROL DE VERSIONES VERSION HECHA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO
1.0 Equipo de implementación
PM PM 11/30/2013 Versión original
LINEA BASE DE CALIDAD
LINEA BASE DE CALIDAD FACTOR DE
CALIDAD RELEVANTE
OBJETIVOS DE CALIDAD
MÉTRICA A USAR FRECUENCIA Y MOMENTO DE
MEDICIÓN
FRECUENCIA Y MOMENTO DE
REPORTE
Nivel de éxito en la
implementación del software
Eliminar incidencias y llegar a un funcionamiento estable del sistema
Tiempo de resolución de incidencias
Al final de cada semana.
Al completar cada etapa determinada por I.T. Lunes por la tarde
Cumplimiento con el
presupuesto establecido para
el proyecto
No exceder en más de 10% el presupuesto inicial del proyecto
Informes financieros de cada paquete de trabajo
Al finalizar cada paquete de trabajo.
Al final de cada sub proyecto, martes por la mañana.
Capacidad del personal para operar con el
nuevo sistema.
Que el personal tenga como mínimo un 85% de conocimiento y buen manejo del sistema previo al lanzamiento
Evaluaciones teóricas y prácticas a individuos y equipos
Al finalizar cada módulo de capacitación
Al finalizar cada módulo de capacitación. Martes más próximo por la tarde.
Cumplimiento con los tiempos pre establecidos para el proyecto
No exceder el tiempo inicial estimado en más de 2 meses
Proyección de tiempos
Al finalizar cada paquete de trabajo
Al finalizar cada su proyecto jueves más próximo por la tarde.
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD
ENTREGABLE ESTÁNDAR DE CALIDAD APLICABLE
ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
1.1.1 Definición de requerimientos preliminares
Estándares del PMI
Aprobación de Equipo de implementación.
1.1.2 Acta de constitución Estándares del PMI
Revisión detallada de documentos y actas
1.2.1 Plan del proyecto Estándares del PMI
Aprobación del PM.
1.3.1 Etapa de visualización
Estándares del PMI
Aprobación del PM.
1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad
Estándares del PMI
Revisión detallada de documentos y actas
1.3.3 Acta de adquisiciones
Estándares del PMI
Aprobación del PM y depto. De IT.
1.4.1 Informe de avances y costos
Estándares del PMI
Proyecciones de tiempos y costos estimados hacia la finalización del proyecto
Aprobación de PM y depto. Financiero.
1.4.2 Informe de control de riesgos
Estándares del PMI
Aprobación de PM
1.5.1 Informe de revisión y evaluación de fases
Estándares del PMI
Aprobación de PM
1.5.2 Informe de revisión y evaluación del proyecto
Norma CMM para desarrollo de software
Aprobación de PM
1.5.3 Cierre contractual
Estándares del PMI
Revisión de documentos de contrato y especificaciones
Aprobación de PM
1.5.4 Cierre administrativo Estándares del PMI
Aprobación de PM
2.1.1 Plan de instalación de infraestructura tecnológica
Norma CMM para desarrollo de software
Aprobación de PM e IT.
2.1.2 Plan de lanzamiento y evaluación del ERP
Norma CMM para desarrollo de software
Aprobación de PM
2.2.1 Presupuesto de costo de implementación
Estándares del PMI
Aprobación de PM y depto. Financiero
2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software y otros insumos
Norma CMM para desarrollo de software
Revisar especificaciones de compra e instalación
Aprobación de PM e IT.
2.3.1 Plan de mitigación del sistema ERP por etapas
Norma CMM para desarrollo de software
2.3.2 Plan de capacitación por niveles jerárquicos y evaluaciones
Estándares del PMI
3.1.1 Bitácoras de soporte Estándares del PMI
Aprobación de PM y depto. De investigación y desarrollo.
3.1.2 Sistemas desempeño Norma CMM para desarrollo de software
3.2.1 Registros de desarrollo del sistema
Norma CMM para desarrollo de software
3.2.1 Plan de actualizaciones futuras
Norma CMM para desarrollo de software
CONTROL DE VERSIONES VERSION HECHA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO
1.0 Equipo de implementación
PM PM 11/30/2013 Versión original
PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD
POLITICA DE CALIDAD DEL PROYECTO.
El presente proyecto esta sujeto a restricciones de tiempo, presupuesto y sobre todo calidad de la implementación del sistema tanto desde el punto de vista de capacitación del personal como del funcionamiento estable de cada módulo en el software.
LINEA BASE DE CALIDAD FACTOR DE
CALIDAD RELEVANTE
OBJETIVOS DE CALIDAD
MÉTRICA A USAR FRECUENCIA Y MOMENTO DE
MEDICIÓN
FRECUENCIA Y MOMENTO DE
REPORTE
Nivel de éxito en la
implementación del software
Eliminar incidencias y llegar a un funcionamiento estable del sistema
Tiempo de resolución de incidencias
Al final de cada semana.
Al completar cada etapa determinada por I.T. Lunes por la tarde
Cumplimiento con el
presupuesto establecido para
el proyecto
No exceder en más de 10% el presupuesto inicial del proyecto
Informes financieros de cada paquete de trabajo
Al finalizar cada paquete de trabajo.
Al final de cada sub proyecto, martes por la mañana.
Capacidad del personal para operar con el
nuevo sistema.
Que el personal tenga como mínimo un 85% de conocimiento y buen manejo del sistema previo al lanzamiento
Evaluaciones teóricas y prácticas a individuos y equipos
Al finalizar cada módulo de capacitación
Al finalizar cada módulo de capacitación. Martes más próximo por la tarde.
Cumplimiento con los tiempos pre establecidos para el proyecto
No exceder el tiempo inicial estimado en más de 2 meses
Proyección de tiempos
Al finalizar cada paquete de trabajo
Al finalizar cada su proyecto jueves más próximo por la tarde.
