DOKUMENDIHALDUS

Anneli Bogens

EEK Mainor Jõhvi õppekeskuse juhataja

DOKUMENT on mistahes teabekandjale

jäädvustatud teave, mis on loodud või

saadud asutuse või isiku tegevuse käigus

ning mille

• sisu,

• vorm

• ja struktuur

on küllaldased faktide või tegevuse

tõestamiseks. (Arhiiviseadus, 1998)

Dokumendi omadused

• Andmekandja

ˇ Eesti vanim ürik, paavsti legaadi

Modena Wilhelmi 1237. aastast pärit kiri Tallinna raele

• Sisu

Dokumendi sisu on sündmused ja faktid, millest dokument kõneleb. Ühe asutuse kõik dokumendid kokku kajastavad selle asutuse kogu tegevust.

• Dokumendi tüüp

Dokumendi sisu edasiandmise viisiks võib olla näiteks tekst, graafika, pilt või heli.

Sisu edasiandmise viisist lähtudes räägitakse dokumendi tüüpidest, nagu tekstidokumendid, fotod, joonised, kaardid, helisalvestised, andmebaasid jne. Dokumenti, milles on ühendatud liikuvad pildid ja heli, nimetatakse multimeediadokumendiks

Dokumendi vorming

Dokumendi vorming on viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud.

Vormielemendid

• Haldusdokumente koostatakse ettevõtte juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks.

käskkiri

protokoll

ametikiri

akt

esildis jt

Dokumendi liik

• Isikud

Iga dokument on mõtteliselt seotud eri isikutega, nagu dokumendi autor, adressaat, sekretär (kirjutaja), dokumendisüsteemi haldur.

• Usaldatavus

Dokumendi usaldatavus tähendab, et sündmused ja faktid olidki täpselt sellised, nagu dokumendis kirjas. Seega on usaldatavus dokumendi sisu omadus.

• Autentsus

Autentne on niisugune dokument, mille ehtsust ja algupära on võimalik kindlaks teha. Dokumendi autentsust tagatakse erinevate võtetega. Üheks selliseks on dokumendi varustamine allkirja ja pitsatiga.

• Metaandmed

Metaandmed on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Metaandmed on tõestus sellest, et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud haldamistoimingutest. Tuntumad metaandmed on nn registreerimisandmed – andmed, mis asutuse dokumentide kohta märgitakse registreerimisraamatusse või arvutiprogrammi.

Dokumendi elukäik

Aktiivne Passiivne

Poolaktiivne

Dokument kabinetis

riiulis

Dokument asutuse

hoidlas, arhiivis

Esmane hindamine,

säilitustähtaeg

Teine hindamine,

arhiiviväärtus

või hävitamisotsus

dokument

arhiivisasutuses

Dokument

töölaual kabinetis

Esmane väärtus

Teisene

väärtus

Dokumendi elukäik

• aktiivne periood e. asjaajamisperiood 1

aasta (kaust on käeulatuses)

• poolaktiivne periood – maksimaalselt 2

aasta (kaust on paigutatud hoiule)

• passiivne periood – arhiivihoidlas

• Asjaajamine on hästi korraldatud kui

leiad vajamineva dokumendi 5 minutiga!

Fakte • 10 % tööajast kulutatakse info otsimisele

• 8 % dokumentidest on kadunud

• 70 % infost luuakse vähemalt 2 korda

• 70 % töötajatest ei leia infot, mida nad vajavad

(http://www.microlink.ee/failid/Dokhaldus_KONTAKT_06.pdf) 01.09.2009

• 51 % infosüsteemides olevatest andmetest on tegelikult

väärtuse kaotanud või on koopiad

• 68 % infost ei ole kasutatud viimase 90 päeva jooksul

(http://www.netgroup.ee/download.ashx/download/351/1%20JorgenSumin.pdf) 01.09.2009

http://www.microlink.ee/failid/Dokhaldus_KONTAKT_06.pdfhttp://www.microlink.ee/failid/Dokhaldus_KONTAKT_06.pdfhttp://www.netgroup.ee/download.ashx/download/351/1 JorgenSumin.pdfhttp://www.netgroup.ee/download.ashx/download/351/1 JorgenSumin.pdf

• Asjaajamine Asjaajamine on dokumentide loomine,

registreerimine, edastamine,

süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine

nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus §2)

Asjaajamine on halduse ala, mille

korraldusest sõltub juhtimise efektiivsus!

