Dokumentumkezelés Magyarországon

Boa LászlóHewlett Packard Magyarország

Tartalom

Mi a dokumentumkezelés? DMS fogalmak és funckiók Megvalósított DMS DMS kapcsolata más területekkel „Tipikus” DMS projekt DMS megközelítés A HP Dokumentumkezelési

megoldása HP DIS

Mi a dokumentumkezelés?

Dokumentum:• Minden, üzleti információt hordozó adat

• papír (pl.: számla, szerződés, műszaki dokumentáció)• elektronikus (pl.: e-mail, file-ok)

Dokumentumkezelés:• Dokumentumokkal végzett üzleti folyamatok támogatása:

• szerződés-nyilvántartás• számlakezelés (engedélyezési folyamat támogatása)• irattári kezelés támogatása

DMS fogalmak és funkcionalitások

Szkennelés

Indexelés

Workflow

Archiválás

Verziókövetés

Érkeztetés / Iktatás

Számlakezelés

Szerződéskezelés

Irattárolás

Automatikus disztribúció szkennelés után

Műszaki dokumentációk (katasztrófavédelmi törv.)

WORM – APEH (nincs szükség a papírra)

Backup / Recovery(SAP, Exchange)

Automatikus index =Full text keresés

DMS funckiók DMS igények ügyfél oldalon

Megvalósított DMS

Szkennelés

Indexelés

Workflow

Archiválás

Érkeztetés / Iktatás

Számlakezelés

Szerződéskezelés

Irattárolás

Backup / Recovery(SAP, Exchange)

DMS funckiók DMS igények ügyfél oldalon

DMS kapcsolata más területekkel

Archiválás:• Archiválás a DMS alapja (hosszútávú biztonságos tárolás)• WORM (Write Once Read Multiple -> (szükségtelen a

papír))• Adatbázis méret kezelhető

Security:• „TimeStamp, PKI, elektronikus aláírás, titkosított hálózati

forgalom, biztonságos archív szerver”• „A papír elzárható, és nálam van...”

„Tipikus” DMS projekt

Igények megfogalmazói az üzleti területek:• papír alapú lassú ügyintézés• nehézkes, költséges tárolás (lokális operatív irattárakban,

ügyfélszolgálati pontokon méregdrága a papírtárolás)• továbbítás költséges, nehézkes• dokumentum megosztás nem lehetséges papíron

Probléma megoldásával megbízott szervezet:• Informatika (nincs kontroll az üzleti területeken)

Megrendelő• Üzleti terület (kivéve adatbázis archiválás)

Átvevő• Üzleti terület / Informatika

DMS megközelítés

Archiválás

ERP(SAP)

E-mail(Exchange/Notes)

DMS(HP DIS)

Alkalmazás integrációs réteg-----------------------------------------------------

Portál (HP DIS)

A HP dokumentumkezelési megoldása

Szkennelés• HP AutoStore 2002• IXOS EnterpriseScan• Kofax – Ascent Capture (DICOM tulajdon!)

HP DIS (Document Information System)• Microsoft technológia (SharePoint Portal Server 2003)• Portál jelleg (web-es elérés)• Workflow• Státuszkezelés (iktatás, ügykövetés)• E-mail integráció (Exchange, Notes)• Archiválás (IXOS!)

Archiválás• IXOS

• SAP, Exchange/Notes, Siebel, File-rendszer – archiválás

HP DIS

• HP DIS (Document Information System)• HP corporate termék (HP – Microsoft stratégia, support, garancia)

• Microsoft technológia• Alap: W2003 Server / SPS 2003 / Office2003 / MS SQL 2000

• Funckionalitások• Iktatás / ügykövetés• Workflow támogatás• Web-es felület (LAN / WAN / Mobil eszköz használhatóság)• Dokumentumkezelés (verziókövetés)• Archív kapcsolat (IXOS, egyéb archív rendszer)• Felület: Standard Internet Explorer / Office2003• Office integráció (office, exchange, windows explorer)• PKI támogatás

Köszönöm figyelmüket!

Kérdés?