PLAN DE MEJORA DE PROCESOS
Pasos a seguir cuando se requiera mejorar un proceso: 1. Delimitar proceso 2. Identificar posible mejora 3. Recabar y analizar información relevante 4. Definir un plan de acción basado en el análisis 5. Aplicar el plan 6. Evaluar resultados
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD
ENTREGABLE ESTÁNDAR DE CALIDAD APLICABLE
ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
1.1.1 Definición de requerimientos preliminares
Estándares del PMI
Aprobación de Equipo de implementación.
1.1.2 Acta de constitución Estándares del PMI
Revisión detallada de documentos y actas
1.2.1 Plan del proyecto Estándares del PMI
Aprobación del PM.
1.3.1 Etapa de visualización
Estándares del PMI
Aprobación del PM.
1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad
Estándares del PMI
Revisión detallada de documentos y actas
1.3.3 Acta de adquisiciones
Estándares del PMI
Aprobación del PM y depto. De IT.
1.4.1 Informe de avances y costos
Estándares del PMI
Proyecciones de tiempos y costos estimados hacia la finalización del proyecto
Aprobación de PM y depto. Financiero.
1.4.2 Informe de control de riesgos
Estándares del PMI
Aprobación de PM
1.5.1 Informe de revisión y evaluación de fases
Estándares del PMI
Aprobación de PM
1.5.2 Informe de revisión y evaluación del proyecto
Norma CMM para desarrollo de software
Aprobación de PM
1.5.3 Cierre contractual
Estándares del PMI
Revisión de documentos de contrato y especificaciones
Aprobación de PM
1.5.4 Cierre administrativo Estándares del PMI
Aprobación de PM
2.1.1 Plan de instalación de infraestructura tecnológica
Norma CMM para desarrollo de software
Aprobación de PM e IT.
2.1.2 Plan de lanzamiento y evaluación del ERP
Norma CMM para desarrollo de software
Aprobación de PM
2.2.1 Presupuesto de costo de implementación
Estándares del PMI
Aprobación de PM y depto. Financiero
2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software y otros insumos
Norma CMM para desarrollo de software
Revisar especificaciones de compra e instalación
Aprobación de PM e IT.
2.3.1 Plan de mitigación del sistema ERP por etapas
Norma CMM para desarrollo de software
2.3.2 Plan de capacitación por niveles jerárquicos y evaluaciones
Estándares del PMI
3.1.1 Bitácoras de soporte Estándares del PMI
Aprobación de PM y depto. De investigación y desarrollo.
3.1.2 Sistemas desempeño Norma CMM para desarrollo de software
3.2.1 Registros de desarrollo del sistema
Norma CMM para desarrollo de software
3.2.1 Plan de actualizaciones futuras
Norma CMM para desarrollo de software
ROLES PARA LA GESTION DE CALIDAD
ROL # 1 Directivos
Objetivo del rol: Analizar resultados y tener la responsabilidad por el proyecto
Funciones del rol: Analizar, dar aprobaciones y sugerir o solicitar cambios y/o mejoras
Nivel de autoridad: Exigir al PM cumplimiento de todos los entregables y fases
Reporta a: N/A
Supervisa a: PM
ROL # 2 Project Manager
Objetivo del rol: Persona encargada de liderar el proyecto y transmitir las exigencias y expectativas del proyecto al resto del equipo.
Funciones del rol: Supervisar, dar seguimiento y aprobaciones, toma de decisiones internas.
Nivel de autoridad: Exigir a equipo de implementación, IT, I&D y empresa proveedora.
Reporta a: Directivos
Supervisa a: Jefes de cada equipo
ROL # 3 Equipo de
implementación
Objetivo del rol: Equipo totalmente dedicado a la supervisión del proyecto completo, análisis de información y apoyo en toma de decisiones.
Funciones del rol: Proporcionar apoyo y seguimiento a todas las áreas, realizar los reportes y documentación necesaria
Nivel de autoridad:
Reporta a:
Supervisa a:
ROL # 4 Equipo de Investigación y
Desarrollo
Objetivo del rol: Equipo dedicado al control de calidad y de métricas apoyado por los departamentos necesarios.
Funciones del rol: Reportes de calidad y resultados de métricas, apoyo en mejoras y calidad de procesos
Nivel de autoridad: Exigir la correcta aplicación de las herramientas que llegasen a desarrollar.
Reporta a: PM.
Supervisa a: N/A
ROL # 3 Equipo de IT.
Objetivo del rol: Encargados del aspecto técnico y operacional del software de ERP.
Funciones del rol: Adaptar, instalar y echar a andar el sistema, dar capacitaciones apoyados por la empresa proveedora
Nivel de autoridad: Exigir todo lo necesario y permitido de acuerdo al contrato a la empresa proveedora
Reporta a: PM
Supervisa a: Empresa proveedora
ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO
DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD
Procedimientos 1) Auditorias
2) Reportes para reuniones
Plantillas
1) Para métricas
2) Reporte de tiempos
3) Reporte financiero
Formatos
1) Métricas
1) Rendición de cuentas
2) Plan de gestión de calidad
Checklist
1) Métricas
2) Auditorias
3) Mejora de procesos
DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD
Enfoque de aseguramiento de calidad
Se realizara durante la realización de cada paquete de trabajo, se tomaran decisiones en caso sea necesario mejorar o corregir ciertas acciones en cuyo caso se seguirá el procedimiento establecido.
Enfoque de control de la calidad
Se evaluara cada entregable contra las especificaciones fijadas para el mismo y se evaluara de acuerdo a la métrica o norma de calidad correspondiente. En caso se necesite un re proceso se repetirá todo el proceso nuevamente.
Enfoque de mejora de procesos
Pasos a seguir cuando se requiera mejorar un proceso: 1. Delimitar proceso 2. Identificar posible mejora 3. Recabar y analizar información relevante 4. Definir un plan de acción basado en el análisis
Junta directiva
Equipo de I&D Equipo de IT
Empresa proveedora de
software
Project Manager
Equipo de implementación.
