dokumentu valdymas su pakeitimais (metodinė medžiaga) 2013 02 20.pdf
TRANSCRIPT
1
Turinys
Įvadas ......................................................................................... 4
1. RAŠYTINĖ KOMUNIKACIJA IR JOS SVARBA ORGANIZACIJŲ
VALDYME ............................................................................................ 7
1.1. Pagrindinės sąvokos ....................................................................... 9
2. TEISĖS NORMINIAI AKTAI, NUSTATANTYS VEIKLOS
DOKUMENTŲ RENGIMO, TVARKYMO IR APSKAITOS
REIKALAVIMUS ................................................................................ 12
3. DOKUMENTŲ VALDYMAS IR DOKUMENTO SĄVOKA ..................... 16
3.1. Dokumentų valdymo sąvoka ir reikšmė valdymo
organizavimui ............................................................................. 16
3.2. Dokumentų valdymo organizavimo formos ................................... 21
3.3. Įstaigos dokumentų valdymo organizavimas ................................ 21
3.4. Dokumento sąvoka ir atliekamos funkcijos ................................... 24
3.5. Veiklos dokumentų klasifikavimas .............................................. 26
3.6. Dokumentų unifikavimas ............................................................. 28
4. ĮSTAIGOS / ĮMONĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS ......... 32
4.1. Dokumentų spausdinimas ........................................................... 32
4.2. Dokumentų priedai ...................................................................... 33
4.3. Pridedami dokumentai ................................................................. 34
4.4. Dokumentų išrašai ....................................................................... 36
4.5. Dokumentų pasirašymas .............................................................. 37
5. ĮSTAIGOS / ĮMONĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ RENGIMAS ............... 39
5.1. Dokumentų rekvizitai ................................................................... 39
5.1.1. Aktualūs dokumentų rengimo taisyklių pakeitimai ........... 76
5.1.2. Dokumentų trafaretai .......................................................80
5.2. Įstaigos siunčiami dokumentai ..................................................... 93
2
5.3. Įstaigos rengiami dokumentai .................................................. 109
5.4. Teisės aktai ................................................................................. 119
5.5. Teisės aktais tvirtinami dokumentai .......................................... 129
5.6. Dokumentų tekstų pavyzdţiai ..................................................... 138
6. PERSONALO DOKUMENTAI ORGANIZACIJOJE (RENGIMAS,
ĮFORMINIMAS, TVARKYMAS IR SAUGOJIMAS) ............................. 141
7. DOKUMENTŲ TVARKYMAS IR APSKAITA ...................................... 175
7.1. Aktualūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai ....... 175
7.2. Dokumentų apyvartos organizavimas ........................................ 186
7.3. Dokumentų registravimas ......................................................... 189
7.4. Dokumentų uţduočių vykdymas, vykdymo kontrolė .................. 192
8. DOKUMENTACIJOS PLANAS IR BYLŲ FORMAVIMAS ................... 195
8.1. Dokumentų saugojimas .............................................................200
8.2. Dokumentų paieška .................................................................... 203
8.3. Dokumentų naikinimas .............................................................. 203
8.4. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų trafaretai ............ 204
9. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLIŲ
APŢVALGA ...................................................................................... 231
9.1. Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms ............. 235
9.2. Elektroninio dokumento turinys ............................................................. 236
9.3. Metaduomenys ........................................................................................ 236
9.4. Elektroninio dokumento parašas ............................................................ 237
9.5. Elektroninis dokumento pasirašymas ..................................................... 237
9.6. Elektroninio dokumento pakuotė ........................................................... 238
9.7. Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje ......................................... 238
9.8. Elektroninių dokumentų valdymas: rengimas ........................................ 239
9.9. Elektroninių dokumentų registravimas ................................................. 240
9.10. Elektroninių bylų sudarymas .................................................................. 240
9.11. Elektroninių bylų tvarkymas .................................................................. 241
9.12. Elektroninių bylų perkėlimas .................................................................. 242
3
9.13. Elektroninių dokumentų saugojimas ...................................................... 242
9.14. Numatomas elektroninių dokumentų perdavimas ................................. 243
9.15. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių priedai ............................... 245
10. NEOFICIALŪS DOKUMENTAI......................................................... 250
10.1. Kvietimas ir kviečiamasis pranešimas ....................................... 250
10.2. Skelbimas ................................................................................. 262
10.3. Sveikinimas .............................................................................. 264
10.4. Uţuojauta ................................................................................. 267
11. RAŠTŲ KALBOS KULTŪRA.............................................................. 271
Literatūra ................................................................................ 301
4
Įvadas
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas, įsigaliojęs 2005 m. sausio 1
d., iš esmės keičia reikalavimus teisės aktams, teisės aktais tvirtinamiems bei įstaigos
rengiamiems dokumentams – jų rengimui, tvarkymui, apskaitai bei saugojimui.
Nuo 2011 m. sausio 1 d. pasikeitė Lietuvos Respublikos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos Vyriausybės pavadinimas – jis vadinamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
(Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. gruodţio 15 d. nutarimas Nr. 1786 (Ţin., 2010, Nr.
149-7646), kuriame įtvirtintos nuostatos, kad dokumentų valdymą ar naudojimą
reglamentuojančius teisės norminius aktus priima Lietuvos vyriausiasis archyvaras).
Atsiţvelgiant į tai, Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus priimti teisės norminiai aktai pripaţįstami netekusiais galios ir Lietuvos
vyriausiojo archyvaro tvirtinami naujai.
2012 m. liepos 1 d. įsigaliojo Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų
įstatymo 2, 7, 8, 10, 13, 14, 15, 16, 18, 19 straipsnių pakeitimo ir papildymo
įstatymas (Ţin., 2012, Nr. 44-2147).
Įgyvendinant šį nutarimą, Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-
117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo― (Ţin., 2011, Nr. 88-4229) ir 2011 m.
liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
patvirtinimo― (Ţin., 2011, Nr. 88-4230) patvirtintos taisyklės (toliau – Taisyklės), nustatančios
dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus.
Dar vienas tokių teisės aktų – Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė,
patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 (Ţin., 2011,
Nr. 32-1534). Nustatyta teisinio reguliavimo esmė nepasikeitė. Rodyklė buvo papildyta naujais
punktais, kai kuriuose punktuose patikslinti minimalūs saugojimo terminai, nuolatinio
saugojimo sąlygos, taip pat patikslintos kai kurių punktų formuluotės.
Metų pabaigoje buvo naujai Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodţio 29 d. įsakymu
Nr. V-158 (Ţin., 2012, Nr. 3-104) patvirtintos Elektroninių dokumentų valdymo, ir 2011
m. gruodţio 20 d. įsakymu Nr. V-152 (Ţin., 2012, Nr. 2-63) Nevalstybinių organizacijų ir
privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės, bei
2011 m. gruodţio 28 d. įsakymu Nr. V-157 (Ţin., 2012, Nr. 2-64) Dokumentų saugojimo
taisyklės.
5
2012 metų birţelio ir liepos mėnesiais pasirodė Lietuvos vyriausiojo archyvaro pakeitimų
įsakymai, kurie įsigaliojo atitinkamai: Dokumentų saugojimo taisyklės (Ţin.,2012Nr.79-4131) ;
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (Ţin.. Nr. 72-3768). Naujai įsigalioję Dokumentų
rengimo taisyklių pakeitimai (Ţin., 2012, Nr. 15-683). Pakeisti taisyklių 2, 5, 6, 7, 8 priedai
(siunčiamųjų dokumentų) ir juose rašant teisinę formą atsisakyta ţodţių „Valstybės“ ar
„Savivaldybės“.
Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Tai organizacijos veikla, susijusi
su valdymo veiklos dokumentavimu ir darbo su dokumentais organizavimu. Šią veiklos sritį
reguliuoja valstybė. Reglamentuotos dokumentų laikmenos, taip pat ir dokumentų turinys.
Juridiškai reguliuojama ir darbo su dokumentais technologija.
Per pastaruosius septynetą metų patvirtinta reikšmingų dokumentų valdymą
reglamentuojančių teisės norminių aktų, padaryta pakeitimų bei patikslinimų ankstesniuose. Tai
lėmė Lietuvos narystė Europos Sąjungoje, informacinių technologijų plėtra, kiti veiksniai.
Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Tai aktualu ne tik teisės ar
valdymo specialistams, bet ir mokslo bei švietimo darbuotojams, inţinieriams, gydytojams,
verslininkams. Nuo to, kaip greitai ir teisingai darbuotojas mokės parengti dokumentą, didţia
dalimi priklausys ir organizacijos darbo sėkmė.
Organizacijos įvaizdis, jos teikiamų paslaugų patrauklumas priklauso ir nuo toje
organizacijoje dirbančių darbuotojų. Jiems daţnai tenka formuoti ir išlaikyti organizacijos
įvaizdį bei reputaciją, suteikti informacijos visuomenei, siekiant sukelti vartotojų susidomėjimą
teikiama paslauga, išryškinti teikiamos paslaugos pranašumus ir skirtumus, lyginant su
konkurentų teikiamomis paslaugomis, atskleisti paslaugos naudingumą vartotojams, įtikinti
klientus teikiamos paslaugos patikimumu ir paskatinti ją vartoti. Visa tai atliekama naudojant
tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę. Taigi
organizacijos vadovams, raštinių darbuotojams, raštvedţiams tenka kurti, plėsti ir išlaikyti
socialinius tinklus su tiksliniais vartotojais, o tam reikalingos ţinios dokumentų valdymo srityje.
Ypač tai svarbu vadovams, nes, būdami atsakingi uţ dokumentų valdymą jiems pavaldţioje
organizacijoje, jie formuoja ne tik savo asmeninį, bet ir visos organizacijos įvaizdį.
Šis leidinys buvo sudarytas remiantis šiomis prielaidomis:
Daugeliui įmonės darbuotojų, neatsiţvelgiant į jų pareigas, tenka susidurti su verslo
planavimu, ISO standarto kūrimu, paslaugų pardavimu ar reklama. Bazinės dokumentų
valdymo ţinios padeda geriau orientuotis verslo aplinkoje, administruoti bei organizuoti
kasdienį įmonės darbą.
6
Komunikavimo metodų ir principų supratimas bei jų praktinio taikymo pagrindai įgalins
įmonės darbuotojus spręsti teorines bei praktines organizacijos problemas, padės
suprasti ir paaiškinti, kaip svarbu laiku ir kokybiškai pateikti rašytinę informaciją.
Kad būtų efektyvi konkurencinėje aplinkoje, organizacija turi mokėti ne tik skleisti
informaciją apie save, bet ir paisyti kitų nuomonės, mokėti gauti grįţtamąjį ryšį. Turint
visuomenės palaikymą, daug lengviau siekti organizacijos tikslų, kadangi organizacija
siekia kurti paklausias, visuomenės poreikius atitinkančias paslaugas, o tam turi
panaudoti visus įmanomus komunikacijos kanalus.
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Ţin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr.
57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 11 straipsnio 3 dalyje įtvirtinta nuostata, kad nevalstybinės
organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys dokumentus, kurių rengimą nustato norminiai teisės
aktai, privalo rengti, tvarkyti ir įtraukti į apskaitą nustatytąja tvarka.
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir
apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodţio 20 d. įsakymu
Nr. V-152 (Ţin., 2012, Nr. 2-63), nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos
reikalavimus. Taisyklėse numatomi paprastesni dokumentų tvarkymo reikalavimai – ypač toms
įstaigoms, kurių dokumentų apyvarta per metus ar keletą metų yra nedidelė. Atnaujintos
dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai.
Patvirtintos taisyklės apibrėţia būtent nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių
asmenų veiklos dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendrąsias nuostatas – dokumentų
registravimą, bylų sudarymą, tvarkymą ir apskaitą, dokumentų naikinimo tvarką.
Leidinio tikslas
Supaţindinti su naujausiais dalykinių dokumentų įforminimo reikalavimais, išanalizuoti
įmonės veiklos dokumentų ypatumus bei daţniausiai pasitaikančias klaidas, kurios trukdo
efektyviai keistis informacija tarp organizacijų ir organizacijos viduje.
Ugdyti perkeliamuosius mokėjimus ir įgūdţius – būtinumą save tobulinti bei mokytis visą
aktyvų gyvenimą.
Suteikti rašytinės komunikacijos ţinių ir išmokyti jas panaudoti tvarkant įmonių valdymo,
administravimo, organizavimo ir komunikavimo dokumentus.
7
1
Rašytinė komunikacija
ir jos svarba organizacijų valdyme
Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėţia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio
ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą―. Šio
keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų.
Sąlyginai šio proceso seką būtų galima įvardyti kaip susidedančią iš tokių etapų – siuntėjas
(šaltinis) uţkoduoja pranešimą, kokios nors priemonės pagalba perduoda jį gavėjui, kuris
dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam
tikras atgalinis ryšys. Vadovai, kurie supranta šį procesą, gali analizuoti savo komunikacijų
formas ir kurti komunikacijų programas, atitinkančias organizacijos poreikius.
Komunikacijų terminas taikomas visose organizuotos veiklos srityse: nuo paprasčiausio
uţklausimo ir atsakymo į jį iki didelės apimties, išsamios verslo ataskaitos; nuo subtilaus laiško
iki masinės reklaminės kampanijos ir pan. Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti
padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendţiamai problemai, ţmogaus psichologijai ir tikslinei
auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas. Nepriklausomai nuo išraiškos
formų, verslo informacinė sistema, paremta komunikacijomis, vaidina labai svarbų vaidmenį bet
kurioje organizacijoje.
Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Tai yra savotiška organizacijos „nervų
sistema―, kuri vienija organizaciją ir įgalina jos narius bendradarbiauti bei koordinuoti
pastangas. Komunikacijos nėra antrinis ar išvestinis organizacijos aspektas, jos yra organizuotos
veiklos esmė, pagrindinis procesas, iš kurio kyla visos kitos funkcijos.
Visi ţodinių, grafinių ir rašytinių komunikacijų tipai tampa vis svarbesni verslui ir jo
dalyviams. Ar tai būtų vidinės komunikacijos – darbdavio ir darbuotojo santykiai, ar išorinės –
kai kalbame apie organizacijos ryšius su visuomene – kreipimus, ataskaitas ir pan., jos vaidina
gyvybiškai svarbų vaidmenį verslo funkcionavime bei verslo ţmonių gyvenime.
Komunikacijas galima suskirstyti į verbalines ir neverbalines.
Komunikacijos formos:
8
Diskusijos
Pokalbiai
Susirinkimai
Posėdţiai
Derybos
Prezentacijos
Priėmimai asmeniniais klausimais
Telefoniniai pokalbiai
Dalykinis susirašinėjimas
Tam, kad socialinė sistema (kas ir yra įmonė) efektyviai funkcionuotų, būtinas kokybiškas
veiksmų koordinavimas ir valdymas. Visuminis įmonės valdymas – tai procesas, kurio metu
vyksta sprendimų parengimas, priėmimas ir jų įgyvendinimo organizavimas.
Sėkmingai organizacijos veiklai turi būti sukurta efektyvi informacijos keitimosi sistema,
apimanti du pjūvius: organizacijos ryšį su ja supančia aplinka ir vidinį – horizontalų bei
vertikalų informacijos srautus.
AB „XXX―
Komercinės įmonės informaciniai ryšiai (vidaus ( ) ir išorės ( ))
Plėtodama veiklą, įmonė keičiasi su išorine aplinka informacija, idėjomis, gauna išteklius,
tuo uţtikrinamas įmonės informavimas.
Direktorių taryba
Generalinis direktorius
Sekretorius
Įmonės tiekėjos
Mokesčių inspekcija
Įmonės pirkėjai
Įmonės bendravykdytojos Tiekimo
skyrius Gamybos skyrius
Marketingo skyrius
Buhalterija
9
Valdymo veikloje itin svarbi rašytinė informacija ir komunikacija, nes ji tarnauja kaip
ilgalaikis, pastovus dokumentas, kuriame uţfiksuotą informaciją galima efektyviai perduoti bei
panaudoti ateityje. Dokumentai rengiami tam, kad būtų galima atlikti valdymo veiksmus,
fiksuoti jų turinį, naudoti, perduoti, kaupti ir saugoti reikiamą informaciją tam tikrą laiką.
Dabar, įsigaliojus Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėms, visa tai įmanoma atlikti ir
informacinių technologijų pagalba.
Taip trumpai galima būtų pristatyti pateiktos medţiagos turinį, kuris bus plačiai išdėstytas
šioje knygoje.
1.1
Pagrindinės sąvokos
1. Agentūrinė operatyvinė informacija – asmenų, slapta bendradarbiavusių su
buvusios SSRS specialiosiomis tarnybomis, duomenys, taip pat duomenys apie šių
asmenų verbavimą ir naudojimą, jų surinkti duomenys ir kiti duomenys apie asmenis,
gauti taikant operatyvinės veiklos priemones ir metodus.
2. Archyvas – įstaiga ar jos struktūrinis padalinys arba kita sukauptų dokumentų
saugojimo vieta.
3. Antraštė – dokumento teksto esmę glaustai apibūdinanti informacija.
4. Apskaitos vienetas – dokumentas arba pagal tam tikrus poţymius susistemintų
dokumentų grupė, kuriems suteikiamas atskiras apskaitos numeris.
5. Atsarginės kopijos – naudojimui skirtos dokumentų kopijos, pagamintos
mikroformos ar skaitmeninėje laikmenoje.
6. Byla – pagal tam tikrus poţymius sugrupuotų ir susistemintų dokumentų rinkinys.
7. Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.
8. Dokumentacijos planas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės
veiklos dokumentų sisteminimo metų planas.
9. Dokumentas – Lietuvos Respublikoje ar uţsienio valstybėje įsteigto juridinio asmens,
kitos organizacijos ar jų padalinio (toliau – juridinis asmuo) ar fizinio asmens veiklos
procese uţfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.
10. Dokumentų konvertavimas – programinės ir (ar) techninės aplinkos ar pateikimo
būdo pakeitimas, uţtikrinant dokumentuose uţfiksuotos informacijos išsaugojimą.
10
11. Dokumentų naudojimas – dokumentuose esančios informacijos naudojimas
komerciniais ir nekomerciniais tikslais.
12. Dokumentų saugojimo paslauga – kitų asmenų dokumentų saugojimas specialiose
saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus ir teisės aktų nustatytus
reikalavimus, siekiant uţtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir
prieinamumą visą jų saugojimo laiką.
13. Dokumentų tvarkymo paslauga – kitų asmenų dokumentų sisteminimas, bylų
tvarkymas ir bylų apskaitos rengimas teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų
valdymą, nustatyta tvarka.
14. Dokumentų valdymas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės,
valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus
administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą.
15. Dokumentų apskaita – dokumentų kiekio fiksavimas apskaitos dokumentuose.
16. Dokumento išrašas – nustatytąja tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis.
17. Dokumento registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam atskirą
numerį ir taip uţtikrinant jo oficialumo įrodymą.
18. Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, bylų aprašymo ir jų
įrašymo į apskaitos dokumentus procesas.
19. Dokumento skaitmeninė kopija – dokumento atvaizdas, pagamintas informacinių
technologijų priemonėmis perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio rinkmeną.
20. Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų
nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas
dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu.
21. Fondas – teisės aktų nustatyta tvarka perimti saugoti įstaigos ar fizinio asmens veiklos
dokumentai.
22. Fondo chronologinės ribos – fondo sudarytojo veiklos pradţios ir pabaigos datos.
23. Fondo dokumentų chronologinės ribos – fonde esančių anksčiausių ir vėliausių
dokumentų datos.
24. Fondo sudarytojas – veiklos dokumentus sudariusi ir sukaupusi įstaiga ar fizinis
asmuo.
25. Ilgai saugomi dokumentai – dokumentai, kuriems nustatytas saugojimo terminas
nuo 26 iki 100 metų (elektroninių – nuo 11 metų iki 100 metų).
11
26. Kalendoriniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje ar įmonėje per kalendorinius
metus arba per dvylika iš eilės einančių mėnesių.
27. Kontekstinė informacija – informacija apie dokumento sandarą, turinį ir aplinką,
sudaranti būtinas ir pakankamas sąlygas dokumento autentiškumui ir prieinamumui
uţtikrinti.
28. Nevalstybinės organizacijos – politinės partijos, asociacijos, kitos organizacijos ir
susivienijimai, sudaryti narių poreikiams ir viešiems interesams tenkinti.
29. Nuolat saugomi dokumentai – dokumentai, kuriuos nustatyta saugoti nuolat.
30. Oficialus dokumentas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės,
valstybės įgalioto asmens vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus sudarytas,
patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą.
31. Priėjimas prie dokumentų – teisė susipaţinti su dokumentais įstatymų ir kitų teisės
norminių aktų nustatyta tvarka.
32. Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų
įforminimo elementas.
33. Specialios įrangos priemonės – dokumentų saugojimo ir (ar) perţiūrėjimo
programinė ir techninė įranga.
34. Saugojimo terminas – laikas, kurį dokumentas turi būti išsaugotas.
35. Teisės aktai – kolegialios institucijos ar teisės aktų nustatytus įgaliojimus turinčio
asmens leidţiami nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai,
taisyklės, programos, kiti dokumentai.
36. Trumpai saugomi dokumentai – dokumentai, kuriems nustatytas saugojimo
terminas nuo 1 iki 25 metų įskaitytinai (elektroninių – nuo 1 iki 10 metų).
37. Valstybės įgalioti asmenys – asmenys, atliekantys valstybės suteiktas įstatymų
nustatytas funkcijas (antstoliai, notarai).
38. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos, įmonės – valstybės ir
savivaldybių institucijos ir įstaigos, finansuojamos iš valstybės ar savivaldybių biudţetų,
valstybės pinigų fondų, valstybės ir savivaldybių įmonės.
39. Veiklos dokumentai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės,
valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens
vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti
dokumentai.
12
2
Teisės norminiai aktai, nustatantys
veiklos dokumentų rengimo, tvarkymo
ir apskaitos reikalavimus
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas
Įsigaliojęs nuo 2005 m. sausio 1 d. sudaro teisinį pagrindą dokumentus efektyviai
valdyti, kad būtų pagrįstas juridinių asmenų veiklos skaidrumas ir atskaitingumas bei
uţtikrinami susijusių asmenų teisėti interesai (Ţin., 2004-03-30, Nr. IX-2084; Ţin.,
2004, Nr. 57-1982 (su 2006-12-19 Nr. X-992; Ţin., 2007, Nr. 4-154; Ţin., 2008, Nr. 50-
1846; 2010-06-18 Nr. XI-917; Ţin., 2010, Nr. 79-4055 (2010-07-03); Ţin., 2012, Nr. 44-
2147 pakeitimais).
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės
Taisyklės nustato pagrindinius dokumentų valdymo reikalavimus: registravimo, bylų
sudarymo ir tvarkymo, dokumentų vertės ekspertizės ir bylų apskaitos. Taisyklės
patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (Ţin.,
2011, Nr. 88-4230; su 2012, Ţin.. Nr. 72-3768 pakeitimais).
Dokumentų rengimo taisyklės
Dokumentų rengimo taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato valstybės ir
savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau vadinama –
įstaigos) oficialių dokumentų (toliau vadinama – dokumentai) įforminimo ir rengimo
bendruosius reikalavimus. Taisyklės patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m.
liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Ţin., 2011, Nr. 88-4229; su (Ţin., 2012, Nr. 15-683
pakeitimais).
Įslaptintos informacijos administravimo taisyklės
Nustatyta įslaptintų dokumentų rengimo, įforminimo, registravimo, siuntimo,
gabenimo, gavimo, dauginimo, saugojimo, apskaitos ir naikinimo tvarka. Taisyklės
galioja nuo 2005 m. gruodţio mėnesio.
13
Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė
Pagrindinis norminis dokumentas, naudojamas rengiant organizacijos dokumentacijos
planą ir atliekant dokumentų vertės ekspertizę. Nustatyta teisinio reguliavimo esmė
nepasikeitė. Rodyklė buvo papildyta naujais punktais, kai kuriuose punktuose patikslinti
minimalūs saugojimo terminai, nuolatinio saugojimo sąlygos, taip pat patikslintos kai
kurių punktų formuluotės. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d.
įsakymu Nr. V-100 (Ţin., 2011, Nr. 32-1534).
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės
Nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, kitų subjektų, įgaliotų
atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų elektroninių
dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir elektroninių dokumentų
valdymo sistemų bendruosius reikalavimus. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2011 m. gruodţio 29 d. įsakymu Nr. V-158 (Ţin., 2012, Nr. 3-104; su 2012-07-05, Nr. 79-
4132 pakeitimais) (toliau – EDV taisyklės).
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų
rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės
Nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus. Taisyklėse
numatomi paprastesni dokumentų tvarkymo reikalavimai – ypač toms įstaigoms, kurių
dokumentų apyvarta per metus ar keletą metų yra nedidelė. Atnaujintos dokumentacijos
plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Patvirtinta
Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodţio 20 d. įsakymu Nr. V-152 (Ţin., 2012,
Nr. 2-63).
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Ţin., 1995, Nr. 107-2389; 2004,
Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 11 straipsnio 3 dalyje įtvirtinta nuostata, kad nevalstybinės
organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys dokumentus, kurių rengimą nustato norminiai
teisės aktai, privalo rengti, tvarkyti ir įtraukti į apskaitą nustatytąja tvarka.
Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų
perdavimo valstybės archyvams taisyklės
Nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių (toliau vadinama – įstaigos)
veiklos nuolatinio saugojimo dokumentų, tarp jų ir tų, prie kurių prieinama tik
specialiosios įrangos priemonėmis (toliau vadinama – dokumentai), išskyrus
elektroninius dokumentus, perdavimo valstybės archyvams tvarką. Patvirtinta Lietuvos
14
Respublikos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio
direktoriaus 2006 m. spalio 27 d. įsakymu Nr. V-94 (Ţin., 2006, Nr. 116-4429).
Įsakymas įsigaliojo nuo 2007 m. sausio 1 d.
Dokumentų saugojimo taisyklės
Naujai išleistos Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių
institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių
asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų
saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2011 m. gruodţio 28 d. įsakymu Nr. V-157 (Ţin., 2012, Nr. 2-64; su 2012-07-05, Nr. 79-
4131 pakeitimais).
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Ţin., 1995, Nr. 107-2389;
2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 12 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad valstybės ir
savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo
reikalavimus nustato Lietuvos vyriausiasis archyvaras.
Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo rekomendacijos
Patvirtintos Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus 2005 m.
gruodţio 23 d. įsakymu Nr. 1V-1162 (Ţin., 2005, Nr. 152-5628; 2006, Nr. 88-3502),
nustato Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo tvarką.
Universaliųjų pašto paslaugų teikimo taisyklės
Nustato universaliųjų pašto paslaugų teikimo reikalavimus ir sąlygas, universaliųjų
pašto paslaugų teikėjų ir universaliųjų pašto paslaugų naudotojų teises bei pašto siuntų
adresavimo tvarką. Priėmė Lietuvos Respublikos susisiekimo ministerija 2005 m.
sausio 31 d. įsakymu Nr. 3-38 (Ţin., 2005-02-05, Nr. 17-555).
LST ISO 15489-1:2006 Informacija ir dokumentai – Dokumentų valdymas. 1
dalis: Bendrieji dalykai
Tarptautinės standartizacijos organizacijos parengto tarptautinio standarto ISO
15489-1:2001, kurį Lietuvos standartizacijos departamentas patvirtinimo būdu
perėmė kaip Lietuvos standartą, lietuviškoji versija.
Popieriaus formatai pagal tarptautinius standartus ISO 216-1975 ir ISO
(353-1975)(E)
ISO 8601 : 1988 „Duomenų elementai ir pasikeitimo formatai –
Informacijos pasikeitimas – Skaitmeninis datos ir laiko rašymas“ (Data
15
elements and interchange formats – Information interchange – Representation of
dates and times). Data pagal ISO 8601 : 1988 – LST EN 28601 : 2000.
Lietuvos Respublikos civilinis kodeksas. Ţin., 2000, Nr.74-22 62.
Lietuvos Respublikos darbo kodeksas. Ţin., 2002, Nr. 64-2569.
Lietuvos Respublikos darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymas. Ţin., 2003,
Nr. 70-3170. Įstatymas papildytas priedu: Nr. X-1169, 2007-06-07, Ţin., 2007, Nr.
69-2720 (2007-06-23).
Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas. Ţin.,
1996, Nr. 63-1479. Nauja įstatymo redakcija nuo 2009 m. sausio 1 d.: Nr. X-
1444, 2008-02-01, Ţin., 2008, Nr. 22-804 (2008-02-22).
16
3
Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka
Temos tikslai
1. Ţinoti, kas yra dokumentų valdymas ir ką jis apima.
2. Suprasti, kokį vaidmenį atlieka dokumentų valdymas įstaigos valdyme.
3. Ţinoti galimas dokumentų valdymo organizavimo formas įstaigose, sugebėti
pasirinkti optimalią.
4. Suprasti dokumento sąvoką ir su ją susijusius terminus.
5. Ţinoti dokumentų skirstymo principus.
Ţinoti dokumentų funkcijas.
6. Ţinoti dokumentų unifikavimo esmę ir tikslus.
3.1
Dokumentų valdymo sąvoka
ir reikšmė valdymo organizavimui
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis – fiksuoti
valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Darbas su dokumentais susideda iš dviejų etapų:
1. Įmonių veiklos fiksavimo dokumentuose.
2. Įmonių veikloje sudarytų dokumentų organizavimo.
Dokumentavimo procesas suprantamas kaip dokumentų sudarymas, vykdant valdymo
funkciją. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldţios įstaigos, struktūriniai padaliniai
ir kt. Vadinasi, nuo dokumento sudarymo iki jo įvykdymo praeinamas tam tikras kelias. Ši
dokumentų eiga įstaigoje vadinama dokumentų apyvarta.
Įmonės valdymas – tai sugebėjimas siekti iš anksto nustatytų tikslų, naudojant kitų
ţmonių darbą, intelektą, tam tikra linkme formuojant ţmonių elgesio motyvus.
17
Kiekviena įmonė turi atitinkamą struktūrą, vidinius ryšius, uţtikrinančius vadovo ir
struktūrinių padalinių ar darbuotojų savitarpio veiklą, ir išorinius ryšius su veiklos partneriais,
įmonėmis, valdţios organais. Tokius įmonės išorės ir vidaus ryšius galima vadinti informaciniais.
Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Juose uţfiksuota įvairi
informacija, reikalinga įmonės funkcionavimui. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam
darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. registruoti, sisteminti, grupuoti į
bylas, atrinkti reikalingiausius tolesniam naudojimui – operatyviam informaciniam darbui ir
mokslo reikmėms.
Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo,
sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Svarbiausia valdymo dalis yra
sprendimo priėmimas, o teisingam sprendimui reikalinga visapusiškai operatyvi ir tiksli
informacija. Informacija ir yra valdymo veiklos objektas, o daţnai ir valdymo aparato darbo
rezultatas, todėl labai reikšmingi komunikacijos ir informacijos procesai.
Komunikacija (lot. communicatio – pranešimas) – tai bendravimas, keitimasis patirtimi,
mintimis, išgyvenimais tarp ţmonių arba ţmonių grupių.
Valdymo sferoje daţniausiai naudojama dokumentinė informacija. Jos apdorojimo
tikslingumas ir operatyvumas yra viena iš sėkmingo organizacijos darbo sąlygų.
Valdymo specialistai skiria tris informacijos apdorojimo etapus:
pirminių dokumentų kaupimas;
duomenų analizė;
duomenų, reikalingų priimti valdymo sprendimą, atrinkimas.
Dalis informacijos, naudojamos įmonės valdyme, fiksuojama dokumentuose.
Dokumentas (lot. cocumentum) – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Tai
priemonė įvairiais būdais ant specialios medţiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius,
objektyvios tikrovės reiškinius ir ţmogaus mąstymo veiklą.
Plačiąja prasme į šią sąvoka įeina pirmykštis piešinys ant sienos, indo, taip pat informacija,
uţfiksuota rankraščiuose, ţemėlapiuose, grafikoje, mašinraščiuose, fotografijose, magnetinėse
juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Todėl šis terminas suvokiamas kaip
informacijos laikmena.
Valdymo veikloje, be popieriaus, naudojamos ir tokios informacijos laikmenos, kurias
perskaito tik mašina – magnetinės juostelės, diskai, diskeliai, mikrofilmai, optiniai diskai.
18
Atsiţvelgiant į naujoves, kurios pradėtos taikyti pasaulyje darbo su dokumentais srityje,
Tarptautinė standartų organizacija siūlo naują dokumento sąvokos apibrėţimą:
Dokumentas – informacijos laikmena ir šioje laikmenoje uţfiksuoti pastovūs
duomenys, kuriuos gali perskaityti ţmogus arba mašina.
Informacijos dokumentavimas vyksta laikantis valstybinės valdţios organų, atsakingų uţ
dokumentų valdymo organizavimą ir dokumentų standartizavimą, nustatytos tvarkos.
Įstaigų veikla, susijusi su valdymo veiklos dokumentavimu ir darbo su
dokumentais organizavimu, vadinama įstaigų dokumentų valdymu.
Dokumentų valdymas apima visus darbo su dokumentais procesus:
dokumentų rengimą ir įforminimą;
spausdinimą ir dauginimą;
korespondencijos priėmimą ir išsiuntimą;
perdavimą įmonės viduje;
vykdymo kontrolę;
sisteminimą;
parengimą saugojimui ir naudojimui;
informacijos apie dokumentus operatyvų pateikimą.
Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir
dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Tai reiškia, kad šios operacijos įvedamos į
įmonių praktinę veiklą, remiantis norminiais dokumentais, kurių uţdaviniai yra šie:
1. Racionalizuoti ir suvienodinti tarnybinės informacijos tvarkymo formas bei metodus.
2. Įtvirtinti darbo su dokumentais metodiką.
3. Nustatyti dokumentų valdymo personalo darbo organizavimo metodiką.
4. Kompiuterizuoti dokumentų valdymo procesus.
Dokumentų valdymas – svarbus valdymo proceso elementas. Jis turi būti tvarkomas
taip, kad padėtų organizuoti ir tobulinti valdymą. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai
išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Ten, kur dokumentų
valdymas apleistas, neišvengiamai susiduriama su nenumatytomis kliūtimis, nes netvarkingi
dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų
apimtis vidutiniškai padidėja 10%. Todėl nuolat reikia ieškoti būdų, kurie pagreitintų ir
pagerintų sprendimų priėmimo procesą, pakeltų organizacinio darbo kokybę, leistų kontroliuoti
išlaidas personalui išlaikyti. Siekiant pirmauti konkurencijos sąlygomis, ypatingą reikšmę įgyja
19
sugebėjimas operatyviai išnaudoti informacijos šaltinius. Kokybiškiausios informacijos ir jos
šaltinių panaudojimas galimas pasitelkus naujausias technologijas, kurios vienu metu apimtų
administracinę veiklą ir telekomunikaciją.
Valdymo sferos darbuotojai (vadovai, sekretorės, administratoriai, reikalų tvarkytojai,
vadybininkai, specialistai) iki 75% savo darbo laiko skiria darbui su dokumentais. Todėl būtina
jau nuo įmonės veiklos pradţios organizuoti dokumentų valdymą taip, kad tai būtų ne popierių
saugykla, o šiuolaikiškas biuras, kurio veiklos pagrindas yra šie principai:
operatyvumas (greitas ir tikslus darbas su dokumentais);
šiuolaikinis techninis aprūpinimas (personaliniai kompiuteriai, faksai, kopijavimo
aparatai ir įvairi maţoji organizacinė technika, palengvinanti darbą su dokumentais:
numeratoriai, segtuvai ir kt.);
visų dokumentų valdymo operacijų tikslingumas (kiekvienas darbas su
dokumentais turi būti būtinas įmonės veiklai, turėti konkretų galutinį tikslą);
dokumentinio ir nedokumentinio darbo suderinamumas, t.y. dokumentų
sudarymas tik tuo atveju, kai tikrai būtinas arba numatytas valstybės norminiuose
aktuose.
Įmonėje turi būti nustatyta dokumentų sudarymo ir darbo su jais vieninga tvarka, kuri
gali būti patvirtinta dokumentų valdymo instrukcija arba supaţindinant darbuotojus specialių
instruktaţų, praktinių uţsiėmimų metu.
Organizacijų dokumentaciją tvarko dokumentų valdymo tarnybos, kurios sudaro
savarankiškus struktūrinius padalinius, tiesiogiai pavaldţius įstaigos vadovams. Gali būti
sudaromos tokios dokumentų valdymo tarnybos:
reikalų valdyba;
bendrieji skyriai;
kanceliarija;
sekretoriatas ir pan.
Jų sudėtis bei darbuotojų skaičius priklauso nuo įstaigos kategorijos ir struktūros. Pvz., į
reikalų valdybos sudėtį įeina:
1. Sekretoriatas (vadovų sekretorės, kolegijos sekretorius, protokolinė grupė).
2. Kanceliarija (dokumentų priėmimas, registravimas, išsiuntimas, apskaita, perdavimas ir
kt.).
20
Maţose įstaigose dokumentų valdymą organizuoja vadovo sekretorė (inspektorė). Šios
tarnybos vadovaujasi nuostatais, turi apvalų antspaudą su atitinkamu įrašu. Įrašai gali būti tokie:
„reikalų valdyba―, „kanceliarija―, „sekretoriatas―. Tarnautojų darbą reguliuoja pareigybės
instrukcijos, uţtikrinančios vienodą darbo krūvį ir racionalų darbo pasidalijimą. Šių tarnybų
funkcijos:
1. Dokumentavimo tarnybos tikslios organizacinės struktūros, racionaliausios dokumentų
valdymo organizavimo formos parinkimas.
2. Norminių dokumentų diegimas.
3. Įstaigos dokumentų valdymo instrukcijos, dokumentacijos plano rengimas.
4. Būtinų dokumentų sąrašo sudarymas.
5. Dokumentų informacijos paieškos sistemos (IPS) sudarymas ir naudojimas.
6. Struktūrinių padalinių dokumentų valdymo kontrolė ir metodinės pagalbos teikimas.
7. Dokumentų valdymo personalo pareiginės ir kiekinės sudėties reglamentavimas, jo
kvalifikacijos kėlimas.
8. Šiuolaikinės organizacinės technikos diegimas, darbo vietų racionalus įrengimas.
Ministerijos ir departamentai rengia savo srities pavyzdines dokumentų valdymo
instrukcijas, kurias derina su Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos
Vyriausybės generaline direkcija. Pastarųjų pagrindu gali būti rengiamos atskirų įstaigų
instrukcijos, pritaikytos jų darbo specifikai.
Kitoms dokumentų valdymo sistemoms (statistikos, buhalterinės apskaitos, banko, finansų,
teisės ir kt.) taikomi tik tie reikalavimai, kurie nustato bendruosius visų dokumentų tvarkymo
principus, taip pat dokumentų atidavimą į archyvą. Specialios paskirties dokumentai tvarkomi
pagal jiems skirtas instrukcijas.
Uţ bendrąją dokumentų valdymo būklę atsakingi įstaigos vadovai, o uţ reglamentuojančių
dokumentų diegimą bei tinkamą dokumentų valdymo organizavimą didelėse įstaigose atsakingi
šių tarnybų darbuotojai, o maţose – sekretorė.
21
3.2
Dokumentų valdymo organizavimo formos
Atsiţvelgiant į įstaigos struktūrą ir dokumentų apyvartos apimtį dokumentų valdymo
organizavimo forma gali būti:
1. Centralizuota.
2. Mišri.
3. Decentralizuota.
Kai dokumentų valdymo organizavimo forma centralizuota, visą darbą su dokumentais
atlieka vienas struktūrinis padalinys – kanceliarija (raštinė). Šią formą savo darbe taiko maţos
įstaigos, kurių dokumentų apyvarta nedidelė.
Esant mišriai dokumentų valdymo organizavimo formai, gautą korespondenciją priima,
registruoja, įteikia vykdytojams ir išsiunčia kanceliarija centralizuotai , o kitas operacijas
(registravimą, dokumentų spausdinimą, įforminimą, bylų formavimą ir saugojimą) atlieka tiek
kanceliarija, tiek kiti struktūriniai padaliniai.
Decentralizuota forma taikoma rečiau, jai esant visi darbai su dokumentais vykdomi
skirtingose struktūriniuose padaliniuose. Šiuo atveju kiekvienas struktūrinis vienetas savo
dokumentus tvarko savarankiškai.
Dokumentų valdymo tarnyba vadovaujasi raštinės (kanceliarijos) nuostatais, kuriuose
aptarti bendrieji reikalavimai, pagrindiniai uţdaviniai ir funkcijos, raštinės teisės , darbo
organizavimas, atsakomybė. Tarnyba gali turėti apvalų antspaudą su atitinkamu įrašu:
„Kanceliarija―, „Sekretoriatas―.
Keičiantis biuro darbuotojams, dokumentų bylos ir dokumentai perduodami surašius
perdavimo-priėmimo aktus.
3.3
Įstaigos dokumentų valdymo organizavimas
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatomi šie įmonės dokumentų valdymo
organizavimo tikslai:
22
1. Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus.
2. Tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų uţtikrintas greitas priėjimas prie visų
turimų dokumentų.
3. Uţtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus.
4. Dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų uţtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su
įstaigos veikla susijusių fizinių bei juridinių asmenų teisės.
Uţ įstaigos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas įstaigos
vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo (toliau – įstaigos vadovas).
Atsiţvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir šių taisyklių
reikalavimus, įstaigos vadovas privalo:
1) Pagal Dokumentų ir archyvų įstatymą:
Nustatyti įstaigos dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus.
Paskirti atsakingus asmenis uţ veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą,
saugojimą ir naikinimą bei nustatyti jų įgaliojimus.
2) Pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles:
Paskiria uţ įstaigos veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą
atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus ir nustato jų įgaliojimus bei atsakomybę.
Tvirtina dokumentų perdavimo aktus, perduodant dokumentus atsakingiems įstaigos
darbuotojams ar jiems keičiantis, taip pat perduodant dokumentus kitai įstaigai.
Nustato įstaigos veiklos dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus ir tvirtina
dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, suderintus su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų
nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti. Kai dokumentai valstybės archyvui
neperduodami, dokumentų ir bylų apskaitos dokumentai suderinami su įstaigos savininko teises
ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga.
Sudaro patariamąją nuolat veikiančią dokumentų ekspertų komisiją (DEK) dokumentų
vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti ir patvirtina jos darbo
reglamentą.
Įstaigų dokumentų valdymo prieţiūrą ir kontrolę vykdo valstybinės archyvų sistemos
įstaigos.
23
Valstybės ir savivaldybių įstaigos kontroliuoja savo pavaldţių ar jų reguliavimo sričiai
priklausančių įstaigų dokumentų valdymo būklę, jei jos nėra įrašytos į valstybinių archyvų
komplektavimo šaltinių sąrašą.
Dokumentų valdymo organizavimas – tai racionali dokumentų tvarkymo
sistema, apimanti visus įstaigoje gaunamų ir sudaromų dokumentų parengimo,
apdorojimo ir saugojimo procesus.
Darbuotojams valdymo dokumentų bylos ir dokumentai perduodami surašius dokumentų
perėmimo aktą. Nauji darbuotojai supaţindinami su organizacijos struktūra, darbo tvarka, teisės
aktais.
Dokumentų valdymo organizvimas skirstomas į du etapus:
DOKUMENTŲ VALDYMAS
VALDYMO VEIKLOS DOKUMENTAVIMAS
SUDARYTŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS IR NAUDOJIMAS
Teisės aktais tvirtinami
Teisės aktai
Personalo dokumentai
Finansiniai buhalteriniai
Įstaigos rengiami ir siunčiami
Rengimas ir įforminimas
Spausdinimas, dauginimas
Korespondencijos priėmimas, išsiuntimas
Registravimas
Sisteminimas
Archyvavimas
24
3.4
Dokumento sąvoka ir atliekamos funkcijos
Dokumentas (lot. dokumentum) – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Tai
priemonė įvairiais būdais ant specialios medţiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius,
objektyvios tikrovės reiškinius ir ţmogaus mąstymo veiklą. Dokumentas plačiausiąja reikšme
suprantamas kaip reikalų raštas, kuriame uţfiksuota ir patvirtinta kieno nors veikla ar faktai. Į šią
sąvoka įeina visi dokumentai, nepriklausomai nuo jų parengimo būdo: pirmykštis piešinys;
informacija, uţfiksuota rankraščiuose, ţemėlapiuose, grafikuose, mašinraščiuose,
mašinogramose, magnetinėse juostose ar diskuose, duomenų kaupimo bankuose, fono-, foto,
video, kino dokumentai. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. Pagrindinis
informacijos fiksavimo būdas – rašymo veiksmas, medţiaga informacijai fiksuoti – popierius ar
kt. informacijos laikmena. Valdymo dokumentuose fiksuojamos įvairios valdymo sritys, pvz.:
pagrindinės įstaigos vadovo valdymo funkcijos įforminamos įsakymais, nurodymais; informacija
pasikeičiama raštais, telegramomis, telefonogramomis, telefaksais.
Dokumentai vertinami dviem aspektais:
Dokumentų praktinė nauda – įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. konkretaus
dokumento reikia dabar.
Istorinė informacijos vertė – tai asmens, įmonės, vietovės, šalies istorijos šaltinis. Jis
ekonomikos, politikos, kultūros augimo atspindys ir liudininkas.
Turime dokumentus sutvarkyti taip, kad jie išliktų ir „maţa parašyti – svarbu išsaugoti―.
Atsiţvelgiant į naujoves, kurios pradedamos taikyti pasaulyje darbo su dokumentais srityje,
siūlomas ir naujas dokumento sąvokos apibrėţimas:
Dokumentas – informacijos laikmena ir pastovūs duomenys, uţfiksuoti šioje laikmenoje,
kuriuos gali perskaityti ţmogus arba mašina.
Su dokumento sąvoka susiję ir terminai: dokumentavimas, dokumentų apyvarta,
dokumentų valdymas (nuo 2005 metų pakeitęs sąvoką raštvedyba).
Dokumentas apibūdinamas kaip materialus objektas (popierius, piešinys, nuotrauka,
videojuosta), kuriame uţfiksuotos kokios nors ţinios.
25
Dokumento funkcijos
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas. Pagrindinės iš jų:
Informacinė funkcija. Ji būdinga visiems be išimties dokumentams, nes informacijos
fiksavimo būtinybė ir yra ta prieţastis, dėl kurios ir atsiranda dokumentai.
Socialinė funkcija. Ją atlieka tik tie dokumentai, kurie atspindi konkretaus ţmogaus
veiklą, vaidmenį ir vietą visuomenėje. Socialiai yra svarbus kiekvienas dokumentas, nes jis
atsiranda dėl vienokių ar kitokių visuomeninių poreikių. Dokumentai yra tam tikrų socialinių
santykių atspindys, bet dokumentai gali veikti ir socialinius santykius.
Bendravimo funkcija. Ją atlieka dokumentai, skirti informaciniams ryšiams tarp
valstybių, įstaigų, asmenų ir kt. palaikyti. Šie dokumentai gali būti orientuoti „iš viršaus į apačią―
ir „iš apačios į viršų― (raštai, telegramos, laiškai, notos, memorandumai).
Teisinė funkcija. Tai teisinių normų ir santykių fiksavimo, įtvirtinimo ar pakeitimo
funkcija. Šią funkciją atliekančių dokumentų yra dvi grupės:
1. Dokumentai, iš karto turintys teisinę funkciją.
2. Dokumentai, įtvirtinantys teisinę funkciją praėjus tam tikram laikui. Tokie dokumentai
gali būti panaudojami teisme kaip įrodymai (sutartys, testamentai).
Valdymo funkcija. Šią funkciją vykdo dokumentai, sudaromi valdymo tikslais ir valdymo
veiklai realizuoti.
Valdymo veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų,
susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas.
Dokumentai rašomi, kad būtų galima atlikti valdymo veiksmus, fiksuoti jų turinį, kaupti,
perduoti, naudoti ir saugoti informaciją tam tikrą laiką. Kiekvienos įstaigos dokumentų
komplektą lemia:
įstaigos funkcijos ir kompetencija;
įstaigoje sprendţiamų klausimų pobūdis, jų sprendimo tvarka;
ryšiai su kitomis įstaigomis;
dokumentų funkcinė paskirtis.
Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos procese uţfiksuota informacija,
nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.
26
Sudarant ir įforminant valdymo dokumentus, reikia laikytis tam tikrų ekonominio, juridinio,
socialinio-psichologinio pobūdţio taisyklių:
dokumento sudarymo faktas turi būti pagrįstas būtinybe;
dokumentas turi pateikti maksimalią informaciją, būdamas minimalios apimties;
dokumento išvaizda turi atitikti estetinius poreikius ir turėti optimaliai išdėstytus
rekvizitus;
dokumentas turi būti parengtas pagal dokumentų išdėstymo schemą; jei truks kokių
nors rekvizitų, dokumentas bus juridiškai negaliojantis.
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo
kompetenciją. Jais reguliuojami ir tvarkomi tam tikri visuomenės gyvenimo
klausimai, ryšiai tarp įstaigų, įstaigų ir jų darbuotojų santykiai, įstaigų ir gyventojų
reikalai.
3.5
Veiklos dokumentų klasifikavimas
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius poţymius. Dokumentus klasifikuoti – reiškia
juos skirstyti į grupes pagal bendrus poţymius:
1. Dokumentų turinį (informacijos pobūdį).
2. Dokumentų formą (informacijos fiksavimo būdą).
1. Pagal informacijos kilmę:
pirminiai dokumentai – tai išsamūs kurių nors objektų, procesų arba ryšių aprašymai
(knygos, straipsniai, standartai, monografijos ir pan.);
antriniai dokumentai – atspindi pirminių dokumentų turinį ir padeda juos surasti
informacijos masyve (bibliografiniai aprašymai, referatai, anotacijos).
2. Pagal sudarymo vietą:
vidiniai (skirti ţmonėms vidaus darbui);
išoriniai (gauti iš kitur).
3. Pagal sprendţiamų klausimų kiekį:
27
paprasti – kai dokumentas rengiamas vienu klausimu,
sudėtiniai – dokumentas rengiamas keliais klausimais.
4. Pagal sudarymo formą:
tipiniai (tekstas – pavyzdys). Dokumentai sudaromi vienarūšėms valstybės ar kitoms
įmonėms (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės);
trafaretiniai (kai dalis dokumento teksto atspausdinta ir dalis uţpildoma sudarant
konkretų dokumentą);
individualūs, kurių turinys kaskart kitas.
5. Pagal fiksavimo būdus:
vizualiniai (lot. visualis – regimas) dokumentus ţmogus suvokia akimis, juos
skaitydamas ar ţiūrėdamas. Tai tekstai ir vaizdiniai dokumentai – schemos, diagramos,
piešiniai, brėţiniai, fotografijos. Dokumentų tekstai būna parašyti ranka, rašomąja
mašinėle, surinkti kompiuteriu, padauginti operatyviosios poligrafijos priemonėmis arba
atspausdinti spaustuvėje;
audiodokumentai (lot. audio – klausau(si), girdţiu) – tai fonodokumentai (gr. phone
– garsas, balsas), kuriuose uţfiksuota garsinė informacija atgaminama ir perduodama
specialia aparatūra, t.y. diktofonais ir magnetofonais;
audiovizualiniai – kai dokumentuose uţfiksuota informacija suvokiama vienu metu –
klausa ir rega. Atgaminama kinoprojektoriais, videoaparatūra, multimedia.
Apdorojant dokumentus kompiuteriais, atsirado naujos dokumentų formos – mašina
skaitomų dokumentų ir mašinogramų.
6. Pagal saugojimo laiką:
nuolat (amžino) saugomi;
ilgai saugomi – nuo 26 iki 100 metų (elektroninių – nuo 11 iki 100 metų);
trumpai saugomi – nuo 1 iki 25 metų (elektroninių – nuo 1 iki 10 metų).
7. Pagal slaptumą:
riboto naudojimo (kai naudojasi visi įstaigos darbuotojai, tačiau dokumentai be
atskiro nutarimo neskelbiami);
slapti (kai naudojasi adresatai ir vykdytojai);
visiškai slapti (su kuriais susipaţįsta tik adresatas).
28
8. Pagal turinį (veiklos sritis):
Pagal specializaciją arba unifikuotą dokumentų sistemą (unifikuotas dokumentas –
suvienodintas tiek savo forma, tiek turiniu, pvz., personalo anketa, darbo sutartis ir t.t.)
yra skirstoma į:
unifikuotą planavimo dokumentų sistemą;
buhalterinės apskaitos dokumentų sistemą;
statistikos dokumentų sistemą;
organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistemą ir t. t.
9. Pagal pateikimo būdą:
Originalas (lot. originalis – pirminis, įgimtas, savitas) – tai tikras autentiškas
dokumentas (pasas, diplomas); tai pirmas dokumento egzempliorius, kuriame yra
atsakingo darbuotojo parašas ir, jeigu reikia, antspaudas.
Kopija (lot. copia – daugybė, atsarga) – tikslus originalo atspaudas, daromas
dauginimo, fotokopijavimo, faksimilinio perdavimo bei kitomis operatyvios poligrafijos
priemonėmis. Gaunama faksimilė (lot. fac similia – daryk panašų).
Nuorašas – raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas. Nuorašai rašomi mašinėle,
kompiuteriu arba ranka, juos tvirtina notaras arba įstaigos darbuotojas „nuorašo
tvirtinimo ţyma―. Turi juridinio originalo galią. Nuorašais vadinami ir siunčiamųjų
raštų antrieji, įstaigoje liekantys egzemplioriai.
Išrašas – oficialiai įforminta dokumento ištrauka, pakartota dokumento dalis, pvz.:
protokolo išrašas.
Dublikatas (lot. dublicatus – padaugintas, padvigubintas) – kitas dokumento
egzempliorius, kuris atstoja originalą, duodamas vietoj prarasto dokumento paprastai su
uţrašu „Dublikatas―.
3.6
Dokumentų unifikavimas
Dokumentų unifikavimas (lot. unifico – vienodinu) – tai jų vienodinimas pagal
informacijos sudėtį ir dokumentų formą.
29
Unifikavimo tikslai:
1. Nustatyti dokumentus, reikalingus konkrečiai valdymo funkcijai.
2. Suvienodinti dokumentų formą.
3. Unifikuoti dokumentų tekstą.
Unifikuojant dokumentus, parengiama kuo optimalesnė, trumpesnė ir patogesnė
suvienodinta informacijos pateikimo forma konkrečiam valdymo uţdaviniui spręsti.
Įforminant dokumentus pagal Dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles, vienodinama jų
forma, blankai, nustatomos vienodos paraštės ir kiekvienos dokumento sudedamosios dalies
nuolatinė vieta bei įforminimo būdas.
Unifikuojant dokumentus, vienodinamas ne tik išorinis jų įforminimas, bet ir dokumentų
turinys. Rengiant vienos ar kitos rūšies unifikuoto dokumento formą, kiek įmanoma
suvienodinamas informacijos turinys, teksto sudedamosios dalys, nustatomi unifikuoti ţodţių
junginiai bei sakiniai. Unifikuoto dokumento informacija turi būti optimaliai išsami, bet
neperkrauta pašaliniais rodikliais, bereikšmiais ţodţiais ar sakiniais.
Unifikuojant dokumento teksto struktūrą, reikia parinkti tokias teksto sudedamąsias dalis ir
išdėstyti jas tokia tvarka, kuri labiausiai atitiktų dokumento paskirtį, o dokumento tekstas taptų
logiškas, nuoseklus ir argumentuotas. Unifikuotiems dokumentams turi būti parenkamos
unifikuotos kalbinės konstrukcijos, tiksliai išreiškiančios pasikartojančius valdymo veiksmus ar
situacijas. Unifikuoti ţodţių junginiai turi būti trumpi, glausti, aiškūs, reikalaujantys
vienareikšmio atsakymo.
Unifikuotų dokumentų tekstai gali būti pateikiami trafaretų, anketų, lentelių bei jų derinių
būdu.
Unifikuoti dokumentai padeda maţinti dokumentų formų skaičių, nustatyti būtiną
informacijos turinį, išvengti jos dubliavimo ir nemotyvuoto perkrovimo. Unifikuotus
dokumentus galima greičiau ir lengviau parengti, tiksliau įforminti, juos patogiau skaityti,
geresnė jų išvaizda. Unifikavimo reikšmė didėja diegiant informacinę techniką, kai būtinas
duomenų sistemos vieningumas.
Sukūrus unifikuotų dokumentų grupes, jas galima standartizuoti. Tai reiškia, kad nustatytos
tam tikros normos ir reikalavimai dokumentams, kurių turi laikytis valstybėje visų ţinybų,
organizacijų, įstaigų, įmonių pareigūnai ir piliečiai.
30
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba yra institucija, kuriai pavesta ne tik kaupti, saugoti
valstybinės ir istorinės reikšmės dokumentus, bet ir diegti paţangius darbo su dokumentais
metodus, rengti norminius dokumentus.
Pagrindinis norminis dokumentas, nustatantis bendruosius dokumentų
sudarymo reikalavimus, yra Dokumentų rengimo taisyklės.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose 2011 m. liepos 4 d.
įsakymu Nr. V-118, naujai suklasifikuotos rengiamų dokumentų grupės ir rekomenduojama
laikytis šių pakeitimų, kurie atitinka ir vartojamus Dokumentų rengimo taisyklėse.
VALDYMO DOKUMENTŲ RŪŠYS
(pagrindiniai valdymo dokumentų klasifikacijos pakeitimai)
Dabartinė dokumentų klasifikacija
Dokumentų klasifikacija (iki 2011 m. liepos mėn.
Dokumentų rengimo ir tvarkymo taisyklėse)
Pavyzdţiai
Teisės aktai
Teisės aktais tvirtinami dokumentai
Tvarkomieji dokumentai
Organizaciniai dokumentai
Įsakymai, sprendimai, nutarimai, potvarkiai ir kt.
Nuostatai, taisyklės, reglamentai, aprašymai
Įstaigos rengiami dokumentai
Įstaigos siunčiami dokumentai
Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai
Informaciniai siunčiamieji įstaigos dokumentai
Ataskaitos, paţymos, aktai, protokolai ir kt.
Raštai
Pagal specializaciją arba unifikuotą dokumentų sistemą yra įforminama viena iš valdymo
funkcijų. Dokumentų valdyme taikoma organizacinių tvarkomųjų dokumentų (OTID)
sistema, kuri skirstoma į tris grupes:
1. Teisės aktais tvirtinami dokumentai. Jie nustato pagrindines valstybės institucijų,
įstaigų, organizacijų ar bendrijų veiklos normas. Tai nuostatai, įstatai (statutai),
instrukcijos, taisyklės, nomenklatūros.
2. Teisės aktai parodo įstaigos valdymo veiklą. Nutarimai, sprendimai, potvarkiai,
įsakymai, nurodymai.
31
3. Įstaigos rengiami ir įstaigos siunčiami dokumentai skirti operatyviems reikalams
tvarkyti, informaciją perduoti ar ja pasikeisti, faktams ar įvykiams fiksuoti, kai to
negalima padaryti ţodţiu. Aktai, apţvalgos, paţymos, paţymėjimai, protokolai, raštai,
rekomendacijos (charakteristikos), siūlymai, teikimai, telegramos, telefonogramos,
faksai.
Įstaiga gali daryti tik savo bei pavaldţių organizacijų dokumentų nuorašus ir naudoti juos
savo poreikiams, siųsti kitoms įtaigoms ar išduoti asmenims. Tuomet ant teikiamos kopijos
paţymima, kad originalas saugomas įstaigoje. Savo vidaus poreikiams įstaiga gali pasidaryti ir
kitų įstaigų dokumentų nuorašus, galiojančius tik šioje įstaigoje, pvz.: priimant į darbą daromi
diplomų, atestatų ir pan. nuorašai.
Dokumentų nuorašus įstaigos daro blankuose, kitų įstaigų dokumentų nuorašuose surašomi
visi dokumento originalo blanko rekvizitai. Nuorašai ir išrašai juridinę galią įgyja tik patvirtinti
(nuorašo tvirtinimo ţyma).
Valstybinės valdţios ir valdymo, vietos savivaldos įstaigos ir įmonės gali rengti savo
individualias dokumentų valdymo taisykles, kurios derinamos su Lietuvos archyvų generaline
direkcija.
32
4
Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų įforminimas
Temos tikslai
1. Sugebėti teisingai parinkti dokumento formatą.
2. Suprasti rekvizito sąvoką, paskirtį ir jo įforminimo būdus.
3. Ţinoti paraščių plotį ir atskirų dokumento dalių rašymo vietas.
Nepaisant to, kaip tvarkomas dokumentų valdymas jūsų įmonėje ar įstaigoje – tradiciškai ar
jūs siekiate pasikeisti elektroniniais dokumentais, galioja vieningi valdymo dokumentų
įforminimo reikalavimai.
