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Prof. Dr. Martin Michelson
Dokumenten-Management und Enterprise Content Management
1. Charakteristika, Aufgaben, Ziele
2. Funktionen / Dokumentzyklus
3. Standards und Rechtliches
4. Der Markt
5. Workflow-Management
6. Einführung eines DMS / ECM-Systems
Übersicht
Charakteristika, Ziele, Aufgaben
Dokumenten-Management und Enterprise Content Management
Es geht im Prinzip um das Gleiche
Enterprise Content Management erweitert die Sicht: Es steht für ein umfassendes Konzept der Zusammenführung, Verwaltung und Bereitstellung aller relevanten Informationen im Unternehmen zur Einbindung in Geschäftsprozesse
ECM integriert Anwendungen des Dokumenten- und Workflowmanagement, der Archivierung, des Content- Management
ECM dient letztlich einem umfassenden Wissensmanagement
Enterprise Content Management
Content Management
Workflow- Management
Archivierung
Dokumenten- Management
Wissens- management
umfasst
Dokumente…
Bildquelle: Adruni Ishan Pentadoc AG
Ablagekosten- und platzintensive Speicherung
viele Kopien (Originale gehen verloren)
Informationsaustauschlange Transport- und Liegezeiten
Bearbeitungsequentiell, fehleranfällig, zeitintensivMitarbeiter verwenden zuviel Zeit auf Suchen
Managementkeine Laufweg- und Zeitüberwachungniedrige Informationsverfügbarkeit
Ausgangssituation
wichtige Dokumente und Unterlagen verteilen sich in Unternehmen auf eine Vielzahl von Ablagen:
• Zentralarchiv mit Papierakten• Archiv-Lösungen verschiedener Abteilungen• Dateiablagen auf PCs• E-Mail-Systeme• Content Management Systeme• ERP Systeme• Vielzahl an unterschiedlichen Benutzeroberflächen und Funktionen• Problem der Archivierung von aufbewahrungswürdigen und
gesetzeskonform aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
Ausgangssituation
Alle computergestützte Verfahren und Instrumente zum Verwalten, Steuern und elektronischen Austausch von dokumentenbasierten Informationen
Umfaßt den gesamten Prozeß der Erstellung, Bearbeitung, Archivierung, Distribution und des Retrievals von Dokumenten als Informationsträger
Dokumenten-Management/Enterprise Content Management: Charakteristika
Zielt auf Steigerung von Produktivität vernetzter betrieblicher Abläufe und der gezielteren Informationsversorgung der Mitarbeiter
Unterstützung von Geschäftsprozessen: Automatisierung von Standardabläufen
===> Informationen sollen einfacher und flexibler generiert, organisiert, verteilt und archiviert werden können.
Dokumenten-Management/Enterprise Content Management: Charakteristika
Elektronisches Verwalten, Speichern, Suchen, Verteilen von strukturierter und unstrukturierter Informationen, Vermeidung von Medienbrüchen
Integration unterschiedlicher Informationstypen (Text, Daten, Grafik, Video, Audio, HTML) und Trägermedien (Papierdokumente, Mikroformen, digitale Datenbestände) aus unterschiedlichen Quellen und Softwareapplikationen unter einem Zugriffsmodus
Integration interner und externer Informationen in eine einheitliche Anwendungsumgebung
datenbankgestützte Metadatenverwaltung
Anforderungen
Reduzierung der Suchzeiten, Beschleunigung der Entscheidungs- und Arbeitsprozesse
Dezentralisierung der Arbeitsabläufe, Entwicklung neuer Kooperationsformen
Raumeinsparung, Zeiteinsparung ===> Kosteneinsparung
Transparenz der Prozesse
Anforderungen
Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten
Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagen)
Anforderungen
Anforderungen
Quelle: BARC ECM Survey
Das Umfeld von Dokumenten-Management
Götzer u.a.: Dokumenten-Management
Drucker
Viewer
LAN/WAN
FaxFax
Optische Jukebox Scanner
Retrieval
Arbeitsplätze/ClientsOutput-Server
ErfassungsplatzDokumenten-ServerDatenbank-Server
Web-Server
Komponenten eines DMS
Nutzerschnittstellen
Nutzerschnittstellen
65%
61%
33%
25%
21%
16%
66%
52%
38%
37%
32%
20%
Bestehende ECM-Projekte
Geplante ECM-Projekte
Web-Client
Desktop-Client
Explorer-Integration
Portal
Über das führende Fremdsystem
(ERP, CRM, PPS)
Office-Client Quelle: BARC GmbH
DMS als Basis / integriert in unternehmensweite(r) Informationssysteme
Web-basierte Lösungen auf Nutzer- und auf Bearbeitungsebene
E-Business: Einbindung von Kunden und Partnern in Prozesse, Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen
Verfügbarkeit und Austausch aller Informationen über das Unternehmensnetzwerk
DMS auch als Content-Management- und Portallösungen
Integration / Austausch Office-Anwendungen, ERP Systeme, ECM-Systeme
DMS /ECM als Basis / integriert in unternehmensweite(r) Informationssysteme
Kundenanfrage
ArchivzugriffStatuszugriffÄnderung eingebenAntwort gebenNotiz anbringen
Adresse erfassenWünsche erfassen
neu?
