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Anleitung
DOKUMENTATION
Elektronischer Fakturierungsworkflow
über SAP NetWeaver
AnwenderInnen
Version 2.0 – Stand 18.05.2018
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OE Finanzen/Abteilung Finanzbuchhaltung
© AutorInnen: Mertens/Poier Hinweis: Nur die im MEDonline publizierte Version ist die aktuelle und gültige! Version 2,0
Inhaltsverzeichnis
1. ALLGEMEINES – ZIEL/ZWECK 3
1.1 Gesetzliche Grundlagen 4
1.2 Begriffe - Symbole 4
1.3 Besonderheiten - Grundsätzliches 5
1.4 Berechtigungen 6
2. EINSTIEG ÜBER SAP NETWEAVER PORTAL 7
3. FAKTURIERUNGSANTRAG ANLEGEN 8
3.1 Faktura anlegen – Typ Wählen 8
3.2 Kopf- und Positionsdaten erfassen 9
3.3 Überprüfen und Absenden 17
3.4 Antrag abgesendet 18
3.5 Gutschrift anlegen – Stornierung einer Faktura etc. 19
3.5.1 Stornierung 19
3.5.2 Gutschrift 20
3.6 Faktura anlegen mit Auftraggeber „CPD“ 22
4. AUSWERTUNGEN 26
5. ANSPRECHPERSONEN 29
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1. Allgemeines – Ziel/Zweck
Mit 01.01.2017 wird das Erstellen von Ausgangs-Rechnungen (im Folgenden nur SAP-
FAKTURA genannt) vereinheitlicht. Dies bedeutet gleichzeitig die Verpflichtung, FAKTUREN
über SAP zu erstellen.
Der Vorteil einer SAP-Faktura ist:
Automatische Verbuchung des Erlöses auf Innenauftrag/Kostenstelle
Darstellung als Forderung beim entsprechenden Debitoren-Konto (Kunden-Konto)
Ausweis in der Bilanz als Forderung
Gewährleistung periodengerechte Vollständigkeit der Umsatzerlöse der Med Uni
Graz im Rechnungsabschluss
Fortlaufendes Nummernsystem
Leichtere Zuordnung von Zahlungseingängen
Lückenloses Mahnwesen
Diese Vorteile entsprechen damit den Anforderungen unserer Abschlussprüfer.
In der Vergangenheit gab es folgende Varianten, wie die Erlöse auf den entsprechenden
Innenaufträgen/Kostenstellen verbucht wurden:
1. SAP-Faktura
2. Word-Rechnung
3. Direkte Verbuchung des Zahlungseinganges als Erlös
Bei den Varianten 2. (Word-Rechnung) und 3. (Direkte Verbuchung Zahlungseingang als
Erlös) werden diese Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllt. Damit sind diese Varianten
ab 01.01.2017 nicht mehr möglich.
Ausgenommen von dieser neuen Vorgehensweise sind:
Zahlungseingänge für Förderungen der öffentlichen Hand (z.B. EU, Land etc.)
Zahlungseingänge für Spenden (siehe nachfolgende Info).
Dauergeschäfte der Institute für Hygiene und Pathologie (eigene
Fakturierungssysteme vorhanden, und damit die Anforderungen gewährleistet)
Abrechnungen der gerichtlich angeordneten Obduktionen und Untersuchungen am
Institut für Gerichtliche Medizin.
Seit 01.01.2018 ist der Empfänger (=Med Uni Graz) von Spenden durch Privat-
Personen verpflichtet diese ans Finanz-Online zu melden. Der absetzbare Betrag wird
automatisch bei der Steuerklärung der Spenderin, des Spenders berücksichtigt. Dazu ist bei
der Zahlung der vollständige Name (laut Melderegister) und das Geburtsdatum bei der
Überweisung zu vermerken.
Dies gilt nicht für Spenden durch Firmen/Unternehmen.