Laikydamiesi vieningų taisyklių uţtikrinate:
Juridinę dokumentų galią.
Dokumentų sudarymą ir vykdymą kokybiškai ir laiku.
Operatyvią dokumentų paiešką.
Bet kuris dokumentas yra sudarytas iš elementų (datos, teksto, parašo), kurie vadinami
rekvizitais.
4.1
Dokumentų spausdinimas
Dokumentams, kuriems nustatytas ilgesnis nei 25 metai saugojimo terminas, spausdinti
naudojamas popierius, atitinkantis standarte LST EN ISO 9706:2001 „Informacija ir
dokumentai. Dokumentinis popierius. Pastovumo reikalavimai (ISO 9706:1994)― nustatytus
reikalavimus. Naudojami šių formatų popieriaus lapai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip:
A4 (210 × 297 mm), A5 (148 × 210 mm), A5 L (210 × 148 mm), paliekant tokio pločio
paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne maţesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne maţesnė kaip 20
mm, apatinė – ne maţesnė kaip 20 mm;
33
A4 L (297 × 210 mm), paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – ne maţesnė kaip 20 mm,
dešinioji – ne maţesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne maţesnė kaip 30 mm, apatinė – ne maţesnė
kaip 20 mm.
Dokumentai spausdinami vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Atspausdinto dokumento antroje pusėje gali būti įforminamos šiose Taisyklėse ir kituose teisės
aktuose nustatytos ţymos ar nuorodos.
Dokumentai, kuriems nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, gali būti
spausdinami abiejose lapo pusėse.
Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antras ir tolesni lapai, jei kiti
teisės aktai nenustato kitaip. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais
skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Dokumento lapai gali būti numeruojami nurodant
lapo numerį ir bendrą dokumento lapų skaičių, pvz.: 1-5 (1 – lapo numeris, 5 –
bendras dokumento lapų skaičius).
Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.
Dokumentai rašomi įvairių formų: teksto, lentelių ir mišrių.
Kad būtų galima laiku įvykdyti dokumento uţduotį, greitai surasti ir operatyviai naudoti jo
informaciją, dokumentas turi būti tinkamai parengtas, įformintas pagal nustatytus reikalavimus,
juridiškai galiojantis.
Veiklos dokumentų forma, jų rengimo ir įforminimo tvarka turi atitikti Dokumentų rengimo
taisyklėse numatytus reikalavimus.
4.2
Dokumentų priedai
Dokumento priedas yra atskirai įforminta dokumento teksto sudedamoji dalis. Dokumento
tekste priedas paprastai nurodomas skliausteliuose, įrašant ţodį „priedas― ir, jei dokumentas turi
daugiau nei vieną priedą, jo eilės numerį, pvz.: (3 priedas).
Dokumento priedo rekvizitai yra šie: priedo ţyma, pavadinimas, tekstas (lentelė, grafikas,
dokumento forma ir kt.).
Priedo ţyma išdėstoma pagal šių Taisyklių 36 punkte nustatytus reikalavimus.
34
Priedo pavadinimas išdėstomas po priedo ţyma išilginiu centruotu būdu ir rašomas
didţiosiomis paryškintomis raidėmis, pvz.:
arba
Kai priedas yra dokumento forma arba jos pavyzdys, priedo pavadinimas rašomas
skliausteliuose paryškintomis raidėmis, pvz.:
arba
Priedas gali būti papildomas šiais rekvizitais: vizomis, dokumento paieškos nuoroda,
rengėjo nuoroda, jei priedo rengėjas nėra pagrindinio dokumento rengėjas.
Priede parašo rekvizitas nerašomas. Priedo, jei jis nėra dokumento forma, pabaiga ţymima
horizontaliu brūkšniu, brėţiamu po tekstu ties jo viduriu.
Kiekvieno priedo lapai numeruojami atskirai pagal šių Taisyklių 95 punkte nustatytus
reikalavimus.
4.3
Pridedami dokumentai
Pridedami dokumentai dokumento tekste, išskyrus teisės aktus, nurodomi taip:
Nuoroda į pridedamus dokumentus rašoma dokumento teksto paskutinėje pastraipoje, kuri
pradedama didţiosiomis raidėmis rašomu ţodţiu „pridedama―.
Jei pridedami dokumentai įvardijami įstaigos dokumento tekste, teksto paskutinėje
pastraipoje nurodomas tik jų lapų skaičius, pvz.:
……… SPRENDIMŲ POVEIKIO VERTINIMO LENTELĖ
……… PASEKMIŲ APLINKAI REIKŠMINGUMO NUSTATYMO KRITERIJAI
(Sutarties formos pavyzdys)
(Paţymos forma)
35
Jei pridedamas daugiau negu vienas dokumento egzempliorius, nurodomas dokumento lapų
(vieno egzemplioriaus) skaičius ir egzempliorių skaičius, pvz.:
Kai pridedami dokumentai tekste neįvardijami arba įvardijami apibendrintai, teksto pabaigoje
nurodomas kiekvienas pridedamas dokumentas ir jo lapų skaičius. Jei pridedamas daugiau negu
vienas dokumento egzempliorius, nurodomas ir egzempliorių skaičius, pvz.:
Jei dokumentas pridedamas kartu su kitais prie jo pridėtais dokumentais, tai paţymima ir
nurodomas bendras lapų skaičius, pvz.:
arba
Jei dokumentas pridedamas kartu su gautu voku, tai nurodoma, pvz.:
Jei pridedamas leidinys, nurodomas jo puslapių skaičius, pvz.:
Jei pridedamas dokumentas skirtas ne visiems dokumente nurodytiems adresatams,
nurodomas konkretus adresatas, pvz.:
PRIDEDAMA. 3 lapai.
PRIDEDAMA. 4 lapai, 3 egz.
PRIDEDAMA:
1. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo „Dėl lėšų skyrimo― projektas, 1 lapas, 2 egz.
2. Lietuvos Respublikos finansų ministerijos 2006-10-25 rašto Nr. 0-000 „Dėl Lietuvos
Respublikos Vyriausybės nutarimo projekto derinimo― kopija, 2 lapai.
PRIDEDAMA. Vidaus reikalų ministerijos 2006-09-10 raštas Nr. 00-000 su jame
nurodytais pridedamais dokumentais, iš viso 10 lapų.
PRIDEDAMA. V. Pavardenio prašymo kopija su prie jo pridėtomis dokumentų kopijomis,
iš viso 5 lapai.
PRIDEDAMA. V. Pavardenio prašymas, 2 lapai ir vokas.
PRIDEDAMA. Seimo kontrolierių įstaigos ataskaita, 32 puslapiai.
36
Jei pridedamas dokumentas įrašytas kompiuterinėje laikmenoje (kompaktiniame diske ar
kt.), nurodomas kiekvienos rinkmenos pavadinimas, formatas, laikmenos rūšis ir kiekis, pvz.:
Jei prie siunčiamo atspausdinto įstaigos dokumento pridedami dokumentai, kurie siunčiami
tik elektroniniu paštu, atspausdintame dokumente nurodomi siunčiamų rinkmenų pavadinimai
ir formatas, pvz.:
4.4
Dokumentų išrašai
Dokumentų išrašai daromi iš įstaigoje sudarytų, gautų ar joje saugomų dokumentų, kai
reikia pateikti dokumento dalį, susijusią su konkrečiu faktu ar sprendimu, fiziniu ar juridiniu
asmeniu arba asmenų grupe.
Išrašas įforminamas taip:
Specialiosios ţymos rekvizito vietoje paryškintomis raidėmis nurodomas ţodis „Išrašas―.
Iš dokumento pateikiama: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas,
dokumento data, registracijos numeris, reikiama dokumento teksto dalis ir parašo rekvizito
dalys (be parašo).
Kai reikia patvirtinti dokumento išrašo tikrumą, dokumento išraše nurodoma tikrumo ţyma,
rašoma pagal šių Taisyklių 53–55 punktuose nustatytus reikalavimus. Jei dokumento išraše nėra
nurodoma tikrumo ţyma, po parašo rekvizitu dedamas įgaliojimus turinčio įstaigos struktūrinio
padalinio arba įstaigos antspaudas.
Jei struktūrinio padalinio ar įstaigos antspaudo nėra, po parašo rekvizitu rašomas
dokumento išrašą parengusios įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir ţodis „Išrašas―
arba dedamas atitinkamas spaudas.
PRIDEDAMA. 3 lapai, 2 egz. Finansų ministerijai.
PRIDEDAMA. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių projektas.doc, 1 kompaktinis
diskas (CD-RW).
… Ataskaitos forma (ataskaita.doc) bus išsiųsta elektroniniu paštu.
37
4.5
Dokumentų pasirašymas
Teikiami vadovui pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti:
1. Įforminti pagal teisės aktų ir šių Taisyklių nustatytus reikalavimus.
2. Teisės aktai – vizuoti atsakingų asmenų, jei reikia – dokumento rengėjų, teisės norminių
aktų nustatytais atvejais – suderinti su suinteresuotomis institucijomis ir įstaigomis.
3. Aktai, sąrašai, planai ir kiti vadovo parašu tvirtinami dokumentai – pasirašyti atsakingų
darbuotojų ir, jei reikia, vizuoti dokumento rengėjų.
Pasirašomas ar tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius, jei kiti teisės aktai nenustato
kitaip. Kai dokumento sudarytojai yra keli, pasirašoma ar tvirtinama tiek dokumento
egzempliorių, kiek yra sudarytojų.
Siunčiamo dokumento pasirašomas siunčiamas egzempliorius ir įstaigoje liekantis
egzempliorius. Jei siunčiamas dokumentas adresuojamas keliems įvardytiems adresatams,
pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius.
Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems adresatams,
gali būti pasirašomas įstaigoje liekantis egzempliorius, o adresatams siunčiamos dokumento
kopijos ar nuorašai, patvirtinti atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su
pareigų pavadinimu. Antspaudas dedamas taip, kad liestų pasirašiusių asmenų pareigų
pavadinimus, tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu.
Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresatai išdėstomi įstaigoje liekančio
dokumento egzemplioriaus paskutinio lapo antroje pusėje arba adresatų sąrašas įforminamas
atskirai.
Jei adresatų sąrašas įforminamas atskirai, jo pavadinime nurodomas siunčiamo dokumento
sudarytojas, data ir registracijos numeris, pvz.:
NACIONALINĖS TEISMŲ ADMINISTRACIJOS 2006-08-10 RAŠTO NR. 0-00
ADRESATŲ SĄRAŠAS
38
Jei dokumentas, išskyrus elektroninius dokumentus, siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar
kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo
vizos nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas.
Pasirašyti ar patvirtinti dokumentai registruojami ir tvarkomi pagal Lietuvos archyvų
departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamas
dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles.
Dokumentai, registruojami ir tvarkomi pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles.
39
5
Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas
Temos tikslai
1. Supaţindinti su dokumentų rekvizitais, jų ypatumais ir vieta dokumentuose.
2. Ţinoti įstaigos rengiamų dokumentų rašymo ypatumus, principus, rūšis.
3. Mokėti parinkti dokumento rūšį reikiamai informacijai įforminti.
5.1
Dokumentų rekvizitai Dokumentas turi turėti nustatytą kiekį rekvizitų.
Dokumentų rengimo taisyklės numato 22 rekvizitus, tačiau ne visi jie reikalingi viename
dokumente. Kiekvienas rekvizitas išdėstomas nustatytoje dokumento vietoje (1 priedas) ir
atskiriamas nuo aukščiau esančių rekvizitų ne maţesniu kaip vienos eilutės intervalu, išskyrus
šių Taisyklių 28 ir 39 punktuose nustatytus atvejus. Kai spausdinamą dokumentą sudaro
daugiau nei vienas lapas, rekvizitai turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas
vien parašo ir po juo esantys kiti rekvizitai.
Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra:
Išilginis centruotas – rekvizitų eilučių pradţia ir pabaiga vienodai nutolusios nuo kairiosios
ir dešiniosios paraščių. Šiuo būdu rekvizitai spausdinami viršutinėje lapo dalyje. Rašoma
didţiosiomis raidėmis juodu šriftu (bold). Taip rašomas dokumento rengėjo ir dokumento
pavadinimas. Dokumento pavadinimas nuo rengėjo pavadinimo atskiriamas vienu intervalu.
Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių
procedūrų įforminimo elementas.
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „LAPAS“
DIREKTORIUS
40
Kampinis vėliavinis – rekvizito eilučių pradţia nuo kairiosios paraštės arba vienodai
nutolusios nuo kairiosios paraštės.
Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento
rekvizitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų
perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.
Iš kelių eilučių susidedantys rekvizitai, išskyrus dokumento sudarymo vietą ir gauto
dokumento nuorodą, spausdinami vienu intervalu.
Rezoliucijos, vizos ir supaţindinimo ţymos rekvizitai dokumente gali būti nedėstomi, jei kiti
teisės aktai nenustato kitaip. Tokiu atveju įstaigoje turi būti nustatytos tokios organizacinės ir
techninės priemonės, kurios leistų identifikuoti pavedimą davusį, dokumentą vizavusį ar su
dokumentu susipaţinusį asmenį ir uţtikrintų šių procedūrų įrodomąją (teisinę) galią.
REKVIZITAI
Dokumentuose, priklausomai nuo jų paskirties, gali būti šie rekvizitai:
1. Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ţenklas
Spausdinama priklausomai nuo dokumento sudarytojo arba dokumento paskirties.
Kartu dokumente nenaudojami
2. Dokumento sudarytojo pavadinimas
Privalomas visuose dokumentuose, išskyrus teisės aktais tvirtinamus dokumentus
3. Įstaigos duomenys
Privalomi siunčiamuose dokumentuose
4. Adresatas
Privalomas siunčiamuose dokumentuose
5. Dokumento pavadinimas
Privalomas visuose dokumentuose, išskyrus raštus
6. Dokumento data
Privaloma visuose dokumentuose
Uţdarosios akcinės bendrovės „Ąţuolynė―
Personalo skyriui
41
7. Dokumento registracijos numeris
Privalomas visuose dokumentuose
8. Dokumento sudarymo vieta
Privaloma visuose dokumentuose, išskyrus dokumentus, rašomus siunčiamųjų
dokumentų blankuose
9. Dokumento tekstas
Privalomas visuose dokumentuose
10. Parašas
Privalomas visuose dokumentuose
11. Dokumento tvirtinimo ţyma
Privaloma, kai dokumentas tvirtinamas teisės aktu arba įstaigos vadovo parašu
12. Specialioji ţyma
Privaloma, kai reikia nurodyti dokumento ypatybę (projektas, kopija, vertimas ir kt.)
13. Priedo ţyma
Privaloma pridedamuose dokumentuose (nurodo ryšį su dokumentu, kuriam priedas
priklauso)
14. Gauto dokumento registracijos ţyma
Privaloma įstaigos gautuose dokumentuose
15. Gauto dokumento nuoroda
Privaloma atsakomuosiuose raštuose ir kituose atsakomuosiuose dokumentuose
16. Rezoliucija
Gali būti rašoma, kai įstaigos vadovas duoda pavedimą vykdytojui
17. Dokumento suderinimo ţyma
Privaloma įteisinant dokumento suderinimo procedūrą
18. Vizos
Gali būti rašomos, kai pareiškiama nuomonė apie dokumentą arba kai dokumentą
vizuoja jo rengėjas
19. Supaţindinimo ţyma
Rašoma, kai reikia pasirašytinai supaţindinti su dokumentu
20. Rengėjo nuoroda
Privaloma siunčiamuose dokumentuose, gali būti rašoma teisės aktuose
42
21. Dokumento paieškos nuoroda
Privaloma, kai dokumentas (rinkmena) saugomas kompiuteryje
22. Tikrumo ţyma
Privaloma, kai reikia patvirtinti dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą
Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas (toliau – herbas) arba prekių ţenklas dėstomas
išilginiu centruotu būdu po viršutine parašte. Prekių ţenklas gali būti išdėstytas dokumento
viršuje kairėje pusėje, paliekant paraštes.
Lietuvos Respublikos herbą savo dokumentuose gali naudoti, pvz.:
LR Seimas;
LR Prezidentas;
LR Vyriausybė ir jos organai;
LR ministerijos;
LR teismai;
Valstybinės notarinės kontoros;
Civilinės metrikacijos įstaigos;
LR prokuratūros organai ir kt.
PASTABA. Herbas ir prekių ţenklas kartu nespausdinami.
43
Dokumentų rengimo taisyklių 1 priedas
DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA
Specialioji ţyma Gauto dokumento registracijos ţyma
20
Herbas arba prekių ţenklas Priedo ţyma Dokumento tvirtinimo ţyma (Prekių ţenklas) Dokumento sudarytojo pavadinimas
(Įstaigos duomenys)
Dokumento pavadinimas
Dokumento data Dokumento registracijos numeris
Dokumento sudarymo vieta
Adresatas
Dokumento data Dokumento regist-
racijos numeris
Gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose)
Dokumento tvirtinimo ţyma (tvirtinant vadovo parašu)
Rezoliucija
Antraštė (raštuose) Dokumento pavadinimas (kituose siunčiamuose dokumentuose)
Dokumento data Dokumento registracijos numeris (kituose
siunčiamuose dokumentuose)
Dokumento sudarymo vieta
Dokumento tekstas
29
7
Parašas
Dokumento suderinimo ţyma
Viza
Supaţindinimo ţyma
Dokumento rengėjo nuoroda
Tikrumo ţyma (Dokumento
paieškos
nuoroda)
Įstaigos duomenys Dokumento paieškos nuoroda
20
30 85 85 10
210
-------------- – paraštes ţyminti linija
44
CENTRUOTAS PREKIŲ ŢENKLO IR DOKUMENTO SUDARYTOJO IŠDĖSTYMAS
PREKIŲ ŢENKLO IR DOKUMENTO SUDARYTOJO IŠDĖSTYMAS
LAPO VIRŠUTINĖS DALIES KAIRĖJE PUSĖJE
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
Prekių ţenklas
spausdinamas lapo
viduryje po viršutine
parašte
Dokumento sudarytojo pavadinimas
spausdinamas po prekių ženklu, jeigu
ţenklas išspausdintas po viršutine parašte
lapo viduryje
Rašomas didžiosiomis paryškintomis
raidėmis, didesnėmis negu kiti rekvizitai,
ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
Jei prekių ţenklas spausdinamas lapo
viršutinės dalies kairėje pusėje,
dokumento sudarytojo pavadinimas
rašomas ţalia ţenklo
Gali būi spausdinamas lapo
viršutinės dalies kairėje pusėje,
paliekant paraštes
45
2. DOKUMENTO SUDARYTOJO PAVADINIMAS
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių ţenklu, jei šis rekvizitas
išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje. Jei prekių ţenklas yra dokumento kairėje
pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo. Kai herbo arba prekių ţenklo
rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento
viršutine parašte.
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didţiosiomis paryškintomis, gali būti
didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis išilginiu centruotu būdu.
Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti teisės aktuose nustatytą pavadinimą:
2.1. Kai dokumento sudarytojas yra priklausomybės santykiais neatsiejama įstaiga ar
įstaigos struktūrinis padalinys, pavadinime nurodoma priklausomybė, pvz.:
arba
2.2. Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos vadovas ar kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus
turintis asmuo, rašomas visas jo pareigų pavadinimas, pvz.:
arba
arba
Kai dokumento sudarytojas yra iš skirtingų įstaigų atstovų sudaryta grupė, jos pavadinimas
nurodomas pagal teisės akte nustatytą funkciją, pvz.:
LIETUVOS KARIUOMENĖS KARO MEDICINOS TARNYBA
VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETO
VERSLO VADYBOS FAKULTETAS
VILNIAUS MIESTO MERAS
VILNIAUS VERSLO TEISĖS AKADEMIJOS
REKTORIUS
LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS
VALSTYBĖS SEKRETORIUS
46
Kai dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, jų pavadinimai
rašomi vienas po kito ir atskiriami ne maţesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Dokumento sudarytojo pavadinimas uţsienio korespondentams siunčiamuose
dokumentuose gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta uţsienio kalba ir išdėstomas po
lietuvių kalba parašytu dokumento sudarytojo pavadinimu.
DOKUMENTO SUDARYTOJAS – ĮMONĖS VADOVAS
DOKUMENTO SUDARYTOJAS – ĮMONĖS DARBUOTOJAS,
NETURINTIS JURIDINIŲ ĮGALIOJIMŲ
PACIENTŲ SVEIKATAI PADARYTOS ŢALOS NUSTATYMO
KOMISIJA
UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
Kai dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija (įmonės vadovas), rašomas pareigybės pavadinimas ir nurodoma jos priklausomybė
UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
REKLAMOS SKYRIAUS VADYBININKAS
Kai tarnybinio pranešimo, tarnautojo ataskaitos ar kito panašaus dokumento sudarytojas yra įmonės darbuotojas, neturintis juridinių įgaliojimų, rašomas pareigybės pavadinimas ir nurodoma jos priklausomybė
47
DOKUMENTO SUDARYTOJO SPAUSDINIMAS,
KAI NESPAUSDINAMAS PREKIŲ ŢENKLAS
3. ĮSTAIGOS DUOMENYS
Įstaigos duomenų struktūra priklauso nuo dokumento sudarytojo.
Kai dokumento sudarytojas yra įstaiga ar jos vidaus struktūrinis padalinys,
įstaigos duomenis sudaro:
juridinio asmens teisinė forma;
buveinė;
kontaktinė informacija (telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas, kita
reikalinga informacija);
registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie juridinį asmenį;
juridinio asmens kodas;
pridėtinės vertės mokesčio mokėtojo kodas, jei juridinis asmuo yra pridėtinės vertės
mokesčio mokėtojas;
kontaktinė informacija (telefono ir fakso numeriai, įstaigos elektroninio pašto adresas),
kita reikalinga informacija. Pvz.:
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
Jei prekių ţenklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte
LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJA
Biudţetinė įstaiga, Gedimino pr. 00/ A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 /000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
48
Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos teritorinis padalinys:
juridinio asmens teisinė forma;
buveinė;
registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie juridinį asmenį;
juridinio asmens kodas;
pridėtinės vertės mokesčio mokėtojo kodas, jei juridinis asmuo yra pridėtinės vertės
mokesčio mokėtojas;
teritorinio padalinio adresas;
kontaktinė informacija, pvz.:
Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos filialas (atstovybė):
juridinio asmens teisinė forma;
buveinė;
registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie juridinį asmenį;
juridinio asmens kodas;
pridėtinės vertės mokesčio mokėtojo kodas, jei juridinis asmuo yra pridėtinės vertės
mokesčio mokėtojas;
filialo (atstovybės) adresas;
kontaktinė informacija;
filialo kodas ir kita reikalinga informacija.
NEĮGALUMO IR DARBINGUMO NUSTATYMO TARNYBOS
PRIE SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS
ALYTAUS TERITORINIS SKYRIUS
Biudţetinė įstaiga, Švitrigailos g. 00, 00000 Vilnius. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Skyriaus duomenys: Naujoji g. 00, 00000 Alytus, tel. (8 000) 00 000, el. p. [email protected]
49
Pvz.:
arba
Punkto pakeitimas: Dokumentų rengimo taisyklės (Ţin., 2012, Nr. 15-683) . Pakeisti taisyklių 2, 5, 6, 7, 8 priedai (siunčiamųjų dokumentų) ir juose rašant teisinę formą atsisakyta ţodţių „Valstybės― ar „Savivaldybės―.
Įstaigos duomenys išdėstomi eilute ar stulpeliais po dokumento sudarytojo pavadinimu arba
dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje pagal šiuos reikalavimus:
ĮMONĖS DUOMENYS PO DOKUMENTO SUDARYTOJO REKVIZITU
(Prekių ţenklas)
VALSTYBĖS ĮMONĖS REGISTRŲ CENTRO
VILNIAUS FILIALAS
V. Kudirkos g. 18, 03105 Vilnius. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 124110246, PVM mokėtojo kodas LT241102419.
Filialo duomenys: Lvovo g. 25, 08105 Vilnius, tel. (8 5) 242 0833, filialo kodas 124208338
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
ŢIRMŪNŲ SENIŪNIJA
Biudţetinė įstaiga. Konstitucijos pr. 0, 00000 Vilnius. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000.
Seniūnijos duomenys: savivaldybės biudţetinės įstaigos filialas, Ţirmūnų g. 000, 00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000,
el. p. [email protected], filialo kodas 0000000
KALĖJIMŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS
Biudţetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000 ____________________________________________________________
Rašomi: po dokumento
sudarytojo pavadinimu maţesnėmis
negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali
būti atskirti linija.
50
ĮMONĖS DUOMENYS APATINĖJE PARAŠTĖJE
Įstaigos duomenys išdėstomi išilginiu centruotu būdu po dokumento sudarytojo pavadinimu
arba stulpeliais dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje pagal šiuos reikalavimus:
1. Įstaigos duomenys rašomi maţesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskiriami
linija, jei rašomi po dokumento sudarytojo pavadinimu.
2. Jei įstaigos duomenys rašomi apatinėje paraštėje, atskirti linija privalu.
Kai siunčiamo dokumento sudarytojai yra keli, įstaigos duomenys rašomi po kiekvieno
sudarytojo pavadinimu ir atskiriami linija (2 priedas).
4. ADRESATAS
Adresatas rašomas po įstaigos duomenų rekvizitu arba, kai įstaigos duomenys išdėstyti
dokumento apatinėje paraštėje, – po dokumento sudarytojo pavadinimu pagal šiuos
reikalavimus:
REIKIA ŢINOTI! Telefono ir fakso numeriai rašomi pagal Nacionalinių ir
tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo rekomendacijose, patvirtintose
Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus 2005 m. gruodţio
23 d. įsakymu Nr. 1V-1162 (Ţin., 2005, Nr. 152-5628; 2006, Nr. 88-3502),
nustatytus reikalavimus.
______________________________________________________________ Biudţetinė įstaiga Tel. (8 5) 212 1315 Duomenys kaupiami ir saugomi
Trakų g. 30, LT-00000 Vilnius Faks. (8 5) 212 1316 Juridinių asmenų registre,
kodas 123456789
Įmonės duomenys gali būti išdėstomi
stulpeliais apatinėje paraštėje. Brūkšnys
privalomas
51
Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Jei
nurodomi keli adresatai, jie išdėstomi vienas po kito ir skiriami kableliais arba atskiriami ne
maţesniu kaip vienos eilutės intervalu.
KITI ADRESATO RAŠYMO VARIANTAI
1. Kai dokumentas adresuojamas įmonės struktūriniam padaliniui, įmonės pavadinimas
rašomas kilmininko linksniu, įmonės struktūrinio padalinio pavadinimas – naudininko
linksniu:
2. Kai dokumentas skirtas daugeliui adresatų, turinčių tą patį pavadinimą, adresatas gali
būti rašomas apibendrintai:
KALĖJIMŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS
TEISINGUMO MINISTERIJOS
Biudţetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius,
tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000
_____________________________________________________________
Akcinei bendrovei „Rasa― 2011-04-12 Nr. 3-11
Adresatas rašomas:
• nuo kairiosios paraštės;
• maţosiomis neparyškintomis raidėmis;
• po įmonės duomenų rekvizitu;
• jei jo nėra šioje vietoje – po dokumento
sudarytojo rekvizitu.
Vilniaus apskrities viršininko administracijai
Apylinkės teismams
52
3. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma
„Pagal adresatų sąrašą― ir kiekvienam adresatui siunčiamame egzemplioriuje nurodomas
konkretus adresatas, pvz.:
4. Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama to
dokumento kopija, tai nurodoma atskiroje eilutėje prieš šį adresatą, pvz.:
Adresų sąrašas įforminamas pagal Taisyklių 100 punkte nustatytus reikalavimus.
5. Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam asmeniui, nurodomas jo pareigų
pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu, pvz.:
6. Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui, adresato rekvizitas būtinai rašomas su
adresu:
Adresas rašomas pagal Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro tvirtinamas Universaliųjų
pašto paslaugų teikimo taisykles.
Pagal adresatų sąrašą
Vilniaus apskrities archyvui
Lietuvos Respublikos finansų ministerijai
Kopija
Valstybinei mokesčių inspekcijai
prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos
Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijos
Asmens sveikatos skyriaus vedėjui
Vardui Pavardeniui
Vaidui Jurkauskui
Trakų g. 30 – 7
LT – 2000 Vilnius
53
5. DOKUMENTO PAVADINIMAS
Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas (įsakymas, nutarimas,
paţyma, protokolas ar kt.) ir antraštė. Dokumento pavadinimas rašomas didţiosiomis
paryškintomis raidėmis ir, išskyrus raštus, išdėstomas išilginiu centruotu būdu, pvz.:
arba
arba
Teisės aktuose (nutarimuose, įsakymuose ir kt.) dokumento rūšies pavadinimas nurodomas
atskiroje eilutėje po dokumento sudarytojo pavadinimu, o antraštė pradedama ţodţiu „dėl―, pvz.:
Teisės aktais tvirtinamų nuostatų, taisyklių, programų, kitų dokumentų pavadinimas
išdėstomas po tvirtinimo ţymos rekvizitu.
Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nenurodomas. Antraštė pradedama ţodţiu „dėl―,
rašoma nuo dokumento kairiosios paraštės ir nuo aukščiau esančio adresato rekvizito atskiriama
didesniu nei vienos eilutės intervalu, pvz.:
Kituose įstaigos rengiamuose dokumentuose (aktuose, protokoluose, paţymose ir kt.)
dokumento pavadinimas išdėstomas po dokumento sudarytojo pavadinimu arba, jei dokumente
yra nurodytas adresatas, – po šiuo rekvizitu.
Rašomas:
NEKILNOJAMOJO TURTO VERTINIMO TAISYKLĖS
PAŢYMA APIE GAUTAS PAJAMAS
KOLEGIJOS POSĖDŢIO PROTOKOLAS
ĮSAKYMAS
DĖL MEDICINOS PRAKTIKOS LICENCIJŲ IŠDAVIMO
DĖL TEISĖS AKTO PROJEKTO DERINIMO
54
teisės aktų ir įmonės rengiamų dokumentų pavadinimas – po dokumento sudarytojo
pavadinimu;
įmonės siunčiamų dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas – po šiuo
rekvizitu;
teisės aktais tvirtinamų dokumentų pavadinimas – po tvirtinimo ţymos rekvizitu.
DOKUMENTO PAVADINIMO IŠDĖSTYMAS TEISĖS AKTUOSE
6. DOKUMENTO DATA
Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu ir kartu su dokumento registracijos
numeriu dėstoma išilginiu centruotu būdu.
REIKIA ŢINOTI! Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nerašomas.
Antraštė pradedama rašyti nuo kairiosios paraštės prielinksniu „DĖL―
didţiosiomis paryškintomis raidėmis. Jos plotas horizontaliai neribojamas.
Siunčiamų dokumentų lydraščiuose antraštė taip pat rašoma.
UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL DARBO LAIKO PAKEITIMO
Dokumento pavadinimą sudaro: – dokumento rūšies pavadinimas; – teksto antraštė.
Rašomas: – didţiosiomis paryškintomis raidėmis; – išilginiu centruotu būdu; – nuo aukščiau parašytų rekvizitų atskiriamas ne maţesniu kaip vienos eilutės intervalu.
55
Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Jei įstaigos
duomenys rašomi dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje, dokumento data rašoma
dešinėje lapo pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu.
Dokumento data rašoma arabiškų skaitmenų grupėmis pagal LST EN 28601:2000 standartą
arba mišriuoju būdu:
Jei data rašoma skaitmenų grupėmis, pirmoji skaitmenų grupė, ţyminti metus, susideda iš
keturių skaitmenų, antroji ir trečioji grupės, ţyminčios mėnesį ir dieną, turi po du skaitmenis.
Metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais . Jei
mėnesį ar dieną reiškia vienaţenkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz.:
Jei data rašoma mišriuoju būdu, rašomas metų skaitmuo ir ţodţio „metai― sutrumpinimas,
mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir ţodţio „diena― sutrumpinimas. Vienaţenkliai dienos
skaitmenys rašomi be nulio, pvz.:
Data yra dokumento pasirašymo arba įvykio, uţfiksuoto dokumente, laikas. Pavyzdţiui,
įsakymo, paţymėjimo ar rašto data yra jų pasirašymo dienos data, o protokolo ar akto data –
įvykio data.
DATŲ RŪŠYS
TVIRTINIMO DATA
planuose ataskaitose taisyklėse instrukcijose
PASIRAŠYMO DATA
įsakymuose raštuose paţymėjimuose
2011-05-05
2011 m. geguţės 5 d.
56
DATŲ RAŠYMO BŪDAI
TRUMPOSIOS DATOS IŠDĖSTYMAS
ĮVYKIO, KURIS FIKSUOTAS DOKUMENTE, DATA
protokoluose aktuose
TRUMPUOjU
2011-12-08
• arabiškais skaitmenimis • skaičių grupėmis • mėnuo ir diena – dviem skaitmenimis
MIŠRIUOJU
2011 m. gruodţio 8 d.
• arabiškais skaitmenimis • skaičių grupėmis • mėnuo ir diena – dviem skaitmenimis
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
PAŢYMA APIE GAUTAS PAJAMAS
2011-12-09 Nr. 2-12
Vilnius
Dokumento data ir registracijos numeris nuo dokumento pavadinimo atskiriami ne maţesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Dokumento data rašoma: • arabiškų skaitmenų grupėmis; • po dokumento pavadinimu; • kartu su dokumento registracijos numeriu; • išilginiu centruotu būdu.
57
MIŠRIOSIOS DATOS IŠDĖSTYMAS
7. DOKUMENTO REGISTRACIJOS NUMERIS
Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos rekvizito dešinėje pusėje
tokia tvarka: dokumento registracijos numerį sudaro simbolis Nr., dokumento registro
identifikavimo ţymuo ir dokumento registravimo dokumento registre eilės numeris, pvz.:
(V1 – dokumentų registro identifikavimo ţymuo, 159 – dokumento registravimo šiame registre
eilės numeris).
Punkto pakeitimas: Nr. V-63, 2008-03-28, Ţin., 2008, Nr. 37-1372 (2008-04-01).
REIKIA ŢINOTI! Valstybinės lietuvių kalbos komisijos prie LR Seimo 2001 m.
geguţės 3 d. nutarimas Nr. 2 (78) „Dėl datos rašymo― (Ţin., 2001, Nr. 30-1009).
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
ĮSAKYMAS
DĖL VIDAUS TVARKOS TAISYKLIŲ
2011 m. spalio 6 d. Nr. 2-12
Vilnius
Dokumento data tvarkomuosiuose ir fnansiniuose dokumentuose rašoma: • mišriuoju būdu po dokumento pavadinimu; • kartu su dokumento registracijos numeriu; • išilginiu centruotu būdu.
Nr. V1-159
58
Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis, kurie
nurodomi skliausteliuose, pvz.: Nr. (1.15) 1-159 arba Nr. 1-159 (1.15) (1.15 – bylos indeksas pagal
įstaigos dokumentacijos planą).
Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, registracijos numeris
susideda iš dokumento registracijos numerių, atskirtų vienas nuo kito pasviruoju brūkšneliu,
pvz.:
8 . DOKUMENTO SUDARYMO VIETA
Dokumento sudarymo vieta nurodoma dokumentuose, kuriuose nėra įstaigos duomenų
rekvizito. Ji išdėstoma po dokumento datos ir dokumento registracijos numerio rekvizitais
maţosiomis raidėmis išilginiu centruotu būdu, nepaliekant vienos eilutės intervalo, pvz.:
DOKUMENTO REGISTRACIJOS NUMERIS (7)
SUDARYMO VIETA (8)
Nr. V1-159/A-254
2011-10-23 Nr. 2-29 Vilnius
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS DĖL VIDAUS TVARKOS TAISYKLIŲ
2011 m. spalio 6 d. Nr. (1.15) 2-12 arba Nr. 2-12 (1.15)
Vilnius
Dokumento sudarymo vieta nurodoma teisės aktuose ir įstaigos rengiamuose dokumentuose.
Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis (bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose.
59
9. DOKUMENTO TEKSTAS
Dokumento tekstas (lentelė, grafikas ir kt.) raštuose išdėstomas po antrašte, teisės aktuose
(nuostatuose, taisyklėse, programose ir kt.) – po dokumento pavadinimo rekvizitu, kituose
dokumentuose – po dokumento datos ir registracijos numerio arba po sudarymo vietos
rekvizitais. Atsiţvelgiant į dokumento paskirtį, jo tekstui taikomi tokie reikalavimai:
DOKUMENTO TEKSTO SURAŠYMO TVARKA
10. PARAŠO REKVIZITAS
Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas,
vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus:
TEKSTAS RAŠOMAS
• Po dokumento data, registracijos numeriu, sudarymo vieta; • raštuose – po antrašte.
Nuo anksčiau parašytų rekvizitų atskiriamas ne maţesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Teksto pastraipų 1-osios eilutės spausdinamos ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.
Tekstas skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir papunkčiais. Skyriai ir skirsniai ţymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus.
Skyriai ir skirsniai ţymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus. Pavadinimai rašomi didţiosiomis paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne maţesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Poskyriai nenumeruojami, poskyrių pavadinimai rašomi paryškintomis raidėmis išilginiu Centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne maţesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.: Ministras ir ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai
60
Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi
tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.:
Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos darbuotojas, parašo rekvizitai
išdėstomi vienas po kito pagal pasirašančių asmenų einamas pareigas ir vienas nuo kito
atskiriami ne maţesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:
Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kito
dokumento sudarytojų pavadinimų išdėstymo eilės tvarka ir vienas nuo kito atskiriami ne
maţesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:
Kai dokumentą pasirašo laikinai vadovo pareigas einantis asmuo, tokios jo pareigos
nurodomos parašo rekvizite, pvz.:
Kai dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis
vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kt.), tai nurodoma parašo rekvizite, pvz.:
arba
Punkto pakeitimas: Nr. V-89, 2006-10-16, Ţin., 2006, Nr. 111-4265 (2006-10-19).
Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Viršininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Vyriausiasis buhalteris (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Vidaus reikalų ministras (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
L. e. direktoriaus pareigas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Savivaldybės mero pavaduotojas,
pavaduojantis savivaldybės merą (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Personalo skyriaus vyriausiasis specialistas,
atliekantis skyriaus vedėjo funkcijas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
61
Kai tipografiniu būdu pagamintoje teisės aktu patvirtintoje dokumento formoje įforminamą
dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė neatitinka
formoje įrašytų, po jais rašomas (gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas, pvz.:
Kai dokumentą pasirašo komisija, nurodomos pasirašančių asmenų pareigos komisijoje.
Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašoma pirmoji. Jei teisės aktų nustatytais atvejais
dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jie pasirašo po komisijos narių.
Prireikus parašo rekvizite gali būti nurodomos ir einamos pasirašančių asmenų pareigos, pvz.:
Kai įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašo rekvizite turi būti antspaudas, jis
dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą.
Viršininkas Vardas Pavardauskas
Viršininko pavaduotojas (Parašas) Vardas Pavardaitis
Komisijos pirmininkas (parašas) Petras Šlyţys
Nariai (parašas) Jurgis Blaţys
(parašas) Stasys Krėvė
(parašas) Ina Liepaitė
Dalyvaujantys asmenys (parašas) Rimas Lopeta
(parašas) Roma Noreikytė
Direktorius (parašas) Linas Šimutis
Buhalterė (parašas) Lina Kylienė
62
11. DOKUMENTO TVIRTINIMO ŢYMA
Dokumento tvirtinimo ţyma išdėstoma dokumento dešinėje pusėje virš dokumento
pavadinimo kampiniu vėliaviniu būdu pagal šiuos reikalavimus: Dokumento tvirtinimą ţymintis
ţodis rašomas didţiosiomis raidėmis, išskyrus šių Taisyklių 33.3 punkte nustatytą atvejį.
Kai tvirtinama teisės aktu, tvirtinimo ţymą sudaro ţodis „patvirtinta― ir teisės akto, kuriuo
patvirtintas dokumentas, nuoroda, pvz.:
arba
Kai teisės aktu tvirtinama dokumento forma, tvirtinimo ţymą sudaro ţodţiai „forma
patvirtinta― ir teisės akto, kuriuo patvirtinta forma, nuoroda, pvz.:
Kai tvirtinama įstaigos vadovo parašu, tvirtinimo ţymą sudaro ţodis „tvirtinu―, įstaigos
vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, pvz.:
Prireikus tvirtinimo ţyma gali būti papildyta data.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos teisingumo
ministro 2011 m. rugsėjo 16 d.
įsakymu Nr. 0-00
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos vertybinių
popierių komisijos 2011 m. spalio 1 d.
nutarimu Nr. 0-00
Forma patvirtinta Lietuvos
Respublikos finansų ministro
2011 m. liepos 1 d. įsakymu Nr. 0-00
TVIRTINU
Generalinis direktorius
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
63
Kai teisės aktų nustatytais atvejais įstaigos vadovo parašu tvirtinamas kitos įstaigos
dokumentas, tvirtinimo ţymoje nurodomas visas vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir
pavardė, data, pvz.:
Kai teisės aktų nustatytais atvejais dokumentui turi būti pritariama, tvirtinimo ţymoje
rašomas ţodis „pritarta― ir teisės akto, kuriuo dokumentui pritarta, nuoroda, pvz.:
Jei teisės aktų nustatytais atvejais tvirtinimo ţymoje turi būti antspaudas, jis dedamas taip,
kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą.
TVIRTINU
Šiaulių miesto savivaldybės
administracijos direktorius
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
PRITARTA
Lietuvos Respublikos
Vyriausybės 2011 m. liepos 1 d.
nutarimu Nr. 0-00
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“ TVIRTINU Direktorius (parašas) Vardaitis Pavardaitis
BYLŲ PERDAVIMO AKTAS
2011-09-12 Nr. 1-05
Vilnius Tvirtinimo ţymuo rašomas:
• dešinėje lapo pusėje virš dokumento pavadinimo; • išdėstoma kampiniu vėliaviniu būdu.
64
12. SPECIALIOJI ŢYMA
Dokumentų valdymo praktikoje nebuvo įprasta ant gautos faksogramos dėti specialiąją ţymą,
nes faksu gautame dokumente paprastai matyti fakso aparato nuorodos. Todėl naujosiose
taisyklėse specialiosios ţymos nuorodoje pavyzdţio Faksograma nebeliko:
35 punktas. Specialioji ţyma rašoma dokumento pradţioje, viršutinės paraštės dešinėje
pusėje paryškintomis raidėmis, pvz.: Projektas, Kopija, Išrašas, Nuorašas, Vertimas.
Jei dokumentas, išskyrus elektroninius dokumentus, siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar
kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo
nuorodos ar specialiojoje ţymoje nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas.
Punkto pakeitimas: Nr. V-89, 2006-10-16, Ţin., 2006, Nr. 111-4265 (2006-10-19).
13. PRIEDO ŢYMA
Priedo ţyma išdėstoma dokumento priedo pradţioje dešinėje pusėje po viršutine parašte.
Ţymą sudaro: dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, priedo eilės numeris ir
ţodis ,,priedas―. Ţymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, ţodis ,,priedas― kartu su
eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės, pvz.:
Originalas nebus siunčiamas
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
Rašoma 1-ojo lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas.
Taip pat: Išrašas, Projektas, Kopija, Vertimas iš anglų kalbos
65
Jei dokumentas yra įrištas, subrošiūruotas, pakanka nurodyti tik priedo numerį, pvz.:
14. GAUTO DOKUMENTO REGISTRACIJOS ŢYMA
Gauto dokumento registracijos ţyma rašoma arba dedamas spaudas dokumento pirmojo
lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe.
Ţymą sudaro: dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas), ţodis
,,Gauta―, dokumento gavimo data ir registracijos numeris, pvz.:
Civilinės aviacijos priešgaisrinės
saugos taisyklių
1 priedas
2 priedas
Dokumentų rengimo taisyklių 1 priedas
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
Priedo ţyma rašoma dokumento priedo viršutinės paraštės dešinėje pusėje kampiniu vėliaviniu būdu.
Ţymą sudaro: • dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas; • priedo eilės numeris ir ţodis „priedas―; • ţodis „priedas― su eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės.
66
Jei dokumentas gautas per valstybės informacinę sistemą (pvz., per Lietuvos Respublikos
Seimo teisės aktų informacinę sistemą), šioje ţymoje gali būti nurodytas dokumento gavimo
būdas.
15. GAUTO DOKUMENTO NUORODA
Gauto dokumento nuorodą sudaro ţodis „Į―, dokumento, į kurį atsakoma, data ir
registracijos numeris, pvz.:
(Įstaigos pavadinimas)
Gauta per TAPIS
_______ Nr. ______
Į 2011-07-02 Nr. 2-156
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
UAB „SENIS― gauta 2011-11-05 Nr. 12-12
Rašoma arba dedamas spaudas dokumento 1-ojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe.
Sudaro: • dokumentą gavusios įmonės pavadinimas (gali būti sutrumpintas); • ţodis „gauta―; • dokumento gavimo data; • registracijos numeris.
67
Jei gauto dokumento registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento data ir dokumento
rūšies pavadinimas, pvz.:
Jei gauto dokumento datos ir registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento gavimo
data, pvz.:
Gauto dokumento nuoroda atsakomuosiuose raštuose rašoma po dokumento datos ir
registracijos numerio rekvizitais, nepaliekant vienos eilutės intervalo. Kituose
atsakomuosiuose dokumentuose gauto dokumento nuoroda rašoma dokumento dešinėje pusėje
po įstaigos duomenų rekvizitu arba, jei įstaigos duomenys nurodomi apatinėje dokumento
paraštėje, – dokumento dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu.
Į 2011-08-23 prašymą
Į 2011-09-16 gautą prašymą
KALĖJIMŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS
TEISINGUMO MINISTERIJOS
Biudţetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius,
tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Adresatas 2011-03-12 Nr. 3-11
Į 2011-03-09 Nr. 2-30
Gauto dokumento nuorodą sudaro:
• prielinksnis „Į―;
• dokumento, į kurį atsakoma, data;
• jo registracijos numeris;
• rašoma raštuose dešinėje pusėje,
viename lygmenyje su adresatu.
68
16. REZOLIUCIJA
Rezoliucija, išskyrus šių Taisyklių 8 punkte nustatytus atvejus, rašoma dokumento laisvame
plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento teksto, neliečiant kitų rekvizitų.
Rezoliucija rašoma pagal šiuos reikalavimus:
Rezoliucijoje rašoma su dokumentu susijusio pavedimo vykdytojo vardas (vardo raidė) ir
pavardė ar įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas, pavedimo turinys, įvykdymo terminas
(jei reikia), pavedimą davusio asmens parašas, data, pvz.:
Kai pavedimas duodamas keliems vykdytojams, uţ pavedimo įvykdymą atsakingo vykdytojo
pavardė ar įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas pirmasis.
17. DOKUMENTO SUDERINIMO ŢYMA
Dokumento suderinimo ţymą sudaro didţiosiomis raidėmis rašomas ţodis „suderinta―,
įstaigos, su kuria dokumentas derinamas, vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir
pavardė, data. Suderinimo ţymos rekvizitas išdėstomas po parašo rekvizitu arba po baigiamuoju
brūkšniu kampiniu vėliaviniu būdu nuo dokumento kairiosios paraštės, pvz.:
KALĖJIMŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS
Biudţetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Akcinei bendrovei „Rasa― 2011-03-12 Nr. 3-11
Į 2011-03-09 Nr. 2-30
Vardaičiui Pavardaičiui Prašau atsakyti raštu iki 2011-03-20 (Parašas) (Data)
Rezoliucija rašoma: • lapo laisvame plote; • tarp dokumento teksto sudarytojo pavadinimo ir dokumento, neliečiant kitų rekvizitų; • rezoliucija rašoma bet kuriame laisvame dokumento plote, neliečiant teksto.
69
Kai suderinimo procedūra patvirtinama įstaigos raštu, suderinimo ţymoje nurodomas
įstaigos pavadinimas, rašto data ir registracijos numeris, pvz.:
Kai dokumente yra dvi ar daugiau suderinimo ţymos, jos išdėstomos greta, pvz.:
SUDERINTA Lietuvos Respublikos kultūros ministras (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data)
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos
sveikatos apsaugos ministerijos
2008-11-14 raštu Nr. 0-00
SUDERINTA SUDERINTA
Lietuvos Respublikos Lietuvos Respublikos
finansų ministras aplinkos ministras
(Parašas) (Parašas)
(Vardas ir pavardė) (Vardas ir pavardė)
(Data) (Data)
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos ūkio ministras
(parašas)
Vardenis Pavardenis
2011-10-12
Suderinimo ţymą sudaro:
• ţodis SUDERINTA didţiosiomis raidėmis;
• įstaigos, su kuria dokumentas suderintas,
vadovo visas pareigų pavadinimas;
• parašas;
• vardas ir pavardė;
• data.
Ţyma rašoma:
• nuo kairiosios paraštės kampiniu
vėliaviniu būdu;
• po parašo rekvizitu, organizaciniuose
dokumentuose – po brūkšniu.
70
18. VIZOS
Viza – tai vidinis dokumentų derinimas su tos pačios įstaigos struktūriniais padaliniais ar
darbuotojais.
Jei dedamas spaudas su vizuojančio asmens vardu (vardo raide) ir pavarde (jei reikia – ir su
pareigų pavadinimu), pasirašoma ir parašoma data.
Kai dokumento rengėjas vizuoja dokumentą, kuriame yra rengėjo nuoroda, rengėjas
pasirašo virš šios nuorodos; data rašoma po nuoroda, pvz.:
Nuoroda apie pastabas ar atskirąją nuomonę dėl dokumento rašoma virš vizos, pvz.:
(Parašas)
(Rengėjo nuoroda)
(Data)
Pastabos pridedamos
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
(parašas) Ekspertų komisijos pirmininkas
Vardaitė Pavardaitė (parašas)
2011-10-12 Vardaitė Pavardaitė
2011-10-12
Vizos rašomos po parašo
rekvizitu ar brūkšniu ir gali būti
išdėstytos viena šalia kitos arba viena
po kitos.
Vizą sudaro:
• tarnautojo parašas, vardas ir
pavardė;
• data;
• jei reikia – pareigų pavadinimas;
• rašoma nuo kairiosios paraštės
kampiniu vėliaviniu būdu.
71
Vizą sudaro vizuojančio asmens parašas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, jei reikia –
pareigų pavadinimas. Viza, išskyrus šių Taisyklių 8 punkte nustatytus atvejus, rašoma po parašo
rekvizitu arba dokumento paskutinio lapo antroje pusėje kampiniu vėliaviniu būdu. Lietuvos
archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009
m. geguţės 28 d. įsakymas Nr. V-43.
Viza, išskyrus šių Taisyklių 8 punkte nustatytus atvejus, rašoma po parašo rekvizitu arba
dokumento paskutinio lapo antroje pusėje kampiniu vėliaviniu būdu, Dokumentų rengimo
taisyklių 44 punkte nustatyta tvarka.
19. SUPAŢINDINIMO ŢYMA
Supaţindinimo ţyma, išskyrus šių Taisyklių 8 punkte nustatytus atvejus, išdėstoma po
parašo ir vizų rekvizitais kampiniu vėliaviniu būdu.
SUPAŢINDINIMO ŢYMOS IŠDĖSTYMAS
Įstaigos vadovo pavedimu pasirašytinai supaţindinant su dokumentu darbuotojus,
supaţindinimo ţymos rašomos dokumento pabaigoje esančiame laisvame plote arba dokumento
paskutinio lapo antroje pusėje, pvz.:
Susipaţinau (parašas) Vardaitė Pavardaitė 2011-10-12 Susipaţinau (parašas) Vardaitė Pavardaitė 2011-10-12
Supaţindinimo ţyma rašoma:
• po parašo rekvizitu laisvame plote
kampiniu vėliaviniu būdu.
Teisės aktų nustatytais atvejais,
kai tarnautojas pasirašytinai turi būti
supaţindintas su dokumentu, ţymoje rašomi
susipaţinimą reiškiantys ţodţiai, parašas,
vardas ir pavardė, data.
72
46 punktas. Nuoroda apie pastabas ar atskirąją nuomonę dėl dokumento rašoma virš vizos,
pvz.:
20. DOKUMENTO RENGĖJO NUORODA
Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio asmens vardas (vardo
raidė) ir pavardė, kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas).
Dokumento rengėjo nuoroda išdėstoma dokumento pabaigoje, kairėje pusėje virš apatinės
paraštės, pvz.:
Susipaţinome
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
Pastabos pridedamos
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
Originalas nebus siunčiamas
(Vardas ir pavardė), tel. (8 5) 123 4567, faks. (8 5) 123 4567, el. p. [email protected]
Rašoma:
• dokumento paskutinio
lapo kairėje pusėje;
• virš apatinės paraštės.
Rengėjo nuorodoje vienoje eilutėje
rašomas:
• dokumentą parengusio tarnautojo
vardas (vardo raidė) ir pavardė;
• galimi ryšio duomenys (telefono, fakso
numeriai, elektroninio pašto adresas).
73
Jei dokumentas, išskyrus elektroninius dokumentus, siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar
kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo
nuorodos ar specialiojoje ţymoje nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas.
Punkto pakeitimas:
Nr. V-89, 2006-10-16, Ţin., 2006, Nr. 111-4265 (2006-10-19).
21. DOKUMENTO PAIEŠKOS NUORODA
Dokumento paieškos nuoroda rašoma dokumento pabaigoje, apatinės paraštės dešinėje
pusėje. Jei apatinėje paraštėje nurodomi įstaigos duomenys, dokumento paieškos nuoroda
rašoma virš apatinės paraštės. Dokumento paieškos nuoroda gali būti rašoma maţesniu ar
kitokiu šriftu ir išdėstoma pagal šiuos reikalavimus:
Kai rinkmena saugoma tame pačiame kompiuteryje, dokumento paieškos nuorodą gali
sudaryti kompiuterio pagrindinio diskinių atmintinės įrenginių katalogo (C:, D: ar kt.),
katalogo, pakatalogio ir rinkmenos pavadinimai, vienas nuo kito atskiriami ţenklu „\―, pvz.:
C:\Mano dokumentai\Susirašinėjimas su ministerijomis\vrmrastas13.doc
Kai rinkmena saugoma kitame kompiuteryje, dokumento paieškos nuorodą gali sudaryti
kompiuterio (srities), kuriame saugoma rinkmena, pavadinimas (serveris ar kt.), katalogo,
pakatalogio, rinkmenos pavadinimai, pvz.:
\\Serveris\Susirasinejimas su ministerijomis\vrmrastas13.doc
Rašoma:
• dokumento pirmojo lapo
apatinės paraštės dešinėje pusėje;
• arba virš apatinės paraštės.
Dokumento paieškos nuorodą gali
sudaryti kompiuterio pagrindinio diskinių
atmintinės įrenginių katalogo (c:, D: ar kt.),
katalogo, pakatalogio ir rinkmenos
pavadinimai, vienas nuo kito atskiriami „\―.
74
22. TIKRUMO ŢYMA
Tikrumo ţyma rašoma, kai reikia patvirtinti įstaigos sudaryto ar jos gauto dokumento
kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą. Tikrumo ţyma rašoma dokumento pabaigoje esančiame
laisvame plote.
Tikrumo ţymą sudaro ţodţiai „Kopija tikra― („Nuorašas (Išrašas) tikras―), dokumento
kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą tvirtinančio įstaigos vadovo ar kito tokius įgaliojimus turinčio
asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, antspaudas, pvz.:
Jei teisės aktais nustatytais atvejais tikrumo ţymoje turi būti antspaudas, jis dedamas
Taisyklių 34 punkte nustatyta tvarka.
Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje esančiame laisvame
plote nurodoma: „Kopija tikra― („Nuorašas (Išrašas) tikras―) ir pasirašoma, paskutiniame lape
tikrumo ţyma rašoma pagal šių Taisyklių 54 punkte nustatytus reikalavimus.
Kopija tikra (Pareigų pavadinimas) (A.V.) (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data)
Kopija tikra: Personalo skyriaus vedėja (parašas) Vardas ir pavardė (data)
Ţymą sudaro: • ţodis „Kopija tikra―; • dokumento kopijos tikrumą liudijančio įmonės vadovo ar kito teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčio tarnautojo pareigų pavadinimas; • parašas; • vardas ir pavardė; • data; • antspaudas.
Rekvizito vieta – dokumento apatinėje dalyje esančiame laisvame plote.
75
Ilgą laiką neturėjome trumpo ir vienareikšmio termino, kuriuo galėtume įvardyti teisės
aktus ir įstaigos siunčiamus bei rengiamus (organizacinius, tvarkomuosius ir informacinius)
dokumentus. Pasirinktas terminas veiklos dokumentai, tai – valstybės ar savivaldybės
institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos,
privataus juridinio asmens vykdant veiklą sudaryti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų
perimti dokumentai.
Veiklos dokumentai skirstomi į tokias grupes:
Teisės aktais tvirtinamus dokumentus, nustatančius pagrindines organizacijų ir
valstybės organų veiklos taisykles ir reguliuojančius įvairias įstaigų darbo puses (įstatai, valdymo
struktūra, etatų sąrašas, pareiginiai nuostatai, vidaus tvarkos taisyklės).
Teisės aktus, leidţiamus sprendţiant pagrindinius įstaigos veiklos klausimus (pagrindinės
įmonės veiklos įsakymai, sprendimai, potvarkiai, nutarimai).
Įstaigos rengiamus ir įstaigos siunčiamus, skirtus operatyviems klausimams spręsti,
informacijai perduoti ar ja pasikeisti, įvykiams bei faktams fiksuoti ( aktai, raštai, faksogramos,
paţymos, paţymėjimai, tarnybiniai pranešimai, protokolai ir pan.).
Be anksčiau išvardytų, galima išskirti dar kelias pagrindines dokumentų grupes,
nepriklausomai nuo įmonės specifikos:
Personalo dokumentai (personalo įsakymai, darbo sutartys, asmens bylos, asmens
kortelės).
Finansiniai-buhalteriniai dokumentai (Didţioji knyga, metinės ataskaitos,
buhalteriniai balansai, pelno ir mokesčio ataskaitos, sąmatos, sąskaitos, kasos knygos ir kt.).
Iš valstybinių institucijų ir savivaldybių organizacijos gali gauti dokumentus, reguliuojančius
įvairius jų veiklos klausimus (mokesčiai, aplinkos apsauga ir pan.). Šie dokumentai sudaro
atskirą grupę – norminius aukštesniųjų organizacijų dokumentus. Į savarankišką grupę galima
išskirti komercinius kontraktus (sutartis), kurie yra pagrindiniai verslo dokumentai.
Priklausomai nuo objektyvių (įmonės profilis) ir subjektyvių (įmonės vadovo ir dalykinių
partnerių reikalavimai) veiksnių, kokia nors dokumentų grupė gali vyrauti arba, priešingai, būti
nereikšminga.
Pagal tuos pačius reikalavimus sudaromi ir asmenų (asmeniniai) dokumentai – prašymai,
pasiaiškinimai, asmens įgaliojimai, gyvenimo aprašymai ir pan.
76
5.1.1
Aktualūs dokumentų rengimo
taisyklių pakeitimai
2011 m. liepos 16 d. įsigaliojo naujai patvirtintos Dokumentų rengimo taisyklės bei
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės. Toliau pateikiamos tik Dokumentų rengimo
taisyklių naujovės. Šių pakeitimų nedaug, jie neesminiai, susiję su kitų teisės aktų pakeitimais.
Aptariamų Taisyklių 1 punkte nurodoma, kad šiose Taisyklėse nustatyti dokumentų
rengimo ir įforminimo reikalavimai netaikomi dokumentams, kurių formą ir
struktūrą nustato tarptautiniai standartai ar susitarimai (pvz., karybos), ir šių
standartų ar susitarimų privalomą taikymą nustato kiti teisės aktai.
Dokumentų rengimo taisyklių pakeitimus sąlyginai galima suskirstyti į tokias grupes:
Dokumentų siuntimas pagal adresatų sąrašą; Dokumentų gavimo būdo nurodymas; Rengėjo
vizos išdėstymas; Antspaudų ir spaudų dėjimo pakeitimai; Dokumentų išrašų (kai nėra
nurodoma tikrumo ţyma) kopijų ir nuorašų tvirtinimas ir kt.
Kiti Taisyklių pakeitimai yra tik redakcinio pobūdţio, pvz., vietoj įstaigos Lietuvos archyvų
departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės nurodoma Lietuvos vyriausiasis
archyvaras.