5. Aplicar el plan 6. Evaluar resultados
CONTROL DE VERSIONES VERSION HECHA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO
1.0 Equipo de implementación
PM PM 11/30/2013 Versión original
ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
Nombre del Proyecto Siglas del Proyecto
implementación de ERP IERP
C Comité Ejecutivo
Sponsor
Comité de Consulta: Director de Calidad, Director de Data
Comité de Control de Cambios: Comité Ejecutivo y Sponsor
Project
Manager
Director de
Investigación y desarrollo
Director de
Diseño
Director de
Ingeniería
Director de
Calidad
Diseñador
Soporte Control
de calidad
Planificación
Analistas
Desarrollador
software
MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES
Leyenda
Código de Responsabilidades Código de Roles
R = Responsable P = Participa V = Revisa A = Aprueba
CE = Comité Ejecutivo SP = Sponsor del Proyecto PM = Project Manager CC = Comité de Consulta CAM = Comité de Cambio ERD = Encargado de Base de Datos DAR = Director Asuntos Regulatorios DID = Director Investigación y Desarrollo DIM = Director Imagen DSM = Diseñadores de Imagen DIN = Director de Ingeniería ING = Ingenieros DISN = Diseñador de Ingeniería CCD = Control de Calidad
Entregables Roles/Responsabilidades
CE SP PM CC CAM ERD DAR DID DIM DSM DIN ING DISN CCD
1.0 Gestión de Proyectos
1.1 Iniciación
1.1.1 Definición de requerimientos preliminares A R
1.1.2 Acta de constitución R
1.2 Planificación
1.2.1. Plan de Proyecto A R V
1.3 Ejecución
1.3.1 Etapa de visualización V R V
1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad V R
1.3.3 Acta de adquisiciones V R
1.4 Control y Seguimiento
1.4.1 Informe de avances y costos V R V
1.4.2 Informe de control de riesgos V R V
1.5 Cierre
1.5.1 Informe de revisión y evaluación de fases
1.5.2 Informe de revisión y evaluación del proyecto A R V
1.5.3 Cierre contractual A R V
1.5.4 Cierre administrativo A R V
2.0 Requisitos y Diseño del sistema
2.1 Construcción del Sistema
2.1.1 Plan de instalación de infraestructura tecnológica V V V V
2.1.2 Plan de lanzamiento V V V V
2.2 Implementación
2.2.1 Presupuesto de costo de implementación V V V
2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software, hardware y otros insumos V
2.3 Pruebas y Soporte
2.3.1 Plan de mitigación del sistema ERP por etapas V
2.3.2 Plan de capacitación por niveles jerárquicos y evaluaciones V
3.0 Pos-Implementación
3.1 Estabilización
3.1.1 Bitácoras de soporte V V V R P P
3.1.2 Sistemas desempeño V V V R P P
3.2 Mejora continua
3.2.1 Registros de desarrollo del sistema A R V V V V V V V
3.2.1 Plan de actualizaciones futuras R V P P
3.2.2.3. Componentes Liberados V V V V R P V
DESCRIPCION DE ROLES
Nombre del Rol
Comité Ejecutivo
Objetivos del Rol:
- Son los dueños de la organización, por lo que se encargan de verificar y aprobar el desarrollo del sistema según el perfil dado.
Responsabilidades:
- Aprobar las especificaciones del Software - Aprobar el prototipo del Software
Funciones:
- Verificar y aprobar los docuemtnso de entregables del desarrollo del software, para dar inicio a otra fase.
Niveles de Autoridad:
- Decide sobre los entregables del Software - Decide sobre los planes y programas del proyecto
Reporta a:
Supervisa a:
- Sponsor
Requisitos del Rol:
Conocimientos: - Estrategia de la empresa, dirección de la empresa y las
rentabilidades de la organización.
Habilidades: - Liderazgo y la comunicación.
Experiencia: - Nivel Estratégico
Otros: - Mentalidad abierta al cambio
Nombre del Rol
Sponsor
Objetivos del Rol:
- Es la persona que patrocina el proyecto, es el principal interesado en el éxito del proyecto y por tanto la persona que apoya, soporta y defiende el proyecto.
Responsabilidades:
- Aprobar el Project Charter - Aprobar el Plan del Proyecto - Aprobar el cierre del proyecto - Aprobar el Informe de Factibilidad - Revisar los informes
Funciones:
- Iniciar el proyecto - Aprobar la planificación del proyecto - Monitorear el estado general del proyecto - Cerrar el Proyecto - Gestionar el Control de Cambios del proyecto - Asignar recursos al proyecto. - Designar y empoderar al Project Manager. - Ayuda en la solución de problemas y superación de obstáculos del proyecto
Niveles de Autoridad:
- Decide sobre recursos humanos y materiales asignados al proyecto. - Decide sobre modificaciones a las líneas base del proyecto. - Decide sobre planes y programas del proyecto
Reporta a:
- Comité Ejecutivo
Supervisa a:
- Project Manager
Requisitos del Rol:
Conocimientos: - Gestión estratégica para tener un mayor control de la
empresa
Habilidades: - Liderazgo - Comunicación - Inteligencia Emocional
Experiencia: - Experiencia en trabajos similares (4 años)
Otros:
Nombre del Rol
Comité de Consulta
Objetivos del Rol:
- Está conformado por los Directores de Calidad y Director de Base de datos, a los cuales se les consulta e informa de cómo va el desarrollo del software.
Responsabilidades:
- Verifican el Prototipo de Componentes. - Verifican la Prueba Piloto - Verifican el Informe de Análisis Costo/Beneficio
Funciones:
- Verificar que el desarrollo del Software este de acuerdo al perfil dado y a los estándares de la empresa.
Niveles de Autoridad:
- Decide en la gestión de desarrollo del Software.
Reporta a:
- Sponsor
Supervisa a:
Requisitos del Rol:
Conocimientos: - Estándares y políticas de la organización - Lineamiento con el plan estratégico de la organización.
Habilidades: - Liderazgo - Comunicación
Experiencia: - Nivel Estratégico
Otros:
Nombre del Rol
Project Manager
Objetivos del Rol:
- Es la persona que gestiona el proyecto, es el principal responsable por el éxito del proyecto, y por tanto la persona que asume el liderazgo y la administración de los recursos del proyecto para lograr los objetivos fijados por el Sponsor.