Iga asutusest väljaminev kiri annab edasi

meie olemust ja kujundab arvamusi!

•Dokumendihaldus

• Dokumendisüsteem – infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs.

• Asjaajamise eesmärk jäädvustada tõene informatsioon

jäädvustada piisav info nii praeguste kui ka tulevikuvajaduste tarbeks

tagada, et info säilitataks nii kaua kuni seda vajatakse

tagada, et info oleks hõlpsasti leitav

Eesmärk saavutatakse organisatsiooni dokumendisüsteemi abil.

Dokumendisüsteemi moodustavad: asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid

dokumendihalduse toimingud (nõuded dokumentidele on

sätestatud dokumendisüsteemi alusdokumentides)

• asjaajamiskord

• dokumentide loetelu

• tööprotsessi kirjeldused

dokumendihaldussüsteem e digitaalsete dokumentide

loomise ja rakendamise tarkvaraline rakendus

süsteemi kasutajad ehk inimesed.

• ajad, mil dokumendihaldus vaid kirjade registreerimist

tähendas, olid 90ndate teisel poolel.

• Kirjade registreerimiseks on tänasel päeval kõige

rentaablim kasutada Exceli tabelit ning vajadusel see

üldkasutatavasse serverisse püsti panna.

• Tänapäeval kasutatakse Eestis (avalik õiguslikud

asutused - kohustuslik) dokumentide registreerimiseks

dokumendihalduse programme DHP või Postipoiss.

Mis kasu on dokumendihalduse

programmist?

• Dokumendihaldus on sekretäride rõõm: sellisel juhul taandub

lahendus lõpuks jällegi vaid kirjade registreerimisele ja olulist

kasutegurit ettevõtte jaoks sealt ei saagi tulla. Jääb kestma

suhtumine „kui mul on tarvis mõnda dokumenti, lasen selle sekretäril

üles otsida!“.

• Sekretariaat registreerib majavälise kirjavahetuse, kuid kõik muu,

mis peaks ühes DHSis sees olema, jääb igaühe personaalarvuti

soppidesse edasi seisma.

• Kolme-nelja (näit FIE, väikeettevõtted) inimese dokumendihaldust

annab aga mõne odava programmeeritud tarkvarajupiga kenasti ära

teha, süsteemi pole selleks muretseda veel vaja.

• Kui dokumente on DHSi salvestatud juba palju või kui vajalikku

dokumenti on tarvis kiiresti leida, edasi delegeerida, tekitada mõni

vajalik aruanne või hoopis leida töötaja, kelle kätte

kooskõlastamiseks edastatud dokument seiskunud on, tuleb ilmsiks

ka kasu uuest süsteemist. Paljudele kasutajatele on ka oluline

kontrolli pool – kes, mida, millal tegi (või ei teinud). Vastav info on

DHSis lihtsalt leitav.

• Otsingu lihtsus, ülevaatlikkus ja kontrollivõimalused ongi need, mis

kaaluvad kiirelt üles dokumendi lisaväljade täitmise kohustuse ja

vajalikkuse DHSis.

• Tänaseks tunnistavad enamus tarkvara hankijaid, et üksi

dokumendi-, kliendihaldus-, või äritarkvara ei lahenda probleeme.

Ennekõike on tarvis paika panna organisatsiooni sisesed protsessid

ning seejärel neid toetava lahendusena kasutusele võtta sobiv

tarkvara. Vastasel juhul toimub vaid korralageduse

automatiseerimine ja tulemuseks on veelgi suurem segadus.