Dokumentų siuntimas pagal adresatų sąrašą
Pagal ankstesniąsias taisykles adresato įforminimas, kai siunčiama pagal
adresatų sąrašą, buvo nepatogus, nes jei reikėdavo išsiųsti tą patį dokumentą
daugeliui adresatų, kiekviename dokumente turėjo būti rašoma „Pagal adresatų sąrašą―
ir nurodomas konkretus adresatas. Šio reikalavimo daţniausiai nebuvo laikomasi:
dokumento rengėjai adresato ţymoje rašydavo „Pagal adresatų sąrašą―, padarydavo
reikiamą skaičių kopijų ir prie visų prisegdavo adresatų sąrašą. Kaip tik toks pakeitimas
šalia senojo adresato įforminimo būdo ir įrašytas dabar galiojančiose Dokumentų
rengimo taisyklėse:
77
17.4 punktas. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato
rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“ ir kiekvienam adresatui
su dokumento siunčiamu egzemplioriumi siunčiamas adresatų sąrašas
arba kiekvienam adresatui siunčiamame egzemplioriuje nurodomas konkretus
adresatas.
Specialioji žyma
Dokumentų valdymo praktikoje nebuvo įprasta ant gautos faksogramos dėti specialiąją
ţymą, nes faksu gautame dokumente paprastai matyti fakso aparato nuorodos. Todėl
naujosiose taisyklėse specialiosios ţymos nuorodoje pavyzdţio Faksograma
nebeliko:
35 punktas. Specialioji žyma rašoma dokumento pradžioje, viršutinės
paraštės dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis, pvz.: Projektas, Kopija,
Išrašas, Nuorašas, Vertimas.
Gauto dokumento registracijos žyma
Pakeitimas susijęs su informacinių technologijų taikymų, registruojant gautus
dokumentus. Įstaigos, turinčios tokias sistemas, gauto dokumento registracijos ţymoje
gali nurodyti ir papildomų duomenų.
Jei dokumentas gautas per valstybės informacinę sistemą (pvz., per
Lietuvos Respublikos Seimo teisės aktų informacinę sistemą), šioje žymoje
gali būti nurodytas dokumento gavimo būdas, pvz.:
Įstaigos pavadinimas)
gauta per TAPIS
_______ Nr. ______
Viza
Vizos rekvizito papildymas susijęs su rengėjo vizos išdėstymu dokumente. Rengėjo
viza – vizos rūšis, rašoma tik siunčiamųjų dokumentų įstaigos viduje liekančiame
78
egzemplioriuje. Kai dokumento rengėjas vizuoja dokumentą, kuriame yra rengėjo
nuoroda, rengėjas pasirašo virš šios nuorodos; data rašoma po nuorodos, pvz.:
Rengėjas pasirašytinai prisiima atsakomybę uţ parengtą dokumentą, tačiau adresatas mato
tik rengėjo nuorodą, o parašo ir datos neturi matyti, nes šis dokumento rengimo punktas skirtas
tik siuntėjo reikmėms. Kai dokumentas siunčiamas faksu, adresatas turi galimybę pamatyti ir
rengėjo parašą bei datą, o tai nėra pageidautina. Todėl taisyklėse atsirado papildymas, kuris
numato kitą rengėjo vizos vietą:
Rengėjo viza gali būti rašoma ir dokumento paskutinio lapo antroje pusėje.
Tikrumo žyma
Tikrumo ţymos rekvizito pakeitimas susijęs su Lietuvos Respublikos Vyriausybės
pasitarime 2009 m. lapkričio 3 d. pasitarimo protokolas Nr. 85) pateiktu siūlymu
naikinti teisės aktuose reikalavimą turėti antspaudą ir parengti su tuo susijusius teisės
aktų pakeitimus. Tad rekvizite neliko privalomo reikalavimo dokumento kopijos
(nuorašo ar išrašo) tikrumą paliudyti antspaudu. Tačiau taisyklėse tebegalioja punktas,
paliekantis galimybę tikrumo ţymoje dėti antspaudą.
Dokumentų išrašai
Naujosiose taisyklėse papildytos nuostatos, reglamentuojančios dokumentų išrašų (kai
nėra nurodoma tikrumo ţyma) kopijų ir nuorašų tvirtinimą.
91 punktas. Kai reikia patvirtinti dokumento išrašo tikrumą, dokumento išraše
nurodoma tikrumo ţyma. Jei dokumento išraše nėra nurodoma tikrumo ţyma, po
parašo rekvizitu dedamas įgaliojimus turinčio įstaigos struktūrinio padalinio arba
įstaigos antspaudas. Jei struktūrinio padalinio ar įstaigos antspaudo nėra,
po parašo rekvizitu rašomas dokumento išrašą parengusios įstaigos
pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Išrašas“ arba dedamas
atitinkamas spaudas.
(Parašas)
(vardas ir pavardė), tel. (8 41) 00 00 00
(data)
79
Dokumentų pasirašymas
Naujųjų taisyklių Dokumentų pasirašymo skyriaus pakeitimai taip pat susiję su
dokumentų, siunčiamų pagal adresatų sąrašą, pasirašymu ir dokumentų kopijų ar
nuorašų tvirtinimu struktūrinio padalinio antspaudu (ne tikrumo ţyma):
Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pavadinimu
nėra, po parašo rekvizitu (tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju
brūkšniu) rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis
„Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas spaudas.
80
5.1.2
Dokumentų trafaretai
Dokumentų rengimo taisyklių 1 priedas
DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA
Specialioji ţyma Gauto dokumento registracijos ţyma
20
Herbas arba prekių ţenklas Priedo ţyma Dokumento tvirtinimo ţyma (Prekių ţenklas) Dokumento sudarytojo pavadinimas
(Įstaigos duomenys)
Dokumento pavadinimas Dokumento data Dokumento registracijos numeris
Dokumento sudarymo vieta
Adresatas
Dokumento data Dokumento regist- racijos numeris Gauto dokumento nuoroda
(atsakomuosiuose dokumentuose)
Dokumento tvirtinimo ţyma (tvirtinant vadovo parašu)
Rezoliucija
Antraštė (raštuose) Dokumento pavadinimas (kituose siunčiamuose dokumentuose) Dokumento data Dokumento registracijos numeris (kituose
siunčiamuose dokumentuose)
Dokumento sudarymo vieta Dokumento tekstas
29
7
Parašas
Dokumento suderinimo ţyma Viza
Supaţindinimo ţyma Dokumento rengėjo nuoroda
Tikrumo ţyma (Dokumento paieškos nuoroda)
Įstaigos duomenys Dokumento paieškos nuoroda
20
30 85 85 10
210
81
Dokumentų rengimo taisyklių 2 priedas
RAŠTO FORMOS PAVYZDYS
LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJA
Biudţetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT- 00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks.: (8 0) 000 0000 / 000 0000. el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
KALĖJIMŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS
TEISINGUMO MINISTERIJOS
Biudţetinė įstaiga, Sapiegos g. 0, LT- 00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Lietuvos Respublikos 2011-07-10 Nr. (00) 0-00 / (0.00) XX0-00
socialinės apsaugos
ir darbo ministerijai
DĖL …
(Dokumento tekstas)
Teisingumo ministras (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Rengėjo nuoroda)
(Rengėjo nuoroda)
82
Dokumentų rengimo taisyklių 3 priedas
PERDAVIMO AKTO FORMOS PAVYZDYS
PANEVĖŢIO MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
ŠVIETIMO SKYRIUS
TVIRTINU
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
… PERDAVIMO AKTAS (tik vienoje eilutėje, išskyrus teisės aktus)
2011-07-30 Nr. (0.00) 0-00 Panevėţys
(Dokumento tekstas)
Perdavė
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Priėmė
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
83
Dokumentų rengimo taisyklių 4 priedas
PROTOKOLO FORMOS PAVYZDYS
VILNIAUS ŢVĖRYNO GIMNAZIJA
… POSĖDŢIO PROTOKOLAS
2011-07-05 Nr. X0-0 Vilnius
Posėdis įvyko ____________ .
data (laikas)
Posėdţio pirmininkas (Vardas ir pavardė).
Posėdţio sekretorius (Vardas ir pavardė).
Dalyvavo: (Vardai ir pavardės, arba nurodoma, kad dalyvių
sąrašas pridedamas, kvorumo buvimas*).
DARBOTVARKĖ: (didţiosiomis)
1. … .
2. … .
1. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Pranešėjas (Vardas ir pavardė, pranešimo turinys, arba nurodoma,
kad pranešimas pridedamas).
(Pasisakiusiųjų vardai ir pavardės, pasisakymo turinys).
NUTARTA:
1. … .
2. … .
2. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Posėdţio pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Posėdţio sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
*Kvorumo buvimas nurodomas teisės aktų nustatytais atvejais.
84
Dokumentų rengimo taisyklių 5 priedas
RAŠTO FORMOS PAVYZDYS
LIETUVOS RESPUBLIKOS GINKLŲ FONDAS
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS
Lietuvos Respublikos krašto apsaugos 2011-07-15 Nr. (0.0) 0-000
ministerijai Į 2011-07-07 Nr. X0-0000 (0.0)
Kopija
Lietuvos Respublikos vidaus reikalų
ministerijai
DĖL …
(Dokumento tekstas)
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Rengėjo nuoroda)
Biudţetinė įstaiga Tel. (8 0) 000 0000 Duomenys kaupiami ir saugomi
Linkmenų g. 00, 00000 Vilnius Faks. (8 0) 000 0000 Juridinių asmenų registre
El. [email protected] Kodas 000000000
85
Dokumentų rengimo taisyklių 6 priedas
PAŢYMOS FORMOS PAVYZDYS
MIGRACIJOS DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS
VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS
Biudţetinė įstaiga, Šventaragio g. 0, 00000 Vilnius, tel./faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected]
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos
prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos
Vilniaus miesto skyriui Į 2011-09-30 Nr. (0-0) X0-00
PAŢYMA APIE (DĖL) …
2011-11-10 Nr. 0X-00
(Dokumento tekstas)
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Tik vienas parašas, bet gali būti ir du, jei,
pvz., tai numatyta vidaus darbo taisyklėse ar
pan., ar net jei ir nenumatyta niekur, bet taip
nori Jūsų vadovas)
(Rengėjo nuoroda)
86
Dokumentų rengimo taisyklių 7 priedas
RAŠTO FORMOS PAVYZDYS
NEĮGALUMO IR DARBINGUMO NUSTATYMO TARNYBOS
PRIE SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS
ALYTAUS TERITORINIS SKYRIUS
Biudţetinė įstaiga, Švitrigailos g. 00, 00000 Vilnius. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000.
Skyriaus duomenys: Naujoji g. 00, 00000 Alytus, tel. (8 000) 00 000, el. p. [email protected]
Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos
ministerijai 2011-03-15 Nr. (0.0) 0-000
DĖL …
(Dokumento tekstas)
Pareigų pavadinimas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Rengėjo nuoroda)
87
Dokumentų rengimo taisyklių 8 priedas
RAŠTO FORMOS PAVYZDYS
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
ŢIRMŪNŲ SENIŪNIJA
Biudţetinė įstaiga. Konstitucijos pr. 0, 00000 Vilnius. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000.
Seniūnijos duomenys: savivaldybės biudţetinės įstaigos filialas, Ţirmūnų g. 000, 00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected],
filialo kodas 0000000 _____________________________________________________
Vilniaus miesto savivaldybės administracijos
Socialinių reikalų departamentui 2011-03-25 Nr. (0.0) 0-000
DĖL ........
(Dokumento tekstas)
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Rengėjo nuoroda)
88
Dokumentų rengimo taisyklių 9 priedas
ĮSAKYMO FORMOS PAVYZDYS
LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL …
2011 m. spalio 26 d. Nr. X0-000 Vilnius
(Dokumento tekstas)
Vidaus reikalų ministras (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Parengė (Vizos)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
89
Dokumentų rengimo taisyklių 10 priedas
POTVARKIO FORMOS PAVYZDYS
LIETUVOS RESPUBLIKOS
SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS
KANCLERIS
POTVARKIS
DĖL …
2011 m. spalio 12 d. Nr. X0-00 Vilnius
(Dokumento tekstas)
Ministerijos valstybės sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
90
Dokumentų rengimo taisyklių 11 priedas
NUTARIMO FORMOS PAVYZDYS
LIETUVOS RESPUBLIKOS KONKURENCIJOS TARYBA
NUTARIMAS
DĖL …
2011 m. rugsėjo 22 d. Nr. 00-000 Vilnius
(Dokumento tekstas)
Pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
91
Dokumentų rengimo taisyklių 12 priedas
SPRENDIMO FORMOS PAVYZDYS
PALANGOS MIESTO SAVIVALDYBĖS TARYBA
SPRENDIMAS
DĖL …
2011 m. lapkričio 26 d. Nr. 00-00 Palanga
(Dokumento tekstas)
Savivaldybės meras (Parašas) (Vardas ir pavardė)
92
Dokumentų rengimo taisyklių 13 priedas
NUOSTATŲ FORMOS PAVYZDYS
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos vidaus reikalų
ministro 2011 m. lapkričio 30 d.
įsakymu Nr. 0-000
… SKYRIAUS NUOSTATAI
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. … .
2. … .
II. SKYRIAUS UŢDAVINIAI IR FUNKCIJOS
3. … .
3.1. … .
3.2. … .
4. … .
III. SKYRIAUS TEISĖS
5. … .
6. … .
93
5.2
Įstaigos siunčiami dokumentai
Siunčiamų dokumentų rekvizitai yra šie: herbas arba prekių ţenklas, dokumento sudarytojo
pavadinimas, įstaigos duomenys, adresatas, dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė),
dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose
dokumentuose), dokumento tekstas, parašas, dokumento rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai
dokumento rengėjas yra įstaigos vadovas).
Uţsienio korespondentams siunčiamų dokumentų rekvizitai gali būti rašomi pasirinkta
uţsienio kalba, išskyrus dokumento sudarytojo pavadinimo rekvizitą, kuris rašomas pagal šių
Taisyklių 13 punkte nustatytus reikalavimus.
Kai rengiamo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumente herbas arba
prekių ţenklas nenaudojami, o sudarytojų pavadinimai (jei reikia − kartu su įstaigos
duomenimis) išdėstomi pagal šių Taisyklių 16.2 punkte nustatytus reikalavimus.
Kai siunčiamo dokumento sudarytojas yra komisija, darbo grupė ar pan., sudaryta iš kelių
įstaigų atstovų, įstaigos duomenų rekvizite nurodomas jos funkcijų vykdymą padedančios
uţtikrinti įstaigos adresas ir kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto
adresas ir kt.).
Naujos Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės informacinius dokumentus
suskirstė į du pogrupius: įstaigos siunčiamus ir įstaigos rengiamus dokumentus.
Tai gausiausia dokumentų grupė. Jai priklauso raštai, tarnybiniai pranešimai, paţymos,
ataskaitos, sąrašai, aktai, protokolai, sutartys ir pan., tačiau ryškios takoskyros tarp jų nėra.
Įstaigos siunčiami dokumentai gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos
procedūrų įforminimo rekvizitais: specialiąja ţyma, dokumento gavimo registracijos ţyma,
rezoliucija, vizomis, dokumento paieškos nuoroda.
Informacinių dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas rašomas po šiuo
rekvizitu.
94
Kai informacinio siunčiamojo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumentas
įforminamas ne blanke, o sudarytojų pavadinimai kartu su duomenimis apie įstaigą dėstomi
vienas po kito.
Rašte pateikiama informacija tam tikru klausimu ar prašoma ją pateikti. Raštais
apibendrintai vadinami įvairaus turinio dokumentai, kurie daţniausiai siunčiami paštu. Tai
įvairūs prašymai, paklausimai, atsakymai, priminimai, uţsakymai ir kt.
Raštai įforminami blankuose, kurie turi tris privalomus rekvizitus: herbą arba prekių ţenklą,
dokumento sudarytojo pavadinimą ir įstaigos duomenis.
Kairėje lapo pusėje rašomas adresatas, dešinėje lapo pusėje rašoma data, paprastai arabiškų
skaitmenų grupėmis, ir dokumento numeris. Jei raštas atsakomasis, po data rašoma gauto
ĮSTAIGOS RENGIAMI
DOKUMENTAI
Siunčiami dokumentai Vidaus dokumentai
RAŠTAI
PAŢYMOS
REKOMENDACIJOS
ĮGALIOJIMAI
ARCHYVO PAŢYMOS
AKTAI, PROTOKOLAI,
SĄRAŠAI, TARNYBINIAI
PRANEŠIMAI,
ATASKAITOS,
DOKUMENTACIJOS
PLANAS
Iniciatyviniai, atsakomieji
ir lydraščiai
Paskirtis - bendrauti raštu
su valstybės institucijomis,
verslo partneriais,
asmenimis ir kt.
Paskirtis - teikti duomenis
apie įstaigų veiklą ir
asmenis valstybės
institucijoms, verslo
partneriams, asmenims ir
kt.
Paskirtis - fiksuoti įstaigos
vidaus veiklą
Raštas – dokumentas, kurį įstaiga rašo ko nors klausdama, prašydama, į ką nors atsakydama,
informuodama.
95
dokumento nuoroda. Raštuose nerašomas dokumento rūšies pavadinimas, tik jo antraštė
didţiosiomis paryškintomis raidėmis, pradedama prielinksniu DĖL:
Siunčiamųjų dokumentų lydraščiuose antraštė rašoma kaip ir visuose raštuose. Raštų būna
įvairių, nuo jų paskirties priklauso teksto formulavimas. Raštas rašomas dokumento sudarytojo
vardu, pagrindinis veiksmaţodis gali būti daugiskaitos pirmojo asmens formos (Prašome) arba
trečiojo asmens formos (Valdyba prašo).
Siunčiamieji raštai yra tokia dokumentų rūšis, kur įmanomos šiek tiek mandagesnės
formuluotės (Maloniai prašome pranešti, Apgailestaudami turime pranešti, prieš parašą gali
būti pridėtas pagarbos ţodis Pagarbiai arba Su pagarba). Šios formuluotės nėra būtinos, jų
nereikalauja Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės.
Rašto tekstas susideda iš dviejų tarpusavyje susijusių dalių. Pirmoje išvardijami faktai, kuo
remiantis parašytas raštas, o antrojoje daromos išvados, pateikiami pasiūlymai arba išdėstomas
prašymas. Pirmosios rašto dalies gali ir nebūti. Rašto stilius turi būti neutralaus tono, be
asmeniškumo.
Tekstas rašomas įstaigos ar struktūrinio padalinio vardu daugiskaitos pirmojo asmens forma
(pvz.: Siunčiame, Prašome) arba trečiojo asmens forma (pvz.: Vaikų teisių apsaugos tarnyba
neprieštarauja, kad...).
Raštus, siunčiamus aukštesniosioms ir kitoms organizacijoms, pasirašo įstaigos vadovas
arba jo pavaduotojas. Jei raštas siunčiamas keliems adresatams, pasirašomas kiekvienas
egzempliorius, jei pavaldţioms įstaigoms (apibendrintas adresatas) – vadovas pasirašo tik jo
originalą, kuris lieka įstaigoje, o išsiuntinėjamos kopijos su parašo faksimile.
Raštai yra trijų rūšių:
1. Iniciatyviniai.
2. Atsakomieji.
3. Lydraščiai.
Lydraščiu vadinamas su dokumentu siunčiamas paaiškinamasis raštas. Lydraštyje
minimas siunčiamasis dokumentas, nurodomas jo lapų ir egzempliorių skaičius. Jis rašomas
kaip ir visi raštai – su antrašte.
DĖL PATALPŲ REMONTO
96
Jei rašte ar lydraštyje įvardijami kiti siunčiami dokumentai, teksto paskutinėje pastraipoje
nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa pradedama didţiosiomis raidėmis rašomu ţodţiu
PRIDEDAMA, po jo dedamas taškas, o pridedamas dokumentas nurodomas toje pačioje eilutėje,
pvz.:
Jei siunčiami dokumentai tekste neįvardyti, jie išvardijami teksto pabaigoje. Po ţodţio
PRIDEDAMA rašomas dvitaškis, o dokumentai numeruojami arabiškais skaitmenimis ir
kiekvienas rašomas naujoje eilutėje, pvz.:
Informacinių dokumentų tekste gali būti atskirai rašomos pastabos, pasiūlymai, išvados,
dokumento sudarymo ar pateiktų duomenų pagrindas, pvz.:
arba
Garantiniuose raštuose dedamas antspaudas.
Reikalavimai raštų rašymui
1. Raštai rašomi informacinių siunčiamų dokumentų blanke (A4 arba A5 formate).
2. Raštai nerašomi ranka.
3. Raštai turi būti estetiški – neištepti, tekstas netaisytas, be klaidų.
4. Raštai surašomi dviem egzemplioriais: vienas, atspausdintas blanke, išsiunčiamas, kitas
paliekamas įstaigoje.
Raštas turi būti korektiškas, dalykiškas, konkretus. Raštą skaitys pareigūnai ar tarnautojai,
kuriuos domins ne rašto autoriaus literatūriniai sugebėjimai, bet tiksliai dėstoma informacija ir
keliamo klausimo esmė. Reikia vengti dviprasmiškų frazių, kruopščiai parinkti terminus,
PRIDEDAMA:
1. Diplomo kopija, 1 lapas.
2. Gyvenimo aprašymas, 1 lapas.
PAGRINDAS. Direktoriaus 2010 m. lapkričio 5 d. įsakymas Nr. 5 „Dėl ataskaitų
pateikimo―.
PRIDEDAMA. 5 lapai, 2 egz.
PASTABA. Papildomi duomenys bus pateikti vėliau.
97
nevartoti profesionalizmų, ţinomų tam tikros srities specialistams, nes adresatui juos gali
prireikti aiškintis, papildomai tikslinti.
RAŠTAI, REIKALAUJANTYS / NEREIKALAUJANTYS ATSAKYMO
Raštas – apibendrintas įvairaus turinio dokumentas, kurį įstaiga rašo ko nors klausdama,
prašydama, atsakydama, informuodama.
Raštas gali būti iniciatyvinis (raštas prašymas, raštas paklausimas), t. y. reikalaujantis
atsakymo, ir atsakomasis, t. y. nereikalaujantis atsakymo (turės gauto dokumento nuorodos
rekvizitą).
Pagal turinį bei paskirtį raštai skirstomi į:
instrukcinius (direktyvinius) – juos rašo valstybės ar savivaldybės institucijos. Šiuose
raštuose paprastai būna rekomendacijos, paaiškinimai, nurodymai atsiskaitomybės,
mokesčių ir kt. klausimais;
informacinius, kuriems priklauso raštai pranešimai, -prašymai, -priminimai, -
pasiūlymai;
garantinius – jais garantuojami mokėjimai, produkcijos kokybė, jos tiekimo terminai;
komercinius – jie rašomi sudarant ir vykdant sutartis (kontraktus);
kreditinius – jie reikalingi sudarant sutartis (kontraktus) su uţsienio partneriais (Letter
of credit); šiais raštais pardavėjas prašo pateikti iš pirkėjo banko garantinį raštą su
RAŠTAI
Raštai, reikalaujantys atsakymo raštu
Raštai, nereikalaujantys atsakymo raštu
Raštai klausimai
Raštas prašymas Raštas kreipimasis Raštas uţklausimas Raštas reikalavimas
Raštai atsakymai
Raštas perspėjimas Raštas priminimas
Raštas patvirtinimas Raštas atsisakymas
Raštas lydraštis Raštas pranešimas
Raštas potvarkis Garantinis raštas
Informacinis raštas Juose visada nurodoma
data ir indeksas, kuris yra susirašinėjimo prieţastis
98
valiutinės sąskaitos, atsiskaitomosios sąskaitos numeriais ir su banko garantija dėl
prekių ir paslaugų apmokėjimo;
reklamacijas – tai raštai pretenzijos, reikalaujantys padengti nuostolius dėl sutarties
(kontrakto) nesilaikymo ar paţeidimo (reikia būtinai pridėti kopijas dokumentų,
patvirtinančių tuos faktus);
ofertas – prekių pristatymo, pasiūlos raštai ir kt.
Paţyma – tai informacinio pobūdţio dokumentas, kuriame pateikiami ir aprašomi
duomenys kokiu nors klausimu; aprašomi įvykiai ar faktai; prireikus gali būti teikiamos išvados
ir pasiūlymai. Tai aprašomojo pobūdţio dokumentas, kuris teikia detalią informaciją kokiu nors
klausimu. Daţnai naudojamas kaip pagalbinis dokumentas, rengiant pranešimus, nutarimus.
Paţymos išduodamos suinteresuotoms įstaigoms ar asmenims. Jose pateikiami tam tikri
duomenys (apie įstaigą, jos struktūrinį padalinį, asmenų darbą, išsilavinimą ir kt.), aprašomi
įvykiai ar faktai. Paţymos adresato ţymoje nurodomi paţymos prašančio asmens duomenys, o ne
įstaigos, kuriai bus pateikta paţyma, pavadinimas. Paţymą pasirašo įstaigos vadovas ar kitas
įgaliotas asmuo, jei teisės aktai nenumato kitaip.
Paţymas, kuriose pateikiami ar patvirtinami duomenys apie asmenį liečiančius juridinės
reikšmės faktus (darbą, turtą, socialinę padėtį), pasirašo įstaigos vadovas ar pavaduotojas.
Tvirtinama pagrindiniu antspaudu.
Patikrinimo paţymos turinys dėstomas laisvos formos tekstu, jei teisės aktai nenustato
konkrečių paţymos turinio dėstymo reikalavimų. Paţymos tekstas gali būti skirstomas skyriais,
punktais ir jų papunkčiais, baigiamas išvadomis. Tekstas gali būti papildomas lentelėmis,
grafikais (arba jie įforminami priedais), pridedamomis dokumentų kopijomis. Patikrinimo
paţymą pasirašo tikrinimą atlikęs tarnautojas ar jų grupė. Jei paţymoje liečiami buhalteriniai
klausimai, ją pasirašo ir vyriausiasis buhalteris.
Atskira rūšis yra archyvo paţymėjimas. Jis išduodamas įstaigos archyvo dokumentų
pagrindu. Dokumentuose esantys faktai archyvo paţymėjime išdėstomi chronologine tvarka,
nurodomas bylos ir dokumento pavadinimas, jų datos. Po paţymėjimo tekstinės dalies
nurodomas pagrindas – dokumento paieškos duomenys (archyvo fondo, apyrašo, bylos ir lapo
numeriai).
Dokumento pavadinimas ir antraštė kartais gali sudaryti glaudų junginį, todėl
nereikalaujama dokumento pavadinimą ir antraštę rašyti skirtingose eilutėse. Antraštė gali būti
99
prijungta prielinksniu APIE: PAŢYMA APIE STUDIJAS, dokumento pavadinimas ir antraštė
gali sudaryti vientisą kilmininko junginį: PATIKRINIMO PAŢYMA, UŢDARBIO PAŢYMA.
Paţyma gali būti pradedama ţodţiais: Paţymima, kad...... Paţymą, kuri išduodama ir
adresuojama konkrečiam asmeniui ar įstaigai, pasirašo įstaigos vadovas ar kitas įgaliotas asmuo,
jei teisės aktai nenustato kitaip.
Visose paţymose dedamas įstaigos antspaudas.
Paţymos nereikia painioti su paţymėjimu. Paţymėjimas – tai dokumentas, patvirtinantis
tam tikrus duomenis, būklę ar statusą. Jis išduodamas asmeniui naudotis, o ne pateikti tam
tikrai įmonei ar įstaigai.
Charakteristika – dokumentas, kuriame aprašomos darbuotojo dalykinės savybės,
asmeninės ypatybės, pasireiškiančios poţiūriu į darbo priedermes, profesijos tobulinimą,
atskleidţiami darbuotojo gebėjimai bendrauti, bendradarbiauti su kitais kolektyvo nariais ar
jiems vadovauti. Tuo aprašymu pateikiama administracijos nuomonė apie darbuotoją.
Charakteristikoje reikia atskleisti asmenybės socialinį vaidmenį, asmens charakterį. Tai
sistema tvirtų psichologinių savybių, nuo kurių priklauso ţmogaus elgesys, jo poţiūris į darbą,
kitus ţmones ir save patį.
Rekomenduojamos šio dokumento teksto sudedamosios dalys surašytos pridėtoje
charakteristikos schemoje.
Rekomendacija – dokumentas, kuriame aptariama ir palankiai vertinama asmens veikla,
pateikiami šiam asmeniui palankūs siūlymai.
Rekomendaciją gali rašyti buvę darbdaviai, dėstytojai, visuomeninių organizacijų vadovai ir
netgi gerai ţinomi įtakingi draugai.
Rekomendacija visada yra teigiama ir apibūdinamajam asmeniui palanki. Priešingu atveju ji
tiesiog nerašoma.
Rekomendacija gali būti rašoma pagal įprastą formuliarą. Pradţioje nurodoma
rekomendacijos teikėjo darbas, pareigos, vardas ir pavardė. Nustatyta tvarka uţrašomas
dokumento pavadinimas, surašymo data ir vieta. Dokumento pavadinimas galėtų būti
formuluojamas taip: Rekomendacija dėl skyriaus vedėjo pareigų; Rekomendacija dėl studijų
doktorantūroje (didţiosiomis, pajuodintomis raidėmis). Po teksto rekomendacijos teikėjas
pasirašo.
Įgaliojimas – dokumentas, kuriuo suteikiama teisė ką nors atlikti kito asmens ar įstaigos
vardu.
100
Įgaliojimus gali rašyti įstaigos, įmonės ar organizacijos ir privatūs asmenys. Įgaliojimas
rašomas pirmuoju arba trečiuoju asmeniu. Kai įgaliotojas yra įstaiga, įmonė ar organizacija, jis
nurodomas antraštinėje dokumento dalyje.
Kai įgaliojimą rašo privatus asmuo, jis savo duomenis kaip dokumento sudarytojas gali
nurodyti dokumento viršuje, o įgaliojimo tekstą pradėti Įgalioju..., arba duomenis apie save
pateikti įgaliojimo tekste: Aš, (vardas, pavardė, asmens kodas, gyv. vieta, paso duomenys),
įgalioju....
Individualų įgaliojimą pasirašo įgaliotojas ir nurodo savo vardą ir pavardę, įstaigos
įgaliojimus pasirašo vadovas. Jei privataus asmens įgaliojimas yra svarbus, jį turi patvirtinti
notaras. Darbuotojo įgaliojime parašą gali patvirtinti turintis teisę tai daryti įstaigos darbuotojas.
Įgaliojimų terminas negali būti ilgesnis kaip treji metai. Jeigu terminas įgaliojime
nenurodytas, jis galioja vienerius metus nuo jo pasirašymo dienos.
Charakteristikas, oficialias rekomendacijas bei įgaliojimus būtina paliudyti
pagrindiniu organizacijos antspaudu.
101
ĮSTAIGOS SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ PAVYZDŢIAI
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Vytauto Didţiojo universiteto 2011-06-30 Nr. (00) 0-00
Studijų prorektoriui
Vardeniui Pavardeniui
DĖL SALĖS NUOMOS
Prašome išnuomoti Vytauto Didţiojo universiteto salę Ekonomikos ir
teisės fakulteto absolventų diplomų įteikimo šventei 2011 m. liepos 1 d.
Apmokėsime pagal pateiktą sąskaitą.
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Vardas ir pavardė, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected]
102
KAUNO KOLEGIJOS
EKONOMIKOS IR TEISĖS FAKULTETAS
Biudţetinė įstaiga, Puodţių g. 00, LT-0000 Kaunas, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
VILNIAUS KOLEGIJOS
VADYBOS IR VERSLO FAKULTETAS
Biudţetinė įstaiga, Naugarduko g. 00, LT-0000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Nacionalinės 2011-02-07 Nr.(00) 0-00/(0.00)XX0-00
teismų administracijos
Direktoriui
DĖL PRAKTIKOS ATLIKIMO
Prašome sudaryti sąlygas atlikti prieš diplominę praktiką Alytaus rajono
apylinkės teisme penkiems trečio kurso administravimo specialybės
studentams nuo 2011-03-05 iki 2011-06-01.
Ekonomikos ir teisės fakulteto
Dekanas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Vadybos ir verslo fakulteto
Dekanas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Vardas ir pavardė, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected]
Vardas ir pavardė, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected]
103
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Viešosios įstaigos Lietuvos Respublikos 2011-12-20 Nr.(0.0) 0-00
apskaitos instituto direktoriui Į 2011-12-13 Nr.X0-000(0.0)
Vardeniui Pavardeniui
Kopija
Lietuvos buhalterinės apskaitos
švietėjų ir tyrėjų asociacijos prezidentui
Vardeniui Pavandeniui
DĖL TERMINŲ ŢODYNO
Siunčiame pasiūlymus dėl Jūsų parengtame projekte nurodytų terminų ir
sąvokų.
PRIDEDAMA. 5 lapai.
Dekanas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Vardenis Pavardenis, tel. ( 8 37) 000 000, el. p. [email protected]
104
VARDENIS PAVARDENIS
Kęstučio g. 0, LT-000 Kaunas, tel. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected]
Uţdarosios akcinės bendrovės
„Sveikas maistas“ direktoriui
Vardeniui Pavardeniui
PRAŠYMAS
DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ
2011-01-14
Prašau priimti mane dirbti vyresniuoju buhalteriu 2011 m. vasario 20 d.
PRIDEDAMA:
1. Aukštojo mokslo diplomo baigimo kopija, 1 lapas.
2. Paso kopija, 1 lapas.
3. Gyvenimo aprašymas, 2 lapai.
(Parašas) (Vardas ir pavardė)
P.S. Prašymus rekomenduojama rašyti ranka.
105
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
Sapiegos g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000,
faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected]. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Kauno rajono apylinkės teismui Į 2011-06-29 Nr. 0-00
PAŢYMA APIE UŢIMAMAS PAREIGAS
2011-07-03 Nr. 12-19
Vardaitis Pavardaitis nuo 2005 m. birţelio 6 d. dirba UAB „Senis―
vairuotoju.
Direktorius (Parašas) Vardenis Pavardenis
(A. V.)
Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 0) 000 0000
106
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
Sapiegos g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000,
faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected]. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Uţdarajai akcinei bendrovei „Jurginėlis―
PAŢYMA APIE DARBO LAIKĄ PAGRINDINĖJE DARBOVIETĖJE
2011-08-05 Nr. 4-12
Pranešame, kad Vardaitės Pavardaitės pagrindinė darbovietė yra UAB
„Senis―. Vardaitė Pavardaitė dirba personalo vadybininke, jos darbo laikas
bendrovėje yra toks:
Savaitės diena
Darbo laikas
Pietų pertraukos laikas
Pirmadienis 8.00–17.00 12.00–13.00
Antradienis 8.00–17.00 12.00–13.00
Trečiadienis 8.00–17.00 12.00–13.00
Ketvirtadienis 8.00–17.00 12.00–13.00
Penktadienis 8.00–17.00 12.00–13.00
Šeštadienis Poilsio diena -
Sekmadienis Poilsio diena -
Direktorius (Parašas) Vardenis Pavardenis
(A. V.)
Vardaitis Pavardaitis, tel. (8 0) 000 0000, [email protected]
107
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
Sapiegos g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000,
faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected]. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Valstybinio socialinio draudimo fondo Į 2011-06-01 Nr. 0-00
valdybos Vilniaus miesto skyriui
PAŢYMA APIE GAUTAS PAJAMAS
2011-06-05 Nr. 12-18
Vilnius
Vardaitė Pavardaitė dirba UAB „Senis― buhaltere. 2009 m. sausio–kovo
mėnesiais jos darbo uţmokestis buvo toks:
Mėnuo Iš viso
priskaityta
Pajamų
mokestis
Soc. draudimo
mokestis
Išmokėta, Lt
2009-01 … … … …
2009-02 … … … …
2009-03 … … … …
Iš viso … … … …
Direktorė (Parašas) Vardienė Pavardienė
(A. V.)
Vyriausiasis buhalteris (Parašas) Vardaitis Pavardaitis
Vardienė Pavardienė, tel. (8 0) 000 0000
108
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „ROPĖ”
Ąţuolyno g. 3, LT-00000 Vilnius, tel. (8 5) 241 77 61, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 545XXXX.
Adresatas
VARDAIČIO PAVARDAIČIO CHARAKTERISTIKA
2011-09-30 Nr.0-00
Gimimo metai, išsilavinimas, profesija, mokslo laipsnis ir pan.
Informacijos sudedamosios dalys:
Pareigos
Struktūrinis padalinys
Darbo staţas organizacijoje
Veiklos vertinimas
Kvalifikacijos kėlimas
Asmeninių savybių vertinimas
Apdovanojimai, paskatinimai
Dalyvavimas visuomeninėje veikloje ir kt.
Direktorius (Parašas) Vardas ir Pavardė
109
5.3
Įstaigos rengiami dokumentai
Valdymo funkcijų realizavimui svarbi ir kita dokumentų grupė – tai informaciniai įstaigos
vidaus dokumentai (ataskaitos, patikrinimo paţymos, aktai, sąrašai ir kt.). Šie dokumentai gali
būti įforminami blanke arba baltame A4 formato popieriaus lape, kuriame būtini rekvizitai
išdėstomi nustatyta tvarka.
Įstaigos rengiamų dokumentų, išskyrus teisės aktus, rekvizitai yra šie: dokumento
sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos
numeris, sudarymo vieta, tekstas ir parašas.
Įstaigos rengiami dokumentai gali būti papildomi: herbu arba prekių ţenklu,
specialiąja ţyma, rezoliucija, adresatu, viza, dokumento paieškos nuoroda, o
aktuose ir sąrašuose – tvirtinimo ţyma. Protokolai gali būti papildomi tik specialiąja ţyma ir
dokumento rengėjo nuoroda.
Kai rengiamo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumente herbas arba
prekių ţenklas nenaudojami, o sudarytojų pavadinimai (jei reikia − kartu su įstaigos
duomenimis) išdėstomi pagal šių Taisyklių 12 punkte nustatytus reikalavimus.
Įstaigos rengiamų dokumentų tekstas gali būti laisvos formos, jei kiti teisės aktai nenustato
konkrečių dokumento teksto dėstymo reikalavimų. Jei dokumente yra lentelių, grafikų, schemų,
jos gali būti pateikiamos dokumento tekste arba įforminamos kaip dokumento priedai pagal šių
Taisyklių 80–87 punktuose nustatytus reikalavimus.
Įstaigos rengiamų dokumentų tekstas gali susidėti iš įvadinės ir dėstomosios dalių. Įvadinėje
dalyje paprastai nurodomas dokumento sudarymo ir (ar) veiksmų teisinis pagrindas, pvz.: akto
įvadinėje dalyje gali būti nurodytas teisės aktas, kuriuo sudaryta komisija, surašomi komisijos
narių vardai ir pavardės. Dėstomojoje dalyje gali būti aprašomi faktai, įvykiai, aplinkybės ir pan.
Dokumentų tekste pateikiamos pastabos, pasiūlymai ir išvados įforminami kaip atskira
teksto dalis ar pastraipa, pvz.:
arba
Išvados ir pasiūlymai:
1. ….... .
2. ….... .
110
arba
Dokumento tekstas jame pateiktiems faktams ar argumentams pagrįsti gali būti papildomas
pridedamais dokumentais ar dokumentų kopijomis, išrašais, nuorašais ar kt. (toliau vadinama –
pridedami dokumentai), kurie tekste nurodomi pagal šių Taisyklių 88–89 punktuose nustatytus
reikalavimus.
Ataskaita. Tai dokumentas, pateikiamas aukštesniajai įstaigai ar pareigūnui apie darbų
parengimą ir atlikimą, planų, uţduočių vykdymą, komandiruotes ir pan.
Ataskaitos turinys daţniausiai dėstomas laisva forma, jei kiti teisės aktai nenustato
konkrečių ataskaitos turinio dėstymo reikalavimų. Tekstas gali būti papildomas lentelėmis,
grafikais, schemomis arba jos įforminamos priedais. Tekstas gali būti skirstomas skyriais,
punktais ir jų papunkčiais.
Ataskaitą pasirašo ją teikiantis tarnautojas.
Tarnybinis pranešimas – dokumentas, kuris adresuotas įstaigos vadovui (rečiau –
aukštesniajai įstaigai), kuriame aprašomas koks nors klausimas su išvadomis ir pasiūlymais.
Šis dokumentas gali būti rašomas kompiuteriu, mašinėle, ranka.
Tarnybinius pranešimus savo įstaigos vadovui pasirašo sudarytojas (autorius). Siunčiamus į
aukštesniąsias įstaigas – įmonės vadovas.
Protokolas – dokumentas, fiksuojantis kolegialių institucijų posėdţių, susirinkimų ir pan.
renginių klausimų svarstymo eigą ir priimtus nutarimus ar sprendimus.
Protokolą renginio metu surašo ranka ar į diktofoną paskirtas asmuo (sekretorius). Eiga gali
būti uţrašoma trumpai arba išsamiai blanke ar popieriaus lape. Dokumento pavadinime rašomas
kolegialios institucijos pavadinimas ar jos darbo pobūdis. Teisės aktų nustatytais atvejais
nurodomas kvorumo buvimas.
Protokolus taip pat surašo ir pareigūnai, nustačius viešosios tvarkos paţeidimo faktą. Jais
fiksuojama teismų posėdţių eiga. Tokie protokolai turi specialius rekvizitus, rašymo tvarką ir čia
nebus nagrinėjami.
Protokolą pasirašo posėdţio, pasitarimo ar kt. renginio pirmininkas ir sekretorius, jei kiti
teisės aktai nenustato kitaip.
Suinteresuotoms įstaigoms arba asmenims siunčiama protokolų kopijos arba išrašai.
Pastaba. Veiklos ataskaita ….. .
111
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „BESMEGENIS“
............................................... POSĖDŢIO PROTOKOLAS
2011-00-00 Nr. 0-00
Vilnius
Posėdis įvyko (data)
Posėdţio pirmininkas – (Vardas, pavardė).
Posėdţio sekretorius – (Vardas, pavardė).
Dalyvauja: (Vardai ir pavardės).
Kolegialaus organo narių vardai ir pavardės uţrašomos abėcėlės
tvarka. Jei kolegialaus organo narių skaičius didesnis negu 7, protokole
nurodomas tik bendras jų skaičius, o skliausteliuose parašoma:
(sąrašas pridedamas, ... priedas).
Kviestieji asmenys:
Jei kviestieji asmenys yra tos pačios organizacijos, tai abėcėlės
tvarka uţrašoma jų vardai, pavardės ir sutrumpintas pareigų
pavadinimas, o jei kviestieji asmenys yra iš kitų organizacijų, tai
abėcėlės tvarka uţrašoma jų vardai, pavardės bei jų atstovaujamų įstaigų
ir pareigų pavadinimai.
DARBOTVARKĖ:
1. ...
2. ...
Darbotvarkės klausimai formuluojami su prielinksniu „Dėl― ir
numeruojami arabiškais skaitmenimis.
1. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Uţrašomas darbotvarkės pirmas klausimas vardininko linksniu.
Pranešėjas (Vardas ir pavardė, trumpas pokalbio turinys).
Uţrašoma eilės tvarka kalbėjusiųjų vardai ir pavardės, trumpas
kalbų turinys. Jei kalbėjo keletas asmenų, tai kiekvieno kalbos turinys
uţrašomas iš naujos eilutės trečiojo asmens forma. Vartojami esamojo
laiko veiksmaţodţiai (siūlo, sako, aptaria, kalba, pritaria). Tekstas turi
būti glaustas, fiksuojantis tik kalbėtojų pasakytų minčių esmę,
suredaguotas, be kalbos klaidų.
NUSPRĘSTA (NUTARTA).
Uţrašomas sprendimas (nutarimas) svarstytu klausimu. Jei
sprendimas (nutarimas) susideda iš kelių punktų, po ţodţio
NUSPRĘSTA (NUTARTA) rašomas taškas, o sprendimo (nutarimo)
tekstas atskiru sakiniu rašomas toje pačioje eilutėje.
Jei svarstomi keli klausimai ir priimami keli sprendimai (nutarimai),
po ţodţio NUSPRĘSTA (NUTARTA) rašomas dvitaškis, o kiekvienas
sprendimas (nutarimas) rašomas naujoje eilutėje ir numeruojamas, pvz.:
112
2.1 ....
2.2....
Pirmasis skaičius rodo svarstomo klausimo numerį, o antrasis –
sprendimo (nutarimo), priimto tuo klausimu, numerį.
Jei svarstomu klausimu sprendimo (nutarimo) nepriimama,
nurodomos prieţastys.
Ilgi pranešimai, kalbų tekstai ar sprendimai (nutarimai) gali būti
pridedami. Tokiu atveju nurodoma, pvz.: (pranešimas pridedamas).
Jei svarstomu klausimu balsuoja/ma, nurodomi balsavimo
rezultatai, pvz.:
BALSAVO: UŢ ………, PRIEŠ ………, SUSILAIKĖ ……… .
2. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Darbotvarkės antrojo klausimo tekstas protokoluojamas taip pat
kaip pirmojo.
Posėdţio pirmininkas (-ė) (Parašas) (Vardas, pavardė)
Posėdţio sekretorius (-ė) (Parašas) (Vardas, pavardė)
Protokolą pasirašo kolegialaus organo pirmininkas ir sekretorius.
Išrašas
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
VISUOTINIO AKCININKŲ SUSIRINKIMO
PROTOKOLAS
2011-02-14 Nr. 0-00
Vilnius
Posėdis įvyko 2011-02-12, 12.00
Data (laikas)
Posėdţio pirmininkas – komercijos direktorius Vardenis Pavardenis.
Posėdţio sekretorė – administratorė Vardaitė Pavardaitė.
Dalyvauja: 18 akcininkų (sąrašas pridedamas; 1 priedas).
NUTARTA. Patvirtinti įmonės metinę finansinę atskaitomybę ir administ-
racijos vadovo ataskaitą apie bendrovės veiklą 2010 ūkiniais metais.
BALSAVO: uţ – 15; prieš – 0; susilaikė – 0.
Nutarimas priimtas vienbalsiai.
Posėdţio pirmininkas Vardenis Pavardenis
Posėdţio sekretorė Vardaitė Pavardaitė
113
Aktas – faktus ar įvykius patvirtinantis dokumentas, kurį surašo keli asmenys (komisija).
Akto tekstas paprastai susideda iš įvadinės ir dėstomosios dalių bei išvadų. Akto teksto
įvadinėje dalyje nurodomas akto sudarymo ir (ar) veiksmų teisinis pagrindas, jį surašę asmenys.
Jei aktą rašo komisija, nurodomas teisės aktas, kuriuo sudaryta komisija, surašomi komisijos
pirmininko ir komisijos narių vardai ir pavardės bei uţimamos pareigos. Akto dėstomoji dalis
gali būti skirstoma punktais. Joje gali būti aprašomi faktai, įvykiai, aplinkybės ir pan. Tekstas
gali būti papildomas priedais, pridedamais dokumentais ar jų kopijomis. Akte įforminama
tvirtinimo ţyma.
Aktą pasirašo visi įvadinėje dalyje įvardyti asmenys. Jei pasirašantysis nesutinka su akto
turiniu ar jo dalimi, jo parašo rekvizite prie parašo rašoma: „Pastabos pridedamos―, o jos
surašomos atskirame lape.
Perdavimo ir priėmimo aktai gali būti tvirtinami įstaigos vadovo parašu. Tvirtinimo ţyma
nerašoma, kai perduodantys asmenys yra įstaigų vadovai ar jų įgalioti asmenys.
114
LABORATORIJOS VEDĖJA
VARDIENĖ PAVARDIENĖ
Uţdarosios akcinės bendrovės „Senis―
Direktoriui
TARNYBINIS PRANEŠIMAS
DĖL VARDAITĖS PAVARDAITĖS DARBO
2011-09-05
Vilnius
Laborantė Vardaitė Pavardaitė nuolat vėluoja į darbą, laiku neparuošia
darbo priemonių, vėluoja atlikti funkcijas, nustatytas pareigybių apraše.
Į pareikštas pastabas darbuotoja neatsiţvelgia.
Siūlau Vardaitei Pavardaitei skirti drausminę nuobaudą – pastabą.
Laboratorijos vedėja (Parašas) Vardienė Pavardienė
115
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „ŢIOGAS“
TVIRTINU
A. V. Direktorius
(Parašas)
Vardaitis Pavardaitis
MATERIALINIŲ VERTYBIŲ PATIKRINIMO AKTAS
2011-07-16 Nr. 05-203
Kaunas
PAGRINDAS. Direktoriaus 2011 m. liepos 14 d. įsakymas Nr. 02-59.
Komisijos pirmininkas – direktoriaus pavaduotojas Vardenis Pavardenis.
Nariai: direktorius Vardaitis Pavardaitis, vadybininkė Vardaitė
Pavardaitė, meistras Vardukas Pavardukas.
Komisija patikrino iš uţdarosios akcinės bendrovės „Senis― pagal 2011 m.
kovo 12 d. PVM sąskaitą faktūrą SA 036 gautus gaminius iš gintaro.
Komisija nustatė, kad gaminiai iš gintaro atitinka keliamus reikalavimus
ir yra tinkami pardavimui.
Komisijos pirmininkas (Parašas) Vardenis Pavardenis
Komisijos nariai: (Parašas) Vardaitis Pavardaitis
(Parašas) Vardaitė Pavardaitė
(Parašas) Vardukas Pavardukas
116
SEKRETORĖ-MAŠININKĖ
VARDAITĖ PAVARDAITĖ
UAB „Ţiogas― direktoriui
Vardeniui Pavardeniui
PRAŠYMAS ATLEISTI IŠ DARBO
2011-06-03
Kaunas
Prašau atleisti iš sekretorės-mašininkės pareigų Jūsų vadovaujamoje
įmonėje nuo 2011 m. birţelio 10 dienos.
(Parašas) Vardaitė Pavardaitė
Raštinės vedėja
(parašas)
Vardytė Pavardytė
2011-06-03
117
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „MEDIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL DARBO LAIKO KEITIMO
2011 m. kovo 26 d. Nr. V2-033
Kaunas
Vadovaudamasis sudarytu ir patvirtintu darbo grafiku Nr. 2-14,
į s a k a u nuo 2011 m. balandţio mėn. 01 d. darbą pradėti nuo 7.30 val. ir
darbą baigti 16.30 val.
Direktorė (Parašas) Vardaitė Pavardaitė
Administratorė
(Parašas)
Vardinė Pavardienė
2011-03-26
118
UŢDAROSIOS AKCINES BENDROVES „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL PAKEITIMŲ PAREIGYBIŲ SĄRAŠE
2011 m. sausio 6 d. Nr. 00-0
Vilnius
Vadovaudamasis uţdarosios akcinės bendrovės „Senis‖ visuotinio
akcininkų susirinkimo 2010 m. lapkričio 10 d. nutarimu Nr. 00-00:
1. P a n a i k i n u nuo 2011 m. kovo 12 d. dėl darbo organizavimo
pakeitimų šias pareigybes Transporto skyriuje:
skyriaus viršininko pavaduotojo – 1 (vieną) pareigybę;
vairuotojo – 2 (dvi) pareigybes.
2. N u r o d a u personalo skyriaus inspektoriui įspėti darbuotojus apie
numatomą atleidimą iš darbo Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta
tvarka.
Direktorius (Parašas) Vardaitis Pavardaitis
Personalo skyriaus vedėja
(Parašas)
Vardaitė Pavardaitė
2011-01-06
Transporto skyriaus viršininkas
(Parašas)
Vardenis Pavardenis
2011-01-06
119
5.4
Teisės aktai
Temos tikslai
1. Ţinoti teisės aktų rašymo ypatumus, principus, rūšis.
2. Mokėti parinkti dokumento rūšį reikiamai informacijai įforminti.
Teisės aktai yra įstaigų sudėtinė veiklos dokumentų grupės dalis. Šie dokumentai
yra skirti konkrečiam valdymo veiksmui fiksuoti ir realizuoti. Paprastai teisės aktai
parodo konkrečią uţduotį, vykdytoją, vykdymo terminą, atsiskaitymo ar kontrolės
formą.
Teisės aktų (nutarimų, sprendimų,įsakymų, potvarkių) rekvizitai yra: herbas ar prekių
ţenklas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, dokumento
sudarymo vieta, tekstas, parašas.
Kai teisės akto sudarytojai yra kelių įstaigų vadovai, herbas ar prekių ţenklas
nenaudojamas, o dokumento sudarytojų pavadinimai dėstomi vienas po kito.
Teisės aktai gali būti papildyti šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo
rekvizitais: specialiąja ţyma, suderinimo ţyma, vizomis, supaţindinimo ţyma, dokumento
paieškos nuoroda, dokumento gavimo registracijos ţyma, rezoliucija.
Teisės aktai data rašoma mišriuoju būdu. pvz.:
Teisės aktai dėstomi tekstu, kuris gali būti skirstomas punktais, jų pastraipomis ir punktų
papunkčiais. Tekstas turi būti glaustas, aiškus, logiškas. Jame negali būti faktų ir situacijų
aprašymo, pastabų, atskirai nurodomų pagrindų ir priedų nuorodų. Tekste pirmą kartą
minimas pavadinimas negali būti trumpinamas, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į
oficialaus paskelbimo šaltinio pavadinimą. Teisės aktų tekste įstatymų, kitų teisės aktų ir jų
paskelbimo šaltinio nuorodos rašomos pagal Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo
rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d.
įsakymu Nr. 104, reikalavimus.
2011 m. rugsėjo 27 d.
120
Įsakymas – tai tvarkomasis dokumentas (teisės aktas), kurį įstaigos vardu, vienasmeniškai,
savo kompetencijos ribose, leidţia įstaigos vadovas.
Įsakymas turi būti rašomas viena tema. Blogai, kai įstaigų vadovai viename įsakyme sprendţia
įvairius nevienareikšmius klausimus, pvz.: vienu punktu priima asmenį į darbą, kitu sprendţia
gamybinius uţdavinius, trečiu komandiruoja darbuotoją. Vadovai taip sudarydami įsakymą paţeidţia
dokumentų valdymo nuostatų ir archyvo darbo taisykles.
Įsakymai yra trijų rūšių:
1. Personalo (P).
2. Atostogų (A).
3. Komandiruotės (K).
4. Pagrindinės įstaigos veiklos.
Kiekviena įsakymo rūšis indeksuojama atskirai.
Įsakymo tekstą gali sudaryti preambulė ir dėstomoji dalis:
Preambulėje nurodomas teisės akto priėmimo pagrindas ar veiksmų tikslai. Preambulė
paprastai pradedama ţodţiais „Vadovaudamasis (-si)―, „Įgyvendindamas (-a)―, „Vykdydamas (-
a)―, „Atsiţvelgdamas (-a)―, „Siekdamas (-a)―. Preambulės gali nebūti, jei pagrindas nenurodamas
ar veiksmų tikslai neaiškinami.
Jei įsakymas rengiamas aukštesniosios organizacijos dokumento pagrindu, dėstomojoje dalyje
rašoma nuoroda į šį dokumentą, pvz.: „Vykdydamas Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo
ministerijos 2001-10-27 įsakymą Nr. 2-56 „Dėl kolegijų steigimo“.
Preambulės gali ir nebūti, jei veiksmų tikslai neaiškinami.
Įsakymo, potvarkio dėstomoji dalis pradedama rašyti iš naujos eilutės tvarkomąjį veiksmą
reiškiančiu ţodţiu, veiksmaţodţio esamojo laiko vienaskaitos pirmojo asmens forma, rašoma
maţosiomis išretintomis raidėmis, pvz.:
Jei įsakymo ar potvarkio dėstomoji dalis skirstoma punktais, po preambulės dalies dedamas
dvitaškis ir kiekvienas punktas pradedamas atitinkamu tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu ţodţiu,
rašomu maţosiomis išretintomis raidėmis, pvz.:
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo
(Ţin., 1999, Nr. 60-1945) … straipsniu,
s u d a r a u komisiją …
121
Įsakyme turi būti anksčiau išleistų įsakymų tuo pačiu klausimu panaikinimo, patikslinimo
duomenys.
Įsakymas įsigalioja nuo jo pasirašymo dienos.
Kolegialios institucijos leidţiamo nutarimo ar sprendimo dėstomojoje dalyje veiksmą
reiškiantys ţodţiai „nutaria― (nutarime), „nusprendţia― (sprendime) rašomi išretintai esamojo
laiko trečiojo asmens forma, po jų dedamas dvitaškis, jei dėstomoji dalis skirstoma punktais.
Punktai pradedami rašyti veiksmaţodţio bendratimi, pvz.:
Kai teisės aktas turi priedų, jie nurodomi teisės akto tekste, pvz.:
Teisės akto, kuriuo tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai, tekste nurodomas
pridedamo tvirtinamo dokumento pavadinimas su nuoroda „pridedama―, pvz.:
arba
1. P a k e i č i u … .
2. P r i p a ţ į s t u netekusiu galios … .
3. Į p a r e i g o j u … .
4. P a v e d u … .
Kauno miesto savivaldybės taryba n u s p r e n d ţ i a:
1. Patvirtinti … .
2. Nustatyti … .
3. Įpareigoti … .
P e r d u o d u Kauno medicinos universitetui valdyti, naudoti ir disponuoti
patikėjimo teise ilgalaikį materialųjį turtą, nurodytą šio įsakymo priede.
T v i r t i n u Elektroninių dokumentų valdymo taisykles (pridedama).
T v i r t i n u pridedamus:
1. Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos Teisės skyriaus nuostatus.
2. Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos Teisės skyriaus vedėjo
pareigybės aprašymą.
122
Teisės aktai keičiami ir papildomi pagal Lietuvos Respublikos teisingumo ministro
tvirtinamas įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijas ir šių Taisyklių reikalavimus.
Kai keičiamas ar papildomas teisės aktas, kuris nėra oficialiai skelbtas, teisės akto tekste
nurodomi ir buvę jo pakeitimai, pvz.:
arba
Nutarimas. Jį leidţia kolegialus valdymo organas svarbiausiais, jo kompetencijai
priklausančiais klausimais.
Nutarimo tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių: preambulės ir dėstomosios.
Preambulėje argumentuojama, dėl ko nutarimas priimamas. Preambulė paprastai pradedama
ţodţiais „Vadovaudamasi (s)―, „Įgyvendindama (s)―. Įvadinės dalies gali ir nebūti, jei veiksmų
tikslai neaiškinami.
Dėstomojoje dalyje veiksmą reiškiantis ţodis „n u t a r i a― rašomas maţosiomis išretintomis
raidėmis esamojo laiko trečiojo asmens forma, po jo dedamas dvitaškis, jei dėstomoji dalis
skirstoma punktais. Punktai pradedami rašyti veiksmaţodţio bendratimi, pvz.:
Sprendimas – teisės aktas, kurį leidţia kolegialus valdymo organas svarbiausiais veiklos
klausimais.
Sprendimais taip pat vadinami bendri nevienarūšius dokumentus leidţiančių organų aktai
ir valstybės organo bei visuomeninės organizacijos bendrai priimtas dokumentas.
Sprendimo tekstas susideda iš aprašomosios ir sprendţiamosios dalies. Aprašomojoje
dalyje nurodomi tik būtiniausi faktai, pateisinantys sprendţiamosios dalies punktus. Ji paprastai
P a k e i č i u Higienos instituto direktoriaus 2009 m. kovo 31 d. įsakymą Nr.
V-20 „Dėl epidemiologinių tyrimų vykdymo― (kartu su 2006 m. geguţės 7 d.
įsakymu Nr. V-30) ir išdėstau jį nauja redakcija:
„.......―.
P a k e i č i u … taisykles, patvirtintas … 2008 m. … įsakymu Nr. … (kartu su
2010 m. … įsakymo Nr. … pakeitimu) …
Bendrovės darbuotojų profesinė sąjunga n u t a r i a: …
1. Nustatyti …
2. Įpareigoti …
123
pradedama ţodţiais „Vadovaudamasi (s)―, „Įgyvendindama (s)―. Jei sprendimo nereikia
pagrįsti, aprašomosios dalies gali ir nebūti.
Sprendţiamojoje dalyje veiksmą reiškiantis ţodis „ n u s p r e n d ţ i a ― rašomas
maţosiomis išretintomis raidėmis esamojo laiko trečiojo asmens forma, po jo dedamas dvitaškis,
jei dėstomoji dalis skirstoma punktais. Teksto punktai rašomi bendratimi, pvz.:
Potvarkis — tai tvarkomasis dokumentas, kurį leidţia kolegialaus organo vadovas
operatyviais klausimais. Paprastai potvarkis apima neilgą laiko tarpą ir taikomas ribotam
skaičiui darbuotojų ar asmenų.
Potvarkio tekstas paprastai turi tik dėstomąją dalį ir rašomas kaip įsakymas.
Veiksmas daţniausiai reiškiamas ţodţiais „į p a r e i g o j u―, „p a v e d u―, „ s k i r i u― ir kt.
Potvarkiai rašomi vykdant aukštesniųjų organų dokumentus, juos kontroliuojant
ir neatidėliotinais klausimais.