Responsabilidades:
- Elaborar el Project Charter - Elaborar el Registro de Stakeholders. - Elaborar el Plan de Proyecto. - Elaborar el Informe de Performance del Proyecto. - Realizar la Reunión y generar las actas. - Elaborar el Informe de Cierre de componentes y de formulación. - Elaborar el Informe de Cierre de Proyecto.
Funciones:
- Ayudar al Sponsor a iniciar el proyecto. - Planificar el proyecto - Ejecutar el Proyecto - Controlar el Proyecto - Cerrar el Proyecto. - Ayudar a Gestionar el Control de Cambios del Proyecto - Gestionar los recursos del proyecto. - Solucionar problemas y superar los obstáculos del proyecto.
Niveles de Autoridad:
- Decide sobre la programación detallada de los recursos humanos y materiales asignados al proyecto.
- Decide sobre la información y los entregables del proyecto.
Reporta a:
- Sponsor
Supervisa a:
- Dirección de Investigación y Desarrollo - Dirección de Imagen /Diseñadores - Dirección de Ingeniería / Ingeniería – Diseñador - Área de Sistema – Encargado de base de datos.
Requisitos del Rol:
Conocimientos: - Gestión de Proyecto según el PMBOK.
Habilidades:
- Liderazgo - Comunicación - Negociación - Solución de Conflictos - Motivación.
Experiencia: - Gestión de Proyectos - Procesos de Desarrollo del Software
Otros:
Nombre del Rol
Comité de Cambios
Objetivos del Rol:
- Está conformado por los dueños de la organización, el sponsor del proyecto (Comité Ejecutivo y el Sponsor.
- Su objetivo es tomar decisiones y aprobar cambios en la gestión del proyecto y en la elaboración del Software
Responsabilidades:
- Aprobar cambios en la gestión del proyecto. - Aprobar cambios en el desarrollo del Software
Funciones:
- Solución de conflictos. - Tomar decisiones.
Niveles de Autoridad:
- Decide en la gestión de desarrollo del Software y en la gestión del proyecto
Reporta a:
Supervisa a:
Requisitos del Rol:
Conocimientos: - Lineamiento con el plan estratégico de la organización.
Habilidades: - Liderazgo - Comunicación
Experiencia: - Nivel Estratégico
Otros:
Nombre del Rol
Director de Investigación y Desarrollo
Objetivos del Rol:
- Es la persona que gestiona todos los procesos involucrados en la generación de la fórmula.
Responsabilidades:
- Responsable por los informes de componentes del Software
Funciones:
- Asegurarse que se elabore el patrón
Niveles de Autoridad:
- Tomar decisiones sobre la gestión del desarrollo del Software - Decide sobre la información y los entregables.
Reporta a:
Project Manager
Supervisa a:
Ingeniería
Requisitos del Rol:
Conocimientos: - Composición de las fragancias.
Habilidades: - Habilidad en la formulación - Habilidad para la identificación de las pruebas y aplicación
Experiencia: - Haber pasado 5 años en trabajo similar. (5 años)
Otros:
ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO
A continuación presentamos los tres grupos de personas necesarias para implementar el proyecto
ERP en Litografía Global S.A.
Muchas veces se cuenta ya con estas personas dentro de la organización, solamente se les notifica
del proyecto y se les requiere que participen, asignando una parte significativa de su tiempo
productivo, a realizar todas las tareas necesarias para que este proyecto salga adelante.
En el caso de Litografía Global S.A. no necesitamos contratar a nadie. Muchas personas serán
asignadas a cubrir estas necesidades y se sabe que cuentan con el tiempo necesario para llevarlas a
cabo.
Lo mas importante, es que esto no se tome como algo que hacer en tiempos libres, sino mas bien
como una responsabilidad que debe de ser cubierta con el mayor esfuerzo y dedicación posible.
DESCRIPCIÓN DE ROLES
Equipo Implementador:
Para asegurar el éxito de la implementación del sistema ERP en Litografía Global S.A. se debe de
asegurar que se dispongan de los recursos humanos necesarios para llevar a cabo todas las tareas
necesarias que requiere un proyecto de esta magnitud.
El objetivo de este equipo es llevar a cabo la implantación del sistema y tomar decisiones, deben de
estar involucradas las siguientes áreas:
1. Compras
2. Ventas
3. Inventarios
4. Bodegas
5. Producción
6. CXC
7. CXP
8. Tesorería
9. Informática
10. Finanzas
Sus funciones serán las siguientes:
Funciones: Participar en la definición del modelo de negocios en el área y módulos que le sean asignados Validar el modelo y las definiciones de las áreas y módulos relacionados con su área de
responsabilidad Participar en todas las reuniones y actividades de definición, diseño, preparación, migración y
capacitación para la implantación Elaboración de la documentación de los procesos definidos y de las guías rápidas de capacitación
a usuarios finales Capacitar y dar soporte a los usuarios finales de su área de responsabilidad Analizar los procesos vigentes y proponer los cambios necesarios
Perfil: Alto conocimiento y liderazgo en su área de responsabilidad Habilidades para trabajar con sistemas de información y trabajar en equipo Organizado mentalmente para definir funciones y procesos del negocio. Alto compromiso con el proyecto Abierto al cambio
No debe tener liga sentimental ni de ningún tipo con los sistemas, manuales ó automáticos, actuales de la empresa
Si no existen actualmente recursos que cumplan el perfil mencionado anteriormente, se deberán
de proceder a contratar personal que si lo cumpla. Este personal puede ser contratado bajo
términos temporales, y se deberá analizar que tanto puede ser su aporte post implementación y
ponderar si es necesario que sigan contribuyendo a las operaciones de la empresa luego de
terminada la implementación
Cargo: Usuario final (UF)
Objetivo: Ejecutar los procesos diarios de la compañía, usando el sistema.
Funciones: Capturar la información inicial para la ejecución de los procesos en el sistema Llevar a cabo las actividades comprendidas en los procesos bajo su responsabilidad Aportar toda la información solicitada por el equipo del proyecto para la definición de los procesos Participar en la depuración de la información actual del área bajo su responsabilidad.