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1.1 Gesetzliche Grundlagen
Umsatzsteuerausweis:
Die Universität ist unecht steuerbefreit. Fakturen/Ausgangsrechnungen dürfen daher nicht
mit Umsatzsteuer ausgestellt werden. Sollte der Auftraggeber auf den Ausweis von
Umsatzsteuer bestehen, darf dieser Aufforderung keinesfalls nachgekommen werden.
Bei Rückfragen oder Problemen dazu bitte um Kontaktaufnahme mit Laura Gruber oder
Gerlinde Wagner (nähere Daten unter Punkt 5.)
Ausgewiesene Umsatzsteuer verpflichtet zur Abfuhr ans Finanzamt.
Wenn beim Debitor die UID-Nr. gepflegt ist, kommt automatisch ein Hinweis auf die
Steuerbefreiung (wird dzt. überarbeitet).
Bitte folgenden Text in den Schlusstext hineinschreiben, falls ein steuerlicher Hinweis von
Auftraggeber gefragt sein sollte.
Gemäß § 2 KöstG i.V.m. §2 Abs. 3 des UstG 1994 sind die Umsätze der Universität
nicht steuerbar.
Bei Änderungen im Gesetz wird die Dokumentation entsprechend ergänzt bzw. angepasst.
1.2 Begriffe - Symbole
Faktura = Rechnung/Ausgangs-Rechnung
Auftraggeber = Kunde = Rechnungsempfänger = Debitor
Legende der in dieser Dokumentation angewendeten Symbole:
Kennzeichnung für Durchführungsschritte durch AnwenderInnen.
Kennzeichnung für allgemeine Informationen zu den einzelnen Workflowschritten.
Kennzeichnung für wichtige Hinweise bei notwendigen Durchführungsschritten bzw.
Beachtung von z.B. buchhalterischen Regeln, die zur korrekten Ausführung erforderlich sind.
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1.3 Besonderheiten - Grundsätzliches Interne Leistungsverrechnungen (ILV)
Leistungen von einer Organisationseinheit der Medizinischen Universität an eine
andere Organisationseinheit dürfen nicht über eine Faktura abgewickelt werden.
Dafür steht ab Juni 2018 der elektronische Workflow „Interne Leistungsverrechnung“ zur
Verfügung: https://bwp.medunigraz.at:50101/irj/portal
Ausnahme: Leistungen zwischen §26er (ad personam) – und §27er-Projekten können nicht
mit einer ILV abgewickelt werden, sondern mit einer Faktura!
Rückfragen dazu richten Sie bitte an die Abteilung Controlling (AnsprechpartnerInnen für die
jeweiligen Organisationseinheiten finden Sie auf der Homepage).
Zeitpunkt der Erstellung einer Faktura
Fakturen haben grundsätzlich zeitnah zu erfolgen, d.h. sobald eine Dienstleistung etc.
erbracht wurde, ist eine Faktura zu erstellen.
Wenn im Vertrag Teil-Abrechnungen vereinbart wurden, sind die Fakturen entsprechend
rechtzeitig zu stellen.
Ein verzögertes Erstellen einer Faktura führt dazu, dass der Auftraggeber möglicherweise
aufgrund eines im Vertrag vorhandenen Zeitplans bereits Zahlungen leistet, diese aber seitens
der Finanzbuchhaltung keiner Rechnung zugeordnet werden können.
Besonderheit „Klinische Studien“
Nach erbrachter Leistung erfolgt üblicherweise noch die Abnahme durch den Monitor.
Der Zeitpunkt für die Rechnungserstellung richtet sich nach dem im Vertrag definierten
Abrechnungsmodus.
Ausgleich / Zahlung der Faktura
Bitte um Beachtung, dass in der Spalte Ausgleich (im CO-Bericht) nur dann ein Datum
steht, wenn die Rechnung bezahlt wurde, bzw. eine Rechnung storniert wurde.
Der Betrag erhöht zwar die verfügbaren Mittel, darf aber erst dann berücksichtigt werden,
wenn die Rechnung vom Kunden tatsächlich bezahlt wurde.