Termin?
WiedervorlagGespräch beenden
nein ja
janein
Formular vorausfüllenProspekt verschicken
Brief
Beispiel: Unterstützung des Kundenbetreuungsprozesses
Funktionen / Dokumentzyklus
AIIM Modell
(Association for Information and Image Management)
Funktionen / Dokumentenzyklus
Administration
Bereitstellung Retrieval
Dokument
ArchivierungErfassung Indexieren
Erfassung
Faxe
Multimedia-Dateien
Webseiten
E-Mails
DMS / ECMS
Papierdokumente
Office-Dateien
Quellen (Beispiele)
Übernahmen aus Anwendungen (Office, ERP, FiBu, XML etc.)
Erfassung
OCR Optical Character Recognition
Barcode
QR Code
Erkennen von Informationen auf Papier
ICR Intelligent Character Recognition
HCR Handprint Character Recognition
OMR Optical Mark Recognition
Indexieren
Aufbau einer separaten Datenbank mit den Metadaten der Dokumente
Hinterlegen von Klassifikationen, Thesauri, Schlagwortlisten
Manuelle Indexierung, Automatische Indexierung, Metadaten durch Benutzer vergeben und/oder automatisch erzeugt
Volltextindex
Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten
Herausforderung für das Indexieren und das Retrieval: Beispiel Bilddokument
Archivierung
SicherheitDatensicherheit (redundante Speicherung)Datenschutz / Zugriffsschutz (unbefugten Zugriff verhindern)Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, Revisionsschutz, Aufbewahrungspflicht/-fristBesondere Herausforderung: E-Mail Archivierung
Archivierung
Speichermedien
CDDVDUDO (Ultra Density Optical)RAID (Redundant Array of independant Discs)WORM (Write once, read multible)FestplatteJukeboxNAS (Network Attached Storage)
Archivierung
OriginalformateHTMLXMLPDFDOCRTFTIFFGIFJPGMPEGMP3WAVEML…….
Archivierung
Speicherformate
OriginalformateTIFFJPEG 2000PDFPDF/X PDF/A….
PDF 1.7, PDF/X und PDF/A sind ISO-zertifiziert (ISO 32000, ISO 19005).
PDF/X dient zum Austausch von Druckvorlagen in der graph. Industrie
Empfohlener Standard für revisonssichere Langzeitarchivierung ist PDF/A
Retrieval / Navigation / Enterprise Search
Quelle: xfriend.de
Retrieval / Navigation / Enterprise Search
Suche in der Metadatenbank,
Suche mit Hilfe von vorgegebenen Suchbegriffen (Klassifikation, Thesaurus, Schlagwortliste
Freie Suche im Volltext
Quellen: Unterschiedlichste Datenquellen und Anwendungen, strukturierte und nicht strukturierte Inhalte
Suche über alle Systeme im Unternehmen (DMS, ERP, CMS, Intranet, E-Mail etc.)