Perfil: Conocimiento de los procesos bajo su responsabilidad Actitud positiva al proyecto Estar desempañando la función operativa referente al caso de implantación.
Cargo: Gerente Interno del Proyecto – Litografía Global S.A.
Objetivo: Establecer las directrices y facilitar los medios necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto
Funciones: Responsable directo del desarrollo del proyecto Enlace entre Litografía Global S.A. y el grupo de consultores Dirigir y monitorear todas las actividades del proyecto Proporcionar y coordinar los recursos de la empresa necesarios para la realización del proyecto Dar seguimiento al proyecto, asegurando que éste se cumpla de acuerdo al plan propuesto,
tomando las acciones correctivas en caso de desviaciones Requerir y disponer de los recursos adecuados para el desarrollo del proyecto Reportar el avance del proyecto periódicamente al comité directivo Definir los criterios de aceptación de los entregables
Perfil: Liderazgo e influencia sobre el equipo de trabajo Tener acceso a todos los niveles de la empresa, Director General, Gerencias, etc. Altamente organizado. Facilidad para organizar y administrar actividades y planes de trabajo. Iniciativa para generar planes de acción, - correctivos, preventivos -. Alto compromiso con el proyecto. Conocimiento conceptual de todas las funciones de la empresa.
CARGA DEL PERSONAL
Equipo Implementador Porcentaje de Tiempo necesario a dedicar al proyecto
1. Compras 35%
2. Ventas 35%
3. Inventarios 30%
4. Bodegas 20%
5. Producción 25%
6. CXC 25%
7. CXP 25%
8. Tesorería 15%
9. Informática 40%
10. Finanzas 35%
Usuarios Finales Porcentaje de Tiempo necesario a dedicar al
proyecto
1. Compras 50%
2. Ventas 50%
3. Inventarios 50%
4. Bodegas 50%
5. Producción 50%
6. CXC 50%
7. CXP 50%
8. Tesorería 50%
9. Informática 50%
10. Finanzas 50%
* Se requiere de un 50% durante el plan piloto, y un 100% post-implementación
Gerente de Proyecto Porcentaje de Tiempo necesario a dedicar al proyecto
Todas las áreas 100%
PLAN DE RECURSOS HUMANOS
Como se menciona en el tema del plan de adquisición de personal, se han descrito los perfiles de
los puestos necesarios para llevar a cabo este proyecto. Un plan de recursos humanos efectivo sigue
una estrategia en la que se incluye personal suficiente, en los puestos adecuados, con el grado
adecuado de talento para cada puesto y con la motivación necesaria para realizar el trabajo en las
mejores condiciones de efectividad. Aquí los recursos humanos no juegan un simple papel de
control administrativo y pasa a ser un componente esencial que aporta valor añadido a la empresa
durante este proyecto de implementación de un sistema ERP.
Dado que muchas de las personas necesarias para llevar a cabo este proyecto ya están dentro de la
organización, lo que debemos de hacer es contar con un plan de incentivos y bonificaciones que
motiven a las personas a ser participantes activos de este proyecto cumpliendo con todas sus tareas
de manera eficaz y eficiente.
Hemos pensado llevar a cabo bonificaciones de acuerdo a:
Cumplimiento de las tareas en fecha
Calidad de las tareas luego de cumplidas.
Como bien hemos visto, toda documentación y proceso realizado en este periodo lleva cierto tipo
de revisiones. Luego de ser aprobado cada documento y cada proceso durante esta revisión, se
procederá a pagar la bonificación al empleado, siempre y cuando esta haya salido en tiempo.
Dependiendo del rol, las bonificaciones se pagaran de la siguiente manera:
Gerente de Proyecto 20%
Equipo Implementador 15%
Usuarios Finales 10%
El porcentaje mencionado anteriormente, es una bonificación adicional que se le hará al empleado
sobre su salario base mensual. Para lograr esto el empleado debe de:
1. Cumplir todas sus tareas en tiempo
2. Que cada una de estas tareas pase las revisiones correspondientes.
PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES
La comunicación es un factor determinante en la implementación de un proyecto ERP, por esto
mismo, toda esta debe de quedar documentada de una manera especifica.
A continuación dividimos la comunicación en 3 partes y esta son notificaciones, protocolo de
aceptación y un reporte semanal que contiene las dos mencionadas anteriormente.
Todas las personas involucradas en el proyecto deben de seguir con estos lineamientos para
asegurar que no queden cabos sueltos en ningún momento durante la implementación.
El seguir estos lineamientos nos permitirá ahorrar tiempo y dinero si evitamos constantes
confusiones que podrían llegar a darse cuando la comunicación no es eficaz.
Notificaciones
Las notificaciones son utilizadas para soportar la entrega de documentos, acuerdos, actividades, sin
la formalidad de una minuta, pero si con firmas como respaldo para el control de un proyecto.
Es muy importante que todos los notificados firmen, así se asegura que la información sea difundida
por completo.
Protocolo de Aceptación
Los protocolos de aceptación son utilizados para soportar la entrega de documentos, con la
formalidad de las firmas de entrega y recepción, ya que este documento es el soporte de las tablas
y documentos que quedan configurados como definitivos dentro de un proyecto. Es importante
que cada vez que se de por terminado una de las fases del proyecto sea firmado este documento
en el que se declare además de la finalización de la etapa también que archivos son entregados
como prueba de la misma.
Reporte Semanal
Los reportes semanales son muy útiles para la continuidad de las actividades dentro de un proyecto,
además de que el seguimiento es más detallado, puesto que se lleva un control de los porcentajes
de avance lo que nos asegura un buen control de seguimiento.
En él se declaran todas las actividades que se realizaron en la semana, todos aquellos acuerdos que
se obtuvieron y por ultimo una breve agenda de las actividades a realizarse la semana entrante.
