dokumentinhallinnan kehittäminen jukka-pekka lindén - inspiration day 2015

MITEN LIIKKEELLE DOKUMENTINHALLINNAN

KEHITTÄMISESSÄ?

Jukka-Pekka LindénM-Files Oykehittäjä, tietokirjailija, kouluttaja

15.4.2015

Miksi kehitämme dokumentinhallintaa?

Asiakkuuden hallintaProjektien tiedonhallintaSopimusten hallintaHenkilöstötiedonhallintaSähköinen arkistointiKäyttöomaisuuden hallintaRaportointiTuotetiedon hallintaOstolaskujen sähköinen kierrätys ja hyväksyntäTeknisten dokumenttien hallinta

Kiinteistötiedon hallintaLakiosaston tiedonhallintaKonsernien tiedonhallintaKoulutusten hallintaPalautteiden hallintaLaatujärjestelmäTiedon julkaisuMasterdatan hallintaLaiterekisteritKunnossapito ja huoltoliiketoiminta

Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere

Koska tiedonhallintaratkaisut perustuvat aina toimivaan dokumentinhallintaan.



Ajalliset työn suorittamisen vaatimuksettarve löytää oikea tieto nopeasti

Asiakkaiden kanssa tietotyön tekemiseen liittyvät vaatimuksettarve yhteiseen tietotyöskentelyyn asiakkaiden kanssa (työtilat, jakaminen, interaktio)

Toimittajien kanssa työskentelemisen vaatimuksettarve uusimmen tiedon hyödyntämiseen(kuvat, tuotetiedot..)

Rahoittajien kanssa työskentelemisen vaatimuksettarve tarkempaan budjetointiin ja tavoiteseurantaan

Toiminnan tehokkuuden seuraamisen vaatimuksettarve tehokkaaseen raportointiin



Maantieteellisestä toiminnasta tulevat tiedonhallinnan vaatimukset

tarve monikielisyydelleLain tuomat vaatimukset liiketoiminnan prosesseja kohtaan

tarve arkistoida tietoaOrganisaatiorakenteesta tulevat vaatimukset

tarve helpottaa tiedon käyttöoikeuksiaKäytettävien tietomuotojen ja sisältöjen vaatimukset

tarve käyttää vakioituja dokumenttipohjia

MISTÄ PALASISTA TIETOYMPÄRISTÖMME

MUODOSTUU?

Mistä palasista tietoympäristö muodostuu?


DOKUMENTTEJA TARVITAAN TYÖSUORITTEISSA MUTTA..

Myynti Suunnittelu Tuotanto TalousIHMISET

JÄRJESTELMÄT

• asiakastieto• aktiviteetit

• tuotetieto• kokoonpano

• työjonot• aikataulutieto

• asiakastieto• laskutustieto

DATA ja DOKUMENTIT

CRM PDM ERP RESKONTRA

VERKKOLEVYT SÄHKÖPOSTIT TYÖPÖYDÄT MAPIT

tarjoussopimus

kuva raportti muistiopiirustusmatkalasku

tilausohje ostolaskureklamaatiotyöhakemus

hinnasto tiedotemaksumuistutus

esitetilaushinnasto tarjous

kuva

muistio tuotekuva

lasku

excel-budjetti


DOKUMENTIT OVAT HAJALLAAN ERI JÄRJESTELMISSÄ JA SIILOISSA


JÄRJESTELMÄT





DATA ja DOKUMENTIT



tarjoussopimus





kuva

Mistä palasista tietoympäristö muodostuu?

muistio tuotekuva

lasku

excel-budjetti

MIHIN KYSYMYKSIIN DOKUMENTINHALLINNAN KEHITTÄMINEN TARVITSEE

VASTAUKSIA?

Dokumentinhallinnan kysymyksiä


Mihin sijainteihin dokumentteja tallennetaan?Onko dokumenttien tallentamista ohjeistettu?Onko dokumenttien etsimistä ohjeistettu?Onko dokumentit saatavilla oikeissa järjestelmissä?Onko dokumentit saatavilla oikeille henkilöille?Onko dokumentit ajan tasalla ja uusin versio käytössä?Onko dokumentteja helppo jakaa oikeille henkilöille?Käytämmekö valmiiksi muotoiltuja dokumenttipohjia?Tuotetaanko samoja dokumentteja useaan kertaan?Tiedämmekö mitä dokumentteja prosessien aikana syntyy?Kenen vastuulla dokumentinhallinnan kehittäminen on?Mikä on yhteinen dokumentinhallinnan järjestelmämme?Saadaanko dokumenttien tekemisestä ajantasaista raportointitietoa?