Intelligente Wörterbücher, Fuzzy Techniken
Klare Unterschiede zu öffentlichen Suchmaschinen
Retrieval / Navigation / Enterprise Search
Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten
Zugriff: I.d.R: Zugriff auf Dokumente entsprechend Berechtigung
Suchtreffer: Ranking wird nach eigen zu definierenden Kriterien bestimmt (Index, Metadaten, Profil des Nutzers)
Darstellung inhaltlicher Zusammenhänge, semantische Ansätze
Durch Benutzer erstellbare Profile
Verweise auf mögliche andere Themenbereiche
Retrieval / Navigation / Enterprise Search
Hakia Enterprise Search
IntraFind
xfriend
Beispiele
Google Search Appliance
Bereitstellung
Nutzeroberfläche: Proprietär und Web-Browser
Bearbeitung
Weiterleitung, z.B. per E-Mail
Export, z.B. in CMS
Druck
Administration
Rechte- / Zugriffsverwaltung
Benutzereinstellungen, Anpassung der Oberfläche
Statistische Auswertungen
- Datenträgerbelegung - Zugriffshäufigkeit auf Datenträger, Dokumente,
Dokumentarten, Schlagworte etc.
Weiterleitung
Bearbeitungszuordnung
Standards und Rechtliches
Records Management
Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufeund Transaktionen in Form von Akten.
ISO 15489
Was ist Records Management?
Bild: whitefoot-forward.com
Records Management
Viele Dokumente
Einige Records
Wenige Archiv- Objekte
Quelle: U. Kampffmeyer
Records Management
Besondere Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung….
Beachtung gesetzlicher Vorschriften
Erstellung, Verwaltung und Archivierung von geschäftsrelevanten bzw. aufbewahrungspflichtigen Dokumenten
Damit hat es vor allem ein Organisationskomponente
…sowie an die geordnete und nachweisbare Löschung von Informationen
Moreq – (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records):
Rechtliche Vorschriften und Standards
Europäischer De Facto Standard zur elektronischen Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung.
Regelmäßige Weiterentwicklung im IDA-Programm der Europäischen Union (Interchange of Data Between Administrations)
Derzeit Moreq 2010
Rechtliche Vorschriften und Standards
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit(Domea-neu) (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang):
Das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" unterstützt Behörden dabei, aus dem großen Angebot die für sie passenden Verfahren auszuwählen und erfolgreich in die Praxis umzusetzen. Elektronische Verwaltungsarbeit im Sinne dieses Konzepts umfasst die elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung sowie die elektronische Prozessunterstützung durch:
- elektronische Vorgangsbearbeitung,- elektronische Zusammenarbeit und- Fachverfahren.
In Deutschland gültige Richtlinien elektronischen Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung. Löste 2012 das bisherige DOMEA-Konzept (DOkumentenManagement
und Elektronische Archivierung ab
Nestor Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung:
Entwicklung von Standards für die digitale Langzeitarchivierung für öffentliche Kultur- und Bildungseinrichtungen wie Bibliotheken, Museen, Archive, Hochschulen
Rechtliche Vorschriften und Standards
Datensicherheit
Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden
Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können
Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein
Bei Veränderungen muss der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden können
Elektronische Archive sind so anzulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
Merksätze des VOI:
revisions- und fälschungssicher gespeichert werden
mit den Originalen inhaltlich und ggf. bildlich übereinstimmen
Digital geführte Daten müssen…
während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein
innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden
bei datenschutzrechtlichen Daten gesperrt bzw. nach Sperrzeit gelöscht werden
Rechtliche Vorschriften
HGB – Handelsgesetzbuch
§ 238 ff.: Anforderungen an das Führen von Handelsbüchern
„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“
unter anderem…
Rechtliche Vorschriften
Rechtliche Vorschriften und Standards
HGB – Handelsgesetzbuch
§ 257: Anforderungen an Aufbewahrung der Geschäfts- und Handelskorrespondenz (auch E-Mails).
„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).[…] Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren.