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Información Contenido Nivel
de Detalle
Responsable Grupo
Receptor Metodologia
Frecuencia de
Comunicación
1.1.1 Definición
de requerimien
tos preliminares
Descripción del proyecto, definición del producto del proyecto, definición de los
requerimientos del proyecto; definición de amenazas y
oportunidades del proyecto
ALTO PM-Equipo implementa
dor
STAKEHOLDERS
WORD UNICO
1.1.2 Acta de
constitución
Desarrollo del acta de constitución, Definición de los objetivos del proyecto a nivel de alcance, costos y tiempo; definición de la finalidad del
proyecto; justificación del proyecto; definición de sponsor
que autoriza, stakeholders
ALTO PM-Equipo implementa
dor
STAKEHOLDERS
WORD UNICO
1.2.1 Plan del proyecto
Estructura de trabajo desglosada; responsables de
tareas; red del proyecto; estimaciones de costos; plan se
organización; definición de tiempos y programación en
CPM y Gantt; Identificación de presupuesto del proyecto;
descripción de la adquisición y asignación de recurso; plan de
gestión de calidad, plan de comunicaciones; plan de
gestión de riesgos, plan de gestión de recurso humano.
ALTO PM-Equipo implementa
dor
STAKEHOLDERS
PROJECT SEMANAL
1.3.1 Etapa de
visualización
Conformación de equipos de trabajo; reuniones de arranque; ajuste del
cronograma; Implementación de entregables;
Implementación de requerimientos;
implementación de capacitaciones; preparación y
ALTO PM-Equipo implementa
dor
STAKEHOLDERS
VISIO DIARIO
ejecución de escenarios prueba.
1.3.2 Acta de
aseguramiento de calidad
Línea base de calidad, registro de discusiones y políticas
respecto al tema de calidad del proyecto.
ALTO
PM-Equipo implementa
dor-Usuarios
Clave
STAKEHOLDERS
EXCEL DIARIO
1.3.3 Acta de
adquisiciones
Registro de requisiciones, órdenes de compra y facturas
de compra. ALTO PM
STAKEHOLDERS
EXCEL DIARIO
1.4.1 Informe de avances y
costos
Informe del avance de los entregables, planes y objetivos
de cada etapa y el proyecto global.
MEDIO PM
STAKEHOLDERS-
EQUIPO IMPLEMENTADOR
PROJECT DIARIO
1.4.2 Informe de control de
riesgos
Informe de políticas del manejo de control de riesgos y sus respectivos desempeños.
BAJO PM
EQUIPO IMPLEMENTADOR-
PM
WORD DIARIO
1.5.1 Informe de revisión y
evaluación de fases
Evaluación de cada fase finalizada según criterios de
aceptación; certificación de los entregables del proyecto.
ALTO
PM-Equipo implementa
dor-Usuarios
Clave
STAKEHOLDERS
WORD SEMANAL
1.5.2 Informe de revisión y
evaluación del proyecto
Evaluación del proyecto según criterios de aceptación;
certificación de los entregables del proyecto.
MEDIO
PM-Equipo implementa
dor-Usuarios
Clave
STAKEHOLDERS
WORD SEMANAL
1.5.3 Cierre contractual
Verificación del cumplimiento de planes y aseguramiento que
los procesos se llevaron adecuadamente.
Documentación y archivo de resultados, garantías,
manuales, comunicados, etc.
BAJO PM STAKEHOL
DERS PROJECT DIARIO
1.5.4 Cierre administrati
vo
Documentación de las actividades del equipo del
proyecto y las partes interesadas. Aprobación y
confirmación de resultados. Documentación del
presupuesto real, lecciones aprendidas, reportes de
cambios, etc.
ALTO Usuarios
Clave STAKEHOL
DERS WORD SEMANAL
2.1.1 Plan de
instalación de
infraestructura
tecnológica
Diseño de modelos, identificación de opciones
tecnológicas, Instalación de la plataforma tecnológica a nivel
de: dispositivos de acceso, sistema operativo, dispositivos de visualización, conectividad
externa e interna, infraestructura energética, gestión y administración de
datos, aspectos arquitectónicos.
ALTO Equipo
Implementador
STAKEHOLDERS-PM
VISIO-EXCEL SEMANAL
2.1.2 Plan de
lanzamiento
Descripción detallada de las etapas y procesos de
lanzamiento en la empresa del sistema ERP.
ALTO PM
STAKEHOLDERS-
USUARIOS CLAVE
PROJECT SEMANAL
2.2.1 Presupuesto de costo de implementa
ción
Conceptualización de flujos de efectivo específicos y
detallados de la implementación.
MEDIO PM STAKEHOL
DERS EXCEL SEMANAL
2.2.2 Aprovisiona
miento y acondicionamiento de software,
hardware y otros
insumos
Instalación de infraestructura y paquetes del EPR, configurar y
modificar paquetes, parametrización y migración de
datos, construir interfaces.
BAJO Equipo
Implementador
USUARUIOS CLAVE
EXCEL UNICO
2.3.1 Plan de
mitigación del sistema
ERP por etapas
Descripción del flujo del proceso de mitigación de
errores o fallas. ALTO PM
USUARUIOS CLAVE
VISIIO SEMANAL
2.3.2 Plan de
capacitación por niveles jerárquicos
y evaluacione
s
Entrenamiento a usuarios finales y personal
administrativo y directivos. MEDIO
Equipo Implementa
dor
USUARUIOS CLAVE
WORD DIARIO
3.1.1 Bitácoras de
soporte
Análisis de las fallas ocurridas con sus respectivas soluciones.
MEDIO Usuarios
Clave
EQUIPO IMPLEMENTADOR-
PM
EXCEL DIARIO
3.1.2 Sistemas
desempeño
Determinación de los beneficios estratégicos; medición de eficiencias,
benchmarking
MEDIO PM STAKEHOL
DERS WORD UNICO
3.2.1 Registros de desarrollo
del sistema
Registro de indicadores de desempeño y
retroalimentaciones realizadas. MEDIO PM
STAKEHOLDERS
EXCEL DIARIO
3.2.1 Plan de
actualizaciones futuras
Etapas propuestas para integración futura, evaluación
de posibles alternativas de crecimiento.