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Fremdwährung
Vereinbarungen in fremden Währungen sollten grundsätzlich vermieden werden, da immer
mit Kursdifferenzen gerechnet werden muss. Sollte es sich dennoch nicht vermeiden lassen
ist eine Absprache mit der Finanzbuchhaltung (schriftlich an
[email protected]) zwingend erforderlich, da ggfs. Einstellungen im System
notwendig sind.
1.4 Berechtigungen Erstellung/Änderung von Fakturen
Personen mit SAP Kontierungsberechtigungen auf entsprechende Kostenstellen-/Innenaufträgen
Verantwortliche der entsprechenden Kostenstellen bzw. Innenaufträge
Personen von Funktionsberechtigungen "Freigabe/Anweisung-Haupt" für entsprechende Kostenstellen-/Innenaufträge
Einsicht Fakturen: (Liste Fakt.Anträge)
JedeR ErstellerIn auf deren eigene Fakturen
Personen mit SAP Kontierungsberechtigungen auf entsprechende Kostenstellen-/Innenaufträgen
Verantwortliche der entsprechenden Kostenstellen bzw. Innenaufträge
Personen von Funktionsberechtigungen "Freigabe/Anweisung-Haupt" für entsprechende Kostenstellen-/Innenaufträge
Bei fehlenden Berechtigungen ist ein elektronischer SAP Berechtigungsantrag zu
stellen.
https://bwp.medunigraz.at:50101/irj/portal?NavigationTarget=navurl://96a02edcc9cbf1cf4b58
e6abb949a2b4&sapDocumentRenderingMode=EmulateIE8
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2. Einstieg über SAP NetWeaver Portal
Kurzeinstieg für jeden Browsertyp: bwp.medunigraz.at
https://bwp.medunigraz.at:50101
Mit den Einstiegsdaten für BenutzerIn und Passwort aus MEDonline.
Über zum Start des Fakturierungsworkflows:
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3. Fakturierungsantrag anlegen
Nach Klick auf „Fakturierungsantrag“ kann aus der Dropdown-Liste zwischen
„Faktura“ oder „Gutschrift“ ausgewählt werden.
3.1 Faktura anlegen – Typ Wählen
mit Auswahl „Faktura“ und Klick auf „Weiter“ wird in den „Antrag anlegen:
Faktura“ verzweigt:
Die Daten der ErstellerIn werden automatisch sichtbar.
Die Kontaktdaten, die auf der Rechnung erscheinen werden aus MEDonline gezogen. Daher
bitte diese Daten immer pflegen bzw. ändern wenn erforderlich.
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3.2 Kopf- und Positionsdaten erfassen
Kopfdaten
Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder, die grau hinterlegten Felder
sind nicht zu befüllen.
Feld „Auftraggeber“:
Der Auftraggeber ist gleichzeitig der Rechnungsempfänger = Debitor
Debitoren-Nr. im Feld „Auftraggeber“ eingeben bzw. auswählen. Wenn Debitoren-Nr.
nicht bekannt, kann diese gesucht werden.
Namensteil mit Sternchen zu Beginn und Ende eingeben, z.B. *Pfizer*
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Es kann auch nach Suchbegriff, Ort oder PLZ gesucht werden. Die Suche nach dem
Suchbegriff ist nicht immer erfolgreich, da dieser Suchbegriff eine Abkürzung sein kann, die
von der Finanzbuchhaltung vergeben wurde.
Wenn der gewünschte Debitor noch nicht angelegt sein sollte, siehe Punkt 3.6.
Durch Klick auf das graue Feld in der Zeile wird der ausgewählte Debitor
automatsich ins Feld übernommen.
Feld „Fakturadatum“:
Es wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen, es kann jedoch übersteuert
(überschrieben) werden.
Bitte um Beachtung, dass Rechnungen nur maximal bis zum Monatsletzten in die
Zukunft ausgestellt werden dürfen.
Ein Rückdatieren einer Rechnung ist ebenfalls nur innerhalb des laufenden Monats
möglich.
Ausnahme unterjährig: Bis zum 3. Arbeitstag des Monats können Rechnungen noch in den
Vormonat zurückdatiert werden.