HGB – Handelsgesetzbuch
Rechtliche Vorschriften und Standards
§ 261: Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern
„Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; soweit erforderlich, hat er die Unterlagen auf seine Kosten auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen.“
Rechtliche Vorschriften und Standards
GoBS - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
Regelungen und Konkretisierung der Vorschriften des Handelsgesetzbuches bezüglich elektronischer Dokumente
„Die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung 1977 (A0) auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht. […]“
„Die Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die einer manuell erstellten Buchführung.“
Rechtliche Vorschriften und Standards
GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Verwaltungsanweisung des BundesfinanzministeriumsKonkretisierung bestimmter Steuergesetze (z.B. Umsatzsteuer zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen)„Nach § 147 Abs. 6 AO (Abgabenordnung) ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese neue Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung. [….]“„Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (steuerlich relevante Daten).Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind danach für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten.Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind sie durch den Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten.“
Rechtliche Vorschriften und Standards
Sarbanes-Oxley Act (US-Bundesgesetz 2002)
Dieses Gesetz ist relevant für Firmen, die den Kapitalmarkt in der USA in Anspruch nehmen / deren Wertpapiere an amerikanischen Börsen gehandelt werden. Es regelt die Verlässlichkeit der Berichterstattung, insbesondere der veröffentlichten Finanzdaten
Beispiel E-Mails
Rechtliche Vorschriften und Standards
E-Mail-Aufkommen steigt jährlich um 35%
Seit 2007: HGB regelt Umgang mit Geschäftsbriefen „gleichviel in welcher Form“
Seit 2002: GDPdU verlangt Aufbewahrung steurrelevanter -Mails
87% der Unternehmen senden oder erhalten Kundenanfragen per E- Mail - Angebote (82%) - Bestellungen (60%) - Rechnungen (43%) - Verträge (43%) Quelle: „Herausforderungen und Trends im E-Mail Management“, BearingPoint
E-Mail-Management notwendig
Der Markt
Verwirrende Vielfalt
Anbieter DMS / ECM-Systeme
Unterschiedliche Begrifflichkeiten
Unübersichtlichkeit des Marktes
Wichtige MarktakteureGrößere Anbieter DMS / ECM-Systeme
Microsoft (Sharepoint) (sharepoint.microsoft.com/de-de
Open Text ECM Suite (opentext.com/2/global/solutions.htm)
IBM / Filenet (ibm.com/software/data/content-management/)
EMC / Documentum (emc.com)
Saperion (saperion.com)
Oracle (Stellent) (oracle.com/de)
Wichtige MarktakteureKleinere Anbieter DMS / ECM-Systeme
Windream (windream.de)
ELO (elo.com)
SER (ser.de)
Dr. Doc (drdoc.de)
d.velop (d.3) (d-velop.de)
Easy (easy.de/)
Optimal Systems (optimal-Systems.de)
Saperion (Saperion.com)
Gartner Magic Quadrant ECM
Beispiel: d.velop d3
Quelle: d.velop.de
Beispiel ELO Office
Open Source Angebote
Marktuntersuchungen
Kundenzufriedenheitsmonitor
Quelle: Pentadoc AG
d.velop
Sieben deutsche Hersteller von ECM haben 2009 die „ECM Allianz Deutschland“ gegründet und als Interessengemeinschaft „ECM jetzt!“eine gemeinsame Dachkampagne gestartet. Ziel ist, Bedeutung von Enterprise Content Management Software für Unternehmen und Organisationen aller Branchen bewusster zu machen und auf ihre strategische Bedeutung hinzuweisen.
Dazu gehören:
ELO
Easy
Saperion
SER
Optimal Systems
Windream
ECM Allianz Deutschland
Workflow-Management
Funktionsorientierte SichtFokus auf funktionale BereicheVertrieb Produktion Entwicklung Controlling
Rechnungs-wesen
Unternehmen
Prozessorientierte Sicht
Fokus auf Geschäftsprozesse
Erwerb
Objekte sindgeliefert
Vertrieb Produktion Entwicklung Controlling Rechnungs-wesen
Unternehmen
Funktions- vs. Prozessorientierte Sicht
Workflow-Management: Definition