MEDIO PM-Equipo Implementa
dor
STAKEHOLDERS
WORD MENSUAL
CLASIFICACION DE STAKEHOLDERS
Como hemos mencionado al inicio de este documento, en este proyecto existe solamente un StakeHolder que
es el señor Juan Maegli, propietario de la empresa. Por esto mismo, él cuenta con todo el nivel de influencia
y poder en este proyecto. Por tanto, la clasificación de stake holders queda de la siguiente manera:
PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES
Adquisiciones del Proyecto
Ver matriz de adquisiciones
Procedimientos estándar a seguir
Según manuales de compras internos
Formatos estándar a utilizar
Litografía Global S.A. cuenta con un departamento de compras; el cual tiene definido el proceso de cualquier adquisición mediante una requisición de compras, matriz de evaluación de proveedores,
orden de compra, registro de facturas comerciales.
Coordinación con otros aspectos de la gestión del proyecto
Según la planificación del proyecto la adquisición de infraestructura; incluyendo software, hardware, cableado, etc. Se realizará 8 de diciembre de 2013
Coordinación con la Gestión de Proyectos de los Proveedores
REQUISICIÓN DE COMPRA: Generadas y enviadas a los negociadores por parte de los diversos usuarios. La distribución de las requisiciones se efectúa mediante la clasificación de 3 áreas de abastecimiento:
Insumos básicos y materiales
Bajo Alto
Baj
o
JM JM
Alt
o
JM JM
Poder sobre el proyectoIn
flu
en
cia
sob
re e
l pro
yect
o
Equipos
Servicios
Recepción y revisión de Requisición: Una vez recibida la requisición, los encargados del área de compras aseguran su correcta revisión con el fin de verificar que contenga toda la información requerida y la descripción del producto o servicio sea preciso y completo. Pre-Selección de Proveedores: Se identificará a los proveedores potenciales de la lista de Proveedores Aprobados por el Departamento de Compras. En caso de no contar con un proveedor aprobado para el producto/servicio se deberá realizar una licitación para proveedores con el fin de iniciar una lista de proveedores. Cotización: Se procederá a realizar el proceso de cotización con el/los proveedores que se designen como potenciales de abastecer el sistema y servicios. Matriz de ponderación: Una vez recibidas y analizadas las cotizaciones, se realizará una matriz de ponderación otorgada por el Departamento de Compras. Finalizada su realización, se procede a su aprobación. ORDEN DE COMPRA: Colocación: Una vez se cuenta con la requisición revisada, procede según sea aplicable a generar la orden de compra, asegurando que contenga una clara descripción del sistema y/o servicio. Una vez generada la Orden de Compra el negociador autoriza y realiza la distribución correspondiente. La orden de compra es enviada por correo, correo electrónico, o cualquier otro canal que lo requiera físico. Seguimiento: El Proyect Managment designará al personal que harán seguimiento a los pedidos correspondientes. Recepción del bien o servicio: Una vez recibido el bien o servicio comprado, el personal asignado del proyecto realiza las verificaciones correspondientes mediante un check list. De tal forma que verifique si la orden se encuentra completa, parcialmente completa o incompleta. De estar incompleta se procederá a rechazar y renegociar con el Proveedor.
Restricciones y Supuestos
El tiempo estipulado en el cronograma posee una holgura del 10%.
Riesgos y Respuestas
En caso de incumplimiento del contrato, el Proyect Managment será el encargado de contactar con los proveedores y sancionar según corresponda.
En caso de atrasos, el personal designado para la recepción de las adquisiciones será el encargado de velar por mitigar el tiempo perdido por el atraso y darle el seguimiento respectivo con el proveedor.
MATRIZ DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO
Producto
o servicio
WBS Tipo de
Contrato
Procedimiento
de contratación
Forma de
contactar
proveedor
Área
respo
nsable
Proveedores
precalificados
Contrato Solicitud Selección Admón.
contrato
Cerrar
contrato
Sistema
ERP
Módulos
2.2.1 Fijo Según
planificación y
manual
Depto. De
Compras
Depto.
De
Compr
as
-SAP
-ORACLE
-PEOPLESOFT
6/12/13 7/12/13 8/12/13 9/12/13 10/12/13
Hardware 2.2.1 Fijo Según
planificación y
manual
Depto. De
Compras
Depto.
De
Compr
as
-Baan
- JDEdwards
-Intelaf
6/12/13 7/12/13 8/12/13 9/12/13 10/12/13
Cableado 2.2.1 Fijo Según
planificación y
manual
Depto. De
Compras
Depto.
De
Compr
as
-Intelaf
- Compusys
-Dell store
6/12/13 7/12/13 8/12/13 9/12/13 10/12/13
PLAN DE GESTION DE RIESGOS
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Implementación de ERP IERP
Metodología de gestión de riesgos
Proceso Descripción Herramientas Fuentes de Información
Planificación de gestión de riesgos
Elaborar plan de gestión de riesgos
La guía de los fundamentos para la gestión de proyectos, cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008. Project Management Institute
Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto
Identificación de los riesgos
Identificar que riesgos pueden afectar el proyecto y documentar sus características
Checklist de riesgos Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto
Análisis cualitativo de riesgos
Evaluar probabilidad e impacto. Establecer ranking de importancia
Definición de probabilidad de impacto. Matriz de probabilidad de impacto.
Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto
Planificación de respuesta a los riesgos
Definir respuesta a riesgos. Planificar ejecución de respuestas
Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto
Seguimiento y control de riesgos
Verificar la ocurrencia de riesgos. Supervisar y verificar la ejecución de respuestas. Verificar aparición de nuevos riesgos
Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto
Roles y responsabilidades de gestión de riesgos
Proceso Roles Personas Responsabilidades
Planificación de Gestión de Riesgos.
Líder Apoyo Miembros
Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad
Identificación de los riesgos.
Líder Apoyo Miembros
Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad
Análisis Cualitativo de Riesgos.
Líder Apoyo Miembros
Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad
Planificación de Respuesta a los Riesgos.