DOKUMENDIREGISTER

• digitaalne andmekogu, mida peetakse asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks

AvTS § 11

Registreerimisele ei kuulu

• kutsed, õnnitlused, kaastundeavaldused;

• reklaamtrükised;

• perioodilised väljaanded;

• kirjad märkega “ISIKLIK”, välja arvatud kui

need kuuluvad hiljem registreerimisele;

• raamatupidamisele esitatud arved

DOKUMENDIREGISTRIS

REGISTREERITAKSE • asutusele saabunud dokumendid ja

asutusest väljasaadetud dokumendid saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval

• asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid nende allakirjutamise päeval

• sõlmitud lepingud.

DOKUMENDIREGISTRISSE

KANTAKSE • kellelt on saabunud või kellele väljastatud

• saabumise või väljastamise kuupäev

• mil viisil dokument saabus või väljastati

• dokumendi rekvisiidid

• dokumendi liik

• dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.

SAABUNUD ja VASTUST VAJAVATE

DOKUMENTIDE KOHTA märgitakse

ka

• tähtaeg

• vastutav isik

NÄITED:

• http://www.rakvere.ee/rakverelv/index.php

?id=199

• http://wd.johvi.ee/?page=pub_list_dynobj&

desktop=1017&tid=1475

http://www.rakvere.ee/rakverelv/index.php?id=199http://www.rakvere.ee/rakverelv/index.php?id=199http://wd.johvi.ee/?page=pub_list_dynobj&desktop=1017&tid=1475http://wd.johvi.ee/?page=pub_list_dynobj&desktop=1017&tid=1475

ASJAAJAMISE ÕIGUSKESKKOND

Dokumentide tähtsuse tõttu reguleeritakse ja

juhendatakse nende haldamist

• riiklike dokumendihalduse

normdokumentidega

seadused

Vabariigi Valitsuse määrused

standardid

• Riigikantselei juhendmaterjalidega

• Rahvusarhiivi juhistega

• Arhiiviseadus

• Arhiivieeskiri

• Avaliku teabe seadus

• Digitaalallkirja seadus

• Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise

seadus

• Asjaajamiskorra ühtsed alused

• Andmekogude seadus

• Avaliku teenistuse seadus

• Haldusmenetluse seadus

• Isikuandmete kaitse seadus

• Karistusseadustik

• Keeleseadus

• Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus

• Raamatupidamise seadus

• Riigisaladuse seadus

• Riigivapi seadus

• Tsiviilseadustiku üldosa seadus

• Töölepingu seadus

• Töötervishoiu ja tööohutuse seadus

• Vabariigi Valitsuse seadus

• Äriseadustik

STANDARDID

• Dokumendihalduse tegevusstandard

EVS-ISO 15489:2004 Informatsioon ja

dokumentatsioon. Dokumendihaldus.

1. osa – Üldnõuded

2. osa - Juhised

• EVS-ISO 5127:2004 Informatsioon ja

dokumentatsioon. Sõnastik

• EVS 882-1:2006 Informatsioon ja

dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja

vorminõuded. Osa 1: Kiri

Dokumendihalduse juhendmaterjalid:

• Riigikantselei juhendmaterjal kirjeldab asjaajamise elektroonilise korraldamise dokumendihaldustarkvarade funktsionaalsusele esitatavaid nõudeid ning annab 18 dokumentide näidisloetelu;

• Rahvusarhiivi juhised on koostatud õigusaktides esitatud nõuete selgitamiseks, annavad soovitusi DH alusdokumentide koostamiseks.

ASJAAJAMISE ÕIGUSKESKKOND

• Sisemised normdokumendid ehk

dokumendisüsteemi

alusdokumendid

asjaajamiskord (asjaajamisjuhend);

Nt Jõhvi valla asjaajamiskord

dokumentide loetelu;

tööprotsessi kirjeldused.