Ausnahme am Jahresende: Bis ca. Mitte Januar des Folgejahres müssen Rechnungen für
Leistungen, die im Vorjahr angefallen sind, fakturiert sein (der genaue Termin wird jedes Jahr
in den News-Flash-Aussendungen bekannt gegeben).
Beispiel: Eine wissenschaftliche Dienstleistung wurde am 29.12.2017 erbracht:
Erstellung der Faktura mit Datum 29.12.2017 bis zum 12.01.2018 (Jahresabschluss-Termine
werden immer über die News-Flash rechtzeitig ausgesendet!) möglich.
Sollte die Fakturierung für das „alte“ Jahr bis zum Zeitpunkt nicht möglich sein, ist
immer Rücksprache mit der Finanzbuchhaltung (Laura Gruber oder Barbara Mertens) zu
halten.
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Feld „Zahlungsbed.“:
Auswahl der Zahlungsbedingung aus der Dropdown-Liste. Die Zahlungsbedingung
wird auf der Rechnung angedruckt.
Bitte das Zahlungsziel bewußt gemäß Vereinbarung auswählen. Ein falsches
Zahlungsziel hat Auswirkungen auf den Mahnlauf.
Die Gewährung von Skontoabzügen bei Ausgangsrechnungen ist bei der Med Uni
Graz nicht erlaubt, daher stehen auch nur die Zahlungsbedingungen „ohne Abzug“ zur
Verfügung.
Feld „Währung“:
Auswahl der vereinbarten Währungseinheit (gem. Vertrag).
Vereinbarungen in fremden Währungen sollten grundsätzlich vermieden werden, da
immer mit Kursdifferenzen gerechnet werden muss. Sollte es sich dennoch nicht vermeiden
lassen ist eine Absprache mit der Finanzbuchhaltung (schriftlich an
[email protected]) zwingend erforderlich, da ggfs. Einstellungen im System
notwendig sind.
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Kopftext
Im Kopftext können zusätzliche Informationen für den Rechnungsempfänger
eingegeben werden, die sich auf die gesamte Rechnung beziehen, z.B . Auftrags-Nr. oder
Anprechpartner des Empfängers. Dieser Text wird dann auf der Rechnung oberhalb der
Positionen angedruckt.
Es gibt die Möglichkeit, dass eine Rechnung auch in englischer Sprache erstellt werden
kann (Einstellung in den Stammdaten des Debitors). Dabei ist aber zu beachten, dass
Kopftexte, Positionstexte und Schlusstext direkt in englischer Sprache einzugeben sind, da
keine Übersetzung an dieser Stelle erfolgt.
Positionsdaten
Feld „Material“:
Material-Nummer eingeben bzw. suchen
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Die Material-Nr. ist mit dem entsprechenden Erlöskonto verknüpft (siehe Liste
unten).
Mit Klick auf das Material wird dieses direkt in die Positionsdaten inkl. der
Bezeichnung übernommen:
Die „Bezeichnung“ kann bzw. sollte überschrieben werden – es stehen max. 40
Zeichen zur Verfügung. Weitere Informationen gehören in den Positionstext.
Der Text, den Sie in das Feld eintragen, erscheint im CO-Bericht unter der Spalte
„Bezeichnung zur Referenz“, d.h. Informationen, die Sie in den Berichten benötigen (z.B.
Name von Teilnehmern bei Kongressen oder Lehrgängen) sollten Sie an dieser Stelle mit
eingeben.
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Folgende Material-Nummern stehen Ihnen zur Verfügung:
Folgende Material-Nummern bitte nicht verwenden, da nur für einzelnen
Fachabteilung relvant.
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Feld „Auftrag / Kostenstelle“
Kostenstelle/Innenauftrag eingeben oder suchen.
Feld „Auftragsmenge“
Menge eingeben
Mengeneinheit „Stück“ hinterlegt
Feld „Nettopreis“
Einzelpreis eingeben
Feld „Nettowert“
Ergibt sich automatisch aus der Auftragsmenge x Nettopreis.
Feld „Text“
Der Positionstext kann verwendet werden, wenn der Materialtext nicht ausreichen
sollte.
