Documentos permanentes. Los documentos permanentes serán archivados en orden cronológico, del lado derecho del Expediente Oficial de Personal del empleado y no deberán ser retirados hasta que se proceda con la destrucción del expediente. Ejemplos de documentos permanentes son: notificaciones de acciones de personal; solicitudes de empleo; asignaciones temporales; diplomas; certificados; documentos para comprobar ciudadanía, fecha de nacimiento, estado civil, etc.; cartas de suspensión y terminación de la relación laboral.

Documentos que se guardan durante 3 años.

Los expedientes cuya importancia es temporal pueden ser destruidos después de tres años porque ya no tienen uso ni vigencia. Éstos pueden ser: Correspondencia enviada, Correspondencia recibida, Informes, Programas de actividades, Programas de trabajo, Solicitudes de materiales y Sugerencias.

Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye la documentación relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.

Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas.

Documentos que se guardan durante un año.

en el lomo de cada archivador tendrá escrito de que se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nominas, seguros sociales, etc. al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se guardan aparte perfectamente rotuladas.