LÄHDETÄÄN LIIKKELLE TIETOTARPEIDEN SELVITTÄMISELLÄ

=TYÖSUORITTEIDEN YMMÄRTÄMINEN!

Kehittäminen ei saa olla liian abstraktia

6. "Myyntisopimuksista pitää olla saatavilla viimeisin versio. Kuukausi ennen sopimuksen

umpeutumista, pitää ottaa yhteyttä asiakkaaseen."

5. Sopimusten versiointi

4. Automaattinen versiointi

3. Dokumentinhallinta

2. Tiedonhallinta

1. Yritys

Kytkeminen työsuoritteeseen

Kehitettävä toiminto

Toiminnon kohdistaminen

Kehitysalueen tunnistaminen

Toimintaympäristö

"Kehittäminen tulee tehdä työsuoritetasolla, jolloin nähdään hyödyt."

Kehittämisen osa-alue

Tietotarpeiden tunnistaminen


"Mitä tietoja tarvitsemme työsuoritteissa?"

A) TIETOTARPEIDEN TUNNISTAMINEN SUORAAN

"Tarvitsemme listauksen asiakkaistamme järjestettynä suurimman sopimusarvon mukaisesti."

Tiedonhallinnan tarpeita Hyödyt

Asiakkaat järjestettyinä suurimman sopimusarvon mukaisesti onnistuu

1

Tunnistettu TIETOTARVE muutetaan

tiedonhallintaratkaisun tietonäkymäksi!



"Voi olla helpompi kertoa työsuoritteista ja sitä kautta tunnistaa tietotarpeita."

B) TIETOTARPEIDEN TUNNISTAMINEN TYÖSUORITTEIDEN KAUTTA

"Myynnin pitää ottaa yhteyttä asiakkaaseen, kun voimassa oleva myyntisopimus alkaa olla umpeutumassa."

"Tarvitsemme tietonäkymän nykyisiin sopimuksiin järjestettynä voimassaolopäivän mukaan."

Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Dokumentinhallinta Verkkolevy

Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivänmukaisesti

dokumentit onnistuu ei onnistu

Asiakkaat järjestettyinä suurimman sopimusarvon mukaisesti data onnistuu ei onnistu

1

Ulkopuolinen tiedonhallinnan kehittäjä voi olla hyvä

sparraajana, kun työsuoritteista tulkitaan hyödyllisiä

tietonäkymiä.



"Voi olla helpompi kertoa työsuoritteista ja sitä kautta tunnistaa tietotarpeita."

B) TIETOTARPEIDEN TUNNISTAMINEN TYÖSUORITTEIDEN KAUTTA

"Tarjoukset katselmoidaan kyllä mutta siitä ei jää tietoa muulle organisaatiolle."

"Tarvitsemme tietonäkymän, jossa näkyy tarjouskohtaisesti niiden katselmointistatukset."

Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Dokumentinhallinta Verkkolevy

Tarjousdokumenttien yhteyteen katselmointistatus näkyville data onnistuu ei onnistu

Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivänmukaisesti

dokumentit onnistuu ei onnistu

Asiakkaat järjestettyinä suurimman sopimusarvon mukaisesti data onnistuu ei onnistu

1

Ulkopuolinen tiedonhallinnan kehittäjä voi olla hyvä

sparraajana, kun työsuoritteista tulkitaan hyödyllisiä

tietonäkymiä.

Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Vaatimuksia Uusi tapa ratkaista

Tarjouksiin liitetty sähköinen katselmointi ja sähköinen kuittaus data sähköinentyönkulku

Ok

Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivän mukaisesti dokumentit listaus Ok

Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaisesti data raportointi Ok

Puolen vuoden sisällä umpeutuviin sopimuksiin hälytys/muistutus dokumentit hälytys Ok

Sopimukset lajiteltuina sopimustyypeittäin dokumentit listaus Ok

Sopimukset lajiteltuina hyväksyntävaiheiden mukaisesti dokumentit sähköinenhyväksyntä

Ok

Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin dokumentit listaus Ok

Minun tallentamat sopimusdokumentit dokumentit versiointi Ok

Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla data raportointi Ok

Tietotarpeiden vaatimukset ja ratkaiseminen


"Olemme tunnistaneet mitä tietoja tarvitsemme työsuoritteissa."2

TUNNISTETTUJEN TIETOTARPEIDEN LISTAAMINEN



Ok






Ok






"Huomaamme että tarvittava tieto voi olla eri muodossa."2

TIETOTARPEET SISÄLTÄVÄT DOKUMENTTEJA JA DATAA



Ok






Ok






"Tunnistamme tietoihin kohdistuvia tiedonkäsittelyn vaatimuksia."2

TIETOTARPEISIIN LIITTYY TOIMINNALLISIA VAATIMUKSIA

Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Vaatimuksia Perinteinen tapa


myyntijärjestelmä

Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivän mukaisesti dokumentit listaua verkkolevy

Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaisesti data raportointi myyntijärjestelmä

Puolen vuoden sisällä umpeutuviin sopimuksiin hälytys/muistutus dokumentit hälytys sopimustenhallinta

Sopimukset lajiteltuina sopimustyypeittäin dokumentit listaus sopimustenhallinta


ERP

Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin dokumentit listaus sopimustenhallinta

Minun tallentamat sopimusdokumentit dokumentit versiointi verkkolevy

Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla data raportointi ERP



"Jos ajattelemme perinteisesti, hankimme monta järjestelmää."2

MILLÄ RATKAISULLA SAAMME VAATIMUKSET TÄYTETTYÄ?

SAMA ASIA KUVANA



"Jos ajattelemme perinteisesti, hankimme monta järjestelmää."2

MILLÄ RATKAISULLA SAAMME VAATIMUKSET TÄYTETTYÄ?


JÄRJESTELMÄT





DATA ja DOKUMENTIT



tarjoussopimus





kuva

? ? ? ?

muistio tuotekuva

lasku

excel-budjetti



"Voisiko kaikki tarpeemme ratkaista yhdellä ratkaisulla?"2

UUDEN AJAN METATIETOPOHJAINEN POHJARATKAISU TÄYTTÄÄ TARPEET



Ok






Ok




SAMA ASIA KUVANA



2 METATIETOA HYÖDYNTÄVÄ POHJAJÄRJESTELMÄ TÄYTTÄÄ TARPEET

Myynti Suunnittelu Tuotanto Talous







tarjoussopimus

raportti muistiopiirustusmatkalasku




kuva

TIEDONHALLINNAN POHJAJÄRJESTELMÄ (data+dokumentit)

TIEDONSAATAVUUS

(data + dokumentit)

IHMISET

JÄRJESTELMÄT

DATA ja DOKUMENTIT

muistio tuotekuva

lasku

excel-budjetti

MITÄ DOKUMENTTEJA JA DATAA TARVITSEMME?

PALATAAN ASKEL TAAKSE PÄIN

Mitä dokumentteja ja dataa tarvitsemme?


"Tunnistetaan tarvittavat dokumentit ja data."3


Tarjouksiin liitetty sähköinen katselmointi ja sähköinen

kuittaus

data sähköinentyönkulku

Ok

Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivän

mukaisesti

dokumentit listaus Ok


Puolen vuoden sisällä umpeutuviin sopimuksiinhälytys/muistutus

dokumentit hälytys Ok



Ok




Missä dokumentteja ja dataa nyt säilytetään?

DOKUMENTTIEN SIJAINNIT

Myyntisopimukset (SharePoint)Tarjoukset (Microsoft Dynamics)Sopimukset (verkkolevy)


"Missä tarvittavat dokumentit ja data tällä hetkellä sijaitsevat?"4

DATAN SIJAINNIT

Asiakastiedot (Microsoft Dynamics, CRM)

Nykytietojen siirtäminen pohjajärjestelmään

1. TIETOJEN SIIRTO KOKONAAN (kaikki kerralla)

Analysoidaan vanhan tiedon määrä, rakenne ja sisältöSiltä osin kun tieto on ymmärrettävässä muodossa, siirretään tiedot kokonaisuudessaan uuteen ratkaisuun

2. TIETOJEN SIIRTO OSITTAIN (osa-alue kerrallaan)

Mikäli vain osa tiedosta on ymmärrettävässä muodossa, siirretään tiedot osa-alue kerrallaan uuteen ratkaisuun

3. TIETOJEN SIIRTO YKSITTÄIN (dokumentti/tietokohde kerrallaan)

Mikäli tieto on hajallaan, siirretään tiedot uuteen ratkaisuun dokumentti tai tietokohde kerrallaan


"Mitä keinoja meillä on siirtää olemassa olevaa dokumentaatiota uuteen ratkaisuun?"5

Miten kehittäminen vastuutetaan?