Kauno miesto taryba n u s p r e n d ţ i a:
1. Patvirtinti …
2. Skirti …
124
TEISĖS AKTŲ PAVYZDŢIAI
LIETUVOS RESPUBLIKOS
RYŠIŲ REGULIAVIMO TARNYBOS DIREKTORIAUS
Į S A K Y M A S
DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS RYŠIŲ REGULIAVIMO TARNYBOS
DIREKTORIAUS 2005 M. GRUODŢIO 23 D. ĮSAKYMO NR. 1V-1162 „DĖL
NACIONALINIŲ IR TARPTAUTINIŲ TELEFONO RYŠIO NUMERIŲ RAŠYMO
TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2006 m. rugpjūčio 2 d. Nr. 1V-880 Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymo (Ţin.,
2004, Nr. 69-2382) 7 straipsnio 6 dalies 7 punktu ir Lietuvos Respublikos
Vyriausybės 2004 m. rugpjūčio 19 d. nutarimo Nr. 1029 „Dėl Lietuvos
Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos nuostatų patvirtinimo― (Ţin., 2004,
Nr. 131-4734) 8.31 punktu bei atsiţvelgdamas į Tarptautinės telekomunikacijų
sąjungos (ITU) rekomendaciją E.123 dėl nacionalinių ir tarptautinių telefono
ryšio numerių, elektroninio pašto adresų ir interneto tinklalapių adresų
rašymo:
1. P a k e i č i u Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos
direktoriaus 2005 m. gruodţio 23 d. įsakymą Nr. 1V-1162 „Dėl Nacionalinių
ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo taisyklių patvirtinimo― (Ţin.,
2005, Nr. 152-5628) (toliau – Įsakymas) ir šiuo Įsakymu patvirtintas
Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo taisykles (toliau
– Taisyklės):
1.1. Išdėstau Įsakymo pavadinimą taip:
„Dėl Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo
rekomendacijų patvirtinimo―.
1.2. Išdėstau Įsakymo 1 punktą taip:
„1. Tvirtinu Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo
rekomendacijas (pridedama).―
1.3. Išdėstau Taisyklių pavadinimą taip:
„Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo
rekomendacijos―.
1.4. Išdėstau Taisyklių 1 punktą taip:
„1. Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo
rekomendacijos (toliau –Rekomendacijos) nustato tipografinio nacionalinių ir
tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo ir išdėstymo tvarką Lietuvos
Respublikos teritorijoje naudojamuose formuliaruose, raštuose, sąskaitose ir
kituose dokumentuose bei simbolių naudojimą nacionalinių ir tarptautinių
telefono ryšio numerių rašymui.―.
125
1.5. Išdėstau Taisyklių 2 punktą taip:
„2. Rekomendacijos parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos ryšių
reguliavimo tarnybos nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės
2004 m. rugpjūčio 19 d. nutarimu Nr. 1029 „Dėl Lietuvos Respublikos ryšių
reguliavimo tarnybos nuostatų patvirtinimo― (Ţin., 2004, Nr. 131-4734), 8.31
punktu ir atsiţvelgiant į Tarptautinės telekomunikacijų sąjungos (ITU)
rekomendaciją E. 123 dėl nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių,
elektroninio pašto adreso ir interneto tinklalapių adresų rašymo.―.
1.6. Išdėstau Taisyklių 3 punktą taip:
„3. Rekomendacijose vartojamas sutrumpinimas:
PABX – ţinybinė automatinė telefono ryšio stotelė.
Kitos Rekomendacijose vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos
apibrėţtos Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatyme (Ţin., 2004, Nr.
69-2382) ir Telefono ryšio numerių skyrimo ir naudojimo taisyklėse,
patvirtintose Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus
2005 m. gruodţio 13 d. įsakymu Nr. 1V-1104 „Dėl Telefono ryšio numerių
skyrimo ir naudojimo taisyklių ir Nacionalinio telefono ryšio numeracijos
plano patvirtinimo― (Ţin., 2005, Nr. 147-5386).―
1.7. Išdėstau Taisyklių 6 punktą taip:
„6. Tarptautinis telefono ryšio numeris turi būti rašomas po nacionalinio
telefono ryšio numerio, o atitinkami skaitmenys išdėstomi vienas po kito taip,
kaip nurodyta šių Rekomendacijų 13 punkte.―.
1.8. Pripaţįstu netekusiu galios Taisyklių IV skyrių.
2. N u r o d a u šį įsakymą paskelbti oficialiame leidinyje „Valstybės
ţinios―.
DIREKTORIUS TOMAS BARAKAUSKAS
126
___________ MIESTO SAVIVALDYBĖS TARYBA
SPRENDIMAS
DĖL GATVIŲ PAVADINIMŲ IR JŲ RIBŲ
2005 m. rugsėjo 7 d. Nr. 1-914 Vilnius
Atsiţvelgdama į Pavadinimų, paminklų ir atminimo lentų komisijos
siūlymą ir Valstybinės lietuvių kalbos komisijos pritarimą, Vilniaus miesto
savivaldybės taryba n u s p r e n d ţ i a:
1. Suteikti bevardėms Vilniaus miesto gatvėms šiuos pavadinimus:
1.1. Pilaitės seniūnijoje: Čekoniškių ir Antanerės;
1.2. Santariškėse: Juliaus Juzeliūno;
1.3. Visoriuose: Vaidoto Daunio ir Visorių Sodų;
1.4. Verkių seniūnijoje: Pagubės Sodų 31-oji ir 32-oji;
1.5. Vilkpėdės seniūnijoje: Liepsnos;
1.6. Karoliniškių seniūnijoje: Mėnulio;
1.7. Naujojoje Vilnioje: Migūnų.
2. Nustatyti patikslintas šių gatvių ribas:
2.1. K. Borutos gatvės – nuo Ateities g. iki Noragiškių g.;
2.2. Senojo Gardino plento – nuo V. A. Graičiūno g. iki miesto ribos.
3. Pakeisti Vilniaus miesto savivaldybės tarybos prezidiumo 1991 m. kovo
26 d. sprendimą Nr. 87 „Dėl gatvių pavadinimų― ir išbraukti K. Ario, Retkonių
ir J. Strumilos gatves.
4. Pakeisti Vilniaus miesto savivaldybės tarybos 2003 m. sausio 22 d.
sprendimą Nr. 766 „Dėl Vilniaus gatvių pavadinimų― ir išbraukti Barčių, Iţos,
Punios, Salų ir Stasylų gatves.
Meras (Parašas) Vardenis Pavardenis
127
LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖ
NUTARIMAS
DĖL ĮSLAPTINTOS INFORMACIJOS ADMINISTRAVIMO TAISYKLIŲ
PATVIRTINIMO
2005 m. gruodţio 5 d. Nr. 1307 Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių
įstatymo (Ţin., 1999, Nr. 105-3019; 2004, Nr. 4-29) 29 straipsniu, Lietuvos
Respublikos Vyriausybė n u t a r i a:
1. Patvirtinti Įslaptintos informacijos administravimo taisykles
(pridedama).
2. Pripaţinti netekusiais galios:
2.1. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. balandţio 25 d.
nutarimą Nr. 462 „Dėl Lietuvos Respublikos įslaptintos informacijos apsaugos
tvarkos patvirtinimo―.
2.2. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. liepos 5 d. nutarimą
Nr. 791 „Dėl Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų apskaitos,
raštvedybos organizavimo, tvarkymo ir kontrolės taisyklių― (Ţin., 2000,
Nr. 56-1666).
2.3. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. rugpjūčio 25 d.
nutarimą Nr. 975 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. liepos 5 d.
nutarimo Nr. 791 „Dėl Įslaptintų dokumentų raštvedybos organizavimo,
saugojimo, tvarkymo, naikinimo ir apsaugos taisyklių― dalinio pakeitimo―
(Ţin., 2000, Nr. 72-2241).
MINISTRAS PIRMININKAS ALGIRDAS BRAZAUSKAS
KRAŠTO APSAUGOS MINISTRAS GEDIMINAS KIRKILAS
128
VARĖNOS RAJONO SAVIVALDYBĖS
MERAS
POTVARKIS
DĖL KOMANDIRUOTĖS
2008 m. lapkričio 29 d. Nr. MK-08 Varėna
Remdamasis Lietuvos savivaldybių asociacijos Mokymo ir konsultavimo
centro 2008 m. rugsėjo 17 d. raštu Nr. 269 „Dėl kvietimo dalyvauti
seminaruose―,
k o m a n d i r u o j u 2008 m. gruodţio 1 d. į Lietuvos savivaldybių
asociacijos Mokymo ir konsultavimo centro organizuojamą seminarą
„Savivaldybės tarybos narių ir institucijų teisės ir pareigos. Tarybos vaidmuo
optimizuojant savivaldybės veiklą― šiuos Savivaldybės tarybos narius:
Vardenį Pavardenį
Varduką Pavarduką
Vardaitę Pavardaitę
Vardinę Pavardienę
Seminaras vyks Gardino g. 3, Druskininkuose.
Meras (Parašas) Vardaitis Pavardaitis
129
5.5
Teisės aktais tvirtinami dokumentai
Temos tikslai
1. Ţinoti tvirtinamų dokumentų rašymo ypatumus, principus, rūšis.
2. Mokėti parinkti dokumento rūšį reikiamai informacijai įforminti.
Teisės aktais tvirtinamų nuostatų, taisyklių, programų, kitų dokumentų (toliau vadinama −
tvirtinami dokumentai) rekvizitai yra šie: tvirtinimo ţyma, dokumento pavadinimas, dokumento
tekstas.
Tvirtinami dokumentai gali būti papildomi šiais rekvizitais: specialiąja ţyma, suderinimo
ţyma, vizomis, supaţindinimo ţyma, dokumento paieškos nuoroda, taip pat gali būti nurodytas
dokumento rengėjas.
Tvirtinamų dokumentų tekstą sudaro punktai ir jų pastraipos, punktų papunkčiai, kurie
rašomi pagal šių Taisyklių 69 punkte nustatytus reikalavimus. Tvirtinamų dokumentų tekstas
gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, kurie išdėstomi pagal šių Taisyklių 29.3−29.4
punktuose nustatytus reikalavimus.
Tvirtinami dokumentai gali turėti priedų (dokumentų formų, lentelių, paaiškinimų ir pan.),
jie tekste nurodomi ir įforminami pagal šių Taisyklių 80–87 punktuose nustatytus reikalavimus.
Tvirtinamuose dokumentuose parašo rekvizitas nerašomas, teksto pabaiga ţymima
horizontaliu brūkšniu, brėţiamu po tekstu ties jo viduriu.
Įstatuose daţniausiai išdėstomi įmonės, savanoriško susivienijimo, visuomeninės
organizacijos tikslai ir uţdaviniai, veiklos organizavimo principai, įstojimo į narius ir išstojimo iš
jų tvarka, narių teisės ir pareigos, organizacijos struktūra, lėšų šaltiniai, steigimo ir veiklos
nutraukimo tvarka ir kt.
Įstatai – tai dokumentas, kuris nusako įstaigos struktūrą, funkcijas, teises, pareigas
ir pan. Dokumentas, reguliuojantis valstybinių, visuomeninių organizacijų ar piliečių
veiklą, jų santykius tam tikroje valdymo ar ūkinės veiklos srityje.
130
Įstatų turinys dėstomas tekstu, kuris gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir jų
pastraipomis, punktų papunkčiais. Tekste negali būti lentelių, kitų informacinio pobūdţio
intarpų.
Nuostatai įforminami taip pat kaip ir įstatai.
Nuostatuose išdėstomos įstaigos ir jos skyriaus pagrindinės veiklos kryptys,
uţdaviniai, finansavimo šaltiniai, reorganizavimo ir likvidavimo tvarka. Nuostatai gali reguliuoti
ir pareigūnų veiklą arba tam tikrų darbų organizavimo tvarką.
Nuostatai gali būti individualūs ir tipiniai. Individualūs nuostatai rengiami tipinių nuostatų
pagrindu.
Struktūrinių padalinių nuostatus rengia kvalifikuoti specialistai ir tvirtina įstaigos
vadovas.
Instrukcijų tekstas įforminamas kaip ir įstatai, nuostatai.
Instrukcijas tvirtina aukštesniosios organizacijos arba pačių įstaigų vadovai.
Instrukcija galioja tol, kol pakeičiama nauja.
Pareigybės aprašuose (instrukcijose, kitur dar vadinamuosiuose pareiginiuose
nuostatuose) detalizuojamos ir sukonkretinamos tipiniuose įstaigos nuostatuose apibrėţtos
darbuotojų pareigos ir teisės, jų veikios kompetencija.
Nuostatai – tai dokumentas, kuris nustato įstaigos ir jos struktūrinių
padalinių steigimo ir darbo organizavimo tvarką, jų funkcijas, teises, pareigas ir
pan.
Instrukcija – tai dokumentas, nustatantis ir reguliuojantis įstaigų, jų padalinių bei
pareigūnų organizacinę, mokslinę techninę, finansinę ir kitą specialiąją veiklą.
131
PATVIRTINTA
Visuotinio narių susirinkimo
2011 m. lapkričio 30 d.
sprendimu Nr. 0-00
NACIONALINĖS INVESTICIJŲ KOORDINAVIMO ASOCIACIJOS
ĮSTATAI
I. BENDROJI DALIS
1.1. Asociacijos pavadinimas …
1.2. Asociacijos buveinės adresas …
1.3. …
II. ASOCIACIJOS TIKSLAI, UŢDAVINIAI IR FUNKCIJOS
2.1. Atstovauti …
2.2. Vykdyti …
2.3. …
III. ASOCIACIJOS TEISĖS IR PAREIGOS
3.1. Turėti …
3.2. Valdyti …
3.3. …
IV. ASOCIACIJOS NARIAI, JŲ TEISĖS IR PAREIGOS
4.1. Asociacijos nariais gali būti …
4.2. Nariai privalo laikytis …
4.3. …
V. NARIŲ PRIĖMIMO, JŲ IŠSTOJIMO IR PAŠALINIMO
IŠ ASOCIACIJOS TVARKA IR SĄLYGOS
5.1. Norintys tapti asociacijos nariais …
5.2. Nariai į asociaciją priimami …
5.3. …
132
VI. ASOCIACIJOS ORGANAI
6.1. Asociacijoje yra …
VII. VISUOTINIS NARIŲ SUSIRINKIMAS
7.1. Visuotinis narių susirinkimas yra …
7.2. Visuotinio narių susirinkimo kompetencijai priklauso …
7.3. …
VIII. ASOCIACIJOS PREZIDIUMAS
8.1. Asociacijos veiklai vadovauja …
8.2. Prezidiumą sudaro …
8.3. …
IX. ASOCIACIJOS PREZIDENTAS
9.1. Asociacijos prezidentas …
9.2. Asociacijos darbui vadovauja …
X. TURTAS IR PAJAMŲ ŠALTINIAI
10.1. Asociacijos nuosavybės teisė …
10.2. Asociacijos pajamų šaltiniai:
XI. FINANSINĖS VEIKLOS KONTROLĖ
11.1. Asociacijos finansinę veiklą tikrina …
11.2. Revizorius kontroliuoja …
XII. REORAGANIZAVIMAS
12.1. Asociacija gali būti reorganizuota …
12.2. Reorganizuojant asociaciją …
133
XIII. LIKVIDAVIMAS
13.1. Asociacijos likvidavimo pagrindas gali būti:
13.1.1. …
XIV. DOKUMENTŲ IR KITOS INFORMACIJOS NARIAMS
PATEIKIMO TVARKA
14.1. Nariui raštu pareikalavus …
14.2. …
XV. ASOCIACIJOS PRANEŠIMAI IR SKELBIMAI
15.1. Vieši pranešimai …
15.2. Kiti pranešimai …
XVI. FILIALŲ IR ATSTOVYBIŲ STEIGIMO BEI JŲ VEIKLOS
NUTRAUKIMO TVARKA
16.1. Asociacijos prezidiumo sprendimu gali …
16.2. Atstovybės ir/ar filialo veikla …
XVII. ĮSTATŲ KEITIMO TVARKA
17.1. Įstatai keičiami …
17.2. Pakeistus įstatus pasirašo …
134
PATVIRTINTA
Valdybos posėdţio
[Data]
protokolu Nr. …
VALDYBOS
DARBO REGLAMENTAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valdybos darbo reglamentas (toliau – reglamentas) nustato
[uţdarosios] akcinės bendrovės [pavadinimas] (toliau – bendrovė) valdybos
darbo organizavimo bendrąją tvarką. Reglamentą priima ir keičia valdyba savo
posėdyje.
2. Valdyba yra kolegialus organas, kurio veiklą reglamentuoja Lietuvos
Respublikos įstatymai ir kiti teisės aktai, bendrovės įstatai, kiti bendrovės
vietiniai teisės aktai ir šis reglamentas. Valdyba savo veikloje vadovaujasi
Lietuvos Respublikos įstatymais, bendrovės įstatais, bendrovės visuotinio
akcininkų susirinkimo nutarimais ir šiuo reglamentu.
3. Bendrovės likvidavimo atveju valdyba netenka savo įgaliojimų nuo
likvidatoriaus paskyrimo dienos.
4. Valdyba privalo veikti tik bendrovės ir jos akcininkų naudai, neturi
teisės priimti sprendimų ir atlikti kitų veiksmų, kurie paţeidţia bendrovės
įstatus ar yra priešingi įstatuose nurodytiems bendrovės tikslams, akivaizdţiai
viršija normalią gamybinę ūkinę riziką, yra akivaizdţiai nuostolingi (prekių,
paslaugų ar darbų pirkimas didesnėmis ar pardavimas maţesnėmis nei rinkos
kainomis, bendrovės turto švaistymas) ar akivaizdţiai ekonomiškai
nenaudingi.
5. Šio reglamento nuostatos yra privalomos kiekvienam valdybos nariui.
II. VALDYBOS STRUKTŪRA
6. Valdybą sudaro valdybos pirmininkas, jo pavaduotojas ir kiti valdybos
nariai.
7. Valdybos narių skaičių, jų rinkimo tvarką ir reikalavimus kandidatams į
valdybos narius nustato Lietuvos Respublikos akcinių bendrovių įstatymas ir
bendrovės įstatai. Valdybos nario kadencijų skaičius neribojamas.
8. Visi valdybos nariai, vykdydami savo funkcijas, privalo laikytis Lietuvos
Respublikos teisės aktų ir bendrovės vietinių teisės aktų nustatytų dalyvavimo
kitų įmonių valdymo organų veikloje ir kitų apribojimų.
135
9. Valdybai vadovauja pirmininkas, kurį iš savo narių renka valdyba.
10. Pirmininko pavaduotojas yra renkamas tokia pačia tvarka kaip ir
valdybos pirmininkas.
III. DARBO ORGANIZAVIMAS
11. Valdyba organizuoja darbą pagal iš anksto sudarytą grafiką, kuriame
numatoma posėdţių tematika, orientacinės posėdţių datos ir asmenys,
atsakingi uţ klausimų parengimą, kiti valdybos darbai.
12. Valdybos posėdţiai turi vykti ne rečiau kaip kartą per mėnesį.
13. Pirmas valdybos posėdis kviečiamas įstatuose nurodytam bendrovės
valdymo organui paskyrus valdybos narius, bet ne vėliau kaip per .......... dienų
po paskyrimo dienos.
14. Posėdţių rūšys:
14.1. Eiliniai. Juose svarstomi klausimai pagal bendrovės vadovo pasiūlytą
ir valdybos priimtą ketvirčio planą.
14.2. Neeiliniai. Neeilinio valdybos posėdţio sušaukimo iniciatyvos teisę
turi kiekvienas valdybos narys, bendrovės vadovas, jei jis nėra valdybos narys,
kuris dėl neeilinio valdybos posėdţio sušaukimo kreipiasi raštu į valdybos
pirmininką, kartu pateikdamas posėdţio nutarimo projektus.
15. Valdybos posėdţius veda jos pirmininkas, o kai jo nėra – jo
pavaduotojas.
16. Valdybos nariai, kurie negali dalyvauti posėdţiuose, savo nuomonę
svarstomais klausimais gali išreikšti raštu.
17. Į valdybos posėdţius patariamojo balso teise turi būti pakviestas
bendrovės vadovas, jei jis nėra valdybos narys. Gali būti kviečiami kiti
darbuotojai, kitų valdymo organų nariai, revizorius, auditorius.
18. Medţiagą posėdţiams rengia bendrovės darbuotojai. Atskiriems
klausimams rengti gali būti pakviesti ekspertai (specialistai ir konsultantai).
19. Kiekvieno posėdţio pabaigoje turi būti aptariama kito posėdţio
darbotvarkė. Pasiūlymus darbotvarkei siūlo valdybos nariai ir bendrovės
vadovas.
20. Valdybos posėdţio kvorumą ir balsavimo tvarką nustato Lietuvos
Respublikos įstatymai ir bendrovės įstatai.
21. Valdybos pirmininkas, jo pavaduotojas ar kitas valdybos narys privalo
nusišalinti, kai posėdyje svarstomi klausimai, galintys sukelti bendrovės ir
asmeninių interesų konfliktą.
IV. VALDYBOS DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS
22. Valdybos dokumentaciją tvarko bendrovės darbuotojai, kuriems šis
darbas yra priskirtas valdybos pirmininko pavedimu.
136
22. Posėdţiai įforminami protokolais, kuriuos pasirašo posėdţio
pirmininkas ir sekretorius. Medţiagą, pridedamą prie protokolo, pasirašo ją
rengę asmenys.
23. Protokole turi būti nurodyta:
- posėdţio vieta ir laikas;
- dalyvavę posėdyje valdybos nariai;
- svarstyti klausimai;
- priimti nutarimai;
- uţ kiekvieną iš nutarimų balsavusių valdybos narių skaičius;
- balsavę prieš priimtą nutarimą valdybos nariai.
24. Posėdţio sekretorius supaţindina su priimtais sprendimais
suinteresuotus bendrovės darbuotojus, kurie pasirašo šiuos dokumentus,
patvirtindami, kad su jais susipaţino. Taip pat šie darbuotojai gali gauti su jų
darbu bendrovėje susijusių valdybos dokumentų kopijas.
25. Kai valdybos sprendimams įgyvendinti reikalingi specialūs priemonių
planai, juos rengia bendrovės administracija.
26. Jei apie priimtus valdybos posėdyje sprendimus reikia informuoti
akcininkus, akcininkai informuojami bendrovės įstatuose nustatyta tvarka.
V. VALDYBOS ATSKAITOMYBĖ IR ATSAKOMYBĖ
27. Valdyba ne rečiau kaip kartą per metus atsiskaito visuotiniam
akcininkų susirinkimui uţ bendrovės veiklą.
28. Likus ne maţiau kaip 15 dienų iki eilinio visuotinio akcininkų
susirinkimo valdyba privalo parengti bendrovės veiklos ataskaitą, kurioje turi
būti nurodyta:
1) bendrovės veiklos per finansinius metus apţvalga;
2) bendrovės antrinių bendrovių pavadinimai, antrinių bendrovių akcijų,
kurias turi įsigijusi bendrovė, skaičius, bendra nominalioji vertė bei šių akcijų
atstovaujama įstatinio kapitalo dalis antrinėse bendrovėse, taip pat naudos,
kurią bendrovė gavo turėdama balsų daugumą ar naudodamasi lemiama įtaka
šiose bendrovėse, įvertinimas;
3) per ataskaitinius finansinius metus įsigytų ar perleistų bendrovės savų
akcijų skaičius, jų nominaliųjų verčių suma ir dalis bendrovės įstatiniame
kapitale, šių akcijų įsigijimo ar perleidimo pagrindimas;
4) kitų bendrovių akcijų, kurias įsigijo bendrovė per ataskaitinius
finansinius metus, skaičius, nominalioji vertė bei dalis tų bendrovių
įstatiniame kapitale;
5) informacija apie bendrovės filialus;
6) svarbiausi įvykiai bendrovėje finansiniams metams pasibaigus;
7) bendrovės veiklos planai ir prognozės.
29. Jei visuotinis akcininkų susirinkimas nepatvirtina bendrovės veiklos
ataskaitos arba bendrovės veiklą vertina neigiamai, valdyba netenka savo
įgaliojimų.
137
30. Valdybos ataskaita apie bendrovės veiklą visuotinio akcininkų
susirinkimo darbotvarkėje įrašoma atskiru klausimu.
31. Valdybos nariai privalo saugoti bendrovės komercines paslaptis ir
įstatymų nustatyta tvarka atsako uţ jų atskleidimą.
32. Valdybos pirmininkas ir nariai privalo solidariai atlyginti bendrovei
nuostolius, padarytus dėl valdybos sprendimų, priimtų paţeidţiant bendrovės
įstatus, Lietuvos Respublikos įstatymus. Nuo pareigos atlyginti nuostolius
atleidţiami asmenys, kurie balsavo prieš tokį sprendimą arba nedalyvavo
posėdyje jį priimant ir per 7 dienas po to, kai suţinojo ar turėjo suţinoti apie
tokį nutarimą, įteikė posėdţio pirmininkui rašytinį protestą.
33. Valdybos nario atsistatydinimas ar atšaukimas iš pareigų neatleidţia
jo nuo padarytų dėl jo kaltės nuostolių atlyginimo.
34. Valdybos narys gali būti atleidţiamas nuo nuostolių atlyginimo,
kuriuos jis padarė eidamas savo pareigas, jei jis rėmėsi bendrovės
dokumentais ir kita informacija, kurios tikrumu nebuvo pagrindo abejoti, arba
veikė neviršydamas normalios gamybinės ūkinės rizikos.
35. Ginčus dėl nuostolių atlyginimo sprendţia teismas.
Susipaţinome
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
138
5.6
Dokumentų tekstų pavyzdţiai
PAŢYMŲ TEKSTŲ PAVYZDŢIAI
PRAŠYMŲ TEKSTŲ PAVYZDŢIAI
Paţymima, kad Valda Valdaitė yra Valdybos sekretorė-reikalų tvarkytoja.
Ginatas Gintauskas dirba įmonės operatoriumi nuo 2011 m. spalio 7 d.
Tarnybinis atlyginimas – 630 Lt.
Elena Elnienė (a.k. 42222222222) dirba individualioje įmonėje „Pyragai―
konditere. Jos pajamos 2010-08-01 – 2010-11-01 buvo vienas tūkstantis keturi
šimtai penkiasdešimt septyni Lt 10 ct.
PRIDEDAMA. Elenos Elnienės 2010-08-01 – 2010-11-01 gautų pajamų
lentelė.
Alma Lukošiūtė yra Medicinos universiteto dieninio skyriaus Farmacijos
fakulteto antrojo kurso studentė. Stipendijos negauna.
Prašau išleisti mane nemokamų atostogų 2010 m. geguţės 17–22 dienomis
slaugyti sergančios motinos.
139
ĮGALIOJIMŲ PAVYZDŢIAI
Prašau leisti man nuo 2009-09-10 iki 2009-10-10 vykti į Vienos
Universitetą. Į jį esu kviečiamas darbo vizito (kvietimas pridedamas). Sveikatos
draudimo ir pragyvenimo išlaidų apmokėjimą garantuoja Vienos universitetas.
Prašyčiau apmokėti mano kelionės išlaidas.
PRIDEDAMA. Vienos universiteto kvietimas, 3 lapai.
Malonėkite leisti mane į konferenciją Varšuvoje skaityti pranešimo.
Konferencija vyks š. m. kovo 10–14 d.
PRIDEDAMA. Oficialus kvietimas dalyvauti konferencijoje, 1 lapas.
Prašyčiau man skirti pašalpą, nes dėl motinos ligos ir mirties pablogėjo
materialinė padėtis.
Prašau skirti piniginę pašalpą: apiplėšė butą, turiu materialinių nuostolių.
Aš, Neurologijos skyriaus slaugytoja Vardė Pavardienė, įgalioju laborantę
Vardaitę Pavardaitę, pasas Nr. LA 222333, išduotas Šilutės migracijos tarnybos
1996-06-10, paimti mano 2011 m. balandţio mėn. atlyginimą.
(Parašas) Vardė Pavardienė
Vardės Pavardienės parašą tvirtinu
Vyriausiasis gydytojas (A. V.)
(Parašas)
Vardenis Pavardenis
Įgalioju Socialinės rūpybos skyriaus inspektorę Vardienę Pavardienę, a.k.
45410101010, atstovauti Vardenio Pavardenio byloje dėl jo pripaţinimo
neveiksniu.
140
AKTŲ TEKSTŲ PAVYZDŢIAI
Valstybinės kalbos kontrolės tarnybos specialistė Vardaitė Pavardaitė
įgaliojama 2011-04-12 dalyvauti Savivaldybės administracinės komisijos
posėdyje, kuriame bus nagrinėjama administracinio teisės paţeidimo byla.
Komisija, sudaryta remiantis skyriaus vedėjo 2011 m. vasario 2 d. įsakymu
Nr. 10, susidedanti iš pirmininko Vardenio Pavardenio ir narių Vardaitės
Pavardaitės ir Vardienės Pavardienės, patikrinusios 54 ir 55 kabinetų remonto
darbus, atliktus pagal 2010 m. rugpjūčio 20 d. sutartį, nustatė, kad visi sutartyje
numatyti darbai atlikti tinkamai.
Komisija siūlo darbų atlikėjams Vardaičiui Pavardaičiui ir Vardukui
Pavardukui sumokėti pagal sutartį numatytus 600 Lt.
Remdamasi direktoriaus 2010 m. gruodţio 12 d. įsakymu Nr. 12, komisija –
vyresnioji mokslo darbuotoja Vardienė Pavardienė (pirmininkė), jaunesnieji.
mokslo darbuotojai Vardenis Pavardenis ir Vardaitė Pavardaitė, patikrinusi
straipsnių vertimus į anglų kalbą, atliktus pagal 2010 m. rugpjūčio 20 d. sutartį,
nustatė, kad visi sutartyje nurodyti vertimai atlikti tinkamai.
Komisija siūlo vertėjai Vardenytei Pavardenytei sumokėti sutartyje
numatytą sumą (400 Lt).
Vadovaudamasi Aplinkosaugos tarnybos pirmininko 2011 m. geguţės 22 d.
įsakymu Nr. 12, komisija, kurioje dirbo Vardienė Pavardienė, Vardenis Pavardenis
ir Vardaitis Pavardaitis, patikrinusi likusius ir sugadintus Aplinkos būklės
paţymėjimų blankus, nustatė, kad:
1. 2011-06-01 rasta 12 nepanaudotų paţymėjimų blankų;
2. Nuo 2010-01-01 iki 2011-06-01 sugadinti trys paţymėjimo blankai.
141
6
Personalo dokumentai organizacijoje
Pagal Lietuvos Respublikos Konstitucijos 48 str., kiekvienas ţmogus gali laisvai pasirinkti
darbą bei verslą ir turi teisę turėti tinkamas, saugias ir sveikas darbo sąlygas, gauti teisingą
apmokėjimą uţ darbą ir socialinę apsaugą nedarbo atveju.
Darbo santykius reguliuoja Lietuvos Respublikos darbo kodeksas.
Personalo organizavimas – sudėtinga sistema, jos valdymui reikia skirti didelį dėmesį,
kruopščiai dokumentuoti darbo santykius, susijusius su darbo vieta, staţu, atlyginimu,
duomenimis, reikalingais socialinėms garantijoms gauti, galimybe kelti kvalifikaciją, karjera.
Personalo uţdaviniams spręsti kuriamas duomenų bankas.
Personalo duomenų banką sudaro tokie pagrindiniai skyriai:
1. Identifikavimo duomenys, t.y. duomenys apie asmenį ir jo šeimą.
2. Duomenys apie darbuotojo statusą: pareigos, ţinios apie ankstesnį darbą.
3. Išsilavinimas ir specialiosios žinios: baigtos mokymo įstaigos ir įgytos specialybės,
kalbų mokėjimas, kiti įgūdţiai.
4. Darbuotojų stebėjimų ir įvertinimų duomenys: anketų, pokalbių, atestacijų
rezultatai.
5. Darbo užmokesčio, atskaitymų duomenys: darbo uţmokesčio forma, mokesčių
dydis, socialinio draudimo įmokos, nustatytos lengvatos.
6. Duomenys apie karinę tarnybą ir sveikatos būklę: prievolė karinės tarnybos
atţvilgiu, karinė specialybė, duomenys apie mokymus, karinis laipsnis, medicininių
patikrinimų duomenys.
7. Ţinios apie kasmetines ir tikslines atostogas.
8. Kaupiami ir kiti duomenys, pvz.: priklausomybė klubams, politinė veikla, darbas
uţsienyje, turistinės išvykos ir pan.
Visus personalo dokumentus galima suskirstyti į:
1. Įsidarbinimo dokumentai:
1.1. Gyvenimo aprašymas;
142
1.2. Motyvacinis laiškas;
1.3. Rekomendacijos;
1.4. Asmeninių dokumentų kopijos;
1.5. Paso arba asmens tapatybės kortelės kopijos;
1.6. Neįgalaus asmens paţymėjimo kopija;
1.7. Neįgalaus vaiko paţymėjimo kopija (jei šeimoje auga iki 18 m.);
1.8. Vaikų gimimo liudijimų kopijos;
1.9. Ištuokos liudijimas (darbuotojo, kuris vienas augina vaikus iki 14 metų);
1.10. Dokumentų apie išsilavinimą kopijos;
1.11. Kvalifikacijos tobulinimo paţymėjimų ir kt. dokumentų kopijos;
1.12. Socialinio draudimo paţymėjimo kopija;
1.13. Karinės įskaitos dokumentai.
2. Tvirtinami personalo dokumentai:
2.1. Darbo tvarkos taisyklės;
2.2. Padalinio nuostatai;
2.3. Pareiginiai nuostatai.
3. Sutartys su darbuotoju:
3.1. Darbo sutartis;
3.2. Kolektyvinė sutartis;
3.3. Materialinės atsakomybės sutartis;
3.4. Komercinių paslapčių saugojimo sutartis ir kt.
4. Darbuotojų prašymai:
4.1. Dėl priėmimo į darbą;
4.2. Dėl perkėlimo į kitas pareigas;
4.3. Dėl atleidimo ir kt.
5. Įmonės vadovo personalo įsakymai:
5.1. Dėl priėmimo į darbą;
5.2. Dėl perkėlimo į kitas pareigas;
5.3. Dėl pavadavimo;
5.4. Dėl priedų prie atlyginimo mokėjimo;
5.5. Dėl papildomų funkcijų vykdymo;
5.6. Dėl pareiginio atlyginimo keitimo;
5.7. Dėl paskatinimų skyrimo;
5.8. Dėl drausminių nuobaudų skyrimo;
5.9. Dėl atleidimo ir kt.
143
6. Darbuotojų skatinimo ir nuobaudų dokumentai:
6.1. Tarnybinis pranešimas dėl darbo drausmės;
6.2. Pranešimas dėl pasiaiškinimo pateikimo;
6.3. Pasiaiškinimas;
6.4. Aktas dėl nušalinimo nuo darbo;
6.5. Aktas dėl atsisakymo susipaţinti su drausmine nuobauda;
6.6. Įsakymai dėl skatinimo ir nuobaudų skyrimo.
7. Atostogų suteikimo ir komandiruočių dokumentai:
7.1. Prašymai dėl kasmetinių atostogų;
7.2. Prašymai dėl mokymosi ir kitų atostogų;
7.3. Atostogų ir komandiruočių įsakymai;
7.4. Komandiruočių ataskaitos;
7.5. Atostogų grafikai.
8. Registrai:
8.1. Darbo sutarčių registravimo ţurnalas;
8.2. Darbuotojų darbo paţymėjimų registravimo ţurnalas;
8.3. Personalo įsakymų registrai;
8.4. Darbuotojų prašymų registras ir kt.
9. Kiti dokumentai:
9.1. Privalomojo sveikatos patikrinimo medicininė paţyma;
9.2. Asmens kortelė;
9.3. Darbuotojo darbo paţymėjimas;
9.4. Darbuotojams siunčiami įspėjimai, pranešimai;
9.5. Paţymos apie darbą;
9.6. Siūlymai nutraukti darbo sutartį;
9.7. Susirinkimų protokolai;
9.8. Perdavimo ir priėmimo aktai.
Įsidarbinant dokumentai sudaromi ir pateikiami tokia tvarka:
asmens prašymas priimti į darbą (rašomas ranka);
sudaroma darbo sutartis (2 egz., originalai);
įforminamas įsakymas dėl priėmimo į darbą;
rengiama asmens byla (prašymas, anketa, gyvenimo aprašymas, motyvacinis laiškas,
rekomendacijos, dokumentai apie išsilavinimą, pareigybės nuostatai (kopija) su
supaţindinimo ţyma ir kt.);
144
pildoma darbo uţmokesčio kortelė, suteikiamas ţiniaraščio numeris;
daromas įrašas socialinio draudimo paţymėjime.
Perkėlimas į kitas pareigas toje pačioje įmonėje vykdomas tokia tvarka:
darbuotojo prašymas dėl perkėlimo į kitas pareigas;
įforminamas įsakymas apie perkėlimą į kitas pareigas;
informacija įrašoma į socialinio draudimo paţymėjimą ir į asmens bylą;
daromas įrašas darbo uţmokesčio kortelėje.
Ţinotina! Apie įdarbinimą Socialinio draudimo fondo valdybos atitinkamam pa-
daliniui pranešama tą pačią dieną.
Prašymas priimti į darbą
Darbo sutartis su darbuotoju
Įsakymas apie priėmimą
Pranešimas Socialinio draudimo fondo valdybos
teritoriniam skyriui
Asmens kortelė, darbo paţymėjimas
Įrašai darbo uţmokesčio kortelėje
Prašymas dėl perkėlimo į kitas pareigas
Įsakymas apie perkėlimą į kitas pareigas
Atţyma asmens kortelėje ir byloje
Atţyma buhalterijoje dėl atlyginimo (jei keitėsi)
145
Atleidimas iš darbo vykdomas tokia tvarka:
darbuotojas rašo prašymą dėl atleidimo iš darbo;
įforminamas įsakymas dėl atleidimo iš darbo; daromi įrašai asmens bylos
dokumentuose;
daromi įrašai buhalterijos dokumentuose;
daromas įrašas socialinio draudimo paţymėjime.
Personalo ir kiti įsakymai rašomi remiantis darbuotojų ar asmenų prašymais,
struktūrinių padalinių vadovų tarnybiniais pranešimais. Personalo įsakymais įforminama:
darbuotojų priėmimas į darbą;
atleidimas iš darbo;
perkėlimas į kitas pareigas;
skatinimas;
nuobaudų skyrimas;
atostogos ir kt. Personalo įsakymų tekstas dėstomas taip pat, kaip ir veiklos įsakymų.
Ţinotina! Apie atleidimą Socialinio draudimo fondo valdybos atitinkamam
padaliniui pranešama per tris darbo dienas.
Darbuotojo prašymas apie atleidimą
Įsakymas apie atleidimą
Darbo sutarties nutraukimo prieţastis
Darbo sutarčių registre atţyma apie nutraukimą
Darbo paţymėjimų registre atţyma apie grąţinimą
Įrašai buhalterijos dokumentuose
Pranešimas Sodrai
146
PERSONALO DOKUMENTŲ PAVYZDŢIAI
Europass
GYVENIMO PRAŠYMAS
Asmeninė informacija
Vardas Pavardė Vardenis Pavardenis
Adresas Taikos g. 00– 00 LT-09212, Švenčionys
Telefonas Mobilus: +370 000 0000
Elektroninis paštas [email protected]
Tautybė Lietuvis
Gimimo data 1987-11-16
Lytis Vyrs
Pageidaujamas darbas / profesinės veiklos sritis
Tarptautinio verslo vadyba
Darbo patirtis
Data 2006-06-01 – dabar
Profesija arba pareigos Vadybininkas
Pagrindinė veikla ir atsakomybė
Uţsienio reikalų vadybininkas
Darbovietės pavadinimas
ir adresas
Akcinė bendrovė „Motiejus―
Kiosko g. 00, LT-03100, Vilnius
Darbovietės veiklos sritis Šildymo įrangos remontas
Mokymasis
147
Data 2006-09-01 – dabar
Kvalifikacija I kurso dieninių bakalauro studijų studentas
Pagrindiniai dalykai/
profesiniai gebėjimai
Tarptautinio verslo studijų programa (dokumentų
valdymas, informacinės technologijos,
mikroekonomika, verslo anglų k. ir kt.)
Švietimo teikėjo
pavadinimas ir tipas
Vilniaus universitetas, Tarptautinio verslo mokykla
Saulėtekio al. 22, LT-10225, Vilnius
Data 1994-2006
Kvalifikacija Vidurinis išsilavinimas
Pagrindiniai dalykai /
profesiniai gebėjimai
Humanitarinis profilis (lietuvių kalba, vokiečių kalba,
matematika, istorija – A lygiu)
Švietimo teikėjo
pavadinimas ir tipas
Švenčionių vidurinė mokykla
Lentupio g. 32, LT-09205, Švenčionys
Asmeniniai gebėjimai
ir kompetencijos
Gimtoji kalba Lietuvių
Kitos kalbos Rusų, vokiečių
Įsivertinimas
Europos lygis (*)
Supratimas
Kalbėjimas
Rašymas
Klau-
symas
Skai-
tymas
Bendra-
vimas
ţodţiu
Informa-
cijos
pateikimas
ţodţiu
Vokiečių kalba
B1
Neprik-
lausoma
s varto-
tojas
B2
Paţen-
gęs
vartotoja
s
A1
Neprik-
lausomas
varto-
tojas
A2
Neprik-
lausomas
varto-
tojas
A1
Paţen-
gęs
vartotojas
Rusų kalba
B1
Neprik-
lausoma
B2
Neprik-
lausoma
A2
Pradedanty
sis varto-
A2
Prade-
dantysis
A2
Prade-
dantysis
148
s varto-
tojas
s varto-
tojas
tojas varto-
tojas
varto-
tojas
(*) Bendrieji kalbų metmenys Europoje
Socialiniai gebėjimai
ir kompetencijos
Galiu dirbti komandoje. Turiu puikius bendravimo
įgūdţius, kuriuos įgijau dalyvaudamas vasaros
stovykloje. Temos – tarpkultūrinis mokymasis,
tarptautinis bendradarbiavimas, jaunimo iniciatyvų
vykdymas.
Organizaciniai gebėjimai
ir kompetencijos
Organizaciniai gebėjimai įgyti
dirbant vaikų poilsiavietėje.
Techniniai įgūdţiai ir gebėjimai
Darbas su duomenų bazėmis.
Darbo kompiuteriu gebėjimai
ir kompetencijos
Europos kompiuterio naudotojo (ECDL) sertifikatas,
2006-03-28
Labai gerai moku naudotis Microsoft Office
programomis (Word, Excel, PowerPoint)
Darbas su Internet Explorer
Meniniai gebėjimai
ir kompetencijos
Groju gitara, moku piešti.
Vairuotojo paţymėjimas B kategorija, nuo 2005 m.
Vardenis Pavardenis
2006–12–08
149
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
Algirdo g. 4, Maišiagalos mst., LT-14025 Vilniaus r., tel. (8 5) 259 44 86.
Uţdarosios akcinės bendrovės „Rytas―
direktoriui
Vardui Pavardaičiui
REKOMENDACIJA
DĖL PARDAVIMO SKYRIAUS VADOVO PAREIGŲ
2011-09-06
Vilnius
Vardenis Pavardenis nuo 1999 iki 2009 m. dirbo UAB „SENIS―
vadybininku. Pagrindinės jo pareigos buvo: naujų klientų paieška, paslaugų
pardavimas, sutarčių sudarymas, rinkos tyrimas, konkurentų kainų analizė.
Entuziazmas, nuolatinis ţinių tobulinimas ir atsakingas darbas su klientais
leido jam pasiekti puikių darbo rezultatų.
Vardenis Pavardenis puikiai sutarė su darbuotojais ir vadovais, taip pat
yra pelnęs ir klientų simpatijas. Dirbdamas moka sudominti klientus,
patraukti juos savo pusėn.
Galime paţymėti, kad p. Vardenio Pavardenio darbas turėjo didelės įtakos
mūsų įmonės plėtrai.
Mano rekomenduojamas asmuo pasiţymi tokiomis teigiamomis
savybėmis kaip pareigingumas, komunikabilumas, iniciatyvumas,
kruopštumas. Galiu teigiamai įvertinti jo uţsispyrimą dirbant skirtą darbą.
Vardenis Pavardenis turi gero vadovo įgūdţių ir savybių. Rekomenduoju jį
paskirti Jūsų vadovaujamos įmonės pardavimų skyriaus vadovu.
Pagarbiai
Direktorė (Parašas) Vardaitė Pavardaitė
150
VARDAITIS PAVARDAITIS Karių g. 00-00, LT-00000 Vilnius, tel.: (8 0) 000 0000
Uţdarosios akcinės bendrovės
„Įmonė―
Personalo skyriui
MOTYVACINIS LAIŠKAS
2011-00-00
Vilnius
Jūsų skelbimą pardavimų skyriaus vadovo pareigoms uţimti perskaičiau
interneto tinklalapyje www.cv.lt. Norėčiau pasiūlyti savo kandidatūrą. Šiuo
metu esu UAB „XXX― pardavimų vadybininkas, turiu penkerių metų buitinės
technikos pardavimų patirtį. Kaip ir minėjau gyvenimo aprašyme, įmonėse,
kuriose dirbau, sugebėdavau padidinti apyvartą. Taip pat labai domiuosi
informacinėmis technologijomis ir tai yra viena iš prieţasčių, kodėl norėčiau
dirbti būtent Jūsų įmonėje.
Būdamas Pardavimų skyriaus vadovas stengčiausi sustiprinti jau esamus
verslo ryšius bei diegčiau apyvartos didinimo politiką, naudodamasis savo
kontaktais ir patirtimi.
Laukiu Jūsų skambučio dėl susitikimo.
Pagarbiai (Parašas) Vardaitis Pavardaitis
151
PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos Vyriausybės
2003 m. sausio 28 d. nutarimu Nr. 115
DARBO SUTARTIES PAVYZDINĖ FORMA
DARBO SUTARTIS
200__ m. ____________d. Nr._____ __________________________________________________________________ (įmonės, įstaigos, organizacijos, kitos organizacinės struktūros (toliau vadinama – darbdavys) __________________________________________________________________ pavadinimas, adresas; jeigu darbdavys fizinis asmuo – vardas ir pavardė, asmens kodas, adresas) __________________________________________________________________
Darbdavio atstovas _________________________________________________________________
(pareigos, vardas ir pavardė) __________________________________________________________________
ir priimamas į darbą asmuo (toliau vadinama – darbuotojas) ____________________________________________________________________
(vardas ir pavardė) __________________________________________________________________ (paso ar asmens tapatybės kortelės duomenys (jeigu nėra šių dokumentų, duomenys iš kitų __________________________________________________________________ asmens tapatybę patvirtinančių dokumentų) – asmens kodas arba Darbo sutarčių registravimo __________________________________________________________________ taisyklių 6.5 punkte nurodytais atvejais – gimimo data; gyvenamoji vieta)
s u d a r ė šią darbo sutartį: 1. ___________________________________ priimamas dirbti šiomis būtinosiomis (vardas ir pavardė)
darbo sutarties sąlygomis: 1.1.
_________________________________________________________________; (darbovietė – įmonė, įstaiga, organizacija, struktūrinis padalinys ar kt.)
1.2. __________________________________________________________________
(tikslios darbo funkcijos, t.y. profesija, specialybė, pareigų pavadinimas, __________________________________________________________________ kvalifikacija; taip pat nurodyti, jeigu darbuotojas priimamas mokiniu) _________________________________________________________________;
1.3. kitos būtinosios darbo sutarties sąlygos (pagal Lietuvos Respublikos darbo kodekso 95 straipsnio 2 dalį) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________.
2. Sudaroma
152
__________________________________________________________________ (nurodyti, kokia darbo sutartis sudaroma – neterminuota, terminuota,
__________________________________________________________________ laikinojo darbo, trumpalaikė, sezoninė, dėl antraeilių pareigų, nuotolinio darbo, patarnavimo __________________________________________________________________ darbams ir t.t., – įrašyti reikiamus ţodţius; jeigu sudaroma terminuota, trumpalaikė ar _________________________________________________________________ . sezoninė darbo sutartis, nurodyti jos galiojimo terminą)
3. Darbdavys įsipareigoja mokėti darbuotojui šį darbo uţmokestį:
__________________________________________________________________(nurodyti valandinį tarifinį atlygį, mėnesinę algą, priemokas, priedus ir kita; __________________________________________________________________. kiek kartų per mėnesį, kuriomis dienomis mokamas darbo uţmokestis)
Šiame punkte nurodytas darbo uţmokestis ir jo mokėjimo sąlygos gali būti keičiami tik šalių susitarimu (išskyrus atvejus, nurodytus Lietuvos Respublikos darbo kodekso 120 straipsnio 3 dalyje).
4. Nustatomas išbandymo laikotarpis ______________________________________. (nurodyti terminą) 5. Nustatoma darbo dienos (pamainos, darbo savaitės) trukmė
__________________________________________________________________. 6. Nustatomas ne visas darbo laikas ______________________________________ (nurodyti, kas ir kiek maţinama, –
__________________________________________________________________. darbo savaitės dienų skaičius, trumpesnė darbo diena)
7. Kitos darbo sutarties sąlygos, dėl kurių šalys sulygsta (pagal Lietuvos Respublikos darbo kodekso 95 straipsnio 4 ir 5 dalis, 119 straipsnį, 158 straipsnio 6 dalį, 168 straipsnio 2 dalį, 182, 185 straipsnius, 195 straipsnio 6 dalį, 221 straipsnio 2 dalį, kitus straipsnius, taip pat kitus teisės aktus) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________.
8. Kasmetinių atostogų suteikimo tvarka, jų trukmė ir apmokėjimo sąlygos nustatomos pagal Lietuvos Respublikos darbo kodekso 169, 171, 176 straipsnių nuostatas.
9. Kiti darbdavio įsipareigojimai, kurie neprivalomi pagal teisės aktus, bet jiems neprieštarauja, ir kurių nereglamentuoja kolektyvinė sutartis __________________________________________________________________.
(papildomos garantijos, kompensacijos ir kita)
10. Darbuotojo įsipareigojimai, kurių nereglamentuoja kolektyvinė sutartis ir kurie neprivalomi pagal teisės aktus, bet jiems neprieštarauja __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________.
11. Įspėjimo terminai, kai ši darbo sutartis gali būti nutraukiama darbdavio iniciatyva, kai nėra darbuotojo kaltės, nustatomi pagal Lietuvos Respublikos darbo kodekso 130 straipsnio nuostatas.
153
12. Įmonėje galioja kolektyvinė sutartis ____________________________________ . (nurodyti jos pasirašymo datą ir numerį)
13. Su 12 punkte nurodyta kolektyvine sutartimi susipaţinau __________________________________________________________________.
(darbuotojo parašas, kad jis su kolektyvine sutartimi yra susipaţinęs) 14. Ši darbo sutartis įsigalioja ___________________________________________.
(nurodyti datą) 15. Darbuotojas pradeda dirbti __________________________________________.
(nurodyti datą) 16. Ginčai dėl šios darbo sutarties nagrinėjami Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta
tvarka. 17. Ši darbo sutartis gali būti nutraukta Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatytais
pagrindais. 18. Ši darbo sutartis sudaroma dviem egzemplioriais: vienas duodamas darbdaviui, kitas –
darbuotojui. Darbdavys – fizinis asmuo, (Parašas) (Vardas ir pavardė) arba darbdavio atstovas A.V. Darbuotojas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
____________________________________________________________ Darbo sutartis pakeista (papildyta)
_______________________________________________________ (nurodyti, kurios pirminės šios darbo
__________________________________________________________________ sutarties sąlygos pakeistos, taip pat datą ir teisinį pagrindą) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
Darbdavys – fizinis asmuo, (Parašas) (Vardas ir pavardė) arba darbdavio atstovas A.V. Darbuotojas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
____________________________________________________________ Darbo sutartis nutraukta
__________________________________________________________________ (nurodyti datą ir teisinį pagrindą)
__________________________________________________________________ __________________________________________________________________
Darbdavys – fizinis asmuo (Parašas) (Vardas ir pavardė) arba darbdavio atstovas A.V. Darbuotojas (Parašas) (Vardas ir pavardė) PASTABA. Įmonės, naudodamos darbo sutarties pavyzdinę formą, gali joje numatyti daugiau
pastraipų „Darbo sutartis pakeista―, sudarydamos galimybę įrašyti visus darbo sutarties pakeitimus. Keičiant darbo sutarties sąlygas, pakeitimai įforminami abiejuose darbo sutarties egzemplioriuose.
154
DARBUOTOJO ĮSIPAREIGOJIMO NEATSKLEISTI
KOMERCINIŲ PASLAPČIŲ SUTARTIS Nr. …
20___ m. ____________ d. Nr. _____ [Sudarymo vieta]
[Įmonės, įstaigos, organizacijos pavadinimas], atstovaujama
_________________________, veikianti pagal _________________
_______________________________, toliau vadinama Bendrove, ir
[Darbuotojo vardas, pavardė], toliau vadinamas Darbuotoju (toliau kartu
vadinamos Šalimis, o kiekviena atskirai – Šalimi), sudarė šią darbuotojo
įsipareigojimo neatskleisti komercinių paslapčių sutartį (toliau vadinama
Sutartimi):
1. Sutarties objektas:
1.1. Šia Sutartimi šalys patvirtina Darbuotojo pareigą vadovautis
Bendrovėje patvirtinta Komercinių paslapčių bei konfidencialios
informacijos naudojimo tvarka, aptaria Darbuotojui taikomą atsakomybę uţ
nustatytos tvarkos nesilaikymą.
1.2. Komercinių paslapčių suteikimo Darbuotojui pagrindas – darbo
sutartis.
1.3. Komercinę paslaptį sudarančios informacijos panaudojimo tikslas –
darbo funkcijų vykdymas.
2. Darbuotojo įsipareigojimai:
2.1. Darbuotojas patvirtina, jog ţino, kad jam patikėta su Bendrove
susijusi informacija (toliau – Informacija) yra šios Bendrovės komercinė
paslaptis, bei palaikydamas Bendrovės pastangas išsaugoti Informacijos
slaptumą, įsipareigoja:
2.1.1. laikyti gautą Informaciją paslaptyje, nesunaikinti, nesugadinti,
neprarasti, neatskleisti jos ir nesudaryti sąlygų, kad ji (visa ar dalis) būtų
tyčia arba netyčia atskleista jokiam kitam asmeniui be raštiško atsakingo
Bendrovės atstovo leidimo (išskyrus atvejus, kai Informaciją būtina pateikti
ikiteisminio tyrimo organams, teismui, valstybės įgaliotų institucijų
pareigūnams, reikia liudyti teisme ir pan.) bei nenaudoti šios Informacijos
kitais nei darbo funkcijų vykdymas tikslais;
2.1.2. naudoti gautą Informaciją tik šios Sutarties 1.3 punkte nurodytam
tikslui, nesiimti jokių veiksmų ar neveikimo, prieštaraujančio Bendrovės
interesams;
2.1.3. nekopijuoti ir nedauginti jokiu būdu ir priemonėmis Informacijos
ar jos dalies, išskyrus atvejus, kai tai reikalinga Informacijos pateikimo
tikslui įgyvendinti;
155
2.1.4. be atskiro atsakingo Bendrovės atstovo leidimo neišnešti
informacijos uţ Bendrovės ribų;
2.1.5. ţymėti Informaciją specialia ţyma „konfidencialu―.
2.2. Darbuotojui pasinaudojus komercinėmis paslaptimis šioje Sutartyje
nurodytu tikslu, Darbuotojas privalo grąţinti Bendrovei (tiesioginiam vadovui)
visą medţiagą (pateiktą bet kokiomis priemonėmis), kurioje yra komercines
paslaptis sudaranti informacija, įskaitant visas kopijas.
3. Atsakomybė:
3.1. Be atskiro leidimo išnešęs Informaciją uţ Bendrovės ribų, neteisėtai
atskleidęs, sunaikinęs, sugadinęs ar praradęs jam patikėtą komercinę paslaptį
sudarančią informaciją, Darbuotojas įsipareigoja sumokėti Bendrovei
_______ Lt (____________________________ litų) baudą bei
atlyginti Bendrovei nuostolius tiek, kiek nepadengia baudos suma. Nuostoliais
šiuo atveju laikomos paslapčiai sukurti, tobulinti, naudoti turėtos išlaidos bei
negautos pajamos.
3.2. Šios Sutarties 3.1 punkte nurodyto dydţio išskaitos daromos (visa
apimtimi) iš Darbuotojui apskaičiuoto darbo uţmokesčio bei kitų su darbo
santykiais susijusių išmokų, o jei šių išmokų neuţtenka, minėtos sumos
išieškomos iš Darbuotojo kito turto.
4. Kitos sąlygos:
4.1. Ši Sutartis įsigalioja nuo jos pasirašymo dienos. Darbuotojo
įsipareigojimas neatskleisti komercinių paslapčių lieka galioti dar 2 (dvejus)
metus nuo tos dienos, kai išnyksta pagrindas naudoti komercines paslaptis
(pasibaigia ar nutraukiama darbo sutartis).
4.2. Sutartis sudaryta dviem egzemplioriais, kurie abu turi vienodą teisinę
galią. Po vieną egzempliorių pateikiama Bendrovei ir Darbuotojui.
5. Šalių adresai ir parašai:
Bendrovė Darbuotojas
[Pavadinimas] [Vardas, pavardė]
[Buveinės adresas] [Gyvenamosios vietos adresas]
[Telefonas, faksas] [Telefonas]
[Įmonės kodas] [Asmens kodas]
[PVM mokėtojo kodas]
[Registras, kuriame kaupiami
duomenys apie juridinį asmenį]
______________________ A. V. _________________________
Parašas Parašas
[Pareigos, vardas ir pavardė] [Vardas, pavardė]
156
SAVANORIŠKŲ DARBŲ ATLIKIMO SUTARTIS
Nr. (Data) (Sudarymo vieta)
Savanoriškų darbų organizatorius (toliau – organizatorius) ,
(Įstaigos, organizacijos pavadinimas, kodas, adresas ir kiti rekvizitai) atstovaujamas , (Fizinio asmens vardas ir pavardė, asmens kodas) ir savanoris (Fizinio asmens vardas ir pavardė, asmens kodas)
sudarė šią savanoriškų darbų atlikimo sutartį: 1. Organizatorius įsipareigoja:
1.1. uţtikrinti šias savanoriškų darbų atlikimo sąlygas:
1.2. instruktuoti savanorį apie atliekamų darbų pobūdį, saugą ir sveikatą darbe; 1.3. kompensuoti dėl atliekamų darbų turėtas išlaidas (kelionės, nakvynės, spec. drabuţių ir kitas)
pagal šių išlaidų faktą patvirtinančius dokumentus; 1.4. (Kiti įsipareigojimai)
. 2. Savanoris įsipareigoja:
2.1. atlikti šiuos darbus (visas konkretaus darbo pavadinimas, darbų pobūdis, kiekis, darbo laikas, trukmė ir kita):
2.1.1. ; 2.1.2. ; 2.1.3. .
2.2. laikytis nustatytųjų savanoriškų darbų atlikimo specialiųjų reikalavimų, numatytų organizatoriaus vidaus darbo tvarkos taisyklėse;
2.3. laikytis saugos ir sveikatos darbe reikalavimų. 3. Ši sutartis įsigalioja ją pasirašius sutarties šalims. 4. Savanoriškų darbų metu organizatoriui ar savanoriui padaryta ţala atlyginama Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka. 5. Ši sutartis gali būti nutraukta šalių susitarimu arba vienai iš šalių nevykdant sutarties sąlygų. 6. Sutartis sudaryta turinčiais vienodą juridinę galią dviem egzemplioriais, kurių vienas įteikiamas savanoriui, o kitas lieka organizatoriui. 7. Sutarties šalys: Organizatoriaus įgaliotas asmuo (Parašas) (Vardas ir pavardė) A. V. Savanoris (Parašas) (Vardas ir pavardė)
157
VISIŠKOS MATERIALINĖS ATSAKOMYBĖS SUTARTIS
20__ m. _____ mėn. ____ d. Sudarymo vieta
__________________________________________, toliau vadinama Darbdaviu, (Įmonės, įstaigos, organizacijos pavadinimas)
atstovaujama ______________________________________________________, (Pareigos, vardas ir pavardė)
ir _______________________________________________________________, (Darbuotojo pareigos, vardas ir pavardė)
toliau vadinamas Darbuotoju, siekdami apsaugoti Darbdaviui priklausančias materialines vertybes, sudarė Darbuotojo visiškos materialinės atsakomybės sutartį: 1. Darbuotojas, einantis pareigas _________________________________________ (Pareigų pavadinimas)
arba dirbantis darbą _________________________________________________, (Darbo pavadinimas)
tiesiogiai susijusį ____________________________________________________ (Su materialinių vertybių saugojimu, priėmimu, išdavimu, pardavimu,
_______________________________________________________________, pirkimu, gabenimu arba dėl priemonių, perduotų darbuotojams naudotis darbe)
prisiima visišką materialinę atsakomybę uţ Darbdavio jam perduotas šias vertybes: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ir įsipareigoja: 1.1. Saugoti nuo suţalojimo ar sunaikinimo jam patikėtas materialines vertybes, imtis priemonių bet kokiems nuostoliams išvengti. 1.2. Laiku informuoti Darbdavį apie visas aplinkybes, keliančias grėsmę Darbdavio vertybių saugumui. 1.3. Tvarkyti jam patikėtų materialinių vertybių apskaitą, nustatyta tvarka rengti ir teikti ataskaitas apie šių materialinių vertybių judėjimą ir likučius.