Achten Sie darauf den Leistungszeitpunkt bzw. den Leitungszeitraum einzugeben.
Dies erleichtert der Finanzbuchhaltung Kontrollen, die erforderlich sind um die Zuordnung in
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die korrekte Periode bei Bedarf prüfen zu können. Einige Firmen bestehen sogar darauf und
Sie ersparen sich unnötige Korrekturen. Ausnahme: klinische Studien.
Mit Klick auf das schwarze Dreieck klappt dieses zusätzliche Textfeld auf und kann
auch auf die gleiche Weise geschlossen werden:
Kennzeichnung erfolgt automatisch durch einen Haken unter „PT“, wenn ein Text
erfasst wurde:
Die Position inkl. Postionstext kann durch Markieren der Position und Klicken auf
„Position entfernen“ wieder gelöscht werden:
Die Position inkl. Postionstext kann durch Markieren der Position und Klicken auf
„Position kopieren“ kopiert und angepasst werden:
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Schlusstext
Im Schlusstext können zusätzliche Informationen für den Rechnungsempfänger
eingegeben werden. Dieser Text wird dann auf der Rechnung unterhalb der Positionen
angezeigt. Siehe auch Punkt 1.1 „Umsatzsteuer“
Mit Klick auf wird das Texteingabefeld aufgeklappt und kann befüllt werden.
Prozessdaten
Dies ist ein Anmerkungsfeld, welches lediglich für interne Informationen gedacht ist.
Der hier eingegebene Text wird nicht auf der Faktura angedruckt.
Hier können z.B. Informationen zum Vertrag oder interne Absprachen hinterlegt werden.
Zusätzlich werden im Fall von Zurückweisungen durch die Finanzbuchhaltung die
Kommentare bzw. Begründungen in diesem Feld dokumentiert.
3.3 Überprüfen und Absenden
Mit Klick auf erfolgt die Überprüfung auf Vollständigkeit aller Pflichtfelder
sowie Prüfung des Faktura-Datums (offene Buchungsperiode) etc.
Mit Klick auf und ist der Antrag abgeschlossen.
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3.4 Antrag abgesendet
Die Faktura wird automatisiert erstellt und wird über „PDF anzeigen“ zum Ausdruck
und Versand an den/die Rechnungsempfänger/in bereitgestellt.
Unter Status wird sichtbar, ob der Antrag ordnungsgemäß verarbeitet wurde. Bitte
unbedingt darauf achten, dass der Status „grün“ ist.
Die Faktura ist zusätzlich über die Liste Fakt.Anträge - siehe Punkt
4. „Auswertungen“ aufrufbar.
Nur vollständige Fakturen werden verarbeitet und verbucht. Bei fehlerhaften Anträgen
wird kein „pdf“ erzeugt.
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3.5 Gutschrift anlegen – Stornierung einer Faktura etc.
3.5.1 Stornierung
Falls eine Rechnung irrtümlich falsch ausgesellt wurde und der Antrag komplett
abgeschlossen ist (Rechnung verbucht), besteht die Möglichkeit eine Stornierung in der
offenen Buchungsperiode vorzunehmen.
Unter Auswertungen, „Liste Fakt.Anträge“ und Klick auf „Liste aktualisieren“
werden alle bisherigen Anträge angezeigt.
Mit Klick auf die Zeile der Faktura, die storniert werden soll, und anschließendem
Klick auf „Stornieren“ wird der Storno-Antrag erzeugt.
Bitte vor dem Absenden immer auf „Prüfen“ klicken.
Die Stornierung einer Rechnung aus einer geschlossenen Buchungsperiode ist
nicht möglich. Beispiel: Am 10.07.2017 muss eine Rechnung vom 16.06.2017 storniert
werden. Siehe auch unter Punkt 3.2 „Feld Faktura-Datum“.
