Xerox® DocuShare® FlexPiattaforma di gestione contenutiper il luogo di lavoro digitale

2

COSA OFFRE DI NUOVO DOCUSHARE® FLEX?

DocuShare Flex è una piattaforma di nuova generazione che eredita numerosi aspetti della classica e pluripremiata soluzione DocuShare.

La nuova piattaforma introduce:

• Implementazione cloud basata su SaaS per una rapida adozione

• Esperienza utente migliorata, 100% basata su Web

• Flussi di lavoro gestiti dall'utente che non richiedono costosi servizi professionali

• Maggiore versatilità per poter crescere di pari passo con il vostro business

• Estensibilità per connettersi ai vostri sistemi LoB, come ERP (Enterprise Resource Planning)

• Portabilità per archiviare le vostre regole aziendali e riapplicarle in altri dipartimenti

• Gestione utente integrata opzionale

• Miglioramenti nella gestione delle autorizzazioni per garantire un'elevato livello di sicurezza

XEROX® DOCUSHARE® FLEX SEMPLIFICA LA GESTIONE DEI CONTENUTI.

La piattaforma di gestione dei contenuti Xerox® DocuShare Flex è una nuova applicazione SaaS (Software as a Service) basata su cloud.

Progettate per aiutare PMI e reparti aziendali a gestire e organizzare facilmente i propri contenuti aziendali e configurare regole aziendali per automatizzare e gestire processi comuni, contiene tutti gli strumenti necessari per aiutarvi a gestire in modo efficiente la vostra attività.

Grazie alle sue capacità avanzate, potrete connettervi ad applicazioni LoB (line-of-business) e creare tipi di documenti personalizzati per soddisfare al meglio le vostre specifiche esigenze. Per implementarla occorrono giorni, non mesi, ed è richiesto un livello minimo di supporto IT o di formazione del personale in virtù della sua intuitiva progettazione basata su cloud. Gli utenti sono subito perfettamente operativi.

Soprattutto, DocuShare Flex è estremamente versatile per gestire al meglio i cambiamenti in termini di numero di utenti, spazio di archiviazione e specifici requisiti aziendali.

Gestione dei contenuti in tutta semplicitàCondurre un'azienda è un'attività che va facendosi sempre più complessa. I contenuti aumentano a dismisura. Le caselle di posta sono sovraccariche. Individuare i documenti può diventare un'impresa quasi impossibile.

Per le piccole e medie imprese (PMI) o per i grandi reparti aziendali, trovare la soluzione giusta – economica, facile da adottare e pronta a integrarsi nei processi quotidiani – è un imperativo imprescindibile.

3

FUNZIONALITÀ E CARATTERISTICHE CHIAVE

• Interfaccia intuitiva per promuovere l'adozione e ridurre al minimo le esigenze di formazione

• Scansione su cartella di file in un cloud sicuro e condivisibile

• Controllo della versione documento• Assegnazione, gestione

ed escalation delle attività• Trascinamento e rilascio di più file per un

caricamento immediato dei documenti• Visualizzatore documenti intelligente con

funzioni di annotazione e revisione• Interfaccia mobile-friendly • Azioni per gestire e allineare i contenuti

aziendali nei propri processi aziendali

• Integrazione completa con i vostri servizi d directory aziendali

• Struttura di sicurezza avanzata per promuovere la governance e la collaborazione dei contenuti

• Funzionalità di ricerca testo completa per convertire facilmente le informazioni in conoscenza

ACQUISIZIONE E INDICIZZAZIONE

Uno degli aspetti più problematici della gestione documenti è la sistemazione del massiccio flusso di documenti – cartacei e digitali – che arrivano ogni giorno nella vostra azienda. Con DocuShare Flex, l'acquisizione, indicizzazione e archiviazione di tali documenti è un gioco da ragazzi. DocuShare Flex è compatibile con i dispositivi di imaging e scansione progettati per semplificare l'acquisizione dei documenti, e dispone di potenti funzionalità quali:• Scansione one-touch da sistemi

multifunzione Xerox® che consente di inviare i documenti scansiti in flussi di lavoro, cartelle di file e singole cartelle nel cloud, sia dall'interno che dall'esterno della propria sede

• Integrazione di database per l'indicizzazione delle proprietà dei documenti chiave

• Trascinamento e rilascio di più file per un caricamento immediato dei documenti

Xerox® DocuShare® Flex offre a PMI e reparti aziendali funzionalità di base, intermedie e avanzate, per rispondere sempre al meglio all'evolversi delle vostre esigenze.