1.4. Dalyvauti inventorizuojant jam patikėtas materialines vertybes. 1.5. Niekam ir niekada neskleisti informacijos apie vertybių saugojimą, gabenimą ir pan. 1.6. _______________________________________________________________ .
(Kiti Darbuotojo įsipareigojimai)
2. Darbdavys įsipareigoja: 2.1. Sudaryti Darbuotojui tinkamas materialinių vertybių saugojimo sąlygas. 2.2. Supaţindinti Darbuotoją su norminiais teisės aktais, reglamentuojančiais Darbuotojo materialinę atsakomybę uţ Darbdaviui padarytą ţalą, taip pat vertybių saugojimo, priėmimo, išdavimo, pardavimo, pirkimo, gabenimo ar naudojimo instrukcijomis, normatyvais ir taisyklėmis.
2.3. __________________________________________________________________.
(Kiti Darbdavio įsipareigojimai, uţtikrinant sąlygas, kad ţala neatsirastų)
3. Darbuotojui dėl savo kaltės neišsaugojus jam patikėtų materialinių vertybių, Darbdaviui padarytos ir atlygintinos ţalos dydis nustatomas remiantis galiojančiais norminiais teisės aktais. 4. Darbuotojas neatsako, jei ţala padaryta ne dėl jo kaltės.
158
5. Visiškos materialinės atsakomybės sutartis įsigalioja nuo jos pasirašymo momento ir galioja visam darbo laikui, kuriam Darbdavys patikėjo jam materialines vertybes. 6. Sutartis sudaryta dviem egzemplioriais, po vieną Darbdaviui ir Darbuotojui. 7. Šalių adresai ir parašai: Darbdavys Darbuotojas _______________ _______________ _______________ ________________ _______________ _______________
(Parašas) (Parašas)
VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETAS ______________________________________________________________________
(įmonės, įstaigos, organizacijos ar kitos organizacinės struktūros pavadinimas; darbdavio fizinio asmens vardas ir pavardė)
DARBO PAŢYMĖJIMAS
2006-09-01______ Nr. __30__ (data)
LAIMA VALANTIENĖ _______________________________________________________________ (darbuotojo vardas ir pavardė) LEKTORĖ ______________________________________________________________ (darbuotojo pareigų pavadinimas)
Darbo sutartis 2006-09-01 Nr. S-130__________________________________ (data ir numeris) Darbo paţymėjimas galioja iki 2011-08-31_________________________________ ___________________ ______________ ______________________ (Darbdavio atstovo (Parašas) (Vardas ir pavardė) ar darbdavio fizinio asmens pareigos) A. V.
(Nuotraukos vieta)
159
Rekomenduota
Statistikos departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2000 m. kovo 29 d. įsakymu Nr. 32
Institucija
ASMENS KORTELĖ
I. Bendros ţinios
1. Asmens kodas
2. Vardas (-ai)
3. Pavardė (-ės)
4. Tautybė
5. Išsimokslinimas:
Mokyklos pilnas pavadinimas Išsimokslinimo
lygis Baigimo
metai Diplomo numeris
Įgyta specialybė
Suteikta kvalifikacija
6. Mokslo laipsnis ir pedagoginis mokslo vardas
Laipsnis, vardas Pavadinimas Mokslo sritis Diplomo numeris
Išdavimo data
Institucijos, kurioje suteiktas laipsnis ar vardas, pavadinimas
Mokslo laipsnis
Pedagoginis mokslo vardas
7. Bendrasis darbo staţas 8. Valstybės tarnautojo darbo staţas
9. Šeiminė padėtis
10. Sutuoktinio (-ės) vardas, pavardė gimimo metai
11. Duomenys apie vaikus
duktė, sūnus vardas, pavardė, gimimo metai
12. Namų adresas:
gatvė, namo Nr., buto Nr., kaimas ar miestelis, pašto indeksas, miestas ar rajonas
13. Namų telefonas
14. Paso serija paso numeris išdavimo data pasą išdavė
160
15. Socialinio draudimo paţymėjimo serija numeris
16. Valstybės tarnautojo paţymėjimo:
registracinis numeris kodas numeris įstaigoje
17. Vairuotojo paţymėjimo:
serija ir numeris išdavimo data išdavė
II. Karinė įskaita
18. Atlikęs / neatlikęs privalomąją pradinę karo tarnybą (nereikalingą uţbraukti)
19. Karinis laipsnis 20. Parengtis
21. Karinės specialybės kodas 22. Karinio liudijimo Nr.
23. Įrašytas į karinę įskaitą
(teritorinės karinės įstaigos pavadinimas) (data)
III. Darbo veikla
Pareigų pakeitim
o data
Padalinio pavadinimas
Pareigų pavadinimas,
lygis
Pareigų pakeitimo juridinis pagrindas
Pareigų pakeitimo
data
Padalinio pavadinimas
Pareigų pavadinimas,
lygis
Pareigų pakeitimo juridinis
pagrindas 1 2 3 4 1 2 3 4
IV. Atostogos
Atostogų trukmė dienomis
Iš viso atos-togų
dienų
Uţ kurį laiko-tarpį
Atostogų datos Juridinis
pagrindas
Atostogų trukmė dienomis
Iš viso atos-togų
dienų
Uţ kurį laiko-tarpį
Atostogų datos Juridinis
pagrindas
pagrin-dinių
papil- domų
nemo-
kamų
pra-dţia
pabai- ga
pagrin-dinių
papil- domų
nemo- kamų
pra- dţia
pabai-ga
1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8
24. Pensijos rūšis
25. Atleidimo iš darbo prieţastis ir pagrindas
200 m. mėn. d. įsakymas, potvarkis Nr.
161
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL VARDAITĖS PAVARDAITĖS PRIĖMIMO Į DARBĄ
2011 m. kovo 15 d. Nr. P-18
Vilnius
Atsiţvelgdama į Vardaitės Pavardaitės 2011-03-12 prašymą,
p r i i m u ją dirbti reklamos vadybininke nuo 2011 m. kovo 19 dienos,
mokant jai 3000 Lt mėnesinį atlyginimą.
Vardaitei Pavardaitei skiriamas trijų mėnesių bandomasis laikotarpis.
Direktorė (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Personalo skyriaus vadovas
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
2011-03-15
Vyr. buhalteris
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
2011-03-15
162
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL VARDENIO PAVARDENIO ATLEIDIMO IŠ DARBO
2011 m. spalio 14 d. Nr. P-19 Vilnius
Atsiţvelgdamas į Vardenio Pavardenio 2011-10-03 prašymą:
1. A t l e i d ţ i u iš einamų sandėlininko pareigų Vardenį Pavardenį pagal
Lietuvos Respublikos darbo kodekso 127 str. (pačio prašymu) nuo 2011 m.
spalio 17 d.
2. S k i r i u kompensaciją uţ nepanaudotas kasmetines atostogas uţ
laikotarpį nuo 2011 m. liepos 1 d. iki 2011 m. rugpjūčio 31 d.
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Personalo skyriaus vadovas
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
2011-10-14
Vyr. buhalteris
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
2011-10-14
Susipaţinau
(Parašas)
Vardenis Pavardenis
2011-10-16
163
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL VARDIENĖS PAVARDIENĖS ATLYGINIMO
2011 m. birţelio 27 d. Nr. 00-00
Vilnius
Atsiţvelgdamas į buhalterės Vardienės Pavardienės 2011-06-25 prašymą,
p a v e d u mokėti Vardienei Pavardienei atlyginimą vieną kartą per
mėnesį, pervedant jį į prašyme nurodytą sąskaitą.
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
164
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL BYLŲ (DOKUMENTŲ) PERDAVIMO
2011 m. lapkričio 16 d. Nr. 00-00
Vilnius
Atsiţvelgdamas į UAB „Senis― struktūrinius pertvarkymus ir darbo
funkcijų perskirstymą,
n u r o d a u administratorei Vardaitei Pavardaitei perduoti archyvo
vedėjai Vardienei Pavardienei 2010 m. bylas (dokumentus), surašius bylų
(dokumentų) perėmimo aktą.
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
165
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL VARDAITĖS PAVARDAITĖS DARBO SUTARTIES SĄLYGŲ
KEITIMO
2011 m. spalio 18 d. Nr. P-85
Vilnius
Atsiţvelgdamas į Vardaitės Pavardaitės darbo rezultatus:
k e i č i u 2006 m. sausio 15 d. sudarytos darbo sutarties 3 punktą ir nuo
2011 m. lapkričio 1 d. 200 Lt padidinu mėnesinę algą;
p a v e d u personalo skyriaus vadovui pakeisti Vardaitės Pavardaitės
darbo sutartį.
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Personalo skyriaus vadovas
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
2011-10-20
Sutinku
(Parašas)
Vardaitė Pavardaitė
2011-10-21
166
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL ETATŲ MAŢINIMO
2011 m. vasario 18 d. Nr. 00-00
Vilnius
Vadovaudamasis 2011 m. vasario 6 d. UAB „Senis― visuotinio akcininkų
susirinkimo nutarimu Nr. 00-00 bei Lietuvos Respublikos darbo kodekso
(Ţin., 2002, Nr. 64-2569) 129 str. 2 dalimi:
1. P a n a i k i n u nuo 2011 m. geguţės 1 d. dėl bendrovėje atliktų
struktūrinių pertvarkymų šiuos etatus:
staliaus,
valytojos.
2. P a v e d u personalo skyriaus vadovui parengti darbuotojams
įspėjimus apie numatomą atleidimą Lietuvos Respublikos darbo kodekso
nustatyta tvarka.
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Personalo skyriaus vadovas
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
2011-02-20
167
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL VARDENIO PAVARDENIO KOMANDIRUOTĖS
2011 m. gruodţio 9 d. Nr. K-13
Vilnius
K o m a n d i r u o j u komercijos direktorių Vardenį Pavardenį į UAB „Senis―Klaipėdos filialą tiekimo sutartims sudaryti. Komandiruotės trukmė – 2 dienos :nuo 2011 m. gruodţio 13 d. iki gruodţio 14 d. imtinai. Vykstama bendrovės automobiliu Audi 100, PVG 000.
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Susipaţinau
(Parašas)
Vardenis Pavardenis
2011-12-09
168
UŢDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SENIS“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL NUOBAUDOS VARDAITEI PAVARDAITEI SKYRIMO
2011 m. gruodţio 15 d. Nr. 00-00
Vilnius
Atsiţvelgdamas į raštinės vedėjos Vardienės Pavardienės 2011-12-04
tarnybinį pranešimą „Dėl Vardaitės Pavardaitės darbo― ir 2011-12-05
Vardaitės Pavardaitės pasiaiškinimą,
s k i r i u sekretorei Vardaitei Pavardaitei drausminę nuobaudą – pa-
stabą.
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Personalo skyriaus vadovas
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
2011-12-15
Susipaţinau
(Parašas)
Vardaitė Pavardaitė
2011-12-16
169
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
Gerb. Vardienei Pavardienei
SIŪLYMAS NUTRAUKTI DARBO SUTARTĮ
2011-00-00 Nr. 00-00
Vilnius
Siūlau nutraukti darbo sutartį Nr. 00-00, sudarytą 2007 m. kovo 5 d.
Sutarties nutraukimo pagrindas – Lietuvos Respublikos darbo kodekso 125 str.
– Darbo sutarties nutraukimas šalių susitarimu.
Siūlomos šios sutarties nutraukimo sąlygos: ____________________ (Sutarties nutraukimo laikas ir kitos
________________________________________________________________ sutarties nutraukimo sąlygos (kompensacijos, nepanaudotų atostogų suteikimas ir kt.))
Jei Jūs sutinkate su pasiūlymu, prašome pranešti apie tai per septynias
dienas.
Direktorius (Parašas) Vardenis Pavardenis
Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 0) 000 0000, [email protected]
170
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
Gerb. Vardeniui Pavardeniui
PRANEŠIMAS
APIE DARBO SUTARTIES NUTRAUKIMĄ
2011-00-00 Nr. 00-00
Vilnius
Informuojame Jus, kad bendrovėje atlikti struktūriniai pertvarkymai ir
2011 m. vasario 6 d. visuotinio akcininkų susirinkimo nutarimu Nr. 00-00
buvo panaikinta staliaus pareigybė. Dėl šių aplinkybių, vadovaujantis Lietuvos
Respublikos darbo kodekso 129 str. 2 dalimi, 2011 m. balandţio 26 d. Jūs
būsite atleistas iš uţimamų pareigų.
Jums priklausanti dviejų mėnesių vidutinio darbo uţmokesčio dydţio
išeitinė išmoka bus išmokėta Jūsų atleidimo dieną.
Direktorius (Parašas) Vardaitis Pavardaitis
Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 0) 000 0000, [email protected]
171
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
L. Sapiegos g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000,
faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected]. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Uţdarajai akcinei bendrovei „Bendrovė―
PAŢYMA APIE DARBO LAIKĄ
PAGRINDINĖJE DARBOVIETĖJE
2011-08-05 Nr. 4-12
Pranešame, kad Vardaitės Pavardaitės pagrindinė darbovietė yra UAB
„Senis―. Vardaitė Pavardaitė dirba personalo vadybininke, jos darbo laikas
bendrovėje yra toks:
Savaitės diena
Darbo laikas Pietų pertraukos
laikas
Pirmadienis 8.00–17.00 12.00–13.00
Antradienis 8.00–17.00 12.00–13.00
Trečiadienis 8.00–17.00 12.00–13.00
Ketvirtadienis 8.00–17.00 12.00–13.00
Penktadienis 8.00–17.00 12.00–13.00
Šeštadienis Poilsio diena -
Sekmadienis Poilsio diena -
Direktorius (Parašas) Vardenis Pavardenis
(A. V.)
Vardaitis Pavardaitis, tel. (8 0) 000 0000, [email protected]
172
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SENIS“
L. Sapiegos g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000,
faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected]. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
Kauno rajono apylinkės teismui Į 2011-06-25 Nr. 0-00
PAŢYMA APIE UŢIMAMAS PAREIGAS
2011-07-03 Nr. 12-19
Vardaitis Pavardaitis nuo 2011 m. birţelio 6 d. dirba UAB „Senis―
vairuotoju.
Direktorius (Parašas) Vardenis Pavardenis
(A. V.)
Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 0) 00 0000
173
BUHALTERĖ
VARDIENĖ PAVARDIENĖ
Uţdarosios akcinės bendrovės „Senis―
direktoriui Vardaičiui Pavardaičiui
PRAŠYMAS
DĖL ATLYGINIMO MOKĖJIMO
2011-06-25
Vilnius
Prašau mokėti man atlyginimą vieną kartą per mėnesį. Atlyginimą prašau
pervesti į mano sąskaitą banke:
Bankas … ;
Banko kodas … ;
Sąskaitos Nr. … .
(Parašas) Vardienė Pavardienė
174
ADMINISTRATORĖ
VARDIENĖ PAVARDIENĖ
Uţdarosios akcinės bendrovės „Senis“
direktorei
Vardaitei Pavardaitei
PRAŠYMAS
DĖL KASMETINIŲ ATOSTOGŲ
2011-08-02
Vilnius
Prašau išleisti mane kasmetinių atostogų 28 kalendorines dienas nuo
2011 m. rugpjūčio 8 d. iki 2011 m. rugsėjo 5 d. imtinai.
(Parašas) Vardienė Pavardienė
P.S. Prašymus rekomenduojama rašyti ranka.
175
7
Dokumentų tvarkymas ir apskaita
Temos tikslai:
1. Mokėti teisingai priimti gautus dokumentus.
2. Ţinoti dokumentų registravimo tikslus ir principus.
3. Sugebėti parinkti racionalią registravimo formą.
4. Mokėti registruoti gaunamus, siunčiamus ir vidaus dokumentus.
5. Ţinoti dokumentų indeksavimo sistemas.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse išsamiai aptarti dokumentacijos plano
sudarymo, bylų sudarymo ir tvarkymo (įskaitant dokumentų skaitmenines kopijas, vaizdo ir
garso dokumentus), dokumentų vertės ekspertizės, įstaigos dokumentų saugojimo ir išdavimo
asmenims bei įstaigos teisės aktų nustatyta tvarka perimtų dokumentų tvarkymo klausimai.
Atsiţvelgus į gautas pastabas ir siekiant maţinti įstaigų administracinę naštą, atsisakyta
dokumentacijos plano suvestinės sudarymo, o dokumentacijos plano forma papildyta skiltimi „Iš
viso per metus uţbaigta bylų―.
Siekiant didesnio aiškumo, Taisyklių prieduose pateiktos pastabos ir paaiškinimai dėl
atitinkamų apskaitos dokumentų sudarymo.
7.1
Aktualūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai sietini su:
1. dokumentų registravimu (registravimo veiksmų eiliškumo aspektu);
2. dokumentų skaitmeninių kopijų įtraukimu į apskaitą ir jų tvarkymu;
3. dokumentacijos plano ir kitų apskaitos dokumentų (apyrašų, dokumentų naikinimo
aktų) formomis;
4. vaizdo ir garso dokumentų bylų sudarymu, aprašymu ir jų tvarkymu;
5. uţbaigtų bylų tvarkymu (tęstų asmens bylų tvarkymas iš naujo ir pan.);
176
6. dokumentų vertinimo sprendimų priėmimu;
7. perimtų toliau saugoti dokumentų apskaita;
8. dokumentų išdavimu.
Atsisakyta: dokumentacijos plano suvestinės, laikino saugojimo bylų sąrašų.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių (toliau – DTA) (2012-06-27 Nr. 72-
3768 ) pakeitimai sietini su:
taisyklėse nustatytų reikalavimų taikymo objektu;
įstaigos vadovo tvirtinamų ir nustatomų apskaitos dokumentų formomis;
apskaitos dokumentų duomenų derinimo procedūromis;
pakitusia DEK įgaliojimų aprėptimi;
uţbaigtų bylų tvarkymu ir jų įrašymu į apskaitos dokumentus.
Įstaigos vadovas privalo:
Pagal DAĮ (Dokumentų ir archyvų įstatymą):
Nustatyti įstaigos dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus.
Paskirti atsakingus asmenis uţ veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą,
saugojimą ir naikinimą bei nustatyti jų įgaliojimus.
Pagal DTA (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles):
Paskiria uţ įstaigos veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą
atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus ir nustato jų įgaliojimus bei
atsakomybę.
Tvirtina dokumentų perdavimo aktus, perduodant dokumentus atsakingiems įstaigos
darbuotojams ar jiems keičiantis, taip pat perduodant dokumentus kitai įstaigai.
Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis, per Elektroninio archyvo
informacinę sistemą suderintus su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka
dokumentai perduodami toliau saugoti. Kai dokumentai valstybės archyvui
neperduodami, dokumentų ir bylų apskaitos dokumentai (jų duomenys) suderinami su
įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga.
Prireikus sudaro patariamąją dokumentų ekspertų komisiją dokumentų vertės
ekspertizės, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimams nagrinėti.
177
Sprendţia klausimus, susijusius su įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų
autorių turtinių teisių perėmimu.
DTA TAISYKLIŲ TAIKYMAS
DTA taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, kitų subjektų,
įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų oficialiųjų
dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo bendruosius reikalavimus.
Valstybės įgaliotų asmenų dokumentų valdymo reikalavimus nustato Lietuvos
Respublikos teisingumo ministras, suderinęs su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru.
Elektroniniai dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi pagal Elektroninių
dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodţio
29 d. įsakymu Nr. V-158 (Ţin., 2012, Nr. 3-104), ir DTA taisyklių reikalavimus.
Asmenims, besiverčiantiems licencijuojama dokumentų tvarkymo veikla, Taisyklėse
nustatyti dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimai tvarkant šių Taisyklių 1 punkte
nurodytų įstaigų dokumentus yra privalomi. Licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugas
turintis asmuo pagal šiose Taisyklėse nustatytus reikalavimus gali parengti ir
įstaigai pateikti dokumentų apskaitos ir kitų reikalingų dokumentų projektus, taip
pat juos pataisyti pagal įstaigos ar valstybės archyvo pateiktas pastabas ar
siūlymus.
Nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims šiose Taisyklėse nustatyti
reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau dokumentus, kurių rengimą nustato teisės
norminiai aktai, jie turi tvarkyti ir įtraukti į apskaitą pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro
patvirtintų Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo,
tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus.
DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS
Jei įstaigoje ir jai pavaldţiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų
valdymo sistema, tokie dokumentai gali būti registruojami šių įstaigų jungtiniuose
dokumentų registruose.
12 punktas. Jei dokumentai registruojami šių Taisyklių 14 punkte numatytuose
jungtiniuose registruose, šiuos registrus į registrų sąrašą įrašo įstaiga, kuri yra vieningos
kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja. Šiuo atveju dokumentų registrų
178
sąrašo penktojoje skiltyje nurodomi ir įstaigų ar struktūrinių padalinių, kurių dokumentai bus
registruojami šiuose registruose, pavadinimai.
Keletas komentarų:
Dokumentų registrų sąrašas kasmet iš naujo nesudaromas.
Jei sudaromas bendras tam tikrų dokumentų registras, sąrašo skiltyje„Pastabos“ galimas
toks įrašas – Registruojami visi dokumentai, kurių registravimui nėra nustatyti
atskiri registrai
13 punktas. Įstaigos parengti dokumentai registruojami nustatytuose registruose, kuriuose
įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos numeris, registravimo data, dokumento
pavadinimas (antraštė).
Jei įstaigos parengtų dokumentų apyvarta didelė, dokumentai gali būti registruojami
atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis, sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą
poţymį ar kelis poţymius.
Jei įstaigos parengtų dokumentų apyvarta nėra didelė, dokumentai gali būti registruojami
bendrame įstaigos veiklos dokumentų registre, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
14 punktas. Įstaigos dokumentai, parengti administruojant specialiąsias veiklos sritis ir
atliekant specialiąsias funkcijas, registruojami pagal šių Taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės
aktai nenustato kitaip. Jei įstaigoje ir jai pavaldţiose įstaigose įdiegta vieninga KDVS, tokie
dokumentai gali būti registruojami jungtiniuose dokumentų registruose.
15 punktas. Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita)
registruojami atskiruose teisės aktų registruose pagal rūšis ir saugojimo terminus. Teisės aktai,
kuriais patvirtinti kiti dokumentai (nuostatai, taisyklės, programos, planai ir kita)
gali būti registruojami atskiruose registruose.
Dokumentai registruojami dokumentų registruose, kurių sąrašą, tvirtina įstaigos vadovas.
Dokumentų registruose registruojami kalendoriniais metais parengti ar gauti dokumentai, jei
kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Dokumentų registrų sąrašas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, o ne teisės
aktu.
17 punktas. Įstaigos gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registruose ,
kuriuose įrašomi šie duomenys: dokumento gavimo registracijos numeris ir gavimo data,
dokumento sudarytojo pavadinimas, gauto dokumento datos ir registracijos numerio nuoroda,
pavadinimas (antraštė).
179
Atsiţvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, gali būti numatyti atskiri gautų dokumentų registrai
pagal korespondentus, temas ar rūšis.
Jei įstaigoje ir jai pavaldţiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota
dokumentų valdymo sistema, įstaigos parengto dokumento gavimas pavaldţioje
įstaigoje gali būti fiksuojamas sistemos priemonėmis, neatliekant gauto
dokumento registravimo procedūros
22 punktas. Faksimilinio ryšio ar kitais telekomunikacijų įrenginiais gauti dokumentai ar
jų skaitmeninės kopijos, kuriuose yra uţtikrinta teksto apsauga ir galima
identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami pagal šių Taisyklių 17 ir
18 punktuose nustatytus reikalavimus. Jei vėliau gaunamas pasirašytas šio dokumento
originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu.
Jei organizacinėmis ir informacinių technologijų priemonėmis yra uţtikrinamas gautų
oficialių dokumentų skaitmeninių kopijų autentiškumas, patikimumas, prieinamumas ir jei jos
įstaigoje bus saugomos ne ilgiau kaip 25 metus, tokių kopijų atspausdinti nebūtina,
o į įstaigos dokumentų apskaitą šios kopijos įtraukiamos ir tvarkomos informacinių technologijų
priemonėmis.
24.1. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio
antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar
antspaudo su pareigų pavadinimu nėra, po parašo rekvizitu (tvirtinamuose dokumentuose – po
baigiamuoju brūkšniu) rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir ţodis „Kopija“
(„Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas spaudas.
24.2. Siunčiami dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai
ar dokumentų kopijos patvirtinami šių taisyklių 24.1 punkte nustatyta tvarka ir dedami į bylas.
Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos, patvirtinti nuorašai ar dokumentas
siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, į bylą
dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas.
Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo,
kad dokumento originalas nebus siunčiamas. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą
jis dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma.
24.3. Jei reikia, darbuotojai su teisės aktais supaţindinami pasirašytinai ir dokumentai
dedami į bylas.
Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supaţindinti su teisės aktais patvirtintais dokumentais,
supaţindinimo ţymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose,
180
jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas, jei
atskira byla nenumatyta ir kiti teisės aktai nenustato kitaip.
24.4. Teisės aktų ir teisės aktais patvirtintų dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti
nuorašai, jei reikia, perduodami uţduočių vykdytojams ar siunčiami pavaldţioms įstaigoms.
24.5. Kiti įstaigos parengti dokumentai dedami į bylas juos uţregistravus ar įvykdţius
uţduotis. Kai reikia, kitoms įstaigoms siunčiamos šių dokumentų patvirtintos kopijos ar
patvirtinti nuorašai.
24.6. Jei įstaigoje ir jai pavaldţiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų
valdymo sistema, įstaigos parengti dokumentai pavaldţioms įstaigoms gali būti teikiami
sistemos priemonėmis, neatliekant siunčiamo dokumento registravimo procedūros
26 punktas. Kai uţduotis vykdoma nerengiant oficialaus dokumento, vykdytojas tai
paţymi dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės arba paskutinio lapo antroje pusėje
(Pranešta telefonu, el. paštu ar kita, jei reikia – trumpas turinys), pasirašo ir nurodo datą.
28 punktas. Į dokumentacijos planą bylos įrašomos pagal įstaigai nustatytas veiklos sritis
(funkcijas), atsiţvelgiant į įstaigos struktūrą ir suteiktus įgaliojimus. Įslaptintos bylos į
dokumentacijos planą įrašomos pagal Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintas Įslaptintos
informacijos administravimo taisykles.
Veiklos sritys (funkcijos) dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės, kaip punktai, o
kiekvienos srities (funkcijos) bylos – atskira numeracija, kaip papunkčiai.
Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro
dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris.
BYLŲ INDEKSŲ RAŠYMAS
Bylos (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indekse nurodomas bylos formą ţymintis
ţymuo. Elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų bylos indeksą sudaro
dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą ţymintis
ţymuo:
E – elektroninis dokumentas,
VG – vaizdo ir garso įrašas,
G – garso įrašas, V – vaizdo įrašas,
F – fotodokumentas (pvz., 5.6 G , kur 5.6 ţymi eilės numerį, G – bylos formą).
181
Jei bylai numatoma priskirti informacinių technologijų priemonėmis tvarkomas dokumentų
skaitmenines kopijas, bylos indekse nurodomas tai ţymintis ţymuo „K― (pvz., 5.6 K). Bylos
indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą:
arba
29 punktas. Jei viena tema susidaro skirtingų formų dokumentų, bylos sudaromos pagal
dokumentų formas. Šių bylų, kurių antraštės vienodos, indeksą sudaro tas pats dokumentacijos
plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir formą ţymintis ţymuo (pvz., 1.15 E, 1.15 VG, 1.15 G).
30 punktas. Dokumentacijos plane įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indeksas
(eilės numeris) nekeičiamas. Jei kitais kalendoriniais metais tokia byla nesudaroma, jos
indeksas (eilės numeris) į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas. Kai
tokia byla po kelerių metų vėl sudaroma, jai suteikiamas buvęs indeksas (eilės numeris). Jei
dėl įstaigos struktūrinių pokyčių dokumentacijos planas keičiamas iš esmės, šie
reikalavimai nėra taikomi.
DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINAI
Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle
(Ţin., 2011, Nr. 32-1534; 67-3209). Lietuvos vyriausiojo archyvaro ir kitų institucijų vadovų
bendrais įsakymais patvirtintomis dokumentų saugojimo terminų rodyklėmis.
Įstaigos vadovo sprendimu – jei saugojimo terminai teisės norminiais aktais nėra
nustatyti (įgyvendinant DAĮ 13 straipsnio 1 dalies nuostatą). Sprendimą dėl dokumentų
saugojimo priima Lietuvos vyriausiasis archyvaras ar jo įgalioti valstybės archyvai (DAĮ 13
straipsnio 4 dalis).
Pvz.: 1.6.1-04 (1.6.1 – eilės numeris, 04 – struktūrinis padalinys)
1.6.1 E-405-04 (1.6.1 E – eilės numeris ir bylos formą ţymintis ţymuo, 405 – įstaigos
filialas, 04 – įstaigos filialo struktūrinis padalinys).
182
DOKUMENTACIJOS PLANO PAPILDYMO SĄRAŠAS
Įstaigos dokumentų valdymui visose veiklos srityse ar atliekant priskirtas funkcijas
uţtikrinti kasmet rengiamas ir likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių
metų pabaigos teikiamas derinti kitų metų dokumentacijos planas.
36 punktas. Dokumentacijos plano duomenys derinami ir tvirtinami šių Taisyklių 8.3
punkte nustatyta tvarka.
37 punktas. Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos
dokumentacijos plane nebuvo numatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas. Į
sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilės pagal patvirtinto
dokumentacijos plano atitinkamo punkto papunktį.
Jei per kalendorinius metus įstaigai priskiriama nauja veiklos sritis (funkcija), kurią vykdant
sudaroma bylų, naujai sričiai (funkcijai) sąraše suteikiamas punktas, einantis iš eilės pagal
patvirtintą dokumentacijos planą, o byloms – atitinkamos veiklos srities (funkcijos) punkto
papunktis.
Parengtas sąrašas svarstomas, derinamas ir tvirtinamas tuomet, kai to
prireikia.
UŢBAIGTŲ BYLŲ TVARKYMAS
41 punktas. Bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų uţbaigimo:
41.1. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą poţymį,
įsitikinant, kad jose esantys dokumentai atitinka bylų antraštes, paantraštes (jei yra) ir
saugojimo terminus.
41.2. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į
bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti trumpai, jis gali būti saugomas informacinių
technologijų priemonėmis, uţtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie registro
visą saugojimo laiką.
41.3. Ilgai ir nuolat saugomose bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla
pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu), jei netaikoma kita
sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po
iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos.
183
41.4. Byloje paliekamas vienas dokumento egzempliorius. Jei byloje yra juodraščių,
dokumentų nereikalingų egzempliorių, ţymeklių, sąvarţėlių, jie išimami. Teisės aktų nustatyta
tvarka grąţintini dokumentai bylose nepaliekami.
41.5. Ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai sunumeruojami šių Taisyklių 8 priede nustatyta
tvarka. Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai.
41.6. Trumpai saugomų bylų lapai nenumeruojami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei
tokia byla ar atskiri jos dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka laikinai perduodami naudotis
kitoms įstaigoms, bylos lapai sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.
41.7. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar
paieškai arba kai bylos vidaus apyrašo sudarymą nustato kiti teisės aktai. Vidaus apyraše
surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai).
41.8. Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta
nedidelė, į tvarkomą bylą gali būti dedami dvejų kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos
apimtis nebus didesnė, nei nustatyta šių Taisyklių 39.9 punkte. Šiuo atveju dokumentai į bylas
dedami pagal jų saugojimo terminus.
41.9. Ilgai ir nuolat saugomų popierinių bylų dokumentai laikomi aplankuose be metalinių
laikiklių.
DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ
Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti
procesas. Ekspertizė atliekama, kai bylos saugojimo terminas, numatytas dokumentacijos plane,
yra pasibaigęs. Dokumentų vertės ekspertizė atliekama pagal jų reikšmingumo kriterijus (46
punktas):
1) tenkina įstaigos administravimo ir informacinius poreikius;
2) uţtikrina įstaigos ir veiklos įrodymus;
3) uţtikrina su įstaigos veikla susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus;
4) gali būti tinkami tyrimams atlikti;
5) suteikia informacijos apie įstaigos veiklą, teises, pareigas, politiką, ryšius, interesus
mokslo ir kultūros tikslais.
Įstaigos DEK vertina dokumentų (bylų) vertės ekspertizę atlikusių struktūrinių padalinių
(atsakingų darbuotojų) siūlymus, motyvus dėl dokumentų atrinkimo naikinti ar tolesnio jų
saugojimo tikslingumo ir kai kurių dokumentų (pvz., dokumentų naikinimo akto, bylų apyrašų;
bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, sąrašų).
184
51 punktas. Siūlymai dokumentus saugoti toliau ar juos naikinti fiksuojami DEK
protokoluose. Sprendimus dėl ilgai ir trumpai saugomų bylų tolesnio saugojimo ar
naikinimo priima įstaigos vadovas, o dėl nuolat saugomų bylų – valstybės
archyvas, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau
saugoti, įvertinęs įstaigos DEK siūlymus.
UŢBAIGTŲ BYLŲ APSKAITA
60 punktas. Apyrašų sąrašo duomenys derinami ir tvirtinami šių Taisyklių 8.3 punkte
nustatyta tvarka.
Apyrašų sąraše turi būti kiekvieno apyrašo pavadinimas ir numeris. Apyrašo pavadinime
įvardijamos bylos pagal šių Taisyklių 59 punkte numatytas bylų grupes ir jų saugojimo laikas,
pvz.:
Kai į bylų apyrašą įrašomos bylos, sudarytos iš elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų, tai
nurodoma apyrašo pavadinime, pvz.:
63 punktas.Į nuolat saugomų bylų apyrašus įrašytų vaizdo ir garso dokumentų
techniniams duomenims ir kitai reikiamai informacijai fiksuoti gali būti sudaromi dokumentų
techninių duomenų ţurnalai.
Ţurnalų formą, atsiţvelgdamas į vaizdo ir garso dokumentų techninių duomenų ypatybes
ir suderinęs su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka perduodami šie nuolat
saugomi dokumentai, tvirtina įstaigos vadovas.
Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolat saugomų bylų apyrašas Nr. 1
arba
Personalo valdymo ilgai saugomų bylų apyrašas Nr. 5.
Veiklos administravimo nuolat saugomų elektroninių bylų apyrašas Nr. 4
arba
Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolat saugomų garso įrašų bylų apyrašas Nr. 6.
185
VIDAUS ADMINISTRAVIMAS
Personalo valdymas
Rodyklės 7.3. p. Darbo sutarčių saugojimo terminas – 50 m. pasibaigus sutartims.
Darbo sutartys paprastai dedamos į asmens bylas arba į atskirą bylą.
Jei darbo sutartys saugomos asmens byloje, jos kaip ir kiti asmens dokumentai tvarkomi
pasibaigus darbo santykiams.
Jei darbo sutartys saugomos atskiroje byloje, pasibaigusios sutartys atskiriamos ir iš jų
sudaroma ilgai saugoma byla. Tokios bylos chronologinės ribos (data) – metai.
Darbo uţmokesčio dokumentų saugojimo terminas:
1. Asmens sąskaitų kortelių – 50 m. (Rodyklės p. 10.20.1.)
2. Darbo uţmokesčio apskaičiavimo ţiniaraščiai –10 m. (jei nėra asmens sąskaitų
kortelių – 50 m.; Rodyklės p. 10.20.2.)
3. Asmens sąskaitų kortelės sisteminamos pagal asmens pavardţių pirmąsias
raides (pvz., Asmens sąskaitų kortelės A-Z). Chronologinės ribos – metai (pvz., 2010 m.)
Asmens bylų tvarkymas
Rodyklės p.7.2. Asmens bylų saugojimo terminas – 50 m. Bylos tvarkomos pasibaigus
asmens darbo santykiams, jų chronologinės ribos – darbo santykių pradţia ir pabaiga. Jose
paliekamų dokumentų rūšys daţnai priklauso nuo įstaigos veiklos, teisės aktuose nustatytų
reikalavimų.
42.2.2 punktas. (Nauja) Jeigu darbuotojo pavardė ir (ar) vardas per darbo santykių
laikotarpį pasikeitė, asmens bylos antraštėje rašomi teisės akte dėl atleidimo iš pareigų nurodyti
asmenvardţiai.
42.2.4 punktas. (Nauja) Byla, kuri jau buvo įrašyta į bylų apyrašą, bet buvo tęsiama ir
papildyta naujais dokumentais, tvarkoma iš naujo: sunumeruojami papildomi bylos lapai, kurių
numeracija tęsiama eilės tvarka, rašomas naujas bylos baigiamasis įrašas ir antraštinis lapas,
patikslinant chronologines ribas ir, jei reikia, antraštę. Naujas antraštinis lapas dedamas bylos
pradţioje, baigiamasis įrašas – gale. Buvęs antraštinis lapas ir baigiamasis įrašas byloje
paliekami, jų lapai nenumeruojami.
186
Ūkis, saugos ir sveikatos darbe prieţiūra
Statinio techninės prieţiūros dokumentai, statinių statybos projektai, ekspertų išvados ir
pan., namų valdos techninės apskaitos dokumentai, nekilnojamojo daikto kadastrinių duomenų
bylos dokumentai saugotini iki perdavimo naujam turto valdytojui).
Nelaimingų atsitikimų darbe aktai ir kiti tyrimo dokumentai (lengvų saugotini 45 m., o
mirtinų – 75 m.) bylose sisteminami chronologine tvarka.
Profesinių ligų tyrimo ir patvirtinimo aktai ir kiti tyrimo dokumentai (saugotini 50 m.)
taip pat sisteminami chronologine tvarka.
7.2
Dokumentų apyvartos organizavimas
Darbo su dokumentais organizavimas – tai optimalių darbo sąlygų su įvairiais dokumentais
sudarymas (nuo jų sukūrimo momento iki jų sunaikinimo ar perdavimo saugoti į archyvą).
Tokios operacijos yra: priėmimas, skirstymas ir registravimas, vadovo
perţiūrėjimas, dokumentų eigos įstaigoje tvarkos nustatymas, jų vykdymas,
vykdymo kontrolė, bylų formavimas, dokumentų parengimas saugojimui ir
perdavimas į archyvą.
Darbo su dokumentais technologinės sistemos lygį lemia dokumentų perdavimo ir jų
uţduočių vykdymo operatyvumas bei įmonės vadovybės aprūpinimo informacija efektyvumas.
Vienas iš pagrindinių darbų su dokumentais – dokumentų sudarymas ir įforminimas.
Kiti dokumentų valdymo darbai: gaunamų dokumentų priėmimas ir tvarkymas; siunčiamų
dokumentų tvarkymas; perdavimas įstaigos viduje; dokumentų kiekio apskaita; dokumentų
indeksavimas ir registravimas; dokumentų uţduočių vykdymo kontrolės organizavimas; bylų
formavimas.
Šie darbai apibūdinami terminu – dokumentų apyvarta. Taigi:
Dokumentų apyvarta – dokumentų tvarkymas nuo parašymo ar gavimo iki jų
uţduočių įvykdymo ir įdėjimo į bylą ar sunaikinimo.
187
Daugiausia laiko skiriama dokumentų derinimui (55%). Kiekviena iš dokumentų grupių,
dalyvaujančių dokumentų apyvartoje, turi savo apdorojimo ir eigos ypatumus.
Taisyklingo darbo su dokumentais pagrindą įstaigoje sudaro tikslus įstaigos darbuotojų
pareigų paskirstymas. Tai kelia kiekvieno darbuotojo atsakomybę ir garantuoja, kad nebus
dubliuojamos darbo su dokumentais operacijos. Pareigų paskirstymas aptartas darbuotojų
pareiginiuose nuostatuose.
Tam, kad būtų nustatyta vienoda dokumentų sudarymo ir darbo su jais organizavimo tvarka,
įstaigoje parengiama dokumentų valdymo instrukcija, kuri pateikia taisyklingai įformintų
dokumentų pavyzdţius ir darbo su jais taisykles.
188
GAUNAMŲ DOKUMENTŲ APDOROJIMAS
Vokų priėmimas, adresato patikslinimas
Laiškų atidarymas ir turinio patikrinimas
Pirminis dokumentų rūšiavimas
Spaudo apie gavimą dėjimas
Registracija
Dokumento perdavimas vadovui
Dokumento perţiūra (registracija)
Rezoliucijos duomenų įrašymas į registracijos ţurnalą ar kortelę
Dokumento perdavimas vykdytojui
Vykdymo kontrolė
Dokumento uţduočių įvykdymas
Bylų formavimas
Vokai su viza „asmeniškai―
Dokumento perdavimas pavaduotojui, struktūriniams padaliniams ar vykdytojams
189
7.3
Dokumentų registravimas
DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO TVARKA
Skirtingų rūšių dokumentai registruojami atskiruose dokumentų registruose
Įsakymai pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus
Protokolai, aktai, paţymos ir kt. pagal dokumentų rūšs
Raštai, paţymos Gauti dokumentai
Jei tokių dokumentų apyvarta didelė, jie gali būti registruojami atskiruose dokumentų registruose pagal sudarytojus, temas, saugojimo terminus,
kitą poţymį ar jų derinį
Jei protokolų, aktų, paţymų ir kt. apyvarta nedidelė, jie gali būti registruojami viename informacinių vidaus dokumentų registre, jei kiti teisės norminiai
aktai nenustato kitaip
Dokumentų registruose registruojami visi kalendorinių metų (tai kalendoriniai metai arba dvylika iš eilės einančių mėnesių) dokumentai, jei kiti teisės norminiai
aktai nenustato kitaip
Dokumentų registrų kiekį nustato ir jų sąrašą tvirtina vadovas
190
DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO MOMENTAS
DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO DUOMENŲ ĮRAŠYMAS
Dokumentai įmonėje registruojami
• Tvarkomieji • Siunčiamieji • Kiti įstaigoje
parengti
Gauti
dokumentai
Jų pasirašymo ar tvirtinimo
dieną
Jų gavimo dieną
Kol dokumentas neuţregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos
Kiekvienas dokumentas gali būti uţregistruotas tik vieną kartą
Dokumentų registre ir dokumente įrašomi duomenys
Registravimo data
Dokumento registracijos eilės numeris
Jei dokumentas gautas
Dokumento gavimo data
Dokumento registracijos eilės numeris
191
KITI DOKUMENTŲ REGISTRO ĮRAŠAI
REGISTRUOTŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS
Dokumentą identifikuojantys duomenys
Dokumento pavadinimas
(ar antraštė)
(ar trumpas turinys)
Gauto dokumento sudarytojas
Jei dokumentas siunčiamas
adresatas
Visi registruoti dokumentai perduodami vykdytojams
Raštvedţiai registruose ar kompiuteryje paţymi, kam dokumentas perduodamas
Jeigu dokumentas iš vieno skyriaus į kitą perduodamas tiesiogiai, apie tai pranešama raštvedţiui, nes dokumento buvimo vieta turi būti ţinoma
Dokumentų perdavimas turi būti fiksuojamas pasirašytinai registre ar kompiuterinėje formoje
Dokumentus skyriams arba vykdytojams perduoda raštvedys
192
7.4
Dokumentų uţduočių vykdymas.
Vykdymo kontrolė
Temos tikslai
1. Ţinoti dokumentų vykdymo esmę, rūšis ir vykdymo terminus.
2. Mokėti organizuoti dokumentų vykdymo kontrolę.
Dokumentų vykdymas – tai jame esančios uţduoties atlikimas ir pranešimas apie tai
dokumento autoriui (jei situacija to reikalauja).
Dokumentų vykdymas gali būti skirstomas į faktinį ir formalųjį.
Dokumento vykdymo terminas – tai laiko tarpas, per kurį turi būti atlikta
dokumente nurodyta uţduotis.
Dokumentų vykdymo terminai yra dviejų rūšių:
1. Individualus terminas. Jis nurodomas dokumento tekste arba vadovo
rezoliucijoje. Šis terminas priklauso nuo konkrečių įstaigų organizacinės ir gamybinės
situacijos.
2. Tipinis vykdymo terminas. Šis terminas nepriklauso nuo dokumento teksto ar
situacijos konkrečioje įstaigoje. Jis nustatomas tam tikrų įstaigų parengtų
dokumentų kategorijoms.
Jei dokumente nenurodytas individualus terminas, uţduotis atliekama tipiniu terminu.
Dokumentų uţduočių vykdymo kontrolė – tai speciali įstaigos veiklos sritis, siekianti
uţtikrinti visų dokumentuose esančių uţduočių įvykdymą.
Dokumentų vykdymo kontrolės tikslas – savalaikis dokumentų uţduočių atlikimas,
informacijos teikimas vykdytojams ir vadovui.
Dokumentų vykdymo kontrolę įstaigose atlieka specialios darbuotojų grupės arba vienas
darbuotojas. Teisingai organizuota ir efektyvi dokumentų vykdymo kontrolė turi didelę
reikšmę įstaigos darbo organizavimui. Ji palengvina įstaigos vadovo darbą, padeda
įgyvendinti piliečių teises, kadangi kiekvienas besikreipiantis į įstaigą ţmogus turi teisę gauti
atsakymą. Kontrolė padeda bendrai įstaigos veiklai, nes jos dėka uţtikrinamas visų valdymo
veiksmų atlikimas ir maksimaliai išnaudojamos įstaigai susidariusios galimybės.
193
Yra dvi dokumentų vykdymo kontrolės rūšys:
1. Analitinė dokumentų vykdymo kontrolė numato tam tikrų dokumentų kategorijų
uţduočių atlikimo tikrinimą. Šiuo atveju neatsiţvelgiama į dokumento turinį.
2. Individuali dokumentų vykdymo kontrolė apima tam tikrų dokumentų uţduočių
atlikimo tikrinimą, priklausomai nuo jų turinio. Esant šiai dokumentų vykdymo
kontrolei, įstaigose tikrinami tie dokumentai, kurių turinys priskirtinas
kontroliuojamų klausimų sąrašui.
Kiekviena įstaiga privalo turėti kontroliuojamų dokumentų kategorijų ir klausimų
sąrašą.
Dokumentų vykdymo kontrolės forma gali būti ţurnalinė, kortelinė ar kompiuterinė. Tai
priklauso nuo to, kur dokumentai registruojami. Atsiţvelgiant į įstaigos dokumentų apyvartos
apimtį, gali būti kontrolei naudojama kompiuterinė technika, nors dokumentai registruojami
ţurnaluose.
Jei vykdytojas negali laiku įvykdyti dokumento uţduoties, jis turi ne vėliau kaip prieš tris
dienas iki nustatyto termino prašyti įstaigos vadovo, kad šis pratęstų vykdymo terminą.
Dokumento uţduoties įvykdymo terminą gali pratęsti tik tas pareigūnas ar įstaiga, kurie tą
terminą nustatė.
Uţ dokumentų vykdymo kontrolę atsakingi:
1. Įmonės vadovas.
2. Struktūrinio padalinio vadovas.
3. Šiam darbui paskirti darbuotojai.
Kontroliuotini dokumentai su vykdymo terminais:
1. LR Prezidento dekretai, raštai – juose nurodytu terminu (tekste), per 10 dienų, kai
terminas nenurodytas, per 2 darbo dienas, kai jų pagrindu reikia parengti potvarkių
projektą arba pateikti atitinkamus pasiūlymus.
2. LR įstatymai, LR Seimo nutarimai – juose nurodytu terminu, per 10 darbo dienų,
kai terminas nenurodytas, per 2 darbo dienas, kai jų pagrindu reikia parengti
potvarkių projektą arba pateikti atitinkamus pasiūlymus.
Vadovo rezoliucijoje nurodytas pirmasis vykdytojas supaţindina kitus
rezoliucijoje minimus vykdytojus.
194
3. LR Vyriausybės nutarimai, potvarkiai ir raštai – juose nurodytu terminu, per 10
darbo dienų, kai terminas nenurodytas, per 2 darbo dienas, kai jų pagrindu
reikia parengti potvarkių projektą arba pateikti atitinkamus pasiūlymus.
4. LR Seimo ir savivaldybių Tarybų narių paklausimai, raštai bei pareiškimai, susiję su jų
kaip deputatų veikla – nedelsiant, jeigu nereikia papildomai aiškinti arba tikrinti, iki
30 dienų, kai reikia tikrinti arba susirašinėti.
5. Savivaldybių Tarybų ir jų valdybų sprendimai bei protokolai – juose nurodytu
terminu.
6. Įstaigų, įmonių ir organizacijų raštai – juose nurodytu terminu arba per 10 darbo
dienų.
7. Piliečių pasiūlymai, prašymai, skundai – nedelsiant arba per mėnesį, kai reikia
papildomai aiškintis ar tikrinti.
8. Kritinės pastabos ir pasiūlymai periodinėje spaudoje, LR Seimo, savivaldybių Tarybų
sesijų medţiagose – iki 1 mėnesio.
9. Išvados dėl derinamų dokumentų projektų – ne vėliau kaip per 5 darbo dienas.
10. Telegramos – skubios iki 2 dienų, kitos per 10 dienų.
KAS KIEK LAIKO PRIMENAMA VYKDYTOJUI
Nustatytas įvykdymo terminas
Tikrinimas kartojamas
Paskutinis tikrinimas prieš baigiantis terminui
Iki 2 dienų - Įvykdymo dieną
Nuo 3 iki 5 dienų - Prieš 1 dieną
Nuo 6 iki 10 dienų - Prieš 2 dienas
Nuo 11 dienų iki 1 mėnesio Kas savaitę Prieš 3 dienas
Nuo 1 iki 3 mėnesių Kas mėnesį Prieš 10 dienų
Nuo 3 iki 6 mėnesių Kas mėnesį Prieš 15 dienų
Nuo 6 mėn. iki 2 metų Kas ketvirtį Prieš 1 mėn. ir 3 dienas
Daugiau kaip 2 metai Kasmet Prieš 1 mėn. ir 3 dienas
195
8
Dokumentacijos planas ir bylų formavimas
Temos tikslai
1. Suvokti dokumentacijos plano paskirtį.
2. Mokėti parengti institucijos dokumentacijos planą.
3. Sugebėti formuoti bylų antraštes.
4. Mokėti sisteminti dokumentus darbuotojų asmens bylose.
Sudarant dokumentacijos planą, būtina vadovautis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų
rodykle (Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymas Nr. V-100. kuris įsigaliojo
nuo 2011 m. kovo 18 d., Ţin., 2011, Nr. 32-1534).
Dokumentacijos planas – kalendoriniais metais įstaigoje numatomų sudaryti bylų
planas.
Dokumentacijos plano rūšys:
1. Tipinis.
2. Pavyzdinis.
3. Įmonės individualus.
Tipinis dokumentacijos planas skirtas vienodos veiklos bei struktūros įmonėms ir nustato
bylų sąrašą, jų saugojimo terminus, vienodą bylų indeksavimo sistemą. Tipinis dokumentacijos
planas yra privalomas normatyvinis dokumentas visoms tos ar kitos rūšies ar šakos
dokumentams.
Pavyzdinis dokumentacijos planas nustato bylų sąrašą vienarūšės veiklos ar/ bei skirtingų
struktūrų įmonėms. Šis planas yra rekomendacinio pobūdţio dokumentas.
Įmonės dokumentacijos planas turi apimti visus įmonės dokumentus.
196
DOKUMENTACIJOS PLANO RENGIMO EIGA
Visuomeninių organizacijų dokumentai rašomi dokumentacijos plano pabaigoje. Į
dokumentacijos planą neįtraukiami periodiniai leidiniai, brošiūros, ţinynai, biuleteniai ir
panašūs leidiniai. Dokumentacijos plane reikia numatyti, kad nuolatinio ir ilgo saugojimo
dokumentai į bylas bus grupuojami atskirai. Kiekviena plane įrašyta byla indeksuojama.
Indeksas susideda: iš skyriaus (nomenklatūros) ir bylos eilės numerio, pvz., 01-05.
Kiekviename nomenklatūros skyriuje paliekama vietos rezerviniams numeriams, kadangi
kalendorinių metų bėgyje gali atsirasti naujų dokumentų grupių ir nenumatytų bylų. Bylų
antraštės dokumentacijos plane turi būti konkrečios, atskleidţiančios bylos dokumento rūšį bei
turinį, o prireikus jas galima tikslinti. Bylų antraštėse negali būti nekonkrečių formulavimų, pvz.:
įvairūs nurodymai, bendras susirašinėjimas, siunčiami raštai, gaunami raštai, įvairūs planai ir pan.
Atskirų struktūrinių padalinių arba atskirų sričių įstaigos bylų antraštės susisteminamos laikantis
svarbumo principo, t.y. pirmiausia rašomos bylos, kuriose grupuojami vyriausybinių ir
aukštesniųjų organizacijų dokumentai: nutarimai, sprendimai ir t.t. Po jų – pačios įmonės
tvarkomieji dokumentai (įsakymai, nutarimai, potvarkiai). Vėliau – kolegijų, įvairių pasitarimų
protokolai, toliau surašomos veiklos programos, įvairios ataskaitos (tekstinės, statistinės) ir tik po
to susirašinėjimo dokumentai.
Vadovas
Tvirtina
Įmonės dokumentų ekspertų komisija (DEK)
Derina
Raštinė (sekretorius)
Parengia suvestinį dokumentacijos planą
Struktūriniai padaliniai
Parengia padalinyje formuojamų bylų sąrašus, nurodydami dokumentų saugojimo terminus
197
Įvykdyti dokumentai grupuojami į bylas pagal dokumentacijos planą. Formuojant bylas
reikia grieţtai laikytis šių reikalavimų.
Bylų formavimas – tai dokumentų grupavimas į bylas pagal dokumentacijos planą.
Bendrosios bylų formavimo taisyklės:
stambiose įmonėse vidinė dokumentacija ir vadovų korespondencija formuojama
kanceliarijoje, o visa kita dokumentacija – visuose kituose struktūriniuose padaliniuose;
nedidelėse įmonėse bylas formuoja sekretorė;
kiekvienoje byloje dokumentai segami grieţta tvarka;
leidţiama segti į bylas tik įvykdytus ir teisingai įformintus dokumentus;
neleidţiama segti į bylas juodraščių, padaugintų dokumentų kopijų bei neteisingai
surašytų dokumentų variantų;
į bylą segama ne daugiau kaip 150–200 lapų. Jeigu lapų daugiau, uţvedamas kitas tomas;
neterminuoto, ilgalaikio ir laikino saugojimo dokumentus reikia formuoti atskirose bylose;
dokumentų bylos viduje formuojamos pagal tokius poţymius:
pagal chronologinę tvarką;
abėcėlės tvarka;
pagal klausimų sprendimo tvarką;
pagal loginę seką;
pagal rūšis.
Įmonės bylos formuojamos pagal šiuos poţymius:
1. Dalykinį. Dokumentai byloje jungiami pagal jų turinį.
2. Korespondentinį. Dokumentai byloje jungiami pagal įmonės pavadinimą.
3. Nominalinį. Dokumentai byloje jungiami pagal tą pačią dokumento rūšį.
4. Chronologinį. Dokumentai byloje išdėstomi pagal jų gavimo ar išsiuntimo datą.
Priedai, nepaisant jų datų, pridedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Didelės
apimties priedai sudaro atskirą tomą ir apie tai paţymima bylos baigiamajame įraše. Grupuojant
dokumentus į bylas būtina patikrinti, ar juose yra ţyma apie įvykdymą. Tai ypač svarbu
dokumentams, kurie turėjo būti įvykdyti.
Dokumentai bylose sisteminami tam tikra tvarka: aukštesniųjų įstaigų tvarkomieji dokumentai
sisteminami pagal juos siuntusias įstaigas bei dokumento rūšį ir chronologinę tvarką.
Darbuotojo asmens byloje dokumentai išdėstomi tokia tvarka:
1. Prašymas priimti į darbą.
198
2. Darbuotojo personalo įskaitos lapas.
3. Išsilavinimą patvirtinantys dokumentų nuorašai.
4. Prašymas ir kiti dokumentai apie asmenį.
5. Prašymas atleisti iš darbo ar perkelti į kitą darbą.
6. Įsakymo nuorašas dėl perkėlimo ar atleidimo iš darbo.
7. Darbuotojo asmens kortelė (jei ji naudojama).
Įsakymų dėl nuobaudų, skatinimų ir padėkų nuorašai, paţymėjimai iš gyvenamosios
vietos, sveikatos paţymėjimai į asmens bylas nededami. Iš jų formuojamos atskiros trumpo
saugojimo bylos arba bylos viršelyje klijuojamas vokas, į kurį sudedami minėti dokumentai.
Susirašinėjimo dokumentai grupuojami pagal klausimo sprendimo eigą ir laikantis dokumentų
chronologijos. Pradedama iniciatyviniais dokumentais, atsakomieji dokumentai dedami po
klausiamųjų. Planai, ataskaitos, sąmatos ir jų projektai sisteminami atskirai. Ataskaitos ir
planai segami į tų metų bylas, kuriems sudaryti arba parengti.
Įmonės veiklos, kadrų ar atostogų įsakymai į bylas grupuojami atskirai dėl skirtingo
saugojimo termino. Darbo uţmokesčio ţiniaraščiai sisteminami chronologine tvarka.
Buhalterijos dokumentai – kasos orderiai, avansinės apyskaitos ir kt. – sisteminami
chronologiškai ir eilės tvarka.
Sutartys sisteminamos pagal temas chronologine tvarka, t.y. pirmiausia segama sutartis, po
to visi kiti su ja susiję dokumentai.
Bylų apiforminimas – tai bylų viršelių aprašymas, lapų susiuvimas, patvirtinto uţrašo
patvirtinimas.
BYLŲ FORMAVIMO REIKALAVIMAI
Dokumentai į bylas formuojami pagal tokius poţymius:
dokumentų rūšių pavadinimus;
dokumentų turinį;
objektus, firmas – kontrahentes;
korespondentus, su kuriais vyksta susirašinėjimas;
atţymą, ribojančią dokumentų naudojimą.
Byla – tam tikras dokumentų rinkinys, suformuotas pagal tam tikrus poţymius,
įformintas pagal tam tikrus reikalavimus.
199
Galima formuoti ir pagal kitokius poţymius:
nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo dokumentai grupuojami į atskiras bylas;
dokumentų turinys turi atitikti bylos antraštę nomenklatūroje;
į bylas segami dokumentai, kurių uţduotys įvykdytos;
į bylas grupuojami vienerių metų dokumentai, išskyrus asmens bylas, teismo bylas, ligos
istorijas ir kt.;
vienam klausimui spręsti skirti dokumentai segami kartu (datos nesvarbu);
į bylą segamas vienas dokumento egzempliorius: vidaus ir gaunamų – pirmas egz.;
siunčiamų – dokumento kopija (juodraščiai nesegami);
skaitymo ir kopijavimo patogumui bylos formuojamos ne daugiau kaip 150–200 lapų; jei
yra daugiau, sudaroma kita byla.
200
8.1
Dokumentų saugojimas
DOKUMENTŲ SAUGOJIMO ĮMONĖJE TVARKA
Vadovas
Įsakymai dėl dokumentų saugojimo tvarkos įmonėje
Dėl dokumentų ekspertų komisijos sudarymo (DEK)
Įmonės dokumentų ekspertų komisija (DEK)
Sudaro, derina įmonės bylų nomenklatūrą, atrenka dokumentus saugoti, perţiūri ir derina nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų aprašus, perţiūri laikino saugojimo
dokumentų naikinimo aktus, svarsto nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų dingimo ar sugadinimo aktus ir pateikia juos vadovui
Struktūriniai padaliniai Įmonės archyvas
Sudaro, kaupia dokumentus, sudaro bylas, saugo vienerius metus, po metų perduoda jas į įmonės archyvą
Saugo dokumentus Lietuvos archyvų departamento ir įmonės vadovo nustatyta tvarka, esant reikalui išduoda saugomus dokumentus, atrenka naikintinus, derina savo veiklą su įmonės DEK
201
ĮMONĖS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINAI
BYLOS ANTRAŠTĖ
Bylos antraštė – svarbi dokumentacijos plano dalis. Ji turi būti aiški, suprantama, turi kuo
plačiau atspindėti būsimų bylos dokumentų turinį. Antraštė formuluojama atsiţvelgiant į
esminius bylų formavimo poţymius:
nominalinį (rekomenduojama bylas formuoti iš vienos rūšies dokumentų: protokolų,
aktų, sutarčių, sprendimų, potvarkių ir pan.);
autorinį (bylos formuojamos iš vieno autoriaus dokumentų, pvz., bendrovės direktorių
valdybos posėdţių protokolai, institucijos įsakymai veiklos klausimais ir pan.);
dalykinį (į bylą galima įtraukti įvairaus turinio dokumentus, susidariusius sprendţiant
vieną klausimą, pvz., asmens bylos, teismo bylos);
korespondencinį (kai kiekvienam korespondentui (institucijai ar asmeniui) numatoma
atskira byla));
geografinį (segami tam tikro geografinio vieneto (rajono, apskrities ir kt.) įvairių
institucijų dokumentai (planai, ataskaitos ir pan));
chronologinį (kai į vieną bylą segami tam tikro laikotarpio dokumentai, pvz., mėnesio,
ketvirčio ar pusmečio).