• SARI on organisatsiooni ülesannete

täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või

üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida

on võimalik hallata tervikuna (hoida koos).

• TOIMIK on asjaajamisperioodi jooksul

konkreetses sarjas tekkinud dokumentide

kogum nende füüsiliseks haldamiseks.

Ühe toimiku maht on kuni 300 lehte.

DIGITAALALLKIRI •on allkirja andja poolt kasutatav tehniliste ja

organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil

moodustatud andmete kogum.

•moodustatakse allkirja andmise vahendi –

isikliku võtme – abil, millele vastab üheselt

allkirja kontrollimise vahend – avalik võti.

•õiguslikud tagajärjed on samad nagu

omakäelisel allkirjal, kui seadusega ei ole

neid tagajärgi piiratud.

• peab võimaldama tuvastada isikut, kelle

nimel on allkiri antud. Kindlaks peab

saama teha ka allkirja andmise aja.

• kasutamise süsteem peab siduma

digitaalallkirja andmetega sellisel viisil, mis

välistab võimaluse tuvastamatult muuta

andmeid või nende tähendust pärast

allkirja andmist.

• Digitaaldokument allkirjastatakse

dokumentide vormistamisel esimesena.

• Digitaalallkirjaga dokumenti kasutatakse

juhul kui saaja firma veebilehel on vastav

teave digitaalallkirjaga dokumentide

vastuvõtmise kohta ja see on sätestatud

saaja firma asjaajamiskorras.

Ettevõte reguleerib oma asjaajamiskorras:

• firma ametnike poolt ülesannete täitmiseks

vajalike sertifikaatide taotlemise,

kasutamise, kehtivuse peatamise korra;

• isikliku ja avaliku võtme moodustamise korra

• tegevuskava juhuks, kui isiklikku võtit on

olnud võimalik kasutada ilma isiku

nõusolekuta;

• muud juhud, mida firma peab vajalikuks reguleerida digitaalallkirja andmisel ja võtmisel ning ajatemplite võtmisel.

• Digitaalne dokument ja paberdokument peavad olema identsed. Vastuolude korral kehtib digitaaldokument.

• Sertifikaat – digitaalallkirja andmist võimaldav dokument.

Ettevõtte digitaalallkirja kasutamise

näidis 1. Sertifikaadid

2. Sertifikaadi taotlemise kord

3. Isikliku ja avaliku võtme moodustamine ja hoidmine

4. Sertifikaadi kehtivuse peatamine, kehtetuks tunnistamise taotlemise kord

5. Saabunud digitaalallkirjaga dokumendi vastuvõtmine

6. Digitaalallkirja kasutamise tingimuste kohta käiva teabe avalikustamine

DIGITAALALLKIRJA

ANDMISEKS on vaja

• ID-kaarti

• sertifikaati (saab sertifitseerimiskeskusest,

pangast, kontroll www.id.ee =>

http://sk.ee/id-kontroll/

http://www.id.ee/http://sk.ee/id-kontroll/http://sk.ee/id-kontroll/http://sk.ee/id-kontroll/

Ametikirjade liigid: • Järelepärimine

• Tellimiskiri

• Võlanõue

• Pretensioon

• Volikiri

• Garantiikiri

• Soovituskiri

• Äraütlemiskiri

• Teatis

• Tõend

• Avaldus

• Tänukiri

• Õnnitluskiri

• Kaastundekiri

• Memo

• Kutse vastuvõtule

Kohustuslikud

dokumendirekvisiidid

• väljaandja

• dokumendiliigi nimetus (va ametikiri)

• kuupäev

• dokumendiregistri number

• tekst

• allkiri

DOKUMENTIDE

VORMISTAMISE HEA TAVA

• valge A4 formaadis paber (210 x 297 mm)

• reeglina vormistatakse lehe ühele poolele

• esimene lehekülg vormistatakse plangile, teised sama dokumendi leheküljed valgele lehele