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Bei einer Stornierung einer Faktura aus einer geschlossenen Buchungsperiode
erscheint folgende Fehlermeldung:
Die Lösung für diesen Fall ist die Erstellung einer Gutschrift über den Button
„Umkehrbuchung mit Vorlage“ (Erläuterungen siehe Punkt 3.5.2)
Wenn die Rechnung bereits an den Kunden geschickt wurde, ist es zwingend
notwendig, die Storno-Rechnung bzw. die Gutschrift und die neue Rechnung ebenfalls an
den Kunden zu schicken.
3.5.2 Gutschrift
Sie haben folgende Möglichkeiten eine Gutschrift zu erstellen. Die sinnvollste und einfachste
Lösung ist mit Bezug auf die ursprüngliche Faktura, da dann alle relevanten Daten
voreingestellt sind und außerdem in der Übersichtsliste der Bezug hergestellt werden kann.
Unter Auswertungen, „Liste Fakt.Anträge“ und Klick auf „Liste aktualisieren“ werden
alle bisherigen Anträge angezeigt (wie unter 3.5.1 beschrieben).
Es gibt mehrere Gründe zur Erstellung einer Gutschrift:
Gesamt-Gutschrift
(= die komplette „Stornierung“ einer Faktura aus einer abgeschlossenen Periode)
Beispiel: Der Kunde beanstandet am 15.05.2018 eine Rechnung iHv. EUR 12.000,00 vom
12.04.2016 zu Recht und bittet um die Stornierung der ursprünglichen Rechnung, und
Ausstellung einer neuen Rechnung iHv. EUR 11.000,00.
Lösung: Da eine Stornierung im Mai für April nicht mehr möglich ist, muss eine Gutschrift iHv.
EUR 12.000,00 (mit Bezug auf die Rechnung = Umkehrbuchung mit Vorlage) sowie eine neue
Rechnung iHv. EUR 11.000,00 ausgestellt werden. Beide Belege sind dem Kunden zu
übermitteln.
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Sollte eine Gutschrift für eine bereits bezahlte Rechnung/Faktura erstellt werden, z.B.
für Teilnahmegebühren an einem Kongress etc. ist eine Email an
[email protected] mit den Kontodaten sowie die Gutschrift als „pdf“ zu
schicken, damit eine Rückzahlung erfolgen kann.
Teilgutschrift
Beispiel: Es wurde eine Rechnung über wissenschaftliche Dienstleistungen iHv. EUR 8.000,00
erstellt. Aufgrund einer Reklamation hat man sich auf 7.500,00 geeinigt. Der Kunde bittet um
eine Gutschrift über den Differenzbetrag.
Lösung: In diesem Fall wird eine Gutschrift über EUR 500,00 ausgestellt.
Es gibt grundsätzlich auch die Möglichkeit, eine Gutschrift ohne Bezug auf eine Rechnung zu
erstellen.
Hier haben Sie aber den Nachteil, dass Sie alle Daten neu eingeben müssen bzw.
Ihnen der Bezug zum ursprünglichen Antrag fehlt.
Die weitere Vorgehensweise siehe Punkt 3.1 bis 3.4.
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3.6 Faktura anlegen mit Auftraggeber „CPD“
Die sog. „CPD-Konten“ sind Debitoren-Konten für Kunden/Rechnungsempfänger, die kein
eigenes Debitoren-Konto haben.
Die Verwendung der CPD-Konten darf nur in zwei Fällen erfolgen:
Der/die AuftraggeberIn/RechnungsempfängerIn hat noch kein eigenes Debitoren-
Konto. Über diesen Weg werden Sie zur Anlage eines neuen Debitors geführt.
Der/die RechnungsempfängerIn ist eine Privatperson (Beispiel Kongressgebühren
etc.)
Aufgrund der Eingabe des Länderkennzeichens erfolgt die Buchung von Rechnungen an
Privatpersonen auf den entsprechenden CPD-Debitoren:
29000000 – CPD Inland
29000005 – CPD EU Ausland
29000006 – CPD Drittland (NICHT EU)
Bei Unternehmen/Firmen, z.B. Pharmafirmen, ist zwingend darauf zu achten, dass
diese immer als Debitor angelegt sind/werden.