DOKUMENTŲ VIDAUS APYRAŠAS
Dokumentų vidaus apyrašas sudaromas nuolatinio ir ilgo saugojimo (11-100 metų) byloms,
kurios sudarytos iš atskirų dokumentų.
Apyrašas sudaromas atskirame lape, kuriame nurodoma:
Dokumentai
Trumpai saugomi Ilgai saugomi Nuolat saugomi
1-25 metų
Elektroniniai 11–100 metų
26-100 metų Ilgiau
kaip 100 metų (nuolat)
Elektroniniai 11–100 metų
202
1. Eilės numeris.
2. Dokumento pavadinimas (antraštė).
3. Dokumento data.
4. Dokumento numeris.
5. Bylos lapų numeriai.
6. Pastabos.
BYLOS BAIGIAMASIS ĮRAŠAS IR TITULINIS LAPAS
Kiekvienos bylos pabaigoje įdedamas bylos baigiamojo įrašo blankas arba tuščias popieriaus
lapas, kuriame rašomas bylos baigiamasis įrašas.
Lapų numeracija nurodoma ir skaičiais, ir ţodţiais. Baigiamajame įraše įrašomi pakitimai
byloje:
originalų pakeitimai kopijomis;
naujų dokumentų įdėjimas į bylą;
bylos lapai, kurie turi priklijuotų fotografijų.
Būtini bylos titulinio lapo rekvizitai:
1. Institucijos pavadinimas.
2. Struktūrinio padalinio pavadinimas.
3. Bylos indeksas ir tomo numeris.
4. Bylos antraštė.
5. Bylos data (datos).
6. Lapų skaičius.
7. Bylos saugojimo terminas.
8. Fondo numeris.
9. Apyrašo numeris.
10. Bylos numeris.
11. Jei byla susideda iš kelių tomų (dalių), viršelyje rašoma ta pati antraštė.
Vidaus apyrašą pasirašo jį sudaręs darbuotojas, nurodydamas pareigas, vardą,
pavardę ir datą.
Visos nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos turi turėti titulinį lapą.
203
8.2
Dokumentų paieška
Dokumentų paieškai visų pirma naudojamos registravimo formos. Jei dokumentų
registravimo sistema ţurnalinė, tai reikalingas dokumentas randamas pagal uţpildytas ţurnalo
skiltis, t.y. pagal dokumento rodiklius į indeksą, datą, iš kur gautas arba kam išsiųstas
dokumentas, pagal dokumento pavadinimą, antraštę ir pan. Jei dokumentai registruojami
kortelėse, iš jų sudaromos informacinės paieškos kontrolės kartotekos, kuriose kortelės gali būti
labai įvairiai skirstomos: pagal dokumentų rūšis, datas, vykdytojus, struktūrinius padalinius ir t.t.
Jei dokumentai registruojami kompiuteriuose, tai tą ar kitą dokumentą galima rasti pagal
registravimo rekvizitus, autorių, dokumento rūšį, datą.
Dokumentų paieškai naudojamos ir bylų nomenklatūros, kurios sudaromos prieš prasidedant
raštvedybos metams ir į kurias surašomos visos bylos, numatomos vesti kitais metais. Bylos
surašomos pagal skyrius, todėl aišku, kokie dokumentai yra tame ar kitame skyriuje.
8.3
Dokumentų naikinimas
Sudarius nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašus, dokumentams, kurie ekspertizės metu
buvo atrinkti naikinti, rašomas dokumentų naikinimo aktas. Dokumentus naikinti galima tik
po to, kai tų metų nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašai yra patvirtinti. Dokumentų
naikinimo aktai derinami su įmonės ekspertų komisija ir tvirtinami įmonės vadovo.
Įmonių, perduodančių dokumentus valstybiniam saugojimui, dokumentų naikinimo aktai
dar derinami su valstybės (apygardos) archyvo ekspertų komisija.
Atrinktiems naikinti dokumentams rašomas atrinktų naikinti dokumentų (bylų) aktas.
Derinimui teikiami du atrinktų naikinti dokumentų (bylų) akto egzemplioriai. Vienas akto
egzempliorius lieka Valstybiniame archyve arba įstaigoje, su kuria aktas derinamas. Keičiantis
įmonės archyvo vedėjui arba darbuotojams, atsakingiems uţ archyvą struktūriniuose
padaliniuose, bylos ir jų apskaitos dokumentai perduodami ir priimami saugoti laikantis archyvų
darbo taisyklių nustatytos tvarkos.
204
8.4
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų trafaretai
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 1 priedas
DOKUMENTŲ REGISTRŲ SĄRAŠO FORMOS PAVYZDYS
______________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
TVIRTINU ____________________ (pareigų pavadinimas)
____________________ (parašas)
____________________ (vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ REGISTRŲ SĄRAŠAS
_________ Nr. ________ (data)
__________________ (sudarymo vieta)
Eil. Nr.
Dokumentų registro pavadinimas
Dokumentų registro
identifikavimo ţymuo
Dokumentų registro pildymo
laikotarpis
Uţ dokumentų registravimą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar kodas (darbuotojo vardas ir
pavardė ar pareigų pavadinimas)
Pastabos
1 2 3 4 5 6 1. Įsakymų veiklos
organizavimo klausimais registras
1 Metų Kanceliarija
… ……….. ……. ……… ………. 4. ..................... 4 Metų Kanceliarija … ………. ……. ……… ………. 6. Įsakymų atostogų ir
komandiruočių klausimais registras
AK Metų Personalo skyrius
… ……… ……. ……… ………. 9. ................ S Tęstinis Personalo skyrius
___________________ _________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
(Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo ţyma)
205
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 2 priedas
TEISĖS AKTŲ, KITŲ ĮSTAIGOS PARENGTŲ DOKUMENTŲ
REGISTRO FORMOS PAVYZDYS
_____________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
ĮSAKYMŲ PERSONALO KLAUSIMAIS REGISTRAS (P)
Reg. Nr. Data Dokumento pavadinimas
(antraštė) Bylos, į kurią įdėtas (kuriai priskirtas)
dokumentas, nuoroda
Pastabos
1 2 3 4 5 P-1 .......
2011-01-03 ....................
Dėl Vardo Pavardaičio skyrimo į pareigas .......................................
13. 1-05 ................
____________________ _____________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Paaiškinimai:
1. Registro formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti
pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo (Ţin., 2000, Nr. 61-1827) 8
straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų. Informacinių technologijų priemonėmis pildomas registras,
kurį nustatyta saugoti ilgai, pasirašomas laikantis šio įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų.
206
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
3 priedas
SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRO FORMOS PAVYZDYS
__________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRAS ___________________
(identifikavimo ţymuo)
Reg. Nr. Data Adresatas Dokumento
pavadinimas (antraštė)
Bylos, į kurią įdėtas (kuriai priskirtas)
dokumentas, nuoroda
Pastabos
1 2 3 4 5 6
____________________ ________________ ________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Paaiškinimai:
1. Registro formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti
pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo (Ţin., 2000, Nr. 61-1827) 8
straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų. Informacinių technologijų priemonėmis pildomas registras,
kurį nustatyta saugoti ilgai, pasirašomas laikantis šio įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų.
207
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
4 priedas
GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRO FORMOS PAVYZDYS
_________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAS __________________ (identifikavimo ţymuo)
Reg. Nr.
Dokumen-to gavimo
data
Dokumento sudarytojo
pavadinimas
Gauto dokumento
datos ir registracijos
numerio nuoroda
Dokumento pavadinimas
(antraštė)
Rezoliucijos tekstas
Bylos, į kurią įdėtas
(kuriai priskirtas) dokumen-
tas, nuoroda
Pasta-bos
1 2 3 4 5 6 7 8
____________________ ________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Paaiškinimai:
1. Registro formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti
pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo (Ţin., 2000, Nr. 61-1827) 8
straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų. Informacinių technologijų priemonėmis pildomas registras,
kurį nustatyta saugoti ilgai, pasirašomas laikantis šio įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų.
208
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 5 priedas
DOKUMENTACIJOS PLANO FORMOS PAVYZDYS
__________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
TVIRTINU ____________________ (pareigų pavadinimas) ____________________ (parašas) ____________________ (vardas ir pavardė)
_______ METŲ DOKUMENTACIJOS PLANAS
_________ Nr. ________ (data)
__________________ (sudarymo vieta)
Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis ______________________________ (teisės aktai ir 5-oje skiltyje vartojami jų sutrumpinimai)
_______________________________________________________________________________
Bylos indeksas
Bylos antraštė Slaptumo ţyma
Bylos saugojimas Uţ bylos sudarymą atsakingo
struktūrinio padalinio
pavadinimas ar kodas (darbuotojo vardas ir pavardė
ar pareigų pavadinimas)
Pastabos Iš viso per metus
uţbaigta bylų
Saugojimo terminas
Teisės akto ir jo punkto nuoroda
1 2 3 4 5 6 7 8
_______________ _________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
(Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo ţyma)
Dokumentacijos plano 8-ą skiltį uţpildė _________________________________ (pareigų pavadinimas) _________________________ (parašas) _________________________ (vardas ir pavardė) _________________________ (data)
209
(5 priedo tęsinys) Paaiškinimai:
1. Dokumentacijos plano tekste (lentelėje) nurodoma veiklos sritis (funkcija) ir jos eilės numeris, pvz.:
1 2 3 4 5 6 7 8 1. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS 1.1. … … … … …
2. Dokumentacijos plano 1-oje skiltyje nurodomas bylos indeksas (pvz.: 1.1, 4.6 E).
3. Dokumentacijos plano 2-oje skiltyje nurodoma bylos antraštė ir prireikus paantraštė.
Pvz.: Susirašinėjimo su Europos Sąjungos ir kitų šalių institucijomis bendradarbiavimo
klausimais dokumentai
arba
Diskusijos apie Lietuvos poziciją Tarpvyriausybinėje konferencijoje dėl Europos Konstitucijos
sutarties garso įrašas.
4. Jei į dokumentacijos planą įrašomi įslaptinti dokumentai, dokumentacijos plano 3-ioje skiltyje
nurodoma dokumentų slaptumo ţyma (Riboto naudojimo ar kita). Ši skiltis privaloma, jei įstaiga teisės
aktų nustatyta tvarka perduoda dokumentus valstybės archyvui ir apskaitos duomenis teikia derinti per
Elektroninio archyvo informacinę sistemą.
5. Dokumentacijos plano 4-oje skiltyje nurodomas saugojimo terminas. Jei teisės aktuose
saugojimo terminas nurodytas su jį tikslinančiomis aplinkybėmis ar sąlygomis, tai paţymima
skliausteliuose greta saugojimo termino (pvz., 10 m. (pasibaigus sutarčiai).
6. Dokumentacijos plano 5-oje skiltyje rašomas nurodytas teisės akto, kuriuo remiantis nustatomi
dokumentų saugojimo terminai, sutrumpinimas ir punkto ar kelių punktų nuoroda
(pvz.: BDSTR 7.1.1 arba BDSTR 5.6.1.1, 8.6).
7. Dokumentacijos plano 6-oje skiltyje rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas arba padalinio
kodas pagal įstaigoje patvirtintą struktūrinių padalinių klasifikatorių. Šioje skiltyje gali būti nurodomas
uţ bylos sudarymą atsakingo darbuotojo vardas ir pavardė ar pareigų pavadinimas.
Kai į įstaigos, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja,
dokumentacijos planą įrašomi šių Taisyklių 14 punkte numatyti jungtiniai dokumentų registrai,
nurodomos ir įstaigos, kurios pildys šiuos registrus.
8. Dokumentacijos plano 7-oje skiltyje paţymimos su bylos apskaita ar turiniu susijusios pastabos
(pvz., Pagal sąrašą).
9. Pasibaigus kalendoriniams metams, iki einamųjų metų kovo 1 d. darbuotojas, atsakingas uţ
įstaigos bylų apskaitą, dokumentacijos plano 8-oje skiltyje įrašo uţbaigtų bylų skaičių. Jei per
kalendorinius metus bylų sudaryta nebuvo, šioje skiltyje rašoma „0―.
Įstaigos, kurios dokumentacijos plano duomenis derina per Elektroninio archyvo informacinę
sistemą, 8-oje skiltyje nurodomus duomenis pildo ir valstybės archyvui teikia sistemos priemonėmis.
210
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 6 priedas
DOKUMENTACIJOS PLANO PAPILDYMŲ SĄRAŠO FORMOS PAVYZDYS __________________________________________
(dokumento sudarytojo pavadinimas)
TVIRTINU ___________________ (pareigų pavadinimas) ____________________ (parašas) ____________________ (vardas ir pavardė)
_______ METŲ DOKUMENTACIJOS PLANO PAPILDYMŲ SĄRAŠAS
_________ Nr. ________ (data)
__________________ (sudarymo vieta)
Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis _______________________________ (teisės aktai ir 5-oje skiltyje vartojami jų sutrumpinimai) ________________________________________________________________________________________
Bylos indeksas
Bylos antraštė Slaptumo ţyma
Bylos saugojimas Uţ bylos sudarymą atsakingo
struktūrinio padalinio
pavadinimas ar kodas (darbuotojo vardas ir pavardė
ar pareigų pavadinimas)
Pastabos Iš viso per metus
uţbaigta bylų
Saugojimo terminas
Teisės akto ir jo punkto nuoroda
1 2 3 4 5 6 7 8
__________________________ _______________________ ____________________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) (Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo ţyma) Dokumentacijos plano papildymų sąrašo 8-ą skiltį uţpildė _________________________________ (pareigų pavadinimas) _________________________ (parašas) _________________________ (vardas ir pavardė) _________________________ (data)
211
Paaiškinimai:
1. Dokumentacijos plano papildymų sąrašo tekste (lentelėje) įrašoma atitinkamų kalendorinių
metų dokumentacijos plane nurodyta arba nauja įstaigos veiklos sritis (funkcija) ir jos eilės numeris
(punktas).
2. Papildomos bylos su naujais indeksais įrašomos laikantis tų pačių reikalavimų, kaip nurodyta
šių Taisyklių 5 priede.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 7 priedas
VIENARŪŠIŲ BYLŲ SĄRAŠO FORMOS PAVYZDYS
________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
DARBUOTOJŲ ASMENS BYLŲ SĄRAŠAS
Eil. Nr. Bylos indeksas
pagal įstaigos dokumentacijos
planą
Bylos antraštė Pradėta Baigta Pastabos
1 2 3 4 5 6 1.
3.2 Vardas Pavardenis
2001 m. 2010 m.
Pastaba. Sąrašo formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
212
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
8 priedas
BYLŲ LAPŲ NUMERAVIMO TVARKOS APRAŠAS
1. Popierinių dokumentų bylos lapai numeruojami grafitiniu pieštuku arba
numeratoriumi.
2. Lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis viršutiniame dešiniajame kampe,
neliečiant teksto.
3. Byloje esančių dokumentų lapai numeruojami iš eilės. Bylos vidaus apyrašas
numeruojamas atskirai, antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas nenumeruojami.
4. Bet kurio formato lapas, įdėtas į bylą vienu kraštu, numeruojamas kaip vienas
lapas, o sulenktas ir įdėtas per vidurį – kaip du lapai. Jei viename popieriaus lape
priklijuoti keli dokumentai, lapo numeracija tęsiama iš eilės, o lape priklijuoti dokumentai
nurodomi bylos baigiamajame įraše.
5. Nuotraukos, brėţinio, kito panašaus dokumento lapo numeris rašomas antroje
dokumento pusėje, kairiajame kampe. Jei toks dokumentas priklijuotas ant popieriaus
lapo, lapo numeracija tęsiama iš eilės, o lape priklijuotas dokumentas nurodomas bylos
baigiamajame įraše.
Jei dokumentai įdėti į voką, jų lapai numeruojami iš eilės, kaip ir kitų byloje esančių
dokumentų. Jei ant voko yra informacija, pirma numeruojamas vokas kaip bylos lapas, po
to – jame esančių dokumentų lapai. Vokai su indėliais nurodomi bylos baigiamajame įraše.
6. Jei byloje yra spaudinys, spaudinio lapai ar puslapiai iš naujo nenumeruojami, o
bylos baigiamajame įraše nurodoma, kad byloje yra spaudinys, ir nurodomas jo lapų ar
puslapių skaičius. Kai spaudinyje yra nenumeruotų lapų arba lapai sunumeruoti ne iš eilės,
spaudinio lapai numeruojami taip, kaip šiame tvarkos apraše nustatyta numeruoti bylos
lapus.
7. Sunumeravus bylos lapus, bylos pabaigoje įdedamas bylos baigiamojo įrašo lapas,
kuriame rašomas byloje sunumeruotų lapų skaičius, lapų su defektais (išblukęs tekstas,
sulieti, suplyšę ir t. t.) numeriai, atskirai nurodomas vidaus apyrašo lapų skaičius.
8. Jei tikrinant bylos, įrašytos į uţbaigtų bylų apskaitos dokumentus, numeravimą
randama klaidų, jos taisomos:
8.1. Nesunumeruoti lapai numeruojami prieš juos esančio lapo numeriu, prirašius
maţąsias raides abėcėlės tvarka (pvz.: 13a, 13b, 13c ir t. t.).
213
8.2. Jei keli bylos lapai paţymėti tuo pačiu numeriu, šalia numerio parašomos
maţosios raidės abėcėlės tvarka.
8.3. Praleisti bylos lapų numeriai įrašomi bylos baigiamajame įraše.
8.4. Jei klaidų yra daug, byla numeruojama iš naujo: buvęs lapo numeris
perbraukiamas ir šalia rašomas naujas.
8.5. Pataisius bylos numeravimą, rašomas naujas baigiamasis įrašas, kuriame
uţrašomi bylos duomenys po pataisyto lapų numeravimo. Naujasis bylos baigiamojo įrašo
lapas į bylą įrišamas, jei byla sudaryta aplanke su raišteliais, arba įklijuojamas, jei byla
įrišta į aplanką kietais viršeliais. Ankstesnis bylos baigiamasis įrašas paliekamas byloje.
9. Jei į uţbaigtų bylų apskaitos dokumentus įrašyta byla teisės aktų nustatyta tvarka
turi būti papildyta naujai gautais, neatsiejamai su ta byla susijusiais dokumentais, bylos
lapų numeravimas tęsiamas iš eilės ir pildoma bylos baigiamojo įrašo dalis „Papildomai
sunumeruota―.
214
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
9 priedas
BYLOS VIDAUS APYRAŠO FORMA
Eil. Nr.
Dokumento pavadinimas (antraštė)
Dokumento registracijos
data arba dokumento gavimo data
Dokumento registracijos
numeris
Bylos lapų numeriai
Pastabos
1 2 3 4 5 6
Vidaus apyrašo lapų skaičius __________________________________________. (skaitmenimis ir ţodţiais)
___________________ ____________________ __________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
(data)
Paaiškinimai:
1. Apyrašo 1-oje skiltyje nurodomas dokumento eilės numeris byloje.
2. Apyrašo 5-oje skiltyje nurodoma dokumento vieta byloje, nurodant konkrečius bylos lapus
(pvz., 5–11).
3. Vidaus apyrašą pasirašo jį rengęs įstaigos darbuotojas. Jei bylos vidaus apyrašą rengia licenciją
teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas; jei
vidaus apyrašą rengia tokias paslaugas teikiančio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų
pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas.
215
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
10 priedas
BYLOS BAIGIAMOJO ĮRAŠO FORMA
Bylos lapų (puslapių) skaičius __________________________________________.
(skaitmenimis ir ţodţiais)
Iš jų: raidiniai _____________________________________________________________
praleisti _____________________________________________________________
su defektais ___________________________________________________________
su įklijomis ___________________________________________________________
vokai su indėliais _______________________________________________________.
Kita ________________________________________________________________ .
Bylos vidaus apyrašo lapų skaičius ___________________________________________.
(skaitmenimis ir ţodţiais)
Pastabos __________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ . ___________________ ____________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
(data)
Papildomai sunumeruota:
Lapo
(puslapio) Nr.
Iš viso byloje lapų (puslapių) (skaitmenimis ir ţodţiais)
Data Parašas, vardas ir pavardė
Pastabos
Paaiškinimai:
1. Bylos baigiamąjį įrašą pasirašo jį rengęs įstaigos darbuotojas. Jei bylos baigiamąjį įrašą
rengia licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas
nenurodomas; jei bylos baigiamąjį įrašą rengia tokias paslaugas teikiančio juridinio asmens
darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas.
2. Pastraipa „Papildomai sunumeruota― pildoma kai į bylų apyrašą įrašyta byla papildoma
reikiamais dokumentais (išskyrus apibrėţto proceso metu pratęstas ir papildytas naujais
dokumentais bylas).
216
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
11 priedas
BYLOS ANTRAŠTINIO LAPO FORMA ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(bylą sudariusios įstaigos (struktūrinio padalinio) pavadinimas)
____________ (bylos indeksas)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(bylos antraštė)
Pradėta ________________
Baigta ________________
Data ________________
Saugojimo terminas ________
F. Nr.________
Ap. Nr. ______
B. Nr. _______
217
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
12 priedas
DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTO FORMA
_________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
TVIRTINU ____________________________
(pareigų pavadinimas) ____________________________
(parašas) ____________________________
(vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS
___________ Nr. _______
(data) ____________________
(sudarymo vieta)
Vadovaujantis ____________________________________________________________________ (teisės akto pavadinimas, data ir registracijos numeris)
atrinktos naikinti šios bylos, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs (jeigu naikinama pagal pridedamus
apskaitos dokumentus, nurodoma „pagal pridedamus šiuos apskaitos dokumentus―):
Eil. Nr.
Bylos antraštė (pridedamo apskaitos
dokumento (bylų apyrašo ar kito) sudarytojas, pavadinimas, data ir
registracijos numeris (jei yra)
Bylos indeksas
(apskaitos vieneto
numeris pagal bylų apyrašą)
Chronologinės ribos (data)
Bylų (apskaitos vienetų) skaičius
Saugojimo terminas
Pastabos (pridedamo
apskaitos dokumento lapų
skaičius)
1 2 3 4 5 6 7
Iš viso atrinkta naikinti _______________________________________________________.
(skaitmenimis ir ţodţiais) _____________________________________________ (atitinkamai įrašoma – bylų, apskaitos vienetų).
Uţ dokumentų sunaikinimą atsakingas ____________________________________________. (pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)
Dokumentai turi būti naikinami _________________________________________________. (naikinimo būdas)
___________________ _________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
(Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo ţyma)
218
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
13 priedas
BYLŲ (DOKUMENTŲ) PERDAVIMO AKTO FORMOS PAVYZDYS
______________________________________________
(dokumento sudarytojo pavadinimas)
TVIRTINU ____________________________
(pareigų pavadinimas) ____________________________
(parašas) ____________________________
(vardas ir pavardė)
BYLŲ (DOKUMENTŲ) PERDAVIMO AKTAS
__________ Nr. __________
(data)
___________________ (sudarymo vieta)
Vadovaujantis _____________________________________________________ (teisės akto pavadinimas, data ir registracijos numeris)
___________________________________________________________________________perdavė, o (pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)
________________________________________________ priėmė bylas (dokumentus): (pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)
Eil. Nr.
Bylos antraštė (dokumento
pavadinimas)
Bylos indeksas
Bylos chronologinės ribos ar data (dokumento
data, numeris)
Bylos ar dokumento
apimtis (kiekis,
matavimo vienetas)
Bylų (dokumentų)
skaičius
Pastabos
1 2 3 4 5 6 7
Iš viso perduota ________________________________________________bylos,
(skaitmenimis ir ţodţiais) ___________________________________________________________dokumentai.
(skaitmenimis ir ţodţiais)
Perdavė _________________________ ____________________ _______________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Priėmė _________________________ ____________________ ________________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
219
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
14 priedas
BYLŲ APYRAŠŲ SĄRAŠO FORMA
_______________________________________
(dokumento sudarytojo pavadinimas)
TVIRTINU ___________________________ (pareigų pavadinimas) ___________________________ (parašas)
___________________________
(vardas ir pavardė)
BYLŲ APYRAŠŲ SĄRAŠAS
___________ Nr. ___________
(data)
_______________________ (sudarymo vieta)
Eil. Nr. Bylų apyrašo pavadinimas, numeris Pastabos
1 2 3
___________________ _________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
(Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo ţyma)
220
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
15 priedas
BYLŲ APYRAŠO FORMA
________________________________________ (bylas sudariusios įstaigos pavadinimas)
_______________________________ BYLŲ APYRAŠAS NR. ___ (apyrašo pavadinimas)
Eilės Nr. Bylos antraštė Chronologinės ribos (data)
Apimtis
Pastabos
Kiekis Matavimo vienetas
1 2 3 4 5 6
Įrašyta ____________________ apskaitos vnt. nuo Nr._____iki Nr. _______. (skaitmenimis ir ţodţiais)
Iš viso apyraše yra ___________________________________ apskaitos vnt.
(skaitmenimis ir ţodţiais) Apskaitos ypatumai: ___________________________________________.
_______________ _________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Apyrašo duomenis tvirtinu: __________________ _____________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
__________________ (data)
(Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo ţyma)
Paaiškinimai:
1. Nurodomas apyrašo pavadinimas turi atitikti įstaigos vadovo patvirtintame apyrašų sąraše nustatytą
pavadinimą (pvz., Personalo ilgai saugomų bylų apyrašas Nr. 3).
2. Apyrašo 1-oje skiltyje nurodomas apskaitos eilės numeris iš eilės pagal konkretų bylų apyrašą.
3. Apyrašo 2-oje skiltyje nurodoma bylos antraštė ir, jei yra, paantraštė. Vaizdo ir garso dokumentų
bylos antraštė sudaroma nurodant aprašomą įvykį, konkrečią to įvykio vietą (pvz., šalis, rajonas, miestas,
221
gatvė, pastatas ir kita), aprašant asmenis ir pateikiant informaciją apie juos (pareigas, visuomeninę veiklą
ir kita).
4. Apyrašo 3-ioje skiltyje nurodomos bylos chronologinės ribos arba bylos (vaizdo ir garso dokumento,
aprašomo įvykio) data.
5. Apyrašo 4-oje ir 5-oje skiltyse atitinkamai nurodoma bylos apimtis:
5.1. kai į apyrašą įrašoma popierinių dokumentų byla, nurodomas bylos lapų skaičius ir matavimo
vienetas „lapas― (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „l.―;
5.2. kai į apyrašą įrašoma elektroninių dokumentų ar fotodokumentų byla, nurodomas dokumentų
skaičius ir matavimo vienetas „dokumentas― (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa
„dok.―;
5.3. kai į apyrašą įrašoma byla, sudaryta iš vaizdo ir garso, garso, vaizdo įrašų, nurodomas įrašų
skaičius ir matavimo vienetas „įrašas― (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „įraš.―
6. Jei į bylų apyrašą įrašomos bylos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, tai paţymima apyrašo
pastabų skiltyje (pvz., Priėjimas ribojamas).
7. Apyrašo 6-oje skiltyje nurodoma byloje esančių vaizdo ir garso dokumentų trukmė taip „00:00:00―
(valandos:minutės:sekundės) ir vaizdo ar garso įrašo autorius (vardas ir pavardė).
8. Pastraipoje „Iš viso apyraše yra― nurodomas bendras apyraše faktiškai esančių apskaitos vienetų
(neskaičiuojant išbrauktų, perduotų ar pakartotinai įrašytų bylų, praleistų ar tęsiamų bylų numerių)
skaičius.
9. Pastraipoje „Apskaitos ypatumai― nurodomos bylos, kurių numeriai apyraše praleisti ar
pakartotinai įrašyti, raidiniai, iš apyrašo išbrauktų ar perduotų bylų, jei tokių yra, taip pat tęsiamų bylų
numeriai.
Kai į apyrašą įrašoma vaizdo ir garso dokumentų byla, nurodomas ir formatas, kuriuo uţfiksuoti
vaizdo ir garso dokumentai, pvz.: Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .tif; Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .wav;
Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .mpeg4 ar kita.
10. Jei įstaiga į bylų apyrašą įrašo kitos įstaigos sudarytas bylas (po reorganizacijos, likvidavimo ar
kita), rašomas visas (nesutrumpintas) bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas.
222
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 16 priedas
BYLŲ APYRAŠO TĘSINIO FORMA
________________________________________ (bylas sudariusios įstaigos pavadinimas)
____________________________ BYLŲ APYRAŠAS NR. __ (apyrašo pavadinimas)
(tęsinys)
Eilės Nr. Bylos antraštė Chronologinės ribos
(data)
Apimtis
Pastabos
Kiekis Matavimo vienetas
1 2 3 4 5 6
Įrašyta ____________________ apskaitos vnt. nuo Nr.____ iki Nr. _______. (skaitmenimis ir ţodţiais)
Iš viso apyraše yra ___________________________________ apskaitos vnt. (skaitmenimis ir ţodţiais)
Apskaitos ypatumai: ___________________________________________.
_______________ _________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Apyrašo duomenis tvirtinu: _______________ ________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) __________________ (data)
(Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo ţyma)
Paaiškinimai:
1. Bylų apyrašo tęsinys sudaromas naujai įrašomoms sutvarkytoms byloms.
2. Apyrašo tęsinio 1-oje skiltyje tęsiama apskaitos vienetų numeracija iš eilės pagal
konkretų bylų apyrašą.
3. Kitos skiltys pildomos taip, kaip nurodyta šių Taisyklių 15 priede.
223
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
17 priedas
PAŢYMOS APIE ĮSTAIGOS VEIKLOS ISTORIJĄ IR DOKUMENTŲ SUTVARKYMĄ FORMOS
PAVYZDYS
__________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
PAŢYMA APIE ________________________________________
(bylas sudariusios įstaigos pavadinimas)
_____ METŲ VEIKLOS ISTORIJĄ IR DOKUMENTŲ SUTVARKYMĄ
_____________ Nr.____ (data)
_______________ (sudarymo vieta)
I. INFORMACIJA APIE DOKUMENTŲ (BYLŲ) SUDARYTOJĄ
Sudarytojo pavadinimo pasikeitimai (Pateikiama reikiama informacija. Jei per atitinkamą laikotarpį pasikeitimų nebuvo, šioje
pastraipoje nurodoma, kad pasikeitimų nebuvo.)
Sudarytojo įsteigimas, pavaldumas (Pateikiama reikiama informacija. Jei per atitinkamą laikotarpį pasikeitimų nebuvo, šioje
pastraipoje nurodoma, kad pasikeitimų nebuvo.)
Sudarytojo funkcijos ar veiklos sritys (Pateikiama reikiama informacija. Jei per atitinkamą laikotarpį pasikeitimų nebuvo, šioje
pastraipoje nurodoma, kad pasikeitimų nebuvo.)
II. DOKUMENTŲ SUTVARKYMAS
Bendrosios ţinios apie dokumentus
(Pateikiama reikiama informacija)
________________________ apyrašas Nr. 1 (apyrašo pavadinimas)
(Pateikiama reikiama informacija)
________________________ apyrašas Nr. 2 (apyrašo pavadinimas)
(Pateikiama reikiama informacija)
__________________ _______________ ___________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
224
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
18 priedas
BYLŲ, KURIŲ SAUGOJIMO TERMINAS PRATĘSTAS ATLIKUS VERTĖS EKSPERTIZĘ,
SĄRAŠO FORMA
________________________________________
(bylas sudariusios įstaigos pavadinimas)
TVIRTINU ____________________ (pareigų pavadinimas) ____________________ (parašas) ____________________
(vardas ir pavardė)
BYLŲ, KURIŲ SAUGOJIMO TERMINAS PRATĘSTAS ATLIKUS VERTĖS EKSPERTIZĘ, SĄRAŠAS
_________ Nr. ________ (data)
__________________ (sudarymo vieta)
Bylų saugojimo terminai sąrašo 4-oje skiltyje nurodyti vadovaujantis ______________ (teisės aktai) __________________________________________________________________________.
Bylos
indeksas
Bylos antraštė
Chronologinės ribos (data) arba
metai
Saugojimo terminas
Siūlomas saugojimo terminas
Pastabos
1 2 3 4 5 6
Į sąrašą įrašytų bylų skaičius _____________________________________.
(skaitmenimis ir ţodţiais) _________________________ ________________________ _______________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
(Vizos)
225
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
19 priedas
PERIMTŲ SAUGOTI DOKUMENTŲ APSKAITOS ŢURNALO FORMA
________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
PERIMTŲ SAUGOTI DOKUMENTŲ APSKAITOS ŢURNALAS
Eil. Nr.
Perdavimo akto data ir registracijos
numeris
Dokumentus perdavusios
įstaigos pavadinimas
Fondo sudarytojo
pavadinimas
Fondo numeris
Apskaitos duomenų pasikeitimai
Fondo išbraukimas iš apskaitos
Pastabos
Dokumentų perdavimo
kitam saugotojui pagrindas
Dokumentų sunaikinimo
pagrindas
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Paaiškinimai:
1. Ţurnalo 1–5 skiltys pildomos perėmus likviduotos įstaigos dokumentus toliau saugoti, kitos
ţurnalo skiltys – pagal poreikį, atsiţvelgiant į su perimtais toliau saugoti dokumentais atliktus veiksmus.
2. Ţurnalo 4-oje skiltyje rašomas fondo sudarytojo pavadinimas, t. y. nurodomas likviduotos
įstaigos, kurios dokumentai perimti toliau saugoti, pavadinimas.
3. Ţurnalo 5-oje skiltyje nurodomas likviduotos įstaigos dokumentams suteikiamas fondo
numeris. Fondams numeriai suteikiami pradedant Nr. 1. Jei įstaiga jau yra suteikusi likviduotų įstaigų
dokumentams fondų numerius pagal kitus apskaitos dokumentus, naujai priimtų fondų numeracija
tęsiama iš eilės.
4. Ţurnalo 6-oje skiltyje pateikiamos nuorodos į dokumentus, kuriais remiantis dokumentai
buvo perduoti kitam saugotojui (dokumentų saugojimo paslaugas teikiančiam asmeniui ar kt.).
5. Ţurnalo 7-oje skiltyje pateikiamos nuorodos į dokumentų naikinimo aktus, kuriais
remiantis dokumentai buvo sunaikinti.
6. Ţurnalo 8 skiltis pildoma sunaikinus ar teisės aktų nustatyta tvarka perdavus kitai įstaigai
visus fondui priklausiusius dokumentus. Įrašoma, kad fondo dokumentai sunaikinti teisės aktų nustatyta
tvarka ar nurodoma įstaiga, kuriai buvo perduoti fondo dokumentai.
7. Ţurnalas gali būti sudaromas įstaigos informacinių technologijų priemonėmis.
226
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
20 priedas
DOKUMENTŲ IŠDAVIMO IR GRĄŢINIMO ŢURNALO FORMOS PAVYZDYS
____________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
DOKUMENTŲ IŠDAVIMO IR GRĄŢINIMO ŢURNALAS
Eil. Nr.
Dokumentų išdavimo
data
Dokumen-tus gavusio
asmens vardas ir pavardė
Prašymo išduoti
dokumentus data ir
registracijos numeris
Fondo numeri
s
Apskaitos dokumento
numeris
Apskaitos vieneto numeris
Dokumen-tus
išdavusio asmens parašas
Dokumen-tus
gavusio asmens parašas
Dokumen-tų
grąţinimo data
Dokumen-tus
priėmusio asmens parašas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Pastabos:
1. Ţurnalo formos pavyzdys gali būti papildytas kitomis reikiamomis skiltimis.
2. Ţurnalo 4-oji skiltis nepildoma, kai dokumentai išduodami įstaigos darbuotojams jų atliekamoms
funkcijoms atlikti.
227
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 21 priedas
DOKUMENTŲ BŪKLĖS IR KIEKIO PATIKRINIMO AKTO FORMA
___________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
TVIRTINU
________________ (pareigų pavadinimas) _________________ (parašas) __________________ (vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ BŪKLĖS IR KIEKIO PATIKRINIMO
AKTAS
___________Nr._________ (data)
_____________________ (sudarymo vieta)
Patikrinti
_________________________________________________________________ (bylas sudariusios įstaigos (ar saugomo fondo) pavadinimas (numeris)
__________________________________________________ dokumentai bei jų apskaitos dokumentai.
1. Apskaitos vienetų kiekis pagal bylų apyrašus:
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ ,
iš viso ______ apsk. vnt.,
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ ,
iš viso ______ apsk. vnt.,
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ ,
iš viso ______ apsk. vnt.,
iš viso __________________ apsk. vnt.
2. Apskaitos duomenų tikslumas (nurodoma, kad faktinis apskaitos vienetų kiekis
atitinka apskaitos duomenis. Jei nustatoma netikslumų, pildomi atitinkami papunkčiai).
2.1. Nerasta į apyrašus įrašytų apskaitos vienetų:
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr._________________________________________,
Ap. Nr.________ apsk. vnt. Nr._________________________________________,
iš viso ________ apsk. vnt.
228
2.2. Į bendrą į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų skaičių neįskaičiuoti apskaitos vienetai,
kurių numeriai yra su raide:
Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. ________________________________________,
Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. ________________________________________,
iš viso _______ apsk. vnt.
2.3. Apyrašuose praleisti apskaitos vienetų eilės numeriai:
Ap. Nr. ________ Nr. _______________________________________________,
Ap. Nr. ________ Nr. _______________________________________________,
iš viso ________ praleista apsk. vnt. eil. numerių.
2.4. Pakartotinai į apyrašus įrašyta:
Ap. Nr.________ apsk. vnt. Nr. ________________________________________,
Ap. Nr.________ apsk. vnt. Nr. ________________________________________,
iš viso ________ pakartotinai įrašyta apsk. vnt.
(21 priedo tęsinys)
3. Dokumentų fizinė būklė (nurodoma, kad blogos fizinės būklės ir (ar) restauruotinų
dokumentų nėra, arba nurodomi konkretūs blogos fizinės būklės dokumentai, kuriuos reikia
restauruoti, dezinfekuoti, įrišti, kopijuoti (perkopijuoti) ar pan.
3.1. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia dezinfekuoti:
Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. _______________________________________,
Ap. Nr.________ apsk. vnt. Nr. _______________________________________,
iš viso ________ apsk. vnt. aps. vnt.
3.2. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia restauruoti:
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, ________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.)
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, ________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.)
iš viso ________ apsk. vnt. _______________ l. aps. vnt. aps. vnt.
3.3. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia įrišti:
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, ________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.) Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, ________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.) iš viso ________ apsk. vnt. aps. vnt. aps. vnt.
3.4. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia kopijuoti (perkopijuoti):
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, _________ l. (ar kitas apimties matavimo
229
vnt.) Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. _______, ________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.) iš viso ________ apsk. vnt. aps. vnt. aps. vnt. ___________________ ______________ ____________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Po dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo ir nerastų dokumentų paieškos
apskaitos dokumentuose įrašyta (įrašomas faktinis apskaitos vienetų skaičius po
dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo):
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt.,
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt.,
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt.,
iš viso __________________ apsk. vnt.
______________ (pareigų pavadinimas __________________ (parašas) __________________ (vardas ir pavardė) __________________ (data)
230
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
22 priedas
PRARASTŲ DOKUMENTŲ AKTO FORMA
___________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)
TVIRTINU ____________________ (pareigų pavadinimas) ____________________ (parašas) ____________________
(vardas ir pavardė)
PRARASTŲ DOKUMENTŲ AKTAS
____________ Nr.__________ (data)
____________________ (sudarymo vieta)
Komisija, sudaryta __________________________________________________________________________,
(dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris)
susidedanti iš šių narių: _____________________________________________, (komisijos pirmininko ir narių vardai ir pavardės)
nustatė, kad ______________________________________________________ (aplinkybės)
prarasti šie dokumentai (bylos):
Eil. Nr.
Dokumento pavadinimas
(bylos ar apskaitos vieneto antraštė)
Dokumento data, numeris (bylos indeksas ar apskaitos
vieneto numeris)
Chronologinės ribos (data)
Saugojimo terminas
Pastabos
1 2 3 4 5 6
Prarastų bylų (apskaitos vienetų) skaičius ____________________________ (skaitmenimis ir ţodţiais) __________________________________________________________________________ .
Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė) Nariai (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Parašas) (Vardas ir pavardė) Pastaba. Akto forma taikoma tais atvejais, kai dokumentai nepataisomai sugadinti ar kitaip prarasti.
231
9
Elektroninių dokumentų valdymo
taisyklių apţvalga
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2012 m. liepos 2 d. Nr. V-68, (Ţin., 2012-07-05, Nr. 79-4132) (toliau – EDV taisyklės), nustato
valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo
administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų elektroninių dokumentų rengimo,
tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų bendruosius
reikalavimus. Taisyklės suderintos su naujai įsigaliojusiomis Dokumentų rengimo taisyklėmis,
patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Ţin., 2011,
Nr. 88-4229; Ţin., 2012, Nr. 15-683), ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis,
patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (Ţin., 2011,
Nr. 88-4230; Ţin.. Nr. 72-3768), nustatančiomis dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos
bendruosius reikalavimus.
EDV taisyklėse įtvirtintos nuostatos, jog įstaigos rengiami elektroniniai dokumentai turi
atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintose ar su juo suderintose elektroninių
dokumentų specifikacijose (toliau − specifikacijos) keliamus reikalavimus, jei tai neprieštarauja
kitiems teisės aktams. Atkreiptinas dėmesys į tai, jog Taisyklių 5.6 punkte įtvirtinta išimtinė
nuostata, jog įstaigos vadovas nustato, kurie trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams
ar juridiniams asmenims įstaigos veiklos elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi ne pagal
Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento
specifikacijas (toliau – Specifikacija (-os) bei pasirašomi elektroniniu parašu, kuris nėra
kvalifikuotas elektroninis parašas.
Atsiţvelgiant į šią nuostatą, viešojo sektoriaus įstaigų rengiami Taisyklių 5.6 punkte minimi
elektroniniai dokumentai neprivalo atitikti specifikacijose keliamų reikalavimų.
Aptariamose Taisyklėse apibrėţtos šios naujos sąvokos: archyvinio patvirtinimo
paskirties elektroninis parašas, kvalifikuotas elektroninis parašas, elektroninio
dokumento išrašas, konvertuota kopija, kopijos tikrumo patvirtinimo paskirties
elektroninis parašas. Teisės akte taip pat aptarta elektroninio dokumento nuorašo ir išrašo
parengimo tvarka.
232
EDV taisyklėse išskirtos privalomos ir galimos elektroninių dokumentų valdymo sistemų
funkcijos, aptarti įstaigos sudarytų elektroninių dokumentų siuntimo be vizų ir su vizomis atvejai.
Paminėtina, kad naujai išleistose Taisyklėse nebeliko nuostatų, susijusių su elektroninių
dokumentų registravimo veiksmų eiliškumu, t. y. pagal šias Taisykles nėra draudţiama
elektroninius dokumentus registruoti iki jų pasirašymo.
EDV taisyklės papildytos nuostatomis apie galimus elektroninių dokumentų išsaugojimo
įstaigoje veiksmus, elektroninio dokumento turinio, elektroninių dokumentų parašo galiojimo
įrodymų išsaugojimą, nustatyti nauji privalomi ir neprivalomi elektroninio dokumento, bylos, su
elektroninių dokumentų valdymu ir naudojimu susiję metaduomenys, taip pat techniniai
metaduomenys.
Nors nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims šių Taisyklių
reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau elektroninius dokumentus, kurių rengimą nustato
teisės aktai, jie privalo rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą įstatymuose ir kituose norminiuose
teisės aktuose nustatyta tvarka, išsaugoti reikiamą laiką ir uţtikrinti, kad turimi elektroniniai
dokumentai išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Todėl ir privatiems
juridiniams asmenims būtų naudingiau laikytis šių Taisyklių reikalavimų, nes tai palengvintų
bendradarbiavimą tiek su kitais privačiais juridiniais asmenimis, tiek su viešojo sektoriaus
įstaigomis. Pavyzdţiui, likviduojant privatų juridinį asmenį ir jo veiklos dokumentus perduodant
saugoti į savivaldybės archyvą, kiltų maţiau problemų, jei būtų uţtikrintas elektroninių
dokumentų valdymo sistemų suderinamumas.
Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos:
Archyvinio patvirtinimo paskirties elektroninis parašas – elektroninis parašas,
kuriuo patvirtinama elektroninio dokumento konvertuota kopija, skirta saugoti informacinių
technologijų priemonėmis.
Elektroninė byla – pagal tam tikrus kriterijus susistemintas elektroninių dokumentų ir su
jais susijusios informacijos rinkinys. Elektroninio dokumento išrašas – iš rašytiniam prilyginto elektroninio dokumento
turinio pateikta reikiama teksto rekvizito dalis ir kiti duomenys.
Elektroninio dokumento nuorašas – iš rašytiniam prilyginto elektroninio dokumento
pateiktas visas turinys ir kiti duomenys.
Elektroninio dokumento turinys – elektroninio dokumento dalis, kurioje tekstine,
grafine ar kita forma pateikiama informacija. Elektroninio dokumento turinys neapima
metaduomenų ir elektroninių parašų.
233
Elektroninių dokumentų saugykla – techninių ir programinių priemonių visuma
elektroniniams dokumentams, jų apskaitos dokumentų duomenims, kitai su jais susijusiai
informacijai saugoti.
Elektroninių dokumentų valdymo sistema – informacinių technologijų pagrindu
veikianti įstaigos dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta elektroniniams dokumentams
rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti ir naikinti.
Konvertuota kopija – elektroninio dokumento duomenys, gauti konvertuojant
elektroninio dokumento turinį ir (ar) metaduomenis. Kopijos tikrumo patvirtinimo paskirties elektroninis parašas – kvalifikuotas
elektroninis parašas, kuriuo paliudijamas įstaigos veiklos elektroninio dokumento konvertuotos
kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumas.
Kvalifikuotas elektroninis parašas – saugus elektroninis parašas, sudarytas saugia
parašo formavimo įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu.
Metaduomenys – struktūrizuoti duomenys, aprašantys dokumento sandarą, aplinką bei jo
valdymo ypatumus per visą dokumento gyvavimo laiką.
Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir
archyvų įstatyme (Ţin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055), Lietuvos
Respublikos elektroninio parašo įstatyme (Ţin., 2000, Nr. 61-1827), Dokumentų rengimo
taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117
(Ţin., 2011, Nr. 88-4229; Ţin., 2012, Nr. 15-683), bei Dokumentų tvarkymo ir apskaitos
taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118
(Ţin., 2011, Nr. 88-4230; Ţin.. Nr. 72-3768), vartojamas sąvokas.
Sistemų suderinamumui tarp valstybės ir savivaldybių įstaigų uţtikrinti Taisyklės numato
atitinkamas derinimo procedūras. Taisyklėse nustatyta, kad informacija apie suderintas
įstaigų elektroninių dokumentų valdymo sistemas bus skelbiama Lietuvos vyriausiojo
archyvaro interneto svetainėje. Tokiu būdu įstaigos turės galimybę gauti informacijos apie
kitų įstaigų turimas sistemas.
Taisyklės nenustato, kad kuriant ir diegiant naujas kompiuterizuotas dokumentų
valdymo sistemas privalu diegti ir elektroninių dokumentų valdymo sistemą. Tačiau
atsiţvelgiant į bendrąsias informacinių technologijų raidos tendencijas ir vis didėjančią jų įtaką
įstaigos veiklai, būtų racionalu bent jau numatyti diegiamos kompiuterizuotos dokumentų
valdymo sistemos plėtojimo galimybes laipsniškai pereinant prie elektroninių dokumentų.
234
Elektroninių dokumentų valdymo sistema turi valdyti (rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą,
saugoti, priimti ar kita) elektroninius dokumentus, kurie atitinka bent vieną iš Specifikacijų.
Taisykles sudaro keturi skyriai: bendrosios nuostatos, elektroninių dokumentų valdymo
bendrieji reikalavimai, elektroninių dokumentų rengimas ir tvarkymas ir elektroninių
dokumentų saugojimas. Antrą ir trečią Taisyklių skyrius sudaro atskiri poskyriai. Trečiame
skyriuje – Elektroninių dokumentų rengimas ir tvarkymas – išskirti elektroninių dokumentų
rengimo, registravimo, elektroninių bylų sudarymo ir tvarkymo poskyriai, ketvirtame skyriuje –
Elektroninių dokumentų saugojimas – elektroninių bylų perkėlimo iš rengimo ir tvarkymo
posistemio į saugojimo posistemį, elektroninių dokumentų saugojimo, saugojimo terminų ir
naikinimo poskyriai. Taigi Taisyklės apima visą elektroninio dokumento gyvavimo įstaigoje ciklą
nuo dokumento sudarymo iki jo sunaikinimo.
Kadangi šios Taisyklės reglamentuoja trumpo ir ilgo saugojimo elektroninių dokumentų
valdymą, jose nereglamentuojamas nuolatinio saugojimo dokumentų parengimas perduoti
juos saugoti į valstybės archyvą. Tai bus reglamentuota atskiru teisės aktu.
Bendruosiuose elektroninių dokumentų valdymo reikalavimuose nustatoma, kad oficialių
elektroninių dokumentų valdymas organizuojamas Lietuvos Respublikos dokumentų ir
archyvų įstatymo, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tvirtinamų Dokumentų tvarkymo ir apskaitos
ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių nustatyta tvarka. Elektroniniams dokumentams
taikomos bendros įstatymuose ir kituose norminiuose teisės aktuose nustatytos priėjimo prie
dokumentų ir jų naudojimo nuostatos.
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas (Ţin., 1995, Nr. 107-2389; 2004,Nr.
57-1982; 2010, Nr. 79-4055; Ţin., 2012, Nr. 79-4132 ) reglamentuoja:
valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų,
nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų valdymą ir naudojimą,
nustato subjektų, atliekančių dokumentų ir archyvų valstybinį administravimą, kompetenciją ir
uţdavinius.
Ţinotina sąvoka:
Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka
informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas,
pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu.
Nurodytąjį įstatymą lydintys teisės aktai:
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės (Ţin., 2006, Nr. 7-268) nustato:
viešojo sektoriaus įstaigų oficialiųjų elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos,
saugojimo, naikinimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų funkcinius reikalavimus.
235
9.1
Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms
Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimų aprašas
(Ţin., 2008, Nr. 118-4488; 2010, Nr. 136-6972) nustato:
viešojo sektoriaus įstaigų sudaromų rašytiniams dokumentams prilygintų elektroninių
dokumentų, pasirašytų elektroniniu parašu, specifikacijų minimalius reikalavimus Viešojo
sektoriaus įstaigų elektronine forma sudaromi, taip pat iš nevalstybinių organizacijų, privačių
juridinių ir fizinių asmenų elektroniniu būdu gaunami dokumentai, kurių rengimą nustato teisės
norminiai aktai, turi atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintose ar su juo suderintose
elektroninių dokumentų specifikacijose nustatytus reikalavimus. Šis reikalavimas netaikomas
elektronine forma sudaromiems dokumentams, kurių pasirašymo nenumato atitinkamą veiklos
sritį reglamentuojantys Lietuvos Respublikos įstatymai.
Elektroninio dokumento specifikacija – dokumentas, kuriame aprašomos
elektroniniu parašu pasirašyto elektroninių dokumentų formato techninės savybės,
charakteristikos ir funkcijos, nustatomi skirtingų programinių priemonių sąveikos uţtikrinimo ir
kiti reikalavimai.
Aukščiau nurodytasis dokumentas parengtas vykdant Lietuvos Respublikos Ministro
Pirmininko pavedimą (įformintą Vyriausybės kanclerio 2007 m. rugsėjo 18 d. rezoliucija Nr. 32-
5638) „parengti, suderinti su suinteresuotomis institucijomis ir patvirtinti elektroniniu parašu
pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimus, kurie be kita ko uţtikrintų
pasirašytų juridinę galią turinčių elektroninių dokumentų suderinamumą bei reikalingų
metaduomenų perdavimą tarp fizinių asmenų, juridinių asmenų ir valstybės institucijų―.
Elektroninį dokumentą sudaro:
Viena ar daugiau elektroninio dokumento turinio rinkmenų.
Dvi ar daugiau metaduomenų rinkmenų.
Viena ar daugiau elektroninio parašo rinkmenų.
Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimų aprašo
(Ţin., 2008, Nr. 118-4488; 2009, Nr. 108-4573; 2010, Nr. 136-6972) 11 punktas.
236
9.2
Elektroninio dokumento turinys
Elektroninio dokumento turinį sudaro šios dalys:
Pagrindinis dokumentas – elektroninio dokumento turinio dalis, kurioje
pateikiamapagrindinė elektroninio dokumento turinio informacija, arba lydraštis,
kuriame fiksuojama informacija apie persiunčiamus elektroninius dokumentus.
Pagrindinį dokumentą turi sudaryti tik viena rinkmena.
Dokumento priedai (jie nebūtini) – elektroninio dokumento turinio dalis, kurioje
pateikiamapagrindinį dokumentą papildanti elektroninio dokumento turinio informacija.
Elektroninio dokumento turinys gali turėti vieną ar daugiau priedų.
Pridedami elektroniniai dokumentai (jie nebūtini) – savarankiški elektroniniai
dokumentai, pridedami prie pagrindinio dokumento kaip jo turinį papildanti, paaiškinanti
ar pagrindinio dokumento turinyje pateiktus faktus pagrindţianti informacija, taip pat su
lydraščiu siunčiami elektroniniai dokumentai. Elektroninio dokumento turinys gali turėti
vieną ir daugiau pridedamų dokumentų rinkmenų.
9.3
Metaduomenys Metaduomenys – neatsiejama elektroninio dokumento dalis, kurioje pateikiama
elektroninių dokumentų rengimo, registravimo, sisteminimo, priėjimo, saugojimo ir naikinimo
procedūras aprašanti struktūrizuota kontekstinė informacija.
Metaduomenys skirstomi į:
pasirašomuosius metaduomenis – metaduomenis, kurie privalo būti pasirašyti ir
kurių turinio po pasirašymo keisti nebegalima (dalies jų integralumas uţtikrintas
kvalifikuoto arba nekvalifikuoto elektroninio parašo technologija);
nepasirašuomuosius metaduomenis – metaduomenis, kurie neturi būti pasirašyti ir
kurių turinys elektroninio dokumento gyvavimo metu kinta. Metaduomenys fiksuojami
XML formatu.
237
9.4
Elektroninio dokumento parašas
Elektroninis parašas – duomenys, kurie įterpiami, prijungiami ar logiškai susiejami su
kitais duomenimis pastarųjų autentiškumui patvirtinti ir (ar) pasirašančiam asmeniui
identifikuoti (Elektroninio parašo įstatymas, 2000).
Elektroniniai dokumentai turi būti pasirašomi naudojant XML saugaus elektroninio parašo
XML schemas, sudarytas pagal XadES standartą ir atitinkančias Pasaulinio tinklo konsorciumo
(toliau vadinama – W3C) XML parašo sintaksės ir procedūrų rekomendacijas (angl. W3C
Recommendation „XML-Signature Syntax and Processing“).
9.5
Elektroninis dokumento pasirašymas
Oficialių elektroninių dokumentų pasirašymo ir (jei reikia) tvirtinimo paskirties
elektroniniai parašai turi būti sudaryti naudojant saugią elektroninio parašo formavimo
sistemą.
Lygiagretusis pasirašymo būdas:
1. kiekvienas elektroninis parašas yra savarankiškas;
2. naudojamas elektroninio dokumento turiniui ir metaduomenims, išskyrus kitus
elektroninius parašus, pasirašyti.
Šis būdas taikytinas pasirašant elektroniniais parašais, turinčiais vienodą statusą, pvz.,
vizavimo, susipaţinimo procedūrų įforminimas.
Daugiapakopis pasirašymo būdas:
kai elektroniniu parašu pasirašomi ir kiti elektroniniai parašai.
Šis būdas taikytinas pasirašant ţemesnio lygmens parašus, pvz., kai pasirašomas ar vadovo
parašu tvirtinamas vizuotas elektroninis dokumentas
238
9.6
Elektroninio dokumento pakuotė
Elektroninio dokumento pakuotė:
ZIP ARCHYVO RINKMENA, sujungianti visas elektroninio dokumento dalis į vieną
integralią visumą priemonė, kuria elektroninį dokumentą sudarančias dalis galima
apjungti į vieną rinkmeną, tokiu būdu padedant uţtikrinti elektroninio dokumento
vientisumą vykdant elektroninių dokumentų mainus tarp skirtingų subjektų, saugant
dokumentą ar kitais atvejais kai:
1. negali būti apsaugota slaptaţodţiais;
2. yra viena rinkmena, kurios plėtinys – ,,adoc― (maţosiomis raidėmis).
9.7
Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje Įstaiga, numačiusi savo veikloje naudoti oficialius elektroninius dokumentus:
turi įsidiegti elektroninių dokumentų valdymo sistemą arba turimoje kompiuterizuotoje
dokumentų valdymo sistemoje įsidiegti elektroninių dokumentų modulį, kad galėtų
šiuos dokumentus rengti, tvarkyti, apskaityti ir saugoti.
Pastaba. Sistemoje sudaromi elektroniniai dokumentai turi atitikti Lietuvos vyriausiojo
archyvaro patvirtintose ar su juo suderintose elektroninių dokumentų
specifikacijose nustatytus reikalavimus.
sistemoje diegiamas elektroninių dokumentų valdymo funkcijas suderinti su jos
dokumentų valdymo prieţiūrą vykdančiu valstybės archyvu. Informacija apie viešojo
sektoriaus įstaigų suderintas kompiuterizuotas dokumentų valdymo sistemas galite rasti
adresu:
http://www.archyvai.lt/archyvai/selectPage.do?docLocator=82484306803111DE8B4
8746164617373&pathId=437
239
Pastaba. Jei viešojo sektoriaus įstaiga neturi kompiuterizuotos dokumentų valdymo
sistemos, o turimoje nėra įdiegtas elektroninių dokumentų valdymo modulis ir pagal
galiojančius teisės aktus privalo priimti iš fizinių ir privačių juridinių asmenų elektroninius
dokumentus, atitinkančius Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento
specifikaciją ADOC-V1.0, patvirtintą Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 (Ţin., 2009, Nr.
108-4574) (toliau vadinama – Specifikacija), taip pat juos tvarkyti, apskaityti ir išsaugoti
nustatytą laiką, šių elektroninių dokumentų valdymą galėtų organizuoti remiantis Lietuvos
vyriausiojo archyvaro tarnybos parengtomis rekomendacijomis. Šias rekomendacijas galite rasti
adresu: ttp://www.archyvai.lt/stotisFiles/uploadedAttachments/rekomend201112410398.pdf
9.8
Elektroninių dokumentų valdymas: rengimas
Elektroninių dokumentų turinys įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisykles, jei
kiti teisės norminiai aktai ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės nenustato kitaip.
Elektroninis dokumentas derinamas (kai derinama su juridiniais asmenimis), tvirtinamas ir
pasirašomas kvalifikuotu elektroniniu parašu.
Teisės aktų nustatyta tvarka įstaigų į valstybės archyvus perduodami elektroniniai
dokumentai, atsiţvelgiant į Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos
elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių, patvirtintų Lietuvos
vyriausiojo archyvaro 2012 m. birţelio 22 d. įsakymu Nr. V-63 (Ţin., 2012, Nr. 72-3767) (toliau −
Perdavimo taisyklės), 15.3 punkto nuostatas, pasirašomi ne ţemesnio kaip XAdES-X-L formato
elektroniniu parašu.
Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašomas visas elektroninio dokumento turinys ir (ar) kiti
pasirašomieji elementai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei teisės aktų nustatyta tvarka
vizuojamos atskiros elektroninio dokumento turinio dalys (pvz., priedai) ir šie elektroniniai
dokumentai perduodami saugoti į valstybės archyvus, vizavimo paskirties elektroninis parašas
papildomas iki XAdES-X-L formato.
Elektroninio dokumento turinyje parašo rekvizitas įforminamas be parašo, o tvirtinimo bei
suderinimo ţymų dalys − be parašo ir datos.