• alates teisest leheküljest nummerdatakse

• tähesuurus 12

• kirjatüüp Times New Roman (Baltic)

• reavahe 1 või 1,5

• soovitatav joondus justify ehk rööpjoondus

PLOKKSTIIL

• tekst algab vasakust veerisest

• lõigud eristatakse topeltreavahega

• kuupäev ja number pannakse pärast alla

kirjutamist

• allkiri ja pitser ei ole musta värvi

DOKUMENTIDE ÕIGEKIRI

• kui kohanimed on nimetavas käändes,

eraldatakse komaga

Pärnu, Sadama 15

Eesti Keele Instituut, Roosikrantsi 6, 10119 Tallinn

KOMAD

• Tere, Tiina!

• Tere, Tiina

• Mina, Riin Rebane, volitan…

• Lugege palun tekst läbi

LÜHENDID

• eesti keeles punktita (alates 1982)

PS - postskriptum

• võib kasutada lõpus punkti, aga sel juhul ühes

tekstis ühtlaselt

• teiskeelsed – sealne tava (+kaldkiri)

id. – idem

a. D. – anno Domini

P.S ´post scriptum´

• nr-te, lk-de, a-tel, a-il, §-d

• astmevaheldus lühendit ei muuda

lg-le – “lõikele”

SIDEKRIIPS LÜHENDIS

• sõnaosa piir

n-vbl

filos-dr

• liitsõna sidekriips säilib

n-ö, v-o

• tn või t

• Tamme 6 või Tamme pst 6

• k.a – kaasa arvatud

• s.a – sel aastal

• jrk – järjekord ja järjekorranumber

• reg-nr

• rg-kood

LÜHENDID 3

• OÜ

• EVP

• IT-osakond – infotehnoloogiaosakond

• AS-ile või Asile

• TV-s või TVs

• CV-de või Cvde

• digi-TV-st või digi-TVst

PUNKT ja TÜHIK

• koma, punkt, koolon, semikoolon,

küsimärk, hüüumärk järgnevad vahetult

sõnale

• nende järel alati tühik

• sündinud 15. märtsil 1961. aastal Võrus

• ministri 12. juuni 2007 käskkiri nr 77

• XII õiguskeelepäev peeti 8. XII 2004

Tallinnas

läbinisti araabia numbritega kuupäev on

tühikuteta:

leping on sõlmitud 12.02.2007. a

SULUD

• alustava sulu järele ja lõpetava sulu ette ei

jäeta sõnavahet

• kehtib ümarsulgude,

noolsulgude,looksulgude ja nn

kaldsulgude kohta

Dokumendis on 12 (kaksteist) lehte.

• kui kinnisulule järgneb lauses

kirjavahemärk, kirjutatakse see suluga

kokku

Lepinguosalised on Paul Kass (edaspidi:

müüja), sündinud 27.01.1919, ja Rein

Rebane (edaspidi: ostja), sündinud

01.11.1971.

• kui muidu kokku kirjutatav vahemärk on

pandud sulgudesse, kirjutatakse need

eelneva sõnaga kokku

Elu läheb turvalisemaks(?).

MÕTTEKRIIPS

• koondlauses loetelu järele kokkuvõtva

sõna ette

• eristada pikemaid kiile, lisandit

• tähistada lausekatkestust

• kui mõttekriips asendab sõna kuni või

märgib vahemaid vms, on tühiku kasutus

erinev

• KUNI asemel reeglina tühikuid ümber

ei nõua

E-R 9.00-17.30

75-1000 mm

Töötas 1999-2005 Vanemuises

• täpsemates erialatekstides kasutatakse

kuni-mõttekriipsu asemel kolme punkti,

kokku kirjutades

19…26%

6…9 kraadi

miinust tähistav kriips = sama pikk kui

mõttekriips

– numbriga kokku -6

– tehtemärgina ees ja taga tühik 3 – 2 = 1

• rinnastatud täiendites mõttekriips =

sidekriips

Rapla-Kohila teelõik

Rapla–Kohila

ERAND:

kui paaris vähemalt ühes pooles on

sidekriips või mitu sõna, on sidekriips ja

tühikud kohustuslikud

Roosna-Alliku – Tallinna buss

VÄLJAJÄTMISED

tähed, sõnad ….