Automatisierung von Prozessen oder Arbeitsabläufen, in denen Dokumente, Informationen oder Aufgaben unter der Verwendung von bestimmten Regeln oder Verfahren von einem Teilnehmer zum anderen geleitet werden..Workflow Management Coalition (WfMC)
d.h.:
Betrachtung des gesamten Geschäftsprozesses
Aktive Steuerung entlang der Prozesskette
Aktive Überwachung der einzelnen Schritte
Workflow Management wird häufig auch als
Business Prozess Management bezeichnet
Workflow-Management-System: Definition
Workflow Arbeitsfluß
Management Organisieren, Planen
System a) Zusammenspiel
System b) IT-Werkzeug
Prozessmanagement
Workflow Management Coalition (WfMC)
• Internationale non-profit-Organisation
• Gründung durch führende Unternehmen der Info.-Technologie
• Entwicklung einer Standard-Terminologie
• Entwicklung eines einheitlichen Ansatzes zur Definition von
Workflow Systemen
• Entwicklung eines Standard Referenz Modells für die
modulare Architektur
• Agieren als Schnittstelle zwischen Herstellern und Anwendern
Aufgaben von Workflow-Management
Geschäftsprozesse systematisieren
Aufgaben auf Arbeitsträger eindeutig zuordnen
Arbeitsschritte steuern
Transparenz der Geschäftsprozesse
Bereitstellung von Informationenüber den Abwicklungsstand
Arbeitslasten erkennen, MAKapazitäten optimieren
Prozesslaufzeiten beschleunigen
Aufzeichnung betriebsrelevanter Daten zur Prozessverbesserung
Vermeidung von Fehlleitung oderVerlorengehen von Vorgängen
Verringerung der Durchlaufzeiten
Erhöhung der Produktivität
Entlastung der MA von Nachforschungen, Recherche, Kontrolltätigkeiten, Status
Verbesserung der Fehlerquote, Qualitätssteigerung, Qualitätssicherung
Entlastung der Mitarbeiter vonRoutinetätigkeiten
Verringerung der Durchlaufzeiten
Erhöhung der Reaktionsfähigkeitder MA durch Wissen
Vorgangstypen
FormalisierbarkeitFormalisierbarkeit AuftretensartAuftretensart AuftretenshäufigkeitAuftretenshäufigkeit
Fest strukturierte Vorgänge
Fest strukturierte Vorgänge
Teilstrukturierte Vorgänge
Teilstrukturierte Vorgänge
Unstrukturierte Vorgänge
Unstrukturierte Vorgänge
Regelmäßig/ZyklischRegelmäßig/Zyklisch
Häufiges Auftreten,Start nicht Strukturierbar
Häufiges Auftreten,Start nicht Strukturierbar
einmalige Workflowseinmalige Workflows
RegelmäßigRegelmäßig
ÖfterÖfter
EinmaligEinmalig
Der Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend für fest- und teilstrukturierten Vorgänge Der Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend fDer Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend füür festr fest-- und teilstrukturierten und teilstrukturierten VorgVorgäängenge
Fest strukturierte Vorgänge
Fest strukturierte Vorgänge
Teilstrukturierte Vorgänge
Teilstrukturierte Vorgänge
Unstrukturierte Vorgänge
Unstrukturierte Vorgänge
UrlaubsanträgeUrlaubsanträge
KreditvergabeKreditvergabe
MarketingstrategienMarketingstrategien
ReisekostenabrechnungReisekostenabrechnung
SchadensabwicklungSchadensabwicklung
Komplexe DokumenteKomplexe Dokumente
…..…..
…..…..
…..…..
…..…..
…..…..
…..…..
Weiteres….
Beispiele
Funktionen von Workflow-Systemen
Modellierung der Vorgänge, Abläufe und Zuständigkeiten auf Basis der hinterlegten Organisations- und Ressourcedaten
Workflow-Systeme speichern die Prozessinformationen als eigene Objekte
Automatisierte Steuerung von Abläufen, Informationen und Dokumenten, Unterstützung der Vorgangsbearbeitung
Information und Kontrolle über laufende oder abgeschlossene Vorgänge
Wiedervorlage nicht abgeschlossener Vorgänge
Bestimmung der Elemente zur Abwicklung von Geschäftsprozessen
Aufgaben und Aufgabenabläufe
Rollen (z.B. Befragungskoordinator) und Personen
Werkzeuge (z.B. Formulare, Anwendungssoftware)
Daten, Dokumente, Informationsquellen
zeitlicher Rahmen des Prozesses oder einzelner Vorgänge
Fachliche Abhängigkeiten (z.B. Freigabe ab 5.000 €)
Automatisierte Unterstützung
Ablageverwaltung
Erstellung und Verwaltung von Verteilerlisten
Vertretungs- und Zuständigkeitsregelungen
Termin- und Fristüberwachung
Weiterleitung von Dokumenten
dem Überblick über den Bearbeitungsstatus und der Historie der Arbeitsschritte von dokumentenbasierten Vorgängen
z.B.
