Dokument- och ärendehantering

Välkomna

Dokument- och ärendehantering A G E N D A

Inledning Presentation Genomgång/diskussioner kravspecen Genomgång Janne Dicander Så här kan vi gå vidare Avslutning

Dokument- och ärendehanteringKravspecarbete December 94- mars 05Skapa avropsunderlag April 05Avrop Maj-juni 05Utvärdering Augusti -

Dokument- och ärendehanteringKravspec och avrop Storuman, Skellefteå, Eskilstuna, Mjölby,

Jönköping och Kungälv Extern konsultEnbart kravspec Uppsala och Uddevalla

Dokument- och ärendehanteringVision (Lång sikt) Vår vision är att dokument- och

ärendehanteringsfunktionen ska stödja alla ärenden och dokument som hanteras inom kommunen.

Dokument- och ärendehantering Vår ambition är att information från

ärende- och dokumentfunktionen ska kunna utväxlas inte enbart inom kommunens olika verksamhetsområden utan även mellan kommuner och även till och från andra myndigheter.

Dokument- och ärendehantering Vårt syfte är att skapa en webbplats

(Portal) för våra medborgare som gör att de därifrån på ett säkert sätt ska kunna initiera och följa sina ärenden oberoende av vilken myndighet (kommunal eller statlig) som äger ärendet (ett ärende – en kontakt).

Dokument- och ärendehantering Vår vision är att i stort sett all hantering

av dokument och ärenden i kommunen ska vara elektroniska/digitaliserade. Dokumentfunktionen ska hantera dokumentens hela livscykel från skapande till arkivering.

Dokument- och ärendehanteringMål (Kortare sikt) Ärendefunktion ska stödja hela

kommunens dokumentproduktion och alla kommunens behov av att hantera olika filtyper.

Dokument- och ärendehantering Vårt initiala mål är en dokument- och

ärendefunktion som stödjer dokumenthantering och innehåller nämndsadministration och har stöd för ett processorienterat arbetssätt. Dokumentfunktionen ska dessutom stödja hela kommunens dokumentproduktion av alla kommunens behov av filtyper. Alla dokument ska lagras på ett och samma ställe.

Dokument- och ärendehantering Inkommande handlingar oberoende av

filtyp ska kunna tas emot elektroniskt. Inkommande handlingar i icke elektronisk form ska kunna skannas in och därefter erhålla samma stöd som övriga elektroniska dokument. Dokument och ärenden ska kunna förberedas för att senare kunna långtidsarkiveras.

Dokument- och ärendehantering Funktionen ska underlätta det interna

arbetet i kommunen och även underlätta för medborgarna att erhålla information från ärende och dokumentfunktionen.

Dokument- och ärendehantering Dokument och ärenden ska kunna

publiceras på kommunens webbportal. Medborgaren skall kunna logga in och komma åt sitt personliga engagemang hos kommunen. Detta kan till exempel vara att initiera ett ärende, följa ett pågående ärende eller ta del av ett beslut i ett eget ärende

Dokument- och ärendehantering Den kommunala organisationen är

geografisk spridd, vilket gör att vi eftersträvar full funktionalitet via webbläsare

Dokument- och ärendehantering Den kommunala organisationen är

geografisk spridd, vilket gör att vi eftersträvar full funktionalitet via webbläsare

Dokument- och ärendehanteringEffektmål-Internt Kortare handläggningstider för kommunens

personal Frigöra tid för kvalificerad handläggning Öka effektivitet genom direkt tillgång till all

elektronisk information, som man har rättighet till

Dokument- och ärendehantering Minska distributionskostnaderna Minska personberoendet

Bättre kvalitet på beslut genom bättre tillgänglighet på underlag

Dokument- och ärendehanteringEffektmål- Externt Ökad insyn i kommunens arbete Bättre service för medborgare genom bl a:

Elektronisk ansökning och uppföljning av ärende

Ett ärende - En kontakt Tillgång på service oberoende av tid och

plats

Dokument- och ärendehanteringHuvudområden i kravspecen Funktionella krav Ickefunktionella krav Genomförandekrav Krav på leverantör

Dokument- och ärendehanteringFunktionella krav Indatahantering Ärendehantering Dokumenthantering Utdatahantering Sökmotorer och Sökverktyg

Dokument- och ärendehanteringIckefunktionella krav Administration Användarvänlighet Behörighetssystem E-identifiering och E-signatur Integration Prestanda

Dokument- och ärendehanteringIckefunktionella krav (forts.) Skalbarhet Systemplattform Säkerhet/sekretess Förändringsbarhet

Dokument- och ärendehanteringGenomförandekrav Konvertering Dokumentation Metoder Utbildning

Dokument- och ärendehanteringKrav på leverantör

Dokument- och ärendehanteringAvrop via statskontorsavtalet Avropsunderlag Ja/Nej/Delvis

Dokument- och ärendehanteringUtvärdering Inkomna anbud Visningar Utvärdering pågår ännu

Dokument- och ärendehanteringUpphandlingsförfarande Sambruk skriver ett grundavtal Varje kommun tecknar eget avtal baserat

på grundavtalet Nuvarande informationsförsörjningsavtal

utgår 20/1-06 Nytt avtal klart mitten av december, träder

i kraft 21/1-06

Dokument- och ärendehantering

Slut