terved lõigud [---]

KOOLON

• ajamärgina mõlemalt poolt kokku

16:19 või 16:18.15

• jagamis- ja suhtemärgina lahku

mängu seis oli 12 : 15

• autori nime ja aastaarvuga tekstiviites

aastaarvuga kokku

(Vare 1998: 108-117)

§, &, emotikon

• paragrahvimärk – tühikuga

§ 5 või 5. § või §-des 5-8

• ampersand ehk ja-märk ehk &

nimedes tühikud, tähtedes-lühendites mitte

AF&BA, Inc. või Johnson & Johnson

• emotikon

lahku?

NUMBRID

• rühmitatakse alates viiekohalistest

arvudest tagantpoolt ettepoole

kolmekaupa

14 300 670

• kui arvule järgneb mõõtühik – lahku

15 sekundit = 15 sek = 15 s

• ne- ja line-liiteline omadussõna – kokku

3-sekundiline, 200-aastane

• kui omadussõna lühendina - lahku

15 sek kaotus, 200 a hoone

KOKKU KIRJUTATAKSE

• alati arvuga kokku

– protsendimärk

10% ehk 10 protsenti

– promillimärk

– kraadi, nurgaminuti ja –sekundi nig tolli tähis

• täht, mis numbrit täpsustab

3.a klass = IIIa klass

Vilde 121b

• mitmed üla- ja alamärgid

H2O

• rahasummades

hinnasiltidel

65.- kr või 65.-

-.80 kr või -.80

tekstis 65 kr, 80 s

• mõttekriips kirjutatakse mõlemalt poolt

lahku

Projektide jaoks määratud summa on

varasemast suurem – 1,5 miljonit krooni.

KANTSELIIT

• teostatakse jalanõude parandamist

• registriandmete muutmine toimub

salasõna abil veebipõhiselt

• Dokumendid esitatakse paberkandjal

AVALDUS Avaldus vormistatakse valgele paberilehele formaadis

A4, lähtudes ametikirja vormistamise põhimõtetest.

reavahe 1

kirjatüüp Times New Roman (või Arial), 12-punktine

tähesuurus

3,0 cm vasakust veerisest

adressaat ca 5,5 cm lehe ülaservast

nimetus AVALDUS ca 9,5 cm lehe ülaservast

pealkirja ja teksti vahel 4 tühja rida

teksti all 4 reavahet isikliku allkirja jaoks

märkus lisa(de) olemasolu kohta 4 rida allkirjast

allapoole

http://deepthought.ttu.ee/ko

olitus/kursused/sekretar_de

mo/

www.sekretar.ee

dokumendihaldur

http://deepthought.ttu.ee/koolitus/kursused/sekretar_demo/http://deepthought.ttu.ee/koolitus/kursused/sekretar_demo/http://deepthought.ttu.ee/koolitus/kursused/sekretar_demo/http://www.sekretar.ee/

Soovitused avalduse

koostamiseks:

• - Sooviavalduse koostamisel kasutage lihtsat

stiili

• Jälgige, et kiri oleks korrektselt vormistatud ega

sisaldaks kirja- või faktivigu

• Kontrollige, et avaldus sisaldaks teie nime ja

kontaktandmeid; firma/ettevõtte andmeid, kelle

poole te pöördute, kuupäeva ja teie allkirja

Kodune ülesanne

• Avaldus – vormistada kas enda ülemusele

(võib ka ise välja mõelda) või hr Karl Karu

AS Romb tegevdirektorile, et soovite

õppepuhkust 10-ks kalendripäevaks.

• Avaldus saata e-postiga aadressil

dokumendihaldus@gmail.com

mailto:dokumendihaldus@gmail.com