Bestellungen mit oder ohne Genehmigung
Beispiel Bestellung eines Laptops
Workflow-Schema und Workflow-Instanz
Komponenten von Workflow-Systemen
WorkflowWorkflowSystemSystem
Modellierungswerkzeug Graphischer Designer zur Visualisierung der Prozesse
Modellierungswerkzeug Graphischer Designer zur Visualisierung der Prozesse
Runtime/Ausführungssystem Benutzersystem zur Abwicklung der Geschäftsvorfälle
Runtime/Ausführungssystem Benutzersystem zur Abwicklung der Geschäftsvorfälle
Datenbank/Informationssystem Bereitstellung der im Geschäftsprozess benötigten Informationen
Datenbank/Informationssystem Bereitstellung der im Geschäftsprozess benötigten Informationen
Überwachung/Steuerung Kontrolle und Steuerung des Systems und der Prozesse im Produktivbetrieb
Überwachung/Steuerung Kontrolle und Steuerung des Systems und der Prozesse im Produktivbetrieb
Schnittstellen Schnittstellen zum Aufrufen von Anwendungsprogrammen
Schnittstellen Schnittstellen zum Aufrufen von Anwendungsprogrammen
Workflowsysteme sind proaktive Systeme, die den Arbeitsfluß zwischen Teilnehmern anhand eines (vordefinierten) Ablaufs steuern
Start Stop
Prozeß
Mitarbeiter
Anwendungen Dokumente
DatenInformationsquellen
Ebenen
Grafischer Designer: Beispiel WorkflowXpert.net
Workflowsysteme sind proaktive Systeme, die den Arbeitsfluß zwischen Teilnehmern anhand eines (vordefinierten) Ablaufs steuern
Start Stop
Prozeß
Mitarbeiter
Anwendungen Dokumente
DatenInformationsquellen
Ebenen
Entwicklungs-umgebung
Entwicklungs-umgebung
LaufzeitumgebungLaufzeitumgebung
Organisator
AufbauorganisationProzeßdesignAktivitätendesignIntegrationOptimierung
Mitarbeiter
Aktivitätenmanagement• Auswahl• Unterbrechen• Wiederaufnehmen• Weitergabe• dyn. Redefinition
Supervisor
PriorisierungTrackingMonitoringWarnungen
EngineVerwaltung/KontrolleServices
NetzwerkSchnittstellenSynchronisierung
Aufgabenbereiche
EPK – Ereignisgesteuerte Prozessketten
Ereignis
Funktion
und, oder, verknüpfen, auslösen
Kontrollfluss
Organisatorische Einheit
Informations-, Material- oder Ressourcenobjekt
Informations-und Materialfluss
Ressourcen- / organisatorische Einheitenzuordnung
Prozesskette
EPK-Objekte: Verknüpfungen
Funktion
Input 1
Input 2
Output
Org. Einheit
XOR
Ereignis 4Ereignis 2 Ereignis 3
Ereignis1
EPK-Objekte: Beispiel Wareneingangsbearbeitung
Ware prüfen
Bestellung
Lieferschein
Prüfergebnis
Wareneingangs-stelle
XOR
Ware wurde abgelehnt
Ware ist freigegeben
Ware ist gesperrt
Ware ist eingetroffen
FertigungFertigung Qualitäts-sicherung
Qualitäts-sicherung
Beispiel: Lieferantenrechnung
Quelle: Karl Gemünden Bauunternehmung
Quelle: Karl Gemünden Bauunternehmung
Beispiel: Graphical Workflow Designer bei RJS
Nutzen und Vorteile von Workflow-Systemen
Vernetzung von Prozessen, an denen mehrere Personen beteiligt sind
Verkürzung von Dokumentdurchlauf- und Liegezeiten
Dynamische Verwaltung von Dokumenten
Transparenz, Verantwortlichkeit, Nachvollziehbarkeit bei Prozessen
Überblick für alle Beteiligten über Stand und Fortgang
Unterstützung der Zusammenarbeit der Mitarbeiter
Besserer Kundenservice
Nachteile von Workflow-Systemen
Reduktion informeller und persönlicher Kontakte
Verlagerung von MA-Wissen in Systeme
Vernachlässigung der Personen zugunsten der Prozesse
Überwachung der Mitarbeiter
Hohe Abhängigkeit von Technologie und Netzwerk
Hoher Aufwand, Komplexität der Organisation
Beispiele Workflow-Systeme
IBM MQSeries Workflow
SAP Business Workflow
COI-BusinessFlow
MS Sharepoint (Workflow-Modul)
Process Maker
IBM Lotus Domino Workflow (Domino Erweiterung)
Einführung eines DMS /ECM-Systems
Gründe für die Beschaffung von DMS-Lösungen
Reaktion auf Mitbewerber ca. 2%
Regelmäßige Arbeitsüberlastung ca. 4%Steigerung des Umsatzes ca. 7%
Ersatzbeschaffung ca. 9%Raumkostenreduktion ca. 9%
Höhere Sicherheit für Dokumente ca. 11%Vorteile im Wettbewerb ca. 13%
Verbesserte Kontrolle und Führung ca. 18%Personalkostenreduktion ca. 24%
Höhere Produktivität ca. 42%
Technologie - Test ca. 4%
Verbesserter Zugriff ca. 44%
Prozent der Nennungen10 20 30 40 50
Quelle: U. Kampffmeyer
Quelle: BARC ECM Survey
Anforderungen an DMS / ECM
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Definition der Ziele und der zu erreichenden Ergebnisse Platzersparnis, zentrale/dezentrale Archivierung, Kostenreduktion, besserer Zugriff auf benötigte Information, Optimierung der Infrastruktur etc.