KEHITTÄMISEN VASTUIDEN KIRJAAMINEN, PIENET MUUTOKSET

Työntekijä, esimies tai toiminta-alueensa vastuuhenkilö voi vastata

"Talouspäällikkö Riikka vastaa sopimusten ajantasaisista dokumenttipohjista.""Työntekijät voivat tehdä järjestelmään henkilökohtaisia tietonäkymiä sopimustietojen saamiseksi oikeuksiensa mukaisesti.""Talousjohtaja hyväksyy yli 10 000€ arvoiset myyntisopimukset.""Jokainen työntekijä voi tilata sopimusmuutoksista automaattisen muistutuksen sähköpostiinsa oikeuksiensa mukaisesti."

HyödytNOPEUTETAAN pienten muutosten tekemistäTUODAAN ylläpitovastuuta työntekijätasolleLISÄTÄÄN hallinnan tunnetta omaa tietotyötä kohtaan


"Miten vastuutamme tiedonhallintaratkaisun hallinnoinnin?"6

KEHITTÄMISEN VASTUIDEN KIRJAAMINEN, ISOT MUUTOKSET

Pääkäyttäjä, kehitysryhmä tai seurantaryhmä voi vastata

"Leasing sopimuksiin tulee ottaa käyttöön sähköinen hyväksyntäprosessi.""Allekirjoitetut paperiset sopimukset tulee skannata ja ohjata sähköiseen arkistoon.""Kuukausittain tehtyjen uusien myyntisopimusten osalta pitää tuottaa tulosraportti johtoryhmän saataville."

HyödytHELPOTETAAN ylläpidollisia vastuitaVARMISTETAAN isompien uutosten loppuun saattaminenTEHOSTETAAN kehittämistä, muutoshallintaa ja seurantaa


"Miten vastuutamme tiedonhallintaratkaisun hallinnoinnin?"6

Miten kehittäminen vastuutetaan?

Miten hallinnoimme käyttöoikeuksia?

DOKUMENTTIEN KÄYTTÖOIKEUDET

RYHMÄ DOKUMENTTI ALARYHMÄT KÄYTTÖOIKEUDET

1. YRITYKSEN YLEISET DOKUMENTIT

sopimus • myyntisopimus• leasing -sopimus• hankintasopimus• työsopimus..

• lukuoikeus, tekijä• editointioikeus, kaikki• poisto-oikeus, tekijä• arkistointioikeus, ylläpito

muistio • luku, tekijä• editointi, kaikki• poisto, tekijä

käyttöohje2. MYYNNIN DOKUMENTIT

tarjouspyyntötarjousmuistio

3. TOIMITUKSEN DOKUMENTITtyömaapöytäkirjatarkastusraporttityölupatoimitusluettelo


"Miten hallinnoimme dokumenttien oikeuksia?"7

Onko muu organisaatio kanssamme samaa mieltä?

SÄHKÖINEN KYSELYTUTKIMUS (perustuu työpajan suunnitelmaan)

VARMISTETAAN että työpajan suunnitelma vastaa organisaation käsityksiä kehityskohdistaKERÄTÄÄN laajemmin tiedot työntekijöiden sopimustenhallinnan tarpeistaOSALLISTETAAN muu organisaatio mukaan kehittämiseenOSATAAN huomioida kehittämisessä oikeita asioitaVARMISTETAAN onnistunut kehittämisen lopputulos