Wenn kein Suchergebnis für den Auftraggeber (=Debitor) vorliegt, wird durch Klick auf
„CPD“ ein zusätzliches Eingabefenster zur Erfassung der korrekten Kontaktdaten des neuen
Auftraggebers vorgeschlagen.
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Felder vollständig mit den korrekten Daten ausfüllen. Bitte auch auf die korrekte
Auswahl des Landes achten. Die Auswahl der Sprache (englisch/deutsch) steuert, ob die
Rechnung in Englisch oder Deutsch ausgedruckt werden soll.
Mit * gekennzeichnet Felder sind Pflichtfelder.
Bitte unbedingt auf folgende Punkte achten:
Korrekter, vollständiger Name bzw. Firmierung des Auftraggebers (bei Unternehmen
Gesellschaftsform z.B. GmbH etc. nicht vergessen)
Anschrift, insbes. Postleitzahl
Zur Bestätigung der Angaben ist bitte unter „Datenblatt hinzufügen“ ein Dokument
hochzuladen wie z.B. ein Briefbogen des Unternehmens oder ein entsprechendes einseitiges
Dokument (bitte keine kompletten Verträge), aus welchem die genaue Firmierung hervorgeht.
Weitere wichtige Angaben, die aus dem „Datenblatt“ hervorgehen sollten:
UID-Nr. (= Umsatzsteuer-Identifikations-Nr., nur Österreich und EU-Staaten)
Firmenbuch-Nr. (Österreich), Handelsregister-Nr. (Deutschland)
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Bitte auch um Beachtung, dass pro Unternehmen bzw. Organisation (z.B. Universität) nur
ein Debitor angelegt werden kann, d.h. falls es mehrere AnsprechpartnerInnen o.ä. geben
sollte, gibt es folgende Lösungen:
Wenn der/die AuftraggeberIn/Kunde/in darauf besteht, dass Zusätze wie Abteilungen oder
AnprechpartnerInnen in der Anschrift eingefügt werden sollen, kann dies im Kopftext
angeführt werden und/oder auf dem Briefumschlag für den Versand der Rechnung.
Mit Klick auf „OK“ werden die Eingaben in die Kopfdaten übernommen.
Die weiteren Erfassungen für Positionsdaten, Positionstexten, etc. erfolgen gemäß
Punkt 3.2.:
Bei Unternehmen/Firmen, z.B. Pharmafirmen, ist zwingend darauf zu achten, dass
diese immer als Debitor angelegt sind/werden.
Mit Klick auf „Weiter“ erscheint der Button „Absenden mit Debitoren-
Stammsatzanlage aus CPD“.
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Durch Klick auf „Absenden mit Debitoren-Stammsatzanlage aus CPD“ wird ein
Antrag zur Anlage eines neuen Debitors (mit eigener Debitoren-Nr.) an die Finanzbuchhaltung
abgesendet, siehe auch Punkt 3.6.
Durch Klick auf „Absenden“ wird die von Ihnen erstellte Rechnung von dem CPD-Konto
verbucht und die von Ihnen eingegebenen Daten auf der Faktura als RechnungsempfängerIn
angedruckt.
Die Bearbeitung des Antrages erfolgt zeitnah unter der Bedingung, dass alle Daten
vollständig angegeben wurden.
Der Antrag bekommt in der Übersichtsliste den Status:
Bei positiver Erledigung des Antrages ergeht eine automatische Mailsendung an die/den
ErstellerIn mit dem Link auf den Faktura-Antrag und die Liste sämtlicher Faktura-Anträge.
Mail:
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Im Faktura-Antrag ist jetzt die ordnungsgemäß erstellte Faktura als PDF abrufbar
zwecks Versand an den Kunden durch den/die ErstellerIn.
Der Debitorenstammsatz wurde angelegt und kann dann zukünftig auch für weitere
Fakturen als Auftraggeber ausgewählt werden.
4. Auswertungen
Alle erstellten Fakturen sind über die Navigation Auswertungen, „Liste Fakt.Anträge“
abrufbar.