Welche organisatorischen Verbesserungen sind zu erreichen?
Wie sieht das zu erwartende Nutzenpotential aus?
Untersuchung der organisat. und techn. Machbarkeit
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Feststellen der betroffenen Unternehmensbereiche
Ermittlung der zu erwartenden Investitionssumme
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Projektplanung und -initialisierung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Einsatz einer Projektgruppe verschiedene Bereiche (IT , Organisation, Fachbereiche)
Festlegung der Projektorganisation Verteilung der Zuständigkeiten, Termin- und Aktivitätenplanung, Definition der Projektphasen, Ressourcenplanung
Definition der Randbedingungen DV-Infrastruktur, organistaorische Abläufe
Projektplanung und -initialisierung
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Projektplanung und -initialisierung
Ist-Analyse
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Dokumentenbestände, Dokumententypen, Dokumentenflüsse
Mengengerüst
Ermittlung bisheriger Ablage- und Indexierverfahren
Geschäftsprozesse / Wertschöpfungsprozesse
Ist-Analyse
Kommunikationsformen
Technische Infrastruktur
Schwachstellenanalyse Ermittlung von Schwachstellen in der Ablauforganisation
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Projektplanung und -initialisierung
Ist-Analyse
Sollkonzept
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation entsprechend der Zielsetzung
Feststellen der durch einen DMS-Einsatz wegfallenden und hinzukommenden Aufgaben
Soll-Konzept
Organisatorische und technische Konzeption des Systems
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Kosten- und Nutzen-Vergleich
Einschätzung des ROI
Aufstellen eines Kriterienkataloges
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Projektplanung und -initialisierung
Ist-Analyse
Sollkonzept
Systemauswahl
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Markterhebung
Ausschreibung (Longlist)
Systemauswahl
Prüfung der Angebote, Vergleich mit Kriterienkatalog
Eingrenzung der geeigneten Anbieter(Shortlist)
Systemdemonstration und -test
Nutzwertanalyse auch der nicht quantifizierbaren Aspekte
Anbieterauswahl
Erstellung eines Feinpflichtenheftes Beschreibung des Systems unter organisatorischen techn. und fachl. Aspekten
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Projektplanung und -initialisierung
Ist-Analyse
Sollkonzept
Systemauswahl
Pilotprojekt
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Implementierung in geeigneter Abteilung, deren Aufgaben repräsentativ für das Unternehmen sind
Pilotprojekt
Durchführung von Tests in organisatorischer und technischer Hinsicht
Erstellung der Feinkonzeption, Adjustierung des Systems
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Projektplanung und -initialisierung
Ist-Analyse
Sollkonzept
Systemauswahl
Pilotprojekt
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Schrittweise Einführung
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Umsetzung der in der Pilotphase gemachten Erfahrungen
Installation des DMS, ggf. Integration in bestehende Anwendungslandschaft
Schrittweise Einführung
Anpassung auf unterschiedliche Unternehmensbereiche und -bedürfnisse
Schulung der Mitarbeiter
Systemabnahme
Ständige Erfolgskontrollen
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Projektplanung und -initialisierung
Ist-Analyse
Sollkonzept
Systemauswahl
Pilotprojekt
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Schrittweise EinführungUnternehmens- weiter Betrieb
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Projektplanung und -initialisierung
Ist-Analyse
Sollkonzept
Systemauswahl
Pilotprojekt
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Schrittweise EinführungUnternehmens- weiter Betrieb
Einführung eines DMS / ECM-Systems