240
Jei elektroninio parašo sertifikate yra nurodytas pasirašančio asmens pareigų pavadinimas,
elektroninio dokumento turinyje parašo rekvizitas nebūtinas, o tvirtinimo ir suderinimo ţymų
rekvizitai gali būti įforminami be pareigų pavadinimo, vardo ir pavardės
Pastaba. Viešojo sektoriaus įstaigos, turimomis informacinių technologijų priemonėmis
neturinčios galimybių sudaryti elektroninį dokumentą, atitinkantį Specifikaciją,
šiam veiksmui atlikti gali naudoti laisvai platinamas elektroninio dokumento
formavimo ir tikrinimo priemones, kurias galima rasti adresu
https://adoc.archyvai.lt/eais/app/
9.9
Elektroninių dokumentų registravimas Elektroniniai dokumentai registruojami įstaigos dokumentų registruose pagal įstaigos
vadovo patvirtintą įstaigos dokumentų registrų sąrašą.
Dokumentų registruose registruojami vienų metų elektroniniai dokumentai, jei kiti
teisės aktai nenustato kitaip.
Įstaigos sudaryti elektroniniai dokumentai registruojami dokumentų registruose tą
dieną, kai jie pasirašomi ar patvirtinami.
Įstaigos gauti elektroniniai dokumentai registruojami gautų dokumentų registruose jų
gavimo dieną. Pastarieji registruojami ir į elektroninių dokumentų valdymo sistemą
įtraukiami, jei galima atpaţinti jų turinį ir identifikuoti elektroninį parašą.
Gavus neatpaţįstamo formato elektroninį dokumentą ar elektroninį dokumentą, kurio
neįmanoma atidaryti ir apdoroti įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos
naudojamomis informacinių technologijų priemonėmis, apie tai būtina pranešti siuntėjui.
9.10
Elektroninių bylų sudarymas Įstaigos uţregistruoti elektroniniai dokumentai rengimo ir tvarkymo posistemyje
sisteminami į elektronines bylas pagal įstaigos dokumentacijos planą.
Į įstaigos dokumentacijos planą įtraukiamos visos elektroninės bylos, planuojamos
sudaryti ar tęsti kitais metais, nurodomi uţ jų sudarymą atsakingi darbuotojai.
241
Kiekvienai elektroninei bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano
punkto ir papunkčio eilės numeris ir ţymuo „E“, ţymintis bylos formą (elektroninė).
Elektroninės bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo
vietą, pvz.: 1.1 E(03) (1.1 – eilės numeris, E − bylos forma, 03 − struktūrinis padalinys).
Elektroninių dokumentų saugojimo terminai nustatomi Lietuvos Respublikos
dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka.
Į rengimo ir tvarkymo posistemį elektroninės bylos įtraukiamos pagal dokumentacijos
plane išdėstytas įstaigai nustatytas veiklos sritis ir funkcijas.
Rengimo ir tvarkymo posistemyje elektroninių bylų sisteminimas turi būti perţiūrimas,
keičiamas ir papildomas atsiţvelgiant į įstaigos dokumentacijos plano pasikeitimus.
9.11
Elektroninių bylų tvarkymas
Pasibaigus metams rengimo ir tvarkymo posistemyje esančios elektroninės bylos, kurios
nebus tęsiamos kitais metais, uţbaigiamos (uţdaromos) ir sutvarkomos. Tokioms byloms ir jų
tomams elektroniniai dokumentai nepriskiriami. Rengimo ir tvarkymo posistemyje gali būti
įdiegta automatinė elektroninių bylų ir jų tomų uţbaigimo (uţdarymo) funkcija.
Patikrinami kiekvienos elektroninės bylos, jos tomų ir jiems priskirtų elektroninių
dokumentų saugojimo terminai pagal įstaigos dokumentacijos planą ir teisės norminius aktus,
kuriuose jie nustatyti.
Patikrinamas elektroninių dokumentų priskyrimas elektroninei bylai ar jos tomui pagal
nustatytą ar pasirinktą poţymį; aptikus priskyrimo klaidų, elektroniniai dokumentai turi būti
perskirstyti.
Tvarkomos elektroninės bylos, tomai, jiems priskirti elektroniniai dokumentai ir jų
metaduomenys turi būti apsaugoti nuo sugadinimo, neteisėto pakeitimo ar sunaikinimo.
Sutvarkius elektronines bylas, sudaromas ilgalaikio saugojimo elektroninių bylų sąrašas,
kurį, suderintą Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 3 ir 4 dalyse
nustatyta tvarka, tvirtina įstaigos vadovas.
242
9.12
Elektroninių bylų perkėlimas Sutvarkius elektronines bylas, elektroniniai dokumentai, kurių saugojimo terminas nuo 1 iki
10 metų, paliekami saugoti rengimo ir tvarkymo posistemyje tokia forma, kokia jie buvo
sudaryti, išsiųsti ar gauti, ar kita forma, išsaugant elektroninio dokumento turinį ir su juo
susijusių metaduomenų vientisumą. Turi būti uţtikrinta, kad visą elektroninio dokumento
saugojimo laiką jo turinys ir su juo susiję metaduomenys bus atpaţįstami vartotojo.
Sutvarkytos ilgalaikio saugojimo elektroninės bylos per 2 metus po jų uţbaigimo (uţdarymo)
turi būti perkeltos į saugojimo posistemį.
Elektroninės bylos, kurių saugojimo terminas po dokumentų vertės ekspertizės pratęsiamas
ilgiau nei 10 metų, iš rengimo ir tvarkymo posistemio turi būti perkeltos į saugojimo posistemį.
Perkeliant elektroninę bylą iš rengimo ir tvarkymo posistemio į saugojimo posistemį,
perkeliami visi elektroninės bylos tomai kartu su jiems priskirtais elektroniniais dokumentais,
taip pat elektroninės bylos, jų tomų ir elektroninių dokumentų metaduomenys.
9.13
Elektroninių dokumentų saugojimas Elektroninių dokumentų saugojimo kontrolei uţtikrinti elektroninių dokumentų valdymo
sistemoje būtinos:
elektroninių dokumentų saugyklų talpos fiksavimo ir kontrolės priemonės;
klaidų fiksavimo saugojimo laikmenose ir įrenginiuose priemonės;
informacijos apie elektroninių bylų, jų tomų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų
judėjimą (perkėlimą į kitą saugyklą) fiksavimo ir kontrolės priemonės;
elektroninių dokumentų atsarginių kopijų darymo, elektroninių dokumentų ir jų
metaduomenų atkūrimo iš atsarginių kopijų priemonės;
atsarginių kopijų darymo periodiškumas (ne rečiau kaip kartą per savaitę), jų saugojimo
laikmenos ir vieta;
243
elektroninių dokumentų ir jų metaduomenų atkūrimo iš atsarginių kopijų tvarka ir
kontrolės priemonės, uţ elektroninių dokumentų ir jų metaduomenų atkūrimą atsakingi
darbuotojai;
įstaigoje turi būti ne maţiau kaip 2 atsarginės elektroninių dokumentų kopijos,
saugomos skirtingose laikmenose ir skirtingose vietose.
9.14
Numatomas elektroninių dokumentų
perdavimas
Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų
perdavimo valstybės archyvams taisyklių projekte numatyta, kad:
elektroniniai dokumentai valstybės archyvams bus perduodami per 5 metus nuo jų
sukūrimo;
perduodami elektroniniai dokumentai turės būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitos
dokumentus;
perduodami elektroniniai dokumentai turės atitikti patvirtintą elektroninio dokumento
specifikaciją.
Elektroniniai dokumentai ir su jais susijusi informacija galės būti perduodama
elektroniniais ryšiais; fizinėse laikmenose pristatant į valstybės archyvą: CD ir
DVD tik skaitymui skirtuose optiniuose diskuose.
Jei įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemoje elektroninių dokumentų sudėtinės
dalys, turinys, metaduomenys, elektroninis parašas bus saugomi atskirai, prieš pradedant
elektroninių dokumentų perdavimą valstybės archyvui, turi būti suformuota elektroninio
dokumento specifikaciją atitinkanti kiekvieno elektroninio dokumento pakuotė.
Pastabos:
1. LVAT yra pateikusi Lietuvos Respublikos kultūros ministerijai pasiūlymus dėl
Dokumentų ir archyvų įstatymo pakeitimo.
2. LVAT pagal savo kompetenciją numato išleisti teisės aktų pakeitimus ar priimti naujus
teisės aktus, reglamentuojančius elektroninių dokumentų perdavimą valstybės
archyvams ir pan.
244
EDV taisyklėse įtvirtintos nuostatos, jog įstaigos rengiami elektroniniai dokumentai turi
atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintose ar su juo suderintose elektroninių
dokumentų specifikacijose (toliau − specifikacijos) keliamus reikalavimus, jei tai neprieštarauja
kitiems teisės aktams. Atkreiptinas dėmesys į tai, jog Taisyklių 5.6 punkte įtvirtinta išimtinė
nuostata, jog įstaigos vadovas gali nustatyti, kuriuos trumpai saugomus ir neperduodamus
kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims įstaigos veiklos elektroninius dokumentus galima
pasirašyti teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis
parašas. Atsiţvelgiant į šią nuostatą, viešojo sektoriaus įstaigų rengiami Taisyklių 5.6 punkte
minimi elektroniniai dokumentai neprivalo atitikti specifikacijose keliamų reikalavimų.
Aptariamose Taisyklėse apibrėţtos šios naujos sąvokos: archyvinio patvirtinimo paskirties
elektroninis parašas, kvalifikuotas elektroninis parašas, elektroninio dokumento išrašas,
konvertuota kopija, kopijos tikrumo patvirtinimo paskirties elektroninis parašas. Teisės akte taip
pat aptarta elektroninio dokumento nuorašo ir išrašo parengimo tvarka.
EDV taisyklėse išskirtos privalomos ir galimos elektroninių dokumentų valdymo sistemų
funkcijos, aptarti įstaigos sudarytų elektroninių dokumentų siuntimo be vizų ir su vizomis
atvejai.
Paminėtina, kad naujai išleistose Taisyklėse nebeliko nuostatų, susijusių su elektroninių
dokumentų registravimo veiksmų eiliškumu, t. y. pagal šias Taisykles nėra draudţiama
elektroninius dokumentus registruoti iki jų pasirašymo.
EDV taisyklės papildytos nuostatomis apie galimus elektroninių dokumentų išsaugojimo
įstaigoje veiksmus, elektroninio dokumento turinio, elektroninių dokumentų parašo galiojimo
įrodymų išsaugojimą, nustatyti nauji privalomi ir neprivalomi elektroninio dokumento, bylos, su
elektroninių dokumentų valdymu ir naudojimu susiję metaduomenys, taip pat techniniai
metaduomenys.
245
ELEKTRONINIO DOKUMENTO SAMPRATA:
TRADICINIŲ IR ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SKIRTUMAI
Tradicinis Elektroninis
Statiškas Dinamiškas
Sukuriami kartą ir nekinta Kinta pastoviai
Laikmena – neatsiejama formos dalis Turinys atskiriamas nuo laikmenos, kuri greitai sensta ir kinta
Kontekstinė informacija – neatsiejama dokumento dalis
Kontekstinė informacija – atskira nuo dokumento turinio
Saugojamas ir naudojamas dokumento originalas
Naudojimo ir saugojimo versijos skirtingos
Perskaityti ir suprasti nereikia papildomų priemonių
Suprantamas tik naudojant informacinių technologijų priemones
9.15
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių priedai
1 priedas
PRIVALOMIEJI METADUOMENYS
I. ELEKTRONINIO DOKUMENTO METADUOMENYS
1.1. Dokumento sudarytojo pavadinimas (pvz., juridinio asmens pavadinimas, valstybės įgalioto asmens vardas ir pavardė)
1.2. Dokumento sudarytojo (juridinio asmens) kodas
1.3. Adresatas (pvz., juridinio asmens pavadinimas, vardas ir pavardė) (jei elektroninis dokumentas yra siunčiamas)
1.4. Dokumento pavadinimas (antraštė)
1.5. Dokumento registracijos data
1.6. Dokumento registracijos numeris
246
1.7. Dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas
1.8. Dokumentą gavusios įstaigos kodas
1.9. Dokumento gavimo data
1.10. Dokumento gavimo registracijos numeris
1.11. Elektroninės bylos, kuriai priskirtas dokumentas, indeksas
1.12. Elektroninio dokumento specifikacijos identifikacinis ţymuo
Elektroninio parašo metaduomenys
1.13. Parašą sudariusio asmens vardas ir pavardė
1.14. Parašą sudariusio asmens pareigos (juridinio asmens atstovo)
1.15. Parašo sudarymo data
1.16. Parašo paskirtis (pvz., pasirašymas, tvirtinimas, suderinimas, vizavimas)
1.17. Parašo identifikacinis numeris arba nuoroda
II. ELEKTRONINĖS BYLOS METADUOMENYS
2.1. Įstaigos veiklos srities ar funkcijos indeksas
2.2. Įstaigos veiklos srities ar funkcijos pavadinimas
2.3. Bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas
2.4. Bylos, jos tomo indeksas
2.5. Bylos, jos tomo antraštė ir paantraštė (jei yra)
2.6. Bylos, jos tomo saugojimo terminas
2.7. Bylos, jos tomo chronologinės ribos arba data
2.8. Bylos tomų skaičius
2.9. Informacija apie elektroninių dokumentų naikinimo aktą
III. KITI SU ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ (BYLŲ) VALDYMU IR NAUDOJIMU SUSIJĘ METADUOMENYS
Elektroninio dokumento rengimo procedūrų ir pasirašymo veiksmų metaduomenys1
3.1. Dokumentą patvirtinusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, tvirtinimo data (jei tvirtinama teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas)
247
3.2. Dokumentą vizavusio2 asmens vardas ir pavardė, vizavimo data (jei vizuojama teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas)
3.3. Dokumentą pasirašiusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, pasirašymo data (jei pasirašoma teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas)
Elektroninio dokumento tvarkymo metaduomenys
3.4. Su dokumentu susipaţinusio asmens vardas ir pavardė, susipaţinimo data
3.5. Rezoliuciją skyrusio asmens vardas ir pavardė, rezoliucijos įrašymo data
3.6. Rezoliucijos tekstas: pavedimo vykdytojo vardas ir pavardė ar įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas, pavedimo turinys, įvykdymo terminas (jei reikia)
3.7. Informacija apie elektroniniame dokumente ar elektroninėje byloje atliktus pakeitimus (pvz., pakeitimo turinys, pagrindas, data, pakeitimą atlikęs asmuo ir kt.)
3.8. Informacija apie prieigos prie elektroninio dokumento ar elektroninės bylos ir (ar) jų metaduomenų ribojimą
3.9. Informacija apie prieigos prie elektroninio dokumento ar elektroninės bylos ir (ar) jų metaduomenų ribojimo pakeitimus
Elektroninio dokumento (bylos) saugojimo metaduomenys
3.10. Informacija apie elektroninio dokumento atsargines kopijas (jų skaičius, formatas, laikmenos, saugojimo vieta ir kita)
3.11. Informacija apie elektroninio dokumento konvertavimą ar atkūrimą iš atsarginių kopijų
IV. ELEKTRONINIO DOKUMENTO (BYLOS) TECHNINIAI METADUOMENYS
4.1. Elektroninio dokumento turinio formatai
4.2. Informacija apie elektroninio parašo riziką (pvz., elektroninį parašą patvirtinusio sertifikato galiojimo terminas)
Paaiškinimai: 1 – metaduomenys fiksuojami elektroninių dokumentų valdymo sistemoje; 2 – jei vizuojama teisės aktų nustatyta tvarka.
248
2 priedas
NEPRIVALOMŲJŲ METADUOMENŲ PAVYZDŢIAI
I. ELEKTRONINIO DOKUMENTO METADUOMENYS
1.1. Dokumento sudarytojo (fizinio asmens) kodas
1.2. Dokumento sudarytojo adresas
1.3. Adresato kodas (jei adresatas yra juridinis asmuo)
1.4. Dokumento rūšis (įsakymas, raštas ar kita)
1.5. Dokumento parengimo data, laikas ir vieta
1.6. Dokumento rengėjas
1.7. Dokumento registracijos laikas
1.8. Gauto elektroninio dokumento nuoroda (elektroninio dokumento, į kurį atsakoma, data ir registracijos numeris)
1.9. Informacija apie dokumento priedus (jų skaičius, pavadinimai ir kita)
1.10. Siuntėjas (pvz., juridinio asmens pavadinimas, vardas ir pavardė)
1.11. Siuntėjo kodas
1.12. Dokumento šifravimo metaduomenys
1.13. Dokumento egzemplioriaus identifikacinis numeris
Elektroninių parašų metaduomenys
1.14. Parašą sudariusio asmens pastabos
II. ELEKTRONINĖS BYLOS METADUOMENYS
2.1. Bylos (tomo) uţbaigimo data
2.2. Informacija apie bylos saugojimo termino pratęsimą
III. KITI SU ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ (BYLŲ) VALDYMU IR NAUDOJIMU SUSIJĘ METADUOMENYS
249
3.1. Informacija apie dokumento išsiuntimą (siuntėjo pavadinimas, asmens vardas ir pavardė, siuntėjo adresas, išsiuntimo data ir kita)
3.2. Dokumento ar bylos paieškos elektroninių dokumentų valdymo sistemoje nuoroda
3.3. Informacija apie perţiūrėti ir naudoti skirtą dokumento nuorašą, konvertuotą kopiją ar išrašą (nuorašo, konvertuotos kopijos ar išrašo parengimo data, prieţastis ar kita)
3.4. Pavedimo (uţduoties) įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės nuorodos
3.5. Saugykla, kurioje saugomas elektroninis dokumentas ar elektroninė byla
3.6. Su dokumentu susipaţinusio asmens pareigos
3.7. Dokumento konvertuotą kopiją, nuorašą, išrašą patvirtinusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, patvirtinimo data, parengimo prieţastis
3.8. Elektroninių dokumentų ar elektroninių bylų perkėlimo (pvz., į kitas informacines sistemas) datos ir pagrindas
3.9. Informacija apie elektroninio dokumento ar elektroninės bylos sunaikinimą (pvz., data ir pagrindas)
3.10. Uţ dokumentų (bylų) tvarkymą, apskaitą, saugojimą, naikinimą, siuntimą ir gavimą atsakingi darbuotojai
IV. ELEKTRONINIO DOKUMENTO (BYLOS) TECHNINIAI METADUOMENYS
4.1. Elektroninės bylos formatas
4.2. Programinės įrangos, kuria naudojantis sudaryta ir (ar) saugoma elektroninė byla (dokumentas), pavadinimas (pvz., elektroninių dokumentų valdymo sistemos pavadinimas, versija)
4.3. Operacinės sistemos, kurioje buvo parengtas elektroninis dokumentas, pavadinimas ir versija
4.4. Techninės įrangos, kuria naudojantis saugoma elektroninė byla ar dokumentas, pavadinimas
250
10
Neoficialūs dokumentai
10.1
Kvietimas ir kviečiamasis pranešimas Kvietimas yra dokumentas, informuojantis apie renginį ir kviečiantis jame dalyvauti.
Kvietimus tik su išlygomis galima laikyti dokumentais. Tai neformalūs, daţniausiai ir
neoficialūs raštai, kurių nevarţo standartai ar raštvedybos taisyklės. Juos rengiant ir rašant visų
pirma reikia laikytis tvarkos, etiketo, logikos ir taisyklingos kalbos reikalavimų.
Kvietimai gali būti spausdinami kaip atviri dviejų lapų (keturių puslapių) lankstinukai.
Pirmajame puslapyje paprastai rašomas ţodis Kvietimas; gali būti ir Kviečiame arba parašytas
kvietėjas ir veiksmaţodis kviečia, pvz.: AB „Šviesos― leidykla / kviečia. Antrasis ir ketvirtasis
puslapiai tušti, trečiajame rašomas kviečiamasis uţrašas. Lankstinuką gali atstoti sulenkiamas
atvirukas: jame ir ţodis Kvietimas, ir tekstas rašomi trečiajame puslapyje.
Kviečiamojo uţrašo viršuje rašomas adresatas (kviečiamasis asmuo), ţemiau, po tarpelio –
tekstas. Adresatas rašytinas su mandagumo ţodţiais ar jų santrumpomis, geriausia kreipinio
(šauksmininko) forma, pvz.: Gerbiamasis Povilai Jurguti; Gerb. p. Povilai Jurguti. Po jų
nebūtinas joks ţenklas. Vartojama ir naudininko forma, bet ji labiau tinka apibendrintam
adresatui, pvz.: Mokyklos auklėtiniams; Šventės dalyviams.
Tekstas pradedamas didţiąja raide, veiksmaţodţiu Kviečiame (kai kviečia vienas asmuo –
Kviečiu); jis gali būti su mandagumo prieveiksmiu: Maloniai kviečiame... Kur kviečiama,
galima nusakyti dvejopai: Kviečiame į šventę, susitikimą arba Kviečiame dalyvauti šventėje,
susitikime. Reikia nurodyti, kada ir kur renginys vyks. Kvietimą gali pasirašyti asmuo (rašomas
vardas ar pavardė), pareigūnas (rašomas pareigų pavadinimas) arba įstaiga (organizacija).
Galima ir nepasirašyti.
Kvietimas gali būti paprastas, tipiškas, arba originalus, ţaismingas, net grafiškai
paįvairintas.
KVIETIMŲ TEKSTŲ PAVYZDŢIAI
Kviečiame Jus dalyvauti Salantų miesto 440 metų jubiliejaus iškilmėse, kurios įvyks
2011 m. rugpjūčio 4 d. Jūsų lauksime 9–11 val. Salantų seniūnijoje.
Salantų seniūnas
251
Jei kviečiamajame tekste renginio programa neminima, po jo gali būti prirašyta darbotvarkė
arba pridedamas atskiras lapas su programa. Jos būtinos platesnių renginių kvietimams ir
kviečiamiesiems pranešimams.
Kviečiamuoju pranešimu galėtume vadinti oficialų raštą, pranešantį apie būsimą posėdį,
kuriame informuojamajam asmeniui reikia dalyvauti. Oficialaus tokio vardo jis neturi, rašomas
be pavadinimo, paprastame lape.
Kviečiamojo pranešimo adresatas nurodomas naudininko forma. Be pagarbos ţodţių, prie
asmenvardţio galima prirašyti pareigų pavadinimą, pvz.: Gerb. Komisijos nariui Antanui
Turauskui. Prieš tekstą gali būti pranešimo parašymo data.
Tekstas daţniausiai pradedamas santrumpa š. m. (arba rašomi metai), toliau nurodomas
konkretus posėdţio (ar kito renginio) laikas ir vieta (nuolatinė vieta nenurodoma), renginio
pavadinimas. Būtina tokio pranešimo dalis – darbotvarkė. Kviečiamasis pranešimas rašomas
renginio pirmininko ar organizacijos vadovo vardu (parašas nebūtinas).
KVIEČIAMOJO PRANEŠIMO PAVYZDYS
Kviečiame š.m. rugpjūčio 25 d. atvykti į Viekšnius, kur bus atidengtas paminklas
Lietuvos universitetų profesoriams Mykolui, Vaclovui ir Viktorui Birţiškoms.
Gerb. ___ Vardaičiui Pavardaičiui ___
2011-05-18
Š. m. sausio 24 d. (šeštadienį) 15 val. Karoliniškių gimnazijos aktų salėje vyks tėvų
susirinkimas.
Darbotvarkė:
1. Antrojo pusmečio rezultatų aptarimas.
2. Tėvų komiteto sudėties pakeitimai.
3. Einamieji reikalai.
Po susirinkimo – mokinių koncertas. Kviečiame dalyvauti.
252
KVIETIMAS Į TARPTAUTINĘ KONFERENCIJĄ (ELEKTRONINIU PAŠTU)
NEOFICIALIEJI RAŠTAI
Neoficialieji raštai kai kur vadinami verslo laiškais, o tiksliau būtų – dalykiniai laiškai,
nes jie rašomi ne vien verslo klausimais.
Dalykinių laiškų rūšys:
rekomendaciniai;
pasiteiravimo;
padėkos laiškai.
Dalykinis (verslo) laiškas turi būti:
rašomas šnekamąja kalba, be tuščių frazių;
aiškus – tipinis, pvz, be techninio ţargono;
glaustas – be nereikalingų frazių;
uţbaigtas – pateikta visa reikalinga informacija;
konkretus – aiškūs ir suprantami teiginiai;
konstruktyvus – teigiamai nuteikiantys ţodţiai ir frazės;
taisyklingas – be gramatinių klaidų.
Gerbiamieji
Maloniai kviečiame į tarptautinę konferenciją „Intelektinės nuosavybės valdymas
mokslo ir studijų institucijose: jo vaidmuo technologijų perdavimo procese―, skirtą Lietuvos
mokslo ir studijų institucijoms. Konferencija vyks 2011 m. kovo 2 d. Lietuvos mokslų
akademijos Didţiojoje salėje (Gedimino pr. 3, Vilniuje).
Norinčiuosius dalyvauti konferencijoje prašome iki vasario 25 d. 12 val. atsiųsti
uţpildytą registracijos formą, kurią rasite adresu http://www.smm.lt/smt/int/index.htm
Pridedama: kvietimas ir konferencijos programa.
<<Kvietimas.pdf>> <<programa_LT.pdf>>
Renginio organizatoriai
253
DALYKINIAI LAIŠKAI
Šie laiškai turi savų kalbos ypatybių. Jiems būdingos tam tikros kalbos etiketo normos.
Adresatas gali būti arba nebūti; data, be abejo, reikalinga, bet nerašoma specialioji gauto
rašto (ar laiško) nuoroda. Jei reikia, apie gautą laišką informuojama teksto pradţioje, pvz.:
Gavome Jūsų raštą (prašymą) (galima nurodyti ir jo rašymo datą) ir pranešame...; Atsakydami
į Jūsų klausimą, pranešame...
Laiškai neturi raštams būdingos antraštės, ją atstoja kreipinys, paprastai su mandagumo
ţodţiais: Pone Jonai; Gerbiamasis Petraiti; Mielas kolega. Po jų nerašomas kablelis, nes tekstas
pradedamas iš didţiosios raidės. Geriausia dėti šauktuką; galima palikti ir be jokio ţenklo.
Tekstą galima pradėti priminimu apie gautą laišką, jį tinka papildyti mandagumo ţodţiais:
Dėkojame uţ laišką, kurį gavome.. Apskritai laiškuose, kitaip nei oficialiuose raštuose, tinka
padėkos ir mandagumo ţodţiai: Esame dėkingi (Esu dėkingas; Ačiū) uţ kvietimą (siūlymą)...;
Malonu pranešti, kad…; Mandagiai galima pateikti ir neigiamą atsakymą: Apgailestaudami
turime pranešti...; Gaila, bet (Deja,) Jūsų prašymo negalime patenkinti.
Nekanceliariškai, pagal kalbos etiketą dalykinį laišką galima ir uţbaigti: Laukiu (Tikiuosi
sulaukti) atsakymo; Būtume dėkingi, jei atsiųstumėte...
Pačioje pabaigoje tinka standartinė mandagumo formuluotė Su pagarba arba Pagarbiai. Po
jos gali būti rašomas šauktukas arba taškas, arba rašomas brūkšnys ar nieko nerašoma (tai
reiškia, kad po jų einantis parašas suprantamas kaip teksto pabaiga; nerašomas kablelis).
Pasirašoma laisvai; jei reikia, pareigos nurodomos po parašu.
Verslo laiškas – laiškas, kuriuo bandoma ką nors pasiekti ar pasiūlyti.
Verslo laiškų paskirtis:
Prašoma informacijos, patarimų, prekių ar paslaugų
Siunčiama informacija, priminimai, atsiprašymai
Rašomos blogos naujienos, apgailestavimai
Laiško tipą lemia tikslas.
Gerai parašytas laiškas:
Patraukia dėmesį
Sudomina
Skatina veikti
Aiškus, išsamus, uţbaigtas
Lakoniškas, sklandus
Mandagus, draugiškas, nuoširdus
Informacija pateikta teisingai ir tiksliai
254
Tekstas netaisomas
Rodomas rūpestis firmos reputacija
Verslo laiškų rašymo schema:
Dėmesys – susidomėjimas – prašymas – veiksmai
Jeigu privalote parašyti neigiamą atsakymą, stenkitės rašyti ne oficialųjį raštą, o dalykinį
laišką. Tokio laiško struktūrą sudaro keturios dalys:
1. Pirmame sakinyje neigiama ţinia niekada nepranešama. Iš pradţių reikia stengtis
pasakyti ką nors malonaus: pripaţinti kliento pastangas, pagirti uţ pasitikėjimą, uţ tai,
kad yra Jūsų klientas, ar pan.
2. Kitame sakinyje paaiškinamos detalės, faktai, kodėl priimtas neigiamas sprendimas.
3. Ir tik tuomet pranešama neigiama ţinia; pagrindţiami motyvai, kodėl negalimas
teigiamas atsakymas. Jei tikslinga, pateikiama pasiūlymų dėl galimybių gauti teigiamą ar
naudingą sprendimą. Taip pat reikėtų uţsiminti apie norą padėti.
4. Pabaiga turėtų būti pozityvi: kartojamas noras padėti ir galimybių stoka, supratimas,
pasiūloma kreiptis ateityje, pvz.:
Mes sutinkame su Jūsų nuomone, nes esate visiškai teisus....
Pritariu Jums, kad maţa laiko šiai problemai išspręsti......
Tikimės malonaus ir graţaus bendradarbiavimo....
Nuoširdţiai Jums dėkoju – Jūs buvote labai dėmesingas ir puikiai supratote mūsų
ketinimus...
Labai Jums dėkojame uţ greitą atsakymą, kuriuo esame visiškai patenkinti...
Mums buvo labai malonu suţinoti...
Jūsų problema yra visiškai suprantama... Mes sutinkame padaryti išimtį ir Jums padėti....
Mums dţiugu, kad nuolat renkatės mūsų paslaugas...
MANDAGUMO FORMULUOTĖS
Prašome pateikti duomenis iki balandţio 10 d.
Prašytume pateikti duomenis iki balandţio 10 d.
Maloniai prašome pateikti duomenis iki balandţio 10 d.
Malonėkite skubiai pateikti duomenis
Apgailestaudami pranešame
Apgailestaudami turime pranešti
Apgailestaujame, kad turime pranešti
Labai apgailestaujame, bet Jūsų prašymo patenkinti šiuo metu neturime galimybių
255
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „BOBUTĖ“
Pylimo g.3/1, LT-01003 Vilnius, tel. (8 5) 212 7937, faks. (8 5) 212 5378.
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 1040745.
AB „Bobutė― vadybininkei 2011-02-02 Nr. 4-14
Ritai Ritaitei Į 2011-01-26 Nr. 2-102
DĖL KANCELIARINIŲ PREKIŲ PIRKIMO
Pranešame, kad negalime kanceliarinėms prekėms taikyti 7 proc.
nuolaidos. Nuolaida, taikoma šį mėnesį, – iki 2 proc.
Direktorius (parašas) Rimas Rimaitis
Lora Loraitė, tel. (8 5) 222 2222, el. p. info@bobutė.lt
256
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „BOBUTĖ“
Pylimo g.3/1, LT-01003 Vilnius, tel. (8 5) 212 7937, faks. (8 5) 212 5378.
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 1040745.
AB „Senis― vadybininkei 2011-02-02 Nr. 4 -14
Vardaitei Pavardaitei Į 2011-01-26 Nr. 2-102
Gerbiamoji Vardaite
Dţiaugiamės, kad turime tokius patikimus nuolatinius verslo klientus kaip
Jūs. Tačiau šį kartą pranešame, kad negalime Jums parduoti kanceliarinių
prekių su 7 proc. nuolaida dėl pasikeitusios jų savikainos. Kai atvyksite į mūsų
biurą, konsultantai padės Jums išsirinkti reikalingus kanceliarinius rinkinius,
kuriems galėsime pritaikyti iki 2 proc. nuolaidą.
Nuoširdţiai tikimės, kad šis atsakymas neturės įtakos tolesniam graţiam
mūsų bendradarbiavimui.
Direktorius (parašas) Vardaitis Pavardaitis
Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 5) 222 2222, el. p. info@bobutė.lt
257
UŢDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „BOBUTĖ“
Pylimo g.3/1, LT-01003 Vilnius, tel. (8 5) 212 7937, faks. (8 5) 212 5378.
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 1040745.
AB „Senis― 2011-02-02 Nr. 4 -14
Direktoriui
Gerbiamasis Vardaiti Pavardaiti
Apgailestaujame, kad dėl mūsų kaltės įvyko nesusipratimas. Uţ Jūsų
atsiųstą medţiagą anksčiau nesumokėjome, nes tuo metu mūsų įmonėje
pradėjo dirbti nauja buhalterė. Taigi laiku nebuvo pastebėtos ir sutvarkytos
Jūsų atsiųstos sąskaitos.
Norėdami atlyginti Jums padarytus nuostolius, uţ kitą medţiagų siuntą
mokėsime 5 proc. brangiau. Taip pat sušvelninsime anksčiau Jūsų bendrovei
iškeltas sąlygas.
Tikimės tolesnio glaudaus bendradarbiavimo, kurio metu nebus jokių
panašių nesusipratimų.
Jus gerbiantis
Direktorius (parašas) Vardaitis Pavardaitis
Lora Loraitė, tel. (8 5) 222 2222, el. p. info@bobutė.lt
258
Oficialusis raštas Dalykinis laiškas
Siunčiamojo dokumento blanką sudaro prekių ţenklas, sudarytojo pavadinimas, įstaigos duomenys
Siunčiamojo dokumento blanką sudaro prekių ţenklas, sudarytojo pavadinimas, įstaigos duomenys. Jie atspausdinti spalvotu spausdintuvu arba uţsakyti ir atspausdinti spaustuvėje
Adresatas Adresatas
Data ir registracijos numeris Data ir registracijos numeris
Gauto dokumento nuoroda (atsakymuose) Gauto dokumento nuoroda (atsakymuose)
Teksto antraštė (DĖL...) yra privaloma Nuo siuntėjo tikslo ir noro priklauso, ar teksto antraštės reikia, ar ne. Paprasčiau iš karto kreiptis į asmenį
Kreipinio į asmenį nėra Kreipinys į asmenį yra. Geriau ir graţiau, jei gerbiamasis netrumpinamas – taip parodoma didesnė pagarba
Tekstas – formalus ir oficialus Tekstas – malonus, draugiškas, nuoširdus
Parašo rekvizitas Parašo rekvizitas. Virš parašo be jokių kablelių rašoma: Su pagarba, pagarbiai
Rengėjo nuoroda Rengėjo nuoroda
DOKUMENTŲ TEKSTŲ PAVYZDŢIAI
PAŢYMŲ TEKSTŲ PAVYZDŢIAI
Paţymima, kad Valda Valdaitė yra Valdybos sekretorė-reikalų tvarkytoja.
* * * Ginatas Gintauskas dirba įmonės operatoriumi nuo 2010 m. spalio 7 d.
Tarnybinis atlyginimas – 630 Lt.
* * * Elena Elnienė (a.k. 42222222222) dirba individualioje įmonėje „Pyragai― konditere. Jos
pajamos 2011-08-01 – 2011-11-01 buvo vienas tūkstantis keturi šimtai penkiasdešimt septyni Lt
10 ct.
259
PRIDEDAMA. Elenos Elnienės 2011-08-01 – 2011-11-01 gautų pajamų lentelė.
* * * Alma Lukošiūtė yra Medicinos universiteto dieninio skyriaus Farmacijos fakulteto antrojo
kurso studentė. Stipendijos negauna.
PRAŠYMŲ TEKSTŲ PAVYZDŢIAI
Prašau išleisti mane nemokamų atostogų 2011 m. geguţės 17–22 dienomis slaugyti
sergančios motinos.
* * * Prašau leisti man nuo 2011-09-10 iki 2011-10-10 vykti į Vienos universitetą. Į jį esu
kviečiamas darbo vizito (kvietimas pridedamas).
Sveikatos draudimo ir pragyvenimo išlaidų apmokėjimą garantuoja Vienos universitetas.
Prašyčiau apmokėti mano kelionės išlaidas.
PRIDEDAMA. Vienos universiteto kvietimas, 3 lapai.
* * *
Malonėkite leisti mane į konferenciją Varšuvoje skaityti pranešimo. Konferencija vyks kovo
10–14 d.
PRIDEDAMA. Oficialus kvietimas dalyvauti konferencijoje, 1 lapas.
* * * Prašyčiau man skirti pašalpą, nes dėl motinos ligos ir mirties pablogėjo materialinė padėtis.
* * * Prašau skirti piniginę pašalpą: apiplėšė butą, turiu materialinių nuostolių.
260
ĮGALIOJIMŲ PAVYZDŢIAI
Aš, Neurologijos skyriaus slaugytoja Eleonora Alšėnienė,
įgalioju laborantę Zitą Glemţaitę, pasas Nr. LA 222333, išduotas
Šilutės migracijos tarnybos 1996-06-10, paimti mano 2011 m.
balandţio mėn. atlyginimą.
(Parašas) Eleonora Alšėnienė
Eleonoros Alšėnienės parašą tvirtinu
Vyriausiasis gydytojas (A. V.)
(Parašas)
Laurynas Laurinkus
2011-05-01
Įgalioju Socialinės rūpybos skyriaus inspektorę Elvyrą Matulienę, a.k.
45410101010, atstovauti Balio Vačaičio byloje dėl jo pripaţinimo neveiksniu.
Valstybinės kalbos kontrolės tarnybos specialistė Vardaitė Pavardaitė įgaliojama
2011-04-12 dalyvauti Savivaldybės administracinės komisijos posėdyje, kuriame bus
nagrinėjama administracinio teisės paţeidimo byla.
261
AKTŲ TEKSTŲ PAVYZDŢIAI
Komisija, sudaryta remiantis Statybos ir remonto skyriaus vedėjo 2011 m.
vasario 2 d. įsakymu Nr. 10, susidedanti iš pirmininko Aurimo Juodeikos ir narių
Stefanijos Bruţienės ir Otilijos Vasiliauskienės, patikrinusi 54 ir 55 kabinetų remonto
darbus, atliktus pagal 2009 m. rugpjūčio 20 d. sutartį, nustatė, kad visi sutartyje
numatyti darbai atlikti tinkamai.
Komisija siūlo darbų atlikėjams Jonui Katinui ir Broniui Ašmantui sumokėti pagal
sutartį numatytus 600 Lt.
Remdamasi direktoriaus 2011 m. gruodţio 12 d. įsakymu Nr. 12, komisija – vyresn.
mokslo darbuotoja Ona Onaitienė (pirmininkė), jaun. mokslo darbuotojai Statys
Malinauskas ir Laura Lauciutė, patikrinusi straipsnių vertimus į anglų kalbą, atliktus
pagal 2009 m. rugpjūčio 20 d. sutartį, nustatė, kad visi sutartyje nurodyti vertimai
atlikti tinkamai.
Komisija siūlo vertėjai Irenai Blaţytei sumokėti sutartyje numatytą sumą (400Lt).
Vadovaudamasi Aplinkosaugos tarnybos pirmininko 2009 m. geguţės 22 d.
įsakymu Nr. 12, komisija, kurioje dirbo Aldona Jocevičienė, Danguolė Kairytė ir
Povilas Pocius, patikrinusi likusius ir sugadintus Aplinkos būklės paţymėjimų blankus,
nustatė, kad:
1. 2011-06-01 rasta 12 nepanaudotų paţymėjimų blankų.
2. Nuo 2011-01-01 iki 2011-06-01 sugadinti trys paţymėjimo blankai.
262
10.2
Skelbimas
Skelbimas – viešai skelbiamas apie ką nors informuojantis raštas. Daţniausiai rašomi
skelbimai, informuojantys apie būsimą renginį. Jų svarbi ypatybė – jie skiriami ne atskiram
asmeniui, o visuomenei ar tam tikrai ţmonių grupei.
Paprasčiausi yra skelbimai, skirti tam tikrai įstaigai ar kolektyvui ir kabinami įstaigos
skelbimų lentoje. Bendresnio pobūdţio skelbimai dauginami spausdinimo būdu, kabinami
viešose vietose ar platinami įstaigose. Dar viena skelbimų grupė – laikraščiuose spausdinami
skelbimai.
Daţniausiai skelbimas turi antraštinę dalį, tekstą ir parašą.
Paprasčiausia antraštinė dalis – ţodis Skelbimas, bet ji per daug sausa ir kanceliariška.
Daţnesnis ir įtaigesnis uţrašas – Dėmesio! Kai kartu su dėmesio prašymu pasakoma, kam
skelbimas skiriamas, įmanomas „dėmesio― naudininkas, pvz.: Choristų dėmesiui! Skelbimą
galima rašyti ir be ţodţio dėmesio, pvz.: Spartakiados dalyviams! Įtaigiausias būdas – skelbimą
pradėti kreipiniu su mandagumo ţodţiu, pvz.: Gerbiamieji konferencijos dalyviai! Mieli
mokiniai! Būna skelbimų ir be antraštinės dalies.
Tekstas rašomas panašiai kaip kviečiamųjų pranešimų – nurodomas laikas, vieta, renginys;
galima pateikti programą ar darbotvarkę. Tik čia tekstas ir jo grafinis išdėstymas gali būti
įvairesnis, panašus į kvietimą.
SKELBIMŲ PAVYZDŢIAI
Dėmesio!
Š. m. birţelio 20–22 d. rengiamas turistinis ţygis į Trakų apylinkes. Kas
norėtų dalyvauti, praneša turistų būrelio pirmininkui.
Turistų būrelio vadovė
263
Skelbimo tekstas gali būti visiškai toks pat kaip kviečiamojo pranešimo, tokiu atveju juos
skiria tik įforminimas ir adresatas.
Skelbimas:
Kviečiamasis pranešimas:
Gerbiamieji akcinės bendrovės „Būstas“ akcininkai!
Pranešame, kad visuotinis akcininkų susirinkimas įvyks 2011 m. kovo 7
d. Vilniuje, Savanorių pr. 174.
Registracija nuo 9 val., susirinkimo pradţia 11 val.
Darbotvarkė:
1. Bendrovės įstatų pakeitimas.
2. Stebėtojų tarybos narių papildomi rinkimai.
Su susirinkimo medţiaga galima susipaţinti bendrovės būstinėje,
Savanorių pr. 174, 401 kamb.
Valdyba
Dėmesio!
Š. m. geguţės 13 d. 11 val. Vilniaus universiteto Filologijos fakulteto
84 auditorijoje (Universiteto g. 3) vyks Lietuvių kalbos draugijos
tarybos posėdis.
Gerb. Danutei Montvilienei
2011-05-04
Š. m. geguţės 13 d. 11 val. Vilniaus universiteto Filologijos fakulteto
84 auditorijoje (Universiteto g. 3) vyks Lietuvių kalbos draugijos tarybos
posėdis.
264
10.3
Sveikinimas
Graţiausia metų šventė – Kalėdos. Dţiugu, kad kurį laiką buvęs šiek tiek
primirštas atgimė paprotys ta proga prisiminti ir pasveikinti Jums svarbius
ţmones.
Kaip pasveikinti giminaičius ir bičiulius – Jūsų pačių reikalas. Čia visuotinai
priimtų etiketo normų galima ir nepaisyti. Kur kas daţniau iškyla klausimų, kai
rašome oficialiems asmenims – verslo partneriams, įstaigoms ar, ką čia slėpti,
šiaip reikalingiems maţiau paţįstamiems ţmonėms.
Šiais laikais, kai kone kiekvienuose namuose (jau nekalbant apie įstaigas) yra kompiuteris,
tikriausiai maţai kas sveikinimus rašo ranka. Daugelis, neabejoju, naudojasi beribėmis
kompiuterių galimybėmis (šriftų gausybe ir kt.). Ranka rašyti sveikinimai yra kur kas šiltesni,
rodo didesnį dėmesį adresatui.
Sveikinimo tekstas paprastai pradedamas kreipiniu. Į oficialius asmenis kreiptis patartina
mandagiai ir santūriai, pvz.: Gerbiamasis Viršininke, Gerbiamoji Mokytoja. Ypač didelę
pagarbą rodo kreipinys su prieveiksmiu didţiai, tokiais atvejais vartojamos neįvardţiuotinės
būdvardţių formos: Didžiai gerbiamas Pirmininke. Neretai teiraujamasi, ar reikia didţiąja
raide rašyti visus kreipinio ţodţius. Nepamirškime, kad didţiosios raidės rodo ir mandagumą,
taigi taip derėtų rašyti ne tik pirmą kreipinio ţodį, sveikinamo ţmogaus vardą bei pavardę, bet ir
jo pareigas. Jokiu būdu sveikinimo pradţioje netinka trumpinys Gerb.: tiesiog atrodys, kad
paprasčiausiai skubėjote arba nieko nenutuokiate apie etiketą. Po kreipinio geriau dėti šauktuką,
ne kablelį, nors ne klaida ir pastarasis.
Kalėdos – visų mūsų šventė, tačiau kiekvieną rašomą sveikinimą reikia pritaikyti konkrečiam
asmeniui. Jei nelabai paţįstame patį ţmogų, ţinome, ką jis veikia, ką dirba jo vadovaujama
įstaiga. Vienodi sveikinimai visiems – prastas skonis, ypač tokie, kur po Gerb. tiesiog įterpiama
sveikinamojo pavardė, o toliau – tas pats visiems vienodas tekstas. Labai reikšmingi ir svarbūs
sveikatos, laimės, dţiaugsmo linkėjimai, tačiau tai labai bendra, visiems tinkama ir šiek tiek
pabodę. Derėtų sugalvoti ką nors originalesnio, galima ir pašmaikštauti. Nereikėtų piktnaudţiauti
poezijos posmeliais, citatomis, bet apskritai sveikinimams tai tinka. Kitaip tariant, geriau
trumpai, bet originaliai, sklandţiai ir kūrybiškai.
265
Labai paplitę sveikinimai su Kalėdomis, su Naujaisiais metais, bet geriau būtų sveikinti
Naujųjų metų proga, linkėti Laimingų, linksmų šv. Kalėdų! Gerų švenčių! Jei
nepatinka būdvardis šventas, galima jo ir nevartoti, tačiau jo buvimas ypač sušildo sveikinimą.
Sveikinimo atvirukus pasirašome pridėdami su pagarba (iškilminga), pagarbiai
(trumpiau, paprasčiau) arba Jus gerbiantis, –i.
Pabaigoje norėtųsi priminti, kad ne visada kalėdinis gali būti keičiamas ţodţiu Kalėdų:
Kalėdų atvirukas, Kalėdų eglutė, Kalėdų senelis, bet kalėdinės nuolaidos,
kalėdinis pardavimas (priešingu atveju junginiai bus dviprasmiški).
SVEIKINIMŲ TEKSTŲ PAVYZDŢIAI
Tegul šventos Kalėdos atneša laimę ir ramybę, o Naujieji metai pasibeldţia su viltimi,
sėkme ir dţiaugsmu. Jums linki xxxxxxx
Kiekvienas turime svajonių, kurių išsipildymas mus kelia vis aukščiau. Linkime Jums
drąsių svajonių ir laimėtojo aukštumų – juk esame čia tam, kad galimybes paverstume
ţingsniais į gerovę ir laimę. Artėjančių šv. Kalėdų ir Naujųjų metų proga Jus sveikina UAB
„XXXX― kolektyvas.
Dvylika dūţių... Ir širdys suvirpa, Lyg eglės šakelė languos. Dvylika dūţių, Ir laimė, ir
mintys, Į tolį mintim nubanguos. / T. Kriţevičiūtė / Linksmų šv. Kalėdų ir laimingų
Naujųjų metų Jums linki UAB „Pavadinimas― kolektyvo vardu direktorius V. Pavardenis
Dėkodami uţ mūsų tarpusavio bendradarbiavimą praėjusiais metais, nuoširdţiai
linkime Jums originalių idėjų, drąsių sprendimų, kūrybingų darbų ir reikšmingų
pasiekimų Naujaisiais metais. Linksmų Kalėdų, graţių ir įsimintinų 2009-ųjų metų. Pavadinimas kolektyvas
266
Tegul šventinė nuotaika, pripildţiusi širdį šviesos, dţiaugsmo ir viltingo laukimo,
neapleidţia Jūsų visus metus. Lai ateinančiais metais Jus lydi puikios idėjos, energija ir
gerovė. Tegul tai būna naujų galimybių ir sėkmingo bendradarbiavimo metai.
Pavadinimas kolektyvas
Tegul Naujieji metai bus saulėti ir šviesūs šakelėj eglės, vasaros daiguos. Tegul atneš
ko metų metais ieškot, ir laimė telydės visuos darbuos.
Pavadinimas kolektyvas
Dţiaugdamasis bendradarbiavimu su Jumis UAB „Pavadinimas― kolektyvas Jums
linki: kad verslas klestėtų, pinigai byrėtų, konkurentai tylėtų, įstatymai padėtų, sveikata
nesuklibėtų, šeima mylėtų, priešai dovanų pavydėtų... bet padaryti nieko negalėtų!
Sidabrinėj nakty ţvaigţdės švies sidabrinės. Sidabrinė diena iš uţ kalno ateis...
Linkim laimės šviesios ir sėkmės begalinės. Linkim dţiaugsmo šviesaus visais metų
laikais. Tepradţiugins pavasaris ţydinčiais sodais, tegu vasara plyšauja paukščių
giesmėm, tepripils ruduo pilnus šių metų aruodus, o ţiema po darbų pailsėt tepakvies.
Nuoširdţiausi linkėjimai šv. Kalėdų ir Naujųjų metų proga!
Eina metai... Vieni kaţką nusineša, kiti kaţką dovanoja. Pasidţiaukime tais metais,
kurie buvo, ir tikėkime tais, kurie ateis. Tegul šie metai atneš tik dţiaugsmą, skaidrią
nuotaiką, laimingas minutes ir paprastą ţmogiškąją laimę. Tegul būna dosnūs naujų
idėjų, prasmingi maţais ir dideliais darbais. Linksmų šv. Kalėdų! Linksmų ir kūrybingų
Naujųjų metų!
267
10.4
Uţuojauta
Uţuojautos rašomos gedint dėl kieno nors mirties. Kai miršta artimas ţmogus, rašoma
uţuojauta jo artimiesiems. Reiškiama uţuojauta ir mirus artimo ţmogaus giminaičiui.
Uţuojautos daţniausiai skelbiamos spaudoje, jos priskirtinos skelbimams.
Uţuojauta turi būti glausta, informatyvi. Joje nurodoma uţuojautos prieţastis, adresatas ir
siuntėjas. Uţuojautos prieţastis daţniausiai nusakoma prielinksniu dėl, pvz.:
Kartais uţuojauta be reikalo sudaroma su padalyviu (pvz.: Mirus A. B., reiškiame nuoširdţią
uţuojautą artimiesiems; Ţuvus brangiam broliui D., nuoširdţiai uţjaučiame A. B.). Tokiu atveju
pabrėţiama ne uţuojautos prieţastis, bet laikas, t. y. kada uţjaučiama.
Uţuojautoje nurodoma ir adresato, t. y. asmens ar asmenų, kuriems skiriama uţuojauta,
vardas ir pavardė.
Bendradarbiai, moksleiviai ar studentai, pasirašydami uţuojautoje, gali nurodyti darbovietės
ar mokymo įstaigos pavadinimą arba pasirašyti taip: Darbo draugai, Bendradarbiai, Klasės
draugai, Bendraklasiai, Kurso draugai, Bendrakursiai (tik ne Klasiokai, Kursiokai). Jei
pasirašo daug asmenų, jų pavardţių nurodyti nederėtų, nes uţuojautoje pasirašiusiųjų sąrašas
neturėtų būti ilgesnis uţ patį tekstą. Tokiu atveju uţtenka apibendrinamųjų ţodţių: Kaimynai,
Draugai ar pan. Jei uţuojautą pasirašo viena ar kelios šeimos, vienas ar keli asmenys,
nurodomos jų pavardės.
Kai kurios uţuojautos skiriasi nuo įprastų. Jose įterpiama publicistinių samprotavimų,
išreiškiamas gailestis, atjauta, guodţiama ir raminama, pvz.:
Nuoširdžiai užjaučiame
A. ir B. Jonaičius dėl tėvelio mirties.
Skaudţią netekties valandą dėl netikėtos brolio mirties
uţjaučiame A. B.
Prekybos centro „Iki“ darbuotojai nuoširdţiai uţjaučia artimuosius dėl tragiškos A. B. mirties.
Mamytės netekties skausmą tesumaţina šviesus Jos prisiminimas ir nuoširdi mūsų uţuojauta.
268
Jei rašoma netradicinė uţuojauta, ji turėtų būti pačių sukurta, savita ir nuoširdi.
Nutolsta ţingsniai, balsas, veidas,
Tik širdies ir atminties randas
Nenumaldomai skaudus maudţia,
save primena, kol gyvas esi.
Dėl mamos mirties nuoširdţiai uţjaučiame ______________.
_________ seniūnijos ir parapijos bendruomenės santalka
2011-02-08
Mirus darbuotojui ___________________, nuoširdţiai
uţjaučiame jo šeimą ir artimuosius.
UAB „ ______________― kolektyvas 2011-02-08
Gyvenimas negailestingas,
Nepaisant amţiaus nei jausmų.
Į amţinybę pasikviečia
Brangiausius mums ir artimiausius iš visų.
Nuoširdţiai uţjaučiame ___________ ir visus artimuosius dėl sesers
__________ mirties.
UAB „_____________― darbuotojai
2011-01-07
269
Sunkią liūdesio valandą nuoširdţiai uţjaučiame ___________, Jos
šeimą ir artimuosius dėl mylimos Mamos mirties. Dalijamės netekties
skausmu ir linkime stiprybės.
UAB „___________― kolektyvas
2011-10-02
Ar liūdnesnio kas būti galėtų
Uţ likimą ţmogaus šioj nakty...
Jo gimimas toks ilgas ir lėtas,
O mirtis nelaukta ir staigi.
V. Mačernis
Dėl staigios ___________ mirties nuoširdţiai uţjaučiame jo
artimuosius.
________________ bendruomenė
2011-12-07
Laikas uţgydo ţaizdas, bet amţiams išėjusio ţmogaus nesugrąţina.
Tegul atsivėrusią tuštumą bent maţa dalele uţpildo nuoširdi mūsų
uţuojauta.
Dėl mylimo tėvelio mirties uţjaučiame seniūną _______________.
___________ seniūnijos darbuotojai
2011-11-24
270
PADĖKA
Uţ pagalbą, uţuojautas, mirus mylimai mamai ________, nuoširdţiai
dėkojame __________parapijos kunigui ____________________,
giminėms, draugams, kaimynams, bendradarbiams ir paţįstamiems.
______________________
2011-01-31
PADĖKA
Visiems uţjautusiems, padėjusiems sunkią valandą, suteikusiems
stiprybės netekus mylimo vyro, tėvelio, senelio ____________, ir
padėjusiems Jį palydėti į Amţino poilsio vietą, nuoširdţiai dėkoja ţmona
ir dukros su šeimomis.
2011-02-08
271
11
Raštų kalbos kultūra
ĮMONIŲ, ĮSTAIGŲ IR ORGANIZACIJŲ VIEŠOJI IR KANCELIARINĖ KALBA Kas yra viešoji kalba? Tai atvira, visiems skirta, visuomenės vartojama ţodinio minčių
reiškimo sistema. Viešieji uţrašai – tai, kas uţrašyta: dokumentai, iškabos, etiketės, gaminių
aprašymai, laikraščių, reklamos ir kiti tekstai. Lietuvių kalbos vartojimą viešajame gyvenime,
apsaugą, kontrolę ir atsakomybę uţ kalbos normų paţeidimus nustato Valstybinės kalbos
įstatymas. Tai pirmasis įstatymas, į kurį turi būti atsiţvelgiama rengiant įvairius sprendimus,
potvarkius, įsakymus, taisykles, nuostatus, įstatus, aktus, protokolus ir kitus dokumentus,
blankus, juridinę galią turinčius buhalterinės apskaitos, techninių sąlygų dokumentus,
antspaudus, iškabas, gaminių pavadinimus, reklaminius leidinius, pateikiant prekių ţenklinimo
rekvizitus, jų vartojimo ypatumus, kuriant įvairius kitus viešuosius uţrašus.
Taisyklinga kalba privaloma visiems valstybės tarnautojams, gamintojams ir vartotojams.
Lietuvos ţiniasklaidos priemonės, visi knygų ir kitų leidinių leidėjai privalo laikytis taisyklingos
lietuvių kalbos normų. Visi viešieji uţrašai turi būti taisyklingi, rašomi valstybine kalba. Uţrašų
kitomis kalbomis formatas negali būti didesnis, negu šalia esančių uţrašų valstybine kalba. Uţ
Valstybinės kalbos įstatymo nuostatų tiesioginį vykdymą atsakingi institucijų, įstaigų, įmonių,
tarnybų, organizacijų vadovai ir kiti darbuotojai.
Kanceliarinė kalba – tai oficialioji įstaigų ir jų dokumentų kalba. Ja rašomi
administraciniai ir tarnybiniai dokumentai, įvairūs tvarkomieji ir kitokie reikalų raštai.
Kanceliarinė kalba kartais tiesiog ir vadinama reikalų raštų kalba.
Kanceliarinė kalba yra bendrinės kalbos atmaina, turinti tam tikrų savo ypatybių. Kadangi
tai bendrinės kalbos dalis, jai privalomi bendrieji norminės kalbos reikalavimai, dėsniai ir
taisyklės, – kas iš esmės prieštarauja bendrinės kalbos taisyklėms, netinka nė kanceliarinei
kalbai. Bet kaip bendrinės kalbos speciali atmaina, ji turi tik šioje srityje tevartojamų raiškos
būdų ir ypatumų, pagal kuriuos skiriasi nuo kitų sričių kalbos. Kanceliarinė kalba sau prisitaiko
tradicinius raiškos būdus, ieško egzistavusių, bet plačiau nevartotų reiškinių, kuriasi visai naujų
ţodţių, konstrukcijų ar pasakymų, kurių iki tol kalboje nebuvo. Tik toji kūryba, kaip sakyta,
negali paţeisti esminių kalbos dėsnių.
272
Tos sritys, kur kanceliarinė kalba vartojama (raštvedyba, administraciniai, tarnybiniai ir kiti
reikalų raštai), turi savo poreikių, kuriuos kalba turi tenkinti, vadinasi, turi į juos atsiţvelgti.
Dokumentams svarbu tikslus, nuoseklus, loginis minčių dėstymas, jų kalba turi būti tiksli,
konkreti, be dviprasmybių ar emocinių atspalvių. Dokumentai konkrečius dalykus ar reiškinius
spraudţia į tam tikrus rėmus, todėl čia vartojamos apibrėţtos sąvokos ir terminai, standartiniai
posakiai; nustatyta tvarka kuriamos, net formulėmis verčiamos ištisos teksto atkarpos (dalys).
Kanceliarinę kalbą veikia ir dokumentų įforminimo reikalavimai.
DAIKTAVARDINĖ IR VEIKSMAŢODINĖ RAIŠKA
Iš esmės lietuvių kalba yra veiksmaţodinė:
Daugiareikšmė logika yra dvireikšmės logikos apibendrinimas – apibendrina
dvireikšmę logiką
Daiktų įkeit imas gali būti atl iekamas parduodant kreditoriui dokumentus,
suteikiančius teisę į tą daiktą – Daiktus galima įkeisti.
Vaţiuojamosios kelio dalies susiaurėjimas iš kairės pusės – Kelio dalis susiaurėja.
Daiktavardinė raiška kalbą daro abstraktesnę ir logiškesnę, bet kartais
veiksmaţodinė raiška sklandesnė:
pavedė turto apsaugą ir pavedė saugoti turtą;
turėjo galimybę dalyvauti konkurse ir galėjo dalyvauti konkurse;
kontroliuoja duomenų apsaugos reikalavimų laikymąsi (=kontroliuoja, kaip laikomasi
duomenų apsaugos reikalavimų);
stabdo ţengimą mokymosi proceso keliu (=trukdo sėkmingai mokytis);
trukdė uţduočių vykdymui (=trukdė vykdyti uţduotis).
Jei paskirtis turi aiškų tikslo atspalvį, nevartotini veiksmaţodinių daiktavardţių
naudininkai: Alternatyvūs teiginiai paprastai pateikiami balsavimui (=balsuoti) pagal
pateikimo svarstyti eilę; Komisija rengia preliminarias gaires ir perduoda Tarybos
tvirtinimui (=Tarybai tvirtinti); Telefonas pasiteiravimui (=pasiteirauti, pasiteiravimo
telefonas).
