PENGERTIAN DOKUMEN & DOKUMENTASI

1.PENGERTIAN DOKUMEN

Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.

Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.

Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya

Jenis – jenis Dokumen :

1. Menurut Jenisnya :

•Dokumen Fisik  adalah dokumen menyangkut materi ukuran, berat, tata

letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.•Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek,

sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan

sebagainya

2.  Menurut Sifatnya :

•Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam

bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll•Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks.

Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll.

3.  Menurut Literatur :

•Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan

perpustakaan.

•Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.

4. Menurut Kepentingan dan khususnya :

•Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik•Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru•Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi•Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan•Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan

5. Menurut Dokumentasi :•Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan•Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.•Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku

6. Segi Fungsi :Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. •Dinamis aktif•Dinamis semi aktif•Dinamis in aktif Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.•Dokumen koprol•Dokumen Literal•Dokumen Privat

2. PENGERTIAN DOKUMENTASI Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan  kepada pemakai informasi tersebut.

KEGIATAN ATAU TUGAS DOKUMENTASI

a.       Mencari dan mengumpulkan bahan-bahanb.      Mencatat dokumenc.       Mengolah dokumend.      Memproduksi dokumene.       Menyajikan dan menyebarluaskan dokumenf.       Menyimpan dan memelihara dokumen

Segi Fungsi Dokumentasi :

Dinamis adalah dokumen yang dapat dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

 Dinamis aktif Dinamis semi aktifDinamis in aktif

 Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

Dokumen koprolDokumen LiteralDokumen Privat

C.PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

  DOKUMEN 1. Di fokuskan pada benda/informasinya

2. Tidak merupakan unit kerja

3. Bersifat pasif4. Digunakan sebagai alat bukti

5. Menunjang penelitian     

DOKUMENTASI1. Di fokuskan pada kegiatannya

2. Merupakan unit kerja3. Bersifat aktif4. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru

5. Menyiapkan keterangan untuk penelitian

Ruang Lingkup Dokumentasi

1. Dokumentasi Literer    Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2. Dokumentasi Korporil    Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat    Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan      

Bahan DokumentasiAdalah sumber data yang digunakan untuk melengkapi informasi dalam sebuah penelitianataupun instansi.Bahan dokumentasi dapat berbentuk :

KLIPINGKliping adalah sebuah kegiatan yang menghimpun berita dari berbagai media biasanya media cetak yang dipotong dan dikumpulkan menjadi sebuah buku yang biasanya memuat satu tema yang spesi!k.

Kliping bisa berupa sebuah makalah tentang pengetahuan umum,kumpulan tips serta trickyang berguna bagi kehidupan sehari4hari.

KlipingTata cara membuat Kliping :1. usahakan menggunakan kertas yang cukup tebal,yang sedang-sedang saja. Menggunakan kertas yang terlalu tebal bisa membuat kliping terlihat tebal kurang menarik.janganmenggunakan kertas yang tipis-tipis hal ini untuk menghindari lembaran kliping keriting atau tidak bisa menempel dengan rapi.

2. pilihlah lem yang cepat kering.hal ini bertujuan agar lem tidak merusak dan menimbulkan bercak-bercak pada potongan koran yang hendak ditempelkan.ukuran jarak harus dipikirkan matang-matang agar kliping terlihat rapi dan indah.

3. nomor halaman serta daftar isi dari keseluruhan halaman kliping juga sangat penting. hal ini bertujuan untuk memudahkan pembaca mencari informasi yang mereka inginkan. di setiap halamanAnda bisa memberikan saran&rujukan yang masih berkaitan dengan halaman tersebut.simpan kliping yang telah jadi pada tempat yang terhindar dari debu serta air.