"Mitä mieltä muu organisaatio on suunnitelmastamme?"8


Työpajassa kuvatut tietotarpeet ei tärkeä tärkeä kriittinenSopimusdokumenttien tärkeys työni kannalta• Vuokrasopimus x• Toimitussopimus x• Urakkasopimus x• Rahoitussopimus x• Laitesopimus xTietonäkymät (tietotarpeet) sopimusdokumentteihin• Puolessa vuodessa umpeutuvat sopimukset x• Sopimukset sopimustyypeittäin x• Sopimukset hyväksyntävaiheiden mukaan x• Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin xTietonäkymät sopimuksiin liittyvään dataan• Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaan x• Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla xSopimuksiin kohdistuvat dokumentinhallinnan toiminnot• Sähköpostimuistutus uusista sopimuksista x• Sopimusten versiohallinta x• Sopimusten löytäminen sisällön perusteella x• Valmiiden dokumenttipohjien hyödyntäminen xToistuvat sopimustenhallinnan työsuoritteet (prosessit)• Sopimusten valmistelu ja luonti x• Sopimusten sähköinen hyväksyntä x• Sopimusten arkistointi x• Sopimusten vastaanotto ja tallentaminen xSopimuksista saatavat graafiset raportit• Sopimuskannan jakautuminen arvojen mukaan x• Sopimusarvojen jakaantuminen asiakkaan koon mukaan x

8 Esimerkki työpajassa kirjattujen osa-alueiden perusteella tehtävän kyselytutkimuksen rungosta sopimustenhallintaan liittyen

Onko muu organisaatio kanssamme samaa mieltä?



TIEDOSTOPOHJAISEN DOKUMENTINHALLINNAN ONGELMIA

Tuotepäällikkö (1) ei löydä tarjousta, koska joku on tallentanut sen muualle.

Toinen käyttäjä (2) löytää tarjouksen, mutta vanhan version. Uusin versio on tallennettuna toiseen sijaintiin. Koska käyttäjä ei tiedä tästä, käyttää hän työnsä pohjalla vanhaa versiota.

Kolmannelta käyttäjältä (3) puuttuu harmillisesti käyttöoikeudet kyseiseen kansioon

Neljäs käyttäjä (4) löytää tarjouksen ja lähettää kommentoitavaksi asiakkaalle. Mikäli asiakas lähettää muokatun version tarjouksesta takaisin, jää uusin versio käyttäjän sähköpostiin. Muut jatkavat työskentelyä vanhojen versioiden parissa sekavassa kansiorakenteessa.

!

Tieto löytyy jatkossa helposti

DOKUMENTTIEN LÖYTYVYYS PERUSTUU TALLENNUSTIETOIHIN

• Sopimustyyppi• Päiväys• Voimassaolo• Projekti• Asiakas• Hyväksyjä• Tuote


"Mitä tallennustietoja annamme dokumenteille, jotta ne löytyvät?"

Reka Oy Keijo Kivi nostokurki

AVAINTIETO + MUU TALLENNUSTIETO = HYVÄ LÖYTYVYYS

!

"Sopimus Reka Oy.doc"

Organisaation yhteisesti käytössä olevaa ydintietoa joka on luonteeltaan pysyvää, kutsutaan masterdataksi. Sitä nimitetään myös yrityksen avaintiedoiksi. Se on oleellista dokumenttien löytyvyyden raaka-aineena.

Kaikki löytävät jatkossa saman tiedon


"Haluamme, että kaikki löytävät saman dokumentin omien hakuavainten kautta."

TALLENNUSVAIHEEN AVAINTIEDOT MAHDOLLISTAVAT SAMAN TIEDON LÖYTYVYYDEN KAIKILLE

Myynti

"Etsin asiakkaaseenliittyvän sopimuksen"

Tuotanto

"Etsin tuotteeseenliittyvän sopimuksen"

Toimitus

"Etsin projektiinliittyvän sopimuksen"

!

• Sopimustyyppi• Päiväys• Voimassaolo

• Projekti• Asiakas• Hyväksyjä

• Tuote

"Sopimus Reka Oy.doc"

HUOM! Tämä ei ole mahdollista verkkolevyillä,

eikä suuressa osaa perinteisiä

tietojärjestelmiä.

ONNISTU KANSSAMMEJukka-Pekka Lindén / M-Files [email protected] GSM: +358 045 127 0400Hermiankatu 1 B 33720 Tampere

dokumentinhallinnan kehittäminen jukka-pekka lindén - inspiration day 2015

Presentations & Public Speaking