Paskirčiai ţymėti netinka veiksmaţodinių priesagos -imas daiktavardţių
naudininkas su kilmininku: Trūksta lėšų inventoriaus įsigijimui (=inventoriui įsigyti);
Steigimo sutartyje numatytų tikslų įgyvendinimui (=numatytiems tikslams įgyvendinti)
reikia tarptautinių susitarimų; Sudaryta komisija (darbo grupė) privatizavimo klausimų
sprendimui (=klausimams spręsti).
273
Administracinei kalbai būdingos konstrukcijos su veiksmaţodinių
daiktavardţių įnagininku sprendimų juridiniam pagrindui reikšti:
projektą parengė komisijos prašymu / komisijos paprašytas; atvyko ministro kvietimu /
ministro pakviestas; į kursus išvyko direktoriaus reikalavimu / direktoriaus reikalaujamas;
darbą pradėjo su vadovo leidimu / vadovo leistas;
negerai: atleistas iš darbo pačiam prašant; klausimas svarstomas tarybai
pageidaujant; darbas tikrinamas ministrui nurodžius; sutartis pratęsta šalims
susitarus.
Veiksmaţodį atitinkančios daiktavardinės konstrukcijos sudaromos iš bendros ar išblukusios
reikšmės veiksmaţodţių ir veiksmaţodinių daiktavardţių galininko: daryti pranešimą, duoti
nurodymą, teikti siūlymus, kelti klausimą, reikšti padėką.
daryti, vykdyti, atlikti: iš jų pats bendriausias ir abstrakčiausias yra daryti. Su juo
sudarytos konstrukcijos: daryti tvarką, išvadą, poveikį, įtaką, aprašą, nuorašą, pataisą, sutartį,
ataskaitą, reviziją, atestaciją, pranešimą, bandymą, nusikaltimą, nusiţengimą, pakeitimą,
patikslinimą;
duoti, teikti, gauti: duoti ţinią, skundą (paprastai paduoti skundą), ataskaitą,
garantiją, leidimą, prašymą (paprastai paduoti prašymą), įsakymą, klausimą (paprastai
uţduoti klausimą), atsakymą, patarimą, nurodymą, parodymus, sutikimą, pasiaiškinimą,
įvertinimą;
reikšti, sakyti, kelti: reikšti nuomonę, padėką, pagarbą, uţuojautą, pastabą, protestą,
papeikimą, įspėjimą, pasitenkinimą, susirūpinimą.
Daţnai daiktavardines konstrukcijas galima pakeisti veiksmaţodinėmis: daryti tvarką –
tvarkyti, daryti nuorašą – nurašyti, daryti bandymą – bandyti, daryti pakeitimą –
pakeisti, daryti nusikaltimą – nusikalsti, atlikti patikrinimą – patikrinti, duoti klausimą –
(pa)klausti, duoti atsakymą – atsakyti, duoti patarimą – patarti, duoti leidimą – leisti, paduoti
prašymą – prašyti, teikti pagalbą – pagelbėti, teikti siūlymus – siūlyti, reikšti padėką –
(pa)dėkoti, reikšti įspėjimą – įspėti, sakyti kalbą – kalbėti, vesti derybas – derėtis, priimti
nutarimą – nutarti.
274
DIDŢIŲJŲ RAIDŢIŲ RAŠYMAS
Įmonių, įstaigų, organizacijų, komisijų, darbo grupių pavadinimai
Tiesioginės reikšmės įstaigų, įmonių ir organizacijų oficialių pavadinimų, susidedančių iš
dviejų ar daugiau bendrinės reikšmės ţodţių, tik pirmasis ţodis rašomas didţiąja raide, kiti
bendriniai ţodţiai rašomi maţąja raide: Vilniaus turizmo informacijos centras, Klaipėdos
valstybinio jūrų uosto direkcija, Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija, Centrinė hipotekos
įstaiga, Būsto konsultacijų agentūra.
Lietuvos Respublikos aplinkos ministerija, negerai Lietuvos Respublikos Aplinkos
ministerija;
Lietuvos Respublikos finansų ministerija, negerai LR Finansų ministerija;
Lietuvos Respublikos kultūros ministerija, negerai Lietuvos Respublikos Kultūros
Ministerija.
Aukščiausiųjų valstybės ir tarptautinių institucijų pavadinimų visi ţodţiai pradedami
didţiosiomis raidėmis: Lietuvos Respublika, Lietuvos Respublikos Seimas, Lietuvos Respublikos
Vyriausybė, Lietuvos Aukščiausiasis Teismas, Jungtinių Tautų Organizacija, Europos Sąjunga,
Europos Taryba, Europos Tarybos Ministrų Komitetas.
Siunčiamuosiuose ir kituose dokumentuose daţnos didţiųjų raidţių rašymo klaidos.
Pamirštama, kad įmonių, įstaigų pavadinimų, susidedančių iš dviejų ar daugiau bendrinės
reikšmės ţodţių, tik pirmasis ţodis, taip pat padalinio pavadinimo pirmasis ţodis rašomas
didţiąja raide:
Lietuvos Respublikos Teisingumo (=teisingumo) ministerija;
Alytaus miesto Teatras (=teatras);
Verslo Konsultacinis Centras (=konsultacinis centras);
Parodos atidarymu šv. (=Šv.) Benedikto mokykloje prasidėjo Jaunimo dienos.
Duris pravėrė Jaunimo Sveikatos Mokymo Centras (=Jaunimo sveikatos mokymo centras).
Skiriu nuolat veikiančią komisiją atsargų, trumpalaikio ir ilgalaikio turto nurašymui
sekančios sudėties (=Atsargų, trumpalaikio ir ilgalaikio turto nurašymo komisiją)...
Komisijai vadovavo mokesčių (=Mokesčių) inspekcijos juridinių (=Juridinių) mokesčių
išieškojimo skyriaus vyriaus. inspektorius.
275
Dokumentų pavadinimai
To paties tipo kalbos klaidos daromos rašant įstatymų, kitų dokumentų pavadinimus:
Lietuvos Respublikos Bedarbių (=bedarbių) rėmimo įstatymas,
Lietuvos Respublikos Vietos (=vietos) savivaldos įstatymas;
Lietuvos Respublikos Baudţiamasis (=baudţiamasis) kodeksas,
Civilinis Kodeksas (=kodeksas).
Vadovaudamasi [...] Lietuvos Respublikos Ţemės (=ţemės) mokesčio įstatymo 6 ir 7
straipsniais [...], XXX miesto savivaldybės taryba nusprendţia: 1. Sumaţinti 25 proc. 2004 m.
ţemės nuomos mokestį.
Prieš simbolinį pavadinimą einantys gimininiai ţodţiai (jei jie nėra sakinio ar uţrašo
pradţioje) pradedami maţąja raide, toliau su kabutėmis rašomas simbolinis pavadinimas
pradedamas rašyti didţiąja raide:
leidykla „Šviesa“, restoranas „Stikliai“, viešbutis ,,Pušis“, gėlių salonas ,,Rugiagėlė“,
spaustuvė ,,Spindulys“, kelionių agentūra „Akademinės kelionės“, spaustuvė ,,Keturios
spalvos“, draudimo bendrovė ,,Draudimo tikslas“.
Kabutes gali atstoti kitas šriftas ar visos didţiosios raidės: leidykla ŠVIESA, restoranas
STIKLIAI, viešbutis Pušis, gėlių salonas Rugiagėlė, spaustuvė Spindulys.
Pavadinimai oficialiuose dokumentuose vartojami su teisinės formos nuoroda:
akcinė bendrovė Vilniaus bankas, valstybės įmonė Veisėjų miškų urėdija, uţdaroji akcinė
bendrovė ,,Ţibintas“, Jurgio Jurgelio individualioji įmonė ,,Laukų brydė“.
Teisinės formos nuoroda daţnai yra trumpinama:
akcinė bendrovė – AB, uţdaroji akcinė bendrovė – UAB, ţemės ūkio bendrovė – ŢŪB,
tikroji ūkinė bendrija – TŪB, individualioji įmonė – IĮ, valstybės įmonė – VĮ, savivaldybės
įmonė – SĮ, viešoji įstaiga – VšĮ.
Tiesioginės reikšmės pavadinimai po teisinės formos nuorodos rašomi be kabučių:
VšĮ Antakalnio poliklinika, VĮ Registrų centras, UAB Lietuvos statybų projektavimo
institutas, VšĮ Profesijos tobulinimo centras, AB Vilniaus bankas.
VšĮ Technikos prieţiūros tarnyba, negerai VšĮ ,,Technikos prieţiūros tarnyba“;
276
AB Nacionalinė vertybinių popierių birţa, negerai AB ,,Nacionalinė vertybinių popierių
birţa“.
Simbolinės reikšmės pavadinimai po teisinės formos nuorodos rašomi su kabutėmis:
SĮ ,,Susisiekimo paslaugos“, ŢŪB ,,Naujasodţio artojas“, AB ,,Achema“, UAB ,,Margūnas“,
AB „Rokiškio sūris“, AB bankas „Hansabankas“.
Vardininkiniai simboliniai pavadinimai nekaitomi, linksniuojami tik jų gimininiai ţodţiai:
akcinė bendrovė „Maţeikių nafta“ – akcinės bendrovės „Maţeikių nafta“ – akcinei
bendrovei „Maţeikių nafta“ – akcinę bendrovę „Maţeikių nafta“ – akcinėje bendrovėje
„Maţeikių nafta“.
Kilmininkiniai simboliniai vardai nekaitomi, linksniuojami tik jų gimininiai ţodţiai:
„Ţemynos“ gimnazija – „Ţemynos“ gimnazijos – „Ţemynos“ gimnazijai;
„Bitės“ bendrovės teikiamos paslaugos; „Senukų“ prekybos centrui reikalingi pardavėjai;
Dirba „Vagos“ leidykloje; Įsigijau „Eţio“ kortelę; Surinkta „Palemono“ šriftu.
Lietuviški vardininkiniai simboliniai pavadinimai, vartojami be nomenklatūrinio ţodţio, yra
linksniuojami, pvz.: „Bitės“ teikiamos paslaugos; „Senukams“ reikalingi pardavėjai; Uţsukau į
„Nijolę“; Dirba „Vagoje“; Įsigijau „Eţį“; Surinkta „Palemonu“.
Nelietuviški simboliniai pavadinimai, einantys po nomenklatūrinio ţodţio, nekaitomi, pvz.:
Bendrovės „Sonex“ teikiamos paslaugos; Akcinės bendrovės „Sanitas“ (AB „Sanitas“) vaistai;
Parduotuvei „Maxima“ reikalingi darbuotojai; Nusipirkau automobilį „Corolla“; Uţsisakiau
interneto planą „Zebra“; Naudojuosi parduotuvės „Norfa“ nuolaidų kortele; Lankau sporto
klubą „Impuls“; Ţaidţia komandoje „Barcelona“.
Nelietuviški simboliniai pavadinimai, einantys be nomenklatūrinio ţodţio arba prieš jį,
rekomenduojami linksniuoti, jeigu juos įmanoma priderinti prie kurios nors lietuvių kalbos
linksniuotės, pvz.: „Sonexo“ teikiamos paslaugos; „Sanito“ vaistai; „Maximai“ reikalingi
darbuotojai; Nusipirkau „Corollą“; Uţsisakiau „Zebrą“; Naudojuosi „Norfos“ nuolaidų kortele;
Lankau „Impulsą“; Ţaidţiu „Barcelonoje“; „Sonexo“ bendrovės teikiamos paslaugos; „Sanito“
akcinės bendrovės vaistai; „Maximos“ parduotuvei reikalingi darbuotojai; Uţsisakiau „Zebros“
277
interneto planą; Naudojuosi „Norfos“ parduotuvės nuolaidų kortele; Lankau „Impulso“ sporto
klubą; Ţaidţia „Barcelonos“ komandoje.
Būtinai kaitomi su teisinės formos nuoroda vartojami tiesioginės reikšmės pavadinimai:
Valstybės įmonė Registrų centras – valstybės įmonės Registrų centro – valstybės įmonei
Registrų centrui – valstybės įmonę Registrų centrą – valstybės įmonėje Registrų centre.
Viešoji įstaiga Kauno apskrities ligoninė – viešosios įstaigos Kauno apskrities ligoninės – viešajai įstaigai Kauno apskrities ligoninei – viešąją įstaigą Kauno apskrities ligoninę.
MANDAGUMO ŢODŢIŲ
VARTOJIMAS IR TRUMPINIMAS
Ponas, ponia, panelė trumpinant ţymimi viena raide p. Gerbiamasis, gerbiamoji
trumpinami gerb. Trumpinys gerb. p. gali reikšti gerbiamuosius ir poną, ir ponią, ir panelę.
Mokslų daktaras trumpinamas dr., habilituotas mokslų daktaras – habil. dr., docentas –
doc., profesorius – prof., Doc. dr., Prof. habil. dr.
Pagarbiau prieš pavardę rašyti visą vardą, o ne tik pirmąją jo raidę.
Jokiu būdu negalima trumpinti dvigubų pavardţių. Turi būti Giedrei Giedraitytei-
Gedrimienei, negerai Giedrei G.-Giedrimienei.
Ant voko prieš pavardę galima rašyti Gerb. p., Gerb., nepatartina Didţiai gerb. p., galima
nurodyti pedagoginių vardų ar mokslo laipsnių sutrumpinimus Doc., Prof., Dr., Habil. dr.
Ant voko visi mandagumo formuluočių sutrumpinimai pradedami rašyti didţiąja raide:
Gerb. p. Povilui Poviliūnui, o ne gerb. p. Povilui Poviliūnui. Netinka p. Reginai Karalienei,
turėtų būti P. Reginai Karalienei, bet P. gali būti suvokiama ir kaip vardo sutrumpinimas.
Galima rašyti Ponui Adomui Adomėnui.
MANDAGUMO FORMULUOTĖS
Prašome pateikti duomenis iki balandţio 10 d.
Prašytume pateikti duomenis iki balandţio 10 d.
Maloniai prašome pateikti duomenis iki balandţio 10 d.
Malonėkite skubiai pateikti duomenis.
Apgailestaudami pranešame.
Apgailestaudami turime pranešti.
278
Apgailestaujame, kad turime pranešti.
Labai apgailestaujame, bet Jūsų prašymo patenkinti šiuo metu neturime galimybių.
Apgailestaudami pranešame, kad Jūsų pageidaujamo įrašo mūsų archyvo knygose nėra.
Jūsų prašymas persiųstas Centriniam archyvui. Iš ten gausite atsakymą.
Su pagarba –
Archyvo vedėja
Primename, kad Jūsų įmonė skolinga 2200 Lt uţ prekes, pirktas UAB „Volungė“
parduotuvėje, sąskaitos faktūros Nr. 11111122. Prašome nurodytą sumą pervesti į UAB „Volungė“
atsiskaitomąją sąskaitą AB „Hansabankas“ Telšių skyriuje iki 2001 m. balandţio 15 d.
Jeigu iki nurodyto laiko minėta suma nebus pervesta, būsime priversti imtis teisinių
priemonių.
Tikimės ir toliau vaisingai bendradarbiauti.
Tikimės, kad ateityje tokie dalykai nepasikartos ir mūsų įmonės toliau sklandţiai
bendradarbiaus.
Tikimės, kad tokių atvejų ateityje bus išvengta ir tai netrukdys mums sėkmingai
bendradarbiauti.
Dėkojame, norime padėkoti, labai dėkojame, ypač dėkojame, nuoširdţiai dėkojame,
nuoširdţiausiai dėkojame, reiškiame padėką, reiškiame nuoširdţią padėką, esame dėkingi.
ELEKTRONINIS BENDRAVIMAS
Gerbiamieji Tarybos nariai,
kviečiu į posėdį lapkričio 20 d. (antradienį) 14 val.
Darbotvarkę prisegu.
Dėkoju visiems, pasakiusiems savo nuomonę dėl projekto.
Prašyčiau pranešti, kad gavote šią informaciją.
Su pagarba –
Tarybos sekretorė
Gerbiamieji Tarybos nariai,
rugsėjo 25 d. šauktas posėdis neįvyko, nes pritrūko kvorumo.
279
Tam posėdţiui parengti klausimai bus svarstomi spalio 1 d. (pirmadienį) 14 val.
Dabar jau primygtinai kviečiu dalyvauti.
Darbotvarkė liko beveik ta pati. Pridėtas tik vienas punktas dėl leidinio rengimo.
Prašyčiau patvirtinti, kad gavote šią informaciją.
Su pagarba –
Tarybos sekretorė
Gerbiamieji!
Dėkoju visiems uţ atsakymus.
Komisijos posėdis, kaip ir planuota, įvyks lapkričio 19 d. (pirmadienį) 13.30 val.
Geros dienos!
Pagarbiai
Komisijos pirmininkas
Gerbiamieji!
Vėl reikėtų susirinkti Kvalifikacijos komisijai.
Prašyčiau pranešti, ar galėtumėte atvykti į posėdį lapkričio 19 d. (pirmadienį) 13.30 val.
Jei šis laikas daugumai netiks, bandysime tartis dėl kito laiko. Jūsų atsakymų laukčiau iki
rytojaus.
Pagarbiai
Komisijos pirmininkas
Dar kartą sveikinuos.
Nėr kas daryt, turiu klausti skyriaus nuomonės.
Labai laukčiau iš visų po vieną ţodį.
Labas,
super! Kada galėtumėte parengti tekstą apie knygą? Mes taip pat norėtume nufotografuoti
knygos autorių – ar galėtumėte duoti jo kontaktus?
Iki,
Petras
280
(Inf. pran., 2004, Nr. 95; GK, 2005, Nr. 1)
REKOMENDACIJA
DĖL GATVIŲ PAVADINIMŲ SUDARYMO IR RAŠYMO
2004 m. gruodţio 2 d. Nr. 14 (R-2) Vilnius
Siekdama, kad Lietuvos Respublikos teritorijoje būtų vartojamos norminės vietovardţių
lytys, atsiţvelgdama į Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1996 m. lapkričio 27 d. nutarimu Nr.
1395 „Dėl Numerių pastatams, namų butams suteikimo, keitimo ir apskaitos tvarkos bei
Pavadinimų gatvėms, pastatams, statiniams ir kitiems objektams suteikimo ir įtraukimo į
apskaitą tvarkos patvirtinimo― (Ţin., 1996, Nr. 116-2723; 2003, Nr. 95-4292; 2004, Nr. 88-3225)
gatvių pavadinimams nustatytus kriterijus ir susiklosčiusią gatvių pavadinimų sudarymo ir
rašymo tradiciją, Valstybinė lietuvių kalbos komisija rekomenduoja laikytis šių gatvių
pavadinimų sudarymo ir rašymo nuostatų:
1. Gatvės pavadinimą sudaro gatvės vardas ir gatvės tipo nuoroda.
1.1. Gatvės vardas rašomas didţiąja raide; kai jį sudaro du ar daugiau ţodţių – visi
savarankiški ţodţiai rašomi didţiąja raide, pvz.: Lauko g., Mėtų g., Tiesioji g.,
Aušros Vartų g., Duonos Kalno g., Gerosios Vilties g.
1.2. Gatvės tipo nuoroda rašoma maţąja raide. Daugelį gatvės tipo nuorodų įprasta
trumpinti: gatvė – g., skersgatvis – skg., akligatvis – aklg., alėja – al., prospektas –
pr., aikštė – a., skveras – skv. Paprastai netrumpinamos rečiau vartojamos
nuorodos; prireikus trumpinama taip: takas – tak., plentas – pl., kelias – kel., kl.,
aplinkkelis – aplinkl., vieškelis – vieškl., krantinė – krant.
Kai kurie gatvės tipą nurodantys ţodţiai gali eiti gatvės vardo dalimi, pvz.:
Krantinės g., Saulės Tako g., Pietinio Kelio g.
2. Gatvės vardo parinkimas:
2.1. Gatvių vardais eina:
2.1.1. Abstrakčios reikšmės daiktavardţiai, paprastai vienaskaitos formos, pvz.:
Vilties g., Atgimimo g., Jaunystės g.; Pasimatymų skg.
2.1.2. Gamtos ir kitokių reiškinių bei objektų pavadinimai (daţnai pagal toje
gatvėje ar kuria nors kryptimi esantį ar buvusį statinį ar kitą objektą),
paprastai vienaskaitos formos, pvz.: Lietaus g., Saulės g., Upės g., Dvaro g.,
281
Mokyklos g., Baţnyčios g., Teatro g., Sanatorijos g.
Kai kurie vardai pagal prasmę atitinkamai gali būti vienaskaitos arba
daugiskaitos formos, pvz.: Ţiburio g. arba Ţiburių g., Lankos g. arba Lankų
g., Ganyklos g. arba Ganyklų g.
2.1.3. Augalų, gyvūnų, asmenų pavadinimai, paprastai daugiskaitos formos, pvz.:
Rūtų g., Varnų g., Elnių g., Brolių g., Sėlių g., Bernardinų g., Visų Šventųjų g.
Vienaskaitos forma tinka, kai vardas siejamas su konkrečiu objektu,
pavyzdţiui, pavadinimas Ąţuolo g. – su Stelmuţės ąţuolu.
2.1.4. Dievybių, mitologinių būtybių pavadinimai, pvz.: Šventosios Dvasios g.,
Perkūno g., Ţemynos g., Laumių g.
2.1.5. Apibūdinamosios reikšmės ţodţiai – būdvardţiai ir būdvardiškieji ţodţiai,
pvz.: Tylioji al., Ţemutinė g., Lenktoji g., Vakarinis aplinkkelis. Šiuo atveju
vartojamos įvardţiuotinės vienaskaitos vardininko formos, pvz., Ramioji g. –
ne Rami g. Rišliame tekste būdvardinius vardus geriau linksniuoti (derinti
būdvardţio ir daiktavardţio galūnes), pvz.: Gyvena Ramiojoje gatvėje;
Gyvena Ramiojoje g. 2, Utenoje; bet gali būti ir Gyvena Utenoje, Ramioji g.
2; Gyvena adresu: Ramioji g. 2, LT-28033 Utena.
Būdvardţiais gatvių pavadinimuose reiškiamas ir papildomas vardo
poţymis, pvz.: Uosto g. ir Naujoji Uosto g., Smiltelės g. ir Senoji Smiltelės g.,
Vandens g. ir Didţioji Vandens g., Plukių g. ir Maţoji Plukių g. Papildomas
vardo poţymis gali būti išreikštas ir daiktavardţio (asmenvardţio ar
vietovardţio) kilmininku, pvz.: Ribiškių Didţioji g., Vydūno Maţoji g.
2.1.6. Vietovardţiai, pvz.: Kauno g., Danės g., Rąţės g. Vartotinos oficialios,
norminės vietovardţių formos.
Rekomenduojami gatvių pavadinimai su krašto vietovardţiais, ypač
nykstančiais ar išnykusiais.
Pagrindinė kaimiškosios vietovės gatvė gali būti pavadinta tos vietovės
vardu, pvz., Paskynų g. (Paskynų kaime). Prijungus kaimą prie kitos
gyvenamosios vietovės, gatvės pavadinimas išsaugo kaimo vardą buvusioje
kaimo teritorijoje, pvz., Justiniškių g. (Vilniuje). Gatvių pavadinimai gali
būti sudaromi ir iš kitų šalių vietovardţių – vartojamos tradicinės arba
adaptuotos tų vietovardţių formos, pvz.: Islandijos g., Karaliaučiaus skg.,
Europos a., Reinės a. (mieste, turinčiame glaudţių ryšių su Vokietijos miestu
Reine (Rheine).
282
2.1.7. Asmenvardţiai – garsių, kraštui ir Lietuvai nusipelniusių ţmonių vardai ir
pavardės, slapyvardţiai, pvz.: Barboros Radvilaitės g., Jono Basanavičiaus g.,
Vinco Mykolaičio-Putino g., Ţemaitės g. Pavadinime rašomas visas vardas ir
pavardė (išimtis – tradiciškai nusistovėjęs junginys Dariaus ir Girėno g.). Kai
vadinama asmenų grupės vardu, vartojama daugiskaitos forma, pvz.,
Radvilų g.
Titulai, laipsniai, pareigos ir pan. pavadinime nenurodomi, pvz.: ne Vysk.
Merkelio Giedraičio, o Merkelio Giedraičio g., ne Knygnešio Bataičio g., o
Antano Bataičio g. Išimtis – gatvių pavadinimai nuo šventųjų vardų rašomi su
trumpiniu šv., pvz.: Šv. Ignoto g., Šv. Gertrūdos g.
Vartojamos adaptuotos kitų kalbų asmenvardţių formos, pvz., Tomo
Mano g.
Gatvėms neteikiami gyvų asmenų vardai.
2.1.8. Istorinių, kultūrinių vietų, įvykių (datų), objektų pavadinimai, pvz.: Ţalgirio
g., Vasario 16-osios pr., 9-ojo Forto g. Skaitvardţiai gatvių pavadinimuose
reiškiami arabiškais skaitmenimis su linksnio galūne po brūkšnelio (be
tarpelių).
2.2. Rekomenduojami trumpi, neutralūs gatvių vardai, todėl teiktiniausi nurodyti 2.1.1–
2.1.6 punktuose.
2.3. Renkant vardą iš kelių bendrinėje kalboje vartojamų leksinių variantų, patariama
rinktis teiktinesnį, pvz.: Topolių g. – geriau Tuopų g.; Veršva yra šalutinis
upėvardţio Veršvas variantas, todėl geriau Veršvo g.
2.4. Nerekomenduojama gatvės vardo sieti su daţnai trumpalaikiais simboliniais
įstaigų, įmonių ar panašiais pavadinimais. Išimtis – gatvių, suplanuotų sodininkų
bendrijų teritorijose, pavadinimai pagal tų bendrijų pavadinimus.
2.5. Gatvių pavadinimai nedaromi iš bendrinei kalbai neteiktinų ţodţių: svetimybių,
tarmybių, ţargonybių, netaisyklingų, dirbtinių, nelinksniuojamų ţodţių, taip pat
nesudaromi su skaitmenimis reiškiamais skaitvardţiais – neteiktini tokie
pavadinimai kaip 5-oji g., 10-asis skg. ir pan.
2.6. Skaitvardiniu (numeriniu) dėmeniu prireikus numeruojamos to paties vardo gatvės,
priskirtos tai pačiai gyvenamajai vietovei, daţniausiai – buvusios ar esamos
sodininkų bendrijos teritorijoje.
Papildomasis poţymis – eilės numeris – reiškiamas arabiškais skaitmenimis su
linksnio galūne po brūkšnelio (be tarpelių). Trumpinys Nr. gatvių pavadinimuose
nevartojamas. Gatvės numeris nurodomas po pagrindinio vardo, pvz.: Baltijos 1-oji g.,
283
Baltijos 2-oji g. ir t. t., Dukstynėlės 1-oji g., Dukstynėlės 2-oji g. ir t. t., Raudondvario
takas, Raudondvario 2-asis takas ir t. t. Patariama vengti keliaţodţių vardų su dėmeniu
sodų, pvz.: Pagubės Sodų 1-oji g. – geriau Pagubės 1-oji g. arba Sodų 1-oji g.
3. Gatvių pavadinimai, kaip adreso sudedamosios dalys, į kitas kalbas neverčiami. Prireikus
rišliame tekste gali būti verčiama gatvės tipo nuoroda ar jos sutrumpinimas.
Pastaba. Kampinio pastato adresą sudaro du gatvių pavadinimai ir numeriai, skiriami
įţambiuoju brūkšniu, pvz.: Gedimino pr. 39 / Ankštoji g. 1.
Komisijos pirmininkė IRENA SMETONIENĖ
KOMENTARAS
Dar ţr. Pavadinimų gatvėms, pastatams, statiniams ir kitiems objektams
suteikimo, keitimo ir įtraukimo į apskaitą taisykles, patvirtintas Lietuvos Respublikos
Vyriausybės 1996 m. lapkričio 27 d. nutarimu Nr. 1395 (Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003
m. spalio 7 d. nutarimo Nr. 1231 redakcija; Ţin., 2003, Nr. 95-4292);
http://www3.lrs.lt/pls/inter/dokpaieska.showdoc_l?p_id=235844
VERSTINIŲ LEIDINIŲ AUTORIŲ VARDŲ IR PAVARDŢIŲ TEIKIMAS
(Inf. pran., 2006, Nr. 75)
REKOMENDACIJA DĖL VERSTINIŲ LEIDINIŲ AUTORIŲ VARDŲ
IR PAVARDŢIŲ ADAPTUOTŲ FORMŲ TEIKIMO
2006 m. rugsėjo 28 d. Nr. R-2 (r-3) Vilnius
Atsiţvelgdama į kitų kalbų asmenvardţių rašybos ir tarimo ypatumus, Valstybinė lietuvių
kalbos komisija rekomenduoja:
Verstinių leidinių autorių vardų ir pavardţių sulietuvintas formas – adaptuotas pagal apytikslį
tarimą, uţrašytas lietuvių kalbos rašmenimis su lietuviškomis linksnių galūnėmis – teikti:
1. greta originalių formų leidinių anotacijose po leidybinio katalogavimo bibliografinio
įrašo, ketvirtame viršelio puslapyje, viršelio aplanke ar kitoje vietoje, kur nurodomi
duomenys apie autorių ir (ar) kūrinį;
2. bibliotekų, leidyklų kataloguose – susietas su originaliomis autorių vardų ir pavardţių
formomis.
284
Komisijos pirmininkė IRENA SMETONIENĖ
SKIRIAMIEJI ŢENKLAI
(KABUTĖS, BRŪKŠNYS, BRŪKŠNELIS)
Tarp metus ţyminčių ir kitų skaitmenų, jų grupių turi būti rašomas ne vidutinio ilgio
brūkšnys, o brūkšnelis: 2005–03–02 (=2004-03-02).
Brūkšnelis, o ne brūkšnys turi būti rašomas prie skaitmenų jungiant galūnes: birţelio 24 –
oji (=24-oji) – Joninės; 5 – erių (=5-erių) metų jubiliejus.
Brūkšneliu (ne brūkšniu) jungiami lygiareikšmiai daiktavardţiai, būdvardţiai: vakaras –
koncertas (=vakaras-koncertas).
Brūkšnys vartotinas nurodant laikotarpį tarp skaitmenų grupių. Tarpų nepaliekama: 2005 –
2006 (=2005–2006) m. kūrybos darbai.
Rašant vidutinio ilgio brūkšnį tarp ţodţių turi būti paliekami tarpai: Paroda „Bonsai–
maţieji (=Bonsai – maţieji) medţių broliai―.
Norminiai skiriamieji ţenklai elektroniniu būdu turi būti rašomi taip: atidaromosios kabutės „ –
komanda Alt ir 0132, uţdaromosios kabutės ― – komanda Alt ir 0147, brūkšnys – komanda Alt ir 0150.
Pasitaiko elementaraus aplaidumo – po sakinio ir sutrumpinimų gale rašomų taškų, kitų
skyrybos ţenklų nepaliekama tarpelių, ţodţiai, jų sutrumpinimai suplakami į vieną junginį:
kvm (=kv. m),
a.s. (=a. s.),
tel.Nr. (=tel. nr.),
tel.25915 (=tel. 25915),
O.Buivydaitė (=O. Buivydaitė),
Šv.Kazimiero (=Šv. Kazimiero) baţnyčia,
Tvirtovės g.3 (=g. 3).
285
Koncertas, skirtas Lietuvos dainų švenčių 80 – mečiui (=Koncertas, skirtas Lietuvos dainų
švenčių 80-mečiui)
BRŪKŠNELIS
Parengta pagal 1997 m. birţelio 19 d. nutarimo Nr. 60 1.6 punktą,
„Lietuvių kalbos rašybą ir skyrybą―, Vilnius, 1992, § 125–137
TARP TIKRINIŲ DAIKTAVARDŢIŲ
1. Brūkšnelis r a š o m a s tarp tikrinių daiktavardţių:
1.1. Tarp dviejų savarankiškų to paties asmens pavardţių, pvz.: Matulaitis-Labukas,
Kymantaitė-Čiurlionienė.
1.2. Tarp pavardės ir slapyvardţio, pvz.: Vincas Mykolaitis-Putinas.
1.3. Dvigubame geografinio objekto pavadinime, pvz., Šiaurės Reinas-Vestfalija.
1.4. Dvigubame simboliniame pavadinime, sudarytame iš dviejų susijungusių organizacijų
pavadinimų, pvz.: „Santara-Šviesa“ (organizacija), „Eglė-Iskada“, „Inkaras-
Grifas“ (sporto komandos), „Švyturys-Utenos alus“ (įmonė).
TARP BENDRINIŲ DAIKTAVARDŢIŲ
Tarp bendrinių daiktavardţių brūkšnelio patartina vengti.
2. Tarp bendrinių daiktavardţių brūkšnelis daţniausiai n e r a š o m a s :
Pastabos. Tarp dviejų (ar daugiau) to paties asmens vardų brūkšnelis
n e r a š o m a s , pvz.: Mikalojus Konstantinas Čiurlionis, Aušra Nijolė
Gudaitienė.
Taip pat brūkšnelis nerašomas tarp pavardę sudarančio nekaitomo ir
kaitomo dėmens, plg. lit. veikėjų pavadinimus: Put Putarleckis, Put
Pututė.
Pastaba. Tarp vardo ar pavardės ir prievardţio brūkšnelis n e r a š o m a s , pvz.:
286
2.1. Brūkšnelis nerašomas tarp sintaksiškai nelygiaverčių daiktavardţių, iš kurių vienas
(paprastai antrasis) paaiškina, patikslina, papildo kitą ir eina jo priedėliu, pvz.:
šalys narės, firmos partnerės, analitikas programuotojas, vairuotojas
ekspeditorius, gydytojas psichiatras, slaugytoja masaţuotoja,
inţinierius elektrikas, inţinierius darbų vykdytojas, šaltkalvis
santechnikas, šaltkalvis montuotojas, traleris šaldytuvas (bet laivas-
šaldytuvas, ţr. 2.3 p.).
2.2. Kai daiktavardţiai yra sintaksiškai lygiaverčiai, bet ţymi ne vieno, o dviejų dalykų
pavadinimus, jie jungiami ne brūkšneliu, o jungtuku ir, pvz.: kultūra ir švietimas
(ne kultūra-švietimas), pajamos ir išlaidos (ne pajamos-išlaidos).
Tokių daiktavardţių kilmininkai, einantys vienarūšiais paţyminiais, bet
nereiškiantys vieno daikto sąvokos, taip pat jungiami ne brūkšneliu, o jungtuku ir
(arba bei), pvz.: baltų ir slavų santykiai (ne baltų-slavų). Tas pats pasakytina
apie tikrinių daiktavardţių jungimą, pvz.: Lietuvos ir Islandijos sutartis (ne
Lietuvos-Islandijos).
Tarp dviejų kilmininkų brūkšnelis galimas tik tada, kai ir vardininkas rašomas
su brūkšneliu, pvz.: lopšelio-darţelio personalas (plg. 2.3 p.).
2.3. Brūkšneliu j u n g i a m i du daiktavardţiai, reiškiantys vieno daikto ar reiškinio
pavadinimą, pvz.: paskaita-koncertas, leidykla-spaustuvė, kavinė-baras.
Tokiu būdu jungiami tik sintaksiškai lygiareikšmiai, vienodai tarp savęs
santykiaujantys daiktavardţiai. Nė vienas jų nėra svarbesnis uţ kitą ar priklausomas
nuo kito. Pvz.: lopšelis-darţelis, pasitarimas-seminaras, kavinė-skaitykla,
festivalis-apţiūra, skulptorius-architektas, daţytojas-tinkuotojas,
sekretorė-referentė. Brūkšneliu gali būti jungiami ne tik pavieniai daiktavardţiai, bet ir junginys su
daiktavardţiu, pvz.: kertamoji-pašarų smulkintuvas, mėsos kapotojas-
pardavėjas.
287
TARP BŪDVARDŢIŲ
3. Tarp būdvardţių brūkšnelio patartina vengti.
3.1. Brūkšnelis g a l i b ū t i r a š o m a s tarp dviejų sintaksiškai lygiaverčių
būdvardţių (daţniausiai su priesaga -inis), reiškiančių vieną kompleksinę daikto
ypatybę, pvz.: silabinė-toninė eilėdara, klausiamieji-santykiniai įvardţiai,
socialinė-ekonominė sistema.
3.2. Brūkšnelis n e r a š o m a s tarp sintaksiškai nelygių būdvardţių, nevienodai
susijusių su daiktavardţiu, kurio paţyminiu jie eina. Vienas jų, paprastai antrasis,
savo reikšme glaudţiau susijęs su daiktavardţiu ir sudaro su juo junginį, o jį
apibūdina pirmesnis (toliau nuo daiktavardţio einantis). Pvz.: vakarinė vidurinė
mokykla, garinis hidraulinis presas. Brūkšneliu nejungiami būdvardţiai, savo reikšme santykiaujantys su atitinkamu
daiktavardţio ir būdvardţio junginiu, pvz.: eteriniai aliejiniai augalai (plg.
eterinis aliejus).
Brūkšnelis nerašomas ir tada, kai antrasis būdvardis patikslina, sukonkretina
pirmojo būdvardţio reikšmę, pvz.: sudėtiniai sujungiamieji, sudėtiniai
prijungiamieji sakiniai.
Pastabos. Bendrinių daiktavardţių grupės su brūkšneliu kiek įmanoma
keisti sklandesniais būdvardţio (ar dalyvio) ir daiktavardţio junginiais ar
sudurtiniais daiktavardţiais, pvz.: internatinė mokykla (vietoj mokykla-
internatas), sanatorinė mokykla (vietoj mokykla-sanatorija), pėdkelnės
(vietoj kelnės-kojinės), kurortinis miestas (vietoj miestas-kurortas),
sanitarinės technikos gaminiai (vietoj sanitarijos-technikos gaminiai),
šaldomasis krepšys, šaltkrepšis (vietoj krepšys-šaldytuvas).
Vietoj sąskaita-faktūra siūlytas prekyraštis neprigijo; pakaktų vartoti
tik faktūra, tačiau atsiţvelgus į dviţodţio termino paplitimą aprobuotas
terminas sąskaita faktūra.
288
KITAIS ATVEJAIS
4. Brūkšnelis r a š o m a s
4.1. Jungiant prie arabiškų skaitmenų antrąjį sudurtinio ţodţio dėmenį, pvz.:
50-metis, 5-dienis, 200-milijoninis, 40-tūkstantasis.
4.2. Prie arabiško skaitmens pridedant kelintinio skaitvardţio galūnę, pvz.:
8-asis pulkas, 3-ioji simfonija, 2001-aisiais, 4-as kanalas, 1-a kategorija.
4.3. Tarp datą ţyminčių skaitmenų grupių, pvz., 2003-05-07 (ne dokumentuose
galima skirti ir tarpeliais, pvz.: 2003 05 07); tarp numerius ţyminčių skaitmenų
ar raidţių grupių, pvz.: Pylimo g. 1-5, 2003-03-07 raštas Nr. 1D-743-(15), LST
EN ISO 4618-3.
4.4. Brūkšnelis taip pat gali būti rašomas simboliniuose pavadinimuose, pvz.:
sodininkų bendrija „Kavoliškis-4“, SB „Atţalynas-D“ (arba be brūkšnelio –
sodininkų bendrija „Kavoliškis 4―, SB „Atţalynas D―), Windows-1257. Gaminių
pavadinimai rašomi taip, kaip jie registruoti, pvz.: „Berţas-4“, „Moskvič-2141“,
„Sony CFS-W304“.
4.5. Brūkšnelis ţymi išleistą ţodţio dalį, pvz.: moksleiviai (-ės), vardas (-ai), g-vė,
m-kla.
Brūkšnelis n e r a š o m a s šiais atvejais:
a) samplaikiniuose įvardţiuose bei prieveiksmiuose, pvz.: kas ne kas, koks ne
koks, kur ne kur, vos ne vos, šiaip ne taip; b) samplaikiniuose ištiktukuose
Pastabos. 1. Vietoj brūkšneliu sujungtų būdvardţių, kur galima,
rekomenduotina vartoti sklandesnes konstrukcijas, pvz.: silikatiniai
betono (ne silikatiniai-betoniniai) dirbiniai, ortopedinių protezų
(ne protezinis-ortopedinis) skyrius, gamybinės technikos (ne
gamybinis-techninis) skyrius.
2. Kartais vietoj brūkšneliu sujungtų dviejų būdvardţių visiškai
pakanka vieno iš jų, pvz.: mokslinis aspektas arba teorinis aspektas
(ne mokslinis-teorinis a.), moralinės problemos arba etinės
problemos (ne moralinės-etinės p.), buitinės arba materialinės
sąlygos (ne buitinės-materialinės s.).
289
bei jaustukuose, pvz.: bar bar bar, bim bam, cap carap, klipu klip, cha cha
cha, put put put, e je je.
PASVIRASIS (ĮSTRIŢASIS) BRŪKŠNYS
Dokumentų tekstuose aptinkama netaisyklingai, per pasvirąjį (įstriţąjį) brūkšnį parašytų
datų: 2004/04/10 (=2004-04-10 arba 2004 04 10).
Sutartyse ir kituose dokumentuose nurodant rekvizitus pasvirasis brūkšnys taip pat
nevartotinas: a/s (=AS; a.s.; atsisk. sąsk.); a/k (=AK; a. k., asm. kodas, asmens kodas); a/b
(=asfaltbetonio) gatvės; b/k (=BK; b. k.; banko kodas); į/k (=ĮK; į. k., įmonės kodas); k/t (=KT;
k. t., kino teatras); l/d (=l.-d., lopšelis-darţelis).
SUTRUMPINIMAI
Rašant adresą daţnai praleidţiami ţodţių gatvė, aikštė sutrumpinimai g., a.:
Dariaus/Girėno (=S. Dariaus ir S. Girėno g.); Baranausko (=A. Baranausko g.); Jonyno (=A.
Jonyno g.); Juozapavičiaus (=A. Juozapavičiaus g.); Rotušės (=Rotušės a.) 2.
GRAMATINĖS FORMOS GIMINĖ
Protokoluose, aktuose ir įsakymuose aptinkama giminės vartojimo formų paţeidimų:
komisijos pirmininkas (=pirmininkė) O. Čepulionienė; bendrabučio komendantas-sandėlininkas
(=komendantė-sandėlininkė) V. Solovjovienė. Skiriu G. Banienę leidybos programos
koordinatoriumi (=koordinatore). Iki sutarties sudarymo įmonė buvo ţemės naudotojas
(=naudotoja) ir privalėjo mokėti 4% valstybinės ţemės nuomos mokesčio tarifą. Centro
dalininkas (savininkas) (=dalininkė (savininkė)) yra XXX miesto savivaldybės taryba.
KONSTRUKCIJA KAD + BENDRATIS
Dokumentų kalbos nepuošia slaviškoji konstrukcija kad+bendratis: Yra raštiškas prašymas,
kad atlikti mainus (=kad būtų atlikti mainai). Kad patikrinti įmonės finansinę veiklą (=Kad būtų
patikrinta įmonės finansinė veikla), reikalinga atskira tarnyba. Tam, kad patenkinti (=Kad
patenkintų) savivaldybių poreikius, Mokymo ir konsultavimo centras numato organizuoti
seminarų ciklą.
290
NEĮVARDŢIUOTINĖS IR ĮVARDŢIUOTINĖS FORMOS
Kartais vengiama įvardţiuotinės formos vartojimo rūšiai išskirti: uţdara (=uţdaroji) akcinė
bendrovė; vyriausia (=vyriausioji) buhalterė.
SKAIČIAI
Parengta pagal „Lietuvių kalbos rašybą ir skyrybą―, Vilnius, 1992, § 189,
„Kanceliarinės kalbos patarimus―, Vilnius, 2002, p. 187, 233
1. Skaičiai, ţymintys daiktų kiekį, rašomi arabiškais skaitmenimis, pvz.: 5 vaikai, 2
marškiniai (sk. dveji marškiniai), 21 puslapis, 12 mašinų.
Skaičiai, ţymintys daiktų eilę, gali būti rašomi ir romėniškais, ir arabiškais
skaitmenimis, pvz.: XXI amţius, IV mėn., II veiksmas, III tomas, XXIII skyrius, I dalis, V
kategorija; 8 klasė, 5 pavyzdys, 6 lentelė, 2003 metai (sk. du tūkstančiai tretieji metai),
25 diena, 10 valanda, 25 puslapis, 34 tomas, Nr. 2.
Šimtmečių, dramos veiksmų, knygos skyrių, konferencijų eilė paprastai ţymima
romėniškais skaitmenimis, o metų, dienų, valandų, puslapių, mokyklų, gatvių, numerių eilė
– arabiškais skaitmenimis. Be to, arabiškais skaitmenimis paprastai rašomi dideli skaičiai.
Ţymint eilę arabiškais skaitmenimis, prie jų po brūkšnelio gali būti pridedamos
kelintinio skaitvardţio galūnės, ypač sakinyje, pvz.: 12-as kvadratas, 1-a, 2-a kategorija;
9-oji vidurinė mokykla, 8-asis pulkas, 33-iaisiais amţiaus metais, 100-asis koncertas,
kovo 8-oji, 60-osios metinės, 2-oji simfonija, 1-asis asmuo, Bajorų Sodų 25-oji g.
Dokumentų dalys, punktai numeruojami arabiškais skaitmenimis su taškais.
Punktas gali būti paţymėtas skaitmenimis, rodančiais skyrių, poskyrį, punktą ir
papunktį, pvz., 2.4 punktas.
2. Dideli skaičiai, pradedant tūkstančiu, gali būti ţymimi skaitmenimis ir ţodţiais arba jų
sutrumpinimais, pvz.: 10 tūkstančių arba 10 tūkst.; 5 milijonai arba 5 mln.
Pastabos: 1. Galūnė pridedama kartu su kamiengalio minkštumo ţenklu,
pvz.: 3-iasis (ne 3-asis).
2. Prie romėniškų skaitmenų galūnės nededamos.
291
DATA IR LAIKAS
Parengta pagal
„Lietuvių kalbos rašybą ir skyrybą―, Vilnius, 1992, § 192–193, 2001 m. geguţės 3 d. nutarimą Nr. 2 (78) „Dėl datos rašymo―
1. Data sutrumpintai visada rašoma skaitmenimis:
Atsiţvelgdama į datų ir laiko ţymėjimą nustatančio Lietuvos standarto LST EN 28601
rekomendacijas ir į tai, kad pagal Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 patvirtintas
Dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles (Ţin., 2001, Nr. 30-1009; 2002, Nr. 70-2956;
2006, Nr. 60-2169) dokumentuose (tvarkomuosiuose, organizaciniuose, informaciniuose ir
kt.) tarp datos metus, mėnesį ir dieną reiškiančių skaitmenų grupių rašomi brūkšneliai,
Valstybinė lietuvių kalbos komisija 2001 m. geguţės 3 d. nutarė, kad kitose kalbos vartojimo
srityse datą rašant trumpuoju būdu metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės
skiriamos brūkšneliais arba tarpeliais, pvz.: 2001-06-12, 2001 11 05.
2. Data gali būti rašoma ir ilgesniu būdu, pvz.: 2003 m. geguţės 7 d., 2004 m. gruodţio mėn.
Pastabos: 1. Dešimtainės ir šimtainės skiriamos kableliais, pvz.: 1,5 kg
(ne 1.5 kg), 0,25 g (ne 0.25 g).
2. Dideli skaičiai ţymimi grupuojamais skaitmenimis, pvz.: 3 000, 15 000,
100 000, 1 000 000, 1 000 000 000.Tarp skaitmenų grupių nededamas nei
kablelis, nei taškas.
Pastabos. 1. Kai data rašoma ilguoju būdu, po mėnesio pavadinimo nerašoma
mėn., pvz., 2003 m. geguţės mėn. 7 d. (= 2003 m. geguţės 7 d.).
2. Tarp skaitmenų ir sutrumpinimų m. ir d. paliekami tarpeliai, pvz.,
2003m. geguţės 7d. (= 2003 m. geguţės 7 d.).
3. Oficialiuosiuose stiliuose (informaciniame, administraciniame,
moksliniame) mėnuo paprastai nusakomas ne galininku (birţelį, rugsėjį), o
ţodţių junginiu birţelio mėnesį, rugsėjo mėnesį: Įstatymas priimtas 2001
m. liepos mėnesį. Jie paţadėjo darbus baigti spalio mėnesį (ţr. Kalbos
patarimai. Kn. 2: Sintaksė: 1. Linksnių vartojimas, Vilnius, 2003, p. 116).
292
3. Laikas ţymimas taip: 3 val. 15 min. arba 3.15 val. (arba tik 3.15). Pvz.: Pradţia 19.30
val.; Įėjimas nuo 11.30 iki 18 val. (arba nuo 11.30 iki 18.00); 18.00 – Ţinios.
(Kartais laikas ţymimas valandas ir minutes atskiriant dvitaškiu, pvz.: Ţinios – 18:45.)
SUTRUMPINIMAI
GRAFINIAI ŢODŢIŲ SUTRUMPINIMAI
Parengta pagal
„Lietuvių kalbos rašybą ir skyrybą―, Vilnius, 1992, § 184
Grafiškai ţodţiai trumpinami rašant tik tam tikrą ţodţio dalį ir gale jos tašką. Taškas
nededamas tik po tų grafinių sutrumpinimų, kurie baigiasi paskutiniuoju ţodţių skiemeniu (ţr. 3
grupę).
Ţodţiai grafiškai trumpinami pagal šias taisykles.
1. Rašomas pirmasis, rečiau du pirmieji skiemenys ir po jų einančio kito skiemens visos
priebalsės iki balsės, pvz.: al. – alėja
aps., apskr. – apskritis
doc. – docentas
eţ. – eţeras
faks. – faksas
gerb. – gerbiamasis, -oji
ir pan. – ir panašiai
mot. – moteris
pav. – paveikslas
prof. – profesorius
saviv., sav. – savivaldybė
sen. – seniūnija, seniūnas
vyresn. – vyresnysis, -ioji
vyr. – vyriausiasis, -ioji; vyras
Pastaba. Kai nurodomas laikotarpis, vartojamas brūkšnys (ne brūkšnelis) ir
nepaliekama tarpų, pvz.: 1996–2005 m. programa, spalio 6–7 d., 14.00–17.00.
293
2. Rašoma viena ar kelios pirmosios (kartais ir ne iš eilės einančios) ţodţio priebalsės arba
ţodţio pradţioje esanti balsė, pvz.: a. – aikštė
a. s. – atsiskaitomoji sąskaita (atsisk. sąsk., atsisk. sąskaita)
b. k. – banko kodas
dr. – daktaras (mokslų)
ir t. t. – ir taip toliau
l. e. p. – laikinai einantis (-i) pareigas (pvz., l. e. direktoriaus pareigas
J. Petraitis)
m., mst. – miestas
m. m. – mokslo metai
mstl. – miestelis
pr. Kr. – prieš Kristų
pvz. – pavyzdţiui; pavyzdys
t. y. – tai yra
vlsč. – valsčius
Vt. – vietininkas (paradigmoje)
ţr. – ţiūrėk
3. Rašoma pirmoji ţodţio raidė ir po brūkšnelio paskutinysis skiemuo. Šis trumpinimo
būdas maţai naudojamas. Pvz.:
b-ka – biblioteka
b-vė – bendrovė
d-vė – dirbtuvė
d-ja – draugija
i-tas – institutas
k-tas – komitetas
l-kla – leidykla
m-ja – ministerija
m-kla – mokykla
t-ba – taryba
v-ba – valdyba
294
Ţmonių vardai grafiškai trumpinami rašant vieną didţiąją pirmąją raidę (taip pat ir
dviraidţius dz, dţ), rečiau – pagal kitas trumpinimo taisykles (išskyrus 3 p.), pvz.: J. Biliūnas, M.
K. Čiurlionis; Dz. Jokštys, Dţ. Verdis; Just. Marcinkevičius.
Sudėtinių vietovardţių be reikalo trumpinti nederėtų, pvz., N. Akmenė (– Naujoji Akmenė),
D. Britanija (– Didţioji Britanija).
DAŢNIAU VARTOJAMI SUTRUMPINIMAI
a. aikštė
a. k. asmens kodas (asm. k., asm. kodas), gali būti ir AK
a. s. atsiskaitomoji sąskaita (atsisk. sąsk., atsisk. sąskaita)
adv. advokatas
akad. akademikas
aklg. akligatvis
akt. aktorius
al. alėja
apyg. apygarda
aps., apskr. apskritis
asist. asistentas
asmv., avd. asmenvardis
atsak. atsakingasis, -oji
Pastaba. Vardas Stasys trumpinamas S., ne St.; Bronius – B., ne Br.
Pastabos: 1. Tarp dviejų sutrumpinimų ar sutrumpinimo ir po jo einančio
ţodţio paliekamas tarpelis, todėl, pavyzdţiui, A.V. (= A. V.) t.y. (= t. y.),
J.Petraitis (= J. Petraitis).
2. Teksto pradţioje arba po taško sutrumpinimas rašomas didţiąja raide,
pvz., Dr. J. Petraitis <...> Habil. dr. P. Jonaitis <...> Prof. habil. dr. J. Onaitis.
295
aut. autorius
avd., asmv. asmenvardis
biol. biologija
b. k. banko kodas
bkl. bakalauras
bot. botanika
bt. butas
buv. buvęs, -usi
chem. chemija
d. duktė
dail. dailininkas
dek. dekanas
dėst. dėstytojas
dir. direktorius
dirig. dirigentas
doc. docentas
dr. daktaras (mokslų)
drp. durpynas
dš. dešinysis (intakas)
e. (el) p. elektroninis paštas, dar ţr. el.
egz. egzempliorius
eil. eilutė
ekon. ekonomika
el. (e.) elektroninis (el. paštas, e. paštas; el. parašas, e. parašas, taip pat e. bankas, e. valdţia ir kt.)
etc. lot. et cetera „ir kita, ir taip toliau―
296
eţ. eţeras
fak. fakultetas
faks. faksas
filol. filologija
filos. filosofija
g. gatvė
G. galininkas (paradigmoje)
gen. generolas, generalinis (direktorius)
geol. geologija
gerb. gerbiamasis, -oji
gim. gimęs, -usi
gyd. gydytojas
gv. gyvenvietė
įl. įlanka
Įn. įnagininkas (paradigmoje)
insp. inspektorius
inţ. inţinierius
ir pan. ir panašiai
ir t. t. ir taip toliau
istor. istorija
J. E. Jo Ekscelencija
J. Em. Jo Eminencija
k. kaimas
K. kilmininkas (paradigmoje)
k. a. kaip antai
kand. kandidatas
297
kat. katedra
kyš. kyšulys
kl. klasė
kln. kalnas
kn. knyga
koresp. korespondentas
kpt. kapitonas
kr. kairysis (intakas)
kt. kitas, -a
kun. kunigas
l. e. p. laikinai einantis (-i) pareigas (pvz., l. e. direktoriaus pareigas J. Petraitis)
ltn. leitenantas
m. metai, dar ţr. m. m.
m., mst. miestas
m. e. mūsų eros
m. m. mokslo metai
mat. matematika
med. medicina
mgr. magistras
mgnt. magistrantas
mjr. majoras
mln. milijonas
mlrd. milijardas
mok. mokinys
mokyt. mokytojas
298
moksl. mokslinis, -ė
mot. moteris
mst., m. miestas
mstl. miestelis
N. naudininkas (paradigmoje)
nkt. nekaitomas (ţodis)
ntk. neteiktinas (ţodis)
Nr. numeris
p. ponas, -ia, panelė; puslapis; punktas
p. d. pašto dėţutė (geriau nei abonentinė dėţutė)
p. m. e. prieš mūsų erą
pav. paveikslas
pavad., pav. pavaduotojas
pirm. pirmininkas
pl. plentas
plg. palygink
plk. pulkininkas; pelkė
pr. prospektas
pr. Kr. prieš Kristų
prof. profesorius
prok. prokuroras
prot. protokolas
pss. pusiasalis
pšt. paštas
pvz. pavyzdţiui; pavyzdys
r. rajonas
299
red. redaktorius
rš. raštų kalbos
s. sūnus; sąskaita (ţr. a. s.)
sąs. sąsiuvinis
sav., saviv. savivaldybė
sekr. sekretorius
sen. seniūnija, seniūnas
sk. skaityk; skyrius
skg. skersgatvis
skyr., sk. skyrius
skv. skveras
sp. spauda; spaustuvė
spec. specialistas, specialusis, -ioji
sr. sritis
st. stotis
str. straipsnis
stud. studentas
š. m. šių metų
šnek. šnekamosios kalbos
t. tomas
t. y. tai yra
t. p. taip pat; ten pat
techn. technika, techninis, -ė
tel. telefonas
teol. teologija
tir. tiraţas
300
tūkst. tūkstantis
up. upė
upl. upelis
V. vardininkas (paradigmoje)
vad. vadinamasis, -oji
ved. vedėjas
vet. veterinarija
virš. viršininkas, viršaitis
vyr. vyriausiasis, -ioji; vyras
vyresn. vyresnysis, -ioji
vlsč. valsčius
Vt. vietininkas (paradigmoje)
vtv., vv. vietovardis
vv., vtv. vietovardis
zool. zoologija
ţml. ţemėlapis
ţr.
ţiūrėk (ţodynuose ţr. paprastai nukreipia į pagrindinį, teiktinesnį variantą)
ţ. ū. ţemės ūkis
Paskutinė redakcija 2006 m. sausį.
DIDŢIOSIOS KLAIDOS
Didţiųjų kalbos klaidų sąrašas (patvirtintas 1997 m. gruodţio 18 d. nutarimu Nr. 68; Ţin.,
1998, Nr. 18-445) – vienas ţinomiausių Kalbos komisijos nutarimų. Darantys tokių klaidų, kaip
ir nesilaikantys kitų VLKK nutarimų, rizikuoja būti nubausti Valstybinės kalbos inspekcijos
300–1500 litų bauda pagal Administracinių teisės paţeidimų kodeksą.
301
Sąraše klaidos pateikiamos surūšiuotos, kairėje pusėje – klaida, dešinėje – taisinys ir
pavyzdţiai. Kaip kalbos patarimų leidiniuose įprasta, po lygybės ţenklo (=) nurodomas
taisyklingas variantas. Teiktinų variantų kai kuriais atvejais gali būti ir daugiau, nei nurodyta
dešinėje. Svarbiausia – išvengti klaidų!
Literatūra
1. Baltrūnienė Violeta. Dokumentai įmonių veikloje: rengimas, tvarkymas, apskaita.
Vilnius, 2010.
2. Baltrūnienė Violeta. Dokumentų valdymas. Vilnius, 2004.
3. Biuro administravimo ţurnalo numeriai (pradedant nuo 2003 m. rugpjūčio mėn.).
4. Biznio korespondencija. Parengė Laima Ţiburkienė. Vilnius, 1992.
5. Čeikauskienė Marytė. Verslo korespondencija ir kontraktai (1). Vilnius: LKI, 1997.
6. Čeikauskienė Marytė. Verslo korespondencija ir kontraktai (2). Vilnius: LKI, 1998.
7. Chreptavičienė V. Dalykinė komunikacija organizacijoje. K., 2003.
8. Dokumentų ir archyvų įstatymas. Vilnius, 2004. <www.archyvai.lt>
9. Dokumentų rengimo taisyklės. Vilnius, 2011. <www.archyvai.lt>
10. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės. Vilnius, 2011. <www.archyvai.lt >
11. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės. Vilnius. 2006. <www.archyvai.lt>
12. Kanceliarinės kalbos patarimai. Parengė Pranas Kniūkšta. Vilnius: Mokslo ir
enciklopedijų leidybos institutas, 2001.
13. Kniūkšta Pranas. Kalbos vartosena ir tvarkyba. Vilnius: LKI leidykla, 2001.
14. Kniūkšta Pranas. Įstaigų, įmonių ir organizacijų pavadinimai. Vilnius: LKI leidykla, 2004.
15. Rinkevičienė Aušrinė. Oficialiųjų ir kitų raštų rengimas. Šiauliai, 2003.
16. Šukelienė Nina. Organizacijų dokumentų valdymas: naujovės ir aktualijos (CD).
Vilnius: Eugrimas, 2010, ISBN 978-9955-790-79-2.
17. Verslo laiškai uţimtiems ţmonėms. Parengė JOHN A. CAREY. Kaunas, 2004. – 358 p.
18. Vladarskienė Rasuolė. Dokumentų tekstai. LKI, 2003.
19. Vonsavičius Bronislovas. Dokumento ir jo sąvokos istorinė raida // Jurisprudencija. –
2003, Nr. 39(31) – p. 28–39.
20. Vonsavičius Bronislovas. Dokumentų apyvarta // Savivaldybių ţinios. – 2001. – Nr. 14, p. 14.
21. Vonsavičius Bronislovas. Kai kurie raštvedybos organizavimo istorijos Lietuvoje 1970–
1990 metais momentai ir problemos. // Lietuvos archyvai. – Nr. 7, 1996, p. 91–107.
22. Taylor Sherly. Verslo korespondencijos ţinynas. Vilnius: Homo Liber, 2002.
23. <www.archyvai.lt>