Líder Apoyo Miembros
Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad
Seguimiento y Control de Riesgos.
Líder Apoyo Miembros
Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad
Presupuesto de gestión de riesgos
Proceso Personas Materiales Equipos
Planificación de Gestión de Riesgos.
Líder Apoyo Miembros
Identificación de los riesgos.
Líder Apoyo Miembros
Análisis Cualitativo de Riesgos.
Líder Apoyo Miembros
Planificación de Respuesta a los Riesgos.
Líder Apoyo Miembros
Seguimiento y Control de Riesgos.
Líder Apoyo Miembros
Periodicidad de la gestión de riesgos
Proceso Momento de ejecución
Entregable del WBS Periodicidad de ejecución
Planificación de Gestión de Riesgos.
Al inicio del proyecto Plan de proyecto De acuerdo al cronograma
Identificación de los riesgos.
Al inicio del proyecto En cada reunión de equipo de proyecto
Plan de proyecto Reunión de coordinación semanal
De acuerdo al cronograma
Análisis Cualitativo de Riesgos.
Al inicio del proyecto En cada reunión de equipo de proyecto
Plan de proyecto Reunión de coordinación semanal
De acuerdo al cronograma
Planificación de Respuesta a los Riesgos.
Al inicio del proyecto En cada reunión de equipo de proyecto
Plan de proyecto Reunión de coordinación semanal
De acuerdo al cronograma
Seguimiento y Control de Riesgos.
En cada fase del proyecto En cada reunión de equipo de proyecto
Reunión de coordinación semanal
De acuerdo al cronograma
Formatos de la gestión de riesgos
Planificación de gestión de riesgos Plan de gestión de riesgos
Identificación de riesgos Identificación y evaluación cualitativa de riesgos
Análisis cualitativo de riesgos Identificación y evaluación cualitativa de riesgos
Planificación de respuesta a riesgos Plan de respuesta a riesgos
Seguimiento y control de riesgos Informe de monitoreo de riesgos Solicitud de cambios Acción correctiva
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por
Fecha Motivo
1.0 Equipo de implementación
PM PM 06.12.13 Versión original
2.0 Equipo de implementación
PM PM 15.04.14 Ajustes y actualizaciones
IDENTIFICACION Y EVALUACION CUALITATIVA DE RIESGOS
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Implementación de ERP IERP
Probabilidad Valor numérico Impacto Valor numérico
Muy probable 0.1 Muy bajo 0.05
Relativamente probable
0.3 Bajo 0.10
Probable 0.5 Moderado 0.20
Muy probable 0.7 Alto 0.40
Casi certera 0.9 Muy alto 0.080
Tipo de riesgo Probabilidad x Impacto
Muy alto Mayor a 0.5
Alto Menor a 0.5
Moderado Menor a 0.3
Bajo Menor a 0.1
Muy bajo Menor a 0.05
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por
Fecha Motivo
1.0 Equipo de implementación
PM PM 06.12.13 Versión original
PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS
PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Implementación de ERP IERP
Código de riesgo
Descripción del riesgo
Causa raíz Trigger Entregables afectados
Estimación de probabilidad
Objetivo afectado
Estimación de impacto
Prob X impacto
Tipo de riesgo
R001 Asimilar que un ERP es la solución y no prestar atención a las nuevas tecnologías
Falta de ideas y resistencia al cambio
Atraso en los cronogramas
Proyecto completo
0.50 calcance 0.20 0.1 Bajo
R002 Contar con datos importantes y confidenciales
Filtración de información confidencial de la empresa
Asegurar el sistema mediante contraseñas
Proyecto completo
0.70 alcance 0.40 0.28 moderado
R003 No puede llegar a generar una ventaja competitiva por su uso inadecuado
Perdida de activos, baja productividad
Capacitaciones constantes para el buen uso
Proyecto completo
0.1 alcance 0.05 0.005 Muy bajo
R004 Planificación deficiente
Perdida de activos, baja productividad
Atraso en los cronogramas
Proyecto completo
0.1 tiempo 0.05 0.005 Muy bajo
R005 Costo de implementación, capacitaciones y actualizaciones del sistema
Reducción de presupuesto en otras áreas, recorte de personal
Regular el presupuesto a manera que cubra las necesidades basicas
Proyecto completo
0.7 costo 0.40 0.28 Moderado
Código del riesgo
amenaza Descripción del riesgo
Causa raíz Trigger Entregables Afectados
Probabilidad Por impacto total
Tipo de riesgo
Responsable del riesgo
Respuestas planificadas
Tipo de respuesta
Fecha planificada
R002 Amenaza Contar con datos importantes y confidenciales
Filtración de información confidencial de la empresa
Asegurar el sistema mediante contraseñas
Proyecto completo
0.28 Moderado PM Plasmar las necesidades y prioridades de la información
mitigar Antes de presentar el proyecto
R005 Amenaza Costo de implementación, capacitaciones y actualizaciones del sistema
Reducción de presupuesto en otras áreas, recorte de personal
Regular el presupuesto a manera que cubra las necesidades básicas
Proyecto completo
0.28 Moderado PM Regular el presupuesto a manera que cubra las necesidades básicas
Mitigar Antes de presentar el proyecto
R001 Amenaza Asimilar que un ERP es la solución y no prestar atención a las nuevas tecnologías
Falta de ideas y resistencia al cambio
Atraso en los cronogramas
Proyecto completo
0.10 Bajo PM Mejor organización y planificación
mitigar Durante la ejecución
R003 Amenaza No puede llegar a generar una ventaja competitiva por su uso inadecuado
Perdida de activos, baja productividad
Capacitaciones constantes para el buen uso
Proyecto completo
0.005 Muy bajo PM Capacitaciones necesarias para aprovecha al 100%
Mitigar Durante la ejecución del proyecto
R004 Amenaza Planificación deficiente
Perdida de activos, baja productividad
Atraso en los cronogramas
Proyecto completo
0.005 Muy bajo PM Perdida de activos, baja productividad
Mitigar Antes de presentar el proyecto