Grundsätzlich wird der/die ErstellerIn im Feld Benutzername vorgeschlagen.
Übersteuerbar für MitarbeiterInnen mit übergreifenden SAP Berechtigungen.
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Mit Klick auf „Liste aktualisieren“ werden alle erstellten Fakturen gemäß der
Selektion des Benutzernamens gelistet.
Über diese Liste können Stornierungen und Umkehrbuchungen (Gutschriften) zu
erstellten Fakturen (s. Punkt 3.5) oder auch ein Anlegen einer neuen Faktura mit Vorlage
vorgenommen werden.
Eine Umkehrbuchung ist auch dann erforderlich, wenn eine erstellte Gutschrift rückgängig
gemacht werden soll.
Mit Klick auf die Faktura-ID gelangen Sie in den Antrag und können von dort die
Faktura anzeigen lassen und auch ausdrucken.
ID-Nr. 1xxxxxxxx = Faktura, ID-Nr. 3xxxxxxxx = Storno Faktura
ID-Nr. 2xxxxxxxx = Gutschrift, ID-Nr. 4xxxxxxxx = Storno Gutschrift
Spalte : Beim Storno-Antrag (ID-Nr. beginnt mit einer „3“) wird in dieser Spalte der
ursprüngliche Antrag angezeigt auf den sich die Faktura bezieht.
Spalte : Beim ursprünglichen Faktura-Antrag (ID-Nr. beginnt mit einer „1“) wird in
dieser Spalte der Storno-Antrag angezeigt, soweit es einen dazu gibt.
Spalte : In dieser Spalte wird die aus SAP vergebene Faktura-Nr. angezeigt
(beginnt mit einer „9“). Bei Stornierungen wird die gleiche Nummer vergeben und auf dem
Storno-Beleg angedruckt. Bei Fakturen und Gutschriften wird grundsätzlich eine neue
Nummer vergeben.
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Spalte : Hier wird angezeigt, welchen Status der Antrag zum Zeitpunkt des
Aufrufs hat:
Erfolgreiche Verarbeitung und Verbuchung eines
Antrages
Fehler bei der Verarbeitung, z.B. Buchungsperiode geschlossen
Wird angezeigt, wenn Auftraggeber „CPD“ und Anfrage zur
Anlage eines neuen Debitorenstammsatzes läuft
Wenn Zurückweisung durch A-FI wegen fehlerhaften Debitoren-
Stammsatzes
Wird angezeigt, wenn die/der ErstellerIn die Anfrage für „Debitorenstammsatz anlegen“ vor Bearbeitung durch A-FI zurückzieht.
Die ID-Nummern werden auf der Faktura nicht angedruckt!
Wird eine Faktura durch die Funktion „Anlegen mit Vorlage“ erstellt, werden eine
neue Rechnungsnummer und eine neue ID vergeben.
In den CO-Berichten (im SAP) können Sie, soweit SAP Berechtigung „SAP-Usertyp
Institutsuser“ vorhanden ist, ebenfalls auf den Faktura-Antrag verzweigen.
Im Bericht wird jede Faktura-Position separat angezeigt (gleiche Rechnungs-Nr.)
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Mit Klick auf die Zeile können Sie auf den Faktura-Antrag verzweigen.
Bitte um Beachtung, dass in der Spalte Ausgleich (im CO-Bericht) nur dann ein Datum
steht, wenn die Rechnung bezahlt wurde! Im Fall einer Stornierung steht in diesem Feld das
Datum der Stornierung, da es sich dabei ja auch um einen Ausgleich handelt.
Ob eine Faktura-Position ausgeglichen ist, sehen Sie auch in den „MIS-Berichten“.
5. Ansprechpersonen
Für inhaltliche, buchhalterische Fragen stehen Ihnen aus der Finanzbuchhaltung Laura Gruber (385-74058) und Gerlinde Wagner (385-74069) zur Verfügung.
Bei technischen Fragen (z. B. Browser, fehlende Berechtigungen) stehen Ihnen Frau Simone Poier (385-74010) oder Herr Stefan Gillhofer (385-74039) zur Verfügung.