GESTIONE E COLLABORAZIONE

DocuShare Flex vi aiuta a categorizzare, archiviare, organizzare e gestire l'intero ciclo di vita dei vostri contenuti aziendali in un archivio centrale protetto su cloud. I dipendenti gestiscono i loro contenuti attraverso un'intuitiva interfaccia dalla quale possono facilmente organizzare i file.

Gestite proprietà, autorizzazioni e attività relative ai documenti

Assegnate attività e gestite i carichi di lavoro dei dipendenti

Inviate contenuti via email dal vostro archivio come allegati, file zip o URL, oppure in un flusso di lavoro

Create cartelle di team per le notifiche e la collaborazione via email

L'accesso al cloud e gli URL a contenuti consentono agli operatori di gestire i contenuti aziendali in DocuShare; condivisione interna di link a contenuti (anziché di allegati)

Applicazione LoB ERP/CRM

Dati aziendali

Multifunzione

File

Microsoft® Azure® CloudBrowser web

BackupDispositivi mobiliSito di DocuShare® Flex

Accesso sicuro ai contenuti e gestione del loro ciclo di vita

© 2017 Xerox Corporation. Tutti i diritti riservati. Xerox®, Xerox con il marchio figurativo® e DocuShare® sono marchi di Xerox Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. 06/17 DAVAN-313 BR21513-IT

Per ulteriori informazioni su Xerox® DocuShare® Flex, visitate xerox.com/ecm o docushare.com.

EFFICIENZA DEI PROCESSI

Xerox® DocuShare® Flex non è una semplice piattaforma centrale su cui archiviare, condividere e modificare contenuti. È progettata anche per incrementare l'efficienza grazie a pratici strumenti di instradamento e flussi di lavoro automatizzati:

• L'instradamento intuitivo vi aiuta a creare e gestire le attività, nonché ad eseguire l'escalation in caso di mancata risposta

• Gestione delle attività configurabile per categorizzare le attività di elaborazione

• Regole aziendali progettate per l'utilizzo a livello di tutta l'azienda per consentirvi di automatizzare rapidamente i processi

• Regole aziendali globali valide per tutte le cartelle e tutti i team

• Revisione periodica automatica dei documenti e politiche di smaltimento semplificano la gestione del ciclo di vita

• Aggiornamento dei database esterni mediante regole aziendali

• L'automazione dei processi aziendali abilita soluzioni quali gestione dei contratti e onboarding delle risorse umane

LA POTENZA DEL CLOUD

Oltre ad offrire facilità di configurazione e impostazione e massima scalabilità, il cloud libera il vostro personale IT dall'incombenza di una gestione amministrativa inefficiente. Inoltre, potrete dire addio a qualsiasi timore in materia di sicurezza. Xerox segue le best practice del settore in quanto a processi, procedure, tecnologie e azioni fisiche relative alla sicurezza del cloud – dall'autenticazione utente crittografata a backup programmati, dall'archiviazione off-site alla replica dei siti – per garantire la sicurezza e la disponibilità dei dati dei nostri clienti.

Ovunque si trovino e qualunque dispositivo stiano utilizzando, i vostri dipendenti possono accedere in modo rapido e sicuro a contenuti individuali o di gruppo. Tali contenuti sono disponibili tramite PC desktop, browser e dispositivi mobili 24 ore al giorno, 7 giorni su 7. E grazie al potente motore di ricerca testo, i vostri dipendenti possono trovare facilmente i file in pochi secondi.

Ovviamente, voi sarete in grado di controllare chi può accedere ai documenti, visualizzarli e modificarli. Potete opportunamente proteggere i contenuti grazie alla capacità di impostare controlli sull'accesso a livello di singolo utente o di gruppo, nonché – in qualità di amministratore – di visualizzare tutte le autorizzazioni. Inoltre, potete attivare funzioni di archiviazione automatica, revisione e distruzione dei file, e usufruire di tracce di controllo per finalità di creazione report e sicurezza.

Informatica D&P SrlVia Lussemburgo, 6 21013 Gallarate (VA) marketing@gruppodr.it www.gruppodr.it